L. A. Doronina Osnove kancelarijskog rada u državnoj i opštinskoj upravi. Kancelarijski rad u opštinskim organima i državnim organizacijama Organizacija kancelarijskog rada u državnim i opštinskim organima

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Slični dokumenti

Civil Code Ruska Federacija, kojim se utvrđuje pravni osnov za rad pravnog lica i njegova dokumentacija. Normativno-metodološko uređenje kancelarijskog rada (ili dokumentacione podrške menadžmenta), nedostaci zakonodavstva.

seminarski rad, dodan 12.02.2014


Pojam, principi i funkcije sistema lokalna uprava u Rusiji. Pravila lokalna uprava kao subjekt provođenja zakona. Normativni pravni akti federalnog nivoa, subjekata Ruske Federacije i sistema lokalne samouprave.

seminarski rad dodan 12.11.2008


Koncept i razvoj pravnog okvira lokalne samouprave. Ustav Ruske Federacije, savezni zakoni, pravni akti organa državna vlast u sistemu normativno-pravnih akata o lokalnoj samoupravi. Osnovni principi lokalne samouprave Ruske Federacije.

sažetak, dodan 06.02.2008


Pojam i suština lokalne samouprave. Pravni i regulatorni okvir za lokalnu samoupravu. Osnovni dokumenti koji uređuju nadležnost zajednica. Osobine samouprave u ruralnim područjima. Organi lokalne samouprave seosko naselje.

seminarski rad, dodan 24.12.2011


Položaj lokalne samouprave u državna struktura država i politički sistem društva, njen regulatorni okvir. Zakonodavni okvir lokalna samouprava u MO GO "Grad Južno-Sahalinsk". Načini rješavanja problema lokalnog budžeta.

seminarski rad, dodan 13.03.2009


Ispravna organizacija dokumentarnu podršku upravljanja u državnim organima. Proces upravljanja u organima unutrašnjih poslova (ATS). Osnovni elementi, sadržaj, vrste i zadaci kancelarijskog rada u policijskoj upravi, njena zakonska regulativa.

seminarski rad dodan 27.11.2011


Zvanično i javno priznanje lokalne samouprave kao institucije demokratije. Subjekti lokalne samouprave, pitanja lokalnog značaja, državna ovlašćenja. Problemi vezani za realizaciju funkcija lokalne samouprave.

UVOD

1.1 Koncept dokumentacione podrške za menadžment i opštinske vlasti

1.2 Karakteristike dokumentacione podrške za upravljanje u opštinske vlasti vlasti

1.3 Karakteristike organizacije prometa dokumenata lokalnih samouprava

POGLAVLJE 2. ORGANIZACIJA POSLOVNE PROIZVODNJE OPŠTINSKIH ORGANA ADMINISTRACIJE BOLJHOVSKOG OKRUGA

2.1 Istorijska pozadina stvaranja administracije regije Bolhov

2.2 Organizacija rada sa dokumentima Uprave Bolhovske oblasti

2.3 Klasifikacija službenih dokumenata Uprave regije Bolhov

2.4 Razvoj za poboljšanje kancelarijskog rada
ZAKLJUČAK
SPISAK KORIŠĆENE LITERATURE
ANEKSI

UVOD
Relevantnost: Dokumenti bilježe svaki korak našeg života, počevši od trenutka rođenja, prijema u školu, zatim u specijalnu srednje ili visoko obrazovnu ustanovu, do posla. Bilježe brak i razvod, odlazak osobe iz života. Priprema, izvođenje dokumenata i organizacija rada sa njima regulisani su zakonskim i podzakonskim aktima, čije je poznavanje i primena obavezno za sve koji se bave dokumentacijom.
Organizacija i vođenje kancelarijskog posla zahtijevaju stručno znanje i vještine. Dokumenti odražavaju i uzimaju u obzir aktivnosti institucija. Stoga je vođenje mnogih dokumenata propisano zakonom. Prilikom provjere rada institucije, vršenja revizije, provjeravaju se, prije svega, dokumenti u kojima su evidentirane aktivnosti organizacije. Operativni rad sa dokumentima je veoma važan: na vrijeme se registrovati, dostaviti upravi na razmatranje, dobiti jasno rješenje, bez odlaganja ga proslijediti izvršiocu, organizovati kontrolu, odabrati potrebne informacije. Sve ove jednostavne radnje u savremenim uslovima tržišnih odnosa i konkurencije mogu postati odlučujuće u uspostavljanju poslovni odnos sa drugim organizacijama i institucijama. Gotovo svi stručnjaci iz oblasti menadžmenta angažovani su na pripremi i izvršenju dokumenata. Dakle, zahtjevi za pripremu i izvođenje službene dokumentacije treba da budu poznati svakom rukovodiocu.
Dakle, danas unapređenje upravljanja proizvodno-ekonomskim sistemima, povećanje nivoa organizacije i efikasnosti rukovodećeg rada umnogome zavisi od toga koliko je racionalno organizovan kancelarijski rad u lokalnim samoupravama.
Objekat mature kvalifikacioni rad je kancelarijski posao općinskih vlasti uprave regije Bolhov.
Predmet istraživanja su posebnosti kancelarijskog rada u opštinskim vlastima na primjeru lokalnih uprava Bolhovske regije.
Svrha studije i analize organizacije dokumentacione podrške za upravljanje u opštinskim vlastima Uprave Bolhovskog regiona.
Cilj koji smo postavili formira sljedeće zadatke:
1. Analizirati pojmove "upravljačka dokumentacija" i "općinske vlasti".
2. Otkriti posebnosti dokumentacione podrške upravljanja u opštinskim vlastima.
3. Razmotriti klasifikaciju dokumenata lokalne samouprave.
4. Opisati organizaciju toka dokumenata organa lokalne samouprave.





Organizacija kancelarijskog rada u opštinskim organima u skladu je sa opštim zahtevima i standardima kancelarijskog rada. Kancelarijski rad, generalno, a posebno u organima lokalne samouprave, ne miruje, već se svakim danom unapređuje, menjajući standarde i metode organizacije.
U radu je regulatorno-metodološka osnova predstavljena u obliku:
1. Zakoni: "O opštim principima organizacije lokalne samouprave u Ruskoj Federaciji"; Ustav Ruske Federacije; "O računovodstvu".
2. Državni standardi: GOST R51141-98 „Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije"; OST 2479-2481 - Poslovna pisma OST 1780 - telefonske poruke OST 1781 - zapisnici sa sastanaka OST 1782 - obavještenja o sastancima; Jedinstveni državni sistem kancelarijskog rada: Osnovne odredbe; GOST R 6.30-2003 Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije: Zahtevi za papirologiju; Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi do dokumenata i usluga dokumentacije.
3. Državna uputstva, odredbe, pravila: Standardni propis o obavljanju kancelarijskog rada po prijedlozima, prijavama i pritužbama građana u državnim organima, preduzećima, ustanovama i organizacijama.; Osnovna pravila za arhive organizacija; Osnovna pravila za rad državnih arhiva SSSR-a; Osnovna pravila za rad državnih arhiva Ruske Federacije; Uputstva za računovodstvo v budžetske institucije; Model uputstva za kancelarijski rad u organima lokalne uprave Altajskog teritorija; Povelja, uputstva za papirologiju i opisi poslova Uprave seoskog vijeća Zudilovsky Pervomajskog okruga Altajske teritorije.





Sistem principa naučne metode i različiti, karakterišući pojedinačne faze rada sa dokumentima, znaci (grupe - prilikom registracije dokumenata, kategorije - tokom njihovog izvršenja) čine naučnu osnovu savremene organizacije dokumentacione podrške za upravljanje u opštinskim organima. Naučna osnova ovog rada predstavljena je u obliku:
Metodološka osnova studije je princip historizma, koji pomaže da se prate promjene u radu s dokumentima u prošlosti, sadašnjosti i počecima budućnosti.
U metodologiji istraživanja diplomskog rada korišćen je strukturno-funkcionalni pristup koji je omogućio proučavanje strukture i funkcionisanja dokumentacione podrške upravljanja u opštinskim organima. Tipološka metoda je i metoda istraživanja podataka o tezi. Kao rezultat tipologizacije formirane su statistički stabilne grupe karakteristika koje stvaraju model za organizovanje kancelarijskog rada u sferi opštinske uprave.
Empirijska osnova je posmatranje i analiza organizacije kancelarijskog rada u upravi Bolhovske oblasti. Odnosno, baza podataka uključuje dokumente izdate od strane Uprave Bolhovskog regiona: organizacione (povelja, opisi poslova, uputstva za kancelarijski rad); administrativni (uredbe, naredbe, odluke); informacije i reference (potvrde, akti, pisma, telegrami, telefonske poruke i faksovi).
Metode istraživanja: Generalizovana analiza, sinteza, komparativna metoda, posmatranje.
istraživanje:
1. Izvršena je sveobuhvatna analiza organizacije dokumentacione podrške u opštinskim organima. Razmotrene su definicije opštinskih organa i dokumentacije upravljanja, te je prikazan sistem organizovanja dokumentacije upravljanja u opštinskim organima.
2. Objašnjena priroda i karakteristike kancelarijskog rada u lokalnoj samoupravi. Opisana je klasifikacija kancelarijskog posla i karakteristike organizacije toka dokumenata u lokalnim samoupravama.
3. Proučavanje teorijskih i praktičnih podataka na primjeru Uprave Bolhovske oblasti. Opisana je struktura uprave seoskog vijeća i okarakterisane su karakteristike organizacije dokumentacijske podrške za Upravu regije Bolhov.
Diplomski rad sastoji se od uvoda, tri poglavlja, šest pasusa, zaključka, bibliografije i priloga. Ukupan obim posla je ………… .. kucanih stranica.

POGLAVLJE 1. DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVLJANJU U OPŠTINSKIM ORGANIMA

1.1 Koncept opštinskih vlasti i upravljačka dokumentacija
Opštinske vlasti su organi koje bira stanovništvo neposredno i (ili) obrazuje predstavničko tijelo opštine, koje ima vlastita ovlaštenja za rješavanje pitanja od lokalnog značaja.
Općinske vlasti se mogu definirati kao lokalne vlasti.

Organi lokalne samouprave su organi samoupravnih teritorijalnih zajednica, koje su, u stvari, opštine. Ova tijela formiraju neposredno stanovništvo ili predstavnici stanovništva (predstavnički organ) i odgovorni su za nepravilno vršenje svojih ovlaštenja, prije svega stanovnicima opštine. Oni imaju posebno mesto u demokratskom sistemu upravljanja društvom i državom, a ono je uslovljeno, pre svega, činjenicom da prisustvo organa samouprave obezbeđuje takvu decentralizaciju sistema upravljanja, što ovaj sistem čini najpogodniji za osiguranje interesa stanovništva na lokalnom nivou, uzimajući u obzir istorijske i druge lokalne tradicije. Uz pomoć organa lokalne samouprave vrši se organizacija lokalne vlasti, obezbjeđuje samostalno rješavanje pitanja lokalnog života od strane građana, organizaciono razdvajanje upravljanja lokalnim poslovima u sistemu upravljanja društvom i stanje.

Lokalne samouprave nisu dio mehanizam upravljanja državom. Prema Ustavu Ruske Federacije (član 12), oni nisu uključeni u sistem javnih vlasti, stoga predstavljaju nezavisni oblik spoznaju svoje moći od strane ljudi. Istovremeno, kao organi lokalne samouprave, kao organi lokalne samouprave, obavljaju poslove koji su imperatorske prirode, jer su jedan od oblika vršenja vlasti naroda. Dakle, odluke koje donose u granicama svojih ovlašćenja obavezujuće su na teritoriji lokalne samouprave za sve organizacije, funkcionere, građane, javna udruženja. Davanje određenih državnih ovlasti organima lokalne samouprave vrši se samo federalnim zakonom i zakonima konstitutivnih entiteta Federacije. Njima se utvrđuju i uslovi, kao i postupak državne kontrole nad sprovođenjem određenih od strane organa lokalne samouprave državne ovlasti... Istovremeno, vršenje lokalne samouprave od strane državnih organa i državnih službenika nije dozvoljeno. Odluke organa lokalne samouprave mogu ukinuti organi koji su ih doneli ili poništiti odlukom suda.

U skladu sa čl. 131 Ustava Ruske Federacije, strukturu organa lokalne samouprave određuje stanovništvo samostalno. Stanovništvo može na lokalnom referendumu odobriti strukturu organa lokalne samouprave. Odluku o strukturi organa lokalne samouprave može doneti predstavničko telo opštine i uneti je u statut opštine. Savezni zakon od 28. avgusta 1995. "O opštim principima organizacije lokalne samouprave u Ruskoj Federaciji" predviđao je samo jedan obavezni organ lokalne samouprave, koji bi trebao biti u svakom općina: predstavničko tijelo lokalna uprava. Federalni zakon od 6. oktobra 2003. "O opštim principima organizacije lokalne samouprave u Ruskoj Federaciji" rješava pitanje prisustva obaveznih organa u strukturi organa lokalne samouprave na novi način, plaćajući mnogo više pažnje na pravnu regulativu formiranja i rada organa lokalne samouprave nego na Savezni zakon iz 1995.

Strukturu organa lokalne samouprave čine predstavnički organ opštine, načelnik opštine, lokalne uprave, kontrolno tijelo formacija opštine, drugi organi lokalne samouprave predviđeni statutom opštine i koji imaju svoja ovlašćenja za rešavanje pitanja od lokalnog značaja. Postupak formiranja, ovlašćenja, mandat, odgovornost, kontrolnost organa lokalne samouprave, kao i druga pitanja organizacije i rada ovih organa utvrđuju se statutom opštine. Učešće organa javne vlasti i njihovih funkcionera i formiranje organa lokalne samouprave, imenovanje i razrešenje funkcionera lokalne samouprave dozvoljeno je samo u slučajevima i na način propisan zakonom. Promena strukture organa lokalne samouprave vrši se samo izmenom statuta opštine. Odluka predstavničkog tela opštine o promeni strukture organa lokalne samouprave stupa na snagu najkasnije po isteku mandata predstavničkog tela opštine koje je donelo navedenu odluku. Finansiranje izdataka za održavanje organa lokalne samouprave vrši se isključivo iz sopstvenih prihoda budžeta odgovarajućih opština.

Funkcije lokalne samouprave određene su njenom prirodom, mestom u sistemu demokratije, zadacima i ciljevima na koje su usmerene opštinske aktivnosti. Funkcije lokalne samouprave shvaćene su kao glavni pravci opštinske aktivnosti... Funkcije lokalne samouprave odlikuju se određenom stabilnošću i stabilnošću, jer manifestuju stalan, svrsishodan uticaj stanovništva, lokalnih vlasti na opštinske odnose u cilju najefikasnijeg rešavanja pitanja od lokalnog značaja. Uzeti zajedno, oni pokazuju sposobnosti i efektivnost sistema lokalne samouprave, karakterišući društvenu svrhu lokalne samouprave (dospele) i proces njene implementacije (postojeće). Uzimajući u obzir ulogu lokalne samouprave u organizovanju i vršenju vlasti naroda, zadatke koji se rešavaju u procesu opštinskih delatnosti i ovlašćenja lokalne samouprave, mogu se izdvojiti sledeće glavne funkcije:

1. obezbjeđivanje učešća stanovništva u rješavanju pitanja od lokalnog značaja;

2.kontrola opštinska svojina, finansijska sredstva lokalne samouprave;

3.provizija integrisani razvoj teritoriju opštine;

4. obezbjeđivanje zadovoljenja potreba stanovništva u društveno-kulturnim, komunalnim i drugim vitalnim uslugama;

5. zaštita javnog reda;

6. Zastupanje i zaštita interesa i prava lokalne samouprave, garantovanih Ustavom Ruske Federacije i saveznim zakonima.

Prema Ustavu Ruske Federacije, lokalna samouprava u Ruskoj Federaciji se odvija u različitim organizacionim oblicima (član 130). U svojoj ukupnosti, ovi oblici čine sistem lokalne samouprave u okviru relevantnih opština, kroz koji se obezbjeđuje rješavanje pitanja od lokalnog značaja i lokalnog života. Jedinstvo sistema lokalne samouprave je zbog činjenice da se zasniva na demokratskim principima uređenja lokalne samouprave u Ruskoj Federaciji, izgrađeno uzimajući u obzir ulogu i funkcije lokalne samouprave u društvu i države, kao i istorijske i druge lokalne tradicije, a određuje ga stanovništvo dotične opštine samostalno. Jedinstvo ovog sistema se manifestuje u razgraničenju subjekata nadležnosti i ovlašćenja između različitih oblika njegovog sprovođenja, kao i u činjenici da su svi njegovi organizacioni oblici u bliskoj međusobnoj povezanosti, interakciji i međuzavisnosti. U okviru ovog odnosa i međuzavisnosti, neki oblici su izvedeni iz drugih ili su povezani odnosima vodstva, odgovornosti i odgovornosti, ili odgovornosti i odgovornosti. Savezni zakon utvrđuje oblike interakcije opštinski okrug sa gradskim i seoskim naseljima koja su deo opštinskog okruga; omogućava mogućnost formiranja predstavničkog tijela općinskog okruga od predstavnika nadležnih organa lokalne samouprave naselja. Federalni zakon predviđa razvoj međuopštinske saradnje. Opštine mogu formirati međuopštinska udruženja, osnivati ​​privredne subjekte i druge međuopštinske organizacije. Pojam „sistema lokalne samouprave“ koristi se za karakterizaciju organizacije javne vlasti i oblika delovanja stanovništva, organa koje oni formiraju za rešavanje pitanja od lokalnog značaja u opštini.

Zakon utvrđuje nekoliko grupa organizacionih oblika putem kojih se ostvaruje lokalna samouprava u Ruskoj Federaciji.

Prva grupa uključuje forme direktnu implementaciju od strane stanovništva lokalne samouprave.Neposredna demokratija u sistemu lokalne samouprave ostvaruje se kroz različite oblike neposrednog izražavanja volje stanovništva ili njegovih pojedinih grupa koje žive u granicama okruga, grada, okruga u gradovima. , opština, seoska naselja u kojima se vrši lokalna samouprava. Ona igra posebnu ulogu u njenom sprovođenju, što je determinisano, pre svega, činjenicom da se kroz takve oblike neposredne demokratije kao što su izbori, skupovi stanovništva i niz drugih, formiraju i funkcionišu svi najvažniji obezbeđuju se veze sistema lokalne samouprave – njenih organa. Imajući to u vidu, možemo reći da se u praksi lokalne samouprave prepliću, dopunjujući, oblici direktne i predstavničke demokratije. Pored toga, uloga neposredne demokratije u sprovođenju lokalne samouprave određena je činjenicom da su neki njeni oblici (lokalni referendumi, okupljanja građana i drugi) uključeni u sistem lokalne samouprave kao sastavni deo to.

Drugu grupu čine organi i službenici lokalne samouprave, kojima su povereni glavni svakodnevni rad o sprovođenju lokalne samouprave na teritoriji dotičnih opština. Organi lokalne samouprave djeluju kao jedan od temelja demokratskog sistema javne uprave koji omogućava demokratizaciju upravnog aparata i rješavanje lokalna pitanja mnogo efikasniji od centralizovanog sistema kontrole; osigurati da se interesi malih zajednica uzmu u obzir prilikom vođenja javne politike; optimalno kombinuju interese i ljudska prava i interese regiona i države u celini.

U treću grupu spadaju oblici učešća stanovništva u lokalnoj samoupravi, u kojoj centralno mesto zauzima teritorijalna javna samouprava. Brojni, različiti oblici učešća stanovništva u sprovođenju lokalne samouprave služe kao masovna podrška lokalnoj samoupravi, jačaju njene veze sa stanovništvom. U njihovom djelovanju manifestuje se neposredna građanska inicijativa stanovništva, hranjena stabilnim interesima različitih društvenih grupa. Oni transformišu ove interese i tradicije u aktivno građansko ponašanje i praktičan rad.

Pravno uređenje lokalne samouprave u Rusiji spada u nadležnost konstitutivnih entiteta Federacije. Zajednička nadležnost Federacije i konstitutivnih entiteta Ruske Federacije uključuje samo uspostavljanje opštih principa sistema lokalne samouprave. U skladu s tim, Federacija ima pravo donositi zakone o općim principima lokalne samouprave i to čini. Lokalna samouprava je detaljno regulisana zakonima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije i statutima samih opština. Pravna regulativa nije ograničena na principe. Pravni osnov lokalne samouprave je kombinacija različitih podzakonskih akata i pojedinačnih zakonske regulative regulisanje pitanja lokalne samouprave. Pravni okvir lokalne samouprave u Rusiji uključuje, prije svega, neke međunarodnopravne norme sadržane u aktima međunarodno pravo.To su opštepriznati principi i norme međunarodnog prava, kao i međunarodnim ugovorima ratificirala država. Pravni okvir lokalne samouprave u Rusiji uključuje i odredbe sadržane u drugim pravnim aktima. Ovo je Ustav Ruske Federacije (čl. 12, č. 8, itd.); osnovni zakoni (ustavi, statuti) konstitutivnih entiteta Ruske Federacije; okvir savezni zakoni(o opštim principima organizacije lokalne samouprave, 1995); savezni zakoni koji se donose u skladu sa okvirnim zakonima i regulatornim okvirima pojedinih stranaka lokalna uprava na saveznom nivou (oko finansijsku osnovu lokalna uprava, 1997, o osnovama opštinska služba, 1998, itd.); ukazi predsjednika Ruske Federacije (na primjer, o usvajanju glavnih odredbi državne politike u oblasti razvoja lokalne samouprave, 1999.); rezolucije Vlade Ruske Federacije (npr savezni registar općine, 1998.); odluke Ustavnog suda Ruske Federacije (Sud je naveo, na primjer, da subjekti Federacije nemaju pravo zamijeniti organe lokalne samouprave stvaranjem lokalnih organa državne vlasti subjekta Federacije); zakoni konstitutivnih entiteta Federacije o lokalnoj samoupravi (takvi zakoni ili zakoni sa sličnim nazivom usvojeni su u svim konstitutivnim entitetima Ruske Federacije); povelje opština; neki drugi pravni akti određene opštine. Pravni okvir lokalne samouprave može uključivati ​​odredbe saveznih pravnih akata i akata konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, koji se uglavnom odnose na druge oblasti regulacije, ali uključuju određene norme koje utiču na pitanja lokalne samouprave (npr. zakoni o obrazovanju, o bibliotekarstvu, o postupku privatizacije dr opštinska svojina, o podzemlju i drugo). Posebno mjesto među izvorima opštinsko pravo zauzimaju povelje opština i Evropska povelja o lokalnoj samoupravi iz 1985. Povelja je konstitutivni dokument opštinske formacije, koji je sveobuhvatan za ovu formaciju, koja je osnova opštinskog donošenja pravila i koju karakteriše posebna (komplikovana) procedura usvajanja i dopune.

Povelja je glavni akt kojim se uređuju pitanja lokalne samouprave u okviru jedne opštine. Usvaja ga predstavničko tijelo ili lokalni referendum. U skladu sa zakonima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, povelja opštinske formacije treba da odražava: granice i sastav teritorije; lokalna pitanja iz nadležnosti opštine; redosled učešća lokalno stanovništvo u rješavanju ovih pitanja; strukturu i postupak formiranja organa lokalne samouprave i njihovih službenika; imena izabranih organa i funkcionera; njihov mandat; vrste, postupak donošenja i stupanja na snagu podzakonskih akata organa lokalne samouprave; garancije prava, osnova i vrste odgovornosti organa i funkcionera (opoziv, izražavanje nepovjerenja, prijevremeni prestanak ovlaštenja i dr.); pitanja komunalnih usluga; postupak za vlasništvo, korišćenje i raspolaganje opštinskom imovinom; karakteristike organizacije lokalne samouprave u područjima sa kompaktnim prebivalištem etničkih grupa, kozaka, uzimajući u obzir istorijske i druge tradicije. Povelje opština podliježu državna registracija... Pored statuta, pravni okvir pojedine opštinske formacije obuhvata i normativne pravne akte koje donose organi i službenici lokalne samouprave. To mogu uključivati ​​propise o radu lokalnih predstavničkih tijela, odluke predstavničkih tijela lokalne samouprave (na primjer, o utvrđivanju lokalnih taksi i naknada), odredbe o teritorijalnoj javnoj samoupravi u okviru opština. Prilikom regulisanja nadležnosti opštinskih organa koristi se princip supsidijarnosti, kada se primenjuje na razlikovanje nadležnosti države (RF) i državnih formacija (subjekata Ruske Federacije), s jedne strane, i opština, s jedne strane. drugo, to znači: pitanja koja se mogu rješavati na najnižem nivou, ne treba prenositi na viši nivo; opštinskim organima se daju zadaci kojima se ne mogu baviti udruženja građana korišćenjem samoorganizovanja i drugih oblika neposredne demokratije.

Koncept nadležnosti lokalne samouprave karakteriše njene sposobnosti i odgovornosti u svakoj od oblasti nadležnosti. U svojoj ukupnosti, subjekti nadležnosti i ovlašćenja čine nadležnost lokalne samouprave.

Subjekti, nosioci ovlašćenja su organi lokalne samouprave, njihovi funkcioneri i određena kategorija građana - birača. Svaki od ova tri elementa ima svoju nadležnost (npr. predstavničko tijelo - u oblasti budžeta, načelnik opštine - u oblasti upravljanja, građani - utvrđivanje sastava izabranih ili njihovo prijevremeno opoziv), ali kada se kombinuju, uzimajući u obzir subjekte nadležnosti, javlja se novi kvalitet, koji nije svojstven ni jednom elementu posebno, nadležnost opštine. Gore navedena lista nadležnosti pokazuje da lokalna samouprava ima značajne nadležnosti u različitim oblastima. Predmet i nadležnost se spajaju u konkretan događaj, čineći u tom slučaju nadležnost lokalne samouprave i konkretniju nadležnost organa (npr. načelnika uprave opštinske formacije) koji obavlja zadatak. Opće odredbe o predmetima nadležnosti opštine dobijaju svoju konkretizaciju u nadležnostima, čineći, zajedno sa prvom, nadležnost opštine, koja se razvija u ovlašćenjima njenih organa i službenika.

Kancelarijski rad je grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. U toku delatnosti bilo kog preduzeća, organizacije ili institucije donose se upravljačke odluke o različitim pitanjima. U ovom slučaju, potrebne informacije za donošenje odluka i same odluke mogu biti predstavljene u obliku dokumenata. Stoga se kancelarijski rad naziva i upravljačka dokumentacija. Efikasnost upravljanja, efikasnost, efikasnost, kultura rada rukovodećih radnika zavise od organizacije kancelarijskog posla. Razvoj novih informacione tehnologije u menadžmentu, novi kancelarijski programi se izvode na osnovu tradicionalnih pravila kancelarijskog rada. Kancelarijski rad se sastoji od dve neraskidivo povezane komponente: dokumentacije i organizacije rada sa dokumentima.

Svi poslovi sa dokumentima regulisani su regulatornom i metodološkom osnovom kancelarijskog rada. Reguliše:
- pravila papirologije;
- pravila za rad sa dokumentima;
- obezbjeđivanje sigurnosti dokumenata;
- postupak prenosa dokumenata u arhivu;
- rad biroa (funkcije, struktura);
- uvođenje novih informacionih tehnologija;
- rad sa dokumentima koji imaju pečat zabrane pristupa;
- pravni aspekti u vezi sa dokumentima i drugim pitanjima.

Pitanja upravljačke dokumentacije regulišu:
- zakone Ruske Federacije;
- stanje i industrijski standardi;
- Sveruski klasifikatori;
- vladine i industrijske smjernice za kancelarijski rad;
- uputstva za kancelarijski rad određene organizacije.

Dokumentaciona podrška menadžmenta obavlja niz sljedećih funkcija.

Uspostavljanje obrazaca i detalja dokumenata. Nakon sastavljanja teksta dokumenta, on mora biti pravilno sastavljen tako da ima pravnu snagu. Postupak formalizacije službenih dokumenata određen je GOST R6.30-2003 Zahtjevi za papirologiju, koji utvrđuje pravila za dizajn svakog detalja dokumenta. Dokument se sastoji od niza njegovih sastavnih elemenata, koji se nazivaju detalji. Pošto se pojavio stručni termin rekviziti, otkrićemo njegov sadržaj. U GOST 351141-98 za termine i definicije, rekvizit dokumenta naziva se "obavezni element formalizacije službenog dokumenta". Različiti dokumenti sastoje se od različitog skupa detalja. Broj detalja koji karakterišu dokumente određen je ciljevima izrade dokumenta, njegovom namenom, zahtevima za sadržaj i oblik ovog dokumenta i načinom dokumentacije. Osim detalja, dokument se može okarakterisati i znakovima kao što su originalnost i broj kopije, autentičnost i falsifikat, fizičko stanje dokumenta, format papira, način izrade dokumenta. Mnogi dokumenti imaju strogo ograničen broj detalja. Odsustvo ili netačna naznaka bilo kojeg od detalja u servisnom dokumentu čini dokument nevažećim. Za niz dokumenata izdatih od strane javnih organa i pod kontrolom vlade, sastav detalja dokumenata je utvrđen u zakonodavnom i pravila... Dokumenti, čiji obrazac nije predviđen, moraju sadržavati sljedeće obavezne podatke:
a) naziv dokumenta;
b) datum kada je dokument sastavljen;
c) naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
d) sadržaj poslovne transakcije;
e) instrumenti mjerenja poslovne transakcije u fizičkom i novčanom smislu;
f) nazive radnih mjesta lica odgovornih za obavljanje poslovne transakcije i ispravnost njene registracije;
g) lični potpisi ovih lica.

Skup detalja koji čine dokument naziva se obrazac dokumenta. Obrazac tipičan za određenu vrstu dokumenata, na primjer, nalog, akt, naziva se standardni obrazac.Standardni obrazac karakteriše određeni broj detalja raspoređenih u strogom nizu. Kada je 1920-ih u našoj zemlji počeo rad na ujednačavanju i standardizaciji dokumenata, razvijeni su prvi državni standardi za dokumente koji se odnose na njihovu formu i raspored detalja. Ovi standardi su važili do ranih 1940-ih. Rad na standardizaciji dokumenata ponovo je nastavljen 1960-ih. Godine 1965-1975. razvijeni su standardi koji utvrđuju zahteve za pojedinačne dokumentacione sisteme koji se koriste u oblasti menadžmenta (spoljnotrgovinski, unutartrgovinski, organizaciono-administrativni, primarni, računovodstveni).

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

NEDRŽAVNA OBRAZOVNA USTANOVA

VISOKO STRUČNO OBRAZOVANJE

KUZBASSKI INSTITUT ZA EKONOMIJE I PRAVO

PRAVNI FAKULTET

ODSJEK ZA HUMANITARNE DISCIPLINE

Test

Po disciplini: "Dokumentiranje aktivnosti upravljanja"

na temu "Organizacija kancelarijskog rada u organima javne vlasti i lokalne samouprave"

Izvršio: grupa učenika 303

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Uvod

Zaključak

Uvod

Potrebu za automatizacijom kancelarijskog rada i organizovanjem elektronskog upravljanja dokumentima danas prepoznaju državne i lokalne vlasti u gotovo svim konstitutivnim entitetima Ruske Federacije. Ali zajedno sa razumijevanjem takve potrebe nameće se niz pitanja, bez odgovora na koja je nemoguće prijeći na praktičnu implementaciju projekata.

Gdje biste trebali započeti implementaciju sistema? Kako ceo projekat podeliti na faze tako da efekat implementacije bude očigledan nakon prve faze, a raste sa svakom sledećom? Koje od raspoloživih tehničkih sredstava prvo treba nadograditi, a koje može čekati? Koja finansijska sredstva treba predvidjeti u budžetu sa raščlanjivanjem po godinama na osnovu realnosti određenog regiona?

Naime, sva ova pitanja odnose se na izradu kompetentnog plana za realizaciju projekta za nekoliko godina unaprijed, uzimajući u obzir planirano finansiranje, potrebe proizvodnje, tehnička oprema i planiranu modernizaciju tehničkog parka.

Rad inženjera, dizajnera, rukovodilaca proizvodnje oduzima mnogo vremena za proučavanje, analizu i izradu različite dokumentacije. Posebno velike poteškoće nastaju, po pravilu, u izradi proizvodnih dokumenata, što je prvenstveno zbog nedostatka specijalizovanog znanja kod sastavljača. Otklanjanje gubljenja vremena u procesima izrade i korišćenja dokumenata zahteva razumnu kombinaciju formalizacije i kreativnosti, a to, prema autorima, zahteva, s jedne strane, upoznavanje sastavljača dokumenata sa najviše opšti zakoni percepcija dokumenata, s druge - a to je glavni zadatak - formulisanje i sistematizacija opštih pravila i normi za izradu osnovnih dokumenata.

Svrha testni rad je studija o teorijskim osnovama organizacije kancelarijskog rada u organima javne vlasti i lokalne samouprave.

U skladu sa svrhom kontrole u radu su postavljeni sljedeći zadaci:

Definisati koncept toka posla;

Razmotrite ruski model kancelarijskog rada u vladi i lokalnim vlastima;

Identificirati EDD sisteme za različite nivoe vlasti;

Razmotrite automatizaciju razmjene dokumenata između vlasti.

1. Protok dokumenata kao osnova za rad organa

Kancelarijski rad u saveznom izvršnom organu obavlja se u skladu sa Pravilnikom o kancelarijskom radu u saveznim izvršnim organima, koji je odobrila Vlada Ruske Federacije od 15. juna 2009. godine br. 477. Borodina V.V. Kancelarijski rad u sistemu javne uprave. [Tekst] / V. V. Borodin. Izdavačka kuća: KRPE, 2008. - 154S Na osnovu ovog pravilnika, savezni organ izvršne vlasti, u saglasnosti sa saveznim organom izvršne vlasti u oblasti arhivske delatnosti, donosi uputstvo o papirologiji. Ova Pravila se ne odnose na organizaciju rada sa dokumentima koji sadrže državnu tajnu.

Dokumenti se sastavljaju na obrascima (standardni listovi papira A4 ili A5) ili u obliku elektronskih dokumenata i moraju imati utvrđen skup detalja, njihovu lokaciju i dizajn. Uzorci obrazaca odobravaju se naredbom rukovodioca izvršnog organa.

Svi dokumenti su podijeljeni na ulazne, odlazne i interne. Ulazni dokumenti prolaze inicijalnu obradu, registraciju, prethodno razmatranje u službi za upravljanje kancelarijama, predaju se upravi na razmatranje, a zatim idu izvođačima. Nakon izvršenja, dokumenti se stavljaju u dosije.

Svako tijelo formira svoj dokumentarni fond. Nomenklatura poslova organa usaglašava se sa stručnom revizionom komisijom odgovarajućeg saveznog državnog arhiva. Predmeti trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja se prenose u arhiv. Rezolucijom se utvrđuje procedura rada sa elektronski dokumenti.

Termin "tok rada" se trenutno koristi izuzetno široko i nalazi se u opisu gotovo svakog informacioni sistem... Automatizaciju toka posla implementiraju mnogi sistemi, a svaki od njih tvrdi da je "integrirani pristup automatizaciji toka posla". Istovremeno, raznolikost sistema je najšira: od sistema skladišnog knjigovodstva do softvera za kontrolu tehnoloških procesa.

U ovom radu se koriste pojmovi "dokumentotok", "kancelarijski rad" itd. razmatraju se isključivo u kontekstu organizacije rada državnih organa i lokalne samouprave. Shodno tome, termini se tumače isključivo uz korištenje nacionalnih propisa koji se primjenjuju na rad organa vlasti.

Prema definiciji (GOST R 51141-98), tok posla je "kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja ili otpreme", odnosno puni životni ciklus čitavog skup dokumenata u organizaciji dok se ne predaju u arhiv ili na uništenje.

Upravljanje evidencijama, ili „dokumentacija za upravljanje“, prema istom izvoru, znači „granu djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima“. Odnosno, kancelarijski rad je skup organizacionih mehanizama za održavanje i kontrolu toka rada službenih dokumenata. Međutim, u " Tipične upute o kancelarijskom radu u saveznim organima izvršne vlasti "od 27. novembra 2000. godine, kancelarijske funkcije više nisu ograničene na regulisanje samo službenog toka dokumenata. To nam omogućava da tvrdimo da sistemi kancelarijske automatizacije treba da kontrolišu ne samo promet registrovanih (službenih) dokumenata, ali i nacrte dokumenata.

2. Ruski model kancelarijskog rada u državnim organima i lokalnoj samoupravi

U Rusiji, na nacionalnom nivou, razvijena je jedinstvena tehnologija za rad sa upravljačkim dokumentima, takozvani državni sistem upravljačke dokumentacije (GS DOU). Ruski kancelarijski rad nema analoga u drugim zemljama ni po detaljnoj razradi tehnologije za rad sa dokumentima, ni po obimu distribucije. I ako na Zapadu razvoj automatizacije ureda stimulira razvoj tehnologija protoka dokumenata, u Rusiji, po pravilu, dolazi o automatizaciji tradicionalno uspostavljene tehnologije kancelarijskog rada.

Koje su karakteristike "ruskog modela" kancelarijskog rada? Tri su najupečatljivije prednosti: V. A. Spivak. Dokumentovanje aktivnosti upravljanja. [Tekst] / V.A. Spivak - Izdavačka kuća: Petar, 2008. - 98C.

Kontrola dokumenta, počevši od trenutka njegovog prijema;

Centralizacija kontrolnih funkcija;

Jedinstvene norme toka dokumenata.

Za razliku od zapadnih metoda rada sa dokumentima, Ruska praksa dokument se stavlja pod kontrolu u trenutku kada ga organ primi. Interni ili izlazni dokumenti dolaze u vidno polje kontrole odmah nakon "rođenja" - odnosno odobrenja. Istovremeno se prati i odnos dokumenata - ako se jedan dokument pojavio kao rezultat implementacije odluke donesene na drugom dokumentu. Sve to omogućava da se garantuje traganje puta bilo kog dokumenta koji dobije državni organ i lokalna samouprava, - uostalom, ni jedan registrovani dokument ne može nestati bez traga.

Maksimalna centralizacija kontrole toka dokumenata pretpostavlja da se dokument prvo mora prijaviti menadžmentu, a tek onda, obrastao rezolucijama u skladu sa hijerarhijom usluga, silazi do direktnih izvršilaca.

Još jedna važna karakteristika "ruskog modela" je postojanje jedinstvenih i detaljnih pravila za rad sa upravljačkim dokumentima u organizacijama, bez obzira na njihovo područje djelovanja. Sve aktivnosti kancelarijskih službi - ekspedicije, kancelarije, kontrolne grupe - regulisane su u skladu sa pravilima za popunjavanje upisnih knjiga, kartoteka i obrazaca za prijavu.

S obzirom na postojanje ovako detaljne regulative toka dokumenata u državnim organima, implementacija bez prilagođavanja je suštinski nova tehnologija ovaj ili onaj strani softver je nerealan. U ovom slučaju možemo govoriti o automatizaciji tradicionalnog kancelarijskog rada koristeći moderne informacione tehnologije.

Tradicionalni kancelarijski rad uključuje održavanje mnogih časopisa i/ili ormara za dosje koji služe dokumentima na papiru. A upravo je održavanje ovih kartoteka primarni objekt automatizacije ureda. Istovremeno, ništa ne sprečava da se u automatizovani sistem uključi mogućnost povezivanja kartice sa elektronskom slikom samog dokumenta (tekst, pa čak i slika, zvučni i video film). Na ovaj način, tehnološkim uslovima da pređete na elektronsko upravljanje dokumentima. Prelazak na elektronski dokumentotok, zauzvrat, stvara preduslove za formiranje elektronskih arhiva sa efikasnim mehanizmima za referentni i analitički rad na raznim dokumentima u različitim oblicima prezentacije.

S druge strane, korištenje kompjuterske mreže stvara uslove za decentralizaciju obavljanja različitih kancelarijskih funkcija uz zadržavanje centralizovane kontrole nad prometom dokumenata. Možete, na primjer, dozvoliti podjele i čak individualni radnici vrši samoregistraciju dokumenata i istovremeno centralizirano kontroliše njihov prolaz. Štaviše, prisustvo mreže koja povezuje geografski udaljene organe vlasti omogućava centralizovanu kontrolu nad cirkulacijom dokumenata, što je nemoguće implementirati u okviru čisto papirne tehnologije.

Ruski model cirkulacije dokumenata ne samo da je u potpunosti kompatibilan sa modernim pristupima procesima upravljanja, već i značajno nadmašuje zapadne modele građenja cirkulacije dokumenata. Zaista, u ruskom modelu, gubitak dokumenata može nastati samo zbog direktnog kršenja uputstava za kancelarijski rad.

3. Odabir pristupa automatizaciji toka posla

Potreba automatizacije rada državnih organa i lokalne samouprave sada je svima očigledna.

Papirologija korištenjem papirnih dnevnika i kartoteka nespojiva je sa zahtjevima za poboljšanjem efikasnosti državnih službenika iz više razloga.

Informacije o dokumentima i toku njihovog izvršavanja distribuiraju se kroz sistem datoteka organizacije i njen strukturne jedinice... Dakle, dobijanje informacija o radu sa dokumentima u preduzeću zahteva pretragu i obradu podataka iz heterogenih i decentralizovanih kartoteka.

Fajlovi dokumenata su obično odvojeni od izvršitelja. Sadrže nepotpune i neoperativne informacije o stanju dokumenata.

Umnožavanje i kretanje velikog broja papirnatih dokumenata, održavanje brojnih i umnožavajućih časopisa i kartoteka dovodi do velikog iznosa neproduktivnih troškova rada.

Međutim, kardinalni, revolucionarni pristupi prometu dokumenata državnih organa i lokalne samouprave su veoma opasni. To može dovesti ne samo do kašnjenja u implementaciji, već i do ozbiljnih problema u upravljanju.

Microsoft, zajedno sa partnerima, nudi dva korak-po-korak softversko-metodološka rješenja u oblasti organizacije toka rada državnih organa i lokalne samouprave: Borodina V.V. Kancelarijski rad u sistemu javne uprave. [Tekst] / V.V. Borodin. Izdavačka kuća: KRPE, 2008. -184C.

Automatizirana papirologija za tijek rada na papiru;

Elektronsko upravljanje dokumentima i kancelarijski rad.

Takav pristup korak po korak će nesmetano povećati efikasnost organa vlasti, eliminirajući mogućnost dezorganizacije njegovih aktivnosti. Automatizovana papirologija za rad na papiru je, u najkraćem mogućem roku, glavni pristup automatizaciji toka rada u vladinim i lokalnim vlastima.

Dokumenti koje organ obrađuje, uključujući i one koji se prenose kompjuterskom tehnologijom, imaju dva oblika - tradicionalno papirni i elektronski. Ova simbioza je posledica činjenice da savremeni načini pripreme dokumenata podrazumevaju elektronski oblik čuvanja dokumenata, a normativna baza i dobro utvrđena pravila prometa – papir. Također, najvažniji argument u korist očuvanja papirnih dokumenata je nenadmašna pogodnost rada s njima. Pravila i navike se mijenjaju mnogo sporije od mogućnosti moderne informacione tehnologije.

U organima državne vlasti i lokalne samouprave, po svemu sudeći, dugo će se, prilikom obrade dokumenata u elektronskom obliku, sačuvati poslovi koji zahtevaju izradu njihovih kopija na papiru. Menadžeri po pravilu radije rade s papirnim dokumentima. Osim toga, dok se razmjena službenih dokumenata između organa vlasti i njihovo prenošenje u državne arhive odvijaju iu papirnom obliku.

Elektronsko upravljanje dokumentima i kancelarijski rad (EDD) predstavlja tehnološki odgovor na savremene zahtjeve trenutne političke i ekonomske situacije za efikasnošću. ruske vlasti državne vlasti i lokalne samouprave. Iskustvo njegove implementacije u zapadnim državnim organima i primjeri eksploatacije u velikim, progresivnim ruskim komercijalnim strukturama također govore u prilog EDD.

4. Sistemi za organizovanje elektronskog upravljanja dokumentima

Kao što je već spomenuto, elektronsko upravljanje dokumentima je kombinacija novih tehnologija za rad sa dokumentima. Primijenjene tehnologije omogućavaju organiziranje "bešavne" interakcije sistema koji pružaju različite operacije obrade dokumenata. Prije svega, takve tehnologije uključuju: V.A. Spivak. Dokumentovanje aktivnosti upravljanja. [Tekst] / V.A. Spivak - Izdavačka kuća: Petar, 2008. - 68C.

Tehnologije za prepoznavanje teksta koje pretvaraju papirnate dolazne dokumente u potpuno elektronički oblik prezentacije;

Elektronički analog vlastitog potpisa;

Sredstva za prijenos podataka;

Sredstva za pohranjivanje elektronskih informacija.

Ove tehnologije omogućavaju podsistemima koji obavljaju različite funkcije da se organski nadopunjuju. Takva interakcija može dramatično povećati efikasnost državnih službenika u radu sa dokumentima.

Elektronski tok dokumenata omogućava stvaranje jedinstvenog informacionog prostora u državnom organu, integrišući sve dokumentarne sisteme u informaciono čvorište. Integracija se vrši bez gubitka kvaliteta rada sa dokumentima, uz očuvanje tradicije ruskog kancelarijskog rada. Osnova takve integracije je pouzdano skladištenje dokumenata i sistema toka posla koji su u interakciji sa njim. Svi obrađeni dokumenti pohranjeni su u jedinstveno skladište, što omogućava optimalnu pretragu i odabir informacija prilikom pripreme materijala. Trenutno se u većini organa vlasti i lokalne samouprave mnoge operacije već obavljaju uz pomoć kompjuterske tehnologije. Zadatak sistema automatizacije je da organizuje efikasan kolektivni rad na tekstovima dokumenata i svakom državnom službeniku obezbedi bogat informacioni prostor za podršku aktivnostima.

5. Tok dokumenata službenih dokumenata

Osnovni cilj u razvoju tehnologija elektronskog upravljanja dokumentima bio je postizanje maksimalnog kontinuiteta pravila i tehnika upravljanja papirnim dokumentima i kancelarijskog rada u časopisima, što omogućava bezbolan prelazak sa tradicionalnih tehnologija na moderne.

Kancelarijski sistem obrađuje dokumente koji se čuvaju u jedinstvenom repozitorijumu dokumenata organa. Ovo vam omogućava da dokumente koje obrađuje službeni tok dokumenata uključite u jedinstveni informacioni prostor organa.

Tehnologiju elektronskog upravljanja dokumentima podržavaju sljedeće funkcionalnosti sistema: M.I. Basakov. Rad u kancelariji. Tutorial za studente obrazovne institucije srednji stručno obrazovanje... [Tekst] / Basakov M.I. Izdavačka kuća: Marketing, 2002.-95S.

Automatska registracija dolaznih dokumenata koji se prenose e-poštom ili putem internet portala, uključujući i one koji su opremljeni elektroničkim digitalnim potpisom (EDS) i kripto zaštitom;

skeniranje i prepoznavanje papirnih dokumenata pomoću ugrađene OCR tehnologije;

Dodatak na registarsku karticu (RK) elektronske slike dokumenta u obliku datoteke (fajlova) bilo kojeg formata;

razlikovanje prava pristupa priloženim datotekama elektronske slike dokumenta;

Obezbjeđivanje lične virtuelne kancelarije svakom službeniku – učesniku u procesu papirologije, čime se obezbjeđuje pristup službeniku samo dokumentima koji se odnose na njegovu nadležnost;

Osiguravanje procesa odobravanja (odobravanja) nacrta dokumenata;

pretraživanje punog teksta i atributa za elektroničke dokumente, uključujući daljinsko pretraživanje punog teksta;

Slanje elektronskom poštom ili objavljivanje na internet portalu organa elektronskih odlaznih dokumenata (pomoću bilo koje elektronske pošte koja podržava MAPI), zaštićenih digitalnim potpisom i enkripcijom pomoću sertifikovanih sredstava;

Formiranje i izvršenje predmeta, tj. grupisanje izvršenih spisa u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta i sistematizacijom spisa u predmetu;

Arhivsko čuvanje elektronskih dokumenata, poslovi organa.

Glavna računovodstvena jedinica u sistemu je RK dokumenta, čija potpunost detalja omogućava generisanje statističkih i analitičke izvještaje raznim rezovima informacija, lakoćom pretraživanja.

U ovom slučaju, glavni skup detalja Republike Kazahstan može se proširiti proizvoljnim skupom dodatnih detalja definisanih za svaku grupu dokumenata. Za dodatne detalje o RK moguće je, uz glavne detalje, pretraživati ​​i birati podatke prilikom generiranja izvještaja. Po prijemu elektronskog ulaznog dokumenta, njegova registracija se vrši u automatizovanom režimu. Za dokument primljen kao rezultat razmjene između dva EDD sistema, većina detalja RK se generira automatski. Elektronska slika dokumenta nalazi se u prilogu RK. Istovremeno se provjerava identitet dokumenta sa EDS i kripto zaštitom. Ako dolazni dokument stiže u papirnom obliku, sistemsko okruženje poziva OCR paket, a po prijemu njegove elektronske slike vraća se u sistem kancelarijskog rada uz istovremeno prilaganje dokumenta u RK. Korisnik sistema koji je priložio datoteku dokumenta postavlja prava pristupa datoteci na nivou oznake tajnosti, kao i zaštitu (otkazivanje zaštite) od uređivanja.

Ukoliko je potrebno prevesti relativno veliki obim papirnih dokumenata namenjenih za izvršenje i skladištenje u elektronski oblik, predlaže se korišćenje opcije „Stream registracija“. U ovom slučaju, nakon unosa registracijskih podataka o dokumentu u RK, korisnik automatizovane radne stanice (AWS) registracije toka ispisuje na prvi list bar koda, koji odgovara internom sistemskom broju koji je sistem dodijelio registrovani dokument. Nakon toga, dokumenti slučajnim redoslijedom iz različitih radnih stanica in-line registracije šalju se na radnu stanicu za skeniranje opremljenu skenerom velike brzine. Skenirane elektronske slike dokumenata ulaze u bazu podataka i, zahvaljujući tehnologiji ekstrakcije bar kodova, pričvršćuju se na odgovarajuće registracijske kartice dokumenata.

Nakon registracije, RK sa priloženim dokumentom se putem mreže šalje službenom licu nadležnom za donošenje odluke o izvršenju dokumenta, a zatim izvršiocima dokumenta u skladu sa detaljima donesenog rješenja. Štaviše, svaki vođa ili izvođač je obdaren određena prava, koji omogućavaju da se obezbedi organizacija rada sa dokumentima, što je moguće bliža tradicionalnom radu za stolom, na kojoj se nalaze dokumenti koji su u nadležnosti samo ovaj zaposlenik i koji ili čekaju početak izvršenja (u folderu Primljeno), ili ih je zaposleni prihvatio na izvršenje (u folderu Na izvršenju), ili se prenose podređenima sa naznakom roka (u folderu Kontrola).

U toku rada sa elektronskim dokumentima, omogućava se kombinovano pretraživanje po punom tekstu i atributima traženog dokumenta, uključujući i uz pomoć web pristupa dokumentarnoj bazi podataka sistema.

Fajlovi sa tekstovima (slikama) odlaznih i interna dokumenta prema standardnoj tehnologiji, također su priključeni na RK. Odlazni dokument, praćen detaljima Republike Kazahstan, može se zaštititi EDS-om, šifrirati i prenijeti primaocu.

Tako je, uz mogućnost registracije dokumenata primljenih putem komunikacionih linija, obezbeđen korporativni elektronski tok dokumenata. Izvršeni dokumenti se formiraju u fajlove i prenose u arhivu.

6. Automatizacija razmjene dokumenata između organa

Mnoge vladine agencije sada koriste stare automatizovane sisteme za upravljanje dokumentima. Izgrađeni su na različitim softverskim i hardverskim osnovama. Neki od njih, koje isporučuju Microsoft partneri (uključujući gore opisani sistem "Case" kompanije "Electronic Office Systems"), implementirani su na osnovu moderne tehnologije... Takođe, značajan broj sistema prethodnih generacija baziranih na MS DOS-u i drugim platformama je i dalje u funkciji. Objedinjavanje sistema u svim državnim organima u dogledno vrijeme nemoguće je kako iz političkih (prava subjekata Federacije i lokalne samouprave), tako i iz praktičnih razloga. Implementacija, a posebno zamjena operativnih sistema je prilično dug, težak i skup proces.

U ovoj situaciji prirodno je rješenje razviti takav način međuresorne razmjene dokumenata, koji bi se mogao lako prilagoditi različitim formatima dolaznih/odlaznih poruka i omogućiti povezivanje. različiti sistemi.

Razmjena elektronskih dokumenata mora biti propisno osigurana. Dokumenti moraju biti opremljeni elektronskim potpisom koji garantuje autorstvo i nepromjenjivost sadržaja dokumenta, au nekim slučajevima - zatvoreni kriptografskim putem od neovlaštenog pristupa.

Svaka organizacija ima mnogo dopisničkih organizacija sa kojima razmjenjuje dokumente, a sve mogu imati različite formate poruka, pa čak i mreže. Sistemi opterećenja pojedinačne organizacije funkcija stalne podrške servisnim informacijama neophodnim za organizovanje razmene je neprikladna. Logično je graditi razmjenu dokumenata ne po principu "svaki sa svakim", već po principu "zvijezde" - na bazi Centara za razmjenu dokumenata (DPC).

Data centri mogu obavljati sljedeći skup funkcija:. Kirsanova M.V. Kancelarijski rad u vladi i lokalnoj samoupravi: udžbenik. dodatak [Tekst] / M. V. Kirsanova. - Izdavač: Infra-M :, 2004.-- 127 S.

Konverzija i koordinacija formata ulaznih i odlaznih dokumenata;

Podrška za baze podataka adresa i izračunavanje ruta dostave dokumenata;

Garantovana dostava dokumenata;

Dodatno arhiviranje dokumenata;

Podrška i sinhronizacija priručnika.

Centri za razmenu poruka takođe mogu preuzeti ulogu CA koji podržavaju infrastrukturu privatnih i javnih ključeva, procedure autentifikacije za organizacije koje učestvuju u razmeni.

Za integraciju sa data centrom, stari korporativni sistemi, ako je potrebno, mogu se dopuniti posebnim modulima interfejsa koji obezbeđuju preliminarnu konverziju formata i procedure razmene sa data centrom.

7. GIE sistemi za različite nivoe vlasti

Rješenje za općinske i druge vlasti sa malim obimom toka posla. Ova kategorija može uslovno uključiti opštinske upravljačke strukture sa malim obimom toka posla koje nemaju dovoljnu tehničku osnovu za implementaciju punopravnog EDD sistema. Za njih se može preporučiti jednokorisničko rešenje, opremljeno sredstvima sigurne razmene elektronskih dokumenata sa višom organizacijom - direktno ili preko data centra. Korisnik ovakvog rješenja je obično zaposlenik zadužen za kancelarijski rad organizacije. Istovremeno se radi i sa papirnom dokumentacijom, ali sistem vodi evidenciju ulaznih/odlaznih dokumenata, evidenciju rješenja o dokumentima, dokumentima koji su otpisani u predmet i arhivirani. Uz veliki broj zaposlenih može se voditi i evidencija kretanja papirnih originala. Dokumenti primljeni u elektronskoj formi od matične organizacije se odmah registruju, štampaju i počinju sa izvršavanjem pre prispijeća papirnih originala. Matična organizacija se automatski obavještava da je dokument registrovan. Ovo rješenje omogućava:. Kirsanova M.V. Kancelarijski rad u vladi i lokalnoj samoupravi: udžbenik. dodatak [Tekst] / M. V. Kirsanova. -Izdavanje: Infra-M :, 2004. - 154S.

Ubrzati razmjenu ulaznih/odlaznih dokumenata sa matičnom organizacijom;

Smanjite broj "izgubljenih" dokumenata čija je lokacija nepoznata.

8. Rješenje za lokalnu samoupravu

Ova kategorija može uslovno uključiti opštinske upravljačke strukture sa prosječnim obimom toka posla od 3.000 do 10.000 dokumenata godišnje, kancelariju ili sekretarijat kao strukturno odvojenu jedinicu i obavljanje poslova ne samo sa dokumentima organizacija, već i pismima i apelima građana i preduzeća. Takve organizacije obično imaju dovoljnu flotu personalnih računara povezanih na lokalnu mrežu. Za njih se može preporučiti višekorisničko rešenje sa brojem radnih mesta od 5 do 20, opremljeno sredstvima sigurne razmene elektronskih dokumenata sa višim i nižim organizacijama (direktno ili preko data centra), vezom sa portalom za informisanje i prijem prijava građana i organizacija i mogućnost daljinskog pristupa Internetu podacima EDD sistema. Sistem treba da obezbijedi registraciju ulaznih/odlaznih dokumenata, knjiženje rješenja o dokumentima, dokumenata koji se otpisuju na predmet i čuvaju u arhivi. Takođe treba voditi evidenciju o kretanju papirnih originala.

Korisnici ovakvog rješenja najčešće nisu samo službenici, već i određeni broj zaposlenih u funkcionalnim jedinicama. S obzirom da većina zaposlenih u ovakvim organizacijama poseduje personalne računare, u okviru ovakvog rešenja već se može organizovati rad sa delom dokumenata, uglavnom ili isključivo u elektronskom obliku. Ulazni papirni dokumenti se mogu digitalizovati, a sav dalji rad sa njima već se može obavljati u elektronskom obliku. Proces izvršenja dokumenta (izricanje i izvršenje rješenja) može se organizovati i elektronski.

Ukoliko organizacija ima stalno dostupan Internet kanal, daljinski pristup EDD sistemu se može organizovati preko web interfejsa, koji omogućava praćenje toka rada kao zvaničnici, gostujuće i više organizacije.

Ovo rješenje omogućava: Kuznetsov I.N. Dokumentaciona podrška menadžmentu i kancelarijskom radu. [Tekst] / IN Kuznjecov. - M.: Yurayt, 2008.-84S.

Ubrzati razmjenu dokumenata sa višim i nižim organizacijama;

Smanjiti opterećenje službeničkog osoblja prenošenjem dijela funkcija na odjele;

Povećati efikasnost kontrole izvršenja dokumenata;

Organizovati efikasan sistem skladištenje povezanih dokumenata;

Smanjite vrijeme potrošeno na traženje potrebnih dokumenata;

Smanjiti broj "izgubljenih" dokumenata čija je lokacija nepoznata;

Ubrzati i učiniti efikasnijim rad zaposlenih na izvršenju dokumenata;

Smanjiti troškove rada sa prijavama građana i organizacija koje se podnose u elektronskom obliku (putem portala);

Omogućiti kontrolu nad izvršenjem važnih dokumenata sa strane viših organizacija.

Za razvoj i podršku portala, kao i za organizaciju udaljenog pristupa Internetu podacima EDD sistema, seta Internet tehnologija kompanije Microsoft (Internet Information Services, ASP tehnologija, Microsoft Index Server) i API-ja koje obezbeđuje Delo- Enterprise sistem za objavljivanje dokumenata može se koristiti direktno iz baze.

automatizacija toka rada

Zaključak

Odlika kancelarijskog rada i toka rada u organima javne vlasti ili lokalne samouprave, kao sistema dokumentacione podrške menadžmentu, je stopostotni odraz procesa upravljanja u dokumentarnom obliku. Zbog toga procesi kancelarijskog rada i toka posla postaju samodovoljni i zahtijevaju vlastiti sistem upravljanja.

Trenutno je u toku proces uvođenja računarske tehnologije i mreža u vladine institucije, a u mnogima od njih je do sada postignut nivo dovoljan za uvođenje savremenih tehnologija za rad sa dokumentima. Ali osim kompjutera i mreža, za to je potreban i set modernih softverskih rješenja.

Ruska Federacija je potpuno svjesna značaja ove oblasti, što se ogleda u Federalnom ciljnom programu „Elektronska Rusija“ u cjelini i nizu njegovih konkretnih aktivnosti.

Krajnji rezultat administrativne aktivnosti državnog aparata zavisi od mnogih posrednih karika, od kojih je jedna deloorizstvo, koja omogućava da se obezbedi efikasnost i fleksibilnost u donošenju odluka. Case-production koordinira sve faze rada - od dizajna do praktične implementacije rješenja. Proces kontrole uključuje sljedeće osnovne tipične dokumentirane operacije:

Prikupljanje i obrada dokumentarnih informacija; priprema odluke;

donošenje odluka i dokumentovanje; saopštavanje odluka izvršiocima;

Izvršenje odluke; kontrola izvršenja; prikupljanje informacija o učinku;

Prijenos informacija preko vertikalnih i horizontalnih veza; skladištenje i pronalaženje informacija.

Upravljački aparat svoje funkcije ostvaruje uglavnom putem univerzalnih i ovlaštenih organizacijskih i administrativnih dokumenata koji kruže bez obzira na specifičnosti djelatnosti u svim djelatnostima. Nacionalna ekonomija i javne uprave. S obzirom da upravljački aparat zapošljava više od 14 miliona ljudi, a godišnji tiraž dokumenata u zemlji iznosi oko 60 milijardi listova i nastavlja da raste, onda nema sumnje da je efikasan regulacija ovaj proces je od velike važnosti. Državni standardi dokumenata, klasifikatori u cijeloj Uniji i jedinstveni dokumentacijski sistemi djeluju kao jedno od sredstava regulacije tokova dokumenata. Ovi i drugi standardi su prepoznati za stabilizaciju cirkulacije dokumenata u zemlji tokom čitavog tehnološkog ciklusa, za stvaranje optimalne tehnologije za upravljanje dokumentacijom svake upravljačke jedinice.

Spisak korišćene literature

1. M.I. Basakov. Rad u kancelariji. Udžbenik za učenike obrazovnih ustanova srednjeg stručnog obrazovanja. [Tekst] / Basakov M.I. Izdavačka kuća: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Kancelarijski rad u sistemu javne uprave. [Tekst] / V. V. Borodin. Izdavačka kuća: KRPE, 2008. - 376p.

3. Kirsanova M.V. Kancelarijski rad u vladi i lokalnoj samoupravi: udžbenik. dodatak [Tekst] / M.V. Kirsanov. - Izdavač: Infra-M :, 2004.-- 256 str.- (Visoko obrazovanje)

4. Kuznjecov I.N. Dokumentaciona podrška menadžmentu i kancelarijskom radu. [Tekst] / I.N. Kuznjecov. - M.: Yurayt, 2008.-- 576s.

5. Spivak V.A. Dokumentovanje aktivnosti upravljanja. [Tekst] / V.A. Spivak - Izdavačka kuća: Petar, 2008. - 256s.

6. Državni sistem dokumentacione podrške menadžmentu. Opšti zahtjevi za dokumente i dokumentacijske usluge. - M., 1991

Objavljeno na Allbest.ru

...

Slični dokumenti

Proučavanje ovlasti državne vlasti i lokalne samouprave u modernoj Rusiji. Načini sprovođenja određenih državnih ovlašćenja od strane opštinskih organa. Odnos lokalne uprave i vlasti.

seminarski rad, dodan 04.05.2010


Teorijski aspekti organizacija dokumentacione podrške menadžmentu u zdravstvenoj ustanovi. Razlike između kancelarijskog rada i toka posla. Zapadni sistemi za automatizaciju ureda u Rusiji. Analiza prometa bolničke dokumentacije.

teza, dodana 06.01.2013


Studija posebnosti upravljanja kadrovima u Volgogradskom odjeljenju Ministarstva goriva, energetike i tarifa. Unapređenje regulatornog okvira za upravljanje kadrovima u državnim organima.

teze, dodato 08.04.2014


Karakteristike uprave seoskog naselja Suschevsky Kostromske oblasti. Pravna osnova organizacije lokalne samouprave. Odnos organa lokalne uprave i organa vlasti. Upravljanje osobljem administracije.

izvještaj o praksi, dodan 07.09.2009


Analiza lokalne samouprave, utvrđivanje njenog mjesta i uloge u sistemu javne uprave. Glavni problemi u oblasti interakcije organa lokalne samouprave. Karakteristike interakcije vlasti u opštini Surgut.

disertacije, dodato 22.08.2011


Pojam i značaj kancelarijskog rada u delatnosti preduzeća, principi i uloga automatizacije. Poslovi službe upravljačke dokumentacije. Tehnologije za implementaciju sistema elektronskog upravljanja dokumentima, korišteni softveri.

seminarski rad, dodan 01.10.2015


Kadrovsko savjetovanje: koncept, suština i sadržaj. Razvoj HR konsaltinga u Rusiji. Outsourcing kao savjetodavna metoda. Optimizacija administrativnih i upravljačkih procesa u državnim i lokalnim organima uprave u Ruskoj Federaciji.

seminarski rad dodan 26.06.2013


Opisi upotrebe računarskih tehnologija za unapređenje procesa dokumentacione podrške menadžmentu. Karakteristike kancelarijskog rada Astrahanskog državnog konzervatorija. Analiza tokova dokumenata, organizacija rada sa dokumentima.

teza, dodana 12.12.2011


Suština organizacione strukture organa javne vlasti, principi i pristupi njenom formiranju, karakteristike i kriterijumi za ocjenu efikasnosti. Preporuke za unapređenje organizacione strukture Izvršni komitet datoj oblasti.

teze, dodato 08.04.2015


Dokumentovanje aktivnosti upravljanja. Državni sistem predškolskih obrazovnih ustanova. Poslovno i komercijalno pismo. Organizacija rada sa dokumentima. Automatizacija procesa podrške upravljačkoj dokumentaciji. Istorija kompjuterizacije kancelarijskog rada.