Einheitliche Dokumentenformen für Personalakten. Primäre Personalakten Obligatorische lokale Vorschriften
OBLIGATORISCHE LOKALE VORSCHRIFTEN
Zuallererst müssen Sie daran denken, dass das aktuelle Arbeitsgesetzbuch Russische Föderation(im Folgenden als Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation bezeichnet) erfordert, dass eine Reihe lokaler (d. h. lokaler) regulatorischer Dokumente in der Organisation erstellt werden.
Obligatorische örtliche Vorschriften sind:
- Interne Arbeitsordnung (PVTR).
- Verordnung (oder Anweisung) zum Schutz personenbezogener Daten von Mitarbeitern.
- Sicherheitshinweise.
- Besetzungstabelle (einheitliches Formular T-3).
Alle diese Dokumente sind gültig, bis sie durch neue ersetzt werden.
- Der Urlaubsplan (einheitliches Formular T-7) wird gemäß Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs jährlich spätestens zwei Wochen vor Beginn des Kalenderjahres erstellt und ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer ein obligatorisches Dokument (mit Ausnahme der privilegierten Arbeitnehmerkategorien) ...
- Der Schichtplan ist in den Organisationen erforderlich, in denen Schichtarbeit verwendet wird.
- Die Verordnung über die Arbeitsrationierung und die Verordnung über die Produktionsraten sollten in den Organisationen erstellt werden, in denen die Vergütung der Arbeitnehmer nach dem Akkordlohn verwendet wird.
OPTIONALE LOKALE REGELUNGEN
Zusätzlich zu den aufgeführten Dokumenten kann die Organisation nach eigenem Ermessen weitere Dokumente erstellen - optional lokal Vorschriften... Dies können insbesondere sein:
- vom Direktor der Organisation genehmigte Vorschriften zu strukturellen Unterteilungen;
- Stellenbeschreibungen für Arbeitnehmer und Arbeits- (oder Arbeits-) Anweisungen für Arbeitnehmer;
- Die Anleitung zur Personalverwaltung ist ein sehr nützliches Instrument für einen Mitarbeiter, der die Funktionen eines Personalverantwortlichen ausführt, da sie seine Interaktion mit Linien- und Funktionsmanagern erheblich erleichtert.
- ein Album mit Dokumentenformularen für Personalakten;
- Bestimmung zur Zertifizierung - wenn die Organisation eine regelmäßige Zertifizierung oder eine Zertifizierung basierend auf den Testergebnissen durchführt;
- Personalordnung;
- Tarifvertrag.
Alle diese Dokumente sind auch gültig, bis sie durch neue ersetzt werden.
DOKUMENTE, DIE BEZIEHUNGEN ZU MITARBEITERN UND INFORMATIONEN ÜBER SIE ENTHALTEN
Zu diesen Dokumenten gehören:
- Zunächst handelt es sich um einen Arbeitsvertrag, der gemäß den Artikeln 57 und 67 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation in schriftlicher Form in zweifacher Ausfertigung erstellt wird. Eine Kopie Arbeitsvertrag wird dem Arbeitnehmer gegen Quittung ausgestellt und der zweite wird vom Arbeitgeber aufbewahrt - entweder in der Personalakte des Arbeitnehmers oder im Fall "Arbeitsverträge mit Arbeitnehmern";
- dann wird für jeden Mitarbeiter eine persönliche Karte eingetragen (einheitliches Formular T-2). Persönliche Karten können nur in einer separaten Datei gespeichert werden;
- Personalakten der Mitarbeiter sind nicht erforderlich, da dies jedoch für jeden Mitarbeiter ein sehr bequemes Dossier ist, erstellen die meisten Personalreferenten diese. Wir wiederholen, dass wir nicht verpflichtet sind, Personalakten zu führen, aber wenn eine solche Entscheidung getroffen wird, ist es notwendig, diese gemäß den strengen Regeln für die Registrierung von Personalakten aufzubewahren. Sie können jedoch für jeden Mitarbeiter einfach Dateien oder Ordner für den Personalreferenten anordnen. Diese Ordner enthalten Kopien aller Dokumente, die sich auf bestimmte Mitarbeiter beziehen;
- Arbeitsbücher der Mitarbeiter sind Dokumente der strengen Buchhaltung und Berichterstattung, daher müssen sie in einem Safe aufbewahrt werden, der dauerhaft mit einem Schlüssel verschlossen ist. Arbeitsbücher werden in exakter und strikter Übereinstimmung mit den Regeln für die Pflege und Aufbewahrung erstellt Arbeitsbücher, Erstellung von Arbeitsbuchformularen und deren Bereitstellung an Arbeitgeber, genehmigt von der Regierung der Russischen Föderation vom 16.04.2003 Nr. 225, und Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeitsbüchern, genehmigt durch das Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 10.10.2003. Nr. 69.
BESTELLUNGEN NACH RAHMEN
Verantwortlicher für die Wartung Personaladministration, ist verpflichtet, Personalentwürfe vorzubereiten und deren Bestätigung durch die zuständigen Beamten und die Unterzeichnung durch den Leiter der Organisation zu organisieren. Personalaufträge sind getrennt von Aufträgen für . aufzubewahren und aufzubewahren Personal... Dazu gehören Aufträge, für die Goskomstat entwickelt hat einheitliche Formen:
- bei der Einstellung eines Mitarbeiters - Formular T-1;
- über die Einstellung von Arbeitnehmern - Formular T-1a;
- bei der Versetzung eines Arbeitnehmers an einen anderen Arbeitsplatz - Formular T-5;
- Bei der Versetzung von Arbeitnehmern an einen anderen Arbeitsplatz - Formular T-5a;
- bei der Gewährung von Urlaub an einen Arbeitnehmer - Formular T-6;
- über die Gewährung von Urlaub an Arbeitnehmer - Formular T-6a;
- bei Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Entlassung) - Formular T-8;
- bei Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit Arbeitnehmern (Entlassung) - Formular T-8a;
- auf Anweisung des Mitarbeiters auf Geschäftsreise - Formular T-9;
- über die Entsendung von Arbeitnehmern auf eine Geschäftsreise - Formular T-9a;
- zu Mitarbeiteranreizen - Formular T-11;
- über Mitarbeiteranreize - Formular T-11a.
Zusätzlich zu diesen Aufträgen müssen die Personalreferenten in irgendeiner Form erstellen (oder eigene einheitliche Formulare für sie erstellen) folgende Auftragsarten:
- über die Kombination von Positionen (Berufe);
- bei der Vertretung eines vorübergehend abwesenden Arbeitnehmers ohne Freistellung von den Grundpflichten;
- über die Verhängung von Sanktionen;
- bei vorzeitiger Rücknahme von Strafen;
- über Änderungen der personenbezogenen Daten des Mitarbeiters;
- über die Zuordnung der Kategorie;
- über die Ausübung von Überstunden;
- zur Anwerbung von Arbeiten an Wochenenden (Feiertagen);
- im Dienst;
- über die Einrichtung oder den Entzug von persönlichen Freibeträgen;
- zum Ändern der Betriebsart.
BESTELLUNGEN FÜR KERNAKTIVITÄTEN UND ANDERE DOKUMENTE
Besonders hervorheben möchte ich, dass die Personalreferenten für ihre Haupttätigkeiten eine Reihe von Aufträgen vorbereiten müssen. Diese Aufträge werden selbstverständlich zusammen mit anderen Aufträgen dieser Kategorie erfasst und gespeichert, deren Erstellung und Weiterbearbeitung gehört jedoch zu den Aufgaben des Personalreferenten. Dies sind insbesondere Bestellungen:
- über die Genehmigung der Besetzungstabelle;
- bei Änderungen an der Besetzungstabelle;
- bei Änderungen (Ergänzungen) des Urlaubsplans;
- über Änderungen (Ergänzungen) lokaler Vorschriften;
- über die Aufhebung von unrechtmäßig oder irrtümlich erteilten Personalaufträgen etc.
Wir haben bereits einige einheitliche Formulare für Personalakten genannt, die in jeder Organisation vorhanden sein sollten. (Beachten Sie, dass wir in dem Artikel, der sich an Leser richtet, die in der Personalarbeit tätig sind, keine Lohndokumente berücksichtigen. Dies ist ein Gesprächsthema mit Buchhaltern). Darüber hinaus sollte jedoch jeder Personalreferent in der Lage sein,
- Reisebescheinigung - Formular T-10;
- Leistungsauftrag - Formular T-10a;
- eine Notiz-Berechnung über die Gewährung von Urlaub an einen Arbeitnehmer - Formular T-60 ( Vorderseite);
- ein Berechnungsvermerk bei Beendigung (Kündigung) eines Arbeitsvertrags mit einem Arbeitnehmer (Entlassung) - Formular T-61 (Vorderseite);
- ein Akt der Annahme einer Arbeit im Rahmen eines für die Dauer einer bestimmten Tätigkeit abgeschlossenen Arbeitsvertrags - Formular T-73 (diese Art von befristeten Arbeitsverträgen ist äußerst selten, daher taten es oft auch erfahrene Personalreferenten mit langjähriger Berufserfahrung) muss sich nicht mit dem Formular T-73 befassen).
REGISTRIERUNG VON DOKUMENTEN
Heutzutage gibt es drei Möglichkeiten sich anzumelden:
- das einfachste - in Zeitschriften;
- perfekter - mit Hilfe eines Aktenschranks;
- und am besten, bequemsten, schnellsten - mit Hilfe entsprechender Computerprogramme.
Es steht den Sekretären frei, in jedem Einzelfall die für sie am besten geeignete Methode zur Registrierung von Dokumenten im Zusammenhang mit der Haupttätigkeit des Unternehmens zu wählen. Die Erfassung von Personaldokumenten kann jedoch nur über Journale erfolgen. Im Falle eines Arbeitskampfes die computergestützte Registrierung des Gerichts oder staatliche Inspektion Arbeit darf nicht anerkannt werden. Es muss jedoch nachgewiesen werden, dass dieses oder jenes Dokument tatsächlich an dem Tag erstellt wurde, der in der Anforderung "Datum" angegeben ist! Davon hängt der Ausgang des Verfahrens ab.
Welche Art von Registrierungsprotokollen von Personaldokumenten müssen also in der Organisation vorhanden sein:
- Journal der Registrierung von Arbeitsverträgen (die als Bestellungen registriert werden können - während des Kalenderjahres, beginnend mit dem neuen Jahr, beginnend mit der Nummerierung neu. Oder wie z. B. Besetzungstabellen registriert werden - für den gesamten Zeitraum der Tätigkeit der Organisation , dh ab dem allerersten Arbeitsvertrag , der einmal mit dem ersten Arbeitnehmer abgeschlossen wurde, und bis zum allerletzten, der eines Tages offenbar kurz vor der Liquidation des Unternehmens geschlossen wird);
- persönliches Kartenregistrierungsjournal (T-2);
- das Journal der Registrierung der Personalakten der Mitarbeiter (sofern diese geführt werden);
- Auftragserfassungsjournale (die Anzahl der Journale richtet sich nach der Größe des Personalworkflows. Alle Personalaufträge können in einem oder mehreren Journalen erfasst werden - bis auf die Tatsache, dass verschiedene Journale verwendet werden können, um verschiedene Arten von Aufträgen zu erfassen);
- ein Verzeichnis von Handlungen (zur Weigerung, sich mit Dokumenten vertraut zu machen, zu Schulschwänzen, zu Verstößen gegen interne Arbeitsvorschriften usw.);
- ein Buch zum Aufzeichnen der Bewegung von Arbeitsbüchern und Beilagen dazu (aufbewahrt wie Arbeitsbücher in einem Safe).
Auf optionaler Basis (dies ist aber aus Beweisgründen sehr sinnvoll) werden Mitarbeiterabrechnungen, Berichte und Erläuterungen zur Personalarbeit protokolliert.
Buchhaltungsbücher werden benötigt, um aufzuzeichnen:
- Überstunden;
- genutzte und nicht genutzte Tage bezahlten Jahresurlaubs
- Arbeitnehmerfreistellung usw.
Warnkartei
In vielen Fällen schreibt das Arbeitsgesetzbuch vor, dass Arbeitnehmer rechtzeitig vor dem Eintreten bestimmter Ereignisse gewarnt werden. Daher ist es äußerst nützlich, eine Datei mit Warnungen (auf Papier oder elektronisch) zu diesen Ereignissen zu führen:
- das Ende des Testzeitraums (die Entlassung von Arbeitnehmern, die die Prüfung nicht bestanden haben, ist nur möglich, wenn sie mindestens drei Tage im Voraus schriftlich unter Angabe der Gründe gewarnt wurden - Artikel 71 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation Föderation);
- Ablauf der Laufzeit des Arbeitsvertrags (es ist auch erforderlich, den Arbeitnehmer mindestens drei Tage vor der Entlassung schriftlich zu benachrichtigen - Artikel 79 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
- bezahlter Jahresurlaub (der Arbeitnehmer muss spätestens zwei Wochen vor Beginn des Urlaubs über den Beginn des Urlaubs informiert werden - Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
- Darüber hinaus können Sie sich zur Erleichterung der Arbeit an andere Ereignisse (Geburtstage von Mitarbeitern usw.) erinnern.
Kleinstunternehmen haben das Recht, die Verwaltung von Personalakten zu reduzieren, und andere Organisationen sind verpflichtet, HR-Workflow v vollständig... Welche Personaldokumente müssen erstellt werden und welche sind wann sinnvoll bestimmte Bedingungen, siehe Tabelle unten.
Das Arbeitsgesetzbuch wurde durch ein neues ergänzt, das die Merkmale der Regulierung der Arbeit von Arbeitnehmern für Arbeitgeber festlegt - kleine Unternehmen, die in die Kategorie der Kleinstunternehmen fallen. Ab Januar 2017 haben "micro-kids" das Recht, einen vereinfachten HR-Workflow zu organisieren !!!
Liste der obligatorischen Personaldokumente der Organisation
| Dokumentieren | Gesetz | Haltbarkeitsdatum | Notiz | |
| 1. | Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten | Klausel 8 th. 1 Artikel 86 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | Spiegelt das Verfahren zum Empfangen, Verarbeiten und Speichern personenbezogener Daten eines Mitarbeiters wider. | |
| 2. | Tarifvertrag | Teil 2 von Artikel 190 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | Die ganze Zeit der Existenz des Unternehmens | Regelt das Zulassungsverfahren, die Entlassung, die Zahlungsbedingungen Löhne, Betriebsart usw. |
| 3. | Arbeitsregeln | Teil 4 von Artikel 189 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | Die ganze Zeit der Existenz des Unternehmens | Er wird als Anlage zum Tarifvertrag oder, falls nicht vorhanden, als eigenständiges Dokument erstellt. |
| 4. | Vergütungsregelungen (Boni und materielle Anreize) | Artikel 21 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | Die ganze Zeit der Existenz des Unternehmens | Bei komplexen Vergütungs- und Bonussystemen (Zeit, Stunden, Akkord). |
| 5. | Regelungen zur Zertifizierung von Mitarbeitern | Artikel 81 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | Die ganze Zeit der Existenz des Unternehmens | Im Falle einer Zertifizierung |
| 6. | Protokoll der Sitzung der Beglaubigungskommission | 15 Jahre | Ausgestellt von der Bescheinigungskommission | |
| 7. | Regelungen zum Ausbildungssystem | Artikel 196 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, Artikel 197 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | Die ganze Zeit der Existenz des Unternehmens | Bei Schulungen zur Begründung der wirtschaftlichen Notwendigkeit der Kosten. |
| 8. | Buch der Buchhaltung für die Bewegung von Arbeitsbüchern (fügt sie hinzu) | Beschluss des russischen Arbeitsministeriums Nr. 69 vom 10.10.03. | Der Erhalt und die Ausgabe eines Arbeitsbuchs wird registriert. | |
| 9. | Beleg- und Spesenbuch für Abrechnungsformen von Arbeitsbüchern (Beilagen) | Beschluss des russischen Arbeitsministeriums Nr. 69 vom 10.10.03. | 50 Jahre (bei Liquidation des Unternehmens in das Staatsarchiv überführt) | Die Tatsache der Ausgabe von Formularen von Arbeitsbüchern und Beilagen wird registriert. |
| 10. | Bestellungen für die Hauptaktivität | Die ganze Zeit der Existenz des Unternehmens | ||
| 11. | Register der eingehenden / ausgehenden Dokumente | Die ganze Zeit der Existenz des Unternehmens | Alle von der Personalabteilung erhaltenen Unterlagen werden registriert | |
| 12. | Journal der Eintragung von Reisebescheinigungen | 5 Jahre | Reisebescheinigungen sind registriert | |
| 13. | Bücher bestellen | Liste von Rosarkhiw vom 06.10.2000 | Lagerzeit der Bestellung | Getrennt davon werden Bücher über die Aufzeichnung von Arbeitsaufträgen, Entlassungen, innerbetrieblichen Bewegungen usw. geführt. |
| 14. | Arbeitsanweisungen | Gebildet durch die Entscheidung des Arbeitgebers. Helfen Sie mit, Konflikte mit Mitarbeitern zu vermeiden. | ||
| 15. | Besetzungstabelle (Formular T-3) | Artikel 57 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | 5 Jahre | Bei jeder Änderung wird eine neue Besetzungstabelle gebildet. |
| 16. | Urlaubsplan | Artikel 123 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | 1 Jahr | Erstellt am Ende eines jeden Jahres, genehmigt durch den Leiter des Unternehmens spätestens 2 Wochen vor Jahresende. |
| 17. | Arbeitsvertrag | Artikel 16, Artikel 56, Artikel 57, Artikel 67 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | 75 Jahre | Es wird individuell mit jedem Mitarbeiter auf Basis einer Bewerbung abgeschlossen. |
| 18. | Die Reihenfolge der Arbeitsaufnahme | Artikel 68 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | 75 Jahre | Veröffentlicht auf der Grundlage eines Arbeitsantrags und eines Arbeitsvertrags eines Arbeitnehmers. Meldet sich bei einem Mitarbeiter innerhalb von 3 Tagen ab dem Datum der Arbeitsaufnahme an. |
| 19. | Arbeitsbuch | Artikel 66 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | 50 Jahre | Sie wird für jeden Arbeitnehmer, der länger als 5 Tage gearbeitet hat, ausgestellt, bei Entlassung wird sie vor Ort ausgestellt. |
| 20. | Personalausweis des Mitarbeiters (Formular T-2) | Beschluss des Goskomstat Russlands vom 05. Januar 2004 Nr. 1 | 75 Jahre | Wird für jeden Mitarbeiter ausgegeben, enthält Daten zu Arbeitstätigkeit |
| 21. | Mitarbeiterfragebogen | 75 Jahre | Mitarbeiterdaten. Eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern hat Zugang zu Informationen. | |
| 22. | Privatunternehmen | 75 Jahre | In einem speziell ausgestatteten Raum gelagert. Eine für die Instandhaltung verantwortliche Person wird benannt. | |
| 23. | Überweisungsauftrag | Artikel 72.1. Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation | 75 Jahre | Die Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz ist in der Arbeitsordnung verankert. |
| 24. | Kündigungsverfügung | Teil 1, Artikel 80 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, Absatz 6, Teil 1, Artikel 81 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | 75 Jahre | Bei Entlassung durch alleine auf der Grundlage des Antrags eines Arbeitnehmers. |
| 25. | Aufträge zur Gewährung von Urlaub, Schichten, Bußgeldern, kurzfristigen Dienstreisen | Artikel 6 der Liste von Rosarchiw vom 06.10.2000 | 5 Jahre | Ausgestellt im Auftrag des Leiters |
| 26. | Stundenzettel | Teil 3 von Artikel 91 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | 75 Jahre | Die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden werden berücksichtigt |
| 27. | Vereinbarung über materielle Verantwortung | 5 Jahre | Wird mit einer finanziell verantwortlichen Person abgeschlossen | |
| 28. | Termin verschieben | 5 Jahre | Bei Schichtarbeit. | |
| 29. | Liste der Arbeitnehmer, die in gefährlicher Produktion arbeiten | 75 Jahre alt. | Wenn es gibt schädliche Produktion(zur Berechnung einer Vorzugsrente) | |
| 30. | Liste der Arbeitnehmer, die mit Vorzugsrente in den Ruhestand gehen | 50 Jahre | Zur Berechnung einer Vorzugsrente | |
| 31 | Sicherheitshinweise | Artikel 212, 225 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation | Ständig | |
Artikel 57 des Arbeitsgesetzbuches verlangt die Festlegung der Vergütungsbedingungen im Arbeitsvertrag, einschließlich der Höhe des Lohn- oder Gehaltssatzes. Daher sollte die Höhe des Lohnsatzes (Gehalts) direkt im Arbeitsvertrag angegeben werden. Bei einer Änderung der Höhe des Lohnsatzes (Gehalts) sollten Änderungen des Arbeitsvertrags vorgenommen werden oder ein Hinweis auf die lokale Verordnung des Arbeitgebers zur Änderung der Höhe zulässig ist. In der Praxis beziehen sich Arbeitsverträge jedoch manchmal auf die Besetzungstabelle anstelle eines bestimmten Lohnsatzes (Gehalts). In diesem Fall ist Folgendes zu beachten. Bei der Einstellung (vor Unterzeichnung eines Arbeitsvertrages) ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer gegen Unterschrift mit den örtlichen Vorschriften, die sich auf seine Arbeitstätigkeit unmittelbar beziehen, bekannt zu machen. Daher ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer vor Abschluss eines Arbeitsvertrags mit der Besetzungstabelle vertraut zu machen. Wenn sich die Höhe des Tarifs (Gehalts) ändert, muss der Arbeitgeber regelmäßig Änderungen an der Besetzungstabelle vornehmen und diese dem Arbeitnehmer gegen Unterschrift vorlegen. |
Betrachten Sie eine weitere wichtige Voraussetzung für einen Arbeitsvertrag - seine Nummer. Sie gilt nicht für die in Artikel 57 des Kodex vorgesehenen Pflichtangaben. Gleichzeitig sorgt die einheitliche Personal-„Primärorganisation“ für die Nummerierung der Arbeitsverträge. Die Zeile „Basis“ eines Arbeitsauftrags (Formular N T-1) geht beispielsweise davon aus, dass es sich um einen Arbeitsvertrag mit Nummer und Nummer handelt. Das Verfahren der Vertragsnummerierung ist nicht gesetzlich geregelt. Rostrud empfiehlt die doppelte Nummerierung: Geben Sie zuerst die Nummer des Vertrages selbst und dann durch einen Bruch die Nummer des Vertragsjahres an. So erhält beispielsweise der dritte Arbeitsvertrag im Jahr 2007 die Nummer 3/07. Und ab Anfang des nächsten Jahres können Verträge neu nummeriert werden ().
Buch-Feinheiten
Kommen wir zum nächsten erforderlichen Dokument, das beim Ausfüllen oft Schwierigkeiten bereitet. Dies ist ein Arbeitsbuch. Wir werden reden:
- über das Verfahren zur Registrierung von Arbeitskräften;
- bei Eintragungen bei Entlassung;
- über die Regeln der Korrektur in der Arbeit.
Wie Sie wissen, muss ein Unternehmen für jeden Mitarbeiter ein Arbeitsbuch ausfüllen, wenn:
- er arbeitete mehr als 5 Tage darin;
- Dies ist der Hauptarbeitsplatz für ihn ().
Diese Regel gilt gleichermaßen für russische Staatsbürger und Ausländer. Mit anderen Worten, das Unternehmen ist verpflichtet, Arbeitsbücher nicht nur für Russisch, sondern auch für ausländische Mitarbeiter... Gleichzeitig weist die Gestaltung von Büchern für letztere einige Besonderheiten auf. Erstens lohnt es sich nicht, die vom Arbeitnehmer vorgelegte ausländische Arbeitskraft weiter auszufüllen. Er sollte ein Buch im russischen Stil beginnen. Zweitens ist es nicht erforderlich, einen Ausländer in eine neue Arbeitserfahrung „im Ausland“ zu „versetzen“. Da solche Angaben notwendig sind, wenn man einem Arbeitnehmer eine Altersrente zuweist.
Und ein Ausländer wird es in seinem eigenen Staat erhalten. Dies bedeutet, dass im russischen Arbeitsbuch keine Einträge aus dem "ausländischen" benötigt werden ().
Und welche Eintragungen müssen bei einer Kündigung in das Buch gemacht werden? Der häufigste Grund für die Kündigung eines Arbeitsvertrags ist der eigene Wunsch des Arbeitnehmers. Buchhalter bezweifeln häufig, welcher Artikel des Arbeitsgesetzbuchs in diesem Fall im Arbeitsgesetzbuch angegeben werden soll: 77 (Absatz 3) oder 80. Die erste Option ist richtig. Der Eintrag kann beispielsweise so erfolgen: "Auf eigenen Wunsch gefeuert, Artikel 77 Absatz 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation."
Dies gilt für die Beendigung eines unbefristeten Arbeitsvertrages. Häufig schließen Firmen jedoch befristete Arbeitsverträge mit Mitarbeitern ab. Was muss im Arbeitsdokument vermerkt werden, wenn ein solcher Vertrag nicht verlängert wird?
Angenommen, die Parteien haben nach Ablauf der im Vertrag angegebenen Frist die Kündigung nicht bekannt gegeben. Dann wird die Bedingung der Dringlichkeit des Vertrages hinfällig. Das heißt, der Arbeitsvertrag gilt als abgeschlossen am unbestimmte Laufzeit... In einem solchen Fall sollten Sie den Vertrag durch Abschluss einer Zusatzvereinbarung ändern. Aber um Einträge in das Arbeitsbuch in dieser Fall nicht erforderlich (* 10).
Es kommt vor, dass ein Arbeitsbuchhalter bei der Registrierung Fehler macht. Wir beschreiben kurz, wie Sie sich in einer solchen Situation verhalten.
Zunächst stellen wir fest, dass die Korrekturen von der Organisation vorgenommen werden sollten, deren Mitarbeiter die Ungenauigkeiten vorgenommen hat. Es stimmt, in einigen Fällen können die Aufzeichnungen korrigiert werden durch neuer Arbeitgeber... Aber nur unter der Bedingung, dass er es hat offizielles Dokument vom bisherigen Arbeitsplatz des Arbeitnehmers.
Wenn nach kurzer Zeit ein falscher Eintrag gefunden wird, treten in den meisten Fällen keine Probleme mit seiner Korrektur auf. Im Arbeitsamt nehmen sie dann einfach die notwendigen Bearbeitungen vor. Nach der letzten Eingabe wird die nächste Seriennummer gesetzt und vermerkt: "Die Eingabe unter der Nummer ist ungültig". Geben Sie dann die richtigen Informationen an. In diesem Fall wird das Datum der Berichtigung vermerkt und nicht das Datum der Fehleingabe.
In Spalte 4 des Buches wird auf die entsprechende Bestellung verlinkt (*11). Dann werden Informationen über die Entlassung (Versetzung) in das Arbeitsbuch eingetragen. Der Datensatz einschließlich der vorgenommenen Änderungen wird mit Siegel und Unterschriften „geschlossen“.
Eine ähnliche Vorgehensweise gilt, wenn ein Fehler festgestellt wird, wenn die folgenden Einträge bereits im Buch vorgenommen wurden. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der neue Datensatz mit Unterschrift und Siegel beglaubigt werden muss. Andernfalls wird es als unangemessen angesehen.
Erforderlich, aber nicht für jeden
Die nächste Gruppe von Dokumenten umfasst Papiere, die von den Besonderheiten der Organisation abhängen. Sie sind nur für bestimmte Unternehmen oder unter bestimmten Voraussetzungen erforderlich. Fälle, in denen ein Unternehmen ein bestimmtes Dokument ausfüllen muss, sind in der Tabelle dargestellt.
Unter bestimmten Umständen obligatorische Personaldokumente |
|
| Name des Dokuments | Umstände, unter denen das Dokument obligatorisch wird |
Tarifvertrag | Eine der Parteien (Arbeitnehmer oder Arbeitgeber) hat die Initiative zum Abschluss ergriffen |
Arbeitsanweisungen | Wenn amtliche Verpflichtungen Arbeitnehmer sind in Arbeitsverträgen nicht geregelt |
Vergütungs- und Anreizregelung für Arbeitnehmer | Das Unternehmen hat Vergütungssysteme etabliert, die von den üblichen abweichen offizielle Gehälter durch die Besetzungstabelle festgelegt |
Termin verschieben | Schichtarbeit |
Verordnung über Geschäftsgeheimnisse und das Regime seiner Bereitstellung | Der Arbeitsvertrag sieht vor, dass der Arbeitnehmer zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen verpflichtet ist. |
Vollhaftungsvereinbarung | Sie schließen nur mit den Arbeitnehmern und für die Ausführung der Arbeiten, die in der Liste vorgesehen sind, die durch den Beschluss des russischen Arbeitsministeriums vom 31. Dezember 2002 N 85 genehmigt wurde. Die Liste umfasst insbesondere Kassierer, Kontrolleure , sowie Arbeiten beim Kauf (Annahme), Verkauf von Dienstleistungen, Waren usw. Wie Rostrud feststellt, ist diese Liste erschöpfend und unterliegt keiner weiten Auslegung (* 12) |
Ärztliches Untersuchungsprotokoll | Einige Unternehmen müssen sich ärztlichen Untersuchungen unterziehen. Zum Beispiel sollten Firmen, die über Fahrzeuge verfügen, eine ärztliche Untersuchung der Fahrzeugführer vor der Fahrt durchführen lassen (* 13) |
Anleitung zum Arbeiten mit Objekten erhöhte Gefahr | An der Arbeit der Mitarbeiter sind gefährdete Einrichtungen beteiligt. Solche Gegenstände sind insbesondere Fahrzeuge, Mechanismen, Hochspannungselektrizität, Sprengstoffe. Darüber hinaus wird die Bautätigkeit als „erhöht gefährlich“ anerkannt. |
In dieser Liste von Dokumenten lohnt es sich, die Stellenbeschreibung hervorzuheben. Wie wichtig ist es, es zu entwickeln? Wird das Fehlen dieses Dokuments als Verstoß gegen das Arbeitsrecht angesehen? In der Tabelle haben wir darauf hingewiesen, dass die Unterweisung verpflichtend wird, wenn die Arbeitspflichten der Arbeitnehmer nicht in Arbeitsverträgen geregelt sind. Tatsächlich ist die Stellenbeschreibung, wie Rostrud feststellt, "nicht nur ein formelles Dokument, sondern ein Dokument, das die Aufgaben, Qualifikationen, Funktionen, Rechte, Pflichten und Verantwortung des Mitarbeiters definiert" (* 14).
Sowohl die Unternehmen selbst als auch ihre Mitarbeiter sind an der Verfügbarkeit von Anleitungen interessiert. Ohne sie ist beispielsweise die Verweigerung der Einstellung eines Arbeitsplatzes möglicherweise nicht ausreichend gerechtfertigt. Schließlich verschreiben sie es in diesem Dokument Zusätzliche Anforderungen auf die geschäftlichen Qualitäten des Mitarbeiters. Daher ist es mehr als wünschenswert, es zu entwickeln, und zwar für jede verfügbare Position in der Besetzungstabelle. Es sollte jedoch gesagt werden, dass im Arbeitsgesetzbuch keine Stellenbeschreibungen erwähnt werden. Das bedeutet, dass deren Abwesenheit keinen Verstoß gegen das Arbeitsrecht darstellt und keine Haftung des Arbeitgebers nach sich zieht (* 15).
In Ihrem Ermessen
- Service und Memoranden;
- Persönliche Dinge;
- Arbeitszeugnisse;
- Mitarbeiterliste. In diesem Dokument wird angegeben, welche Stellen, die von der Besetzungstabelle genehmigt wurden, besetzt sind und welche noch vakant sind;
- Nomenklatur der Fälle. Zur Zusammenstellung können Sie die Abschnitte 7 und 8 der "Liste der Standardverwaltungsdokumente mit Angabe der Aufbewahrungsfristen" (
Die sogenannten einheitlichen Formen von Personaldokumenten sind ein System einheitlicher Details, mit dem Buchhaltungsdokumente für Arbeitsbeziehungen erstellt werden. Gleichzeitig werden einheitliche Formen der Personaldokumente im Jahr 2019 nach Belieben angewendet. An dieser Stelle haben Organisationen die Wahl: Verwenden Sie selbst entwickelte, einheitliche oder überarbeitete einheitliche Formulare.
Wie wählt man Formen
Wenn eine Person gerade dabei ist, ihre eigene Organisation zu gründen, muss sie sich über viele Dinge entscheiden. Einschließlich - und bei der Wahl der Formen der Personaldokumente. Es ist möglich, einheitliche Formulare zu verwenden oder eigene zu entwickeln. Die vorzuziehendste Lösung wäre jedoch, die bereits erstellten Formulare für die Aktivitäten Ihres Unternehmens zu verfeinern.
Derzeit können fast alle Organisationen unabhängig entwickelte Formen von Personaldokumenten verwenden. Und bei Bedarf können Sie die vorgefertigten einheitlichen Formulare anpassen, um keine Zeit mit der langwierigen Entwicklung eigener Formulare zu verschwenden.
Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, müssen Sie:
- analysieren;
- erkunden Sie die verfügbaren einheitlichen Formen.
Es ist wichtig, die bequemsten Formen der Buchhaltung auszuwählen. Dies wird dazu beitragen, dass die gesamte Organisation viel effizienter arbeitet.
So bewerben Sie sich
In der Arbeit des Unternehmens können einheitliche Formulare verwendet werden, um Bestellungen, Zeitpläne, persönliche Karten, Handlungen usw. zu erstellen. Wenn eine Person zur Arbeit geht, erstellt sie einen Auftrag zur Einstellung eines Mitarbeiters in das Unternehmen. Dazu wird das Formular T-1 verwendet.
Jedes Papier wird von der Personalabteilung erstellt. Verwenden Sie das vom Manager genehmigte Formular und offiziell verantwortlich für die Führung von Aufzeichnungen. Jedes Dokument wird nach Bedarf ausgefüllt.
Die Befüllung selbst erfolgt schnell, da eine vorgefertigte Probe verwendet wird. Es müssen nur Daten in das Dokument eingegeben werden. Angestellter Personalservice müssen ein gutes Verständnis dafür haben, wann ein bestimmtes einheitliches Formular zu verwenden ist.
Jedes Formular hat einen Namen. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung muss die richtige Form wählen oder eine andere. Danach muss er es unter Berücksichtigung der persönlichen Daten des Mitarbeiters ausfüllen.
Mit Hilfe von Personaldokumenten:
- Aufzeichnungen machen;
- Informationen verbreiten;
- Berichterstattung erstellen.
Nachdem die einheitliche Form von der Geschäftsleitung angenommen wurde, müssen alle die vorgeschlagenen Standards einhalten und modernste Designs verwenden.
Die entsprechenden Formulare sind im Internet, auch auf unserer Website, öffentlich zugänglich. Darüber hinaus finden Sie Beispiele für die Gestaltung eines bestimmten Dokuments. Danach wird es keine Probleme mit der Verwendung von Formularen geben.
Jede Handlung, Order oder Order muss korrekt ausgeführt werden. Dazu müssen Personaldienstmitarbeiter oder andere Personen, die Aufzeichnungen führen, die bereits ausgefüllten Muster sorgfältig studieren. Sie sagen Ihnen, welche Daten in jede Zeile eingefügt werden müssen.
Beim Ausfüllen müssen Sie darauf achten, dass die richtigen Informationen verwendet werden. Wenn Sie einen Auftrag zur Einstellung eines Mitarbeiters erstellen, müssen darin nur relevante und geprüfte Daten angegeben werden. Ein Fehler im Formular kann dem Unternehmen in Zukunft erheblichen Schaden zufügen.
Wer ist an der Entwicklung einheitlicher Formulare beteiligt?
In der Praxis wird die Entwicklung von qualifizierten Spezialisten durchgeführt. Bei der Erstellung des erforderlichen Formulars werden die Normen des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation berücksichtigt. Darüber hinaus wird jede Probe so erstellt, dass die Berichterstattung erleichtert wird.
Die Gruppe der Buchhaltungsdokumentation erfüllt die Funktion der Personalbuchhaltung und ist der Sammelbehälter der personenbezogenen Daten, die bei der erstmaligen Registrierung und anschließenden Verarbeitung der erforderlichen Informationen über die Zusammensetzung und Bewegung des Personals erhalten wurden.
Aus Sicht der Reihenfolge der Erfassung und Ansammlung von Abrechnungsdaten zu Mitarbeitern in der Abrechnungsdokumentation lassen sich zwei Untergruppen unterscheiden:
1) primäre Buchhaltungsunterlagen;
2) derivative (sekundäre) Buchhaltungsunterlagen.
Primäre Buchhaltungsunterlagen enthalten erste Informationen und werden anhand der persönlichen Unterlagen ausgefüllt, die die Mitarbeiter bei der Einstellung zur Verfügung gestellt haben.
Dazu gehören: eine Personalakte, ein Personaldatenblatt, eine Ergänzung zu einem Personaldatenblatt.
Privatunternehmen.
Personalakte - eine Reihe von Dokumenten, die personenbezogene Daten eines Mitarbeiters und andere Informationen im Zusammenhang mit seiner Arbeitstätigkeit enthalten.
Eine persönliche Akte ist in der Zusammensetzung optional Personaldokumentation.
In der Regel werden persönliche Angelegenheiten in verschiedenen Regierungsstellen, und in der Privatwirtschaft - im Führungsteam aus Mitarbeitern, Spezialisten, Sachverständigen. Der Arbeitgeber hat unter den Bedingungen der modernen Personalbüroarbeit das Recht, unabhängig über die Notwendigkeit der Erstellung von Personalakten zu entscheiden. Gleichzeitig werden unabhängig von der Wahl des Arbeitgebers alle erforderlichen personenbezogenen Daten für jeden Arbeitnehmer in der Personalkarte (einheitliches Formular Nr. T-2) aufgeführt.
Das Verfahren für die Arbeit mit Personalakten wird vom Gesetzgeber nicht geregelt, daher entscheiden die Arbeitgeber eigenständig über die Fragen ihrer Bildung und Verwaltung.
Ausgenommen sind die Personalakten der Beamten.
Die Führung der Personalakten der Bundesbeamten wird durch das Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation vom 1. Juni 1998 Nr Ernennungsordnung und Regierungsämter des Bundes Öffentlicher Dienst».
Die Verwaltung der Personalakten der Staatsbeamten der Russischen Föderation wird durch das Dekret des Präsidenten der Russischen Föderation vom 30. Mai 2005 Nr. 609 "Über die Genehmigung der Verordnung über die personenbezogenen Daten eines Staatsbeamten der Russischen Föderation" geregelt Föderation und die Führung seiner Personalakten."
Nach Erteilung eines Arbeitsauftrags wird eine Personalakte erstellt. Zunächst werden die Dokumente, die das Einstellungsverfahren formalisieren, in einer Personalakte zusammengefasst und anschließend - alle wichtigen Dokumente, die während der Beschäftigung des Arbeitnehmers bei diesem Arbeitgeber anfallen.
Basierend auf der Analyse der Vorschriften über die Verwaltung von Personalakten und vor allem des Paragraphen 337 der "Liste der typischen Verwaltungsdokumente, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt wurden, mit Angabe der Aufbewahrungszeit", die von Rosarchiv am 6. Oktober 2000 genehmigt wurde, kann kam zu dem Schluss, dass die Personalakte folgende Dokumente enthält:
Ø internes Inventar der in der Personalakte verfügbaren Dokumente;
Ø Fragebogen oder Personalbogen zu Personalakten;
Ø Autobiographie oder Lebenslauf;
Ø Kopien von Bildungsdokumenten;
Ø Kopien von Dokumenten, die die Position bestätigen (in den gesetzlich vorgesehenen Fällen);
Ø Bewerbung um eine Anstellung;
Ø Ergänzung eines Personalbogens zur Personalakte;
Ø Kopien von Anstellungs-, Versetzungs-, Entlassungsaufträgen (oder Auszügen daraus);
Ø Zertifikate und andere Dokumente zu diesem Mitarbeiter.
Gemäß Abschnitt 6.2.10. Verordnung des Kulturministeriums der Russischen Föderation vom 8. November 2005 Nr. 536 "On Modellanleitungüber Büroarbeit in Bundesorgane Exekutivgewalt»Dokumente in Personalakten sollten chronologisch geordnet werden, sobald sie verfügbar sind.
Internes Inventar die in der Personalakte verfügbaren Dokumente müssen Informationen über die laufenden Nummern der Aktendokumente, deren Verzeichnisse, Daten, Titel und Nummern der Aktenblätter enthalten, auf denen sich jedes Dokument befindet. Die Blätter der Personalakte und ihres internen Inventars sind separat nummeriert.
Ein internes Inventar der Personalaktendokumente wird vom Compiler unterzeichnet, das die Entschlüsselung der Signatur, Position und Erstellungsdatum des Inventars angibt.
Ein Personenblatt für Personalakten enthält biografische Angaben zum Mitarbeiter, seiner Ausbildung, früheren Tätigkeiten ab Beschäftigungsbeginn, Familienstand und mehr.
Der Arbeitnehmer füllt bei der Bewerbung auf eine Stelle selbst ein persönliches Formular aus. Beim Ausfüllen werden folgende Dokumente verwendet:
Ø Reisepass;
Ø Arbeitsbuch;
Ø Militärausweis;
Ø Bildungsdokument (Diplom, Zeugnis, Zeugnis, Zeugnis, Zeugnis), Unterlagen der Höheren Bescheinigungskommission (HAC) über die Verleihung eines akademischen Grades und über die Verleihung eines akademischen Titels (Diplom und Zeugnis);
Ø Dokumente zu bestehenden Erfindungen.
"Fragebogen" - ein Dokument ähnlich dem "Personenblatt für Personalakten", das manchmal bei der Bewerbung um eine Stelle verwendet wird. Im Gegensatz zu einem Personalbogen wird der Fragebogen nicht nur von der einstellenden Person, sondern auch von einer Fachkraft der Personalabteilung unterschrieben.
Manchmal wird ein eingestellter Mitarbeiter gebeten, eine Autobiografie oder einen Lebenslauf vorzulegen.
Bei der Erstellung einer Personalakte werden Kopien von Dokumenten, die sozial bedeutsame Tatsachen bestätigen, darin abgelegt (Dokumente zur Ausbildung - Zeugnis, Diplom, Zeugnis, Geburtsurkunde des Kindes, Scheidungsurkunde usw.). Denken Sie daran, dass Sie neben einer Kopie der Dokumente auch die Originale der entsprechenden Dokumente haben müssen.
Kopien von Dokumenten, die die Position bestätigen, werden in die Personalakten der Führungskräfte gelegt (eine Kopie des Protokolls der Sitzung des Verwaltungsrats oder der Unternehmensgründer, eine Kopie des Protokolls Hauptversammlung Aktionäre).
Wurden bei der Einstellung Merkmale oder Empfehlungsschreiben eingereicht, die der Arbeitnehmer einen Bewerbungsantrag erstellt hat, werden diese ebenfalls in der Personalakte des Arbeitnehmers abgelegt.
Mit einem Arbeitnehmer abgeschlossene Arbeitsverträge können in die Personalakten aufgenommen oder zu separaten Akten zusammengefasst werden.
Eine Personalakte kann Dokumente wie Listen von Erfindungen, wissenschaftliche Arbeiten und mehr enthalten.
Die Ergänzung zum Personenblatt zur Personalakte ist ein Dokument, das dem Personenblatt zur Personalakte nachgeordnet ist und nur die Änderungen erfasst, die in der Arbeitstätigkeit und im Privatleben des Arbeitnehmers eingetreten sind. Dieses Dokument enthält: den Namen des Mitarbeiters und Abschnitte, die für Änderungen und Ergänzungen vorgesehen sind. In der Regel wird ein solches Dokument in Form einer Tabelle erstellt.
Der erste Abschnitt enthält Informationen über Arbeit, Versetzungen, Änderungen des Titels der Position, bauliche Einheit und so weiter mit Bezug auf Datum und Nummer der Personalbestellung.
Der zweite Abschnitt enthält Daten zu Veränderungen im Berufs- und Privatleben eines Arbeitnehmers (z dauerhafte Registrierung), in der Ausbildung, in der beruflichen Entwicklung, in Fremdsprachenkenntnissen und dergleichen.
Änderungen und Ergänzungen der personenbezogenen Daten erfolgen aufgrund von Personalbestellungen und von Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Unterlagen (Heiratsurkunde, Diplom etc.). Die mündliche Erklärung eines Mitarbeiters ist keine Grundlage für diese Änderungen. Neue Dokumente von die Änderungen vorgenommen und Ergänzungen werden zusammen mit zuvor abgelegten in einer Personalakte abgelegt.
In der Praxis der Personaldienste von Organisationen ist es üblich, Kopien von Bestellungen (oder Auszügen daraus) über Versetzungen, Entlassungen, Anreize, Auferlegung und Entfernung in die Personalakte aufzunehmen disziplinarische Maßnahmen, Änderung des Nachnamens und andere. All diese Informationen sind jedoch in der „Ergänzung zum Personenstandsblatt“ enthalten. In diesem Zusammenhang kann davon abgeraten werden, diese Dokumente in eine Personalakte aufzunehmen.
Gesundheitszeugnisse, des Wohnorts, Umgehungsblätter und dergleichen dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden, da die Informationen aus ihnen in die "Ergänzung zum Personalbogen zur Personalakte" überführt werden. Bei Bedarf werden sie zu eigenständigen Akten zusammengefasst und drei Jahre aufbewahrt.
Es ist zu beachten, dass es gemäß Artikel 65 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation (im Folgenden als Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation bezeichnet) verboten ist, von einem Antragsteller Dokumente zu verlangen, die nicht gesetzlich vorgesehen sind bei der Bewerbung um eine Stelle.
Alle Dokumente, die sich auf eine Personalakte beziehen, werden, sobald sie verfügbar sind, in einem Ordner abgelegt. Die Blätter des Etuis werden bei der Bildung des Etuis nummeriert. Wenn ein neues Dokument in eine Personalakte aufgenommen wird, werden zunächst Daten darüber in das Inventar des Falles aufgenommen, dann werden die Blätter des Dokuments nummeriert und erst danach wird das Dokument abgelegt.
Das Deckblatt der Personalakte sowie das Deckblatt der Dateien der dauerhaften Speicherung wird in der von GOST 17914-72 „Deckung von Langzeitakten. Arten, Sorten, technische Anforderungen"(Eingeführt durch das Dekret des State Committee of Standards of the UdSSR Nr. 1411 vom 17. Juli 1972).
Auf dem Deckblatt einer Personalakte ist Folgendes vollständig angegeben: Name der Organisation, Titel des Falls, Nachname, Vorname, Patronym des Mitarbeiters im Nominativfall, Index des Falls, die Ordnungsnummer des Falles (in der Regel die Personalnummer).
Unter dieser Nummer wird eine Personalakte im "Buch (Journal) der Buchhaltung für persönliche Angelegenheiten" geführt, die folgende Spalten enthält: Seriennummer, Nachname, Vorname, Vatersname des Mitarbeiters, Datum der Registrierung des Falles und das Datum der Abmeldung.
Persönliche Akten werden in einem Safe, Metallschränken oder speziellen Räumen aufbewahrt, um ihre Sicherheit zu gewährleisten, wie beispielsweise Dokumente strikte Rechenschaftspflicht, getrennt von Arbeitsbüchern. Die Verantwortung für deren Aufbewahrung liegt bei den Personen, die Personalakten führen.
Bei der Arbeit mit Dokumenten, die Teil von Personalakten sind, ist zu beachten, dass sie sich auf die personenbezogenen Daten des Mitarbeiters beziehen, die gemäß aktuelle Gesetzgebung.
Um den unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten der Mitarbeiter einzuschränken, müssen alle Vorgänge zur Erfassung, Erstellung, Pflege und Aufbewahrung von Personalakten von einem Mitarbeiter der Personalabteilung durchgeführt werden, der für die Sicherheit der in den Akten befindlichen Unterlagen persönlich verantwortlich ist und Zugriff auf die Dateien anderer Mitarbeiter. Unterlagen zur Erstellung und Führung von Personalakten werden ihm vom für den Dokumentationsprozess zuständigen Mitarbeiter gegen Unterschrift im Übergabeprotokoll ausgehändigt Arbeitsbeziehungen mit einem Mitarbeiter.
Die Anordnung des Arbeitgebers muss das Verfahren für die Ausstellung, das Kennenlernen der Personalakten der Arbeitnehmer und den Kreis der Personen festlegen, die zur Verwendung von Personalakten berechtigt sind, dies können Sie auch in der Verordnung über personenbezogene Daten der Arbeitnehmer tun. Wird ein Dokument aus einer Personalakte entnommen, erfolgt eine Eintragung in das Aktenverzeichnis mit Angabe der Gründe (Anordnung, Erlaubnis des Leiters) und des neuen Aufbewahrungsortes des Dokuments. Gemäß Abschnitt 3.2.3. Verordnung der Hauptarchivverwaltung der UdSSR vom 25. Mai 1988 Nr. 33 " Staatssystem Dokumentationsunterstützung des Managements. Grundlegende Bestimmungen. Allgemeine Anforderungen zu Dokumenten und Dokumentationsleistungen" wird von dem zu beschlagnahmenden Dokument eine Kopie angefertigt, die am Ort des beschlagnahmten Dokuments angehängt wird. Die Markierung im Inventar und eine Kopie werden durch die Unterschrift des Mitarbeiters der Personalabteilung beglaubigt.
Persönliche Dinge nicht ausgestellt in die Hände der Arbeiter, auf die sie aufgewickelt sind. Der Arbeitnehmer hat das Recht, nur seine Personalakte in den Räumlichkeiten der Personalabteilung einzusehen. Die Tatsache der Einarbeitung in die Personalakte wird auch im Inventar des Falles festgehalten.
Bei der Arbeit mit einer zur vorübergehenden Verwendung ausgestellten Personalakte ist es untersagt, bereits erstellte Aufzeichnungen zu korrigieren, neue Einträge vorzunehmen, Dokumente aus einer dortigen Personalakte zu extrahieren oder neue in diese aufzunehmen und darin enthaltene vertrauliche Informationen offenzulegen. Änderungen an Personalakten werden nur von den für deren Verwaltung verantwortlichen Personen vorgenommen.
Bei der Rückgabe des Koffers wird die Sicherheit der Unterlagen sorgfältig geprüft, auf Beschädigungen, das Beilegen anderer Unterlagen im Koffer oder der Austausch von Unterlagen geprüft.
In den Räumlichkeiten der Personalabteilung werden nur die Personalakten der berufstätigen Mitarbeiter aufbewahrt. Personalakten können in numerischer Reihenfolge oder in alphabetischer Reihenfolge der Namen der Mitarbeiter angeordnet werden.
Nach der Entlassung des Mitarbeiters wird seine Personalakte aus der Mappe entfernt und zur Weiterleitung an Archivspeicher... Die Personalakten der entlassenen Mitarbeiter gemäß der von Rosarkhiv am 6. Oktober 2000 genehmigten "Liste der typischen Managementdokumente, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt wurden und die die Aufbewahrungszeit angeben", werden 75 Jahre lang aufbewahrt. Die Personalakten der Manager werden dauerhaft aufbewahrt. Zur Aufbewahrung werden abschließbare Metalltresore und Schränke verwendet, um die vollständige Sicherheit von Dokumenten zu gewährleisten.
Personalausweis des Mitarbeiters.
Die Personalkarte (Formular Nr. T-2) wird für Arbeitnehmer aller Kategorien ausgefüllt, einschließlich Zeitarbeitskräfte und Saisonarbeitskräfte, Haupt- und Teilzeitkräfte. Der Personalausweis ist das wichtigste Dokument für die Registrierung von Personal.
Es wird während der gesamten Beschäftigungszeit des Arbeitnehmers bei diesem Arbeitgeber ab der Einstellung durchgeführt und wird erst bei Kündigung geschlossen. Für Arbeitnehmer, die von eingestellt wurden zivilrechtliche Verträge, persönliche Karten werden nicht aufbewahrt.
Die Personalausweisnummer T-2 gehört zur Gruppe der obligatorischen Personaldokumente. Die Form der Personalkarte ist vereinheitlicht und bezieht sich auf das System der primären Buchhaltungsdokumentation für die Abrechnung von Arbeit und deren Zahlung, genehmigt durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 Nr. 1 "Bei Genehmigung von einheitliche Formen der primären Buchführungsdokumentation für die Abrechnung von Arbeit und deren Zahlung."
Im Zusammenhang mit den Besonderheiten bestimmter Arbeitsbereiche hat der Beschluss des Goskomstat der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 Nr. 1 "Über die Genehmigung einheitlicher Formen der primären Buchführungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und -entlohnung" zwei weitere Registrierungsformulare genehmigt : Nr. T-2GS (MS) und Nr. T-4.
Der Personalausweis eines staatlichen (kommunalen) Angestellten (Formular Nr. T-2GS (MS)) wird verwendet, um Personen zu erfassen, die staatliche (kommunale) Positionen im öffentlichen Dienst bekleiden. Es wird anstelle des Formulars Nr. T-2 durchgeführt, hat einen ähnlichen Inhalt.
Die Registrierungskarte eines wissenschaftlichen, wissenschaftlichen und pädagogischen Mitarbeiters (Formular Nr. T-4) wird parallel zum Formular Nr. T-2 in wissenschaftlichen, Forschungs-, Wissenschafts- und Produktionsorganisationen, Bildungs- und anderen Einrichtungen und Organisationen ausgefüllt, die Tätigkeiten im Bereich Bildung, Wissenschaft und Technologien für die Rechnungslegung wissenschaftlicher Mitarbeiter. Die Ausfüllung erfolgt auf der Grundlage der entsprechenden Unterlagen (Diplom des Doktoranden und Wissenschaftskandidaten, Attest des außerordentlichen Professors und Professors etc.) sowie der Angaben des Mitarbeiters zu seiner Person.
Die Bedeutung eines Personalausweises liegt darin, dass er bei Verlust eines Arbeitsbuchs das einzige Dokument ist, das die Berufserfahrung eines Mitarbeiters direkt bestätigt.
Verwechseln Sie die Personalausweisnummer T-2 nicht mit Dokumenten wie zB einem Personalbogen oder einem Fragebogen, die Teil einer Personalakte sind. Diese Dokumente werden vom Arbeitnehmer selbst ausgefüllt, in beliebiger Form erstellt und können fehlen, wenn der Arbeitgeber über kein genehmigtes Verfahren zur Bearbeitung von Personalakten verfügt.
Eine Personalkarte wird nur von einer Fachkraft der Personalabteilung für alle eingestellten Personen aufgrund eines Auftrages (Weisung) zur Beschäftigung (Formular Nr. T-1 oder Nr. T-1a) ausgefüllt. Persönliche Karten werden in einem Safe aufbewahrt und bilden eine separate Indexdatei, die alphabetisch die Namen der Mitarbeiter enthält.
Beim Ausfüllen einer Personalkarte werden Informationen aus den folgenden Dokumenten verwendet, die ein Arbeitnehmer bei der Einstellung vorgelegt hat (gemäß Artikel 65 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation):
Reisepässe;
Bildungsdokument, über Qualifikationen oder Spezialkenntnisse - bei der Bewerbung für eine Stelle, die Spezialkenntnisse erfordert oder Spezielles Training;
Arbeitsbuch (für Teilzeitbeschäftigte - Kopien des Arbeitsbuchs);
Staatliche Versicherungsbescheinigung Pensionsversicherung;
Zulassungsbescheinigung in Steuerbehörde;
Unterlagen militärische Registrierung(für Wehrpflichtige).
Beim Ausfüllen einer persönlichen Karte werden auch zusätzliche Informationen verwendet, die vom Mitarbeiter bereitgestellt werden.
Beachten Sie!
V Einzelfälle unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Arbeit kann der Arbeitgeber beim Abschluss eines Arbeitsvertrages (mit Zustimmung des Arbeitnehmers) die Vorlage zusätzlicher Unterlagen verlangen. Gleichzeitig wird die Liste der zusätzlichen Dokumente vom Arbeitgeber nicht unabhängig erstellt, und die Notwendigkeit ihrer Bereitstellung sollte direkt durch einen Rechtsakt festgelegt werden: das Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, andere Bundesgesetze, durch Dekrete des Präsidenten der Russischen Föderation und durch Dekrete der Regierung der Russischen Föderation.
In allen anderen Fällen ist es untersagt, von der Person, die sich um die Arbeit bewirbt, zusätzliche Dokumente zu verlangen, die über die gesetzlich vorgeschriebenen hinausgehen.
Solchen zusätzliche Dokumente umfassen in der Regel: Geburtsurkunde eines Kindes, Heiratsurkunde, Schwangerschaftsbescheinigung einer Frau, Dokumente über die Behinderung, Aufenthalt im Strahlenexpositionsbereich im Zusammenhang mit einem Unfall am Kernkraftwerk Tschernobyl und andere.
Aber von der Person, die sich um eine Arbeit bewirbt, die Bereitstellung dieser Dokumente in verpflichtend, ist der Arbeitgeber nicht anspruchsberechtigt. Gleichzeitig liegt die Bereitstellung dieser Dokumente im Interesse des Arbeitnehmers selbst, da der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer sonst die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen und Garantien nicht gewähren kann.
Die einheitliche Form der Personalkarte Nr. T-2 besteht aus vier Blättern und enthält folgende Abschnitte:
ICH. " Allgemeine Information»;
II. "Informationen zur militärischen Registrierung";
III. „Einstellung und Versetzung in einen anderen Job“;
NS. "Bescheinigung";
V. „Weiterbildung“;
VI. „Berufliche Umschulung“;
Vii. "Auszeichnungen (Anreize), Ehrentitel";
VIII. "Ferien";
IX. „Sozialleistungen, auf die der Arbeitnehmer nach dem Gesetz Anspruch hat“;
X. " Weitere Informationen»;
XI. "Gründe für die Beendigung eines Arbeitsvertrages (Entlassung)."
Im Abschnitt I „Allgemeine Angaben“ sind bei der Angabe von Angaben zum Arbeitnehmer folgende Regeln zu beachten:
1. Name, Vorname, Vatersname werden anhand des Passes angegeben und vollständig und leserlich festgehalten.
Gleichzeitig müssen die Informationscodierungszonen gemäß den allrussischen Klassifikatoren ausgefüllt werden: OKATO, OKIN, OKSO, OKPDTR.
Notiz.
OKATO - "Allrussischer Klassifizierer von Objekten der administrativ-territorialen Teilung" OK 019-95, genehmigt durch die Resolution des Staatsstandards der Russischen Föderation vom 31. Juli 1995 Nr. 413;
OKIN - „Allrussischer Klassifikator von Informationen über die Bevölkerung. OK 018-95 "genehmigt durch die Resolution des Staatsstandards der Russischen Föderation vom 31. Juli 1995 Nr. 412;
OKSO - „Allrussischer Klassifikator der Spezialitäten nach Bildung. OK 009-2003 "genehmigt durch die Resolution des Gosstandart der Russischen Föderation vom 30. September 2003 Nr. 276-st;
OKPDTR - Beschluss des Gosstandart der Russischen Föderation vom 26. Dezember 1994 Nr. 367 "Über die Annahme und Umsetzung des allrussischen Klassifikators der Arbeiterberufe, Arbeitnehmerpositionen und Tarifkategorien OK 016-94".
2. Geburtsdatum und Geburtsort werden anhand eines Reisepasses oder eines anderen Ausweises festgestellt und vollständig festgehalten, zB: „12. Dezember 1964“. Dementsprechend wird der Code wie folgt angegeben: 12.12.1964.
3. Die Staatsbürgerschaft wird ohne Abzug erfasst. Die Erfassung der Staatsbürgerschaft und deren Codierung erfolgt in Übereinstimmung mit der OKIN, sie können wie folgt sein:
· Bürger der Russischen Föderation - 1;
Ein Bürger der Russischen Föderation und fremdes Land- 2 (falls doppelte Staatsbürgerschaft gibt an, welcher Staatsbürgerschaftsstaat ist);
· ausländischer Staatsbürger(welcher Zustand ist angegeben) - 3;
· Staatenloser - 4.
4. Der Grad der Sprachkenntnisse beim Ausfüllen von Punkt 5 „Kenntnisse einer Fremdsprache“ des Abschnitts I des Formulars Nr. T-2 wird wie folgt angegeben: „Ich spreche fließend“ (OKIN-Code - 3), „I lesen und mich erklären" (OKIN-Code - 2), "Ich lese und übersetze mit einem Wörterbuch" (OKIN-Code - 1).
5. Alle Informationen über die Ausbildung (Qualifikation, Richtung oder Spezialisierung) werden auf der Grundlage eines Bildungsdokuments erstellt.
Bildung wird nach OKIN und OKSO erfasst und kodiert.
Bildung wird laut OKIN wie folgt kodiert:
· Grundschulbildung (allgemein) - 02;
· Grundlegende Allgemeinbildung - 03;
· Sekundarschulbildung (vollständig) allgemeinbildend - 07;
· Berufsschulische Grundschule - 10;
· Sekundarschulbildung - 11;
Unvollständig Hochschulbildung - 15;
· Hochschulbildung - 18;
· Postgraduale Ausbildung - 19.
Als Personen mit unvollständiger (unvollständiger) Hochschulausbildung gelten diejenigen, die drei Studiengänge einer Hochschule absolviert haben.
Zwei Spaltenblöcke zum Ausfüllen von Informationen zur Bildung sind im Formular Nr. T-2 vorgesehen, um Informationen über das Ende der zweiten Bildungseinrichtung anzugeben.
6. Der Beruf (Hauptberuf) wird anhand der Besetzungstabelle und des Arbeitsauftrags (Bestellung) vollständig angegeben. Ein anderer Beruf - auf der Grundlage von Dokumenten, die den Erwerb einer zweiten Ausbildung, Fachrichtung, bestätigen. Sie sind nach dem Allrussischen Klassifikator der Arbeiterberufe, Arbeitnehmerpositionen und Lohnklassen OK-016-94 ", genehmigt durch die Resolution des Staatsstandards der Russischen Föderation Nr. 367 vom 26. Dezember 1994" kodiert die Annahme und Umsetzung des Allrussischen Klassifikators der Arbeiterberufe, Arbeitnehmerpositionen und Lohnklassen OK-016-94 "(im Folgenden - OKPDTR).
7. Die Berufserfahrung (allgemein, ununterbrochen, mit Anrecht auf eine Dienstalterszulage, Anrecht auf andere von diesem Arbeitgeber festgelegte Leistungen) wird auf der Grundlage der Einträge im Arbeitsbuch des Arbeitnehmers und (oder) anderer Dokumente berechnet, die die entsprechende Dauer bestätigen Dienstzeit, angegeben in Tagen, Monaten, Jahren.
8. Der Stand der Ehe wird gemäß den folgenden möglichen Werten gemäß OKIN erfasst und kodiert:
· Nie war (war nicht) verheiratet - 1;
· Ist in einer eingetragenen Ehe - 2;
· Ist in einer nicht eingetragenen Ehe - 3;
· Witwer (Witwe) - 4;
Geschieden (geschieden) - 5;
Ausverkauft (ausverkauft) - 6.
9. Zur Familie gehören nur Familienmitglieder mit Angabe des Verwandtschaftsgrades.
Die aktuelle Gesetzgebung enthält keine allgemeines Konzept"Familie", jedoch basierend auf einer Analyse der Normen von Artikel 2 Familiencode der Russischen Föderation und Artikel 1142 Bürgerliches Gesetzbuch In der Russischen Föderation gehören zu den Familienmitgliedern: Ehepartner, Eltern und Kinder (einschließlich Adoptiveltern und Adoptivkinder).
10. Passdaten werden exakt nach Passport angegeben.
11. Der Wohnort (laut Reisepass) wird anhand des Reisepasses angegeben, der tatsächliche - nach den Worten des Arbeitnehmers. Der Aufenthaltscode wird vom OKATO bestimmt.
Die Unterlagen, auf deren Grundlage Abschnitt II „Angaben zur Wehrregistrierung“ ausgefüllt wird, sind:
· Militärausweis (oder ein temporäres Zertifikat, das im Austausch gegen einen Militärausweis ausgestellt wird) - für Bürger, die auf Lager sind;
· Bescheinigung eines wehrpflichtigen Bürgers - für wehrpflichtige Bürger.
Gemäß den Anweisungen für die Verwendung und das Ausfüllen von Formularen der primären Buchhaltungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und die Zahlung für die auf Lager befindlichen Bürger:
Punkt 3 "Zusammensetzung (Profil)" - ohne Abkürzung ausgefüllt (z. B. "Kommando", "Medizin" oder "Soldaten", "Seeleute" und dergleichen);
Punkt 4 "Vollständige Codebezeichnung des VUS" - Notieren Sie die vollständige Bezeichnung (sechs Ziffern, z. B. "021101" oder sechs Ziffern und ein alphabetisches Zeichen, z. B. "113194A");
Abschnitt 5 „Eignungskategorie für Militärdienst"- in Buchstaben geschrieben: A (wehrdiensttauglich), B (wehrdiensttauglich mit geringen Einschränkungen), C (wehrdienstbeschränkt) oder G (vorübergehend wehrdienstunfähig). In Ermangelung von Einträgen in den entsprechenden Absätzen des Militärausweises wird die Kategorie „A“ angebracht:
in Absatz 7 "Ist im Militärregister" ausgefüllt (mit einem einfachen Bleistift):
Zeile a) - bei Vorliegen eines Mobilmachungsbefehls und (oder) eines Stempels auf Erteilung und Rücknahme von Mobilmachungsbefehlen;
Zeile b) - für Bürger, die für die Zeit der Mobilmachung und für Kriegszeiten hinter der Organisation gebucht wurden.
Für wehrpflichtige Bürger:
Punkt 2 "Militärrang" - der Eintrag "Einberufungspflichtig" wird gemacht;
§ 5 „Klasse der Wehrdiensttauglichkeit“ - geschrieben in Buchstaben: A (wehrdiensttauglich), B (wehrdiensttauglich mit geringen Einschränkungen), C (beschränkt wehrdienstfähig), G (vorübergehend wehrdienstfähig) oder D (nicht wehrdiensttauglich). Es wird auf der Grundlage eines Eintrags in der Bescheinigung eines wehrpflichtigen Bürgers ausgefüllt.
Das Ausfüllen von Punkten, die in der Anleitung nicht speziell angegeben sind, erfolgt auf der Grundlage der Informationen aus den aufgeführten Dokumenten.
In Absatz 8 des Abschnitts II des Personalausweises eines Bürgers, der erreicht hat Altersgrenze Aufenthalt in der Reserve oder ein aus gesundheitlichen Gründen als wehrunfähig anerkannter Bürger wird in der freien Zeile "aus der Wehrpflicht nach Alter entfernt" oder "aus gesundheitlichen Gründen aus der Wehrpflicht entzogen" vermerkt.
Nach dem Ausfüllen des Abschnitts II "Informationen zur militärischen Registrierung" am Ende der zweiten Seite des Formulars Nr. T-2 muss der Mitarbeiter des Personaldienstes die angegebenen Daten mit seiner persönlichen Unterschrift unter Angabe der Position und Entschlüsselung der Unterschrift bescheinigen . Der Mitarbeiter unterschreibt auch die zweite Seite des Formulars Nr. T-2 und trägt das Datum des Ausfüllens ein. Eine Zeile mit persönliche Unterschrift Mitarbeiter - dies ist eine Musterunterschrift, auf deren Grundlage ihm der Lohn ausgezahlt wird.
Beachten Sie!
Bei einer Änderung der Angaben zum Arbeitnehmer werden die entsprechenden personenbezogenen Daten in seinen Personalausweis eingetragen (z.B. Änderung des Familienstandes, des Wohnortes, der Ausbildung, der Weiterbildung, der Fremdsprachenkenntnisse etc.), die durch die Unterschrift des Personaldienstmitarbeiters beglaubigt sind. Änderungen und Ergänzungen erfolgen aufgrund von Personalbestellungen und von den Mitarbeitern zur Verfügung gestellten Dokumenten (Heiratsurkunden, Diplome etc.). Eine mündliche Stellungnahme des Arbeitnehmers ist keine Grundlage für diese Änderungen, mit Ausnahme von unwesentlichen Daten (z. B. zu einer Telefonnummer).
Die wichtigsten sind die Angaben in Abschnitt III „Einstellung und Versetzung“ und XI „Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Kündigung)“.
Die Eintragungen in diesen Abschnitten erfolgen aufgrund einer Anordnung (Anweisung) zur Beschäftigung (Formulare Nr. T-1 und T-1a) und einer Anordnung (Anweisung) zur Versetzung (Formular Nr. T-5) und an Anordnung (Anweisung) zur Beendigung (Kündigung) des Arbeitsvertrages mit dem Arbeitnehmer (Formulare Nr. T-8, T-8a).
Diese Angaben sollten mit besonderer Sorgfalt ausgefüllt werden, da sie häufig als Grundlage für die Bestätigung der Betriebszugehörigkeit dienen.
Im Abschnitt "Einstellung und Versetzung in eine andere Stelle" gibt er Informationen ein, wie der Mitarbeiter in der Organisation arbeitet und muss den Einträgen im Arbeitsbuch entsprechen, wobei das Datum, die Nummer des Aufnahmeauftrags, die Versetzung des Mitarbeiters, die Name der Position, Struktureinheit. Darüber hinaus wird am Ende jeder Eintragung im III. Abschnitt der Personalkarte die Unterschrift des Mitarbeiters angebracht, dass er mit dem Eintrag in seinem Arbeitsbuch vertraut ist.
Der letzte Abschnitt der Personalkarte XI „Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Kündigung)“ wird bei der Kündigung von einem Mitarbeiter des Personaldienstes ausgefüllt Arbeitsbeziehungen mit einem Mitarbeiter. Grundlage für die Beendigung des Arbeitsvertrags (Entlassung) ist die Formulierung des Kündigungsgrundes auf der Grundlage des entsprechenden Artikels des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation, wobei der Eintrag im Arbeitsbuch des Arbeitnehmers vollständig wiederholt wird. Der Tag der Entlassung ist der letzte Arbeitstag des Arbeitnehmers. Die Einzelheiten der Bestellung (Datum und Nummer), die dem Ausfüllen dieses Abschnitts zugrunde liegen, werden ebenfalls streng nach dem Eintrag im Arbeitsbuch angegeben. Kündigungsprotokolle werden durch die Unterschrift des Personaldienstmitarbeiters und des Mitarbeiters beglaubigt.
Daten zur beruflichen Entwicklung und berufliche Umschulung werden anhand von Unterlagen (Zeugnis, Zertifikat) erfasst, die der Mitarbeiter vorlegt oder aus der Personalschulung stammt.
Beim Ausfüllen des Abschnitts VII "Auszeichnungen (Anreize), Ehrentitel" müssen die Arten der Anreize (gemäß Artikel 191 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und lokaler Vorschriften) angegeben werden, die für den Arbeitnehmer gelten, und auch angeben Auszeichnungen und Ehrentitel sollten aufgeführt werden.
Abschnitt VIII. "Urlaubs"-Aufzeichnungen aller Arten von Urlauben, die dem Arbeitnehmer während der Arbeitszeit bei diesem Arbeitgeber gewährt wurden. Grundlage für die Eintragung sind Anordnungen zur Urlaubsgewährung.
Abschnitt IX spezifiziert soziale Vorteile auf die der Arbeitnehmer nach dem Gesetz Anspruch hat.
Im Bereich „Zusatzinformationen“ können freie Zeilen nach Ermessen des Arbeitgebers mit Daten befüllt werden. Beispielsweise werden Daten über Studierende in Teilzeit (abends), Teilzeit, externe Abteilungen von Hochschulen und höheren Bildungseinrichtungen (Name der Bildungseinrichtung, Datum der Einschreibung in Bildungseinrichtung und dessen Ende) oder über eine arbeitsunfähige Person (auf der Grundlage einer Bescheinigung des Medizinischen und Sozialen Expertenkommission(im Folgenden: MSEC), Behindertengruppe, Grad der Behinderung und Datum ihrer Einrichtung, Abschluss der MSEC über die Bedingungen und die Art der Arbeit).
Die Personalausweise entlassener Mitarbeiter werden alphabetisch zu einem eigenständigen Unternehmen zusammengefasst. Vor der Einreichung des Falls an das Archiv müssen alle Karten gemäß den Anforderungen von Rosarchiw erstellt und 75 Jahre lang im Archiv aufbewahrt werden.
Sekundäre Buchhaltungsunterlagen Derivate basieren auf den Quellinformationen der primären Rechnungslegungsunterlagen. Die Hauptziele beim Erstellen dieser Untergruppe von Dokumenten:
Sicherstellung der Vollständigkeit, Verlässlichkeit und Dynamik der Informationen in der Personalarbeit;
Sicherheit Betriebsspeicher Personalunterlagen;
Sicherstellung einer effektiven Suche nach Personaldokumenten.
Zu den sekundären Buchhaltungsdokumenten gehören: Personalausweis (einheitliche Formulare Nr. T-2, Nr. T-2GS (MS), Nr. T-4), Dokumentation zur Erfassung der Arbeitszeit und Abrechnung mit dem Personal sowie verschiedene Registrierungsformulare für Buchhaltungsinformationen.
Registrierungsformulare werden geführt, um Personalakten zu erfassen.
Es gibt folgende Arten von Anmeldeformularen:
Registrierungs- und Kontrollkarten (RCC);
Registrierungsprotokolle (Bücher);
Bildschirmmasken (bei Verwendung von Computertechnik).
Bei einigen Zeitschriften und Büchern sind die Formulare von den offiziellen Stellen genehmigt. Zum Beispiel wurde die Form des Buches zur Registrierung der Bewegung von Arbeitsbüchern und deren Beilagen durch das Dekret des Arbeitsministeriums der Russischen Föderation vom 10. Oktober 2003 Nr. 69 "Über die Genehmigung von Anweisungen zum Ausfüllen von Arbeiten" genehmigt Bücher". Die meisten Formulare werden jedoch nach Ermessen des Arbeitgebers entwickelt.
In der von Rosarchiv am 6. Oktober 2000 genehmigten "Liste der typischen Verwaltungsdokumente, die bei der Tätigkeit von Organisationen erstellt wurden, unter Angabe der Aufbewahrungsfristen", wurden die folgenden grundlegenden Abrechnungsformen und Aufbewahrungsfristen festgelegt:
| Artikelnummer | Art des Dokuments | Aufbewahrungsfrist für Dokumente<*> | Notiz |
| PERSONALUNTERSTÜTZUNG |
|||
| Aufnahme, Übergabe (Übergabe), Entlassung von Arbeitnehmern |
|||
| Bücher, Zeitschriften, Abrechnungskarten: | Nach der Entlassung |
||
| a) Aufnahme, Umzug (Versetzung), Entlassung von Arbeitnehmern | |||
| b) auf Geschäftsreisen entsandte Arbeitnehmer | |||
| c) Wehrpflichtpflichtig | |||
| d) Urlaub | |||
| e) Personalakten, Personalkarten, Arbeitsverträge (Verträge), Arbeitsverträge | |||
| f) Ausgabe von Arbeitsbüchern und Beilagen dazu | |||
| g) Ausstellung von Lohnbescheinigungen, Betriebszugehörigkeit, Arbeitsort | |||
| h) Ausstellung von Reisebescheinigungen | |||
Unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Arbeitsorganisation auf lokaler Ebene kann auch Folgendes geschaffen werden:
Register der Teilzeitbeschäftigten;
Aufzeichnung von Anreizen und Strafen;
Register der Bestellungen über Bildungsurlaub, unbezahlter Urlaub und mehr;
Logbuch Krankenstand usw.
Gemäß der Verordnung der Hauptarchivverwaltung der UdSSR vom 25. Mai 1988 Nr. 33 „Staatliches System der Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung. Grundlegende Bestimmungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsdienste "Die Registrierung unterliegt allen Dokumenten, die eine Buchhaltung, Ausführung und Verwendung für Referenzzwecke (Verwaltung, Planung, Berichterstattung, Buchhaltung, Buchhaltung, Finanzen und andere) erfordern, die innerhalb der Organisation erstellt und verwendet sowie gesendet werden an andere Organisationen; die von übergeordneten, untergeordneten und anderen Organisationen und Einzelpersonen stammen. Sowohl die traditionellen maschinengeschriebenen (handschriftlichen) Dokumente als auch die durch Computertechnologie erstellten (maschinenlesbaren, maschinengeschriebenen) sind registrierungspflichtig (Ziffer 3.2.1.2. Verordnung der Hauptarchivverwaltung der UdSSR vom 25. Mai 1988 Nr. 33 "Staatliches Dokumentationssystem". Unterstützung des Managements. Grundlegende Bestimmungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsdienste ").
Es erklärt auch, dass:
« Registrierung von Dokumenten - Dies ist eine Fixierung der Tatsache der Erstellung oder des Erhalts eines Dokuments durch Anbringen eines Indexes, gefolgt von der Erfassung der erforderlichen Informationen über das Dokument in den Registrierungsformularen».
Der Dokumentenindex besteht aus einer fortlaufenden Nummer innerhalb des registrierten Dokumenten-Arrays, die basierend auf Suchaufgaben durch Indizes für die Nomenklatur von Fällen, Klassifikatoren von Korrespondenten, Testamentsvollstreckern und anderen ergänzt wird.
Der Index des Dokuments beobachtet die folgende (oder umgekehrte) Reihenfolge seiner Komponenten: laufende Registrierungsnummer, Index nach der Nomenklatur der Fälle, Index nach dem verwendeten Klassifikator. Die Bestandteile des Index werden durch einen Schrägstrich voneinander getrennt.
Beachten Sie!
Der Hauptzweck der Dokumentenbuchhaltung besteht darin, ihnen Rechtskraft und doppelte Informationen zu verleihen.
Die Vervielfältigung von Informationen in Buchhaltungsformularen erhöht die Sicherheit und erleichtert das Auffinden der erforderlichen Dokumente.
Die Bilanzierung des Dokuments mit Registrierungsnummer und Registrierungsdatum verleiht ihm Rechtskraft (Nachweis), was im Falle eines Arbeitskampfes mit einem Arbeitnehmer wichtig sein kann.
Basierend auf der Analyse der Bestimmungen über die Registrierung von Dokumenten der Verordnung des Kulturministeriums der Russischen Föderation vom 8. November 2005 Nr. 536 "Zu den Musteranweisungen für die Büroarbeit in föderalen Exekutivorganen" die folgenden Regeln für Registrierung und Verschlagwortung von Dokumenten kann empfohlen werden:
1. Dokumente werden einmalig erfasst: Eingang - am Tag des Eingangs, erstellt - am Tag der Unterzeichnung bzw. Freigabe.
2. Wenn ein registriertes Dokument von einer Unterabteilung in eine andere übertragen wird, wird es nicht erneut registriert.
3. Die Registrierung von Dokumenten erfolgt innerhalb von Gruppen, abhängig von der Bezeichnung des Dokumententyps, des Autors und des Inhalts des Dokuments (z werden separat registriert).
4. Ordnungszahl Registrierungsnummern Dokumenten innerhalb jeder registrierten Gruppe zugewiesen.
5. Der Ort der Registrierung des Dokuments ist in den Anweisungen für die Büroarbeit oder einem anderen lokalen normativen Gesetz festgelegt.
6. Die folgende obligatorische Zusammensetzung der Registrierungsdaten wird festgelegt: Autor (Korrespondent), Name der Art des Dokuments; Dokumentendatum, Dokumentenindex (Datum und Index des Dokumenteneingangs für eingehende Dokumente), Titel des Textes oder dessen Zusammenfassung, Beschluss (Vollstrecker, Inhalt des Auftrages, Autor, Datum), Frist für die Ausführung des Dokuments, Vermerk über die Ausführung des Dokuments (kurze Niederschrift der Entscheidung in der Sache, Datum tatsächliche Ausführung und den Index des Antwortdokuments) und senden Sie es an Fall-Nr.
Notiz.
Gemäß Absatz 3.2.1.4. Verordnung der Hauptarchivverwaltung der UdSSR vom 25. Mai 1988 Nr. 33 "Staatliches System der Dokumentationsunterstützung für die Verwaltung. Grundlegende Bestimmungen. Allgemeine Anforderungen an Dokumente und Dokumentationsleistungen "Zusammensetzung" erforderliche Angaben bei Bedarf kann es um weitere Details ergänzt werden: ausübende Künstler, eine Empfangsbestätigung des ausübenden Künstlers, den Fortschritt der Ausführung, Anträge und mehr. Die Reihenfolge der Anordnung der Angaben auf den Meldescheinen und die Verwendung der Rückseite der Melde- und Kontrollkarten wird vom Arbeitgeber selbstständig festgelegt.
Nach dem Ausfüllen der letzten Seite der Zeitschrift (Buch) der Rechnungslegung, wird das Enddatum und die Zeitschrift auf den Umschlag gelegt, (das Buch) wird zur Abgabe an das Archiv erstellt. Für die wichtigsten Registrierungsformulare hat Rosarkhiv, wie bereits erwähnt, Aufbewahrungsfristen festgelegt, für den Rest legt der Arbeitgeber die Aufbewahrungsfrist unabhängig fest.
Im Rahmen der Dokumentation der Arbeitszeiterfassung und der Berechnung des entsprechenden Arbeitsentgelts wird eine Dokumentationsgruppe zur Arbeitszeiterfassung und Abrechnung mit dem Personal gebildet.
Diese Gruppe Dokumente bestehen aus einheitlichen Formularen, die durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 5. Januar 2004 Nr. 1 "Über die Genehmigung einheitlicher Formulare der primären Buchführungsdokumentation für die Arbeitsabrechnung und Vergütung" genehmigt wurden .
Gemäß Artikel 91 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation Arbeitszeit- Dies ist die Zeit, in der der Arbeitnehmer gemäß den internen Arbeitsvorschriften der Organisation und den Bedingungen des Arbeitsvertrags Arbeitspflichten erfüllen muss, sowie andere Zeiträume, die gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russische Föderation, andere Bundesgesetze und andere behördliche Vorschriften Rechtsakte Der Russischen Föderation beziehen sich auf die Arbeitszeit.
Der Gesetzgeber verpflichtet den Arbeitgeber, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers zu dokumentieren.
Die Abrechnung der Arbeitszeitverwendung ist für folgende Zwecke erforderlich:
· Sicherstellung der Kontrolle der Arbeitsdisziplin in Bezug auf die Nutzung der Arbeitszeit (rechtzeitige Anwesenheit am Arbeitsplatz, Identifizierung von Nachzüglern und Nichterscheinen; Überwachung der Anwesenheit des Personals an den Arbeitsplätzen während der Arbeitszeit sowie Erfassung des rechtzeitigen Austritts von Mitarbeitern von der Arbeit);
· Abrechnung von tatsächlich geleisteter Arbeitszeit, Ausfallzeiten, Krankheit, Urlaub und anderen Formen der Arbeitszeitverwertung, die Grundlage für die Lohnberechnung ist;
· Erstellung von statistischen Berichten über die Arbeit.
Zur Erfassung der tatsächlich geleisteten und (oder) nicht geleisteten Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers werden verwendet: Tabelle zur Abrechnung der Arbeitszeit und zur Berechnung des Entgelts (Formular Nr. T-12) und Tabelle zur Abrechnung der Arbeitszeit (Formular Nr.) . T-13).
Die Besonderheit der Ausführung dieser Dokumente liegt darin, dass sie die primären Buchhaltungsdokumente sind, auf deren Grundlage sie geführt werden.
Das Fehlen von Dokumenten über die Arbeitszeitabrechnung nach geltendem Recht sowie das Fehlen von obligatorischen Angaben in den primären Buchhaltungsunterlagen können als ungerechtfertigte Einbeziehung der Arbeitskosten in die Zusammensetzung der Kosten angesehen werden die die Steuerbemessungsgrundlage verringern, was zu einer Beteiligung der Organisation an der in Teil 3 beschriebenen Haftung führt Steuer-Code Russische Föderation.
Bei der Pflege des Arbeitszeitblattes ist es ratsam, sich an folgenden Regeln zu orientieren:
· Die Abrechnung des Arbeitszeiteinsatzes kann für die Organisation insgesamt oder getrennt für Strukturbereiche erfolgen;
· Die Aufnahme eines Arbeitnehmers in die Arbeitszeiterfassung und deren Ausschluss erfolgt aufgrund der entsprechenden Anordnung (Anweisung) des Arbeitgebers;
· Der Stundennachweis wird in einer Ausfertigung erstellt, vom Leiter der Struktureinheit, dem Mitarbeiter des Personaldienstes unterschrieben und an die Buchhaltung übergeben.
· Vermerke in der Tabelle zu den Gründen für Nichterscheinen zur Arbeit, Teilzeitarbeit oder außerhalb der Normalarbeitszeit auf Initiative des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers, Kurzarbeit und Sonstiges erfolgen nur aufgrund ordnungsgemäß erstellter Unterlagen. Solche Dokumente sind Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Bescheinigungen über die Erfüllung staatlicher oder öffentlicher Pflichten, eine schriftliche Abmahnung, ein Antrag auf eine Kombination von Arbeitsplätzen, eine schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers zu Überstunden in gesetzlich vorgesehenen Fällen und andere Unterlagen.
Beim Ausfüllen der Formulare Nr. T-12 und Nr. T-13 werden die folgenden Konventionen verwendet:
Teilweise bezahlte Elternzeit
Unbezahlter Urlaub, der einer Kinderbetreuerin gewährt wird
Unbezahlter Urlaub, der einem Arbeitnehmer mit Genehmigung der Verwaltung gewährt wird
Unbezahlter Urlaub in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen
Vorübergehende Arbeitsunfähigkeit (außer in den Fällen des „T“-Codes) und Pflege- und Quarantäneurlaub, ausgestellt mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Unbezahlte Arbeitsunfähigkeit in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen (wegen häuslicher Verletzung, Pflege und Quarantäne, ausgestellt durch Bescheinigungen) medizinische Einrichtungen usw)
Arbeitszeitverkürzung für Arbeiter und Angestellte gegenüber der festgelegten Dauer des Arbeitstages in den gesetzlich vorgesehenen Fällen
Ausfallzeiten sind kein Verschulden des Mitarbeiters
Ganztägige Fehlzeiten bei Lohnerhaltung in den gesetzlich vorgesehenen Fällen (Erfüllung staatlicher oder öffentlicher Pflichten, Liquidation) Notfälle, Beseitigung der Folgen von Naturkatastrophen)
Fehlzeiten (Abwesenheit vom Arbeitsplatz ohne triftigen Grund während des gesamten Arbeitstages (Schicht), unabhängig von seiner (ihrer) Dauer, sowie bei Abwesenheit vom Arbeitsplatz ohne triftigen Grund für mehr als vier Stunden hintereinander während der Arbeitszeit Tagesschicht)), Verwaltungshaft pro Ordnungswidrigkeiten, Aufenthalt in einem medizinischen Ausnüchterungszentrum, Streiks für illegal erklärt und sonstige Fehlzeiten aus unzumutbaren Gründen)
Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Teilzeitarbeit, die von der Verwaltung veranlasst wurde
Wochenenden (für die wöchentliche Ruhezeit) und Feiertage
Streik (unter den Bedingungen und in der gesetzlich vorgeschriebenen Weise)
Nichterscheinen aus ungeklärten Gründen (bis zur Klärung der Umstände)
Weitere Einzelheiten zu den Fragen im Zusammenhang mit der Erstellung von Primärdokumenten finden Sie im Buch der Autoren von JSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Primärdokumente".
Weitere Details zu den Themen der Personalaktenverwaltung finden Sie im Buch der Autoren von BKR-INTERCOM-AUDIT CJSC „Personalaktenverwaltung“.