Sve o tuningu automobila

Regulatorni i metodološki dokumenti. Nacionalni normativni i metodološki dokumenti o organizaciji kancelarijskog rada Zakonodavni normativni pravni i metodološki dokumenti

Opće metodološke smjernice u oblasti arhivske građe u Rusiji daje Federalna arhivska agencija (Rosarkhiv), koja je u nadležnosti Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruska Federacija... Vodeća naučna organizacija u ovoj oblasti je Sveruski naučno-istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD).

Dugi niz godina jedan od glavnih normativnih dokumenata za činovničke službe svih državnih organa i uprava, odeljenja, organizacija i preduzeća bio je „Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i dokumentacijske usluge" (GSDOU), čije je posljednje izdanje odobreno 1988.

U cilju racionalizacije toka rada, smanjenja broja i poboljšanja kvaliteta dokumenata, kao i poboljšanja rada upravljačkog aparata, SUDOU je uspostavio jedinstvene zahtjeve za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u organima. pod kontrolom vlade, u preduzećima, ustanovama i javnim organizacijama. Glavne odredbe GSDOU odražavale su i konsolidovale tradicionalni model kancelarijskog rada za Rusiju. Zbog promjene regulatorni okvir Predškolska obrazovna ustanova i unapređenje tehnologija za rad s dokumentima, neke od normi GDOU-a su zastarjele.

"Tipična uputstva za kancelarijski rad u saveznim organima izvršne vlasti"(u aktuelnom izdanju iz 2005.) je složen dokument koji sadrži osnovna pravila za dokumentovanje i rad sa dokumentima i, nažalost, odražava, u glavnom, tradicionalne tehnologije kancelarijskog rada. Odredbe ovog uputstva odnose se na organizaciju rada sa dokumentima, bez obzira na vrstu medija, uključujući njihovu pripremu, registraciju, računovodstvo i kontrolu izvršenja, koja se vrši korišćenjem automatizovanih (računarskih) tehnologija.

Kao što naziv govori, uputstvo je namenjeno saveznim vlastima, ali službe za upravljanje kancelarijama organizacija i preduzeća mogu da koriste njegove odredbe prilikom izrade svojih pojedinačnih uputstava za upravljanje kancelarijama.

"Model pravilnika za unutrašnju organizaciju saveznih organa izvršne vlasti", odobren Uredbom Vlade Ruske Federacije od 28. juna 2005. br. 452, utvrđuje da su glavna pravila za organizovanje toka dokumenata u saveznim izvršnim organima utvrđena propisima i uputstvima za kancelarijski rad ovog savezni organ... Modeli pravilnika regulišu postupak pripreme i izvršenja akata saveznog organa kao što su njegove odluke, normativni pravni akti iz utvrđene oblasti njegovog delovanja, kao i nacrti akata koje savezni organ podnosi na razmatranje Vladi. Ruske Federacije. Osim toga, određuje redoslijed razmatranja određene vrste apelima, uključujući organizacije i građane.

"Osnovna pravila za arhive organizacija"(2002) uređuju čuvanje dokumenata u kancelarijskom radu (zahtjevi za nomenklaturu predmeta, postupak formiranja predmeta u kancelarijskom radu, ispitivanje vrijednosti dokumenata, dodjela dokumenata za uništavanje, priprema predmeta za predaju u arhivu ), a sadrže i metodologiju za rad sa dokumentima u arhivu organizacije (kompletiranje arhive, osiguranje sigurnosti korištenja arhivskih dokumenata, postupak prijenosa dokumenata na trajno skladištenje itd.). Pravila dozvoljavaju stvaranje arhive dokumenata na elektronskim medijima i prihvatanje elektronskih dokumenata u redovnim arhivama organizacija, koje su u ovom slučaju dužne osigurati sigurnost, odabir, računovodstvo, korištenje, kao i pripremu i prijenos takvih dokumenata na državno skladištenje. .

Niti jedan pravni akt Ruske Federacije direktno ne zabranjuje stvaranje i čuvanje dokumenata isključivo u elektronski oblik, posebno dokumentima nevladinih organizacija. Ipak, domaća regulatorna i metodološka baza, posebno u oblasti skladištenja dokumenata u elektronskom obliku, značajno zaostaje za praksom korišćenja elektronskih dokumenata u kancelarijskom radu ruskih organizacija i preduzeća, kao i od normativnih akata razvijenih zemalja u ovo područje. Osim toga, prema N.A. Khramcovskaya, "naša arhiva sada nije spremna da prihvati dokumente na elektronskim medijima i da organizuje pouzdano i profesionalno dugoročno skladištenje takvog materijala."

Već nekoliko decenija domaći stručnjaci predškolske obrazovne ustanove služe u državnim i nevladinim organizacijama različitih vrsta delatnosti da odrede rokove skladištenja i pri odabiru za uništavanje upravljačkih dokumenata, koristili su jedinstven i obavezan regulatorni dokument za sve - "Popis standardnih dokumenata upravljanja koji se generiraju u aktivnostima organizacija, koji ukazuju na vrijeme njihovog skladištenja "(posljednja revizija 2000.). Nažalost, njegov sadržaj je dovoljno zastario: ne odražava promjene u zakonodavstvu i nedostaje mu mnogo vrsta dokumenata koji su se pojavili posljednjih godina.

Ruski zakonodavni i regulatorni okvir u ovoj oblasti trenutno karakteriše konfuzija, nepotpunost i varijabilnost.

U skladu sa zakonodavstvom o arhivske poslove Rokovi čuvanja dokumenata utvrđuju se saveznim zakonima i drugim podzakonskim aktima saveznog nivoa, kao i spiskovima koje sastavljaju savezni organi izvršne vlasti za svoje potrebe i njima podređene organizacije.

Tako, Savezni zakon "O akcionarskim društvima" navodi da akcionarsko društvo čuva dokumente u periodu koji odredi savezni izvršni organ za tržište. vredne papire... I, na primjer, zakon o društvima s ograničenom odgovornošću ne govori ništa o roku čuvanja dokumenata, niti o organu nadležnom za njihovo osnivanje. Ove komercijalne organizacije nisu nikome podređene, stoga liste koje su izradile savezne vlasti za njih nisu normativni dokumenti.

U saveznim zakonima postoji tendencija da se komplikuju pravila za utvrđivanje vremena čuvanja dokumenata. Već se identifikuju pravila postavljanje različitih perioda skladištenja za identične dokumente.

Postojeći zahtjevi za sastav upravljačka dokumentacija, pravila za pripremu i izvršenje upravljačkih dokumenata (uglavnom za organizacione i administrativne dokumente - ORD) sadržana su u razvoju Gosstandarta Rusije.

Prema mišljenju stručnjaka za dokumente, među nedostacima regulatorne i metodološke osnove u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova je orijentacija pretežno na državne (budžetske) strukture i organizaciona i administrativna dokumenta... Na primjer, računovodstveni, statistički, bankarski i drugi dokumenti pravno ne spadaju u okvire standarda za izdavanje OSA, iako, zapravo, svi dokumenti moraju biti sastavljeni (potpisani, datirani, registrovani, objavljeni na obrascima) prema suštinski jednoobrazna pravila.

Već dvije godine stručnjaci iz Rosarhiva i VNIIDAD-a govore o potrebi usvajanja saveznog zakona "O dokumentacionoj podršci za upravljanje", koji će biti obavezujući za sva pravna i fizička lica. Metodološki materijal za kancelarijski rad u komercijalnim organizacijama mogao bi biti "Model uputstva za upravljanje dokumentacijom u organizacijama".

U uslovima nedovršenosti, varijabilnosti, a ponekad i kontradiktorne zakonske i metodološke osnove u oblasti rada sa dokumentarnim informacijama, moguće je preporučiti rukovodiocima i zaposlenima u odeljenjima predškolskih obrazovnih ustanova. komercijalne organizacije pri izradi internih pravilnika o kancelarijskom radu i čuvanju dokumenata kontaktirati specijaliste - arhiviste i dokument menadžere.

Glavni način fiksiranja i prenošenja upravljačkih informacija u sistem upravljanja je dokument, a kvalitet donesenih odluka, a samim tim i ukupni rezultat djelovanja bilo koje institucije u najširem smislu riječi, u velikoj mjeri zavisi od toga koliko je efikasno organizirana je dokumentacija. Ispravna dokumentarna podrška rada u ustanovi zasniva se na odgovarajućoj regulatornoj i metodološkoj osnovi – kompleksu pravni dokumenti organizacione, instruktivne, metodološke prirode. Regulatorni i metodoloških dokumenata o kancelarijskom radu u svakoj instituciji razvijaju se na osnovu relevantnih zakonskih i regulatornih akata.

U skladu sa Federalnim zakonom "O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20. februara 1995. godine br. 24-FZ (čl. 5), dokumentacija (tj. kreiranje dokumenata) je preduslov uključivanje informacija u informacione resurse. Takođe se navodi da se dokumentacija vodi na način propisan od strane nadležnih državna vlast odgovoran za organizaciju kancelarijskog rada, standardizaciju dokumenata i njihovih nizova. Državna regulativa se odnosi ne samo na oblast dokumentacije, već i na organizaciju rada sa dokumentima.

Normativna i metodološka regulativa kancelarijskog rada (ili dokumentacione podrške menadžmenta) omogućava vam da kompetentno organizujete ne samo aktivnosti predškolske obrazovne ustanove, već i čitav sistem kancelarijskog rada u celini.

Ovaj propis se provodi primjenom regulatornog i metodološkog okvira kancelarijskog rada, bez znanja o kojem je nemoguće:

  • pravilno kreirati i izvršavati dokumente, dajući im pravnu snagu;
  • organizovati tok dokumenata;
  • osigurati čuvanje i korištenje dokumenata u tekućim aktivnostima.

Regulatorna i metodološka osnova kancelarijskog rada Je skup zakona, regulatornih pravnih akata i metodoloških dokumenata koji regulišu tehnologiju izrade dokumenata, njihovu obradu, čuvanje i upotrebu u tekućim aktivnostima institucije, kao i aktivnosti službe za upravljanje kancelarijama: njenu strukturu, funkcije, osoblje , tehnička podrška i neki drugi aspekti.



NMBD reguliše:

1. Pravila papirologije;

2. Pravila za rad sa dokumentima;

3. Osiguranje sigurnosti dokumenata;

4. Postupak prenosa dokumenata u arhivu;

5. Rad ureda (funkcije, struktura, kadrovska popunjenost);

6. Uvođenje novog informacione tehnologije u radu sa dokumentima;

7. Rad sa dokumentima koji imaju pečat zabrane pristupa;

8. Pravni aspekti u vezi sa dokumentima.

NMBD se sastoje od sljedećih grupa:

1. Zakonodavni akti RF u području informacija i dokumentacije;

2. Uredbe i naredbe predsjednika Ruske Federacije, uredbe Vlade Ruske Federacije u oblasti kancelarijskog rada;

3. Normativno-pravni akti saveznih organa izvršne vlasti (ministarstva, odbora, službe, agencije), kojima se uređuju pitanja dokumentacijske podrške;

4. Tehnički propisi i nacionalni standardi u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova;

5. Sveruski klasifikatori, tehničke, ekonomske i društvene informacije;

6. Jedinstveni dokumentacioni sistemi;

7. Pravila i metodološki dokumenti o kancelarijskom radu, koje objavljuje rukovodstvo ustanova, organizacija, preduzeća;


Zakonski akti konstitutivnih subjekata Ruske Federacije i pravni akti koje donose izvršni organi konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Ove akte treba uzeti u obzir prilikom organizovanja kancelarijskog rada, prvenstveno predstavničke i izvršne vlasti konstitutivnih subjekata Federacije, kao i organizacije, ustanove i preduzeća koja djeluju na njihovoj teritoriji.

Državnu regulaciju kancelarijskog rada provodi Federalna arhivska služba Rusije (Rosarkhiv), koja, u skladu sa Pravilnikom o Arhivskom fondu Ruske Federacije (odobrena Ukazom predsjednika Ruske Federacije od 17. marta, 1994, br. 552) i Pravilnika o Federalnoj arhivskoj službi Rusije (odobrena uredbom Vlade Rusije od 28. decembra 1998. br. 1562) vrši međusektorsko organizaciono i metodološko vođenje i kontrolu nad organizacijom dokumentuje u kancelarijskom radu organa savezne vlasti, koordinira razvoj državnog kancelarijskog sistema i jedinstvenih sistema dokumentacije.

Komitet Ruske Federacije za standardizaciju, metrologiju i sertifikaciju (Gosstandart Rusije) vrši državno upravljanje standardizacijom, uključujući rad na objedinjavanju i standardizaciji dokumenata i sistema dokumentacije, razvoj, implementaciju i održavanje sveruskih klasifikatora tehničkih , ekonomske i društvene informacije.

Vlada Ruske Federacije, savezna izvršna tijela odgovorna su za organizaciju dokumentacijske podrške u izvršnim tijelima, izradu relevantnih regulatornih pravnih akata.

Zakonski akti, propisi, kao i metodološki dokumenti iz oblasti kancelarijskog rada i arhiviranja mogu se pronaći na sledećim informativnim proizvodima:

  • Informacioni i referentni sistem arhivske industrije (ISSAO);
  • Informacioni sistem arhivista Rusije (ISAR) - dodatak ISSAO.

"Informaciono-referentni sistem arhivske industrije" - zvanična baza podataka Federalne arhivske agencije (sporazum o naučno-tehničkoj saradnji između Rosarhiva, VNIIDAD-a i CJSC "TERMIKA" od 18. marta 2003. godine) je jedinstven i jedini informacioni sistem koji sadrži regulatorna i metodološka osnova kancelarijskog rada i arhiviranja.

Nabavka ISSAO sekcije „Regulatorne i metodološke osnove dokumentacione podrške menadžmentu“ poverena je nakon dogovora sa Rosarchiv on Sveruski naučno-istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD), osim toga, informacijsku podršku za održavanje ovog odjeljka pruža Odjeljenje za dokumentaciju i predškolske obrazovne ustanove Istorijsko-arhivskog instituta Ruskog državnog humanitarnog univerziteta (IAI RGGU), zbog čega gotovo svi pravni akti, regulatorni dokumenti prikupljene su u Informaciono-referentnom sistemu arhivske industrije i objavljene jedinstvene metodološke preporuke koje regulišu tehnologiju izrade dokumenata i organizaciju rada sa njima.

Rice. 1. Naslovna strana ISSAO

Dodatak ISSAO - "Informacioni sistem arhivista Rusije" - uključuje zakonodavne akte i regulatorne i metodološke dokumente konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, kao i vodič za ruske univerzitete koji pripremaju studente za specijalnost "032001 (350800) - Dokumentaciono-dokumentaciona podrška menadžmenta" i imenik saveta za disertaciju iz specijalnosti "05.25.02 - Dokumentastika, dokumentoslovlje, arhivistika".

Rice. 2. Naslovna strana ISAR-a - dopune ISAR-a

Glavni pravni akti i propisi iz oblasti kancelarijskog rada mogu se pronaći na web stranici konsultantske grupe "TERMIKA" u rubrici "Normativni dokumenti o kancelarijskom radu"

U zakonodavstvu o kancelarijskom radu pokazalo se da su norme, pravila, zahtjevi za upravljanje kancelarijskim radom rasuti po mnogim zakonskim i regulatornim aktima. Poznavanje ovih dokumenata je od suštinskog značaja za službenike. Ovdje samo dajemo kratak opis najvažniji zakonodavni i regulatorni akti, koji sadrže i odvojene zahtjeve za organizaciju kancelarijskog rada i papirologiju, a u potpunosti su posvećeni ovim pitanjima.

Zakon Ruske Federacije„O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija“ je utvrdila obavezu dokumentovanja informacija, definisala niz pojmova (informacija, dokumentovana informacija itd.), obavezala preduzeća i organizacije svih oblika svojine da državnim organima daju relevantne tražene informacije. .

Civil Code(GK) uspostavio pravni osnov ne samo za rad pravnih lica, već i za njihovu dokumentaciju. Niz članova Građanskog zakonika utvrđuje zahtjeve za sadržaj statuta i osnivačkog akta, na osnovu kojih djeluju pravna lica.

Zakonima "O akcionarskim društvima", "O društvima sa ograničenom odgovornošću" definisane su obaveze društava za čuvanje dokumentacije. Ova norma je povezana sa zahtjevima Osnova zakonodavstva o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima, prema kojima se mnogi dokumenti institucija, organizacija i preduzeća, nakon isteka utvrđenog roka, moraju prenijeti u državne arhive. za skladištenje.

Red zakonodavni akti(Zakon RF „O jezicima naroda Ruske Federacije“, Zakon RF „O robne marke, uslužni znakovi i nazivi porijekla robe ", Rezolucija Vlade Ruske Federacije "O racionalizaciji proizvodnje, upotrebe, skladištenja i uništavanja pečata i obrazaca sa reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije" itd. ) sadrži pravila koja se moraju uzeti u obzir pri sastavljanju i obradi poslovne dokumentacije. Važećim zakonodavstvom uređuju se zahtjevi za dokumente koji se šalju korištenjem različitih sredstava komunikacije, zahtjevi za zaštitu informacija, davanje dokumentima pravne snage (službenosti).

V Pravila"O Federalnoj arhivskoj službi Rusije" definirani su glavni zadaci Arhivske službe Rusije (Rosarkhiv): "razvoj i unapređenje, zajedno sa saveznim državnim organima i državnim tijelima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije ... .. .

Broj od Dekreti predsjednika Ruske Federacije„O državnom grbu“, „O odobravanju Pravilnika o Arhivskom fondu Ruske Federacije i Pravilnika o Državnoj arhivskoj službi Rusije“, rezolucije Vlade Ruske Federacije „O odobravanju Pravila za pružanje poštanskih usluga“, „O usvajanju Pravilnika o tajnosti podataka koji predstavljaju državnu tajnu do različitog stepena tajnosti“, čiji se značaj za funkcionisanje kancelarijskog sistema vidi i iz samih naziva ovih dokumenata.

Zadržimo se dalje na normativnim dokumentima koji su od najveće važnosti za organizaciju kancelarijskog procesa. Odredbe, zahtjevi, pravila ovih dokumenata biće u dovoljnoj mjeri implementirana u daljem predstavljanju nastavnog materijala. Ovi dokumenti su:

Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i dokumentacijske usluge (GSDOU). Norme i pravila GSDOU zasnivaju se na osnovnim odredbama Jedinstvenog državnog sistema kancelarijskog rada (EGSD), stvorenog u SSSR-u davne 1973. važnu ulogu u optimizaciji procesa dokumentacije u domaćoj privredi.

EGSD je zamišljen kao naučno utemeljen skup pravila, normi i preporuka za obavljanje kancelarijskog rada u vezi sa organizacionom i administrativnom dokumentacijom. EGSD je formulisao opšta pravila za dokumentovanje upravljačkih aktivnosti, daje principe objedinjavanja dokumentacije, daje preporuke o strukturi kancelarijskih službi, definiše njihove funkcije, postavlja osnove kontrole izvršenja dokumenata, mehanizacije kancelarijskih procesa.

Kao dio USSD-a, razvijen je i implementiran jedinstveni sistem organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD) kao dio državnih standarda: GOST 6.38-72 (Osnovne odredbe) i GOST 6.39-72 (Uzorak obrasca). Nakon toga, standardi su revidirani (1988.) u vezi sa uvođenjem računarske tehnologije u kancelarijski rad, a sam USSD je redizajniran u Jedinstveni državni sistem upravljanja dokumentima (USSDOU). Odredbe EGSDOU-a već su se primjenjivale na sve vrste upravljačkih dokumenata. Godine 1991. YGSDOU je transformisan u Državni sistem upravljanja dokumentacijom - GSDOU.

U narednim godinama planira se izrada nove verzije GDOU-a kao sistema normi, zahtjeva, odredbi koje regulišu osnovna pravila za rad sa dokumentima u preduzećima i organizacijama. Osnovna razlika između budućeg sistema je u tome što će to biti jedinstven kompleks automatizovane dokumentacije i toka rada zasnovan na novim informacionim tehnologijama (savremeni tekstualni uređivači, e-pošta, automatizovana nomenklatura predmeta itd.).

GOST R 6,30-97 USD. Jedinstveni sistem organizacionu i administrativnu dokumentaciju. Zahtjevi za papirologiju. http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/102/GOST_R_6.30-2003.pdf

Prethodnici ovog standarda su gore navedeni GOST 6.38-72 i GOST 6.39-72. Na njihovoj osnovi, uzimajući u obzir skoro dvadesetogodišnju praksu upotrebe, razvijen je jedinstveni standard GOST 6.38-90, koji je, međutim, zbog značajnih društveno-ekonomskih promjena koje su se dogodile u našoj zemlji 90-ih godina XX vijeka, brzo je zastario i zamijenjen je trenutnim GOST R 6.30-97, uzimajući u obzir nove realnosti.

- Tipične upute za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije... Uputstvo propisuje opštu proceduru za pripremu i izvođenje upravljačke dokumentacije - karakteristike pripreme pojedinačnih organizacionih i administrativnih dokumenata, opisuje procedure toka dokumenata (od registracije dokumenta koji ulazi u organizaciju do prenosa predmeta u arhivsku pohranu). ). Uputstvo se ne koristi samo u ministarstvima i resorima, već nalazi primenu u preduzećima i organizacijama kao osnova za kreiranje sopstvenih sistema podrške upravljačkoj dokumentaciji.

- Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive... Pravila detaljno pokrivaju niz pitanja kancelarijskog rada: zahtjeve za nomenklaturu predmeta, postupak za ispitivanje vrijednosti dokumenata i njihovo prenošenje u arhiv, rad sa dokumentima u arhivima.

Standardni propis o obavljanju kancelarijskog rada po prijedlozima, prijavama i pritužbama građana u državnim organima, preduzećima, ustanovama i organizacijama. Standardna odredba utvrđuje karakteristike toka rada ove kategorije dokumenata: registraciju, vođenje kartoteke, rokove, formiranje predmeta i njihovo arhivsko skladištenje.

Pored toga, postoje norme i pravila za rad sa nizom specifičnih dokumentarnih formacija, koje su regulisane posebnim aktima. TO JE o računovodstvenoj, kadrovskoj i nekim drugim vrstama dokumentacije.

Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje (GSDOU). Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i dokumentacijske usluge. Godine 1991. ruski arhiv je razvio i predložio za implementaciju GSDOU, koji sadrži glavne odredbe i opće zahtjeve za dokumente i usluge predškolske obrazovne ustanove. Norme i pravila GSDOU zasnivaju se na glavnim odredbama Jedinstvenog državnog sistema kancelarijskog rada (EGSD), koji je nastao 1973. godine, EGSD je osnovan kao skup pravila, normi i preporuka za ponašanje kancelarijskog rada. organizacionih i distributivnih dokumenata. U USSD-u su formulisana opšta pravila za dokumentovanje poslova upravljanja, dati principi objedinjavanja dokumentacije, date preporuke o strukturi službi za upravljanje kancelarijama, definisane su njihove funkcije, osnove za praćenje izvršenja dokumenata i mehanizacija kancelarije. postavljeni su procesi. U okviru USSD-a razvijen je i implementiran jedinstven sistem organizacione i distributivne dokumentacije. U vezi sa uvođenjem računarske tehnologije u kancelarijski rad, EGSD je revidiran EGSDU. Odredbe EGSDOU-a su već primijenjene na sve vrste upravljačke dokumentacije. Trenutno se, u skladu sa saveznim ciljnim programom, razvija novo izdanje GSDOU. Glavna razlika novi sistem leži u činjenici da će to biti jedinstven kompleks automatizovane dokumentacije zasnovan na savremenim uređivačima teksta, automatizovanom protoku dokumenata, bazama podataka i automatizovanom skladištenju i korišćenju dokumenata.

U cilju racionalizacije rada sa upravljačkom dokumentacijom u razmjerima, izbjegavajte ekscese i dupliranje u radu razna tijela stvoreni su Jedinstveni državni sistem kancelarijskog rada (EGSD) i GSDOU.

GSDOU je skup principa i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u organima vlasti, u preduzećima (udruženjima), u institucijama i javnim organizacijama.

GS DOW se primenjuje na sve dokumentacione sisteme državnih organa, sudova, tužilaca, arbitraže, institucija, organizacija i preduzeća, uključujući dokumente koje kreira VT.

O glavni cilj GSDOU- racionalizacija toka rada organizacija, smanjenje broja i poboljšanje kvaliteta dokumenata, stvaranje najpovoljnijih uslova za korišćenje tehnička sredstva i savremene tehnologije za prikupljanje, obradu, analizu informacija, unapređenje rada upravljačkog aparata. GSDOU se primenjuje na sve dokumentacione sisteme državnih organa, sudova, tužilaca, arbitraže, institucija, organizacija i preduzeća, uključujući dokumente kreirane kompjuterskom tehnologijom.

Glavne odredbe GSDOU pokrivaju pitanja dokumentiranja aktivnosti upravljanja, organizovanja rada sa dokumentima, mehanizacije i automatizacije rada sa dokumentima, organizovanja službe za podršku dokumentima za upravljanje.

Odjeljak „Dokumentiranje aktivnosti upravljanja“ sadrži odredbe koje određuju sastav upravljačkih dokumenata, glavne pravce i postupak objedinjavanja i standardizacije dokumenata, registraciju detalja upravljačkih dokumenata, uključujući mašinski čitljive dokumente i mašinski čitljive dokumente, kao i kao opšti uslovi za pripremu tekstova dokumenata. Odeljak „Organizacija rada sa dokumentima utvrđuje principe i procedure za organizovanje toka dokumenata ustanove, izgradnju sistema za pronalaženje informacija o dokumentima ustanove, praćenje izvršenja dokumenata i pripremu dokumenata za predaju u arhivu odeljenja na čuvanje. . WITH puni tekst Regulatorni dokument GSDOU može se pronaći slijedeći link http://www.directum.ru/gsdou.htm

U cilju regulisanja dokumentacije upravljanja (DOU) u instituciji izrađuje se kompleks regulatornih i organizaciono-pravnih dokumenata, uključujući: propise o radu predškolskih obrazovnih ustanova, opise poslova zaposlenih, uputstva za kancelarijski rad, satnicu i album jedinstvenih oblika dokumenata koji se koriste u radu ustanove.

Pravilnik o službi predškolske obrazovne ustanove- pravni akt koji definiše organizaciono-pravni položaj jedinice u strukturi ustanove, njene zadatke, funkcije, prava, odgovornost, kao i odnose sa drugim jedinicama i institucijama.

Opis posla- pravni akt koji definiše organizaciono-pravni položaj zaposlenog u strukturi ustanove i jedinice, njegove funkcionalne dužnosti, prava, odgovornost i odnos prema drugim zaposlenima i jedinicama.

Uputstvo za rad u kancelariji- pravni akt kojim se utvrđuje tehnologija za izradu ili prijem dokumenata, njihovu obradu, čuvanje i korišćenje u tekućim aktivnostima ustanove.

Tabela objedinjenih oblika dokumenata institucije je spisak oblika dokumenata dozvoljenih za upotrebu, neophodnih i dovoljnih za realizaciju funkcija i zadataka upravljačkih aktivnosti, sa opisom njihovih legalni status, glavne faze pripreme i polaganja.

Album objedinjenih oblika dokumenata institucije - skup jedinstvenih oblika dokumenata koji se koriste u aktivnostima institucije u skladu sa tabelom jedinstvenih oblika dokumenata.

Usluge kancelarijskog rada.

Dokumenti koji uređuju predškolsku obrazovnu ustanovu u ustanovi izrađuju se na osnovu zakona Ruske Federacije, regulatornih pravnih akata u oblasti informacija, dokumentacije, organizacije kancelarijskog rada i arhiviranja, uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti određenu instituciju.

Organizovanje predškolske vaspitne ustanove u ustanovi treba poveriti samostalnoj strukturnoj jedinici (kancelarija, kancelarija, opšte odeljenje, sekretarijat u daljem tekstu: predškolska vaspitna ustanova), koja je neposredno podređena rukovodiocu.

Zadaci, funkcije, redoslijed rada predškolske obrazovne ustanove uređen je pravilnikom o njemu, koji odobrava rukovodilac ustanove i funkcionalan dužnosti, prava, odgovornost službenika- opis poslova. Okvirni propis o službi predškolske obrazovne ustanove, kao i približna struktura opisa poslova zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi, sadržani su u izdanju Rosarhiva iz 1991. Državni sistem Podrška upravljačkoj dokumentaciji (GSDOU) - najkompletniji industrijski dokument koji uspostavlja jedinstvene principe i pravila za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u institucijama. Nova verzija GSDOU, koju je razvio Sveruski istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima, takođe sadrži odredbe u skladu sa kojima treba izraditi propise o službi predškolske obrazovne ustanove i opise poslova njenih zaposlenih u institucijama.

U savremenim uslovima na kojima se zasniva rad sa upravljačkom dokumentacijom u mnogim institucijama kompjuterska tehnologija, funkcije predškolske obrazovne ustanove nisu ograničene samo na organizaciju cirkulacije dokumenata ustanove, računovodstvo dokumenata, praćenje njihovog izvršenja i osiguranje sigurnosti dokumenata. Služba predškolske obrazovne ustanove direktno je uključena u postavljanje zadataka u razvoju automatizovani sistemi i baze podataka za rad sa dokumentima, obezbeđivanje načina pristupa informacijama i zaštitu informacija, unapređenje rada sa dokumentima. Dakle, predškolska obrazovna ustanova rješava dva glavna kompleksa zadataka:

· Neposredno obezbjeđivanje dokumentacije o poslovima upravljanja i organizaciji rada sa dokumentima;

· Unapređenje oblika i metoda rada sa dokumentima.

Zadaci sa kojima se suočava služba DOE određuju njene funkcije.

Zadatak obezbjeđenja dokumentacije o poslovima upravljanja rješava se sljedećim funkcijama:

· Izrada i dizajn memoranduma, obezbeđivanje njihove izrade;

· Osiguravanje izrade dokumenata, stenografije, kopiranja i umnožavanja dokumenata;

· Kontrola kvaliteta pripreme i izvršenja dokumenata, poštovanje utvrđene procedure za odobravanje i ovjeru dokumenata.

Zadatak organizacije rada sa dokumentima u ustanovi se rješava obavljanjem sljedećih funkcija:

· Uspostavljanje jedinstvene procedure za donošenje dokumenata (dokumentotok institucije);

· prosljeđivanje obrade ulaznih i odlaznih dokumenata;

· Registrovanje i evidentiranje ulaznih, izlaznih i internih dokumenata ustanove;

· Kontrola izvršenja dokumenata;

· Sistematizacija dokumenata, obezbeđivanje njihovog čuvanja i korišćenja;

· Organizacija rada sa apelima građana;

· Osiguravanje zaštite dokumentarnih informacija.

Zadatak poboljšanja oblika i metoda rada sa dokumentima uključuje:

· Izrada i revizija normativnih, instruktivnih, metodičkih dokumenata za predškolske obrazovne ustanove (Uputstva za predškolske obrazovne ustanove i dr.) i dovođenje na znanje zaposlenih u ustanovi;

· metodološko vođenje i kontrolu poštovanja utvrđenih pravila za rad sa dokumentima u strukturnim jedinicama ustanove;

· Napredna obuka zaposlenih u ustanovi i njihovi saveti o radu sa dokumentima;

· Usavršavanje dokumentacije ustanove, obavljanje poslova na objedinjavanju dokumentacije, izrada Vremenskog lista i Albuma obrazaca dokumenata koji se koriste u radu ustanove;

· Razvoj i implementacija novih oblika i metoda rada sa dokumentima, unapređenje toka dokumenata u ustanovi, povećanje izvršne discipline u radu sa dokumentima;

· Postavljanje zadataka za razvoj i unapređenje automatizovanih informacionih sistema i baza podataka za rad sa dokumentima.

Za izvršavanje funkcija koje su joj dodijeljene, predškolska obrazovna ustanova ima određeni skup prava i odgovorna je za neobavljanje funkcija.

Predškolska obrazovna ustanova je obdarena prava:

  • Zahtijevati rukovodstvo ustanove da stvori neophodne uslove za normalnu organizaciju rada sa dokumentima (obezbeđivanje odgovarajućih prostorija, opreme, kancelarijskog materijala i sl.);
  • Zahtevati od rukovodilaca odeljenja i zaposlenih u ustanovi da se pridržavaju utvrđenih pravila za rad sa dokumentima;
  • Uključuje, na propisan način, zaposlene u ustanovi za izradu nacrta dokumenata u ime rukovodstva;
  • Potpisuje i overava isprave iz nadležnosti utvrđene za rukovodioca predškolske obrazovne ustanove;
  • Davati prijedloge rukovodstvu za poboljšanje rada sa dokumentima u ustanovi i sl.

Predškolska obrazovna ustanova nosi odgovornost za povredu utvrđene procedure za rad sa dokumentima u ustanovi, gubitak ili oštećenje dokumenata, za nepoštivanje režima tajnosti ili poverljivosti u radu sa dokumentima, za nepoštovanje uputstava i uputstava uprave.

U procesu obavljanja funkcija dodijeljenih predškolskoj obrazovnoj ustanovi, ostvaruje interakciju sa rukovodstvom organizacije, svim funkcionalnim jedinicama i službama podrške ustanove i individualni radnici, služba predškolske obrazovne ustanove matične organizacije, arhivskih organa, istraživačkih ili drugih ustanova o organizaciji rada sa dokumentima.

Služba kancelarijskog vođenja ili služba upravljačke dokumentacije je strukturna jedinica kojoj su povjereni kancelarijski poslovi, kao što su registracija, kontrola izvršenja, korištenje dokumenata i sl. Služba za upravljanje uredima je podređena menadžmentu organizacije i ima svoj pečat.

1. Ciljevi usluge kancelarijskog upravljanja:

· organizacija rada;

· Upravljanje dokumentarnim tokom;

· Koordinacija vrsta rada sa dokumentima;

· Kontrola redosleda rada sa dokumentima;

· Organizacija rada u predškolskoj obrazovnoj ustanovi.

2. Osnovni zadaci su organizacija, održavanje, unapređenje kancelarijskog rada. Razmotrimo ih opširnije:

· Unapređenje oblika i metoda rada sa dokumentima;

· Osiguranje jedinstvene procedure za dokumentaciju;

· Osiguranje jedinstvene procedure za rad sa dokumentima;

· Kontrola izvršenja dokumenata;

· Čuvanje dokumenata;

· Unifikacija obrazaca dokumenata;

· Smanjenje protoka dokumenata ako je moguće;

· metodički rad on unapređenje predškolskih obrazovnih ustanova U organizaciji;

· Uvođenje naprednih tehnologija zasnovanih na upotrebi računarske i organizacione tehnologije.

3. Funkcije SD-a

· Izrada, implementacija albuma jedinstvenih oblika dokumenata organizacije i izmjena istih;

· Obrada, registracija i knjigovodstveni i referentni rad sa dokumentima;

· Izvještavanje rukovodstva organizacije o dokumentaciji, kontrola ispravnosti papirologije u predviđenom roku;

· Kontrola prolaska, izvršenja i izvršenja dokumenata po planu;

· Izrada i reprodukcija dokumenata;

· Izrada nomenklature predmeta, skladištenje predmeta;

· Kontrola rada sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima;

· Organizacija arhiva;

· Stručno usavršavanje kancelarijskih radnika.

Organizacioni oblici kancelarijskog rada. Praksa je razvila tri oblika organizovanja rada sa dokumentima u bilo kom upravljačkom aparatu:

  1. Centralizirano;
  2. decentralizovano;
  3. Miješano.

At centralizovani oblik svi poslovi vezani za predškolsku obrazovnu ustanovu koncentrisani su u nadležnosti jedne specijalizovane strukturne jedinice (kancelarija, opšte odeljenje) ili jednog zaposlenog (sekretara ustanove), pri čemu se puni ciklus tehnoloških operacija sa dokumentima obavlja od trenutka kada se se primaju ili kreiraju dok se ne pošalju u arhivu.

Prednosti ovog oblika su sljedeće:

1. glavne strukture pododjeljenja su izuzete od pomoćnih operacija;

2. zaposlenima u kancelarijskim službama je obezbijeđen pun i ravnomjeran posao;

3. poboljšan je kvalitet obrade dokumenata.

Centralizovani oblik kancelarijskog rada koristi se u ustanovama malog obima rada sa dokumentima.

At decentralizovanom obliku sve vrste poslova sa dokumentima obavljaju se direktno u strukturnim odjeljenjima ustanove, tj. svaki strukturni dio samostalno obavlja kancelarijski rad i stvara svoju službu za rad s dokumentima, u kojoj se cijeli ciklus tehnoloških operacija s dokumentima odvija autonomno od trenutka njihovog prijema ili kreiranja do slanja u arhiv.

Ovaj oblik je tipičan za preduzeća čiji je administrativni aparat teritorijalno rascjepkan, kao i za ona u kojima dokumentacija djelatnosti ima specifičnosti (samostalnost djelatnosti strukturne jedinice).

At mješoviti oblik obavljaju se neke operacije (prijem, slanje, registracija dokumenata). centralna služba kancelarijski i drugi poslovi (upis, sastavljanje dokumenata, formiranje predmeta) obavljaju se kako u službi predškolske obrazovne ustanove tako iu svakoj strukturnoj jedinici samostalno (u odjeljenjima, kancelarijama, odjeljenjima). Mješoviti oblik kancelarijskog rada koristi se u velikim ustanovama sa značajnim obimom obrađene dokumentacije.

Tipične organizacione strukture službe za vođenje evidencije. Struktura u sistemu organa upravljanja smatra se, prije svega, stabilnom vezom, tj. interakcija kontrolnih elemenata, drugo, kao šema za raspodjelu ukupnog obima funkcija organa upravljanja između strukturnih odjela i shema za njihovu interakciju.

Glavnim odredbama GS DOW-a djelimično su regulisani nazivi usluga kancelarijskog upravljanja, koji se kucaju u zavisnosti od pripadnosti organizacija određenim grupama i nivoima upravljanja.

Postoje sljedeće vrste kancelarijskih usluga:

  1. Upravljanje poslovima;
  2. Kancelarija;
  3. Zajednički odjel;
  4. Sekretar ustanove.

Upravljanje slučajevima

Upravljanje slučajem uključuje:

    • Sekretarijat;
        • Reception room;
        • šef sekretarijata;
        • Zamjenik šefa Sekretarijata;
        • Sekretarijat odbora;
        • Protokolski biro;
    • inspekcija;
    • Kancelarija;
        • Odeljenje za vladinu korespondenciju;
        • ekspedicija;
        • ured za kucanje;
    • Odjel za sigurnost informacija;
    • Odjel za unapređenje rada sa dokumentima;
    • Odjel za pisma ili odjel za žalbe;
    • Centralna arhiva.

Kancelarija kreirano na državnim preduzećima, u istraživačkim, projektantskim i inženjerskim organizacijama, visokoškolskim ustanovama.

Ured uključuje:

o Odjeljenje za prijem i obradu ulaznih i odlaznih dokumenata;

o Odjeljenje za računovodstvo i registraciju dokumenata;

o Odjeljenje za kontrolu rokova za izvršenje dokumenata;

o Grupa za rad sa apelima građana;

o Odjeljenje za izradu dokumenata;

o Biro za kopiranje i umnožavanje;

Zajednički odjel – služba za rad sa dokumentima u organima izvršne vlasti i izvršnim strukturama (gradske skupštine, prefekture, opštine) lokalna uprava.

Opšte odjeljenje uključuje:

o Odjeljenje za protokol;

o Grupa slova;

o Usluge kopiranja;

o Kontrolna grupa;

o Biro za kucanje;

Prisustvo strukturnih jedinica objašnjava se specifičnostima aktivnosti, procedurama upravljanja, procedurom odlučivanja i specifičnostima dokumentacije u ovim institucijama.

Sekretar ustanove(strukturna jedinica) obavlja sve poslove sa dokumentima u malim organizacijama koje nemaju unutrašnju organizacionu strukturu.

Službeni sastav službe kancelarijskog rada:

Lideri:

  • šef kancelarijskog menadžmenta;
  • šef protokolarne službe;
  • šef sekretarijata;
  • upravitelj arhive;
  • rukovodilac centra za pripremu dokumenata;
  • šef biroa za kopiranje i umnožavanje itd.

Specijalisti:

  • ekspert za dokumente;
  • pomoćnik menadžera;
  • referent;
  • urednik;
  • arhivista;
  • inspektor;
  • sekretar odbora;
  • glavni sekretar;
  • lektor itd.

Tehnički izvođači:

  • špediter;
  • službenik;
  • daktilografi i stenografi;
  • tehnički sekretari;
  • kuriri;
  • Operateri organizacijske tehnologije;

Tipične organizacione strukture kancelarijskog rada(predškolske obrazovne ustanove). Glavne odredbe GS DOU regulišu nazive usluga kancelarijskog upravljanja, koji se tipiziraju u zavisnosti od pripadnosti organizacije određenim grupama i nivoima upravljanja

Usluge DOE: upravljanje poslovima; ured; Zajednički odjel; sekretara ustanove.

1. Upravljanje poslovima formira se u ministarstvima i resorima kao struktura u kojoj se obavlja rad sa dokumentima, te kao tijelo za praćenje i koordinaciju kancelarijskog rada u centralnoj upravi i u industriji.

Upravljanje slučajem uključuje:

─ Sekretarijat

Prijem

· supervizor

· Zam. glava

Kolegijumi

Protokolski biroi

─ Inspekcija

─ Kancelarija

Odjel za vladinu korespondenciju

Ekspedicija

Biro za kucanje

─ Odjeljenje za sigurnost informacija

─ Odjeljenje za unapređenje rada sa dokumentima

─ Odjel za pisma ili žalbe

─ Centralna arhiva

  1. Kancelarija se stvara u državnim preduzećima, u istraživačkim, projektantskim i inženjerskim organizacijama i na univerzitetima.

Ured uključuje:

─ Odjel za prijem i obradu ulaznih i odlaznih dokumenata

─ Odjeljenje za računovodstvo i registraciju dokumenata

─ Odsjek za kontrolu rokova za izvršenje dokumenata

─ Grupa za rad sa apelima građana

─ Odjel za kreiranje dokumenata

─ Biro za kopiranje

  1. zajedničko odjeljenje - služba za rad sa dokumentima u organima izvršne vlasti i izvršnim strukturama.

Opšte odjeljenje uključuje:

─ Odjeljenje za protokol

─ Grupa slova

─ Usluga umnožavanja

─ Kontrolna grupa

─ Biro za kucanje

  1. Sekretar ustanove obavlja sve poslove sa dokumentima u malim organizacijama koje nemaju unutrašnju organizacionu strukturu.

Službeni sastav službi upravljanja uredima

Lideri:

─ glava kancelarijsko upravljanje

─ glava odeljenje za protokol

─ šef sekretarijata

─ glava arhiva

─ glava centar za pripremu dokumenata

─ glava kopirni biro

Specijalisti:

─ menadžer dokumenata

─ pomoćnik direktora

─ referent

─ urednik

─ arhivista

─ inspektor

─ sekretar odbora

─ sekretarica menadžera

─ lektor

Tehnički izvođači:

─ špediter

─ službenik

─ daktilografi i stenografi

─ tehnički sekretari

─ kuriri i operateri organizacione tehnologije

Normativno-metodička osnova predškolske obrazovne ustanove- to je skup zakona, propisa, organizacionih i metodoloških dokumenata koji uređuju tehnologiju kreiranja, obrade, čuvanja i upotrebe dokumenata u tekućim aktivnostima organizacije ili ustanove. Ova osnova obuhvata i regulisanje delatnosti predškolske obrazovne ustanove i drugih službi upravljačkog aparata (osoblje, funkcije, struktura, tehnička podrška i drugi aspekti).

2.1 Sastav regulatorne i metodološke osnove predškolske obrazovne ustanove

Regulatorna i metodološka osnova predškolske obrazovne ustanove uključuje:

Zakonski akti Ruske Federacije u oblasti informacija i dokumentacije;

Uredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, federalnih organa izvršne vlasti (ministarstva, komiteti, službe, agencije itd.), kojima se uređuju pitanja dokumentacijske podrške za upravljanje federalnom nivou;

Državni sistem dokumentacione podrške upravljanja (Osnovne odredbe. Opšti zahtevi za dokumente i usluge dokumentacione podrške (GSDOU - Naredba Glavarkhiva SSSR br. 33 od 25.05.88);

Pravni akti predstavničke i izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i njihovih teritorijalnih entiteta, kojima se uređuju pitanja predškolskih obrazovnih ustanova;

Pravni akti regulatorne i instruktivne prirode, metodički dokumenti za predškolske obrazovne ustanove različitih organizacija;

Državni standardi za dokumentaciju;

Jedinstveni dokumentacioni sistemi;

Sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;

Normativni dokumenti o organizaciji i zaštiti rukovodećeg rada zaposlenih u predškolskoj obrazovnoj ustanovi;

Normativni dokumenti o organizaciji arhivskog čuvanja dokumenata.

1.2. Zakonodavstvo Ruske Federacije, pravni akti predsjednika, Vlade Ruske Federacije, federalnih organa izvršne vlasti u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova.

Osnova građansko pravo izrađuje Građanski zakonik Ruske Federacije, koji utvrđuje vrste i vrste dokumenata stvorenih u svrhu fiksiranja akata građanskih odnosa, evidentiranja činjenica o njihovom nastanku ili prestanku, potvrđivanja pravnih odnosa itd. Na primjer, čl. 51 i kasnijim članovima Poglavlja 4 Građanskog zakonika utvrđuju se vrste dokumenata koji se koriste pri osnivanju, registraciji, reorganizaciji i likvidaciji pravnog lica.



Zakonom Ruske Federacije "O standardizaciji" od 10. jula 1993. br. 5154-I uspostavlja se pravni okvir za standardizaciju u Ruskoj Federaciji, obavezan za sve organe upravljanja, i utvrđuje mjere državne zaštite interesa potrošača i potrošača. stanje kroz izradu i primjenu normativnih dokumenata o standardizaciji i oblastima upravljačke dokumentacije.

Federalni zakon "O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija" od 20. februara 1995. br. 24-FZ utvrđuje da su informacioni resursi (dokumenti i nizovi dokumenata) objekti odnosa između fizičkih, pravnih lica, države i zaštićeni su zakon, zajedno sa drugim resursima. Zakon uspostavlja pravni režim za kreiranje, čuvanje i korišćenje informacionih izvora.

Zakon Ruske Federacije „O državne tajne»Od 21. jula 1993. br. 5485-I reguliše odnose koji nastaju u vezi sa svrstavanjem podataka kao državne tajne, njihovom deklasifikacijom i zaštitom u interesu obezbjeđenja sigurnosti Ruske Federacije. Zakon se odnosi na informacije o državnim tajnama koje država štiti u oblasti svoje vojne, vanjske politike, privrede, obavještajnih, kontraobavještajnih i operativno-istražnih aktivnosti, čije širenje može štetiti sigurnosti Ruske Federacije. Zakonom su utvrđena ovlašćenja državnih organa i funkcionera, namenjena obezbeđivanju čuvanja i zaštite državne tajne; spisak podataka koji predstavljaju državnu tajnu; postupak povjeravanja i uklanjanja povjerljivosti podataka i njihovih nosilaca; raspolaganje podacima koji predstavljaju državnu tajnu; postupak njene zaštite, kontrolu i nadzor nad davanjem državne tajne i druga pitanja.

Federalni zakon od 21. novembra 1996. br. 129-FZ "O računovodstvu" odražava osnovne zahtjeve za održavanje računovodstvo, utvrđeni su obavezni podaci o primarnim računovodstvenim ispravama, pojašnjen sastav finansijskih izvještaja privrednih društava i utvrđeni rokovi čuvanja računovodstvene dokumentacije i finansijskih izvještaja u skladu sa pravilima za organizovanje državnog arhiviranja.

Vrhovni sovjet Ruske Federacije je 7. jula 1993. godine usvojio Osnove zakonodavstva o arhivskom fondu i arhivima Ruske Federacije, koji definišu pravce za unapređenje organizacije arhivske delatnosti u zemlji, kao i mere za sprečavanje oštećenje, uništavanje, krađa, nezakonita kupovina, prodaja, pribavljanje i izvoz arhivske dokumentacije u inostranstvo. Ovim osnovama uređuju se formiranje, organizacija čuvanja, računovodstvo, korištenje arhiva i arhivskih fondova i upravljanje njima u cilju obezbjeđenja sigurnosti arhivskih dokumenata i njihove sveobuhvatne upotrebe u interesu građana, društva i države.

Građanski zakonik Ruske Federacije, Osnove zakonodavstva i federalni zakoni svoj su dalji razvoj razvili u uredbama predsjednika Ruske Federacije, uredbama Vlade Ruske Federacije, propisima i pravilima.

Budući lider mora znati odredbe:

Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 30. novembra 1995. br. 1203 "O odobravanju liste informacija klasifikovanih kao državne tajne" (izmijenjen Ukazom predsjednika Ruske Federacije br. 61 od 24.01.98.) ;

Uredba Vlade Ruske Federacije od 5. decembra 1991. br. 35 "O listi informacija koje ne mogu predstavljati poslovnu tajnu";

Naredba Ministarstva finansija Ruske Federacije od 29. jula 1998. br. 34n "O odobravanju Pravilnika o vođenju računovodstva i finansijskog izvještavanja u Ruskoj Federaciji" (sa izmjenama i dopunama od 30. decembra 1999.);

Naredbe Ministarstva finansija Ruske Federacije o odobrenju RAS-a u određenim oblastima računovodstva;

Uputstvo Centralne banke Ruske Federacije od 3. decembra 1997. br. 51-U "O uvođenju novih formata dokumenata o poravnanju" (sa izmjenama i dopunama od 22. februara 1999.);

Drugi normativni pravni dokumenti.

Takođe je potrebno poznavati glavne odredbe Pravila za pružanje poštanskih usluga (Uredba Vlade Ruske Federacije od 26.09.97. br. 1239); Pravila za pružanje telefonskih usluga (Uredba Vlade Ruske Federacije od 26. septembra 97. br. 1235); Pravila za pružanje telegrafskih usluga (naredba Državnog komiteta za komunikacije Rusije od 03.10.97. br. 43) itd.

2.3. Državni sistem predškolskih obrazovnih ustanova. Osnovni zahtjevi za dokumente

Osnova predškolske obrazovne ustanove je Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje, koji je razvio Svesavezni naučno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima, koji je odobrio Glavarchiv SSSR-a 27.04.88. Ovim sistemom se uspostavljaju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje poslova upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u državnim organima, preduzećima, ustanovama i javnim organizacijama.

Državna arhivska služba je 6. jula 1992. odobrila Standardno uputstvo za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije. Uveden je sa ciljem da se na jedinstvenoj osnovi unapredi dokumentacija menadžmenta i poveća njena efikasnost objedinjavanjem sastava i oblika upravljačkih dokumenata i tehnologije rada sa njima.organizacije.

2.4. Državni standardi za dokumentaciju.

Ka regulatornom dokumente predškolske obrazovne ustanove uključuju državne standarde Ruske Federacije (GOST). Uslovi utvrđeni standardima su obavezni za sve državne organe i privredne subjekte. Državni standardi koji su na snazi ​​na teritoriji naše zemlje objedinjeni su u jedinstveni državni sistem standardizacije - hijerarhijski organizovan sistem klasifikacije i kodiranja samih državnih standarda.

Serija 1 Državnog sistema standardizacije sadrži skup osnovnih standarda, koji sadrže odredbe o postupku izrade standarda, o izradi, prezentaciji i izvršavanju standarda, njihovom odobravanju, registraciji, implementaciji itd. Na primjer, GOST 1.RO-92 „Državni sistem standardizacije Ruske Federacije. Osnovne odredbe“.

Sistem državnih standarda, koji se godišnje predstavlja u 4 toma, sadrži 7 dijelova. U odeljku T 5. Sistem dokumentacije istaknuti su sledeći pododeljci:

T 50. Državni sistem standardizacije i normativno-tehničke dokumentacije;

T 52. Sistem projektne dokumentacije;

T 54. Sistem planske i ekonomske, računovodstvene, statističke, pomorske, potrošačke, saobraćajne, bankarske i druge vrste dokumentacije;

T 55. Sistem administrativne i upravne dokumentacije, tok rada, organizacija arhiviranja;

T 62. Informacije, biblioteka i izdavaštvo, itd.

Za zaposlene u predškolskoj obrazovnoj ustanovi i upravljačkom aparatu u cjelini, od najvećeg je interesa pododjeljak T 54, koji odražava sljedeće državne standarde:

GOST 6.01.1-87 "Jedinstveni sistem klasifikacije i kodiranja tehničkih i ekonomskih informacija";

GOST 6.10.1-88 “USD. Osnovne odredbe“;

GOST 6.10.3-83 “USD. Snimanje informacija objedinjenih dokumenata u komunikacijskom formatu”;

GOST 6.10.4-84 “USD. Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinski klasifikovanoj mašini, nastalim pomoću računarske tehnologije. Osnovne odredbe“;

GOST 6.10.5-87 “USD. Zahtjevi za izradu uzorka obrasca”;

GOST 6.10.6-87 „Jedinstveni sistem spoljnotrgovinske dokumentacije CMEA. Uzorak obrasca";

GOST R 6.30-97 „Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju" (sa izmjenama i dopunama od 21.01.2000.).

Iz pododjeljka T 62 za studente i specijaliste od velikog su značaja sljedeći standardi:

GOST 7.1-84 „Bibliografski opis dokumenta. Opšti zahtjevi i pravila sastavljanja";

GOST 7.9-77 "Apstraktni i apstraktni";

GOST 7.32-91 "Izvještaj o strukturi istraživačkog rada i pravilima izvođenja".

2.5 Jedinstveni dokumentacioni sistemi.

Navedeni državni standardi regulišu kreiranje jedinstvenih dokumentacionih sistema (SDS) – skupa međusobno povezanih objedinjenih oblika dokumenata kreiranih prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima koji sadrže informacije neophodne za upravljanje u određenoj oblasti djelatnosti.

U Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije (OKUD) razlikuju se sljedeći objedinjeni dokumentacijski sistemi:

Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije;

Jedinstveni sistem bankarske dokumentacije;

Jedinstveni sistem finansijske, računovodstvene i izvještajno računovodstvene dokumentacije budžetske institucije i organizacije;

Jedinstveni sistem izvještajne i statističke dokumentacije;

Jedinstveni sistem računovodstvene i izvještajne računovodstvene dokumentacije preduzeća;

Jedinstveni sistem radne dokumentacije;

Jedinstveni dokumentacioni sistem penzioni fond Ruska Federacija;

Jedinstveni sistem spoljnotrgovinske dokumentacije.

Danas radi nacionalni regulatorni i metodološki dokumenti o organizaciji kancelarijskog rada treba da bude u svakoj organizaciji. To uključuje:

1. Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i dokumentacijske usluge.

Trenutno se, u skladu sa saveznim ciljnim programom, razvija nova verzija GSDOU - sistem propisa koji određuju osnovna pravila za rad sa dokumentima u organizacijama. Sistem je fokusiran na komercijalne strukture... Sastojiće se iz dva dijela: normativnog i metodološkog. U normativnom dijelu, kao iu dokumentu koji postoji danas, određeni su glavni zadaci i funkcije, zakonska regulativa aktivnosti službe za podršku dokumentima u organizaciji, njena okvirna struktura; postupak pripreme i izvršenja dokumenata; sve faze rada sa njima: dostava, prolaz, obrada, računovodstvo, registracija, kontrola izvršenja, informacioni i referentni rad, operativno skladištenje dokumenata, traženje dokumenata i informacija; zaštita sistema za pronalaženje informacija; priprema dokumentacije za arhiv; postupak ispitivanja vrijednosti dokumenata; organizacija skladištenja dokumenata.

Glavna razlika između novog sistema je u tome što će to biti jedinstven kompleks automatizovane dokumentacije zasnovan na savremenim uređivačima teksta, automatizovanom protoku dokumenata (uključujući e-poštu), bazama podataka i automatizovanom skladištenju i korišćenju dokumenata (uključujući automatizovane nomenklature predmeta, liste). slučajeva i sl.). 1

2. Tipične upute za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije.

Uputstvo je registrovano u Ministarstvu pravde Ruske Federacije. Obuhvata kako opšti postupak pripreme i izvršenja dokumenata, tako i posebnosti pripreme pojedinih vrsta dokumenata: naredbe, uputstva, uputstva, zapisnici. Opisuje postupak evidentiranja dokumenata, izgradnju sistema pretraživanja za referentni rad, organizovanje kontrole izvršenja dokumenata, postupak sastavljanja i rada sa nomenklaturom predmeta, formiranje predmeta, sprovođenje ispitivanja vrednosti dokumenata, obradu predmeta. , sastavljanje inventara, operativno skladištenje predmeta i njihovo prebacivanje u arhivu... Dodatak Uputstvu sadrži obrasce nomenklature predmeta, akta o davanju dokumenata za uništavanje, inventara i sl. Kao što se vidi iz kratkog navođenja sadržaja Uputstva, ono odražava gotovo sva pitanja organizovanja. rad u kancelariji. Iako je prvenstveno namijenjen ministarstvima i resorima, može se koristiti i naći će mnogo korisnih za sebe usluge kancelarijskog upravljanja organizacijama bilo kojeg oblika vlasništva. Može se koristiti kao osnova za izradu uputstava za kancelarijski rad određene organizacije.

3. GOST R 6.30-2003 USD Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju.

Standard se odnosi na „organizacione i administrativne dokumente koji se odnose na Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije (USORD), uredbe, naredbe, naredbe, odluke, protokole, akte, pisma i dr., koji se koriste u aktivnostima:

Savezni državni organi. organi, državni organi. organi vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, uključujući i konstitutivne entitete Ruske Federacije, koji uz ruski kao državni jezik imaju organe lokalne samouprave;

Preduzeća, organizacije i njihova udruženja bez obzira na organizaciono-pravnu formu."

4. Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive: Pravila se mogu konvencionalno podijeliti na dva dijela. U prvom

(Odjeljci 2-4) sveštenička pitanja su detaljno obrađena:

zahtjevi za nomenklature predmeta, njihove vrste, postupak za njihovu pripremu, popunjavanje, održavanje;

postupak formiranja predmeta u kancelarijskom radu;

Organizacija i postupak ispitivanja vrijednosti dokumenata u kancelarijskom radu;

postupak dodjele dokumenata za uništavanje;

priprema predmeta za predaju u arhiv: upis predmeta (numeracija, upis, dopuna korica i sl.), sastavljanje inventara, predaja u arhiv.

U drugom dijelu pravila (odjeljci 5-14) detaljno je prikazan rad sa dokumentima u arhivi.

Za komercijalne organizacije koje ne dostavljaju dokumente državi. čuvajući i čuvajući ih kod kuće, pravila su neophodna u organizaciji njihove arhive.

5. Liste dokumenata sa naznakom perioda skladištenja (tipični ili odeljenjski).

6. Standardni propis o obavljanju kancelarijskog rada po prijedlozima, prijavama i pritužbama građana u državnim organima, preduzećima, ustanovama i organizacijama.

Ovdje su opisane osnovne odredbe za organizovanje rada sa ovom kategorijom dokumenata: karakteristike registracije, rokovi za izvršenje, vođenje referentnog dosijea, formiranje predmeta, rokovi čuvanja predmeta, vođenje analitičkih informacija o žalbama. Metodologija propisana Pravilnikom može se koristiti za organizaciju rada sa bilo kojim dokumentima pojedinaca.

Osim toga, morate znati da je rad s određenom kategorijom dokumenata reguliran posebnim zakonima. Na primjer, pravila za rad sa računovodstvenim dokumentima odražavaju se ne samo u Federalnom zakonu o računovodstvu, već iu Pravilniku o računovodstvu i računovodstvu u Ruskoj Federaciji.

Prilikom rada sa kadrovskom dokumentacijom potrebno je Uputstvo o postupku vođenja radnih knjižica u preduzećima, ustanovama i organizacijama.

Paket ovih dokumenata mora se stalno ažurirati jer se regulatorni i metodološki akti zamjenjuju novim.

Ali izvan onoga što treba da znate kako radite ovaj ili onaj posao, još uvijek morate imati ideju vremenske norme ili razvoj, postoje za ove vrste poslova.

Centralni biro za standarde rada razvio je prilično veliki broj normativnih dokumenata koji sadrže norme vremena za rad zaposlenih u upravljačkom aparatu. Rad sa dokumentima se ogleda u:

Međuindustrijski objedinjeni standardi vremena za rad na dokumentacionoj podršci menadžmenta;

Vremenski normativi za rad na automatizovanoj arhivskoj tehnologiji i dokumentacionoj podršci organa upravljanja;

Jedinstvene norme vremena (proizvodnje) za otkucane radove;

Međuindustrijski konsolidovani vremenski standardi za zapošljavanje i računovodstvo osoblja.

Za svaki kancelarijski rad neophodan je paket nacionalnih regulatornih i metodoloških dokumenata kao referentni materijal. Koristi se u izradi pojedinačnih organizacionih dokumenata kao što su Pravilnik o službi DOE, opisi poslova zaposlenih i uputstva za kancelarijski rad određene organizacije.

  1. Regulatorni dokumenti za predškolske obrazovne ustanove
  2. Državni sistem predškolskih obrazovnih ustanova
  3. Koncept dokumenta.
  4. Klasifikacija dokumenata
  1. Regulatorni dokumenti za predškolske obrazovne ustanove

Procedura za obavljanje kancelarijskog posla određena je regulatornim dokumentima. Poznavanje ključnih regulatornih dokumenata za predškolske obrazovne ustanove je obavezno za rukovodioce bilo kojeg nivoa. Skup zakona, drugih regulatornih pravnih akata i metodoloških dokumenata koji regulišu tehnologiju kreiranja, obrade, čuvanja i upotrebe dokumenata u tekućim aktivnostima preduzeća, kao i dokumenata koji regulišu rad biroa (struktura, osoblje, funkcije itd.), čine regulatornu metodološku osnovu kancelarijskog rada, koja uključuje:

Zakonodavni akti Ruske Federacije, pravni akti predsjednika Ruske Federacije i Vlade Ruske Federacije, federalna izvršna tijela u oblasti dokumentacijske podrške;

Državni standardi za dokumentaciju;

Jedinstveni dokumentacioni sistemi;

Sveruski klasifikatori tehničkih, ekonomskih i društvenih informacija;

Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Osnovni zahtjevi za dokumente i dokumentacijske usluge (GSDOU);

Regulatorni dokumenti o organizaciji rukovodećeg rada i zaštiti na radu;

Regulatorni dokumenti za organizaciju arhivsko skladište dokumenata.

Građanski zakonik Ruske Federacije (Građanski zakonik Ruske Federacije) utvrđuje vrste i vrste dokumenata stvorenih u svrhu fiksiranja akata građanskih odnosa, evidentiranja činjenica o njihovom nastanku ili prestanku, potvrđivanja pravnih odnosa itd.

Savezni zakon br. 24-FZ od 20. februara 1995. "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" utvrđuje da su informacioni resursi (dokumenti i nizovi dokumenata) objekti odnosa između pojedinaca, pravnih lica države i zaštićeni su zakonom. zajedno sa drugim resursima. Zakon uspostavlja pravni režim za stvaranje, čuvanje i korišćenje informacionih resursa, a posebno:

Procedura za dokumentovanje informacija;

Vlasništvo nad odvojena dokumenta i odvojeni nizovi dokumenata u informacionim sistemima;

Postupak zaštite informacija.

Aktivnost bilo koje organizacije prati izrada dokumenata. Registracija poslovne dokumentacije u skladu sa važećim propisima osigurava zaštitu interesa organizacije, povećava efikasnost rada.

Zahtjevi za izvršenje organizacionih i administrativnih dokumenata utvrđeni su GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Uslovi za papirologiju"

Ovaj standard utvrđuje: sastav detalja dokumenata; zahtjevi za registraciju detalja dokumenata; zahtjevi za obrasce dokumenata, uključujući obrasce dokumenata s reprodukcijom državnog grba Ruske Federacije.

Godine 1998. GOST R 51141-98 „Kancelarija i arhiviranje. Termini i definicije". Termini utvrđeni u standardu poređani su sistematskim redosledom, odražavajući terminološki sistem pojmova u oblasti kancelarijskog rada i arhiviranja. Za svaki koncept postoji jedan standardizovani termin.

  1. Državni sistem predškolskih obrazovnih ustanova

Zahtjevi za organizaciju kancelarijskog rada utvrđeni su u Državnom sistemu za upravljanje dokumentima (GSDOU).

GSDOU je skup principa i pravila kojima se uspostavljaju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u državnim organima, preduzećima, ustanovama i organizacijama. Glavni cilj stvaranja GSDOU-a je racionalizacija toka rada, smanjenje broja i poboljšanje kvaliteta dokumenata, stvaranje uslova za efektivno korištenje naprednih tehnoloških alata i tehnologija za prikupljanje, analizu informacija, poboljšanje rada upravljačkog aparata. . Odredbe GSDOU uvode se u praksu dokumentarne podrške kroz izradu i objavljivanje standarda, uputstava za kancelarijski rad, metoda, pravila, preporuka o različitim aspektima kancelarijskog rada, ujednačavanja sastava i oblika upravljačkih dokumenata.

Na osnovu GDSOU i GOST-a, u cilju poboljšanja dokumentacije upravljanja i povećanja njene efikasnosti objedinjavanjem sastava i oblika upravljačkih dokumenata, tehnologija za rad s njima i osiguravanja kontrole nad izvršenjem dokumenata, standardno uputstvo o kancelarijskom radu u saveznim organima izvršne vlasti, kojim su utvrđeni opšti uslovi za funkcionisanje službi za dokumentarnu podršku upravljanja, dokumentovanje poslova upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u saveznim organima izvršne vlasti. Uzorci osnovnih dokumenata dati su kao dodatak uputstvima.

Na bazi svake institucije uputstva za model izrađuje pojedinačna uputstva za kancelarijski rad, koja odobrava rukovodilac saveznog izvršnog organa nakon dogovora sa Federalnom arhivskom agencijom (Rosarkhiv).

Normativni dokumenti o radu i zaštiti rada su osnova za određivanje vremena utrošenog na obavljanje konkretnih kancelarijskih poslova, izračunavanje broja zaposlenih, obima poslova koje obavljaju i stvaranje povoljnih uslova za rad.

Koncept dokumenta

Informacije sve više poprimaju fiksni, dokumentarni karakter. Prema GOST R 51141-98 « dokument, dokumentovana informacija - to su podaci zabilježeni na materijalnom nosaču s detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju."

Potreba za snimanjem informacija pojavila se među ljudima u davnim vremenima. Ako ovo uzmemo u obzir u istorijski aspekt, tada je moguće pratiti kako su se mijenjali načini evidentiranja informacija na materijalnom nosaču, a samim tim i na samim nosiocima. Korišćene su različite metode za snimanje i prenošenje informacija u vremenu i prostoru - od pisanja do štampanja knjiga, od litografije do audio zapisa, fotokopiranja, snimanja filmova, mikrofilmovanja, holografije, upotrebe laserske i kompjuterske tehnologije. To se dogodilo jer su se promijenili nosioci informacija - prvo su to bila brezova kora, papirus, zatim papir, fotografski filmovi (fotografski papir), magnetne diskete, laserski diskovi itd.

Snimanje informacija na različite medije prema utvrđenim pravilima naziva se dokumentovanje i predstavlja proces kreiranja i obrade dokumenata.

Dokumentacija se može izvoditi na prirodnom jeziku (rukopis, strojopis) ili na umjetnim jezicima uz korištenje odgovarajućih medija (magnetne trake, diskovi, laserski diskovi, flopi diskovi itd.).

U mnogim slučajevima dokumentacija je obavezna, propisana zakonima i propisima. Federalni zakon Ruske Federacije od 20. februara 1995. br. 24-FZ "O informacijama i zaštiti informacija" (sa izmjenama i dopunama od 10. januara 2003.) utvrđuje da informacioni resursi, tj. dokumenti i nizovi dokumenata su objekti odnosa između fizičkih, pravnih lica, države i zaštićeni su zakonom zajedno sa drugim resursima. Zakon uspostavlja pravni režim za stvaranje, čuvanje i korišćenje informacionih resursa, a posebno: postupak dokumentovanja informacija; vlasništvo nad pojedinačnim dokumentima i pojedinačnim nizovima dokumenata, dokumenata i nizova dokumenata u informacionim sistemima; kategorije informacija prema stepenu pristupa njima; red pravna zaštita informacije.

Ovaj zakon (član 5) takođe utvrđuje da je „dokumentovanje informacija preduslov za uključivanje informacija u informacione izvore. Dokumentovanje informacija vrši se u skladu sa procedurom koju utvrđuju državni organi nadležni za organizaciju kancelarijskog rada, standardizaciju dokumenata i njihovih nizova, te sigurnost Ruske Federacije.

Dokumentovanje, tj. proces kreiranja i sastavljanja dokumenta može se vršiti i fizičkim i pravna lica koji će biti autori dokumenta. S tim u vezi, uobičajeno je razlikovati ispravu ličnog porijekla i službenu ispravu.

Lični dokument Je dokument koji je stvorila osoba izvan djelokruga svoje službene djelatnosti ili obavljanja javnih dužnosti.

Službeni dokument Je dokument koji je izradilo pravno ili fizičko lice, sastavljen i ovjeren u skladu sa utvrđenom procedurom.

Službeni dokument ima svojstvo neophodno za obavljanje poslova upravljanja - pravnu snagu, što znači da dokument može poslužiti kao pravi dokaz informacija sadržanih u njemu. Pravna snaga službeni dokument sugeriše da je obavezujući za one kojima je direktno upućen, odnosno sve učesnike u rukovodećim radnjama (organe upravljanja, njihove strukturne jedinice, javne organizacije, funkcionere i građane) koji se rukovode dokumentom i na njemu zasnivaju svoje aktivnosti.

Prema GOST R 51141-98 « pravna snaga dokumenta je svojstvo službenog dokumenta koji mu je saopšten važećeg zakonodavstva, nadležnosti organa koji ga je izdao i utvrđenog postupka registracije" .

Dokumenti djeluju kao nezamjenjivi element upravljačkih aktivnosti i mogu obavljati sljedeće funkcije, koje se uslovno mogu podijeliti u tri bloka:

Informativne funkcije (informativni, društveni, politički i komunikativni);

Funkcije koje obezbeđuju proces kontrole ( menadžerski, pravni, računovodstveni);

Funkcije kulturno-istorijske prirode ( kulturološki, funkcija istorijskog izvora).

Informacijska funkcija zbog činjenice da se materijalizacija informacija dešava u dokumentu i ona je svojstvena svim dokumentima bez izuzetka, bez obzira na način njihove izrade i medij za pohranu, budući da je potreba za evidentiranjem informacija razlog za pojavu bilo kojeg dokumenta.

Dakle, fiksiranje i prenošenje informacija u vremenu i prostoru, a samim tim i očuvanje snimljene informacije, mogućnost njenog korištenja (dostupnost) čine glavni sadržaj informacijske funkcije.

Informativni kapacitet dokumenta određuju indikatori kao što su potpunost, optimalnost i relevantnost informacija.

Najvažnije informacije koje dokument sadrži su društvene, tj. informacije o procesima koji se odvijaju u društvu. Ovo vam omogućava da istaknete društvena funkcija dokument kao svoj nezavisna funkcija... Nauke kao što su istorija, izvorne studije itd. zasnivaju se na proučavanju društvenih informacija.

U principu, svaki dokument može ispuniti društvenu funkciju, jer nastaje zbog određene društvene potrebe. Međutim, značenje ovog ili onog dokumenta koji obavlja društvenu funkciju može biti različito. Administrativni dokumenti (vladine uredbe, na primjer) važniji su od potvrde s mjesta rada koja se izdaje građaninu.

Državni standardi za papirologiju također imaju društvenu funkciju, jer su usmjereni na korištenje određenim sredstvima obradu dokumenata koji ukazuju na određeni stupanj tehničkog razvoja koji je država (industrija) dostigla. Dokumenti ne mogu samo da odražavaju procese koji se odvijaju u društvu, već i utiču na društveni razvoj.

Društvena funkcija dokumenta može se očitovati i u karakteristikama pojedinca u njoj socijalni aspekti, tj. u odrazu aktivnosti, mjesta, uloge određene osobe u određenoj društvenoj strukturi.

Politička funkcija dokument je usko povezan sa društvenom funkcijom. Dakle, prvi dekreti Sovjetska vlast obavljali ne samo društvenu, već i političku funkciju, jer su uticali i na političke i na društvene procese. Dokumenti, snimanje i pohranjivanje informacija o političkom procesu, tj. o internom i spoljna politika države, o aktivnostima političke partije, opozicija, lideri, ispunjavaju svoju političku funkciju.

Komunikativna funkcija dokument se sastoji u prenošenju informacija u vremenu i prostoru. Može se smatrati i posebnim informativnim slučajem, jer je njegov sadržaj organizacija i održavanje informatičke komunikacije između pojedinaca u društvu, između različitih elemenata društvene strukture. Uz pomoć ove funkcije dokumenta razmjenjuju se ideje, informacije, emocije, a ta razmjena može biti jednosmjerna, dvosmjerna, multilateralna.

Komunikativne mogućnosti dokumenta su trenutno naglo povećane, jer su brzina prenosa informacija i krug njegovih korisnika uz pomoć interneta, elektronske pošte (e-maila) itd. naglo porasli. , uloga komunikativne funkcije će se samo povećavati, budući da se godišnje povećava obim informacija, mijenja se broj korisnika, tehnologija upravljanja dokumentacijom.

V funkcija upravljanja dokument djeluje kao sredstvo upravljanja. Ovu funkciju obavljaju dokumenti kreirani za potrebe upravljanja iu procesu njegove implementacije, kao podrška procesu donošenja odluka. Dokumenti koji imaju upravljačku funkciju su glavni izvor informacija i igraju važnu ulogu u informacionoj podršci menadžmentu. Uz njihovu pomoć prikupljaju se primarni podaci, informacije o stvarnom stanju stvari. Zatim se ovi podaci sistematiziraju i generalizuju, što se implementira u razne sažetke, upite, izvještaje. Rezultat su dokumenti koji sadrže analizu i procjenu stanja, mogućnosti mogućih rješenja. Upravljački dokumenti u specifičnom obliku odražavaju faze, veze i cikluse upravljanja i sami imaju uticaj na oblast upravljanja.

V pravnu funkciju dokument djeluje kao regulator različite stranke aktivnosti društva, države, institucije, preduzeća, organizacije. Pravna funkcija isprava se izražava u fiksiranju, konsolidaciji i primjeni pravnih normi i pravnih odnosa.

Računovodstvena funkcija dokument karakteriše prvenstveno kvantitativni aspekt informacija sadržanih u dokumentu. Uz pomoć računovodstvenih informacija predstavljenih u formalizovanim digitalnim terminima, sve pojave su sistematizovane i reflektovane ekonomska aktivnost država, njena vlast i uprava. Dokumenti sa računovodstvenom funkcijom, po pravilu, imaju uniformne forme odobreno državnim organima, u kojem se unaprijed razvija određena struktura prezentacije informacija.

Kulturna funkcija isprava se manifestuje u slučaju kada dokument deluje kao sredstvo obezbeđenja i prenosa kulturna tradicija, kulturno naslijeđe. Dokumenti odražavaju informacije o znanju, tradiciji, običajima, ritualima, vještinama, moralnim normama, mentalitetu (načinu razmišljanja), vrijednosnim orijentacijama itd. U tom smislu, dokument se može definirati kao kulturni model koji obuhvata informacije.

Kulturnu funkciju dokumenta najbolje obavlja kompleks dokumenata koji karakteriziraju određenu oblast djelovanja (tehnologija, nauka, slikarstvo itd.). Analizirajući takav kompleks dokumenata, mogu se pratiti specifičnosti naučnog i umjetničkog stvaralaštva, moralna i estetska načela u određenoj fazi, razvoj i promjena tradicija, običaja, normi ponašanja itd.

Ffunkcija istorijskog izvora, ovu funkciju dokumenta proučavaju nauke kao što su izvorne studije i diplomatija, koje proučavaju dokument kroz analizu njegovog oblika i sadržaja, porijekla, autorstva, jezika, materijala na kojem je dokument napravljen. Kvalitet dokumenta za istorijsku nauku određivat će tačnost, konkretnost, novina i potpunost informacija, kao i pravni, politički i kulturni značaj dokumenta.

Dokument kombinira nekoliko funkcija odjednom, koje su međusobno povezane, ali uloga svake od njih je različita.

U upravljačkim dokumentima preovlađuje upravljačka funkcija, ali istovremeno ovi dokumenti obavljaju i druge funkcije informacija, pravnog, komunikativnog i društvenog, istorijskog izvora. Uloga funkcija dokumenta može se vremenom mijenjati, kada informacije sadržane u njemu gube svoju efikasnost i relevantnost i prelaze u retrospektivu, a gubi se efektivnost, normativni i regulatorni značaj. Postoji neka vrsta zamjene nekih funkcija drugim.

Funkcije operativne prirode, čije je trajanje ograničeno (političke, komunikativne, upravljačke, pravne, računovodstvene), zamjenjuju se funkcijama trajne prirode (informativni, kulturni, društveni, istorijski izvor).

Klasifikacija dokumenata

Svaka klasifikacija povezana je sa definicijom jedne ili više karakteristika, na osnovu kojih se grupe razlikuju od ukupne mase objekata.

Dokumenti se mogu klasifikovati prema različitim kriterijumima:

· po porijeklu: usluga, lična;

· po složenosti: jednostavno, složeno;

· po hitnom postupku: hitan, nehitan;

· po publicitetu: tajno, za službenu upotrebu, neoznačeno;

· u obliku: standardni, individualni;

· po roku trajanja: privremeno, dugotrajno skladištenje, trajno.

Možete navesti još mnogo karakteristika klasifikacija. Razmotrimo najčešće vrste klasifikacija.

Klasifikacija dokumenata priroda informativne veze preduzeća razlikuje eksterne i interne dokumente.

TO eksterna dokumenta uključuju regulatorne dokumente viših organizacija. Ovi dokumenti dolaze od fiskalnih organa (poreske službe), organa za zaštitu životne sredine, organa socijalne zaštite i mnogih drugih. Eksternim dokumentima smatraju se i dokumenti primljeni od drugih organizacija ili namijenjeni drugim organizacijama.

Interni dokumenti možete imenovati one koji su kreirani i kruže samo unutar preduzeća ili institucije.

Dokumenti u prometu u preduzeću mogu se klasifikovati po fokusu tok dokumenata: dolazne, interne i odlazne dokumente.

Incoming su dokumenti koje je preduzeće primilo od drugih organizacija.

Outbox dokumenti su dokumenti koje preduzeće (organizacija) šalje drugim preduzećima.

Interni dokumenti kruže unutar preduzeća i sadrže informacije koje vam omogućavaju da riješite probleme interne proizvodnje.

Klasifikacija upravljačkih dokumenata funkcionalna namjena izdvaja organizacione, administrativne, informativne i referentne i dokumentima on osoblje .

TO organizacioni dokumenti preduzeća uključuju statut preduzeća, opis njegove strukture, personalni sto, kućni red i opis poslova zaposlenih.

TO administrativna dokumenta uključuju naloge za osnovne aktivnosti, naloge i odluke.

TO kadrovska dokumenta uključuju dokumente koji utvrđuju odnos između građanina i preduzeća. To su nalozi za osoblje (o prijemu, otpuštanju, premještaju na drugo radno mjesto itd.), radne knjižice, ugovori o radu sa zaposlenima, njihovim ličnim dosijeima i ličnim platnim računima.

TO pozadinski dokumenti uključuju pisma, faksove, dopise, bilješke, telefonske poruke itd.

Postoji i klasifikacija dokumenata po sadržaju... Ova klasifikacija ističe primarni, sekundarni i konsolidovani dokumente.

Primarno- to su dokumenti u kojima se evidentiraju početni podaci.

Sekundarni- to su dokumenti koji se kreiraju na osnovu primarnih.

Sažetak- dokumenti koji prikupljaju podatke iz nekoliko primarnih i sekundarnih dokumenata.

Razvojem računarske tehnologije i specijalnog softvera u upotrebu je ušla klasifikacija dokumenata po vrsti medija: papirne i elektronske dokumente.

izraz " elektronski dokument„Leži u srcu kancelarijske tehnologije bez papira. Elektronski dokument, u poređenju sa "štapanom kopijom" (ovo se ponekad naziva i papirnim dokumentom), ima niz prednosti:

· Lakoća unošenja izmjena;

· Upotreba unapred pripremljenih obrazaca dokumenata ne samo sa osnovnim detaljima navedenim u njima, već i sa štampanim standardnim frazama u skladu sa vrstom dokumenta;

· Ušteda prilikom čitanja informacija sadržanih u dokumentu direktno sa ekrana monitora, bez štampanja na papiru;

· Efikasnost (od nekoliko minuta do nekoliko sati) prilikom prelaska u drugu instituciju putem e-maila;

· Mogućnost slanja dokumenta e-mailom na bilo koji broj adresata;

· Mogućnost arhiviranja dokumenata i zaštite od neovlašćenog pristupa.

Donedavno su propisi koje su izdavali državni organi distribuirani među institucijama u papirnoj formi: kao pisma, brošure i sl. To je zahtijevalo korištenje štamparija, uključivanje poštanskih radnika, što je dovelo do ogromnih materijalnih troškova na nacionalnom nivou. Sada je dovoljno objaviti ograničen broj papirnih (štampanih) kopija dokumenta, te poslati materijale institucijama putem e-pošte.

Na nivou jedne organizacije, čak i ako ima više filijala, koriste se elektronski sistemi za upravljanje dokumentima. Ovaj oblik dovodi do smanjenja upravljačkog osoblja.

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima povećava kvalifikacijske zahtjeve za osoblje. Već sada, kada se apliciraju za posao u mnogim preduzećima, od kandidata se traži da budu sposobni da rade na personalnom računaru. Na kucanju i štampanju teksta nije angažovan sekretar-daktilograf, već zaposleni sam priprema dokumente prema profilu svoje delatnosti, a dužnosti sekretara su samo za kontrolu ispravnosti njihovog izvođenja i evidentiranja.

Međutim, potpuna eliminacija papirne dokumentacije iz kancelarijskog rada, po svemu sudeći, neće se dogoditi uskoro. Da biste to učinili, potrebno je riješiti niz pitanja vezanih za priznavanje pravne snage elektronskog dokumenta. To uključuje izradu obrazaca, računovodstvo kretanja elektronskih dokumenata, osiguravanje njihove registracije. Najteža stvar na ovom putu biće stvaranje mehanizma elektronski potpis koji bi imao isto pravno dejstvo kao i svojeručni potpis.

Pitanja i zadaci

1. Kako regulatorni dokument da li su regulisani glavni pojmovi iz oblasti kancelarijskog rada?

2. Šta uključuje koncept "dokumenta"?

3. Koje metode dokumentacije poznajete?

4. Koja je razlika između ličnog dokumenta i službenog dokumenta?

5. Šta određuje pravnu snagu službenog dokumenta?

6. Koji su glavni blokovi funkcija dokumenta. Šta karakteriše svaki blok funkcija?

7. Koja je klasifikacija dokumenata?

8. Koji dokumenti postoje prema vremenu skladištenja?

9. Koja je klasifikacija dokumenata prema prirodi informativnih veza.

10. Šta je elektronski dokument?

11. Koje su prednosti elektronskog dokumenta.