Prijenos kadrovske dokumentacije u arhivu. Postupak prenosa dokumenata u arhivu. Pristup dokumentima i uslovi njihovog podnošenja

Organizacija, poput živog organizma, kontinuirano komunicira sa vanjskim svijetom i podržava brojne interne procese: sklapa ugovore sa ugovornim stranama, prihvata ili prodaje robu i usluge, vrši razna plaćanja, koordinira i odobrava lokalne propise.

U isto vrijeme mnogo dokumenata, od kojih većina prije ili kasnije gubi trenutnu relevantnost i šalje se u arhivu. Svaka organizacija se pridržava svoje politike cirkulacije dokumenata, međutim, pridržavanje općih preporuka koje se uspješno primjenjuju u praksi i podržane pravnim normama omogućava vam da maksimalno optimizirate arhiviranje i izbjegnete mogući problemi u budućnosti.

Čitav niz dokumentacije koju je organizacija prikupila tokom svojih aktivnosti i koja podliježe skladištenju podijeljena je u nekoliko kategorija:

konstitutivni dokumenti - su pravni osnov postojanje organizacije i utvrđivanje njenih osnovnih pravnih karakteristika;
administrativna dokumenta- su imperativne ili informativne prirode, po pravilu se sastavljaju u ime najvišeg menadžmenta;
dokumenti na osoblje - utiče na sve moguće odnose koji mogu nastati između zaposlenog i poslodavca;
finansijski izvještaji- uključuje izvorni dokumenti odražavaju realizaciju od strane organizacije prodaje i kupovine roba i usluga;
specijalizovanu dokumentaciju- interni pravila regulisanje glavnih aspekata aktivnosti organizacije i osiguranje konzistentnosti rada njenih strukturnih odjeljenja.

U širem smislu, svi dokumenti koje posjeduje organizacija mogu se podijeliti na dvije grupe: Dokumentacija koja je završena i papiri još uvijek uključeni u bilo koji relevantan poslovni proces. Jedan od osnovnih zadataka službenika zaduženog za vođenje arhive je kompetentna distribucija raspoložive dokumentacije o relevantnim predmetima i njihovo blagovremeno upotpunjavanje novoizdatom dokumentacijom.

Priprema za primopredaju i zahtjevi skladištenja

Da bi se maksimalno strukturirala dokumentacija koja je na raspolaganju pravnom licu, koristi se posebna konsolidovana nomenklatura, koja odražava nazive svih predmeta s naznakom vremena njihovog skladištenja. Dokumenti u fajlovima se obično grupišu po tipu i sortiraju u zasebne fascikle.

Tačka 3.4. Od Osnovnih pravila za arhive organizacija, usvojenih 2002. godine i preporuke, predložena je forma nomenklature predmeta u obliku tabele, koja obuhvata sledeća polja:

indeks slučaja, koji se sastoji od digitalnog koda strukturna jedinica i serijski broj predmeta;
naslov predmeta, napisan u obliku kratke i precizne oznake suštine procesa u vezi sa njim bez upotrebe složenih struktura i uvodnih riječi;
polje broj skladišnih jedinica odražava broj svezaka ili dijelova u sastavu predmeta i završava se na kraju godine;
zadnja kolona sadrži bilješke vezano za radnje koje se obavljaju na poslovima - osnivanje, kretanje i sl.

Fajlovi organizovani u skladu sa konsolidovanom nomenklaturom arhiviraju se na period u zavisnosti od vrste dokumentacije koja ih čini. Dakle, osnivačka dokumenta se čuvaju tokom čitavog perioda postojanja pravnog lica, a u slučaju njegove likvidacije podležu predaji u državni ili opštinski arhiv.

Dio finansijskih izvještaja je također predmet čuvanja na neodređeno vrijeme, dok za primarna dokumentacija vremenski ograničeno 5 godina... Najduži period arhiviranja je predviđen za kadrovske dokumente – na primjer, treba čuvati izvještaje o platama 75 godina, isti period je određen za ugovori o radu i lične karte zaposlenih.

Propisi i odgovornost

On federalnom nivou opšti principi Organizacija arhiviranja regulisana je Zakonom br. 125-FZ od 22.10.2004., čije su određene odredbe obavezne za sva preduzeća koja imaju stalan protok dokumenata.

Pored zakonskih odredbi koje se odnose na održavanje arhivske građe, zakon predviđa i odgovornost zvaničnici i organizacije za prekršaje počinjene u ovoj oblasti. Kazna u ovom slučaju ne prelazi 500 RUB, međutim, potpuno ili djelomično odsustvo obavezne dokumentacije za skladištenje može dovesti do mnogo ozbiljnije kazne - do 300.000 rubalja.

Posebne odredbe o arhiviranju računovodstvene dokumentacije navedene su u naredbi Ministarstva finansija SSSR-a, odobrenoj još 1983. godine i još uvijek relevantnom. Iscrpna lista dokumenata sastavljenih tokom čitavog postojanja organizacije, zajedno sa uslovima njihovog čuvanja, predstavljena je u Naredbi Ministarstva kulture Rusije od 25.08.2010. br. 558. Već pomenuti skup pravila za rad arhiva organizacija sadrži detaljan spisak preporuka koje se tiču svih aspekata takvih aktivnosti.

Pristup dokumentima i uslovi njihovog podnošenja

Formirani predmeti se, po pravilu, prenose u arhiv najkasnije 3 godine od trenutka završetka ekonomskih procesa koji se u njima odražavaju. Postupak čuvanja i izdavanja dokumenata utvrđuje se u skladu sa usvojenim internim aktima na osnovu regulatorni zahtjevi i preporuke.

Za internu upotrebu, trajanje rada sa arhivskim dokumentima je ograničeno 30 dana, ali se na zahtjev odgovornog službenika, u zavisnosti od sigurnosti predmeta, određeno vrijeme može produžiti za još mjesec dana.

Korak po korak uputstva za arhiviranje i održavanje arhive

Postupak evidentiranja i prijenosa predmeta na čuvanje može se podijeliti na nekoliko glavnih faza:

Treba napomenuti da dokumenti koji imaju rok čuvanja obično podležu predaji u arhiv. najmanje 10 godina... Ostatak dokumentacije može se pohraniti direktno u odjele i predati na uništavanje čim istekne zakonom propisan rok.

Opremanje arhivskog skladišta i ispitivanje podobnosti prostorija

Postupak uređenja skladišnih mjesta za dokumentaciju detaljno je opisan u Osnovnim pravilima. Glavni princip prilikom opremanja arhive unutar organizacije - korištenje posebne zgrade ili prostorija za svoje potrebe.

Istovremeno, nije dozvoljen rad objekata koji su u izuzetno oronulom stanju, kao i vlažnih i negrijanih. Ograničenje se odnosi i na prostore koji se nalaze u istim zgradama sa ugostiteljskim uslugama i potrepštinama. prehrambeni proizvodi, kao i koji se nalaze u blizini skladišta zapaljivih ili agresivnih materija.

Unutrašnje uređenje arhive mora biti izvedeno na način da se obezbijedi maksimalna sigurnost dokumentacije koja se u njoj nalazi. Ovo zahtijeva usklađenost spisak uslova:

prostorija za arhiv mora biti zaštićena od poplava, ispunjavati standarde zaštite od požara i imati produktivan sistem ventilacije;
sve električne instalacije i utičnice treba izolirati što je više moguće;
dekoraciju prostorija treba obaviti nezapaljivim i neagresivnim materijalima;
nije dozvoljeno polaganje vodovodnih i kanalizacionih cevi kroz skladište.

Konačnu odluku o podobnosti prostora za potrebe arhiva donosi niz specijalizovanih službi na osnovu stručnosti. Ovo uzima u obzir Sigurnost od požara prostorija, njeno sanitarno stanje itd. Na osnovu rezultata svakog pregleda, Act odražavajući rezultate njegove implementacije.

Osobine korištenja dokumenata i organizacije rada

Osnov za rad arhiva je pravilnik koji donosi uprava ili uputstvo o vođenju arhive organizacije. Na osnovu takvog dokumenta imenuje se službenik koji obavlja dužnost arhivista i odgovoran je za sigurnost i kompletnost papira koji su mu povjereni.

Arhiv u organizaciji može postojati i kao samostalna strukturna jedinica i unutar administrativna usluga... Bez obzira na formalnu pripadnost, osnovna svrha njenog funkcionisanja je formiranje, računovodstvo i osiguranje integriteta arhiviranih podataka organizacije.

Ostvaruje se sistematskom aktivnošću arhivista na vođenju nomenklature predmeta, prijemu pravilno oblikovanih svezaka, njihovoj sistematizaciji itd. Pored toga, dužnosti arhivskog osoblja uključuju blagovremeno i potpuno obezbjeđivanje tražene dokumentacije, kao i učešće u procesu uništavanja dokumenata kojima je istekao rok čuvanja.

Kontrolni postupak

Pored internih propisa, rad arhiva je regulisan i zakonodavni akti, uključujući mjere kontrole upravljanja arhivskom dokumentacijom u organizaciji.

Dakle, prema zakonu br. 125-FZ, kontrolu nad poštivanjem redoslijeda skladištenja dokumenata provode posebna tijela na saveznom nivou i na nivou konstitutivnih entiteta Ruske Federacije. U praksi ovu funkciju obično obavlja Poreska uprava i Od strane Penzionog fonda kao primarni eksterni korisnici dokumentacije organizacije. Isti zakon predviđa odgovornost do krivične odgovornosti za kršenje zakona o arhivskoj djelatnosti.

U nastavku je prikazan pregled programa za automatizaciju kancelarijskog toka rada u organizaciji.

Registracija elektronskih medija

U svijetu sveprisutnih visokih tehnologija, "klasični" nosač informacija - papir i njegovi derivati - polako ali sigurno ustupa mjesto elektronskim nosačima. S tim u vezi, zaposlenik arhive će prije ili kasnije imati pitanje: kako prihvatiti takve dokumente na čuvanje? Odgovor je jednostavan: u istom obliku u kojem su prvobitno dizajnirani.

Ako, na primjer, fakture od stranog dobavljača dolaze u obrascu elektronski dokument certificirani digitalno potpisan, onda ih treba sačuvati u memoriji računara - ne morate ništa drugo da štampate i overavate. Takva dokumentacija se unosi u nomenklaturu predmeta na opštoj osnovi, uzimajući u obzir utvrđeni rok skladištenja.

Arhivsko-kancelarijski rad u organizaciji - složen proces u više koraka, koja od svojih učesnika zahtijeva pažljivo planiranje i poštovanje brojnih zahtjeva i preporuka. Ipak, dobro izgrađen sistem arhiviranja dokumenata ne samo da svedoči o dobro koordinisanom i produktivnom radu odeljenja, već i demonstrira potencijal organizacije kao efikasne poslovne jedinice.

Detaljna uputstva za prenos dokumenata u arhivu su predstavljena u videu.

Kadrovska dokumenta i papiri koji se odnose na radni staž i aktivnosti svakog od zaposlenih u kompaniji, u skladu sa zakonom, imaju dug rok čuvanja (do 75 godina i više). Zbog toga se priprema kadrovskih dokumenata za njihovo raspoređivanje na čuvanje u arhivu mora obaviti blagovremeno.

Zbog činjenice da kadrovska dokumenta društveno značajni (služe kao potvrda prava radnika na socijalnog osiguranja), prilikom njihovog arhiviranja posebna se pažnja poklanja:

registracija predmeta;
popis dokumenata.

Pravila za formiranje predmeta

1. Sastavljanje predmeta mora se vršiti u skladu sa nomenklaturom kompanije: unošenje dokumenata u predmete na druge načine je zabranjeno.

2. Odmah nakon podnošenja jednog dokumenta, predmet se podnosi.

3. Dizajn korica treba izvršiti istovremeno sa ubacivanjem papira u kutiju. Na omotu je potrebno navesti: naziv preduzeća i strukturne jedinice; broj predmeta ili indeks; naslov; period skladištenja dokumenata.

4. U futrolu se mogu staviti samo dokumenti koji su urađeni i izvršeni prema svim zahtjevima, 1 primjerak.

5. Fajlovi moraju sadržati originale radne dokumentacije (kartice zaposlenih, upisne knjige, nalozi za osoblje i sl.). Međutim, postoje izuzeci: kopije su prihvatljive u slučaju kada je original poslan građaninu ili drugoj kompaniji (autor će imati svoj drugi primjerak ili primjerak). U pravilu se to odnosi na prepisku.

6. Nacrti, duplikati i dokumenti koji se vraćaju ne bi trebali biti uključeni u dosije.

7. Odvojeni tipovi dokumenti moraju biti odvojeni, i to: originali i kopije; papiri za trajno i privremeno skladištenje; planovi i izvještaji; upravni akti; projekata i odobrenih dokumenata.

8. Slučaj treba da sadrži prijavu samo jednog kalendarske godine... Međutim, dozvoljeno je formiranje, tokom perioda aktivnosti, posebnih ličnih, prenosivih predmeta i dokumenata komisija.

9. Predmet ne bi trebalo da prelazi 250 stranica. V inače potrebno je formirati dijelove (volume).

10. Unutar kućišta važno je paziti na redosled rasporeda radnih papira (u zavisnosti od vrste dokumenta, oni su poređani po abecednom, hronološkom redu, prema roku trajanja).

11. Prilozi moraju biti priloženi relevantnim dokumentima.

Vrijedi napomenuti da svi papiri (nalozi za kadrove, lične karte zaposlenih, lični dosijei, ugovorni papiri itd.) imaju svoje specifičnosti i suptilnosti arhiviranja.

U aktivnostima svake organizacije veliki značaj dodijeljen kadrovskim dokumentima. Potrebu za ovom dokumentacijom diktiraju zahtjevi države za održavanje i čuvanje svih dokumenata vezanih za radna aktivnost i iskustvo svakog zaposlenog. S obzirom na duge periode skladištenja dokumenata, postoji potreba za kontinuiranim arhiviranjem kadrovske dokumentacije.

U skladu sa postojećom zakonskom regulativom, lični dosijei i druga dokumenta treba da budu blagovremeno pripremljena za arhivsko čuvanje. Najprije se vrši ispitivanje radi utvrđivanja vrijednosti dokumenata, prema čijim rezultatima se odabire određeni broj dokumenata za dugoročno čuvanje u arhivi. Arhiviranje kadrovske dokumentacije nužno uključuje procedure kao što su evidentiranje predmeta i popis dokumenata u arhivi. Prilikom pohranjivanja dokumenata u arhivu treba uzeti u obzir sljedeću okolnost: dokumenti koji su sastavljeni u skladu sa svim pravilima nalaze se u ličnim dosijeima. Za one predmete koji ne podliježu arhivskom čuvanju sastavljaju se akti na osnovu kojih se takva dokumentacija uništava. Procedura za ovaj postupak je takođe jasno regulisana.

Završna faza arhiviranja kadrovske dokumentacije je predaja pripremljene dokumentacije u arhivu preduzeća na dalje skladištenje u roku utvrđenom zakonom ( odvojena dokumentačuvan 75 godina). Zapravo, proces arhiviranja kadrovske dokumentacije je odgovoran i dugotrajan posao. Da bi se osigurala potpuna sigurnost dokumenata u arhivi preduzeća, posebne zahtjeve na pravila čuvanja kadrovske dokumentacije i pristupa njoj. Međutim, postoji alternativna opcija da se osigura da su dokumenti pravilno arhivirani i sigurno pohranjeni. Da biste to učinili, kontaktirajte kompaniju koja pruža profesionalne usluge arhiviranja kadrovske evidencije, što će koštati manje od izrade i održavanja vlastite arhive.

Organizacija arhivskog rada

Svako preduzeće u procesu obavljanja svojih aktivnosti stvara obimnu kadrovsku dokumentaciju, koja se mora čuvati dugo vremena. Arhiviranje kadrovske dokumentacije obavlja ili samo preduzeće ili se svi poslovi na čuvanju kadrovske evidencije i arhiviranju povjeravaju trećoj organizaciji specijalizovanoj za pružanje stručnih usluga za arhiviranje kadrovske dokumentacije. Prilikom organizovanja arhive u samom preduzeću potrebna je posebna zatvorena prostorija za skladištenje dokumenata, gde se kontroliše vlažnost vazduha i u koju je isključena direktna sunčeva svetlost.

Organizacija arhivskog rada regulisana je "Pravilnikom o čuvanju dokumenata", koji odobrava rukovodilac preduzeća. Prema propisu, postavlja se službenik radi pripreme dokumenata za arhiv i odgovoran per arhivsko skladište dokumenata i dosijea. Takođe, preduzeće stvara stručna komisija, koja provjerava knjigovodstvenu dokumentaciju arhiva i vrši periodični pregled kadrovske dokumentacije na usklađenost sa standardnim rokom čuvanja dokumenata i njihovim stvarnim vremenom skladištenja u arhivu. Sva kadrovska dokumenta kojima je istekao rok čuvanja uklanjaju se iz arhive radi naknadnog uništavanja.

Održavanje arhive dokumenata

Na stanje arhiviranih kadrovskih dokumenata postavljaju se prilično visoki zahtjevi. Sprovodi se kompletna evidencija dokumentacije radi fiksiranja uskladištenog broja kadrovskih dokumenata, kao i kada su dokumenti primljeni i povučeni iz arhive preduzeća. Ovaj postupak se provodi kako bi se osigurala potpuna sigurnost arhivske dokumentacije i kako bi se brzo pretražili svi dokumenti. Upisom dokumenata u arhivu po pravilu je predviđeno evidentiranje dokumentacije u obliku skladišne jedinice, koja je poseban dokument ili zbirka više međusobno povezanih dokumenata smještenih u pojedinačni omot.

Glavni zadatak u procesu arhiviranja kadrovske dokumentacije je sastavljanje ispravnog inventara dokumenata u arhivi preduzeća, arhivsko skladištenje dokumenata i kadrovskih dosijea za svakog zaposlenog i pravovremeni prenos dokumenata u arhivsku ustanovu (prilikom prenosa arhivske dokumentacije). dokumenta za čuvanje državnim institucijama).

Revizorsko-konsultantska grupa „Gorislavcev i K“ nudi sveobuhvatne usluge arhiviranja kadrovske dokumentacije: pripremu i kompletiranje arhive dokumentima, arhiviranje dokumenata i dosijea, arhiviranje ličnih dosijea i druge poslove sa kadrovskom dokumentacijom. Prilikom rada sa arhivskom dokumentacijom garantujemo potpunu povjerljivost i sigurnost dokumenata u arhivi.

Možemo ponuditi sljedeće usluge arhiviranja HR dokumenata

Izrada kompanijske arhive od nule.
Izrada okvirne (planske) i konačne nomenklature predmeta.
Formiranje predmeta.
Provjera vremena skladištenja dokumenata, sastavljanje akata za uništenje.
Izrada elektronske arhive dokumenata (Excel).
Kreiranje i flešovanje računovodstvenih dnevnika.
Izrada inventara za uništavanje dokumenata po vremenu skladištenja.

*Tarife se dogovaraju individualno, uzimajući u obzir želje Kupca.

Tokom svog postojanja, svaka organizacija je "obrasla" ogromnim brojem dokumenata koji odražavaju njen život. Koje od njih se može uništiti, koje treba čuvati, u kojim uslovima - sve nam je to ispričao B. ALBREKHT, zamjenik načelnika odjela nabavke, arhive odjela i kancelarijskog rada Federalne arhivske službe Rusije.

Tokom svog postojanja, svaka organizacija je "obrasla" ogromnim brojem dokumenata koji odražavaju njen život. Ko od njih se može uništiti, koji mora biti uskladišten, u kojim uslovima - ispričao nam je o svemu tome Boris ALBREKHT, zamjenik načelnika Odjeljenja za nabavku, Odjeljenjski arhiv i kancelarijski rad Federalne arhivske službe Rusije.

Ponekad, neznanjem ili nerazumijevanjem, dokumenti koji su jedini dokaz za obračun staža mogu biti uništeni. Koliko ljudi zna kako i gdje treba čuvati takve kadrovske dokumente?

Šta se odnosi na kadrovska dokumenta?

Prije svega, potrebno je razjasniti koje vrste i vrste dokumenata pripadaju opšta kategorija kadrovska dokumenta. Obično se radi o samo maloj grupi dokumenata (nalozi o osoblju, lični dosijei ili lične karte (obrazac T-2), lični računi ili obračuni plaća, ugovori zaključeni između zaposlenog i poslodavca).

Međutim, navedeni dokumenti nikako ne pokrivaju čitavu veliku grupu dokumenata koji se razumno mogu klasifikovati kao kadrovski dokumenti. Ovi dokumenti u potpunosti uključuju:

dokumenta o završetku studija i potvrđivanju stečenog obrazovanja (diplome, svedočanstva, zapisnici sa sjednica dr ispitne komisije, knjige za upis izdatih diploma i svedočanstava, časopisi za upis izdavanja zlatnih i srebrnih medalja studentima);
dokumente o sertifikaciji i utvrđivanju kvalifikacije;
različita nagradna dokumenta (nagradni listovi, peticije, mišljenja, spiskovi osoba koje su dobile nagradu);
dokumenti koji potvrđuju štetne uslove proizvodnje;
spiskovi zaposlenih koji imaju pravo na povlašćenu penziju (dokumenti: prijave, potvrde, upitnici);
upisne knjige za stanovnike;
kao i različiti oblici registracije izdatih dokumenata, čija evidencija može poslužiti kao osnova za potvrđivanje radnog iskustva, obrazovanja ili beneficija.

Ukupno, više od 40 vrsta i vrsta dokumenata može se pripisati grupi dokumenata o osoblju. Gotovo svi su, uz nekoliko izuzetaka, navedeni na Listi tipičnih upravljačka dokumenta nastaje u aktivnostima organizacija, što ukazuje na vrijeme skladištenja.

Čuvanje dokumenata

Poznato je da u skladu sa tačkom 6 Pravilnika o Arhivskom fondu Ruske Federacije, odobrenog Ukazom predsjednika Ruske Federacije br. 552 od 17. marta 94. godine, dokumente klasifikovane kao kadrovska dokumenta mora čuvati pravno lice u kojem je lice radilo 75 godina nakon otkaza. Takođe treba imati na umu da u u ovom slučaju prava građana su zaštićena vrhovni zakon Ruska Federacija- Ustav, čiji član 24 kaže da svaki građanin Ruske Federacije ima pravo na informacije koje potvrđuju njegova osnovna socijalna prava. Za ostvarivanje ovih prava, Vlada Ruske Federacije je usvojila niz regulatornih pravnih akata koji određuju proceduru čuvanja i rada sa dokumentima o osoblju. U njemu se navodi da se u slučaju likvidacije organizacije (preduzeća) kadrovska dokumenta moraju prenijeti na pravnog sljedbenika, a u nedostatku, na višu organizaciju ili organ. Ako nema pravnih sljedbenika ili viših organizacija (organa), onda institucije Državne (sada Savezne) arhivske službe poduzimaju mjere da osiguraju sigurnost ovih dokumenata.

Naredbom Vlade Ruske Federacije od 21.03.94. br. 358-R „O poboljšanju sigurnosti kadrovske dokumentacije“ preporučuje se da institucije i organizacije (bez obzira na vlasništvo) unesu posebne klauzule u svoje povelje (pravilnike). Oni treba da sadrže sva pitanja vezana za računovodstvo i čuvanje kadrovskih dokumenata i njihovo blagovremeno prenošenje na čuvanje u slučaju likvidacije pravnog lica.

Sasvim je očigledno da sve ovo nameće ozbiljne zakonske obaveze i odgovornost rukovodiocima organizacija i službenicima zaduženim za obezbjeđivanje sigurnosti kadrovske dokumentacije i poštovanje socijalnih prava građana. Shodno tome, potrebno je razviti set pravnih, organizacionih i praktičnih mjera kako bi se osigurali uslovi za čuvanje i korištenje kadrovske dokumentacije. Ovo su pitanja legalni status arhiva, njena materijalno-tehnička baza (prostorije i oprema), broj zaposlenih, organizacija i praksa rada.

Odgovornost

Odgovornost za nemar, nemar ili namjerno uništavanje arhivskih podataka predviđena je Krivičnim zakonikom Ruske Federacije.

Zaposlenik kadrovske službe, koji ima organizacione i administrativne funkcije, odgovoran je ne samo za ispravno vođenje kadrovske evidencije, već i za njeno pravilno čuvanje. Rukovodilac organizacije odgovoran je za čuvanje svih dokumenata organizacije, uključujući i one koji se odnose na kadrovska služba ako organizacija nema osobu odgovornu za ove dokumente.

Arhivski status

U praksi, samo mreža arhiva i skladišta sistema Federalne arhivske službe (ili, ako općine). U drugim slučajevima, ne stvaraju se posebne arhive ili repozitorijumi kadrovskih dokumenata.

obično, entiteta ako kreira arhivu, onda se kadrovski dokumenti pohranjuju u njoj zajedno sa drugim vrstama dokumenata. Štaviše, ovo je tipično ne samo za male organizacije, već i za vrlo velike, gdje su radile i rade hiljade radnika, a dokumenti o osoblju akumulirani dugi niz godina čine prilično obiman kompleks.

Zato je prilikom kreiranja arhive u organizaciji potrebno suštinski riješiti pitanje da se, u svakom slučaju, kadrovska dokumenta čuvaju odvojeno od ostalih dokumenata. Najbolja opcija, posebno za veliku organizaciju, to bi bilo stvaranje specijalizovanog spremišta gde bi se ovi dokumenti čuvali. Ali kako to u većini slučajeva ne odgovara stvarnim mogućnostima organizacije, potrebno je obezbijediti izolovano skladištenje kadrovske dokumentacije u ormarićima koji se zaključavaju, sefovima i sl. u zajedničkom skladištu ostalih dokumenata. Ovo prvenstveno zbog činjenice da su kadrovska dokumenta povjerljiva, pristup njima treba biti strogo ograničen, a postupak pristupa tim dokumentima utvrđuje kadrovska služba zajedno sa režimskom službom organizacije i odobrava rukovodstvo.

Osnovni tehnički zahtjevi za arhiv

Nije potrebno detaljno opisivati tehnički zahtjevi na lokaciju arhive. Svi parametri su prilično jasno navedeni u posebnim normativnim i metodološkim priručnicima. Napominjemo samo da ova prostorija mora biti izolirana, ispunjavati osnovne zahtjeve Sigurnost od požara, opremljen sa obezbeđenjem i požarni alarm... Potrebne dimenzije prostorija za smještaj dokumenata, uključujući i kadrove, lako se mogu izračunati na osnovu dimenzija (dužine) arhivske police i prosječne debljine (1-1,5 cm) standardne kofere, uzimajući u obzir da standardna arhiva Stalak 2 m visine 30 cm ima 12 takvih polica. Radni razmak između regala treba biti najmanje 80 cm, protupožarnih prolaza između redova regala - 120 cm U obzir se uzima površina koju zauzimaju metalni ormari i sefovi, kao i prosječan broj kućišta koji se u njih mogu smjestiti. odvojeno. Nakon što ste izvršili sve ove proračune, možete prilično precizno naznačiti koja područja arhivskog skladišta su vam potrebna za smještaj dokumenata.

Komplikovanije je pitanje određivanja broja zaposlenih potrebnih za održavanje arhive, jer po ovom pitanju ne postoje odobreni standardi. Međutim, potrebni proračuni se mogu izvršiti na osnovu primjene Zbirnih normi za kancelarijski rad i arhivski rad, koji je razvio Sveruski institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima 1991. godine. Ovi proračuni pokazuju da je za servisiranje 5 hiljada dosijea pohranjenih u arhivi i obavljanje čitavog kompleksa poslova sa njima (osiguranje fizičke sigurnosti, računovodstvo, kompletiranje arhive, izdavanje predmeta na privremeno korištenje, izvršenje potvrda društveno-pravne prirode) , najmanje jedan specijalista sa punim radnim vremenom sa dovoljnim kvalifikacijama. Osim toga, treba imati na umu da u ovom trenutku, u uslovima od penziona reforma volumes of referentni rad... Samo državni arhiv je 2002. godine ispunio više od 9 miliona socijalnih i pravnih upita. Nažalost, nema podataka o tome koliko je takvih zahtjeva ispunilo arhive organizacija i preduzeća, ali se može pretpostaviti da je i to gigantska brojka.

Priprema predmeta za predaju u arhiv organizacije

Posebno veliko područje rada arhiva je priprema predmeta za predaju u arhiv organizacije. Oni zaslužuju ozbiljnu pažnju, jer se upravo u ovoj fazi često prave ozbiljne metodološke i praktične greške koje u budućnosti mogu dovesti do negativne posljedice u radu arhiva. Kompleks radova na prijenosu dokumenata u arhivu, uključujući osoblje, podijeljen je u sljedeće faze:

1. Formiranje predmeta nakon diplomiranja iu sadašnjem kancelarijskom poslu.
2. Upis predmeta u skladu sa utvrđenom procedurom.
3. Ispitivanje vrijednosti dokumenata i dosijea.
4. Opis predmeta predatih u arhivu organizacije.
5. Prenos dokumenata u arhivu organizacije.

Dakle, razmotrit ćemo karakteristike formiranja određenih vrsta dokumenata o osoblju u dokumentarne komplekse (slučajeve).

1. Nalozi za osoblje u vezi različite stranke aktivnosti zaposlenih u organizaciji, koje imaju različite periode skladištenja, formiraju se u različitim slučajevima.

To je neophodno jer su neke od naredbi o osoblju, i to male, zaista posvećene pitanjima koja se tiču mjesta rada, preseljenja, bonusa zaposlenima. Ova dokumenta se moraju čuvati 75 godina. Istovremeno, većina kadrovskih naloga odražava operativna pitanja aktivnosti zaposlenih: nalozi za službena putovanja, odmore, smjene itd. Ove vrste naloga čuvaju se 5 godina. Preporučljivo je od samog početka dodijeliti narudžbe sa rokom skladištenja od 75 godina i rokom skladištenja od 5 godina posebnim brojevima, što će olakšati njihovo formiranje u različitim slučajevima i naknadno traženje potrebnih informacija.

2. Lični računi radnika i namještenika plate grupišu se u slučaj za određenu godinu i nalaze se u njima u abecedni red po prezimenima.

3. Lični fajlovi. U ličnim dosijeima svi dokumenti su sređeni samo hronološkim redoslijedom njihovog prijema. Za sve dokumente sadržane u ličnom dosijeu, obavezno sastavlja se interni popis koji sadrži sljedeće podatke:

serijski broj dokumenta uključenog u inventar;
broj i datum dokumenta (ako je potrebno);
Naslov dokumenta;
broj listova u dokumentu;
Bilješka;
zbirni zapis o broju dokumenata uključenih u lični dosije.

Registracija predmeta

Za sve slučajeve osoblja sa dugoročnim periodom skladištenja, registracija predmeta bez greške uključuje:

upis omota predmeta u propisanom obliku;
numerisanje listova u predmetu;
sastavljanje atestnog lista kojim se potvrđuje broj listova u predmetu;
izrada interni inventar dokumenti slučaja (u neophodnim slučajevima);
podnošenje ili vezivanje predmeta.

Na omotu kućišta piše:

naziv kompanije;
indeks slučaja nomenklatura predmeta organizacije;
naslov predmeta;
datumi slučaja (datum ličnog dosijea je datum potpisivanja naloga za prijem i otpuštanje radnika);
broj listova u kutiji.

Nakon unosa futrole u inventar, na omotu se stavlja njen broj prema popisu i rok trajanja futrole.

Ispitivanje vrijednosti dokumenata i dosijea

Pregled predmeta se odvija u nekoliko faza:

prilikom sastavljanja nomenklatura predmeta i određivanje perioda čuvanja za svaki fajl uključen u nomenklaturu;
tokom formiranje padeža;
prilikom pripreme predmeta za predaju u arhivu.

Ispit se vrši obaveznim pregledom svakog predmeta na svim listovima koji su u njemu uključeni. Duplikati dokumenata, nacrti, kopije koje nisu ovjerene u skladu sa utvrđenom procedurom, dokumenti koji se ne odnose na to pitanje treba ukloniti iz predmeta.

Sastavljanje inventara

Popisi predmeta, uključujući i osoblje, sastavljaju se prema utvrđenom obrascu, odvojeno od popisa predmeta stalnog i privremenog skladištenja. Prilikom sastavljanja inventara predmeta treba imati na umu da se, u zavisnosti od obima predmeta, mogu sastavljati posebni popisi za naredbe o osoblju i finansijski dokumenti i na ličnim dosijeima ili na karticama obrasca T-2. Štaviše, svaka kartica se upisuje u inventar kao samostalna skladišna jedinica. Prilikom sastavljanja inventara potrebno je poštovati niz zahtjeva:

svaki predmet upisan u inventar mora imati nezavisan serijski broj;
popunjavanje kolona u inventaru mora odgovarati podacima navedenim na omotu predmeta;
ako se u inventar unese više identičnih naslova, onda se naslov prvog slučaja upisuje u cijelosti, a umjesto ostalih upisuje se riječ „takođe“.

Na kraju popisa sačinjava se zbirni zapisnik u kojem se evidentira broj predmeta koji su upisani u ovaj popis.

Nakon sastavljanja inventara, potpisuje ga sastavljač, overavaju rukovodioci onih strukturnih odjela čija su dokumenta uključena u inventar, dogovoren u skladu sa utvrđenim postupkom sa stručnom komisijom organizacije, ili ako je organizacija registrovana. sa državnom (opštinskom) arhivskom ustanovom, zatim sa stručnom revizijskom komisijom organa upravljanja arhivske poslove na ovoj teritoriji i odobren od strane rukovodioca organizacije.

Po jedan kontrolni primjerak inventara prenosi se svakoj strukturnoj jedinici (kadrovska služba, računovodstvo) za predmete koji se prenose u arhivu. Najmanje dva primjerka inventara trebaju ostati u arhivi organizacije: jedan je radnički, drugi je sigurnosni. Treba imati na umu da se lični dosijei i kartoni u obrascu T-2 samo otpuštenih radnika prenose u arhivu organizacije, a dosijei zaposlenih radnika čuvaju se u kadrovskoj službi, koja nosi punu odgovornost za osiguranje njihove sigurnosti i izdavanje potrebnih informacija.

Rad sa upitima

Prilikom ispunjavanja društveno-pravnog zahtjeva, zaposleni u arhivu ili odgovorno lice sačinjava samo arhivsko uvjerenje o mjestu rada, stažu, radnom mjestu.

Odabir knjigovodstvene dokumentacije o plaći koju prima podnosilac zahtjeva za tražene godine vrši računovođa organizacije, kojoj zaposleni u arhivi, po potrebi, predoči potrebne računovodstvene isprave... Uzorak plata mora biti ovjeren od računovođe, ostatak podataka - od strane službenika arhive. Propratno pismo na memorandumu organizacije potpisuje samo rukovodilac organizacije ili lice koje ga zamenjuje. Arhivska uvjerenja moraju biti ovjerena pečatom organizacije.

Kadrovska dokumenta iz arhive mogu se izdati na privremeno korišćenje samo zaposlenom u organizaciji, rukovodiocu strukturne jedinice u kojoj radi ili rukovodiocu organizacije. Ostali zaposleni nemaju pristup kadrovskoj dokumentaciji. Izdavanje predmeta se vrši samo uz potvrdu službenika kome se predmet izdaje, u dnevnik ili kartoteku izdatih predmeta.

Arhiva likvidirane organizacije

Kada je organizacija likvidirana, dokumenti se prenose ili pravnim sljedbenicima ili sljedbenicima funkcija. U njihovom nedostatku (na primjer, kao rezultat stečaja) - pohranjeni u državnim ili općinskim arhivima. Prije ustupanja predmeta obavezna je provjera dostupnosti dokumenata, kao i njihove naučno-tehničke obrade. Dokumenti se predaju organizaciji sljednici ili državnom (opštinskom) arhivu samo prema popisima. Na osnovu rezultata prenosa sastavlja se akt utvrđenog obrasca u kojem se evidentira količina, tehničkom stanju prenesenih predmeta, konstatuje se odsustvo predmeta. A uz akt se prilažu i popisi predmeta, koji potpisuje ili predsjednik likvidacione komisije, ili stečajni povjerenik.

Nova stranica 1

Završna faza upravljanja ljudskim resursima je priprema HR dosijea za prijenos u arhivu organizacije ili u nedostatku arhive- za naknadno skladištenje u kadrovskoj službi po završetku njihovog kancelarijskog posla.

Ova faza se uslovno može podijeliti u nekoliko faza:

formiranje predmeta u kadrovskoj službi;
ispitivanje vrijednosti poslova kadrovske službe;
registracija predmeta u kadrovskoj službi;
opis i uništavanje predmeta u kadrovskoj službi;
osiguranje sigurnosti predmeta;
prenos predmeta u arhivu organizacije.

Gore navedene faze se provode ne samo u kadrovskoj službi, već iu drugim strukturnim odjelima organizacije u skladu sa opšti zahtjevi rusko zakonodavstvo iz oblasti kancelarijskog rada i arhiviranja.

Formiranje predmeta u kadrovskoj službi

Formiranje predmeta naziva se grupiranje izvršenih dokumenata u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta kadrovske službe.

U predmet se stavljaju dokumenti koji po svom sadržaju odgovaraju nazivu predmeta, dok je u predmete zabranjeno grupisanje nacrta i umnožavanja dokumenata, kao i dokumenata koji se vraćaju.

Formiranje predmeta u kadrovskoj službi vrši se pod direktnim metodološkim vodstvom arhive organizacije (ako postoji) i ureda organizacije.

Prilikom formiranja predmeta od osoblja, moraju se poštovati sljedeći osnovni zahtjevi:

dokumenti trajnog i privremenog čuvanja moraju biti grupisani u posebne dosijee;
uključiti u dosije po jednu kopiju svakog dokumenta;
svaki dokument koji se nalazi u dosijeu mora biti sastavljen u skladu sa zahtjevima državni standardi i druge propise;
grupisati dokumente jedne kalendarske godine u predmet; izuzetak su prenosivi predmeti i lični predmeti, koji se formiraju tokom čitavog perioda rada ove osobe U organizaciji;
fajl ne smije sadržavati više od 250 listova debljine ne veće od 4 cm.

Unutar predmeta, dokumente treba urediti tako da dosljedno pokrivaju određena pitanja u svom sadržaju. U ovom slučaju, dokumenti su poredani hronološkim redom ili abecednim redom po autorima ili dopisnicima.

Prilozi dokumentima, bez obzira na datum njihovog odobrenja ili pripreme, prilažu se dokumentima na koje se odnose. Prilozi od preko 250 stranica u obimu čine poseban tom, što je navedeno u dokumentu.

Administrativni dokumenti u kadrovskoj službi grupirani su u predmete po vrsti i hronologiji sa srodnim aplikacijama.

Pravilnik o kadrovskim službama, opisi poslova ako ih odobri šef organizacije, grupišu se u nezavisne predmete.

Nalozi prema glavnoj djelatnosti grupirani su odvojeno od naloga po osoblju.

Kadrovski nalozi se grupišu u predmete u skladu sa utvrđenim rokovima čuvanja.

Preporučljivo je, uz velike količine dokumenata, grupirati naredbe za osoblje koje se tiču različitih aspekata aktivnosti organizacije (zapošljavanje, otpuštanje i preseljenje, službena putovanja, bonusi, itd.) u samostalne predmete.

Dokumenti u ličnim dosijeima poredani su hronološkim redom kako su primljeni.

Lični računi radnika i namještenika o plaćama grupisani su u samostalne slučajeve i u njima su raspoređeni abecednim redom prema prezimenima.

Prepiska se grupiše, po pravilu, za period od kalendarske godine i sistematizovana je hronološkim redom: iza dokumenta zahteva se nalazi odgovorni dokument.

Prilikom nastavka prepiske o određenom pitanju započetom u prethodnoj godini, dokumenti se uključuju u predmet tekuće godine, sa naznakom indeksa predmeta iz prethodne godine.

Ispitivanje vrijednosti HR poslova

Svrha ispitivanja vrijednosti predmeta je pravilno određivanje rokova čuvanja predmeta kadrovske službe.

Ispitivanje vrijednosti predmeta vrši se u kadrovskoj službi u dvije faze:

1) pri izradi nomenklature predmeta u kadrovskoj službi i u procesu formiranja predmeta;

2) prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv organizacije ili za naknadno skladištenje u kadrovskoj službi.

Kao rezultat vrednosne provere, svi predmeti u kadrovskoj službi su podeljeni u tri grupe: trajno skladištenje, dugotrajno skladištenje (preko 10 godina), privremeno skladištenje (uključivo do 10 godina).

Metodološku i praktičnu pomoć kadrovskoj službi u obavljanju poslova na ispitivanju vrijednosti predmeta pružaju Služba za upravljanje kancelarijama, arhiv i stručna komisija (EK) organizacije, koja usmjerava opći proces ispitivanja vrijednosti predmeta. predmeta u strukturnim odjeljenjima.

Prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv ili za naknadno pohranjivanje u kadrovsku službu, vrijednost predmeta se ispituje metodom pregleda predmeta po listu. Nije dozvoljeno vršiti ispitivanje vrijednosti predmeta gledajući samo njihova zaglavlja.

Prilikom provođenja ispitivanja vrijednosti predmeta u kadrovskoj službi, posebnu pažnju treba obratiti na predmete trajnog i dugog (preko 10 godina) skladištenja, jer su upravo ti predmeti podložni predaji u arhivu organizacije. Predmeti kadrovske službe privremenog (do zaključno 10 godina) perioda čuvanja ne prenose se u arhivu, čuvaju se u kadrovskoj službi i nakon isteka roka čuvanja podliježu uništavanju prema utvrđenim pravilima .

Evidentiranje predmeta u kadrovskoj službi

Registraciju predmeta provode zaposleni u kadrovskoj službi uz metodološku pomoć arhive organizacije.

Kadrovska služba je dužna predati arhivu kompletne spise.

Evidentiranje predmeta u kadrovskoj službi trajnog i dugog (preko 10 godina) skladištenja uključuje sljedeće poslove:

dizajn poklopca kućišta, vršeći potrebna prilagođavanja detalja poklopca kućišta;
podnošenje ili uvezivanje predmeta;
numerisanje listova u predmetu;
izrada potvrde o dokazima slučaja;
izrada, po potrebi, internog popisa dokumentacije predmeta.

Slučajevi privremenog (do uključujući 10 godina) roka trajanja:

nisu opšiveni;
listovi predmeta nisu numerisani i pohranjeni su u registratoru;
nije sačinjen interni popis i atestni spisak predmeta, kao ni resistematizacija dokumentacije u predmetu.

Na kraju godine daju se sljedeća pojašnjenja korica predmeta (primjer dizajna korica predmeta dat je u Dodatku 1):

kada se promijeni naziv organizacije i odjeljenja, dodaju se novi nazivi;
upisuje se naslov predmeta Dodatne informacije(brojevi naredbi, protokola i sl. se stavljaju);
broj listova u kućištu je pričvršćen.

Dokumenti koji čine predmet su zavedeni na četiri punkta u tvrdom povezu od kartona ili ukoričenom, vodeći računa o mogućnosti slobodnog čitanja teksta svih dokumenata, datuma, viza i rješenja na njima. Prilikom pripreme predmeta za arhiviranje (uvezivanje), metalni zatvarači (igle, spajalice) se uklanjaju sa dokumenata.

Na kraju svakog predmeta podnose se blanko obrasci za overeni list, a na početku predmeta, po potrebi, blanko obrasci za interni popis dokumentacije predmeta.

Kako bi se osigurala sigurnost i konsolidacija redosleda dokumenata uključenih u predmet, svi njegovi listovi, osim listova atest i internog inventara, numerisani su u proširenom obliku arapskim brojevima u bruto numeraciji u gornjem desnom uglu. ugao, bez dodirivanja teksta dokumenata, crnom grafičkom olovkom ili numeratorom. Zabranjena je upotreba mastila i olovaka u boji za numerisanje listova. Listovi internog popisa spisa predmeta posebno su numerisani.

Listovi predmeta, koji se sastoje od više svezaka ili dijelova, numeriraju se za svaki volumen ili dio posebno.

Da bi se uzeo u obzir broj listova u predmetu i utvrdile posebnosti njihovog numerisanja, sastavlja se atestni list predmeta (vidi Dodatak 2).

Ovjerni list predmeta potpisuje njegov sastavljač, navodeći dešifriranje potpisa, poziciju i datum sastavljanja.

Sve naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (oštećenje, zamjena originalnih dokumenata kopijama, prilaganje novih dokumenata i sl.) evidentiraju se u ovjerovnom listu predmeta sa vezom na odgovarajući akt.

Za obračun dokumenata pojedinih kategorija predmeta trajnog i dugoročnog (preko 10 godina) čuvanja, sastavlja se interni popis spisa predmeta.

Interni popis se sastavlja na posebnom listu na propisanom obrascu (vidi Prilog 3).

Za interni popis predmeta sastavlja se završni zapisnik u kojem se brojkama i slovima navodi broj dokumenata koji su u njemu uključeni i broj listova internog popisa.

Interni inventar potpisuje njegov sastavljač, sa naznakom dešifrovanja potpisa, pozicije i datuma sastavljanja inventara.

Ako je predmet ukoričen ili zaveden bez blanko internog popisa dokumenata, tada se popis sastavljen u utvrđenom obliku lijepi na unutrašnju stranu prednje korice predmeta.

Opis i uništavanje predmeta u kadrovskoj službi

Za sve završene u kancelarijskom radu kadrovske službe predmete na osoblju trajnog i dugog (preko 10 godina) čuvanja sastavlja se popis predmeta (vidi Prilog 4).

Kadrovska dokumenta su raspoređena u posebnu grupu, posebno sistematizovana i uključena u poseban popis.

Obrasci za registraciju i registraciju kadrovske dokumentacije (knjige, dnevnici naredbi za prijem, premeštaj, otpuštanje, lične karte, lični dosijei, ugovori, ugovori i dr.) uključeni su u popis dokumenata o osoblju.

Lični dosijei, ako su prebačeni iz jedne organizacije u drugu u vezi sa premeštajem zaposlenih, uključeni su u dokumentarni (arhivski) fond organizacije koja ih je primila.

Za lične dosijee otpuštenih radnika može se sačiniti poseban popis.

Kadrovski predmeti su obično organizovani hronološki. U arhivama velikih organizacija sa velikim brojem zaposlenih može se koristiti strukturno-hronološki princip sistematizacije ličnih dosijea.

Unutar svake godine kadrovski predmeti se sistematiziraju prema stepenu važnosti - nalozi za prijem u službu (u obrazovnoj ustanovi i sl.), premještanje, otpuštanje (završavanje obrazovne ustanove i sl.), lični računi, spiskovi, računovodstvo dnevnike kadrovske isprave, druge registracione isprave, lični dosijei, lične karte.

Lični dosijei i lični kartoni otpuštenih radnika odnose se na godinu otpuštanja i sistematizovani su unutar svake grupe po azbučnom redu.

Inventar kadrovske službe dostavlja se arhivi godinu dana po okončanju predmeta u kancelariji.

Odgovornost za blagovremeno i kvalitetno sastavljanje inventara kadrovske službe snosi njen rukovodilac.

Prije unosa zaglavlja predmeta u popis, provjerava se kvalitet formiranja i izvođenja predmeta, korespondencija broja predmeta upisanih u popis, broja otvorenih predmeta prema nomenklaturi predmeta kadrovske službe.

Prilikom razmatranja predmeta provjerava se: usklađenost naslova predmeta sa sadržajem spisa u predmetu; ispravnost izvršenja i grupisanje dokumenata uključenih u predmet; kvalitet podnošenja ili uvezivanja predmeta; ispravnost numeracije listova predmeta; prisustvo u predmetu, u potrebnim slučajevima, internog inventara predmeta i njegovu ispravnost; ispravan dizajn poklopca kućišta; dostupnost i ispravnost potvrdnog lista predmeta. Ako se utvrde povrede utvrđenih pravila za formiranje i izvođenje predmeta, moraju se otkloniti.

Prilikom sastavljanja inventara kadrovske službe moraju se poštovati sljedeći zahtjevi:

svaki predmet se upisuje u inventar pod nezavisnim serijskim brojem. Ako se predmet sastoji od više tomova (dijelova), tada se svaki svezak (dio) upisuje u inventar pod nezavisnim brojem;
sistematizaciju predmeta u inventaru i dodjelu inventarskog broja kadrovske službe utvrđuje arhiv;
kolone inventara se popunjavaju strogo u skladu sa podacima koji se nalaze na koricama predmeta;
pri upisu u popis u nizu predmeta sa istim naslovima, naslov prvog predmeta upisuje se u cijelosti, a svi ostali slični predmeti se označavaju riječima "isti", dok se ostali podaci o predmetima upisuju inventar u cijelosti (na svakom novom listu inventara u cijelosti se reprodukuje naslov);
kolona inventara "Napomena" se koristi za označavanje karakteristika fizičkog stanja stvari, prijenos predmeta u druge strukturne odjele organizacije, dostupnost kopija itd.

Na kraju popisa, nakon posljednjeg opisnog članka, sačinjava se zbirni zapisnik u kojem se (brojkama i riječima) navodi broj predmeta popisanih po popisu, prvi i posljednji broj predmeta po popisu, a također specificira karakteristike numeracije predmeta u inventaru ( brojevi sa slovima slučajevi i propušteni brojevi).

Spisak poslova kadrovske službe potpisuje sastavljač navodeći njegovu poziciju, usaglašava se sa šefom ureda organizacije i odobrava šef kadrovske službe.

Odabir dokumenata za relevantni period za uništavanje i sastavljanje akta o njihovom izdvajanju za uništavanje vrši se nakon sastavljanja godišnjih odjeljaka objedinjenih inventara predmeta trajnog skladištenja za isti period. Navedeni popisi i akti se istovremeno razmatraju na sjednici EK organizacije. Akte koje je odobrio EK organizacije odobrava rukovodilac organizacije samo nakon odobrenja od strane stručne revizijske komisije (EPK) nadležne institucije državne arhivske službe na popise predmeta trajnog čuvanja; nakon toga, organizacija ima pravo da uništi predmete obuhvaćene ovim aktima.

Predmeti se uvrštavaju u akt o njihovom izdvajanju za uništavanje ako je rok čuvanja za njih istekao do 1. januara godine u kojoj je akt sastavljen. Na primjer, predmeti sa rokom čuvanja od tri godine, završeni kancelarijskim radom 1996. godine, mogu se uključiti u akt koji će biti sastavljen najkasnije do 1. januara 2000. godine, sa rokom čuvanja od pet godina.- najkasnije do 1. januara 2002. godine

Akt o dodjeli dokumenata za uništavanje sastavlja se, po pravilu, za poslove cijele organizacije. Ako su aktom navedeni predmeti više ustrojnih odjela, tada se naziv svakog strukturnog odjeljenja navodi ispred grupe naslova predmeta ovog odjeljenja. Naslovi homogenih predmeta odabranih za uništavanje unose se u akt pod opštim naslovom, sa naznakom broja predmeta koji su raspoređeni u ovu grupu.

Organizacija u okviru koje se ne formiraju dokumenti koji se prenose u državno skladište, sačinjava akte o dodjeli dokumenata koji ne podležu skladištenju radi uništenja i uništava dokumente obuhvaćene ovim aktima, nakon isteka perioda njihovog skladištenja tek nakon sastavljanja godišnjih odjeljaka osoblja konsolidovanih inventara predmeta za relevantni period i njihovog odobrenja od strane rukovodioca organizacije.

Organizacija je dužna sistematski opisivati dokumentaciju o osoblju, kako bi osigurala njihovu sigurnost i računovodstvo.

Osiguravanje sigurnosti predmeta i prenošenje predmeta u arhivu organizacije

Od momenta osnivanja pa do predaje u arhiv dokumenti se čuvaju na mestu formiranja u predmetu, tj. u kadrovskoj službi.

Menadžer ljudskih resursa i zaposleni zaduženi za dokumentaciju osiguravaju sigurnost dokumenata i dosijea.

Predmeti se čuvaju u radnim prostorijama ili prostorijama posebno određenim za ovu namjenu, raspoređeni su vertikalno u ormare i stolove koji se zaključavaju, čime se osigurava potpuna sigurnost dokumenata.

U cilju povećanja efikasnosti traženja dokumenata, predmeti su raspoređeni u skladu sa nomenklaturom predmeta, čija se kopija nalazi na vratima ormara sa unutrašnje strane. Brojevi predmeta su naznačeni na bodljama korica kućišta po nomenklaturi. Zabranjeno je čuvanje dokumenata na neprikladnim desktopima.

Izdavanje predmeta trećim organizacijama vrši se uz dozvolu rukovodioca organizacije. Za izdati predmet upisuje se zamjenska kartica predmeta ili priznanica.

Povlačenje dokumenata iz predmeta trajnog skladištenja dozvoljeno je u izuzetnim slučajevima i vrši se uz dozvolu rukovodioca organizacije uz obavezno odlaganje u slučaju ovjerene kopije dokumenta i akta o oduzimanju originala. .

Dosijei osoblja se prenose u arhivu. Njihov prijenos se vrši samo prema inventarima.

Predmeti privremenog (do zaključno 10 godina) čuvanja po pravilu ne podležu predaji u arhivu, čuvaju se u kadrovskoj službi i nakon isteka roka čuvanja podležu uništavanju u skladu sa zakonom. utvrđena procedura. Mogu se prenijeti u arhiv samo u izuzetnim slučajevima odlukom rukovodioca organizacije. Njihov prijenos se može izvršiti prema nomenklaturi predmeta.

Prijem svakog slučaja vrši šef ( specijalni službenik) arhivu (od strane lica zaduženog za arhiv) u prisustvu službenika kadrovske službe. U ovom slučaju, na oba primjerka popisa za svaki predmet koji je u njemu uključen, upisuje se zabilješka o postojanju predmeta.

Na kraju svakog primjerka inventara navodi se broj stvarno primljenih predmeta u arhivu, broj predmeta koji nedostaju, datum prijema i ustupanja predmeta, kao i potpisi djelatnika arhive i osobe koja je izvršila prijenos predmeta. slučajevi su označeni brojevima i riječima.

A.S. Krasavin, dr. ist. sci., vodeći istraživač, VNIIDAD

Sve o tuningu automobila