Sve o tuningu automobila

Karakteristike arhiviranja dokumenata u organizaciji. Novi regulatorni dokument: Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata u arhivama organizacija Održavanje arhive u preduzeću

Mnoge se organizacije suočavaju s mnogim poteškoćama i greškama pri organiziranju arhive dokumenata. Stoga vam preporučujemo da se upoznate sa osnovama arhiviranja, što će izbjeći mnoge greške i pomoći vam u stvaranju ispravnog arhivskog prostora za skladištenje u vašoj organizaciji.

U ovom ćete članku naučiti:

  • kako organizovati arhivu organizacije;
  • osnovna pravila za održavanje arhive;
  • najčešće greške pri vođenju arhive.

Čuvanje arhive organizacije

Često je posao sekretara da radi sa arhivom organizacije. Po pravilu, rad na održavanju arhive povjeren je sekretaru u maloj kompaniji, kada nije moguće zaposliti arhivara ili je povezan s visokim troškovima. U tom slučaju, sekretar se mora upoznati s osnovama arhiviranja.

Lokalni propisi koji uređuju rad arhiva organizacije osmišljeni su tako da osiguraju rješavanje menadžerskih zadataka u vezi s naručivanjem arhivske dokumentacije organizacije, kao i da organiziraju njihovu sigurnost. Takođe, svaka organizacija treba da se uključi u izradu i odobravanje svojih lokalnih akata, koji će imati za cilj regulisanje rada arhive. Štaviše, lokalni akti moraju se razvijati bez obzira na veličinu organizacije i njenu arhivu, u protivnom čak i najmanja arhiva riskira da se pretvori u neurednu hrpu papira.

Lokalni akti organizacije trebaju uključivati ​​takve dokumente kao što su:

  • upute za uredski rad;
  • propisi o arhivi (propisi o službi predškolske obrazovne ustanove, ako organizacija ima odgovarajući odjel), propisi o arhivskoj službi ili propisi o radu sa arhivskim dokumentima;
  • opis poslova zaposlenog u arhivi;
  • uputstvo o zaštiti rada za arhivara (zaposlenog koji obavlja svoje poslove);
  • naredbu o sastavu stručne komisije koja će morati izvršiti provjeru vrijednosti dokumenata;
  • propisi o stručnoj komisiji;
  • propise, uputstva i druge dokumente koji uređuju različite aktivnosti vezane za arhivu.

U početku morate početi razvijati upute za uredski rad. Ovaj dokument regulira pravila rada s dokumentima, uključujući i pravila o trenutnom (operativnom) skladištenju dokumenata, koji uspostavljaju granicu između dokumenata i arhivskih dokumenata.

Ponekad, često u nedostatku arhive u organizaciji, tematski dijelovi Uputstva za vođenje evidencije dopunjeni su odredbama koje uređuju arhivsko skladištenje dokumenata. No, za te zaplete bolje odgovara Uredba o arhivima (rad s arhivskim dokumentima).

Arhivska pravila

Pravila za održavanje arhive uvelike ovise o njenoj veličini. Arhiva može biti ili nezavisna podružnica unutar organizacije, ili pripadati službi za upravljanje dokumentima. Dakle, pri stvaranju punopravne arhive treba se voditi zahtjevima za prostoriju u kojoj će se skladištiti dokumenti. Ako ne postoji mogućnost stvaranja punopravne arhive ili za njom nema potrebe, tada se arhivski dokumenti mogu pohraniti u posebne ormare koji se mogu zaključati ili u sef, a pristup njima treba ograničiti.

Takođe, pravila za održavanje arhive podrazumijevaju stvaranje rasporeda za glavne događaje vezane za arhivu. Potrebno je voditi računa o izradi rasporeda za prijem dokumenata od odjela organizacije. Čak i uz minimalnu količinu dokumenata, ova mjera će izbjeći mnoge greške. Takođe je potrebno sastaviti raspored ispitivanja vrednosti dokumenata. Ovaj događaj će vam omogućiti pravovremeno praćenje i uništavanje dokumenata kojima je istekao rok skladištenja.

Greške pri održavanju arhive

Najčešće greške u arhiviranju nastaju zbog pogrešnog evidentiranja predmeta prenesenih u arhivu. Stoga se postupak prenošenja predmeta i dokumenata mora strogo urediti. Preporučujemo da pažljivo proučite postupak sastavljanja i obrade nomenklature predmeta kako biste smanjili moguće greške.

Takođe, greške mogu biti uzrokovane pogrešnim određivanjem vremena čuvanja dokumenata. Kako biste izbjegli slučajno uništavanje dokumenata čiji rokovi skladištenja još nisu istekli, možete stvoriti popis dokumenata s njihovim rokovima čuvanja. U skladu s tim, preporučuje se čuvanje arhivske dokumentacije u skladu s njihovim uslovima. Neprihvatljivo je skladištenje trajnih dokumenata s papirima za privremeno skladištenje, jer to može uzrokovati slučajno uništavanje dokumenata. A to pak može uzrokovati mnoge probleme regulatornim tijelima.

Treba imati na umu da arhiva mora osigurati očuvanje dokumenata mnogo godina, pa čak i desetljeća. Stoga biste trebali posvetiti veliku pažnju organizaciji skladištenja, jer je to glavni zadatak arhive organizacije.

Šta je zadatak rukovodstva i osoblja organizacije za novog rukovodioca arhivske službe? Najčešće je to vapaj iz srca: "Učini nešto sa ovim prokletim dokumentima!" U početku će se upravo to morati učiniti, a bolje je taj posao izvesti prema određenom planu, prilagođavajući ga prema potrebi.

Evo nekoliko mogućih točaka za takav plan.

■ Procijeniti organizaciju arhivskog skladištenja dokumenata do stvaranja posebne arhivske jedinice.

■ Uspostaviti jedinstven, standardni sistem za prihvatanje dokumenata od organizacionih jedinica radi skladištenja.

■ Organizirati prijem za skladištenje dokumenata koji nisu potrebni za operativne poslove, razbacane po tavanima, podrumima, ormarima, ormarima i drugim neočekivanim mjestima.

■ Popis svih dokumenata u organizaciji.

■ Napravite listu predmeta.

■ Ograničiti pristup skladištu dokumenata organizacije, uspostaviti računovodstvo za prijem i izdavanje dokumenata.

■ Pronađite datoteke i dokumente koji nedostaju.

■ Riješiti pitanje organizacije obavezivanja predmeta.

■ Organizirati računovodstvo svih poslova koje arhiva obavlja.

U organizacijama koje koriste moderne informacijske tehnologije u uredskom poslu, osim razvrstavanja papirnog otpada, možda će biti potrebno riješiti još teži zadatak raščlanjivanja otpada elektronskih informacija i dokumenata.

Takođe je važno dobiti informacije o tome koji se informacioni sistemi u organizaciji koriste u radu sa dokumentima i šta oni predstavljaju. Možda najčešće od njih morate savladati kako biste što više automatizirali rad arhive.

Razmotrimo tačke plana rada detaljnije.

Procjena organizacije arhivskog skladištenja dokumenata do stvaranja posebne arhivske jedinice

Ako vaša organizacija već ima sobu koja se ponosno naziva "arhiva", pažljivo je proučite, posebno ako se nalazi u podrumu zgrade. Pri tome obratite posebnu pažnju na sljedeće:

● da li na zidovima ima vlažnih dokumenata ili vlage;

● da li su dokumenti složeni blizu golih žica ili u blizini uređaja;

● postoje li dokumenti prekriveni prašinom razbacani po kutijama;

● koja su vrata u trezoru, kako su zaključana;

● postoji li alarm za požar i oprema za gašenje požara;

● šta se nalazi u prostorijama pored skladišta (smeće, rezervoari za boju, rezervoari za gorivo, cilindri s propanom itd.);

● postoji li prostorija za pušenje pored vrata spremišta.

Prilikom posjete radnim prostorijama morate pogledati kako je organizovano skladištenje dokumenata. Postoje li fascikle koje se ne spremaju u ormare, već u hrpe na podu, u priključnim kutijama? Postoje li gomile papira koji nisu razvrstani u fascikle, stisnuti na prozorskim daskama, stolicama ili čak samo skupljaju prašinu na podu u kutu?

Svi ovi trenuci zahtijevaju najhitnije djelovanje.

Uspostavljanje jedinstvenog, standardnog sistema za prijem dokumenata iz organizacionih jedinica za skladištenje

Uslovi za prijemni sistem i za dokumente namijenjene arhiviranju u arhivi su sljedeći.

1. Prihvatanje dokumenata vrši se samo aktima.

2. Vodite evidenciju o primljenim dokumentima, po mogućnosti u elektronskom obliku.

3. Svaki slučaj se unosi u akt kao nezavisna jedinica za skladištenje. Tačan naziv svakog slučaja prema nomenklaturi unosi se u akt. Ako nomenklatura predmeta još nije dostupna, koristi se naslov koji je ispisan na samoj fascikli (to je potrebno kako bi kasnije bilo lakše sastavljati akte za uništavanje dokumenata kojima je istekao rok skladištenja).

4. Prilikom prihvatanja predmeta vrši se provjera vrijednosti dokumenata. Na primjer, ako mapa sadrži dokumente različitih perioda čuvanja ili mapa sadrži jedan od obrazaca za izvještavanje nekoliko godina, morate odlučiti koliko i koje predmete treba generirati iz ove mape (u skladu sa standardima i pravilima rada) ).

U prvoj fazi rada vrijedno je započeti radni dan posjetom jednom od odjela organizacije. Glavni zadaci takvih posjeta:

■ Upoznajte bolje osoblje organizacije.

■ Razjasnite koja dokumenta imaju i šta bi hteli / mogli da predaju u arhivu.

■ Objasnite sistem koji ste uspostavili za prijem dokumenata u arhivu. Na pitanja poput: "Je li moguće ujutro - posao, a navečer - interni inventar?" - hrabro odgovorite: "Sve je moguće, ali interni inventar - samo naprijed." Izuzetaka ne bi trebalo biti, inače će iznimka postati pravilo. Čak će i najljepši zaposlenici biti primorani djelovati prema vašim pravilima suočeni s opasnošću od urušavanja polica.

■ Održite mini predavanje o nomenklaturi predmeta. Većina zaposlenih je možda čula za to, ali nemaju pojma kakva je to zvijer i čemu služi. Glavni naglasak je na činjenici da bez njihove pomoći i znanja o dokumentima organizacije ne možete izaći na kraj sa zadatkom koji vam je postavilo rukovodstvo. Recite nam kako planirate obavljati ovaj posao i upozorite da ćete sa svakim zaposlenikom razgovarati o dokumentima za koja je on odgovoran. Pitajte ih u koje vrijeme ih možete ometati. Uvijek morate imati sa sobom bilježnicu u kojoj možete označiti tačke koje su vam važne.

Prihvatanje dokumenata nepotrebnih za operativne poslove radi skladištenja

Morate prihvatiti sve što vam je dato. Primljeni dokumenti moraju biti razloženi po godinama i odjeljenjima, formalizirani aktima o prihvaćanju.

Ne bojte se ako u aktima niste sasvim točno naznačili sastav dokumenata u slučajevima iz prošlih godina. Slučajevi moraju proći provjeru vrijednosti dokumenata i možda će ih trebati ponovo formirati. Ali ovo su planovi za budućnost. Dokumenti će čekati da dođu na red za obradu, jer najvažnije je uspostaviti operativni rad sa postojećim dokumentima.

Dobro uspostavljen prijem dokumenata za skladištenje pokazat će svim zaposlenicima organizacije koji se bave dokumentima da se pojavila zaista funkcionalna služba koja može očistiti svoje stolove i ormare od nakupljenog i vrlo uznemirujućeg "dobra".

Ako su prihvaćeni dokumenti pažljivo raspoređeni po odjeljenjima i godinama, tada će traženje potrebnih papira u arhivi zahtijevati mnogo manje vremena i češće se uspješno dovršava nego pretraživanje gomile papira na radnim mjestima. Kad se u to uvjere, zaposlenici će biti aktivniji u podnošenju predmeta. Samo će se pojedinci držati svojih dokumenata do posljednjeg, čvrsto vjerujući da će se, predavši ih u arhivu, zauvijek rastati s njima i da ih više nikada neće vidjeti. I da budem iskren, potpuno su u pravu! Iskustvo pokazuje da dokumenti organizacije starije od dvije godine praktično nisu potrebni samim zaposlenicima, pa je bolje da povjerenje obavljanja referentnog posla povjerite arhivskoj službi.

Prilikom prihvaćanja računovodstvenih dokumenata za pohranu, morate se prvo opskrbiti kalendarima za prethodne godine (možete koristiti odgovarajuće mogućnosti i / ili softver). Morate znati tačno koji su dani bili radni dani u svakoj od godina. Pomoću ovih kalendara bit će moguće, na primjer, provjeriti potpunost godišnjih kompleta šavova i utvrditi šta nedostaje.

Ako su neki od dokumenata već u spremištu, onda ih takođe treba prihvatiti u skladu sa aktom. Tek od ovog trenutka počinjete snositi punu odgovornost za dokumente organizacije.

Popis svih dokumenata organizacije i sastavljanje nomenklature predmeta

Popis dokumenata je vrlo važan posao koji morate započeti pri sastavljanju nomenklature predmeta. Inventar je zbirka podataka o dokumentima organizacije. Morate znati šta tačno imate pri ruci da biste njime upravljali.

Popis dokumenata trebao bi otkriti sljedeće važne tačke:

● ko čuva ovaj dokument (naziv odeljenja i odgovornog zaposlenog, njegovo ime i položaj);

● koliko se dokumenata ove vrste stvara godišnje (broj fascikli, broj tekućih metara dokumenata);

● način formiranja predmeta (po datumu, po abecedi, po temi itd.);

● koliko takvih dokumenata trenutno postoji i gdje su pohranjeni;

● da li je dokument klasifikovan kao povjerljiv i ako jeste, po kojim kriterijumima;

● da li je dokument od istorijske vrijednosti za organizaciju;

● da li je dokument klasifikovan kao bitan;

● koliko dugo treba čuvati dokument;

● da li organizacija ima dokumente koji postoje samo u elektronskom obliku i u kojim informacionim sistemima organizacije su uskladišteni.

Ne brinite ako popis nije potpun u prvom pokušaju. U daljem radu imat ćete priliku značajno ga proširiti. Ova lista će vam omogućiti da preciznije odredite sastav predmeta, kao i da pratite gdje su određene vrste dokumenata "isparile" iz predmeta i gdje sada žive. Rezultati ovog rada u budućnosti mogu postati osnova za izradu nomenklature poslova organizacije.

Posebnu pažnju treba posvetiti popisu elektronskih dokumenata. Također je važno saznati koje dokumente, u skladu sa zahtjevima zakona, nije potrebno čuvati na papiru, ali koji se ipak štampaju u vašoj organizaciji, i ne zaboravite ih uvrstiti na listu predmeta.

Ograničavanje pristupa spremištu dokumenata organizacije

Od prvog dana uspostavite pravilo da nijedan zaposlenik organizacije ne može ući u skladište bez vaše pratnje, ne može uzeti dokumente bez vaše dozvole, a još više ih odnijeti na svoje radno mjesto bez registracije ove činjenice. Samo stroga registracija predaje predmeta pomoći će da se brzo sazna tko ih ima, a ako dokumenti nisu izdani, tada odmah organizirajte njihovu pretragu u spremištu.

Niko od zaposlenih ne smije primati dokumente koji se ne odnose na njegovu oblast rada. Ako se ipak pojavi takva potreba, zaposlenik mora dostaviti uredno izdatu dozvolu, koju mora priložiti uz akt o izdavanju predmeta.

Ograničavanje pristupa spremištu i kontrola pristupa dokumentima jednostavan je, ali vrlo učinkovit način održavanja povjerljivosti ograničenih informacija.

Programeri su obično uključeni u ograničavanje pristupa elektroničkim dokumentima. Vrijedi pitati kako oni to rade, a istovremeno pitati za mišljenje službe sigurnosti.

Potražite datoteke i dokumente koji nedostaju

U procesu prenošenja dokumenata iz odjela, odmah može postati jasno da nešto nedostaje. Nabavite si bilježnicu za računovodstvo i zapišite sve predmete i dokumente koji vam još nisu predati. Ako koristite računalo, bolje je odmah u njega unijeti podatke o nestalim predmetima. Nemojte se uznemiriti kada će vam, umjesto 250 slučajeva računovodstvenih dokumenata ili ugovora utvrđenih za godinu, odjel predati samo 240. Glavna stvar je da ste jasno evidentirali prilikom sastavljanja akta o prihvatanju dokumenata u arhivu, koje dokumente ste prihvatili i za koje datume. U ogromnoj većini organizacija slučajevi ne nestaju; ponekad ih je jednostavno vrlo teško pronaći. Najvjerojatnije su u nečijem stolu ili na sefu.

U mojoj praksi bilo je slučajeva kada je kompletan skup računovodstvenih šavova banke za "predarhive" godine uspio sastaviti u roku od šest mjeseci. U isto vrijeme, šavovi nisu sami došli u arhivu - morao sam lično pristupiti svakom od potencijalnih vlasnika ovih dokumenata i uvjeriti ih da provjere sva njihova draga mjesta. Poslednji šav je pronađen (tokom sledećeg preseljenja odeljenja u banci) na stolu zamenika glavnog računovođe, u donjoj ladici.

Sve gore navedeno odnosi se i na elektroničke dokumente, samo što ih je mnogo teže pronaći. Ako su to datoteke na računaru, možete pozvati programere u pomoć. Ali ako trebate pronaći sigurnosnu kopiju bilo koje baze podataka - ovo je ponekad posao za Sherlock Holmes.

Bilješka

Vrlo je važno uspostaviti dobre poslovne odnose sa zaposlenima u organizaciji. Arhivar nema ovlaštenja ometati zaposlenike u poslu i prisiljavati ih da pokažu svoje ormare i sefove. Vaš zadatak je uvjeriti ih u to, jasno objasnivši potrebu za tim pretraživanjima. Ponekad ni mali "vojni trikovi" neće naštetiti. Ponekad sam zaposlenima rekao: "Zamjenika predsjednika Upravnog odbora danas je zanimalo kako stoje stvari s arhiviranjem dokumenata u arhivi i jesu li sve divizije sve prošle." (I ovdje nije bilo zavaravanja. Zaista sam razgovarao s najvišim rukovodstvom o napretku rada u arhivi, iako na malo drugačijem planu.)

Rješavanje pitanja organizacije obvezivanja predmeta

Iako je većina dokumenata iz arhive organizacije (do 90%) dokumenti s privremenim skladištem i, prema pravilima klasičnog uredskog rada, uvezivanje takvih dokumenata nije potrebno, toplo vam preporučujem da pažljivo odvagnete za i protiv. Trenutno organizacije koriste dvije glavne mogućnosti za pohranu papirnatih dokumenata:

1. Nabavka i čuvanje dokumenata u fasciklama tipa "Kruna". Glavna pogodnost je što kućište ne mora biti isprepleteno. U slučaju različitih vrsta zapljena, iz predmeta je lako dobiti potrebne dokumente. Međutim, ima mnogo više nedostataka:

■ Ako je iko ikada vidio kako se dokumenti iz ovih fascikli raspadaju kada se slučajno i neuspješno ispuste i koliko je vremena potrebno da se svi dokumenti ponovo prikupe i dovedu u red, razumjet će zašto više volim povezivati ​​predmete.

■ Veličina fascikli je obično znatno iznad arhivske zapremine od 150-200 listova. Težina fascikle dokumenta je 3 kg. Prilikom rada morat ćete ga podići najmanje 4 puta (ukloniti ga s police u kolica, izvaditi iz kolica na stol, ukloniti sa stola u kolica, staviti na policu), tj. morat ćete podići 12 kg - dvostruko više nego kada radite sa standardnom spajanom kutijom zapremine 250 listova.

■ Za arhivsku pohranu, mape će zauzeti znatno više prostora.

■ S arhivskim skladištem u ormarima, neće biti moguće spremati dokumente u hrpe i praviti snopove. Broj arhivskih ormara za skladištenje ne može se smanjiti na ovaj trošak.

■ Isječci u Crown fasciklama neprestano propadaju i postoji stvarna prijetnja od gubitka dokumenata koji jednostavno mogu iskliznuti iz mape čak i sa zaključanom bravom.

■ Prilikom izdavanja predmeta za privremenu upotrebu morat ćete ponovo prepričati dokumente ili preuzeti odgovornost za gubitak dokumenata u slučaju da ih je neko zaboravio postaviti.

2. Nabavka i skladištenje dokumenata u uvezanim predmetima. To znači stavljanje dokumenata u kartonske omote i njihovo spajanje u četiri rupe. Nedostatak takvog skladištenja je da neko mora vezati predmete, pa postaje mnogo teže izvršiti oduzimanje dokumenata. Ipak, čini mi se, ima još prednosti:

■ Čak i sa vrtoglavim padom, vjerovatnoća oštećenja dosijea i "rasipanja" dokumenata po trezoru je vrlo mala.

■ Težina kućišta od 250 listova je 1,25 kg.

■ S arhivskim spremištem u ormarima, možete ugurati dvostruko više ormara u ormar, a pri skladištenju ormara na otvorenim policama u spremištu, uštedjet će se i prostor.

■ Prilikom izdavanja predmeta za privremenu upotrebu, mogućnost nenamjernog oduzimanja dokumenta praktično je svedena na nulu. U mojoj praksi nisam vidio nikoga ko bi izvezao cijeli slučaj kako bi napravio kopiju dokumenta: morat će ga ponovo sašiti, a tko će od zaposlenika to moći učiniti sam? Naravno, prijetnja namjernog oduzimanja dokumenata i dalje postoji, ali je mnogo teže izvaditi dokument iz spojene datoteke.

Naravno, izbor je vaš i vodstvo vaše organizacije. Više volim raditi s uvezanim dokumentima. Ako povezivanje nije izvršeno, a uprava se slaže s vašim argumentima, tada će arhivi biti potrebno dostaviti uređaje za uvezivanje (stroj za uvezivanje, moćne probijače s 4 rupe, velike igle za šivanje futrola) i potrošni materijal (karton, ljepilo) , papir, kanap). Jedan zaposlenik u arhivi može dnevno sašiti 25-30 datoteka od 150-200 listova. Osim toga, trenutno postoji i mogućnost korištenja usluga specijaliziranih organizacija.

Organizacija računovodstva svih poslova koje arhiva obavlja

Sve gore navedeno morat će se učiniti gotovo istovremeno. Teško je, ali za profesionalca je sasvim sposobno. Glavna stvar je stalan i ustrajan napredak.

Međutim, potrebno je zapamtiti još jednu važnu stvar: morate biti sposobni ne samo kompetentno i vješto uspostaviti rad s arhivskim dokumentima organizacije, već i „prodati“ rezultate svog rada rukovodstvu organizacije i svog tima, što će biti najteži zadatak. Da biste to učinili, potrebno je od prvog dana voditi računa o prikupljanju i očuvanju "materijalnih dokaza".

Prije svega, ako ste naslijedili pretrpano spremište dokumenata, pažljivo dokumentirajte ovu činjenicu. Dobar način je fotografirati cijeli nered. Učinite li bilo kakva poboljšanja i poboljšanja u radu s arhivskim dokumentima, fotografirajte rezultate svog rada. Uporedite dve fotografije - "pre" i "posle" - pa čak i najkritičniji menadžer može videti razliku.

Pažljivo vodite evidenciju o obavljenom poslu od prvog dana: koliko je predmeta prihvaćeno za skladištenje, koliko izdanih, koliko je povezano ili obrađeno. Trebali biste biti spremni izvijestiti o svom poslu u bilo koje vrijeme, a riječi poput "puno", "puno" neće vam puno pomoći. Najmoćniji argumenti su brojevi i činjenice.

Čak je i u maloj organizaciji teško organizirati skladištenje dokumenata u jednom ili dva mjeseca. Stoga morate svoj rad organizirati tako da u roku od mjesec dana postepeni napredak ka izvrsnosti bude primjetan golim okom ne samo vama, već i svim zaposlenicima organizacije, a prije svega njenim čelnicima.

ON. Khramtsovskaya,
vodeći stručnjak za upravljanje dokumentima kompanije "EOS", član Ceha menadžera dokumentacije i ARMA International

Lokalni propisi koji uređuju rad arhive organizacije su stvoreni i pružaju ciljano rješenje za menadžerske zadatke u pitanjima naručivanja arhivske dokumentacije organizacije, osiguravajući njihovu sigurnost i upotrebu. Kandidat istorijskih nauka, vanredni profesor, šef Katedre za arhivistiku IAI RGGU E.M. Burova

U skladu sa postojećim normama u oblasti arhiviranja, organizacija razvija i odobrava lokalne akte čiji je cilj regulisanje procedure za rad sa arhivskim dokumentima u kancelarijskom poslu i arhivi ili arhivskom skladištu. Jasno ispunjenje zahtjeva uputa i propisa omogućuje vam učinkovito rješavanje problema organizacije arhivskih dokumenata, osiguravajući njihovu sigurnost i upotrebu.

Osnovni komplet uključuje:

  • upute za uredski rad;
  • propisi o arhivi (propisi o službi predškolske obrazovne ustanove, ako je sa njom stvoreno arhivsko skladište), propisi o arhivskoj službi ili propisi o radu sa arhivskim dokumentima;
  • opis poslova;
  • uputstvo o zaštiti rada za arhivara;
  • naredba o sastavu stručne komisije;
  • propisi o stručnoj komisiji;
  • propise, uputstva i druge dokumente kojima se utvrđuju određene vrste poslova ili jednokratni događaji sa arhivskim dokumentima.

Treba imati na umu da nećete morati ponovno izmišljati kotač: niz dokumenata (upute za uredski rad, propisi o arhivi, propisi o stručnoj komisiji itd.) Razvijeni su u tipičnoj verziji -Ruski istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD). Ovi dokumenti su dostupni za preuzimanje sa Interneta.

Uputstvo za rad u kancelariji

Prije svega, organizacije se moraju razvijati i odobravati Uputstvo za rad u kancelariji ... Ovaj dokument uređuje postupak rada s dokumentima, uključujući utvrđivanje pravila za operativno skladištenje dokumenata, uspostavljanje granice između dokumenta i arhivskog dokumenta.

Ponekad, često u nedostatku arhive u organizaciji, tematski dijelovi Uputstva za vođenje evidencije dopunjeni su odredbama koje uređuju arhivsko skladištenje dokumenata. No, za te zaplete bolje odgovara Uredba o arhivima (rad s arhivskim dokumentima).

Arhivski propisi

Pri izradi Pravilnika o arhivskoj građi (arhivska služba, rad s arhivskim dokumentima) organizacije možete uzeti kao osnovu Približnu uredbu o arhivi državne institucije, organizacije, preduzeća (odobrenu naredbom Roskomarkhiva br. 176 od 18.08.1992) ili koristiti Osnovna pravila za arhive organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarkhiva od 06.02.2002).

Bilješka! Ako organizacija nema arhivu, već samo arhivsko skladište, tada se glavni pravci njezinog djelovanja odražavaju u Pravilniku o strukturnoj jedinici u kojoj je osnovana, ali je u svim slučajevima preporučljivo izraditi Pravilnik o arhivska služba, rad sa arhivskim dokumentima itd.

Dakle, Pravilnik o arhivi određuje postupak formiranja arhive, njene funkcionalne zadatke, uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti organizacije i specifičnosti dokumentacije koju stvara, kao i prava, dužnosti i odgovornosti zaposleni u arhivi.

Osnovna pravila za arhiv organizacija kažu da se, ovisno o količini dokumenata, arhiva stvara kao samostalna strukturna jedinica organizacije ili kao jedinica u okviru predškolske obrazovne službe (samo najčešće u obliku arhivske pohrane) ). Vrste kreiranih arhiva ovise o nadležnostima i funkcijama same organizacije.

Na primjer, u dioničkim društvima u kojima postoji matična organizacija i njezine podružnice, ponekad se stvaraju zajedničke arhive za pohranu arhivskih fondova. U ovom slučaju, unatoč činjenici da su organizacija i njezine podružnice neovisna pravna lica, ali između njih postoji podređenost, jedinstvena sfera djelovanja i jedinstvo izvršenih zadataka, ekonomski je isplativo stvoriti jednu jedinstvenu arhivu.

Najčešći fenomen ostaje stvaranje arhiva organizacije, koji može biti arhiva jedne vrste dokumenata: upravljačke dokumentacije, naučno -tehničke arhive, arhive elektronskih dokumenata itd.

Ponekad organizacija stvara jedinstvenu arhivu koja čuva upravljačku, naučnu i tehničku dokumentaciju i dokumente u elektronskim medijima.

Postoji i takva kombinacija: arhiva čuva naučnu i tehničku dokumentaciju, a upravljačka dokumentacija se čuva u strukturnim odjeljenjima.

Stoga, pri odlučivanju o stvaranju arhive, prije svega utvrđujemo koji dokumentarni kompleks imamo ili šta ćemo pohraniti u arhivu. Ovisno o tome, puni se prvi odeljak Arhivski propisi koji definišu status i vrstu arhive, njenu namenu.

In drugi odeljak označava od koga i koji se dokumenti trebaju prenijeti u arhivu. Glavni izvori prijema dokumenata u arhivu (izvori nabavke) su strukturni odjeli organizacije i, izuzetno rijetko, druge organizacije i pojedinci.

U skladu s Osnovnim pravilima za arhive organizacija, strukturna odjeljenja prenose dokumente sa rokovima čuvanja u arhivu "stalno" i "Preko 10 godina "(Što zaista znači rok trajanja od 15 litara, 25 litara, 45 litara, 50 litara) i kadrovska dokumenta (75 l.).

Međutim, organizacija ima pravo "spustiti" granicu između vođenja evidencije i arhivskog skladištenja dokumenata i utvrditi da dokumenti sa rokom čuvanja, na primjer, 5 godina, također podliježu prijenosu u arhivsku pohranu.

U posljednje vrijeme to je postalo vrlo uobičajeno zbog činjenice da značajan dio primarne računovodstvene dokumentacije ima rok čuvanja "5 godina", a mnogi menadžeri, zabrinuti za njenu sigurnost, zahtijevaju od arhive svoje organizacije da prihvati te dokumente za skladištenje.

U ovoj situaciji, samo dokumenti sa rokom čuvanja od jedne i tri godine ostaju u strukturnim jedinicama za skladištenje.

Nije zabranjeno uz povećanu odgovornost za sigurnost dokumenata ili u nedostatku dovoljno prostora u odjeljcima za skladištenje dokumenata, postaviti granicu na nivo od 1 godine. U takvoj situaciji, svi završeni dokumenti o poslovima sa rokovima skladištenja 1 godina, 3 godine, 5 litara. i 10 litara. itd. primaju se za skladištenje u arhivu ili arhivsko skladište organizacije.

Naravno, sa smanjenjem granice između uredskog posla i arhivske pohrane u organizaciji, osigurava se bolje očuvanje dokumenata, ali u isto vrijeme povećava se i opseg rada na njihovom opisu, jer se svi dokumenti prenose u arhivirati samo prema popisima sastavljenim od strukturnih odjela.

Utvrđena granica između vođenja evidencije i arhivskog čuvanja dokumenata mora biti propisana Uputstvom za vođenje evidencije i Pravilnikom o arhivima.

V treći odeljak navedeni su glavni zadaci i funkcije arhive (arhivske službe). Tekst se može preuzeti iz Osnovnih pravila za arhiv organizacija.

Glavni zadaci uključuju:

  • prihvatanje dokumenata za skladištenje od strukturnih odjeljenja (nabavka) u skladu s vrstom dokumenata i rokovima skladištenja navedenim u prvom i drugom odjeljku ove odredbe;
  • računovodstvo i osiguranje sigurnosti dokumenata u arhivi ili arhivskom skladištu;
  • stvaranje i održavanje referentnih i alata za pretraživanje arhivskih dokumenata (inventari, kartoteke, katalozi, povijesni podaci, baze podataka itd.);
  • organizacija korištenja dokumenata pohranjenih u arhivi ili arhivskom skladištu;
  • pripremu i prenos dokumenata u državnu ili opštinsku arhivu (za organizacije sa državnim ili opštinskim oblikom vlasništva nad dokumentima ili za organizacije sa privatnim oblikom vlasništva nad dokumentima, ali su zaključile ugovor o prenosu dokumenata).

Među funkcijama arhive (arhivske usluge), uz funkcije koje izravno proizlaze iz gore navedenih zadataka, postoje i one koje su izravno usmjerene na uslugu upravljačke dokumentacije, ali posredno utječu na kvalitetu materijala koji se prenosi na skladište. Ovo se odnosi na:

  • provjera ispravnosti formiranja i registracije predmeta u strukturnim odjeljenjima;
  • rad na sastavljanju nomenklature poslova organizacije;
  • učešće u izradi regulatornih i metodoloških dokumenata ne samo u arhivskim poslovima, već i u predškolskim obrazovnim ustanovama.

V četvrti odjeljak Odredbe o arhivi propisuju prava zaposlenih u arhivu (arhivska služba):

  • mogućnost zahtijevanja od strukturnih odjela blagovremenog prenošenja dokumenata u arhivu (arhivsko skladište), dok su u urednom stanju i obavezni prema popisu;
  • kontroliše izvođenje radova sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima.

V peti odjeljak ukazuje na odgovornost uposlenika arhive (arhivske službe) koju snose zajedno sa čelnikom organizacije za nepoštivanje uvjeta za osiguranje sigurnosti dokumenata, gubitak i neovlašteno uništavanje istih, kršenje pravila za korišćenje dokumenata i pristup njima u skladu sa zakonom.

Podsjetimo, ako je organizacija umjesto arhive stvorila, na primjer, odjel za arhivu i informacije, odjel za korporativno skladištenje dokumenata, odjel za arhivsko skladištenje i upotrebu dokumenata, centar za skladištenje dokumenata, ali sa istim funkcijama kao u arhiva, zatim Pravilnik o odjelu, centru itd., kao i opisi poslova za stručnjake u ovim strukturama trebali bi imati "arhivski" sadržaj.

Upute za posao

Rad s osobljem odgovornim za postavljanje arhivskih poslova u organizaciji uključuje, prije svega, odabir zaposlenika u skladu s kvalifikacijama i poslovnim kvalitetima, čiji se zahtjevi odražavaju u Jedinstvenom priručniku o kvalifikacijama za pozicije menadžera, stručnjaka i Zaposleni, odobreni nalogom Ministarstva zdravlja i socijalnog razvoja Rusije od 04.11.2012. Br. 338n (registrovano pri Ministarstvu pravde Rusije 28. maja 2012. br. 24339).

Upute za posao šef arhiva, arhivar, kao i druga "arhivska" radna mjesta, sastavljaju se u skladu s odjeljkom "Kvalifikacijske karakteristike radnih mjesta službenika državnih arhiva, centara za čuvanje dokumenata, arhiva općina, odjela, organizacija, laboratorija" radi osiguranja očuvanja arhivskih dokumenata "iznad navedene reference.

U nedostatku arhive ili arhive u organizaciji, pa shodno tome i rukovodioca arhive ili arhivara, potrebno je predvidjeti kome će biti povjerene odgovornosti za organizaciju rada s arhivskim dokumentima i ko će biti odgovoran za ovu oblast. Najčešće se u takvim situacijama dužnosti dodjeljuju zaposleniku predškolske obrazovne ustanove, a to bi se trebalo odraziti u njegovom opisu posla.

Uputstvo o zaštiti rada za arhivara

Uputstvo o zaštiti rada za arhivara koju je razvila služba zaštite rada zajedno sa šefom arhivske službe, ali ako se pojave poteškoće u njenoj pripremi, možete se pozvati na odjeljke Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija, koji odražavaju sistem mjera za osiguranje sigurnost dokumenata, zahtjevi za lokaciju arhive, način skladištenja dokumenata itd.

Naredba o sastavu stručne komisije

Naredba o sastavu stručne komisije (EC) objavljuje se u organizaciji kada se imenuje osoblje ili dolazi do rotacije njegovih članova. Neke organizacije izdaju ovu naredbu godišnje (početkom godine), tvrdeći da je tako prikladnije. No, nema smisla izdavati ovu naredbu godišnje, jer se smatra da je stručna komisija stalna.

Preporučuje se uključivanje najkvalifikovanijih radnika u EK organizacije, uključujući i obaveznog zaposlenog odgovornog za arhivu. Predsjedavajući EK imenovan je za jednog od vodećih zaposlenika organizacije, koji nadzire pitanja uredskog rada, zatim u komisiju ulaze osobe odgovorne za uredski rad i arhivu (potonja je i sekretarka EK). Preporučljivo je uključiti računovođu, pravnika i druge stručnjake u glavna područja aktivnosti organizacije u EZ. Nedavno su sve češće počeli uključivati ​​predstavnika kadrovske službe u EK, imajući u vidu važan društveni aspekt dokumenata o osoblju i njihov rok čuvanja (75 l. EPK). Za organizacije koje svoje dokumente prenose u državnu ili općinsku arhivu na pohranu, preporučljivo je uključiti predstavnika (njihovog kustosa) ove arhive u EK. Predstavnici organizacija trećih strana mogu biti uključeni u rad EK kao stručnjaci.

U malim organizacijama i firmama EK po pravilu uključuje samo sekretara, službenika za kadrove i računovođu.

EC u organizaciji mora uključivati ​​najmanje tri osobe; s većim brojem članova, njen sastav mora biti neparan. Ako organizacija ima podružnice ili odjele koji se nalaze izvan središnjeg ureda, tada se organizacija može formirati Centralna stručna komisija (CIK), a u podružnicama ili odjelima vlastiti EK.

Odnos između CIK -a organizacije i EK podružnica ili odjeljenja izgrađen je u skladu sa pravnim odnosom između organizacije i njenih struktura.

Opcije su:

  1. EK odjela ili podružnica na svojim sastancima razmatra samo nacrte popisa predmeta, nomenklature predmeta, akte o dodjeli dokumenata za uništavanje i, na propisan način, šalje ih na odobrenje CIK -u organizacije (središnji ured).
  2. IO podružnice ili odjela i njegovi rukovoditelji imaju pravo odobriti ove dokumente bez učešća CIK -a organizacije (sjedište).

Obje ove pozicije imaju pravo na postojanje.

Pravilnik o stručnoj komisiji

Uredba o CIK -u ili EC organizacije - glavni pravni dokument koji definira status ovog savjetodavnog tijela.

U skladu sa svim važećim regulatornim dokumentima, samo stručne komisije donose odluke o tako važnim pitanjima kao što su odobravanje akata o dodjeli dokumenata za uništavanje, nomenklatura dosijea organizacije, upute za uredski rad, popisi slučajeva stalnog, privremenog skladištenja i osoblja , prijedlozi za promjenu perioda čuvanja dokumenata.

Bez dokumenata koje je pregledala EK, bez protokola o njihovom sporazumu ili odobrenju, nijedan rukovodilac nema pravo da donosi odluku o određenom pitanju u vezi sa organizacijom rada sa arhivskim dokumentima u organizaciji.

Prilikom izrade Uredbe o EZ organizacije, možete koristiti Model uredbe o stalnoj stručnoj komisiji institucije, organizacije, preduzeća, odobrene naredbom Rosarkhiva od 19. januara 1995. br.

Burova E.M.

Kandidat historijskih nauka, vanredni profesor, šef Katedre za arhivistiku, IAI RSUH

Naredba Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. broj 526 stupila je na snagu 21. septembra 2015. godine. Odobrio je „Pravila za organizaciju skladištenja, nabavke, računovodstva i upotrebe dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama“. Dalje u tekstu članka, radi sažetosti, nazvat ćemo ih "Pravila-2015".

Vrijedi napomenuti da nije bilo revolucije u arhiviranju objavljivanjem Pravila-2015. Da li su nova pravila prijateljskija prema elektronskim dokumentima ... Govorimo o statusu novih i starih pravila o arhiviranju u ovom članku. Ovdje možete preuzeti i pravila poslovanja korporativnih arhiva za 2015. godinu.

Prije i poslije

Sjetimo se kako je to bilo prije nego što je naredba stupila na snagu: organizacije su radile na dva dokumenta.

Prvo od njih su Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva (odobrena naredbom Glavne arhive SSSR -a od 5. septembra 1985. N 263). Ovo je bio jedini normativni (odnosno obavezni) dokument o arhiviranju u Rusiji do 21. septembra 15.

U dopisu Federalne arhivske agencije od 18. septembra 2015. N 2/2133-A navodi se da od stupanja na snagu naredbe br. 526 "Osnovna pravila za rad odjeljenja arhiva ne podliježu primjeni." Više se ne mogu koristiti.

Drugo su Osnovna pravila za rad arhiva organizacija (odobrena odlukom Kolegijuma Rosarkhiv od 06.02.2002). Ovo je metodički (izborni, ali informativan) dokument, koji nije otkazan, ali ga možete, pa čak i trebate koristiti, jer u Pravilima iz 2015. mnoga pitanja o praktičnim radnjama za skladištenje dokumenata u organizacijama ostavljena su iza kulisa.

Tako nam preostaju dva radna dokumenta: Pravila iz 2015. i Osnovna pravila. Imaju potpuno drugačiji status:

Pravila-2015 je normativni dokument. Obavezna je za sve organizacije, bez obzira na područje djelovanja i oblik vlasništva. Odobren je naredbom Ministarstva kulture.

Osnovna pravila - metodološki dokument. Nije potrebno koristiti ga, iako je u ovom slučaju stvaranje arhive u organizaciji vrlo teško. Osnovna pravila upravo su odobrena odlukom Kolegija Rosarkhiv, što znači da je njihov status mnogo niži od onog iz Pravila iz 2015.

U arhivama organizacija dokumenti se čuvaju određena razdoblja, nakon čega se moraju prenijeti na državnu pohranu u državnu i općinsku arhivu. Federalno zakonodavstvo definira maksimalne rokove čuvanja dokumenata uključenih prema utvrđenom redoslijedu u Arhivski fond Ruske Federacije:

  • dokumenti o osoblju, evidencija notarskih radnji, knjige o domaćinstvu i dokumenti koji se odnose na privatizaciju stambenog fonda - 75 godina;
  • projektna dokumentacija za kapitalnu izgradnju - 20 godina;
  • tehnološka i projektna dokumentacija - 20 godina;
  • patenti za izum, korisni model, industrijski dizajn - 20 godina:
  • naučna dokumentacija - 15 godina;
  • filmski i fotografski dokumenti - 5 godina;
  • video i foto dokumenti - 3 godine.

U slučaju likvidacije organizacije, dokumenti o trajanju stalnog skladištenja i zaposleni sa punim radnim vremenom prenose se u državnu (općinsku) arhivu. Treba reći da je za nevladine organizacije, čiji se neki dokumenti pripisuju sastavu Arhivskog fonda Ruske Federacije, za takav prijenos izuzetno važno zaključiti sporazum s uspostavom sistema Federalnog Arhivska služba Rusije. Ako organizacija nije na vrijeme zaključila ugovor s arhivom, tada je u ovom slučaju državni (općinski) arhiv dužan prihvatiti na čuvanje samo dokumente o osoblju zaposlenih u organizaciji. Mjesto skladištenja preostale dokumentacije određuje predsjednik likvidacione komisije ili stečajni povjerenik.

Priprema dokumenata za prenos u arhivu

U svakoj organizaciji određeni broj predmeta se formira tokom godine. Neki od njih, nakon utvrđenog roka skladištenja, moraju se vratiti u arhivu. To su slučajevi sa izvršenim dokumentima o stalnom ”privremenom (preko 10 godina) skladištenju i osoblju. Predmeti se predaju u arhivu godinu dana nakon završetka uredskog posla. Pripremu dokumenata za prijenos u arhivu obavljaju zaposlenici predškolske obrazovne ustanove i sekretari strukturnih odjeljenja. Predmeti se predaju u arhivu nakon što su u potpunosti završeni.

Registracija predmeta sastoji se od sljedećih operacija:

  • provjera ispravnosti grupisanja dokumenata u predmete;
  • šivanje (turpijanje);
  • numerisanje listova;
  • sastavljanje atestacijskog natpisa (atesta list);
  • sastavljanje, ako je potrebno, internog popisa spisa predmeta;
  • prilagođavanje detalja naslovnice predmeta (pojašnjenje naziva organizacije, indeks registracije, krajnji datumi predmeta, naslov predmeta);
  • sastavljanje i registracija popisa predmeta.

Slučajevi s periodom privremenog skladištenja (uključujući i do 10 godina) podliježu djelomičnoj registraciji, ako je dopušteno:

  • da ne sistematizuje dokumente u predmetu;
  • nemojte numerisati listove kućišta;
  • ne sastavljajte natpise o ovjeri;
  • ne šivati ​​(ne šivati)

Provjera ispravnosti grupiranja dokumenata u predmete vrši se radi ponovne provjere dokumenata u predmetu, naslova prema nomenklaturi, rasporeda dokumenata u predmetu prema određenim načelima: o pitanjima koja se razmatraju ; po hronologiji; geografski; po abecednom redu dopisnika itd.

Slika br. 6.2. Obrazac lista svjedoka predmeta

Kada se završi, izuzetno je važno zalijepiti ili vezati kućište. Prethodno se iz kućišta uklanjaju svi metalni predmeti: spajalice, igle itd. Dokumenti se uklanjaju iz registratora. Nakon posljednjeg dokumenta, u kućište se stavlja list za evidencijski dokument "na početku predmeta, ako je potrebno, ubacuje se list ili listovi za interni inventar (ako postoje, onda štampani obrasci internog inventara) Kućište ne smije prelaziti 250 listova. Ako je tokom godine u spis bilo položeno više dokumenata, onda ih je potrebno podijeliti u nekoliko svezaka.

Svi dokumenti su zavedeni ili uvezani u tvrdi uvez. S obzirom na to da se u kućište pohranjuju dokumenti različitih formata, potrebno ih je obložiti za 4 uboda. Ovo će osigurati da su svi dokumenti čvrsto zalijepljeni.

Slika br. 6.3. Obrazac internog popisa dokumenata predmeta

U slučajevima dugog roka trajanja, možete prošiti kućište, uključujući gornji i donji dio poklopca. Trajni se dosjei arhiviraju počevši od lista koji slijedi naslovnicu. Gornji dio navlake nije zašiven. Na prvi list nanese se tanka kartonska podstava širine do 1 cm, koja se kroz nju prošije. Budući da se takav kovčeg treba čuvati zauvijek, takav uložak štiti niti od habanja i daje estetski izgled kućištu.

Prilikom podnošenja morate osigurati da se čitav tekst dokumenata može pročitati. Dokumenti sa vijekom trajanja manjim od 10 godina ne mogu se podnijeti, već ostaju u registratoru.

Svi listovi u slučajevima stalnog i privremenog skladištenja numerirani su kako bi se osigurala sigurnost dokumenata i jednostavnost upotrebe. Listovi su numerisani crnom grafitnom olovkom ili numeratorom u gornjem desnom uglu samo sa prednje strane lista, bez dodirivanja teksta dokumenta. Zabranjena je upotreba tuša i olovaka u boji. List većeg formata od A4 opšiven je jednom ivicom, rasklopljen i numerisan kao jedan list. Presavijeni i obrubljeni list numerisan je kao dva lista. Ilustrovani materijali, fotografije numerisani su na poleđini u gornjem lijevom uglu. Koverte s natpisima ili prilozima koji su ušiveni u kućište numeriraju se nezavisno. Ograda u koverti je numerisana sljedećim brojem iza koverte. Prilikom stvaranja više svezaka jednog kućišta, svaki od njih je zasebno numeriran.

Slika br. 6.4. Obrazac omota za slučajeve trajnog i privremenog (preko 10 godina) skladištenja

Rezultati numeracije zabilježeni su u povjerljivom zapisu na posljednjem listu kućišta sašivenom posebno za nju. On brojevima i riječima označava broj numerisanih listova dokumenata, a posebno kroz znak "+" broj listova unutrašnjeg inventara, brojeve u slovima i nedostajuće.

Zapisnik o ovlašćenju potpisuje osoba koja ga je sačinila, navodeći položaj, lični potpis, prezime i datum sastavljanja. Zabranjeno je sastavljanje atestacijskog natpisa na naslovnici kućišta ili na poleđini posljednjeg lista.

Obrazac potvrde slučaja utvrđen je Osnovnim pravilima za arhivu organizacija.

U slučaju da dosije sadrži posebno vrijedne dokumente - u ličnim spisima, predmete o dodjeli akademskih diploma i prijemnih

Državni standard R 51141-98 sadrži sljedeću definiciju internog inventara: "Interni popis spisa predmeta - ϶ᴛᴏ računovodstveni dokument koji sadrži popis spisa predmeta koji označava serijske brojeve dokumenata, njihove indekse, naslove, datume, brojeve listova" 1.

Interni popis se nalazi ispred dokumenata predmeta i sadrži podatke o svakom od njih. Konačni zapis internog inventara pokazuje broj dokumenata koji su u njega uključeni i broj listova samog inventara.

Kada koristite automatizovane sisteme za registraciju dokumenata, može se kreirati i automatski odštampati interni inventar na osnovu podataka unetih u registracione kartice dokumenata stavljenih u kutiju. Nakon podnošenja dokumenata, numerisanja, sastavljanja natpisa o potvrdi i internog popisa spisa predmeta, vrši se dodatno dizajniranje omota predmeta.

Dizajn omota kućišta provodi se u procesu utvrđivanja predmeta u uredskom poslu i provodi se u skladu sa zahtjevima državnog standarda GOST 17914-72. “Poklopci kućišta za dugotrajno skladištenje. Vrste, veličine, tehnički zahtjevi ". U vrijeme pokretanja slučaja prema nomenklaturi predmeta, na omot su već bili stavljeni brojni podaci:

  • naziv institucije (organizacije) i njenu podređenost;
  • naziv strukturne jedinice;
  • službeni indeks predmeta;
  • naslov slučaja;
  • rok trajanja kućišta.

Prilikom pripreme predmeta za predaju u arhivu, ti se detalji preciziraju i dopunjavaju. Na primjer, na naslovnici su stavili:

  • broj sveske ako kućište ima nekoliko svezaka;
  • rokovi za predmet;
  • broj listova u kućištu;
  • brojeve fonda, inventara i predmeta prema popisu.

Posljednji rekviziti pohranjeni su u arhivu.

Slika 6.5. Obrazac popisa predmeta stalnog, privremenog (preko 10 godina) skladištenja

Vrlo je važno pridržavati se određenih zahtjeva prilikom projektiranja omota. Dakle, naziv organizacije upisuje se u nominativu. Ako se ime promijenilo u toku godine, tada su na naslovnici navedena oba imena, pri čemu je prethodno ime uzeto u zagrade, a novo ispod njega.

Naslov predmeta prenosi se na naslovnicu početkom godine iz nomenklature predmeta. No, nakon analize sadržaja dokumenata, možda će biti potrebno unijeti neka pojašnjenja u naslov. Ako se pojavi takva potreba, potrebno je dodati nomenklaturu predmeta i naslov i indeks staviti na omot zajedno s ovim dodatkom. Prvo, naslov treba naznačiti vrstu slučaja (predmet, prepiska, dokumenti itd.) Ili vrstu dokumenata (protokoli, naredbe, izvještaji, akti) Zatim se navodi autor ili dopisnik (ako ϶ᴛᴏ prepiska), a zatim pitanje koje odražava sadržaj dokumenata ... Moguće je formirati u jednom predmetu dokumente više autora ili dopisnika ako se odnose na jedno pitanje. Autentičnost dokumenata nije naznačena u naslovima, ali se pregovara o prisustvu kopija dokumenata. Na omotu predmeta moraju biti naznačeni datumi najranijih i najnovijih dokumenata i rok čuvanja predmeta. Na datotekama s dokumentima o trajnoj pohrani naznačeno je "zadržati trajno", na drugima - određeni period skladištenja na popisu.

Prilikom navođenja broja listova ne uzimaju se u obzir listovi internog inventara i certifikacijski zapisi.

Popis se sastavlja za sve slučajeve trajnog i dugotrajnog skladištenja. Valja napomenuti da je popis ϶ᴛᴏ arhivska referentna knjiga koja sadrži sistematizovani spisak skladišnih jedinica, kao i namijenjena njihovom računovodstvu i konsolidaciji sistematizacije. Valja napomenuti da inventar služi kao glavni računovodstveni referentni priručnik za kancelarijski rad i arhive. Zalihe se sastavljaju odvojeno za slučajeve trajnog skladištenja, slučajeve privremenog (preko 10 godina) skladištenja, slučajeve osoblja. U nekim slučajevima, ovisno o specifičnostima organizacije, inventari se mogu sastaviti za određene kategorije predmeta (sudski i istražni predmeti, naučni izvještaji o temama itd.)

Slučajevi su rangirani u inventaru prema stepenu važnosti. Na primjer, slijed može biti sljedeći: statut kompanije, zapisnici sa skupština dioničara, zapisnici sa sjednica odbora direktora, nalozi direktora za glavne aktivnosti, godišnji planovi itd. Valja napomenuti da se inventari za predmete sastavljaju u svakoj strukturnoj jedinici od strane službenika kancelarijskog rada.

Slika 6.6. Obrazac godišnjeg odjeljka jedinstvenog popisa predmeta stalnog skladištenja

Inventar se sastoji od godišnjih odjeljaka. Godišnje rubrike sastavljaju se u propisanom obrascu. Podaci za svaki slučaj uključen u popis nazivaju se opisni unosi. To uključuje:

  • serijski broj kućišta (svezak) prema popisu;
  • indeks slučajeva (volumena);
  • naslov predmeta (sveska);
  • datum predmeta (svezak);
  • broj listova u datoteci (volumen);
  • period skladištenja (za datoteke pohranjene više od 10 godina);
  • Bilješka.

Vrijedi reći da svaki predmet u popisu ima nezavisni serijski broj.

Ako se kućište sastoji od nekoliko svezaka, svaki tom ima broj th. Uređuje predmete u inventaru prema arhivi organizacije. Vrijedi napomenuti da on također dodjeljuje brojeve inventaru strukturne jedinice.

Prilikom prijenosa datoteka u arhivu na nekoliko godina, izuzetno je važno sistematizirati ih. Uobičajen redoslijed organiziranja poslova u organizaciji je kronološko-strukturni. To znači da se, prvo, slučajevi sistematiziraju po godinama. Drugo, datoteke su sistematizirane prema nazivima strukturnih jedinica u kojima su pohranjene. Svi slučajevi trajnog roka trajanja za godinu rangirani su prema važnosti. Obično ϶ᴛᴏ ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙ određuje redoslijed rasporeda strukturnih jedinica i naslova predmeta u nomenklaturi predmeta.

Slika 6.7. Završni zapisnik i obrazac za potpis ovjere

Na osnovu svega gore navedenog, dolazimo do zaključka da se dobija koherentan spisak svih predmeta istog perioda čuvanja u toku jedne godine. Vrijedno je reći da se radi praktičnosti pretraživanja nazivi strukturne jedinice mogu navesti u inventaru prije prve stvari sljedeće strukturne jedinice.

U organizacijama u kojima je broj predmeta koji se godišnje formiraju mali, nepraktično je sastavljati novi popis svake godine. Moguće je pripremiti jedan popis, uključujući i predmete za nekoliko godina.

Slika 6.8. Obrazac godišnjeg odjeljka jedinstvenog popisa predmeta po osoblju

Slika 6.9. Obrazac popisa elektronskih dokumenata trajnog skladištenja

U takvim se organizacijama godišnje sastavlja godišnji dio popisa sa stalnim numeriranjem predmeta. Imajte na umu da svaki od godišnjih odjeljaka popisa počinje označavanjem sljedeće godine, a zatim se predmeti nalaze na istom mjestu sa usvojenom strukturom.

Vrijedi reći da svaki inventar ima ϲʙᴏ -ti broj. Obično inventar za trajno skladištenje ima 1, za slučajeve sa rokom trajanja većim od 10 godina - N & 2, za sanduke za osoblje - № 3 sa dodatkom slovnog indeksa "l / s".

Inventar završava konačnim zapisom. Brojevima i riječima označava broj predmeta uključenih u popis, prve i posljednje brojeve predmeta prema popisu, navodeći značajke numeriranja (slova i brojevi koji nedostaju) Datum sastavljanja inventara je ovjeren pečatom.

Osim inventara za slučajeve trajnog skladištenja, slučajeve privremenog (preko 10 godina) perioda skladištenja, odjeljenja osoblja u organizacijama moraju godišnje sastavljati popise za predmete po osoblju. Kadrovski dokumenti su od posebnog društvenog značaja - bit će osnova za potvrdu radnog staža, pozicije koju obavljaju, trajanja rada u ovoj organizaciji i drugih činjenica iz radnih odnosa. Vrijedi reći da se, kako bi se spriječio gubitak ovih dokumenata, većina dokumenata o osoblju otpuštenih radnika predaje u arhivu i čuva 75 godina.

U vezi sa razvojem računarskih tehnologija, povećanjem obima dokumenata na elektronskim medijima, organizacije imaju potrebu za skladištenjem audiovizuelne i elektronske dokumentacije. U arhivi organizacije, ovisno o sastavu i obimu ED -a, sastavljaju se popisi elektronskih dokumenata trajnog skladištenja. Elektronski dokumenti su uključeni u nezavisne popise.

Broj primjeraka inventara određen je vremenom čuvanja predmeta. Valja napomenuti da je inventar za trajne skladišne ​​datoteke sastavljen u četiri kopije. Važno je napomenuti da jedan primjerak ostaje u sljedećoj strukturnoj jedinici, drugi primjerak inventara prenosi se u predškolsku obrazovnu ustanovu, treći u arhivu organizacije. Četvrti primjerak šalje se u sljedeću državnu ili općinsku arhivu.

Organizacije koje ne predaju dokumente u državnu arhivu sastavljaju popis datoteka za trajno skladištenje, za datoteke sa rokom čuvanja od 10 ili više godina i za osoblje u tri primjerka.

Zalihe se ne sastavljaju za predmete sa privremenim rokom čuvanja ”zamjenjuju se nomenklaturom predmeta, gdje se napomena o roku skladištenja stavlja ispred svakog naslova.

Tijekom pripreme predmeta od strane strukturne jedinice za prijenos u arhivu organizacije, zaposlenik u arhivi prethodno provjerava ispravnost njihovog formiranja, registracije i broj predmeta uključenih u popis predmeta (strukturna jedinica), broj slučajevi otvoreni u ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii sa nomenklaturom predmeta organizacije. Zaposleni u strukturnoj jedinici dužni su otkloniti sve nedostatke u formiranju i izvršenju predmeta utvrđenih tokom provjere. U slučaju nedostatka predmeta, sastavlja se dodatna potvrda.

Svaki slučaj prima osoba odgovorna za arhivu organizacije, u prisustvu zaposlenika strukturne jedinice. Kada m, na obje kopije inventara strukturne jedinice u odnosu na svaki predmet koji je u nju uključen, bilježi se postojanje predmeta. Na kraju svakog primjerka popisa, broj predmeta koji je stvarno primljen u arhivu, broj nestalih predmeta, datum prihvatanja i predaje predmeta, kao i potpisi osobe odgovorne za arhivu i osobe koji su prenijeli predmet označeni su brojevima i riječima. Prilikom prihvaćanja posebno vrijednih predmeta provjerava se broj listova u kovčezima.

Slučajeve povezane u svežnjeve dostavljaju u arhivu organizacije zaposlenici strukturnih odjela. Zajedno sa predmetima, registracione kartice za dokumenta se prebacuju u arhivu. Naziv svakog indeksa kartica uključen je u inventar.