Sve o tuningu automobila

Fontovi u službenim dokumentima. Kako će se dizajn dokumenata promijeniti u skladu sa novim fontom GOST Standard u dokumentima


UPUTSTVO
na papirologiji koristeći
računarske tehnologije u republičkim državnim organima
rukovodstva i drugih podređenih državnih organizacija
vlada Republike Bjelorusije

  1. Uputstvo za izvršenje dokumenata pomoću računarskih tehnologija u republičkim državnim organima i drugim organizacijama podređenim vladi Republike Bjelorusije (u daljem tekstu - ovo uputstvo) uspostavlja jedinstvenu proceduru za pripremu organizacionih i administrativnih dokumenata (u daljem tekstu - dokumenti) pomoću računara tehnologije, uzimajući u obzir zahtjeve Državnog standarda Republike Bjelorusije (STB 6.38 - 95) "Jedinstveni sistemi dokumentacije Republike Bjelorusije. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju", odobren rezolucijom Komiteta za standardizaciju, metrologiju za certifikaciju Ministarstva obrazovanja i nauke Republike Bjelorusije od 20. oktobra 1995. br. 11 "O odobrenju, implementaciji, promjeni standarda" (u daljnjem tekstu - STB 6.38 - 95).
  2. Štampanje i izvršenje dokumenata u republičkim državnim organima i drugim državnim organizacijama podređenim vladi Republike Bjelorusije vrši se prema predlošcima instaliranim na računarima sa sljedećim postavkama u uređivaču Microsoft Word:

    2.1. A4 format (210 x 297 mm) - za zapisnike, memorandume, potvrde, telegrame i druge dokumente, za pisma - format A4 i format A 5 (148 x 210 mm):

    • margine stranice: gornja i donja - najmanje 20 mm, lijeva - 30 mm, desna - 10 mm. U tablicama je dopušteno smanjiti lijevu marginu na 20 mm, desnu marginu na 8 mm (kada se tekst ne uklapa);
    • font Times New Roman (Times New Roman Cyr), normalan, veličina 15 tačaka * ... U tabelama je dozvoljeno smanjenje na 13 pt (kada se tekst ne uklapa);
    • prored: za format A4 - pojedinačno; u adresama, naslovima i potpisima, kao i za format A5 - tačno 14 pt, u ​​tabelama je dozvoljeno smanjenje na 11 pt (kada se tekst ne uklapa);
    • opravdano poravnanje i, po pravilu, bez premotavanja riječi (u tablicama, poravnanje po potrebi, s premotavanjem riječi);
    • brojevi stranica u sredini zaglavlja na udaljenosti 10 - 15 mm od gornje ivice, veličina fonta 14 pt (prva stranica nije numerisana).
    2.2. za sažetke govora:
    • Format A4 (210x297 mm);
    • margine stranica: gornja i donja - najmanje 20 mm, lijeva - 30 mm, desna - 10 mm;
    • font Times New Roman (Times New Roman Cyr), normalan, veličina
      16 pt (naslovi - podebljano podvučeno kurzivom i podebljano
      kurziv, veličina 14 pt);
    • prored jedan i po (u naslovima - tačno 12 pt);
    • prvi red u paragrafu je uvučen 12,5 mm;
    • opravdano poravnanje, bez preloma pasusa na sljedeću stranicu i bez preloma riječi;
    • brojevi stranica u sredini zaglavlja na udaljenosti 10-15 mm od gornje ivice, veličina fonta 14 pt (prva stranica nije numerisana).
  3. Detalji dokumenta (osim teksta), koji se sastoje od nekoliko redova, štampaju se sa intervalom od tačno 14 pt. Sastavni dijelovi rekvizita "Primalac", "Odobrenje pečat", "Odobrenje pečat", "Oznaka prisutnosti aplikacije" međusobno su odvojeni jednim intervalom. Pojedinosti o dokumentu međusobno su odvojene jednim i po intervalom.
    Na primjer:


    Ako u dokumentima postoji više potpisa, koji se nalaze jedan ispod drugog, naslovi pozicija i dekodiranje potpisa odvojeni su jednim i pol ili dvostrukim proredom.
    Maksimalna dužina niza detalja s više redova je 28 znakova (70 mm).
  4. Od ruba lijeve margine (bez uvlačenja prvog retka) odštampajte sljedeće detalje: "Naslov teksta", "Tekst" (bez pasusa), "Oznaka prisutnosti aplikacije", "Prezime umjetnik i njegov telefonski broj "," Oznaka izvršenja dokumenta i usmjeravanja prema kućištu ", naziv pozicije u rekvizitima" Potpis "i" Potpis odobrenja ", natpis ovjere" Tačno ", kao i kao riječi "Čuo", "GOVORIO", "ODLUČENO", "ODLUČENO", "NARUDŽBA", "PRIJEDLOG", "OBAVEZNO". Ako naslov teksta prelazi 5 redova, dopušteno ga je produžiti za 120 mm od lijeve margine dokumenta.
  5. Početak odlomaka u tekstu odštampan je uvlačenjem prvog reda od 12,5 mm.
  6. Traženi "Adresant" je sastavljen sa uvlačenjem sa lijeve margine od 80 mm.
  7. Zahtjevi "Grif odobrenja" i "Grif ograničavanja pristupa dokumentu" sastavljeni su s uvlačenjem s lijeve margine od 100 mm; oznaka u dodatku pravnog akta izrađena je u gornjem desnom uglu podnožja s uvlačenjem s lijeve margine od 140 mm.
  8. Dekodiranje potpisa u varijabli "Potpis" vrši se uvlačenjem s lijeve margine od 120 mm, na razini posljednjeg reda naslova pozicije.
    Ako postoji više žigova odobrenja i sporazuma, oni se postavljaju na istu razinu u okomitim redovima, počevši od lijeve margine bez uvlačenja i s uvlačenjem od lijeve margine za 100 mm.
  9. Ako u tekstu dokumenta postoje bilješke ili veza na dokument koji je poslužio kao osnova za njegovo objavljivanje, riječi "Napomena" i "Baza" sastavljaju se s lijeve margine bez uvlačenja prvog retka, a tekst vezano za njih - u razmaku između redova točno 14 pt ...
  10. U slučaju izvršavanja rezolucija na zasebnim listovima, poštuju se sljedeća pravila za štampanje njihovog teksta:

    10.1. za mali sažetak:

    • Format A6 (105 x 148 mm);
    • margine stranice: gornja - najmanje 10 mm, donja - najmanje 10 mm, lijeva - najmanje 12 mm, desna - najmanje 8 mm;
    • font Times New Roman (Times New Roman Cyr), veličina 14 pt, podebljani, podebljani kurziv;
    • prvi red u paragrafu uvučen je za 10 mm;
    10.2. za sažetak srednje veličine:
    • Format A5 (148 x 210 mm);
    • margine stranica: gornja - najmanje 15 mm, donja - najmanje 10 mm, lijeva - 20 mm, desna - najmanje 8 mm;
    • font Times New Roman (Times New Roman Cyr), veličina 14 pt, podebljani, podebljani kurziv
    • jedan prored. Dozvoljeno je smanjenje proreda (ako se tekst ne uklapa);
    • prvi red u paragrafu je uvučen 12,5 mm;
    • opravdano poravnanje, sa umotavanjem riječi;
    10.3. za veliki sažetak:
    • Format A4 (210 x 297 mm);
    • margine stranice: gornja - najmanje 20 mm, donja - najmanje 20 mm, lijeva - 30 mm, desna - 10 mm;
    • font Times New Roman (Times New Roman Cyr), veličina 14-15 pt, podebljani, podebljani kurziv;
    • jedan prored. Dozvoljeno je smanjenje proreda (ako se tekst ne uklapa)
    • prvi red u paragrafu je uvučen 12,5 mm;
    • opravdano poravnanje, sa umotavanjem riječi.
  11. Za stolove štampane na listovima A3 (297 x 420 mm):
    • margine stranice: gornja i donja - 20 mm, lijeva - 30 mm, desna -10 mm. Dopušteno je smanjiti lijevu marginu do 20 mm, desnu marginu - do 8 mm (kada se tekst ne uklapa);
    • font Times New Roman (Times New Roman Cyr), normalan, veličina 15 pt. Dozvoljeno smanjenje do 13 pt (kada se tekst ne uklapa);
    • jedan prored. Dozvoljeno smanjenje do 11 pt (kada se tekst ne uklapa);
    • broj stranice u sredini zaglavlja na udaljenosti 10-15 mm od gornje ivice, veličina fonta 14 pt.
  12. U donjem lijevom kutu prednje strane posljednje stranice dokumenta (osim sažetaka), indeks strukturne jedinice u kojoj je dokument pripremljen, prezime izvođača, broj njegovog uredskog telefona (u prvom redu ) i inicijale (za daktilografe), datum kreiranja dokumenta, naziv datoteke (u drugom redu);
    • font Times New Roman (Times New Roman Cyr) običan, veličina 9 pt;
    • prored je tačno 9 pt.
    Na primjer:
    3. Ivanova 220 88 3 1
    Tačno 9 Pet Pet 15 05.2003 CL-Z ob-1

Novi GOST R 7.0.97-2016 stupio je na snagu 1. jula 2018. Objasnimo šta se u njemu promijenilo u odnosu na originalnu verziju, odobrenu još u decembru 2016. Upotrijebite gotovu analizu promjena u dizajnu organizacionih i administrativnih dokumenata: koji su se detalji pojavili, koji su ukinuti, šta se promijenilo u pravilima za registraciju preostalih (tu ima dosta prilagodbi). To će vam olakšati procjenu koje inovacije treba uvesti u rad.

Opseg primjene

1. jula 2018. godine uveden je novi nacionalni standard za registraciju organizacionih i administrativnih dokumenata- GOST R 7.0.97-2016 „Sistem standarda za informacije, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju ". Novi standard usvojen je kako bi zamijenio GOST R 6.30-2003„Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju ".

Suzi emisiju

GOST R 7.0.97-2016 odobren je nalogom Rosstandarta od 08.12.2016. Br. 2004-st. I prvobitno je datum uvođenja standarda bio 1. juli 2017. godine.

Nalogom Rosstandarta od 25. maja 2017. godine br. 435-st, datum stupanja na snagu nacionalnog standarda GOST R 7.0.97-2016 odložen je za godinu dana-do 1. jula 2018. godine. Razlog prijenosa bilo je spominjanje u tački 3.3 standarda za vlasničke fontove, čija je upotreba moguća samo uz kupovinu odgovarajuće licence, drugim riječima, koja se naziva neslobodnim softverom. Autorska prava za fontove izvorno imenovane u standardu (Times New Roman # 13, 14; Arial # 12, 13; Verdana # 12, 13; Calibri # 14) pripadaju stranim vlasnicima.

Federalni zakon "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" predviđa stvaranje i održavanje Jedinstven registar ruskih programa za elektronske računare i baze podataka... Istovremeno Vlada Ruske Federacije uvedena je zabrana pristupa programima za elektronske računare i baze podataka porijeklom iz stranih zemalja, za upotrebu od strane javnih vlasti i lokalnih vlasti, kao i odobren plan tranzicije u 2016–2018 saveznim izvršnim tijelima i državnim izvanbudžetskim fondovima za korištenje domaćeg uredskog softvera.

S tim u vezi, Rosstandart je odobrio izmjenu br. 1 GOST R 7.0.97-2016, koja predviđa prezentacija klauzule 3.3 standarda u novom izdanju:

"3.3. Za kreiranje dokumenata morate koristiti slobodno distribuirane besplatne fontove.

Prilikom sastavljanja tablica dopušteno je koristiti manje fontove ”.

GOST R 7.0.97-2016 kao i svaki drugi nacionalni standard uveden nakon 2002. primjenjuju dobrovoljno... Dobrovoljna primjena nacionalnih standarda jedan je od najvažnijih principa standardizacije. U praksi to znači da:

  • organizacija sama odlučuje hoće li primijeniti nacionalni standard ili ne. Ako odluči primijeniti nacionalni standard, on za nju dobiva karakter normativnog dokumenta;
  • u principu ne može postojati administrativna odgovornost za neprimjenu standarda.

Naravno, treba imati na umu da upotreba standarda pruža određene prednosti:

  • primjena standarda je ekonomski opravdana;
  • omogućuje vam da isključite moguće probleme pri međusobnoj interakciji kroz dokumente različitih organizacija;
  • primena standarda unapređuje kulturu rada sa dokumentima.

Svaki standard uvijek se temelji na najboljoj praksi, standard uvijek utvrđuje najoptimalnija rješenja za određeni vremenski period (pravila, norme, zahtjevi) u odnosu na objekt standardizacije. Osim toga, izvršenje dokumenata u skladu sa GOST -om garantuje pravni značaj dokumenta kao sudskog dokaza. Prilikom razmatranja dokumenta u postupku, sudovi ga ocjenjuju sa stanovišta dizajna, na osnovu odredbi standarda.

Standard je namijenjen svima koji u određenoj mjeri učestvuju u pripremi organizacionih i administrativnih dokumenata, dok:

  • izvođač radova prima jednostavna i razumljiva pravila za papirologiju;
  • menadžer dobija alat za procjenu ispravnosti izvršenja dokumenata od strane izvođača;
  • uredska uprava dobiva alat za procjenu kvalitete pripreme dokumenata.

Prema ustaljenoj praksi, primjena standarda za papirologiju sprovodi se u organizacijama uključivanjem njegovih odredbi u lokalne propise (u daljem tekstu - LNA), kojima se utvrđuju zahtjevi za dokumente, prvenstveno u Uputstvu za kancelarijski rad. U vezi s uvođenjem standarda na snagu, glavni zadatak s kojim se organizacija suočava (zaposlenici odgovorni za organiziranje rada s dokumentima) je donijeti LNA koja sadrži pravila za obradu dokumenata u skladu s odredbama GOST R 7.0.97-2016 .

U odnosu na GOST R 6.30-2003, koji je zamijenjen GOST R 7.0.97-2016, novi standard je malo promijenio naziv i broj.

Promjene u nazivu standarda nastale su zbog činjenice da je novi standard nema čvrstu vezu sa Jedinstvenim sistemom organizacione i administrativne dokumentacije (USORD). U novom standardu ovaj sistem nije spomenut niti u naslovu niti u odjeljku 1 "Opseg". U skladu s GOST R 6.30-2003, zahtjevi standarda primjenjivali su se samo na dokumente uključene u odjeljak 02 "Jedinstveni sistem organizacijske i administrativne dokumentacije" Sveruskog klasifikatora upravljačke dokumentacije (OKUD). Zbog činjenice da se USORD ne održava od 1993. godine, a odjeljak 02 OKUD-a uključuje samo vrlo mali dio jedinstvenih oblika organizacijskih i administrativnih dokumenata, GOST R 7.0.97-2016 nije povezan s USORD-om i odnosi se na sve organizacione i administrativne dokumente, uključujući uključeno u OKUD. Spisak organizacionih i administrativnih dokumenata koji su dati u odeljku 1 „Obim“ i koji su obuhvaćeni standardom, nije zatvoren i prilično je ilustrativan.

Promjena broja standarda posljedica je činjenice da je Tehnički komitet (TC) Državnog standarda, kroz koji je svojedobno prošao GOST R 6.30-2003, likvidiran. Stoga je odlučeno da se revidira standard u TC 191 Rosstandarta, koji je odgovoran za sistem standarda za informacije, bibliotekarstvo i izdavaštvo (SIBID). Iz tog razloga, novi GOST ima drugačiji broj i uključen je u drugu klasu standarda.

GOST R 7.0.97-2016 uključuje odjeljke:

1 područje upotrebe;

3. Opšti uslovi za izradu dokumenata;

4. Detalji o dokumentu;

5. Registracija detalja dokumenata;

6. Oblici dokumenata;

  • Prijave (referenca):
    • A "Lokacija detalja na naslovnoj strani dokumenta";
    • B "Šeme lokacije potrebnih dokumenata";
    • U "Uzorci praznih dokumenata".

GOST R 7.0.97-2016 ima dva nova odjeljka: 2 "Normativne reference" i 3 "Opći zahtjevi za izradu dokumenata" i jedan novi dodatak - s oblikom naslovne stranice dokumenta.

  • GOST R 7.0.8 „Sistem standarda za informacije, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Uredski rad i arhiviranje. Termini i definicije ";
  • GOST R ISO 15489-1 „Sistem standarda za informacije, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi".

Potpuno novi dio standarda je odjeljak 3 "Opći zahtjevi za izradu dokumenata", koji postavlja odredbe koje se odnose na izradu dokumenata (fontovi, razmaci, elementi oblikovanja, numerisanje stranica itd.). Glavne odredbe ovog odjeljka su sljedeće:

  • dokumenti se mogu stvarati na papiru i u elektronskom obliku u skladu sa utvrđenim pravilima za obradu dokumenata;
  • druga i naredne stranice dokumenta su numerisane (broj stranice je pričvršćen na sredinu gornje margine dokumenta na udaljenosti od najmanje 10 mm od gornje ivice lista);
  • dozvoljeno je kreiranje dokumenata na prednjoj i zadnjoj strani lista;
  • uvlačenje paragrafa teksta dokumenta iznosi 1,25 cm;
  • tekst dokumenta se štampa na razmaku od 1-1,5 redova, detalji sa više redova se štampaju na razmaku od 1 reda;
  • tekst dokumenta je poravnat sa širinom lista (duž granica lijeve i desne margine dokumenta);
  • dozvoljeno je istaknuti rekvizite "adresa", "naslov do teksta" ili "potpis", kao i pojedinačne fragmente teksta podebljanim slovima.

Novi aneks standarda (Dodatak A) definira sastav detalja naslovne stranice dokumenta i redosled njihovog uređenja. Naslovna stranica, po pravilu, koristi se u pripremi višestraničnih dokumenata koji se odnose na sistem organizacione i pravne dokumentacije (pravila, propisi, uputstva, propisi, standardi itd.), Kao i u pripremi dokumenata kao što su programi, planovi, izvještaji itd. NS.

Sastav potrebnih dokumenata i pravila za njihovu registraciju

Što se tiče broja detalja, stari i novi GOST se ne razlikuju, ali postoje promjene u njihovom sastavu: neki detalji nisu uključeni u novi standard, postoje novi, a postoje i oni koji su podvrgnuti uredničkim promjenama.

Detalji nisu uključeni u GOST R 7.0.97-2016

Ovo uključuje:

  • kod organizacije(atribut 04 prema starom GOST R 6.30-2003);
  • glavni državni registarski broj ( OGRN) pravno lice (zahtjev 05 u skladu sa GOST R 6.30-2003);
  • identifikacijski broj poreznog obveznika / šifra razloga za registraciju ( INN / KPP) (atribut 06 u skladu s GOST R 6.30-2003);
  • ID elektronske kopije dokumenta(atribut 30 u skladu s GOST R 6.30-2003).

Prva tri od ovdje navedenih detalja, u skladu s GOST R 6.30-2003, navedena su na memorandumima. U novom standardu izgubili su status nezavisnih detalja, ali su zapravo ostali na memorandumima, iako su već u sastavu varijabla 08 "Referentni podaci o organizaciji." Stoga se sa stajališta memoranduma (sastav njegovih detalja i njihova lokacija) ništa nije promijenilo. Vidi:

  • najbliži (na sljedećoj stranici) fragment novog GOST -a sa uzorkom memoranduma sa kutnim rasporedom detalja, kao i
  • Primjer 1 sa memorandumom komercijalne organizacije, koji se ne mora ispravljati zbog objavljivanja novog GOST R 7.0.97-2016.

Ovdje smo označili same rekvizite njihovim brojevima iz starog standarda.

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

Primjer 1

Suzi emisiju

Razlog isključenja rekvizita "Identifikator elektronske kopije dokumenta"(zahtjev 30 u skladu s GOST R 6.30-2003) - gubitak praktične vrijednosti. U savremenim uslovima, kada se koriste elektronski sistemi za upravljanje dokumentima (u daljem tekstu - EDMS), dokument je uključen u EDMS (na primjer, u obliku skenirane kopije papirnatog originala), a njegovi ključni detalji opisani su u elektronskoj kartici ovog dokumenta. Tada ih možete pronaći pomoću njih, tj. u uvjetima korištenja EDMS -a, upotreba dodatnog identifikatora dokumenta nije potrebna.

Detalji uključeni u GOST R 7.0.97-2016 (novi detalji)

Među njima:

  • naziv strukturne jedinice - autor dokumenta (zahtjev 06 u skladu s GOST R 7.0.97-2016);
  • naziv pozicije osobe - autora dokumenta (zahtjev 07 u skladu sa GOST R 7.0.97-2016);
  • pečat za ograničavanje pristupa dokumentu (zahtjev 14 u skladu s GOST R 7.0.97-2016);
  • oznaka elektronskog potpisa (atribut 23 u skladu s GOST R 7.0.97-2016).

Uključivanje naziv strukturne jedinice i položaj osobe, koji je izdao dokument kao zasebne detalje u novom GOST -u zbog činjenice da se ti podaci u praksi koriste u oblicima dokumenata strukturnih odjela i obrazaca službenika. Stari GOST predviđao je mogućnost izrade takvih obrazaca, ali nije isticao relevantne detalje. Zapravo, novi GOST im je vratio pravdu. Uporedite primjere obrazaca navedenih u aneksima sa donjim standardima.

U GOST R 7.0.97-2016 uvedena je varijabla 14 "Pečat ograničenja pristupa dokumentu", koji je pričvršćen u gornjem desnom uglu prvog lista dokumenta (nacrt dokumenta, propratno pismo dokumenta) na granici gornjeg polja ako u dokumentu postoje informacije kojima je pristup ograničen u skladu sa zakonom . Upotreba takve restriktivne oznake na dokumentima koji sadrže povjerljive podatke nije nova praksa. Takve oznake (oznake, žigovi) povjerljivosti koriste se više od jedne decenije, a u prethodno važećim standardima (GOST 6.30-90, GOST R 6.30-97) to je bio zahtjev. Na primjer, u GOST-u 6.30-97 o njemu je rečeno sljedeće:

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

GOST 6.30-97 „Jedinstveni dokumentacijski sistemi. Jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju "(izmijenjeno Rezolucijom Državnog standarda Ruske Federacije od 21. januara 2000. br. 9.)

3.13. Pečat kojim se ograničava pristup dokumentu (tajnom, povjerljivom itd.) Stavlja se bez navodnika na prvi list dokumenta, a može se nadopuniti podacima predviđenim zakonodavstvom o podacima klasificiranim kao državna tajna i povjerljivim podacima .

GOST R 7.0.97-2016 vratio je ovaj atribut pod istim imenom - „pečat ograničavanja pristupa dokumentu“. Sadrži restriktivni natpis ("Za službenu upotrebu", "Povjerljivo", "Komercijalna tajna" ili drugi), koji se, kako je navedeno u standardu, može nadopuniti brojem kopije dokumenta i drugim podacima u skladu sa zakonodavstvom Ruska Federacija. Pogledajte primjere 2 i 17.

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

Primjer 2

Suzi emisiju

Vrste oznaka ograničenja pristupa koje se koriste u organizaciji moraju biti u skladu sa zakonodavnim i drugim regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije i moraju biti sadržane u lokalnim propisima organizacije.

Treba napomenuti da u zakonodavstvu ne postoji konsenzus u pogledu naziva ove imovine. Ako se u zakonima ovaj zahtjev naziva "pečat", tada u dekretu Vlade Ruske Federacije - "oznaka". U skladu s tim, GOST R 7.0.97-2016 koristi izraz koji se koristi u zakonodavnim aktima.

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

Član 8 Zakona Ruske Federacije od 21.07.1993 br. 5485-1 "O državnim tajnama" Član 8 Zakona Ruske Federacije od 21.07.1993 br. 5485-1 "O državnim tajnama"

Utvrđena su tri stepena tajnosti podataka koji čine državnu tajnu i koji odgovaraju tim stepenima lešinari tajnost za nosioce navedenih podataka: "od posebne važnosti", "strogo povjerljivo" i "tajno" ...

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

Član 6. Federalnog zakona od 29. jula 2004. br. 98-FZ "O poslovnoj tajni"

4. Dokumenti dostavljeni organima navedenim u dijelovima 1. i 3. ovog člana i koji sadrže podatke koji predstavljaju poslovnu tajnu moraju biti označeni lešinar"Poslovna tajna" koja označava njenog vlasnika (za pravna lica - puno ime i lokaciju, za individualne preduzetnike - prezime, ime, patronim građanina koji je individualni preduzetnik i mjesto stanovanja).

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

Uredba Vlade Ruske Federacije od 03.11.1994. Br. 1233 „O odobrenju Uredbe o postupku postupanja sa službenim informacijama ograničene distribucije u saveznim izvršnim tijelima, ovlaštenom tijelu za upravljanje korištenjem atomske energije i ovlaštenom tijelu za svemirske aktivnosti "

2.1. Neophodnost postavljanja oznake"Za službenu upotrebu" na dokumentima i publikacijama koje sadrže službene informacije ograničene distribucije određuju izvođač i službeno lice koje potpisuje ili odobrava dokument. Označena oznaka i broj kopije nalaze se u gornjem desnom uglu prve stranice dokumenta, na naslovnoj i naslovnoj stranici publikacije, kao i na prvoj stranici propratnog pisma tih dokumenata.

Kada se koristi ovaj uvjet, treba imati na umu da se zakonom mogu utvrditi dodatni zahtjevi za njegov dizajn. Na primjer, Zakon o poslovnoj tajni predviđa da se prilikom podnošenja dokumenata državnim organima i lokalnim vlastima, uz pečat "Poslovna tajna", navodi puno ime i lokacija pravnog lica ili prezime, ime, patronim individualnog preduzetnika i navedeno je njegovo prebivalište.

Još jedan novi rekvizit - "Oznaka elektronskog potpisa"(broj 23 u GOST R 7.0.97-2016) - koristi se za vizualizaciju elektroničkog potpisa u elektroničkom dokumentu. Takva oznaka predviđena je i nalogom Ministarstva za telekomunikacije i masovne komunikacije Rusije i FSO Rusije od 27.05.2015. Br. 186/258 „O odobrenju zahtjeva za organizacionu i tehničku interakciju državnih tijela i državne organizacije razmjenom dokumenata u elektroničkom obliku. "

Prilikom vizualizacije elektroničkog dokumenta na ekranu monitora ili na papiru, softver reproducira ovu oznaku na mjestu gdje bi se stavio vlastiti potpis službenog lica da je dokument sastavljen na papiru.

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

Treba imati na umu da ovu oznaku generira softver, ne zamjenjuje elektronički potpis, već samo djeluje kao način vizualizacije.

Kombinovanje nekoliko rekvizita u jedan i podjela jednog rekvizita na dva

Ono što je promiješano, prikazujemo u tablici:

GOST R 6.30-2003 sadržavao je samo dva detalja: "Državni grb Ruske Federacije" i "Grb subjekta Ruske Federacije", ali organi lokalne uprave takođe imaju pravo da imaju svoje službene simbole (grbovi, heraldički znakovi).

Osim toga, kombiniranje slika grbova u jedan rekvizit opravdano je činjenicom da se samo jedan od navedenih grbova može reproducirati u jednom dokumentu. Postavljen je u sredinu iznad oznake organizacije - autora dokumenta, na udaljenosti od 10 mm od gornje ivice lista.

Opći atribut "logo organizacije ili zaštitni znak (žig usluge)" iz starog GOST R 6.30-2003 u novom standardu podijeljen je na dva detalja: "amblem" i "Zaštitni znak (žig usluge)". Korištenje amblema i zaštitnih znakova ima različite svrhe i uređeno je različitim zakonima.

Slika amblema, poput grba, postavljena je na sredinu gornje margine obrasca dokumenta iznad organizacije - autora dokumenta, na udaljenosti od 10 mm od gornje ivice lista. Slika žiga (žig usluge) može se reprodukovati na isti način ili lijevo na nivou naziva organizacije - autora dokumenta (dozvoljeno je snimiti dio lijeve margine).

Promjene u dizajnu detalja dokumenata

Pravila za popunjavanje detalja o dokumentima izložena su u odjeljku 5 novog standarda. Ovdje su promjene minimalne, budući da je glavni zadatak u razvoju svakog novog izdanja standarda održavanje kontinuiteta sa prethodnim standardom, uvođenje u novi standard samo onih promjena koje su zaista relevantne za praksu dokumentiranja. Najznačajnije su sljedeće:

1. Postavljanje inicijala osobe u potrebnom "adresatu" dovedeno je do jednoobraznosti. Podsjetimo da bi prema GOST R 6.30-2003, prilikom obraćanja dokumenta službenom licu, inicijali trebali biti stavljeni ispred prezimena, a pri obraćanju pojedincu - iza prezimena. GOST R 7.0.97-2016 utvrđuje jedno pravilo: bez obzira na to kome je dokument upućen (službenoj osobi ili pojedincu), inicijali se stavljaju iza prezimena. Pogledajte primjere 3 i 4.

U tekstu dokumenta, kada se pomene neka osoba, njeni inicijali su uvijek naznačeni iza prezimena, to je navedeno u tački 5.18 novog standarda, koji utvrđuje zahtjeve za tekstove dokumenata.

Primjer 3

Suzi emisiju

Primjer 4

Suzi emisiju

2. Pravila za registraciju varijable "adresata" dopunjena su odredbom u kojoj se navodi da je dozvoljena upotreba kratica "mr"(gospodaru), ako je primalac muškarac, ili "madam"(gospođo), ako je primalac žena.

Primjer 5

Suzi emisiju

Primjer 6

Suzi emisiju

3. Novi element u dizajnu varijable "adresata" je indikacija adrese e -pošte ili brojevi telefona / faksa, ako se pismo šalje samo e-poštom ili faksom (bez slanja poštom).

Primjer 7

Suzi emisiju

Primjer 8

Suzi emisiju

4. U klauzulu 5.18 novog standarda (koja se bavi osnovnim pravilima za izradu teksta), dodano je nekoliko novih odredbi.

Kao prvo, o jezicima na kojima se mogu sastaviti dokumenti u državnim organima i organizacijama. To:

  • državni jezik Ruske Federacije ili
  • državni jezik (jezici) republika u sastavu Ruske Federacije u skladu sa zakonodavstvom ovih republika.

Drugo, ako je dokument koji sastavljate objavljen na osnovu nekog drugog, morate navesti njegove detalje- obratite se na relevantni zakonodavni ili drugi regulatorni pravni akt, prethodno izdati administrativni dokument. Ova praksa postoji već duže vrijeme, upravo je sada ova odredba dodana novom GOST -u za dizajn ORD -a.

Treće, GOST R 7.0.97-2016 predviđa mogućnost upotrebe u tekstovima fraze etikete. Ova odredba se uglavnom odnosi na poslovna pisma, internu prepisku organizacije (izveštaje, beleške o uslugama itd.).

Standard posebno utvrđuje da se poslovna (uslužna) pisma mogu koristiti:

  • uvodna adresa:
    • Poštovani gospodine predsjedavajući!
    • Poštovani gospodine guverneru!
    • Poštovani gospodine Prokhorov!
    • Draga gospođo Zakharova!
    • Dragi Nikolaj Petrovič!
    • Draga Olga Nikolajevna!
    • Dame i gospodo!

Imajte na umu da je u adresi prema radnom mjestu naziv radnog mjesta napisan velikim slovom, a u adresi prema prezimenu inicijali osobe nisu naznačeni.

  • završna fraza bontona:
    • S poštovanjem,…

Suzi emisiju

Natalia Saraeva, stručnjak izdavačke kuće "Business-Arsenal"

GOST R 7.0.97-2016 konsolidirao je upotrebu okvira etikete, kada je "poštovanje" dva puta prikazano u dokumentu - to je prilično uobičajena praksa.

Pažljivo čitanje klauzule 5.18 novog standarda otkriva da se mogu koristiti i početna adresa na početku teksta s riječi "Poštovani" i završna fraza pored potpisa s istom riječi ". To jest, ne postoji potreba za njihovom istovremenom upotrebom. Stoga, ako smatrate da je dovoljno nazvati osobu koja se poštuje jednom (na početku ili na kraju pisma), to će biti sasvim dovoljno.

Posebna pravila za upotrebu fraza bontona utvrđena su Uputstvom za uredski rad organizacije.

5. Pravila za registraciju zahtjeva za "oznaku aplikacije" dopunjena su mogućnošću da se ovdje navede elektronski medij (CD, USB fleš disk itd.), Ako se radi o aplikaciji.

Primjer 9

Suzi emisiju

Sastav dokumenata i nazivi datoteka snimljenih na ovom mediju moraju biti naznačeni na umetku (koverti) u koji se nalazi.

6. Dizajn varijable "potpis" (atribut 22 u skladu s GOST R 7.0.97-2016) općenito se temelji na pravilima GOST R 6.30-2003. U isto vrijeme postoji i inovacija: "Prilikom potpisivanja dokumenta od strane v.d. glave, sastavlja se potpis koji označava status službenog lica u skladu sa naredbom (naredbom). " Mogu se koristiti i skraćeni i potpuni pravopisi:

Primjer 10

Suzi emisiju

Primjer 11

Suzi emisiju

Prilikom potpisivanja dokumenta od strane osobe koja ima pravo na potpis u slučaju privremenog odsustva šefa, ispravke u naslovu radnog mjesta i dekodiranje prezimena već pripremljenog i dogovorenog nacrta dokumenta vrše se ručno ili pomoću odgovarajuće markice. Nije dozvoljeno stavljati kosu crtu, natpis "za" ispred naziva pozicije osobe u potpisu, ako dokument potpisuje neko drugo službeno lice.

7. Pravila registracije su razjašnjena bilješke o prilogu na aneksima administrativnih dokumenata(propisi, odluke, naredbe, naredbe), ako je aplikacija regulatorni pravni akt ili drugo dokument odobren ovim administrativnim dokumentom. Prema novom GOST -u, prvi list dodatka sadrži:

  • oznaka o prijavi (bez pozivanja na administrativni dokument);
  • pečat odobrenja, koji označava podatke administrativnog dokumenta, koji je odobrio prijavni dokument (stoga se njegovi detalji ne dupliciraju).

Primjer 12

Suzi emisiju

8. Dopunjeno novim elementima rekviziti "oznaka o izvođaču". Kao i prije, ovdje su naznačeni prezime, ime, patronim umjetnika, njegov broj telefona, ali sada ovdje možete dodati naziv pozicije, strukturnu jedinicu i e-mail adresu izvođača. Konkretna verzija izvršenja oznake o izvršitelju određena je lokalnim propisima organizacije za uredski rad (za većinu organizacija ovo je Uputstvo za uredski rad).

Primjer 13

Suzi emisiju

Oznaka izvođača može se oblikovati kao podnožje i štampati fontom koji je manji od glavnog teksta dokumenta.

9. Pravila registracije kopirajte certifikacijske oznake dopunjena novom odredbom: ako se kopija izdaje za podnošenje drugoj organizaciji, ova oznaka se dopunjava zapisom o mjestu skladištenja dokumenta iz kojeg je kopija napravljena, i ovjerena pečatom organizacije.

Primjer 14

Suzi emisiju

Ova pravila uspostavljena su Ukazom Prezidijuma Vrhovnog sovjeta SSSR-a od 04.08.1983 br. 9779-X "O postupku izdavanja i ovjeravanja kopija dokumenata koji se odnose na prava građana od strane preduzeća, institucija i organizacija" , ali su odražene samo u tekstu GOST R 7.0.97-2016 ...

Oblici dokumenata

U vezi s uvođenjem brojnih novih rekvizita i izuzimanjem nekih drugih, izvršene su promjene u sastavu rekvizita obrazaca dokumenta, što se odrazilo u Dodatku B novog standarda (izgled zahtjeva) i Dodatku C, koji sadrži uzorke obrazaca dokumenata. Sastav vrsta obrazaca (općenito, slova i određene vrste dokumenata), kao i pravila za njihovo oblikovanje, ostali su nepromijenjeni.

"Lingvistička" tema, započeta u klauzuli 5.18 na tekstu dokumenta, ponovljena je u klauzuli 6.8 na obrascima:

Fragment dokumenta

Suzi emisiju

GOST R 7.0.97-2016 „Sistem standarda za informacije, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Organizaciona i administrativna dokumentacija. Zahtjevi za papirologiju "

6.8.U vlastima i organizacijama sastavnih entiteta Ruske Federacije, koristeći, uz ruski kao državni jezik Ruske Federacije, državni jezik (državni jezici) republika u sastavu Ruske Federacije, koriste se i oblici dokumenata na ruskom i državni jezik (jezici) republika unutar Ruske Federacije :

ugao (detalji obrasca nalaze se na istom nivou: na ruskom - s lijeve strane, na državnom jeziku (jezicima) republika unutar Ruske Federacije - s desne strane) ili

Obratite pažnju na drugi paragraf klauzule 6.8 novog GOST -a, gdje se pojavila odredba koja nije u standardu iz 2003., ali koja je u standardima iz 1990. i 1997. godine. Kaže da se za dopisivanje sa stranim dopisnicima koristi obrazac, gdje se "lijevoj koloni na ruskom" dodaje "desna kolona" na bilo kojem stranom jeziku. One. ovo će opet biti dvojezični oblik.

Primjer 16

Suzi emisiju

Dakle, dali smo opći opis novog standarda-GOST R 7.0.97-2016, koji utvrđuje zahtjeve za papirologiju i usvojen umjesto GOST R 6.30-2003, a također smo razmotrili glavne promjene u papirologiji uvedene novim standardom . Prolazeći kroz ovu identificiranu listu promjena, možete odlučiti koji ćete od novih proizvoda početi primjenjivati ​​u svom domu. Tada će se to i dalje morati odražavati u vašim Uputstvima za vođenje evidencije (ili drugim LNA) i u postavkama predložaka dokumenata u EDMS -u.

Analiza sadržaja GOST R 7.0.97-2016 ukazuje da, unatoč promjenama u sastavu detalja i pravilima za njihovo oblikovanje, općenito, kontinuitet novog standarda sa starim GOST R 6.30-2003, koji važi do 1. jula 2018., održava se. prije svega, izmjene zakonodavstva u oblasti informacija i dokumentacije, kao i informacionih tehnologija koje se koriste u praksi rada s dokumentima.

I na kraju dajemo uzorak potpuno izvedenog dokumenta "u stilu" novog standarda - pismo na memorandumu strukturne jedinice sa žigom ograničenja pristupa.

Primjer 17

Suzi emisiju

Prilikom izrade bilo koje dokumentacije pozivamo se na državne standarde koji formuliraju preporuke za izradu različitih vrsta dokumenata. Standardi reguliraju posebnosti izrade dokumenata u određenim područjima uredskog posla. U nastavku ćemo analizirati koja je vrsta fonta regulirana u različitim dokumentima u skladu s GOST -om, i koje su značajke njegove ili one upotrebe u stvorenoj poslovnoj dokumentaciji.

Opšti zahtevi za fontove u dokumentaciji kompanije

Karakteristike vizuelnog dizajna dokumentacije kompanije direktno zavise od njenog rukovodioca. On bira vizuelni stil dokumentacije u skladu sa ustaljenom praksom u kompaniji ili se nadovezuje na knjigu brendova koju su za ovo preduzeće razvili profesionalni dizajneri.

Fontovi korišteni u dokumentaciji dio su imidža ove kompanije i ne mogu se birati u skladu s GOST -om. Trebali bi biti lagani, čitljivi, laki za čitanje, bez pretjerane pretencioznosti i nametanja.

Razvoj korporativnog identiteta kompanije ključ je njenog prosperiteta

Opšte pravilo je da koristite sans-serif (Arial) fontove za čitače ekrana na računaru. Serif fontovi (na primjer, poznati Times New Roman) preporučuju se za ispis teksta na listu papira jer se na taj način bolje percipiraju.

Značajke uredskog rada regulirano je nekoliko GOST-a-2.105-95, 7.32-2001, kao i 6.30-2003., čije su preporuke zamijenjene 7.0.97-2016. Ovaj drugi regulira izvršenje organizacionih i administrativnih dokumenata za većinu trenutno postojećih preduzeća. Svrha „hostovanja“ fontova u dokumentaciji je ujednačavanje opsega uredskog posla, dovođenje do jedinstvenih uzoraka, što će ne samo pojednostaviti tijek rada, već će i dokumente koji su stvoreni na ovaj način učiniti što pogodnijim za rad.

U skladu sa zahtjevima postavljenim u ovim GOST-ovima (posebno standardom 7.0.97-2016), font u dokumentu odabire se na osnovu područja primjene. Odabrani font ne smije biti previše pretenciozan ili dekorativan (ne odgovara poslovnoj korespondenciji). Možete koristiti različite tipove slova (zbirku sličnih fontova, objedinjenih jednim stilom), uzimajući u obzir posebnosti odabranog poslovnog stila.

Imajte na umu da je upotreba fonta u skladu s reguliranim GOST -om savjetodavne prirode. Gosstandart ne obavezuje svaku kompaniju da izrađuje dokumentaciju prema predloženim standardima. No, istovremeno, primjena gore navedenih preporuka omogućit će vam stvaranje stvarno kvalitetnih dokumenata s kojima će biti prikladno raditi.

Možda će vas zanimati i naš materijal o.

Zaključak

U našem smo materijalu analizirali koji se font preporučuje za upotrebu u službenim dokumentima u skladu s GOST -om. Poštivanje propisa ključno je za visokokvalitetan uredski rad vaše kompanije, omogućavajući vam stvaranje pravilno osmišljene i lako čitljive dokumentacije. Preporučujemo da proučite tekstove navedenih GOST-ova (s posebnom pažnjom na 7.0.97-2016) i dalje koristite njihove preporuke za obradu različitih vrsta poslovnih dokumenata.

U proteklom periodu, praksa dokumentiranja doživjela je značajne promjene. Poboljšanja u ovoj oblasti dovela su do razvoja novih standarda. Proces je zahvatio nekoliko pozicija. Da biste shvatili kako ispravno sastaviti dokument u skladu s GOST -om, trebate se upoznati s transformiranim popisom zahtjeva i pravila.

Uvođenje novog GOST R 7.0.97-2016

Od 1. jula 2018. GOST R 6.30, usvojen 2003., zamijenjen je GOST R 7.0.97-2016. Sada se organizacijska i administrativna dokumentacija sastavlja drugačijim redoslijedom.

Potreba za promjenom normi posljedica je nekoliko faktora:

  • razvoj drugih detalja;
  • upotreba informacionih sistema;
  • intenzivna upotreba elektronskih tehnologija u području međukorporacijskog protoka dokumenata;
  • donošenje zakona "O elektronskom potpisu" i "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija".

Standardi na snazi ​​od 2002. su dobrovoljni. To se odnosi i na novi GOST. Za organizacije to znači da im se daje izbor: da sastave dokumente u skladu s novim standardom ili da se pridržavaju prethodnih normi. Administrativna odgovornost u ovom drugom slučaju nije predviđena.

Ali primjena standarda omogućuje vam da dobijete niz prednosti:

  • poboljšanje kvaliteta rada sa dokumentacijom;
  • sprečavanje problema koji nastaju među organizacijama u interakciji sa upotrebom dokumenata;
  • ekonomska korist;
  • pravna garancija dokumentacije kada ste uključeni u parnicu.

Uvedeni GOST zasnovan je na normama i zahtjevima koji su za sada najprihvatljiviji. Da bi koristile novi standard, institucije ga trebaju dodati u LNA (lokalni regulatorni akt), koji postavlja pravila za rad s dokumentacijom. Odredbe su obavezno unete u Uputstvo za kancelarijski rad. LNA je potrebno uskladiti sa novouvedenim standardima.

Usvojeni državni standard dobio je drugačije ime. Dodijeljen mu je i novi broj. To je zbog sljedećih razloga.

Usvojeni GOST nije vezan za USORD. Promjena broja posljedica je likvidacije Tehničkog odbora Državnog standarda, koji je bio uključen u razvoj prethodnog GOST -a. To je bio razlog promjene. Promjene standarda uveo je odbor 191 Rosstandarta, uslijed čega je novouvedeni GOST dodijeljen drugoj klasi.

Zahtjevi i pravila za obradu tekstualnih dokumenata

Prihvaćeni zahtjevi prilagođeni su računarima i uređivačima teksta.

Postavke stranice

Prije početka rada u programu Word morate postaviti parametre za stranicu:

  • Pejzažna orijentacija;
  • markup;
  • veličina papira;
  • polja;
  • paragraf.

Ako je potrebno, primjenjuju se crtice i postavljanje stupaca.

Font teksta

Za tekst je predviđeno nekoliko fontova:

  • Verdana # 12 i 13;
  • Arial # 12 i 13;
  • Times New Roman brojevi 13 i 14;
  • Calibri br. 14 i srodne varijacije.

Margine i punjenje

Crvena linija počinje uvlačenjem od 1,25 centimetara. Potrebno je definirati razmak između rubova stranice i teksta. Prema standardu međudržavnog formata GOST 2.105, u donjem i gornjem dijelu potrebno je povući se za 2 centimetra, uvlaka s lijeve i desne strane je 3 centimetra, odnosno 1,5 centimetara.

Prored

Prilikom pisanja teksta poštuje se interval od 1-1,5. Za dokumente koji se smanjuju tokom objavljivanja, ova stopa se povećava. Ovdje se morate pridržavati 2 intervala. Mora postojati jedan razmak između riječi. Slova su odvojena pravilnim razmakom. Crvena linija se bira od 1.25. Kada umetnete tekst, može se izvršiti automatsko uređivanje razmaka.

Paginacija

Da biste shvatili na kojoj će stranici numeracija biti točna, morate uzeti u obzir naslov. Ali na njemu nisu potrebni brojevi. Prilikom numeriranja koriste se arapski znakovi koji se postavljaju u središte donje margine stranice. Za to se primjenjuje 10 pt. veličina slova.

Ako dokument sadrži slike ili ilustracije koje se nalaze na zasebnom listu, uključen je u numeraciju.

Naslovna stranica

Prva stranica naziva se naslovna stranica. Da biste to učinili, koristite format A4.

Naslovna stranica je sastavljena u obliku:

  • prvo polje označava instituciju kojoj pripada kompanija koja je pripremila dokument. Punjenje se vrši dobrovoljno;
  • drugo polje je predviđeno za pojedinačni kod OKP -a koji se nalazi na lijevoj strani i posebne oznake koje se nalaze na desnoj strani;
  • na desnoj strani trećeg polja potrebno je staviti pečat odobrenja, a na lijevoj - odobrenje. Prilikom sastavljanja treba se voditi prema GOST 6.38;
  • u četvrtom polju nazivi proizvoda i dokumenta označeni su velikim slovima. Ako se sastoji od nekoliko dijelova, morate unijeti brojeve i imena svakog od njih, a ako govorimo o albumima, morate navesti njihov broj i svaki označiti numeracijom;
  • u šestom polju definicija dokumenta ili inventar albuma stavlja se velikim slovima;
  • na osmom mjestu moraju biti potpisi autora dokumenta, napravljeni u skladu s GOST 6.38. Ako su naznačeni pri pisanju naslovnog bloka na naslovnoj stranici, ne ponavljaju se na naslovnoj stranici. Osmo polje se može povećati ako je potrebno. To se radi pomoću drugog lista. U gornjem desnom uglu potrebno je napisati: "Nastavak naslovne stranice";
  • deveto polje koristi se za stupce 19-23, što odgovara GOST 2.104.

Ako dokument treba odobriti, "Odobreno" se pojavljuje u gornjem lijevom kutu ili iznad naslova grafičkih dokumenata.

Kapa

Prilikom sastavljanja izjave ili drugog poslovnog pisma morate se upoznati s postupkom pisanja zaglavlja. Ovaj dio je postavljen uzdužno ili ugaono.

Opcija 1

Opcija 2

Posljednja opcija je široko rasprostranjena u toku rada.

Postavite na vrh:

  • soba;
  • datum;
  • naslov teksta u obliku jedne fraze;
  • prilikom sastavljanja odgovora navode se datum i veza do registracijskog broja.

U gornjem uglu ili u sredini su detalji organizacije, apel primaocu, moguće njegovo puno ime, kao i položaj. U središnjem dijelu nalazi se žalba upućena primatelju.

Stamp

Praktični zadatak markica je zamijeniti rukom pisane bilješke i ubrzati tijek rada.

Podijeljeni su u sorte:

  • ugaoni pečat sadrži detalje o organizaciji i koristi se u nedostatku obrazaca. Koristi se pri izdavanju potvrde, vođenju prepiske itd.
  • pečat za označavanje namijenjen je označavanju kontejnera ili proizvoda;
  • pečat ograničenja prava pristupa nalazi se pri vrhu u desnom kutu, koristi se za dnevnik registracije i pakete sa dokumentacijom;
  • registracioni pečat sadrži naziv institucije, brojeve ulaznih dokumenata i polja za datum prijema;
  • pečat sa detaljima sadrži mjesto registracije, skraćeni oblik naziva organizacije, TIN.

Marke nisu obdarene pravnom snagom.

Tabele

Tablice su, poput tehničkih specifikacija, neka vrsta projektne dokumentacije. Njihovo ime nalazi se na vrhu. Odgovara sadržaju. Tabele su numerisane arapskim brojevima neprekidnim redosledom u celom dokumentu ili odeljku.

Za potonje vrijedi pravilo. Numeracija se sastoji od broja same tabele i odjeljka. Za ograničavanje brojeva koristi se točka. Tabele se nalaze ispod veza u tekstu, koje označavaju "tabelu" i stavljaju broj.

Zaglavlja reda i grafikoni pišu se velikim slovima; pri navođenju podnaslova koriste se mala slova. Nemojte stavljati točku na kraju. Minimalna udaljenost između linija je 8 milimetara. Registarska tablica je upisana u kolonu "Br. P / p" (skraćenica "rednim brojem"). Postoje tri mogućnosti za postavljanje tablice: ispod teksta na kojem se nalazi veza, na sljedećoj stranici ili u aplikaciji. Svaki je određen svojim parametrima.

Ako format stupaca ili redova premašuje veličinu stranice, tablica se mora podijeliti na nekoliko dijelova. Jedan od njih postavljen je pored drugog ili ispod njega. Riječ "Tabela" napisana je samo iznad prvog fragmenta, iznad ostalih dijelova označava "Nastavak tabele".

Oznake jedinica fizičkih veličina pišu se nakon njihovih naziva. Ako su vrijednosti duplicirane u tablici, umjesto njih ne možete koristiti navodnike. Nedostatak informacija označen je crticom. Interval koji pokriva brojeve u redu označen je u sljedećem obliku: "Od ... do ... uklj.". Dopuštena je crtica između ekstremnih znakova norme. U tom slučaju neće biti povrijeđena ispravnost pravopisa. Numeričke vrijednosti nalaze se na nivou položaja posljednjeg retka u kojem su pokazatelji naznačeni.

Tablice čine radnu knjigu. Ovo je naziv Excel datoteke. Redovi u radnoj bilježnici označeni su brojevima. Tabele su sadržane u predlošku Objašnjenja.

Crteži

Prilikom izvođenja crteža rukovode se standardima SPDS i ESKD. Slike se postavljaju u sredinu teksta nakon prvog spominjanja ili na kraju. Numeracija se vrši prema kontinuiranom sistemu ispod slike arapskim brojevima iza riječi "Slika".

Koristi se i njegova skraćena verzija "Sl." Uslovi GOST -a dopuštaju numerisanje u cijelom dokumentu ili ograničavanje na samo odjeljak, kombinujući broj odjeljka i redni broj ilustracije.

Ako je potrebno, ispod slike se nalazi tekst s objašnjenjem. Za male ilustracije koje nisu navedene u sljedećem tekstu, numeriranje nije potrebno.

Ako slika prikazuje nekoliko fragmenata proizvoda, potrebno je navesti broj svakog od njih u rastućem redoslijedu. Slike se koriste u izradi tehničke dokumentacije.

Dodaci teksta mogu se staviti u dodatak. To su proračuni, grafikoni, opisi uređaja i algoritmi itd. Prijave mogu biti samostalni dokumenti ili njihov nastavak.

Detalji o organizaciji

Spiskovi rekvizita novog i prethodnog GOST -a su različiti.

R 7.0.97-2016 uključuje:

  • naziv pozicije osobe, organizacije i strukturne jedinice - autora dokumenta;
  • oznaka na elektronskom potpisu, ovjera kopije, slanje dokumenta u kutiju, kontrola i prijem dokumenta;
  • traka za ograničenje pristupa;
  • zaštitni znak;
  • amblem;
  • grb (državna, općinska formacija, subjekt Ruske Federacije);
  • odredište;
  • potpis;
  • beleška o umetniku;
  • zaštitni znak;
  • šifra obrasca;
  • referentni podaci;
  • datum dokumenta;
  • referentni podaci;
  • matični broj;
  • mesto sastavljanja ili objavljivanja dokumenta;
  • vezu do datuma i registracijskog broja;
  • pečat odobrenja i sporazuma;
  • odredište;
  • tekst i naslov;
  • viza;
  • pečat;
  • rezolucija.

Kôd organizacije nije uključen u novi standard. Takođe TIN poreskog obveznika, OGRN pravnog lica i identifikator elektronskih kopija. Naziv organizacije koja je autor dokumenta mora odgovarati imenu zapisanom u osnivačkim dokumentima kojima Povelja pripada.

Odobrenje i žigovi odobrenja sastoje se od riječi: dogovorena i odobrena lokacija. Navodnici se ne koriste. Naveden je i položaj osobe koja je odobrila dokument ili s kojom je dogovoren, potpis, dekodiranje i datum.

Jezik

Dokumenti su sastavljeni na državnom jeziku Ruske Federacije. Ovaj zahtjev se ne odnosi na republike koje su dio Rusije. Novi GOST je standard koji dozvoljava upotrebu lokalnih državnih jezika u okviru pravnog okvira.

Fraze etikete

Takvi se izrazi odnose na internu prepisku i poslovna pisma. Uvodne adrese pripadaju njima. I takođe završne rečenice. Ako se trebate prijaviti za radno mjesto, naziv je označen velikim slovom. Izraz počinje riječju "dragi". Puno ime nije uneseno. Primjer takve žalbe je sljedeći: "Dragi gospodine guverneru!"

U frazi bez navođenja položaja koristite prezime ili ime i patronim. Na primjer, "Dragi gospodine Zakharov!" ili "Dragi Aleksej Nikolajevič!"

Obraćanje nekolicini ljudi ima drugačiji oblik. U ovom slučaju pišu: "Poštovani!" Pismo, bilješku ili izvještaj o završetku završite izrazom. Ovdje se primjenjuje "S poštovanjem, ...".

Potpis

Pravilna priprema potpisa uključuje naslov radnog mjesta osobe koja potpisuje dokument, potpis i njegov prijepis (inicijali i prezime). Ovo uzima u obzir prisutnost obrasca. Prilikom sastavljanja dokumenta na njemu, položaj se zapisuje u skraćenom obliku. U suprotnom, naziv mora biti potpun. Ako se koristi zaglavlje službenog lica, službeni čin se ne piše.

Potpisi nekoliko osoba stavljaju se jedan ispod drugog. Njihov popis odgovara službenom položaju ili je prisutan na istom nivou sa jednakim pozicijama. Rad sa dokumentacijom koju je sačinila komisija ima neke posebnosti. Ovdje su umjesto položaja navedene dužnosti osoba u njegovom sastavu. Na primjer, "predsjednik komisije" i "članovi komisije".

Osoba koja djeluje kao odsutni upravnik mora potpisati dokumente koji ukazuju na status dodijeljen nalogom. Dekodiranje prezimena i ispravke u naslovu pozicije vrše se ručno ili pomoću žiga. Prilikom potpisivanja poslovnih dokumenata od strane druge osobe, kosa crta i "za" se ne stavljaju ispred naslova pozicije.

Značajke novog GOST -a

Pojava imena pozicije osobe koja je sastavila dokument i jedinice povezana je s upotrebom ovih podataka u obrascima. "Oznaka elektronskog potpisa" omogućuje vam vizualizaciju potpisa pri radu s elektronskim medijima.

"Pečat ograničavanja pristupa dokumentu" daje se pri radu s podacima kojima zakonodavstvo ograničava pristup.

Novi GOST omogućava lokalnim vlastima da imaju svoj grb. Od rekvizita "Logo organizacije ili zaštitnog znaka" stvoreni su "Zaštitni znak" i "Amblem".

Ako ste u nedoumici, kada staviti inicijale: prije ili poslije prezimena, trebali biste proučiti "primatelja". U bivšem GOST -u to je ovisilo o statusu primatelja dokumentacije. Sada, prilikom sastavljanja poslovnih papira, i službenik i pojedinac moraju staviti inicijale nakon pisanja prezimena.

Dozvoljena je upotreba riječi "gospodin" ili "gospođa". Prilikom slanja dokumenta u sandučić e-pošte ili putem fototelegrafske komunikacije, zahtjev pretpostavlja navođenje telefonskog broja, faksa ili adrese e-pošte.

U GOST -u su uvedene odredbe koje se odnose na jezike koji se koriste za sastavljanje dokumentacije. Sada možete koristiti izraze etikete. Ako se kao osnova za sastavljanje rada koristi drugi dokument, potrebno je uključiti reference na primjenjivu dokumentaciju.

Ako postoje prijave u obliku elektroničkih medija, one se označavaju u skladu s "Napomenom o prijavi". Potreban "Potpis" predviđa mogućnost potpisivanja poslovnih papira od strane osobe koja zamjenjuje rukovodioca malog preduzeća (malog preduzeća) ili druge organizacije za vrijeme njegove odsutnosti.

Na početnom listu naloga, dekreta, naredbe ili odluke bilježe se o aplikaciji i stavljaju pečat odobrenja. Prilikom izdavanja kopije za prezentiranje drugoj instituciji važno je pridržavati se novih zahtjeva. To će zahtijevati certifikacijski znak. Osim toga, naznačeni su podaci o organizaciji u kojoj je originalni dokument uskladišten, a zatim ovjereni pečatom. Prema novim pravilima, osim punog imena i broja telefona, u "Bilješku izvođača" unose se i e-mail adresa, naziv radnog mjesta i odjela.

Obavezni element dokumenta je datum kada je potpisan. Prilikom sastavljanja zapisnika navedite broj kada je sastanak održan. Datum je napisan arapskim slovima koristeći tačku kao separator. Pogledajte Pomoć za bilješke koje se odnose na cijeli dokument.

Oblici dokumenata

Ispravni obrasci dokumenata izrađeni su na listovima A4. Za rezolucije su vam potrebni A5 i A6. Papirni i elektronski obrasci obrazaca identični su po rekvizitima, redoslijedu rasporeda i fontu. Model proizvodnje je izgled koji je usvojio šef. Za to se koristi samo bijeli ili svijetli papir. Lokacija detalja na obrascu dokumenta određena je državnim standardom.

Obrasci su podijeljeni na opće, memorandume i određenu vrstu dokumenta. Važno je osigurati da su elektronički predlošci zaštićeni od neovlaštenih promjena. Dopisništvo u inozemstvu obavlja se na obrascima na ruskom i engleskom jeziku. Obrazac za pasoš ima parametre 125 x 88 milimetara.

Pomnijim ispitivanjem GOST R 7.0.97-2016, uočljivo je da neke njegove odredbe odgovaraju prethodnom standardu. Ali mnoge odredbe su doživjele značajne promjene. Usvajanje novih standarda objašnjava se upotrebom informacionih tehnologija u kancelarijskom poslu.

Povezani videozapisi

Danas ćemo razmotriti takvu temu kao zahtjeve za tekstove dokumenata proizvedenih uz pomoć tehničkih sredstava. Posvećen je Poglavlju 6 Uputstva o papirologiji u državnim organima i drugim organizacijama, odobrenom uredbom Ministarstva pravde Republike Bjelorusije od 19. januara 2009. br. 4 (u daljem tekstu Uputstvo).

Tema je više nego važna jer se u današnje vrijeme ogromna masa dokumenata proizvodi upravo uz pomoć tehničkih sredstava. Stoga se oni koji se bave pripremom dokumenata, a to su najčešće sekretarice, moraju jednom zauvijek sjetiti nekoliko jednostavnih, ali vrlo važnih zahtjeva.

Dakle, stavom 77 Uputstva utvrđeno je da se tekst dokumenata na obrascima A4 štampa na pisaćoj mašini jedan i pol prored ili pojedinačni na računaru, na obrascima A5 - jedan prored ili tačno 14 pt na računaru. Prema stavu 78. Uputstva pri kucanju koristeći tehnička sredstva font je Times New Roman (Times New Roman Cyr) normalnim stilom, veličina fonta - najmanje 13 pt, ili fontovi utvrđeni regulatornim pravnim aktima Republike Bjelorusije. Tekst je poravnat prema širini lista. Utvrđeno je da se u republičkim državnim tijelima i drugim državnim organizacijama podređenim Vladi Republike Bjelorusije dokumenti sastavljaju prema predlošcima instaliranim na računarima sa postavkama u uređivaču Microsoft Word, veličina fonta - 15 pt.

Utvrđeno je da se papirologija obavlja pomoću softvera koji ispunjava sljedeće uvjete:

  • dostupnost funkcionalnosti koja pruža mogućnost dizajniranja detalja dokumenta u skladu sa zahtjevima zakonodavstva Republike Bjelorusije;
  • podrška za važeće formate dokumenata u elektroničkom obliku;
  • podrška metodama i sredstvima zaštite teksta dokumenta od uređivanja (zaštita lozinkom, stvaranje dokumenta koji se ne može urediti standardnim sredstvima itd.) za prihvatljive formate.

Kao što je poznato iz prakse, uvijek je teško sastaviti dokumente u obliku tabela. Upute također predviđaju ove tačke, posebno kaže da se prilikom pripreme tablica pomoću tehničkih sredstava poravnanje teksta vrši po potrebi, s premotavanjem riječi. Dopušteno je smanjiti veličinu lijevog ruba na 20 mm (kada se tekst ne uklapa), razmak između redova - do 11 pt. No, postoji rezerva da je u republičkim državnim tijelima i drugim državnim organizacijama podređenim Vladi Republike Bjelorusije prilikom pripreme tabela dopušteno smanjiti veličinu fonta teksta u tablicama na 13 pt.

Nekome se to može učiniti čudnim, ali na nekim mjestima dokumenti se i dalje sastavljaju na pisaćoj mašini. Upute su također predviđale ovu nijansu. Dakle, prema članu 80, prilikom sastavljanja dokumenta na pisaćoj mašini, detalji koji se sastoje od nekoliko redova (osim atributa „Tekst“) štampaju se na jednom razmaku. Sastavni dijelovi rekvizita "Primalac", "Potpis odobrenja", "Oznaka prijave", "Potpis odobrenja", "Potpis aplikacije" međusobno su odvojeni razmakom od jednog i po redaka. Detalji dokumenta su međusobno odvojeni razmakom od 2-3 reda. Naveden je sljedeći primjer:

DOGOVORENO

Direktor odeljenja

o arhivama i uredskom radu

Ministarstvo pravde

Republika Bjelorusija

Potpis V.I.Adamushkoa

DOGOVORENO

Protokol sastanka

stručno vijeće

01.02.2008 № 9

Stav 81. Uputstva posvećen je izvođenju dokumenta na računaru, prema njegovoj normi, detalji koji se sastoje od nekoliko redova (osim atributa „Tekst“) štampaju se sa intervalom od tačno 14 pt. Sastavni dijelovi rekvizita "primalac", "pečat odobrenja", "pečat odobrenja", "oznaka prijave", "pečat prijave" međusobno su odvojeni jednim intervalom. Detalji dokumenta međusobno su odvojeni razmakom od jednog i pol redaka. Naveden je sljedeći primjer:

DOGOVORENO

Single

Ministar pravde

Tačno 14 fr

Republika Bjelorusija

Single

Potpis V.G. Golovanov

Single

Jedan i po

DOGOVORENO

Single

Ministar ekonomije

Tačno 14 fr

Republika Bjelorusija

Single

Stav 82 Uputstva postavlja maksimalnu dužinu niza višelinijskih detalja za pisaću mašinu na računaru 28 znakova ili 73 mm.

Utvrđeno je da se pri kucanju dokumenata na pisaćoj mašini koristi devet standardnih položaja tabulatora ili uvlačenja u milimetrima od ruba lijeve margine pri kucanju na računaru:

  • 0 - lijeva margina;
  • 1 - nakon 5 ispisanih znakova od ruba lijeve margine ili 12,5 mm;
  • 2 - nakon 16 ispisanih znakova od ruba lijeve margine ili 40 mm;
  • 3 - nakon 24 znaka s lijeve margine ili 60 mm;
  • 4 - iza 32 odštampana znaka od ivice lijeve margine ili 80 mm;
  • 5 - nakon 40 znakova s ​​lijeve margine ili 100 mm;
  • 6 - nakon 48 znakova s ​​lijeve margine ili 120 mm;
  • 7 - nakon 56 znakova s ​​lijeve margine ili 140 mm;
  • 8 - nakon 64 znaka s lijeve margine ili 160 mm.
  • varijabla "Naziv vrste dokumenta";
  • atribut "Naslov teksta";
  • Atribut "Tekst" (isključujući redove koji počinju uvlačenjem odlomka);
  • atribut "Oznaka dostupnosti aplikacije";
  • potreban "Napomena izvođača";
  • zahtjev "Oznaka o izvršenju dokumenta i njegovom smjeru u kućištu";
  • zahtev "Kopiraj sertifikacionu oznaku";
  • potreban "pečat odobrenja" i naziv pozicije u potrebnom "potpisu";
  • riječi “Tačno”, “SLUŠALO”, “IZVRŠENO”, “ODLUČENO”, “ODLUČENO”, “NARUDŽBA”, “PONUDA”, “OBAVEZNO”.

Prema članu 84 Uputstva sa nulte pozicije se štampaju:

Početak pasusa u tekstu se štampa sa prve pozicije.

Atribut "Adresant" se štampa sa četvrte pozicije.

Sa pete pozicije ispisuju se detalji "Ograničenje pristupa", "Odobrenje", "Aplikacijski pečat".

Sa šeste pozicije, dekodiranje potpisa se štampa u potrebnom "Potpisu".

Sa sedme pozicije ispisuju se kodovi za OKUD, OKOGU i OKULP.

Prilikom sastavljanja dokumenta na listovima A4 u vodoravnoj orijentaciji (297 × 210), detalji "Potpis ograničenja pristupa", "Potpis odobrenja", "Potpis aplikacije", dekodiranje potpisa u atributu "Potpis" ispisuju se iz osma pozicija tabulatora (64 znaka ili 160 mm).

Utvrđeno je i da su, u prisustvu nekoliko pečata odobrenja i sporazuma, raspoređeni u dva okomita reda, počevši od nulte i pete pozicije tabulatora, a pri sastavljanju dokumenta na listovima A4 u vodoravnoj orijentaciji - od nule. i osmi položaj tabulatora, a pri sastavljanju dokumenta na listovima A4 formata u pejzažnoj orijentaciji - od nulte i osme pozicije tabulatora. Prilikom potpisivanja dokumenta od strane više osoba koje nisu podređene po položaju, nazivi pozicija u zahtjevu "Potpis" stavljaju se u dva okomita reda, počevši od nulte i pete pozicije tabulatora. U republičkim državnim tijelima i drugim državnim organizacijama podređenim Vladi Republike Bjelorusije dopušteno je razdvojiti nekoliko detalja "Potpis", koji se nalaze jedan ispod drugog, dvostrukim proredom.

Prema stavu 86. Uputstva, ako naslov teksta prelazi pet redova, dopušteno ga je proširiti do granice šestog graničnika (120 mm od ruba lijeve margine). Klauzula 87 utvrđuje da ako tekst dokumenta sadrži bilješke ili vezu na dokument koji je poslužio kao osnova za njegovo objavljivanje, riječi "Bilješka" i "Baza" se štampaju s nulte pozicije tabulatora, a tekst se odnosi na do njih - kroz jedan prored (pri kucanju na pisaćoj mašini) ili tačno 14 pt (pri kucanju na računaru).

U tekstovima dokumenata ostaju otvorene riječi "Napomena", "Osnova", kao i riječ "Prijava" u oznaci o prisutnosti aplikacije, a podaci koji se na njih štampaju u koloni na jednom prored (pri kucanju na pisaćoj mašini) ili tačno 14 pt (pri kucanju na računaru).

Imajte to na umu vna kraju atributa (osim atributa "Text"), točke se ne stavljaju. Međutim, usred redova rekvizita znakovi interpunkcije su prirodno sačuvani.

Klauzula 90 Uputstva zabranjuje udokumenti, isticanje teksta u obliku podcrtavanja i štampanje u nizu. Utvrđeno je da se velikim slovima štampaju: rekviziti "Naziv vrste dokumenta", riječi "ODOBRENO", "ODOBRENO", "DOGOVORENO" - u pečatima za odobrenje i odobrenje, "NARUČUJEM" - u naredbe, "ODLUČUJE" - u rezolucijama, "ODLUČENO" - u odlukama, "OBAVEZUJEM", "PRIJEDLOG" - u naredbama i uputstvima, "ČUO", "GOVORENO", "ODLUČENO", "ODLUČENO" - u zapisnicima, nazivima zaposlenih u tekstovima naredbi o kadrovima, naslove poglavlja u organizacionim dokumentima ...

Također je važno znati da prilikom sastavljanja dokumenata na dva ili više listova drugi i naredni listovi trebaju biti numerirani. Brojevi listova stavljaju se u središte zaglavlja arapskim brojevima na udaljenosti od 10-15 mm od gornje ivice, font je Times New Roman (Times New Roman Cyr) u običnom stilu, veličina fonta je najmanje 13 pt. Prvi list nije numerisan. U republičkim državnim tijelima i drugim državnim organizacijama podređenim Vladi Republike Bjelorusije, veličina fonta brojeva listova je 14 pt. Još jedna veoma važna tačka: nije dozvoljeno započeti novi list dokumenta sa posljednjim nepotpunim redom paragrafa.

Dokumenti sa rokom trajanja do tri godine uključujući ovo uputstvo dozvoljava štampanje sa obe strane lista.

I posljednja stvar. Prema Uputstvu, dokumenti namijenjeni za promet u međuresornom sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima državnih agencija moraju ispunjavati sljedeće zahtjeve:

  • biti predstavljeni u obliku koji je dostupan i razumljiv za percepciju;
  • biti kreiran u jednom od prihvatljivih formata dokumenata u elektroničkom obliku;
  • sadrže detalje koji osiguravaju identifikaciju dokumenta utvrđenog za dokumente ove vrste u skladu sa zakonodavstvom Republike Bjelorusije. Registracija detalja vrši se u skladu sa zahtjevima ovog uputstva i drugih akata zakonodavstva Republike Bjelorusije;
  • sadrže jedan ili više EDS -ova, kao i, ako je potrebno, dodatne podatke za provjeru uključenog EDS -a.

Utvrđeno je da se u slučaju slanja grafičke slike (slike nastale skeniranjem) dokumenta na papiru (prilog dokumentu), mora izvršiti u načinu rada u boji ili u režimu sive i imati jednu od prihvatljivih grafički formati slika.

Elektronski dokument ne bi trebalo da sadrži automatski izvršni programski kod (makro naredba) ili veze do vanjskih izvršnih datoteka.