Referentno-informacioni rad sa dokumentima se sastoji u. Kontrolna pitanja. Pitanja za razmatranje

Informativni i referentni rad na dokumentima

Ako sistem registracije pokriva čitav niz dokumenata ustanove, onda se, posjedujući podatke o svim dokumentima, službenička služba ili u maloj firmi sekretarica koja vodi sve službeničke službe može brzo raspitati o statusu rada sa bilo kojim dokumentom i njegovoj lokaciji. .

Informacijski i referentni rad, kao i sam sistem registracije, mogu se obavljati kako u tradicionalnom obliku uz pomoć referentnih datoteka, tako iu automatiziranom načinu.

Tipičan ručni referentni ormar za dosije je ormar za dosije ili nekoliko ladica ako je obim dokumenata organizacije velik, u kojima su registracijske kartice raspoređene u određenom redoslijedu. Najčešće su odjeljci referentne kartice nazivi strukturnih odjela (ako je ustanova podijeljena na odjele) ili područja djelatnosti. Na primjer, vođenje, planiranje, ljudski resursi, računovodstvo, prodaja, nabavka itd. Unutar takvih odjeljaka zgodno je postaviti kartice po abecednom redu robe, proizvoda, dopisnika itd. Broj kartoteka nije ograničen, a mogu se graditi prema bilo kojem indikatoru dostupnom u registracijskoj kartici. U zavisnosti od broja korišćenih kartoteka, popunjava se odgovarajući broj primeraka registracijskih kartica. Pored toga, ormari za dosije mogu se održavati i centralno u službi kancelarijskog rada i u odjeljenjima, što također zahtijeva dodatne kopije kartica.

U operativnom radu postoje kartoteke za tekuću i protekle godine. Opšti period skladištenja kartica je 3 godine. U kartoteci zakonodavnih i regulatornih i administrativnih dokumenata kartice ostaju do zamjene dokumenata novima. Kartice za dokumente trajnog i dugoročnog čuvanja mogu se prenijeti u arhivu ustanove, gdje se koriste u organizaciji naučni i referentni aparat arhiva.

Složenost i mukotrpnost održavanja ručnih kartoteka, povezana sa mogućnošću izgradnje posebnog kartoteka na osnovu ograničenog broja pokazatelja, učinila je informativno-referentni rad slabim područjem u radu činovničke službe.

Uvođenjem automatizovanih sistema registracije dokumenata, mogućnosti informacionih i referentnih službi su se radikalno promenile.

Moderni sistemi za upravljanje bazama podataka omogućavaju vam da postavljate upite o bilo kojoj kombinaciji podataka uključenih u registarsku karticu dokumenta.

Certifikat se može izdati:

za određeni dokument: gdje se nalazi; faza pripreme; rezultat izvršenja; skladištenje;
po temi (sadržaju): kako za određeni dokument, tako i za izbor grupe dokumenata;
od dopisnika / autora: poseban dokument; svi dokumenti autora; svi autorski dokumenti o određenom pitanju; svi dokumenti autora za navedeni period;
po regionu: država; područje; grad.

Potvrda se može izdati kako za izvršene dokumente (koji imaju datum izvršenja i oznaku o stavljanju u predmet), tako i za dokumente koji su još u radu, kao i po potrebi na arhivsku bazu podataka (dokumenti prethodnih godina).

Prilikom izdavanja informacija o određenom dokumentu, prikazuje se obrazac za registraciju koji se može ispisati na ekranu. Kada tražite grupu dokumenata, rezultati pretrage se prikazuju i štampaju u obliku tabele.

Kompjuterske tehnologije su omogućile višestruko smanjenje vremena traženja potrebnih informacija o dokumentima i samim dokumentima, što je značajno uticalo na kvalitet donošenja upravljačkih odluka i teksta dokumenata koji se kreiraju.

Kontrola izvršenja dokumenata

Informacioni i referentni sistem kreiran tokom registracije dokumenata omogućava vam da pronađete registrovane dokumente za bilo koji indikator. Pošto je u registracioni formular upisan rok do kojeg se dokument mora izvršiti, moguće je odabrati dokumente za ovaj pokazatelj, tj. rok dospijeća. Upravo na ovom pokazatelju registracionog obrasca zasniva se kontrola rokova za izvršenje dokumenata.

Kontrola se može podijeliti na dvije vrste:

kontrolu osnovanosti pitanja vrši rukovodilac (ustanova ili odjeljenje) ili posebno ovlaštena lica;
kontrolu rokova izvršenja dokumenata - vrši služba upravljačke dokumentacije ili u malom preduzeću - sekretar.

Odgovornost za pravilno i blagovremeno rješavanje pitanja postavljenih u dokumentu snose i rukovodioci strukturnih odjela i zaposleni kojima je povjereno izvršenje dokumenta.

Organizacija dirigovanje kontrolu mimo rokova za izvršenje dokumenata uključuje sljedeće operacije:

fiksiranje u procesu registracije svih dokumenata i uputstava rukovodstva stavljenih pod kontrolu;
provjera dostavljanja dokumenta izvođaču na vrijeme;
podsjetnik izvršiocima i rukovodiocima odjeljenja o približavanju ili isteku rokova za izvršenje dokumenata;
unošenje podataka o prenosu dokumenta sa izvođača na izvođača radova ili izmjena rokova za izvršenje dokumenata u obrazac za registraciju;
obavještavanje rukovodilaca (odjela i organizacija) o toku izvršenja dokumenata;
unošenje podataka o izvršenju dokumenata u obrazac za registraciju (skidanje dokumenta sa kontrole);
izrada analitičkih izvještaja o vremenskoj kontroli izvršenja dokumenata.

Svi dokumenti na koje je potrebno odgovoriti i izvršenje su stavljeni pod kontrolu. Od u administrativna dokumenta predmet kontrole su odluke sadržane u njima, svaka stavka se stavlja pod kontrolu, tj. svaki zadatak ili zadatak evidentiran u administrativnom dokumentu. Sekretar menadžera treba da daje kontrolu i usmena uputstva uprave.

Rokovi dokumenti mogu biti standardni i pojedinačni.

Tipično zakonom utvrđeno, na primjer, za izvršavanje zahtjeva građana, ili utvrđeno u kancelarijskom uputstvu za rad organizacije za stalno ponavljanje vrsta dokumenata.

Pojedinac Tajming je naznačen u samom dokumentu ili u odluci uprave. Na primjer, u dokumentima primljenim od viših organizacija i koji sadrže naredbu, obično je termin naveden u samim dokumentima. U upravnim aktima i odlukama kolegijalnih organa rok je naznačen za svaku stavku. Na dokumentima koje rukovodilac razmatra, rok za njihovo izvršenje je sadržan u rezoluciji.

Izvršenje dokumenata koji sadrže složene poslove sa dugim rokom izvršenja (nekoliko mjeseci, šest mjeseci, godinu dana) stavlja se pod faznu kontrolu.

U kontroli vremena postoje struja kontrola, upozorenje i final kontrolu.

Current kontrola podrazumijeva svakodnevnu provjeru toka izvođenja dokumentacije, rok za koji ističe danas, te podsjetnik izvođača o potrebi završetka radova na dokumentu.

Trenutna kontrola pomaže u izradi plana rada za dan i odmah pokazuje koje predmete treba završiti danas (potpisivanje ugovora, slanje poruke, rješavanje problema na sastanku itd.).

Upozorenje kontrola se razlikuje od dosadašnje po tome što se vrši po dokumentima čiji rok dospeća ističe za 2-3 dana i samim tim zaposleni ima vremena da reši problem.

Ako se u postupku kontrole ispostavi da se dokument ne može izvršiti na vrijeme, pitanje promjene roka za izvršenje dokumenta mora se postaviti najkasnije jedan dan prije isteka roka za kontrolu.

Samo upravnik koji ga je ranije uspostavio može promijeniti rok za izvršenje dokumenta.

Skidanje dokumenta iz kontrole vrši se nakon kompletnog izvršenja dokumenta: pripreme odgovornog dokumenta, prijema odgovora na izlazni dokument i druge dokumentovane potvrde činjenice izvršenja. Rezultat izvršenja dokumenta upisuje se u registarsku karticu. Na primjer: poslata je telefonska poruka, zaposlenik je poslan na službeni put, sastavljen je ugovor itd.

Registarska kartica sadrži i podatke o datumu izvršenja isprave i označava broj predmeta prema nomenklaturi, u kojoj se izvršna isprava nalazi.

U velikim ustanovama službenička služba održava i konačna kontrola. Sprovode ga zaposleni (služba) zaduženi za praćenje izvršenja, ili sekretar preduzeća u određenoj učestalosti (sedmično, mesečno, tromesečno). U stvari, radi se o analizi izvedbene discipline u organizaciji, firmi i njenim strukturnim jedinicama.

Na osnovu rezultata analize sastavljaju se zbirni izvještaji. Na primjer, obrazac izvještaja o kontroli:

Ova tabela je osnova za završnu kontrolu.

oblik kontrole bira se na osnovu mogućnosti institucije. To može biti ručni rokovnik, ali danas se sve više koristi automatizirani sistem kontrole izvršenja dokumenata.

Kartoteka termina se danas obično vodi u strukturnim odjeljenjima ili malim firmama. Koristi registracijske kartice i mali ormarić za dokumente sa 32 pomična (kartonska ili plastična) pregrada. Trideset i jedan separator su dani u mjesecu (31 dan). Za 32. separator kartice se stavljaju na dokumente čiji je rok narednog mjeseca. Zadnjih dana u mjesecu (2-3 dana unaprijed) ove kartice će biti postavljene prema datumima novog mjeseca. Kartice sa kašnjenjem se stavljaju ispred prvog separatora. Oni ostaju ovdje dok se ne naznači novi, produženi rok.

Nakon što su dokumente u potpunosti evidentirali, slažu kartice prema rokovima, tj. stavite svaku karticu za broj na kojem se dokument mora izvršiti. Tako je po kartoteci termina lako saznati šta treba da se izvrši kog dana.

Kada je dokument izvršen, na poleđini kartice se pravi napomena o izvršenju, naznačuje se kako je problem riješen, na koji broj i kada je dokument poslat. Dokument se smatra završenim kada su zadaci postavljeni u dokumentu ili navedeni u rezoluciji u potpunosti izvršeni. Ako je u procesu rješavanja problema dokument prebačen sa jednog izvođača na drugog, sve se to evidentira i na poleđini kartice.

Ali najracionalnije je danas automatizovana kontrola izvršenja dokumenata, koji se izvodi na personalnom računaru.

Dostavljanje dokumenta na kontrolu se dešava automatski prilikom popunjavanja podataka (polja) „Rok (Kontrolni datum)“ u registarskoj kartici dokumenta. Prilikom sprovođenja tekuće kontrole, nadležni za praćenje izvršenja (u malom preduzeću - sekretar) pozivaju se na ekran računara svakog dana na početku radnog dana i po potrebi ispisuju spisak dokumenata kojima danas ističe rok dospeća. . Uz odgovarajuće postavke programa, lista se može automatski ispisati na početku svakog radnog dana.

Upozorenje izvršitelju o dokumentima kojima je rok istekao može se poslati i na računar izvršitelja iu automatskom režimu (uz očitanu potvrdu).

Automatizovani kontrolni sistem vam omogućava da sa lakoćom vidite sve zadatke ne samo po vremenskom okviru, već i po izvođaču, i tako vidite opterećenje svakog od njih. Analitičke izvještaje o kontroli rokova može automatski kompilirati računar u zadatom obliku i poslati na računar menadžera.

Na primjer, načelnik odjeljenja može svakog jutra automatski dobiti listu dokumenata (zadataka) sa rokom dospijeća u sljedećem obliku:

Naziv pododjeljka

Ili potvrda o dokumentima za izvođače, kao opšta: Izvještaj o ukupno dokumentacija za izvođače:

Naziv pododjeljka od 00.00.0000 do 00.00.0000

i za određenog izvođača.

Primjer obrasca potvrde dokumenata za izvršitelje: Izvršitelj: Mikhailovskaya T.L.

Takvi sertifikati omogućavaju menadžeru da ravnomernije raspoređuje posao među zaposlenima i koriste se u pripremi opisa poslova.

Analitički izvještaji o stanju izvršenja dokumenata (zadataka) su važan kriterijum za utvrđivanje efektivnosti zaposlenih i služe za utvrđivanje stepena materijalnog stimulisanja svih zaposlenih u sferi upravljanja. Upotreba automatizovanih tehnologija značajno smanjuje troškove rada za registraciju, kontrolu izvršenja i referentno-informacione usluge.

Utemeljena kontrola izvršenja je sredstvo za stvaranje poslovne atmosfere u kancelariji, uslov za razumevanje da svaki zadatak mora biti obavljen na vreme i efikasno sredstvo povećanja produktivnosti rada u oblasti menadžmenta.

Kontrolna pitanja

1. Na čemu se zasniva organizacija informacionog i referentnog rada na dokumentima?
2. Koji su oblici organizacije informacionog i referentnog rada?
3. Kako se gradi tradicionalni referentni fajl?
4. Koje su prednosti automatizovanog informacionog i referentnog sistema?
5. Koje informacije se mogu koristiti za izdavanje potvrde o dokumentima?
6. Uloga kontrole izvršenja dokumenata u poslovima upravljanja.
7. Koje vrste kontrole poznajete?
8. Kako je organizovana kontrola rokova za izvršenje dokumenata?
9. Kako razumete trenutnu kontrolu?
10. Kako razumete preventivnu kontrolu?
11. Koji se oblici kontrole rokova za izvršenje dokumenata koriste u kancelarijskom radu?
12. Kako se gradi dosije terminskih kartica?
13. Koje su prednosti automatizovanog sistema kontrole izvršenja dokumenata?

Služba predškolske obrazovne ustanove organizacije mora biti spremna da odmah odgovori na svako pitanje o informacijama sadržanim u dokumentima, o tome šta se dešava (dešavalo) sa dokumentom u organizaciji.

Kako bi se osigurala brza pretraga informacija, izdavanje informacija o dokumentima, u organizacijama se kreiraju različiti informacioni i referentni sistemi. Osnova za izgradnju bilo kakvog informacionog i referentnog sistema je računovodstvo i registracija dokumenata. Informativno-referentni rad se organizuje, po pravilu, u istom obliku kao i registracija. Ako je registracija dokumenata izvršena uz pomoć RKK-a i registarske kartoteke, tada se informativni i referentni rad organizira pomoću referentnih kartoteka. Broj referentnih datoteka, znakova koji se koriste u njihovom formiranju, zavise od mnogih faktora: obima toka posla, predmeta aktivnosti organizacije i, shodno tome, prirode pristiglih certifikata, prisutnosti mreže podređenih organizacija ili stalnih dopisnici, usvojeni sistem kancelarijskog rada i dr. izgrađen na sledećim osnovama:

· od strane dopisnika - naslovi su imena stalnih dopisnika;
· po geografskom - naslovi su nazivi regiona, grada, polja itd.;
· na temu (tematski, proizvodno-sektorski) - naslovi su nazivi upravljačkih funkcija i oblasti (pitanja) aktivnosti organizacije;
· na strukturnom - naslovi su nazivi strukturnih podjela organizacije;
· na nominalnom - naslovi su nazivi vrsta dokumenata;
· po abecedi - naslovi su slova ruskog alfabeta.

Korespondentni i geografski znaci izgradnje referentnog kartoteka koriste se ako organizacija ima veliku podređenu mrežu organizacija koje su joj podređene ili je u korespondenciji sa značajnim brojem stalnih dopisnika.

Predmetni znak pitanja (tematski, granski) koristi se i u izradi kodifikacionih tematskih kartoteka (baze podataka o pravila). Za svaki odvojeno pitanje sadržana u tekstu normativnog akta, sastavlja se tematska karta, dakle jedan normativni akt sastavljeno je nekoliko tematskih kartica. Tematski kodifikacijski kartoteka ne vodi se u službi predškolske obrazovne ustanove, već u pravnoj službi organizacije. Provodi se konstantno, a sve izmjene normativnog akta po ovom pitanju unose se u bazu podataka (zapise se na poleđini kartice). Stari zapisi se ne uništavaju. Kartice se čuvaju u kodifikacionom dosijeu dok se normativni akt ne zameni novim.

Strukturna karakteristika izgradnje referentne kartoteke koristi se kada tematski kartoteka izostaje (ili nije razvijena). U određenoj mjeri, referentni kartoteka, izgrađen na strukturnoj osnovi, duplicira tematski kartoteka, samo bez stepena detalja koji je svojstven tematskom kartoteci.

Nominalni znak izgradnje referentnog kartoteka služi za kreiranje informativnog i referentnog niza za dokumente čija je registracija obavljena u okviru istog tipa. To su, po pravilu, interni dokumenti same organizacije i administrativni dokumenti drugih organizacija.

Abecedni znak izgradnje referentnog kartoteka se široko koristi u organizaciji kancelarijskog rada na zahtjeve građana. Slovo ruske abecede, kao naslov takve kartoteke, prvo je slovo prezimena autora žalbe (prijave, prijedloga).

Referentni fajlovi se mogu podijeliti na dva identična dijela. Naslovi će biti isti i u prvom i u drugom dijelu, ali će u prvom dijelu biti postavljen RKK za neizvršene dokumente, au drugom dijelu će biti postavljen RKK za izvršene dokumente, koji nakon izvršenja dokumenta, uklanjaju se iz prvog dijela i preuređuju u drugi dio. Takođe ubrzava izdavanje dokumenata pomoći. Unutar svakog naslova RKK se uspostavljaju, po pravilu, prema hronologiji. Štaviše, radi pogodnosti, rad koristi obrnuti hronološki red, tj. kada otvarate naslov, prvi će uvijek biti RKK za posljednji primljeni dokument.

Broj referentnih dosijea, njihov smještaj u predškolskoj obrazovnoj ustanovi i strukturnim odjeljenjima zavise od sistema kancelarijskog rada koji se koristi u organizaciji, prirode sertifikata i drugih faktora. Međutim, standardna je tehnologija rada sa ormarićima za datoteke prema tradicionalnom sistemu u ručnom načinu rada.

Nakon popunjavanja RKK-a (u 5 primjeraka), distribuiraju se na sljedeći način:

1. i 2. primjerak RKK zajedno sa dokumentom se šalje izvođaču, zatim se 1. primjerak sa potpisom izvođača po prijemu vraća u odjel za računovodstvo i registraciju predškolske obrazovne ustanove i ugrađuje u registarsku karticu. indeks, čiji su naslovi nazivi mjeseci u godini. Unutar RCK-a su postavljeni prema datumima prijema i serijskim brojevima. Ova kartoteka se ponekad naziva hronološka, ona je glavna (osiguravajuća) i sve napomene o kretanju dokumenta unose se u ovaj primjerak RKK.
2. primjerak RKK ostaje u strukturnoj jedinici i ugrađuje se u kartoteku strukturne jedinice organizacije.
Treći primjerak RKK se prenosi na kontrolna služba(ako je dokument podvrgnut kontroli izvršenja) i ugrađuje se u kartoteku rokova prema roku.
4. i 5. primjerak RKK-a instalirani su u referentnim fajlovima odjela predškolske obrazovne ustanove za računovodstvo i registraciju, koji su izgrađeni prema odabranim karakteristikama.

Svi kartoni se pohranjuju na mjestu formiranja nakon završetka službene godine još 1-2 godine. Arhivski termin skladištenje RKK prema Listi model dokumenata formirani u radu državnih odbora, ministarstava, resora i drugih institucija, organizacija, preduzeća, sa naznakom perioda skladištenja - 3 godine, nakon čega se neki od njih mogu uništiti, a neki (RKK za administrativna dokumenta) mogu se prenijeti u resornu arhiva za popunu naučnog i referentnog aparata.

Ako se registracija u organizaciji vrši u automatiziranom načinu, tada se mogućnosti informacionog i referentnog rada značajno proširuju i povećava brzina njegove implementacije. Niz automatizovanog pronalaženja informacija održava se u skladu sa dokumentima koji se koriste na mestima registracije softvera, jedinstveni oblik RKK, u kojem je sastav indikatora koji se unose u ISS normativno fiksiran. Također, GSDOU daje pravila za popunjavanje ovih indikatora kako bi se osiguralo njihovo nedvosmisleno tumačenje.

Moderni sistemi za upravljanje bazama podataka omogućavaju vam brzo izdavanje certifikata za bilo koji od RKK indikatora ili njihovu kombinaciju. Pretraživanje informacija može se vršiti kako prema dokumentima tekuće kancelarijsko-radne godine, tako i prema arhivskoj bazi podataka formiranoj prema dokumentima prethodnih godina. Referentne informacije se mogu prikazati na ekranu, mogu se ispisati u obliku RKK. Ako se pretraživanje vrši po grupi dokumenata, tada se štampanje može izvršiti u obliku tabele.

Kontrolna pitanja

1. U koju svrhu se kreira informacijski i referentni sistem u organizaciji?
2. Kako je izgrađena IRS, ako je registracija dokumenta u nadležnosti RKK?
3. Koji se znakovi mogu koristiti za ormare za arhiviranje?
4. Koji su naslovi referentnih datoteka?
5. Koja je tehnologija rada sa kartotekama po tradicionalnom sistemu u ručnom režimu?
6. Kako je referentni rad organizovan u automatizovanom režimu pomoću računara?

T.V. Kuznjecova, L.V. Sankina, T.A. Bykova i dr. Kancelarijski rad (Organizacija i tehnologija upravljanja dokumentacijom): Udžbenik za fakultete
preuzimanje (3143 kb.)
Dostupni fajlovi (1):

n1.doc

3143kb.

08.07.2012 01:05

skinuti

T.V. Kuznjecova (ur.), Sankina L.V., Bykova T.A. i ostali kancelarijski poslovi. Organizacija i tehnologija dokumentacione podrške menadžmenta (Dokument)
T.V. Kuznjecova, L.V. Sankina, T.A. Bykova i dr. Kancelarijski rad (Organizacija i tehnologija dokumentarne podrške menadžmenta) (Dokument)
T.V. Siganova Kancelarijski rad i tok posla (Dokument)
Ekhlakov Yu.P. Metode i tehnologije za dokumentarnu podršku upravljačkih odluka (Dokument)
T.V. Kuznjecova Kancelarijski rad (dokumentarna podrška menadžmentu) (Dokument)
Saak A.E., Pakhomov E.V., Tjušnjakov V.N. Upravljanje informacijskom tehnologijom (dokument)
Saak A.E., Pakhomov E.V., dr. Upravljačke informacione tehnologije (dokument)
Arlyapova E.V. Dokumentaciona podrška menadžmentu u društvenim i kulturnim uslugama i turizmu (Dokument)
Zotov V.B., Makaševa Z.M. Sistem opštinske uprave (Dokument)
Mishin V.M. Istraživanje sistema upravljanja (dokument)
Edukativni posteri - Organizacija električne sigurnosti (dokument)
Grekul. Dizajn informacionih sistema (dokument)

n1.doc

11. Informativni i referentni rad na dokumentima

Jedna od osnovnih svrha registracije je kreiranje baze podataka o dokumentima institucije. Na osnovu toga, službenička služba je dužna da odgovori na dva tipa pitanja u roku od nekoliko minuta:

Ko, gdje, u kojoj fazi rada je bilo koji dokument;

U kojim dokumentima možete pronaći informacije o određenom pitanju.

Da bi se odgovorilo na ova pitanja, sistem za pronalaženje informacija mora pokriti čitav niz dokumenata institucije.

Posjedovanje cjelokupnog skupa informacijsko-dokumentacijskih resursa najvažniji je zadatak službe kancelarijskog rada. I prije svega, za ovaj zadatak svi podaci o dokumentima se evidentiraju u registracionim obrascima.

Informacijski i referentni rad, kao i sam sistem registracije, mogu se obavljati kako u tradicionalnom obliku uz pomoć referentnih datoteka, tako iu automatiziranom načinu.

Referentni karton se sastoji od registracijskih kartica. Ormanu za dokumente potrebna je duga fioka ili nekoliko fioka, jer će se kartice, za razliku od kontrolnog fajla rokova, akumulirati tokom cele godine.

Razdjelnici u referentnoj datoteci obično su nazivi strukturnih jedinica (ako ih ima) ili područja djelovanja u instituciji. Unutar ovih odjeljaka pogodnije je postaviti kartice po abecednom redu dopisnika ili pitanja aktivnosti (roba, proizvodi, itd.). Za žalbe građana (prijedlozi, prijave, pritužbe) vodi se poseban dosije. Izgrađena je abecednim redom po imenima autora apela. Takođe je poželjno imati posebnu kartoteku za zakonodavne, regulatorne i administrativne dokumente, koja se formira po tematskom principu. Često se za izvršene i neizvršene dokumente vode odvojeni ormari za dosije.

Broj ormara za arhiviranje nije ograničen. Mogu se graditi prema bilo kojem indikatoru unesenom u registarsku karticu. Uz mješoviti oblik organizacije kancelarijskog rada, kartoni se mogu čuvati u kancelariji i odjeljenjima. U operativnom radu postoje kartoteke za tekuću i protekle godine. Opšti period skladištenja kartica je tri godine. U kartoteci zakonodavnih i regulatornih i administrativnih dokumenata kartice ostaju do zamjene dokumenata novima.

Općenito, prije uvođenja kompjuterskih tehnologija u sferu upravljanja, informacioni i referentni rad na dokumentima organizacije bio je slab dio rada službenih službi.

Mogućnosti informacionih i referentnih usluga značajno su proširene uvođenjem automatizovanog sistema registracije.

Moderni sistemi za upravljanje bazama podataka omogućavaju vam da postavljate upite o bilo kojoj kombinaciji podataka uključenih u registarsku karticu dokumenta.

Certifikat se može izdati:

Za određeni dokument: gdje se nalazi; faza pripreme; rezultat izvršenja; skladištenje.

Po temi (sadržaju): određeni dokument; grupa dokumenata.

Po regionu: država; područje; grad;

Za traženje dokumenta ili grupe dokumenata, mogu se navesti sljedeći detalji:

Dolazni, odlazni, interni dokumenti (pretraga se može vršiti kako za svaku kategoriju posebno, tako i za sve tri grupe dokumenata);

Vrsta dokumenta (pismo, nalog, ugovor, itd.);

Okvirni hronološki obim pretrage (po datumu prijema ili za interno - potpisivanje dokumenta, od i do);

Regija za traženje (zemlja, regija);

Organizacija (dopisnik / adresat);

Prilikom traženja informacija o određenom dokumentu, broj dokumenta se može odrediti direktno.

Pretraga dokumenata se može vršiti prema neizvršenim dokumentima, izvršenim dokumentima (koji imaju datum izvršenja i oznaku stavljanja u predmet), po cijeloj operativnoj bazi podataka (dokumenti tekuće službene godine), a po potrebi i , kroz arhivsku bazu (dokumenti iz prethodnih godina).

Prilikom izdavanja podataka o određenom dokumentu, obrazac za registraciju se prikazuje na ekranu i po potrebi se ispisuje. Kada tražite grupu dokumenata, rezultati pretrage se prikazuju i štampaju u obliku tabele.

Rezultat potrage za neizvršenim dokumentom je podatak o tome koji izvođač ima dokument u ovom trenutku. Ako je dokument već izvršen, na ekranu se prikazuju podaci o predmetu. ovaj dokument.

Punotekstualne baze podataka o dokumentima institucije značajno proširuju mogućnosti pretraživanja. Ovaj oblik rada sa elektronskim kopijama dokumenata u novije vrijeme postaje sve rašireniji. U tom slučaju, datoteka sa tekstom samog dokumenta se automatski prilaže uz registracijsku karticu na dokumentu (ulazni - primljen e-mailom, faksom ili unet skeniranjem i naknadnim prepoznavanjem papirnog dokumenta, odlaznog ili internog - pripremljeno pomoću uređivača teksta, tabele itd.).

Ovakvi sistemi punog teksta omogućavaju pretragu ne samo po detaljima unesenim u karticu za dokument, već i po sadržaju dokumenta, tj. tražiti dokumente u čijem tekstu postoje određene riječi ili fraze. Na primjer, ako želimo pronaći dokumente koji se odnose na kupovinu papira od kompanije "Voskhod", onda se pretraga vrši po riječima "papir" i "Voskhod".

Kontrolna pitanja

1. Koliki je značaj informacionog i referentnog rada u organizaciji dokumentacione podrške za aktivnosti upravljanja?

2. Kako je informativni i referentni rad vezan za registraciju dokumenata?

3. U kojim oblicima se može organizovati informativni i referentni rad u ustanovi?

4. Koje su najtipičnije vrste zahtjeva za dokumente.

5. Kako se gradi informacijski i referentni kartoteka u tradicionalnom obliku, njegovi razdjelnici?

6. Koja je prednost obavljanja informacionog i referentnog rada u automatizovanom režimu?

7. Koje informacije o dokumentu se mogu koristiti za pomoć u automatskom načinu rada?

12. Kontrola izvršenja dokumenata

12.1. Značaj i vrste kontrole

Kontrola izvršenja zadataka je jedna od funkcija upravljanja. Svrha kontrole je da se obezbijedi blagovremeno i kvalitetno izvršenje naloga i rješavanje problema. Moguće je razlikovati kontrolu nad meritumom rješavanja problema i kontrolu vremena zadatka.

Značajna kontrola- ovo je procjena koliko je ispravno, uspješno i potpuno riješeno pitanje. Kontrolu osnovanosti izvršenja naloga, rješavanja pitanja vrši rukovodilac (ustanova ili odjeljenje) ili posebno ovlašteno lice. Odgovornost za ispravno i blagovremeno rješavanje pitanja prikazanih u dokumentima snose rukovodioci strukturnih odjela i zaposleni kojima je povjereno izvršenje dokumenta. Izvođač se, po pravilu, navodi u rezoluciji šefa na dokumentu ili se određuje u skladu sa raspodjelom odgovornosti u organizaciji (firmi). Ako je u rezoluciji rukovodioca navedeno više izvršilaca, lice koje je prvo navedeno u rešenju odgovorno je za izvršenje dokumenta i shodno tome organizuje njegovo izvršenje.

Kontrola rokova za izvršenje dokumenata vodi službu upravljačke dokumentacije, au maloj firmi - sekretaricu. V Državni sistem U dokumentacionoj podršci uprave stoji da „Kontrola izvršenja obuhvata stavljanje u kontrolu, provjeru blagovremenog dostavljanja dokumenta izvršiocu, prethodnu provjeru i regulisanje toka izvršenja, evidentiranje i sumiranje rezultata kontrole izvršenja dokumenata, obavještavanje rukovodioca. . Organizacija kontrole izvršenja mora osigurati blagovremeno i kvalitetno izvršenje dokumenata.“*

* Država sistem upravljačke dokumentacije. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi do dokumenata i usluga dokumentacije. - M., 1991, str.47-48.
Tehnologija praćenja vremena izvršenja dokumenata može se podijeliti na sljedeće postupke:

Fiksiranje svih dokumenata, uputstava, uputstava, zadataka uprave stavljenih pod kontrolu (sprovedeno tokom procesa registracije);

Provjera blagovremene dostave dokumenta izvođaču;

Ispravka podataka o kontrolisanim dokumentima kada se promeni rok za izvršenje, dokument se prenosi od izvođača do izvođača, od odeljenja do odeljenja (popunjavanje rubrike „Tok izvođenja“);

Opomene izvršiocima i rukovodiocima odjeljenja na postojanje neispunjenih dokumenata i naloga;

Informisanje rukovodilaca (odjela i organizacija) o statusu i toku izvršenja dokumenata;

Unošenje podataka o izvršenju dokumenata;

Analiza stanja i stepena izvođenja discipline za organizaciju u cjelini, za strukturne odjele, specijaliste, vrste dokumenata i druge aspekte.

S obzirom na to da izvođačka disciplina u našoj zemlji još nije na odgovarajućem nivou, treba staviti pod kontrolu sva dokumenta koja zahtijevaju donošenje upravljačke odluke ili izvođenje bilo kakvih radnji, pripremu odgovora ili drugog dokumenta. Za administrativne dokumente, na primjer, naredbe, predmet kontrole su odluke sadržane u njima. Shodno tome, svaka stavka, svaki zadatak ili nalog sadržan u administrativnom dokumentu stavlja se pod kontrolu.

Rokovi za izvršenje dokumenata mogu se odrediti zakonom, na primjer, za izvršenje zahtjeva građana.

U dokumentima primljenim od viših organizacija i koji sadrže bilo koju naredbu, obično je naznačen period. U upravnim aktima i odlukama kolegijalnih organa rok je naznačen za svaku stavku. Na dokumentima koje rukovodilac razmatra, rok za njihovo izvršenje je sadržan u rezoluciji. Da bi se riješili problemi koji se ponavljaju u instituciji, treba utvrditi standardne rokove za izvršenje takvih dokumenata i odraziti ih u uputstvima.

U prilogu „Državnog sistema dokumentacione podrške rukovodstvu“ nalazi se lista tipičnih rokova za izvršenje dokumenata, koji se moraju koristiti pri izradi uputstva za kancelarijski rad određene ustanove.

Za dokumente koji sadrže složen zadatak mogu se postaviti dugi rokovi (nekoliko mjeseci, šest mjeseci, godina). U tom slučaju potrebno je narudžbu podijeliti na faze i kontrolisati izvršenje zadatka po fazama.

Kontrola vremena se može podijeliti na tekuću, preventivnu i završnu kontrolu.

Glavne vrste kontrole su rutinska i preventivna kontrola.

Ispod struja Kontrola podrazumijeva svakodnevnu pripremu informacija o dokumentima, rok za koji ističe danas. Tekuća kontrola se vrši svakodnevnim provjeravanjem napretka dokumenta i podsjećanjem izvođača na protek roka i potrebu završetka radova na dokumentu. Odgovorni za praćenje izvršenja (u maloj firmi - sekretarica) svakog dana, po pravilu, na početku radnog dana identifikuju i sastavljaju spisak dokumenata kojima danas ističe rok važenja.

Praćenje pomaže u planiranju posla za dan. On odmah pokazuje šta bi danas trebalo završiti (rješavanje problema na sastanku, potpisivanje dokumenta, slanje faksa itd.). Stoga je kontrola vremena izvršenja dokumenata funkcija koja je nužno predviđena u opis posla sekretar načelnika. Svaki dan, identifikujući dokumente kojima ističe rok, sekretar saznaje mogućnost pravovremenog rješavanja pitanja, te u slučaju nepoštovanja roka o tome izvještava načelnika.

Tokom preventivno kontrola, sastavljaju se rezimei i izvodjaci se upozoravaju na dokumentaciju, rok za koji ističe za 2-3 dana. Zaposleni još ima vremena da riješi problem.

Oblik kontrole je veoma važan. Samo usmjerenost kontrole na pomoć zaposlenima u organizaciji rada, a ne na uočavanje nedostataka, želja da se pomogne, podsjeti, a ne uhvati, može osigurati najveću efikasnost kontrolne službe.

Sistematska provera učinka, vešto i korektno sprovedena od strane zaposlenog koji taktično podseća da je dokument potreban na vreme, da od pravovremenog rešavanja problema zavisi prosperitet kompanije itd., naglašava potrebu za ovim zaposlenim i njegov posao. Uz to, kartoteka rokova pomaže u planiranju radnog dana menadžera, jer odražava sve aktivnosti i zadatke za određeni datum.

Ako izvršilac po prijemu dokumenta, ili u toku izvršenja dokumenta, utvrdi nemogućnost njegovog blagovremenog izvršenja, o tome se prijavljuje rukovodilac jedinice (načelnik čije se rješenje nalazi na dokumentu ili koji je dao zadatak). izvršitelju) koji ima pravo da odgodi rok za izvršenje isprave. Ako upravnik produži rok, sekretar, u skladu sa njegovim uputstvima, upisuje se u registarsku karticu novi termin izvršenje.

Pitanje odlaganja roka za izvršenje dokumenta mora se postaviti najkasnije jedan dan prije isteka roka za kontrolu. Retroaktivno odlaganje datuma dospijeća nije dozvoljeno i općenito nije moguće u automatiziranim sistemima.

Za dokumente sa dugim (nekoliko mjeseci) rokom izvršenja, na primjer, ugovore, međufaze izvršenja mogu se pratiti unosom informacija o toku izvršenja u polje „Tok izvršenja“ registarske kartice dokumenta.

Često rješenje problema zahtijeva uzastopni rad na dokumentu od strane nekoliko izvođača ili koordinaciju dokumenta sa nekoliko odjela. Na primjer, nacrt ugovora mora biti usaglašen pravna služba, sa računovodstvom itd. U tim slučajevima treba pratiti period čuvanja dokumenta kod svakog izvođača. Prilikom prijenosa dokumenta, činjenica prijenosa se obavezno evidentira. Upis obično vrši sekretar odjeljenja koja prenosi dokument. Kretanje dokumenta i datum njegovog prijenosa prikazani su u odjeljku registarske kartice "Kretanje dokumenta".

Kada se pojave dokumenti sa isteklim rokom, njihova lista se štampa istog dana i prijavljuje rukovodiocu.

Ako pravo na. registracija dokumenata može se omogućiti širokom krugu zaposlenih, tada izmjene matične karte po pravilu vrši samo jedan odgovorni službenik, sekretar-pomoćnik ili šef kancelarije.

Uklanjanje dokumenta iz kontrole vrši se tek nakon potpunog izvršenja dokumenta: ispunjenja odluke rukovodioca, pripreme odgovornog dokumenta, prijema odgovora na izlazni dokument i druge dokumentovane potvrde činjenice izvršenja. Rezultat izvršenja dokumenta mora biti evidentiran u registarskoj kartici. Na primjer: poslana je pozivnica, potpisan ugovor, poslano pismo sa specifikacijom proizvoda itd.

Registarska kartica sadrži i podatke o datumu izvršenja isprave i označava broj predmeta prema nomenklaturi, u kojoj se izvršna isprava nalazi.

TO finale kontrola obuhvata analitički rad na sumiranju radne discipline i rezultata rada zaposlenih u jedinici ili organizaciji u cjelini. Završnu kontrolu sprovode zaposleni (služba) zaduženi za kontrolu izvršenja, odnosno sekretar preduzeća u određenoj učestalosti (sedmično, mesečno, tromesečno). U stvari, to je analitička generalizacija toka rada, discipline učinka u organizaciji (firmi) i njenih strukturnih podjela, daje predstavu o radu organizacije u cjelini. Rezultati naknadne kontrole se ogledaju u konačnim kvantitativnim i listnim rezimeima statusa izvršenja zadataka, odnosno kontrolisanih dokumenata. Završna kontrola, u obaveznoj kombinaciji sa preventivnom kontrolom, predstavlja sredstvo za obezbjeđivanje rješenja proizvodnih i komercijalnih problema i istovremeno stimulativni faktor u podizanju discipline zaposlenih.

Oblik kontrole je periodično sastavljanje zbirnih izvještaja o dokumentima organizacije (firme). To omogućava menadžmentu da zna šta određeni zaposlenik (odjel) radi i kako se stvari odvijaju u određenom području aktivnosti (rješavanje određenog problema).

Obrazac izvještaja o kontroli

Ova tabela je osnova za završnu kontrolu.

Strana 15 od 16

I informativni i referentni rad na dokumentima.

Osnova za informacioni i referentni rad na dokumentima je baza podataka formirana prilikom uvođenja dolaznih, odlaznih i interna dokumenta u računaru.

Moderni DBMS (sistemi za upravljanje bazama podataka) omogućavaju sastavljanje zahtjeva i, u skladu s tim, primanje odgovora za bilo koju kombinaciju podataka uključenih u registracijsku karticu dokumenta.

Na sličan način se vrši i potraga za samim dokumentima. Pretraživanje se može izvršiti po bilo kojem atributu (polju) popunjenom u registracijskoj kartici. Po pravilu, to je broj ulaznog dokumenta, datum prijema dokumenta, vrsta dokumenta, dopisnik, teritorija, izvršilac dokumenta, broj odlaznog dokumenta, datum slanja dokumenta itd. Odgovarajuće vrijednosti polja se ili unose sa tastature, ili se za klasifikovane vrijednosti biraju sa odgovarajuće liste (vrsta dokumenta, izvršilac itd.). Certifikat se može izdati:

1. Za određeni dokument: gdje (kod koga) se nalazi; faza izvršenja (priprema); rezultat izvršenja; lokacija za skladištenje (za izvršene dokumente).

2. Na temu (sadržaj): konkretan dokument; grupa dokumenata.

4. Po regionu: država; područje; grad.

Prilikom traženja određenih dokumenata ili grupe dokumenata, mogu se navesti sljedeći detalji:

1) ulazna, izlazna, interna dokumenta (pretraga se može vršiti kako za svaku kategoriju posebno, tako i za sve tri grupe dokumenata);

2) vrstu dokumenta (pismo, nalog, ugovor i sl.);

3) približan hronološki obim pretrage (po datumu prijema ili za interno - potpisivanje dokumenta, ili od datuma do datuma);

4) region u kome se vrši pretraga (država, region);

5) organizacija (dopisnik / adresat);

Prilikom traženja informacija o određenom dokumentu, broj dokumenta se može odrediti direktno.

Pojmovi za pretragu se formiraju kao kombinacija popunjenih polja kartice, slično kao kod registracije, tj. prilikom popunjavanja nekoliko polja, naći će se dokumenti koji odgovaraju svim navedenim parametrima.

Pretraga dokumenata se može vršiti prema neizvršenim, izvršenim dokumentima (koji imaju datum izvršenja i oznaku stavljanja u predmet), po čitavoj operativnoj bazi podataka (dokumenti tekuće godine kancelarijskog rada), a takođe i ako potrebno, prema arhivskoj bazi podataka (dokumenti ranijih godina).

U slučaju traženja određenog neizvršenog dokumenta, rezultat pretrage je podatak kod kojeg izvršioca se dokument u ovom trenutku nalazi. Ako je dokument već izvršen, tada se na ekranu prikazuje informacija u kom slučaju se dokument nalazi.

Punotekstualne baze podataka o dokumentima institucije značajno proširuju mogućnosti pretraživanja. Ovaj oblik rada sa elektronskim kopijama dokumenata je u posljednje vrijeme sve rašireniji. U ovom slučaju, datoteka sa tekstom samog dokumenta se automatski prilaže uz registracijsku karticu na dokumentu (ulazni, primljeni e-mailom, faksom; ili uneseni skeniranjem i naknadnim prepoznavanjem papirnog dokumenta, odlaznog ili internog - pripremljeno pomoću uređivača teksta, tabele itd.). NS.).

Ovakvi sistemi punog teksta omogućavaju pretragu ne samo po detaljima unesenim u karticu za dokument, već i po sadržaju dokumenta, tj. tražiti dokumente u čijem tekstu postoje određene riječi ili fraze. Na primjer, ako želimo da pronađemo dokumente koji se odnose na kupovinu štampača od Oriona, onda se pretraga vrši korištenjem riječi “printer” i “Orion”.

Upotreba automatizovanih tehnologija značajno smanjuje troškove rada za registraciju, kontrolu izvršenja i referentno-informacione usluge. Dakle, ako troškovi rada za popunjavanje jedne tradicionalne registracione kartice iznose 0,152 sata, onda korišćenjem automatizovane tehnologije - samo 0,054 sata.Shodno tome, troškovi rada za pronalaženje aktuelnih informacija su 0,17 ili 0,054 sata, sastavljanje potvrda o neispunjenim dokumentima sa tradicionalnim tehnologija traje mjesečno (10 dokumenata), godišnje (preko 100 dokumenata) od 0,26 sati do 8 sati.U isto vrijeme sličan certifikat u automatizovani sistem priprema se za 0,05 sati, a uz odgovarajuća podešavanja, generalno se može kreirati i štampati automatski na datoj frekvenciji.

Zanimljive su vremenske norme za praćenje izvršenja dokumenata, uključujući stavljanje oznake "K" na dokument koji se kontroliše, podsjetnik na rok izvršitelja, unošenje podataka u karticu o toku izvršenja, obavještavanje rukovodilaca o status izvršenja, skidanje dokumenta sa kontrole, pripremanje sažetka dokumenata koji nisu izvršeni na vrijeme, sastavljanje sažetka izvršenja dokumenata koji su predmet kontrole; generalizacija rezultata izvršenja dokumenata u strukturnim odeljenjima, analiza stanja izvršenja dokumenata u organizaciji. Na primjer, priprema sertifikata za informisanje menadžmenta (sertifikat za 20 dokumenata) u tradicionalnom kancelarijskom radu traje 1,8 sati, au automatizovanom - 1 sat.

Registracija dokumenata i programi kontrole su važni dio savremeni sistemi automatizacija kancelarijskih aktivnosti.

Registracija ulaznih, izlaznih i internih dokumenata i obavljanje informativno-referentnih poslova na dokumentima.

Sam proces registracije je uklanjanje (prenos) indikatora (detalja) iz dokumenta i njihovo unošenje u određeni obrazac za registraciju (dnevnik, kartoteka, računar), koji vam omogućava da kreirate bazu podataka o dokumentima institucije. Tako je u procesu registracije postavljen sistem za pronalaženje informacija za sve dokumente institucije. Ovo je osnova za naredne faze rada sa dokumentima kontrole vremena njihovog izvršenja i informativno-referentnog rada na dokumentima.

Informativni i referentni rad na dokumentima

Generalno, prije uvođenja kompjuterskih tehnologija u sferu upravljanja, informacioni i referentni rad na dokumentima organizacije bio je slab dio rada službenih službi.

Uloga i mjesto informaciono-dokumentacione podrške u radu upravljačkog aparata istorijat organizacije kancelarijskog rada u predrevolucionarna Rusija i na sovjetskom vladine institucije savremena tehnologija i organizacija kancelarijskog rada, zadaci i funkcije predškolske obrazovne ustanove, službeno i tehničko osoblje zaposlenih, funkcionalne odgovornosti regulatorni okvir koji uređuje organizaciju i tehnologiju informaciono-dokumentacione podrške poslovanju ustanove, organizaciju toka dokumenata, registraciju i kontrolu izvršenja dokumenata u ustanovi, informaciono-referentni sistem za dokumente ustanove, specifičnosti rada sa građanima. ' žalbe; organizacija tekućeg čuvanja dokumenata; nomenklatura predmeta, formiranje predmeta, organizacija i ispitivanje vrijednosti dokumenata, uništavanje dokumenata, priprema dokumenata za predaju u odjelno skladište.

Računovodstvo (češće se koristi termin registracija) otvorenih dokumenata prvenstveno ima za cilj uključivanje dokumenta u referentni informacioni sistem za potrebe referenci i traženje posla o dokumentima i kontroli izvršenja naloga i zadataka sadržanih u dokumentu.

Registracijske i kontrolne kartice (RCC) omogućavaju vam brže obavljanje informativnog i referentnog rada i praćenje izvršenja dokumenata bez ponovne registracije. Tipično, RKK po dokumentu se štampa u nekoliko primeraka, što vam omogućava da kreirate i održavate nekoliko kartoteka, sortiranih prema različitim kriterijumima po vrsti aktivnosti, po dopisniku, po izvođaču, po datumu itd. Forma registracije i kontrolna kartica je prikazana na sl. 7.6.

Sistem Auditor Assistant Service-Audit je profesionalni informaciono-referentni sistem integrisan u Codexov sistem za pronalaženje informacija (ISS). Namijenjen je revizorskim firmama, privatnim revizorima, kao i firmama i preduzećima koja žele poboljšati efikasnost interne revizije i finansijskih i ekonomskih usluga. Integracijom u Codex IPS, pomoćnik revizora omogućava traženje potrebnih materijala svim mogućim metodama koje su u njemu implementirane (tematska pretraga, kontekstualna pretraga, pretraga po nazivu, vrsti i vrsti dokumenta itd.).

Centralizovani oblik podrazumeva koncentraciju svih tehnoloških operacija za rad sa dokumentima u nadležnosti jedne specijalizovane strukturne jedinice (kancelarija, opšte odeljenje) ili jednog zaposlenog (sekretar ustanove). U ovom odjelu (ili od strane ovog zaposlenika) obavlja se puni ciklus tehnoloških operacija za obradu dokumenata od trenutka njihovog prijema ili kreiranja do prijenosa u arhivu, prijema i obrade ulaznih dokumenata, njihove registracije, kontrole izvršenja , referentno-informacioni rad, sistematizacija i čuvanje dokumenata, slanje dokumenata, obrada dokumenata za njihovo prenošenje u arhiv.

Fondovi asocijativne memorije (FAP) kao oblik skladištenja podataka razlikuju se po tome što je u njima strukturna jedinica sam indikator, a ne bilo koja posredna jedinica vrste dokumenta ili zapisa (kartice) u registru. Indikatori su kombinovani u nizove prema njihovim zajedničkim značajnim značajkama, odnosno prema bliskosti ekonomskog značenja. Ovo pruža mogućnost direktnog pretraživanja na skupu značajnih karakteristika (asocijativno pretraživanje). Istovremeno, korisnik nije obavezan ili mu je potrebna vrlo mala količina posebnog indeksiranja (kodiranja) traženih podataka, što FAP čini posebno efikasnim za rad u informativno-referentnom servisnom režimu, koji pruža najveću pogodnost. za korisnika.

Mora poznavati uredbe, naredbe, naredbe, druge smjernice i propise viših i drugih organa koji se tiču pravne djelatnosti organizacije; važeće zakonodavstvo; građansko, radno, finansijsko, upravno pravo; tehnička sredstva mehanizacije i automatizacije referentno-informacionog rada u skladu sa zakonodavstvom i podzakonskim aktima; priprema izvještaja o ekonomskim i finansijskim aktivnostima organizacije; postupak za zaključivanje i izvršenje poslovnih ugovora na osnovu ekonomije, organizacije rada i upravljanja; zakonodavstvo o radu i zaštiti rada internih propisa o radu Ruske Federacije; pravila i norme zaštite na radu, mere bezbednosti, industrijske sanitacije i protivpožarna zaštita.

Pripremljena je zbirka regulatorno-metodoloških dokumenata koji regulišu glavne vrste informatičkih i reklamnih aktivnosti u oblasti nabavke CIF-ova, referentnih i informativnih usluga, pregledno-analitičkih aktivnosti, rada na prikupljanju, analizi i ocjeni naučno-tehničkih radova. dokumentaciju i softver industrijskih organizacija, srodnih industrija i preduzeća za konverziju, izdavačke djelatnosti itd.

Računovodstvena dokumentacija i kontrola. Čak i najčešća nabavna operacija zahtijeva potpuno računovodstvo i određenu sistematsku kontrolu. U toku svakodnevni rad sastavljaju se glavna računovodstvena dokumentacija, koja uključuje prijave, spiskove materijala i potvrde o prijemu. Odjeljenja nabavke pohranjuju mnogo informativnog materijala primljenog od dobavljača. Ovo uključuje kataloge dobavljača i cjenovnike, tehničke brošure, brošure i pisma. Odeljenja za nabavku obično takođe imaju niz opštih referentnih publikacija, kao što su imenici industrijskih firmi u celoj zemlji ili određenim regionima, specijalizovani imenici za pojedinačne industrije ili glavne grupe proizvoda, opšti imenici, tehnički imenici, vladine publikacije, trgovinska i naučna periodika. . .. Takvi materijali su od neprocjenjive vrijednosti u identifikaciji i odabiru dobavljača.

Priručnik opisuje detaljnu tehnologiju, kontrolu nad izvršavanjem dokumenata u smislu vremena i osnova pitanja, uključujući i u automatiziranom načinu rada, kao i organizaciju uređaja za pretraživanje i referencu kao mobilnog sredstva za brzo pronalaženje potrebnih informacija o kontroli i stanju izvođačke discipline. Određeno mjesto dato je pitanjima organizacione i informacione podrške AKS-a, kao i radu sa pismima građana kao prilično obimnom dokumentarnom nivou aktivnosti upravljanja. Dat je okvirni klasifikator kategorija i pitanja apela građana iz oblasti organizacije procesa rada.

Mnogi faks uređaji potvrđuju prijem poruke i broj stranica ili navode razloge zašto poruka nije prošla. Sve ove informacije se odražavaju u automatski generisanom dnevniku, koji mašina štampa nakon 20 prenosa ili prijema dokumenata (vidi sliku 13). Listovi ovog časopisa se arhiviraju, koriste u referentnom i informativnom radu i po potrebi mogu biti predstavljeni klijentu ili drugoj strani u spornim situacijama.

Broj primjeraka popunjenih registracijskih kartica utvrđuje ustanova. U pravilu se popunjavaju najmanje dvije takve kartice. Nakon popunjavanja kartice, jedan od njih se stavlja u kartoteku roka, drugi u informativno-referentni fajl, a dokument se predaje izvođaču na rad sa njim. Ali češće se prave tri kopije kartice. Dva od njih se stavljaju u kartoteke (referentni i kontrolni), a treći primjerak se uz dokument predaje izvođaču. Ako se referentni kartoteci grade prema različitim kriterijima, na primjer, po dopisnicima, regijama ili po pitanjima, tada se shodno tome povećava broj kartica tako da ima dovoljno kopija za svaki kartotečni indeks. U tom slučaju, broj kopija kartice u velikim institucijama povećat će se na pet ili šest. Naravno, izrada i održavanje velikih kartoteka je naporan posao i obavljao se samo u pojedinačnim ustanovama sa dobro organizovanom kancelarijsko-poslovnom službom. Uvođenje kompjuterske tehnologije omogućilo je da se riješite glomaznih ormara za arhiviranje i organizirate radno intenzivan informativni i referentni rad u gotovo svakoj instituciji.

Jedna od važnih faza rada sa apelima građana je organizacija informativno-informativnog rada po njima. Istovremeno sa stavljanjem jedne kopije registracione i kontrolne kartice u rokovnu kartoteku, u referentnu kartoteku stavlja se još jedna kopija kartice, izgrađena po abecednom redu imena podnosilaca zahtjeva. Pomoću ove kartoteke uvijek možete dati odgovor na zahtjev građanina ili institucije o statusu razmatranja određene žalbe. Mnogo je prikladnije obavljati referentni rad pomoću automatiziranog sistema, koji omogućava postavljanje upita o svim detaljima dokumenta.

Poslovna zaduženja. Razvija mulj i učestvuje u izradi dokumenata pravnu prirodu... Pruža metodološke smjernice pravni posao u organizaciji i pruža pravna pomoć njegove strukturne podjele. Učestvuje u pripremi obrazloženih odgovora kada se tužbe odbijaju. Priprema, uz učešće organizacionih jedinica, materijale o malverzacijama, rasipanju, nestašicama, proizvodnji nestandardnih, nestandardnih i nekompletnih proizvoda i drugim prekršajima za prenošenje na arbitražu, istragu i pravosudnih organa, vodi evidenciju i čuvanje sudskih i arbitražnih predmeta u produkciji i završenim izvršenjem. Učestvuje u izradi i implementaciji mjera za jačanje troškovne, ugovorne, finansijske i radne discipline, obezbjeđenje sigurnosti imovine organizacija, za suzbijanje rasipanja i pronevjera. Analizira i sumira rezultate razmatranja potraživanja u sudskim i arbitražnim predmetima, te proučava praksu zaključivanja i izvršenja ugovora u cilju izrade odgovarajućih prijedloga za otklanjanje uočenih nedostataka i unapređenje ekonomskih i finansijskih aktivnosti organizacije. U skladu sa utvrđenom procedurom, sačinjava akte o privođenju radnika disciplinskoj i materijalnoj odgovornosti. Učestvuje u radu na zaključivanju ugovora, izradi mišljenja o njihovoj pravnoj valjanosti, razmatranju pitanja potraživanja i obaveza. Kontroliše blagovremenost dostavljanja potvrda, obračuna, objašnjenja i drugog materijala za pripremu odgovora na reklamacije. Priprema, zajedno sa drugim odjeljenjima, prijedloge za promjenu postojećih ili ukidanje naredbi i drugih propisa izdatih u organizaciji koji su postali nevažeći. Obavlja referentno-informativni rad o zakonodavstvu i propisima uz korištenje tehničkih sredstava, kao i računovodstvo aktuelno zakonodavstvo i drugih normativnih akata, beleži njihovo ukidanje, izmene i dopune. Učestvuje u pripremi mišljenja o pravnim pitanjima koja se javljaju u

Sve o tuningu automobila

Referentno-informacioni rad sa dokumentima se sastoji u. Kontrolna pitanja. Pitanja za razmatranje

n1.doc

11. Informativni i referentni rad na dokumentima

Kontrolna pitanja

12. Kontrola izvršenja dokumenata

12.1. Značaj i vrste kontrole

Obrazac izvještaja o kontroli