Uredski rad i ured

Pravila organizacione arhive 2015

Evgeniya Kozhanova 15. februar 2016 13:58

Od septembra 2015. godine stupila je na snagu naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. godine br. Odobrio je „Pravila za organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata Arhivski fond Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u vlastima državnu vlast, organi lokalna uprava i organizacije ". Dalje u tekstu članka, radi sažetosti, nazvat ćemo ih „ Pravila 2015».

Vrijedi napomenuti da nije bilo revolucije u arhiviranju objavljivanjem Pravila-2015. Da li su nova pravila više prijateljski nastrojena elektronskih dokumenata... O statusu novih i starih pravila na arhivske poslove govori u ovom članku. Ovdje možete preuzeti i pravila poslovanja korporativnih arhiva za 2015. godinu.

Sjetimo se kako je to bilo prije nego što je naredba stupila na snagu: organizacije su radile na dva dokumenta.

Prvo od njih su Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva (odobrena naredbom Glavne arhive SSSR -a od 5. septembra 1985. N 263). Ovo je bio jedini normativni (odnosno obavezni) dokument o arhiviranju u Rusiji do 21. septembra 15.

U dopisu Federalne arhivske agencije od 18. septembra 2015. N 2/2133-A navodi se da od stupanja na snagu naredbe br. 526 "Osnovna pravila za rad odjeljenja arhiva ne podliježu primjeni." Više se ne mogu koristiti.

Drugo su Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarkhiv od 06.02.2002). Ovo je metodički (izborni, ali informativan) dokument, koji nije otkazan, ali ga se može i treba koristiti, budući da u Pravilima iz 2015. mnoga pitanja o praktičnim radnjama za skladištenje dokumenata u organizacijama ostavljena su iza kulisa.

Tako nam preostaju dva radna dokumenta: Pravila iz 2015. i Osnovna pravila. Imaju potpuno drugačiji status:

Osnovna pravila - metodološki dokument. Nije potrebno koristiti ga, iako je u ovom slučaju stvaranje arhive u organizaciji vrlo teško. Osnovna pravila upravo su odobrena odlukom Kolegija Rosarkhiv, što znači da je njihov status mnogo niži od onog iz Pravila iz 2015.

Preuzmite Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama (PDF, 4.02 Mb).

admin 20.05.2019 0 komentara

Na šta se sada osloniti na terenu regulacija i metodološka podrška arhiviranja?

Prvo, na valjanom dokumentu koji nosi normativni karakter: Pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata iz Arhivskog fonda Ruska Federacija i drugi arhivski dokumenti u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama (odobreni nalogom Ministarstva kulture Rusije od 31. marta 2015. br. 526), ​​koji je stupio na snagu krajem septembra prošle godine. Dalje u članku ćemo ga nazivati ​​Pravila-2015.

I drugo, na trenutni dokument, koji je metodološke prirode: Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarkhiv od 06.02.2002., U daljem tekstu Osnovna pravila). Mnogo praktična pitanja, na koje se odnosi samo Pravila iz 2015., ovdje su detaljno obrađene, na primjer, postupak za izradu nomenklature predmeta.

Osnovna pravila rada arhiva odjela (odobrena naredbom Glavarhiva SSSR -a od 05.09.1985 br. 263), koja dugo, zbog svojih godina, nisu bila sasvim radni dokument, konačno su poslana u njihov bunar -zaslužen odmor i ne podliježu primjeni na teritoriji Ruske Federacije od stupanja na snagu Pravila -2015 (pismo Rosarkhiva od 18. septembra 2015. br. 2/2133 -A).

Trebam li čuvati dokumente?

Šta je arhivski dokument? Pogledajte članak „Za koje su organizacije potrebna nova arhivska pravila? A ko ima dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije? "

Morate čuvati dokumente. Uprkos činjenici da Pravila iz 2015. navode da „organizacije imaju pravo (naglasak dodao autor) da stvaraju arhive radi skladištenja arhivskih dokumenata nastalih u toku njihovih aktivnosti ...“, pomnijim ispitivanjem ovo se pravo pretvara u prava obaveza.

Prvo, ako postoji organizacija, odnosno postoje zaposlenici, što znači da je kompletan set dokumenata o personal za svakog od njih.

Drugo, ako postoji organizacija, postoji i njeno porezno računovodstvo, predstavljeno i papirnim ili elektronskim dokumentima.

Treće, barem svi navedeni dokumenti moraju se čuvati u utvrđenim rokovima. Izvori roka trajanja - posebne liste:

• Spisak tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih tokom aktivnosti vladine agencije, lokalne vlasti i organizacije, sa naznačenim periodima skladištenja (odobreno nalogom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25.08.2010. br. 558);
• Spisak standardnih arhivskih dokumenata generisanih u naučnim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda skladištenja (odobren nalogom Ministarstva kulture i masovnih komunikacija Ruske Federacije od 31. jula 2007. br. 1182).

Ove liste su obavezne1 za upotrebu i od državnih i od nedržavnih organizacija. Tako se ispostavlja da svaka, čak i najmanja i najskromnija kompanija, ima komplet dokumenata za arhivsku pohranu. A za njih se moraju stvoriti uslovi koji zadovoljavaju novi regulatorni dokument: Pravila-2015. Odsustvo strukturnih podjela pod nazivima "arhiva", "ured" ni na koji način ne utječe na ovu dužnost.

Skladištenje elektronskih dokumenata

Inovacija, koju su primijetili svi stručnjaci za uredski rad i arhiviranje, je dugoočekivani postupak skladištenja elektroničkih dokumenata, dat u Pravilima-2015. Ovo se odnosi na odjeljke 2.30–2.33. Prelazak na elektronske dokumente u Pravilima iz 2015. godine odvija se prilično naglo, bez naslova, odmah nakon poruke da je zabranjeno biti u arhivi u prljavim cipelama.

2.30. Obavezni uslovi Skladištenje elektronskih dokumenata su:

prisustvo u arhivi organizacije najmanje dvije kopije svake jedinice za skladištenje elektronskih dokumenata (glavna i radna kopija moraju biti na različitim fizičkim uređajima);

dostupnost hardvera i softvera dizajniranih za reprodukciju, kopiranje, prepisivanje elektronskih dokumenata, kontrolu fizičkog i tehničkog stanja;

osiguravanje pohrane elektroničkih dokumenata, isključujući gubitak, neovlaštenu distribuciju, uništavanje ili izobličenje informacija.

Još jedna velika inovacija je definisanje Pravila za 2015. formata za arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata:

Fragment dokumenta Sakrij

2.31. Prijenos tekstualnih elektronskih dokumenata za pohranu u arhivu organizacije, koji je izvor nabavke državne i općinske arhive, vrši se u PDF / A formatu.

PDF je nesumnjivo univerzalni format. PDF / Arhiva (PDF / A) je varijacija ovog formata posebno dizajnirana za dugoročno arhivsko skladištenje dokumenata i sadržana u standardu ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 „Upravljanje dokumentima. Format datoteka elektronskih dokumenata za dugoročno skladištenje ". No, kao i sve univerzalno, PDF nije savršen. U ovom formatu upravljački dokumenti se odlično osjećaju, ali organizacije ne koriste samo Microsoft Office. Tako se, na primjer, crteži napravljeni u dwg formatu pogrešno prikazuju prilikom pretvaranja u .pdf. Ponašanje elektronike digitalni potpis prilikom pretvaranja dokumenta u .pdf.

Postupak prijenosa elektronskih datoteka i dokumenata opisan je u odjeljku 4.34 Pravila. Iz teksta sledi sledeće:

• prvo, elektronički dokumenti mogu se prenijeti u arhivu i pohraniti kako na zasebnim fizičkim medijima, tako i "putem informacijske i telekomunikacijske mreže",
• drugo, popis elektroničkih datoteka i dokumenata ipak se sastavlja u papirnom obliku (to jest, čak i ako formiramo arhivu u EDMS -u, popis će se morati dostaviti arhivistu lično),
• treće, „nakon prijema u arhivsko skladište elektronske datoteke su ovjerene elektronski potpis rukovodilac organizacije ili njegovo ovlašćeno lice službeni". Ništa slično nije potrebno za papirne dokumente. Kako ispuniti ovaj zahtjev za organizacije koje stvaraju elektroničke dokumente, ali ne koriste EDS, Pravila iz 2015. šute.

Konačno, „za brzi pristup elektronskim dokumentima u svrhe upućivanja i pretraživanja, u arhivi se stvara fond za upotrebu elektronskih dokumenata“ (klauzula 2.33). U ovom slučaju, koncept fonda korištenja nije otkriven.

Računovodstvo dokumenata

Fragment dokumenta Sakrij

3.5. U arhivi organizacije čuvaju se glavni (obavezni) i pomoćni računovodstveni dokumenti. Sastav i oblici glavnih računovodstvenih dokumenata određuju se u skladu s ovim pravilima. Sastav i oblike pomoćnih računovodstvenih dokumenata samostalno određuje arhiva organizacije.

Osnovna pravila pojašnjavaju zašto se arhivski dokumenti evidentiraju i šta čini sistem računovodstvenih dokumenata, jasno formulišući njegovu svrhu. Ove definicije su nestale iz Pravila iz 2015. godine. Sjetimo ih se kako bismo razumjeli zašto se bavimo računovodstvom:

• Računovodstvo dokumenata u arhivi organizacije je utvrđivanje njihovog broja i sastava u uspostavljenim računovodstvenim jedinicama i utvrđivanje (registracija) pripadnosti svake računovodstvene jedinice određenom kompleksu i njihov ukupan broj u računovodstvenim dokumentima2.
• Sistem računovodstvenih dokumenata arhive je kompleks međusobno povezanih računovodstvenih dokumenata i baza podataka, koji odražavaju broj i sastav dokumenata iz arhive organizacije i njihove izmjene, komponenta sistem državne registracije dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije 3.

I glavna promjena: popis računovodstvenih dokumenata arhive u 2015. smanjen je za više od polovice, s 11 na 5 pozicija. Ostalo samo:

• računovodstvena knjiga za prijem i raspolaganje predmetima, dokumenti;
• spisak sredstava;
• list fonda;
• spisak predmeta, dokumenata;
• registar zaliha.

Postupak sastavljanja i vođenja računovodstvenih obrazaca, iako umjereno, opisan je u stavcima 3.7-3.11 Pravila-2015.

Ostatak je prema diskreciji organizacije. Ako je izvor nabavke državne (općinske) arhive, tada se mora sastaviti dodatni pasoš organizacije (klauzula 3.12 Pravila-2015). Postoji i fusnota Pravilnika o državnoj registraciji dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije od 1997. godine koji je odobrio obrazac arhivske pasoše. Imajte na umu da su Osnovna pravila predložila obrazac, iako gotovo identičan, ali ipak "svježiji" od gore navedene uredbe. Barem je hronologija u njoj počela od dvije hiljade, a ne od devedesetih.

Ispitivanje vrijednosti dokumenata

Pravila iz 2015. nisu unijela ništa suštinski novo u proceduru provođenja godišnjeg ispitivanja vrijednosti dokumenata. Samo paragraf 4.12 zaslužuje pažnju:

Fragment dokumenta Sakrij

4.12. Organizacije u čijim aktivnostima se ne stvaraju dokumenti Arhivskog fonda Ruske Federacije, stvaraju popise predmeta od strane osoblja i popise privremenih (preko 10 godina) perioda skladištenja i osiguravaju njihovu sigurnost.

Ova odredba se odnosi na razgovor da je, bez obzira na prisutnost u organizaciji arhive i njenu pripadnost broju izvora nabavke državne (općinske) arhive, dužna baviti se njenom dokumentacijom barem na minimum. Zaista, možda će vrlo mali broj ljudi moći sastaviti popis slučajeva privremenih (preko 10 godina) perioda skladištenja bez prethodnog sastavljanja liste predmeta.

Nomenklatura predmeta

Pogledajte članak "Nova pravila za arhivu o nomenklaturi predmeta"

Vrlo štedljivo govore o nomenklaturi predmeta, koju Pravila iz 2015. nazivaju "glavnim računovodstvenim dokumentom koji odražava sastav i organizaciju dokumentarnog fonda organizacije", pa mu čak ni ne daju razumljivu definiciju. Iz teksta dokumenta samo slijedi da (stavovi 4.14–4.18):

• „Nomenklatura predmeta utvrđuje klasifikaciju (grupisanje) izvršenih dokumenata u predmete (elektronske datoteke)“;
• nomenklatura predmeta sastavljena je prema priloženom obrascu;
• nomenklatura predmeta organizacije sastavljena je na osnovu nomenklatura predmeta strukturnih podjela (obrazac je u prilogu, međutim prema sadržaju neće ga biti moguće pronaći: sadrži dva priloga sa naziv "Nomenklatura predmeta"; strukturne podjele uključuju br. 26);
• nomenklatura predmeta organizacije razvijena je na osnovu standardnih, odeljenskih i drugih lista dokumenata koji ukazuju na rokove čuvanja, drugih regulatornih pravnih akata, kao i standardnih i približnih nomenklatura predmeta;
• organizacije - izvori nabavke državnih (opštinskih) arhiva slažu se o tome sa "odgovarajućim EIC -om ili državnim (opštinskim) arhivom, u skladu sa ovlašćenjima koja su mu data";
• organizacije koje nisu izvori nabavke državnih (općinskih) arhiva same koordiniraju svoju nomenklaturu predmeta.

U Pravilima iz 2015. nema više praktičnih informacija o razvoju i održavanju nomenklature poslova organizacije. Treba nedvosmisleno reći: bez Osnovnih pravila, običan službenik, posebno po prvi put, neće ga moći sastaviti.

Registracija predmeta

Fragment dokumenta Sakrij

4.19. Slučajevi stalnog i privremenog skladištenja (preko 10 godina) okončanog kancelarijskim poslom, uključujući i osoblje, nakon završetka kalendarska godina, u koje su unijeti, pripremljeni su za prijenos u arhivu organizacije i podliježu registraciji i opisu.

Ovisno o roku skladištenja, provodi se potpuna ili djelomična registracija predmeta. Slučajevi stalnog i privremenog (preko 10 godina) perioda skladištenja i osoblja podliježu potpunoj registraciji.

Papirologija predmeta predviđa:

podnošenje ili uvezivanje dokumenata predmeta (neformatirani dokumenti se čuvaju u zatvorenim čvrstim fasciklama ili u kutijama);

numerisanje listova kućišta;

sastavljanje potvrde o dokazima slučaja (Prilog br. 8);

sastavljanje interni inventar dokumenti predmeta (Prilog br. 27);

dizajn omota kućišta (Prilog br. 28).

Priprema elektronskih datoteka za prijenos u arhivu organizacije predviđa sastavljanje popisa elektronskih datoteka, dokumenata (Prilozi br. 17, 18).

Ne prijavljuje se šta uključuje djelimičnu registraciju predmeta i u kojoj zavisnosti zavisi od vremena čuvanja dokumenata.

Ako je ranije interni inventar sastavljen samo "u neophodni slučajevi"(Osnovna pravila, klauzula 3.6.3.), Zatim je ova fraza uklonjena iz Pravila iz 2015. godine. Naslov obrasca inventara, predstavljen u Dodatku 27, ne upućuje na rok trajanja.

Elektronske datoteke ne treba opisivati ​​sve, već samo one koje imaju privremeno (preko 10 godina) i trajno skladištenje (oblici zaliha su u Dodacima 17, odnosno 18).

Prijave: obrasci dokumenata

Tradicionalno, Pravila -2015 završavaju setom aplikacija - obrazaca dokumenata koji prate određene procese skladištenja dokumenata.

Općenito, valja reći da, prvo, u Pravilima iz 2015. ima manje obrazaca nego u Osnovnim pravilima, i drugo, među njima postoje dvije aplikacije s istim imenom, što je vrlo nezgodno, i treće, nalaze se po redoslijedu spominjanja u tekstu (a ne po važnosti ili logičkom slijedu, kao u Osnovnim pravilima). Neke su aplikacije promijenile imena, neke su malo promijenile oblik. Opća preporuka bi bila sljedeća: ako je potrebno sastaviti bilo koji dokument o arhiviranju, arhivar bi prije svega trebao potražiti njegov obrazac u Pravilima-2015, a tek ako se u njima ne nalazi traženi obrazac, pogledajte osnovna pravila.

Ispod se nalaze 3 liste. Prvi (u obliku tabele) su aneksi iz Pravila iz 2015. godine i odgovarajući obrasci iz Osnovnih pravila. Drugi su noviteti u obrascima, uvedeni 2015. Treći su obrasci iz Osnovnih pravila koji nisu spadali u Pravila iz 2015. godine, ali ni otkazani (kako kažu, koristite ih za zdravlje).

Usklađenost oblika Pravila-2015 i Osnovnih pravila

CollapseShow

Ponovno se pojavilo i odobrilo Pravilnik-2015:

• Inventar elektronskih datoteka, dokumenata privremenog (preko 10 godina) perioda skladištenja;
• Dodatak popisu elektronskih datoteka privremenog (preko 10 godina) perioda skladištenja;
• Akt prijema i prenosa arhivske dokumentacije na čuvanje (od organizacije do organizacije. - Napomena autora)
• Popis predmeta;
• Inventar elektronskih poslova, dokumenti sa prilogom inventara elektronskih poslova, dokumenti.

Posljednja dva obrasca imaju namjeru zamijeniti dostavne liste i zapravo predstavljaju akte prihvatanja i prijenosa dokumenata za skladištenje u arhivi organizacije.

• Popis slučajeva stalnog, privremenog (preko 10 godina) skladištenja i osoblja strukturna jedinica organizacije (Dodatak 12 Osnovnih pravila);
• Konačni zapis i natpis ovjere (Prilog 13);
• Naslovna stranica popisa dokumenata trajnog skladištenja (Prilog 14);
• Nalog (zahtjev) za izdavanje dokumenata (Prilog 17);
• Knjiga izdavanja dokumenata (Prilog 19);
• Popis posebno vrijednih predmeta (Prilog 23);
• Knjiga upisa i odlaganja fond osiguranja i fond za korištenje (Dodatak 27);
• Popis fonda osiguranja (Prilog 28);
• Pasoš arhive organizacije koja skladišti upravljačku dokumentaciju(Prilog 29);
• Putovnica organizacije koja čuva dokumente industrijskog fonda (Prilog 30);
• Registracijska kartica jedinice za računovodstvo elektronskih dokumenata (ED) (Dodatak 31);
• Zakon o migraciji i prepisivanju elektronskih dokumenata (Prilog 32);
• Registar prijema i odlaganja elektronskih dokumenata (Prilog 33);
• Registar migracija i prepisivanja elektronskih dokumenata (Prilog 34);
• Čin opisivanja dokumenata ličnog porijekla (Prilog 38);
• Zakon o formiranju zajedničkog arhivskog fonda (Prilog 39);
• Registar izdatih primjeraka, izvoda, potvrda, tematskog materijala (Prilog 44);
• Registar posjeta korisnika čitaonice (Prilog 45);
• Godišnji plan rada arhive (Prilog 46);
• Matična karta za rad sa organizacijom (Prilog 47);
• Potvrda o prijemu pri promjeni šefa arhive (Prilog 48).

Očigledno je da su Pravila iz 2015. osmišljena za obučenog čitatelja. No, u mnogim slučajevima, nažalost, ili sekretarice ili (ako je potrebno) zaposlenici različitih odjela: računovođe, službenici za kadrove, zaštita rada, pravnici itd. Rade u uredu i arhiviraju u organizaciji. Ovim nedužnim ljudima biće jako teško da shvate šta se od njih traži u oblasti skladištenja dokumenata.

Pravila iz 2015. pružaju apsolutni minimum mjera kako bi se osiguralo skladištenje dokumenata u organizaciji. Čitaoci pravila morat će sami tražiti informacije o tome kako sami primijeniti ovaj minimum u praksi u metodološkim izvorima. Tako će osnovna pravila za arhive organizacija, uprkos njihovom izbornom statusu, dolaskom Pravila 2015. biti tražena u uredima Ruske organizaciječak i jači nego ranije.

Fusnote

CollapseShow

Odluka Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 21. februara 2012. br. 14589/11. vrati se

Odeljak 6.1.1. Osnovna pravila. vrati se

Odeljak 6.3.1. Osnovna pravila. vrati se

Besplatan 1 broj časopisa

"Osnovna pravila za arhive organizacija" (odobreno odlukom Kolegijuma Rosarkhiv od 06.02.2002.)

Odobreno
odluku
Kolegijumi u Rosarkhivu
od 06.02.2002

OSNOVNA PRAVILA
DJELA ARHIVA ORGANIZACIJA

UVOD

Osnovna pravila za rad arhiva organizacija su regulatorni i metodološki dokument koji određuje njihove aktivnosti. Pravila se zasnivaju na trenutnoj pravni okvir u području informiranja, dokumentacijske podrške upravljačkim i arhivskim poslovima, sintetizirati iskustvo domaćeg arhiviranja, uzeti u obzir suvremena postignuća u primjeni tehnička sredstva i informacione tehnologije u radu sa dokumentima.

Pravo i obaveza stvaranja arhiva organizacija za privremeno skladištenje dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije klasificiranih kao državnu imovinu, uspostavljen Osnovama zakonodavstva Ruske Federacije o Arhivskom fondu Ruske Federacije i arhivima (1993.), Pravilnikom o Arhivskom fondu Ruske Federacije (1994.) i Pravilnikom o Federalnoj arhivskoj službi Rusije (1993.) 1998), odgovarajući pravila subjekti Ruske Federacije.

Ova pravila se primjenjuju na arhive vladine organizacije, kao i obavezna za sve nevladine organizacije u smislu osiguranja sigurnosti, opisa, računovodstva i upotrebe dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije klasifikovanih kao državna svojina.

Arhive organizacija koje čuvaju filmske, foto, pozadinske i video dokumente (audiovizuelne), naučne i tehničke, kartografske, telemetrijske dokumente vode se ovim Pravilima u smislu organizacije, planiranja, izvještavanja, metodički rad sa upravljačkim dokumentima pohranjenim u arhivi; u svim ostalim stvarima sarađujte sa ovih dokumenata upravlja se odgovarajućim uputama i pravilima.

Pravila se ne primjenjuju na dokumente čiji je rad uređen Zakonom Ruske Federacije od 21. jula 1993. N 5485-1 "O državne tajne"I Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 30. novembra 1995. N 1203" O odobrenju popisa podataka klasifikovanih kao državna tajna. "

Državne organizacije koje nisu klasificirane kao izvori nabavke državnih arhiva, kao i nedržavne organizacije, mogu se voditi ovim pravilima pri organiziranju i osiguravanju rada svojih arhiva.

Pravila su dopunjena obrascima dokumenata koji osiguravaju rad arhive.

Osnovna pravila za arhivu organizacija su pripremljena radna grupa Rosarkhiv i VNIIDAD u sastavu: V.A. Eremchenko (vođa grupe), Albrekht B.V., Banasyukevich V.D., Gavlin M.L., Kiselev I.N., Krasavin A.S., Larin M.V., Meshcherina T.A., Privalov V.A. F., Smoglo I.A., Sokova A.N., Solobay N.M., Stepanova L.A.

Grupisanje upravnih akata

Arhivski rad uključuje sistematizaciju različitih vrsta nosača informacija. To uključuje, između ostalog, upravne akte. Grupirani su prema vrsti i hronologiji s prilozima:

1. Odredbe, povelje, odobrene administrativnim aktima, djeluju kao njihovi aneksi. Oni su grupisani zajedno. Ako su odredbe, uputstva, statuti odobreni kao nezavisni akti, oni se sistematiziraju u zasebne slučajeve.
2. Nalozi viših struktura i odluke o njihovoj implementaciji grupisani su prema područjima rada preduzeća.
3. Narudžbe koje se odnose na osoblje sistematizirane su prema rokovima skladištenja. Sa velikom količinom informativnog materijala, preporučljivo je djelovati različite strane rad kompanije, grupisani odvojeno.
4. Nalozi za ključno područje djelatnosti sistematizirani su odvojeno od kadrovskih akata. Na primjer, naredba za arhivske poslove nalazi se u jednoj fascikli, a prema imenovanju šefa odgovorne jedinice u drugoj.
5. Odobrena ograničenja, izvještaji, procjene, liste naslova, planovi itd. su grupisani odvojeno od projekata po njima.
6. Raspored dokumenata u ličnim spisima vrši se po redoslijedu njihovog prijema.
7. Lični računi zaposlenih za plate sistematizovani su u zasebne fascikle. Poredani su po abecednom redu.
8. Žalbe, sugestije, izjave građana u vezi sa aktivnostima preduzeća, dokumentacija za njihovo razmatranje i sprovođenje grupisane su odvojeno od žalbi pojedinaca na lična pitanja.
9. Sistematizacija prepiske obično se vrši za kalendarski period hronološkim redom. U ovom slučaju, odgovori se postavljaju nakon pitanja. U slučaju obnavljanja prepiske o zasebnoj temi, započete prethodne godine, dokumenti se uključuju u fasciklu tekućeg perioda. Istovremeno je naveden indeks predmeta od prošle godine.

Nijanse

Arhivski uredski rad vrsta je djelatnosti u kojoj stručnjaci osiguravaju ne samo sigurnost nosača informacija, već i sposobnost rada s njima kada se pojavi takva potreba. Da biste to učinili, radnje koje čine fascikle ušivene su u četiri uboda u kartonskoj korici. Dopušteno je i njihovo vezivanje, uzimajući u obzir sposobnost čitanja tekstova, rješenja, datuma, viza u svim papirima.

U pripremi za grupiranje, uklanjaju se svi metalni zatvarači. Materijali namijenjeni trajnom skladištenju i koji se sastoje od posebno vrijednih ili neoblikovanih radnji nalaze se u fasciklama zatvorenog tipa sa tri ventila sa vezicama ili u posebnim kutijama.

U slučaju prisutnosti ličnih dokumenata bez zahtjeva ( radne knjižice, potvrde, vojne karte itd.) stavljaju se u zasebnu kovertu i ušivaju u nju do ostatka materijala. Na kraju fascikli trebao bi biti prazan list za ovjeru. Na početku fascikle je obrubljen obrazac za interni inventar. Kako bi se osigurala sigurnost i redoslijed rasporeda papira, svaki je list numeriran arapskim brojevima. Ovo pravilo se ne primjenjuje na stranicu za certifikaciju i obrazac za popis. Broj se stavlja jednostavnom olovkom u gornjem desnom kutu.

Interni inventar

Formiran je za pohranu i snimanje informativnih materijala privremenog (više od 10 godina) i stalnog sadržaja. Interni popis se takođe sastavlja za slučajeve nastale po vrstama dokumenata, u čijim naslovima nije objavljen njihov sadržaj. Obrazac mora sadržavati podatke o serijskim brojevima djela u mapi, indekse, naslove, datume i brojeve stranica.

Zbirni zapis je priložen internom popisu. On brojevima i riječima označava broj dokumenata koji su u njega uključeni, kao i broj listova koji ga čine. Interni inventar odobrava sastavljač. Ako je fascikla uvezana ili zašivena bez memoranduma, tada se sastavljeni list lijepi na unutrašnju stranu prednje korice.

Promene u sastavu materijala u fascikli treba da se odraze u polju "Napomene". Konkretno, ovo se odnosi na zapljenu, zamjenu papira kopijama, uključivanje dodatna dokumenta u fasciklu. Istovremeno, veze do relevantni akti... Ako je potrebno, može se formirati novi opći zapis na listu internog inventara, kao i natpis o ovjeri mape.

Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. br. 526 stupila je na snagu 21. septembra 2015. godine. Odobrio je „Pravila za organizaciju skladištenja, pribavljanja, računovodstva i upotrebe dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama“. Dalje u tekstu članka, radi sažetosti, nazvat ćemo ih "Pravila-2015".

Vrijedi napomenuti da nije bilo revolucije u arhiviranju objavljivanjem Pravila-2015. Da li su nova pravila prijateljskija prema elektronskim dokumentima ... Govorimo o statusu novih i starih pravila o arhiviranju u ovom članku. Ovdje možete preuzeti i pravila poslovanja korporativnih arhiva za 2015. godinu.

Prije i poslije

Sjetimo se kako je to bilo prije nego što je naredba stupila na snagu: organizacije su radile na dva dokumenta.

Prvo od njih su Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva (odobrena naredbom Glavne arhive SSSR -a od 5. septembra 1985. N 263). Ovo je bio jedini normativni (odnosno obavezni) dokument o arhiviranju u Rusiji do 21. septembra 15.

U dopisu Federalne arhivske agencije od 18. septembra 2015. N 2/2133-A navodi se da od stupanja na snagu naredbe br. 526 "Osnovna pravila za rad odjeljenja arhiva ne podliježu primjeni." Više se ne mogu koristiti.

Drugo su Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarkhiv od 06.02.2002). Ovo je metodički (izborni, ali informativan) dokument, koji nije otkazan, ali ga se može i treba koristiti, budući da u Pravilima iz 2015. mnoga pitanja o praktičnim radnjama za skladištenje dokumenata u organizacijama ostavljena su iza kulisa.

Tako nam preostaju dva radna dokumenta: Pravila iz 2015. i Osnovna pravila. Imaju potpuno drugačiji status:

Pravila 2015 - normativni dokument. Obavezna je za sve organizacije, bez obzira na područje djelovanja i oblik vlasništva. Odobren je naredbom Ministarstva kulture.

Osnovna pravila - metodološki dokument. Nije potrebno koristiti ga, iako je u ovom slučaju stvaranje arhive u organizaciji vrlo teško. Osnovna pravila upravo su odobrena odlukom Kolegija Rosarkhiv, što znači da je njihov status mnogo niži od onog iz Pravila iz 2015.

Uredski rad i ured

Pravila organizacione arhive 2015

Evgeniya Kozhanova 15. februar 2016 13:58

Od septembra 2015. godine stupila je na snagu naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. godine br. Odobrio je „Pravila za organizaciju skladištenja, pribavljanja, računovodstva i upotrebe dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama“. Dalje u tekstu članka, radi sažetosti, nazvat ćemo ih „ Pravila 2015».

Vrijedi napomenuti da nije bilo revolucije u arhiviranju objavljivanjem Pravila-2015. Da li su nova pravila prijateljskija prema elektronskim dokumentima ... Govorimo o statusu novih i starih pravila o arhiviranju u ovom članku. Ovdje možete preuzeti i pravila poslovanja korporativnih arhiva za 2015. godinu.

Sjetimo se kako je to bilo prije nego što je naredba stupila na snagu: organizacije su radile na dva dokumenta.

Prvo od njih su Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva (odobrena naredbom Glavne arhive SSSR -a od 5. septembra 1985. N 263). Ovo je bio jedini normativni (odnosno obavezni) dokument o arhiviranju u Rusiji do 21. septembra 15.

U dopisu Federalne arhivske agencije od 18. septembra 2015. N 2/2133-A navodi se da od stupanja na snagu naredbe br. 526 "Osnovna pravila za rad odjeljenja arhiva ne podliježu primjeni." Više se ne mogu koristiti.

Drugo su Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarkhiv od 06.02.2002). Ovo je metodički (izborni, ali informativan) dokument, koji nije otkazan, ali ga se može i treba koristiti, budući da u Pravilima iz 2015. mnoga pitanja o praktičnim radnjama za skladištenje dokumenata u organizacijama ostavljena su iza kulisa.

Tako nam preostaju dva radna dokumenta: Pravila iz 2015. i Osnovna pravila. Imaju potpuno drugačiji status:

Osnovna pravila - metodološki dokument. Nije potrebno koristiti ga, iako je u ovom slučaju stvaranje arhive u organizaciji vrlo teško. Osnovna pravila upravo su odobrena odlukom Kolegija Rosarkhiv, što znači da je njihov status mnogo niži od onog iz Pravila iz 2015.

Preuzmite Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama (PDF, 4.02 Mb).