Нормативні документи регламентують діяльність структурних підрозділів. Нормативно-правові документи, що регулюють діяльність підприємства. Залежать від специфіки організації
До основних документів, який регламентує діяльність персоналу, можна віднести його затверджену структуру і штатну чисельність, штатний розклад, Правила трудового розпорядку, посадові інструкції, кваліфікаційні характеристики, положення про структурний підрозділ.
Структура і штатна чисельність персоналуоформляються документом за підписом заступника керівника організації або керівника структурного підрозділу, необхідними візами, затверджуються першою особою і містять перелік найменувань структурних підрозділіві посад. Зміни в документ вносяться наказом керівника організації.
додаток
|
Код і найменування структурного підрозділу |
Код і найменування посади |
Кількість штатних одиниць |
Посадовий оклад |
надбавки |
місячний фонд |
Примітки |
|
|
персональні | |||||||
Заступник керівника організації
або керівник структурного
підрозділи ______________________________ Підпис ____________________
візи ______________________________
Зміни до штатного розпису вносяться наказом керівника організації.
Правила трудового розпорядкузатверджуються керівником і містять загальні положення, Порядок прийому, переведення і звільнення службовців, перелік основних обов'язків службовців і адміністрації; нормативи робочого часу і його використання, підстави для заохочення за успіхи в роботі і стягнення порушників трудової дисципліни; вимоги до внутрішнього режиму та організації робіт. Документ підписується керівником кадрової служби, містить необхідні візиі узгоджується з рішенням загальних зборів (номер протоколу).
Зміни до положення структурному підрозділі вносяться наказом керівника організації.
кваліфікаційна характеристикаскладається з трьох розділів.
У першому розділі «Посадові обов'язки» наводяться відомості про місце і ранзі посади в структурі організації, вимоги до кваліфікації осіб, які можуть її заміщати, а також перелік посадових обов'язків в порядку їх важливості.
Другий розділ кваліфікаційної характеристики «Повинен знати» містить перелік вимог до знання особливостей основної діяльності та пов'язаних з нею нормативних документів, методичних матеріалів, правил техніки безпеки та охорони праці.
У третьому розділі «Кваліфікаційні вимоги» ( «Повинен вміти») відображаються вимоги до рівня і профілю спеціальної підготовки працівника, стажу, накопиченого досвіду, що дозволяє виконувати покладені на нього обов'язки.
Кожна посада, передбачена штатним розписом, повинна бути забезпечена посадовою інструкцією, Яка складається на основі Положення про структурний підрозділ і кваліфікаційної характеристики і визначає права, обов'язки і відповідальність співробітників, починаючи з заступників керівників підрозділів. Діяльність перших осіб організації і їх заступників регламентується її Статутом, а керівників підрозділів - положеннями про них.
Посадова інструкціяможе бути індивідуальною (орієнтованої на певну посаду і конкретну особу) або типовий, що розробляється стосовно до групи посад одного рівня. Вона часто служить базою для попередньої і включає зазвичай такі основні елементи:
Заголовок.Містить повне найменування посади і підрозділи, до якого вона належить, бажано відповідно до Єдиної номенклатури посад і Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і службовців.
При цьому потрібно розрізняти повну та базову найменування посади, яке може не відображати багатьох аспектів змісту робіт. До базового найменуванню додаються відомості про режим роботи, ранзі або статус: заступник, помічник, старший (відповідальний виконавець або керівник самостійного ділянки роботи), провідний (може керувати окремим напрямком діяльності) та ін.
загальні положення. Включає перелік основних завдань співробітника; нормативних документів, відповідно до яких він повинен працювати; підпорядкованість, вимоги до рівня кваліфікації відповідно до кваліфікаційних довідників; порядок ^ заняття і звільнення посади, заміщення в момент відсутності (вищим, нижчим, колегою); режим праці і відпочинку; форми оплати і додаткового заохочення.
Посадові обов'язки. Розділ містить повний перелік виконуваних робіт, ступінь деталізації якого залежить від характеру діяльності працівника (для фахівців може бути більш укрупненим за основними напрямками), і розробляється на основі Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців і службовців з урахуванням особливостей організацій.
Формулювання посадових обов'язків (не більше восьми) повинна бути чіткою, націленої на кінцеві результати, з виділенням дій, що ведуть до них, і наданням можливості вибору методів роботи відповідно до кваліфікації.
права(Повноваження), що надаються даній особідля самостійного виконання роботи. Розділ охоплює коло питань, за якими працівник має право приймати самостійні рішення, давати вказівки, підписувати або візувати документи, контролювати, здійснювати представництво, отримувати необхідну інформацію.
Відповідальність.У розділі регламентується персональна відповідальність посадової особиза виконання покладених на нього обов'язків і використання прав, наводяться відомості про суб'єктів і формах звітності, критерії оцінки результатів.
Основні взаємозв'язку. У розділі фіксуються службові зв'язки з колегами, працівниками інших підрозділів і організацій, необхідна для виконання посадових обов'язків інформація.
Основні проблеми роботи. Розділ містить перелік проблем, з якими може зіткнутися посадова особа в процесі виконання своїх обов'язків.
У ряді випадків в посадову інструкцію включається розділ «Участь в інформаційному обміні», що містить вказівки про те, яка, від кого, коли, в якій формі повинна надходити інформація особі, що займає дану посаду; яким чином вона повинна вивчатися і узагальнюватися; в якій формі, кому, коли і як згодом надаватися. Посадова інструкція та зміни в ній затверджуються наказом керівника організації.
5 / 5 ( 25 votes)
Відразу обмовимося, що в статті ми наводимо лише приблизний переліквнутрішньокорпоративних документів. Приблизний не тому що нам повільно скласти повний, а тому що по-перше конкретний перелік документів залежить від типу організації - комерційна чи некомерційна, організаційно-правової форми, штату та інших факторів, а по-друге - вимоги законодавства щодо наявності внутрішньофірмових документів постійно «удосконалюється» , і той папір, яка сьогодні не потрібно, завтра може стати «основоположною». Звичайно, у міру сил ми буде змінювати і доповнювати список, ноьвсе таки майте на увазі вищесказане.
Втім, кому потрібен конкретний перелік саме для своєї організації, то наші складуть для вашої організації необхідний комплект документів.
Внутрішні документи організації перелік:
Внутрішньокорпоративні документи:
- Рішення (протоколи) про затвердження внутрішніх документів;
- Рішення (протокол про призначення одноособового органу управління (директора, президента, голови, голови та ін.).
Тут ми не вказали протоколи (рішення) потрібні при створенні і реєстрації організації, тому як передбачається що вони вже є, коли організація працює.
Опціонально можна ще передбачити положення про порядок скликання вищого органу управління (зборів засновників, акціонерів, членів, пайовиків і т.д. з відповідними протоколами про їх затвердження.
Положення про направлення інформації, теж затверджене вищим органомуправління
Бухгалтерські внутрішні документи:
Положення про облікову політику (цей документ як правило розробляють самі бухгалтера, погодившись з подальшою роботою ввіреній компанії);
Опціонально може бути ще положення про розподіл прибутку, дивідендів, формування фондів - резервного, капітального та інших.
Перелік внутрішніх трудових (кадрових) документів *:
- Штатний розклад (можна взяти типову формуТ3);
- Правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189 ТК);
- Положення про оплату праці (гл. 21 ТК РФ);
- Перелік нормативних актів з питань праці (ст. 212 ТК РФ);
- Комплект правових актів з питань праці відповідно до специфіки діяльності (ст. 212 ТК);
- Трудові договори (ст. 57 ТК РФ), включаючи трудовий договірз директором (примітка: раніше якщо засновник ТОВ і директор збігалися в одній особі, то трудовий договір не вимагали, оскільки не можна самому з собою підписати договір, про те до речі було чимало роз'яснень і Мінпраці, і Мінфіну, однак зараз державна бюрократична думка рухається по тому шляху, що все таки коли засновник і директор збігаються, то договір все одно повинен бути);
- Перелік професій та видів робіт, для яких повинні бути розроблені інструкції з охорони праці (ст. Ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
- Перелік інструкцій з охорони праці (постанова 1/29);
- Документи, що підтверджують страхування працівників від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань(Ст. 212 ТК РФ);
Програми (ст. 225 ТК):
- програма вступного інструктажу;
- програма первинного інструктажу на робочому місці
інструкції:
- посадові інструкції на директора і співробітників (ст. ст. 211, 221, 223, 225, 226, 228 ТК РФ);
- інструкція з охорони праці;
- інструкція з пожежної безпеки;
журнали:
- журнал реєстрації вступного інструктажу (ст. 225 ТК);
- журнал реєстрації інструктажу на робочому місці (225 ТК);
- журнал обліку нещасних випадків на виробництві (ст. ст. ст.228 - 231 ТК РФ);
- журнал обліку інструкцій з охорони праці для працівників постанову 1/29 від 13 01 2003);
- журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці для працівників (постанова 1/29 від 13 01 2003);
книги(Постанова Мінпраці РФ від 10 жовтня 2003 р N 69 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок»):
- прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї;
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
Локальні накази і постанови засновників по праці і охорони праці:
- наказ про розробку (затвердження) переліку професій і видів робіт, для яких повинні бути розроблені інструкції з охорони праці; *
- наказ про призначення відповідального за інструктаж з охорони праці та ведення журналів інструктажів * (* можна об'єднати);
- наказ про затвердження щорічного графіка відпусток;
- наказ про призначення відповідального за ведення і облік трудових книжок;
- рішення (протокол) про затвердження програми вступного інструктажу; **
- рішення про затвердження програми первинного інструктажу на робочому місці; **
- рішення про затвердження інструкцій з охорони праці для працівників ** (** можна об'єднати)
Опціонально (ці внутрішні документи організації можуть бути, а можуть і не бути в залежності від конкретної специфіки і (або) бажання, але все одно ми вважали за потрібне доповнити ними свій перелік):
- Журнал перевірок юридичних осіб та індивідуальних підприємцівопціонально (п.8 ст 16 ФЗ 26 грудня 2008 р N 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю(Нагляду) і муніципального контролю», Наказ Міністерства економічного розвиткуРФ від 30 квітня 2009 р N 141 «Про реалізацію положень федерального закону«Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) і муніципального контролю»;
- Положення про персональні дані (п. 8 ст. 86, ст. 88 ТК);
- Інструкція по роботі на ПК (якщо робота на ПК займає більше 50% робочого часу);
- Програма навчання з охорони праці (опціонально при створенні комісії з навчання з ОП);
- Наказ про створення комісії з перевірки знань з охорони праці;
- Інструкція навчання з охорони праці;
- Протоколи перевірки знань з охорони праці;
- Журнал перевірки знань з охорони праці.
Як бачите нічого такого екстраординарного. При належній посидючості і мінімальних навичках роботи на ПК ви цілком можете скласти необхідний перелік внутрішніх документів своєї організації.
Також для більшості організацій (за винятком тих, чия господарська діяльністьздійснюється в офісах) необхідно розробити програму виробничого контролю(Ст. 32 Федерального закону № 52-ФЗ від 30 березня 1999 г. «Про санітарно-епідеміологічне благополуччя населення» та Санітарні правила «Організація і проведення виробничого контролю за дотриманням санітарних правилі виконанням санітарно-протиепідемічних (профілактичних) заходів. СП 1.1.1058-01 », затверджені Головним державним санітарним лікарем Російської Федерації 10 липня 2001 р
* Втім, відповідно до статті 309.2 трудового кодексуорганізації, які відносяться до категорії мікропідприємств можуть використовувати типову форму трудового договору, що укладається між працівником і роботодавцем - суб'єктом малого підприємництва, який відноситься до мікропідприємств, затверджену Постановою Уряду РФ № 858 від 27 серпня 2016 року. Критерії віднесення до мікропідприємств встановлені статтею 4 Федерального закону № 209 - ФЗ від 24 липня 2007 г. «Про розвиток малого і середнього підприємництва в Російській Федерації» і прийнятими відповідно до цього закону Постановою Уряду РФ № 265 від 14 квітня 2016 року «Про граничні значеннях доходу, отриманого від здійснення підприємницької діяльності, Для кожної категорії суб'єктів малого та середнього підприємництва »
У разі використання мікропідприємств типового трудового договору такі внутрішні документи організації як правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про оплату праці і ряд інших локальних трудових (кадрових) документів, що входять в обов'язковий перелік, Можуть не складатися.
З розробки організаційно - правових документів власне і починається життєдіяльність організації. Організаційно - правові документи необхідні для того, щоб створити організацію, встановити її структуру, визначити штатну чисельність, функції структурних підрозділів, дорадчих, колегіальних органів, встановити режим роботи, здійснити організацію праці і розподіл обов'язків між працівниками, визначити порядок реорганізації та ліквідації організації.
Найбільш поширені організаційно-правові документи:
статут організації;
положення про організацію;
положення про структурний підрозділ організації;
положення про колегіальних та дорадчих органах установи;
штатний розклад;
правила внутрішнього трудового розпорядку;
інструкції по окремих видахдіяльності;
посадові інструкції.
Всі перераховані вище документи і складають основу організаційно-правової документації підприємства або установи. Саме через організаційно-правові документи реалізується одна з основних управлінських функцій - організаційна, в рамки якої вписується, зокрема, юридичне оформлення створення організації, встановлення її організаційно-штатної структури та чисельності персоналу, регламентація діяльності організації в цілому, а також її структурних підрозділів, включаючи регулювання питань взаємодії між ними, формування і регламентацію діяльності дорадчих органів організації, встановлення режиму роботи персоналу, підрозділів, служб, визначення порядку проведення реорганізаційних заходів і деякі інші питання (наприклад, ліцензування певних видів діяльності, встановлення особливого порядку роботи і т.д. ).
Документами організаційно-правової групи властиві деякі загальні характерні риси. Крім того, що саме через них в рамках організації здійснюється реалізація норм адміністративного права, можна також відзначити наступне:
Зміст організаційно-правових документів становлять положення, що підлягають обов'язковому виконаннювсіма співробітниками організації, і становлять у своїй сукупності організаційно-правову базу для нормального функціонування підприємства або установи. Ці документи містять в собі положення, які як би окреслюють межі правового поля, в рамках яких співробітники організації можуть здійснювати свої повноваження.
Організаційно-правові документи - документи прямої дії, що зачіпають, як правило, комплекс взаємопов'язаних питань.
Введення організаційно-правових документів в дію завжди здійснюється після затвердження документа відповідним керівником (керівником вищестоящої організації, даної організації або начальником структурного підрозділу в залежності від категорії документа).
Організаційно-правові документи відносяться до документів безстрокового дії і зберігають свою юридичну силу до моменту їх скасування або введення в дію нових замість застарілих. Практика показує, що при нормальному режимі роботи організації більшість організаційно-правових документів піддається переробці приблизно раз в 4-6 років. Значно частіше (в середньому раз на рік) зміст розглянутих документів уточнюється. Внесення змін і доповнень в організаційно-правові документи виробляється розпорядчим документом(Наказом керівника організації).
Винятком є штатний розклад, яке розробляється і затверджується щорічно.
Підготовці організаційно-правових документів завжди передує конкретизована за термінами і послідовності здійснення процедура їх проектування, розробки та узгодження.
Для організаційно-правових документів існують єдині вимоги до порядку і стилю викладу їх змісту.
Статут організаціїє основною організаційно-правовий документ, який регламентує найважливіші питання функціонування організації, включаючи порядок її утворення та реорганізації (ліквідації).
Статут організації - це правовий акт, Що визначає порядок утворення, компетенцію, структуру, функції, завдання, права підприємства, організації, установи. Статут регулює діяльність організацій, підприємств, установ незалежно від форми власності та сфери діяльності.
Загальні положення, що визначають найменування виду установчого документа, Порядок складання і змісту тексту, наведені в Цивільному Кодексі РФ (ч. I, гл. 4). Так, організація, що є юридичною особою, «діє на підставі статуту, або установчого договору і статуту, або тільки установчого договору. У випадках передбачених законом, юридична особа, яка не є комерційною організацією, може діяти на підставі загального положення про організації даного виду »(ст. 52 ГК РФ).
Установчий договір- правовий акт, яким сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу і визначають порядок спільної діяльностіпо його створенню, функціонуванню, реорганізації та ліквідації. Установчий договір укладається, а статут затверджується засновниками (учасниками).
Положення про організацію - правовий акт, що визначає статус організації, її завдання, функції, права, відповідальність, порядок діяльності. На підставі положення діють державні та муніципальні некомерційні організації, які виконують свої функції за рахунок коштів бюджету.
Як правило, статут організації містить в собі такі основні розділи:
Перший розділ «Загальні положення» повинен містити в собі відомості про:
повне та скорочене фірмове найменуванняорганізації;
статус організації;
предмет діяльності організації;
нормативних документах, що регламентують діяльність організації;
наявності у даній організації філій, дочірніх підприємств і представництв;
наявності у даній організації зареєстрованого товарного знака(Знака обслуговування) та інших атрибутів юридичного лиця(Банківські рахунки, печатки і штампи, фірмові бланки і т.п.);
поштовому (юридичному) адресу організації.
Другий розділ «Відомості про статутний капітал організації» містить:
загальні відомості про співзасновників (учасників) організації;
розміри вкладів співзасновників (учасників) організації;
умови зміни (перегляду) розмірів статутного капіталу;
майнові права учасників по відношенню до окремих об'єктів у майновому складі організації;
відомості про порядок та наслідки виходу учасника з товариства.
У третьому розділі «Організаційно-правові основи діяльності організації» визначаються:
мети діяльності організації;
види (напрямки) діяльності організації;
механізм взаємовідносин організації з партнерами;
права учасників організації при здійсненні її фінансово-господарської діяльності.
Четвертий розділ «Управління організацією» регламентує:
структуру та основні завдання управління організацією;
склад органів управління;
повноваження органів управління.
У цьому ж розділі, в залежності від форми управління організацією, повинні особливо обумовлюватися: терміни скликання і порядок проведення загальних зборівакціонерів, порядок і терміни проведення виборів членів ради директорів, загальний порядок діяльності виконавчих органів, порядок і терміни проведення перевірок діяльності організації, а також інформування про результати перевірок учасників (співробітників) організації і т.д.
П'ятий розділ «Правила ведення обліку та звітності в організації» встановлює:
порядок ведення бухгалтерський і статистичної звітності;
порядок подання відомостей про результати фінансово-господарської діяльності організації в Державну податкову інспекцію;
порядок і терміни підведення підсумків фінансово-господарської діяльності організації, а також інформування про це учасників (співробітників) організації.
У розділі «Порядок використання прибутку та інших накопичень організації» повинні знайти своє відображення питання: розподілу і подальшого використання прибутку і порядку використання інших накопичень організації (страховий фонд, резервний фонд та ін.).
Сьомий розділ «Порядок припинення діяльності організації» встановлює: порядок ліквідації організації та порядок зміни характеру діяльності організації.
У заключному розділі «Особливі питання діяльності організації» обмовляється порядок вирішення спорів організації з іншими юридичними і фізичними особами, а також деякі інші питання, що є відображенням специфіки діяльності тієї чи іншої організації і вимагають документального роз'яснення (регламентації).
Положення про структурний підрозділ організації- організаційно-правовий документ, що конкретизує правове становище, порядок повсякденного функціонування, а також питання підпорядкованості та взаємодії цього підрозділу з іншими структурними одиницями.
Незважаючи на те, що структура тексту «Положення ...» ні в одному з діючих нормативних документів жорстко не закріплена, проте, вона досить стійка, можна сказати, стандартна. Як правило, типове «Положення ...» містить в собі такі основні розділи:
1. Загальні положення.Розділ містить в собі відомості про:
повному офіційному і умовному найменуванні підрозділи;
статус підрозділу;
напрямках діяльності підрозділу;
нормативних документах, що регламентують діяльність даного підрозділу.
2. Призначення, завдання та функції підрозділу.В даному розділі послідовно розкриваються призначення даного підрозділу, його основні завдання та найважливіші функції. Зміст розділу повинно наочно показувати роль і місце даного підрозділу в діяльності організації.
3. Структура, склад, оснащення підрозділу.Тут послідовно подаються дані про структуру підрозділу, його чисельний склад і техніко-технологічному оснащенні. Зміст даного розділу повинно включати в себе всю необхідну інформацію по висвітлюються питань, але без надмірної деталізації. При розкритті структури підрозділу необхідно пояснити, чому обрано саме такий її варіант, а для чисельного складу - дати процентне співвідношення працівників керівної ланки, основного і обслуговуючого персоналу.
4. Організація управління і забезпечення підрозділу.Розділ доцільно викласти в такій послідовності:
керівний склад (керівні органи) підрозділу;
загальна організація управління повсякденною діяльністю підрозділу;
управління підрозділом в оперативному режимі;
основні напрями забезпечення повсякденної діяльності підрозділу;
повноваження керівного складу (керівних органів) підрозділи при здійсненні управління і забезпечення.
5. Організація взаємодії підрозділу з іншими структурними одиницями.Розділ містить послідовний опис організації взаємодії підрозділів з іншими підрозділами в питаннях:
отримання і передачі інформації і документації;
отримання і передачі готової або проміжної продукції;
взаємодії з іншими напрямками і при організації роботи в оперативному режимі.
Перераховані пункти в обов'язковому порядкуповинні містити конкретні вказівки про терміни і послідовності (взаємної узгодженості) дій сторін, періодичності подання відомостей, документів, матеріалів і т.п.
6. Відповідальність основних категорій працівників підрозділу.Розділ встановлює види дисциплінарної, адміністративної та, при необхідності, кримінальної відповідальності, яку може нести посадова особа підрозділу в разі невиконання своїх обов'язків. Формулювання даного розділу повинні виділятися граничною чіткістю і ясністю.
7. Особливі питання діяльності підрозділу.У розділі обмовляється порядок вирішення спірних ситуацій з іншими структурними одиницями організації, а також інші питання, що відображають специфіку діяльності того чи іншого підрозділу.
Титульний аркуш «Положення ...» оформляється на загальному бланку організації, на якому вказуються: назва структурного підрозділу; номер і дата видання документа; місце складання або видання документа; заголовок до тексту документа; гриф обмеження доступу до з стверджує підписом керівника організації.
Положення про колегіальний або дорадчому органірозробляється для регламентації діяльності колегіальних і дорадчих органів установи, що виконують функції керівництва. Залежно від організаційно - правової форми установи, організації, підприємства це може бути положення про Раду директорів, положення про Правління (в акціонерному товаристві), Положення про Колегію, положення про Науково-технічній раді, положення про Вчену раду та ін.
Положення про колегіальний або дорадчий орган визначає статус органу, сферу його компетенції, склад і принципи формування (призначення, обрання членів), повноваження членів, порядок проведення засідань та порядок прийняття рішень, відповідальність членів колегіального або дорадчого органу за прийняті рішенняі деякі інші питання.
Положення про колегіальному органі управління затверджується вищим органом управління організації, положення про дорадчому органі затверджується керівником організації, що здійснюють виконавчо-розпорядчі функції.
Штатний розкладявляє собою організаційно-правовий документ, який встановлює кількісний і якісний склад співробітників в складі підрозділів організації, а також розміри їх мінімальної фіксованої місячної оплати праці (окладу) відповідно до займаних посад.
Структура штатного розкладу майже в точності повторює структуру самої організації, для потреб якої даний розклад розроблено - по суті, це перелік посад співробітників організації по підрозділах із зазначенням розмірів відповідних даними посад окладів. При цьому порядок перерахування структурних підрозділів, а також посад в них визначається керівником організації.
Перерахування структурних одиниць всередині підрозділів проводиться в порядку їх нумерації. Перерахування посад зазвичай починається з посад провідних і головних фахівців, потім слідують фахівці старшого, середнього і молодшого ланки. При значній кількості посад прийнято виділяти групи управлінських посад, посад за основним фахом (або декільком такими спеціальностями) і, групу посад обслуговуючого і допоміжного персоналу. Усередині зазначених груп посади розташовуються в порядку убування.
Документ входить в УСОРД і має уніфіковану форму. Документ розробляється на загальному бланкуорганізації із зазначенням найменування виду документа і заголовка до тексту.
З урахуванням специфіки змісту і розміщення даних, штатний розклад більш зручно оформляти у вигляді таблиці. Для розташування таблиці такого виду доцільно використовувати аркуші формату A3 або А4 (альбомний розворот). Найменування підрозділів та найменування посад вказуються в називному відмінку. Кількісні показники штатного розкладу - загальна чисельність посад - підсумовуються по кожному підрозділу і за організацію в цілому, з урахуванням наявних в організації неповних штатних одиниць.
Штатний розклад розробляється в планово-виробничому відділі (ППО) (або іншому аналогічному за призначенням підрозділі організації), щороку станом на 1 січня.
В процесі відпрацювання проекту розкладу на майбутній рік документ візується заступниками керівника організації (по виробництву, управлінню, персоналу), а також керівниками фінансового та юридичного відділів (бухгалтером і юристом).
Уточнений, узгоджений і повністю відкоригований документ після ретельної перевірки підписується відповідальним розробником (зазвичай - начальником ППО). Як і інші організаційно-правові документи, штатний розклад підлягає затвердженню керівником.
Правила внутрішнього трудового розпорядку- організаційно-розпорядчий документ, детально регламентує питання повсякденній діяльностіорганізації.
Документ цей жорстко структурований і складається з наступних розділів:
1. Загальні положення включають в себе: згадка про найважливіші конституційні гарантії для працівників в області права на працю; порядок введення документа в дію; мети, що досягаються введенням в дію даного документа.
2. Порядок прийому та звільнення персоналу. Розділ визначає: процедуру прийому персоналу на роботу; перелік документів, які слід перевірити при прийомі на роботу; процедуру звільнення персоналу; порядок переміщення співробітників на інші посади (на інші види роботи); порядок дострокового розірваннятрудового договору з ініціативи працівника і адміністрації.
3. Загальні обов'язки співробітників. Розділ містить перелік основних обов'язків працівників організації, які підлягають виконанню ними в своїй повсякденній діяльності.
4. Загальні обов'язки адміністрації. Викладається перелік основних обов'язків адміністрації організації, що підлягають виконанню їх в повсякденній діяльності, в тому числі:
обов'язки адміністрації щодо забезпечення співробітників роботою;
обов'язки адміністрації щодо створення і підтримання безпечних умовпраці;
обов'язки адміністрації щодо своєчасного і справедливому винагороді праці співробітників;
обов'язки адміністрації по управлінню і всебічному забезпеченню діяльності організації;
обов'язки адміністрації щодо здійснення господарського (наукового, технічного і т.п.) взаємодії підприємства з іншими організаціями.
При необхідності в розділі може знайти відображення зміст інших (спеціальних) обов'язків адміністрації.
5. Робочий час і порядок його використання. Даний розділ містить відомості про:
розподілі часу для виконання трудових обов'язків (тривалість робочого дня, робочих змін, їх початок і закінчення);
розподілі часу для відпочинку в процесі роботи (тривалість і періодичність перерв в роботі, при необхідності - організація харчування співробітників по змінах);
порядок обліку відпрацьованого співробітниками часу;
порядок надання співробітникам відпусток.
6. Відповідальність працівників за порушення. Порядок заохочення найбільш відзначилися. Розділ включає в себе два підрозділи.
7. Прикінцеві положення. В розділ встановлюється порядок перегляду положень «Правил внутрішнього трудового розпорядку», а також порядок оголошення «Правил внутрішнього трудового розпорядку» співробітникам організації.
«Правила внутрішнього трудового розпорядку» розробляються в апараті заступника керівника організації по управлінню (співробітниками кадрового органу). В процесі відпрацювання документа він візується заступниками керівника організації (по виробництву, управлінню, персоналу), а також керівниками фінансового та юридичного відділів.
Про введення «Правил внутрішнього трудового розпорядку» в дію видається відповідний наказ керівника організації. При необхідності в зміст документа вносяться відповідні зміни і уточнення, про що видається наказ по організації.
Оформлення «Правил внутрішнього трудового розпорядку» проводиться на аркушах паперу формату А4. Титульний лист документа виповнюється на загальному бланку і має містити: найменування виду документа; номер і дату написання документа; місце складання; заголовок до тексту документа; текст; підпис розробника; гриф обмеження доступу до з стверджує підписом керівника організації.
Посадова інструкція- організаційно-правовий документ, який встановлює для співробітника (категорії співробітників) конкретні трудові обов'язки відповідно до займаної посади.
Посадові інструкції грають організаційну, яка регламентує і регулюючу роль. Вони дозволяють забезпечити чітке розмежування обов'язків і прав між працівниками, виключити паралелізм у виконанні окремих робіт, забезпечити взаємозв'язок у роботі співробітників, що займають різні посади. Крім того, вони дозволяють здійснити об'єктивну оцінку діяльності працівників і є нормативною основою для застосування до них заходів впливу.
при розробці посадових інструкційнеобхідно забезпечити єдиний підхід до їх побудови, формулювання змісту розділів, послідовності їх викладу. При цьому вони повинні відображати все коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності працівника, мати чіткі і короткі формулювання.
Посадові інструкції розробляються на всі посади, які передбачені штатним розписом, крім посади керівника підрозділу, діяльність якого регламентує положення про підрозділ.
Посадові інструкції розробляються на основі Тарифно-кваліфікаційних характеристик по загальногалузевим посадам службовців (затверджені постановою Мінпраці РФ від 06.06.1996 № 32). При розробці посадових інструкцій для державних службовців використовуються Рекомендації по розробці посадових інструкцій (посадових обов'язків) за посадами державних службовців федеральних органіввиконавчої влади.
Посадова інструкція оформляється на загальному бланку організації. Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є: гриф затвердження, назва структурного підрозділу, реєстраційний номер, дата, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис розробника.
Текст посадової інструкції, як правило, складається з розділів:
Відповідальність.
Взаємовідносини.
Загальні положення.
Посадові обов'язки.
Розділ «Загальні положення» включає:
найменування посади з позначенням структурного підрозділу;
підпорядкованість співробітника і підлеглих співробітнику;
порядок призначення на посаду та звільнення з посади;
перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, що займає цю посаду;
кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи);
вимоги до спеціальних знань і навичок.
У розділі «Посадові обов'язки» встановлюється конкретний зміст діяльності працівника. У розділі вказують:
ділянку роботи, закріплений за працівником (група вирішуваних питань, напрямків роботи або перелік своїх підшефних об'єктів);
види робіт, що виконуються працівником (слід визначати їх не тільки за змістом, але і по організаційно-правовим характером: «керує», «готує», «затверджує», «розглядає», «виконує», «забезпечує» і т.п. ).
Будь-яка людина, будь-яка організація на території РФ повинні підкорятися цілій низці законодавчих актів.
В першу чергу це - Конституція. Багато хто вважає, що її фактична значимість невисока, проте важко з цим погодитися. багато закони засновані саме на принципах Конституції, і принципи ці працюють. Наприклад, свобода підприємницької діяльності, вибір місця цієї діяльності, захист прав не тільки в адміністративних органах, А й судах: все це Конституція.
За конституцією слідують нормативні акти, Що регулюють діяльність підприємства, які стосуються будь-якого підприємства незалежно від роду діяльності. Це Цивільний і. Перший документ в багатьох країнах прямо називають конституцією економічного життя. Другий стосується відносин співробітників і роботодавців.
У першому визначено, що таке підприємство, принципи його діяльності. Описується, які види підприємств можуть організовуватися. приділено увагу порядку формування підприємства, правила керівництва.
Шукайте відповідь? Задайте питання юристам!
9820 юристів чекають Вас Швидка відповідь!
Задати питання
особливість цивільного кодексу в наданні відносної свободи, в тому числі, тим, хто зайнятий керівництвом підприємства. Часто дається правило, і можливість встановити своє правило.
Нормативні документи, що регламентують діяльність підприємства, або середню ланку
Сюди входять окремі закони. Вони можуть стосуватися однієї галузі (наприклад, атомної енергетики). Закон може визначати правила ведення діяльності(Наприклад, закон, що встановлює правила будівництва багатоповерхових будинків за допомогою засобів вкладників). Є закони, присвячені темам кредитування, використання фінансових коштів іншим чином.
Окремі закони можуть стосуватися контролю органами державної влади, Щоб пом'якшити умови діяльності підприємств, і зробити політику держави більш передбачуваною. За нею йдуть акти уряду. Уряд може створювати нормативні документи, Які регламентують діяльність підприємства, Коли цього вимагає закон. Це стосується і окремих органівдержавної влади.
Останні займаються часто розробкою нормативів, стандартів, інструкцій. можуть видаватися типові документи, Якими можуть користуватися на підприємствах, Щоб створювати свої документи.
Документи, що регулюють діяльність підприємства, або що потрібно робити самим
Підприємство працює не тільки в рамках того, що дає держава. Основні документи: статут, договір про спільну діяльність і т.п. творці підприємства повинні створити самі. Їх домовленість проходити певний процедури і ось з'являється нове підприємство.
Але ...
Ряд питань має вирішуватися керівництвом підприємствайого розпорядженнями, наказами.
багато в опитування повинні вирішуватися спільно з співробітниками підприємства. Наприклад, в ньому закріплюють конкретизовані обов'язки співробітників і керівництва підприємства.
Значну частину документації складають посадові інструкції.
Велике підприємство складається з кількох підрозділів, їх діяльність регулюється положеннями. У ньому описується перелік питань, якими, наприклад, повинен займатися відділ, права керівника.
Найбільший масив - це акти, службові записки, Протоколи зборів.
Незважаючи на невеликий перелік документи, що регулюють діяльність підприємства, складають основну масу паперів на підприємстві.
Внутрішні документи організації включають в себе наступні типи: організаційні, службові та розпорядчі.
Організаційні документи підприємства
Абсолютно вся діяльність фірм і підприємств повинна бути зафіксована. Для цього передбачені різні типи документів.
На підставі діючого законодавствавсі установи, фірми і приватні підприємства діють на підставі виданих статутів, положень, штатних розкладів і інструкцій. Всі перераховані документи і складають підгрупу документів, іменованих організаційними. Всі вони є необхідними елементами будь-якого підприємства.
Таким чином, організаційними документамипідприємства можна назвати групу паперів, які регламентують функції, завдання та загальну структурупідприємства або фірми. Вони регулюють організацію його роботи, обов'язки і права, а також відповідальність його фахівців і керівного персоналу. Це внутрішні нормативні документи організації.
Статут
Статут - правовий акт, який регламентує порядок утворення організації, її компетенцію, основні функції, умови роботи і завдання. По суті, це звід правил, який регулює діяльність будь-якої організації, товариства або громадян.
При утворенні юридичної особи статут повинен бути затверджений групою його засновників і в обов'язковому порядку зареєстрований відповідно до законодавства. Є основним документом в діяльності організацій абсолютно будь-яких правових формвласності та регулює їх взаємовідносини з іншими організаціями або фізичними особами, Також встановлює їх обов'язки і права в рамках напряму діяльності. Статут відноситься до обов'язкових внутрішніми документами організації.
- найменування та вид підприємства;
- його поштову адресу;
- мета і напрям діяльності;
- порядок утворення статутного капіталу та розподілу прибутку;
- інші аспекти діяльності.
положення
До положень відносять нормативні акти, які визначають порядок утворення і організацію роботи підприємства. Вони можуть регулювати рамки діяльності різних посадових осіб. Але на практиці, як правило, створюються положення, які регулюють загальну сукупність трудових відносин.
Найбільш поширеним видом положення є документ, який регламентує загальну діяльністьорганізації або діяльність її структурного підрозділу зокрема. Якщо положення стосується організації в цілому, то воно визначає статус підприємства, його компетенцію, а також порядки ліквідації та реорганізації. Положення, що стосуються структурних підрозділів, фіксують порядок розмежування їх функцій. Які нюанси мають ці внутрішні документи організації?
Всі положення мають уніфікований формуляр і оформляються на загальному бланку підприємства. В обов'язковому порядку вони повинні містити інформацію про найменування підприємства або підрозділу, дату і гриф затвердження. Сам текст положення включає в себе цілі, завдання, функції, права та обов'язки, загальні положення, керівництво.
Положення повинні бути затверджені директором, завізовані юристом і підписані безпосередньо тими, хто їх розробляв. Це можуть бути заступники керівника або керівники структурних підрозділів.
Штатний розпис і штатна чисельність
Документ, що закріплює найменування підрозділів, наявних посад і кількість одиниць в штаті, іменується штатною чисельністю. Як і положення, штатна чисельність уніфікована в системі організаційно-розпорядчої документації. Також вона повинна бути оформлена на загальному бланку. Штатна чисельність має візу головного бухгалтера підприємства, інспектора відділу кадрів, безпосередньо керівника і повинна бути завірена печаткою.
Нижче будуть розглянуті і інші внутрішні та зовнішні документи організації. 
Документ, що закріплює на підприємстві посади і чисельність співробітників, а також фонд заробітної плати, іменується штатним розкладом. Форма документа має уніфіковане назву Т-3 і являє собою таблицю, в якій містяться найменування посад, тарифні ставки, розміри окладів, надбавки та інша інформація. Складання та затвердження штатного розкладу знаходиться в компетенції головного бухгалтера підприємства.
Які ще внутрішні документи організації існують?
Посадові інструкції
Це нормативні акти, що визначають права і обов'язки співробітників організації, сферу їх діяльності, рамки відповідальності. Займають особливе місце в структурі внутрішніх документів підприємства. Саме на підставі посадових інструкцій розробляється і укладається договір з працівником. Таким чином, саме трудовий договір і штатний розклад використовуються для вирішення конфліктної ситуації між працівником і роботодавцем у разі її виникнення.
Розробка посадової інструкції входить в компетенцію інспектора відділу кадрів, потім вона узгоджується з юридичним відділомі завіряється керівником. Будь-яка зміна, що має істотне значення, має вноситися на підставі наказу директора. Цього вимагають внутрішні нормативні документи організації.
договори
Договір - багатофункціональний документ. Він регулює будь-які взаємини між суб'єктами економічної діяльності. Договір може оформлятися при покупці або оренді приміщень, поручительство або ціноутворенні, продажу товарів або послуг, наймання співробітників або підрядників, залученні сторонніх організацій. Він є, як правило, основним документом, який регулює різні зв'язку економічного характеру між категоріями громадян, юридичними особами.
Основною частиною договору є положення про взаємних правахі зобов'язання сторін, порядок і строки розрахунку, повні реквізити. Організація роботи з внутрішніми документами лежить на керівнику підприємства.
службові документи
Службові документи - офіційні документи, Використовувані в поточній організаційної діяльностіпідприємства. Основними видами службової документації є акти, протоколи, службові записки та довідки.
акти
Це внутрішні документи, що відображають ті чи інші події або факти і складені кількома особами.
Складаються ці документи в різних ситуаціях, Тому мають величезну кількість різновидів: це акти прийому-передачі, акти списання, комерційні акти. Повинні бути складені постійно діючої або призначеною керівником комісією. Оформляються на загальному бланку підприємства (якщо є внутрішніми), повинні мати інформацію про організацію (якщо є зовнішніми). 
Складаються акти з двох частин. У першій вони несуть інформацію про предмет і підставі складання, членах комісії. В другому безпосередньо інформація про проведену комісією роботі, її результати.
Підписується всіма членами комісії. Якщо акт несе будь-яку матеріальну або фінансове навантаження, він повинен затверджуватися керівником і завірятися печаткою. 
Якщо акт зачіпає діяльність інших структурних підрозділів або посадових осіб, то останні повинні бути з ним ознайомлені. Внутрішні регламентуючі документи організації часто запитуються перевіряючими органами.
Акти, що стосуються важливих питаньв діяльності організації (реорганізація, перевірка, ревізія), повинні зберігатися на постійній основі. Менш важливі підлягають зберіганню протягом п'яти років.
протоколи
Фіксують хід зборів і нарад, обговорювані на них питання та прийняті рішення. Порядок організації внутрішніх документів повинен дотримуватися.
Як правило, протокол зборів і засідання ведеться секретарем шляхом конспектування або стенографування. Включає в себе основні тези виступають з доповідями, проекти рішень з порушених питань. Складається на загальному бланку підприємства з зазначенням найменування протоколюються події, дати його проведення, списком учасників і порядковим номером.
Протокол складається з вступної частини (вказуються голова, секретар та присутні посадові особи, а також порядок денний) і основний (включає в себе розділи, відповідні порядку денному, опису виступів і постанову - рішення). 
До переліку внутрішніх документів організації також входять акти про псування майна, недостачі, пошкодженнях або порушеннях при транспортуванні. Такі повинні складатися на фірмовому бланку без будь-яких виправлень або помарок. 
Доповідні, службові, пояснювальні записки
Службові та доповідні записки представляють собою документи, які адресуються керівникові підприємства або будь-якого підрозділу (в окремих випадках - вищому органу). Містять інформацію з якого-небудь питання, що стосується діяльності підприємства або посадових осіб, пропозиції або висновки.
Службова записка - це елемент внутрішньої переписки. Складається в тому випадку, якщо питання між підрозділами не може бути вирішене усно. При необхідності візується у керівника. Може бути складена як в рукописному, так і в друкованому вигляді.
Службова записка повинна мати заголовок і основний текст, що розкриває суть події, яке послужило приводом до її складання, а також висновки і пропозиції. Терміном є дата складання. Повинна бути підписана укладачем, а в разі направлення в вищестоящі органи- ще й керівником організації.
Службові записки, що стосуються діяльності підприємства і направлені на вищі органи, зберігаються постійно, а документи внутрішнього контролюорганізації - п'ять років.
Пояснювальні записки складаються в довільній формі і несуть інформацію по трудових відносин. Як правило, містять інформацію про причини, які привели до яких-небудь порушень. Залежно від важливості зберігаються від одного року до п'яти років.
довідки
Це внутрішні документи, які описують і підтверджують факти і події. Найбільш часто використовуваними довідками на підприємстві є довідки про заробітної платиі підтверджують факт роботи співробітника на даному підприємстві. На його вимогу організація зобов'язана видати йому подібну довідку.
Найчастіше на підприємстві використовуються формалізовані бланки довідок для прискорення процесу їх підготовки і подальшої видачі.
Довідка повинна містити дані про співробітника, якому вона надається, його посади та окладі. В обов'язковому порядку повинна мати дату складання, підписи керівників, печатки підприємства.
Окремим видом довідок є довідки з виробничої тематики, які можуть бути надані по запиту керівництва. Такі складаються в двох примірниках: один надається адресату, другий прикладається до справи.
Облік внутрішніх документів організації повинен бути суворим. 
Розпорядчі документи організації
розрізняють наступні видирозпорядчих документів:
- Наказ.Видається керівництвом організації з метою вирішення виробничих завдань. Розрізняють накази з виробничих питань і накази по особовому складу. До перших відносяться накази щодо фінансування, постачання, реалізації товарів або послуг, розподілу ресурсів. До других - про прийом на роботу або звільнення, про відпустку або відрядження співробітника. Повинен бути підписаний керівником і доведений до відома тих осіб, діяльність яких він зачіпає.
- Рішення і розпорядження.Акти, іздаваеми з метою оперативного вирішення виниклих на виробництві питань. Переважно носять методичний та інформаційний характер. Рішення та розпорядження оформляються ідентично наказам і видаються в одному з наступних випадків: при необхідності розподілу обов'язків або визначенні термінів виконання того чи іншого завдання; при визначенні порядку використання автотранспорту і так далі. Розпорядження, як правило, складаються з розпорядчої частини і констатуючій, мають окремим пунктом призначення контролюючого органу у вигляді підрозділу або посадової особи. Підписуються директором, нумеруються в межах календарного року. Якщо стосуються основної діяльності підприємства, то зберігаються постійно, по господарсько-адміністративних питань - п'ять років.
Внутрішні документи кредитної організації
зазвичай кредитні організаціїрозробляють і затверджують різні документи, які регулюють діяльність їх підрозділів та посадових осіб.Це документи про вчинення банківських операцій та інших угод (деякі види правил, процедур, положень, розпоряджень, рішень, наказів, методик, посадових інструкцій та інших документів в формах, прийнятих міжнародною банківською практикою).