Нормативно-методична база документації. Нормативна база діловодства Сукупність правових методичних і нормативних документів

Нормативно-методична база доп-це сукупність законів, нормативно-правових актів, організаційних та методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності організації або установи. Ця база також включає регламентацію діяльності служби ДОУ і інших служб апарату управління (штати, функції, структуру, технічне забезпечення та інші аспекти).

2.1.Состав нормативно-методичної бази ДНЗ

Нормативно-методична база ДНЗ включає:

Законодавчі акти Російської Федераціїв сфері інформації та документації;

Постанови і розпорядження Уряду Російської Федерації, федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та ін.), Які регламентують питання документаційного забезпечення управління на федеральному рівні;

Державну систему документаційного забезпечення управління (Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ - Наказ Головархіву СРСР від 25.05.88 № 33);

Правові акти органів представницької і виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації і їх територіальних утворень, що регламентують питання ДОУ;

Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документипо ДОУ різних організацій;

Державні стандарти на документацію;

Уніфіковані системи документації;

Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;

Нормативні документи з організації та охорони управлінської праці співробітників служби ДОУ;

Нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

1.2 Законодавство Російської Федерації, правові акти Президента, Уряду Російської Федерації, федеральних органів виконавчої влади в області ДОУ.

основу цивільного законодавствастановить Цивільний кодекс Російської Федерації, який встановлює види і різновиди документів, що створюються з метою фіксації актів цивільних взаємовідносин, реєстрації фактів їх виникнення або припинення, підтвердження правовідносин та ін. Наприклад, ст. 51 і наступні статті глави 4 Цивільного кодексу встановлюють види документів, що застосовуються при створенні, реєстрації, реорганізації і ліквідації юридичної особи.

Закон Російської Федерації «Про стандартизацію» від 10 липня 1993 № 5154-I встановлює правові основи стандартизації в Російській Федерації, обов'язкові для всіх органів управління, і визначає заходи державного захисту інтересів споживачів і держави у вигляді розробки та застосування нормативних документів по стандартизації і в області документаційного забезпечення управління.

Федеральний закон«Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 20 лютого 1995 № 24-ФЗ встановлює, що інформаційні ресурси (документи і масиви документів) є об'єктами відносин фізичних, юридичних осіб, держави і захищаються законом, поряд з іншими ресурсами. Законом встановлюється правовий режим створення, зберігання і використання інформаційних ресурсів.

Закон Російської Федерації «Про державну таємницю» від 21 липня 1993 № 5485-I регулює відносини, що виникають у зв'язку з віднесенням інформації до державної таємниці, їх розсекречення та захистом в інтересах забезпечення безпеки Російської Федерації. До державної таємниці закон відносить захищені державою відомості в області його військової, зовнішньополітичної, економічної, розвідувальної, контррозвідувальної і оперативно-розшукової діяльності, поширення яких може завдати шкоди безпеці Російської Федерації. Закон встановлює повноваження державних органів і посадових осіб, Покликаних забезпечити збереження і захист державної таємниці; перелік відомостей, що становлять державну таємницю; порядок засекречування та розсекречення відомостей та їх носіїв; розпорядження відомостями, що становлять державну таємницю; порядок її захисту, контроль і нагляд за забезпеченням державної таємниці та інші питання.

У Федеральному законі від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» відображені основні вимоги до ведення бухгалтерського обліку, визначені обов'язкові реквізити первинних облікових документів, уточнено склад бухгалтерської звітності комерційних організаційі встановлені терміни зберігання облікових документів, бухгалтерської звітності відповідно до правил організації державного архівної справи.

Верховною Радою Російської Федерації 7 липня 1993 Прийняття Основ законодавства про архівний фонд та архівах Російської Федерації, в яких визначено напрями вдосконалення організації архівної справи в країні, а також заходи щодо запобігання псуванню, знищення, розкрадання, незаконного скуповування, продажу, придбання та вивезення архівних документів за кордон. Ці основи регулюють формування, організацію зберігання, облік, використання архівів і архівних фондів і управління ними з метою забезпечення збереженості архівних документів та їх всебічного використання в інтересах громадян, суспільства і держави.

Цивільний кодексРФ, Основи законодавства та Федеральні закони знайшли своє подальший розвитокв указах Президента РФ, постановах Уряду РФ, положеннях і правилах.

Майбутній керівник повинен знати положення:

Указу Президента РФ від 30 листопада 1995 № 1203 «Про затвердження переліку відомостей, віднесених до державної таємниці» (в редакції Указу Президента РФ від 24.01.98 № 61);

Постанови Уряду РФ від 5 грудня 1991 № 35 «Про перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю»;

Наказу Міністерства фінансів РФ від 29 липня 1998 № 34н «Про затвердження Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації» (зі зм. На 30.12.99);

Наказів Міністерства фінансів РФ про затвердження ПБО за окремими напрямами бухгалтерського обліку;

вказівки центрального банкуРФ від 3 грудня 1997 № 51-У «Про введення нових форматів розрахункових документів» (зі зм. На 22.02.99);

Інших нормативних правових.документов.

Необхідно також знати основні положення Правил надання послуг поштового зв'язку (Постанова Уряду РФ від 26.09.97 № 1239); Правил надання послуг телефонного зв'язку (Постанова Уряду РФ від 26.09.97 № 1235); Правил надання послуг телеграфного зв'язку (наказ Держкомзв'язку Росії від 03.10.97 № 43) і т.д.

2.3. державна системаДОУ. Основні вимоги до документів

Основу ДОУ становить Державна система документаційного забезпечення управління, розроблена Всесоюзним науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи, схвалена Головархівом СРСР 27.04.88. У цій системі встановлені єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах, в установах і громадських організаціях.

6 липня 1992 Державною архівною службою затверджена Типова інструкціяз діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. Вона введена з метою вдосконалення на єдиній основідокументаційного забезпечення управління та підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм управлінських документів і технології роботи з німі.В відповідно до системи ДОУ і Типової інструкції з діловодства міністерства і організації розробляють аналогічні документи з урахуванням специфіки галузі та конкретної організації.

2.4. Державні стандарти на документацію.

До нормативних документам ДОУвідносяться державні стандарти Російської Федерації (ГОСТ). Вимоги, що встановлюються стандартами, обов'язкові для всіх державних органів управління та суб'єктів господарської діяльності. Державні стандарти, що діють на території нашої країни, об'єднані в єдину Державну систему стандартизації - ієрархічно організовану систему класифікації та кодування самих державних стандартів.

Серія 1 Державної системи стандартизації містить комплекс основних стандартів, в яких закріплені положення про порядок розробки стандартів, про побудову, викладі та оформленні стандартів, їх затвердження, реєстрації, введення в дію і т.д. Наприклад, ГОСТ 1.РО-92 «Державна система стандартизації Російської Федерації. Основні положення".

В системі державних стандартів, які подаються щорічно в 4 томах, міститься 7 частин. У розділі Т 5. Система документації виділено такі підрозділи:

Т 50. Державна система стандартизації та нормативно-технічної документації;

Т 52. Система проектно-конструкторської документації;

Т 54. Система планово-економічної, облікової, статистичної, товаросопроводительной, споживчої, транспортної, банківської та інших видів документації;

Т 55. Система адміністративно-управлінської документації, документообігу, організації архівної справи;

Т 62. Інформація, бібліотечне та видавнича справа і т.д.

Для працівників служби ДОУ і апарату управління в цілому найбільший інтерес представляє підрозділ Т 54, де відображені такі державні стандарти:

ГОСТ6.01.1-87 «Єдина система класифікації і кодування техніко-економічної інформації»;

ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основні положення";

ГОСТ 6.10.3-83 «УСД. Запис інформації уніфікованих документів в комунікативному форматі »;

ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмі, створюваним засобами обчислювальної техніки. Основні положення";

ГОСТ 6.10.5-87 «УСД. Вимоги до побудови формуляра-зразка »;

ГОСТ 6.10.6-87 «Єдина система зовнішньоторговельної документації РЕВ. Формуляр-зразок »;

ГОСТ Р 6.30-97 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(зі зм. На 21.01.2000).

З підрозділу Т 62 для студентів і фахівців мають велике значеннятакі нормативні документи:

ГОСТ 7.1-84 «Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги та правила складання »;

ГОСТ 7.9-77 «Реферат і анотація»;

ГОСТ 7.32-91 «Звіт про НДРС Структура і правила оформлення».

2.5.Уніфіцірованние системи документації.

Зазначені вище державні стандарти регламентують створення уніфікованих систем документації (УСД) - сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, створених за єдиними правилами і вимогам, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

У Загальноросійському класифікаторі управлінської документації (ОКУД) виділені такі уніфіковані системи документації:

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;

Уніфікована система банківської документації;

Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установі організацій;

Уніфікована система звітно-статистичної документації;

Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;

Уніфікована система документації з праці;

Уніфікована система документації пенсійного фондуРосійської Федерації;

Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.

Основним способом фіксації і передачі управлінської інформації в системі управління є документ, і від того, наскільки ефективно організовано документальне забезпечення, багато в чому залежить якість прийнятих рішень і, отже, загальний результатудіяльності будь-якого в найширшому сенсі слова установи. Правильне документальне забезпечення роботи в установі ґрунтується на відповідній нормативно методичної бази - комплексі правових документіворганізаційного, інструктивного, методичного характеру. Нормативні та методичні документи з діловодства в кожній установі розробляються на основі відповідних законодавчих і нормативних актів.

Відповідно до Федерального закону "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20 лютого 1995 року №24-ФЗ (ст. 5) документування (тобто Створення документів) є обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси. Там же йдеться, що документування здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, Відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів. Державне регулювання поширюється не тільки на сферу документування, а й на організацію роботи з документами.

Нормативно-методичне регулювання діловодства (або документаційного забезпечення управління) дозволяє грамотно організувати не тільки діяльність служби ДОУ, але і всю систему діловодства в цілому.

Дане регулювання здійснюється за допомогою нормативно-методичної бази діловодства, без знання якої неможливо:

правильно створити і оформити документи, надавши їм юридичну силу;
організувати документообіг;
забезпечити зберігання та використання документів в поточній діяльності.

Нормативно-методична база діловодства- це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання та використання в поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення і деякі інші аспекти.

НМБД регулює:

1. Правила оформлення документів;

2. Правила роботи з документами;

3. Забезпечення збереження документів;

4. Порядок передачі документів на архівне зберігання;

5. Роботу служби діловодства (функції, структуру, штатний склад);

6. Впровадження нових інформаційних технологійв роботі з документами;

7. Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу;

8. Юридичні аспекти, пов'язані з документами.

НМБД складають такі групи:

1. Законодавчі акти РФ у сфері інформації та документації;

2. Укази і розпорядження Президента РФ, постанови Уряду РФ в сфері діловодства;

3. Нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств), які регламентують питання документаційного забезпечення;

4. Технічні регламенти та національні стандарти в області ДОУ;

5. Общероссийские класифікатори, техніко-економічної та соціальної інформації;

6. Уніфіковані системи документації;

7. Нормативно-правові актиі методичні документи з діловодства, що видаються керівництвом установ організацій, підприємств;

Законодавчі акти суб'єктів РФ і правові акти, що приймаються органами виконавчої влади суб'єктів РФ.

Ці акти повинні враховуватися при організації діловодства, перш за все органами представницької і виконавчої влади суб'єктів Федерації, а також організаціями, установами та підприємствами, що діють на їх території.

Державне регулювання діловодства здійснює Федеральна архівна служба Росії (Росархів), яка у відповідності до Положення про Архівний фонд Російської Федерації (затверджено Указом Президента Російської Федерації від 17 березня 1994 року № 552) та Положенням про Федеральної архівної служби Росії (затверджено постановою Уряду Російської Фещераціі від 28 грудня 1998 року № 1562) здійснює міжгалузеве організаційно-методичне керівництво і контроль за організацією документів у діловодстві федеральних органів державної влади, координує розвиток державної системи діловодства та уніфікованих систем документації.

Комітет Російської Федерації по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт Росії) здійснює державне управління стандартизацією, включаючи роботи по уніфікації та стандартизації документів і систем документації, розробки, впровадження та ведення загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації.

Уряд Російської федерації, федеральні органи виконавчої влади несуть відповідальність за організацію документаційного забезпечення в органах виконавчої влади, розробляючи відповідні нормативні правові акти.

З правовими актами, нормативними, а також методичними документами в сфері діловодства та архівної справи можна ознайомитися, використовуючи такі інформаційні продукти:

Інформаційно-довідкову систему архівної галузі (Ісса);
Інформаційну систему архівістів Росії (ІСАР) - додатком до Ісса.

"Інформаційно-довідкова система архівної галузі" - офіційна база даних Федерального архівного агентства (угода про науково-технічне співробітництво між Росархивом, ВНІІДАД і ЗАТ "терміки" від 18 березня 2003 г.) є унікальною і єдиною інформаційною системою, що містить нормативно-методичну базу діловодства та архівної справи.

Комплектування розділу Ісса «Нормативно-методичні основи документаційного забезпечення управління» покладено після узгодження з Росархивомна Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), Крім цього інформаційну підтримку по веденню даного розділу надає кафедра «Документознавства та ДНЗ» Історико-архівного інституту Російського державного гуманітарного університету (ІАІ РДГУ), завдяки чому в «Інформаційно-довідкової системи архівної галузі» зібрані практично всі правові акти, нормативні документи та опубліковані унікальні методичні рекомендації, Які регламентують технологію створення документів і організацію роботи з ними.

Мал. 1. Титульна сторінка Ісса

В додаток до Ісса - "Інформаційну систему архівістів Росії" - входять законодавчі акти і нормативно-методичні документи суб'єктів Російської Федерації, а також довідник по вузам Росії, які готують студентів за спеціальністю "032001 (350800) - Документознавство та документаційне забезпечення управління" і довідник дисертаційних рад за спеціальністю "05.25.02 - Документалістика, документознавство, архівознавство".

Мал. 2. Титульна сторінка ІСАР - додатки до Ісса

З основними правовими актами та нормативними документами в сфері діловодства можна ознайомитися на сайті консалтингової групи «терміки» в розділі "Нормативні документи з діловодства"

У законодавстві про діловодство склалося так, що норми, правила, вимоги по діловодних забезпечення управління виявилися розсіяними по багатьом законодавчим і нормативним актам. Знання цих документів для фахівців в області діловодства необхідно. Тут наведемо лише коротку характеристику найважливіших законодавчих і нормативних актів, що містять як окремі вимоги щодо організації діловодства і оформлення документів, так і цілком присвячені даних питань.

Закон Російської Федерації«Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» встановив обов'язковість документування інформації, визначив ряд термінів (інформація, документована інформація та ін.), Зобов'язав підприємства і організації всіх форм власності надавати відповідну необхідну інформацію державним органам.

Цивільний кодекс(ГК) встановив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, але і її документування. У ряді статей ЦК встановлено вимоги до змісту статуту та установчого договору, на підставі якого діють юридичні особи.

Закони «Про акціонерні товариства»,« Про товариства з обмеженою відповідальністю »визначають обов'язки товариств щодо зберігання документів. Ця норма пов'язана з вимогами Основ законодавства про архівний фонд Російської Федерації і архівах, згідно з якими багато документів установ, організацій і підприємств після закінчення встановленого терміну повинні передаватися на зберігання до державних архівів.

ряд законодавчих актів(Закон РФ «Про мови народів Російської Федерації», Закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменування місць походження товарів», постанова Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації» та ін.) містить норми, які необхідно враховувати при складанні та оформленні ділових документів. Чинним законодавством регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку, вимоги до захисту інформації, надання документам юридичної сили (офіційності).

В положенні«Про федеральної архівної службі Росії» визначено головні завдання архівної служби Росії (Росархів): «розвиток і вдосконалення спільно з федеральними органами державної влади та органами державної влади суб'єктів Російської Федерації ... діловодства, в тому числі державної системи діловодства та уніфікованих систем документації» .

Слід згадати ряд Указів Президента РФ«Про Державний герб», «Про затвердження Положення про архівний фонд РФ і Положення про Державну архівну службу Росії», постанов Уряду РФ «Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку», «Про затвердження Правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних ступенів секретності », значення яких для функціонування діловодної системи видно з самих назв цих документів.

Зупинимося далі на нормативних документах, що мають для організації діловодного процесу першорядне значення. Положення, вимоги, правила цих документів достатньо повно будуть реалізовані в подальшому викладі навчального матеріалу. Ось ці документи:

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ). Норми і правила ГСДОУ базуються на основних положеннях Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), створеної в СРСР ще в 1973 р і зіграла важливу рольв оптимізації документаційних процесів у вітчизняній економіці.

ЕГСД задумувалася як науково обгрунтований комплекс правил, норм і рекомендацій щодо ведення діловодства щодо організаційно-розпорядчої документації. У ЕГСД були сформульовані загальні правиладокументування управлінської діяльності, наведені принципи уніфікації документації, дані рекомендації по структурі діловодних служб, визначені їх функції, викладені основи контролю виконання документів, механізації діловодних процесів.

В рамках ЕГСД була розроблена і впроваджена уніфікована система організаційно-розпорядчої документації (УСОРД) в складі державних стандартів: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Надалі стандарти переглядалися (1988 р) у зв'язку з впровадженням в діловодство обчислювальної техніки, а сама ЕГСД була перероблена в Єдину державну систему документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ). Положення ЕГСДОУ поширювалися вже на всі види управлінських документів. У 1991 р ЕГСДОУ і була перетворена в Державну систему документаційного забезпечення управління - ГСДОУ.

У найближчі роки планується розробка нової редакції ГСДОУ як системи норм, вимог, положень, що регламентують основні правила роботи з документами на підприємствах і в організаціях. Принципова відмінність майбутньої системи полягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування та документообігу на базі нових інформаційних технологій (сучасні текстові редактори, електронна пошта, автоматизована номенклатура справ і т. Д.).

ГОСТ Р 6.30-97 УСД. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/102/GOST_R_6.30-2003.pdf

Попередниками даного стандарту є згадані вище ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72. На їх базі, з урахуванням майже двадцятирічної практики використання, був розроблений єдиний стандарт ГОСТ 6.38-90, який, однак, внаслідок значних соціально-економічних змін, що відбулися в нашій країні в 90-х роках XX ст., Швидко застарів і був замінений чинним в даний час ГОСТом Р 6.30-97, що враховує нові реалії.

- Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. Інструкція викладає загальний порядок підготовки та оформлення управлінської документації- особливості оформлення окремих організаційно-розпорядчих документів, описує процедури документообігу (від реєстрації що надходить в організацію документа до передачі справ на архівне зберігання). Інструкція використовується не тільки міністерствами і відомствами, вона знаходить застосування на підприємствах і в організаціях як основа для створення власних систем документаційного забезпечення управління.

- Основні правила роботи відомчих архівів. Правила детально висвітлюють ряд діловодних питань: вимоги до номенклатури справ, порядок проведення експертизи цінності документів і передачі їх в архів, робота з документами в архівах.

Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, На підприємствах, в установах і організаціях. Типове положення викладає особливості документообігу даної категорії документів: реєстрацію, ведення картотеки, терміни виконання, формування справ і їх архівне зберігання.

Крім того, діють норми і правила роботи з рядом специфічних документних утворень, які регламентуються спеціальними актами. Мова йдепро бухгалтерської, кадрової та деяких інших видах документації.

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. У 1991 р російським архівом була розроблена і запропонована для впровадження ГСДОУ, яка містить основні положення і загальні вимоги до документів і службам ДНЗ. Норми і правила ГСДОУ базуються на основних положеннях єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), яка була створена в 1973 р ЕГСД була заснована як комплекс правил, норм і рекомендацій поведінки діловодства організаційно-розподільчих документів. У ЕГСД були сформульовані загальні правила документування управлінської діяльності, наведені принципи уніфікації документації, дані рекомендації по структурі діловодних служб, визначені їх функції, викладені основи контролю виконання документів і механізації діловодних процесів. В рамках ЕГСД була розроблена і впроваджена уніфікована система організаційно-розподільчої документації. У зв'язку з впровадженням в діловодство обчислювальної техніки ЕГСД була перероблена ЕГСДОУ. Положення ЕГСДОУ поширювалися вже на всі види управлінської документації. В даний час відповідно до федеральної цільової програми розробляється нова редакція ГСДОУ. головна відмінність нової системиполягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування на базі сучасних текстових редакторів., автоматизованого документообігу, баз даних та автоматизованого зберігання і використання документів.

З метою впорядкування роботи з управлінською документацією в масштабі, уникнення надмірностей і дублювання в роботі різних органівстворена Єдина державна система діловодства (ЕГСД) і ГСДОУ.

ГСДОУ - це сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (об'єднаннях), в установах і громадських організаціях.

ГС ДОУ поширюється на всі системи документації органів державного управління, суду, прокуратури, арбітражу, установ організацій та підприємств, що включають документи створювані ОТ.

Про сновним мета ГСДОУ- впорядкування документообігу організацій, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення найбільш сприятливих умов для застосування технічних засобів і сучасних технологійзбору, обробки, аналізу інформації, вдосконалення роботи апарату управління. ГСДОУ поширюється на всі системи документації органів державного управління, суду, прокуратури, арбітражу, установ, організацій і підприємств, включаючи документи, створювані засобами обчислювальної техніки.

Основні положення ГСДОУ охоплюють питання документування управлінської діяльності, організації роботи з документами, механізації та автоматизації роботи з документами, організації служби документаційного забезпечення управління.

Розділ "Документування управлінської діяльності" містить положення, що визначають склад управлінських документів, основні напрями та порядок проведення уніфікації та стандартизації документів, оформлення реквізитів управлінських документів, включаючи машинозчитувані документи і машинограми, а також загальні вимоги до складання текстів документів. Розділ "Організація роботи з документами встановлює принципи і порядок організації документообігу установи, побудови інформаційно-пошукової системи за документами установи, контролю виконання документів і підготовки документів до передачі в відомчий архів на зберігання. З повним текстомнормативного документа ГСДОУ можна ознайомитися, пройшовши за посиланням http://www.directum.ru/gsdou.htm

З метою регламентації документаційного забезпечення управління (ДОП) в установірозробляється комплекс нормативних і організаційно-правових документів, в числі яких: положення про службу ДОП, посадові інструкціїпрацівників, Інструкція з діловодства, Табель і Альбом уніфікованих форм документів, що застосовуються в діяльності установи.

Положення про службу ДОУ- правовий акт, що визначає організаційно-правове становище підрозділу в структурі установи, його завдання, функції, права, відповідальність, а також взаємини з іншими підрозділами та установами.

Посадова інструкція- правовий акт, що визначає організаційно-правове становище працівника в структурі установи та підрозділи, його фуекціональние обов'язки, права, відповідальність і взаємовідносини з іншими працівниками та підрозділами.

Інструкція з діловодства- правовий акт, що встановлює технологію створення або одержання документів, їх обробки, зберігання та сіпользованія в поточній діяльності установи.

Табель уніфікованих форм документівустанови - це перелік дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх юридичного статусу, основних жтапов підготовки та проходження.

Альбом уніфікованих форм документівустанови - сукупність уніфікованих форм документів, що застосовуються в діяльності установи відповідно до табеля уніфікованих форм документів.

Служби діловодства.

Документи, які регламентують ДОУ в установі, розробляються на основі законів РФ, нормативних правових актів у галузі інформації, документації, організації діловодства та архівної справи з урахуванням специфіки діяльності конкретної установи.

Організація ДОУ в установі повинна бути покладена на самостійний структурний підрозділ (управління справами, канцелярії, загального відділу, секретаріат далі - служба ДОУ), що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні керівника.

Завдання, функції, порядок роботи служби ДОУрегламентується положенням про неї, що затверджується керівником установи, а функціональні обов'язки, права, відповідальність працівників служби- посадовими інструкціями. Примірне положення про службу ДОП, а також приблизна структура посадової інструкції для працівників служби ДОУ містяться у виданій Росархивом в 1991 році Державну систему документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) - найбільш повному загальногалузевому документа, що встановлює єдині принципи і правила документування управлінської діяльності та оргаізаціі роботи з документами в установах. Нова редакція ГСДОУ, розроблена ВНДІ документознавства та архівної справи, також містить положення, відповідно до яких повинні розроблятися положення про службу ДОП та посадові інструкції її працівників в установах.

В сучасних умовах, коли робота з управлінською документацією в багатьох установах грунтується на комп'ютерних технологіях, функції служби ДОУ не обмежуються тільки організацією документообігу установи, урахуванням документів, контролем їх ісполеніі і забезпеченням збереженості документів. Служба ДОУ бере безпосередню участь у постановці завдань при розробці автоматизованих систем і баз даних для роботи з документами, в забезпеченні режиму доступу до інформації та захисту інформації, в удосконаленні роботи з документами. Таким чином, служба ДОУ вирішує два основні комплекси задач:

· Безпосередньо забезпечення документування управлінської діяльності та організація роботи з документами;

· Удосконалення форм і методів роботи з документами.

Завдання, які стоять перед службою ДОУ, визначають її функції.

Завдання забезпечення документування управлінської діяльностівирішується наступними функціями:

· Розробка і проектування фірмових бланків, забезпечення їх виготовлення;

· Забезпечення виготовлення документів, стенографування, копіювання і тиражування документів;

· Контроль за якістю підготовки та оформлення документів, дотриманням встановленої процедури узгодження і посвідчення документів.

Завдання організації роботи з документамив установі вирішується виконанням таких функцій:

· Встановлення єдиного порядку проходження документів (документообіг установи);

· Експедиційна обробка вступників та відправляються документів;

· Реєстрація та облік вступників, що відправляються і внутрішніх документівустанови;

· Контроль за виконанням документів;

· Систематизація документів, забезпечення їх зберігання та використання;

· Організація роботи зі зверненнями громадян;

· Забезпечення захисту документної інформації.

Завдання вдосконалення форм і методів роботи з документамивключає в себе:

· Розробку та переробку нормативних, інструктивних, методичних документів по ДОУ (Інструкції по ДОУ і ін.) І доведення їх до відома працівників установи;

· Методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах установи;

· Підвищення кваліфікації працівників установи та їх консультування з питань роботи з документами;

· Упорядкування документації установи, проведення робіт з уніфікації документів, розробка Табеля і Альбому форм документів, прменяются в діяльності установи;

· Розробку та впровадження нових форм і методів роботи з документами, удосконалення документообігу установи, підвищення виконавської дисципліни при роботі з документами;

· Постановку завдань на розробку і вдосконалення автоматизованих інформаційних систем і баз даних для роботи з документами.

Для реалізації покладених на неї функцій служба ДОУ наділяється певним комплексом прав, а за невиконання функцій несе відповідальність.

Служба ДОУ наділяється правами:

Вимагати від керівництва установи створення необхідних умов для нормальної організації роботи з документами (забезпечення відповідними приміщеннями, технікою, канцелярським приладдям і т.п.);
Вимагати від керівників підрозділів і співробітників установи виконання встановлених правил роботи з документами;
Залучати в установленому порядку працівників установи для підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
Підписувати і візувати документи в межах компетенції, встановленої для керівника служби ДОУ;
Вносити пропозиції керівництву щодо вдосконалення роботи з документами в установі та ін.

Служба ДОУ несе відповідальністьза порушення встановленого порядку роботи з документами в установі, втрату або псування документів, за недотримання режиму секретності або конфіденційності в роботі з документами, за невиконання вказівок і доручень керівництва.

В процесі виконання функцій, покладених на службу ДОП, вона взаємодіє з керівництвом організації, всіма функціональними підрозділами і допоміжними службами установи і окремими працівниками, Службою ДОУ вищестоящої організації, архівними органами, науково-дослідними або іншими установами з питань організації роботи з документами.

Службою діловодства або службою документаційного забезпечення управління називається структурний підрозділ, на який покладено діловодних операції, такі як реєстрація, контроль виконання, використання документів і т.д. Служба діловодства підпорядковується керівництву організації і має свою печатку.

1. Мета служби діловодства:

· організація роботи;

· Керівництво документаційне потоком;

· Координація видів робіт з документами;

· Контроль за послідовністю роботи з документами;

· Організація робіт по ДОУ.

2. Основні завдання-організація, ведення, вдосконалення діловодства. Розглянемо їх більш розширено:

· Вдосконалення форм і методів роботи з документами;

· Забезпечення єдиного порядку документування;

· Забезпечення єдиного порядку роботи з документами;

· Контроль за виконанням документів;

· Зберігання документів;

· Уніфікація форм документів;

· Скорочення по можливості документообігу;

· методична роботапо вдосконалення ДОУв організації;

· Впровадження прогресивних технологій на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки.

3. Функції СД

· Розробка, впровадження альбому уніфікованих форм документів організації та внесення в них змін;

· Обробка, реєстрація та обліково-довідкова робота з документами;

· Доповідь керівництву організації про документах, контроль правильності оформлення документів у визначений термін;

· Контроль за проходженням, виконанням і оформленням документів в намічені терміни;

· Виготовлення і розмноження документів;

· Розробка номенклатури справ, зберігання справ;

· Контроль за роботою з документами в структурних підрозділах;

· Організація роботи архіву;

· Підвищення кваліфікації працівників служби діловодства.

Організаційні форми діловодства.Практика виробила три форми організації роботи з документами в будь-якому управлінському апараті:

централізовану;
децентралізовану;
Змішану.

при централізованої формівсі операції, пов'язані з ДОП, зосереджені у віданні одного спеціалізованого структурного підрозділу (канцелярія, загальний відділ) або одного співробітника (секретар установи), де виконується повний цикл технологічних операцій з документами від моменту їх отримання або створення до здачі в архів.

Переваги цієї форми полягають в наступному:

1. звільняються основні структури підрозділів від допоміжних операцій;

2. працівники діловодних служб забезпечуються повного і рівномірного завантаження;

3. підвищується якість обробки документів.

Централізована форма діловодства застосовується в установах невеликих за обсягом роботи з документами.

при децентралізованій формівсі види робіт з документами виробляються безпосередньо в структурних підрозділах установи, тобто кожна структурна частина веде діловодство самостійно і створює свою власну службу для роботи з документами, в якій автономно виконується весь цикл технологічних операцій з документами з моменту їх отримання або створення до здачі в архів.

Ця форма характерна для підприємств управлінський апарат яких територіально роз'єднані, а так само для тих, в яких документування діяльності має специфічні особливості (самостійність діяльності структурних підрозділів).

при змішаній форміодні операції (прийом, відправка, реєстрація документів) здійснюється центральною службою діловодства, а інші операції (оформлення, складання документів, формування справ) виробляються як в службі ДОП, так і в кожному структурному підрозділі самостійно (в департаментах, управліннях, відділах). Змішана форма діловодства застосовується в великих установах зі значним обсягом оброблюваної документації.

Типові організаційні структури служби діловодства.Структура в системі органів управління розглядається, по-перше, як стійкий зв'язок, тобто взаємодія елементів управління, по-друге, як схема розподілу загального обсягу функцій органу управління між структурними підрозділами а схемою їх взаємодії.

Основні положення ГС ДОУ частково регламентували назви служб діловодства, які типізовані в залежності від приналежності організацій до певних груп і рівнями управління.

Існують такі різновиди служб діловодства:

Керування справами;
Канцелярія;
Загальний відділ;
Секретар установи.

Керування справами

Управління справами включає:

Секретаріат;

Приймальна;
Секретаріат керівник;
Секретаріат заступника керівника;
Секретаріат колегії;
Протокольне бюро;

Інспекція;
Канцелярія;

відділ по урядовій листуванні;
експедиція;
машинописне бюро;

Відділ захисту інформації;
Відділ вдосконалення роботи з документами;
Відділ листів або відділ скарг;
Центральний архів.

Канцеляріястворюється на державних підприємствах, В науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях, вищих навчальних закладах.

Канцелярія включає:

o Відділ з приймання та обробки вступників та відправляються документів;

o Відділ з обліку та реєстрації документів;

o Відділ по контролю за термінами виконання документів;

o Група по роботі зі зверненнями громадян;

o Відділ по створенню документів;

o Копіювально-розмножувальне бюро;

Загальний відділ – служба по роботі з документами в виконавчих органахвлади і виконавчих структурах (мерії, префектури, муніципалітети) місцевого самоврядування.

Загальний відділ включає:

o Протокольний відділ;

o Група листів;

o Копіювально-розмножувальна служба;

o Група контролю;

o Машинописне бюро;

Наявність структурних підрозділів пояснюється специфікою діяльності, управлінських процедур, порядком прийняття рішень і особливостями документування в цих установах

секретар установи(Структурного підрозділу) виконує всю роботу з документами в невеликих організаціях, які не мають внутрішньої організаційної структури.

Посадовий склад служби діловодства:

керівники:

завідувач службою діловодства;
завідувач протокольним відділом;
начальник секретаріату;
завідувач архівом;
завідувач центром підготовки документів;
завідувач копіювально-розмножувальним бюро та ін.

фахівці:

документознавець;
помічник керівника;
референт;
редактор;
архівіст;
інспектор;
секретар колегії;
секретар керівника;
коректор та ін.

Технічні виконавці:

експедитор;
діловод;
друкарки і стенографісти;
технічні секретарі;
кур'єри;
оператори організаційної техніки;

Типові організаційні структури діловодства(Служби ДОУ). Основні положення ГС ДОУ регламентують назви служб діловодства, які типізовані в залежності від приналежності організації до певних груп і рівнями управління

Служби ДОУ: управління справами; канцелярія; загальний відділ; секретар установи.

1. Управління справамистворюється в міністерствах і відомствах як структура, в якій виконується робота з документами, і як орган контролю і координації діловодства в центральному апараті управління і в галузі.

Управління справами включає:

─ Секретаріат

· приймальня

· керівник

· Зам. керівника

· колегії

· Протокольні бюро

─ Інспекція

─ Канцелярія

· Відділ по урядовій листуванні

· експедиція

· Машинописне бюро

─ Відділ захисту інформації

─ Відділ вдосконалення роботи з документами

─ Відділ листів або відділ скарг

─ Центральний архів

Канцеляріястворюється на державних підприємствах, в науково-дослідних, проектно-конструкторських організаціях і в ВУЗах.

Канцелярія включає:

─ Відділ з приймання та обробки вступників та відправляються документів

─ Відділ з обліку та реєстрації документів

─ Відділ по контролю за термінами виконання документів

─ Група по роботі зі зверненнями громадян

─ Відділ по створенню документів

─ Копіювально-розмножувальне бюро

Загальний відділ -служба по роботі з документами у виконавчих органах влади та виконавчих структурах.

Загальний відділ включає:

─ Протокольний відділ

─ Група листів

─ Копіювально-розмножувальна служба

─ Група контролю

─ Машинописне бюро

секретар установивиконує всю роботу з документами в невеликих організаціях, які мають внутрішні організаційні структури.

Посадовий склад служб діловодства

керівники:

─ зав. службою діловодства

─ зав. протокольним відділом

─ начальник секретаріату

─ зав. архівом

─ зав. центром підготовки документів

─ зав. копіювально-розмножувальним бюро

фахівці:

─ документознавець

─ помічник керівника

─ референт

─ редактор

─ архівіст

─ інспектор

─ секретар колегії

─ секретар керівника

─ коректор

Технічні виконавці:

─ експедитор

─ діловод

─ друкарки і стенографісти

─ технічні секретарі

─ кур'єри і оператори організаційної техніки

ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) (1991);

Типова інструкція з діловодства (затв. Наказом Росархіву 2000 г.);

Основні правила роботи відомчих архівів (1988);

Переліки документів із зазначенням термінів зберігання (типовий і відомчий) (1996);

Правила ведення і зберігання трудових книжок, Виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців, затв. Постановою Уряду РФ 16.04.2003 № 225.

Інструкція щодо заповнення трудової книжки, затв. Постановою міністерства праці та соц. розвитку РФ (вводиться з 01.01.2004).

1. СКЛАД НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНОЇ БАЗИ ДОУ.

В даний час документаційне забезпечення управління на підприємствах, в організаціях та установах регулюється чинним законодавством, розпорядчими документами вищестоящих органів, Правилами і вказівками архівного управління.

Нормативно-методична база ДНЗ- це сукупність законів, нормативно-правових актів, організаційних та методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів в поточній діяльності організації або установи. Ця база також включає регламентацію діяльності служби ДОУ і інших служб апарату управління (штати, функції, структуру, технічне забезпечення та інші аспекти).

НМБД регулює:

1. Правила оформлення документів;

2. Правила роботи з документами;

3. Забезпечення збереження документів;

4. Порядок передачі документів на архівне зберігання;

5. Роботу служби діловодства (функції, структуру, штатний склад);

6. Впровадження нових інформаційних технологій в роботі з документами;

7. Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу;

8. Юридичні аспекти, пов'язані з документами.

Нормативно-методична база ДНЗ включає:

законодавчих актів Російської Федерації у сфері інформації та документації;
постанови і розпорядження Уряду Російської Федерації, федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та ін.), які регламентують питання документаційного забезпечення управління на федеральному рівні;
державну систему документаційного забезпечення управління (Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ - Наказ Головархіву СРСР від 25.05.88 № 33);
правові акти органів представницької і виконай тельной влади суб'єктів Російської Федерації і їх територіальних утворень, що регламентують питання ДОУ;
правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи по ДОУ різних організацій;
державні стандарти на документацію;
уніфіковані системи документації;
загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;
нормативні документи з організації та охорони управлінської праці співробітників служби ДОУ;
нормативні документи з організації архівного збе-вати документів.

Основу цивільного законодавства становитьЦивільний кодекс Російської Федерації, 1-я частина якого прийнята 21 жовтня 1994 р., 2-а частина - 22 грудень 1995р. Цивільний кодекс РФ встанов-кість види і різновиди документів, що створюються з метою фіксації актів цивільних взаємовідносин, реєстрації фактів їх. виникнення або припинення, підтвердження правовідносин та ін. Наприклад, ст. 51 і наступні статті глави 4 Цивільного кодексу встановлюють види документів, що застосовуються при створенні, реєстрації, реорганізації і ліквідації юридичної особи.

Поряд з Цивільним кодексом РФ окремі сторони роботи з інформацією і документацією регулюються спеціальними федеральними законами.

Закон Російської Федерації "Про технічне регулювання"Від 10 липня 1993 № 5154-1 встановлює правові основи стандартизації в Російській Федерації, обов'язкові для всіх органів управління, і визначає заходи державної за-щити інтересів споживачів і держави у вигляді розробки та застосування нормативних документів по стандартизації і в області документаційного забезпечення управління .

Федеральний закон " Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації"Від 27.07.2006 № 149-ФЗ встановлює, що інформаційні ресурси (документи і масиви документів) є об'єктами відносин фізичних, юридичних осіб, держави і захищаються законом, поряд з іншими ресурсами. Законом встановлюється правовий режим створення, зберігання і використання інформаційних ресурсів.

Закон Російської Федерації "Про державну таємницю"Від 21 липня 1993 № 5485-1 регулює відносини, що виникають у зв'язку з віднесенням інформації до державної таємниці, їх розсекречення та захистом в інтересах забезпечення безпеки Російської Федерації. До державної таємниці закон відносить захищені державою відомості в області його військової, зовнішньополітичної, економічної, розвідувальної, контррозвідувальної і оперативно-розшукової діяльності, поширення яких може завдати шкоди безпеці Російської Федерації.

У Федеральному законі від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ « Про бухгалтерський облік»Відображені основні вимоги до ведення бухгалтерського обліку, визначені обов'язкові реквізитипервинних облікових документів, уточнено склад бухгалтерської звітності комерційних організацій і встановлені терміни зберігання облікових документів, бухгалтерської звітності відповідно до правил організації державного архівної справи.

Цивільний кодекс РФ, Основи законодавства та Федеральні закони знайшли свій подальший розвиток в указах Президента РФ, постановах Уряду РФ, положеннях і правилах.

Спеціаліст повинен знати положення:

Указу Президента РФ від 30 листопада 1995 № 1203 «Про затвердження переліку відомостей, віднесених до державної таємниці» (в редакції Указу Президента РФ від 24.01.98 № 61);
Постанови Уряду РФ від 5 грудня 1991 р № 35 «Про перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю»;
інших нормативних правових документів.

Всі перераховані нормативні документи мають велике значення для організації діловодного процесу на підприємствах.

2. СТАНДАРТИЗАЦІЯ І УНІФІКАЦІЯ СИСТЕМИ ДОУ

Велика частина управлінської інформації закріплюється у вигляді документів. Сам процес управління характерний значною різноманітністю і повторюваністю робочих ситуацій і підприємницьких дій по їх вирішенню. Основним напрямком удосконалення документації є уніфікація і стандартизація.

під уніфікацієюрозуміється приведення чогось до єдиної системи, формі, однаковості.

Уніфікація документів проводитьсяз метою скорочення кількості застосовуваних в управлінській діяльності документів, типізації їх форм, встановлення однакових вимог до оформлення документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських завдань, зниження витрат на підготовку і обробку документів, досягнення інформаційної сумісності баз даних, що створюються в різних галузях діяльності.

Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами і вимогам і застосовуваний в певній галузі діяльності, називають уніфікованою системою документації (УСД).

суть стандартизаціїполягає в зведенні в норму, обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог з розроблення та оформлення документів, прийнятих в установленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві. Результати розробки при цьому оформлюються у вигляді міждержавних (ГОСТ), державних (ГОСТР), галузевих (ОСТ) стандартів і стандартів підприємств, установ і організацій (СТП).

Результатом роботи з уніфікації та стандартизаціїможуть бути як стандарти на окремі види документів (наприклад ГОСТ 7.32-2001 "Звіт про науково-дослідній роботі. Структура і правила оформлення"), так і на уніфіковані системи документації. Наприклад, ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" входить до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД). Крім того, в країні діють уніфікована система банківської документації, документації з обліку праці та її оплати, зовнішньоторговельної документаціїі т.д. повний перелікУСД дан в Класифікація управлінської документації ОК 011-93.

3. ВИМОГИ ДО РОЗРОБКИ уніфікованих форм документів

Уніфіковані форми документів розробляються при необхідності формування нових показників для вирішення завдань управління. Не допускається дублювати показники в різних формах документів.

Реквізити форм документарозміщують на основі формуляра-зразка, побудованого з урахуванням раціонального вико-вання двох сторін аркуша для форм документів, бланки яких виготовляються друкарським способом. Друга і наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються в середині верхнього поля аркуша арабськими цифрами.

Найменування реквізитів уніфікованих форм документів повинні відповідати найменуванням, прийнятим в загальноросійських класифікаторах техніко-економічної інформації (ОКТЕІ).

У найменуваннях граф, в яких передбачається простановка кодів, слід вказати скорочені найменування використовуваних класифікаторів або прийняту для них ідентифікацію.

Постійні реквізити форм документів повинні, як правило, передувати змінним. Перші графи таблиці в зоні, що містить реквізити, повинні стати предметом обробки засобами обчислювальної техніки, повинні бути відведені для реквізитів, що ідентифікують при введенні в ЕОМ інформа-цію, розміщену в рядку.

При використанніметоду контрольного підсумовування рекомендується для запису контрольних сум, призначених для захисту інформації від випадкових помилок, відводити останній рядок таблиці і (або) її графу з урахуванням вимог обчислювальних засобів, що застосовуються при обробці даних.

Вимоги до текстів документів і порядок їх викладу визначаються нормативними документами на організаційно-розпорядчу документацію.

Скорочення слів в формах документів повинні відповідати чинним правилам орфографії і пунктуації та скорочень, прийнятим в ОКТЕІ.

Класифікація уніфікованих форм документів

Залежно від рівня затвердження уніфіковані формидокументів поділяються на чотири категорії:

- державні (загальноросійські);

- галузеві (відомчі);

- суб'єктів Російської Федерації;

- форми документів об'єднань, підприємств, організацій.

4. Загальноросійського класифікатора ДОКУМЕНТАЦІЇ.

Важливими засобами інформаційного забезпечення яв-ляють класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації. Вони забезпечують інтегровану обробку даних в автоматизованих інформаційних системах.

Класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації - нормативні документи, що містять систематизоване зведення найменувань об'єктів, представлених як класифікаційні угруповання, І присвоєні їм коди.

В даний час діють 37 загальноросійськихі продовжують діяти загальносоюзних класифікаторів. Сукупність класифікаторів, а також науково-методичних і нормативно-технічних документів з розробки, ведення та впровадження становлять Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Залежно від області застосування, класифікатори підрозділяються на загальноросійські, галузеві та класифікатори підприємств.

Класифікатори інформації про управлінські документах, завданнях, розв'язуваних в автоматизованих системахуправління, видах діяльності, економічні та соціальні показники:

Класифікація стандартів (ГКС)

Класифікація продукції (ОКП)

Класифікація управлінської документації (ОКУД)

Класифікація одиниць вимірювання (ОКЕІ)

Класифікатори інформації про організаційних структурах:

Класифікація підприємств та організацій (ЄДРПОУ)

Класифікація галузей народного господарства (ДІЯВ до 2003 року)

Постановою Державного комітету РФ по стандартизації і метрології від 6 листопада 2001 року № 454-ст прийнятий і введений в дію з 1 січня 2003 року Класифікація видів економічної діяльності(КВЕД), розроблений Мінекономрозвитку.

Класифікатори інформації про населення і кадрах

Класифікація спеціальностей за освітою (оксо)

Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР).

5. ДЕРЖАВНА СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ.

Найбільш повним міжгалузевим документом з організації документаційного забезпечення управління є видана в 1990 р Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ). Норми і правила ГСДОУ базуються на основних положеннях Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), створеної в СРСР в 1973 р. і відіграла важливу роль в оптимізації документаційних процесів у вітчизняній економіці.

ГСДОУ - сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах і громадських організаціях.

Основна мета ГСДОУ- впорядкування документообігу організацій, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення найбільш сприятливих умов для застосування технічних засобів і сучасних технологій збору, обробки та аналізу інформації.

положення ГСДОУотримали розвиток стосовно відповідному рівню управління в Типової інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах РФ. 6 липня 1992 Державною архівною службою утверж-дена Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. Вона введена з метою вдосконалення на єдиній основі документаційного забезпечення управління та підвищення його ефективності шляхом уніфікації складу і форм управлінських документів і технології роботи з ними.

У відповідності до системи ДОУ і Типової інструкції з діловодства міністерства і організації розробляють аналогічні документи з урахуванням специфіки галузі та конкретної організації.

У найближчі роки плануєтьсярозробка нової редакції ГСДОУ як системи норм, вимог, положень, що регламентують основні правила роботи з документами на підприємствах і в організаціях. Принципова відмінність майбутньої системи полягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування та документообігу на базі нових інформаційних технологій (сучасні текстові редактори, електронна пошта, автоматизована номенклатура справ)

Нормативно-правову базу діловодства в сучасної Росіїстановить сукупність законодавчих актів Російської Федерації, правових і нормативних актів і методичних документів, що регламентують питання створення, технологію обробки і зберігання управлінської документації, а також регулюють роботу служб діловодства на всіх рівнях управління (рис. 1.).

Рис.1 Структура нормативно-правової бази діловодства

У законодавстві про діловодство історично склалося так, що норми, правила, вимоги по діловодних забезпечення управління виявилися розсіяними по цілій низці законодавчих і нормативних актів. Знання цих документів необхідно не тільки фахівцям в області діловодства та архівної справи, але і керівникам всіх рівнів і всіх тих, хто за родом своєї діяльності пов'язаний з підготовкою управлінської документації. Нижче будуть наведені лише короткі характеристикизаконодавчих і нормативних актів, що містять як окремі вимоги щодо організації діловодства та оформлення службових документів, так і цілком присвячені даних питань, при цьому акти, що мають першорядне значення, будуть виділені особливо.

Федеральний закон містить ряд основних положень з документаційного забезпечення управління. Закон визначив порядок обов'язкового документування інформації та переведення її в інформаційні ресурси, сформулював необхідну термінологію (інформація, документована інформація та ін.), Зобов'язав підприємства і організації всіх форм власності надавати відповідну необхідну інформацію органам державної влади.

Вихідним правовим актом, що визначає державну політикув сфері інформаційно-документаційного обміну, є Конституція Російської Федерації. У Конституції записано: "Кожен має право вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію будь-яким законним способом ..." (4.4, ст. 29). Це положення розвинене в найважливішому правовому акті - Федеральному законі "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" від 27.07.2006 р № 149-ФЗ.

Нормативно-методична база діловодства включає в себе:

Законодавчі акти Російської Федерації в сфері інформатизації та документації;

Укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Уряду РФ, що регламентують питання документаційного забезпечення на федеральному рівні;

Правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та ін.) Як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

Правові акти органів представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ і їх територіальних утворень, які регламентують питання діловодства;

Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій і підприємств;

Державні стандарти на документацію;

Уніфіковані системи документації;

Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;

Державну систему документаційного забезпечення управління.

1. основні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ);

2. нормативні документи з організації управлінської праці і охорони праці;

3. нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

У Російській Федерації у відповідності зі сформованою за весь попередній період Російської державності практикою відсутня єдиний орган, Що несе всебічну юридичну відповідальністьза створювану і використовувану суспільством документацію.

Ця відповідальність розосереджена між рядом органів державної влади і управління відповідно до їх функціональних обов'язків.

Рішеннями органів влади значна роль в управлінні документацією в різних її аспектах відведена Державної архівної службі Росії.

Вихідним правовим актом, що визначає державну політику в сфері інформаційно-документаційного обміну, є Конституція Російської Федерації. У Конституції записано: "Кожен має право вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію будь-яким законним способом ..." (4.4, ст. 29). Це положення розвинене в найважливішому правовому акті - Федеральному законі "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" від 27.07.2006 р № 149-ФЗ.

Цивільний кодекс РФ встановив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, але і її документування. У ряді статей ЦК встановлено вимоги до змісту статуту та установчого договору, на підставі якого діють юридичні особи. Кодексом РФ про адміністративні порушенняпередбачаються адміністративні санкціїза порушення правил зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів. Кримінальний кодекс РФ встановив кримінальну відповідальністьза неправомірні діїз документами та інформацією.

Ряд законодавчих актів Російської Федерації (Закони "Про Державний герб Російської Федерації", "Про мови народів Російської Федерації", "Про участь в міжнародному інформаційному обміні", "Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів", "Про обов'язковий примірник документів "," Про електронний цифрового підпису"," Про комерційної таємниці"," Про архівну справу в Російській Федерації "," Про бухгалтерський облік "та ін.) Містить норми, які повинні враховуватися при складанні, оформленні та зберіганні ділових документів. Чинним законодавством регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку, в тому числі електронної пошти, Інтернету, вимоги до захисту інформації, надання документам юридичної сили (офіційності) і т. д.

Назвемо також ряд Указів Президента РФ: "Про затвердження Положення про архівний фонд РФ", "Про затвердження Переліку відомостей, віднесених до державної таємниці"; постанов Уряду РФ: "Про затвердження Правил надання послуг поштового зв'язку", "Про затвердження Правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних ступенів секретності", "Про розвиток єдиної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації". Значення даних правових актів для функціонування діловодної системи країни видно з самих назв цих документів.

Зупинимося далі на нормативних актах, що мають в даний час для організації діловодного забезпечення управління першорядне значення. Положення, вимоги, правила цих документів достатньо повно будуть реалізовані в подальшому викладі. Ось ці документи:

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (ГСДОУ).

ГСДОУ в даний час поки залишається найбільш повним загальногалузевим нормативним актом, Який регламентує роботу з діловими документами. Як вже було сказано вище, норми і правила ГСДОУ базуються на основних положеннях Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД), створеної в СРСР ще в 1973 р і яка відіграла важливу роль в оптимізації документаційних процесів у вітчизняній економіці.

ГСДОУ являє собою сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах, в установах і громадських організаціях. Основна мета розробки - впорядкування документообігу, скорочення кількості і підвищення якості документів, створення умов для ефективного застосування прогресивних технічних засобів і технологій збору, обробки та аналізу інформації.

Крім того, ГСДОУ забезпечує нормативне закріплення змін, пов'язаних з появою недержавних форм власності та вдосконаленням роботи апарату управління.

У найближчі роки планується розробка нової редакції ГСДОУ як системи норм, вимог, положень, що регламентують основні правила роботи з документами на підприємствах і в організаціях. Принципова відмінність такої системи полягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування та документообігу на базі нових інформаційних технологій (сучасні текстові редактори, електронна пошта, Інтернет, автоматизована номенклатура справ і т. Д.). Про перспективи розвитку документаційного забезпечення управління в РФ см. П. 1.3.2.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536.

Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади встановлює загальні вимоги до функціонування служб ДОП, документування управлінської діяльності та організації роботи з документами у федеральних органах виконавчої влади - міністерствах, агентствах, службах.

Типова інструкція, відображаючи певну специфіку підготовки нормативної документації федерального рівня, За змістом і оформленням документів ув'язана з чинним національним (державним) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 щодо вимог до оформлення управлінської документації (див. Нижче).

Федеральний закон "Про архівну справу в Російській Федерації"

від 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Федеральний закон регулює відносини у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фондуРФ та інших архівних документів незалежно від їх форм власності, а також відносини в сфері управління архівною справоюв РФ в інтересах громадян, суспільства і держави. Поряд з даними основоположним закономв країні діють ряд нормативних актів різного рівня щодо забезпечення схоронності документів, на які в міру необхідності в цьому посібнику будуть робитися посилання.

ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Національний державний стандартРосії ГОСТ Р 6.30-2003 є найважливішим нормативним документом з оформлення ділової документації. Стандарт прийнятий постановою Держстандарту Росії (тепер - Федеральне агентствоз технічного регулювання і метрології) від 3 березня 2003 № 65-ст. (Рис. 1.8). У стандарті відображені перевірені часом вимоги до оформлення управлінських документів, обумовлені в раніше діяли, а потім скасованих стандартах ГОСТ р 6.30-97 і його попередників ГОСТ 6.38-72 і ГОСТ 6.39-72.

Вимоги ГОСТ Р 6.30-2003 поширюються на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документа ції (УСОРД) - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та інші документи, які підтверджують ОК 011-93 " Класифікація управлінської документації "(ОКУД, клас 0200000). Стандарт встановлює: склад реквізитів документів, вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням державного ГербаРосійської Федерації.

У світлі що вступив в силу з 1 липня 2003 Федерального закону "Про технічне регулювання"Від 27 грудня 2002 № 184-ФЗ, який ввів в практику добровільне використання національних стандартів, В ГОСТ Р 6.30-2003 внесена принципово новий запис про рекомендаційний характер його вимог. Оскільки в країні діє єдиний стандартна оформлення органі-заційного-рапорядітельной документації (немає вибору!), то добровільність не слід тлумачити як необов'язковість. Може йтися лише про деякі послаблення в оформленні документів в порівнянні з раніше діючим стандартом ГОСТ Р 6.30-97.

Крім уже названих нормативно-методичних документів в країні діють норми і правила роботи з рядом специфічних документних утворень, які регламентуються спеціальними нормативно-правовими актами. Йдеться про бухгалтерської, кадрової, торгової та інших видах документації. У міру необхідності на них будуть робитися відповідні посилання.

Названі нормативно-правові та методичні документи служать базовими джерелами для розробки власних положень (інструкцій) з діловодних забезпечення управління конкретної організації, фірми.

діючі сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи з організації діловодстваповинні бути в кожній організації. До них відносяться:

1. Державна система документаційного забезпечення управління.Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.

В даний час відповідно до федеральної цільової програми розробляється нова редакція ГСДОУ - системи положень, що визначають основні правила роботи з документами в організаціях. Система орієнтована і на комерційні структури. Вона буде складатися з двох частин: нормативної та методичної. У нормативній частині, як і в існуючому сьогодні документі, визначаються основні завдання і функції, правове регулюваннядіяльності служби документаційного забезпечення в організації, її приблизна структура; порядок підготовки та оформлення документів; всі етапи роботи з ними: доставка, проходження, обробка, облік, реєстрація, контроль виконання, інформаційно-довідкова робота, оперативне зберіганнядокументів, пошук документів та інформації; захист інформаційно-пошукових систем; підготовка документів до архіву; порядок проведення експертизи цінності документів; організація зберігання документів.

Головна відмінність нової системи полягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування на базі сучасних текстових редакторів, автоматизованого документообігу (включаючи електронну пошту), баз даних та автоматизованого зберігання і використання документів (в тому числі автоматизовані Номенклатури справ, описи справ і т.д.). 1

2. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації.

Інструкція зареєстрована в Міністерстві юстиції РФ. Вона включає як загальний порядок підготовки і оформлення документів, так і особливості підготовки окремих видівдокументів: наказу, вказівки, інструкції, протоколу. У ній розписані процедура реєстрації документів, побудова пошукових систем для довідкової роботи, організація контролю виконання документів, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, формування справ, проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів, оперативне зберігання справ і передача їх на архівне зберігання . У додатку до Інструкції дано форми номенклатури справ, акта про виділення документів до знищення, описів та ін. Як видно з короткого перерахування змісту Інструкції, вона відображає практично всі питання організації діловодства. Хоча вона призначена насамперед для міністерств і відомств, нею можуть скористатися і знайдуть багато корисного для себе служби діловодства організацій будь-яких форм власності. Вона може бути покладена в основу при розробці інструкції з діловодства конкретної організації.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

Стандарт поширюється на «організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи акти, листи та ін., Які використовуються в діяльності:

Федеральних органів держ. влади, органів держ. влади суб'єктів РФ, включаючи суб'єктів РФ, які мають на-1 ряду з російською мовою як державної національний мову, органів місцевого самоврядування;

Підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми ».

4. Основні правила роботи відомчих архівів: Правила умовно можна розділити на дві частини. У першій

(Розд. 2-4) детально висвітлені діловодних питання:

вимоги до номенклатурами справ, їх види, порядок їх складання, заповнення, ведення;

порядок формування справ у діловодстві;

Організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;

порядок виділення документів до знищення;

підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, дооформлення обкладинки і т.д.), складання описів, передача в архів.

В іншій частині правил (розд. 5-14) докладно розкривається робота з документами в архіві.

Для комерційних організацій, які не передають документи на держ. зберігання, а зберігають їх у себе, правила є незамінними в організації їх архіву.

5. Переліки документів із зазначенням термінів зберігання (Типовий або відомчий).

6. Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях.

Тут описані принципові положення щодо організації роботи з цією категорією документів: особливості реєстрації, терміни виконання, ведення довідкової картотеки, формування справ, терміни зберігання справ, ведення аналітичної довідки за зверненнями. Методика, викладена в Положенні, може бути використана для організації роботи з будь-якими документами приватних осіб.

Крім того, треба знати, що робота з певною категорією документів регламентується спеціальними актами. Так, наприклад, правила роботи з бухгалтерськими документами відображає не тільки Федеральний закон про бухгалтерський облік, а й Становище ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в РФ.

При роботі з кадровою документацією необхідна Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях.

Пакет цих документів треба постійно оновлювати у міру заміни нормативно-методичних актів новими.

Але крім того, що треба знати яквиконувати ту чи іншу роботу, треба ще мати уявлення про нормах часуабо вироблення,існуючих на ці види робіт.

Центральним бюро нормативів з праці розроблено досить велику кількість нормативних документів, що містять норми часу на роботи, що виконуються працівниками управлінського апарату. Роботу з документами відображають:

Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління;

Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління;

Єдині норми часу (виробітку) на машинописні роботи;

Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів.

Пакет загальнодержавних нормативно-методичних документів необхідно мати кожній діловодної служи як довідковий матеріал. Він використовується при розробці таких індивідуальних організаційних документів, Як Положення службі ДОП, посадові інструкції її працівників і інструкція з діловодства конкретної організації.

Все про тюнінг авто