Законодавче реформування положень бухгалтерського обліку щодо в бюджетних установах почалося ще в 2016 році. За Наказом Мінфіну від 01.07.2013 № 65н, проведений ряд поправок до вказівок про бюджетну класифікацію, що змінює деякі коди класифікації операцій сектора державного управління (). Таким чином, в регістрах бюджетного обліку оновилися аналітичні рахунки, що відображають рух підзвітних сум. Тоді ж були включені і доповнення до Податкового кодексу РФ.

У 2017 році ЦБ вніс зміни в підзвіт , прийнявши нормативно-правовий акт від 19.06.2017 № 4416-У, який вніс суттєві поправки до вказівок ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У. Головні модифікації торкнулися пункту 6.3, і з 19 серпня стало простіше видавати підзвітні суми.

Нові правила підзвіту:

• видати гроші підзвіт дозволено тільки працівнику, з яким роботодавець підписав трудовий договір (ст. 15 ТК РФ), або фізособі, яка працює за договором цивільно-правового характеру (Лист ЦБ РФ від 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859) ;
• для видачі грошей співробітники не повинні надавати заяву. Підставою для виплати авансованої суми виступає наказ, розпорядження або рішення, підписане керівником;
• видача необхідних сум здійснюється і за наявності заборгованості за підзвітними грошей, виданих раніше.

Що змінилося в алгоритмі видачі коштів підзвіт

Нові правила підзвіту є наступний порядок послідовних дій:

1. Співробітник надає в бухгалтерію за підписом керівника установи в довільній формі.
2. Підзвітним особам, зміни 2017 року було затверджено це нововведення, тепер дозволяється мати заборгованість за раніше виданими авансами. Але перед видачею зробіть повну звірку взаєморозрахунків з ним.
3. Співробітник надає авансовий звіт не пізніше 3 робочих днів після дати, встановленої в наказі. До авансового звіту необхідно прикласти всі наявні документи, що підтверджують витрати. Невикористані гроші (бухгалтер).
4. Бухгалтер або касир перевіряє отримані авансовий звіт і первинні документи на предмет правильності їх заповнення. Термін перевірки встановлюється самостійно кожною установою через локальні акти.

Якщо керівництво бюджетної організації хоче убезпечити себе від неповернення, затвердите заборона на видачу грошових коштів при наявності у працівника діючої заборгованості. Для цього затверджується Положення про розрахунки з підзвітними особами.

Зміни за підзвітними сумами в 2019 році не зафіксовано. Працівник має право отримати авансом будь-який розмір грошових коштів без обмежень. Якщо співробітник розраховується з постачальниками, підрядниками або виконавцями як представник бюджетної організації, видана йому готівкова сума обмежена 100 000 рублів за одним контрактом.

Чи можна підзвітні суми перерахувати на картку

Нормативно-правове регулювання не встановлює ніяких заборон на перерахування грошових коштів підзвіт на корпоративну або дебетову пластикову карту працівникові. Про можливість перекладу авансових грошей на зарплатну карту говорить і Мінфін (Лист від 21.07.2017 № 09-01-07 / 46781). Для легітимності здійснення подібних дій бюджетна організація повинна прописати і затвердити здійсненність безготівкового розрахунку в своїй обліковій політиці, в Положенні про розрахунки з підзвітними особами, і в наказі про розробку бланків стандартної авансової звітності, зазначивши безготівковий переказ додатковим пунктом.

Чи обов'язково тепер заяву на видачу підзвітної суми

З 19.08.2017 заяву на видачу авансових коштів по обов'язковій формі писати не потрібно. Необхідні суми на потреби підприємства видаються на підставі наказу, розпорядження або рішення керівника або за письмовою заявою підзвітної особи в довільній формі. У такій заяві повинні міститися відомості про сумарну величину видаються готівки і термін, на який авансируются гроші. Документ підписує керівник установи та проставляє дату.

Якщо працівник витратив власні гроші

Якщо для забезпечення потреб організації співробітник привернув власні кошти, він становить звітне заяву. Працівник пише заяву про відшкодування витрачених ним коштів, керівник його приймає, розглядає та затверджує. Потім видається наказ про відшкодування витрачених грошей.

Якщо працівник витратив власні гроші, це не є підзвітний!

Алгоритм відшкодування необхідно прописати в нормативній базі організації, склавши локальний акт з додатком у формі зразка звіту про витрачені працівниками на потреби установи власних грошах.

Бухгалтерія повинна уважно перевірити надані первинні документи на відшкодування. При можливості працівникові необхідно оформляти їх безпосередньо на організацію, щоб уникнути донарахування йому ПДФО. П ісьмо Мінфіну від 08.04.2010 № 03-04-06 / 3-65 роз'яснює подібні ситуації наступним чином: в діях співробітника виключена економічна вигода, а відповідно, і оподатковуваний база.

Складання даного виду звітів відбувається за підсумками звітних періодів і носить регулярний характер. Документ відноситься до «первинці», робиться один раз на рік і входить у значний комплект річної бухгалтерської звітності. Він показує всі фінансові надходження та вихідні перерахування, а також фіксує залишок грошових коштів на момент початку і кінця періоду.

Для чого потрібен цей звіт

Документ є, можна сказати, узагальнюючим і дає чітке уявлення про забезпеченість компанії готівкою. Це важливо, оскільки іноді, навіть маючи повний порядок з і іншими фондами, компанія може страждати від нестачі грошей, необхідних, наприклад, для сплати податків і соціальних внесків, виплати заробітної плати, перерахувань постачальниках і таке інше До всього іншого, очевидно, що відсутність ясної картини з готівковими коштами завжди відбивається на економічній складовій організації, саме тому звіт має велике значення для визначення подальших дій і перспектив по частині фінансів.

ФАЙЛИ

Важливу роль звіт грає і тоді, коли компанія зацікавлена \u200b\u200bв залученні інвестицій, оскільки перед тим як включитися в будь-який проект, вимогливий інвестор завжди просить надання даного звіту і з пристрастю його вивчає.

Крім того, адресатами звіту про рух грошових коштів можуть виступати:

• податкова інспекція,
• Росстат,
• банківські установи,
• засновники компанії і т.д.

Хто зобов'язаний складати звіт

Даний вид звітності вменен в обов'язок всіх підприємств і організацій, за винятком суб'єктів малого підприємництва, а також тих компаній, які використовують спрощені методи ведення обліку і звітності по бухгалтерії і податків.

Структура і зміст звіту

Для людини, що не має спеціальної освіти, документ може здатися досить складним. Він складається з трьох розділів, в яких в кодових значеннях відображаються грошові операції за трьома основними показниками діяльності організації:

• поточної,
• фінансової
• та інвестиційної.

При цьому необхідно мати на увазі, що не всі грошові переміщення потрібно вносити в даний документ. До виключень належать:

• обмінні операції з валютою,
• отримання і здача касової готівки на рахунок в банку,
• обмін грошових еквівалентів один на одного,
• переклад з одного рахунку організації на інший і т.п.

Повний список дій можна знайти в п.6 ПБО 23/2011.

важлива особливість: В звіт включаються будь-які грошові операції компанії. підпадають під його відповідність кваліфікаційним вимогам, незалежно від того, в грошових одиницях якої країни вони були зроблені, але при цьому всі дані в документ вносяться тільки в російських рублях, і строго в тій одиниці виміру (тисячі, мільйони), яка використовувалася при складанні бухгалтерського балансу .

Приклад складання звіту про рух грошових коштів

Заповнюємо «шапку»

Оскільки документ носить вкрай важливий характер, до його складання треба ставиться дуже уважно і заповнювати всі необхідні комірки.

1. Спочатку в звіті вказується рік, за який він був складений.
2. Далі вписується повне найменування організації (з розшифровкою абревіатури організаційно-правового статусу) і наступні дані:
   • дата складання,
   • код ОКПО (Класифікація підприємств та організацій),
   • вид економічної діяльності (обов'язково у вигляді коду КВЕД та розшифровки).
3. Нижче знову ж вписується організаційно-правова форма і форма власності, а поруч коди ОКОПФ (Класифікація організаційно-правових форм) і ОКФС (Класифікація форм власності).
4. В останньому рядку «шапки» документа зазначаються коди ОКЕІ (Класифікація одиниць вимірювання): тобто тисячі або мільйони, які використовуються в звіті.

Заповнюємо розділ 1

Перший розділ документа містить інформацію про поточні грошових потоках.

• Насамперед сюди вписуються відомості про «прихід»: В рядок 4110 вносяться дані про загальну суму грошових коштів, що, яка потім розкидається по нижче лежачим тематичним рядках, - від 4111 до 4119 - відповідно до бухгалтерських регістрами. Тут враховуються операції від реалізації послуг і товарно-матеріальних цінностей, орендних платежів, відсотків, і інших «входять» фінансів.
• У рядку 4120 вказується загальна сума по виробленим в звітний період платежах: Оплату податків і внесків до пенсійних фондів, заробітну плату, перерахування підрядникам і постачальникам і т.д. Потім ця сума точно також розноситься в рядки від 4121 до 4129.
• Далі в рядок 4100 вноситься показник сальдо від поточних операцій (Тобто сума «входять» фінансів за мінусом вироблених витрат).

В цей же розділ вписуються відомості про грошові перерахування та надходження, Які не можна однозначно класифікувати.

Важливий нюанс: витрати в таблиці необхідно вказувати в круглих дужках, а акцизи, сплачені постачальникам і підрядникам, рівно як і ПДВ включати сюди не треба.

Заповнюємо розділ 2

Аналогічним чином заповнюється розділ під назвою « Грошові потоки від інвестиційних операцій». Насамперед в рядок 4210 вписується « найбільше надходжень», В тому числі від реалізації акцій, повернення за позиками, дивідендах, продажу необоротних активів і т.д., яке потім розноситься в потрібних значеннях за відповідними рядками (від 4211 до 4219).

Нижче точно також заповнюються « платежі»За інвестиційними операціями. У рядок 4220 вписується показник « всього», Який потім в повній відповідності з бухгалтерськими регістрами розписується по перебувають нижче рядках (від 4221 до 4219), в тому числі з придбання та іншим витратним операціями з необоротних активів, виплатою відсотків, придбанням боргових паперів і т.д.

Потім вписується значення сальдо грошових потоків від всіх дій інвестиційного характеру (надходження за мінусом витрат).

Заповнюємо розділ 3

Останній розділ документа присвячений фінансовим потокам від різного роду фінансових операцій. Тут все аналогічно:

1. спочатку в рядку 4310 вказується значення «Всього» надходжень, Яке потім розподіляється по нижнім рядках (від 4311 до 4319), в тому числі сюди вписуються доходи від випуску акцій і облігацій, кредитів, позик і т.п.
2. Далі ідентично попереднім розділах вносяться показники «Всього» за фінансовими платежами в рядок 4320 з подальшим їх рознесенням в рядки від 4321 до 4329.
3. потім вказується різниця між «входять» і «вихідними» грошовими потоками за звітний період за фінансовими операціями.
4. На завершення в документ включається загальне сальдо всіх трьох грошових потоків за звітний період (може бути як зі знаком плюс, так і зі знаком мінус), залишки фінансів на початок і кінець періоду, а також різниця курсу між грошовими одиницями інших країн і російським рублем, яка розраховується за спеціальною формулою (заповнюється тільки тоді, коли організація виробляла розрахункові операції у валюті).

Після складання звіту документ передається на візування керівнику організації, який своїм підписом засвідчує справжність внесених до нього відомостей.

Н.А. Мацепура, юрист

Готова інструкція для подотчетнік

ПОПЕРЕДЖАЄМО ПРАЦІВНИКА

якщо працівник не відзвітує в термін за підзвітними сумами, то протягом місяця можна утримати їх з його зарплати за розпорядженням руководител я ст. 137 ТК РФ.

Підзвітні особи не завжди приносять в бухгалтерію ідеальний пакет виправдувальних документів по витрачених ними сум. Звідси проблеми з визнанням витрат для цілей податку на прибуток і застосуванням відрахувань по ПДВ. Щоб мінімізувати помилки, підзвітників краще озброїти письмовій інструкцією про те, які документи треба зібрати при придбанні товарів (робіт, послуг) або при інших підзвітних витратах і як ці документи повинні бути оформлені.

Отримання підзвітних сум

Щоб отримати гроші під звіт, працівник повинен написати заяву, завізувати його у керівника, а потім принести в бухгалтери ю. Виглядати воно може, наприклад, так.

Директору ТОВ «Промсервіс»
Іванову Д.В.
від помічника бухгалтера
Куликова Е.А.

Видати під звіт
3000 рублів на термін 10 днів
02.04.2012

Заява

Прошу видати під звіт кошти в розмірі 3000 руб. на покупку канцелярських товарів.

Е.А. Куликов

Приклад інструкції для подотчетнік

Наведемо готовий зразок інструкції. У ньому ви побачите посилання на нормативні правові акти - це для вашої зручності. Дублювати їх в ваш варіант інструкції не обов'язково.

Затверджено наказом № 4 від 11.01.2012

ІНСТРУКЦІЯ
для підзвітних осіб

1. ПОРЯДОК ОТРИМАННЯ ГРОШЕЙ У КАСІ

1.1. Для отримання готівки в ТОВ «Промсервіс» під звіт працівник пише заяву на ім'я керівника із зазначенням цілей їх витрачання, візує його у керівника і приносить в бухгалтерію.

1.2. Відрядженому працівникові гроші видаються під звіт на час відрядження, в інших випадках підзвітні суми надаються на термін 10 днів. Термін, на який видається готівка гроші, встановлюєте ви сам і ст. 22 ТК РФ; п. 4.4 Положення, затв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П. Ніяких обмежень в законодавстві немає. Це може бути 1 день, місяць або більш тривалий період Якщо протягом цього часу підзвітні суми не витрачені, вони повинні бути повернуті в касу організації.

1.3. Отримати гроші під звіт можна лише за умови повного погашення (заборгованості) за раніше отриманого авансу.

1.4. При відсутності готівки в касі співробітники з дозволу керівника можуть використовувати для придбання товарів (робіт, послуг) в інтересах організації особисті гроші з подальшою їх компенсацією за заявою працівника.

2. Загальні вимоги до витрачання грошей

2.1. Гроші під звіт можуть видаватися працівникові на будь-які цілі, пов'язані з діяльністю ТОВ «Промсервіс».

2.2. Підзвітні суми повинні витрачатися суворо за призначенням: лише на ті цілі, на які вони були видані (а в разі витрати власних коштів - на заздалегідь обумовлені з керівником потреби). В іншому випадку керівник має право не затвердити авансовий звіт працівника і нецільові покупки не будуть компенсовані працівникові.

2.3. Максимальна сума покупки у організації або у підприємця за готівковий розрахунок не повинна перевищувати 100 000 руб. по одному договір у п. 1 Вказівки ЦБ від 20.06.2007 № 1843 У.

2.4. Всі витрати працівник повинен підтвердити виправдувальними документами. При відсутності підтверджуючих документів авансовий звіт не буде затверджений керівником.

3. витрати, що відшкодовуються ВІДРЯДЖЕНИМ ПРАЦІВНИКАМ

3.1. У разі службового відрядження працівникові відшкодовуються витрати:

1) на проїзд до місця відрядження і назад (в тому числі на оплату білизни в поїздах, провезення багажу, страхування пасажирів на транспорті);

2) на проживання в готелі (наймання житлового приміщення);

3) інші витрати працівника, пов'язані з відрядженням та вироблені з відома керівника (на оплату послуг з оформлення закордонного паспорта, з оформлення віз, обов'язкової медичної страховки, інші обов'язкові збори і платежі).

3.2. За дні відрядження в межах території РФ працівникові виплачуються добові в розмірі 700 руб. в день, за межами території РФ - в розмірі 2500 руб. в день. Умова про розмір добових за дні відрядження можна прописати в положенні про відрядження або іншому локальному нормативному акті

4. відшкодовувати ПРЕДСТАВНИЦЬКІ ВИДАТКИ

4.1. При організації та проведенні зустрічей і переговорів з представниками інших організацій відшкодовуються витрати:

1) на харчування офіційних осіб під час цих заходів, в тому числі на алкогольні напої;

2) на доставку офіційних осіб транспортом до місця проведення заходу та назад;

3) на оплату послуг перекладачів.

5. ВИМОГИ ДО виправдувальних документів

5.1. Перелік виправдувальних документів, що подаються працівниками м ст. 2, п. 1 ст. 5 Закону від 22.05.2003 № 54-ФЗ:

1) при покупці в роздрібному магазині - касовий чек і товарний чек (якщо в касовому чеку немає переліку куплених товарів). Якщо в касовому чеку виділено ПДВ, то вимагайте у продавця ще й рахунок-фактуру (слід мати на увазі, що продавець може його видати, але не зобов'язаний);

2) при покупці в роздрібному магазині, що не має ККТ, - будь-який документ про оплату з переліком товарів (наприклад, товарний чек, квитанція тощо. П.). Вимагайте у продавця написати на цьому документі причину невикористання ККТ (наприклад, у зв'язку із застосуванням ЕНВД);

3) при оплаті послуг (поштові послуги, проїзд у громадському транспорті, проживання в готелі та т. П.) - касовий чек, акт про надання послуг або бланк суворої звітності (БСЗ);

4) при покупці товарів (робіт, послуг) у оптового продавця - касовий чек, товарна накладна (акт про надання послуг чи виконання робіт), рахунок-фактура (якщо в чеку, накладної або акті виділено ПДВ), корінець довіреності на отримання ТМЦ по формою № М-2 (якщо вона оформлялася);

5) при внесенні передоплати за товари (роботи, послуги) - касовий чек і рахунок-фактура на аванс (якщо в чеку виділено ПДВ);

6) при купівлі товарів (робіт, послуг) у фізичної особи-непідприємця (наприклад, в разі найму житлового приміщення під час відрядження) - договір і розписка фізособи в отриманні грошей;

7) при обміні валюти - довідка про покупку або продаж валюти;

8) при внесенні оплати організації або підприємцю, не пов'язаної з розрахунками за товари, роботи або послуги (наприклад, доручено повернути позику інший організації, внести пожертвування, сплатити членські внески в СРО), - квитанція до прибуткового касового ордеру (ПКО).

5.2. Виправдувальні документи, що додаються працівником до авансового звіту, повинні бути оформлені таким чином.

документ	На що звернути увагу в документах
Товарний чек	Чек обов'язково повинен містять ь п. 2 ст. 9 Закону від 21.11.96 № 129-ФЗ: найменування документа і дату його складання; найменування організації-продавця (ф. і. о. підприємця); перелік куплених товарів, їх кількість із зазначенням вимірювача і ціни; посада особи, що оформила документ, і його підпис
Документ про оплату, видається замість касового чека	Повинні бути ті ж реквізити, що і в товарному чеку, а також: порядковий номер документа; ІПН продавця; прізвище та ініціали особи, що оформила документ
БСО	Потрібно перевірити, щоб в БСО були надруковані шестизначний номер і серія бланка, а також посилання на скорочене найменування друкарні, її ІПН, місце знаходження, номер замовлення, рік його виконання, тираж (якщо БСО був видрукуваний в друкарні). Крім того, на БСО, крім видаються при перевезенні пасажирів і багажу (квитки, багажні квитанції, квитанції на оплату послуг таксі та ін.), Повинна стояти печатка продавця
Товарна накладна (акт про надання послуг чи виконання робіт)	Як покупець і вантажоодержувача (замовника) має значитися ТОВ «Промсервіс»
Рахунок-фактура	Як покупець і вантажоодержувача має значитися ТОВ «Промсервіс» У рахунку-фактурі на аванс в рядку 5 ( «До платіжно-розрахунковим документом ...») повинні бути вказані дата і номер касового чека або ПКО, виданого працівнику. А в графі «Найменування товару (опис виконаних робіт, наданих послуг), майнового права» має бути вказано найменування товарів (робіт, послуг), за які вноситься передоплата. Хоча можлива і загальне формулювання - наприклад, продукти харчування, будівельні матеріали і т. Д.
Квитанція до ПКО (уніфікованої форми № КО-1)	Повинні бути заповнені всі графи, повинна стояти печатка, а також відбиток штампа, що підтверджує проведення операції (наприклад, «Оплачено»)
Довідка про покупку або продаж валюти	Потрібно перевірити правильність заповнення паспортних даних. Друк банку не обязательн а п. 4.10 Інструкції ЦБ від 16.09.2010 № 136-І
Договір про придбання товарів (робіт, послуг) у фізичної особи-непідприємця	У договорі повинні бути вказані ф. і. о. фізособи, його паспортні дані, ціна і предмет договору (в договорі купівлі-продажу - найменування товару, що купується, в договорі возмездного надання послуг - вид послуги і терміни її надання, в договорі оренди - адреса приміщення і термін оренд и п. 1 ст. 454, ст. 606, п. 3 ст. 607, п. 1 ст. 779 ГК РФ)
Розписка фізособи-непідприємця	Повинні бути вказані дата її складання, отримана сума, її призначення (посилання на договір), ф. і. о. і паспортні дані одержувача, його підпис

6. ТЕРМІНИ І ПОРЯДОК ПОДАННЯ ЗВІТНОСТІ

6.1. За отриманими під звіт сумами працівник повинен відзвітувати, представивши в бухгалтерію авансовий звіт за формою № АТ-1, в строк 3 робочих дня після закінчення терміну, зазначеного п. 1.2 цієї інструкції, або з дня виходу на роботу (в разі відрядження або закінчення терміну , зазначеного в п. 1.2 цієї інструкції, в період відсутності працівника на роботі через хворобу, відпустки і т. п.).

6.2. У випадках, зазначених у п. 1.4 цієї Інструкції, працівник подає авансовий звіт не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня покупки.

6.3. На лицьовій стороні авансового звіту працівник вказує свої ф. і. о., отриманий аванс, його призначення та ін. А на зворотному - записує по порядку перелік документів, що підтверджують витрати, пронумеровувати їх в тому ж порядку і прикладає до звіту.

6.4. Авансовий звіт працівника перевіряється протягом 5 робочих днів. У разі затвердження звіту в цей же термін працівникові видається з каси перевитрата. Терміни затвердження авансового звіту працівників, а також відшкодування їм перевитрати ви встановлюєте самі. Природно, вони повинні бути розумними, інакше працівник може зажадати виплатити йому компенсацію за затримку відшкодування перевитрати

Відшкодування працівнику витрачених власних коштів

Якщо працівник витратив на потреби компанії свої власні кошти, то заяву на ім'я керівника про відшкодування цих грошей він може написати так.

Директору ТОВ «Промсервіс»
Іванову Д.В.
від помічника бухгалтера
Куликова Е.А.

Заява

Прошу затвердити авансовий звіт № 11 від 02.04.2012 та відшкодувати перевитрата в сумі 3000 руб., Витрачених на покупку канцелярських товарів.

Авансовий звіт з виправдувальними документами додається.

Е.А. Куликов

Скачати інструкцію для підзвітних осіб у електронному вигляді ви можете: → розділ «Форми»

Безумовно, ви можете доповнити інструкцію для підзвітників та іншою інформацією, яка важлива саме для вашої організації. А після - ознайомте з цим документом працівників. Зробити це можна будь-яким способом. Наприклад, видати її на руки під розпис, розіслати по електронній пошті або вивісити на своєму інтернет-сайті.

Працівник купив матеріали за свій рахунок і йому потрібно компенсувати витрати. Компенсація особистих грошей співробітникові. Документообіг. Бухоблік.

питання:Працівник витратив власні кошти на посвідчення нотаріусом копій документів. Касовий чек здав в бухгалтерію. У бухгалтерському обліку через який рахунок 71,73 потрібно зробити повернення грошових коштів працівнику? яким звітом оформити цю операцію?

відповідь:

Обгрунтування даної позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух

Як відшкодувати працівникові перевитрата грошей, виданих під звіт

Компенсація особистих грошей співробітника

86.66990 (6,8,9)

Співробітник може придбати для організації необхідні товари (роботи, послуги) за рахунок особистих коштів. В цьому випадку авансовий звіт можна не оформляти, так як цей документ зобов'язані складати лише ті співробітники, яким були видані гроші організації (п. 6.3 Вказівки Банку Росії від 11 березня 2014 р № 3210-У). Оформити авансовий звіт співробітникові прийдеться в інших випадках.

Для відшкодування особистих витрат працівнику треба написати заяву і прикласти до нього підтверджують покупку документи (касові чеки, накладні, бланки суворої звітності, проїзні документи і т. Д.). *

підзвітні особи - співробітники, яким організація видає гроші для виконання службових доручень і які зобов'язані подати звіт про їх використання. *

Працівник купив матеріали за свій рахунок і йому потрібно компенсувати витрати

Як бути, якщо ...

Працівник купив матеріали за свій рахунок і йому потрібно компенсувати витрати

Н.Г.Сазонова, експерт журналу «Спрощенка»

Що робити? Вибрати один з варіантів оформлення даної операції. Перший - виплатити гроші на підставі наказу або розпорядження керівника. Другий - придбати матеріали у співробітника за договором купівлі-продажу. Роблячи вибір, беріть до уваги, на чиє ім'я оформлено документи, що підтверджують витрати: співробітника або організації.

Якщо у вас «спрощенка» з об'єктом доходи

Ваші співробітники також можуть витратити власні гроші на потреби фірми. Тому матеріал актуальний для вас в повній мірі.

Співробітник для потреб фірми купив товарно-матеріальні цінності, в той час як підзвітних коштів йому на ці цілі не видавали. Однак цінності потрібні, і він упевнений, що фірма дані витрати йому відшкодує. Як бухгалтеру оформити таку операцію? Перше що приходить в голову, - це прийняти від співробітника авансовий звіт з нульовим авансом, де витрати на покупку відображені як перевитрата по подотчету. Але така операція нічого спільного з підзвітний не має. І перевитрати тут немає. Такий висновок випливає з пункту 4.4 Положення ЦБ РФ від 12.10.2011 № 373-П (далі - Положення № 373-П). Адже заздалегідь гроші не видавалися, а підзвітна особа повинна звітувати саме за отриманими грошей, а не по самостійно виробленим покупок, які невідомо, чи мають якесь відношення до діяльності фірми (докладніше про це - в урізанні нижче). Cоответственно про звичайний підзвіті тут мови не йде, а гроші потрібно виплачувати за іншими підставами. Можливі способи оформлення ми представили в таблиці нижче.

Таблиця Як компенсувати працівникові витрати на покупку матеріальних цінностей

спосіб	Які документи потрібні	перевага	недолік
Витрати співробітника відшкодовуються на підставі розпорядження або наказу керівника	Заява від працівника на відшкодування витрат; документи про оплату (касові і товарні чеки, платіжні доручення); наказ або розпорядження керівника про компенсацію витрат; спільний наказ по фірмі, що регламентує порядок відшкодування подібних витрат (термін повернення грошей, максимальну суму покупки та ін.)	Ідеально підходить, якщо «первинка», що підтверджує покупку, оформлена на компанію. Фірма зможе без проблем врахувати компенсацію у витратах при ССО відразу після її виплати працівнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 і подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у працівника не з'являється податкова база з ПДФО	Якщо первинні документи продавців виписані на співробітника, то при відшкодуванні витрат у нього виникає податкова база з ПДФО (п. 2 ст. 226 і подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фірма в такому разі не зможе визнати витрати, оскільки вони будуть необгрунтовані (п. 2 ст. 346.16 та п. 1 ст. 252 НК РФ)
Укладено договір купівлі-продажу	Письмовий договір купівлі-продажу або акт закупівлі	Підходить на випадок, якщо в підтверджують витрати документах записано найменування фірми, а ім'я співробітника. Організація зможе врахувати у витратах при ССО суми, витрачені на покупку	Працівник самостійно обчислює ПДФО і здає в ИФНС декларацію. Доходом співробітника буде вся сума за договором купівлі-продажу, однак її можна зменшити на суму підтверджених витрат

Спосіб № 1 Співробітник отримує відшкодування витрат на підставі наказу керівника

Ніхто не забороняє фірмі відшкодовувати працівникові його витрати. Однак потрібно розуміти, що, розплачуючись за покупку особистими коштами, працівник діє від свого імені, а не від імені фірми (п. 1 ст. 183 ЦК України). І ви можете відшкодувати витрати співробітнику тільки в тому випадку, якщо їх схвалить керівник (п. 2 ст. 183 ЦК України). Якщо ж директор вважатиме недоцільним компенсувати витрати працівника, то виплачувати гроші немає підстав.

Сутність питання

Якщо співробітник попередньо не отримував грошового авансу, витрачені ним гроші не можна проводити як перевитрата за авансовим звітом. Це буде порушенням Порядку ведення касових операцій, затвердженого Положення № 373-П.

Відповідно спочатку працівнику треба написати заяву на відшкодування витрат і прикласти до нього всі документи, що підтверджують оплату: касові і товарні чеки, платіжки. У документах повинні бути зазначені найменування та вартість придбаних цінностей. І якщо «первинка» продавцем оформлена на фірму, тоді у співробітника не виникає об'єкта оподаткування з ПДФО. А у вас не буде проблем зі списанням витрат. І відразу після виплати компенсації ви зможете віднести її на матеріальні витрати при «спрощенці» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 і подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). З цим згодні і фахівці (див. Врізку нижче).

Тепер що стосується ПДФО. Чиновники з Мінфіну вважають, що покупка для потреб фірми не є доходом працівника і він не повинен сплачувати ПДФО (листа Мінфіну Росії від 08.04.2010 № 03-04-06 / 3-65 та від 25.07.2006 № 03-05-01- 04/219). При цьому в даних листах не уточнюється, що документи повинні бути обов'язково виписані на організацію.

Зверніть увагу

Якщо документи, що підтверджують покупку матеріалів співробітником, виписані на ім'я організації, з визнанням витрат проблем не буде.

Ми вважаємо, що, якщо виправдувальні документи оформлені на співробітника, у перевіряючих буде можливість вважати виплату компенсації об'єктом оподаткування з ПДФО (п. 2 ст. 226 і подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Крім того, за такими документами у вашої фірми можуть виникнути складнощі з визнанням витрат. Тому, якщо «первинка» виписана на ім'я співробітника, безпечніше скористатися іншим способом оформлення операції - договором купівлі-продажу. Про це - трохи нижче.

А поки повернемося до компенсації на підставі наказу керівника - його можна оформити в довільній формі. Також не буде зайвим і спільний наказ по фірмі, що регламентує принципи відшкодування витрат співробітникам. У ньому прописують можливість працівників купувати матеріали за свій рахунок, отримуючи подальшу компенсацію витрат, встановлюють порядок відшкодування таких витрат. Можна зафіксувати і максимальну суму покупок, яку працівник має право здійснити за рахунок власних коштів. З даним наказом всіх працівників знайомлять під розпис. Він дозволить уникнути ситуацій, коли працівники набувають непотрібні для компанії цінності. Зразок такого наказу ми привели на сторінці 66.

важлива обставина

Співробітникові можна відшкодувати витрати на придбання матеріалів для фірми, тільки якщо керівник схвалює таку покупку. Подібне згода має бути підтверджено відповідним наказом або розпорядженням.

У бухобліку компенсацію витрат відобразіть з використанням рахунку 73 субрахунку «Розрахунки з персоналом за іншими операціями». Проведення будуть наступні:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субрахунок «Розрахунки з персоналом за іншими операціями»

Оприбутковані придбані співробітником матеріальні цінності;

ДЕБЕТ 73 субрахунок «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» КРЕДИТ 50 (51)

Відшкодовано витрати працівника. *

Спосіб № 2 Фірма купує цінності у співробітника за договором купівлі-продажу

Оформляти договір купівлі-продажу доцільно, якщо в документах, що підтверджують витрати, не записано найменування фірми, а ім'я співробітника. Вам буде потрібно скласти письмовий договір купівлі-продажу або закупівельний акт. І розплатитися по ньому зі співробітником.

Але у даного способу оформлення є один мінус - у працівника, що продає цінності, виникає дохід, оподатковуваний ПДФО. Організація ж при покупці матеріалів у фізособи не є податковим агентом (лист Мінфіну Росії від 07.12.2011 № 03-04-06 / 3-339). Тому утримувати ПДФО при виплаті доходу співробітнику їй не потрібно. Працівникові доведеться самому здати декларацію до інспекції за формою 3-ПДФО (п. 2 ст. 226 і подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При цьому отриманий дохід йому можна зменшити на суму витрат, пов'язаних з купівлею цих цінностей (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). Тобто фактично податок буде дорівнює нулю.

На замітку

Організація не є податковим агентом при покупці матеріалів у фізособи. Тому утримувати ПДФО при виплаті доходу працівника не потрібно. Співробітник розраховує податок самостійно (п. 2 ст. 226 і подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Що стосується витрат при «спрощенці», то тут складнощів бути не повинно. Відразу після оплати цінностей за договором ви зможете їх списати. Документальним підтвердженням витрат буде договір купівлі-продажу або закупівельний акт. У бухобліку покупку матеріалів відобразіть проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

Оприбутковані куплені у співробітника цінності;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачені цінності за договором купівлі-продажу (по акту закупівлі).

Підказки від сайту e.26-2.ru

Як оформити договір купівлі-продажу за допомогою електронного журналу «Спрощенка»

В електронному журналі «Спрощенка» ви знайдете інформацію про те, за якими правилами потрібно укладати договір купівлі-продажу. Для цього треба зайти на сайт журналу. У верхньому меню на чорній плашки виберіть розділ «Правова енциклопедія». З меню, що вам буде потрібно розділ «Угоди», а в ньому «Купівля-продаж». Підбірка статей по темі розповість вам, які реквізити потрібно включити в контракт. А також познайомить вас з основними нюансами податкового обліку по угоді.

Чому відшкодування витрат не треба проводити як підзвітні суми

Сергій Рюмін,
аудитор, керуючий партнер
ТОВ «КАФ" ІНВЕСТАУДІТТРАСТ "»

Співробітник купив на свої гроші матеріали для фірми і звернувся за компенсацією витрат. Чи потрібно для їх підтвердження оформляти авансовий звіт?

Ні, заповнювати авансовий звіт не потрібно. Так як за загальним правилом цей документ складають тільки в тому випадку, коли працівники попередньо отримали гроші під звіт. Тобто авансовий звіт потрібен для того, щоб показати, на що витрачені кошти компанії (п. 4.4 Положення ЦБ РФ від 12.10.2011 № 373-П). А розглянута ситуація за великим рахунком ніякого відношення до подотчету не має. Отже, і звітувати нема за що.

Як бухгалтеру оформити таку покупку, які документи потрібні?

Як правило, податківці на місцях погоджуються з тим, що для того, щоб відшкодувати працівникові витрати, досить його заяви про компенсацію витрат, наказу керівника про відшкодування коштів та документів про оплату. При цьому краще, щоб «первинка» була виписана на ім'я фірми, - це допоможе співробітнику уникнути сплати ПДФО і підтвердить обгрунтованість витрат. Однак іноді перевіряючі вимагають ще й спільний наказ по компанії про порядок компенсації таких витрат. тому краще його видати. Наприклад, внутрішньофірмовим наказом можна закріпити можливість купувати співробітниками матеріали для фірми за рахунок своїх коштів. А також обумовити максимальну суму покупки, термін повернення грошей і т. П. Ознайомити з цим наказом слід всіх працівників під розпис.

Чи можна компенсацію, виплачену співробітникові, віднести на витрати при «спрощенці»?

Звісно. Відразу після того, як всі документи составленв, а компенсація виплачена, її можна включити до складу матеріальних витрат при УСН (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 і подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Якщо мова йде про покупку матеріалів.

Як відобразити відшкодування коштів співробітнику в бухобліку?

У бухобліку суми, належні працівникові в відшкодування витрачених ним коштів, логічніше відобразити з використанням рахунку 73 субрахунку «Розрахунки з персоналом за іншими операціями». Згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків, затвердженої наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 № 94н, рахунок 73 призначений для узагальнення інформації про всі види розрахунків з працівниками, крім розрахунків з оплати праці та розрахунків з підзвітними особами. Таким чином, на суму відшкодування потрібно зробити запис за дебетом рахунка 73 субрахунка «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» в кореспонденції з кредитом рахунку 50 або 51.

Витрачання грошей, які видаються співробітнику авансом, підтверджується первинним обліковим документом - авансовим звітом. Заповнений зразок авансового звіту є уніфіковану форму № АТ-1, в одну частину якої вносить відомості співробітник, в другу - бухгалтер.

Додатком до авансового звіту йдуть чеки і квитанції, що підтверджують витрати. З 01.07.2019 вступили в силу поправки, що стосуються обов'язкових реквізитів чеків, якщо товари (послуги) набуває юридичну особу або ІП або працівник від імені компанії. Щоб у податківців не було претензій до чеками, вони повинні обов'язково містити:

• найменування та ІПН покупця;
• суму акцизу;
• номер митної декларації;
• країну походження товару;
• розбивку за товарними позиціями.

Пам'ятайте також, що БСО на папері зараз практично не видають, всіх продавців, за винятком ІП на ССО і ПСН, зобов'язали видавати покупцям повноцінні чеки.

Ще один важливий момент: щоб оформити повернення підзвітних сум за авансовим звітом, працівник має право принести роздрукований чек, отриманий по e-mail або SMS, в тому числі з QR-кодом. Електронний і паперовий касові чеки рівноцінні, тому проблем при перевірках не виникне. Виняток як і раніше становлять електронні квитки. Щоб прийняти їх до складу витрат з метою оподаткування прибутку, посадочні талони роздруковують і пред'являють для проставлення відмітки про огляд. В іншому випадку довести витрата на транспортні послуги не вийде. Або вам доведеться робити запит в компанію-перевізник, щоб вона підтвердила надання послуги конкретному пасажиру.

Повернення підзвітних сум

Законом встановлено конкретні терміни здачі авансового звіту підзвітною особою, в які працівник зобов'язаний відзвітувати про витрачені кошти. Це три робочих дні після дня закінчення терміну, на який видано кошти, або з дня виходу на роботу (п. 6.3 Інструкції № 3210-У).

Якщо працівник не повністю витратив кошти, на використану частину складається авансовий звіт, а в ньому вказується сума, що залишилася. На неї і поширюється повернення підзвітних сум за авансовим звітом, і зробити це слід одночасно з поданням звіту.

Нерідкі ситуації, коли працівник витрачає власні кошти, потім приносить документи і просить відшкодування підзвітних сум за авансовим звітом. У цьому випадку він звертається до бухгалтерії із заявою про відшкодування понесених витрат, і бухгалтер проводить такі розрахунки теж за допомогою авансового звіту.

Якщо співробітник нічого не витратив, він повертає в касу всю отриману підзвітну суму, а авансовий звіт не складає. При цьому термін подання авансового звіту підзвітною особою не враховується, але повернути гроші слід не пізніше ніж у триденний термін після закінчення періоду, на який вони видані.

порядок заповнення

Оскільки розроблена уніфікована форма, діють і правила, як оформляється авансовий звіт про витрачені підзвітних сумах в поточному році.

Спочатку його заповнює співробітник, який отримав гроші і звітує по ним, потім бухгалтер. Коли документ повністю готовий, його віддають керівнику на контроль.

Подивимося конкретний приклад заповнення авансового звіту за господарськими витратами і паралельно розповімо про всі нюанси.

Що заповнює співробітник

Лицьова сторона.

На лицьовій стороні форми № АТ-1 працівнику необхідно:

1. Вказати найменування фірми та код за ЄДРПОУ.

2. Проставити дату складання документа і привласнити номер.

3. У графу «Звіт в сумі» вносимо суму, яку працівник витратив на господарські потреби підприємства. Наприклад, йому було видано 12 000 рублів, а він витратив 10 000. Тому в цій графі він вказує 10 000.

4. Вказуємо найменування та код структурного підрозділу.

5. Після цього вказуємо П.І.Б. підзвітної особи, його табельний номер і професію (посаду).

6. Вписуємо призначення авансу.

7. У лівій стороні таблиці, розташованої на лицьовій стороні форми, вказуємо розмір суми, отриманої з каси підприємства (або на банківську карту). При необхідності вказуємо розмір виданих у валюті грошей.

8. Вказуємо підсумкову суму отриманих грошових коштів.

9. Вписуємо суму, витрачену на господарські потреби підприємства.

10. Вказуємо розмір залишку.

Зворотній бік.

Є інформація, яка повинна бути вказана на зворотному боці документа авансовий звіт працівником. Підзвітна особа в графах 1-6 перераховує всі документи (товарні, касові чеки і т. Д.), Що підтверджують зроблені витрати, із зазначенням витрачених сум. Документи нумерують по порядку їх перерахування в авансовому звіті.

Представлений заповнений зразок авансового звіту наочно демонструє, які відомості слід внести працівникові в відповідні графи:

• 1 - номер п / п, присвоєний документу, що підтверджує витрати;
• 2 - дата складання чека;
• 3 - номер чека;
• 4 - найменування документа, що підтверджує витрати;
• 5 - сума виробленого витрати в рублях;
• 6 - заповнюється при необхідності, якщо були витрати в іноземній валюті.

Після перерахування реквізитів на всі докладені документи заповнюють рядок «Разом», де вказують загальну величину витрат.

Після того, як співробітник заповнив необхідні поля, він ставить в бланку свій підпис з розшифровкою. Потім документ передає в бухгалтерію, де бухгалтер перевіряє правильність заповнення.

Що заповнює бухгалтер

Лицьова сторона.

Бухгалтер після отримання бланка повинен переконатися в правильності його заповнення. Якщо помилок немає, в графі «Звіт перевірено» бухгалтер робить запис про це і ставить свій підпис.

Бухгалтер вказує інформацію про внесений залишку або перевитрати коштів.

Після цього переходить до подальшого заповнення бланка.

Заповнюється відривна частина бланка, підписується і передається працівникові.

Зворотній бік.

Бухгалтер записує інформацію в графи 7 і 8. Тут вказуються суми витрат, прийнятих до обліку. У графі 9 вказуються номера бухгалтерських рахунків, які дебетуються на суми витрат. Суми, які вказали працівник і бухгалтер, повинні збігатися.

Після цього бухгалтером заповнюється лицьова сторона бланка.

Лицьова сторона.

На лицьовій стороні в правій таблиці бухгалтер перевіряє такі відомості:

• залишок або перевитрата попереднього авансу;
• розмір авансу, отриманого з каси підприємства;
• кількість витрачених коштів;
• залишок або перевитрата авансових сум.

У таблицю зліва - бухгалтерська запис - вносять інформацію з даних графи 9, яка знаходиться на зворотному боці.

Бухгалтер направляє документ головбухові (якщо він є), який теж його перевіряє. Після перевірки авансового звіту головбух підписує його і направляє на твердження до глави підприємства.

Директор стверджує документ і повертає його в бухгалтерію.

Так виглядає зразок заповнення авансового звіту в 2019 р господарських витрат. Аналогічний порядок оформлення діє і в будь-яких інших ситуаціях - коли треба відзвітувати про відрядження або представницькі витрати.

Оформлений авансовий звіт зберігається в бухгалтерії фірми 5 років. Після закінчення цього терміну документ знищують.