Osiguravanje sigurnosti dokumenata organizacije. Osiguravanje sigurnosti arhivske dokumentacije. Ukupno je za arhivski fond na raspolaganju _______________ predmeta, od čega

Relevantnost teme seminarski rad... Arhivar je trenutno prvi koji se bavi informacijama stvorenim u prošlosti. On je dužan da ga odnese i zadrži. Ali arhiv nije skladište, već naučna institucija koja obavlja zadatak formiranja dugoročne društvene memorije društva.

Državni organi, organi lokalna uprava, organizacije i građani uključeni u preduzetničku aktivnost bez osnivanja pravnog lica, dužni su osigurati sigurnost arhivske dokumentacije, uključujući dokumente o osoblju, tokom perioda skladištenja utvrđenog saveznim zakonima, drugim regulatornim pravnim aktima Ruska Federacija, kao i spiskovi dokumenata predviđenih Federalnim zakonom „O arhivske poslove u Ruskoj Federaciji "od 22. oktobra 2004. br. 125 FZ.

Zadatak arhivista ostaje čuvanje dokumenata koji odražavaju posebnosti aktivnosti pojedinih organizacija i preduzeća. Takve karakteristike mogu biti: jedinstvenost aktivnosti, novost proizvoda, rad, društvene tradicije, učešće u međunarodnim i regionalnim programima, rad u eksperimentalnim uslovima.

Osiguravanje sigurnosti dokumenata glavni je zadatak državnih arhiva. Teškoću rješavanja problema određuje činjenica da niko nikada nije kreirao dokumente za "vječno" čuvanje. Istovremeno, arhive se svake godine popunjavaju novim fondovima, a mogućnosti restauracije ostaju skromne. Savremeni pristup rješavanju ovog problema zasniva se na principu postepenog prelaska na diferencirani, selektivni princip osiguranja sigurnosti arhivskih dokumenata, uzimajući u obzir njihovu vrijednost i fizičko stanje.

Diferencirani pristup podrazumeva izbor tzv. prioritetnih objekata na nivou fondova, delova fondova, pojedinačnih dokumenata iz ukupnog obima dokumenata koji se čuvaju u arhivi. Osnova za dodjelu prioriteta su dva kriterija: vrijednost dokumenata i znakovi fizičkog stanja koje ugrožava njihovu sigurnost (niska potencijalna trajnost

Skup mjera za stvaranje regulatornih uslova, poštovanje regulatornih režima i pravilno organizovanje čuvanja arhivske dokumentacije, isključujući njihovu krađu i gubitak i obezbjeđujući njihovo održavanje u normalnom fizičkom stanju, osigurava sigurnost arhivske dokumentacije u arhivu.

Regulatorne uslove za čuvanje arhivske dokumentacije obezbjeđuju:

Izgradnja, rekonstrukcija i obnova zgrada arhiva;

Stvaranje optimalnog (normativnog) protivpožarnog, sigurnosnog, temperaturno-vlažnog, svjetlosnog i sanitarno-higijenskog režima u zgradi i prostorijama arhiva;

Upotreba posebnih sredstava za čuvanje i premeštanje arhivske dokumentacije.

Osnovna svrha nastavnog rada je izučavanje problema obezbjeđenja sigurnosti arhivske dokumentacije kao jedne od osnovnih oblasti rada arhiva. Fizičko stanje i mogućnost njihove upotrebe u različite svrhe ovise o tome koliko je ispravno odabrana strategija skladištenja dokumenata.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:

1. Razmotriti mjere za osiguranje regulatornih uslova za čuvanje dokumenata.

2. Otkriti postupak upotrebe posebnih sredstava za čuvanje i premeštanje arhivske dokumentacije.

3. Istražiti metodologiju za osiguranje fizičkog i hemijskog očuvanja dokumenata.

1. Obezbjeđivanje normativnih uslova za čuvanje arhivske dokumentacije

1.1 Stvaranje optimalnih uslova za skladištenje dokumenata

Optimalne uslove čuvanja dokumenata obezbeđuju: izgradnja, rekonstrukcija i popravka zgrada arhiva; opremanje skladišnih objekata sredstvima za gašenje požara, sigurnosnim i protivpožarnim alarmnim sistemima; korištenje tehničkih sredstava za stvaranje optimalnog temperaturnog i vlažnog režima skladištenja, provođenje sanitarno-higijenskih mjera u skladišnim prostorijama; upotreba posebnih sredstava za skladištenje dokumenata (regali, ormari, sefovi, kutije, fascikle itd.).

Zgrade za državne arhive mogu se graditi namjenski ili prenamijeniti iz drugih prostorija. Moraju se ukloniti iz industrijskih preduzeća koja zagađuju vazduh (agresivni gasovi, cementna prašina i sl.), sa objekata i objekata opasnih u požarnom odnosu (skladišta nafte, benzinske pumpe, parkinga, garaže i sl.), kao što su kao iu skladu sa zahtjevima građevinskih propisa i propisa.

Pogodnost lokacije arhive utvrđuje se uzimajući u obzir zaključke vatrogasne službe i sanitarno-epidemiološke stanice o stepenu zagađenosti vazduha.

Izgradnja i rekonstrukcija zgrade arhive odvijaju se u skladu sa podzakonskim aktima koji sadrže uslove za objekte tehničke regulacije i projektnu dokumentaciju dogovoreno sa nadležnim nadležnim organom izvršna vlast u oblasti arhivske građe. Zgrada arhiva je kompleks osnovnih i pomoćne prostorije dizajniran za ispunjavanje zadataka arhiva za čuvanje, obradu, korišćenje arhivske dokumentacije i poslove administrativnog, tehničkog, kućnog karaktera, za ispunjavanje zahtjeva racionalnog rasporeda prostorija.

Sastav, lokacija, oprema glavnih prostorija treba da osiguraju sigurnost arhivske dokumentacije u svim oblastima rada sa njima, usklađenost sa zahtjevima tehnologije rada, zaštite rada, sigurnosti i industrijske sanitacije, kao i racionalnu interakciju arhivskih odjela. .

Arhiv je opremljen arhivom, čitaonicom, radnim prostorijama, prostorijama za automatizovanu biblioteku prenosivih elektronskih medija, serverskom i komunikacionom opremom.

Prostorije u adaptiranim zgradama namijenjene za čuvanje arhivske dokumentacije moraju biti izolovane od ostatka zgrade. Nije dozvoljeno postavljanje arhivske dokumentacije u prostorije zgrade u kojima se nalaze ugostiteljske službe, skladišta hrane, organizacije koje skladište požarno opasne i agresivne materije ili koriste požarno opasne i hemijske tehnologije.

Arhivi su numerisani arapskim brojevima u bruto redosledu i nalaze se izolovano na udaljenosti od laboratorija, proizvodnih, skladišnih objekata povezanih sa upotrebom (skladištenjem) hemijske supstance, prehrambeni proizvodi i elektronska arhiva - od izvora elektromagnetnog zračenja i polja sile.

Preporučljivo je locirati skladišta u zgradama sa prozorima na sjeveru. Prirodno osvjetljenje je dozvoljeno samo uz obaveznu zaštitu dokumenata od direktne sunčeve svjetlosti. Dozvoljeno je difuzno osvetljenje uz upotrebu roletni, zaštitnih filtera, zavesa ili farbanog stakla na prozorima. Za umjetnu rasvjetu koriste se žarulje sa žarnom niti u zatvorenim sjenilima ili fluorescentne sijalice sa izrezanim ultraljubičastim dijelom spektra zračenja.

Arhivska dokumenta se čuvaju u mraku. Zaštita dokumenata od dejstva svetlosti obezbeđuje se čuvanjem dokumenata u kutijama, fasciklama i povezima, korišćenjem neprozirnih i svetlo difuznih zavesa na prozorima i sl. Dokumenti na elektronskim medijima čuvaju se u uslovima koji isključuju direktno izlaganje svetlosti i podložni su dodatna zaštita od agresivnih nečistoća u vazduhu (sumpor-dioksid, vodonik-sulfid, žive pare, azotni oksidi, amonijak), elektromagnetsko-jonizacioni (radijacioni) efekti.

Zaštita arhivske dokumentacije od destruktivnog dejstva prirodnog i veštačkog svetla vrši se u svim prostorijama arhiva za bilo kakav rad sa arhivskom dokumentacijom.

Arhiva je opremljena savremenom opremom za gašenje požara, sigurnosnim i protivpožarnim alarmima. Opće i etažne sklopke nalaze se izvan arhive. Zgrade arhiva su opremljene vodosnabdijevanje za gašenje požara, aparati za gašenje požara ugljendioksidom, obezbeđenje požarni alarm.

Nije dozvoljeno postavljanje arhivske građe u podrume, polupodrume i podrume. Gasovod, vodovod i kanalizacija ne bi trebalo da prolaze kroz arhive.

Bezbednosni režim arhive obezbeđuje se nizom mera za obezbeđenje inženjersko-tehničke osposobljenosti, opremanje zgrade (prostorije) arhive sigurnosnim alarmima, organizovanje bezbednosnih mesta, plombiranje prostorija, osmatranje objekta i prilaza. režima unutar objekta, te čuvaju ključeve poslovnih prostorija.

Arhive i prostorije u kojima se trajno ili privremeno čuvaju arhivska dokumenta, kao i materijalne vrijednosti, izlaz za nuždu i nuždu iz zgrade arhive, glavnog ulaza u nedostatku danonoćnog obezbjeđenja, podliježu obaveznoj opremi sa sigurnosni alarmi i plombiranje.

Arhivi i druge prostorije u kojima se trajno ili privremeno čuvaju arhivska dokumenta opremljeni su vratima sa povećanom tehničkom sigurnošću od moguće provale, opremljenim visokosigurnosnim bravama.

Uklanjanje iz arhive arhivskih dokumenata, materijalnih vrijednosti i knjiga naučne i referentne biblioteke, kao i naučno referentnog aparata dozvoljeno je samo uz posebne propusnice koje se izdaju po utvrđenom postupku.

Čuvanje dokumenata se vrši u uslovima koji obezbeđuju standardne parametre svetlosti, temperature i vlažnosti i sanitarno-higijenske režime.

U arhivama opremljenim sistemima za klimatizaciju održavaju se sljedeći optimalni temperaturno-vlažni uslovi za čuvanje dokumenata na:

1) papirni mediji - temperatura +17 - + 19oS, relativna vlažnost vazduha 50-55 odsto;

2) crno-beli filmski medij - temperatura +15°C, relativna vlažnost vazduha 40-55 odsto;

3) folija u boji - temperatura +2 - + 5oS, relativna vlažnost vazduha 40-55 odsto;

4) elektronski mediji - temperatura +15 - + 25°C, relativna vlažnost vazduha 40-60 odsto.

U arhivima sa neuređenom klimom vrši se racionalno grijanje, ventilacija zgrade i ovlaživanje (odvlaživanje) zraka. Oštre fluktuacije (sezonske i unutar jednog dana) temperature (+ -5.C) i relativne vlažnosti (+ -10%) nisu dozvoljene.

Uslovi temperature i vlažnosti se prate redovnim mjerenjem temperature i relativne vlažnosti prostorije i vanjskog zraka istovremeno: u klimatizovanim prostorijama - najmanje 1 put sedmično; u arhivima sa neuređenom klimom - 2 puta sedmično; u slučaju kršenja režima - 1 put dnevno.

Kontrolno-mjerni uređaji za temperaturno-vlažne uslove (termometri, psihrometri, higrometri) nalaze se na udaljenosti od sistema grijanja i ventilacije. Očitavanja kontrolno-mjernih uređaja bilježe se u posebnim registarskim dnevnikima, koji također odražavaju provjeru ispravnosti očitavanja uređaja i mjera poduzetih za normalizaciju režima temperature i vlažnosti u slučajevima njegovog kršenja.

Skladišne ​​prostore treba održavati u uzornom redu i čistoći kako bi se isključila mogućnost nakupljanja buđi, insekata, glodara i prašine. U arhivi je osigurana slobodna cirkulacija zraka, što isključuje stvaranje neventiliranih zona stabilne mikroklime. Nije dozvoljeno postavljanje arhivske dokumentacije na pod, prozorske klupice, u nesastavljene bale.

Glavna sredstva za skladištenje dokumenata su stacionarne ili mobilne metalne police, drvene police, tretirane vatrootpornim sredstvima. Kao pomoćna ili posebna oprema mogu se koristiti metalni ormari, sefovi, regali, kao i stacionarni pretinci-kutije sa metalnim pregradama i policama.

Filmski dokumenti, mikrofilmovi u roli pohranjuju se vodoravno u metalne ili plastične kutije na regalima riblje kosti ili na stacionarnim policama. Nezapaljive filmske slike na bazi triacetata pohranjuju se u labavo zatvorenim metalnim ili plastičnim kutijama s rupama kako bi se spriječilo da se isparenja octene kiseline iz osnove filma nakupljaju unutar kutije. Video dokumenti se pohranjuju okomito u originalnom pakovanju.

Nije dozvoljeno skladištenje arhivske dokumentacije na nosačima sa magnetnim radnim slojem na feromagnetnim metalnim policama; čelični regali se mogu koristiti u izuzetnim slučajevima, samo pod uslovom demagnetizacije i zatvaranja strujnih krugova reka (povezivanje metalnih delova reka električnom žicom i njihovo efektivno uzemljenje).

Svaka jedinica skladištenja audiovizuelnog ili elektronskog dokumenta upakovana je u nezapečaćenu pojedinačnu ambalažu. U tom slučaju treba isključiti slobodno kretanje arhivskog dokumenta unutar paketa.

Arhivska dokumenta na papirnoj osnovi postavljaju se na police, u metalne ormare vodoravno ili okomito u kutije ili druge primarne medije za pohranu (fascikle, kutije i sl.). Nije dozvoljeno postavljanje dokumenata na pod, prozorske klupice, stepeništa ili u nesastavljene bale.

Skladišni prostori su postavljeni okomito na zidove sa prozorskim otvorima. Nije dozvoljeno postavljanje blizu vanjskih zidova zgrade i izvora topline.

Uređenje skladišta vrši se u skladu sa sljedećim standardima: razmak između njihovih redova je 120 cm; skladišni prostori - 75cm; vanjski zid zgrade i paralelno s njim ostave - 75 cm; zid i završetak magacina - 45cm; podna i donja polica uređaja za odlaganje - 15 cm.

1. 2 Stavljanje dokumenata u skladište. Topografija

Postavljanje dokumenata u repozitorije treba da bude racionalno. Dokumente treba postaviti u skladu sa knjigovodstvenim dokumentima onim redosledom koji obezbeđuje njihovo brzo pretraživanje.

Za brzu pretragu dokumenata u arhivi, a naučni referentni aparat za arhiviranje dokumenata:

Liste predmeta i nomenklature predmeta koje ih zamjenjuju;

Predmetne, predmetno-tematske kartoteke;

Fajl indeksira po osoblje;

Povijesni podaci;

Pregledi dokumenata.

Dokumenti za trajno skladištenje se polažu odvojeno od dokumenata za dugotrajno skladištenje (preko 10 godina) i kadrovskih dokumenata.

Postupak polaganja fondova u arhivu utvrđuje se planom (šemom) njihovog smještaja. Shema predviđa raspodjelu kompleksa sredstava po skladišnim objektima, navodeći (ako je potrebno) brojeve sredstava za svaki skladišni stalak.

Jedno arhivsko skladište može da primi arhivske dokumente različitih tipova, ali zahteva iste načine skladištenja (na primer, arhivski dokumenti na magnetnim trakama i diskovnim medijima sa magnetnim slojem; arhivski dokumenti na filmu i mikrooblicima, itd.).

Sve prostorije arhive (zgrade, zgrade, spratovi, spratovi, sobe), kao i regali, ormari i police su numerisani. Mediji za skladištenje su numerisani nezavisno s lijeva na desno od ulaza u arhiv, njihove police su numerirane odozgo prema dolje s lijeva na desno.

U cilju obezbjeđenja mjesta skladištenja i traženja dokumenata u repozitorijumu, sastavljaju se berzanski i postregalni topografski indeksi. Nacrtani su na karticama. Kartica fondovskog topografskog indeksa sastavlja se posebno za svaki fond, ovi kartoni su poređani po redosledu brojeva arhivskih fondova.. U njemu se navodi naziv fonda, broj fonda, zgrada, sprat (sloj), arhiv. magacin, prostorija, inventar br., predmeti od br. do br., br. regala, br. ormana, br. police, napomene (vidi Prilog 1).

Kartice topografskog indeksa kreveta postavljene su na svaki stalak i poredane su redosledom brojeva regala u posebnoj prostoriji. Jednu kopiju topografskih indeksa čuva službenik(i) zaduženi za vođenje evidencije arhivske dokumentacije, drugu - u arhivskom skladištu.

Održavanje topografskih indikatora može se vršiti na papiru ili u automatizovanom režimu u skladu sa utvrđenim zahtevima. Promjene u rasporedu dokumenata se blagovremeno odražavaju u svim kopijama, kao iu šemi raspodjele sredstava.

2. Upotreba posebnih sredstava za skladištenje i kretanje dokumenata

2.1 Procedura izdavanja predmeta iz depozitara

Predmeti se odjavljuju iz repozitorija:

Za upotrebu (za korisnike u čitaonici, za zaposlene u arhivi u radnim prostorijama, za ustanove i organizacije na privremenom čuvanju);

Za obavljanje arhivskih poslova sa dokumentima.

Arhivska dokumenta se izdaju iz arhive na period: do mjesec dana - korisnicima u čitaonici i zaposlenima u arhivu (osim posebno vrijednih dokumenata koji se izdaju na period ne duži od dvije sedmice); do tri mjeseca - za fond makere; do šest mjeseci - sudskim, policijskim i drugim nadležnim organima.

Izdavanje arhivske dokumentacije iz arhiva na izlaganje vrši se na period utvrđen ugovorom o održavanju izložbe.

Izdavanje predmeta iz depozitara sastavlja se odgovarajućim dokumentima i vodi u posebne knjige. Izdavanje arhivskih dokumenata iz arhive i njihovo vraćanje, uključujući provjeru stanja i prisutnosti arhivske dokumentacije prije izdavanja iz arhive i po povratku, vrši djelatnik arhive. Provjeru prisustva i stanja arhivskih dokumenata koje korisnici vraćaju u čitaonici, po listu, vrši zaposlenik čitaonice.

Obaveznoj provjeri dostupnosti i stanja po tabak prije izdavanja arhivskih dokumenata iz arhive i po njihovom vraćanju podliježu: jedinstvena dokumenta i posebno vrijedna dokumenta; arhivska dokumenta sa dragim kamenjem i metalima u dizajnu ili prilogu uz njih; slobodna arhivska dokumenta; predmeti koji ranije nisu izdati iz arhive i nemaju listove ovjere; fajlovi koji sadrže autograme, grafičke dokumente, poštanske i službene znakove, marke, razglednice, koverte sa adresama, pečate i druge arhivske dokumente od potencijalnog interesa za kolekcionare.

Sastav ostalih predmeta koji podliježu pregledu po listu utvrđuje uprava arhive na osnovu odluke stručno-metodološke komisije.

Umjesto skladišnih jedinica i inventara predmeta izdatih iz arhive postavlja se zamjenska kartica.

Arhivska dokumenta koja se izdaju iz arhiva moraju imati arhivsku šifru, numerisane listove, atestni list i list za upotrebu dokumenta.

Priprema arhivske dokumentacije za izdavanje iz arhive obuhvata: oduzimanje arhivske dokumentacije; usaglašavanje arhivske šifre i naslova (napomena) sa popisom (knjigom knjigovodstva i opisom) predmeta, dokumenata; provjeru arhivskih dosijea list po list - u utvrđenim slučajevima.

Usklađivanje arhivske šifre arhivske dokumentacije sa popisom (knjigom knjigovodstva i opisa) predmeta i isprava podrazumijeva provjeru ispravnosti korica i naslovne stranice predmeta, primarni fondovičuvanje audiovizuelnog, elektronskog dokumenta, ispravnost naslova i šifru jedinice za skladištenje. Ako postoje veće ispravke, korice i naslovna strana se zamenjuju, zadržavajući staru koricu ako je potrebno.

U pripremi za izdavanje pojedinačnih arhivskih dokumenata povučenih iz spisa iz arhive, na poleđini svakog lista stavlja se pečat sa arhivskom šifrom van teksta arhivskog dokumenta.

U cilju kontrole čuvanja arhivske dokumentacije, odeljenje nadležno za čuvanje arhivske dokumentacije vrši proveru očuvanosti arhivske dokumentacije izdate iz arhiva. Provjere se vrše planski ili po potrebi u dogovoru sa upravom arhiva.

Kada se arhivski dokumenti vraćaju u arhiv, vrši se detaljna provjera njihovog fizičkog stanja po utvrđenom postupku. U knjizi izdavanja arhivske dokumentacije upisuje se zabilješka o vraćanju arhivske dokumentacije u prisustvu arhivskih radnika ili fondatora koji su ih vratili. Ako se na vraćenim arhivskim dokumentima otkrije oštećenje, sastavlja se akt u bilo kojoj formi, koji potpisuju zaposleni u arhivi i lice koje vraća arhivsku dokumentaciju i dostavlja na razmatranje upravi arhiva.

Prilikom transporta arhivskih dokumenata na bilo koju udaljenost poduzimaju se mjere za njihovu zaštitu i zaštitu od izlaganja štetni faktori okoliša korištenjem posebnih vrsta ambalaže koja štiti arhivsku dokumentaciju od padavina, svjetlosti, mehaničkih oštećenja.

Prevoz arhivskih dokumenata vrši se u njihovom gustom pakovanju, što isključuje mogućnost premeštanja arhivske dokumentacije unutar paketa, udaraca i raznih udara, dok se fotografski dokumenti pakuju u uspravnom položaju u kutije čvrste konstrukcije odgovarajuće veličine, umotane. u krpu otpornu na vlagu. Ostali audiovizuelni i elektronski dokumenti, grafički i fajlovi velikog formata i dokumenti se premeštaju samo u ambalaži u kojoj su pohranjeni, ili na sredstva posebno predviđena za njihovo kretanje.

Za premeštanje arhivske dokumentacije unutar arhive koriste se pokretna kolica i druga prevozna sredstva.

Unutargradski prevoz arhivske dokumentacije vrši se zatvorenim vozilima uz obaveznu pratnju arhivskog radnika. Prevoz arhivske dokumentacije na velike udaljenosti obavlja se u zapakovanom obliku u pokrivenom vozilu u skladu sa pravilima za prevoz vredne robe utvrđenim za odgovarajuću vrstu prevoza.

2. 2 Provjera postojanja i stanja stvari

Svrha provjere prisustva i stanja u arhivi je utvrđivanje korespondencije stvarnog postojanja predmeta sa opisnim člancima i konačnim evidencijama u inventarama; identificirati oštećene datoteke u kojima se nalaze dokumenti sa blijedim tekstom koji zahtijevaju restauraciju, uvezivanje, dezinfekciju, prevrtanje na drugu stranu i sl.

Provjere dostupnosti i stanja arhivske dokumentacije sprovode se planski, kao i na vrijeme (vanredno).

U državnom arhivu, muzeju, biblioteci, arhivu Ruske akademije nauka vrši se planirana ciklična provjera dostupnosti i stanja:

Jedinstveni dokumenti - godišnje;

Posebno vredni dokumenti na papiru - jednom u 10 godina (u državnoj biblioteci - jednom u 5 godina);

Audiovizuelna i elektronski dokumenti- jednom u 5 godina;

Filmovi na bazi nitro - jednom svake 2 godine.

Ciklična učestalost provjere dostupnosti drugih arhivskih dokumenata utvrđuje se na osnovu odluke stručno-metodološke komisije (ili drugog savjetodavnog tijela) arhiva, u zavisnosti od intenziteta korištenja i stanja evidentiranja arhivske dokumentacije, ali najmanje jednom u 25 godina (u državnoj biblioteci - jednom u 15 godina).

U opštinskom arhivu, muzeju, biblioteci jednom svakih 10 godina vrši se redovna ciklična provera dostupnosti arhivskih dokumenata.

U slučaju elementarnih nepogoda, masovnih raseljavanja i drugih okolnosti u kojima može doći do gubitka dokumenata, vrše se vanredne jednokratne provjere prisutnosti i stanja svih arhivskih fondova ili pojedinačnih kompleta građe.

Provjeru raspoloživosti i stanja vrši grupa zaposlenih u broju od najmanje 2 osobe.

Prije početka rada utvrđuje se kompletnost knjigovodstvene dokumentacije za revidirani fond, pažljivo se provjerava knjigovodstvena dokumentacija, odnosno utvrđuje se da li su stvarno navedeni brojevi predmeta u inventaru ispravno prikazani u konačnoj evidenciji. Provjera se vrši usaglašavanjem stvarne dostupnosti predmeta sa inventarom. U ovom slučaju se provjerava broj predmeta, indeks predmeta, naslov, rokovi ispisa predmeta, broj listova naveden u inventaru, sa opisom predmeta na koricama. Fizičko stanje utvrđuje se vizuelnim pregledom kućišta.

Svi nedostaci otkriveni tokom provjere (nedostatak futrola, tehničke greške u brojanju, greške u opisu, fizička oštećenja) unose se u kontrolni list za prisustvo i stanje stvari. Čekovni list se popunjava direktno prilikom provjere za svaki inventar posebno, čekovni listovi su numerisani numeričkim redom i potpisani od strane izvođača.

Prilikom provjere dostupnosti i stanja stvari potrebno je: održavati redoslijed rasporeda predmeta na policama, u kutijama, fasciklama; postaviti na mjesto, pronađene tokom provjere, pogrešno lažne kutije drugih sredstava; da zaplijeni predmete koji nisu uključeni u inventar; obavijestiti rukovodioca arhiva o slučajevima zaraženih biološkim štetočinama radi hitne izolacije. Predmeti koji nisu uključeni u inventar stavljaju se na kraj fonda. Zabranjeno je unošenje u popis neobjavljenih predmeta tokom revizije.

Na kraju provjere raspoloživosti i stanja na kraju inventara stavlja se pečat „provjereno“, datum, pozicija i potpis.

Na osnovu zbirne evidencije u čekovnim listovima (listovima) sastavlja se akt o provjeri raspoloživosti i stanja u kojem se navodi broj, naziv i kategorija fonda, datum provjere, kao i ukupan broj podaci po rezultatima provjere: broj predmeta popisanih prema popisima, broj predmeta koji nisu dostupni, broj slovnih brojeva koji nisu označeni u inventaru, propušteni brojevi, kao i broj predmeta koji su bili dostupni . Zakonom se navodi i broj predmeta koji zahtijevaju arhiviranje, dezinfekciju i dezinsekciju, restauraciju, restauraciju zanemarenih tekstova (vidi Prilog).

Istovremeno sa činom verifikacije, po potrebi, mogu se sačiniti i potvrde o tehničkim greškama prilikom obračuna, akti otkrivanja neobjavljenih slučajeva, akti o nepopravljivoj šteti na predmetima itd.

Ako tokom inspekcijskog nadzora nisu utvrđene povrede uslova čuvanja dokumentacije fonda, onda se materijali inspekcije unose u dosije fonda, a podaci o slučajevima za koje je potrebna dezinfekcija, uvezivanje, restauracija prenose se u laboratoriju za mikrofotokopiranje i restauraciju. dokumenata.

Mogu postojati slučajevi kada se tokom provjere dostupnosti otkrije odsustvo slučajeva. To ukazuje na kršenje sigurnosti dokumenata i zahtijeva hitnu akciju. U tom slučaju arhiv mora započeti rad na traženju predmeta u roku od godinu dana od dana završetka provjere.

Tokom pretrage potrebno je:

Pregledati knjigovodstvenu dokumentaciju za izdavanje predmeta iz trezora;

Provjeriti ispravnost konačnog zapisnika u inventaru, prema kojem se popisuju neotkriveni predmeti, jer bi moglo doći do tehničkih grešaka u rednom numeriranju predmeta, a prilikom sastavljanja konačne evidencije nisu uzeti u obzir nedostajući i slovni brojevi ;

Analizirati naslove neotkrivenih predmeta u inventarama predmeta, što će omogućiti identifikaciju predmeta koji su dva puta uključeni u inventar ili su uključeni u drugi inventar ove organizacije, ali pod drugim brojem;

Proučiti stare inventare za predmete koji su prethodno bili podvrgnuti naučno-tehničkoj obradi, uporediti ih sa inventarom na kojem je izvršena provjera;

Organizovati potragu za predmetima koji nisu pronađeni tokom inspekcije u relevantnim organizacijama, u čijim aktivnostima su formirani neotkriveni slučajevi, nakon što su prethodno proučili njihove inventare;

Provjeriti akte o prijemu i predaji predmeta u arhivu od organizacija;

Proučiti akte o dodjeli predmeta i dokumenata na uništenje, akte o izdavanju predmeta na privremeno korištenje.

Za fajlove pronađene prilikom pretrage sastavlja se potvrda koju potpisuje šef arhive. Potvrda mora naznačiti mjesto otkrivanja slučajeva koji se vode kao neotkriveni (izdati su na privremeno korištenje bez izrade odgovarajućeg dokumenta, pronađeni u organizaciji, u kombinaciji sa drugim predmetima i sl.). Pronađeni slučajevi se postavljaju. U kartonu za evidentiranje neotkrivenih slučajeva sačinjava se zapis „pronađeno“ sa naznakom datuma i pozivnog broja. Kartica se uklanja iz kartoteke neotkrivenih slučajeva, preuređuje iza kartoteke i pohranjuje do potrebe.

Za slučajeve čiji je izostanak opravdan, o rezultatima pretrage sastavlja se potvrda s pozivanjem na dokumente koji potvrđuju razloge njihovog izostanka (prebačeni na trajno skladištenje, dodijeljeni za uništavanje, ali nisu odmah uklonjeni iz registra itd.).

Za nestale dokumente, za koje su iscrpljeni putevi traženja, sastavlja se akt o neotkrivanju slučaja i detaljna potvrda o radu pretrage. Provjera raspoloživosti i stanja smatra se obavljenom nakon izvršenih izmjena računovodstvene dokumentacije revidiranog fonda.

2.3 Osnivanje fonda osiguranja za posebno vredne dokumente i fonda za korišćenje

Fond osiguranja je zbirka osiguravajućih primjeraka posebno vrijednih arhivskih dokumenata. Osiguravajuća kopija dokumenta na papirnoj osnovi je negativ mikrofilm prve generacije napravljen od odgovarajuće vrste fotografskog filma direktnim fotografisanjem dokumenta i kasnije nazvan „mikrofilm osiguravajućeg fonda“.

Fond osiguranja je stvoren kako bi se sačuvali vrijedni dokumentarni podaci u slučaju gubitka ili oštećenja originalnih dokumenata. Fond osiguranja je nepovrediv i čuva se teritorijalno odvojeno od originala dokumenata od kojih su napravljene kopije osiguranja, u posebnoj arhivi (Skladišni centar fond osiguranja nalazi se u gradu Jalutorovsk, Tjumenska oblast).

Redoslijed preslikavanja osiguranja utvrđuje se uzimajući u obzir fizičko stanje jedinstvenih dokumenata i posebno vrijednih dokumenata i intenzitet pozivanja na njih. Među njima, najintenzivnije korišćene, sa oštećenjem materijalnog medija i dokumentarnih informacija, podležu prioritetnom kopiranju.

Osigurano kopiranje vrši se u skladu sa sistematizacijom skladišnih jedinica u popisu predmeta, dokumenata, koji se prepisuju ispred skladišnih jedinica. Svi arhivski dokumenti koji se nalaze u skladišnoj jedinici podliježu osiguranom kopiranju.

Kod preslikavanja osiguranja slučajevi po pravilu ne podliježu spajanju. Fajlovi se u iznimnim slučajevima uvezuju po dogovoru sa upravom arhive kada je potpuno nemoguće kopirati uvezani fajl. Na kraju rada, slučaj ponovo prepliće laboratorija ili organizacija - proizvođač kopija osiguranja.

Osiguranje preslikavanja jedinstvenih dokumenata i posebno vrednih dokumenata vrši se u skladu sa tehnološkim propisima i drugim važećim regulatornim i tehničkim dokumentima.

Osiguravajuća kopija arhivskog dokumenta na papirnoj osnovi je negativ mikrooblik (mikrofilm ili mikrofiš) I generacije, izrađen na fotografskom srebrno-halogenom filmu odgovarajućeg tipa metodom optičkog fotografisanja dokumenata.

Osiguravajuća kopija filmskog dokumenta je prva kombinovana kopija originala napravljena na filmu odgovarajuće vrste kontaktnim štampanjem. Osiguravajuća kopija fotografskog dokumenta je prva kopija originala izrađena na fotografskom filmu odgovarajućeg tipa reprodukcijom ili kontaktnom štampom. Osigurana kopija fono dokumenta je prva kopija originala napravljena modernim sistemom snimanja. Osiguravajuća kopija video dokumenta je prva kopija originala napravljena u originalnom formatu video tonskim snimanjem na magnetnoj vrpci.

Skup kopija arhivskih dokumenata izrađenih na različitim materijalnim nosačima i namijenjenih korištenju radi obezbjeđenja očuvanja originala arhivskih dokumenata (u daljem tekstu: upotrebni fond) nastaje, po pravilu, istovremeno sa izradom dokumenta. fond osiguranja, kao i ciljni nalog za najkorišćeniju arhivsku dokumentaciju, u postupku i druge poslove (deklasifikacija arhivskih dokumenata, organizacija njihovog korišćenja).

Upotrebni fond, napravljen istovremeno sa fondom osiguranja, formira se u obaveznom skupu, uključujući:

Za arhivske dokumente na papirnoj osnovi - jedan mikrooblik 2. generacije na srebrno-halogenom filmu (negativ ili pozitiv), izrađen od negativa mikrooblika 1. generacije i jedan mikrooblik 3. generacije, izrađen od mikrooblika 2. generacija;

Za filmske dokumente - jedan pozitiv kombinovani primjerak, jedan srednji pozitiv i jedan protutip fonograma (za zvučne filmske dokumente). Pozitivna kopija i međupozitivna slika moraju biti uključeni u komplet filmskih dokumenata koji se prihvataju na trajno skladištenje. Dozvoljena je dodatna proizvodnja fonda za korišćenje filmskih dokumenata u vidu videofonograma u Betacam i VHS formatima;

za fono dokumente - jedan primjerak na magnetnoj traci;

za video dokumente - jedan primjerak u VHS formatu.

Uvrštavanje kopija arhivske dokumentacije u fond za korišćenje, uključujući i na elektronskim medijima nastalim u toku drugog rada, arhiv vrši samostalno.

Zbirka upotrebe uključuje kopije potpuno kopiranih skladišnih jedinica. Primerci pojedinačnih arhivskih dokumenata mogu se uključiti u upotrebni fond kao deo tematskih zbirki arhivske dokumentacije.

3. Osiguranje fizičkog i hemijskog očuvanja arhivskih dokumenata

3.1 Provjera fizičkog stanja dokumenata

Provjera fizičkog stanja dokumenata vrši se radi utvrđivanja opšte slike stanja arhivskih fondova i utvrđivanja dokumenata sa specifičnim oštećenjima koja zahtijevaju hitnu ili planiranu posebnu obradu. U idealnim uslovima, organizacija rada na proveri fizičkog stanja i identifikaciji oštećenih dokumenata treba da bude podređena zadatku sekvencijalnog, sračunatog za budućnost, formiranja banke podataka o fizičkom stanju dokumenata.

Fizički pregled se također zasniva na diferenciranom pristupu. Prioritetna mogu biti sljedeća sredstva: koja sadrže jedinstvene i posebno vrijedne dokumente koji su bili podvrgnuti ekstremnoj ekspoziciji (visoke temperature pri požaru, voda, pjena pri gašenju požara itd.), I i II kategorije, koje su najtraženije među istraživači i zaposleni u arhivima, koji sadrže dokumente ekstremnih perioda rada u domaćoj kancelariji (Prvi svjetski rat, Drugi svjetski rat itd.)

Provjera fizičkog stanja dokumenata uvijek se vrši pregledom stranica predmeta. Ovo je dugotrajan posao koji treba planirati godinama unapred, pratiti i analizirati njegov napredak, obezbediti obaveznu obuku zaposlenih (stručnjaka) i kontinuitet u njihovom radu.

Postoje tri načina za procjenu fizičkog stanja velikih količina dokumenata:

1) potpuna provjera svih objekata proučavanog niza (na primjer, svih dokumenata fonda). Prednost metode je što daje potpunu informaciju o stanju svih dokumenata fonda. Nedostatak je što oduzima mnogo vremena;

2) selektivna metoda, kada se iz cjelokupnog volumena niza (slučajni mali uzorak) odabere samo mali dio i iz njega se procijeni stanje cijelog niza (fonda). Uzorak od 2% cijelog niza je dovoljan da se prikaže stanje niza kao cjeline. Prednost - vremenski troškovi su znatno manji nego kod čvrstog uzorka. Nedostatak – daje prosječnu informaciju o stanju cijelog niza bez posebne procjene stanja dokumenata koji nisu bili uključeni u uzorak;

3) slučajna identifikacija dokumenata sa nedostacima u papiru i tekstu od strane svih zaposlenih u arhivi u obavljanju službenih dužnosti (ako su njihovi poslovi vezani za pregled predmeta po listu). U ovom slučaju, poželjno je kodiranje fizičkog stanja dokumenata od strane zaposlenih u jednom odjeljenju - odjelu za osiguranje sigurnosti dokumenata. Prednost je najmanje utrošenog vremena. Nedostatak je što rezultati slučajne identifikacije dokumenata sa nedostacima u brojnim fondovima ne omogućavaju da se izvuku zaključci o fizičkom stanju svakog pojedinačnog arhivskog fonda, da se rezultati sumiraju u statističke tabele.

Fizičko stanje dokumenata ocenjuje se odsustvom ili prisustvom tipičnih nedostataka papira ili teksta. Prisustvo i vrsta defekta papira i teksta utvrđuje se vizuelno tokom skeniranja stranica po list svakog pojedinačnog dokumenta. U ovom slučaju, potrebno je obratiti pažnju na "starost" dokumenta (godina njegovog nastanka), što pomaže u procjeni prirode papira i teksta. Prilikom ocjenjivanja teksta pažnja se obraća na način njegove primjene, boju teksta, lokalnu ili opštu prirodu oštećenja na cijelom listu.

Provjera i procjena fizičkog stanja dokumenata vezana je za identifikaciju kvalitativnih znakova (stepen izumiranja, boja, način pisanja teksta, čvrstoća papira i sl.), a ne kvantitativnih pokazatelja (težina, dužina, broj itd.) Time se određuju neki subjektivnost stručne procjene. Stoga je pripremljenost stručnjaka od posebnog značaja. Mora uvježbati tehniku ​​ispitivanja na modelima. Ispitivač ne bi trebao previdjeti nedostatke, čak i ako su iste vrste.

Obračun fizičko-tehničkog stanja arhivske dokumentacije na papirnoj osnovi vrši se u: atestnom listu; list i akt provjere prisustva i stanja arhivske dokumentacije; evidencioni karton za arhivsku dokumentaciju sa oštećenjem medija; karticu računa za arhivske dokumente sa oštećenim tekstom; kartoteka (knjiga) za evidentiranje fizičkog stanja arhivske dokumentacije.

Obračun fizičko-tehničkog stanja audiovizuelnih dokumenata vrši se u: kartici za evidentiranje tehničkog stanja filmskog dokumenta; karticu za evidentiranje tehničkog stanja fotografskog dokumenta; kartica za evidentiranje tehničkog stanja fonodokumenta; kartica za snimanje tehničkog stanja video dokumenta.

Za obračun dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije, koji su u nezadovoljavajućem fizičkom stanju, vodi se posebna knjiga. Odgovarajuće oznake se stavljaju i na druge dokumente za evidentiranje fizičko-tehničkog stanja arhivske dokumentacije.

Obračun fizičko-tehničkog stanja arhivske dokumentacije može se vršiti na papiru ili u automatizovanom režimu u skladu sa utvrđenim zahtevima kontrolne i knjigovodstvene dokumentacije.

3.2. Fizička, hemijska i tehnička obrada arhivske građe dokumenata

Fizičko-hemijska i tehnička obrada arhivske dokumentacije vrši se u cilju: otklanjanja uzroka ubrzanog starenja i uništavanja arhivske dokumentacije; obnova njihove imovine, tehničke karakteristike, trajnost; reprodukcija dokumentarnih informacija na stabilnijim medijima.

Glavne vrste ove obrade arhivskih dokumenata na papirnoj osnovi su:

Dezinfekcija, dezinsekcija, deratizacija arhivske građe kao skup mjera za bioprofilaksu, biosigurnost i uništavanje bioloških štetočina u arhivima i na arhivskoj dokumentaciji;

Restauracija (restauratorsko-konzervatorska obrada), kao kompleks radova i tehnoloških operacija za vraćanje svojstava i trajnosti originalnih arhivskih dokumenata;

Reprodukcija arhivske dokumentacije u cilju stvaranja fonda osiguranja za kopije jedinstvenih dokumenata i posebno vrijednih dokumenata i fonda za korištenje; foto restauracija arhivskih dokumenata sa izblijedjelim tekstom niskog kontrasta; zamjena originala kratkotrajnim ili uništenim medijima sa kopijama radi očuvanja dokumentarnih podataka i sl.;

Uvezivanje arhivskih dokumenata;

Otprašivanje arhivskih dokumenata;

Obrada arhivske dokumentacije u režimu spasilačkih operacija, uključujući korištenje sredstava i metoda sušenja, dezinfekcije, dezinsekcije, zamrzavanja, restauracije, reprodukcije, dekontaminacije i druge vrste ciljane obrade.

Audiovizualni i elektronski dokumenti, u zavisnosti od fizičke prirode medija, podležu sledećim restauratorskim i konzervatorskim i preventivnim radovima na održavanju:

a) arhivska dokumenta na magnetnoj traci:

Čišćenje površine od čestica prašine i prljavštine pomoću posebne opreme za čišćenje;

Zamjena suhih i iskrivljenih ljepila;

Registracija rola magnetne trake sa zaštitnom magnetnom trakom sa obe strane od 2-2,5 m;

Premotavanje radi ublažavanja unutrašnjih naprezanja u rolama magnetnih traka, nastalih usled promena temperature i vlažnosti tokom skladištenja i transporta arhivske dokumentacije;

b) arhivska dokumenta na disku: otprašivanje; brisanje antistatičkim sredstvom;

c) filmski i foto dokumenti, mikrooblici i zvučni zapisi za filmove:

Otprašivanje;

Uklanjanje voska, masti i drugih zagađivača;

Jačanje ljepila i rezova;

Popravak perforacija;

Izmjena grubih, iskrivljenih zakrpa i ljepila;

Popravka oštećenih polja okvira.

Gramooriginalni fonodokumenti se podvrgavaju elektrohemijskom čišćenju.

Radovi na fizičko-hemijskoj i tehničkoj obradi arhivske dokumentacije dijele se na planske i vanplanske.

Planska obrada arhivskih dokumenata vrši se na osnovu rezultata provjere njihovog stanja po redoslijedu prioriteta utvrđenog u arhivu, uzimajući u obzir njihovu pripadnost različitim vrijednosnim grupama, osobenosti fizičkog stanja arhivskih dokumenata različitih vrsta i mogućnosti arhive. Prioritet se daje jedinstvenim dokumentima i dokumentima posebne vrijednosti.

Neplanirani poslovi obuhvataju poslove koji se obavljaju u hitnim spasilačkim situacijama povezanim sa lokalnim ili masovnim uništavanjem arhivske dokumentacije vatrom, vodom, hemijskim ili radioaktivnim supstancama.

Hitne mjere za izolaciju, izolaciju, saniranje arhivske dokumentacije i mjesta njihovog skladištenja poduzimaju se i kada su arhivska dokumenta oštećena biološkim štetočinama.

Nomenklatura, postupak i tehnologija rada na fizičko-hemijskoj i tehničkoj obradi arhivske dokumentacije utvrđuju se industrijskim regulativnim i metodološkim dokumentima.

Realizacijom zadataka ostvarena je svrha studije predmeta.

Kao rezultat istraživanja provedenog na temu "Organizacija arhivskog fonda Ruske Federacije" može se izvesti niz zaključaka:

Da bi se osigurala sigurnost dokumenata u arhivi, potrebno je izvršiti sljedeće:

Skup mjera za organizaciju skladištenja, osiguravajući stvaranje materijalno-tehničke baze za skladištenje dokumenata (izgradnja i skladišta, sredstva za skladištenje dokumenata, sigurnost i sigurnost skladištenja, kontrola klime, sredstva za kopiranje i restauraciju oštećenih dokumenata itd. );

Skup mjera za stvaranje i usklađenost sa standardnim uvjetima skladištenja dokumenata (temperatura i vlažnost, svjetlo, sanitarno-higijenski, sigurnosni načini skladištenja).

Sistem mera za organizovanje čuvanja treba da obezbedi sigurnost dokumenata i kontrolu njihovog fizičkog stanja kada dokumenti stignu u arhivu pre nego što se predaju u trajno skladište.

Da bi se osiguralo očuvanje arhivske dokumentacije u arhivima, potrebno je izvršiti sljedeći niz međusobno povezanih radova:

Stvaranje optimalnih uslova za čuvanje dokumenata;

Postavljanje dokumenata u skladišta, topografija;

Poštivanje procedure za izdavanje predmeta iz skladišta;

Provjera dostupnosti i stanja;

Osnivanje fonda osiguranja za posebno vrijedne dokumente i fonda za korištenje;

Osiguravanje fizičkog i hemijskog očuvanja dokumenata.

Bibliografski spisak literature

Izvori od

1. Federalni zakon "O arhivskoj djelatnosti u Ruskoj Federaciji" od 22. oktobra 2004. br. 125 FZ (izmijenjen i dopunjen Federalnim zakonom br. 202-FZ od 4. decembra 2006.).

2. Naredba Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije
od 18. januara 2007. br. 19 „O usvajanju Pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima, muzejima i bibliotekama, organizacijama Ruske akademije nauka."

3. Odluka Upravnog odbora Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 28. marta 2005. br. Ruske Federacije od 03.09.2004. br. 314" O sistemu i strukturi federalnih organa izvršne vlasti".

4. GOST 7.48-2002 SIBID. Čuvanje dokumenata. Osnovni pojmovi i definicije.

5. Osnovna pravila za arhive organizacija. Odobreno odlukom Kolegijuma Rosarhiva od 06.02.2002 - M .: VNIIDAD, 2002.

Književnost

6. Banasyukevich V.D. Aktuelno naučni problemi osiguranje sigurnosti arhivske dokumentacije // Domaći arhiv. -2001. - br. 2

8. Popova E.N. Osiguravanje sigurnosti dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije u modernom zakonodavstvu Ruske Federacije i njenih subjekata // Bilten arhivista. - 2000.- br. 1.

9. Privalov V.F. Osiguranje sigurnosti dokumentarne baštine u savremenim uvjetima // Domaći arhiv. - 1999. - br. 2.

Aplikacija

Obrazac akta provjere prisustva i stanja stvari

Ja odobravam

Službeni naziv Naziv radnog mjesta

nadređeni organ rukovodioca organizacije

Dešifrovanje

Službeni naziv (lični potpis) potpisa

Datum organizacije

ACT N___

Mjesto kompilacije

Provjera dostupnosti i stanja arhivskog fonda N____

Ovaj akt je sačinila komisija koju čine _____________________

(Puna imena predsjednika i članova komisije) u vezi sa

_______________________________________________.

(baza)

Potvrđeno je da:

1. Ukupno je naveden prema popisima predmeta _______________ predmeta, uključujući dijelove konsolidovanih inventara predmeta odobrenih od ________________________________

2. Ukupno, __________________ predmeti nisu bili dostupni, uključujući prema odjeljcima sažetih lista predmeta odobrenih od strane ________________________________________________ __________________ predmeta

(Službeni naziv notificiranog tijela) (brojkama i riječima)

3. Pogrešno postavljeni predmeti koji se odnose na druge arhivske fondove, _________________ predmeta.

4. Ispostavilo se da je za ovaj arhivski fond dostupno ____________ predmeta.

5. Postoje neopisani ________________ slučajevi.

6. Za arhivski fond je ukupno dostupno ________________ dosijea,

1) __________________ slučajevi koji zahtijevaju dezinfekciju;

2) __________________ slučajevi za koje je potrebna dezinsekcija;

3) __________________ predmeti koji zahtijevaju restauraciju;

4) __________________ predmeti koji zahtijevaju vezivanje i podnošenje;

5) ____________ slučajeva u kojima je potrebno obnavljanje bledih tekstova;

6) nepopravljivo oštećeni ___________________ predmeti;

7) izdati na privremeno korišćenje __________________ predmeti.

7. __________________________________________________________

(Opšte karakteristike stanja i uslova čuvanja dokumenata. _________________________________________________________________.

Glavne negativne pojave u stanju i uvjetima čuvanja dokumenata)

Provjeru su izvršili:

Predsjednik Komisije _________________ Transkript

(lični potpis) potpisi

Članovi komisije ___________________ Transkripti

(lični potpisi) potpisi

O obezbjeđivanje očuvanja arhivske dokumentacije

Belgorod 2008

Uvod

3. Načini arhiviranja dokumenata

5. Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku

Zaključak

Bilješka

Bibliografska lista

Uvod

Relevantnost teme... Dokumenti su informacijska osnova aktivnosti organizacije, jer je u njima koncentrisano više od 80% njenih informacionih resursa. Tokom arhivskog čuvanja dokumenata, oni su manje-više izloženi različitim faktorima koji uzrokuju nepovratnu promjenu svojstava materijala – starenje. Masovno uništavanje dokumenata u dugoročnom skladištenju je zbog hitnosti problema osiguranja sigurnosti i očuvanja sredstava. U Ruskoj nacionalnoj biblioteci, oko 25% knjiga zahteva konzervaciju. Slična situacija je iu drugim bibliotekama u Rusiji.

nepovoljni faktori i povećavaju trajnost dokumenata. U raznim zemljama svijeta intenzivno se traga za modernim tehnologijama kako bi se osiguralo očuvanje spomenika kulture na papiru.

Trenutno arhivi naše zemlje sadrže ogroman broj dokumenata koji svjedoče o višestrukim aktivnostima naroda. Osiguranje njihovog dugoročnog očuvanja primarni je zadatak arhivskih radnika. O važnosti ovog problema svjedoče i odgovarajuće uredbe naše vlade.

Svrha rada je pronalaženje optimalnih uslova za osiguranje sigurnosti arhivske dokumentacije.

Svrha rada definiše sljedeće zadatke :

1. Proučite istoriju zakonodavstva i osnove očuvanja

arhivska dokumenta

4. Analizirati topografiju i registraciju kretanja dokumenata

Objekt istraživanja su arhivski dokumenti, njihovo mjesto i značaj njihovog očuvanja u istoriji države.

Predmet studija -

arhivska dokumenta

Stepen proučavanja teme

stranaka, što doprinosi sticanju objektivnijih saznanja o ovom pitanju.

1 u svom istraživanju "Arhivologija" pokazuje ne samo uslove za očuvanje arhivskih dokumenata, već i istoriju arhivskog posla u Rusiji, kao i organizaciju dokumenata i dosijea Arhivskog fonda Ruske Federacije.

Zbornik radova A. V. Okhotnikova 2 "Upravljanje dokumentima i kancelarijski rad" skreće pažnju na klasifikaciju dokumenata, sisteme dokumentacije, komunikaciju dokumenata i dokumentarnu delatnost, gde se razmatra skladištenje dokumenata. Članci Alekseeva E.V. 3 "Arhivski aspekti u kancelarijskom radu: osiguranje sigurnosti arhivskih dokumenata i organizacija njihovog skladištenja" baza podataka da razotkrije navedenu temu. U ovim člancima vrlo je široko obrađena tema osiguranja sigurnosti dokumenata.

1. Istorijat zakonodavstva i osnove osiguranja očuvanja arhivske dokumentacije

nije bilo samo elementarnih nepogoda, već i vrlo često neodgovornog, nepromišljenog odnosa prema dokumentima, pa i od strane države, koja je bila organizator „kampanja otpada“. Među građanima postoji i mišljenje o "beskorisnosti papira", o "prašnjavoj arhivi" - (a arhiva bi, u idealnom slučaju, trebala biti bez prašine) kao o nečem nepotrebnom. I tek kada se osoba lično suoči sa potrebom da dobije neku vrstu podataka iz arhiva, od kojih zavisi njegovo društveno, materijalno i drugo blagostanje, počinje da shvata značaj arhiva. Nažalost, 1990-ih godina dvadesetog vijeka izgubljeni su brojni vrijedni dokumenti likvidiranih kompanija i banaka, uključujući i dokumente o kadrovima neophodnim za zaštitu prava i interesa njihovih zaposlenika 4.

Ali arhivi su i jedinstveni repozitoriji podataka o prošlosti naše zemlje i naših predaka. Koliko često samo jedan sačuvani dokument može promijeniti naše razumijevanje i znanje o nečemu ili nekome. Samo u romanima "rukopisi ne gore", u životu je sve prozaičnije i tragičnije - oni gore i nestaju u naše dane. Nema ništa strašnije od gubitka pamćenja, zaborava korijena - to je podjednako strašno i za pojedinca i za čitave narode. Zato je poziv, upućen početkom 20-ih godina dvadesetog veka - "Sačuvajte arhive!" - jednako je aktuelno i danas.

Potreba za očuvanjem arhivskih dokumenata i odgovornost za njihovu smrt propisana je zakonom. A iza toga stoji dugogodišnja pravna tradicija. Zakonik iz 1550. predviđao je tako strogu kaznu kao što je bičevanje za oštećenje "državnih poslova". Međutim, u doba Petra Velikog, tjelesna kazna zamijenjena je kaznom u rubljama - kaznom: „I ako će od sada držati neke označene izvode i uredbe u čemu će zanemariti, ili šta će izgubiti, ili molitelji i ko treba pokazati (biće) ili otpisati šta bez dekreta, A o tome će se po dekretu Velikog suverena izvršiti pretres sa svom surovošću, a na traženje krivih, kazna je nemilosrdna, zavisi od greške i od slučaja, ili će velike kazne biti ispravljene."

U sovjetsko vrijeme, zakon je također bio strog prema arhivistima. Uredba o GAF-u SSSR-a od 29. marta 1941. godine takođe je zapretila krivičnom odgovornošću za smrt i krađu dokumenata, kao i za odavanje poverljivih podataka iz dokumenata.

Jedan od prvih posebnih zakonskih akata o zaštiti arhivskih dokumenata bio je Zakon SSSR-a "O zaštiti i korišćenju istorijskih i kulturnih spomenika" od 29. oktobra 1976. godine. Zakonom je naglašeno da su istorijski i kulturni spomenici vlasništvo naroda i sastavni dio svjetske kulturne baštine 5

U Osnovama zakonodavstva Ruske Federacije „O Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima“ stoji: „Vlasnici dokumenata iz sastava Arhivskog fonda Ruske Federacije dužni su osigurati njihovu sigurnost. Za posebno vrijedne i jedinstvene dokumente kreiraju se kopije osiguranja”. Dakle, institucija je dužna da čuva dokumente, bez obzira na oblik svojine na njima.

Pored administrativne odgovornosti za kršenje pravila čuvanja arhivskih dokumenata predviđena je i njihovo uništavanje, krađa i smrt. krivična odgovornost... Krivični zakon Ruske Federacije (1996) sadrži nekoliko članova koji utvrđuju odgovornost za ova krivična djela: čl. 164 - “Krađa predmeta posebne vrijednosti”; Art. 284 - “Gubitak dokumenata koji sadrže državna tajna"; Art. 324 - "Nabavka ili prodaja službena dokumenta i državne nagrade” i drugi članci.

U skladu sa Pravilnikom o Federalnoj arhivskoj službi Rusije (1998.), osiguranje očuvanja dokumenata jedna je od najvažnijih funkcija arhivskih ustanova 6.

upute:

1. osiguranje fizičke i hemijske ispravnosti dokumenata;

3. evidentiranje kretanja i kontrolu fizičkog stanja dokumenata, što podrazumijeva odraz svih promjena u knjigovodstvenim oblicima arhive;

4. kopiranje dokumenata radi formiranja fonda osiguranja i fonda za korištenje;

2. Uređenje, opremanje i rad arhivskih prostorija

Treba imati na umu da se dokumenti čuvaju u arhivi kako bi se koristili onoliko dugo koliko su u vrijednosti: 3, 5, 10, 25, 40, 75 godina, stoljeće. Tokom čitavog perioda skladištenja dokumenti moraju biti zaštićeni od nepovoljnim uslovima, oštećenja njihove fizičke osnove i teksta otisnutog na njima, kao i od krađe i gubitaka zbog nemara.

Prvi uslov za stvaranje optimalnih uslova za skladištenje dokumenata je postojanje zgrade koja ispunjava sve parametre kako bi se osigurala njihova sigurnost. Grade se posebne zgrade za državni arhiv. Najčešće se koriste standardni projekti, razvijeni za arhive s različitim količinama dokumenata 7.

U slučaju da je zgrada arhiva posebno izgrađena, njena izgradnja i rad moraju se izvoditi u skladu sa zahtjevima zaštite od požara predviđenim GOST 12. 1. 004-76 "Uputstvo za projektovanje arhiva", " Propisi o požaru projektovanje zgrada i objekata”, pravila i uputstva o zaštiti od požara u ustanovama Federalne arhivske službe. Ako je zgrada (prostorija) dodijeljena za prenamjenu u arhivu, ona se može prepoznati kao prikladna tek nakon pregleda. Stručna komisija sastavljena od svih specijalizovanih službi (arhiva, vatrogasna, sanitarna, obezbeđenje) pažljivo ispituje površinu dodijeljenih prostorija; lokacija ove prostorije u zgradi (sprat); lokacija zgrade; stanje fizičkog i hemijskog okruženja prostorije. Specifične podatke treba dobiti prema ovim kriterijumima. Ukoliko prostor ispunjava navedene kriterijume, sastavlja se akt koji potpisuju svi članovi stručna komisija 8 .

Zahtjevi za prostorije arhiva evidentirani su u savremenim propisima i metodoloških dokumenata, prije svega, u Osnovnim pravilima za arhive Organizacije, kao iu nizu GOST-ova i metodoloških razvoja. Uslovi skladištenja dokumenata razlikuju se u zavisnosti od sastava dokumenata (bioskop, foto, video, fono) arhive i nosilaca informacija (papir, film, itd.). Postoje opšti zahtjevi za skladište. Prije svega, morate znati šta je neprihvatljivo za arhivske prostorije:

1.prostor ne treba da bude dotrajao,drven,podrum,potkrovlje,ne grijan,bez prirodne ventilacije;

3.ne bi trebalo biti industrijskih objekata zagađivanje vazduha agresivnim gasovima i prašinom

4. arhiva se ne smije nalaziti u blizini prostorija u kojima se nalaze ugostiteljske službe, skladišta hrane. Njihovi stanovnici - i mikroorganizmi i glodari - mogu jesti arhivske dokumente.

zahvaćeni štetočinama (izolator); radne prostorije za zaposlene; čitaonica sa posebnom prostorijom za privremeno skladištenje dokumenata; prostorija za neutralizaciju dokumenata sa autonomnim izduvna ventilacija gdje se, ako je potrebno, može ugraditi komora za dezinfekciju; prostorije za restauraciju i uvezivanje dokumenata i ostalo 9.

Ostava je organizovana u izolovanoj prostoriji. Za skladištenje se postavljaju najstroži zahtjevi:

1. nije dozvoljena kombinacija skladišta i radnih prostorija za bilo koju namenu;

2. nije dozvoljeno postavljanje skladišta u negrijane, vlažne, neprikladne prostorije, kao ni u prostorije sa pećnim grijanjem;

3. Skladište mora imati izlaze na liftove i stepeništa pogodne za evakuaciju, izlaz u slučaju nužde;

4. Unutrašnje uređenje skladišnih objekata treba izvesti materijalima koji ne skupljaju prašinu i nisu izvor prašine ili agresivnih hemikalija. Slični zahtjevi trebali bi se primjenjivati ​​na sve materijale koji se koriste u proizvodnji opreme za skladištenje i objekata za skladištenje dokumenata;

5. U skladišnim prostorijama nije dozvoljeno polaganje vodovodnih i kanalizacionih cevi, kao i dovoda tehnološke ili kućne vode;

7. Električne instalacije u skladištima moraju biti skrivene, utičnice moraju biti zapečaćene ili poluzatvorene. Skladišta su opremljena zajedničkim ili podnim električnim prekidačima;

8. Ostave su odvojene od susednih prostorija arhive vatrootpornim zidovima i plafonima sa granicom otpornosti na vatru od najmanje 2 sata;

9. izlaz protivpožarne vode mora se nalaziti na stepeništu;

11.laboratorij i industrijskih prostorija treba da bude što dalje od skladišta i da nema zajedničke ventilacione kanale 10.

Postavljanje dokumenata u repozitorijum povezano je ne samo sa osiguravanjem njihove sigurnosti, već i sa mogućim brzim traženjem za korištenje. Nije dozvoljeno skladištenje dokumenata na podu, prozorskoj dasci i u nesastavljenim balama. U skladištima se postavljaju stacionarni metalni regali (moguće su drvo, tretirano vatrostalnom smjesom), za čuvanje posebno vrijednih dosijea i knjigovodstvene dokumentacije - sefova i metalnih ormara. Redoslijed postavljanja regala je sljedeći: širina glavnih prolaza (između redova regala) - 120 cm; prolaza između polica - 75-80; udaljenost između zida i paralelnog stalka - 75; razmak između zida i kraja police - 45; udaljenost od poda do donje police - 20; a u podrumskim etažama - 30 cm Regali se postavljaju okomito na zidove sa prozorskim otvorima i sistemom grijanja. Ovakav redosled ugradnje regala obezbeđuje blage temperaturne i svetlosne uslove skladištenja.

jednostrane police - 25-30 cm; razmak između polica je 35 cm.

Ako prostorija za arhiv ima visinu veću od 4 m, tada je za racionalno korištenje prostora preporučljivo ugraditi dvoslojne police s međuslojnim stropovima i udobne stepenice s ogradama koje osiguravaju sigurnost rada. Za skladištenje dokumenata velikog formata (bogata, mapa, planova) izrađuju se posebni regali.

Efikasno upravljanje kancelarijskim prostorom zavisi od pravilnog definisanja poslovnog prostora, što pomaže u radu sa dokumentima, i od racionalnog smeštaja dokumenata u repozitorijume. Za udobnost i brzinu rada u skladištima koriste se sklopivi i lagani pokretni stolovi, stabilne i lagane ljestve.

Ožičenje u skladišnim objektima je dozvoljeno samo skriveno ili u plinskim cijevima, rasvjetna tijela - poluhermetička; razvodne table i rastavljači se postavljaju van skladišnog objekta 11.

Efikasno upravljanje kancelarijskim prostorom zavisi od pravilnog definisanja poslovnog prostora, što pomaže u radu sa dokumentima, i od racionalnog smeštaja dokumenata u repozitorijume.

Ako je skladište namijenjeno direktno skladištenju dokumenata, preporučljivo je dodijeliti prostorije u arhivu za njihovu upotrebu. Oni treba da obezbede normalan rad čitalaca i istraživača. Prostorije treba da sadrže čitaonicu za rad sa dokumentima različitih veličina i vrsta, kao i sljedeće glavne prostore: izdavanje dokumenata istraživačima; Sistemi za pronalaženje informacija; privremeno čuvanje dokumenata tokom perioda njihovog korišćenja 12.

Svaki arhiv razvija plan za evakuaciju dokumenata u vanrednim uslovima (požar, poplava, itd.). Plan treba da predvidi prioritetnu evakuaciju posebno vrijednih dokumenata i dosijea trajnog skladištenja.

Za sigurnost dokumenata bitna je ne samo zgrada (prostor), već i sredstva u njoj. Parametri ovog okruženja određeni su poštovanjem režima skladištenja.

3. Načini arhiviranja dokumenata

stvaranje optimalnog režima skladištenja, restauracija dokumenata, izrada garantnih kopija.

Postoje sljedeći načini skladištenja:

1.luminous;

2. temperatura i vlažnost;

Lagani način rada

Svjetlost sa sobom nosi energiju, pod čijim utjecajem dolazi do fotokemijskih reakcija u osvijetljenim materijalima, uzrokujući promjenu njihovih početnih svojstava. Papir postaje smeđi pod uticajem svetlosti i gubi mehaničku čvrstoću, jer se u njemu dešavaju značajne promene. Mnogi tekstovi takođe blijede od svjetlosti. I prirodna i umjetna svjetlost opasne su za materijale 13. Trajno skladištenje treba obavljati u mraku. Osvetljenje trezora i dokumenata sunčevom svetlošću nije dozvoljeno.

Prirodno osvetljenje u radnji je dozvoljeno samo sa difuzerima, automatskim dimerima, zaštitnim filterima i roletnama. Za zaštitu dokumenata od svjetlosti koristi se skladištenje u povezima, fasciklama, kutijama, ormarima. Za umjetnu rasvjetu u skladištima koriste se žarulje sa žarnom niti u zatvorenim sjenilima s glatkom vanjskom površinom.

Nivo osvetljenja u opsegu vidljivog spektra ne bi trebalo da prelazi: na vertikalnoj površini stalka na visini od 1 m od poda - 20-50 luksa (luksa), na radnim stolovima - 100 luksa. Osvetljenost se meri posebnim uređajem - svetlomerom tipa U-16.

Najsvjetlije mjesto u arhivi trebala bi biti čitaonica. Najmanja osvijetljenost prostorija od opšteg osvjetljenja treba biti 300 luksa na udaljenosti od 0,8 m od poda u horizontalnoj ravni. Osim toga, na radnim stolovima čitača treba postaviti stolne lampe. Međutim, u prostorijama za privremeno skladištenje, ako je moguće, treba se pridržavati svjetlosnog režima, kao u skladišnim objektima 14.

Uvjeti temperature i vlažnosti

Temperatura i vlažnost su glavni faktori koji osiguravaju očuvanje arhivskog fonda. Prostorije za skladištenje treba da održavaju optimalan režim temperature i vlažnosti dokumenata, uzimajući u obzir njihove specifičnosti. Uslovi temperature i vlažnosti određuju mikroklimu date prostorije.

Mikroklima zavisi od klimatskih karakteristika područja na kojem se zgrada nalazi i karakteristika zgrade. Za mikroklimu prostorija tipične su vremenske i klimatske promjene i inercija njihovog ispoljavanja. Mikroklima dokumenata je konvencionalni pojam koji karakteriše temperaturno i vlažno stanje dokumenata u uslovima njihovog skladištenja, upotrebe, transporta 15.

Povoljna mikroklima za dokumente stvara se pri pozitivnoj temperaturi i relativnoj vlažnosti od 30-60%. U ovim uslovima:

1.pojavljuju se optimalna fizičko-mehanička svojstva papira kao nosioca informacija (maksimalna čvrstoća, dobra fleksibilnost, stabilnost dimenzija, minimalna deformacija);

2. uočena je stabilnost papira kao higroskopnog materijala (slaba reakcija na nagle promjene klime u prostoriji);

3. isključena je mogućnost oštećenja papira plijesni;

4. obezbeđuje optimalnu brzinu hemijskog starenja papira i teksta;

i smatra se najsigurnijim za dugotrajno skladištenje papirnih dokumenata 16.

Optimalni režim temperature i vlažnosti ovisi prije svega o vrsti medija za skladištenje koji prevladava u arhivi. Na primjer:

1. papirna dokumenta: temperatura - 17-19C, relativna vlažnost - 50-55%;

2. dokumenti na filmskim nosačima (fotografija, film, pozadina, video): temperatura - 15C, relativna vlažnost - 40-55%;

3. dokumenti na magnetnim medijima (filmovi, diskovi): temperatura - 15-20C, relativna vlažnost - 50-65%.

na klimatske promjene, uništavanje od fizičkog i mehaničkog starenja i trošenje se povećava. Moguć je nepovratni delimični gubitak tokom dužeg sušenja papira.

Raspon promjena relativne vlažnosti od 60-100-60% naziva se vlažna nestabilna klimatska zona. Sa povećanjem vlažnosti, raste fleksibilnost, ali se istovremeno smanjuje vlačna čvrstoća papira. Povećava se aktivan odgovor lista na bilo kakve klimatske promjene. Stopa hemijskog starenja papira i teksta značajno se povećava, uočava se širenje u vodi rastvorljivih tekstova i slabljenje njihovog kontrasta. Sa vlažnošću većom od 65%, stvaraju se povoljni uslovi za pljesnive dokumente: vjerovatnoća stvaranja buđi se brzo povećava kako vlažnost raste sa 65 na 100%. Izuzetno je važno da tokom trajnog skladištenja dokumenti ostanu maksimalno u normalnoj klimatskoj zoni, a minimalno u suvoj ili vlažnoj zoni.

U prostorijama ne bi trebalo biti naglih kolebanja temperature i vlage, jer to uništava medij za skladištenje. Zbog toga se arhivska dokumenta koja su primljena nakon dugotrajnog transporta ne stavljaju odmah u skladište, već se neko vrijeme ostavljaju u posebnoj prostoriji za aklimatizaciju 17.

Kako bi se utvrdilo da li temperatura i vlažnost u odabranoj prostoriji odgovaraju zahtjevima optimalnog temperaturno-vlažnog režima, u arhivi se obavljaju kontrolno-klimatski radovi. Njegova glavna svrha je dobivanje stalnih informacija o klimatskim uvjetima skladištenja.

Kontrola klime se vrši prema tri klimatska parametra: temperaturi, relativnoj vlažnosti i apsolutnoj vlažnosti vazduha. Za mjerenja se koristi posebna instrumentacija.

U klimatizovanim prostorijama merenja se vrše i evidentiraju u posebnom dnevniku jednom nedeljno, u prostorijama sa neuređenom klimom - dva puta nedeljno, u slučaju kršenja režima skladištenja - evakuacija, poplava i sl. - svaki dan.

Najsigurniji način za uspostavljanje fiksnog optimalnog temperaturnog i vlažnog režima u prodavnici je opremanje radnje sistemima za klimatizaciju, odnosno korištenje klima uređaja. U prostorijama sa neregulisanom klimom treba preduzeti mere za optimizaciju uslova temperature i vlažnosti za skladištenje dokumenata korišćenjem tehničkih sredstava ovlaživanja ili odvlaživanja vazduha, racionalne ventilacije i grejanja skladišnih prostora.

Sanitarno-higijenski režim .

Sanitarno-higijenski režim podrazumijeva skup zahtjeva usmjerenih na održavanje čistoće, isključujući pojavu plijesni, plijesni, prašine, a posebno insekata i glodara. Da biste to učinili, u spremištu se moraju strogo poštovati sljedeći zahtjevi:

1. Konstantna cirkulacija vazduha, isključenje neventiliranih prostora.

2. Zaštita prozora i ventilacionih otvora mrežama prečnika mreže ne više od 0,5 mm.

3. Vanjska odjeća, mokra i prljava obuća ne smiju se držati u radnji.

4. Neprihvatljivo je čuvati i koristiti hranu.

5. Sistematski provodite mokro čišćenje - dok voda ne bi trebala dospjeti na dokumente. Međutim, mokro čišćenje u skladištima sa malim kubičnim kapacitetom može značajno uticati na vlažnost vazduha. Stoga je pri započinjanju s takvim čišćenjem potrebno znati kolika je vlažnost zraka u skladištu. Ako je vlažnost ispod normalne, mokro čišćenje se može obavljati svakodnevno. Pri visokoj vlažnosti, čišćenje poda suvom isceđenom krpom dozvoljeno je najviše jednom nedeljno 18. Uklanjanje prašine sa regala, ormara, skladišta najmanje jednom godišnje.

7. Dva puta godišnje dokumenti se selektivno pregledavaju radi otkrivanja insekata i plijesni 19.

Prašina može uzrokovati fizičko i hemijsko uništavanje dokumenata, kao i sadržati spore gljivica i jaja insekata. Dva su glavna razloga za stvaranje prašine u skladištu: unutrašnji (prirodna erozija zidova, podova, betonskih podova, ambalažnog materijala) i spoljašnji (prodiranje prašine spolja). Shodno tome, treba koristiti različite zaštitne mjere kako bi se spriječilo njegovo pojavljivanje.

dozvoljavaju izradu greda, cijevi ili drugih izbočina u skladišnim objektima, na kojima bi se taložila prašina.

Posebnu pažnju treba obratiti na podove u skladišnim prostorima. To je glavni izvor prašine koja nastaje trljanjem o njegovu površinu različitih sredstava za transport dokumenata i drugih predmeta. Preporučljivo je postaviti ravne, glatke podove u prodavnici, jer granulirani (zgnječeni, zrnasti) premazi doprinose visokoj abraziji prilikom trljanja raznih predmeta o njih i brzo se prekrivaju prašinom.

Za generalno čišćenje skladišta i redovno uklanjanje prašine sa dokumenata na policama, većina arhiva najčešće koristi konvencionalne standardne električne usisivače. Ponekad se, radi praktičnosti, razvijaju posebni uređaji za obične usisivače. Na primjer, u Državnoj biblioteci. Lenjina, ugrađena je konstrukcija komore za prašinu koja se koristi za uklanjanje prašine iz knjiga.

ne više od 4-6 mg/m 3, dok prašina ne smije sadržavati više od 10% SiO 2 20.

Guard mod .

Sigurnosni način rada pretpostavlja:

1. Organizacija sigurnosnog sistema, kontrola pristupa, protuprovalni alarmi za sve prostorije arhive.

2. Zatvaranje magacina u radno vrijeme ključem, a u neradno vrijeme - plombiranje i plombiranje.

3. Omogućavanje pristupa spremištu samo zaposlenima u arhivi ili, u hitnim slučajevima, drugim zaposlenima u organizaciji, u njihovoj pratnji.

4. Prisutnost metalne obloge na vanjskim vratima arhive, a na prozorima metalne rešetke koje se mogu zaključati, zapashny prema van.

5. Uklanjanje dokumenata iz arhive samo uz posebne propusnice.

Tehničke mjere zaštite dokumenata od krađe logično su povezane sa arhitektonsko-planskim i administrativne odluke v unificirani sistem sigurnost. Tehničke mjere uključuju:

1. Sredstva eksternog osmatranja: elektronski detektori oštećenja staklenih površina (razbijanje prozora), snimanje seizmičkog talasa razaranja i aktiviranje alarma; detektori vibracija koji signaliziraju pokušaje uništavanja (provala) podova (podova, stropova); magnetni detektori koji reagiraju na povećanje razmaka između vrata i okvira vrata kada se otvore; sistem za praćenje infracrvenog snopa koji reaguje na prelazak snopa bilo kojeg objekta i prati perimetar zgrade, u hodnicima, hodnicima itd.

2. Sredstva unutrašnjeg nadzora koji se koriste van radnog vremena za otkrivanje osoba koje su ilegalno prisutne u zgradi (ultrazvučni predajnik koji generiše zvučne talase promenjene frekvencije ako se u okolini nalazi stranac) mikrotalasni ultrazvučni uređaji za pravljenje u kombinaciji sa ultravisokom frekvencijom detektori za smanjenje vjerojatnosti lažnih alarma zbog turbulencije zraka; pasivni senzorski kontroleri infracrveno zračenje koji reaguju na visoke temperature na lokaciji uljeza (uključujući i one koji su se sakrili prije zatvaranja zgrade).

3. Sredstva unutrašnjeg nadzora u toku radnog vremena, koja obuhvataju sisteme za kontrolu televizije i automatske sisteme za video snimanje u čitaonicama, kao i sisteme za diferencirani pristup prostorijama za različite namene korišćenjem ličnih magnetnih kartica; sredstva zaštite dokumenata u izložbenim halama, orijentacija na zaštitu vitrina i signalizacija pokušaja njihovog otvaranja.

V novije vrijeme pojavljuju se sigurnosni sistemi na mikroprocesorima 21.

Režim bezbednosti ne važi samo za skladište, već i za čitavu arhivsku prostoriju. I u arhivi se moraju strogo poštovati mjere Sigurnost od požara... Pušenje je strogo zabranjeno u svim prostorijama. Sigurnost od požara u zgradama moraju biti obezbeđeni protivpožarni sistem i sistem zaštita od požara prema GOST 12.1004-76. Prostorije treba da budu opremljene automatskim požarnim alarmima i opremom za automatsko gašenje požara. U skladištu papirne i filmske dokumentacije preporučuje se ugradnja detektora gasa i dima, posebno jonizacionog tipa; u čitaonicama, restauratorskim laboratorijama, prostorijama za elektronske računare - dimnjacima; u prostorijama za otprašivanje dokumenata - termo.

Zabranjena je upotreba vatrogasnih, električnih grijača, u sistemima za gašenje požara koriste se tvari koje su relativno sigurne za dokumente (freon, ugljični dioksid itd.)

4. Topografija i registracija kretanja dokumenata

Važnu ulogu u organizaciji skladišta igra topografija, odnosno označavanje skladišnih lokacija za određene inventare i predmete. Bez topografije, pretraživanja dokumenata u najboljem slučaju traju predugo, ili se u najgorem slučaju izgube u spremištu. Sve prostorije arhive, kao i regali, police su numerisane odozgo prema dolje, s lijeva na desno. Kako bi se osiguralo mjesto skladištenja dokumenata u skladištima, kreiraju se posebni priručniki – topografski indeksi. Indeks se po pravilu sastavlja u obliku kartice. Najčešći tip indeksa je onaj na polici, odnosno za svaku policu se sastavlja karton. Kartice su organizovane prema broju regala u istoj skladišnoj prostoriji. Na kartici se navodi naziv organizacije, br. regala i skladišta, br. ormara (odjeljka regala), br. police, br. fonda, inventara i brojevi predmeta koji se nalaze na ovoj polici . Sa velikim obimom sredstava sastavljaju se topografski indeksi, gdje se kartice sistematiziraju prema brojevima fondova.

Visoko veliki značaj u obezbjeđivanju očuvanja arhivske građe vodi se njihova evidencija. Obračun arhivske građe obuhvata utvrđivanje i evidentiranje u posebnim dokumentima njihovog broja i sastava.

sa pravilima i uputstvima 22.

Obračun kretanja dokumenata pretpostavlja njihovu zaštitu od krađe. Među razlozima za krađu dokumenata su dostupnost arhiva kao centara informacija svakom zaposlenom ili kao istraživaču; mogućnost krađe, kako od strane neovlašćenih lica, tako i od strane arhivskog osoblja; ogroman niz uskladištenih sredstava, periodično i po nekompletnom spisku proveravanih raspoloživosti; oslabljena kontrola, kršenje bezbednosnih procedura; nedostatak pouzdanih sredstava zaštite dokumenata, posebno sredstava kontrole koja evidentiraju kretanje konkretnog dokumenta unutar zgrade, negativan stav arhive prema pooštravanju mjera obezbjeđenja, prikrivanje činjenica o krađi, nedostatak dogovorenih mjera sigurnosti dokumenata.

Kako bi se spriječila krađa, razvijen je detaljan sistem kontrole kretanja dokumenata. Izdavanje dokumenata iz skladišta može se vršiti samo u ograničene svrhe i na strogo određeno vrijeme. U ovom slučaju, izdavanje dokumenata iz skladišta se obavezno evidentira u posebnim računovodstvenim dokumentima.

Kada se fajlovi izdaju iz skladišta, zamjenska kartica se stavlja na mjesto izdatog fajla. Navodi se arhivska šifra predmeta (broj fonda, inventara, predmeta), kome je izdata, datum vraćanja i potpis službenika koji je predmet izdao. Vraćeni slučajevi se provjeravaju u prisustvu korisnika. Za sve štete se sastavljaju akti koji mogu poslužiti kao osnov za privođenje disciplinskoj, administrativnoj i krivičnoj odgovornosti.

Obavezna vrsta posla za osiguranje sigurnosti dokumenata je provjera njihovog prisustva i stanja. Ovim utvrđivanjem korespondencije stvarnog broja skladišnih jedinica sa evidencijom u knjigovodstvenim dokumentima arhive, kao i identifikacijom predmeta i dokumenata koji zahtijevaju poboljšanje fizičkog stanja stvari, postižu se dva cilja:

1. obračun broja dokumenata, utvrđivanje i otklanjanje nedostataka u knjigovodstvu dokumenata;

2. identifikacija dokumenata sa blijedim tekstom, mehaničkim i biološkim oštećenjima, koji zahtijevaju restauraciju, konzervaciju, preventivnu i tehničku obradu.

Provjeru dostupnosti i stanja dokumenata treba vršiti najmanje jednom u 5 godina. Osim toga, u arhivi se vrše jednokratne provjere da li su dosijei premješteni u drugu prostoriju; nakon hitnih slučajeva; kada se promijeni rukovodilac arhive ili lice odgovorno za arhiv; prilikom likvidacije ili reorganizacije arhiva. Za slučajeve čiji su putevi pretraživanja iscrpljeni, kao i za neispravno oštećene, sastavljaju se odgovarajući akti uz koje se prilažu potvrde o obavljenom pretresu.

Provjera dostupnosti i statusa dokumentacije smatra se obavljenom nakon izvršenih izmjena računovodstvene dokumentacije revidiranog fonda. Osim toga, provodi se pregled politike svakog slučaja, tokom kojeg se otkriva oštećenje dokumenata.

Upotreba kompjuterska tehnologija i razne modifikacije štampača takođe stvaraju velike probleme sa očuvanjem teksta dokumenata za trajno i dugotrajno skladištenje. Proučavanje vodootpornosti i svjetlootpornosti tekstova štampača, koje su proveli V.F. Privalov i O. I. Lyubomirova, pokazalo je da mnogi od njih nemaju dovoljan kvalitet za dugotrajno skladištenje. Tekstovi dobijeni uz pomoć kolor i monohromatskih inkjet štampača često pate od nedovoljne svetlosne postojanosti, mogu delimično ili potpuno izbledeti na svetlosti. Izbledeli crni tekstovi na inkjet-u obično su takođe rastvorljivi u vodi. Matrix crni tekstovi su bez izuzetka vodootporni, ali sa različitom svjetlosnom postojanošću. Laserski crno štampani tekstovi su vodootporni i otporni na svetlost. Istraživači su zaključili da će proliferacija inkjet štampača uzrokovati arhiviranje štampanih kopija štampanih mastila, kolor i crnih štampača sa vodotopivim i izbledelim tekstom 23.

skladištenje, brza pretraga i distribuirani pristup dokumentima, kako korištenjem lokalne mreže tako i korištenjem daljinskog pristupa 24.

Postupci za osiguranje sigurnosti elektronskih dokumenata mogu se uslovno podijeliti u tri vrste:

Osiguravanje fizičke sigurnosti datoteka s elektroničkim dokumentima;

Osiguravanje uvjeta za dugoročno čitanje informacija;

Obezbeđivanje uslova za reprodukciju elektronskih dokumenata u tzv. čoveku čitljivom obliku.

informacije, koliko sa fizičkim postavljanjem elektronskih dokumenata. Kako ne bi došlo do gubitka kompjuterskih datoteka, potrebno ih je pohraniti u dvije ili više kopija koje se nalaze na odvojenim elektronskim medijima (radni i rezervni medij). Zatim, ako izgubite jedan od medija, možete brzo napraviti duplikat datoteka s preostalog.

na backup serveru ili RAID nizu, streamer (magnetne) trake, magneto-optičke i optičke diskove (CD-RW, DVD-RW). Vrlo mali broj vlasnika elektronskih informacionih izvora izdvaja arhivski dio od sebe i čuva ga isključivo na vanjskim medijima. To je prirodno: stopa rasta količine uskladištenih resursa zaostaje za stopom pada cijena tvrdih diskova, što omogućava organizacijama da povećaju svoj kapacitet servera sa velikom maržom.

Vrsta pohranjenih elektronskih dokumenata i njihov ukupan obim,

Procijenjeni period skladištenja dokumenata i omogućavanje pristupa njima,

Priroda same proizvodnje medija i predviđeni načini skladištenja,

Zahtjevi za osiguranje autentičnosti dokumenata.

Posebnu pažnju treba obratiti na izbor vrste medija u slučaju mogućeg korišćenja elektronskih dokumenata kao pisanih ili forenzičkih dokaza. Ako je nerealno dati pravnu snagu dokumentima koji koriste elektronski digitalni potpis (EDS), onda ih treba pravovremeno kopirati na CD-R - optičke diskove sa jednokratnim snimanjem informacija.

Kreiranje nekoliko kopija fajlova ne iscrpljuje kompleks radova koji osiguravaju njihovu sigurnost. Da bi se minimizirali troškovi održavanja ovih kopija, potrebno je stvoriti optimalne uslove za čuvanje medija.

Specifičnosti uslova i načina skladištenja u velikoj meri su određene vrstom elektronskog medija. Na primjer, za dugotrajno skladištenje magnetnih medija potrebna je posebna oprema koja bi ih zaštitila od magnetnih i elektromagnetnih utjecaja okoline, ili ih smjestila dalje od snažnih izvora elektromagnetnih polja - elektromotora, grijača, opreme za liftove itd. magnetne trake se moraju rotirati svake 1,5 godine kako bi se ublažio statički elektricitet i spriječio takozvani efekat kopiranja. Opšte tačke Prilikom skladištenja bilo kojeg elektronskog medija postavljaju se u uspravan položaj, zaštićeni od mehaničkih oštećenja i deformacija, zagađenja i prašine, izlaganja ekstremnim temperaturama i direktnoj sunčevoj svjetlosti.

vlažnost na kojoj se stalno skladišti. Na primjer, skladištenje poliesterskih magnetnih traka na relativnoj vlažnosti od 50% i temperaturi od +11C osigurava očuvanje njihovih svojstava 50 godina. Prema grubim procenama, skladištenje na 50% relativne vlažnosti i +10C temperatura obezbeđuje isti rok trajanja za CD-R optičke diskove; za WORM diskove - pri 50% relativne vlažnosti i temperaturi od +3C.

Niske temperature doprinose očuvanju elektronskih informacija, međutim, potpuno su neugodne za dugotrajan rad čovjeka. Također treba imati na umu da ako je potrebno ukloniti medije iz skladišta za njihovu upotrebu u normalnim kancelarijskim uvjetima, onda će morati proći aklimatizaciju. U suprotnom, vrlo su vjerovatne greške u čitanju informacija i narušavanje strukture (oštećenja) samih medija. Ali da bi se optički disk aklimatizirao sa gornje temperature na +23 - 25C, bit će potrebno najmanje 3 sata (po mogućnosti jedan dan). Dužina vremena potrebnog magnetnoj vrpci da se aklimatizira ovisi o njenoj širini: što je traka šira, to je duže potrebno da se aklimatizira. Također treba imati na umu da trake postižu toplinsku ravnotežu brže od ravnoteže vlage. Na primjer, za trake od pola inča, promjenu temperature od 5C treba izvršiti najmanje 0,5 sati, a promjenu relativne vlažnosti za 10% - najmanje 4 dana 25.

ispostavilo se vrlo značajnim) sa troškovima redovnog kopiranja dokumenata na "svježe" medije. Kao što je već napomenuto, pri organizovanju dugoročnog skladištenja elektronskih dokumenata, period od 10 godina je sasvim prihvatljiv za čuvanje medija na kojem su snimljeni. Istovremeno, dozvoljeni su "kancelarijski" načini skladištenja: za magnetne trake - temperatura + 23C, za optičke diskove +25C, uz relativnu vlažnost od 50%. "Osnovnim pravilima za rad Državnog arhiva" utvrđuju se sledeći temperaturno-vlažni uslovi u arhivi: temperatura +17-19C, relativna vlažnost vazduha 50-55%. Pod ovim uslovima, možete očekivati ​​da će CD-R diskovi trajati do 20 godina.

Zaključak

Istorija razvoja arhivske građe u našoj zemlji puna je čestih slučajeva gubitka dokumenata. Razlozi za to bili su kako klimatski uslovi naše zemlje, tako i neodgovoran odnos prema dokumentima. Da bi se situacija popravila, od 1550. godine u zemlji su počeli da se izdaju zakoni koji su predviđali različite odgovornosti za štetu i gubitak dokumenata. Do danas se donose zakoni istog značenja, na primjer Pravilnik o Federalnoj arhivskoj agenciji od 17. juna 2004. godine i drugi normativni pravni akti.

Da bi se osigurala sigurnost dokumenata, potrebno je poznavati sljedeće osnove: osiguranje fizičke i hemijske sigurnosti dokumenata; stvaranje materijalno-tehničke baze za čuvanje dokumenata; registracija kretanja dokumenata; kopiranje dokumenata u cilju stvaranja fonda osiguranja i fonda za korištenje; čuvanje dokumenata.

Prvi uslov za stvaranje optimalnih uslova za skladištenje dokumenata je postojanje zgrade koja ispunjava sve parametre kako bi se osigurala njihova sigurnost. Zahtjevi za prostorije arhiva zabilježeni su u savremenim regulatornim i metodološkim dokumentima, prvenstveno u Osnovnim pravilima za arhive Organizacije, kao i u nizu GOST-ova i metodoloških razvoja. Glavne površine zgrade su namijenjene skladišnim prostorima; izolovani su od čitaonice i administrativnih kancelarija. U skladištima su postavljeni stacionarni metalni regali. Ne samo sama zgrada, već i sredstva koja se nalaze u njoj važna je za sigurnost dokumenata. Parametri ovog okruženja određeni su poštovanjem režima skladištenja.

Postoje sljedeći načini skladištenja: svjetlo; temperatura i vlažnost; gašenje požara; sigurnost. Trajno skladištenje treba obavljati u mraku. Za zaštitu dokumenata od svjetlosti koristi se skladištenje u povezima, fasciklama, kutijama, ormarima. Temperatura i vlažnost su glavni faktori koji osiguravaju očuvanje arhivskog fonda. Prostorije za skladištenje moraju održavati optimalne uslove temperature i vlažnosti. Povoljna mikroklima za dokumente stvara se pri pozitivnoj temperaturi i relativnoj vlažnosti od 30-60%. U prostorijama ne bi trebalo biti naglih kolebanja temperature i vlage, jer to uništava medij za skladištenje. Kontrola klime se vrši prema tri klimatska parametra: temperaturi, relativnoj vlažnosti i apsolutnoj vlažnosti vazduha. Za mjerenja se koristi posebna instrumentacija.

Sanitarno-higijenski režim podrazumijeva skup zahtjeva usmjerenih na održavanje čistoće. Prašina može uzrokovati fizičko i hemijsko uništavanje dokumenata, kao i sadržati spore gljivica i jaja insekata. Posebnu pažnju treba obratiti na podove u skladištima, jer su oni glavni izvor prašine.

Sigurnosni režim važi za cijelu arhivsku prostoriju. U arhivi se moraju strogo pridržavati mjera zaštite od požara. Tehničke mjere sigurnosti obuhvataju: opremu za vanjski nadzor, opremu za unutrašnji nadzor koja se koristi van radnog vremena, opremu za unutrašnji nadzor tokom radnog vremena.

Važnu ulogu u organizaciji skladišta igra topografija, odnosno označavanje skladišnih lokacija za određene inventare i predmete. Kako bi se osiguralo mjesto skladištenja dokumenata u skladištima, kreiraju se posebni priručniki – topografski indeksi. Indeks se po pravilu sastavlja u obliku kartice. Njihovo evidentiranje je veoma važno u osiguravanju očuvanja arhivske građe. Obračun arhivske građe obuhvata utvrđivanje i evidentiranje u posebnim dokumentima njihovog broja i sastava. Kako bi se spriječila krađa, razvijen je detaljan sistem kontrole kretanja dokumenata. Izdavanje dokumenata iz skladišta može se vršiti samo u ograničene svrhe i na strogo određeno vrijeme. U ovom slučaju, izdavanje dokumenata iz skladišta se obavezno evidentira u posebnim računovodstvenim dokumentima.

Obavezna vrsta posla za osiguranje sigurnosti dokumenata je provjera njihovog prisustva i stanja. Time se utvrđuje korespondencija stvarnog broja skladišnih jedinica sa evidencijom u knjigovodstvenim dokumentima arhiva. Provjeru dostupnosti i stanja dokumenata treba vršiti najmanje jednom u 5 godina.

Tokom arhivskog čuvanja dokumenata, oni su manje-više izloženi različitim faktorima koji uzrokuju nepovratnu promjenu svojstava materijala – starenje. Svrha skladištenja je smanjenje uticaja štetnih faktora i povećanje trajnosti dokumenata. Da biste to učinili, potrebno je ispuniti sve potrebne uslove za prostorije, uslove skladištenja i kretanje dokumenata.

Bilješke (uredi)

1. Gorfein, G. M. Archivology. - Lenjingrad: Izdavačka kuća Lenjingradskog univerziteta, 1971.

2. Okhotnikov, A.V. Upravljanje dokumentima i uredski rad. - M.: ICC "Mart", 2003.

3. Alekseeva EV Arhivski aspekti u kancelarijskom radu: osiguranje sigurnosti arhivskih dokumenata i organizovanje njihovog skladištenja. Sekretarski poslovi. - 2003.

4. Alekseeva EV Arhivski aspekti u kancelarijskom radu: osiguranje sigurnosti arhivskih dokumenata i organizovanje njihovog skladištenja / EV Alekseeva // Sekretarski posao. - 2003 - br. 4. - str. 58

5. Okhotnikov, A.V. Dekret. op. - M.: ICC "Mart", 2003. - S. 205

6. Alekseeva E.V. Uredba. op. // Sekretarski poslovi. - 2003 - br. 4. - str. 59

7. Kraiskaya, ZV Archivology. - M.: NORMA, 1996.-- S. 202

8. Alekseeva E.V. Uredba. op. // Sekretarski poslovi. - 2003 - br. 4. - str. 61

9. Kraiskaya, Z. V. Dekret. op. P. 203

11. Kraiskaya, Z. V. Dekret. op. P. 205

12. Alekseeva E.V. Uredba. op. // Sekretarski poslovi. - 2003 - br. 4. - str. 60

13. Akademija nauka SSSR-a. Laboratorija za čuvanje i restauraciju dokumenata. Smjernice za čuvanje dokumenata. - Lenjingrad: Nauka, 1978.-- S. 25

14. Uredba Alekseeva E.V. op. // Sekretarski poslovi. - 2003 - br. 4. - str. 61

15. Problem očuvanja dokumentarne građe. - Lenjingrad: Nauka, 1977.-- S. 54

17. Ibid. P. 58

20. Sergazin Ž. F. Osnove osiguranja sigurnosti dokumenata. - M.: Viša škola, 1986.-- Str. 51

21. Alekseeva E.V. Uredba. op. // Sekretarski poslovi. - 2003. - br. 5. - str. 60

22. Gorfein, G. M. Dekret. op. - Lenjingrad: Izdavačka kuća Lenjingradskog univerziteta, 1971. - S. 24

23. Alekseeva E.V. Uredba. op. // Sekretarski poslovi. - 2003 - br. 6. - str. 55

1. Alekseeva E. V. Arhivski aspekti u kancelarijskom radu: osiguranje sigurnosti arhivskih dokumenata i organizacija njihovog skladištenja / E. V. Alekseeva // Sekretarski poslovi. - 2003 - br. 4. - S. 58-61.

2. Alekseeva EV Arhivski aspekti u kancelarijskom radu: osiguranje sigurnosti arhivskih dokumenata i organizovanje njihovog skladištenja / EV Alekseeva // Sekretarski posao. - 2003. - br. 5. - S. 57-61.

4. Gorfein, G. M. Arhivistika / G. M. Gorfein, L. E. Shepelev. - Lenjingrad: Izdavačka kuća Lenjingradskog univerziteta, 1971. - 86 str.

5. Kuznjecova, T. V. Papirologija / T. V. Kuznjecova, L. V. Sankina, T. A. Bykova. - M.: UNITI-DANA, 2003.-- 359 str.

7. Okhotnikov, A. V. Upravljanje dokumentima i uredski rad / A. V. Okhotnikov, E. A. Bulavina. - M.: ICC "Mart", 2003. - 304 str.

8. Problem očuvanja dokumentarne građe / Akademija nauka SSSR-a. Laboratorija za čuvanje i restauraciju dokumenata. - Lenjingrad: Nauka, 1977.-- 112 str.

10. Sergazin Ž. F. Osnove osiguranja sigurnosti dokumenata / Ž. F. Sergazin. - M.: Viša škola, 1986.-- 239 str.

11. Arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata: problemi i rješenja. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462

Sadržaj

Uvod		2
Poglavlje 1	Osiguravanje sigurnosti arhivske dokumentacije	4
1.1	Dokument kao materijalni objekat	4
1.2.	Stari dokumenti	5
1.3.	Uzroci i vrste uništavanja arhivske dokumentacije	6
1.3.1	Light	6
1.3.2.	Temperatura	6
1.3.3.	Vlažnost vazduha	7
1.3.4.	Mehanička oštećenja	8
1.3.5.	Oprema za umnožavanje	8
Poglavlje 2	Organizacija rada na digitalizaciji arhivske dokumentacije	13
2.1.		13
2.2.	Planiranje radova na kreiranju elektronskog fonda korišćenja	15
2.3.	Osnovni zahtjevi za tehničku opremu	15
2.4.	Priprema i dostavljanje dokumenata za digitalizaciju	17
Zaključak		21
Spisak korištene literature i izvora		23
Prijave		25

Uvod

Arhivi - čuvari prošlosti - suočavaju se s najtežim problemom: očuvati kulturno-istorijsku raznolikost vrsta i oblika dokumenata koje je stvorio čovjek; spasiti od razornog vjetra vremena. Složenost ovog problema, prije svega, je u tome što niko nikada nije kreirao dokumente posebno za "vječno" skladištenje. Stoga imaju tendenciju da budu kratkotrajni i lako se pokvare ako se loše skladište i koriste.

Važno područje djelovanja arhiva kao centara za čuvanje kulturnog nasljeđa je osiguranje očuvanja arhivske dokumentacije. Zadatak čuvanja arhivskih dokumenata postaje sve složeniji kako rastu, stare i koriste se.

Čovjek je, shvaćajući vrijednost dokumenata, uvijek tražio efikasne metode njihovog čuvanja i sredstva njihovog širenja u vremenu i prostoru. Ovi naizgled međusobno isključivi zadaci oduvijek su se suočavali s čovječanstvom. A danas, kada su nove informacione tehnologije, tehnologije digitalnih formata došle u naše stoljeće, ovaj zadatak se na prvi pogled čini blizu rješenja. Obim aktivnosti na digitalizaciji svjetske kulturne baštine postao je impresivan.

Informacijska tehnologija koja može podržati procese digitalizacije u punom obimu tek počinje da se razvija. Oprema za skeniranje stvorena je prvenstveno za poslovnu i komercijalnu upotrebu. Stoga je pri odabiru opreme za digitalizaciju arhivskih dokumenata potrebno osigurati uslove pod kojima će originali biti najmanje oštećeni tokom procesa skeniranja.

Ciljevi ovog rada:

1. 
   Uopštavanje postojećih uslova za očuvanje arhivske dokumentacije.
2. 
   Opis glavnih faza rada sa arhivskim dokumentima koji se digitalizuju.
3. 
   Pokrivanje pitanja i problema osiguranja očuvanja arhivskih dokumenata koji nastaju u procesu digitalizacije dokumenata.

Poglavlje 1. Osiguranje sigurnosti arhivske dokumentacije

Osiguranje sigurnosti arhivske dokumentacije je skup mjera za stvaranje regulatornih uslova, poštovanje regulatornih režima i pravilno organizovanje čuvanja arhivskih dokumenata, isključujući njihovu krađu i gubitak i osiguravajući njihovo održavanje u normalnom fizičkom stanju. 1

Poslovi obezbjeđenja sigurnosti dokumenata su poslovi očuvanja arhivskih dokumenata kao materijalnih objekata nastalih u različito vrijeme, najčešće kratkog vijeka.

1.1. Dokument kao materijalni objekat
Arhivski dokument je materijalni medij na kojem se evidentiraju podaci, koji ima podatke koji omogućavaju njegovu identifikaciju, a podliježe čuvanju zbog značaja navedenog medija i informacije za građane, društvo i državu. 2

Arhivski dokument, kao i svaki drugi dokument, sastoji se od dva materijalna dijela: nosača (papir, film i sl.) i informativnih znakova (tekst, crtež, fotografija, magnetni zapis itd.). Ovi dijelovi se razlikuju po sastavu materijala i tvari, otpornosti na starenje, a time i po trajnosti.

Od davnina do danas, sami nosioci i načini primjene informacija kontinuirano su se razvijali, povinujući se tendenciji pretvaranja dokumenta u sredstvo komunikacije koje obavlja privremenu funkciju u društvu. Ovaj proces je bio praćen smanjenjem trajnosti dokumenta.

U savremenom društvu dokument je masovni javni proizvod male trajnosti, nastao na bazi jeftinih materijala i mašinske tehnologije.

Arhivski dokumenti moraju biti trajni. Međutim, ne postoji komplikovan, skup državni mehanizam za tako ciljano kreiranje i selekciju dokumenata i, po svemu sudeći, nikada neće biti.

Državni arhivski fond formiran je i formira se na bazi običnih tokova dokumenata, a vrsta je sastava potonjeg koji predodređuje specifičnosti, stanje, svojstva velikih nizova arhivskih dokumenata (fondovi, inventari, zbirke itd.). ).

Dokument - stvaranje i pratilac čoveka - prošao je privremeni put u 50 vekova. Od toga, era rukopisa trajala je 49 vekova; samo jedan vek je period mašinskih tehnologija za kreiranje dokumenta i, uključujući poslednjih 10 godina, elektronskih tehnologija 3.

U svojim materijalnim oblicima, načinima stvaranja, sastavu vrsta, dokumenti su oduvijek odražavali nivo razvoja društva i mogućnosti koje je čovjek imao u različitim historijskim epohama.

1.2. Stari dokumenti

Sastavni delovi dokumenata (papir, štamparska boja, lepak, mastilo itd.) tokom vremena prolaze kroz fizičko-hemijske i fizičko-mehaničke (a ponekad i biološke) promene koje se nazivaju prirodnim starenjem materijala. Proces starenja je nepovratan. Prati ga promjena hemijskog sastava papira, filma ili drugog materijala od kojeg je dokument napravljen i smanjenje njihove mehaničke čvrstoće. Papir postaje mrvljiv i može se raskomadati. Tekst bledi, bledi, u nekim slučajevima se mrvi (boje, mastilo, olovka). Biljni, životinjski i sintetički adhezivi također doživljavaju slične promjene.

Starenje je nepovratna promjena svojstava materijala i proizvoda tokom njihovog skladištenja i upotrebe. Starenje dokumenata u arhivskim uslovima nastaje, najčešće, kao mješoviti proces uz istovremeno djelovanje više aktivnih faktora: svjetlosti, toplote, vlage, bioloških štetočina, fizičkih napora, naglih promjena uslova sredine i dr. Vitalna uloga također igra "unutrašnji faktor" - skup materijala i supstanci koje čine dokument.

Zadatak pravilnog skladištenja je da minimizira dejstvo aktivnih faktora, smanji brzinu starenja i obezbedi dokumentu maksimalan mogući životni vek (trajnost).

Faktori starenja, njihova aktivnost, granice djelovanja su poznati. Uzimajući u obzir ovo znanje, formulirani su zahtjevi za uslove arhivskog skladištenja dokumenata (režima) - osnova za pravila za osiguranje njihove fizičke sigurnosti.

1.3. Uzroci i vrste uništavanja arhivske dokumentacije

1.3.1. Light

Svjetlost je najopasniji i brzodjelujući faktor koji uzrokuje uništavanje papira i teksta dokumenata u svim uvjetima okoline, uključujući niske temperature, pa čak i u inertnom plinu. Brzina svetlosnog starenja se povećava sa povećanjem vlažnosti vazduha i u atmosferi koja sadrži aktivne hemijske supstance - kiseline, ozon, okside sumpora i azota. Dovoljna doza svjetlosnog zračenja za uništavanje dokumenta može se dobiti ne odmah, već postepeno, u različito vrijeme, iz različitih prirodnih i umjetnih izvora. Papirni, kartonski povezi i kutije, ljepila žute na svjetlu, gube snagu, postaju lomljive. Papiri sa drvenom masom (novinski papir), jake veličine (pisanje), kao i obojeni i zaprljani materijali uništavaju se brže od drugih. Svetlost obezbojava sve slike u boji: tekstove, pečate, šarene minijature, otiske fotografija itd. Kada su izložene sunčevoj svjetlosti, mnoge od njih potpuno izblijede za 50-200 sati. Posebno opasno za dokumente koji sadrže ultraljubičasto zračenje: direktna sunčeva svjetlost; sunčeva svjetlost koja se prenosi kroz prozorsko staklo, kao i reflektirana od bijelih površina (zidovi, stropovi, oprema itd.); svjetlo živino-kvarcno, baktericidno, neke fluorescentne lampe i moćne žarulje sa žarnom niti. Uz jednako osvjetljenje, fluorescentni izvori svjetlosti su oko 3 puta opasniji od žarulja sa žarnom niti.

Čuvanje dokumenata u mraku i zaštita od svjetlosti jedine su efikasne mjere za sprječavanje starenja na svjetlosti. U svim prostorijama i za sve vrste radova sa dokumentima treba sprovesti mere zaštite od svetlosti, a radno osvetljenje ne bi trebalo da prelazi utvrđene standarde. Nivo osvjetljenja u opsegu vidljivog spektra ne smije prelaziti: na vertikalnoj površini stalka na visini od 1 m od poda - 20-50 luksa, na radnim stolovima - 100 luksa.

1. 1.3.2. Temperatura

Temperatura je jedan od najvažnijih pokazatelja koji karakterizira stopu tamnog starenja dokumenata. Toplotna energija aktivira sve hemijske reakcije starenja koje se dešavaju uz učešće dokumentiranih supstanci (celuloza, boje, lepkovi itd.) i materija iz okoline (kiseonik i voda, agresivne nečistoće iz vazduha).

Sve hemijske reakcije starenja papira i tekstova ubrzavaju se 2-3 puta kada se temperatura medija podigne za 10°C.

Dokumenti se obično čuvaju na sobnoj temperaturi (17-19 °): lakše je pružiti, pogodan je za korištenje dokumenata i udoban za osobu. Međutim, treba imati na umu da smanjenje temperature skladištenja za svaki stupanj omogućava vam da produžite vijek trajanja dokumenata za 45-60 godina bez ikakvih drugih troškova. Čuvanje na povišenim temperaturama (25-30°) ne samo da smanjuje trajnost, već i nepovratno mijenja neka svojstva dokumenata. 4 Faktor temperature reguliše brzinu starenja svih vrsta dokumenata bez izuzetka (papir, zvuk i video, fotografski materijali, itd.).

1. 1.3.3. Vlažnost vazduha

Vlažnost vazduha je drugi najvažniji pokazatelj uslova skladištenja u mraku. Obično se izražava u postocima (relativna vlažnost,%). Tokom skladištenja, postoji stalna prirodna izmjena vlage između dokumenata i zraka. To ima veoma važne implikacije. Podvrgavajući se promjenama vlažnosti zraka, porozna struktura papira stalno "diše". Istovremeno se mijenja njegova poroznost i propusnost za kemikalije i kao posljedica toga mijenja se brzina procesa starenja. Na primjer, ljeti, samo povećanjem prosječne vlažnosti dokumenata, brzina bledeće boje rukom pisani tekstovi povećava 10-15 puta. Sa stanovišta sigurnosti, najsigurnija granica je promjena relativne vlažnosti od 30-60-30% (normalna, stabilna zona). U ovoj zoni papir gotovo ne reagira na fluktuacije vlažnosti zraka i ponaša se stabilno; svojstva papira kao materijala su ovdje najbolja (najmanje deformacije; stabilnost dimenzija; optimalna fleksibilnost i čvrstoća; isključena je mogućnost oštećenja plijesni.

Raspon promjene relativne vlažnosti od 0-30-0% naziva se suva, nepovoljna zona. Ovdje papir dobiva pretjeranu krutost i krhkost na račun fleksibilnosti i elastičnosti. Dokumenti se češće i lakše oštećuju pod stresom, tokom upotrebe.

Područje promjene relativne vlažnosti od 60-100-60% naziva se vlažno područje opasno za skladištenje. Zbog snažnog povećanja poroznosti, hemijsko starenje papira i teksta nastaje posebno brzo. Papir postaje trom, hlapljiv, povećavaju se deformacije i snažna opterećenja na spojevima i rubovima listova, u bodljama. Pojavljuju se povoljni uslovi za razvoj plijesni, a pri visokoj vlažnosti i za insekte koji prate plijesan.

Skup temperaturnih i vlažnih uslova naziva se klimatskim faktorom, jer promjene ovih uvjeta u bilo kojoj prostoriji ovise o godišnjem dobu i specifičnostima klimatskih regija zemlje.

1. 1.3.4. Mehanička oštećenja

Mehanička oštećenja, propadanje dokumenata jedan je od razloga njihovog preranog uništenja. Većina ovih nedostataka pojavljuje se u fazi skladištenja odjeljenja. U državnim arhivima često dolazi do fizičkog habanja dokumenata kada se koriste, štaviše, selektivno, uz ponovljeno izdavanje istih predmeta. Krši se zabrana izdavanja materijala lošeg fizičkog stanja. Nekoliko korištenih kopija umjesto originala.

Do habanja i oštećenja dolazi i zbog: nepravilnog skladištenja dokumenata kada su fajlovi usko upakovani u kutije, kada su materijali postavljeni okomito u mekani povez, kada se čuvaju u snopovima bez kartonskih čepova; formiranje vrlo obimnih kutija i loše kartoniranje; kretanje i transport dokumenata.

Poznati su slučajevi varvarskog uništavanja dokumenata prilikom krađe maraka, autograma itd. Zaštita arhivske građe od krađe posebna je tema. Elektronska sredstva se ubrzano unapređuju, omogućavajući, na primjer, kontrolu prisutnosti i kretanja čak i pojedinačnih dokumenata unutar arhive. Istovremeno, očigledno je da je neophodno unaprediti, pre svega, kompleks organizacionih mera za zaštitu od krađe (nivoi pristupa; obim knjigovodstva i skladištenja; oblasti korišćenja; kadrovski rad, itd.).
1.3.5. Oprema za umnožavanje

Poznato je da mnogi faktori utiču na prirodni proces starenja: temperatura, vlažnost, sastav vazduha, režim skladištenja svetlosti, istorija dokumenata, sastav papira i mediji za pisanje. Nedavno je nabrojanim faktorima dodat još jedan faktor - uticaj opreme za kopiranje i umnožavanje dokumenata. Međutim, procesi fotokopiranja, skeniranja, fotografisanja nisu bezopasni za dokumente. Tokom kopiranja izloženi su intenzivnom (iako kratkom) svjetlosnom zračenju, kao i toplini koju stvaraju oprema i lampe.

Pitanje uticaja tehnologije kopiranja na dokumente oduvek je zabrinjavalo arhiviste. Nacionalni istorijski arhiv Belorusije (NIAB) nema mogućnost da samostalno sprovede ozbiljna istraživanja o ovom pitanju. Stoga su zaposleni u NIAB-u nekoliko godina bili angažovani na vizuelnom posmatranju dokumenata koji su fotokopirani ili skenirani. Kao rezultat toga, konstatovano je da odmah nakon kopiranja br negativan uticaj na dokumentu nije otkriven, to se ne primjećuje ni nakon dvije-tri godine. Međutim, do fizičkog oštećenja datoteka dolazi odmah tokom fotokopiranja ili skeniranja na ravnom uređaju, jer doživljavaju snažan mehanički stres. Najčešći slučajevi su oštećenje uveza (posebno kod velikog kofera ili gusto ušivenog dokumenta, kada nastaju poteškoće pri kopiranju teksta u blizini poveza), zaostajanje korica, pucanje konca za šivanje i ispadanje čaršava. Dakle, procesi skeniranja ili fotokopiranja izlažu dokumente povećanom trošenju i često značajno pogoršavaju njihovo fizičko stanje.

Od velikog interesa za arhiviste su studije koje su rađene u Istraživačkom centru za očuvanje dokumenata Ruske državne biblioteke (NITSKD RSL) kako bi se utvrdio uticaj opreme za kopiranje i umnožavanje na očuvanje bibliotečkih fondova. Ne smijemo zaboraviti da su mnogi fotokopir aparati, ravni skeneri, koji se često koriste u arhivima i bibliotekama, stvoreni prvenstveno za poslovnu i komercijalnu upotrebu, a ne za vrijedne arhivske dokumente. Biblioteka je ispitala tri vrste papira - restauraciju (100% sulfatne celuloze), krpe (francuski 1800) i novinski papir (30% sulfatne celuloze i 70% drvne celuloze).

Tokom istraživanja uzorci papira su podvrgnuti višestrukom flatbed skeniranju (20 puta) na aparatu Epson LG 9000, nakon čega je proučavana promjena fizičko-mehaničkih parametara obrađenih uzoraka u poređenju sa kontrolnim (neskeniranim) u tri slučaja:

Odmah nakon obrade;

U procesu prirodnog starenja. Ispitani uzorci su čuvani do 5 godina na temperaturi od 20-25°C, relativnoj vlažnosti od 45%, u odsustvu osvetljenja;

U uslovima ubrzanog veštačkog starenja 3, 6, 12 dana. Ubrzano starenje je sprovedeno prema američkom standardu (u klimatskoj komori 72 sata na 105°C, što odgovara 25 godina prirodnog starenja).

Fizičko-mehanički parametri procijenjeni su posebnom opremom za vlačnu čvrstoću, istezanje i broj dvostrukih savijanja. Na osnovu dobijenih rezultata istraživanja može se tvrditi da su opšti trendovi promene svojstava isti za sve vrste papira, da se razlikuju samo po kvantitativnim karakteristikama koje nećemo razmatrati. Za 5 godina prirodnog starenja, čvrstoća proučavanih uzoraka papira povećana je u odnosu na kontrolne. Stručnjaci NITsKD RSL sugeriraju da je to zato što se nakon skeniranja pojavljuju dodatni šavovi u strukturi papira. Međutim, nakon primjene vještačkog starenja na uzorke, počinju da prevladavaju procesi destrukcije, a brzina promjene mehaničkih svojstava tretiranih uzoraka se razlikuje od neobrađenih uzoraka, tj. skenirani uzorci počinju brže stariti. Dakle, prema trendovima otkrivenim kao rezultat studije, može se pretpostaviti da će skenirani uzorci na vrijeme biti podložni ubrzanom uništavanju, a stopa uništavanja će se povećavati svake godine.

Tokom procesa skeniranja, papir je takođe izložen toploti, što dovodi do promene njegovih termičkih svojstava. Koristeći metode termičke analize, stručnjaci NITsKD RSL zaključili su da skenirani uzorci jače upijaju vlagu od kontrolnih. Svi uzorci papira pokazuju povećanje sadržaja vlage za obrađene uzorke, a ovaj trend je još izraženiji kod ostarjelih uzoraka. Možda se ovaj fenomen objašnjava činjenicom da tokom obrade dolazi do promjena u površinskom sloju, što dovodi do povećanja brzine apsorpcije i povećanja toplinskog efekta isparavanja vlage.

Na obrađenom papiru sve tri vrste uočena je inhibicija rasta i razvoja gljivica. Dakle, s jedne strane, skeniranje je dovelo do povećanja biološke stabilnosti papira, ali, s druge strane, ovo je još jedan dokaz promjene morfološke strukture papira.

Iz svega navedenog može se zaključiti da skeniranje potiče početak uništavanja papira i smanjuje otpornost digitaliziranih uzoraka na efekte prirodnog starenja.

Utječe na dokumente i fotokopiranje na isti način. Istraživanja NITsKD RSL utvrdila su da se nakon petostrukog kopiranja bjelina papira naglo mijenja, fizička i mehanička svojstva materijala smanjuju. Kasnije, tokom skladištenja, fotokopirani papir trpi značajnije promjene od papira koji nije bio izložen zračenju 5.

Fotokopiranje ne utiče samo na papir, već i na način snimanja informacija.

Nepovratna promjena svojstava dokumenta tokom njegovog skladištenja i upotrebe naziva se procesom starenja dokumenata. Brzina starenja određuje brzinu uništavanja dokumenata; što sporije stari arhivski dokument, to je veća njegova sigurnost.

Unapređenje aktivnosti na obezbjeđenju očuvanja arhivskog fonda danas se provodi konzervacijom dokumenata.

Očuvanje dokumenata - osigurava njihovu sigurnost kroz način skladištenja, stabilizacije, restauracije i izrade kopija. 6

• 
  
• 
  
• 
  korišćenje posebnih sredstava za čuvanje i premeštanje arhivske dokumentacije (regali, ormari, kutije i sl.) 7.

Izrada kopija dokumenata vrši se metodama foto-, mikro-, fotokopiranja i upotrebom elektronskih tehnologija.

Savremeni pristup očuvanju zasniva se na sljedećoj odredbi: postepenom prelasku na diferencirani, selektivni princip obezbjeđivanja očuvanja arhivskih dokumenata, uzimajući u obzir njihovu vrijednost, prirodu i fizičko stanje, a prvo i svakako u oblasti selekcije za posebne obrade (restauracija, digitalizacija), a zatim - u oblasti skladištenja dokumenata.

Za arhive, poznavanje stanja njihovih fondova, izborni princip je sposobnost očuvanja najvrednijeg od onoga što imaju, ključ za rješavanje ne samo obećavajućih, već i tekućih zadataka, koji se rješavaju u uslovima akutne nestašice. mogućnosti i sredstava.

Sve arhive i za različite vrste dokumenata moraće stalno da rešavaju dva različita, ali duboko povezana zadatka: očuvanje najvrednijeg u obliku originala i/ili kopija informacija. Svaki arhiv će ih morati samostalno rješavati, na osnovu svojih mogućnosti, sastava i fizičkog stanja svojih fondova.

Posebno mjesto u rješavanju ovih problema imaće digitalizacija (skeniranje) arhivskih dokumenata, kao sredstva za čuvanje dokumentarnih informacija. Digitalizacija će u mnogim slučajevima zamijeniti restauraciju, posebno u odnosu na one papirne dokumente koji imaju status fizičke kopije. Arhivi ne samo da moraju biti spremni za to: oni moraju pokrenuti razvoj takvog pristupa.

Poglavlje 2. Organizacija rada na digitalizaciji arhivske dokumentacije
Danas je pravi procvat digitalizacije, procesa prevođenja papirnih dokumenata u elektronski oblik.

Digitalizacija lokaliteta kulturne baštine, uključujući arhivske fondove, i razvoj digitalnog sadržaja jedno su od ključnih područja državni program“Informaciono društvo (2011-2020).

1. 
   Ciljevi digitalizacije arhivskih dokumenata

Digitalizacija dokumenata - stvaranje fonda elektronskog korišćenja (EFS) 8.

Elektronski fond upotrebe je zbirka elektronskih kopija dokumenata Arhivskog fonda, snimljenih na digitalnom mediju, namijenjenih za korištenje umjesto originala dokumenata, koji treba da osiguraju:

sigurnost dokumenta,

Mogućnost generiranja elektronskih izvora koji osiguravaju brz pristup dokumentu, uklj. koristeći internet tehnologije.

Neprihvatljivo je pozicioniranje elektronskih kopija arhivske dokumentacije i elektronskog fonda za korišćenje kao fonda osiguranja arhivske dokumentacije.

Postupak kreiranja elektronskog fonda za korišćenje (elektronske kopije arhivskih dokumenata) jedan je od važnih zadataka arhiva i trebalo bi da bude regulisan posebno izrađenim Pravilnikom o kreiranju elektronskog fonda za korišćenje (elektronske kopije arhivskih dokumenata) , odobren na propisan način.

Elektronski fond upotrebe kreira se:

• 
  ciljani red u okviru državnih, resornih, regionalnih programa i godišnjih (dugoročnih) planova arhiva;
• 
  ciljni nalog za sve dokumente određene za kopiranje osiguranja;
• 
  ciljani nalog za najčešće tražena dokumenta;
• 
  u procesu ispunjavanja naloga;
• 
  u procesu ostalih radova.

Glavne tehnološke operacije za izradu elektronskih kopija arhivskih dokumenata:

• 
  izbor dokumenata za digitalizaciju;
• 
  priprema dokumenata za digitalizaciju;
• 
  prijenos dokumenata na skeniranje / prijem dokumenata / upis u računovodstvene dokumente;
• 
  izbor metode za digitalizaciju dokumenata na različitim medijima (npr. za fotografske dokumente odlučujući faktori su: vrsta i vrsta nosača dokumenta (fotografski papir, film, staklo), rola ili poseban okvir, veličina (format) medija (papir i okvir za fotografije), karakteristike dokumenta (poseban list dokumenta, fotografija ili skup dokumenata (fotografije zalijepljene u foto album); za fono dokumente - nosilac informacija, prisustvo specijalizirane opreme za reprodukciju originala itd.);
• 
  digitalizacija dokumenta;
• 
  Prijenos medija za kopiranje za pohranu;
• 
  vraćanje originala dokumenata u skladište.

Planski se izrađuju elektronske kopije arhivskih dokumenata prvenstveno za:

• 
  najčešće korišteni dokumenti, bez obzira na vrijeme nastanka, materijal i tehniku ​​izrade;
• 
  posebno vrijedna i jedinstvena dokumenta,
• 
  dokumenti koji su u nezadovoljavajućem fizičkom stanju sa visokim stepenom uništenja osnove, što može rezultirati gubitkom originala;
• 
  dokumenti za koje postoji opasnost od gubitka informacija (na primjer: za dokumente na papiru - blijeđenje teksta; za fono snimke na magnetnoj vrpci - demagnetizacija; za foto negative u boji - gubitak boje i sl.) sa zadovoljavajućim fizičko stanje nosioca;
• 
  ispunjavanje upita i narudžbi, priprema publikacija i izložbenih projekata.

Digitalizaciji podliježu samo ona sredstva za koja je već prošla ili se ne očekuje (u smislu uređivanja naslova) naučno-tehnička revizija ili poboljšanje inventara.

Od fondova jednake vrijednosti, prvo se kopiraju fondovi čija su dokumenta u nezadovoljavajućem fizičkom (tehničkom) stanju i najintenzivnije se koriste, kao i foto dokumenti u boji.

2.2. Planiranje radova na kreiranju elektronskog fonda korišćenja
U cilju organizovanja i kontrole rada na digitalizaciji fondova u svakom arhivu potrebno je izraditi Perspektivni plan digitalizacije koji sadrži nazive fondova namijenjenih za izradu elektronskih kopija u okviru cjelokupne arhivske zbirke (Prilog br. 1).

Monitoring i reviziju treba vršiti godišnje Dugoročni plan, koja se sprovodi prema rezultatima realizacije godišnjeg plana digitalizacije, uvrštenog u Listu sredstava za digitalizaciju.

Na osnovu dugoročnog plana godišnje se izrađuje Lista fondova za digitalizaciju, kojom se utvrđuje redoslijed digitalizacije fondova u datoj godini (Prilog br. 2).

Redoslijed digitalizacije određen je vrijednošću i informatičkim značajem dokumenata, njihovim fizičkim stanjem, intenzitetom pristupa njima, kao i dostupnošću tehničkih i kadrovskih mogućnosti.

Liste su usklađene sa strukturnim odjeljenjima arhiva uključenim u izradu ESP-a.

Dozvoljeno je vođenje Dugoročnog plana i godišnjih spiskova fondova koji se digitalizuju u vidu kompjuterske baze podataka uz izradu obaveznog godišnjeg ispisa oba dokumenta.

Rad na stvaranju elektronskog fonda za korišćenje treba da obavlja specijalizovano odeljenje arhiva.
2.3. Osnovni zahtjevi za tehničku opremu
Elektronske kopije arhivskih dokumenata mogu se kreirati pomoću dva tipa uređaja za digitalizaciju:

Profesionalna oprema za skeniranje - planetarni beskontaktni skeneri;

Digitalni fotoaparati.

Izbor vrste opreme zavisi od:

Sastav fondova;

Maksimalne veličine dokumenata (pomoću specijalizovanih skenera preporučljivo je digitalizovati dokumente A2, A3, A4, A5 i manjih formata, digitalnim fotoaparatom i, u nedostatku A1 – A0 skenera, dokumente većeg od A2);

Finansijske mogućnosti arhivske ustanove.

Neprihvatljiva je upotreba ravnih skenera za uredske dokumente koji su dizajnirani za skeniranje tekućih kancelarijskih dokumenata, a nisu namijenjeni za digitalizaciju arhivskih dokumenata, što zahtijeva povećanu pažnju sigurnosti i integriteta originala. Upotreba takve opreme za digitalizaciju arhivskih dokumenata može uzrokovati nepopravljivu štetu originalima.

Godine 2012., Istraživački institut za reprografiju (Tula), koji je naručio Rosarhiv, razvio je „ Smjernice, softvera procjenu i kontrolu kvaliteta rada opreme za skeniranje pri obavljanju poslova na digitalizaciji arhivskih dokumenata u Ruskom državnom arhivu“, objavljeno na portalu „Arhiv Rusije“.

Čini se da je najoptimalnije rješenje u pitanju odabira opreme za skeniranje:

Profesionalni planetarni (beskontaktni) skeneri za knjige najmanje A2 formata, opremljeni lampama hladnog svjetla, ili LED LED iluminatorima i postoljem za knjige za skeniranje neizvezenih originala u boji, crno-bijelih i sivih tonova (knjige, crteži, dotrajali materijali, atlasi) arhivskih dokumenata.

Izbor digitalnih fotoaparata (fotoaparata) određen je veličinom matrice i finansijskim mogućnostima arhive.

Danas je najviše digitalnih fotoaparata

način izrade elektronskih kopija dokumenata, sigurnih za originale arhivskih dokumenata. Međutim, njihova upotreba također ima svoja ograničenja i nedostatke, od kojih je glavni problem poštivanja svjetlosnog režima.

Dozvoljeno je kombiniranje različite opreme za rješavanje problema digitalizacije dokumenata različitih formata.

Prostorije u kojima se izvode radovi na digitalizaciji arhivske dokumentacije i izradi elektronskih kopija treba da imaju prirodno i vještačko osvjetljenje.

Radna mjesta za izradu elektronskih kopija opremljena su posebnim stolovima, priključcima, podizno-okretnim stolicama (stolicama), podesivim po visini i uglovima nagiba sjedala i naslona.

Osvjetljenje na površini stola u području postavljanja dokumenata treba biti 300-500 lx, osvjetljenje površine ekrana - ne više od 300 lx. Osvetljenje ne bi trebalo da stvara odsjaj na površini ekrana i stola za skeniranje. Dozvoljeno je kada se koristi profesionalna oprema za skeniranje opremljena sopstvenim lampama, potpuno isključujući osvetljenje tokom procesa digitalizacije.

2. 4. Priprema i dostavljanje dokumenata za digitalizaciju
Priprema dokumentacije za rad na izradi elektronskih kopija upotrebnog fonda vrši se u skladu sa procedurom za izdavanje arhivske dokumentacije iz arhiva.

Priprema dokumentacije za rad na izradi elektronskih kopija obuhvata:

oduzimanje predmeta,

Provjera valjanosti podataka,

Usklađivanje sa listom zaglavlja predmeta,

Provjera numeracije listova,

Pojašnjenje u listovima svjedoka.

Prilikom pripreme predmeta provjerava se fizičko stanje dokumenata: otkrivaju se dokumenti s niskim kontrastom i blijedim tekstom, kao i dokumenti koji zahtijevaju restauraciju i jačanje osnove. Po potrebi, na konsultacije se uključuju stručnjaci za osiguranje očuvanja arhivskih dokumenata i stručnjaci za digitalizaciju dokumenata kako bi se spriječila mogućnost oštećenja dosijea prilikom skeniranja.

Futrole namenjene digitalizaciji po pravilu ne podležu spajanju i mogu se vezeti samo u izuzetnim slučajevima po dogovoru sa upravom arhiva kada je potpuno nemoguće kopirati uvezanu kutiju.

Odluka o otvaranju predmeta može biti motivisana:

A) osiguranje sigurnosti dokumenata (futrola je čvrsto sašivena i kada se otvori za 180 stepeni i upotrebom tlačnog stakla može doći do oštećenja (deformacije) dokumenata);

B) nemogućnost dostavljanja svih podataka u elektronskoj kopiji

dokument, jer neke od informacija "odlaze" u kičmu.

Odluka o povezivanju dokumenata se donosi samo ako postoje uslovi vezivanja u arhivi nakon skeniranja izvezenih fajlova za digitalizaciju.

Na kraju rada, stvar je obavezno ponovo je isprepletena.

Prenos dokumenata na digitalizaciju u specijalizovano odeljenje vrše zaposleni u arhivi odgovorni za izradu elektronskog fonda upotrebe, a sastavlja se Nalogom (uslovom) za izradu elektronskih kopija, sačinjenim u skladu sa redoslijed skeniranja fondova evidentiranih u Listi fondova namijenjenih digitalizaciji.

U Narudžbi (zahtjevu) za izradu kopija se navodi:

Osnova za digitalizaciju (u slučaju planiranog rada - upućivanje na poziciju u Godišnjoj listi sredstava namijenjenih za digitalizaciju; u slučaju izvršenja naloga za druge namjene - navođenje broja, datuma i naziva dokumenta na osnovu čiji se rad izvodi, svrha posla, podaci o kupcu).

Knjigovodstvene šifre (broj fonda, inventarni broj, broj skladišne ​​jedinice, brojevi listova (okreti - po potrebi).

Broj listova / okretaja listova za digitalizaciju.

Rezolucija, format, medij (za naloge koji se ne izvršavaju u okviru programa digitalizacije arhive).

Napomena (naznaka posebnih sigurnosnih zahtjeva, potreba za korištenjem specijaliziranih metoda digitalizacije, mogućnost korištenja tlačnog stakla i/ili grafičke obrade (za narudžbe koje se ne izvršavaju u okviru programa digitalizacije arhive)).

Datum predaje na digitalizaciju,

Datum ispunjenja naloga;

Datum prijema naloga (za naloge koji se ne izvršavaju u okviru programa digitalizacije arhive);

Datum vraćanja originala u skladište;

Šifra i lokacija skladištenja elektronske matične kopije (na ugrađenom mediju i eksternom mediju);

Šifra i mjesto skladištenja elektronske radne kopije (na vanjskom mediju);

Šifra i mjesto skladištenja kopije druge generacije (ako je potrebno, za naloge koji se ne izvršavaju u okviru programa digitalizacije arhive).

Nalog (zahtjev) za izradu elektronskih kopija FI arhivske dokumentacije potpisuje direktor ili zamjenik direktora (glavni čuvar fondova).

Narudžbenica se sastavlja u potrebnoj količini, ali ne manje od 2 primjerka. Jedan primjerak se čuva na centraliziranom računu u poslovima fondova, drugi - u odjelu za osiguranje sigurnosti dokumenata ili u strukturnoj jedinici u kojoj se vrši centralizirano skladištenje elektronskog fonda za korištenje arhive. Obrazac naloga se evidentira u Dnevniku naloga za izradu elektronskih kopija dokumenata (Prilog br. 3). Časopis se vodi u strukturnoj jedinici kojoj je povjerena funkcionalnost izrade elektronskih primjeraka.

Dnevnik se sastavlja prema pravilima za upis knjigovodstvene dokumentacije arhiva, tj. njegovi listovi su prošiveni, numerisani; njihov broj je naveden u certifikacijskom listu. Kolone u časopisu i zapisi su raspoređeni. Prihvatljivo je voditi Dnevnik narudžbi u elektronskom obliku.

Izvođači nose ličnu odgovornost za čuvanje originala arhivskih dokumenata za sve vreme rada sa njima.

Kako bi se izbjeglo ponovno skeniranje istih dokumenata (ponovno skeniranje), zaposleni koji popunjavaju naloge i vode dnevnik moraju prije prijenosa ili prijema dokumenata na skeniranje provjeriti da dokumenti nisu prethodno digitalizirani.

Ukoliko je dokument već digitalizovan, svi poslovi na izvršenju naloga se obavljaju sa njegovom radnom elektronskom kopijom.

Ponovno skeniranje (digitalizacija) (ponovno skeniranje) dokumenata je neprihvatljivo!

Procesi digitalizacije arhivskih dokumenata ubrzano uzimaju maha i objektivna su realnost. Za optimizaciju implementacije ovih procesa potrebno je riješiti čitav niz tehničkih, tehnoloških i metodoloških problema.

Danas je želja arhiva da čuva dokumente u obliku različitih kopija (fotokopija, fotokopija, mikrokopija, digitalna kopija) potpuno opravdana, jer pruža mogućnost da se značajno osigura efikasnost i široka dostupnost informacija, da se sačuvaju podaci o dokumentima o kratkotrajnog papira i za rješavanje problema sa stalnim nedostatkom skladišnog prostora.

U procesu digitalizacije arhivskih dokumenata javljaju se dva problema: očuvanje originala i očuvanje same elektronske informacije.

Očuvanje originala je neophodno za punu upotrebu dokumenta u sadašnjem vremenu i za buduće generacije.

Glavni problemi koji nastaju prilikom skeniranja dokumenata:

Mehaničko oštećenje - uništenje poveza (kičme) zbog potrebe za otvaranjem dokumenta

Izlaganje infracrvenom i toplotnom zračenju dovodi do promene termičkih svojstava kod svih vrsta papira.

Najopasnije karakteristike opreme koje utiču na dokument su temperatura i svetlost tokom skeniranja i vreme tokom kojeg ovi faktori utiču na original. Skeniranje u savremenim uslovima sastavni je dio rada svakog arhiva, stoga je razvoj i implementacija određenih mjera koje smanjuju destruktivni učinak na dokument prilikom kreiranja digitalne kopije neizbježan rezultat saradnje stručnjaka za digitalizaciju i specijalista za arhiviranje. .

Za digitalizaciju arhivske dokumentacije potrebno je koristiti profesionalnu opremu koja osigurava kvalitetnu digitalizaciju i očuvanje originala.

Zaključak

Zadatak čuvanja arhivskih dokumenata postaje sve složeniji kako rastu, stare i koriste se. Takođe je komplikovano činjenicom da arhivi obavljaju interno kontradiktornu funkciju - da čuvaju dokumente, omogućavajući im pristup. Stoga je, s jedne strane, potrebno sačuvati dokumente za njihovu aktivnu upotrebu, a s druge strane ih čuvati, uprkos njihovoj aktivnoj upotrebi. Stvaranje elektronskog fonda za korištenje osigurat će sigurnost originalnih dokumenata.

Unapređenje aktivnosti na obezbjeđenju očuvanja dokumenata u arhivskom fondu danas se provodi u sljedećim oblastima:

Konzervacija arhivske dokumentacije.

Izrada elektronskog fonda korišćenja (digitalizacija dokumenata).

Očuvanje dokumenata - osigurava njihovu sigurnost kroz način skladištenja, stabilizacije, restauracije i izrade kopija. devet

Regulatorne uslove za čuvanje arhivske dokumentacije obezbjeđuju:

• 
  izgradnja, rekonstrukcija i renoviranje arhivskih objekata;
• 
  stvaranje optimalnog (normativnog) protivpožarnog, sigurnosnog, temperaturno-vlažnog, svjetlosnog i sanitarno-higijenskog režima u zgradi i prostorijama arhiva;
• 
  korišćenje posebnih sredstava za čuvanje i premeštanje arhivske dokumentacije (regali, ormari, kutije i sl.) 10.

Stabilizacija i restauracija dokumenata vrši se uzimajući u obzir prirodu i stepen oštećenja, uslove naknadnog rada, čuvajući što je više moguće znakove autentičnosti dokumenata i bez stvaranja poteškoća za upotrebu.

Izrada kopija dokumenata vrši se metodama foto-, mikro-, fotokopiranja i upotrebom elektronskih tehnologija.

Savremeni pristup očuvanju zasniva se na sljedećoj odredbi: postepenom prelasku na diferencirani, selektivni princip obezbjeđivanja očuvanja arhivskih dokumenata, uzimajući u obzir njihovu vrijednost, prirodu i fizičko stanje, a prvo i svakako u oblasti selekcije za posebne obrade (restauracija, digitalizacija), a zatim - u oblasti skladištenja dokumenata.

Kao rezultat studije kojom se osigurava očuvanje arhivskih dokumenata u procesu njihove digitalizacije, izvučeni su sljedeći zaključci:

1. 
   Koristite profesionalnu opremu za digitalizaciju dokumenata, osiguravajući kvalitetnu digitalizaciju i sigurnost originala (digitalne kamere i planetarni skeneri).
2. 
   Radove na digitalizaciji dokumenata obavljati u posebno opremljenoj prostoriji u skladu sa svjetlosnim, temperaturnim i vlažnim uslovima.
3. 
   Regulatornim i metodološkim dokumentima regulirati proces digitalizacije.
4. 
   Pripremiti arhivsku dokumentaciju za rad na izradi elektronskih kopija u skladu sa utvrđenom procedurom za izdavanje arhivske dokumentacije iz arhiva.
5. 
   Izvršiti radove na izradi elektronskih kopija od strane stručnjaka za digitalizaciju dokumenata i arhivske poslove.

Prilikom obavljanja poslova na digitalizaciji arhivske dokumentacije, svaki arhiv moraće da reši čitav niz zadataka tehničke, tehnološke i metodološke prirode.

Međutim, da prevedem na elektronski pogled za sve tražene dokumente, potrebno je mnogo godina. Stoga će se u bliskoj budućnosti nastaviti sa izdavanjem papirnih dokumenata iz arhiva, a tradicionalne mjere za osiguranje očuvanja arhivskih dokumenata u procesu njihove upotrebe neće biti ukinute.

Spisak korištene literature i izvora

1. 
   Federalni zakon od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji" (sa izmjenama i dopunama saveznih zakona od 4. decembra 2006. br. 202-FZ, od 1. decembra 2007. br. 318-FZ, od 13. maja 2008. br. od 08.05.2010. br. 83-FZ, od 27.07.2010. godine br. 227-FZ)
2. 
   Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima, muzejima i bibliotekama, organizacijama Ruske akademije nauka (odobrena 18.01.2007.).
3. 
   GOST 7.48-2002. Čuvanje dokumenata. Osnovni pojmovi i definicije.
4. 
   Metodološke preporuke za elektronsko kopiranje arhivskih dokumenata i upravljanje primljenim informacionim nizom / Yu. Yumashev. Moskva: VNIIDAD, 2012. 125 str.
5. 
   Metodološke preporuke za izbor opreme za skeniranje koja može zadovoljiti potrebe ruskih arhiva. / S.N. Kleshar, T.N. Danilova, P.E. Zavalishin, S.S. Batashev. Tula, 2011. 48 str., Il. 32, pril. 1.
6. 
   Preporuke za ocjenu stanja dokumenata u državnim arhivima tokom čuvanja, upotrebe, posebne obrade dokumenata, uzimajući u obzir njihova svojstva, potencijalnu trajnost i specifičnosti nedostataka. / Privalov V.F., VNIIDAD, M., 2009.
7. 
   Stankevich A.A. O fizičkom stanju dokumenata Nacionalnog istorijskog arhiva // Archivarius, broj 1, Minsk, 1999, str. 188-190.
8. 
   Podgornaya N.I., Dobrusina S.A., Chernina E.S. Utjecaj fotokopiranja na dokument papir // Sigurnost i dostupnost: Sažeci. izvještaj i nered. naučno-praktična Konferencija M., 1998, str. 74-75.
9. 
   Restauracija blijedih tekstova i slika arhivskih dokumenata: Preporuke / A.G. Kharitonov. Rosarhiv, VNIIDAD, M., 2004.
10. 
    Privalov V.F. Osiguranje čuvanja arhivske dokumentacije na papirnoj osnovi: Metodički priručnik / Rosarchiv. VNIIDAD. - M., 2005.-- 112 str.
11. 
    Larina V.G. Osiguravanje sigurnosti arhivske dokumentacije u savremeni svet// Domaći arhiv. 2006. br. 4. 114-115
12. 
    Egorov S.A. Savremene prijetnje arhivskim dokumentima // Domaći arhivi. 2009. br. 6. P.19-28.

13. Kutukova G.N. Faktori starenja i vrste oštećenja dokumenata. http://niab.by/stat/kutukawa_factory

14. Naumov O.V. Informatizacija arhivske djelatnosti u Ruskoj Federaciji http://archives.ru/coordination/council/doclad150911.shtml

15. Mikheenok T.S. Utjecaj tehnologije umnožavanja na sigurnost arhivskih dokumenata http://niab.by/stat/cop_doc/

Dodatak br. 1

ODOBREN

Direktor ___________

____________________

"___"_____________ G.

Dugoročni plan za digitalizaciju fondova

P / p br.	№	Naziv fonda	Inventarni broj	Broj slucaja / broj slučajeva	Krajnji rokovi	Procijenjena godina digitalizacije	Oznaka završetka

Dodatak br. 2

ODOBREN

Direktor ___________

____________________

"___"_____________ G.

Spisak fondova za digitalizaciju 20___ godine

P / p br.	Naziv fonda	Inventarni broj	Broj slucaja / broj slučajeva	Krajnji rokovi	Broj listova / broj listova sa prometom	Kategorija težine	Originalni format	Elektronska glavna šifra za pohranu kopije		Šifra za skladištenje elektronskih radnih kopija	Oznaka završetka
								Vanjski medij br.	Adresa servera	Eksterni disk br.	Datum digitalizacije i broj i datum akta prenosa skladištenja eksternog medija, oznaka eksternog medija

Dodatak br. 3

ODOBREN

Direktor ___________

____________________

"___"_____________ G.

Registar naloga za izradu elektronskih kopija arhivskih dokumenata

P / p br.

datum prijema

Strukturni odjel arhiva, nakon što je poslao nalog na vrat

Osnova za ispunjenje naloga

Fond br.

Inventarni broj

Br. skladišta jedinice

Broj listova sa prometom

Sažetak ili naznaka sastava dokumenata

Broj listova / okretaja

Ukupno broj fajlova (prema detaljima narudžbe)

Bilješka

Datum završetka narudžbe

Za kupca

Broj fajlova

Dozvola

formatu

1 Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima, muzejima i bibliotekama, organizacijama Ruske akademije nauka. M., 2007. S. 21

2 Federalni zakon Ruske Federacije od 22. oktobra 2004. N 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji"

1. 
   3 Privalov V.F. Osiguranje čuvanja arhivske dokumentacije na papirnoj osnovi: Metodički priručnik / Rosarchiv. VNIIDAD. - M., 2005.-- str.9

4 Kutukova G.N. Faktori starenja i vrste oštećenja dokumenata

1. 
   5 Mikheenok T.S. Utjecaj tehnologije umnožavanja na sigurnost arhivskih dokumenata

1. 
   6 GOST 7.48-2002. Čuvanje dokumenata. Osnovni pojmovi i definicije.

7Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima, muzejima i bibliotekama, organizacijama Ruske akademije nauka. M., 2007. S. 21

upload -> Rubrika vazduhoplovne i svemirske tehnologije "fizika svemira"
upload -> Metodološke preporuke organizacija aktivnosti na rezervama finansijskih i materijalnih sredstava za reagovanje u vanrednim situacijama
upload -> Kardiorenalni odnosi i kvaliteta života u liječenju bolesnika s kroničnom srčanom insuficijencijom s popratnim dijabetesom melitusom tipa 2 14.00.06 Kardiologija

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Državni komitet Republike Mari El za stručno obrazovanje

Državna obrazovna ustanova

Srednje stručno obrazovanje

Republika Mari El

"trgovinsko-tehnološki fakultet"

Rad na kursu

U disciplini „Arivologija"

tema:Oosiguravanje sigurnosti arhivske dokumentacijeatpolicajci

Završila -Vaseneva Polina Nikolaevna

Specijalnost - 032002

Upravljačka dokumentacija

Grupa - D-31

Provjereno - učiteljica Suslova O.I.

Yoshkar-Ola

Uvod

1. Obezbjeđivanje normativnih uslova za čuvanje arhivske dokumentacije

1.1 Stvaranje optimalnih uslova za skladištenje dokumenata

1.2 Stavljanje dokumenata u skladište. Topografija

2. Upotreba posebnih sredstava za skladištenje i kretanje dokumenata

2.1 Procedura izdavanja predmeta iz repozitorija

2.2 Provjera postojanja i stanja stvari

2.3 Osnivanje fonda osiguranja za posebno vredne dokumente i fonda za korišćenje

3. Osiguranje fizičkog i hemijskog očuvanja arhivskih dokumenata

3.1 Provjera fizičkog stanja dokumenata

3.2. Fizička, hemijska i tehnička obrada arhivske dokumentacije

Zaključak

Spisak korišćene literature

Aplikacija

V dirigovanje

Relevantnost teme seminarskog rada. Arhivar je trenutno prvi koji se bavi informacijama stvorenim u prošlosti. On je dužan da ga odnese i zadrži. Ali arhiv nije skladište, već naučna institucija koja obavlja zadatak formiranja dugoročne društvene memorije društva. skladišni fond topografije dokumenata

Državni organi, organi lokalne samouprave, organizacije i građani koji se bave preduzetničkom delatnošću bez osnivanja pravnog lica dužni su da obezbede sigurnost arhivske dokumentacije, uključujući i kadrovsku dokumentaciju, tokom perioda čuvanja utvrđenog saveznim zakonima, drugim podzakonskim aktima Ruske Federacije, kao i spiskove dokumenata predviđenih Saveznim zakonom "O arhivskoj djelatnosti u Ruskoj Federaciji" od 22. oktobra 2004. br. 125 FZ.

Osiguravanje sigurnosti dokumenata glavni je zadatak državnih arhiva. Teškoću rješavanja problema određuje činjenica da niko nikada nije kreirao dokumente za "vječno" čuvanje. Istovremeno, arhive se svake godine popunjavaju novim fondovima, a mogućnosti restauracije ostaju skromne. Savremeni pristup rješavanju ovog problema zasniva se na principu postepenog prelaska na diferencirani, selektivni princip osiguranja sigurnosti arhivskih dokumenata, uzimajući u obzir njihovu vrijednost i fizičko stanje.

Diferencirani pristup podrazumeva izbor tzv. prioritetnih objekata na nivou fondova, delova fondova, pojedinačnih dokumenata iz ukupnog obima dokumenata koji se čuvaju u arhivi. Osnova za dodjelu prioriteta su dva kriterija: vrijednost dokumenata i znakovi fizičkog stanja koje ugrožava njihovu sigurnost. Skup mjera za stvaranje regulatornih uslova, usklađenost sa regulatornim režimima osigurava sigurnost arhivske dokumentacije u arhivu.

Regulatorne uslove za čuvanje arhivske dokumentacije obezbjeđuju:

Izgradnja, rekonstrukcija i obnova zgrada arhiva;

Stvaranje optimalnog (normativnog) protivpožarnog, sigurnosnog, temperaturno-vlažnog, svjetlosnog i sanitarno-higijenskog režima u zgradi i prostorijama arhiva;

Upotreba posebnih sredstava za čuvanje i premeštanje arhivske dokumentacije.

Osnovna svrha nastavnog rada je izučavanje problema obezbjeđenja sigurnosti arhivske dokumentacije kao jedne od osnovnih oblasti rada arhiva. Fizičko stanje i mogućnost njihove upotrebe u različite svrhe ovise o tome koliko je ispravno odabrana strategija skladištenja dokumenata.

Za postizanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:

1. Razmotriti mjere za osiguranje regulatornih uslova za čuvanje dokumenata.

2. Otkriti postupak upotrebe posebnih sredstava za čuvanje i premeštanje arhivske dokumentacije.

3. Istražiti metodologiju za osiguranje fizičkog i hemijskog očuvanja dokumenata.

1 . Sigurnost normativno uslovi skladištenja arhivskih dokumenata

1. 1 Stvaranje optimalnih uslova za skladištenje dokumenata

Optimalne uslove čuvanja dokumenata obezbeđuju: izgradnja, rekonstrukcija i popravka zgrada arhiva; opremanje skladišnih objekata sredstvima za gašenje požara, sigurnosnim i protivpožarnim alarmnim sistemima; korištenje tehničkih sredstava za stvaranje optimalnog temperaturnog i vlažnog režima skladištenja, provođenje sanitarno-higijenskih mjera u skladišnim prostorijama; upotreba posebnih sredstava za skladištenje dokumenata (regali, ormari, sefovi, kutije, fascikle itd.).

Zgrade za državne arhive mogu se graditi namjenski ili prenamijeniti iz drugih prostorija. Moraju se ukloniti iz industrijskih preduzeća koja zagađuju vazduh (agresivni gasovi, cementna prašina i sl.), sa objekata i objekata opasnih u požarnom odnosu (skladišta nafte, benzinske pumpe, parkinga, garaže i sl.), kao što su kao iu skladu sa zahtjevima građevinskih propisa i propisa.

Pogodnost lokacije arhive utvrđuje se uzimajući u obzir zaključke vatrogasne službe i sanitarne i epidemiološke stanice o stepenu zagađenosti vazduha V.D. Banasyukevich. Aktuelni znanstveni problemi osiguranja očuvanja arhivske dokumentacije // Domaći arhivi. -2001. - br. 2.

Zgrada arhiva je kompleks glavnih i pomoćnih prostorija namijenjenih ispunjavanju zadataka arhiva za čuvanje, obradu, korištenje arhivske dokumentacije i poslove administrativnog, tehničkog, kućnog karaktera, radi ispunjavanja zahtjeva racionalnog rasporeda prostorija.

Arhiv je opremljen arhivom, čitaonicom, radnim prostorijama, prostorijama za automatizovanu biblioteku prenosivih elektronskih medija, serverskom i komunikacionom opremom.

Arhive su numerisane arapskim brojevima po grubom redu i locirane su izolovane od laboratorijskih, proizvodnih i skladišnih objekata povezanih sa upotrebom (skladištenjem) hemikalija, hrane, a elektronski arhiv - od izvora elektromagnetnog zračenja i polja sile.

Preporučljivo je locirati skladišta u zgradama sa prozorima na sjeveru. Prirodno osvjetljenje je dozvoljeno samo uz obaveznu zaštitu dokumenata od direktne sunčeve svjetlosti. Dozvoljeno je difuzno osvetljenje uz upotrebu roletni, zaštitnih filtera, zavesa ili farbanog stakla na prozorima. Za umjetnu rasvjetu koriste se žarulje sa žarnom niti u zatvorenim sjenilima ili fluorescentne sijalice sa izrezanim ultraljubičastim dijelom spektra zračenja.

Arhivska dokumenta se čuvaju u mraku. Zaštita dokumenata od dejstva svetlosti obezbeđuje se čuvanjem dokumenata u kutijama, fasciklama i povezima, korišćenjem neprozirnih i svetlo difuznih zavesa na prozorima i sl. Dokumenti na elektronskim medijima čuvaju se u uslovima koji isključuju direktno izlaganje svetlosti i podložni su dodatna zaštita od agresivnih nečistoća u vazduhu (sumpor-dioksid, vodonik-sulfid, žive pare, azotni oksidi, amonijak), elektromagnetsko-jonizacioni (radijacioni) efekti.

Arhiva je opremljena savremenom opremom za gašenje požara, sigurnosnim i protivpožarnim alarmima. Opće i etažne sklopke nalaze se izvan arhive. Zgrade arhiva opremljene su vatrogasnim vodosnabdijevanjem, aparatima za gašenje požara ugljičnim dioksidom, sigurnosnim i protivpožarnim alarmima V.D. Banasyukevich. Aktuelni znanstveni problemi osiguranja očuvanja arhivske dokumentacije // Domaći arhivi. -2001. - br. 2.

Bezbednosni režim arhive obezbeđuje se nizom mera za obezbeđenje inženjersko-tehničke osposobljenosti, opremanje zgrade (prostorije) arhive sigurnosnim alarmima, organizovanje bezbednosnih mesta, plombiranje prostorija, osmatranje objekta i prilaza. režima unutar objekta, te čuvaju ključeve poslovnih prostorija.

Arhivi i druge prostorije u kojima se trajno ili privremeno čuvaju arhivska dokumenta opremljeni su vratima sa povećanom tehničkom sigurnošću od moguće provale, opremljenim visokosigurnosnim bravama.

Uklanjanje iz arhive arhivskih dokumenata, materijalnih vrijednosti i knjiga naučne i referentne biblioteke, kao i naučno referentnog aparata dozvoljeno je samo uz posebne propusnice koje se izdaju po utvrđenom postupku.

Čuvanje dokumenata se vrši u uslovima koji obezbeđuju standardne parametre svetlosti, temperature i vlažnosti i sanitarno-higijenske režime.

U arhivama opremljenim sistemima za klimatizaciju održavaju se sljedeći optimalni temperaturno-vlažni uslovi za čuvanje dokumenata na:

1) papirni mediji - temperatura +17 - +19 S, relativna vlažnost vazduha 50-55 odsto;

2) crno-beli filmski mediji - temperatura +15 C, relativna vlažnost vazduha 40-55 odsto;

3) folija u boji - temperatura +2 - +5 S, relativna vlažnost vazduha 40-55 odsto;

4) elektronski mediji - temperatura +15 - + 25°C, relativna vlažnost vazduha 40-60 odsto.

U arhivima sa neuređenom klimom vrši se racionalno grijanje, ventilacija zgrade i ovlaživanje (odvlaživanje) zraka. Oštre fluktuacije (sezonske i unutar jednog dana) temperature (+ -5.C) i relativne vlažnosti (+ -10%) nisu dozvoljene.

Uslovi temperature i vlažnosti se prate redovnim mjerenjem temperature i relativne vlažnosti prostorije i vanjskog zraka istovremeno: u klimatizovanim prostorijama - najmanje 1 put sedmično; u arhivima sa neuređenom klimom - 2 puta sedmično; u slučaju kršenja režima - 1 put dnevno.

Očitavanja kontrolno-mjernih uređaja bilježe se u posebnim registarskim dnevnikima, koji također odražavaju provjeru ispravnosti očitavanja uređaja i mjera poduzetih za normalizaciju režima temperature i vlažnosti u slučajevima njegovog kršenja.

Glavna sredstva za skladištenje dokumenata su stacionarne ili mobilne metalne police, drvene police, tretirane vatrootpornim sredstvima. Kao pomoćna ili posebna oprema mogu se koristiti metalni ormari, sefovi, regali, kao i stacionarni pretinci-kutije sa metalnim pregradama i policama.

Filmski dokumenti, mikrofilmovi u roli pohranjuju se vodoravno u metalne ili plastične kutije na regalima riblje kosti ili na stacionarnim policama. Nezapaljive filmske slike na bazi triacetata pohranjuju se u labavo zatvorenim metalnim ili plastičnim kutijama s rupama kako bi se spriječilo da se isparenja octene kiseline iz osnove filma nakupljaju unutar kutije. Video dokumenti se pohranjuju okomito u originalnom pakovanju.

Nije dozvoljeno skladištenje arhivske dokumentacije na nosačima sa magnetnim radnim slojem na feromagnetnim metalnim policama; čelični regali se mogu koristiti u izuzetnim slučajevima, samo pod uslovom demagnetizacije i zatvaranja kontura regala.

Svaka jedinica skladištenja audiovizuelnog ili elektronskog dokumenta upakovana je u nezapečaćenu pojedinačnu ambalažu. U tom slučaju treba isključiti slobodno kretanje arhivskog dokumenta unutar paketa.

Arhivska dokumenta na papirnoj osnovi postavljaju se na police, u metalne ormare vodoravno ili okomito u kutije ili druge primarne medije za pohranu (fascikle, kutije i sl.).

Skladišni prostori su postavljeni okomito na zidove sa prozorskim otvorima. Nije dozvoljeno postavljanje blizu vanjskih zidova zgrade i izvora topline.

Uređenje skladišta vrši se u skladu sa sljedećim standardima: razmak između njihovih redova je 120 cm; skladišni prostori - 75 cm; vanjski zid zgrade i paralelno s njim ostave - 75 cm; zid i završetak magacina - 45 cm; podna i donja polica uređaja za odlaganje - 15 cm.

1.2 Stavljanje dokumenata u skladište. Topografija

Postavljanje dokumenata u repozitorije treba da bude racionalno. Dokumente treba postaviti u skladu sa knjigovodstvenim dokumentima onim redosledom koji obezbeđuje njihovo brzo pretraživanje.

Za brzu pretragu dokumenata u arhivu kreiran je naučno-referentni aparat za dokumente arhiva:

- popisi predmeta i nomenklature predmeta koje ih zamjenjuju;

- predmetne, predmetno-tematske kartoteke;

- kartoteke za osoblje;

- pokazivači;

- istorijski podaci;

- recenzije dokumenata.

Dokumenti za trajno skladištenje se polažu odvojeno od dokumenata za dugotrajno skladištenje (preko 10 godina) i kadrovskih dokumenata.

Postupak polaganja fondova u arhivu utvrđuje se planom (šemom) njihovog smještaja. Shema predviđa raspodjelu kompleksa sredstava po skladišnim objektima, navodeći (ako je potrebno) brojeve sredstava za svaki skladišni stalak.

Jedno arhivsko skladište može da primi arhivske dokumente različitih tipova, ali zahteva iste načine skladištenja (na primer, arhivski dokumenti na magnetnim trakama i diskovnim medijima sa magnetnim slojem; arhivski dokumenti na filmu i mikrooblicima, itd.).

Sve prostorije arhive (zgrade, zgrade, spratovi, spratovi, sobe), kao i regali, ormari i police su numerisani. Mediji za skladištenje su numerisani nezavisno s lijeva na desno od ulaza u arhiv, njihove police su numerirane odozgo prema dolje s lijeva na desno.

U cilju obezbjeđenja mjesta skladištenja i traženja dokumenata u repozitorijumu, sastavljaju se berzanski i postregalni topografski indeksi. Nacrtani su na karticama. Kartica fondovskog topografskog indeksa sastavlja se posebno za svaki fond, ovi kartoni su poređani po redosledu brojeva arhivskih fondova.. U njemu se navodi naziv fonda, broj fonda, zgrada, sprat (sloj), arhiv. magacin, prostorija, inventar br., predmeti od br. do br., br. regala, br. ormana, br. police, napomene (vidi Prilog 1).

Kartice topografskog indeksa kreveta postavljene su na svaki stalak i poredane su redosledom brojeva regala u posebnoj prostoriji. Jednu kopiju topografskih indeksa čuva službenik(i) zaduženi za vođenje evidencije arhivske dokumentacije, drugu - u arhivskom skladištu.

Održavanje topografskih indikatora može se vršiti na papiru ili u automatizovanom režimu u skladu sa utvrđenim zahtevima. Promjene u rasporedu dokumenata se blagovremeno odražavaju u svim kopijama, kao iu šemi raspodjele sredstava.

2 . Primjena posebnih sredstava za skladištenje i kretanje dokumenata

2.1 Procedura izdavanja predmeta iz repozitorija

Predmeti se odjavljuju iz repozitorija:

- za upotrebu (za korisnike u čitaonici, za zaposlene u arhivu u radnim prostorijama, za ustanove i organizacije na privremenom čuvanju);

- da obavlja arhivske poslove sa dokumentima.

Predmeti koji sadrže oronulu dokumentaciju, posebno vrednu ispravu, ne izdaju se iz depozitara na korišćenje, već se izdaju kopije. Izdavanje predmeta od depozitara i njihov prijem nazad vrši staratelj sredstava.

Arhivska dokumenta se izdaju iz arhive na period: do mjesec dana - korisnicima u čitaonici i zaposlenima u arhivu (osim posebno vrijednih dokumenata koji se izdaju na period ne duži od dvije sedmice); do tri mjeseca - za fond makere; do šest mjeseci - sudskim, policijskim i drugim nadležnim organima.

Izdavanje arhivske dokumentacije iz arhiva na izlaganje vrši se na period utvrđen ugovorom o održavanju izložbe.

Izdavanje predmeta iz depozitara sastavlja se odgovarajućim dokumentima i vodi u posebne knjige. Izdavanje arhivskih dokumenata iz arhive i njihovo vraćanje, uključujući provjeru stanja i prisutnosti arhivske dokumentacije prije izdavanja iz arhive i po povratku, vrši djelatnik arhive. Provjeru prisustva i stanja arhivskih dokumenata koje korisnici vraćaju u čitaonici, po listu, vrši zaposlenik čitaonice.

Obaveznoj provjeri dostupnosti i stanja po tabak prije izdavanja arhivskih dokumenata iz arhive i po njihovom vraćanju podliježu: jedinstvena dokumenta i posebno vrijedna dokumenta; arhivska dokumenta sa dragim kamenjem i metalima u dizajnu ili prilogu uz njih; slobodna arhivska dokumenta; predmeti koji ranije nisu izdati iz arhive i nemaju listove ovjere; fajlovi koji sadrže autograme, grafičke dokumente, poštanske i službene znakove, marke, razglednice, koverte sa adresama, pečate i druge arhivske dokumente od potencijalnog interesa za kolekcionare.

Sastav ostalih predmeta koji podliježu pregledu po listu utvrđuje uprava arhive na osnovu odluke stručno-metodološke komisije.

Umjesto skladišnih jedinica i inventara predmeta izdatih iz arhive postavlja se zamjenska kartica.

Arhivska dokumenta koja se izdaju iz arhiva moraju imati arhivsku šifru, numerisane listove, atestni list i list za upotrebu dokumenta.

Priprema arhivske dokumentacije za izdavanje iz arhive obuhvata: oduzimanje arhivske dokumentacije; usaglašavanje arhivske šifre i naslova (napomena) sa popisom (knjigom knjigovodstva i opisom) predmeta, dokumenata; provjeru arhivskih dosijea list po list - u utvrđenim slučajevima.

Usklađivanje arhivske šifre arhivskih dokumenata sa popisom (knjigom knjigovodstva i opisa) predmeta i dokumenata uključuje provjeru ispravnosti korica i naslovne stranice predmeta, primarnog medija za pohranu audiovizuelnog, elektronskog dokumenta, ispravnosti dokumenta. naziv i šifra skladišne ​​jedinice. Ako postoje veće ispravke, korice i naslovna strana se zamenjuju, zadržavajući staru koricu ako je potrebno.

U pripremi za izdavanje pojedinačnih arhivskih dokumenata povučenih iz spisa iz arhive, na poleđini svakog lista stavlja se pečat sa arhivskom šifrom van teksta arhivskog dokumenta.

U cilju kontrole čuvanja arhivske dokumentacije, odeljenje nadležno za čuvanje arhivske dokumentacije vrši proveru očuvanosti arhivske dokumentacije izdate iz arhiva. Provjere se vrše planski ili po potrebi u dogovoru sa upravom arhiva.

Kada se arhivski dokumenti vraćaju u arhiv, vrši se detaljna provjera njihovog fizičkog stanja po utvrđenom postupku. U knjizi izdavanja arhivske dokumentacije upisuje se zabilješka o vraćanju arhivske dokumentacije u prisustvu arhivskih radnika ili fondatora koji su ih vratili. Ako se na vraćenim arhivskim dokumentima otkrije oštećenje, sastavlja se akt u bilo kojoj formi, koji potpisuju zaposleni u arhivi i lice koje vraća arhivsku dokumentaciju i dostavlja na razmatranje upravi arhiva.

Prilikom transporta arhivskih dokumenata na bilo koju udaljenost poduzimaju se mjere zaštite i zaštite od djelovanja štetnih faktora.

Za premeštanje arhivske dokumentacije unutar arhive koriste se pokretna kolica i druga prevozna sredstva.

Unutargradski prevoz arhivske dokumentacije vrši se zatvorenim vozilima uz obaveznu pratnju arhivskog radnika. Prevoz arhivske dokumentacije na velike udaljenosti obavlja se u zapakovanom obliku u pokrivenom vozilu.

2.2 Provjera postojanja i stanja stvari

Svrha provjere prisustva i stanja u arhivi je utvrđivanje korespondencije stvarnog postojanja predmeta sa opisnim člancima i konačnim evidencijama u inventarama; identificirati oštećene datoteke u kojima se nalaze dokumenti sa blijedim tekstom koji zahtijevaju restauraciju, uvezivanje, dezinfekciju, prevrtanje na drugu stranu i sl.

Provjere dostupnosti i stanja arhivske dokumentacije sprovode se planski, kao i na vrijeme (vanredno).

U državnom arhivu, muzeju, biblioteci, arhivu Ruske akademije nauka vrši se planirana ciklična provjera dostupnosti i stanja:

- jedinstveni dokumenti - godišnje;

- posebno vrijedna dokumenta na papiru - jednom u 10 godina (u državnoj biblioteci - jednom u 5 godina);

- audiovizuelna i elektronska dokumenta - jednom u 5 godina;

- filmski dokumenti na bazi nitro - jednom u 2 godine.

Ciklična učestalost provjere dostupnosti drugih arhivskih dokumenata utvrđuje se na osnovu odluke stručno-metodološke komisije (ili drugog savjetodavnog tijela) arhiva, u zavisnosti od intenziteta korištenja i stanja evidentiranja arhivske dokumentacije, ali najmanje jednom u 25 godina (u državnoj biblioteci - jednom u 15 godina).

U opštinskom arhivu, muzeju, biblioteci jednom svakih 10 godina vrši se redovna ciklična provera dostupnosti arhivskih dokumenata.

U slučaju elementarnih nepogoda, masovnih raseljavanja i drugih okolnosti u kojima može doći do gubitka dokumenata, vrše se vanredne jednokratne provjere prisutnosti i stanja svih arhivskih fondova ili pojedinačnih kompleta građe.

Provjeru raspoloživosti i stanja vrši grupa zaposlenih u broju od najmanje 2 osobe.

Prije početka rada utvrđuje se kompletnost knjigovodstvene dokumentacije za revidirani fond, pažljivo se provjerava knjigovodstvena dokumentacija, odnosno utvrđuje se da li su stvarno navedeni brojevi predmeta u inventaru ispravno prikazani u konačnoj evidenciji. Provjera se vrši usaglašavanjem stvarne dostupnosti predmeta sa inventarom. U ovom slučaju se provjerava broj predmeta, indeks predmeta, naslov, rokovi ispisa predmeta, broj listova naveden u inventaru, sa opisom predmeta na koricama. Fizičko stanje utvrđuje se vizuelnim pregledom kućišta.

Svi nedostaci otkriveni tokom provjere (nedostatak futrola, tehničke greške u brojanju, greške u opisu, fizička oštećenja) unose se u kontrolni list za prisustvo i stanje stvari. Čekovni list se popunjava direktno prilikom provjere za svaki inventar posebno, čekovni listovi su numerisani numeričkim redom i potpisani od strane izvođača.

Prilikom provjere dostupnosti i stanja stvari potrebno je: održavati redoslijed rasporeda predmeta na policama, u kutijama, fasciklama; postaviti na mjesto, pronađene tokom provjere, pogrešno lažne kutije drugih sredstava; da zaplijeni predmete koji nisu uključeni u inventar; obavijestiti rukovodioca arhiva o slučajevima zaraženih biološkim štetočinama radi hitne izolacije. Predmeti koji nisu uključeni u inventar stavljaju se na kraj fonda. Zabranjeno je unošenje u popis neobjavljenih predmeta tokom revizije.

Na kraju provjere raspoloživosti i stanja na kraju inventara stavlja se pečat „provjereno“, datum, pozicija i potpis.

Na osnovu zbirne evidencije u čekovnim listovima (listovima) sastavlja se akt o provjeri raspoloživosti i stanja u kojem se navodi broj, naziv i kategorija fonda, datum provjere, kao i ukupan broj podaci po rezultatima provjere: broj predmeta popisanih prema popisima, broj predmeta koji nisu dostupni, broj slovnih brojeva koji nisu označeni u inventaru, propušteni brojevi, kao i broj predmeta koji su bili dostupni . Zakonom se navodi i broj predmeta koji zahtijevaju arhiviranje, dezinfekciju i dezinsekciju, restauraciju, restauraciju zanemarenih tekstova (vidi Prilog).

Mogu postojati slučajevi kada se tokom provjere dostupnosti otkrije odsustvo slučajeva. To ukazuje na kršenje sigurnosti dokumenata i zahtijeva hitnu akciju. U tom slučaju arhiv mora započeti rad na traženju predmeta u roku od godinu dana od dana završetka provjere.

Tokom pretrage potrebno je:

Pregledati knjigovodstvenu dokumentaciju za izdavanje predmeta iz trezora;

Provjeriti ispravnost konačnog zapisnika u inventaru, prema kojem se popisuju neotkriveni predmeti, jer bi moglo doći do tehničkih grešaka u rednom numeriranju predmeta, a prilikom sastavljanja konačne evidencije nisu uzeti u obzir nedostajući i slovni brojevi ;

Analizirati naslove neotkrivenih predmeta u inventarama predmeta, što će omogućiti identifikaciju predmeta koji su dva puta uključeni u inventar ili su uključeni u drugi inventar ove organizacije, ali pod drugim brojem;

Proučiti stare inventare za predmete koji su prethodno bili podvrgnuti naučno-tehničkoj obradi, uporediti ih sa inventarom na kojem je izvršena provjera;

Organizovati potragu za predmetima koji nisu pronađeni tokom inspekcije u relevantnim organizacijama, u čijim aktivnostima su formirani neotkriveni slučajevi, nakon što su prethodno proučili njihove inventare;

Provjeriti akte o prijemu i predaji predmeta u arhivu od organizacija;

Proučiti akte o dodjeli predmeta i dokumenata na uništenje, akte o izdavanju predmeta na privremeno korištenje.

Za fajlove pronađene prilikom pretrage sastavlja se potvrda koju potpisuje šef arhive. Pronađeni slučajevi se postavljaju. U kartonu za evidentiranje neotkrivenih slučajeva sačinjava se zapis „pronađeno“ sa naznakom datuma i pozivnog broja. Za nestale dokumente, za koje su iscrpljeni putevi traženja, sastavlja se akt o neotkrivanju slučaja i detaljna potvrda o radu pretrage. Provjera raspoloživosti i stanja smatra se obavljenom nakon izvršenih izmjena računovodstvene dokumentacije revidiranog fonda.

2.3 Osnivanje fonda osiguranja za posebno vredne dokumente i fonda za korišćenje

Fond osiguranja je zbirka osiguravajućih primjeraka posebno vrijednih arhivskih dokumenata. Osiguravajuća kopija dokumenta na papirnoj osnovi je negativ mikrofilm prve generacije, napravljen od odgovarajuće vrste filma direktnim fotografisanjem dokumenta i naknadno nazvan "mikrofilm fonda osiguranja" VF Privalov. Osiguranje sigurnosti dokumentarne baštine u savremenim uvjetima // Domaći arhiv. - 1999. - br. 2..

Fond osiguranja je stvoren kako bi se sačuvali vrijedni dokumentarni podaci u slučaju gubitka ili oštećenja originalnih dokumenata. Redoslijed preslikavanja osiguranja utvrđuje se uzimajući u obzir fizičko stanje jedinstvenih dokumenata i posebno vrijednih dokumenata i intenzitet pozivanja na njih.

Osigurano kopiranje vrši se u skladu sa sistematizacijom skladišnih jedinica u popisu predmeta, dokumenata, koji se prepisuju ispred skladišnih jedinica. Svi arhivski dokumenti koji se nalaze u skladišnoj jedinici podliježu osiguranom kopiranju.

Kod preslikavanja osiguranja slučajevi po pravilu ne podliježu spajanju. Fajlovi se u iznimnim slučajevima uvezuju po dogovoru sa upravom arhive kada je potpuno nemoguće kopirati uvezani fajl. Na kraju rada, slučaj ponovo prepliće laboratorija ili organizacija - proizvođač kopija osiguranja.

Skup kopija arhivskih dokumenata izrađenih na različitim materijalnim nosačima i namijenjenih korištenju radi obezbjeđenja očuvanja originala arhivskih dokumenata (u daljem tekstu: upotrebni fond) nastaje, po pravilu, istovremeno sa izradom dokumenta. fond osiguranja, kao i ciljni nalog za najkorišćeniju arhivsku dokumentaciju, u postupku i druge poslove (deklasifikacija arhivskih dokumenata, organizacija njihovog korišćenja).

Uvrštavanje kopija arhivske dokumentacije u fond za korišćenje, uključujući i na elektronskim medijima nastalim u toku drugog rada, arhiv vrši samostalno.

3 . Osiguravanje fizičkog i hemijskog očuvanja arhivske dokumentacije

3.1 Provjera fizičkog stanja dokumenata

Provjera fizičkog stanja dokumenata vrši se radi utvrđivanja opšte slike stanja arhivskih fondova i utvrđivanja dokumenata sa specifičnim oštećenjima koja zahtijevaju hitnu ili planiranu posebnu obradu.

Fizički pregled se također zasniva na diferenciranom pristupu.

Provjera fizičkog stanja dokumenata uvijek se vrši pregledom stranica predmeta.

Postoje tri načina za procjenu fizičkog stanja velikih količina dokumenata:

1) potpuna provjera svih objekata proučavanog niza (na primjer, svih dokumenata fonda). Prednost metode je što daje potpunu informaciju o stanju svih dokumenata fonda. Nedostatak je što oduzima mnogo vremena;

2) selektivna metoda, kada se iz cjelokupnog volumena niza (slučajni mali uzorak) odabere samo mali dio i iz njega se procijeni stanje cijelog niza (fonda). Uzorak od 2% cijelog niza je dovoljan da se prikaže stanje niza kao cjeline. Prednost - vremenski troškovi su mnogo manji. Nedostatak – daje prosječnu informaciju o stanju cijelog niza bez posebne procjene stanja dokumenata koji nisu bili uključeni u uzorak;

3) slučajna identifikacija dokumenata sa nedostacima u papiru i tekstu od strane svih zaposlenih u arhivi u obavljanju službenih dužnosti (ako su njihovi poslovi vezani za pregled predmeta po listu). U ovom slučaju, poželjno je kodiranje fizičkog stanja dokumenata od strane zaposlenih u jednom odjeljenju - odjelu za osiguranje sigurnosti dokumenata. Prednost je najmanje utrošenog vremena. Nedostatak je što rezultati slučajne identifikacije dokumenata sa nedostacima u brojnim fondovima ne omogućavaju da se izvuku zaključci o fizičkom stanju svakog pojedinačnog arhivskog fonda, da se rezultati sumiraju u statističke tabele.

Fizičko stanje dokumenata ocenjuje se odsustvom ili prisustvom tipičnih nedostataka papira ili teksta. Prisustvo i vrsta defekta papira i teksta utvrđuje se vizuelno tokom skeniranja stranica po list svakog pojedinačnog dokumenta. U ovom slučaju, potrebno je obratiti pažnju na "starost" dokumenta (godina njegovog stvaranja).

Provjera i procjena fizičkog stanja dokumenata vezana je za identifikaciju kvalitativnih znakova (stepen izumiranja, boja, način pisanja teksta, čvrstoća papira i sl.), a ne kvantitativnih pokazatelja (težina, dužina, broj itd.) Time se određuju neki subjektivnost stručne procjene. Stoga je pripremljenost stručnjaka od posebnog značaja. Mora uvježbati tehniku ​​ispitivanja na modelima. Ispitivač ne bi trebao previdjeti nedostatke, čak i ako su iste vrste.

Obračun fizičko-tehničkog stanja arhivske dokumentacije na papirnoj osnovi vrši se u: atestnom listu; list i akt provjere prisustva i stanja arhivske dokumentacije; evidencioni karton za arhivsku dokumentaciju sa oštećenjem medija; karticu računa za arhivske dokumente sa oštećenim tekstom; kartoteka (knjiga) za evidentiranje fizičkog stanja arhivske dokumentacije.

Obračun fizičko-tehničkog stanja audiovizuelnih dokumenata vrši se u: kartici za evidentiranje tehničkog stanja filmskog dokumenta; karticu za evidentiranje tehničkog stanja fotografskog dokumenta; kartica za evidentiranje tehničkog stanja fonodokumenta; kartica za snimanje tehničkog stanja video dokumenta.

Obračun fizičko-tehničkog stanja arhivske dokumentacije može se vršiti na papiru ili u automatizovanom režimu u skladu sa utvrđenim zahtevima kontrolne i knjigovodstvene dokumentacije.

3.2. Fizička, hemijska i tehnička obrada arhivske dokumentacije

Fizičko-hemijska i tehnička obrada arhivske dokumentacije vrši se u cilju: otklanjanja uzroka ubrzanog starenja i uništavanja arhivske dokumentacije; obnavljanje njihovih svojstava, tehničkih karakteristika, trajnosti; reprodukcija dokumentarnih informacija na stabilnijim medijima.

Glavne vrste ove obrade arhivskih dokumenata na papirnoj osnovi su:

- dezinfekcija, dezinsekcija, deratizacija arhivske građe kao skup mjera za bioprofilaksu, biosigurnost i uništavanje bioloških štetočina u arhivima i na arhivskoj dokumentaciji;

- restauracija (restauratorsko-konzervatorski tretman), kao kompleks radova i tehnoloških operacija za vraćanje svojstava i trajnosti originala arhivske dokumentacije;

- umnožavanje arhivske dokumentacije u cilju stvaranja fonda osiguranja kopija jedinstvenih dokumenata i posebno vrednih dokumenata i fonda za korišćenje; foto restauracija arhivskih dokumenata sa izumrlim tekstom niskog kontrasta i sl.;

- uvezivanje arhivske dokumentacije;

- uklanjanje prašine sa arhivske dokumentacije;

- obrada arhivske dokumentacije u režimu spasilačkih operacija, uključujući upotrebu sredstava i metoda sušenja, dezinfekcije, zamrzavanja, restauracije.

Audiovizualni i elektronski dokumenti, u zavisnosti od fizičke prirode medija, podležu sledećim restauratorskim i konzervatorskim i preventivnim radovima na održavanju:

a) arhivska dokumenta na magnetnoj traci:

- čišćenje površine od čestica prašine i prljavštine pomoću posebne opreme za čišćenje;

- zamena suvih i iskrivljenih lepkova;

- registracija rolni magnetske trake sa zaštitnom magnetnom trakom obostrano od 2-2,5 m;

- premotavanje radi ublažavanja unutrašnjih naprezanja u rolama magnetnih traka nastalih usled promena temperature i vlažnosti tokom skladištenja i transporta arhivske dokumentacije;

b) arhivska dokumenta na disku: otprašivanje; brisanje antistatičkim sredstvom;

c) filmski i foto dokumenti, mikrooblici i zvučni zapisi za filmove:

- otprašivanje;

- uklanjanje voska, masti i drugih zagađivača;

- učvršćivanje ljepila i rezova;

- popravka perforacija;

- izmjena grubih, iskrivljenih zakrpa i ljepila;

- popravka oštećenih polja okvira.

Radovi na fizičko-hemijskoj i tehničkoj obradi arhivske dokumentacije dijele se na planske i vanplanske.

Planska obrada arhivskih dokumenata vrši se na osnovu rezultata provjere njihovog stanja po redoslijedu prioriteta utvrđenog u arhivu, uzimajući u obzir njihovu pripadnost različitim vrijednosnim grupama, osobenosti fizičkog stanja arhivskih dokumenata različitih vrsta i mogućnosti arhive.

Neplanirani rad uključuje radove koji se obavljaju u vanrednim situacijama povezanim sa lokalnim ili masovnim oštećenjem arhivskih dokumenata požarom, vodom i hemikalijama.

Nomenklatura, postupak i tehnologija rada na fizičko-hemijskoj i tehničkoj obradi arhivske dokumentacije utvrđuju se industrijskim regulativnim i metodološkim dokumentima.

Zaključak

Realizacijom zadataka ostvarena je svrha studije predmeta.

Kao rezultat istraživanja provedenog na temu "Organizacija arhivskog fonda Ruske Federacije" može se izvesti niz zaključaka:

Da bi se osigurala sigurnost dokumenata u arhivi, potrebno je izvršiti sljedeće:

- skup mjera za organizaciju skladištenja, obezbjeđujući stvaranje materijalno-tehničke baze za čuvanje dokumenata (izgradnja i skladišta, sredstva za čuvanje dokumenata, zaštita i zaštita skladištenja, kontrola klime, sredstva za kopiranje i restauraciju oštećenih dokumenata itd. .);

- skup mjera za stvaranje i usklađenost sa standardnim uslovima skladištenja dokumenata (temperatura i vlažnost, svjetlo, sanitarno-higijenski, sigurnosni načini skladištenja).

Sistem mera za organizovanje čuvanja treba da obezbedi sigurnost dokumenata i kontrolu njihovog fizičkog stanja kada dokumenti stignu u arhivu pre nego što se predaju u trajno skladište.

Da bi se osiguralo očuvanje arhivske dokumentacije u arhivima, potrebno je izvršiti sljedeći niz međusobno povezanih radova:

- stvaranje optimalnih uslova za čuvanje dokumenata;

- smještaj dokumenata u skladišta, topografija;

- poštovanje procedure izdavanja predmeta iz repozitorija;

- provjeravanje raspoloživosti i stanja;

- formiranje fonda osiguranja za posebno vrijedne dokumente i fonda za korištenje;

- osiguranje fizičke i hemijske sigurnosti dokumenata.

Spisak korišćene literatureatry

1. Federalni zakon "O arhivskoj djelatnosti u Ruskoj Federaciji" od 22. oktobra 2004. br. 125 FZ (izmijenjen i dopunjen Federalnim zakonom br. 202-FZ od 4. decembra 2006.).

2. Banasyukevich V.D. Aktuelni znanstveni problemi osiguranja očuvanja arhivske dokumentacije // Domaći arhivi. - 2001. - br. 2

3. Vlada raspravlja o pitanjima čuvanja i korištenja arhivske građe // Domaći arhivi. - 2001. - br. 1.

4. Popova E.N. Osiguravanje sigurnosti dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije u modernom zakonodavstvu Ruske Federacije i njenih subjekata // Bilten arhivista. - 2000. - br. 1.

5. Privalov V.F. Osiguranje sigurnosti dokumentarne baštine u savremenim uvjetima // Domaći arhiv. - 1999. - br. 2.

Aplikacija A

Obrazac akta provjere prisustva i stanja stvari

ODOBREN

Službeni naziv Naziv radnog mjesta

nadređeni organ rukovodioca organizacije

___________ Dekodiranje

Službeni naziv (lični potpis) potpisa

Datum organizacije

ACT N___

Mjesto kompilacije

Provjera dostupnosti i stanja arhivskog fonda N____

Ovaj akt je sačinila komisija koju čine _____________________

(Puna imena predsjednika i članova komisije) u vezi sa _________________

__________________________________________________________

(baza)

Potvrđeno je da:

1. Ukupno popisano prema inventaru predmeta _______________ predmeti, uključujući dijelove konsolidovanih inventara predmeta odobrenih od __________________________

_____________________________________________________________

(Službeni naziv notificiranog tijela) (brojkama i riječima)

2. Ukupno, __________________ predmeti nisu bili dostupni, uključujući prema odjeljcima sažetih lista predmeta koje je odobrio ________________________

__________________________________________________________ slučajevima

(Službeni naziv notificiranog tijela) (u brojevima i rekvizitima i tužbi)

3. Pogrešno postavljeni predmeti koji se odnose na druge arhivske fondove, _________________ predmeta.

4. Ispostavilo se da je za ovaj arhivski fond dostupno ____________ predmeta.

5. Postoje neopisani ________________ slučajevi.

6. U arhivskom fondu je dostupno ukupno _______________ dosijea, od čega:

1) __________________ slučajevi koji zahtijevaju dezinfekciju;

2) __________________ slučajevi za koje je potrebna dezinsekcija;

3) __________________ predmeti koji zahtijevaju restauraciju;

4) __________________ predmeti koji zahtijevaju vezivanje i podnošenje;

5) ____________ slučajeva u kojima je potrebno obnavljanje bledih tekstova;

6) nepopravljivo oštećeni ___________________ predmeti;

7) izdati na privremeno korišćenje __________________ predmeti.

7. __________________________________________________________

(Opšte karakteristike stanja i uslovi čuvanja dokumenata.)

_____________________________________________________________.

(Glavne negativne pojave u stanju i uslovima skladištenja dokova u policiji)

Provjeru su izvršili:

Predsjednik Komisije _________________ Transkript

(lični potpis) potpis i si

Članovi komisije _______________________ Transkripti

(lični potpisi) slovima

Objavljeno na Allbest.ru

...

Slični dokumenti

Koncept osiguranja sigurnosti arhivske dokumentacije. Vrijeme provjere dostupnosti i stanja dokumenata. Potreba za provjerom fizičko-tehničkog stanja. Evidentiranje rezultata: otklanjanje uočenih nedostataka, izrada akata.

test, dodano 29.03.2012


Arhivski fond Ruske Federacije kao dio istorijskog i kulturnog nasljeđa, informacioni potencijal države i društva. Problem sigurnosti i sigurnosti dokumenata. Sistem zaštite arhivske dokumentacije, tehničkih sredstava i opreme skladišta.

prezentacija dodata 01.12.2015


Obrasci za registraciju dokumenata i kontrolu njihove implementacije. Sistematizacija dokumenata i formiranje zbirki dokumenata. Postupak čuvanja u arhivskim ustanovama i njihovog izdavanja na privremeno korišćenje. Prenos dokumenata Komiteta za državnu imovinu u arhivu organizacije.

prezentacija dodata 16.04.2012


Arhivska delatnost: pojam, suština, funkcije. Osnovna pravila za arhive organizacija. Analiza procesa provjere prisustva i statusa arhivske građe. Uslovi skladištenja elektronskog digitalnog potpisa, karakteristike njegove upotrebe. Periodi skladištenja dokumenata.

test, dodato 19.01.2016


Pojam knjigovodstvene dokumentacije u državnom (opštinskom) arhivu. Računovodstvo i čuvanje dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije. Sistem knjigovodstvene dokumentacije arhiva, njihov posebne namjene. Opšti zahtjevi na knjigovodstvenu dokumentaciju arhiva.

test, dodano 29.03.2012


Smjerovi i svrhe korištenja arhivskih dokumenata. Informisanje menadžmenta i strukturne jedinice organizacijama o dostupnosti dokumenata u arhivima i njihovom sadržaju. Organizacija sastanaka sa javnošću. Izdavanje originalnih futrola na privremeno korištenje.

seminarski rad dodan 11.09.2012


Faze pripreme dokumenata za predaju u arhiv. Postupak izdavanja sertifikata iz repozitorija. Izrada inventara dokumenata za trajno, dugotrajno čuvanje. Primjer ličnog životopisa. Prijava za posao. Upis u radnu knjižicu.

test, dodano 19.09.2014


Potpuni ciklus obrade i kretanja dokumenata od trenutka njihovog kreiranja do završetka izvršenja i slanja. Ekspertiza (procjena) naučne i praktične vrijednosti dokumenata. Popisi i upis predmeta. Opis dokumenata trajnog i dugoročnog čuvanja.

test, dodano 14.03.2009


Pravni i regulatorni okvir za korištenje arhivske dokumentacije; organizacija dokumentacije i dosijea u okviru fonda. Problemi arhiviranja u sadašnjoj fazi, savezno zakonodavstvo Ruske Federacije. Glavne situacije komplikovanog i ograničenog pristupa arhivama.

seminarski rad, dodan 22.05.2014


Struktura i svrha nomenklaturnih slučajeva. Zahtjevi za njihovo formiranje i pravila skladištenja. Ispitivanje vrijednosti dokumenata. Sastavljanje inventara predmeta i postupak njihovog prenošenja u arhiv. Suština arhivskog čuvanja dokumenata u elektronskom obliku. Stručne komisije.

Poglavlje 4.

ZAŠTITA I DRŽAVNO RAČUNOVODSTVO DOKUMENTA ARHIVSKIH FONDACIJA RUSKOG FEDERACIJE
4.1. Osiguravanje sigurnosti arhivske dokumentacije

Osiguravanje sigurnosti arhiva i arhivske dokumentacije važan je državni zadatak. Rješenje ovog kompleksnog problema osigurava se kroz integrirani pristup koji uključuje pravne, organizacione, naučne, metodološke i tehničke aspekte očuvanja dokumenata. Da bi se osiguralo očuvanje arhivske dokumentacije u arhivima, potrebno je izvršiti sljedeći niz međusobno povezanih radova:

Stvaranje optimalnih uslova za čuvanje dokumenata;

Usklađenost sa procedurom polaganja dokumenata u skladišta, topografija;

Poštivanje procedure za izdavanje predmeta iz skladišta;

Provjera dostupnosti i stanja;

Osnivanje fonda osiguranja za posebno vrijedne dokumente i fonda za korištenje;

Osiguravanje fizičkog i hemijskog očuvanja dokumenata.
Stvaranje optimalnih uslova za čuvanje dokumenata

Optimalne uslove čuvanja dokumenata obezbeđuju: izgradnja, rekonstrukcija i popravka zgrada arhiva; opremanje skladišnih objekata sredstvima za gašenje požara, protuprovalnim i požarnim alarmima; korištenje tehničkih sredstava za stvaranje optimalnih uslova za skladištenje temperature i vlažnosti; provođenje sanitarno-higijenskih mjera u skladišnim prostorijama; upotreba posebnih sredstava za skladištenje dokumenata (regali, ormari, sefovi, kutije, fascikle itd.).

Zgrade arhiva se mogu namjenski graditi ili preuređivati ​​iz drugih prostorija. Moraju se ukloniti iz industrijskih preduzeća koja zagađuju vazduh, sa objekata i objekata koji su opasni u smislu požara, moraju se pridržavati građevinski kodovi i pravila.

Arhivski sistem za gašenje požara mora ispunjavati sljedeće zahtjeve:

Upotrijebljena supstanca mora imati visoku aktivnost gašenja uz minimalnu količinu i cijenu i minimalan učinak na materijale;

Ne bi trebalo da prouzrokuje značajnu, nepopravljivu štetu dokumentima, ljudima i arhivskim prostorijama;

Sistem treba lako i brzo dovesti u radno stanje, biti pouzdan u radu.

Danas sve ove zahtjeve ispunjavaju sistemi za gašenje požara. vodena magla. Vodena magla efikasno gasi vatru za 20-30 sekundi, praktički nema destruktivan učinak na papir (uticaj na dokumente je beznačajan po obimu i nakon 6 sati se više ne otkriva), siguran je za ljude. Razvijeni su automatski modularni sistemi za gašenje požara sa vodenom maglom i aparati za gašenje požara koji rade na istom principu. Neki arhivi, biblioteke i muzeji već su opremljeni ovim sredstvima. Arhiva mora biti opremljena opremom za gašenje požara i sigurnosnim i protivpožarnim alarmima.

Preporučljivo je locirati arhive u zgradama sa prozorima na sjeveru. Prirodno osvjetljenje je dozvoljeno samo uz obaveznu zaštitu dokumenata od direktne sunčeve svjetlosti. To se osigurava pohranjivanjem dokumenata u kutije, fascikle i poveze, korištenjem neprozirnih i svjetlosnih zavjesa, roleta i sl. na prozorima. Trajno čuvanje dokumenata treba obavljati u mraku. Sve vrste radova u skladištu izvode se ograničeno ili tehnološki potrebni nivoi osvetljenje.

Kako bi se osiguralo dugotrajno očuvanje dokumenata u skladištima, uspostavlja se optimalan režim temperature i vlažnosti:

Za papirna dokumenta - temperatura 17-19 0 C, relativna vlažnost 50-55%;

Za crno-bijeli film i fotografski film - temperatura 10-15 0 C, vlažnost 40-50%;

Za film u boji - temperatura 2-5 0 C, vlažnost 40-50%;

Za dokumente na magnetnim trakama i diskovnim medijima - temperatura 8-18 0 C, vlažnost 45-65%.

Prostorije arhiva moraju se održavati u uzornom redu i čistoći, isključujući mogućnost pojave prašine, buđi, insekata i glodara. U arhivima se provodi sistematsko mokro čišćenje, periodično brisanje prašine sa polica, ormara, skladišta, godišnja obrada podova, podnih ploča, prozorskih pragova, podrumskih podova vodenim rastvorima antiseptika. Zabranjeno je nositi gornju odjeću, mokru i prljavu obuću, čuvati i koristiti hranu u njoj, te pušiti.

U arhivskoj građi uspostavlja se poseban sigurnosni režim koji se obezbjeđuje tehničkim sredstvima zaštite, organizacijom sigurnosnog sistema, alarmnim sistemom, poštovanjem mjera kontrole pristupa, procedurom pristupa skladišnim objektima i pečaćenjem prostorija.
Stavljanje dokumenata u skladište. Topografija

Arhivske skladišta su opremljene pokretnim ili stacionarnim metalnim policama u skladu sa određenim redosledom njihovog postavljanja, utvrđenim pravilima za rad arhiva. Postupak plasiranja sredstava utvrđuje se planom (šemom) njihovog plasmana. Sve prostorije arhive (zgrade, zgrade, spratovi, spratovi, sobe), kao i regali, ormari i police su numerisani. U svakoj zasebnoj prostoriji regali, ormarići, police su numerisani odozgo prema dolje, slijeva nadesno. Kutije se postavljaju na police ili ormare vodoravno ili okomito, u kutije ili fascikle.

U cilju obezbjeđivanja mjesta skladištenja i traženja dokumenata u repozitorijumu, na karticama se sastavljaju berzanski i postrekalni topografski indeksi (vidi Dodatak 6). Za svaki fond se sastavljaju berzanski indeksi. Na kartici se navodi: naziv fonda, broj fonda, zgrada, sprat (sprata), arhiva, prostorija, inventarni broj, predmeti od br. do br., broj regala, ormar, polica, bilješke. Kartice topografskog indeksa kreveta se upisuju na svaki stalak i nalaze se u kartoteci po redosledu brojeva regala u posebnoj prostoriji. Promjene u rasporedu dokumenata odmah se odražavaju na svim karticama, kao i na šemi plasmana fondova.
Postupak izdavanja predmeta iz repozitorija

Predmeti se predaju iz repozitorija za arhivski rad sa dokumentima (restauracija, mikrofilmovanje, izlaganje itd.) i na korišćenje (za korisnike u čitaonici, za zaposlene u arhivu u radnim prostorijama, za fondovske organizacije na privremeno korišćenje ). Predmeti koji sadrže dotrajale dokumente ili posebno vrijedne i jedinstvene dokumente ne izdaju se iz repozitorija na korištenje, već se izdaju kopije. Izdavanje predmeta iz depozitara i njihov prijem nazad vrši staratelj fondova ili rukovodilac arhive. Predmeti se izdaju iz skladišta na period od:

Korisnici u čitaonici i zaposleni u arhivu - jedan mjesec;

Za fondatore na privremeno korištenje - tri mjeseca;

sudski, istražni, sprovođenje zakona- šest meseci.

Izdavanje arhivske dokumentacije za izlaganje vrši se na period utvrđen ugovorom o održavanju izložbe.

Izdavanje predmeta iz depozitara sastavlja se dokumentima koje odredi Rosarhiv i evidentiraju u posebnim knjigama (vidi Dodatak 7).
Provjera dostupnosti i stanja stvari

Svrha provjere dostupnosti i stanja u arhivi je utvrđivanje podudarnosti stvarnog postojanja predmeta sa knjigovodstvenim dokumentima i utvrđivanje oštećenih predmeta koji zahtijevaju restauraciju, uvezivanje, dezinfekciju, prenošenje na drugi medij i sl. Provjera dostupnosti i stanja je stalni planski rad arhiva i odvija se u skladu sa značajem dokumenata i pravilima rada arhiva. U slučaju elementarnih nepogoda, masovnih raseljavanja i drugih okolnosti u kojima može doći do gubitka dokumenata, vrše se vanredne provjere prisutnosti i stanja svih arhivskih fondova ili pojedinačnih kompleta dokumenata.

Provjeru raspoloživosti i stanja vrši grupa arhivskih radnika u broju od najmanje dvije osobe. Prije početka rada utvrđuje se kompletnost knjigovodstvene dokumentacije za revidirani fond, pažljivo se provjerava knjigovodstvena dokumentacija, odnosno utvrđuje se da li su stvarno navedeni brojevi predmeta po popisu ispravno prikazani u konačnoj evidenciji inventara. . Provjera se vrši usaglašavanjem stvarnog postojanja predmeta sa popisom. Istovremeno se provjerava broj predmeta, naslov, rok predaje spisa predmeta, broj listova koji su navedeni u inventaru, sa opisom predmeta na koricama. Fizičko stanje se provjerava vizuelnim pregledom kućišta.

Svi nedostaci otkriveni tokom provjere (nedostatak predmeta, tehničke greške u prebrojavanju, greške u opisu, fizička oštećenja na kućištima) unose se u kontrolni list za prisustvo i stanje stvari. Kontrolni list se popunjava direktno prilikom provjere za svaki inventar posebno.

Prilikom provjere dostupnosti i stanja stvari potrebno je: održavati redoslijed rasporeda predmeta na policama, u kutijama, fasciklama; postaviti pogrešno lažne slučajeve drugih fondacija; obavijestiti rukovodioca arhiva o slučajevima zaraženih biološkim štetočinama radi hitne izolacije. Predmeti koji nisu uključeni u inventar stavljaju se na kraj fonda. Zabranjeno je unošenje u popis neevidentiranih predmeta tokom revizije. Na kraju provjere na kraju inventara stavlja se pečat „provjereno“, datum, pozicija i potpis.

Na osnovu konačne evidencije u čekovnim listovima sastavlja se akt o provjeri raspoloživosti i stanja u kojem se navodi broj, naziv i kategorija fonda, datum provjere, kao i zbirni podaci nakon rezultati provjere - broj predmeta popisanih prema popisima; broj slučajeva koji nisu bili dostupni; broj slovnih brojeva koji nisu označeni u inventaru; broj propuštenih brojeva; broj predmeta na raspolaganju. Zakonom se navodi i broj predmeta koji zahtijevaju arhiviranje, dezinfekciju i dezinsekciju, restauraciju, restauraciju blijedih tekstova (vidi Prilog 11). Istovremeno sa činom provjere raspoloživosti i stanja, neophodni sertifikati o tehničkim greškama u prebrojavanju, radnjama otkrivanja neobračunatih predmeta, radnjama nenadoknadive štete na predmetima i drugim radnjama.

Ako tokom inspekcijskog nadzora nisu utvrđene povrede uslova skladištenja fonda, onda se materijali inspekcije unose u dosije fonda, a podaci o slučajevima za koje je potrebna dezinfekcija, restauracija, uvezivanje i sl., prenose se u laboratoriju za mikrofotokopiranje i restauraciju. dokumenata.

Mogu postojati slučajevi kada se tokom provjere dostupnosti otkrije odsustvo slučajeva. To ukazuje na kršenje sigurnosti dokumenata i zahtijeva hitnu akciju. U tom slučaju arhiv mora započeti rad na traženju predmeta u roku od godinu dana od dana završetka provjere.

Provjera raspoloživosti i stanja smatra se obavljenom nakon izvršenih izmjena računovodstvene dokumentacije revidiranog fonda.
Fond osiguranja i fond korišćenja

Fond osiguranja je zbirka kopija osiguranja posebno vrijednih i jedinstvenih dokumenata. Osiguravajuća kopija dokumenta na papirnoj osnovi je negativ mikrofilm prve generacije napravljen na odgovarajućoj vrsti fotografskog filma direktnim fotografisanjem dokumenta i kasnije nazvan „mikrofilm fonda osiguranja“. Osiguravajući fond je stvoren kako bi se sačuvale vrijedne informacije u slučaju gubitka ili oštećenja originalnih dokumenata. Fond osiguranja je nepovrediv i čuva se teritorijalno odvojeno od originalnih dokumenata od kojih su napravljene kopije osiguranja, u posebnoj arhivi (centar za skladištenje Fonda osiguranja nalazi se u Jalutorovsku, Tjumenska oblast).

Istovremeno sa formiranjem fonda osiguranja priprema se komplet kopija jedinstvenih i posebno vrijednih dokumenata za uvrštavanje državnog arhiva u upotrebni fond. Upotrebni fond se može kreirati i za najčešće korištene dokumentarne komplekse kreiranjem kopija dokumenata na elektronskim medijima (digitalizacija), čime se obezbjeđuje istovjetnost kopije i originala. Upotrebni fond se stvara kako bi se osigurala sigurnost originala dokumenata i organizirao rad na njihovom korištenju.

Sve se više koristi snimanje i pohranjivanje informacija u digitalnom obliku. Omogućava vam da riješite probleme koji su ranije bili nedostupni analognim tehnologijama:

Mogućnost višestrukog prijenosa informacija bez gubitka kvaliteta;

Mogućnost snimanja na elektronski medij signala različite fizičke prirode – kolor i crno-bijelih slika, audiovizuelnih dokumenata i sl. (multimedija);

Sposobnost snimanja informacija bilo kojeg kvaliteta (uključujući niskokontrastne, neispravne).

Sada se razvijaju tehnologije koje omogućavaju brzo dobijanje elektronskih kopija sa mikrofilma, što je veoma važno za arhive.
Osiguravanje fizičkog i hemijskog očuvanja dokumenata

Osiguranje fizičko-hemijske očuvanosti dokumenata je kompleks radova na posebnoj tehničkoj obradi dokumenata: otprašivanje, restauracija, dezinfekcija, dezinsekcija, foto restauracija i druge vrste poslova kojima se obezbjeđuje očuvanje dokumenata. Ove radove izvode laboratorije koje djeluju u sistemu arhivskih ustanova.

Bez restauratorskih radova ne može se osigurati očuvanje dokumenata. Naravno, samo mali dio dokumenata može se sačuvati restauracijom. Stoga arhivisti diferencirano pristupaju ovom procesu, uzimajući u obzir vrijednost i fizičko stanje arhivskih dokumenata.

Trenutno postoji široko tržište opreme, alata i materijala za restauraciju. U praksu se uvode efikasna tehnička sredstva i tehnologije (instalacije za uklanjanje viška vlage sublimacijom, restauratorske parne olovke, mašine za evakuaciju arhivske dokumentacije, mašine za punjenje listova itd.).

U arhivi se mogu nalaziti dokumenti koji imaju biološka oštećenja i podliježu posebnoj obradi - dezinfekciji i dezinsekciji. Bilo koji mediji su podložni biooštećenju: papir, tkanine, film, itd. Uz dobro poznate destruktivne mjere za otkrivanje bio-kontaminacije (dezinfekcija plinom, fungicidni tretman), trenutno se razvija i testira efikasan fizički način za suzbijanje rasta plijesni - dezinfekcija strujom ubrzanih elektrona. U njegovom razvoju su učestvovali stručnjaci iz RGANTD-a i moskovskog Glavarchiva.
4.2. Državna registracija dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije

V zajednički sistem mjerama za osiguranje sigurnosti dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije, posebno mjesto zauzima njihova državna registracija. Prema čl. 19 Savezni zakon"O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji" svi dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije podliježu državnoj registraciji, bez obzira na mjesto njihovog skladištenja. Procedura državnog računovodstva određena je Pravilnikom o državnom računovodstvu dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije, koji je izradio Rosarhiv i registrovan u Ministarstvu pravde Ruske Federacije 1997. godine.

Uredbom se utvrđuje postupak interakcije između Rosarhiva i institucija njegovog sistema, državnih biblioteka i muzeja, naučnih i naučno-industrijskih arhiva Ruske akademije nauka, organizacija-izvora nabavke, kao i pravnih i fizičkih lica - vlasnika dokumenata. iz Arhivskog fonda Ruske Federacije, odnosno svim vlasnicima arhivskih dokumenata. Najvažniji element takve interakcije je obavezno podnošenje arhivskim vlastima od strane svih vlasnika Arhivskog fonda Ruske Federacije informacija o arhivskim dokumentima kako bi se osiguralo državna kontrola njihovu sigurnost.

Postupak državne registracije arhivskih dokumenata, sadržan u Uredbi, zasniva se na sljedećim principima:

Centralizacija (organizacija i regulisanje uloge Federalne arhivske agencije);

Unifikacija (uspostavljeni su jedinstveni zahtjevi za računovodstvene podatke, računovodstvene metode, forme računovodstvene dokumentacije);

Dinamičnost (blagovremene i brze izmjene računovodstvenih dokumenata ili izrada novih računovodstvenih dokumenata);

Kompletnost i pouzdanost.

Državna registracija arhivskih dokumenata- to je utvrđivanje njihovog broja i sastava u utvrđenim obračunskim jedinicama i odraz ove količine i sastava u računovodstvenim dokumentima.

Jedinica za evidenciju arhivske dokumentacije Je jedinica mjere za dokumente u arhivi. Bez obzira na vrstu medija, način i tehniku ​​obezbjeđivanja informacija, u ruskim arhivima glavne jedinice evidencije dokumenata su arhivski fond i jedinica za skladištenje.

Jedinica za skladištenje- fizički odvojen dokument ili skup dokumenata koji imaju nezavisno značenje.

U zavisnosti od vrste dokumentacije, skladišna jedinica podrazumeva:

Za dokumente na papiru - futrola (skup dokumenata ili poseban dokument u posebnom omotu, fascikli);

Za filmske i video dokumente - fizički odvojena rola filma ili magnetne trake, kaseta, disk sa snimkom vizuelnih i zvučnih informacija;

Za fotografske dokumente - fizički izolirani okvir (negativ, dvostruki negativ, slajd, pozitiv), kao i otisak fotografija, rola filmske trake, foto album;

Za fonodokumente - fizički odvojena rolna filma ili magnetne trake, kaseta, voštana rolna, disk sa audio zapisom;

Za elektronske dokumente - fizički odvojeni medij sa zapisom jednog ili više elektronskih dokumenata (ili dela elektronskog dokumenta).

Knjigovodstvu podležu svi dokumenti koji se čuvaju u arhivi, uključujući neopisanu i neosnovnu dokumentaciju za ovaj arhiv, kao i kopije dokumenata iz osiguranja i kopije upotrebnog fonda. Neopisani, odnosno neobrađeni dokumenti (razbacani) se obračunavaju po stopi od 150 listova u jednoj konvencionalnoj skladišnoj jedinici.

Uz pomoć računovodstva, odnosno dodjeljivanja samo njihovih inherentnih brojeva računa dokumentu ili skupu dokumenata, obezbjeđuje se organizacija dokumenata, kontrola njihove dostupnosti i statusa, te traženje adresa dokumenata. Za evidentiranje arhivske dokumentacije u državnim, opštinskim, resornim arhivima, vodi se sistem knjigovodstvene dokumentacije. Svaki priručnik ovog sistema ima svoju funkcionalnu namjenu, a svi zajedno, bez dupliranja, ali dopunjavanja, omogućavaju praćenje promjena u obimu i sastavu fondova i skladišnih jedinica. Zahvaljujući sistemu računovodstvene dokumentacije, u svakom trenutku možemo odgovoriti na širok spektar pitanja: koliko fondova i skladišnih jedinica je pohranjeno u Arhivskom fondu Ruske Federacije, u regionu, u određenom arhivu u određenom trenutku u vrijeme, koliko ih je primljeno u toku godine, koliko predmeta se nalazi u određenom arhivskom fondu i sl.

Svi računovodstveni imenici su podijeljeni na osnovne i pomoćne. Sastav i oblik glavne knjigovodstvene isprave striktno su određeni Pravilnikom o državnom računovodstvu i pravilima za rad arhiva. Vrste i oblici pomoćnih imenika nisu regulisani, svaki arhiv ih određuje samostalno, na osnovu praktičnih potreba. Glavne knjigovodstvene isprave obuhvataju knjigu za evidentiranje prijema i raspolaganja ispravama, popis fondova, popis fondova, arhivski popis predmeta i dokumenata.

Knjiga upisa i raspolaganja ispravama dizajniran je tako da u arhivu evidentira svaki prijem i otuđenje dokumenata, broj i sastav primljenih i povučenih dokumenata za određeni hronološki period, kao i stanje njihovog opisa. Svaki zapis o prijemu ili odlaganju dokumenata u knjizi dobija samostalan serijski broj. Ukupan broj zaprimljenih i ostavljenih predmeta (dokumenata) za godinu se sabira godišnje i vrši odgovarajući upis u knjigu. Knjiga služi kao osnova za izradu listova fonda, pasoša arhive (Prilog 12).

Spisak fondova služi za evidentiranje arhivskih fondova i arhivskih zbirki primljenih na čuvanje, dodjelu im brojeva, obračun broja i sastava fondova i zbirki, kako u čuvanju tako iu otuđenju. Fond ili zbirka se dodaje na listu kada dokumenti prvi put budu primljeni u arhivu. Prema popisu, svakom fondu se dodjeljuje redni broj, koji se fondu dodjeljuje kao element arhivske šifre svake skladišne ​​jedinice (arhivska šifra je oznaka koja se primjenjuje na svaku skladišnu jedinicu u svrhu obračuna i identifikacije; sastoji se od naziva arhive i brojeva fonda, inventara, poslova). Naziv fonda prenosi se u listu sa naslovne strane inventara.

Ako se fond ukloni iz arhive, u odgovarajućoj koloni mora se navesti mjesto gdje je fond prenet, naziv, broj i datum akta kojim je ozvaničen prenos dokumenata. Nakon prenosa fonda u drugi arhiv ili njegovog uključivanja u jedinstveni arhivski fond, ispražnjeni broj se ne dodjeljuje drugom fondu. Svake godine 1. januara sastavlja se zbirni zapisnik o popisu sredstava u kojem se iskazuje ukupan broj sredstava, kao i broj primljenih i ostavljenih sredstava u toku godine (vidi Prilog 13).

List fonda- multifunkcionalni knjigovodstveni dokument. Osigurava, unutar svakog arhivskog fonda, obračun broja i sastava inventara i njihovo numerisanje, broja i sastava dokumenata u fondu, evidentiranje promjena kako za svaki popis tako i za fond u cjelini, kao i fiksiranje promjene naziva fonda i stanja opisa dokumenata. Lista fondova se sastavlja za svaki fond po prvom prijemu. Uzima u obzir sve prijeme i raspolaganja dokumentima fonda, uključujući i neobrađene. Datum prvog prijema fonda je naznačen slično kao i odgovarajuća kolona u listi sredstava. U cilju evidentiranja promjena u nazivu fonda, u odgovarajuće kolone fondovskog lista, sva preimenovanja organizacije i njene nadležnosti od trenutka njenog osnivanja, kao i početni i konačni datum funkcionisanja organizacije pod svakim naziv, navedeni su hronološkim redom, bez obzira na postojanje dokumenata u fondu za ovaj period.

U slučaju raspolaganja ispravama u istoimenoj koloni u fondovskom listu, mora se navesti osnov za brisanje dokumenata iz državne registracije, naziv, broj i datum akta. Listovi fonda se pohranjuju u preklopne fascikle prema redoslijedu brojeva fondova. Za svaku fasciklu sastavlja se atestni list (vidi Dodatak 14).

Popis predmeta i dokumenata Je arhivski priručnik, koji predstavlja sistematizovanu listu zaglavlja predmeta i drugih potrebnih podataka o sastavu i sadržaju poslova fonda. Inventar omogućava pojedinačno i ukupno obračunavanje skladišnih jedinica, fiksira redoslijed sistematizacije skladišnih jedinica, obračuna tekućih promjena u sastavu i obimu dokumenata uključenih u ovaj popis.

Inventar je osnova za vođenje ostale knjigovodstvene dokumentacije, pa kvalitet računovodstva u arhivi u velikoj mjeri zavisi od kvaliteta popisa. Na osnovu inventara utvrđuje se arhivska šifra predmeta na koju se daju reference prilikom korišćenja dokumenata.

Zalihe se numerišu unutar svakog fonda kako nastaju, broj se dodjeljuje prema fondovskom listu u bruto redoslijedu. Broj jedinica u jednom inventaru, po pravilu, ne bi trebalo da prelazi četvorocifrenu cifru - 9 999. Naknadne skladišne ​​jedinice fonda evidentiraju se u novom popisu, kome se prema fondovskom listu dodeljuje novi broj računa.

Najvažniji element inventara kao knjigovodstvene isprave je zbirni zapis. Zbog njegovog pogrešnog sastavljanja, najveći broj grešaka se javlja u knjigovodstvu dokumenata. Konačna evidencija fiksira broj predmeta navedenih prema inventaru; registruje specifičnosti numeracije predmeta (propušteni, slovni brojevi); odražava sve promjene u obimu zaliha nakon razni radovi... Obavezni element završne evidencije su podaci o aktima na osnovu kojih su dokumenti povučeni. Na primjer:

„Popisom su obuhvaćena 64 (šezdeset i četiri) predmeta od br. 1 do br. 68, uključujući:

Slovni brojevi: № 5a. Akt provjere prisustva ... br. ... od 00.00.0000.

Propušteni brojevi: br. 20, 61. Akt provjere dostupnosti ... br. ... od 00.00.0000;

Penzionisan: br. 3, 8, 54. Akt o nenadoknadivoj šteti na dokumentima ... br. ... od 00.00.0000.

Dakle, inventar treba da sadrži dešifrovani zbirni zapis, koji objašnjava razloge mogućeg neslaganja između poslednjeg broja predmeta prema popisu i njihovog stvarnog prisustva na arhivskoj polici, kao i specifičnosti numeracije predmeta. Za sve njegove primjerke mora se sastaviti konačna evidencija inventara (Prilog 2, 4).

Pored navedenog, u arhivi se čuvaju i sljedeća knjigovodstvena dokumentacija:

Registar zaliha - za evidentiranje zaliha, obračun njihove količine i sastava;

Popisi posebno vrijednih dokumenata;

Knjiga obračuna prijema i raspolaganja fondom osiguranja i fondom korišćenja;

Popis fonda osiguranja - za pojedinačno obračunavanje kopija osiguranja posebno vrednih predmeta i dokumenata;

Spisak audiovizuelnih dokumenata - za obračun broja audiovizuelnih dokumenata određene vrste tokom njihovog nefondovskog organizovanja i za obračun i numerisanje inventara audiovizuelnih dokumenata;

Računovodstveni list i opis jedinstvenog dokumenta;

Certifikacijski list - za praćenje broja listova u kućištu;

Pasoš arhivskog skladišta - za zbirno knjigovodstvo arhivskih fondova i skladišnih jedinica datog arhivskog skladišta.

Državni i opštinski arhivi čuvaju fond slučaj. Sastoji se od skupa dokumenata o istoriji fondatora i fonda. Slučaj koncentriše u hronološkom slijedu njihovog sastavljanja istorijske podatke o fondu, šemu sistematizacije fonda, nastavna sredstva za obradu fonda, stari listovi fonda nakon njihovog ponovnog sastavljanja, kao i svi akti koji su osnov za unošenje izmjena u knjigovodstvenu dokumentaciju.

Osnova za izmjenu računovodstvene dokumentacije su samo akti utvrđene forme: akt o prijemu i prijenosu dokumenata; potvrda o povratu dokumenata vlasniku; akt o nepronalaženju dokumenata čiji su putevi pretraživanja iscrpljeni; akt o opisu dokumenata ličnog porekla, arhivske zbirke; akt o formiranju jedinstvenog arhivskog fonda; akt tehničkih grešaka u računovodstvenim dokumentima; djelovati na otkrivanju predmeta (koji nisu u vezi sa ovim fondom, neotkriveni i sl.).

U skladu sa propisima o državnom računovodstvu, sve arhive koje sadrže dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije godišnje se sastavljaju arhivski pasoš, što je oblik centraliziranog državnog računovodstva. Odražava podatke o organizaciji skladištenja i podatke o dokumentima trajnog čuvanja i osoblju na dan 1. decembra izvještajne godine. Arhivski pasoš se sastavlja u dva primjerka. Drugi primjerci arhiva organizacija šalju se državnim ili općinskim arhivima čiji su izvori nabavke; državni ili opštinski arhivi šalju arhivske pasoše organu uprave arhiva.

Da bi računovodstvo ispunilo zahtjeve, mora se poštovati nekoliko obaveznih pravila. Prvo, računovodstveni dokumenti moraju biti striktno u skladu sa utvrđenim obrascima.

Drugo, potrebno je obavezno dokumentovanje svih, pa i najbeznačajnijih promjena u sastavu i obimu sredstava.

Treće, trebalo bi da dođe do pravovremenih, brzih promjena u sastavu i obimu sredstava u računovodstvenim dokumentima. Na primjer, po prijemu dokumenata u arhivu organizacije, potrebno je istog dana izvršiti upis u knjigu prijema, sastaviti akt o prihvatanju i prijenosu dokumenata, sastaviti novi sažetak upisa u inventar , vrši izmjene u fondovskom listu, kao i drugim pomoćnim knjigovodstvenim dokumentima.

Četvrto, moraju se izvršiti izmjene svih potrebnih računovodstvenih dokumenata u isto vrijeme. Ukoliko se izvrši novi zbirni upis u inventar, a nisu izvršene promjene u fondovskom listu, neće biti korespondencije i pouzdanosti volumetrijskih i drugih računovodstvenih pokazatelja.

I na kraju, sva knjigovodstvena dokumentacija mora biti u dobrom fizičkom stanju, održavana uredno, bez mrlja i ispravki. Postupak pristupa računovodstvenim dokumentima utvrđuje se naredbom rukovodioca organizacije. Sva knjigovodstvena dokumentacija arhiva čuva se u sefovima ili ormarićima.

Karakteristike računovodstva jedinstvenih dokumenata. Za obračun jedinstvenih dokumenata sastavljen je Državni registar jedinstvenih dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije. Jedinstvenom dokumentu se dodjeljuje broj u Državnom registru, na njemu se u posebnom obrascu sastavlja list jedinstvenog dokumenta. Prvi primjerci listova jedinstvenih dokumenata formiraju se u svezama u bruto redoslijedu njihovih brojeva i trajno se čuvaju u službi Državnog registra jedinstvenih dokumenata.
Automatska državna registracija arhivske dokumentacije

Od druge polovine 1990-ih Rosarhiv, u okviru programa informatizacije arhivske delatnosti, sprovodi planski rad na implementaciji informacione tehnologije u oblasti državnog knjigovodstva arhivskih dokumenata i kreiranja sistema automatizovanog državnog računovodstva. Njegov glavni element je razvoj standardnih softverskih proizvoda, njihovo umnožavanje i besplatan transfer arhivskim ustanovama. Takvi softverski proizvodi su softverski paketi "Arhivski fond" (za arhivsku građu) i "Katalog fonda" (za organe arhivskog upravljanja). Tokom njihovog razvoja osiguran je kontinuitet oblika i metoda tradicionalnih i automatizovanih računovodstvenih sistema, zasnovanih na jedinstvu računovodstvenih pokazatelja i opisa arhivskih fondova i arhivskih dokumenata u tradicionalnom i elektronskom formatu. Istovremeno, sačuvana je procedura za dostavljanje računovodstvenih informacionih nizova, utvrđena Pravilnikom o državnom računovodstvu.

Državni i opštinski arhivi popunjavaju bazu podataka (DB) "Arhivski fond" opisima arhivskih fondova. Oni šalju kopiju baze podataka organima za upravljanje arhivima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, gdje se opisi spajaju u jedan niz u bazi podataka „Katalog zaliha“. Zatim se ovi podaci dostavljaju Rosarhivu, gdje baza podataka Centralnog kataloga dionica akumulira sažete informacije širom Rusije. Savezni arhivi svoje podatke šalju direktno Rosarhivu. Centralni katalog fondova (CFC) nije samo glavni element sistema centralizovanog državnog knjigovodstva arhivskih dokumenata, već i univerzalni priručnik o sastavu i sadržaju arhivskih fondova, svojevrsni informacioni model Arhivskog fonda Republike Srpske. Ruska Federacija.

Automatizovani sistem državnog računovodstva se širi iz godine u godinu, pokrivajući sve veći broj arhiva. Trenutno se u bazi podataka Arhivskog fonda nalaze svi savezni arhivi (osim onih koji koriste nefondovsku organizaciju dokumenata) i svi državni arhivi konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, kao i većina opštinskih arhiva. CTF je dostupan na Internetu za sve korisnike.
Pregledajte pitanja

1. 
   Osiguranje očuvanja arhivske dokumentacije: glavne vrste poslova.
2. 
   Provjera dostupnosti i stanja: ciljevi, značenje, postupak.
3. 
   Državna registracija dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije: koncept, principi, računovodstvene jedinice.
4. 
   Glavni knjigovodstveni dokumenti arhiva.
5. 
   Automatska državna registracija dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije.

1. 
   Pravilnik o državnoj registraciji dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije. - M., 1996.
2. 
   Pravila državni registar jedinstveni dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije. - M., 2000.
3. 
   Alekseeva E.V. Računovodstvo arhivskih dokumenata je osnova za osiguranje njihove sigurnosti / E.V. Alekseeva, L.P. Afanasyeva, E.M.Burova, G.A. Osichkina // Kancelarijski rad. - 2003. - br. 4. - S. 89-93.
4. 
   Banasyukevich V.D. Razvoj VNIIDAD-a u oblasti očuvanja dokumenata. // Glasnik arhivista. - 2003. - br. 1 (73). - S. 32-37.
5. 
   Elpatievsky A.V., Khimina N.I. O stanju rada sa posebno vrijednim dokumentima u državnim arhivima Ruske Federacije. // Domaći arhiv. - 2004. - br. 3. - S. 16-24.
6. 
   Elpatievsky A.V., Khimina N.I. Jedinstveni dokumenti Arhivskog fonda RF: ka modernom razumijevanju problema // Otečestvennye arhivi. -2011. - br. 1. - P.16-22.
7. 
   V.P. Kozlov Dokument i problemi njegove sigurnosti // Uredski rad - 2010. - Br. 2. - P.22-28.
8. 
   Kuznjecov S.L. Automatski sistem knjigovodstva dokumenata "Arhivski fond" // Sekretarski posao. - 2011. - br. 1. - S. 52-55.
9. 
   Leontyeva O.G. Slučaj fonda kao izvor informacija o ktitoru i fondu // Otečestvennye arhivi. - 2004. - br. 2. - S.66-69.
10. 
    Popova E.N. O nekim problemima zaštite od krađe arhivskih dokumenata // Sekretarski poslovi. - 2006. - br. 8. - P.28-37.
11. 
    Popova E.N. Moderne tehnologije i tehnička podrška čuvanju arhivske dokumentacije // Uredski rad. - 2005. - br. 2. - S. 100-103; br. 3. - S.108-112.
12. 
    Privalov V.F., Popova E.N. O pitanju očuvanja moderne štamparije i rukom pisanih tekstova dokumenata // Uredski rad. - 2003. - br. 3. - S. 93-99.