tikhan je napisao:

Phoenix je napisao:

Ovdje je jasno i detaljno

Scroll: Grupe naloga

Pitanja registracije dokumenata, uključujući naredbe, regulisana su normama pogl. 8 "Organizacija rada sa dokumentima" Uputstvo za kancelarijski rad u državnim organima i organizacije Republike Bjelorusije odobrene rezolucijom Ministarstva pravde Republike Bjelorusije od 19. januara 2009. br. 4 (u daljem tekstu Uputstvo).

Podstav 142.3 Uputstva utvrđuje da se administrativni dokumenti moraju registrovati po vrsti odvojeno od ostalih. interna dokumenta... Administrativni dokumenti o osnovnoj djelatnosti, o kadrovima, o administrativnim i ekonomskim pitanjima registruju se posebno. Osim toga, administrativni dokumenti o osoblju, za koje su različiti periodi skladištenja utvrđeni aktima zakonodavstva Republike Bjelorusije, takođe moraju biti posebno registrovani.

U skladu sa ovim standardima, organizacija mora voditi odvojenu registraciju naloga iz četiri grupe:
po osnovnoj djelatnosti;
od strane osoblja, za koje je period skladištenja postavljen na "75 godina";
o osoblju, za koje je određen period skladištenja "3 godine nakon sveobuhvatne poreske revizije";
o administrativnim i ekonomskim pitanjima.

Za razlikovanje indeksa registracije naloga navedenih grupa, pod. 142.4 Uputstvom je utvrđeno da je registracioni kod administrativni dokument je redni matični broj dodijeljena mu u toku službene godine. Shodno tome, prilikom registracije naloga za glavnu djelatnost, njihovi indeksi će biti serijski registarski brojevi, kojima se ne dodaju dodatne slovne oznake, na primjer: br. 1, br. 2, br. 3 itd.

Dodavanje dodatnih abecednih ili brojčanih oznaka nalozima za glavnu djelatnost dopušteno je Uputstvom u slučaju da među njima postoji značajna grupa naloga određene vrste i ovu grupu narudžbe se registruju posebno. Na primjer, organizacija može kreirati veliki broj takvih vrsta naloga za svoje glavne aktivnosti kao što su nalozi za promjene u personalni sto... U tom slučaju, registarskim brojevima naredbi o izmjenama kadrovskog rasporeda, mora se dodati pismo ili drugo, koje je odredila organizacija nezavisno od njih. legenda, na primjer: br. 1-shr, br. 2-shr, br. 3-shr.

Za razlikovanje indeksa registracije različitih grupa naloga za kadrovske pod. 142.4 Uputstva propisano je da se njihovim matičnim brojevima dodijeljenim u kancelariji moraju dodati slova "k" (za dokumente sa rokom trajanja od 75 godina) ili "l" (za dokumente sa rokom trajanja od 3 godine). godine, na primjer: br. 1- k, br. 2-k, br. 3-k, itd.; br. 1-l, br. 2-l, br. 3-l, itd.

Registarskim brojevima naloga za osoblje mogu se dodati i druge alfabetske ili numeričke oznake u slučaju da se među njima izdvaja značajna grupa naloga određene vrste i ova grupa naloga se posebno evidentira. Na primjer, ako organizacija izda veliki broj naloga za upućivanje, tada se ovi nalozi mogu registrovati odvojeno od drugih naloga za osoblje sličnog perioda skladištenja, formirati u zasebnom fajlu, a njihovi registarski brojevi moraju biti dodati njihovim registracionim brojevima. samostalno ih razlikuju slovom ili drugim uslovnim oznakama, na primjer: br. 1-km, br. 2-km, br. 3-km itd.

Imena pisama koja se dodaju naredbama o administrativnim i ekonomskim pitanjima, regulatornim pravni akti Republike Bjelorusije nisu fiksni i određuje ih organizacija samostalno, na primjer: br. 1-ah, br. 2-ah, br. 3-ah, itd.

Ne sjećam se odakle je došao tekst, pa se unaprijed izvinjavam na plagijatu.

Pa nije bilo plagijata - A.E. Rybakov,
direktor ustanove "Bjeloruski naučno-istraživački institut za dokumentaciju i arhivsku djelatnost", kandidat istorijskih nauka

http: // stranica / biblioteka / # / podaci / dokument / tekst / id / 16317? Andrey Evgenievich? sebe?

Priprema dokumenata za predaju u arhivu? Ne zaboravite sastaviti list slučaja. Popunite odgovarajući formular sa podacima o broju listova i njihovom fizičkom stanju. Objasnite specifičnosti numeracije.

Iz članka ćete naučiti:

Certifikacijski list u sistemu knjigovodstvene dokumentacije

Moderan kancelarijski rad je posebna oblast delatnosti posvećena dokumentacionoj problematici, kao i organizaciji rada sa dokumentacijom. Jedna od najvažnijih lokacija rad u kancelariji razmatra se formiranje predmeta. Pojam „predmet“ odnosi se na dokumente koji su spojeni u skup prema principu pripadnosti jednoj oblasti rada. Predmet objedinjuje dokumentaciju koja se odnosi na isto pitanje. Tako, na primjer, to mogu biti kadrovi, izvještaji ili finansijski dokumenti.

Sigurnost najvažnijih službenih papira, kao i brzina njihovog traženja tokom naknadnog rada, zavisi od pravilnog rasporeda dokumentacije u predmetima. Sistematizacija i sređivanje spisa unutar predmeta je od velikog značaja u formiranju predmeta, tj. princip njegovog formiranja.

Inventar spada u kategoriju knjigovodstvenih isprava i predstavlja, u stvari, neku vrstu tabele sadržaja, liste. U inventaru se navode njihovi serijski brojevi, identifikacioni brojevi, imena, datumi registracije, brojevi stranica. Potreba i pravila za sastavljanje inventara utvrđuju se internim regulatornim aktom: Uputstvo za rad u kancelariji kao i posebne odredbe i uputstva.

Ovjerni list predmeta se također može smatrati knjigovodstvenom ispravom. Sadrži informacije o karakteristikama sadržaja predmeta u arhivu ustanove i specifičnostima njegovog formiranja. Koristi se za praćenje ukupnog broja poslovnih listova. Osim toga, u njemu su zabilježene karakteristike njihovog numeriranja.

Obrazac lista svjedoka

Kako bi se ubrzao proces formiranja predmeta i unificirala postojeća računovodstvena dokumentacija, za dokumente kao što su popis i lista za ovjeru predmeta, razvijeni su i odobreni na zakonodavnom nivou posebni obrasci.

Prema Pravilniku o arhivskoj delatnosti, koji je dalo Ministarstvo kulture (Naredba br. 526 od 31.01.2015.), popunjavanje atestnog lista je uključeno u proceduru za upis predmeta na papiru, uz upisnu dokumentaciju, njeno numerisanje. , izrada interni inventar i dizajn naslovnice. Njegov oblik je određen regulatorni zahtjevi na organizaciju čuvanja arhivskih dokumenata. Obrazac potvrde o predmetu nalazi se u Prilogu br. 8 Pravilnika o arhivskoj djelatnosti.

Standardni detalji obrasca uključuju:

1. Naziv vrste dokumenta;
2. Naziv pozicije kompajlera;
3. Potpis;
4. dešifriranje;
5. Datum pripreme;

Uvesti u formu sljedeće informacije:

Ukupan iznos listovi predmeta (navesti riječima i brojevima);

Slovni brojevi;

Propušteni brojevi;

Posebnosti psihičko stanje i formiranje predmeta;

Preporučena veličina papira za registraciju obrasca je A4. Ovo bi trebala biti posebna stranica, koja je posljednja priložena datoteci. U situaciji kada je futrola inicijalno završena i sašivena bez atestnog lista, nema potrebe za vezom kako bi se obrazac u njega ušivao. Dovoljno ga je napuniti i zalijepiti odozgo na unutrašnju stranu korica. Kao rezultat toga, podneseni predmet će izgledati ovako:

Certifikacijski list ličnog dosijea: uzorak dizajna

Važeća Pravila o organizaciji čuvanja arhivske dokumentacije (Prilog br. 8) nude sledeći uzorak overenog lista:

Ovaj uzorak vrijedi za sve slučajeve trajnog i privremenog (više od 10 godina) vijeka trajanja. Kadrovski poslovi nisu izuzetak od ovog pravila. Svi predmeti koji se po završetku pripremaju za predaju u arhivu ustanove kalendarske godine, moraju biti opisani i izvršeni na način propisan Pravilima. Prema ovome normativni dokument, na kraju svakog slučaja, atestni list mora biti priložen na papirnoj osnovi. Unutra je opšti slučaj ima A4 format, u kartotekama odgovara formatu kartice. Zabranjeno je stavljati list na korice kutije ili na poleđinu zadnje stranice.

Dokumenti u prilogu:

Popunjavanje atestnog lista

Prilikom popunjavanja potvrde slučaja treba se pridržavati sljedećeg algoritma:

Navesti broj predmeta koji je dodijeljen u skladu sa nomenklaturom predmeta;

Brojkama i riječima navesti ukupan broj numeriranih stranica ukoričenih u svesku (imajte na umu da se interni inventar u ovom slučaju ne uzima u obzir);

Navedite brojeve krajnjih listova, na primjer: “Od br. 1 do br. 308”;

Navedite brojeve slova.

Slovni broj označava broj sa slovom, na primjer: 11a, 24b. Takvi brojevi se pojavljuju u situaciji kada je jedna ili više stranica slučajno preskočeno tokom numeriranja. Kako se ne bi ponavljala numeracija, preskočenim listovima se dodjeljuje prethodni broj sa slovom, na primjer: 33, 34, 34a, 34b, 35.

Navedite propuštene brojeve;

Ako u kućištu nema listova koji nedostaju i slovima, potrebno je u odgovarajuće redove obrasca atestnog lista staviti crtice.

Imajte na umu da se broj preskočenih i označenih listova mora uzeti u obzir prilikom izračunavanja ukupnog broja numerisanih listova. Tako, na primjer, ako posljednji list sveske ima broj 264, ali datoteka sadrži slova 34a i 34b, a nedostaje i list broj 647, ukupan broj listova će se izračunati na sljedeći način: 264 + 2-1 = 265.

Navesti broj listova internog inventara;

Popunite kolone tabele o karakteristikama fizičkog stanja i formiranju slučaja. U ovom slučaju, u lijevom stupcu potrebno je klasificirati obilježje, u desnom - navesti brojeve listova na kojima se pojavljuje.

Ove karakteristike uključuju:

• Zalijepljene fotografije;
• Nestandardni (veliki) format;
• Prisutnost koverti sa prilozima (tabela pokazuje ne samo prisustvo koverte, već i broj listova koji su u njoj priloženi);
• Fizička oštećenja (kao što su pocepane stranice ili stranice ispunjene vodom, teško čitljive fotokopije);
• Dostupnost štampanih primjeraka brošura (ako broj stranica nije naveden u opštoj numeraciji, mora se navesti u tabeli);

Ako dokumenti u predmetu nemaju takve karakteristike, tabela se mora precrtati slovom Z.

Navedite naziv radnog mjesta osobe koja je sačinila certifikacijski list, potpišite ga i dešifrirajte.

Navedite datum registracije;

U nekim slučajevima, nakon registracije predmeta, može se promijeniti njegov sastav i stanje. Na primjer, neki dokumenti se mogu oštetiti tokom skladištenja. Ili će postojati potreba da se original zamijeni kopijom jednog ili drugog kancelarijski papir... Dodatni primjer je radne knjižice, koji se ne upisuju u predmet, već stavljaju u kovertu. Nakon nekog vremena bivši uposlenik ili njegovi srodnici mogu zatražiti radnu knjižicu iz arhive, što će dovesti do promjene sastava predmeta. U tom slučaju, sve napravljene promjene potrebno je zabilježiti u odgovarajućem aktu i zabilježiti u listu svjedoka slučaja sa upućivanjem na ovaj akt.

U ovom slučaju, unos će izgledati ovako:

Izdata je radna knjižica (list 58), izvršen je odgovarajući upis broj 118 u knjigu evidencije kretanja radnih knjižica.

Šef Odjeljenja za arhive Vasiljeva P.K. PC. Vasiljeva

25.04.2017

Imajte na umu da pravilno izvršavanje predmeta (uključujući popunjavanje atestnog lista) doprinosi sigurnosti dokumenata i značajno ubrzava njihovu potragu za dalju upotrebu. Osim toga, pravilno grupisanje dokumenata i njihova sistematizacija omogućavaju olakšavanje procesa kao što su ispitivanje vrijednosti i priprema dokumenata za prijenos u arhivu.

Dokumenti u prilogu:

Mogu li koristiti brojeve listova sa slovima prilikom registracije predmeta? Koristi li se numeriranje slova u modernom kancelarijskom radu ili ova metoda više nije relevantna?

Iz članka ćete naučiti:

Riječ "litera" došla je u naš jezik iz latinskog i doslovno znači "slovo". Mnogi su ga upoznali kao dio poštanske adrese, gdje služi za pojašnjenje zgrade, na primjer: kućni broj 81, slovo A. Neko će ga se sjetiti po pričama o Sherlocku Holmesu, koji je ispod pisma čuvao "dostojnu kolekciju zlikovaca". "M". U modernom kancelarijskom radu ova metoda numeriranja također se široko koristi. Pogodan je za precizno identifikovanje dokumenata, njihovo organizovanje u arhive i kataloge.

Većina službenih dokumenata kompanije čuva se u njenoj arhivi na period koji je određen zakonodavnim nivoom. Priprema za prenos u arhiv je važan činovnički proces. Svi radovi moraju biti propisno pripremljeni i ukoričeni. Što se tiče numeracije listova u predmetima pripremljenim za arhivsko skladište, može se izdvojiti kao zasebna faza ovog procesa.

Prilikom pripreme predmeta potrebno je voditi računa da dokumenti uključeni u njega odgovaraju naslovu prema nomenklaturi i da se nalaze prema određenim principima: prema pitanjima koja se razmatraju, geografskim karakteristikama, hronologiji ili abecedni red.

Slovni broj u arhivi je obično dio indeksa dokumenta. Tokom procesa indeksiranja, sva dokumentacija dobija alfanumeričke oznake. Uz njihovu pomoć svaki službeni papir može se precizno identificirati i po potrebi pronaći u arhivi. Sastav indeksa je određen zadacima pretraživanja.

Kako koristiti brojeve slova u popisu predmeta?

Za sistematizaciju arhivskih jedinica sastavlja se popis predmeta ili arhivski inventar. Pomaže u vođenju tačne evidencije slučajeva i otkriva njihov sadržaj. U stvari, takav inventar služi kao arhivska referentna knjiga, sistematizovana lista predmeta koji se prenose u arhiv.

Posebne liste se sastavljaju za predmete stalnog i privremenog skladištenja, kao i za predmete osoblja i specifične slučajeve date organizacije.

Registar predmeta uključuje sljedeće elemente:

• Serijski broj kućišta (njegov volumen ili dio);
• Indeks;
• Naslov prema koricama;
• Datumi slučaja;
• Broj listova;
• Bilješke.

Sveske i delovi kućišta su nezavisno numerisani. Ako je potrebno u inventar upisati službene papire sa istim naslovima, tada se za prvi slučaj ova kolona popunjava u potpunosti, a slijedeći homogeni slučajevi označavaju se riječima "Isto". Kao primjer upotrebe brojeva slova u inventaru, možete navesti fragment liste predmeta za osoblje.

	Indeks slučaja	Naslov slučaja	Krajnji rokovi	Broj listova	Period skladištenja	Bilješka
		Ugovori o radu sa otpuštenim radnicima. B - K. T. 1
		Također. Slova L - Y. T.2

U ovom fragmentu, kućište koje sadrži ugovori o radu sa otpuštenim radnicima, podijeljena u 2 toma, u svakom od kojih su dokumenti raspoređeni po abecednom redu. Prva slova imena zaposlenih služe kao slovni brojevi sekcija za svaki tom.

Kako se numerišu listovi prilikom sastavljanja internog inventara?

Interni u stvari, to je njegov sadržaj. Ovaj dokument je sastavljen za slučajeve sljedećih kategorija:

• sa rokom trajanja dužim od 10 godina;
• trajno skladištenje;
• kadrovski predmeti, bez obzira na period skladištenja;

Jedinstveni obrazac inventara dat je u Dodatku br. 27 Naredbi Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 526 od 31.03.2015. dokumenata Arhivski fond RF...". Prema ovim pravilima, prilikom registracije predmeta potrebno je prošiti ili uvezati sve papire koji su u njemu uključeni, numerisati ih, sačiniti atest i interni popis dokumentacije, te urediti korice slučaj.

Postoji niz suptilnosti u procesu numeriranja o kojima svaki službenik treba da zna:

1. Broj se nalazi u gornjem desnom uglu;
2. Da biste ga spustili, koristi se brojilac ili grafitna olovka;
3. Listovi interni inventar odvojeno su numerisani;
4. Svaki volumen ili dio predmeta ima svoju numeraciju;
5. Na crtežima, fotografijama i ilustracijama, numeracija je stavljena na poleđinu u gornjem lijevom uglu;
6. List sa čvrsto zalijepljenim dokumentima numeriran je kao jedan, ako su zalijepljeni jednim rubom, onda svaki od njih mora biti numeriran;
7. Dokumenti sa svojom numeracijom su numerisani opšti poredak;

Što se tiče slovnih brojeva koji se koriste u arhivi, oni se stavljaju u slučaju da su učinjene greške u numeraciji. Ako je njihov broj beznačajan, na primjer, nedostaje samo nekoliko listova, stranice koje nedostaju možete umetnuti u futrolu. Za svoju numeraciju uzimaju prethodni broj, stavljaju ga na nenumerirani list uz dodavanje indeksa slova u rastućem redoslijedu. Redosled numerisanja će izgledati ovako: 44.45, 45a, 45b, 45c, 46, 47... Ovi brojevi slova moraju biti navedeni u spisku dokumenata u predmetu u odgovarajućoj koloni.

Mogu li brojevi slova biti korisni prilikom sastavljanja potvrde slučaja?

List svjedoka- ovo je poseban dokument, koji se sastavlja kako bi se uračunao broj listova u predmetu. Zakon je to odobrio uniformna forma(Prilog br. 8 Pravilnika o arhiviranju). To ukazuje na:

• broj numerisanih listova (brojkama i slovima);
• broj listova internog inventara;
• karakteristike numeracije;
• podatke o fizičkom stanju dokumentacije;

Podaci o prisutnosti ispisanih brojeva listova u registratoru su podaci koji se moraju navesti u atestnom listu. Ako na napravljene su greške, a njegov sastav je izmijenjen ili dopunjen, a priloženi listovi su numerisani slovima, potrebno ih je navesti. Na primjer: "U predmetu je zaveden i numerisan 213 (dvjesto trinaest) listova, uključujući: slovne brojeve listova: 45a, 45b, 45c + listove unutrašnjeg inventara - 4".

Ukoliko nakon sastavljanja atestnog lista dođe do promjene sastava i stanja predmeta (zamjena originala kopijama, oštećenje ili gubitak dokumentacije), potrebno je o tome pravilno zabilježiti sa datumom i upućivanjem na odgovarajući akt.

Mogu li se brojevi slova koristiti u narudžbama?

Dodjela jedinstvenih indeksa svim nalozima izdatim u organizaciji neophodna je u sljedeće svrhe:

pojednostaviti procese registracije službene dokumentacije;

da se ubrza postupak traženja i prepoznavanja naloga u opštem dokumentacionom nizu;

olakšati klasifikaciju prilikom pripreme dokumentacije za arhivsku pohranu;

Numeracija narudžbi u skladu sa GOST-om

Prema " . Nacionalni standard Ruska Federacija... Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Organizaciona i administrativna dokumentacija...“, koja će stupiti na snagu 01.07.2018. obavezan rekvizit svaki dokument je njegov registarski broj. Ovo je digitalni ili alfanumerički identifikator, koji uključuje serijski broj i dodatni broj slova u skladu sa nomenklaturom poslova organizacije.

digitalni kod - indeks u skladu sa datumom izdavanja naloga od početka kalendarske godine;

broj slova je alfabetska šifra koja vam omogućava da odredite pripadnost naloga određenom tipu;

Relevantnost numeracije slova

Slovni brojevi u nalozima se koriste za poboljšanje efikasnosti indeksiranja dokumenata. Ovaj proces omogućava da se svakom službenom papiru, uključujući i nalog, dodijeli jedinstveni slovno-digitalni indeks, koji označava vrijeme njegove registracije, mjesto pripreme, vrijeme izvršenja i rok čuvanja.

Ovaj postupak je prilično individualan. Definisano je odobreno lokalnim propisima kompanije. Prisutnost slovnih brojeva ovisi prije svega o ukupnom broju izdatih naloga i potrebi njihovog jasnog razlikovanja po vrsti.

U malim kompanijama, narudžbe se obično ne dijele po raznolikosti. Međutim, kada ih priprema za arhivsku pohranu, službenik ima potrebu da ih podijeli prema rokovima čuvanja. Za ovo slovni broj ili abecedni indeks se dodaje iza kose crte ili crtice: "do" (okviri), "l" ( osoblje). Prvi može značiti da nalog spada u kategoriju dokumenata sa kratkoročnim rokovima skladištenja, drugi - u grupu dokumenata sa rokom skladištenja od 75 godina.

V velike kompanije sistem indeksa se može proširiti na 10 ili više slovnih kodova. Tako se, na primjer, često nalaze sljedeće slovne oznake:

P - nalozi za zapošljavanje;
K - službena putovanja;
MK - lokalna poslovna putovanja;
OTD - neplaćeno odsustvo;
OTK - obrazovni i redovni odmori;

Dakle, slovni broj je način da se identifikuje narudžba, istakne je u opštem toku dokumentacije i jedinstveno odredi njena pripadnost.

Interni inventar

Na kraju predmeta upisuje se poseban obrazac ili blanko list formata A4 za overu, a na početku predmeta - ispred stvarne isprave, listovi internog popisa spisa predmeta, ako je to neophodno za ovaj slučaj.

Interni popisi su neophodni ako zaglavlja predmeta ne otkrivaju specifičan sadržaj dokumenata, na primjer: „Narudžbe za osnovnu djelatnost“. I za konkretnu dokumentaciju – lične, sudske i istražne predmete, predmete dodjele akademskih zvanja i akademskih zvanja itd.

Interni inventar treba da sadrži podatke o serijskim brojevima dokumenata u datoj skladišnoj jedinici (opisani predmet), njihove službene oznake, datume nastanka, zaglavlja i brojeve listova prema internoj numeraciji predmeta na kojem se nalazi svaki dokument.

Za interni inventar, u obliku tabele, sastavlja se zbirni zapisnik o ukupnom broju dokumenata koji su u njega uključeni i broju listova najintimnijeg inventara. Ako je kućište već uvezano ili porubljeno, onda se interni inventar koji je ovjerio sastavljač zalijepi na gornju ivicu na unutrašnju stranu prednjeg poklopca kućišta. Kada se izvrše promjene u strukturi predmeta (oduzimanje dokumenata, kopiranje, zamjena originala kopijom), te promjene se odražavaju u posljednjoj rezervnoj koloni "Prilozi" sa vezom na odgovarajući akt.

Prilikom dodavanja dokumenata predmetu, interni popis se ponovo sastavlja ili dopunjuje ponovnim sastavljanjem završnog zapisnika. Po istom principu, interni inventari se sastavljaju za dokumente na drugim vrstama nosača informacija, na primjer, arhivski CD-disk (slika 18.4).

Rice. 18.4.

Numeracija listova u kućištu

Kako bi se osigurala sigurnost i konsolidacija redoslijeda slaganja dokumenata uključenih u predmet, svi njegovi listovi, osim listova internog inventara i zapisnika o overi, numerisani su u proširenom obliku arapskim brojevima sa bruto numeracijom u gornji desni ugao crnom olovkom. Fotografije, dijagrami i drugi ilustrovani dokumenti koji predstavljaju poseban list su numerisani na poleđini u gornjem levom uglu. List sa čvrsto zalijepljenim dokumentima (isječci, karte, fotografije i drugi uključci) numerira se kao jedan list. Kada se koverte sa prilozima numerišu, prvo se numeriše koverta, a zatim se svaki prilog u koverti numeriše uzastopnim brojevima.

Prazni listovi nisu numerisani, jer ne sadrže informacije. Listovi internog inventara su nezavisno numerisani i ne ulaze u ukupan broj listova u predmetu, već su označeni plusom.

Zapis potvrde

Za bilo koju numerisanu skladišnu jedinicu sastavlja se konačni atestni list (zapisnik atestiranja, slika 18.5). U knjigama i časopisima njihova ovjera se može sastaviti na poleđini posljednjeg praznog lista, u kartotekama - na praznoj kartici koja se stavlja posljednje. Ako je list sa atestom već uložen u kofer, onda se on zalijepi odozgo na unutrašnju stranu korica. Na poleđini dokumenata i na samoj korici zabranjeno je praviti zapisnik o indosiranju. Prilikom skladištenja dokumenata bez arhiviranja, u paket se ubacuje list sa atestnom evidencijom.

Rice. 18.5.

List svjedoka u predmetu treba da sadrži sljedeće karakteristike numeracije predmeta:

• - slova (25a, 256) i brojevi listova koji nedostaju;
• - brojevi listova sa zalijepljenim dokumentima;
• - brojevi listova sa kovertama i njihovi prilozi;
• - brojevi velikih listova, mapa, crteža, planova itd. u slučaju da su to izuzeci od opšti sastav dokumente predmeta.

Sve naknadne promjene u sastavu i stanju predmeta (oštećenje, zamjena originalnih dokumenata kopijama, uvrštavanje novih dokumenata) odražavaju se u zapisniku o ovjeri uz upućivanje na odgovarajući akt o izdavanju originala.

Sve naknadne provjere prisutnosti i statusa predmeta, koje se sprovode redovno, kao i pri svakom izdavanju kućišta za upotrebu, upisuju se u poseban red u certifikacijski list, stoga se ovjerni list predmeta upisuje sastavljen u A4 formatu.

Potpunom reorganizacijom predmeta, biće prenumerisana. Prilikom prenumeracije stari brojevi se precrtavaju, ali se ne brišu, a zapisnik o ovjeri se ponovo sastavlja.

Priprema dokumenata za predaju u arhivu? Ne zaboravite sastaviti list slučaja. Popunite odgovarajući formular sa podacima o broju listova i njihovom fizičkom stanju. Objasnite specifičnosti numeracije. Iz članka ćete naučiti:

• zašto je potreban atestni list i da li ga je potrebno izdavati;
• kako se sastavlja potvrdni list ličnog dosijea;
• Certifikacijski list ličnog dosijea: uzorak dizajna;
• koji se podaci navode prilikom popunjavanja atestnog lista;

Certifikacijski list u sistemu računovodstvene dokumentacije Savremeni kancelarijski rad je posebna oblast djelatnosti posvećena pitanjima dokumentacije, kao i organizaciji rada sa dokumentacijom.

List svjedoka slučaja: sadržaj i dizajn

Certifikacijski list se zatim zalijepi preko vrha lista sa unutrašnje strane poklopca kućišta. Mogu li napraviti izmjene u certifikacijskom listu? Pravila iz 2015. zahtijevaju da se sve promjene u fizičkom stanju ili u sastavu predmeta evidentiraju u listu svjedoka. Fizičko stanje ne postavlja pitanja, ali može li se promijeniti sastav predmeta? Da možda.
Upečatljiv primjer su nezatražene radne knjižice o kojima smo pričali prije nedelju dana. Pošto mogu doći po njih u bilo kom trenutku, knjige o zapremini firmvera se ne probijaju. Koverte u koje su ugniježđene su probušene, a 1 koverta odgovara jednom listu kutije.
Ako je nakon nekoliko godina neko lice ili njegovi srodnici zatražili ovu knjigu, onda je izdajemo po opštoj proceduri. Nakon toga, ne zaboravite da unesete odgovarajući upis u certifikacijski list slučaja, inače će se ispostaviti da smo knjigu izgubili direktno iz slučaja.

Kako sastaviti lični dosije list svjedoka

Specifičnost sačinjavanja internog popisa dokumenata ličnog dosijea je u tome što se isti uključuje u predmet odmah po osnivanju i popunjava u toku njegovog vođenja. Zbog toga je internim popisom predviđeno unošenje novih dokumenata u lični dosije, kao i izuzimanje dokumenata iz ličnog dosijea, zamena originala kopijama (zapisano u koloni „Napomena“). Ako je futrola već ukoričena i porubljena, unutrašnji inventar dokumenata koji je ovjerio sastavljač lijepi se gornjim rubom na unutrašnju stranu prednje korice.

Napominjemo da se prilikom pripreme predmeta za predaju u arhiv, listovi internog inventara numerišu odvojeno od listova ličnog dosijea. Nakon što je zaposlenik otpušten, njegov lični dosije se zatvara, odnosno uklanja se iz fascikle i šiva. Istovremeno, važno je ne zaboraviti sastaviti atestni list.

Spisak svedoka slučaja

Certifikacijski list se sastavlja u predmetu na posebnom listu, u knjigama - na poleđini posljednjeg praznog lista, u kartotekama - na posebnom praznom listu formata kartice. Atestni list predmeta sastavlja se na propisanom obrascu (Prilog 9), u kojem se brojevima i slovima navodi broj numerisanih listova predmeta, broj listova internog inventara, posebnosti numeracije. propisani su brojevi predmeta (prisustvo slovnih brojeva predmeta, brojevi koji nedostaju, brojevi listova sa zalijepljenim fotografijama, brojevi velikih listova, koverte sa prilozima i broj listova priloženih u njima), a takođe se ukazuje na prisustvo u predmetu štampanih primjeraka brošura sa brojem listova u njima, ako nisu navedeni u opštoj bruto numeraciji u predmetu. Ovjerni list predmeta potpisuje njegov sastavljač.

Blanker.ru

Ministarstvo kulture (Naredba br. 526 od 31.01.2015.) popunjavanje atestnog lista ulazi u proceduru papirologije uz upis dokumentacije, njeno numerisanje, sastavljanje internog inventara i ukrašavanje korica. Njegov oblik određen je regulatornim zahtjevima za organizaciju skladištenja arhivskih dokumenata. Obrazac potvrde o predmetu nalazi se u Prilogu br. 8 Pravilnika o arhivskoj djelatnosti.

Detalji standardnog obrasca pomoći uključuju:

1. Naziv vrste dokumenta;
2. Naziv pozicije kompajlera;
3. Potpis;
4. dešifriranje;
5. Datum pripreme;

U obrazac se unose sljedeći podaci: Ukupan broj listova predmeta (navesti riječima i brojevima); Slovni brojevi; Propušteni brojevi; Karakteristike fizičkog stanja i formiranja slučaja; Preporučena veličina papira za registraciju obrasca je A4.

Pažnja

Na omotu dosijea trajnog čuvanja predviđeno je mjesto za naziv državnog arhiva u koji će se primati dosijei organizacije, oznaka šifri državnog arhiva i organizacije. Prilikom promjene naziva organizacije ( strukturna jedinica) u periodu obuhvaćenom dokumentima predmeta, ili kada se predmet prenese na drugu organizaciju (u drugu strukturnu jedinicu), na omotu predmeta se navodi novi naziv ove organizacije ili organizacije sljedbenice, a prethodni naziv organizacije (strukturne jedinice) stavlja se u zagrade. Naziv predmeta na omotu predmeta prenosi se iz nomenklature predmeta organizacije, usaglašene sa stručnom komisijom za reviziju odgovarajuće arhivske ustanove.

V neophodnim slučajevima daju se pojašnjenja naslova (brojevi naloga, protokola i sl.).

Atestni list je obavezan element registracije svakog trajnog skladišnog predmeta i ličnog dosijea. List sa zakletvom predmeta sastavlja se na posebnom listu i stavlja na kraj predmeta. Kada se knjige (časopisi) predaju u arhiv, na poleđini praznog lista ispisuje se natpis o overi, u kartotekama - na posebnom praznom listu formata kartice.

Na listu je broj numerisanih listova predmeta označen brojevima i slovima, a posebno, kroz znak "+" (plus), broj listova internog inventara (ako ih ima). Atestni list navodi sljedeće karakteristike numeracije dokumenata predmeta: prisustvo slovnih brojeva lista predmeta; prisustvo nedostajućih brojeva listova predmeta; dostupnost broja listova sa zalijepljenim fotografijama, dokumentima, novinskim isječcima; broj velikih listova; broj koverti sa prilozima i broj listova priloženih uz njih.

Uređujemo kutije za trajno skladištenje

Nije suvišno lično Od za budžetske organizacije postupak vođenja ličnog dosijea nije uređen, preporučujemo poslodavcu da donese lokal normativni akt, u kojem će se rješavati pitanja vođenja, registracije i čuvanja ličnih dosijea. Za tvoju informaciju. Predmet je dokument ili skup dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili oblast djelovanja, stavljen u poseban omot. Predmeti se smatraju zavedenima od momenta uvrštavanja u njih prvog izvršenog dokumenta.

U vođenju ličnih dosijea zaposlenih moraju se poštovati stroga pravila, čak i ako to nije obavezan zahtjev za poslodavca. Važno je imati na umu da bez obzira na to koji su nazivi fascikli („lični podaci“, „dosije“ ili na drugi način), oni sadrže lične podatke zaposlenog, stoga je neophodno poštovati sve uslove predviđene u poglavlju.

Lični dosije zaposlenog

Predmet se smatra pokrenutim nakon što je uvršten u fasciklu za čuvanje prvog izvršenog dokumenta. Istovremeno se sastavlja naslovnica utvrđenog slučaja. Omot predmeta sastavlja se na propisanom obrascu (Prilog 3) Na omot predmeta koji se vodi stavljaju se sljedeći podaci: naziv organizacije; naziv strukturne jedinice organizacije u kojoj je formirana; indeks predmeta po nomenklaturi predmeta; naslov predmeta; rok trajanja kutije ili natpis "Čuvati trajno" (preneseno iz nomenklature predmeta).
Na omotu dosijea trajnog čuvanja predviđeno je mjesto za naziv državnog arhiva u koji će se primati dosijei organizacije, oznaka šifri državnog arhiva i organizacije.

3.6. uslovi za upis predmeta uzetih u arhivu

Krajnji datumi predmeta koji sadrže organizacionu, administrativnu, stvaralačku i drugu dokumentaciju (zapisnici, transkripti, pisma, izvještaji i sl.), za koje je važno tačno datiranje, kao i predmeta koji se sastoje od više tomova (dijelova), označeni su ekstremnim datume dokumenata predmeta, tj datum registracije (sastavljanja) najranijih i najnovijih dokumenata uključenih u predmet. Ako je predmet registar naloga, naloga itd., tada će datum predmeta biti tačan kalendarski datumi prvi i zadnji unosi u dnevnik. Rokovi za predmet koji sadrži zapisnike sa sjednica su datumi usvajanja (za dokumente koji su odobreni) ili sastavljanje prvog i posljednjeg zapisnika koji čine predmet.
Rokovi za lični dosije su datumi potpisivanja naredbe za prijem i razrešenje lica kome je ovaj predmet podnet.
Riječ je, na primjer, o prisutnosti u slučaju dokumenata sa nečitkim tekstom, zalijepljenih listova (ako su veliki dijagrami i sl.), pocijepanih listova, zalijepljenih fotografija, ako u predmetu postoje koverte, a sadrže priloge itd. . Ovjerni list predmeta mora potpisati njegov sastavljač, pri čemu se vrši dešifriranje pozicije i potpisa i stavlja datum. U postupku korišćenja arhivske dokumentacije, ako je potrebno, ubuduće se vrše potrebne oznake u ovjerovnom listu.
Ako se spis vodi bez atestnog lista, onda ga treba zalijepiti gornjim dijelom na unutrašnju stranu korica futrole. Ali obično se postavlja iza posljednjeg dokumenta i u ovom obliku se kućište prošiva. Na početku članka nalazi se primjer popunjavanja atestnog lista. Također možete preuzeti u doc ​​formatu uzorak lista potvrde slučaja. Da biste završili predmet, možda će vam trebati i uzorak internog inventara dokumenata predmeta.