Sve o tuningu automobila

Stvaranje efikasnog sistema kontrole izvršenja naloga. Organizacija kontrole izvršenja naloga

KONTROLA IZVRŠENJA DOKUMENTA

Kontrola izvršenja dokumenata i donesenih odluka jedna je od najvažnijih funkcija upravljanja, čija je svrha da omogući blagovremeno i kvalitetno izvršenje dokumenata, da obezbijedi prijem analitičkih informacija neophodnih za procjenu aktivnosti strukturnih odjela. , filijale i određene zaposlenike.

razlikovati:

    kontrola merituma rješavanja pitanja, izvršenja naloga;

    kontrolu nad vremenom zadatka.

Kontrola o meritumu izvršenja naloga, rješavanje pitanja vrši rukovodilac (organizacija ili strukturna jedinica) ili posebno ovlašćena lica. Kontrola je u suštini procjena koliko je ispravno, uspješno i u potpunosti riješen problem.

Kontrola rokova za izvršenje dokumenata u velikoj organizaciji vrši odjeljenje ili kontrolna grupa, koja je dio službe za upravljanje dokumentacijom (DOU), u maloj organizaciji - sekretarijat ili sekretar. Kontrolu rokova izvršenja dokumenata možemo podijeliti na tekuću i preventivnu.

V GOST R 51141-98 "Kancelarijski i arhivski poslovi. Termini i definicije" sljedeća definicija je fiksna: " Kontrola izvršenja dokumenta- ovo je skup radnji koje osiguravaju blagovremeno izvršenje dokumenata. "Istovremeno, glavni zadaci grupe za kontrolu izvršenja (zaposlenik koji vrši kontrolu) su:

    praćenje i fiksiranje stvarno izvršenje ulazna, izlazna i interna dokumenta od velikog značaja, evidentirana uputstva rukovodstva;

    generalizacija informacija dobijenih tokom praćenja procesa i rezultata izvršenja, donošenje ovih informacija u menadžment u prikladnom formalizovanom obliku;

    izradu prijedloga za ubrzanje tokova dokumenata i jačanje izvođačke discipline.

Ponekad, odlukom rukovodstva organizacije, kontrola nad izvršenjem dokumenata može se dodijeliti zaposleniku koji nije u osoblju predškolske obrazovne ustanove. Ovo je prilično uobičajena praksa u pripremi administrativnih dokumenata, kada se kontrola izvršenja može dodijeliti bilo kome od zaposlenika ili preuzeti od strane samog rukovodioca. Ali centralizacija kontrole nad izvršenjem dokumenata je važan faktor u njenom efikasnom postavljanju.

Kontrola (vremenskog) izvršenja dokumenata uključuje nekoliko uzastopnih faza:

    dostavljanje dokumenata na kontrolu;

    provjera blagovremenosti donošenja dokumenata određenim izvođačima;

    prethodnu provjeru i regulisanje toka izvršenja;

    uklanjanje dokumenata iz kontrole;

    računovodstvo i generalizacija napretka i rezultata izvršenja dokumenata.

Početak kontrolnih operacija, odnosno postavljanje dokumenata za kontrolu, poklapa se sa trenutkom registracije dokumenata primljenih ili stvorenih u organizaciji. Ako dokument ima određen datum izvršenja naveden u tekstu, ili je dokument uvršten u spisak dokumenata sa standardnim rokovima, ima pravo da ga predškolska obrazovna ustanova stavi pod kontrolu odmah po registraciji. Pristigla dokumenta sa pojedinim rokovima stavljaju se na kontrolu nakon što ih pregleda rukovodilac, koji u svom rešenju određuje konkretan rok.

Kada se dokument preda na kontrolu, u njegovom gornjem polju se stavlja kvačica ( rekviziti 19). Ista oznaka se upisuje i u obrazac za registraciju.

Za dokumente koji sadrže složen zadatak mogu se postaviti dugi rokovi (nekoliko mjeseci, šest mjeseci, godina). U ovom slučaju, potrebno ga je podijeliti na faze i kontrolirati implementaciju zadatka po fazama. 5

Izvršenje dokumenta mora se kontrolisati od trenutka kada je stavljen pod kontrolu, nakon čega se dokument predaje izvođaču(ima). U tom slučaju poželjno je da kontrolna grupa ili zaposlenik zadužen za kontrolu, proveravali blagovremenost donošenja dokumenta određenom izvođaču.

Tokom perioda izvršenja, dokument se mora izvršiti preliminarne provjere i regulisanje toka izvršenja, čiji se rezultati po pravilu evidentiraju i u registraciono-kontrolnoj kartici. Izvođači su odgovorni za tačnost datih informacija.

Recenzije se mogu obaviti usmeno ili pismeno. U ovom drugom slučaju, pisane opomene priprema kontrolna služba. Mogu biti posvećeni i određenom zadatku i poseban dokument ili izvođača. Također je moguće pripremiti i poslati podsjetnike koji sadrže informacije o dokumentima koji se nalaze u jednom ili više strukturnih odjela.

Vrijeme preliminarnih provjera napretka izvršenja dokumenata treba utvrditi u pravilniku organizacije (ili, ako ga nema, u službenim uputstvima).

Uklanjanje dokumenta iz kontrole vrši rukovodilac koji je uspostavio kontrolu, ili u njegovo ime predškolska obrazovna ustanova, uklanjanje dokumenta sa kontrole ozvaničava se oznakom o izvršenju dokumenta i upućivanju u predmet ( rekviziti 28).

Dokument se smatra izvršenim i skinut sa kontrole nakon stvarnog izvršenja instrukcija o meritumu, dokumentovane potvrde izvršenja i saopštavanja rezultata zainteresovanim organizacijama i licima, ili ako u materijalima dostavljenim na njemu i dokumentu nisu data dodatna uputstva. materijali se ne vraćaju na doradu. Prenos dokumenata na izvršenje drugim zaposlenima nije osnov za njihovo skidanje sa kontrole ili odlaganje rokova. Ukoliko kontrolna služba utvrdi da sadržaj, oblik i postupak izvršenja ne odgovara zadatku, treba da ima pravo da vrati dokument na doradu bez produženja roka.

Podatke o toku i rezultatima kontrole izvršenja dokumenata treba uzeti u obzir i periodično sažimati, odnosno analizirati. Po pravilu, informacije o stanju izvođačke discipline se sumiraju na mjesečnoj osnovi i predstavljaju u obliku sažetaka sa strukturom utvrđenom u organizaciji.

Na osnovu rezultata analize razvijaju se i poduzimaju mjere za ubrzanje izvršenja dokumenata, poboljšanje kvaliteta izvedbene discipline, te unapređenje organizacije kontrole i upravljanja općenito.

Dodatne informacije:

    tok dokumenata;

    oblici kontrole izvršenja dokumenata;

    rokovi za izvršenje dokumenata;

    registracija dokumenata;

    prijem i primarna obrada dokumenata koje je primila organizacija;

    preliminarni pregled dokumenata od strane predškolske obrazovne ustanove;

    informacioni i referentni rad na dokumentima organizacije;

    obrada izvršenih i poslanih dokumenata.

Za upravljanje kompanijom teško: treba tražiti pristupe, izgraditi strukturu nagrada i kazni, sisteme kontrole zaposlenih. Ali najteže je razumno procijeniti rad podređenih, oslanjajući se na njihovu marljivost u zadacima. Problem kontrole narudžbi više nije problem, mi to garantujemo!

Kako funkcioniše LeaderTask sistem kontrole naloga?

Hajde da to shvatimo korak po korak; Odmah ću vam reći - sistem narudžbi će raditi tačno onako kako VI želite. Hvala za jedinstvena fleksibilnost ugrađeni alati:

  1. Direktno u LeaderTasku kreirajte narudžbu jednog od vaših zaposlenika iz lijevog izbornika ili jednostavno prevlačenjem i ispuštanjem zadatka na ime zaposlenika.
  2. Dodijeli rok i broj sati/minuta riješiti problem.
  3. Sigurno ćete znati da li je zaposlenik pročitao vašu narudžbu: njegov avatar će biti obojen u normalnoj boji otarasiti se translucency(kada nepročitano).
  4. Za svaki zadatak možete komunicirati sa izvođačem u posebno kreiranom chat, a u tijelu zadatka - pohraniti sve datoteke i dokumente.
  1. Zaposlenik postavlja status zadatka. To može biti “ Na poslu”, “Na pauzi”, “Odbijeno" itd.
  2. Čim izvođač postavi “U toku”, odbrojavanje u inline funkciji Tajming... Tako ćete uvijek biti svjesni koliko je vremena zaposlenik potrošio na određeni zadatak. I moći ćete da gradite rad organizacije u zavisnosti od kompetencija i brzina vaših podređenih.
  3. Kada je posao na zadatku završen, zaposleni će postaviti odgovarajući status. Odmah će se pojaviti kod kupca u odjeljku “ Spremno za isporuku”, I on će moći prihvatiti problem ili ga poslati na reviziju.

Najzanimljivije je da ni jedan zadatak neće biti izgubljen ako ga sami ne izbrišete. One. čak i nakon godinu ili 2 možete ga naći među završenim zadacima.

Stoga je organizacija kontrole reda laka kao i ljuštenje krušaka u LeaderTasku. Ali šta je sa podređenim?

Kako ne propustiti zadatak od svog supervizora?

Naravno, veliki posao zaposlenih može uticati na njihovu pažnju i kontrolu naloga šefa. Ali LeaderTask to neće dozvoliti: zahvaljujući sinhronizaciji!

Čim menadžer preda novi zadatak, to će biti prikazano na zaključanom ekranu izvođača, bilo da iPhone ili uređaj zasnovan na Android... Čak i na satu Android Wear i Apple Watch - za poznavaoce ovih.

Iako smo izuzetno zauzeti ljudi, i dalje imamo naviku da gledamo u ekran pametnog telefona jednom na sat, tako da definitivno nećemo propustiti zadatak. Pogledajte kratak video o tome kako kontrolirati svoje zadatke u LeaderTask-u:

Kako organizovati kontrolu nad izvršenjem naloga sa LeaderTask-om

Da bi sistem funkcionisao, potrebno je razmisliti o organizovanju kontrole nad izvršenjem naloga. Imamo nekoliko ideja (od sopstveno iskustvo) kako to implementirati:

  1. Doprinijeti za pravila kompanije zahtjev za postavljanje statusa zadacima.
  2. Tu dostavite obavezni uslov. Instalacija LeaderTask-a na pametnim telefonima.
  3. Pametni telefoni vaših zaposlenih moraju biti dozvoljeni obavještenja iz servisa.

Tako je lako organizirati kontrolu nad narudžbama u vašoj kompaniji. Menadžer će uvijek znati u kojoj je fazi njegov zadatak, a izvršilac neće propustiti zadatak i neće izgubiti nijedan fajl. I to je sve zahvaljujući LeaderTasku!

Organizacija rada sa dokumentima predviđa stvaranje sistema kontrole izvršenja dokumenata (naloga). Sistem kontrole je potreban kako bi se obezbijedilo blagovremeno i kvalitetno izvršavanje naloga sadržanih u dokumentima, da bi se dobile analitičke informacije neophodne za procjenu aktivnosti odjela i pojedinih izvođača.

Kontrola izvršenja dokumenata (uputstava) u organizaciji se po pravilu odvija na nekoliko nivoa: kontrolu izvršenja odluka u suštini sprovode rukovodilac organizacije, rukovodioci odeljenja i odgovorni izvršioci, a kontrolu nad rokovima izvršenja vrši službena služba.

Ako organizacija ima elektronski sistem upravljanja dokumentima, tada se kontrola izvršenja dokumenata (naloga) vrši pomoću sistema, jer se za kontrolu vremena izvršenja dokumenata (naloga) koriste registracijski i računovodstveni podaci o dokumentima koji se unose u sistem (u karticu elektronske dokumentacije) u procesu registracije dokumenta i njegovog razmatranja od strane menadžmenta, međutim, osnovne odredbe za organizovanje kontrole izvršenja dokumenata (naloga) ne zavise od tehnologije koja se koristi.

Glavni regulatorni dokument uređenje organizacije kontrole nad izvršenjem isprava je uputstva za dokumentaciju (kancelarijski rad) organizacije. Uputstvo treba da definiše:

koji (misli se na odjeljenje ili specijalistu) kontroliše izvršenje dokumenata u organizaciji i u strukturne podjele; koji dokumenti se stavljaju pod kontrolu; faze kontrole izvršenja dokumenta; tipični rokovi za izvršenje dokumenata; formiranje i korištenje niza podataka potrebnih za kontrolu; odraz kontrolnih podataka u registracijskim i kontrolnim karticama (elektronske kartice, ako se koristi EDMS); sprovođenje (glavne faze) kontrole izvršenja dokumenata; redosled rada izvođača sa dokumentima; generalizacija i analiza podataka o rezultatima kontrole izvršenja dokumenata (naloga).

Dokumenti koji zahtevaju izvršenje stavljaju se pod kontrolu, odnosno koji sadrže zahteve, upite, uputstva viših organa i rukovodstva organizacije itd. Po pravilu su to (prilazni) dokumenti koje prima organizacija i interna dokumenta(naredbe, uputstva, protokoli itd.).

Rokovi za izvršenje dokumenata mogu biti standardne i individualne. Tipični rokovi su utvrđeni zakonodavnim ili drugim regulatornim pravnim aktima.

Spisak standardnih rokova za izvršenje dokumenata nalazi se u Uputstvu za kancelarijski rad organizacije. Standardni rok za izvršenje dokumenta šef organizacije može promijeniti samo u smjeru njegovog smanjenja.

Pojedinačni rokovi za izvršenje dokumenata navedeni su u tekstu dokumenta ili u odluci rukovodioca.

Pojedinačni rok za izvršenje dokumenta može promijeniti samo rukovodilac koji ga je ustanovio. Produženje roka za izvršenje dokumenta mora biti ozbiljno opravdano, što je odgovornost odgovornog izvršioca.

Rok za izvršenje dokumenta se računa u kalendarskim danima (bez neradnih praznika):

interni - od dana potpisivanja (odobrenja) ili registracije dokumenta primljenog od drugih organizacija - od dana njihovog prijema, prijava građana - od dana njihove registracije u organizaciji za koju su zakonom određena tri dana od datum prijema prijave.

Samo viši organi vlasti ili organizacija koja je autor dokumenta.

Služba kontrole periodično sumira i sistematizuje podatke o toku i rezultatima izvršenja dokumenata u roku koji odredi rukovodilac, a najmanje jednom mesečno. Podaci o rezultatima kontrole dostavljaju se rukovodiocu organizacije.

Podaci o kontroli izvršenja treba da sadrže informacije o toku i vremenu izvršenja dokumenata i da budu sredstvo povratne informacije(izvođač - lider) u menadžmentu. Ovi podaci su neophodni za unapređenje radne discipline, za donošenje odluka od strane menadžmenta o nagrađivanju zaposlenih koji ne dozvoljavaju neizvršavanje dokumenata na vreme, kao i za preduzimanje mera kažnjavanja zaposlenih koji sistematski čine takve prekršaje.

Kontrola rokova za izvršenje dokumenata (naloga) vrši se u nekoliko faza:

  • dostavljanje dokumenata na kontrolu;
  • provjeravanje blagovremenosti donošenja kontrolisane dokumentacije izvođačima;
  • prethodnu provjeru i regulisanje toka izvršenja;
  • uklanjanje dokumenta iz kontrole;
  • smjernica izvršene isprave u predmetu;
  • računovodstvo, generalizacija i analiza rezultata kontrole izvršenja dokumenata;
  • obavještavanje menadžmenta o toku i rezultatima izvršenja dokumenata.

Na kontrolu se predaju samo registrovana dokumenta. Kontrola izvršenja isprave počinje od trenutka kada je stavljena pod kontrolu, stoga službenička služba mora prije svega obezbijediti da se isprava donese izvršiocu, što se vrši uz potpis zaposlenog, kao i in u elektronskom formatu- prema sistemu elektronskog upravljanja dokumentima. Ako dokument ima više izvršilaca, original dokumenta se šalje odgovornom izvršiocu, a ostalim izvršiocima dostavljaju se kopije dokumenta.

Po pravilu, 3-5 dana prije roka, službenička služba podsjeća izvršioce na bliži rok za izvršenje dokumenta, za to se izvršiteljima šalju podsjetnici na približavanje roka za izvršenje dokumenta (dokumenata) .

Ukoliko je potrebno promeniti rok za izvršenje dokumenta, odgovorni izvršilac najkasnije tri dana pre isteka ovog roka dostavlja obrazloženje rukovodiocu u vidu izveštaja ili dopis o potrebi produženja roka za izvršenje dokumenta, sa naznakom planiranog roka za izvršenje dokumenta. V inače dokument se smatra neizvršenim. Odluka upravnika o produženju roka dostavlja se Uredu.

Nakon izvršenja, dokumenti se uklanjaju iz kontrole. Dokument se smatra izvršenim kada se riješe pitanja postavljena u njemu, a dopisniku se da suštinski odgovor. Kopija izvršenog dokumenta stavlja se u spis u skladu sa oznakom izvršenja. Ako je pismo koje je primila organizacija (od organizacije ili fizičko lice), dolazni dokument i dokument o odgovoru nalaze se u jednom predmetu i čine jedan skup dokumenata.

Služba za kancelarijski rad sumira i sistematizuje podatke o toku i rezultatima izvršenja dokumenata u rokovima koje odredi rukovodilac (na kraju meseca, pola godine, godine). Podaci o rezultatima kontrole dostavljaju se rukovodiocu organizacije u obliku potvrda (sažetaka, izvještaja) o napretku i rezultatima kontrole izvršenja dokumenta, koji mogu sadržavati podatke o organizaciji u cjelini, o pojedini odjeli, izvođači itd.

Podatke o rezultatima kontrole menadžment koristi za donošenje odluka u cilju poboljšanja učinka organizacije.

V.F. YANKOVAYA, Cand. ist. nauka, vanr., prom. Direktor VNIIDAD-a

"U tom trenutku, jedinom trenutku cijelog dana, kada ste se zavalili u fotelju i opustili, šef će prošetati kancelarijom s turom."
Teorija uzorkovanja

ESCOM.BPM sistem kontrole izvršenja

Svrha automatizovanog sistema kontrole izvršenja

Jedan od najvažnijih zadataka koji se postavlja pred sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima je automatizacija kontrole izvršenja dokumenata. Prijelaz na automatizirano rješenje osigurava povećanje discipline u radu i smanjenje rokova zbog implementacije efikasne metode kontrola upravljanja. Sistem za praćenje izvršenja dokumenata i naloga (zadataka) u bazi osigurava kvalitativno podizanje izvršne discipline kroz korištenje seta automatizovanih procedura za praćenje i kontrolu izvršenja dokumenata i naloga.

Naše rješenje nije samo jedno od najmoćnijih, najsveobuhvatnijih i potpuno funkcionalnih među sličnim programima za praćenje izvršenja naloga, već i jedno od najpristupačnijih u smislu finansijskih troškova: sistem za praćenje izvršenja naloga možete kupiti od redakcija "" za 21 vezu za samo 33.600 rubalja... Istovremeno, licence nemaju rok važenja i kupuju se dodatno softvera nije potrebno.

Sistem za praćenje izvršenja dokumenata i naloga (zadataka) je gotovo složeno prilagodljivo rešenje za automatizaciju procesa rada sa nalozima, automatsko izvršenje, promptno obaveštavanje učesnika procesa o događajima i rokovima, slanje podsetnika, automatizovano praćenje i kontrolu izvršenja.

Program sadrži izvještaje o disciplini izvođenja i, koji vam omogućavaju da brzo predstavite trenutnu situaciju u izvršenju naloga u organizaciji, kako u kontekstu podjela tako i za svakog izvođača.

Odlika Sistema kontrole izvršenja naloga je da je rad sa nalozima u automatizovanom sistemu jasno regulisan. Na primjer, ne možete izbrisati zadatak koji je u toku, ne možete ispraviti zadatak bez obavijesti izvršitelja o tome, zadatak se može poslati samo podređenom zaposleniku, a ne nikome itd.

Bitan prednost sistema kontrole izvršenja je mogućnost izračunavanja koeficijenta radne discipline za svakog izvođača, koji se može koristiti pri izračunavanju motivacione komponente zaposlenog (bonus).

Sistem kontrole izvršenja se može isporučiti kao samostalno rešenje (), ili kao deo (izdanja "-DELO, Standard-UGOVORI, Standard-PROF, Big Business i Corporate").

Funkcije sistema izvršenja

Sistem kontrole izvršenja naloga sadrži sljedeće automatizirane funkcije:

Sistem kontrole izvršenja sadrži imenik organizacione strukture organizacije. Prije nego počnete raditi sa sistemom kontrole izvršenja, morate ga popuniti. Imenik uključuje organizaciju i njene ogranke, odjele, zaposlenike i kadrovske jedinice. Podaci iz ovog imenika se koriste za ažuriranje uloga – prilikom popunjavanja polja u karticama zadataka, kao i pri generiranju izvještaja o izvršenju naloga, na primjer, u kontekstu podjela.

Direktorij organizacijske strukture također vam omogućava da definirate odnos Menadžer - Podređeni.

Sistem kontrole izvršenja koristi dati stav prilikom popunjavanja narudžbenice - lista izvršilaca će biti ograničena za svakog menadžera.

Za svaku kadrovsku jedinicu moguće je konfigurirati jednog ili više zamjenika.

Zamjenici u sistemu kontrole izvršenja

Sistem kontrole izvršenja podržava zamjenu zaposlenih. To omogućava zamjenicima da obavljaju radnje za druge zaposlene u sistemu kontrole rada – da koordiniraju zadatke, bilježe učinak, provjeravaju itd. Međutim, prilikom izvođenja radnji u kartici naloga automatski se bilježi ko je tačno i kada izvršio ovu radnju.

Možete kreirati jednog ili više zamjenika za bilo kojeg zaposlenika u sistemu kontrole dokumenata. Zamjena može biti trajna ili na određeni vremenski period.

Zameniku se može dati pravo da dogovara naloge za rukovodioca i šalje ih izvršiocima, proverava, odbija i potvrđuje izvršenje naloga.

Zamjeniku izvođača može se dati pravo da sastavlja izvještaje o izvršenju zadatka. Za zamjenika možete podesiti umnožavanje obavještenja koje prima zaposlenik kojeg zamjenjuje.

Lični zadatak

Lični zadatak je glavno sredstvo formalizacije i kontrole dodijeljenog zadatka u sistemu kontrole izvršenja dokumenata. Sve o tome
izvještaji o izvršenju su zasnovani na informacijama iz ličnih kartica naloga. U kartici naloga automatski se vodi dnevnik događaja u koji se bilježi sve što se dogodilo od trenutka kreiranja do završetka.

Sistem kontrole izvršenja ESCOM.BPM omogućava kreiranje ličnih zadataka u "ručnom" režimu ili automatski u kontekstu izvršenja dokumenata (objavljivanje i izvršavanje odluka). Prilikom kreiranja naloga iz kartice dokumenta (na primjer, Narudžbenica), automatski se kreira kartica narudžbe i popunjavaju se njena polja. Sistem kontrole izvršenja automatski povezuje kreirane kartice zadataka sa karticom dokumenta.

Napravljeni podređeni zadaci i njihovi statusi, kao i podaci o preostalom vremenu do roka, prikazani su u kartici dokumenta na stranici "Napredak". Ako je zadatak kasnio, tada se prikazuje vrijeme za koje je zadatak kasnio. Takav zadatak se prikazuje posebnom ikonom.

Ako zadatak ima podzadatke, oni se također prikazuju na kartici dokumenta, stvarajući hijerarhijsku listu zadataka zajedno s glavnim zadatkom. Takva struktura sa dinamičkim prikazom statusa i vremena omogućava vam da vizuelno prikažete napredak izvršenja dokumenta.

Lični zadatak u sistemu kontrole izvršenja može se dodijeliti samo jednom Izvođaču. Svaki izvođač je odgovoran za realizaciju zadatih ličnih zadataka.

Da bi se osigurala mogućnost dodjeljivanja naloga više zaposlenika odjednom, sistem kontrole izvršenja sadrži zadatak Grupe.

Za prikaz ličnih zadataka u sistemu kontrole izvršenja, obezbeđen je prilagodljiv skup dnevnika "Ličnih zadataka". Dnevnici sadrže prilagodljive filtere koji biraju radne kartice iz baze podataka prema određenim kriterijima i prikazuju ih u obliku liste - dnevnika. Sistem kontrole izvršenja vam takođe omogućava da kreirate nove dnevnike naloga i prilagodite dnevnike u njima.

Grupni zadaci

Jedna od upotreba grupnog zadatka je smanjenje vremena potrebnog za kreiranje iste vrste ličnih kartica zadatka sa zajedničkim tekstom zadatka i rokom. Grupni zadatak se može koristiti i kao vrsta zadatka najvišeg nivoa, čije je izvršavanje podijeljeno na nekoliko podzadataka, od kojih se svaki može podijeliti na podzadatke.

Za razliku od ličnog zadatka, grupni zadatak sadrži listu izvođača koja se može brzo popuniti pomoću šablona. Kada se grupni zadatak pošalje na posao, on se automatski dijeli na lične zadatke prema broju izvođača. Polja kartica ličnih zadataka će biti popunjena vrijednostima iz odgovarajućih polja kartice grupnog zadatka. Kartica grupnih zadataka prikazuje kreirane lične zadatke i njihove statuse, što vam omogućava da pratite napredak zajednički zadatak... Grupni zadatak će biti završen nakon što svi kreirani lični zadaci budu završeni.

Za prikaz grupnih zadataka, Document Execution System sadrži konfigurabilni dnevnik "Grupni zadaci".

Planirani posao

Sistem kontrole izvršenja ESCOM.BPM vam omogućava da automatski kreirate lične naloge prema rasporedu. Za to, sistem ima poseban proces "Planirani zadatak". Na primjer, potrebno je da vam podređeni zaposleni 25. u mjesecu dostavljaju mjesečni izvještaj o realizaciji plana rada. Planirani zadatak vam omogućava da izvršite ovaj zadatak. Prema konfigurisanom rasporedu, sistem kontrole izvršenja će automatski kreirati i isporučiti lične zadatke izvršiocima. U svojoj osnovi, zakazani zadatak je grupni zadatak kojem je dodan raspored pokretanja.

Kada dođe vrijeme navedeno u rasporedu, sistem kontrole izvršenja dokumenata će automatski kreirati kartice ličnih zadataka za svakog izvođača. U kartici zadataka sa rasporedom prikazani su kreirani lični zadaci i njihovi statusi, što vam omogućava da pratite napredak njihovog izvršavanja. Zadatak sa rasporedom se ne završava nakon izvršenja ličnih zadataka, već će se automatski ponovo pokrenuti na sljedeći datum početka. Ako je potrebno, planirani zadatak se može zaustaviti, a zatim ponovo pokrenuti.

Za prikaz zadataka sa rasporedom u sistemu kontrole izvršenja dokumenata obezbeđen je dnevnik "Zadaci sa rasporedom".

Priprema ličnog zadatka

Kartica zadatka označava naslov zadatka, koji ukratko opisuje suštinu zadatka i prikazuje se u evidenciji zadataka. U sistemu kontrole izvršenja dokumenata moguće je izabrati vrstu zadatka iz klasifikatora tipičnih zadataka. U tom slučaju, polje naslova će se automatski popuniti, kao i tipičan datum izvršenja zadatka. Također možete navesti detaljan opis zadatka, navesti njegovu važnost, naznačiti suizvršioce, priložiti datoteke na kartici.

Određivanje ULOGA izvođača i voditelja

Nakon kreiranja kartice ličnog zadatka, zaposlenik koji je kreirao karticu automatski se upisuje u uloge Autor i Menadžer. Uloga autora se ne može promijeniti. Sistem kontrole izvršenja ESCOM.BPM automatski unosi podatke dnevnika istorije zadataka o tome ko je i kada kreirao ličnu karticu zadataka, kao i informacije o drugim događajima.

Izbor izvršioca zadatka vrši se iz dijalog box-a koji sadrži listu zaposlenih podređenih navedenom rukovodiocu. Ako treba da date zadatak zaposleniku koji nije na spisku izvršilaca, onda prvo morate da obrišete polje „Menadžer“, a zatim da izaberete željenog izvršioca (sistem će prikazati listu svih zaposlenih). Nakon što je izvršitelj specificiran, potrebno je da navedete upravitelja zadataka iz dijaloškog okvira za odabir zaposlenika, koji će sadržavati listu menadžera za ovog izvršitelja.

Rok i izvršenje i kontrola

Lični zadatak mora imati određen rok. U sistemu kontrole izvršenja naloga, polje "Rok dospijeća" može se postaviti ili kao apsolutna vrijednost datuma ili kao relativna vrijednost navedena u radnim danima ili satima od datuma početka zadatka navedenog u polju "Datum početka".

Polje "Kontrolni datum" može se navesti kao apsolutna vrijednost datuma ili kao relativna vrijednost navedena u radnim danima ili satima od datuma dospijeća. Ako su rok i rokovi navedeni u relativnim jedinicama (radni dani i sati), tada će se određeni datumi automatski izračunati kada se posao pošalje na posao. Za ispravan obračun rokova dospijeća koristi se podsistem "".

Kartica zadatka prikazuje i izračunatu informaciju o planiranom trajanju zadatka, planiranoj količini posla i količini zaostalog vremena (za zakašnjele zadatke). Obim troškova rada unosi menadžer ili ga automatski izračunava sistem kontrole izvršenja naloga.

  • Omogućavanje oznake Isporuči zadatak odmah će rezultirati trenutnom isporukom zadatka Izvođaču nakon objavljivanja zadatka. Ako je oznaka isključena, zadatak će biti isporučen od strane sistema kontrole izvršenja naloga nakon roka navedenog u polju „Datum početka“.
  • Omogućavanje polja za potvrdu „Zadatak nije relevantan nakon roka“ dovodi do toga da sistem kontrole izvršenja automatski dodeljuje takvom zadatku status „Otkazan“, ako, prema zadatku, prije roka naznačenog u kartici, ne stavlja se oznaka o njegovom završetku.

DATOTEKE PRILOGA POSLA

Sistem kontrole izvršenja dokumenata omogućava vam da priložite nekoliko priloženih datoteka proizvoljnih tipova na karticu zadataka. Samo vlasnik priloga može uređivati ​​fajl. Drugi zaposleni mogu kreirati.

Važnost zadatka

Na kartici zadatka možete naznačiti stepen važnosti zadatka. U sistemu kontrole izvršenja naloga ESCOM.BPM, zadacima od velike važnosti dodeljuje se faktor maksimalnog značaja. Ako je zadatak zakasnio ili nije završen, tada mu se dodjeljuje faktor najveće važnosti.

U zavisnosti od statusa zadatka (izvršeno na vrijeme; neurađeno na vrijeme - kašnjenje; nije izvršeno) i navedenog koeficijenta važnosti pri generiranju izvještaja o disciplini učinka, koeficijent izvedbene discipline će se izračunavati od 0 do 1 za svakog izvođača. . Što je taj omjer veći, to je bolji pokazatelj discipline rada zaposlenika. Podaci o disciplini učinka mogu se koristiti za izračunavanje bonusa.

Slanje posla na rad U KONTROLNOM SISTEMU

Prilikom slanja posla na posao, sistem kontrole izvršenja dokumenata provjerava popunjenost polja kartice. Ako se pronađe greška, sistem kontrole izvršenja će izdati poruku. Sistem kontrole izvršenja naloga također provjerava da li zaposlenik koji šalje zadatak može dodijeliti zadatak Izvođaču. Ako nije, onda će zadatak biti poslan na odobrenje zaposleniku navedenom u polju "Menadžer". Prije slanja posla direktno Izvođaču, sistem kontrole izvršenja narudžbe provjerava oznaku "Dostavi posao odmah" i ako je omogućena, posao se odmah isporučuje. U suprotnom, zadatku se dodjeljuje status "Odgođena isporuka" i zadatak će biti dostavljen izvođaču u roku navedenom u polju "Datum početka".

Brisanje NALOGA U KONTROLNOM SISTEMU

U sistemu kontrole izvršenja naloga, kartica ličnog zadatka može se izbrisati samo ako nije poslana na posao. Administrator može obrisati završene i otkazane poslove. Ako se nalog izvršava, onda se on mora opozvati i tek tada se može obrisati.

Koordinacija zadatka U KONTROLNOM SISTEMU

Sistem kontrole izvršenja dokumenta ESCOM.BPM obaveštava menadžera o zadatku primljenom na odobrenje putem obaveštenja. Isporuku obavještenja na ESCOM.BPM obezbjeđuje "". Tokom procesa odobravanja, menadžer može:

  • Dogovorite se oko zadatka i pošaljite ga izvođaču. U tom slučaju, izvršilac će dobiti obavijest o dodjeli zadatka.
  • Odbijte zadatak i vratite ga inicijatoru. U tom slučaju inicijator će dobiti obavijest o odbijanju zadatka.

Menadžer takođe može:

  • Podesite polja na kartici zadatka (uslovi, važnost, itd.)
  • Promijeni izvođača

Za prikaz kartica zadataka koji su na odobrenju u sistemu kontrole izvršenja postoji dnevnik "Zadaci -> Odobrenje".

Odgođena isporuka

Ako je potvrdni okvir "Dostavi zadatak odmah" na kartici zadatka onemogućen, tada će nakon objavljivanja zadatak biti u stanju odgođene isporuke. Kada dođe rok naveden u polju „Datum početka“, zadatak će automatski biti dostavljen Izvođaču. Za prikaz kartica zadataka u stanju "Odgođena isporuka" u sistemu kontrole izvršenja naloga koristi se dnevnik "Zadaci -> Isporuka na čekanju".

Izvršenje zadatka

Dostavljanje zadataka izvođačima

U sistemu kontrole izvršenja naloga, radi blagovremenog dostavljanja dodijeljenih zadataka izvršiocima, isporuku zadatka prati i automatska dostava obavještenja Izvođaču. Obaveštenje se takođe duplira na e-mail izvođača.
Kartica obavještenja "lebdi" na vrhu otvoreni prozori na monitoru izvođača.

Obaveštenje sadrži tekst, datum predaje, datum isporuke, hipervezu na zadatak i dugme "Potvrdi čitanje". Kada kliknete na dugme za potvrdu čitanja ili kada otvorite karticu zadatka preko hiperveze, datum čitanja obaveštenja se automatski fiksira. Obavještenje se ne može izbrisati.

Obavještenja o pročitanim u sistemu kontrole naloga stavljaju se u poseban dnevnik. Kada zaposleni klikne dugme "Potvrdi čitanje" na kartici sa obaveštenjima ili klikne na hipervezu, datum kada je obaveštenje pročitano se automatski beleži. Na kartici zadatka možete pozvati obrazac koji sadrži listu svih obavještenja poslanih u kontekstu zadatka. Lista sadrži zaglavlja obavještenja, informacije o statusima obavještenja, datumima slanja i datumima čitanja.

Svi ovi alati zajedno obezbeđuju garantovano obaveštenje zaposlenog o dodeljenom zadatku i omogućavaju kontrolu nad isporukom zadatka izvršiocu. Zadaci koji se dostavljaju izvršiocu imaju status "U toku".

Za prikaz zadataka u radu u sistemu kontrole izvršenja dokumenata ESCOM.BPM, obezbeđen je dnevnik “Zadaci -> Izvršenje”.

Za udobnost izvođača, ESCOM.BPM sistem kontrole izvršenja naloga predviđa grupu časopisa „Dodijeljeni zadaci“, koja uključuje časopise koji biraju zadatke koji su dodijeljeni izvođaču sa određenim rokom:

  • Zadaci visokog prioriteta
  • Rok danas
  • Datum dospijeća tekuća sedmica
  • Datum dospijeća u tekućem mjesecu
  • Rok sljedeće sedmice
  • ostalo.

Registracija zadataka

Isporučenim zadacima se automatski dodjeljuje jedinstveni serijski broj u sistemu kontrole izvršenja naloga. Broj je prikazan na kartici zadatka i u zapisnicima. Broj zadatka vam omogućava da se referirate na zadatak i razlikujete ga od drugih zadataka sa istim naslovom. Za povezane zadatke, pojedinačni broj se automatski dodaje kroz tačku na broj glavnog zadatka, na primjer 012.1 ili 012.1.2

Raspodjela rada na zadatku

Izvođač može direktno sa kartice koji su mu dodijeljeni zadaci kreirati lične zadatke za svoje podređene, koji zauzvrat mogu kreirati zadatke za svoje podređene. Veza između takvih zadataka se automatski kreira u sistemu kontrole izvršenja dokumenata ESCOM.BPM, koji vam omogućava da vizuelno pratite napredak čitavog lanca zadataka u obliku hijerarhijske (stablolike) strukture.

Napredak zadataka se prikazuje na kartici glavnog zadatka ili dokumenta. Izvršioci podređenih poslova unose podatke o stvarnim troškovima rada u svoje kartice zadataka i kreiraju izvještaje o učinku. Nakon što supervizor potvrdi izvršenje podređenog zadatka, zbirni podaci o stvarnim troškovima rada i izvještaj izvršitelja prenose se sa podređenog zadatka na karticu glavnog zadatka.

Kada je posebna zastavica uključena u karticu zadataka, zadatak se može završiti automatski nakon završetka podređenih zadataka. Dakle, dovoljno je da Izvršilac zadatka provjeri i potvrdi izvršenje podređenih zadataka. Čim to učini, njegov zadatak će automatski biti označen kao završen od strane sistema kontrole izvršenja naloga.

Delegirajte posao

Za aktiviranje rezervi organizacije zbog optimalnog korišćenja kompetencija zaposlenih i oslobađanja vremena menadžera, ESCOM.BPM sistem kontrole izvršenja dokumenata predviđa mogućnost delegiranja zadataka.

Prilikom vršenja delegiranja iz reda podređenih izvršiocu se navodi službenik na koga će biti delegirana prava izvršenja zadatka. Sistem kontrole izvršenja naloga automatski obavještava novog izvršitelja o dodijeljenom zadatku. Zaposlenik kome je zadatak delegiran radi sa njim kao da je određen za Izvršioca zadatka.

Kontrola izvršenja zadatka

Kada se posao pošalje izvođaču, kontrolni tajmer se automatski inicijalizira u sistemu kontrole dokumenata ESCOM.BPM, koji će pratiti ciljni datum za posao. Kada rok dođe, sistem kontrole izvršenja će na monitoru Izvođača prikazati prozor koji podsjeća na preostalo vrijeme.

Ako na početku zakazanog datuma izvršenja nalog ostane u stanju „U toku“, sistem kontrole izvršenja će na karticu zadatka dodati oznaku „Kasnje“. U tom slučaju, sistem kontrole izvršenja naloga ESCOM.BPM će automatski slati obavještenja Izvođaču i Kontroloru, te će ih od tog trenutka svakodnevno podsjećati na dospjeli zadatak.

U kartici naloga, kao i u evidenciji zadataka, ispisuje se preostalo vreme do roka, a ako je nalog kasnio, onda vreme do kojeg je dospeo. Ako je u obrascu naloga omogućena potvrdna kućica „Smatrati da zadatak nije dovršen ako kasni za navedeni broj dana“, sistem kontrole izvršenja naloga će automatski označiti neispunjeni nalog nakon broja dana navedenog u kartici. .

Nalozi sa statusom "Kasnje" se prikazuju u dnevniku "Zadaci -> Kasni". Kontrolisani nalozi se prikazuju u sistemu kontrole izvršenja ESCOM.BPM u dnevniku "Zadaci -> Kontrolisani".

Odlaganje nastupa

Po potrebi Izvođač može uputiti zahtjev rukovodiocu sa zahtjevom za promjenu roka ili prilagođavanje zadatka. Menadžer može sam pokrenuti proces prilagođavanja zadatka. U tom slučaju, nalog će biti povučen iz faze "Izvršenje" i biće prebačen u fazu "Provjera od strane menadžera". Promjenu roka bilježi sistem kontrole izvršenja u rubrici „Reprogramiranje“ kartice naloga i uzima se u obzir prilikom generiranja izvještaja o izvršenju zadataka.

Menadžer može odbiti zahtjev Izvođača. U tom slučaju, rok za izvršenje naloga se neće mijenjati.

Nalozi koji se pregledavaju (ispravljaju) prikazuju se u dnevniku "Zadaci -> U pregledu". Zadaci s prijenosom roka se prikazuju u dnevniku "Poslovi -> sa prijenosom roka"

Računovodstvo stvarnih troškova rada

U toku rada na zadatku, Izvođač može u rubriku „Stvarni troškovi rada“ unijeti podatke o stvarno utrošenom vremenu na izvršenje zadatka. Uneseni podatak o utrošenom vremenu automatski sumira sistem kontrole izvršenja dokumenta ESCOM.BPM, a obračunati iznos se upisuje u polje kartice naloga „Obim stvarnih troškova rada“.

Ako glavni nalog ima podređene zadatke, onda se po njihovom završetku zbirni podaci o stvarnim troškovima rada sa kartica podređenih zadataka automatski unose u odjeljak "Stvarni troškovi rada" glavnog zadatka. Dakle, svi troškovi rada za izvršenje se prikupljaju u kartici glavnog naloga.

Izvještaj izvršitelja

U sistemu kontrole izvršenja dokumenata, izvršilac zadataka ima mogućnost da unese privremene izveštaje o napretku na kartici naloga, u kojima možete navesti trenutni procenat izvršenog zadatka. Prilikom kreiranja izvještaja, trenutni obim stvarnih troškova rada se automatski zamjenjuje u njega.
Izveštaji o izvršenju se prikazuju u kartici naloga, u odgovarajućem delu. Izvođač mora navesti procenat izvršenja narudžbe, popuniti sadržaj izvještaja i snimiti izvještaj o narudžbi klikom na dugme "OK".

Sistem kontrole izvršenja naloga automatski obavještava menadžera o izvještaju.

Kartica narudžbe prikazuje trenutni postotak izvršenja zadatka, iznos stvarnih troškova rada i vrijeme preostalo do roka.

Konačni izvještaj se formira na isti način kao i privremeni izvještaj. U kartici završnog izvještaja morate navesti postotak izvršenosti od 100% i označiti zastavicu "Označi zadatak kao završen".

Za prikaz izvršenih, a ne verifikovanih, ličnih zadataka u sistemu kontrole izvršenja naloga ESCOM.BPM, obezbeđen je poseban dnevnik „Na proveru“.

Provjera izvršenja

Ako su kontrolor i menadžer različiti zaposleni, onda se u sistemu kontrole izvršenja dokumenata izvršeni zadatak prvo šalje kontroloru na verifikaciju. U ovom slučaju, nalog ide u fazu "Provjera od strane kontrolora".
Prilikom provjere obavljenog zadatka, Kontrolor pregledava karticu narudžbe radi ispravnosti popunjavanja izvještaja izvođača i po potrebi vraća zadatak Izvođaču na doradu. Ukoliko kontrolor nema primjedbi, onda nalog šalje načelniku na razmatranje i donošenje odluke. Zadatku koji se šalje supervizoru na pregled dodjeljuje se status "Pregled supervizora".

Ako je, kao rezultat provjere naloga od strane rukovodioca, odlučio da zadatak vrati Izvođaču na doradu, prije nego što to učini, dužan je navesti novi rok.

Sistem kontrole izvršenja dokumenata automatski obavještava Izvođača o potrebi finalizacije zadatka putem obavještenja. Menadžer i Kontrolor mogu dati svoje komentare u odeljku "Komentari" na kartici zadatka. Prilikom finalizacije zadatka, Izvođač će morati da napravi bilješke o eliminaciji komentara.

Rukovodilac može potvrditi završetak zadatka, dok se datum stvarnog završetka posla automatski bilježi. U slučajevima kada se nalog iz bilo kog razloga ne može izvršiti ili se prilikom provjere izvršenja zadatka ukaže na loš kvalitet, Upravitelj može označiti nalog kao neispunjen.

Za prikaz nerešenih zadataka, sistem kontrole izvršenja dokumenata sadrži dnevnik "Nije završeno".

Prisustvo ovakvih uputstava negativno utiče na koeficijent discipline izvršitelja.

Nalozi koji zahtijevaju reviziju u sistemu kontrole izvršenja ESCOM.BPM prikazani su u dnevniku "Zadaci -> Po završetku".

Ako nastavak rada na nalogu nije potreban, tada Upravitelj može označiti zadatak kao "Otkazan". Takvi zadaci ne utiču na omjer discipline učinka. U sistemu kontrole izvršenja naloga ESCOM.BPM završeni zadaci se prikazuju u dnevniku “Zadaci -> Završeno”.

IZVJEŠTAJI O IZVRŠENJU NALOGA

Podatke o napretku i rezultatima praćenja učinka treba evidentirati i analizirati. Rezultat ovog rada su izvještaji o učinku
dokumenata i zadataka koji se dostavljaju rukovodiocima.

Sistem kontrole izvršenja dokumenata pruža mogućnost generisanja različitih izvještaja o izvršenju naloga i o izvršnoj disciplini. Izveštaji vam omogućavaju da procenite nivo discipline u radu za određeni vremenski period, dajući informacije o završenim, neispunjenim i zakasnelim zadacima kako za organizaciju u celini tako i za obim aktivnosti određenog odeljenja ili zaposlenog.

Za potrebe praćenja, sistem kontrole izvršenja sadrži prilagodljive dnevnike zadataka koji prikazuju kartice dokumenata i naloga za određeni vremenski period, sa određenim statusom (u toku, provjera, revizija itd.).

Dnevnici sistema kontrole izvršenja dokumenata imaju mogućnost predstavljanja informacija u različitim odeljcima informacija, na primjer:

Prema trenutnom statusu naloga; - Po izvođaču; - Od strane menadžera; - Po odjeljenjima; - do roka; - po dospjelim i drugim atributima zadataka; - Po složenim grupama, na primjer, po izvođačima i statusu, po vođama i izvođačima, itd.

U dnevniku sistema kontrole izvršenja automatski se izračunava ukupan broj naloga, kao i broj zadataka u svakoj grupi. Osim toga, dnevnici imaju mogućnost sortiranja po nekoliko kolona, ​​filtriranja podataka u kolonama, isticanja zapisa sa potrebnim vrijednostima, traženja podataka, prilagođavanja redoslijeda i sastava kolona.

  • Izvještaj generiran na ovaj način može se odštampati ili izvesti u datoteku.
  • Sistem kontrole izvršenja omogućava generisanje grafikona i dijagrama na osnovu podataka iz dnevnika zadataka, što obezbeđuje efikasnost i jasnoću analiziranih informacija.
  • Za menadžere postoje posebni izvještaji koji vam omogućavaju da brzo procijenite stanje stvari u izvršavanju naloga

PRETRAGA POSLA ZA ATRIBUTE I PUNI TEKST

Pored evidencije zadataka, sistem kontrole izvršenja sadrži posebne forme za pretraživanje atributa i punog teksta kartica narudžbe. Obrasci za pretragu vam omogućavaju da brzo odaberete tražene kartice prema proizvoljnim kriterijima odabira. Kada vršite pretragu

uzimaju se u obzir prava pristupa korisnika koji vrši pretragu. Korisnik može vidjeti samo one zadatke na karticama za koje je naznačen - odnosno on je uloga. Odabrane kartice naloga se prikazuju u obliku dnevnika zadataka.

Kako kupiti rješenje "Sistem kontrole izvršenja naloga"

Rješenje" Automatizovani sistem kontrola izvršenja" dostupna je u svim izdanjima ESCOM.BPM.

Ovo rješenje možete sami kupiti u našoj online prodavnici.Da biste to učinili, potrebno je u korpu staviti jednu serversku licencu odabranog izdanja, na primjer, i potreban broj klijentskih licenci, na primjer. Zatim naručite.

Možete nam napisati i pismo u kojem naznačite glavne parametre vašeg zadatka automatizacije i mi ćemo za vas pripremiti optimalnu komercijalnu ponudu.