Sve o tuningu automobila

Normativno -metodološka osnova dokumentacije. Regulatorni okvir za uredski rad Skup pravnih metodoloških i regulatornih dokumenata

Normativno-metodička baza predškolske obrazovne ustanove- to je skup zakona, propisa, organizacionih i metodoloških dokumenata koji uređuju tehnologiju stvaranja, obrade, skladištenja i upotrebe dokumenata u trenutnim aktivnostima organizacije ili institucije. Ova baza također uključuje uređivanje aktivnosti predškolske obrazovne ustanove i drugih usluga upravljačkog aparata (osoblje, funkcije, struktura, tehnička podrška i drugi aspekti).

2.1 Sastav regulatorne i metodološke osnove predškolske obrazovne ustanove

Regulatorna i metodološka osnova predškolske obrazovne ustanove uključuje:

Zakonodavni akti Ruska Federacija u oblasti informacija i dokumentacije;

Uredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, saveznih izvršnih tijela (ministarstva, odbori, službe, agencije itd.), Kojima se uređuju pitanja dokumentarne podrške upravljanju na saveznom nivou;

Državni sistem dokumentacione podrške upravljanja (Osnovne odredbe. Opšti zahtevi za dokumente i usluge dokumentacione podrške (GSDOU - Nalog SSSR -a Glavarkhiv br. 33 od 25.05.88));

Pravni akti predstavničkih i izvršnih vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta, koji uređuju pitanja predškolskih obrazovnih ustanova;

Pravni akti normativne i poučne prirode, metodološki dokumenti o predškolskim obrazovnim ustanovama različitih organizacija;

Državni standardi za dokumentaciju;

Jedinstveni sistemi dokumentacije;

Sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;

Normativni dokumenti o organizaciji i zaštiti menadžerskog rada zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi;

Normativni dokumenti o organizaciji arhivskog čuvanja dokumenata.

1.2 Zakonodavstvo Ruske Federacije, pravni akti predsjednika, Vlade Ruske Federacije, savezne izvršne vlasti u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova.

Osnova građansko pravo sastavlja Građanski zakonik Ruske Federacije, koji utvrđuje vrste i sorte dokumenata stvorenih radi utvrđivanja akata građanskih odnosa, evidentiranja činjenica o njihovom nastanku ili prestanku, potvrđivanja pravnih odnosa itd. Na primjer, čl. 51 i naredni članovi Poglavlja 4 Građanskog zakonika utvrđuju vrste dokumenata koji se koriste pri stvaranju, registraciji, reorganizaciji i likvidaciji pravnog lica.



Zakon Ruske Federacije "O standardizaciji" od 10. jula 1993. br. 5154-I uspostavlja pravni okvir za standardizaciju u Ruskoj Federaciji, obavezan za sva upravljačka tijela, te utvrđuje mjere državne zaštite interesa potrošača i država kroz razvoj i primjenu normativnih dokumenata o standardizaciji i područja upravljačke dokumentacije.

savezni zakon"O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20. februara 1995. broj 24-FZ utvrđuje da su izvori informacija (dokumenti i nizovi dokumenata) objekti odnosa između pojedinaca, pravnih lica, države i zaštićeni zakonom, zajedno sa drugi izvori. Zakonom je uspostavljen pravni režim za stvaranje, skladištenje i korištenje izvora informacija.

Zakon Ruske Federacije "O državnoj tajni" od 21. jula 1993. br. 5485-I uređuje odnose koji nastaju u vezi s klasifikacijom podataka kao državne tajne, njihovom deklasifikacijom i zaštitom u interesu osiguranja sigurnosti Rusije Federacija. Zakon se odnosi na podatke o državnim tajnama koje država štiti u području svojih vojnih, vanjskopolitičkih, ekonomskih, obavještajnih, kontraobavještajnih i operativno-pretraživačkih aktivnosti, čije širenje može naštetiti sigurnosti Ruske Federacije. Zakonom su utvrđena ovlaštenja državnih organa i zvaničnici osmišljeno da osigura čuvanje i zaštitu državne tajne; spisak informacija koje sačinjavaju državna tajna; postupak za klasifikaciju i uklanjanje tajnosti podataka i njihovih nosilaca; raspolaganje podacima koji predstavljaju državnu tajnu; postupak njegove zaštite, kontrole i nadzora nad čuvanjem državnih tajni i druga pitanja.

Federalni zakon od 21. novembra 1996. br. 129-FZ "O računovodstvu" odražava osnovne računovodstvene zahtjeve, definira obavezne zahtjeve primarnih računovodstvenih dokumenata, pojašnjava sastav finansijskih izvještaja komercijalne organizacije i uslovi čuvanja računovodstvenih dokumenata, finansijskih izvještaja utvrđeni su u skladu sa pravilima za organizovanje državnih arhivskih poslova.

Vrhovni sovjet Ruske Federacije usvojio je 7. jula 1993. Osnove zakonodavstva o Arhivskom fondu i Arhivu Ruske Federacije, kojima se definišu pravci za poboljšanje organizacije arhivskih poslova u zemlji, kao i mjere za sprečavanje oštećenja, uništavanja, krađe, nezakonite kupovine, prodaje, nabavke i izvoza arhivske dokumentacije u inostranstvo. Ove osnove uređuju formiranje, organizaciju skladištenja, računovodstvo, upotrebu arhiva i arhivskih fondova i njihovo upravljanje kako bi se osigurala sigurnost arhivskih dokumenata i njihova sveobuhvatna upotreba u interesu građana, društva i države.

Građanski zakonik RF, Osnovi zakonodavstva i savezni zakoni su našli svoje dalji razvoj u dekretima predsjednika Ruske Federacije, uredbama Vlade Ruske Federacije, propisima i pravilima.

Budući vođa mora znati odredbe:

Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 30. studenog 1995. br. 1203 "O odobrenju popisa podataka klasificiranih kao državna tajna" (izmijenjen Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 01.24.98 br. 61) ;

Uredba Vlade Ruske Federacije od 5. decembra 1991. br. 35 "O popisu podataka koji ne mogu predstavljati poslovnu tajnu";

Naredba Ministarstva finansija Ruske Federacije od 29. jula 1998. br. 34n "O odobravanju Pravilnika o vođenju računovodstva i finansijskog izvještavanja u Ruskoj Federaciji" (sa izmjenama i dopunama 30. decembra 1999.);

Nalozi Ministarstva finansija Ruske Federacije o odobrenju RAS -a u određenim područjima računovodstva;

Upute Centralna banka RF od 3. decembra 1997. br. 51-U "O uvođenju novih formata dokumenata o namirenju" (sa izmjenama i dopunama 02.22.99);

Ostali normativno -pravni dokumenti.

Također je potrebno poznavati glavne odredbe Pravila za pružanje poštanskih usluga (Uredba Vlade Ruske Federacije od 26.09.97 br. 1239); Pravila za pružanje telefonskih usluga (Uredba Vlade Ruske Federacije od 26. septembra 97, br. 1235); Od Pravila za pružanje telegrafskih usluga (naredba Državnog komiteta za komunikacije Rusije od 03.10.97 br. 43) itd.

2.3. Državni sistem DOE. Osnovni zahtjevi za dokumente

Osnova predškolske obrazovne ustanove je Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje, koji je razvio Svesavezni naučnoistraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove, odobren od strane SSSR-a Glavarchiv 27. 04. 88. Ovaj sistem uspostavlja jedinstvene zahtjeve za dokumentovanje upravljačkih aktivnosti i organizovanje rada sa dokumentima u državnim organima, preduzećima, institucijama i javnim organizacijama.

Državna arhivska služba odobrila je 6. jula 1992. godine Uobičajeno uputstvo o uredskim poslovima u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije. Uveden je s ciljem poboljšanja jedinstvenu osnovu dokumentacionu podršku upravljanju i povećanje njegove efikasnosti objedinjavanjem sastava i oblika upravljačkih dokumenata i tehnologije rada s njima. U skladu sa sistemom predškolske obrazovne ustanove i Standardnim uputstvom za uredski rad, ministarstva i organizacije razvijaju slične dokumente, uzimajući u obzir uzeti u obzir specifičnosti industrije i određene organizacije.

2.4. Državni standardi za dokumentaciju.

Ka regulatornom dokumenti predškolske obrazovne ustanove uključuju državne standarde Ruske Federacije (GOST). Zahtjevi utvrđeni standardima obavezni su za sve državne organe i poslovne subjekte. Državni standardi koji djeluju u našoj zemlji objedinjeni su u jedinstveni državni sistem standardizacije - hijerarhijski organiziran sistem klasifikacije i kodiranja samih državnih standarda.

Serija 1 Državnog sistema standardizacije sadrži skup osnovnih standarda, koji sadrži odredbe o postupku razvoja standarda, o izgradnji, prezentaciji i izvođenju standarda, njihovom odobravanju, registraciji, implementaciji itd. Na primjer, GOST 1.RO-92 „Državni sistem standardizacije Ruske Federacije. Osnovne odredbe ".

Sistem državnih standarda, koji se godišnje predstavlja u 4 toma, sadrži 7 dijelova. U odjeljku T 5. Dokumentacijski sistem, istaknuti su sljedeći pododsjeci:

T 50. Državni sistem standardizacije i normativno -tehnička dokumentacija;

T 52. Sistem projektne dokumentacije;

T 54. Sistem planske i ekonomske, računovodstvene, statističke, otpremničke, potrošačke, transportne, bankarske i druge vrste dokumentacije;

T 55. Sistem administrativne i upravljačke dokumentacije, tok rada, organizacija arhivskih poslova;

T 62. Informacije, biblioteka i izdavaštvo itd.

Za zaposlenike predškolske obrazovne ustanove i upravljačkog aparata u cjelini od najvećeg je interesa pododjeljak T 54 koji odražava sljedeće državne standarde:

GOST 6.01.1-87 "Jedinstveni sistem klasifikacije i kodiranja tehničkih i ekonomskih informacija";

GOST 6.10.1-88 “USD. Osnovne odredbe “;

GOST 6.10.3-83 “USD. Snimanje informacija jedinstvenih dokumenata u komunikativnom formatu ”;

GOST 6.10.4-84 “USD. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinski klasifikovanoj mašini, stvorenoj pomoću računarske tehnologije. Osnovne odredbe “;

GOST 6.10.5-87 “USD. Zahtjevi za izradu obrasca uzorka ”;

GOST 6.10.6-87 „Jedinstveni sistem dokumentacije o vanjskoj trgovini CMEA. Obrazac uzorka ";

GOST R 6.30-97 „Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju “(sa izmjenama i dopunama dana 01.01.2000).

Iz pododjeljka T 62 za studente i specijaliste veliki značaj sledećih standarda:

GOST 7.1-84 „Bibliografski opis dokumenta. Opći zahtjevi i pravila sastavljanja ";

GOST 7.9-77 "Sažetak i sažetak";

GOST 7.32-91 "Izvještaj o strukturi istraživačkog rada i pravilima izvođenja".

2.5 Jedinstveni sistemi dokumentacije.

Gore navedeni državni standardi uređuju stvaranje jedinstvenih dokumentacionih sistema (SDS) - skup međusobno povezanih objedinjenih oblika dokumenata stvorenih prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima koji sadrže informacije potrebne za upravljanje u određenoj oblasti djelatnosti.

U Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD) razlikuju se sljedeći objedinjeni dokumentacijski sistemi:

Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije;

Jedinstveni bankarski dokumentacijski sistem;

Jedinstven sistem finansijske, računovodstvene i izvještajne računovodstvene dokumentacije budžetske institucije i organizacije;

Jedinstven sistem izvještavanja i statističke dokumentacije;

Jedinstven sistem računovodstva i izvještavanja računovodstvene dokumentacije preduzeća;

Jedinstven sistem radne dokumentacije;

Jedinstven sistem dokumentacije penzijski fond Ruska Federacija;

Jedinstven sistem spoljnotrgovinske dokumentacije.

Glavni način popravljanja i prenošenja upravljačkih informacija u sistem upravljanja je dokument, a kvaliteta donesenih odluka i stoga uvelike ovisi o tome koliko je efikasno organizirana podrška dokumentacije. ukupni rezultat aktivnosti bilo koje institucije u najširem smislu te riječi. Pravilna dokumentarna podrška radu u instituciji zasniva se na odgovarajućoj regulatornoj i metodološkoj osnovi - kompleksnoj pravni dokumenti organizacijske, instruktivne, metodološke prirode. Regulatorni i metodološki dokumenti za uredski rad u svakoj instituciji izrađuju se na osnovu relevantnih zakonodavnih i regulatornih akata.

U skladu sa Saveznim zakonom "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20. februara 1995., br. 24-FZ (član 5.), dokumentacija (tj. Izrada dokumenata) je preduvjet za uključivanje informacija u izvori informacija. Takođe se kaže da se dokumentacija vodi na način koji propisuju nadležni državnu vlast odgovoran za organizaciju uredskog posla, standardizaciju dokumenata i njihovih niza. Državni propisi ne primjenjuju se samo na područje dokumentacije, već i na organizaciju rada s dokumentima.

Normativno -metodološka regulacija uredskog rada (ili dokumentacijska podrška menadžmenta) omogućuje vam kompetentno organiziranje ne samo aktivnosti predškolske obrazovne ustanove, već i čitavog uredskog sistema u cjelini.

Ova uredba se provodi primjenom regulatornog i metodološkog okvira uredskog rada, bez znanja o kojem je nemoguće:

  • pravilno kreirati i izvršavati dokumente, dajući im pravnu snagu;
  • organizovati protok dokumenata;
  • osigurati čuvanje i upotrebu dokumenata u tekućim aktivnostima.

Regulatorna i metodološka osnova uredskog rada Je skup zakona, regulatornih pravnih akata i metodoloških dokumenata koji reguliraju tehnologiju izrade dokumenata, njihovu obradu, čuvanje i upotrebu u tekućim aktivnostima institucije, kao i djelatnosti uredskog rada: njegovu strukturu, funkcije, osoblje, tehničku podršku i neke druge aspekte.



NMBD reguliše:

1. Pravila papirologije;

2. Pravila za rad sa dokumentima;

3. Osiguranje sigurnosti dokumenata;

4. Postupak prenošenja dokumenata na arhivsko skladište;

5. Rad kancelarije (funkcije, struktura, osoblje);

6. Uvođenje novih informacione tehnologije u radu sa dokumentima;

7. Rad sa dokumentima koji imaju pečat ograničenja pristupa;

8. Pravni aspekti koji se odnose na dokumente.

NMBD se sastoji od sljedećih grupa:

1. Zakonodavni akti Ruske Federacije u oblasti informacija i dokumentacije;

2. Ukazi i naredbe predsjednika Ruske Federacije, rezolucije Vlade Ruske Federacije u oblasti uredskog rada;

3. Normativni pravni akti saveznih izvršnih tijela (ministarstva, odbori, službe, agencije), koji uređuju pitanja podrške dokumentaciji;

4. Tehnički propisi i nacionalni standardi u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova;

5. Sveruski klasifikatori, tehničke, ekonomske i društvene informacije;

6. Jedinstveni sistemi dokumentacije;

7. Pravila i metodološke dokumente o uredskom radu, koje je objavilo rukovodstvo institucija, organizacija, preduzeća;


Zakonodavni akti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i pravni akti koje su usvojile izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Ove akte treba uzeti u obzir pri organizaciji uredskog posla, prvenstveno od predstavničkih i izvršnih vlasti sastavnih entiteta Federacije, kao i od organizacija, ustanova i preduzeća koja djeluju na njihovoj teritoriji.

Državno uređivanje uredskog rada provodi Federalna arhivska služba Rusije (Rosarkhiv), koja je u skladu s Pravilnikom o Arhivskom fondu Ruske Federacije (odobrenim Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 17. marta 1994. , Br. 552) i Pravilnikom o Federalnoj arhivskoj službi Rusije (odobrenom uredbom Vlade Rusije 28. decembra 1998. br. 1562) provode se međusektorska organizacijska i metodološka uputstva i kontrola nad organizacijom dokumenata. u kancelarijskom radu federalnih državnih organa, koordinira razvoj sistema državnog ureda i jedinstvenih sistema dokumentacije.

Odbor Ruske Federacije za standardizaciju, mjeriteljstvo i certifikaciju (Državni standard Rusije) vrši državno upravljanje standardizacijom, uključujući rad na unifikaciji i standardizaciji dokumenata i dokumentacionih sistema, razvoju, implementaciji i održavanju sveruskih klasifikatora tehničkih podataka. , ekonomske i društvene informacije.

Vlada Ruske Federacije, federalna izvršna tijela odgovorna su za organizaciju dokumentacijske podrške u izvršnim tijelima, izradu odgovarajućih regulatornih pravnih akata.

Pravni akti, propisi, kao i metodološki dokumenti iz oblasti uredskog rada i arhiviranja mogu se pronaći pomoću sljedećih informativnih proizvoda:

  • Informativno -referentni sistem arhivske industrije (ISSAO);
  • Informacioni sistem arhivista Rusije (ISAR) - dodatak ISSAO -u.

"Informativno -referentni sistem arhivske industrije" - službena baza podataka Federalne arhivske agencije (sporazum o naučno -tehničkoj saradnji između Rosarkhiva, VNIIDAD -a i CJSC "TERMIKA" od 18. marta 2003.) jedinstven je i jedini informacioni sistem koji sadrži regulatorna i metodološka baza uredski rad i arhiviranje.

Nabavka ISSAO odjeljka "Regulatorni i metodološki temelji dokumentacijske podrške upravljanju" povjerena je nakon dogovora sa Rosarchiv uključeno Sveruski naučnoistraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD), osim toga, informacijsku podršku za održavanje ovog odjeljka pruža Odsjek za dokumentaciju i predškolske obrazovne institucije Historijsko -arhivskog instituta Ruskog državnog humanitarnog univerziteta (IAI RGGU), zbog čega su gotovo svi pravni akti, regulatorni dokumenti prikupljeni su u Informaciono -referentnom sistemu arhivske industrije i objavljeni jedinstveni smjernice, regulirajući tehnologiju izrade dokumenata i organizaciju rada s njima.

Pirinač. 1. Naslovna stranica ISSAO -a

Dodatak ISSAO -u - "Informacijski sistem arhivista Rusije" - uključuje zakonodavne akte i regulatorne i metodološke dokumente sastavnih subjekata Ruske Federacije, kao i vodič za ruske univerzitete koji pripremaju studente na specijalnosti "032001 (350800) - Dokumentacija i dokumentacijska podrška menadžmenta "i imenik savjeta za disertaciju o specijalnosti" 05.25.02 - Dokumentarni, upravljanje dokumentima, arhivistika ".

Pirinač. 2. Naslovna stranica ISAR -a - dodaci ISAR -u

Glavni pravni akti i propisi iz oblasti uredskog rada mogu se pronaći na web stranici konsultantske grupe "TERMIKA" u odjeljku "Normativni dokumenti o uredskom radu"

U zakonodavstvu o uredskom radu pokazalo se da su norme, pravila, zahtjevi za podršku uredskog upravljanja razasuti po mnogim zakonodavnim i pravila... Poznavanje ovih dokumenata ključno je za službenike u pisarnici. Ovdje ćemo dati samo kratak opis najvažnijih zakonodavnih i regulatornih akata, koji sadrže i pojedinačne zahtjeve za organiziranje uredskog posla i papirologije, i potpuno posvećeni ovim pitanjima.

Zakon Ruske Federacije"O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" utvrđena je obaveza dokumentiranja informacija, definiran je niz pojmova (informacija, dokumentirane informacije itd.), Obavezala preduzeća i organizacije svih oblika vlasništva da državnim organima dostave relevantne tražene informacije .

Građanski zakonik(GK) je uspostavio pravnu osnovu ne samo za aktivnosti pravnih lica, već i za svoju dokumentaciju. Brojni članovi Građanskog zakonika utvrđuju zahtjeve za sadržaj povelje i konstitutivnog ugovora, na osnovu kojih pravna lica.

Zakoni "Uključeno akcionarska društva"," O društvima s ograničenom odgovornošću "definiraju obaveze kompanija za skladištenje dokumenata. Ova norma povezana je sa zahtjevima Osnova zakonodavstva o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima, prema kojima se mnogi dokumenti institucija, organizacija i preduzeća, nakon isteka utvrđenog roka, moraju prenijeti u državnu arhivu za skladištenje.

Red zakonodavni akti(Zakon Ruske Federacije "O jezicima naroda Ruske Federacije", Zakon Ruske Federacije "O žigovima, oznakama usluga i oznakama porijekla robe", Rezolucija Vlade Ruske Federacije "o pojednostavljenje proizvodnje, upotrebe, skladištenja i uništavanja pečata i obrazaca s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije "i drugi) sadrži norme koje se moraju uzeti u obzir pri sastavljanju i obradi poslovnih dokumenata. Važeći zakoni regulišu zahtjeve za dokumenta koja se šalju različitim sredstvima komunikacije, zahtjeve za zaštitu informacija, dajući dokumentima pravnu snagu (službenost).

V Pravila"O Federalnoj arhivskoj službi Rusije" definirani su glavni zadaci Arhivske službe Rusije (Rosarkhiv): "razvoj i poboljšanje, zajedno sa tijelima savezne vlade i državnim tijelima sastavnih entiteta Ruske Federacije ... ... .

Broj od Ukazi predsjednika Ruske Federacije"O državnom grbu", "O odobravanju Pravilnika o Arhivskom fondu Ruske Federacije i Pravilnika o Državnoj arhivskoj službi Rusije", rezolucije Vlade Ruske Federacije "O odobravanju Pravila za pružanje poštanskih usluga "," O odobravanju Pravilnika o razvrstavanju podataka koji predstavljaju državnu tajnu u različitim stepenima tajnosti ", čiji se značaj za funkcionisanje uredskog sistema vidi iz samih naziva ovih dokumenata.

Zadržimo se dalje na normativnim dokumentima koji su od iznimne važnosti za organizaciju procesa uredskog rada. Odredbe, zahtjevi, pravila ovih dokumenata bit će dovoljno u potpunosti implementirani u daljoj prezentaciji obrazovnog materijala. Ovi dokumenti su:

Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumentaciju i usluge dokumentacije (GSDOU). Norme i pravila GSDOU -a temelje se na glavnim odredbama Jedinstvenog državnog sistema uredskog rada (EGSD), stvorenog u SSSR -u davne 1973. godine, koji je igrao važnu ulogu u optimizaciji procesa dokumentacije u domaćoj privredi.

EGSD je zamišljen kao naučno utemeljen skup pravila, normi i preporuka za obavljanje kancelarijskog posla u vezi sa organizacionom i administrativnom dokumentacijom. Formuliran EGSD -om opšta pravila dokumentovanje upravljačkih aktivnosti, dati su principi objedinjavanja dokumentacije, date su preporuke o strukturi usluga kancelarijskog rada, definisane su njihove funkcije, dati su osnove kontrole izvršenja dokumenata, mehanizacija kancelarijskih procesa.

Kao dio USSD-a, razvijen je i implementiran jedinstveni sistem organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD) kao dio državnih standarda: GOST 6.38-72 (Osnovne odredbe) i GOST 6.39-72 (Uzorak obrasca). Nakon toga, standardi su revidirani (1988.) u vezi s uvođenjem računarske tehnologije u uredski rad, a sam USSD je redizajniran u Jedinstveni državni sistem upravljanja dokumentima (USSDOU). Odredbe EGSDOU -a već su se primjenjivale na sve vrste upravljačkih dokumenata. 1991. YGSDOU je transformiran u Državni sistem upravljanja dokumentacijom - GSDOU.

U narednim godinama planira se razvoj nove verzije GDOU -a kao sistema normi, zahtjeva, odredbi koje uređuju osnovna pravila za rad s dokumentima u preduzećima i organizacijama. Osnovna razlika budućeg sistema je u tome što će to biti jedinstveni kompleks automatizovane dokumentacije i toka rada zasnovanog na novim informacionim tehnologijama (savremeni uređivači teksta, e-pošta, automatizovana nomenklatura predmeta itd.).

GOST R 6,30-97 USD. Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za papirologiju. http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/102/GOST_R_6.30-2003.pdf

Prethodnici ovog standarda su gore spomenuti GOST 6.38-72 i GOST 6.39-72. Na njihovoj osnovi, uzimajući u obzir gotovo dvadesetogodišnju praksu upotrebe, razvijen je jedinstveni standard GOST 6.38-90, koji je, međutim, zbog značajnih društveno-ekonomskih promjena koje su se dogodile u našoj zemlji 90-ih godina XX. Stoljeća, brzo zastario i zamijenjen je trenutnim GOST R 6.30-97, uzimajući u obzir nove realnosti.

- Tipična uputstva za uredski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije... Uputa postavlja opći postupak pripreme i izvođenja upravljačku dokumentaciju- karakteristike dizajna pojedinačnih organizacionih i administrativnih dokumenata, opisuje postupke protoka dokumenata (od registracije dokumenta koji ulazi u organizaciju do prenošenja predmeta u arhivsko skladište). Uputstvo ne koriste samo ministarstva i odjeli, ono se koristi u preduzećima i organizacijama kao osnova za stvaranje vlastitih sistema podrške za upravljanje dokumentima.

- Osnovna pravila rada arhiva odjela... Pravila detaljno pokrivaju niz službeničkih pitanja: zahtjeve za nomenklaturu predmeta, postupak provjere vrijednosti dokumenata i njihovo prenošenje u arhivu, rad s dokumentima u arhivama.

Model odredbe o obavljanju uredskog rada na prijedloge, prijave i pritužbe građana u vladinim organima, u preduzećima, institucijama i organizacijama. Standardna odredba utvrđuje karakteristike toka rada ove kategorije dokumenata: registracija, vođenje kartoteka, rokovi, formiranje predmeta i njihovo arhivsko skladištenje.

Osim toga, postoje norme i pravila za rad s nizom posebnih dokumentarnih formacija, koja su regulirana posebni akti. TO JE o računovodstvenoj, kadrovskoj i nekim drugim vrstama dokumentacije.

Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje (GSDOU). Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacije. Godine 1991. ruski arhiv razvio je i predložio implementaciju GSDOU -a koji sadrži glavne odredbe i opće zahtjeve za dokumente i usluge predškolske obrazovne ustanove. Norme i pravila GSDOU -a temelje se na glavnim odredbama jedinstvenog državnog sistema uredskog rada (EGSD), koji je nastao 1973. godine, EGSD je osnovan kao skup pravila, normi i preporuka za obavljanje uredskih poslova organizacionih i distributivnih dokumenata. U USSD-u formulisana su opšta pravila za dokumentovanje upravljačkih aktivnosti, dati su principi objedinjavanja dokumentacije, date su preporuke o strukturi službi za kancelarijski rad, utvrđene su njihove funkcije, temelji za praćenje izvršenja dokumenata i mehanizaciju ocrtani su procesi kancelarijskog rada. U okviru USSD -a razvijen je i implementiran jedinstveni sistem organizacijske i distribucijske dokumentacije. U vezi s uvođenjem računarske tehnologije u uredski rad, EGSD je revidiran EGSDOU. Odredbe EGSDOU -a već su se primjenjivale na sve vrste upravljačke dokumentacije. Trenutno se, u skladu sa saveznim ciljnim programom, razvija nova verzija GSDOU -a. Glavna razlika novi sistem leži u činjenici da će to biti jedinstveni kompleks automatizovane dokumentacije zasnovane na savremenim uređivačima teksta., automatizovanom toku rada, bazama podataka i automatizovanom skladištenju i upotrebi dokumenata.

Kako biste pojednostavili rad s upravljačkom dokumentacijom u opsegu, izbjegavajte ekscese i dupliranje u radu razna tela stvoreni su Jedinstveni državni sistem kancelarijskog rada (EGSD) i GSDOU.

GSDOU je skup principa i pravila koji uspostavljaju jedinstvene zahtjeve za dokumentovanje upravljačkih aktivnosti i organizovanje rada sa dokumentima u državnim organima, u preduzećima (udruženjima), u institucijama i javnim organizacijama.

GS DOW se primjenjuje na sve sisteme dokumentacije državnih organa, sudova, tužilaštava, arbitraža, institucija, organizacija i preduzeća, uključujući dokumente koje je izradio VT.

O glavni cilj GSDOU -a- pojednostavljenje tijeka rada organizacija, smanjenje broja i poboljšanje kvalitete dokumenata, stvaranje najpovoljnijih uvjeta za korištenje tehničkih sredstava i savremene tehnologije prikupljanje, obrada, analiza informacija, poboljšanje rada upravljačkog aparata. GSDOU se primjenjuje na sve sisteme dokumentacije državnih organa, sudova, tužilaštava, arbitraža, institucija, organizacija i preduzeća, uključujući dokumente nastale računarskom tehnologijom.

Glavne odredbe GSDOU -a pokrivaju pitanja dokumentiranja upravljačkih aktivnosti, organiziranja rada s dokumentima, mehanizacije i automatizacije rada s dokumentima, organiziranja službe podrške dokumentima za upravljanje.

Odjeljak "Dokumentiranje upravljačkih aktivnosti" sadrži odredbe koje određuju sastav upravljačkih dokumenata, glavne smjernice i postupak za objedinjavanje i standardizaciju dokumenata, registraciju pojedinosti upravljačkih dokumenata, uključujući strojno čitljive dokumente i strojno čitljive dokumente, kao kao i opće zahtjeve za pripremu tekstova dokumenata. Odjeljak „Organizacija rada s dokumentima utvrđuje načela i postupak za organizaciju protoka dokumenata institucije, izgradnju sistema za pronalaženje informacija o dokumentima ustanove, praćenje izvršenja dokumenata i pripremu dokumenata za prijenos u arhivu odjela za pohranu . WITH ceo tekst Regulatorni dokument GSDOU -a možete pronaći na linku http://www.directum.ru/gsdou.htm

Kako bi se uredila dokumentacija uprave (DOU) u ustanovi razvija se niz regulatornih i organizacionih pravnih dokumenata, uključujući: propise o uslugama predškolskih obrazovnih ustanova, opis poslova radnici, Uputstvo za rad u kancelariji, Tablica sa podacima i Album objedinjenih oblika dokumenata koji se koriste u aktivnostima ustanove.

Pravilnik o uslugama predškolske obrazovne ustanove- pravni akt kojim se utvrđuje organizacijski i pravni položaj jedinice u strukturi institucije, njeni zadaci, funkcije, prava, odgovornost, kao i odnosi s drugim jedinicama i institucijama.

Opis posla- pravni akt koji definira organizacijski i pravni položaj zaposlenika u strukturi ustanove i jedinice, njegove / njene funkcionalne dužnosti, prava, odgovornost i odnos s drugim zaposlenicima i jedinicama.

Uputstvo za rad u kancelariji- pravni akt kojim se uspostavlja tehnologija za kreiranje ili prijem dokumenata, njihovu obradu, čuvanje i upotrebu u tekućim aktivnostima institucije.

Tabela objedinjenih oblika dokumenata institucije je popis oblika dokumenata dopuštenih za upotrebu, neophodnih i dovoljnih za provedbu funkcija i zadataka upravljačkih aktivnosti, s opisom njihovog pravnog statusa, glavnim fazama pripreme i donošenja.

Album objedinjenih oblika dokumenata institucije - skup jedinstvenih oblika dokumenata koji se koriste u aktivnostima institucije u skladu sa tabelom objedinjenih oblika dokumenata.

Usluge kancelarijskog rada.

Dokumenti koji reguliraju predškolsku obrazovnu ustanovu u toj ustanovi razvijeni su na osnovu zakona Ruske Federacije, regulatornih pravnih akata u području informacija, dokumentacije, organizacije uredskog rada i arhiviranja, uzimajući u obzir specifičnosti djelatnosti određena institucija.

Organizaciju predškolske obrazovne ustanove u ustanovi treba povjeriti nezavisnoj strukturnoj jedinici (ured, ured, opći odjel, sekretarijat (u daljem tekstu: predškolska obrazovna ustanova)), koja je direktno podređena rukovodiocu.

Zadaci, funkcije, redoslijed rada predškolske obrazovne ustanove uređena je propisima o njoj, odobrena od rukovoditelja ustanove, i funkcionalna dužnosti, prava, odgovornost zaposlenih u službi- opis poslova. Približni propis o uslugama predškolske obrazovne ustanove, kao i okvirna struktura opisa poslova za zaposlene u predškolskoj obrazovnoj ustanovi, sadržani su u Državnom sistemu upravljanja dokumentacijom (GSDOU), koji je Rosarkhiv objavio 1991. godine - najcjelovitiji dokument u cijeloj industriji koji uspostavlja jedinstvena načela i pravila za dokumentiranje upravljačkih aktivnosti i organizaciju rada s dokumentima u institucijama. Nova verzija GSDOU-a, koju je razvio Sveruski istraživački institut za upravljanje evidencijama i arhivskim poslovima, sadrži i odredbe u skladu s kojima bi trebalo razviti propise o uslugama predškolske obrazovne ustanove i opise poslova njenih zaposlenih u institucijama.

U savremenim uslovima, kada se rad sa upravljačkom dokumentacijom u mnogim ustanovama zasniva na računarskoj tehnologiji, funkcije predškolske obrazovne ustanove nisu ograničene samo na organizaciju protoka dokumenata ustanove, računovodstvo dokumenata, praćenje njihovog izvršenja i osiguranje sigurnosti dokumenata. Služba predškolske obrazovne ustanove direktno je uključena u postavljanje zadataka u razvoju automatiziranih sistema i baza podataka za rad s dokumentima, u pružanju pristupa informacijama i zaštiti informacija, u poboljšanju rada s dokumentima. Tako predškolska obrazovna ustanova rješava dva glavna kompleksa zadaci:

· Direktno obezbjeđivanje dokumentacije o upravljačkim aktivnostima i organizacija rada sa dokumentima;

· Poboljšanje oblika i metoda rada s dokumentima.

Zadaci sa kojima se suočava DOE usluga određuju njene funkcije.

Zadatak pružanja dokumentacije o upravljačkim aktivnostima rješava se sljedećim funkcijama:

· Razvoj i dizajn memoranduma, osiguravajući njihovu proizvodnju;

· Osiguranje proizvodnje dokumenata, stenografije, kopiranja i umnožavanja dokumenata;

· Kontrola kvaliteta pripreme i izvršenja dokumenata, poštivanje utvrđene procedure odobravanja i ovjere dokumenata.

Zadatak organiziranja rada s dokumentima u ustanovi rješava se obavljanjem sljedećih funkcija:

· Uspostavljanje jedinstvene procedure za dostavljanje dokumenata (protok dokumenata institucije);

· Prosljeđivanje obrade ulaznih i odlaznih dokumenata;

Registracija i računovodstvo podnosilaca prijava, otpreme i internih dokumenata institucije;

· Kontrola izvršenja dokumenata;

· Sistematizacija dokumenata, osiguravanje njihovog skladištenja i upotrebe;

· Organizacija rada po žalbama građana;

· Osiguranje zaštite dokumentarnih informacija.

Zadatak poboljšanja oblika i metoda rada s dokumentima uključuje:

· Razvoj i revizija regulatornih, instruktivnih, metodoloških dokumenata za predškolske obrazovne ustanove (Uputstva za predškolske obrazovne ustanove itd.) I njihovo skretanje pažnje zaposlenima u ustanovi;

· Metodološko vodstvo i kontrola poštivanja utvrđenih pravila za rad s dokumentima u strukturnim jedinicama ustanove;

· Napredna obuka zaposlenih u ustanovi i njihovi savjeti o radu sa dokumentima;

· Racionalizacija dokumenata institucije, obavljanje poslova na objedinjavanju dokumenata, izrada vremenskog lista i albuma obrazaca dokumenata koji se koriste u aktivnostima institucije;

· Razvoj i implementacija novih oblika i metoda rada s dokumentima, poboljšanje protoka dokumenata institucije, povećanje izvršne discipline pri radu s dokumentima;

· Postavljanje zadataka za razvoj i poboljšanje automatizovanih informacionih sistema i baza podataka za rad sa dokumentima.

Za provođenje dodijeljenih funkcija, predškolska obrazovna ustanova ima određeni skup prava i odgovorna je za neizvršavanje funkcija.

Predškolska obrazovna ustanova je obdarena prava:

  • Zahtijevati od uprave ustanove stvaranje potrebnih uslova za normalnu organizaciju rada sa dokumentima (obezbjeđivanje odgovarajućih prostorija, opreme, pribora za pisanje itd.);
  • Zahtijevati od šefova odjela i zaposlenika ustanove da se pridržavaju utvrđenih pravila za rad s dokumentima;
  • Uključiti, na propisan način, zaposlene u ustanovi za pripremu nacrta dokumenata u ime uprave;
  • Potpisuje i odobrava dokumente iz nadležnosti utvrđene za rukovodioca predškolske obrazovne ustanove;
  • Dajte prijedloge upravi da poboljša rad s dokumentima u ustanovi itd.

Predškolska obrazovna ustanova nosi odgovornost za kršenje utvrđene procedure za rad s dokumentima u ustanovi, gubitak ili oštećenje dokumenata, za nepoštivanje režima tajnosti ili povjerljivosti u radu s dokumentima, za nepoštivanje uputa i uputstava uprave.

U procesu obavljanja funkcija dodijeljenih predškolskoj obrazovnoj ustanovi, stupa u interakciju s rukovodstvom organizacije, svim funkcionalnim jedinicama i službama za podršku ustanove i individualni radnici, služba predškolske obrazovne ustanove matične organizacije, arhivski organi, istraživačke ili druge institucije o organizaciji rada s dokumentima.

Služba uredskog rada ili služba za upravljanje dokumentacijom je strukturna jedinica kojoj je povjeren uredski rad, poput registracije, kontrole izvršenja, upotrebe dokumenata itd. Služba za upravljanje uredom podređena je upravi organizacije i ima svoj pečat.

1. Ciljevi usluge upravljanja uredom:

· Organizacija rada;

· Upravljanje protokom dokumentacije;

· Koordinacija vrsta rada sa dokumentima;

· Kontrola redoslijeda rada s dokumentima;

· Organizacija rada na predškolskoj obrazovnoj ustanovi.

2. Glavni zadaci su organizacija, održavanje, poboljšanje kancelarijskog rada. Razmotrimo ih opširnije:

· Poboljšanje oblika i metoda rada sa dokumentima;

· Osiguravanje jedinstvene procedure za dokumentaciju;

· Osiguranje jedinstvene procedure za rad sa dokumentima;

· Kontrola izvršenja dokumenata;

· Skladištenje dokumenata;

· Unifikacija obrazaca dokumenata;

· Smanjenje protoka dokumenata ako je moguće;

· metodički rad uključeno unapređenje predškolskih obrazovnih ustanova U organizaciji;

· Uvođenje naprednih tehnologija zasnovanih na upotrebi računarske i organizacione tehnologije.

3. Funkcije SD -a

· Izrada, implementacija albuma jedinstvenih oblika dokumenata organizacije i izmjena istih;

· Obrada, registracija i računovodstveno -referentni rad sa dokumentima;

· Izvještavati menadžment organizacije o dokumentima, kontrolirati ispravnost papira na vrijeme;

· Kontrola prolaska, izvršenja i izvršenja dokumenata prema rasporedu;

· Izrada i umnožavanje dokumenata;

· Razvoj nomenklature predmeta, skladištenje predmeta;

· Kontrola rada sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima;

· Organizacija arhive;

· Profesionalni razvoj uredskih radnika.

Organizacioni oblici kancelarijskog rada. Praksa je razvila tri oblika organiziranja rada s dokumentima u bilo kojem upravljačkom aparatu:

  1. Centralizirano;
  2. Decentralizirano;
  3. Mešovito.

At centralizovana forma sve operacije povezane s predškolskom obrazovnom ustanovom koncentrirane su u nadležnosti jedne specijalizirane strukturne jedinice (ured, opći odjel) ili jednog zaposlenika (sekretara ustanove), gdje se cijeli ciklus tehnoloških operacija s dokumentima provodi od trenutka primaju ili stvaraju dok se ne pošalju u arhivu.

Prednosti ovog oblika su sljedeće:

1. glavne strukture pododjeljenja izuzete su od pomoćnih operacija;

2. zaposleni u službenim službama imaju puno i ravnomerno opterećenje;

3. poboljšava se kvaliteta obrade dokumenata.

Centralizirani oblik kancelarijskog rada koristi se u institucijama malog obima posla sa dokumentima.

At decentralizovana forma sve vrste poslova s ​​dokumentima obavljaju se direktno u strukturnim odjeljenjima ustanove, tj. svaki strukturalni dio samostalno vodi uredske poslove i stvara vlastitu službu za rad s dokumentima, u kojoj se cijeli ciklus tehnoloških operacija s dokumentima izvodi samostalno od trenutka kad su primljeni ili stvoreni do slanja u arhivu.

Ovaj oblik je tipičan za preduzeća čiji je administrativni aparat teritorijalno rascjepkan, kao i za ona u kojima dokumentacija aktivnosti ima specifične karakteristike (neovisnost djelatnosti strukturne jedinice).

At mješoviti oblik neke operacije (primanje, slanje, registracija dokumenata) obavlja služba za upravljanje središnjim uredom, dok se druge operacije (registracija, sastavljanje dokumenata, formiranje predmeta) izvode kako u službi predškolske obrazovne ustanove, tako i u svakoj strukturnoj jedinici nezavisno ( u odjeljenjima, uredima, odjeljenjima). Mješoviti oblik kancelarijskog rada koristi se u velikim institucijama sa značajnom količinom obrađene dokumentacije.

Tipične organizacione strukture službe za vođenje evidencije. Struktura u sistemu organa upravljanja smatra se, prvo, stabilnom vezom, tj. interakcija upravljačkih elemenata, drugo, kao shema za raspodjelu ukupnog volumena funkcija tijela upravljanja između strukturnih odjeljenja i shema za njihovu interakciju.

Glavne odredbe GS DOU -a djelomično su regulirale nazive usluga upravljanja uredima, koje se otkucavaju ovisno o pripadnosti organizacija određenim grupama i nivoima upravljanja.

Postoje sljedeće vrste uredskih usluga:

  1. Upravljanje poslovima;
  2. Chancery;
  3. Zajedničko odjeljenje;
  4. Sekretar ustanove.

Upravljanje slučajevima

Upravljanje predmetima uključuje:

    • Sekretarijat;
        • Recepcija;
        • Šef Sekretarijata;
        • Zamjenik šefa sekretarijata;
        • Sekretarijat odbora;
        • Zavod za protokol;
    • Inspekcija;
    • Chancery;
        • Odeljenje za korespondenciju Vlade;
        • ekspedicija;
        • biro za pisaće strojeve;
    • Odeljenje za bezbednost informacija;
    • Odsjek za poboljšanje rada sa dokumentima;
    • Odeljenje za pisma ili Odeljenje za žalbe;
    • Centralna arhiva.

Chancery stvoreno dana državna preduzeća, u istraživačkim, projektnim i inženjerskim organizacijama, visokoškolskim ustanovama.

Ured uključuje:

o Odjeljenje za prijem i obradu ulaznih i odlaznih dokumenata;

o Odjeljenje za računovodstvo i registraciju dokumenata;

o Odjeljenje za kontrolu rokova za izvršenje dokumenata;

o Grupa za rad po žalbama građana;

o Odeljenje za izradu dokumenata;

o Biro za kopiranje i umnožavanje;

Zajedničko odeljenje – servis za rad sa dokumentima u izvršni organi vlasti i izvršne strukture (gradske vijećnice, prefekture, općine) lokalna uprava.

Opšti odjel uključuje:

o Odeljenje za protokol;

o Grupa slova;

o Usluge kopiranja;

o Kontrolna grupa;

o biro za pisaće strojeve;

Prisutnost strukturnih jedinica objašnjava se specifičnostima aktivnosti, postupcima upravljanja, postupkom odlučivanja i specifičnostima dokumentacije u tim institucijama

Sekretar ustanove(strukturna jedinica) obavlja sav posao s dokumentima u malim organizacijama koje nemaju unutrašnju organizacijsku strukturu.

Službeni sastav službe za kancelarijski rad:

Lideri:

  • šef službe za upravljanje uredom;
  • šef protokolarnog odjela;
  • šef sekretarijata;
  • upravitelj arhive;
  • šef centra za pripremu dokumenata;
  • šef biroa za kopiranje i umnožavanje itd.

Specijalisti:

  • stručnjak za dokumente;
  • pomoćnik menadžera;
  • referent;
  • urednik;
  • arhivista;
  • inspektor;
  • sekretar odbora;
  • glavni sekretar;
  • lektor itd.

Tehnički izvođači:

  • špediter;
  • službenik;
  • daktilografi i stenografi;
  • tehnički sekretari;
  • kuriri;
  • operateri organizacione tehnologije;

Tipične organizacione strukture kancelarijskog posla(predškolske obrazovne ustanove). Glavne odredbe GS DOU -a reguliraju nazive usluga upravljanja uredima, koje se tipiziraju ovisno o pripadnosti organizacije određenim grupama i nivoima upravljanja

DOE usluge: upravljanje poslovima; ured; Zajedničko odjeljenje; sekretar ustanove.

1. Upravljanje poslovima je stvorena u ministarstvima i odjelima kao struktura u kojoj se obavlja rad s dokumentima i kao tijelo za praćenje i koordinaciju uredskog rada u centralnoj upravi i industriji.

Upravljanje predmetima uključuje:

─ Sekretarijat

Recepcija

· supervizor

· Zamjenik. glavu

Kolegijumi

Protokolarni biroi

─ Inspekcija

─ Ured

Odeljenje za korespondenciju vlade

Ekspedicija

Biro za pisanje

─ Odeljenje za bezbednost informacija

─ Odeljenje za poboljšanje rada sa dokumentima

─ Odeljenje za pisma i žalbe

─ Centralna arhiva

  1. Chancery nastaje u državnim preduzećima, u istraživačkim, projektnim i inženjerskim organizacijama i na univerzitetima.

Ured uključuje:

─ Odeljenje za prijem i obradu ulaznih i odlaznih dokumenata

─ Odeljenje za računovodstvo i registraciju dokumenata

─ Odjeljenje za kontrolu rokova za izvršenje dokumenata

─ Grupa za rad sa apelima građana

─ Odeljenje za izradu dokumenata

─ Biro za kopiranje i umnožavanje

  1. Zajedničko odjeljenje - služba za rad s dokumentima u izvršnoj vlasti i izvršnim strukturama.

Opšti odjel uključuje:

─ Odeljenje za protokol

─ Grupa slova

─ Usluga umnožavanja

─ Kontrolna grupa

─ Biro za pisaće strojeve

  1. Sekretar ustanove obavlja sve poslove s dokumentima u malim organizacijama koje nemaju interne organizacijske strukture.

Službeni sastav usluga uredskog upravljanja

Lideri:

─ glava kancelarijski menadžment

─ glava protokolarno odeljenje

─ šef sekretarijata

─ glava arhiva

─ glava centar za pripremu dokumenata

─ glava fotokopirnica

Specijalisti:

─ menadžer dokumenata

─ pomoćnik menadžera

─ referent

─ urednik

─ arhivista

─ inspektor

─ Sekretar Odbora

─ sekretar menadžera

─ korektor

Tehnički izvođači:

─ špediter

─ službenik

─ daktilografi i stenografi

─ tehnički sekretari

─ kuriri i operateri organizacione tehnologije

GOST R 6.30-2003. Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistemi organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za papirologiju.

Državni sistem dokumentacione podrške upravljanju (GSDOU) (1991);

Standardno uputstvo za kancelarijski rad (odobreno naredbom Rosarkhiv 2000);

Osnovna pravila za rad resornih arhiva (1988);

Spiskovi dokumenata koji ukazuju na periode skladištenja (standardni i odeljenski) (1996);

Pravila održavanja i skladištenja radne knjižice, izrada obrazaca radnih knjižica i davanje istih poslodavcima, odobreno. Uredba Vlade Ruske Federacije 16.04.2003. № 225.

Upute za popunjavanje radne knjižice, odobrene od Uredbom Ministarstva rada i socijalnog staranja. razvoj Ruske Federacije (uveden od 01.01.2004).

1. SASTAV REGULATORNE I METODOLOŠKE OSNOVE DOE.

Trenutno je dokumentarna podrška menadžmenta u preduzećima, organizacijama i institucijama regulirana važećim zakonodavstvom, administrativni dokumenti više vlasti, pravila i smjernice uprave arhive.

Normativno -metodološka baza predškolske obrazovne ustanove Skup je zakona, propisa, organizacijskih i metodoloških dokumenata koji reguliraju tehnologiju stvaranja, obrade, skladištenja i upotrebe dokumenata u tekućim aktivnostima organizacije ili ustanove. Ova baza također uključuje uređivanje aktivnosti predškolske obrazovne ustanove i drugih usluga upravljačkog aparata (osoblje, funkcije, struktura, tehnička podrška i drugi aspekti).

NMBD regulira:

1. Pravila papirologije;

2. Pravila za rad sa dokumentima;

3. Osiguranje sigurnosti dokumenata;

4. Postupak prenosa dokumenata u arhivsko skladište;

5. Rad kancelarije (funkcije, struktura, osoblje);

6. Uvođenje novih informacionih tehnologija u rad sa dokumentima;

7. Rad sa dokumentima koji imaju pečat ograničenja pristupa;

8. Pravni aspekti koji se odnose na dokumente.

Regulatorna i metodološka osnova predškolske obrazovne ustanove uključuje:

  • zakonodavni akti Ruske Federacije u oblasti informacija i dokumentacije;
  • uredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, saveznih izvršnih tijela (ministarstva, odbori, službe, agencije itd.), kojima se uređuju pitanja dokumentarne podrške upravljanju na saveznom nivou;
  • državni sistem podrške dokumentaciji za upravljanje (Osnovne odredbe. Opšti zahtevi za usluge podrške dokumentima i dokumentaciji (GSDOU - Nalog Glavne arhive SSSR -a od 25.05.88 br. 33);
  • pravni akti organa predstavničke i izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta, koji uređuju pitanja predškolskih obrazovnih ustanova;
  • pravni akti regulatorne i instruktivne prirode, metodološki dokumenti za predškolske obrazovne ustanove različitih organizacija;
  • državni standardi za dokumentaciju;
  • objedinjeni sistemi dokumentacije;
  • sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;
  • normativni dokumenti o organizaciji i zaštiti menadžerskog rada zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi;
  • normativni dokumenti o organizaciji arhivskog skladištenja dokumenata.

Osnova građanskog zakonodavstva je Građanski zakonik Ruske Federacije, čiji je prvi dio usvojen 21. oktobra 1994. godine, drugi dio - 22. decembra 1995. godine. Građanski zakonik Ruske Federacije utvrđuje vrste i sorte dokumenata stvorenih radi utvrđivanja akata građanskih odnosa, evidentiranja njihovih činjenica. nastanak ili prestanak, potvrda pravnih odnosa itd. Na primjer, čl. 51 i naredni članovi Poglavlja 4 Građanskog zakonika utvrđuju vrste dokumenata koji se koriste pri stvaranju, registraciji, reorganizaciji i likvidaciji pravnog lica.


Uz Građanski zakonik Ruske Federacije, određeni aspekti rada s informacijama i dokumentacijom regulirani su posebnim saveznim zakonima.

Zakon Ruske Federacije "O tehničkim propisima"od 10. jula 1993. br. 5154-1 uspostavlja pravne osnove standardizacije u Ruskoj Federaciji, obavezne za sva upravljačka tijela, te utvrđuje mjere državne zaštite interesa potrošača i države kroz razvoj i primjenu normativnih dokumenata o standardizaciji i na polju dokumentacijske podrške za upravljanje ...

Savezni zakon " O informacijama, informacionoj tehnologiji i zaštiti informacija"od 27. jula 2006. br. 149-FZ utvrđuje da su izvori informacija (dokumenti i nizovi dokumenata) objekti odnosa između pojedinaca, pravnih lica, države i zaštićeni zakonom, zajedno s drugim izvorima. Zakon utvrđuje režim stvaranja, skladištenja i upotrebe izvora informacija.

Zakon Ruske Federacije "O državnim tajnama"od 21. jula 1993. br. 5485-1 uređuje odnose koji nastaju u vezi s klasifikacijom informacija kao državne tajne, njihovom deklasifikacijom i zaštitom u interesu osiguranja sigurnosti Ruske Federacije. Zakon uključuje informacije koje štiti država na području svojih vojnih, vanjskopolitičkih, ekonomskih, obavještajnih, kontraobavještajnih i operativno-pretraživačkih aktivnosti, čije širenje može naštetiti sigurnosti Ruske Federacije.

U Saveznom zakonu od 21. novembra 1996. br. 129-FZ " O računovodstvu»Odražava osnovne zahtjeve za računovodstvo, definirane potrebne detalje primarni računovodstveni dokumenti, razjašnjen je sastav računovodstvenih izvještaja komercijalnih organizacija i utvrđeni su rokovi čuvanja računovodstvenih dokumenata i računovodstvenih izvještaja u skladu sa pravilima za organizovanje državnih arhivskih poslova.

Građanski zakonik Ruske Federacije, osnove zakonodavstva i savezni zakoni našli su svoj daljnji razvoj u dekretima predsjednika Ruske Federacije, uredbama Vlade Ruske Federacije, propisima i pravilima.

Specijalista mora znati odredbe:

  • Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 30. studenog 1995. br. 1203 "O odobrenju popisa podataka klasificiranih kao državna tajna" (izmijenjen Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 01.24.98 br. 61) ;
  • Uredba Vlade Ruske Federacije od 5. decembra 1991. br. 35 "O popisu podataka koji ne mogu predstavljati poslovnu tajnu";
  • drugi regulatorni pravni dokumenti.

Svi navedeni normativni dokumenti od velikog su značaja za organizaciju procesa kancelarijskog rada u preduzećima.

2. STANDARDIZACIJA I UJEDINJENJE DOW SISTEMA

Većina upravljačkih informacija je dokumentirana. Sam proces upravljanja karakterizira značajna raznolikost i ponavljanje radnih situacija i poduzetničkih radnji za njihovo rješavanje. Glavni smjer za poboljšanje dokumentacije je unifikacija i standardizacija.

Under ujedinjenje znači dovesti nešto u jedan sistem, formu, ujednačenost.

Provodi se unifikacija dokumenata kako bi se smanjio broj dokumenata koji se koriste u upravljačkim aktivnostima, tipizirali njihove forme, uspostavili jedinstveni zahtjevi za pripremu dokumenata nastalih pri rješavanju istih vrsta upravljačkih zadataka, smanjili troškovi pripreme i obrade dokumenata, postigla informatička kompatibilnost stvorenih baza podataka u raznim industrijama.

Racionalno organiziran kompleks međusobno povezanih dokumenata, kreiran prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima i korišten u određenom području djelatnosti, naziva se jedinstveni dokumentacijski sistem (SDS).

Suština standardizacije sastoji se u podizanju norme koja je obavezna za primjenu, optimalnih pravila i zahtjeva za izradu i izvršenje dokumenata usvojenih na propisan način za njihovu univerzalnu i višekratnu upotrebu u uredskom poslu. U ovom slučaju, razvojni rezultati formalizirani su u obliku međudržavnih (GOST), državnih (GOST), industrijskih (OST) standarda i standarda preduzeća, ustanova i organizacija (STP).

Rezultat rada na unifikaciji i standardizaciji mogu postojati i standardi za određene vrste dokumenata (na primjer, GOST 7.32-2001 "Izvještaj o istraživačkom radu. Struktura i pravila izvršenja"), i za objedinjene sisteme dokumentacije. Na primjer, GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju" dio je jedinstvenog sistema organizacione i administrativne dokumentacije (USORD). Osim toga, zemlja ima jedinstven sistem bankarske dokumentacije, dokumentaciju o računovodstvu rada i naknadama, spoljnotrgovinsku dokumentaciju itd. kompletna lista USD je dat u Sveruskoj klasifikaciji upravljačke dokumentacije OK 011-93.

3. ZAHTJEVI ZA RAZVOJ JEDINSTVENIH OBLIKA DOKUMENATA

Jedinstveni oblici dokumenata razvijaju se kada je potrebno formirati nove pokazatelje za rješavanje problema upravljanja. Nije dozvoljeno dupliranje pokazatelja u različitim oblicima dokumenata.

Zahtjevi za obrasce dokumenata postavljene na osnovu uzorka obrasca, izgrađenog uzimajući u obzir racionalnu upotrebu dvije strane lista za obrasce dokumenata, čiji su oblici izrađeni tipografskom metodom. Druga i sljedeće stranice trebaju biti numerirane. Brojevi stranica stavljaju se na sredinu gornje margine lista arapskim brojevima.

Nazivi detalja jedinstvenih obrazaca dokumenata moraju odgovarati nazivima usvojenim u sveruskim klasifikatorima tehničkih i ekonomskih informacija (OKTEI).

U nazivima stupaca u kojima je predviđeno postavljanje kodova treba navesti skraćene nazive korištenih klasifikatora ili identifikaciju usvojenu za njih.

Stalni rekviziti obrazaca dokumenta po pravilu bi trebali prethoditi varijablama. Prvi stupci tablice u zoni koji sadrže zahtjeve za obradu pomoću računarskih objekata trebali bi biti rezervirani za rekvizite koji identificiraju informacije stavljene u red pri ulasku u računar.

Upotreba Metoda kontrolnog zbroja preporučuje se za bilježenje kontrolnih suma namijenjenih zaštiti informacija od slučajnih grešaka, za ostavljanje po strani posljednjeg reda tablice i (ili) njenog stupca, uzimajući u obzir zahtjeve računalnih mogućnosti koje se koriste u obradi podataka.

Zahtjevi za tekstove dokumenata i redoslijed njihove prezentacije određeni su regulatornim dokumentima za organizacionu i administrativnu dokumentaciju.

Skraćenice riječi u oblicima dokumenata moraju biti u skladu sa važećim pravilima pravopisa i interpunkcije i skraćenicama usvojenim u OKTEI -u.

Klasifikacija jedinstvenih oblika dokumenata

U zavisnosti od nivoa odobrenja uniformne forme Dokumenti su podijeljeni u četiri kategorije:

- država (sveruska);

- industrija (resorna);

- sastavni subjekti Ruske Federacije;

- obrasci dokumenata udruženja, preduzeća, organizacija.

4. SVERUSKI KLASIFIKATORI DOKUMENTACIJE.

Važna sredstva informacijske podrške su klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija. Omogućuju integriranu obradu podataka u automatiziranim informacijskim sustavima.

Klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija - regulatorni dokumenti koji sadrže sistematizirani skup naziva objekata, predstavljeni kao klasifikacijske grupe i kodovi koji su im dodijeljeni.

Trenutno postoji 37 sveruskih i univerzalni klasifikatori koji nastavljaju s radom. Skup klasifikatora, kao i naučni, metodološki i normativno -tehnički dokumenti za njihov razvoj, održavanje i implementaciju, čine Jedinstveni sistem klasifikacije i kodiranja tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija.

Ovisno o području primjene, klasifikatori se dijele na sveruske, industrijske i poslovne klasifikatore.

Klasifikatori informacija o upravljačkim dokumentima, zadaci riješeni u automatizovani sistemi upravljanje, aktivnosti, ekonomski i društveni pokazatelji:

Sveruski klasifikator standarda (OKS)

Sveruski klasifikator proizvoda (OKP)

Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije (OKUD)

Sveruski klasifikator mjernih jedinica (OKEI)

Klasifikatori informacija o organizacionoj strukturi:

Sveruski klasifikator preduzeća i organizacija (OKPO)

Sveruski klasifikator grana nacionalne ekonomije (VRIJEDI do 2003.)

Dekretom Državnog komiteta Ruske Federacije za standardizaciju i metrologiju od 6. novembra 2001. br. 454-st, usvojena je Sveruska klasifikacija vrsta koja je stupila na snagu 1. januara 2003. ekonomska aktivnost(OKVED), koje je izradilo Ministarstvo ekonomskog razvoja.

Klasifikatori podataka o stanovništvu i osoblju

Sveruski klasifikator obrazovnih specijalnosti (OKSO)

Sveruski klasifikator zanimanja radnika, radnih mjesta i platnih razreda (OKPDTR).

5. SISTEM DOKUMENTACIJE DRŽAVNOG UPRAVLJANJA.

Najcjelovitiji međusektorski dokument o organizaciji upravljačke dokumentacije je Državni sistem za upravljačku dokumentaciju (GSDOU), objavljen 1990. Norme i pravila GSDOU -a temelje se na glavnim odredbama Jedinstvenog državnog sistema uredskog rada (EGSD), stvorenog u SSSR -u 1973. godine. i odigrao je važnu ulogu u optimizaciji procesa dokumentacije u domaćoj ekonomiji.

GSDOU je skup principa i pravila koji uspostavljaju jedinstvene zahtjeve za dokumentovanje upravljačkih aktivnosti i organizovanje rada sa dokumentima u državnim organima, preduzećima i javnim organizacijama.

Glavni cilj GSDOU -a- pojednostavljenje toka rada organizacija, smanjenje broja i poboljšanje kvaliteta dokumenata, stvaranje najpovoljnijih uslova za upotrebu tehničkih sredstava i savremenih tehnologija za prikupljanje, obradu i analizu informacija.

Glavne odredbe GSDOU -a pokrivaju pitanja dokumentiranja upravljačkih aktivnosti, organiziranja rada s dokumentima, mehanizacije i automatizacije rada s dokumentima, organiziranja službe podrške dokumentima za upravljanje.

Odredbe GSDOU -a razvijeni su u odnosu na odgovarajući nivo upravljanja u Standardnom uputstvu za uredski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije. Državna arhivska služba je 6. jula 1992. odobrila Standardno uputstvo za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije. Uveden je s ciljem da se na jedinstvenoj osnovi poboljša dokumentarna podrška menadžmenta i poveća njegova efikasnost objedinjavanjem sastava i oblika upravljačkih dokumenata i tehnologije rada s njima.

U skladu sa sistemom predškolske obrazovne ustanove i Uputstvom za uredski rad, ministarstva i organizacije razvijaju slične dokumente, uzimajući u obzir specifičnosti industrije i određene organizacije.

U narednim godinama to je planirano razvoj nove verzije GSDOU -a kao sistema normi, zahtjeva, odredbi koje uređuju osnovna pravila za rad s dokumentima u preduzećima i organizacijama. Temeljna razlika između budućeg sistema je u tome što će to biti jedinstveni kompleks automatizirane dokumentacije i tijeka rada zasnovanog na novim informacijskim tehnologijama (moderni uređivači teksta, e-pošta, automatizirana nomenklatura predmeta)

Regulatorni okvir za uredski rad u savremenoj Rusiji predstavlja skup zakonodavnih akata Ruske Federacije, pravnih i regulatornih akata i metodoloških dokumenata koji uređuju stvaranje, obradu i skladištenje upravljačke dokumentacije, kao i koji reguliraju rad uredskih usluga na svim nivoima upravljanja (slika 1).

Slika 1 Struktura pravnog okvira kancelarijskog rada

U zakonodavstvu o uredskom radu ono se historijski razvilo tako da su norme, pravila i zahtjevi za podršku uredskog upravljanja razasuti po brojnim zakonodavnim i regulatornim aktima. Poznavanje ovih dokumenata potrebno je ne samo stručnjacima iz oblasti uredskog rada i arhiviranja, već i menadžerima svih nivoa i svima onima koji su po prirodi svojih aktivnosti povezani sa pripremom upravljačke dokumentacije. U nastavku će biti navedeno samo kratke karakteristike zakonodavni i regulatorni akti koji sadrže i posebne zahtjeve za organizaciju uredskog rada i izvršenje službenih dokumenata, i u potpunosti su posvećeni ovim pitanjima, dok će biti istaknuti akti od najveće važnosti.

Savezni zakon sadrži niz osnovnih odredbi za dokumentaciju upravljanja. Zakon je utvrdio postupak za obavezno dokumentovanje informacija i njihovo prevođenje u informacione izvore, formulisao potrebnu terminologiju (informacije, dokumentovane informacije itd.), Obavezao preduzeća i organizacije svih oblika vlasništva da javne organe dostave relevantne tražene informacije.

Originalni pravni akt koji definiše javna politika u oblasti razmjene informacija i dokumentacije, nalazi se Ustav Ruske Federacije. Ustav kaže: "Svako ima pravo da slobodno traži, prima, prenosi, proizvodi i širi informacije na bilo koji zakonit način ..." (4.4, član 29). Ova odredba razvijena je u najvažnijem pravnom aktu - Saveznom zakonu "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" od 27. jula 2006. godine, broj 149 -FZ.


Savezni zakon sadrži niz osnovnih odredbi za dokumentaciju upravljanja. Zakon je utvrdio postupak za obavezno dokumentovanje informacija i njihovo prevođenje u izvore informacija, formulisao potrebnu terminologiju (informacije, dokumentovane informacije itd.), Obavezao preduzeća i organizacije svih oblika vlasništva da javne vlasti dostave relevantne tražene informacije

Regulatorna i metodološka osnova uredskog rada uključuje:

Zakonodavni akti Ruske Federacije u oblasti informatizacije i dokumentacije;

Ukazi i naredbe predsjednika Ruske Federacije, odluke i naredbe Vlade Ruske Federacije, kojima se uređuju pitanja podrške dokumentaciji na saveznom nivou;

Pravni akti saveznih izvršnih tijela (ministarstva, odbori, službe, agencije itd.) I industrijskog i resornog karaktera;

Pravni akti organa predstavničke i izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta, koji uređuju pitanja uredskog rada;

Pravni akti normativne i instruktivne prirode, metodološki dokumenti o uredskom radu institucija, organizacija i preduzeća;

Državni standardi za dokumentaciju;

Jedinstveni sistemi dokumentacije;

Sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;

Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje.

1. osnovni zahtjevi za dokumentaciju i usluge dokumentacije (GSDOU);

2. normativni dokumenti o organizaciji rukovodećeg rada i zaštiti rada;

3. normativni dokumenti o organizaciji arhivskog čuvanja dokumenata.

U Ruskoj Federaciji, u skladu sa praksom koja se razvijala tokom čitavog prethodnog perioda ruske državnosti, ne postoji jedno telo noseći sveobuhvatan pravna odgovornost za dokumentaciju koju društvo stvara i koristi.

Ova odgovornost je raspoređena među brojnim državnim i upravnim tijelima u skladu sa njihovim funkcionalnim odgovornostima.

Odlukama vlasti, značajna uloga u upravljanju dokumentacijom u različitim aspektima dodijeljena je Državnoj arhivskoj službi Rusije.

Početni pravni akt koji određuje državnu politiku u oblasti razmjene informacija i dokumentacije je Ustav Ruske Federacije. Ustav kaže: "Svako ima pravo da slobodno traži, prima, prenosi, proizvodi i širi informacije na bilo koji zakonit način ..." (4.4, član 29). Ova odredba razvijena je u najvažnijem pravnom aktu - Saveznom zakonu "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" od 27. jula 2006. br. 149 -FZ.

Građanski zakonik Ruske Federacije uspostavio je pravnu osnovu ne samo za aktivnosti pravnih lica, već i za njegovu dokumentaciju. Brojni članovi Građanskog zakonika utvrđuju zahtjeve za sadržaj povelje i osnivačkog akta, na osnovu kojih posluju pravna lica. RF kod uključen administrativni prekršaji predviđeno administrativne sankcije zbog kršenja pravila čuvanja, nabavke, računovodstva i upotrebe arhivske dokumentacije. Uspostavljen Krivični zakon Ruske Federacije krivična odgovornost per loše ponašanje sa dokumentima i informacijama.

Brojni zakonodavni akti Ruske Federacije (zakoni "O državnom grbu Ruske Federacije", "O jezicima naroda Ruske Federacije", "O učešću u međunarodnoj razmjeni informacija", "O žigovima, službene oznake i oznake porijekla robe "," O dokumentima o obaveznom depozitu "," O elektronici digitalni potpis"," O. poslovne tajne"," O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji "," O računovodstvu "itd.) Sadrži norme koje treba uzeti u obzir pri pripremi, izvršenju i skladištenju poslovnih dokumenata. Postojeći zakoni uređuju zahtjeve za dokumente koji se šalju putem razna sredstva komunikacije, uključujući e-poštu, Internet, zahtjeve za zaštitu informacija, davanje dokumenata pravne snage (formalnosti) itd.

Navedimo i niz uredbi predsjednika Ruske Federacije: "O odobravanju Pravilnika o arhivskom fondu Ruske Federacije", "O odobravanju Popisa podataka klasifikovanih kao državna tajna"; Rezolucije Vlade Ruske Federacije: "O odobrenju Pravila pružanja poštanskih usluga", "O odobrenju Pravila za razvrstavanje podataka koji predstavljaju državnu tajnu do različitih stepena tajnosti", "O razvoju jedinstveni sistem klasifikacije i kodiranja tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija. " Značaj ovih pravnih akata za funkcionisanje sistema kancelarijskog poslovanja u zemlji vidi se iz samih naslova ovih dokumenata.

Zadržimo se dalje na normativnim aktima koji su trenutno od najveće važnosti za organizaciju uredskog upravljanja. Odredbe, zahtevi, pravila ovih dokumenata će biti dovoljno u potpunosti implementirana u daljem izlaganju. Ovi dokumenti su:

Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumentaciju i usluge dokumentacije (GSDOU).

GSDOU trenutno ostaje najkompletniji u industriji regulacija regulisanje rada sa poslovnom dokumentacijom. Kao što je gore spomenuto, norme i pravila SSSOU -a temelje se na glavnim odredbama Jedinstvenog državnog sistema uredskog rada (EGSD), stvorenog u SSSR -u davne 1973. godine, koji je odigrao važnu ulogu u optimizaciji dokumentarnih procesa u domaćoj ekonomiji. .

GSDOU je skup principa i pravila koji uspostavljaju jedinstvene zahtjeve za dokumentovanje upravljačkih aktivnosti i organizovanje rada sa dokumentima u državnim organima, u preduzećima, institucijama i javnim organizacijama. Glavni cilj razvoja je pojednostaviti tijek rada, smanjiti broj i poboljšati kvalitetu dokumenata, stvoriti uvjete za djelotvornu upotrebu naprednih tehničkih sredstava i tehnologija za prikupljanje, obradu i analizu informacija.

Osim toga, SSSOU osigurava normativnu konsolidaciju promjena povezanih s pojavom nedržavnih oblika vlasništva i poboljšanjem rada upravljačkog aparata.

U narednim godinama planira se razvoj nove verzije GDOU -a kao sistema normi, zahtjeva, odredbi koje uređuju osnovna pravila za rad s dokumentima u preduzećima i organizacijama. Osnovna razlika između takvog sistema je u tome što će to biti jedinstveni kompleks automatizovane dokumentacije i toka rada zasnovanog na novim informacionim tehnologijama (savremeni uređivači teksta, e-pošta, Internet, automatizovana nomenklatura predmeta itd.). O mogućnostima razvoja dokumentacijske podrške za menadžment u Ruskoj Federaciji, vidi stav 1.3.2.

Tipična uputstva za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, odobrena naredbom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 8. novembra 2005. Br. 536.

Tipična uputstva za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima utvrđuju opće zahtjeve za funkcioniranje predškolskih odgojno -obrazovnih ustanova, dokumentiranje upravljačkih aktivnosti i organiziranje rada s dokumentima u saveznim izvršnim tijelima - ministarstvima, agencijama, službama.

Tipična uputstva, koja odražavaju specifičnosti pripreme regulatornih dokumenata saveznom nivou, u smislu sadržaja i izvršenja dokumenata, povezan je sa važećim nacionalnim (državnim) standardom GOST R 6.30-2003 u vezi sa zahtjevima za izradu upravljačke dokumentacije (vidi dolje).

Savezni zakon "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji"

125-FZ od 22.10.2004.

Savezni zakon uređuje odnose u oblasti organizovanja skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata Arhivski fond RF i drugi arhivski dokumenti, bez obzira na njihove oblike vlasništva, kao i odnose u oblasti upravljanja arhivske poslove u Ruskoj Federaciji u interesu građana, društva i države. Uz ovo temeljni zakon u zemlji postoji niz normativnih akata različitih nivoa kako bi se osigurala sigurnost dokumenata, na koje će se, prema potrebi, ukazati u ovom priručniku.

GOST R 6.30-2003. Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za papirologiju.

Nacionalni državni standard Ruski GOST R 6.30-2003 najvažniji je regulatorni dokument za pripremu poslovne dokumentacije. Standard je usvojen rezolucijom Državnog standarda Rusije (sada - Federalna agencija o tehničkim propisima i metrologiji) od 3. marta 2003. br. 65-st. (slika 1.8). Standard odražava vremenski provjerene zahtjeve za dizajn upravljačke dokumentacije, utvrđene u prethodno postojećim, a zatim i otkazanim standardima GOST R 6.30–97 i njegovim prethodnicima GOST 6.38–72 i GOST 6.39–72.

Zahtjevi GOST R 6.30-2003 primjenjuju se na organizacione i administrativne dokumente koji se odnose na Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije (USORD)-uredbe, naredbe, naredbe, odluke, protokoli, akti, pisma i drugi dokumenti sadržani u OK 011-93 "Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije" (OKUD, klasa 0200000). Standard utvrđuje: sastav rekvizita dokumenata, uslove za izradu rekvizita dokumenata; zahtjevi za bjanko dokumente, uključujući bjanko dokumente sa reprodukcijom Državni grb Ruska Federacija.

U svjetlu saveznog zakona "O tehnička regulativa"od 27. decembra 2002. br. 184-FZ, koji je uveo u praksu dobrovoljno korištenje nacionalnim standardima, u GOST R 6.30-2003, napravljen je fundamentalno novi unos o preporučujućoj prirodi njegovih zahtjeva. Od kada država posluje jedini standard o registraciji organizacijske i administrativne dokumentacije (nema izbora!), tada se dobrovoljnost ne treba tumačiti kao izborna. Možemo govoriti samo o nekim popuštanjima u pripremi dokumenata u usporedbi s prethodno postojećim standardom GOST R 6.30–97.

Osim već spomenutih normativnih i metodoloških dokumenata, zemlja ima norme i pravila za rad sa nizom posebnih dokumentarnih formacija, koja su uređena posebnim normativnim pravnim aktima. Govorimo o računovodstvenoj, kadrovskoj, trgovačkoj i drugim vrstama dokumentacije. Odgovarajuće veze će prema njima biti uspostavljene.

Navedeni regulatorni i metodološki dokumenti služe kao osnovni izvori za razvoj vlastitih propisa (uputstava) za upravljanje uredima određene organizacije, firme.

Radi danas nacionalni regulatorni i metodološki dokumenti o organizaciji uredskog posla trebalo bi biti u svakoj organizaciji. Ovo uključuje:

1. Državni sistem dokumentacione podrške za menadžment. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacije.

Trenutno se, u skladu sa saveznim ciljnim programom, razvija nova verzija GSDOU -a - sistem propisa koji određuju osnovna pravila za rad s dokumentima u organizacijama. Sistem je fokusiran na komercijalne strukture... Sastojat će se od dva dijela: normativnog i metodološkog. U normativnom dijelu, kao u današnjem dokumentu, određeni su glavni zadaci i funkcije, zakonska regulativa aktivnosti službe za podršku dokumentima u organizaciji, njena približna struktura; postupak pripreme i izvršenja dokumenata; sve faze rada s njima: isporuka, prolaz, obrada, računovodstvo, registracija, kontrola izvršenja, informativni i referentni rad, operativno skladište dokumenti, traženje dokumenata i informacija; zaštita sistema za pronalaženje informacija; priprema dokumenata za arhivu; postupak provjere vrijednosti dokumenata; organizacija skladištenja dokumenata.

Glavna razlika između novog sistema je u tome što će to biti jedinstveni kompleks automatizirane dokumentacije zasnovane na modernim uređivačima teksta, automatiziranom protoku dokumenata (uključujući e -poštu), bazama podataka i automatiziranom pohrani i upotrebi dokumenata (uključujući automatizirane nomenklature predmeta, popise predmeta itd.). 1

2. Tipična uputstva za uredski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije.

Uputa je registrirana pri Ministarstvu pravde Ruske Federacije. Uključuje i opći postupak pripreme i izvršenja dokumenata i značajke pripreme određene vrste dokumenti: naredbe, uputstva, uputstva, zapisnici. Opisuje postupak registracije dokumenata, izgradnju pretraživača za referentne poslove, organizaciju kontrole nad izvršenjem dokumenata, postupak sastavljanja i rada s nomenklaturom predmeta, formiranje predmeta, provođenje ispitivanja vrijednosti dokumenata, obradu predmeta , sastavljanje inventara, operativno skladištenje predmeta i njihovo prenošenje u arhivsko skladište ... Dodatak Uputstva sadrži obrasce nomenklature predmeta, akt o dodjeli dokumenata za uništavanje, popise itd. Kao što se može vidjeti iz kratkog popisa sadržaja Uputstva, odražava gotovo sva pitanja organizovanja rad u kancelariji. Iako je namijenjen prvenstveno ministarstvima i odjelima, može se koristiti i naći će za sebe mnogo korisnih usluga upravljanja uredima organizacija bilo kojeg oblika vlasništva. Može se koristiti kao osnova za razvoj uputa za uredski rad određene organizacije.

3. GOST R 6.30-2003 USD Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za papirologiju.

Standard se primjenjuje na "organizacione i administrativne dokumente koji se odnose na Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije (USORD), uredbe, naredbe, naredbe, odluke, protokole, akte, pisma itd., Koji se koriste u aktivnostima:

Savezni državni organi. vlasti, državni organi. vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, uključujući i sastavne subjekte Ruske Federacije, koji uz ruski kao državni jezik imaju tijela lokalne samouprave;

Preduzeća, organizacije i njihova udruženja bez obzira na organizacionu i pravnu formu. "

4. Osnovna pravila rada arhiva odjela: Pravila se mogu konvencionalno podijeliti u dva dijela. U prvom

(Odjeljci 2-4) Službenička pitanja su detaljno obrađena:

zahtjevi za nomenklature predmeta, njihove vrste, postupak njihovog sastavljanja, popunjavanja, održavanja;

postupak za formiranje predmeta u kancelarijskom poslu;

Organizacija i postupak provjere vrijednosti dokumenata u uredskom poslu;

postupak dodjele dokumenata za uništavanje;

priprema predmeta za prenos u arhivu: evidentiranje predmeta (numerisanje, arhiviranje, dodatna registracija omota itd.), sastavljanje popisa, prenos u arhivu.

U drugom dijelu pravila (odjeljci 5-14) detaljno je otkriven rad s dokumentima u arhivi.

Za komercijalne organizacije koje ne podnose dokumente državi. čuvanje i skladištenje kod kuće, pravila su neophodna u organizaciji njihove arhive.

5. Liste dokumenata sa naznakom perioda čuvanja (tipično ili odeljensko).

6. Tipični propisi o obavljanju uredskog rada na prijedloge, prijave i žalbe građana u državnim agencijama, preduzećima, ustanovama i organizacijama.

Opisuje osnovne odredbe za organiziranje rada s ovom kategorijom dokumenata: značajke registracije, rokovi, održavanje referentnog dosijea, formiranje predmeta, rokovi čuvanja predmeta, održavanje analitičkih informacija o žalbama. Metodologija navedena u Pravilniku može se koristiti za organizaciju rada sa bilo kojim dokumentima pojedinaca.

Osim toga, morate znati da je rad s određenom kategorijom dokumenata reguliran posebnim aktima. Na primjer, pravila rada s računovodstvenim dokumentima odražavaju se ne samo u Federalnom zakonu o računovodstvu, već i u Pravilniku o računovodstvu i računovodstvu u Ruskoj Federaciji.

Prilikom rada sa kadrovskom dokumentacijom potrebno vam je Uputstvo o postupku vođenja radnih knjižica u preduzećima, ustanovama i organizacijama.

Paket ovih dokumenata mora se stalno ažurirati jer se regulatorni i metodološki akti zamjenjuju novim.

Ali izvan onoga što trebate znati kako obavite ovaj ili onaj posao, još uvijek morate imati ideju o tome vremenske norme ili razvoj, postoje za ove vrste poslova.

Centralni biro za standarde rada razvio je prilično veliki broj normativnih dokumenata koji sadrže norme vremena za rad zaposlenih u upravljačkom aparatu. Rad s dokumentima ogleda se u:

Međusektorski konsolidovani standardi vremena za rad na dokumentacionoj podršci menadžmenta;

Norme vremena za rad na automatizovanoj arhivskoj tehnologiji i podršku dokumentaciji za organe upravljanja;

Jedinstvene vremenske norme (proizvodnja) za otkucane radove;

Međuindustrijski konsolidirani vremenski standardi za zapošljavanje i računovodstvo osoblja.

Paket nacionalnih regulatornih i metodoloških dokumenata neophodan je za svaki uredski rad kao referentni materijal. Koristi se u razvoju takvih pojedinaca organizacioni dokumenti, kao pozicija predškolske obrazovne ustanove, opisi poslova njenih uposlenika i upute za uredski rad određene organizacije.