Уніфіковані форми документів з обліку кадрів. Первинний облік кадрів Обов'язкові локальні нормативні акти
ОБОВ'ЯЗКОВІ Локальні НОРМАТИВНІ АКТИ
Перш за все потрібно згадати про те, що чинний Трудовий кодекс Російської Федерації(Далі - ТК РФ) вимагає, щоб в організації був створений ряд локальних (тобто місцевих) нормативних документів.
Обов'язковими локальними нормативними актами є:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).
- Положення (або інструкція) про захист персональних даних працівника.
- Інструкція з техніки безпеки.
- Штатний розклад (уніфікована форма Т-3).
Всі ці документи діють до заміни новими.
- Графік відпусток (уніфікована форма Т-7), відповідно до статті 123 ТК, складається щорічно, не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року і є документом, обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника (за винятком пільгових категорій працівників) .
- Графік змінності необхідний в тих організаціях, де застосовується змінна робота.
- Положення про нормування праці та положення про норми виробітку повинні складатися в тих організаціях, де використовується відрядна форма оплати праці працівників.
ФАКУЛЬТАТИВНІ Локальні НОРМАТИВНІ АКТИ
Крім перерахованих документів, організація, на свій розсуд, може створювати й інші документи - факультативні локальні нормативні акти. Зокрема, це можуть бути:
- положення про структурні підрозділи, які затверджуються директором організації;
- посадові інструкції для службовців і трудові (або робочі) інструкції для робітників;
- інструкція з кадрового діловодства - дуже корисний інструмент для співробітника, що виконує функції кадровика, так як суттєво полегшує його взаємодія з лінійними і функціональними менеджерами;
- альбом форм документів з обліку кадрів;
- положення про атестацію - якщо в організації проводиться періодична атестація або атестація за результатами випробування;
- положення про персонал;
- колективний договір.
Всі ці документи також діють до заміни новими.
Документи, що оформляються ВІДНОСИНИ З ПРАЦІВНИКАМИ І МІСТЯТЬ ІНФОРМАЦІЮ ПРО НИХ
До таких документів належать:
- перш за все - це трудовий договір, що оформляється, згідно зі статтями 57 і 67 ТК РФ, в письмовій формі, в двох примірниках. Один екземпляр трудового договорувидається працівникові під розписку, а другий зберігається у роботодавця - або в особовій справі працівника, або в справі «Трудові договори з працівниками»;
- далі на кожного працівника заводиться особиста картка (уніфікована форма Т-2). Особисті картки можна зберігати лише в окремій справі;
- особисті справи працівників не обов'язкові, але оскільки це дуже зручне досьє на кожного співробітника, більшість кадровиків їх оформляє. Повторимо, що вести особисті справи ми не зобов'язані, але якщо таке рішення прийнято, то необхідно вести їх за суворими правилами, передбаченими для оформлення особових справ. Втім, можна просто оформляти файли або папки на кожного працівника для зручності кадровика. У цих папках зберігаються копії всіх документів, пов'язаних з конкретними працівниками;
- трудові книжки працівників є документами суворого обліку і звітності, тому повинні зберігатися в сейфі, постійно замкненому на ключ. Оформляються трудові книжки в точній і строгій відповідності з Правилами ведення і зберігання трудових книжок, Виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затвердженими постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, та Інструкцією щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003. № 69.
НАКАЗИ ПО КАДРАМ
Співробітник, відповідальний за ведення кадрового діловодства, Зобов'язаний готувати проекти наказів по кадрам і організовувати їх візування відповідними посадовими особами і підписання керівником організації. Кадрові накази повинні зберігатися і реєструватися окремо від наказів по особовому складу. До їх числа відносяться накази, для яких Держкомстатом розроблені уніфіковані форми:
- про прийом працівника на роботу - форма Т-1;
- про прийом працівників на роботу - форма Т-1а;
- про переведення працівника на іншу роботу - форма Т-5;
- Про переведення працівників на іншу роботу - форма Т-5а;
- про надання відпустки працівнику - форма Т-6;
- про надання відпустки працівникам - форма Т-6а;
- про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-8;
- про припинення (розірвання) трудового договору з працівниками (звільнення) - форма Т-8а;
- про направлення працівника у відрядження - форма Т-9;
- про направлення працівників у відрядження - форма Т-9а;
- про заохочення працівника - форма Т-11;
- про заохочення працівників - форма Т-11а.
Крім цих наказів, кадровикам доводиться складати в довільній формі (або створювати для них свої власні уніфіковані форми) наступні види наказів:
- про суміщення посад (професій);
- про заміщення тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основних обов'язків;
- про покладання стягнень;
- про дострокове зняття стягнень;
- про зміну персональних даних працівника;
- про присвоєння розряду;
- про притягнення до надурочних робіт;
- про залучення до роботи у вихідні (святкові) дні;
- про чергуваннях;
- про встановлення або зняття персональних надбавок;
- про зміну режиму роботи.
НАКАЗИ ПО НОВИЙ ДІЯЛЬНОСТІ ТА ІНШІ ДОКУМЕНТИ
Особливо хотілося б сказати про те, що кадровикам доводиться готувати і ряд наказів по основній діяльності. Зрозуміло, реєструватися і зберігатися ці накази будуть разом з іншими наказами цієї категорії, але їх підготовка і подальша робота з ними входить у функції кадровика. Це, зокрема, накази:
- про затвердження штатного розкладу;
- про внесення змін до штатного розпису;
- про внесення змін (доповнень) до графіка відпусток;
- про внесення змін (доповнень) в локальні нормативні акти;
- про анулювання неправомірно або помилково виданих наказів по особовому складу та ін.
Ми вже назвали деякі уніфіковані форми по обліку кадрів, які повинні бути в кожній організації. (Відзначимо, що в статті, адресованій читачам, які займаються кадровою роботою, ми не розглядаємо документи по оплаті праці. Це тема для розмови з бухгалтерами). Однак, крім них, будь-кадровик повинен вміти оформляти
- посвідчення про відрядження - форма Т-10;
- службове завдання - форма Т-10а;
- записку-розрахунок про надання відпустки працівнику - форма Т-60 ( лицьову сторону);
- записку-розрахунок при припиненні (розірванні) трудового договору з працівником (звільнення) - форма Т-61 (лицьову сторону);
- акт про прийом робіт, виконаних за трудовим договором, укладеним на час виконання певної роботи - форма Т-73 (цей вид строкового трудового договору зустрічається вкрай рідко, тому навіть досвідченим кадровикам, які мають багаторічний стаж роботи, часто не доводилося стикатися з формою Т-73 ).
РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ
У наш час існують три способи реєстрації:
- найпростіший - в журналах;
- більш досконалий - за допомогою картотеки;
- і найбільш досконалий, зручний, швидкий - за допомогою відповідних комп'ютерних програм.
Секретарі вільні вибирати найбільш прийнятний для них в кожному конкретному випадку спосіб реєстрації документів, що стосуються основної діяльності фірми. А ось реєстрація кадрових документів може вестися тільки з використанням журналів. У разі виникнення трудового спору комп'ютерну реєстрацію суд або державна інспекціяпраці можуть не визнати. До того ж необхідно довести, що той чи інший документ був створений дійсно в той день, який вказаний в реквізиті «дата»! Від цього залежить результат справи.
Отже, які ж журнали реєстрації кадрових документів обов'язково повинні бути в організації:
- Журнал реєстрації трудових договорів (які можна реєструвати як накази - протягом календарного року, з нового року починаючи нумерацію заново. А можна так, як реєструються, наприклад, штатні розписи - за весь період діяльності організації, тобто з самого першого трудового договору , укладеного колись з першим працівником, і до самого останнього, який коли-небудь буде укладено, мабуть, незадовго до ліквідації фірми);
- журнал реєстрації особистих карток (Т-2);
- журнал реєстрації особистих справ працівників (якщо вони ведуться);
- журнали реєстрації наказів (кількість журналів визначається в залежності від розмірів кадрового документообігу. Всі кадрові накази можуть реєструватися в одному або декількох журналах - аж до того, що для реєстрації різних видів наказів можуть використовуватися різні журнали);
- журнал реєстрації актів (про відмови від ознайомлення з документами, про прогули, про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і т.п.);
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (зберігається, як і трудові книжки, в сейфі).
На факультативній основі (але це дуже корисно з точки зору доведення) ведуться журнали реєстрації заяв працівників, доповідних і пояснювальних записок, пов'язаних з кадровою роботою.
Книги обліку потрібні, щоб фіксувати:
- Понаднормові роботи;
- використані та невикористані дні щорічної оплачуваної відпустки
- надані працівникам відгули і т.д.
картотека попереджень
У багатьох випадках Трудовий кодекс вимагає, щоб працівники були вчасно попереджені про настання певних подій. Тому вкрай корисно вести картотеку попереджень (паперову або в електронному вигляді) про ці події:
- закінчення терміну випробування (звільнення працівників, які не витримали випробування, можливо тільки в разі, якщо вони були про це попереджені в письмовій формі із зазначенням причин не менше ніж за три дні - стаття 71 ТК РФ);
- закінчення строку трудового договору (також необхідно попередити працівника в письмовій формі не менш ніж за три дні до звільнення - стаття 79 ТК РФ);
- щорічних оплачуваних відпусток (про час початку відпустки працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два тижні до його початку - стаття 123 ТК РФ);
- крім цього, можна зробити "Напоміналка» і про будь-які інші події (дні народження співробітників і т.п.) для зручності роботи.
Мікропідприємства вправі скоротити кадрове діловодство, а решта організації зобов'язані вести кадровий документообігв повному обсязі. Які кадрові документи обов'язково оформляти, а які стануть в нагоді при певних умов, Дивіться в таблиці нижче.
Трудовий кодекс доповнено новою, яка встановлює особливості регулювання праці осіб, які працюють у роботодавців - суб'єктів малого підприємництва, що входять в категорію мікропідприємств. C січня 2017 г. «мікромалиші» матимуть права організувати спрощений кадровий документообіг !!!
Перелік обов'язкових кадрових документів організації
| документ | закон | Термін зберігання | Примітка | |
| 1. | Положення про захист персональних даних | п.8 чт.1 ст.86 ТК РФ | Відображає порядок отримання, обробки та зберігання персональних даних співробітника. | |
| 2. | Колективний договір | ч.2 ст.190 ТК РФ | Весь час існування компанії | Регламентує порядок прийому, звільнення, терміни виплат заробітної плати, Режим роботи і т.д. |
| 3. | Правило трудового розпорядку | ч.4 ст.189 ТК РФ | Весь час існування компанії | Оформляється як додаток до колективного договору, або при його відсутності, як самостійний документ. |
| 4. | Положення про оплату праці (преміювання та матеріальне стимулювання) | ст.21 ТК РФ | Весь час існування компанії | При наявності складних систем оплати праці і преміювання (погодинна, погодинна, відрядна). |
| 5. | Положення про атестацію працівників | ст.81 ТК РФ | Весь час існування компанії | У разі проведення атестації |
| 6. | Протокол засідання атестаційної комісії | 15 років | Оформляється атестаційною комісією | |
| 7. | Положення про систему навчання | ст.196 ТК РФ, ст.197 ТК РФ | Весь час існування компанії | У разі проведення навчання з метою обґрунтування економічної необхідності витрат. |
| 8. | Книга обліку руху трудових книжок (вкладишів до них) | Постанова Мінпраці Росії №69 від 10.10.03 р | Реєструється факт отримання та видачі трудової книжки. | |
| 9. | Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок (вкладишів) | Постанова Мінпраці Росії № 69 від 10.10.03 р | 50 років (в разі ліквідації компанії передається до Держархіву) | Реєструється факт видачі бланків трудових книжок і вкладишів. |
| 10. | Накази з основної діяльності | Весь час існування компанії | ||
| 11. | Журнал реєстрації вхідних / вихідних документів | Весь час існування компанії | Реєструється вся документація, яка надходить в кадрову службу | |
| 12. | Журнал реєстрації посвідчень про відрядження | 5 років | Реєструються посвідчення про відрядження | |
| 13. | Книги обліку наказів | перелік Росархіву від 06.10.2000 р | Час зберігання наказу | Окремо ведеться книги з обліку наказів про прийом на роботу, про звільнення, внутрішньому переміщенні тощо |
| 14. | Посадові інструкції | Формуються за рішенням роботодавця. Допомагають уникнути конфліктів з співробітниками. | ||
| 15. | Штатний розклад (ф.Т-3) | ст.57 ТК РФ | 5 років | При кожній зміні формується новий штатний розклад. |
| 16. | Графік відпусток | ст.123 ТК РФ | 1 рік | Складається в кінці кожного року, затверджується керівником компанії не пізніше 2-х тижнів до кінця року. |
| 17. | Трудовий договір | ст.16, ст.56, ст.57, ст.67 ТК РФ | 75 років | Полягає індивідуально з кожним працівником на підставі заяви про прийом на роботу. |
| 18. | Наказ про прийом на роботу | ст.68 ТК РФ | 75 років | Видається на підставі заяви співробітника про прийом на роботу і трудового договору. Підписується з співробітником протягом 3-х днів з дня виходу на роботу. |
| 19. | Трудова книжка | ст.66 ТК РФ | 50 років | Оформляється на кожного працівника, який пропрацював понад 5 днів, при звільненні видається на рука. |
| 20. | Особова картка працівника (ф.Т-2) | Постанова Держкомстату Росії від 05 січня 2004 № 1 | 75 років | Оформляється на кожного співробітника, містить дані про трудової діяльності |
| 21. | Анкета співробітника | 75 років | Дані співробітника. Доступ до інформації має обмежене число співробітників. | |
| 22. | Особиста справа | 75 років | Зберігається в спеціально обладнаному приміщенні. Призначається відповідальний за ведення. | |
| 23. | Наказ про переведення на іншу роботу | ст.72.1. ТК РФ | 75 років | Правило перекладу на іншу роботу закріплюється в Правилі трудового розпорядку. |
| 24. | Наказ про звільнення | ч.1 ст.80 ТК РФп.6 ч.1 ст.81 ТК РФ | 75 років | При звільненні за власним бажаннямна підставі заяви сотрудніка.Прі звільнення співробітника за порушення трудової дисципліни |
| 25. | Накази про надання відпусток, чергуваннях, стягнення, короткострокових відрядженнях | ст.6 переліку Росархіву від 06.10.2000 р | 5 років | Оформляються за розпорядженням керівника |
| 26. | Табель обліку робочого часу | ч.3 ст.91 ТК РФ | 75 років | Враховується фактично відпрацьований час |
| 27. | договір про матеріальної відповідальності | 5 років | Полягає з матеріально відповідальною особою | |
| 28. | Графік змінності | 5 років | У разі роботи по змінах. | |
| 29. | Список працівників, які працюють на шкідливому виробництві | 75 років. | Якщо є шкідливе виробництво(Для нарахування пільгової пенсії) | |
| 30. | Список працівників, що йдуть на пільгову пенсію | 50 років | Для нарахування пільгової пенсії | |
| 31 | Інструкція з техніки безпеки | ст.212, 225 ТК РФ | постійно | |
Стаття 57 Трудового кодексу вимагає конкретизації в трудовому договорі умов оплати праці, в тому числі розміру тарифної ставки або окладу. Таким чином, розмір тарифної ставки (окладу) слід безпосередньо вказувати в трудовому договорі. При зміні розміру тарифної ставки (окладу) слід вносити зміни до трудового договору, або допускається посилання на локальний нормативний акт роботодавця про зміну їх розміру. Разом з тим на практиці в трудових договорах замість конкретного розміру тарифної ставки (окладу) іноді робиться посилання на штатний розклад. При цьому слід мати на увазі наступне. При прийомі на роботу (до підписання трудового договору) роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під розпис з локальними нормативними актами, безпосередньо пов'язаними з його трудовою діяльністю. Таким чином, до підписання трудового договору роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника до штатного розкладу. При зміні розміру тарифної ставки (окладу) роботодавець повинен буде регулярно вносити зміни до штатного розпису, доводячи їх до працівника під розпис. |
Розглянемо ще один важливий реквізит трудового договору - його номер. Він не належить до обов'язкових свідчень, передбачених статтею 57 кодексу. Разом з тим, уніфікована кадрова "первинка" передбачає нумерацію трудових договорів. Наприклад, рядок "підстава" наказу про прийом на роботу (форма N Т-1) передбачає, що в ній буде вказано трудовий договір з числом і номером. Процедура нумерації контрактів законодавчо не регламентована. Роструд же рекомендує використовувати подвійну нумерацію: спочатку вказати номер самого договору, а потім, через дріб - цифру, що позначає рік укладення контракту. Наприклад, третього в 2007 році трудовим договором буде присвоєно номер 3/07. А з початку наступного року контракти можна нумерувати заново ().
Книжкові тонкощі
Перейдемо до наступного обов'язковому документу, при заповненні якого часто виникають складності. Це трудова книжка. Ми поговоримо:
- про порядок оформлення трудової;
- про внесення записів при звільненні;
- про правила виправлення в трудовій.
Як відомо, компанія повинна заповнювати трудову книжку кожному співробітнику, якщо:
- він пропрацював в ній понад 5 днів;
- це місце роботи для нього основне ().
Дана норма однаково поширюється як на громадян Росії, так і на іноземців. Іншими словами, фірма зобов'язана вести трудові книжки не тільки для російських, але і для іноземних співробітників. При цьому оформлення книжок для останніх має деякі особливості. По-перше, продовжувати заповнювати представлену працівником іноземну трудову не варто. Йому слід завести книжку російського зразка. По-друге, "переносити" в нову трудову "закордонний" стаж іноземця не потрібно. Оскільки такі відомості необхідні при призначенні працівникові трудової пенсії.
А отримувати її іноземець буде в своїй державі. Значить, в російській трудовій книжці записи з "закордонної" не потрібні ().
А які записи необхідно зробити в книжці при звільненні співробітників? Найпоширеніше підставу для розірвання трудового договору - за власним бажанням працівника. Нерідко бухгалтери сумніваються, яку статтю Трудового кодексу в цьому випадку вказувати в трудовій: 77 (пункт 3) або 80. Знову ж правильним є перший варіант. Запис можна оформити, наприклад, так: "Звільнений за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації".
Це що стосується розірвання безстрокового трудового договору. Але нерідко фірми укладають з працівниками термінові контракти. Що ж потрібно записати в трудовій, якщо такий договір не буде продовжений?
Припустимо, після закінчення зазначеного в контракті терміну сторони не заявили про його растор-жении. Тоді умова про строковий характер договору втрачає силу. Це означає, що трудовий договір вважається укладеним на невизначений термін. У такій ситуації слід внести зміни в контракт, уклавши додаткову угоду. А ось робити будь-які записи в трудовій книжці в даному випадкуне потрібно (* 10).
Буває, що при оформленні трудової бухгалтер припускається помилок. Опишемо коротко, як діяти в такій ситуації.
Перш за все, відзначимо, що виправлення повинна вносити та організація, працівник якої вчинив неточність. Правда, в деяких випадках коригувати записи може і новий роботодавець. Але тільки за умови, що у нього є офіційний документз колишнього місця роботи співробітника.
Якщо неправильна запис виявлена через невеликий проміжок часу, то проблем з її виправленням, частіше за все, не виникає. Тоді в трудовий просто роблять необхідну правку. Після останнього запису ставлять наступний порядковий номер і відзначають: "Запис під номером таким-то є недійсним". Потім вказують правильні відомості. При цьому проставляють дату виправлення, а не дату помилкового запису.
У графі 4 книжки роблять посилання на відповідний наказ (* 11). Потім в трудову вносять відомості про звільнення (переведення). Блок записів, в тому числі внесення зміни, "закривають" печаткою і підписом.
Аналогічний порядок діє і в тому випадку, якщо помилку виявлено, коли в книжку вже внесені такі записи. З однією лише різницею, що новий запис обов'язково потрібно засвідчити підписом і печаткою. Інакше вона буде вважатися необгрунтованою.
Обов'язкові, але не для всіх
Наступна група документів включає паперу, які залежать від специфіки організації. Вони обов'язкові тільки для певних компаній або при певних обставинах. Випадки, при яких фірма повинна заповнювати той чи інший документ, представлені в таблиці.
Кадрові документи, обов'язкові при певних обставинах |
|
| Назва документу | Обставини, при яких документ стає обов'язковим |
Колективний договір | Одна зі сторін (працівники або роботодавець) проявила ініціативу щодо його укладення |
Посадові інструкції | якщо посадові обов'язкиспівробітників не відрегульовані в трудових договорах |
Положення про оплату і стимулювання праці працівників | У компанії встановлені системи оплати праці, які відрізняються від звичайних посадових окладів, Встановлених штатним розкладом |
Графік змінності | змінна робота |
Положення про комерційної таємниціі режимі її забезпечення | У трудовому договорі зазначено, що співробітник зобов'язаний зберігати комерційну таємницю |
Договір про повну матеріальну відповідальність | Укладають тільки з тими співробітниками і на виконання тих видів робіт, які передбачені Переліком, затвердженим постановою Мінпраці Росії від 31.12.2002 N 85. Зокрема, в список включені касири, контролери, а також роботи з купівлі (прийому), продажу послуг, товарів та ін. Як відзначає Роструд, цей пречень є вичерпним і розширювальному тлумаченню не підлягає (* 12) |
Журнал проходження медоглядів | Співробітники деяких компаній зобов'язані проходити медогляди. Наприклад, у фірм, що мають автотранспорт, повинен бути організований передрейсовий медогляд водіїв транспортних засобів (* 13) |
Інструкція про порядок роботи з об'єктами підвищеної небезпеки | У роботі співробітників задіяні об'єкти підвищеної небезпеки. До таких об'єктів, зокрема відносять транспортні засоби, механізми, електроенергію високої напруги, вибухові речовини. Крім того, "підвищено небезпечної" визнається будівельна діяльність. |
У даному переліку документів варто особливо відзначити посадову інструкцію. Наскільки важливо її розробляти? Чи буде вважатися порушенням трудового законодавства відсутність цього документа? У таблиці ми вказали, що інструкція стає обов'язковою, якщо посадові обов'язки співробітників не відрегульовані в трудових договорах. І дійсно, як зазначає Роструд, посадова інструкція - "не просто формальний документ, а документ, що визначає завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника" (* 14).
В наявності інструкцій зацікавлені як самі компанії, так і їх співробітники. Наприклад, без неї відмову в прийомі на роботу може бути недостатньо обгрунтованим. Адже саме в цьому документі прописують Додаткові вимогидо ділових якостей співробітника. Тому розробляти його більш ніж бажано, причому по кожній посаді, наявної в штатному розкладі. Однак варто сказати, що в Трудовому кодексі немає згадки про посадових інструкціях. А значить, їх відсутність не буде порушенням трудового законодавства і не тягне будь-якої відповідальності роботодавця (* 15).
На ваш розсуд
- службові та доповідні записки;
- особисті справи;
- довідки про трудову діяльність;
- штатний список. У цьому документі вказують, які затверджені штатним розкладом посади зайняті, а які - поки що вакантні;
- номенклатура справ. Для її складання можна скористатися розділами 7 та 8 "Переліку типових управлінських документів із зазначенням термінів зберігання" (
Так звані уніфіковані форми кадрових документів є систему єдиних реквізитів, які використовують для створення облікових документів з трудових відносин. При цьому уніфіковані форми кадрових документів в 2019 році застосовують за бажанням. В даний момент у організацій є вибір: можна використовувати самостійно розроблені, уніфіковані або відредаговані уніфіковані форми.
Як вибирати форми
Якщо людина перебуває на етапі створення власної організації, йому необхідно визначитися з багатьма речами. У тому числі - і з вибором форм кадрових документів. Є можливість скористатися уніфікованими формами або розробити свої самостійно. Але найкращим рішенням буде доробка вже створених форм під діяльність своєї компанії.
В даний момент практично всі організації можуть використовувати самостійно розроблені форми кадрових документів. А при необхідності можна внести поправки у вже готові уніфіковані форми, щоб не витрачати час на тривалу розробку власних бланків.
Перед тим як зробити остаточне рішення, необхідно:
- провести аналіз;
- вивчити доступні уніфіковані форми.
Важливо підбирати найбільш зручні форми ведення обліку. Це допоможе всій організації працювати набагато ефективніше.
Яким чином застосовувати
В роботі компанії уніфіковані форми можна використовувати для створення наказів, розкладів, особистих карток, актів і т. П. Так, якщо людина приходить на роботу, то складають наказ про прийом працівника в компанію. Для цього застосовують форму Т-1.
Кожну папір становить кадрова служба. Використовують ту форму, яка була затверджена керівником та посадовою особою, Відповідальним за ведення обліку. Кожен документ заповнюють у міру того, як це буде необхідно.
Саме заповнення проходить швидко, адже використовують готовий зразок. У документ необхідно вписати тільки дані. працівник кадрової службиповинен добре розуміти, коли використовувати ту чи іншу уніфіковану форму.
У кожної форми є назва. Працівникові кадрової служби необхідно правильно підбирати той чи інший бланк. Після цього йому потрібно заповнити його, враховуючи персональні дані працівника.
За допомогою кадрових документів:
- ведуть облік;
- поширюють інформацію;
- створюють звітність.
Після того як уніфікована форма буде прийнята керівництвом, всім необхідно дотримуватися висунуті норми і використовувати найсучасніші зразки.
Розглянуті бланки можна знайти у вільному доступі в Інтернеті, в тому числі на нашому сайті. Крім цього, можна знайти приклади оформлення того чи іншого документа. Після чого, з використанням форм не виникне ніяких проблем.
Кожен акт, наказ або розпорядження повинні бути оформлені правильно. Для цього працівники кадрової служби або інші особи, які ведуть облік, повинні уважно вивчити вже заповнені зразки. У них буде вказано, які дані необхідно вставити в кожен рядок.
Під час заповнення необхідно переконатися, що використана достовірна інформація. Якщо створюєте наказ про прийом співробітника на роботу, необхідно вказувати в ньому тільки актуальні і перевірені дані. Помилка в формулярі може значно нашкодити компанії в подальшому.
Хто займається розробкою уніфікованих форм
На практиці розробкою займаються кваліфіковані фахівці. В ході створення необхідної форми враховують норми Трудового кодексу Російської Федерації. Крім цього, кожен зразок створюють таким чином, щоб спрощувати ведення звітності.
Група облікової документації виконує функцію по обліку кадрів і є накопичувачем персональних даних, одержуваних при первинній реєстрації та подальшій обробці необхідних відомостей по складу і руху кадрів.
З точки зору послідовності реєстрації та накопичення облікових даних про працівників в складі облікової документації можна виділити дві підгрупи:
1) первинні облікові документи;
2) похідні (вторинні) облікові документи.
Первинні облікові документимістять вихідну інформацію і заповнюються на основі персональних документів надаються працівниками при прийомі на роботу.
Вони включають в себе: особиста справа, особистий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка по обліку кадрів.
Особиста справа.
Особиста справа - сукупність документів, що містять персональні дані працівника і інші відомості, пов'язані з його трудовою діяльністю.
Особиста справа не є обов'язковим у складі кадрової документації.
Як правило, особисті справи ведуться в різних державних органах, А в секторі приватного бізнесу - на керівний склад працівників, фахівців, матеріально-відповідальних осіб. Роботодавець в умовах сучасного кадрового діловодства має право самостійно вирішувати питання про необхідність закладу особистих справ. При цьому незалежно від вибору роботодавця всі необхідні персональні дані на кожного працівника відбиваються в особовій картці (уніфікована форма № Т-2).
Порядок роботи з особовими справами не регламентований законодавцем, в зв'язку, з чим роботодавці самостійно вирішують питання їх формування і ведення.
Виняток становлять особисті справи державних службовців.
Ведення особистих справ федеральних державних службовців регламентовано Указом Президента Російської Федерації від 1 червня 1998 року №640 «Про порядок ведення особових справ осіб, що заміщають державні посади Російської Федерації в порядку призначення і державні посади Федеральної державної служби».
Ведення особових справ державних цивільних службовців Російської Федерації регламентовано Указом Президента Російської Федерації від 30 травня 2005 року №609 «Про затвердження положення про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особистої справи».
Особиста справа оформляється після видання наказу про зарахування на роботу. Спочатку до особової справи групуються документи, які оформляють процедуру прийому на роботу, а згодом - всі основні документи, що виникають в період трудової діяльності працівника у даного роботодавця.
На основі аналізу нормативних актів з кадрового діловодства і, перш за все, пункт 337 «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів їх зберігання», затвердженого Росархивом 6 жовтня 2000 року можна зробити висновок, що до складу особової справи входять такі документи:
Ø внутрішній опис документів, наявних в особовій справі;
Ø анкета або особовий листок з обліку кадрів;
Ø автобіографія або резюме;
Ø копії документів про освіту;
Ø копії документів про затвердження на посаді (у випадках, передбачених законодавством);
Ø заяву про прийом на роботу;
Ø доповнення до особового листка по обліку кадрів;
Ø копії наказів про прийом на роботу, переведення, звільнення (або виписки з них);
Ø довідки та інші документи, які стосуються даного працівника.
Згідно з пунктом 6.2.10. Наказу Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року №536 «Про типової інструкціїз діловодства в федеральних органах виконавчої влади»Документи в особистих справах повинні розташовуватися в хронологічному порядку в міру їх надходження.
Внутрішній описдокументів, наявних в особовій справі повинна містити відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки та номери аркушів справи, на яких розташований кожен документ. Листи особової справи та його внутрішнього опису нумеруються окремо.
Внутрішній опис документів особової справи підписується укладачем із зазначенням розшифровки підпису, посади та дати складання опису.
Особовий листок з обліку кадрів включає в себе біографічні відомості про працівника, його освіту, попередні місця роботи з початку трудової діяльності, сімейний стан і інше.
Працівник сам заповнює від руки особистий листок під час вступу на роботу. При його заповненні використовуються наступні документи:
Ø паспорт;
Ø трудова книжка;
Ø військовий квиток;
Ø документ про освіту (диплом, посвідчення, сертифікат, свідоцтво, атестат), документи Вищої Атестаційної комісії (ВАК) про присудження наукового ступеня і про присвоєння вченого звання (диплом і атестат);
Ø документи про наявні винаходи.
«Анкета» - документ аналогічний «Особовому листку по обліку кадрів», який іноді застосовується при оформленні прийому на роботу. На відміну від особистого листка, анкета підписується не тільки самою особою, що приймається на роботу, але і фахівцем кадрової служби.
Іноді працівника, прийнятого на роботу, просять надати «Автобіографію» або «Резюме».
При формуванні особової справи в нього поміщають копії документів, що підтверджують соціально значущі факти (документи про освіту - атестат, диплом, сертифікат, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про розірвання шлюбу та інше). Необхідно пам'ятати, що крім копії документів необхідно упевнитися в наявності оригіналів відповідних документів.
Копії документів про затвердження на посаді поміщаються в особисті справи керівників (копія протоколу засідання Ради директорів або засновників фірми, копія протоколу загальних зборівакціонерів).
Якщо при прийомі на роботу представлялися характеристики або рекомендаційні листи, працівником складалося заяву про прийом на роботу, то вони також підшиваються в особову справу працівника.
Трудові договори, укладені з працівником, можуть входити до складу документів особової справи або формуватися в окремі справи.
До особової справи можуть бути включені такі документи, як списки винаходів, наукових праць і інше.
Доповнення до особового листка по обліку кадрів - це документ вторинний по відношенню до особового листка по обліку кадрів, він фіксує тільки зміни відбулися у трудовій діяльності та особистому житті працівника. У цьому документі містяться: ПІБ працівника і розділи, призначені для внесення змін і доповнень. Як правило, такий документ складається у вигляді таблиці.
У першому розділі фіксуються відомості про роботу, про переклади, зміни в назві посади, структурного підрозділуі так далі з посиланням на дату і номер наказу по особовому складу.
Другий розділ вносяться дані про зміни в професійному та особистому житті працівника (наприклад, зміна сімейного стану, місця постійної реєстрації), В освіті, в підвищенні кваліфікації, в знанні іноземних мов тощо.
Зміни і доповнення до персональних даних вносяться на підставі наказів по особовому складу та документів, що надаються працівниками (свідоцтва про укладення шлюбу, диплома і так далі). Усна заява працівника не є підставою для внесення зазначених змін. Нові документи з внесеними змінамиі доповненнями поміщаються до особової справи разом з раніше підшитими.
У практиці роботи кадрових служб організацій прийнято включати до складу особової справи копії наказів (або виписки з них) про переведення на іншу роботу, звільнення з посади, заохочення, накладення та зняття дисциплінарних стягнень, Зміні прізвищ та інші. Однак вся ця інформація міститься в «Додатку до особового листка по обліку кадрів». У зв'язку з цим можна рекомендувати не включати названі документи до особової справи.
Довідки про стан здоров'я, з місця проживання, обхідні листи тощо можуть не включатися в особисті справи, оскільки інформація з них переноситься в «Доповнення до особового листка по обліку кадрів». При необхідності вони формуються в самостійні справи і зберігаються протягом трьох років.
Необхідно мати на увазі, що відповідно до статті 65 Трудового кодексу Російської Федерації (далі ТК РФ) забороняється при прийомі на роботу вимагати від вступника особи документи, не передбачені законодавством.
Всі документи, які стосуються до особової справи, у міру надходження підшиваються в папку. Листи справи нумеруються в процесі формування справи. При приміщенні в особову справу нового документа дані про нього спочатку вносяться до опису справи, потім листи документа нумеруються і тільки після цього документ підшивається.
Обкладинка особової справи, як і обкладинки справ постійного зберігання, складається і оформляється за формою встановленої ГОСТом 17914-72 «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, різновиди, технічні вимоги»(Введений Постановою Державного комітету стандартів СРСР від 17 липня 1972 року №1411).
На обкладинці особової справи зазначаються повністю: найменування організації, заголовок справи, прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку, проставляється індекс справи, порядковий номер справи (як правило - табельний номер).
Під цим номером особиста справа реєструється в «Книзі (Журналі) обліку особистих справ», яка передбачає такі графи: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, дата постановки справи на облік і дата зняття з обліку.
Особові справи зберігаються в сейфі, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження, як документи суворої звітності, Окремо від трудових книжок. Відповідальність за їх зберігання покладається на осіб, які ведуть кадрову документацію.
При роботі з документами, що входять до складу особистих справ, необхідно враховувати, що вони належать до персональних даних працівника, охоронюваним відповідно до діючим законодавством.
З метою обмеження несанкціонованого доступу до персональних даних працівників усе операції з оформлення, формування, ведення та зберігання особових справ повинні виконуватися одним працівником відділу кадрів, який несе особисту відповідальність за збереження документів в справах і доступ до справ інших працівників. Документи для формування і ведення особових справ здаються йому під розпис в передавальному журналі працівником, відповідальним за процес документування трудових правовідносинз працівником.
Наказом роботодавця повинен бути встановлений порядок видачі, ознайомлення з особистими справами співробітників і коло осіб, що допускаються до користування особистими справами, також можна це зробити в Положенні про персональні дані працівників. У разі вилучення з особової справи документа в описі справи проводиться запис із зазначенням підстави для подібної дії (наказ, дозвіл керівника) і нового місцезнаходження документа. Згідно з пунктом 3.2.3. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 « державна системадокументаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимогидо документів і служб документаційного забезпечення », з документа, що підлягає вилученню, знімається копія, яка підшивається на місце вилученого документа. Відмітка в описі і копія завіряються розписом працівника відділу кадрів.
Особисті справи не видаютьсяна руки працівникам, на яких вони заведені. Працівник має право знайомитися тільки з своєю особистою справою в приміщенні кадрової служби. Факт ознайомлення з особистою справою також фіксується в описі справи.
При роботі з особистою справою, виданими в тимчасове користування, забороняється проводити будь-які виправлення в раніше зроблених записах, вносити в нього нові записи, витягувати з особової справи наявні там документи або поміщати в нього нові і розголошувати містяться в ньому конфіденційні відомості. Зміни в особисті справи вносяться тільки особами, відповідальними за їх ведення.
При поверненні справи ретельно перевіряється збереження документів, відсутність пошкоджень, включення в справу інших документів або підміни документів.
У приміщенні кадрової служби зберігаються особисті справи тільки працюючих співробітників. Особові справи можуть розташовуватися по порядку номерів або за алфавітом прізвищ співробітників.
Після звільнення працівника його особиста справа вилучають із папки і оформляється для передачі на архівне зберігання. Особові справи звільнених працівників відповідно до «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затвердженого Росархивом 6 жовтня 2000 року зберігаються 75 років. Особові справи керівників зберігаються постійно. Для збереження використовуються закриваються металеві сейфи, шафи, що забезпечують повне збереження документів.
Особова картка працівника.
Особова картка (форма № Т-2) заповнюється на працівників всіх категорій, включаючи тимчасових і сезонних працівників, основних і сумісників. Особиста картка є основним документом з обліку особового складу.
Вона ведеться протягом усього періоду трудової діяльності працівника у даного роботодавця, починаючи з прийому на роботу, і закривається тільки при звільненні. На працівників, прийнятих на роботу за цивільно-правовими договорами, Особисті картки не ведуться.
Особова картка № Т-2 відноситься до групи обов'язкових кадрових документів. Форма особової картки уніфікована і відноситься до системи первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженої Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
У зв'язку зі специфікою окремих сфер трудової діяльності Постанова Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» затвердив ще дві облікові форми: № Т-2ГС (МС) і № Т -4.
Особова картка державного (муніципального) службовця (форма № Т-2ГС (МС)) застосовується для обліку осіб, що заміщають державні (муніципальні) посади державної служби. Ведеться замість форми № Т-2, має аналогічне зміст.
Облікова картка наукового, науково-педагогічного працівника (форма № Т-4) заповнюється паралельно з формою № Т-2 в наукових, науково-дослідних, науково-виробничих організаціях, освітніх та інших установах і організаціях, що здійснюють діяльність в сфері освіти, науки і технології для обліку наукових працівників. Заповнюється на підставі відповідних документів (диплома доктора і кандидата наук, атестата доцента і професора та інше), а також відомостей повідомлених про себе працівником.
Значимість особової картки полягає в тому, що при втраті трудової книжки вона є єдиним документом, прямо підтверджує трудовий стаж працівника.
Не слід плутати особисту картку № Т-2 з такими документами, як, наприклад, особовий листок з обліку кадрів або анкета, які входять до складу особової справи. Ці документи заповнюються самим працівником, складаються в довільній формі і можуть бути відсутніми, якщо у даного роботодавця не затверджений порядок оформлення особових справ.
Особова картка заповнюється тільки фахівцем кадрової служби на всіх осіб, прийнятих на роботу, на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма № Т-1 або № Т-1а). Особисті картки зберігаються в сейфі, утворюючи окрему картотеку за алфавітом прізвищ працівників.
При заповненні особистої картки використовуються відомості з наступних документів, що пред'являються працівником при прийомі на роботу (відповідно до статті 65 ТК РФ):
паспорти;
Документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки;
Трудової книжки (для сумісників - копії трудової книжки);
Страхового свідоцтва державного пенсійного страхування;
Свідоцтва про постановку на облік в податковому органі;
документів військового обліку(Для військовозобов'язаних).
При заповненні особистої картки також використовується додаткова інформація, яку повідомляє про себе працівник.
Зверніть увагу!
В окремих випадкахз урахуванням специфіки роботи роботодавець може зажадати (за згодою працівника) пред'явлення додаткових документів при укладенні трудового договору. При цьому перелік додаткових документів встановлюється не самостійно роботодавцем, а необхідність їх надання повинна бути прямо встановлена нормативним актом: ТК РФ, іншими федеральними законами, Указами Президента Російської Федерації і постановами Уряду Російської Федерації.
У всіх інших випадках, забороняється вимагати від особи, що надходить на роботу, будь-які додаткові документи, крім передбачених законом.
До таких додатковим документам, Як правило, відносять: свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про укладення шлюбу, довідка про вагітність жінки, документи про інвалідність, перебування в зоні впливу радіації в зв'язку з аварією на Чорнобильської АЕСта інші.
Але вимагати від особи, що надходить на роботу надання зазначених документів в обов'язковому порядку, Роботодавець не має права. Разом з тим, надання зазначених документів в інтересах самого працівника, оскільки в іншому випадку, роботодавець не зможе надати працівникові покладені законом пільги та гарантії.
Уніфікована форма особової картки № Т-2 складається з чотирьох аркушів і містить наступні розділи:
I. « Загальні відомості»;
II. «Відомості про військовий облік»;
III. «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу»;
IV. «Атестація»;
V. «Підвищення кваліфікації»;
VI. »Професійна перепідготовка»;
VII. «Нагороди (заохочення), почесні звання»;
VIII. «Відпустка»;
IX. «Соціальні пільги, на які працівник має право відповідно до законодавства»;
X. « додаткові відомості»;
XI. «Підстава припинення трудового договору (звільнення)».
У розділі I «Загальні відомості» вказуючи відомості про працівника, слід керуватися наступними правилами:
1. Прізвище, ім'я, по батькові вказуються на підставі паспорта та записуються повністю і розбірливо.
При цьому обов'язково заповнюються і зони кодування інформації відповідно до загальноросійськими класифікаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.
Примітка.
ОКАТО - «Класифікація об'єктів адміністративно-територіального поділу» ОК 019-95 затверджено Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 року №413;
ОКИН - «Класифікація інформації про населення. ОК 018-95 »затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 31 липня 1995 року №412;
ОКСО - «Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою. ОК 009-2003 »затверджений Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 вересня 2003 року №276-ст;
ОКПДТР - Постанова Держстандарту Російської Федерації від 26 грудня 1994 року №367 «Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК 016-94».
2. Дата і місце народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, і записується повністю, наприклад: «12 грудня 1964 року». Відповідно код вказується в такий спосіб: 12.12.1964.
3. Громадянство записується без скорочення. Запис громадянства і її кодування проводиться відповідно до ОКИН, вони можуть бути наступними:
· Громадянин Російської Федерації - 1;
· Громадянин Російської Федерації і іноземної держави- 2 (у разі подвійного громадянствавказується, якої саме держави громадянство);
· іноземний громадянин(Вказується якої держави) - 3;
· Особа без громадянства - 4.
4. Ступінь знання мови при заповненні пункту 5 «Знання іноземної мови» розділу I форми № Т-2 вказується наступним чином: «володію вільно» (код за ОКИН - 3), «читаю і можу порозумітися» (код за ОКИН - 2) , «читаю і перекладаю зі словником» (код за ОКИН - 1).
5. Всі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок або спеціальність) встановлюються на підставі документа про освіту.
Освіта записується і кодується відповідно до ОКИН і ОКСО.
Згідно ОКИН освіту кодується таким чином:
· Початкова (загальне) освіта - 02;
· Основну загальну освіту - 03;
· Середню (повну) загальну освіту - 07;
· Професійно-технічну освіту - 10;
· Середню професійну освіту - 11;
· неповне вища освіта - 15;
· Вища освіта - 18;
· Фундаментальну наукову освіту - 19.
Студенти, які закінчили три курси вищого навчального закладу відносяться до осіб з неповним (незакінченою) вищою професійною освітою.
Два блоки граф для заповнення відомостей про освіту призначені в формі № Т-2 для зазначення відомостей про закінчення другого освітнього закладу.
6. Професія (основна) вказується повністю на підставі штатного розпису та наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Інша професія - на основі документів, що підтверджують придбання другої освіти, спеціальності. Кодуються відповідно до загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК-016-94 ", затвердженого наказом Держстандарту Російської Федерації від 26 грудня 1994 року №367« Про прийняття та введення в дію загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів ОК-016-94 »(далі - ОКПДТР).
7. Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені у даного роботодавця) розраховується на підставі записів у трудовій книжці працівника і (або) інших підтверджують відповідний стаж документів, вказується в днях, місцях, роках.
8. Стан у шлюбі записується і кодується відповідно до таких можливими значеннями відповідно до ОКИН:
· Ніколи не перебував (не перебувала) у шлюбі - 1;
· Складається в зареєстрованому шлюбі - 2;
· Складається в незареєстрованому шлюбі - 3;
· Вдівець (вдова) - 4;
· Розлучений (розлучена) - 5;
· Розійшовся (розійшлася) - 6.
9. У складі сім'ї вказуються тільки члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості.
Чинне законодавство не містить загального поняття«Сім'я», однак на основі аналізу норм статті 2 сімейного кодексуРосійської Федерації та статті 1 142 цивільного кодексуРосійської Федерації до кола членів сім'ї можна віднести: подружжя, батьків і дітей (включаючи усиновителів і усиновлених).
10. Паспортні дані вказуються в точній відповідності з паспортом.
11. Місце проживання (по паспорту) вказується на підставі паспорта, фактичне - зі слів працівника. Код місця проживання визначається за Окатий.
Документами, на підставі яких заповнюється розділ II «Відомості про військовий облік», є:
· Військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають в запасі;
· Посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу - на громадян, які підлягають призову на військову службу.
Згідно Вказівок щодо застосування і заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати на громадян, які перебувають в запасі:
пункт 3 «Склад (профіль)» - заповнюється без скорочення (наприклад, «командний», «медичний» або «солдати», «матроси» тощо);
пункт 4 «Повне кодове позначення ВУС» - записується повне позначення (шість цифр, наприклад, «021101» або шість цифр і буквений знак, наприклад, «113194А»);
пункт 5 «Категорія придатності до військову службу»- записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби). При відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія «А»:
в пункті 7 «Складається на військовому обліку» заповнюється (простим олівцем):
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного приписи і (або) штампа про видачу і вилучення мобілізаційних розпоряджень;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу:
пункт 2 «Військове звання» - робиться запис «підлягає призову»;
пункт 5 «Категорія придатності до військової служби» - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби) або Д (не годні до військової служби). Заповнюється на підставі запису в посвідченні громадянина, що підлягає призову на військову службу.
Заповнення пунктів, спеціально не обумовлених у Вказівки, проводиться на підставі інформації з перерахованих документів.
У пункті 8 розділу II особової картки громадянина, яка досягла граничного вікуперебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка «знятий з військового обліку за віком» або «знятий з військового обліку за станом здоров'я».
Після заповнення розділу II «Відомості про військовий облік», внизу другої сторінки форми № Т-2 працівник кадрової служби обов'язково запевняє зазначені дані своїм особистим підписом, із зазначенням на посаду і розшифровку підпису. Працівник також підписує другу сторінку форми № Т-2 і проставляє дату її заповнення. Рядок, що містить особистий підписпрацівника - це зразок підпису, на підставі якого йому виплачуватимуть заробітну плату.
Зверніть увагу!
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні особисті дані (наприклад, зміна сімейного стану, місця проживання, в освіті, в підвищенні кваліфікації, в знанні іноземних мов тощо), які засвідчуються підписом працівника кадрової служби. Зміни і доповнення вносяться на підставі наказів по особовому складу та документів, що надаються працівниками (свідоцтва про шлюб, диплома і так далі). Усна заява працівника не є підставою для внесення зазначених змін, за винятком незначних даних (наприклад, що стосуються номера телефону).
Найбільш важливими є відомості розділу III «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» і XI «Підстава припинення трудового договору (звільнення)».
Записи в цих розділах виробляються на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми № Т-1 і Т-1а) і наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма № Т-5) і наказу (розпорядження) про припинення (розірвання) трудового договору з працівником (форми № Т-8, Т-8а).
Ці відомості повинні заповнюватися з особливою акуратністю, так як вони нерідко служать підставою для підтвердження трудового стажу працівника.
В розділ «Прийом на роботу і переклади на іншу роботу» вносить відомості у міру роботи працівника в організації і повинні відповідати записам в трудовій книжці, повторюючи дату, номер наказу про прийом, переведення працівника, назва посади, структурного підрозділу. Крім того, в кінці кожного запису в III розділі особовій картці проставляється підпис працівника про те, що він ознайомлений з записом, зробленим в його трудовій книжці.
Останній розділ особистої картки XI «Підстава припинення трудового договору (звільнення)» заповнюється працівником кадрової служби при припиненні трудових відносинз працівником. Підставою припинення трудового договору (звільнення) є формулювання причини звільнення на підставі відповідної статті ТК РФ, повністю повторює запис в трудовій книжці працівника. Датою звільнення є останній день роботи працівника. Реквізити наказу (дата і номер), який є підставою заповнення даного розділу, також вказуються в точній відповідності із записом у трудовій книжці. Записи про звільнення завіряються підписом працівника кадрової служби та працівника.
Дані про підвищення кваліфікації та професійну перепідготовкузаписуються на підставі документів (свідоцтво, посвідчення), які подаються працівником або надходять з відділу підготовки кадрів.
При заповненні розділу VII «Нагороди (заохочення), почесні звання» необхідно вказати види заохочень (відповідно до статті 191 ТК РФ і локальними нормативними актами), що застосовувалися до працівника, а також слід перерахувати державні нагороди, присвоєні почесні звання.
У розділі VIII. «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи у даного роботодавця. Підставою для внесення записів є накази про надання відпусток.
У розділі IX вказуються соціальні пільги, На які працівник має право відповідно до законодавства.
У розділі «Додаткові відомості» вільні рядки можуть заповнюватися даними по розсуду роботодавця. Наприклад, записуються дані про учнів на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатної відділеннях установ вищої та середньої професійної навчання (зазначаються найменування освітньої установи, дати надходження в освітня установаі його закінчення) або про працюючому інваліда (на підставі довідки Медико-соціальної експертної комісії(Далі - МСЕК), група інвалідності, ступінь втрати працездатності і дата її встановлення, висновок МСЕК про умови та характер праці).
Особисті картки звільнених співробітників формують в самостійну справу за алфавітом. Перед здачею справи в архів всі картки повинні бути оформлені, відповідно до вимог Росархіву і зберігатися в архіві 75 років.
Вторинні облікові документипохідні, базуються на вихідної інформації первинних облікових документів. Основні цілі створення цієї підгрупи документів:
Забезпечення повноти, достовірності і динамічності інформації в роботі з кадрами;
забезпечення оперативного зберіганнякадрових документів;
Забезпечення ефективного пошуку кадрових документів.
Вторинні облікові документи включають в себе: особову картку працівника (уніфіковані форми № Т-2, № Т-2ГС (МС), № Т-4), документацію з обліку робочого часу і розрахунків з персоналом та різноманітні реєстраційні форми облікових відомостей.
Реєстраційні форми ведуться для обліку кадрової документації.
Виділяють наступні види реєстраційних форм:
Реєстраційно-контрольні картки (РКК);
Реєстраційні журнали (книги);
Екранні форми (при використанні комп'ютерних технологій).
Форми деяких журналів і книг затверджуються офіційними органами. Наприклад, форма книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затверджена Постановою Мінпраці Російської Федерації від 10 жовтня 2003 року №69 «Про затвердження інструкції щодо заповнення трудових книжок». Але більшість форм розробляються на свій розсуд роботодавцем.
У «Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання» затверджений Росархивом від 6 жовтня 2000 року визначив такі основні облікові форми і терміни їх зберігання:
| номер статті | Вид документа | Термін зберігання документів<*> | Примітка |
| КАДРОВЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ |
|||
| Прийом, переміщення (переклад), звільнення працівників |
|||
| Книги, журнали, картки обліку: | після звільнення |
||
| а) прийому, переміщення (переведення), звільнення працівників | |||
| б) працівників, направлених у відрядження | |||
| в) військовозобов'язаних | |||
| г) відпусток | |||
| д) особисті справи, особистих карток, трудових договорів (контрактів), трудових угод | |||
| е) видачі трудових книжок і вкладишів до них | |||
| ж) видачі довідок про заробітну плату, стаж, місце роботи | |||
| з) видачі посвідчень про відрядження | |||
З урахуванням специфіки організації праці на локальному рівні можуть бути створені також:
Журнал обліку сумісників;
Журнал обліку заохочень та стягнень;
Журнал реєстрації наказів про учбові відпустки, Відпустки без збереження заробітної плати та інше;
Журнал обліку лікарняних листівта інше.
Відповідно до Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові та інші), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації; надходять з вищестоящих, підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машинозчитувані, машинограми) (пункт 3.2.1.2. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »).
Там же пояснюється, що:
« реєстрація документів - це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах».
Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи із завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікаторами кореспондентів, виконавців і інших.
В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: Порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікаторі. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою.
Зверніть увагу!
Основне призначення обліку документів - це надання їм юридичної сили і дублювання інформації.
Дублювання інформації в формах обліку підвищує рівень її збереження і полегшує пошук потрібних документів.
Облік документа з проставленням реєстраційного номера і дати реєстрації надає йому юридичну силу (силу доказу), що може виявитися важливим в разі виникнення трудового спору з працівником.
На основі аналізу положень про реєстрацію документів Наказу Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року №536 «Про типової інструкції з діловодства в федеральних органах виконавчої влади» можна рекомендувати наступні правила реєстрації й індексування документів:
1. Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження.
2. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.
3. Реєстрація документів проводиться в межах груп, в залежності від назви виду документа, автора і змісту документа (наприклад, окремо реєструються накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти, пропозиції, заяви і інші).
4. Порядкові реєстраційні номерипривласнюються документам у межах кожної групи.
5. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства або іншому локальному нормативному акті.
6. Встановлюється наступний обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва структурного підрозділу; дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа для документів, що надходять), заголовок до тексту або його короткий зміст, Резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання документа, відмітка про виконання документа (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконанняі індекс документа-відповіді) і направлення його до справи №.
Примітка.
Відповідно до пункту 3.2.1.4. Наказу Головного архівного управління СРСР від 25 травня 1988 року №33 «Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »склад обов'язкових реквізитівв разі необхідності може бути доповнений іншими реквізитами: виконавці, розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання, програми та інше. Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку реєстраційно-контрольних карток визначається роботодавцем самостійно.
Після заповнення останньої сторінки журналу (книги) обліку на його обкладинці ставиться дата закінчення і журнал, (книга) оформляється для здачі в архів. Для основних реєстраційних форм, як ми вже згадували, Росархів встановив терміни зберігання, для інших термін зберігання роботодавець встановлює самостійно.
Група документації з обліку робочого часу і розрахунків з персоналом утворюється в процесі документування обліку робочого часу і розрахунку відповідної винагороди за працю.
Дана групадокументів складається з уніфікованих форм, затверджених Постановою Держкомстату Російської Федерації від 5 січня 2004 року №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», розглянемо їх докладніше.
Згідно зі статтею 91 ТК РФ робочий час- це час, протягом якого працівник відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку організації і умов трудового договору повинен виконувати трудові обов'язки, а також інші періоди часу, які відповідно до ТК РФ, іншими федеральними законами та іншими нормативними правовими актамиРосійської Федерації відносяться до робочого часу.
Законодавець покладає на роботодавця обов'язок вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником.
Облік використання робочого часу необхідний у таких цілях:
· Забезпечення контролю за трудовою дисципліною, в частині використання робочого часу (своєчасної явки на роботу, виявлення тих, хто запізнився і не з'явилися; контролю перебування персоналу на робочих місцях в робочий час, а також фіксування своєчасного догляду працівників з роботи);
· Облік фактично відпрацьованого часу, часу простою, хвороби, відпусток та інших форм використання робочого часу, який є підставою для розрахунку оплати праці;
· Складання статистичної звітності з праці.
Для обліку часу, фактично відпрацьованого і (або) невідпрацьованого кожним працівником застосовуються: Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці (форма № Т-12) і Табель обліку робочого часу (форма № Т-13).
Особливість оформлення даних документів обумовлена тим, що вони є первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться.
Відсутність оформлених відповідно до чинного законодавства документів з обліку робочого часу, а також відсутність в первинних облікових документах будь-якого з обов'язкових реквізитів може бути кваліфіковано як необґрунтоване включення витрат на оплату праці до складу витрат, що зменшують оподатковуваний базу, що призведе до залучення організації до відповідальності, встановленої частиною 3 податкового кодексуРосійської Федерації.
При веденні Табеля обліку використання робочого часу доцільно керуватися наступними правилами:
· Облік використання робочого часу може проводитися по організації в цілому або окремо по структурним підрозділам;
· Включення працівника в Табель і виключення з нього виробляється на підставі відповідного наказу (розпорядження) роботодавця;
· Табель складається в одному примірнику, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби та передаються в бухгалтерію.
· Відмітки в табелі про причини неявки на роботу, роботі в режимі неповного робочого часу або за межами нормальної тривалості робочого часу з ініціативи працівника або роботодавця, скороченої тривалості робочого часу та інші виробляються тільки на підставі належно оформлених документів. Такими документами є листки непрацездатності, довідки про виконання державних або громадських обов'язків, письмове попередження про просте, заяву про сумісництво, письмова згода працівника на понаднормову роботу у випадках, встановлених законодавством та інші документи.
При заповненні форм № Т-12 і № Т-13 застосовуються такі умовні позначення:
Частково оплачувана відпустка, яка надається по догляду за дитиною
Відпустка без збереження заробітної плати, що надається працівникові по догляду за дитиною
Відпустка без збереження заробітної плати, наданий працівнику з дозволу адміністрації
Відпустка без збереження заробітної плати у випадках, передбачених законодавством
Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом «Т») та відпустки по догляду за хворими і з карантину, оформлені листками непрацездатності
Неоплачувана непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв'язку з побутовою травмою, по догляду за хворими і з карантину, оформлені довідками лікувальних установі так далі)
Годинники скорочення роботи робітникам і службовцям проти встановленої тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством
Простої не з вини працівника
Цілоденні невиходи зі збереженням заробітної плати у випадках, передбачених законодавством (виконання державних або громадських обов'язків, ліквідація надзвичайних ситуацій, Усунення наслідків стихійних лих)
Прогули (відсутності на робочому місці без поважних причин протягом усього робочого дня (зміни), незалежно від його (її) тривалості, а також у разі відсутності на робочому місці без поважних причин більше чотирьох годин підряд протягом робочого дня (зміни)), адміністративний арештза адміністративні правопорушення, Перебування в медичному витверезнику, страйки, визнані незаконними, і інші неявки з неповажних причин)
Невідпрацьовані години в зв'язку з роботою в режимі неповного робочого часу з ініціативи адміністрації
Вихідні дні (для щотижневого відпочинку) і святкові дні
Страйк (за умов і в порядку, передбаченому законом)
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставини)
Більш докладно з питаннями, що стосуються оформлення первинних документів, Ви можете ознайомитися в книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Первинні документи».
Більш докладно з питаннями, що стосуються кадрового діловодства, Ви можете ознайомитися в книзі авторів ЗАТ «BKR-ІНТЕРКОМ-АУДИТ» «Кадрове діловодство».