Заносять в т 2 проходження семінарів. Продовжуємо заповнювати особисті картки працівників. Розділ лСведенія про військовий облік »
Особова картка працівника (форма Т-2) - інформаційний документ про нового працівника. При прийнятті співробітника на роботу, на нього необхідно заповнити особисту картку за уніфікованою формою Т-2. Даний кадровий документ обов'язковий до заповнення, він містить всю необхідну інформацію про біографії та даних працівника, а також про його трудової діяльності. У статті ви дізнаєтеся як заповнити особисту картку працівника на прикладі. Нижче ви знайдете заповнений зразок картки, там же ви можете завантажити бланк форма Т-2.
Складається документ з 4-х розділів, якісь розділи потрібно заповнити на самому початку трудової діяльності працівника, якісь доповнюються в процесі роботи.
Особова картка працівника (Форма Т-2). зразок заповнення
Заповнення розділу №1 особової картки працівника (форми Т-2)
Тут заповнюються загальні відомості про працівника. Для заповнення необхідно взяти у працівника такі документи, як паспорт, свідоцтво про народження, документи про освіту, трудовий договір (або).
Заповнюючи цей розділ, потрібно не забути про вказівку кодів в пп.3-6. Коди беруться з відповідних класифікаторів.
У п.3 - код Окатий того населеного пункту, в якому ви народилися.
У пункті 4 вказується код ОКИН для вашого громадянства: «1» - якщо у вас російське громадянство, «2» - якщо у вас два громадянства, 3 - якщо немає зовсім.
У пункті 5 вказується код ОКИН для рівня знань зазначеного вами іноземної мови: код «1» відповідає тому, ви здатні читати і перекладати зі словником, «2» - читаєте і можете розмовляти цією мовою, «3» - вільно володієте.
У пункті 6 код ОКИН для вашого рівня освіти: 4 класу (початкова загальна) - «02», 9 класів (основна загальна) - «03», 11 класів (середню загальну) - «07», училище (професійно-технічну) - « 10 », технікум (вище професійне) -« 11 », 3 курсу ВНЗ (неповна вища) -« 15 », вища -« 18 », фундаментальну наукову -« 19 ».
Відомості про освіту беруться з документа про освіту (атестат, диплом і т.д.).
Зразок заповнення 1-6 п. В особистій картці співробітника
Стаж роботи - для даного пункту відомості беруться з наданою працівником трудової книжки.
Для вашого сімейного стану (п.9) також потрібно вказати відповідний код ОКИН: «1» - не одружена / неодружений, «2» - зареєстрований шлюб, «3» - незареєстрований шлюб, «4» - вдова / вдівець, «5 »- в розлученні,« 6 »- розійшлися.
Потім йдуть стандартні відомості про паспорт працівника, про місце проживання і датою реєстрації за адресою проживання. Особова картка працівника в першому розділі закінчується зазначенням контактного телефону співробітника.
Приклад оформлення особової картки працівника п. 7-12
Заповнення розділу №2 особової картки працівника
Розділ заповнюється для чоловіків, інформація береться з військового квитка. На чоловіків, які ще не відслужили і підлягають призову, заповнити потрібно: (натисніть для розкриття)
- пункт 2 - пишеться фраза «підлягає призову»;
- пункт 5 придатність - «А» - придатний, «Б» - придатний з незначними обмеженнями, «В» - обмежено придатний, «Г» - тимчасово не придатний, «Д» - не придатний.
- пункт 8 - для чоловіків, які досягли 50 років, тут ставиться відмітка «знятий з військового обліку за віком», також може бути вказана фраза «знятий з військового обліку за станом здоров'я».
Інші пункти цього розділ для цієї категорії громадян не заповнюються. Для чоловіків, які перебувають у запасі, заповнити потрібно всі пункти. Всі відомості беруться з військового квитка.
Приклад оформлення розділу №2 особової картки працівника
Заповнення розділу №3 особистої картки працівника Т-2
Тут вказуємо, на яку посаду прийнятий співробітник, з яким окладом і на підставі якого наказу про прийом на роботу. Тут працівник повинен поставити свій підпис.
Надалі, в процесі трудової діяльності цей розділ може бути доповнений інформацією про переміщення працівника всередині організації: з однієї посади на іншу, з одного підрозділу в інший.
Зразок заповнення розділу №3 особистої картки співробітника
Розділи №4-7 особистої картки співробітника заповнюються в процесі роботи. Розділ №8 відображає відомості про відпустку, де вказується вид відпустки, його тривалість, період роботи, за який надано. В якості підстави вказується.
Останній розділ заповнюється при звільненні працівника, тут пишеться дата і причина звільнення, номер і дата.
Заповнює особову картку співробітник кадрової служби, в кінці бланка він ставить свій підпис, також і сам працівник після ознайомлення підписує даний документ.
|
Незважаючи на те, що ми в даний час користуємося досягненнями науково-технічного прогресу і живемо в століття цифрової інформації, традиційні паперові роботи ніяк не можуть искореняться з діловодства. Одним з основоположних документів у організації, що визначає ставлення штатного співробітника до військової служби, а також служить джерелом даних про цю особу, є особиста картка, заповнена за певною встановленою формою Т-2.
До завдань, якими повинен займатися співробітник, відповідальний за вирішення питань облікової діяльності, входить заповнення картки на основі документально представленої інформації, своєчасне оновлення даних, звірка з даними з військкомату і дбайливе зберігання документів.
Існують певні терміни, які ставлять в безвихідь фахівця з ВУР, особливо якщо він вперше вносить відомості про військовий облік персоналу. Тому корисним буде поговорити про наповнюваність картки Т-2 поетапно.
Уникнути цього процесу не вдасться за чинним законодавством, так як відомості про громадян, які працюють на підприємстві і які перебувають на військовому обліку носять стратегічний характер. На підтвердження цього необхідно привести той факт, що особову картку співробітника належить зберігати після його звільнення ще 75 років.
Заповнення шапки і внесення загальних даних
Формат полів, які містить зразок картки, вважається доступним для використання, проте конфіденційність певної інформації вимагає її кодування. У загальному випадку, заповнювати бланк потрібно чорною або синьою ручкою, але до уточнення деяких відомостей або при можливому майбутньому їх зміні допускається тимчасова запис простим олівцем.
У спеціально відведених полях прописується повна назва організації та її кодифікація по ОКПО і ОКУД, а також вказується табельний номер співробітника, номер свідоцтва ІПН, СНІЛС і характер роботи (постійна або тимчасова). Особисті дані беруться з паспорта. Інформація про знання мови представлена \u200b\u200bв одному з трьох видів:
- володіє;
- пояснюється;
- перекладає зі словником.
Дізнайся: Як проводиться постановка громадян на військовий облік
Для відомостей про здобуту освіту передбачені резервні поля. Вони дозволяють вносити зміни, якщо громадянин отримує додаткову спеціальність. При наявності декількох професій вказують тільки ту, по якій працівника прийняли в організацію. Необхідно звернути увагу, що при заповненні паспортних даних доведеться вказувати адресу реєстрації та фактичного проживання. У загальному випадку ці дані не збігаються.
Внесення відомостей про ВУ
Поступово підійшли до цікавить нас темі. Підставою для внесення відомостей до особової картки служить військовий квиток або приписне посвідчення. Процедура заповнення деяких полів залежить від звань військовозобов'язаних і видів військового обліку.
Внесення відомостей про офіцерів запасу
Перший пункт в анкеті не заповнюється, а відразу вноситься військове звання. Дані беруться з військового квитка. При послідовному присвоєння звань писати потрібно останнім за датою. Найменування профілю зазначено в п.7 у військовому квитку. Для більшості офіцерів це командний профіль, однак може зустрічатися медичний, педагогічний, юридичний і т.д.
Військово-облікова спеціальність громадянина закодована шестизначним числом. У графу ВУС вноситься код з військового квитка. Відсутність спеціальності теж має позначення. Іноді вказується і група обліку. Для російської армії - це абревіатура «РА».
Пункт №5, який вказує на категорію придатності повинен містити літеру, що відповідає категорії, яка була присвоєна за результатами засідання військової комісії. Якщо в документі відсутня категорія, то в картку заноситься літера «А».
Наступний запис проводиться в разі наявності мобілізаційного припису. Це документ, виданий військкоматом для звірки даних. Він має на увазі явку без повістки під час оголошення мобілізації. В анкету виставляється номер команди, взятий з приписи. При постановці особи на спецобліку в відповідне поле вноситься номер посвідчення про відстрочку. Дані про ВУ часто змінюються, тому рекомендується писати їх простим олівцем.
Дізнайся: Коли знімають з військового обліку за віком, як це робиться
Про рядових
Категорія запасу - це показник, який визначає проходження військової служби. Якщо громадянин служив в ВС не менше року, то в запасі він складається в 1 категорії. Особи, які не служили, мають 2 категорію. Пункти, заповнення яких не викликає труднощів або виробляється за аналогією з процедурою внесення відомостей про офіцерів, розглянутої раніше, припустимо і виділимо лише ті, що мають особливості. Навпаки графи «профіль» без скорочень має бути написано: «солдати» або «матроси».
Всі інші поля оформляються за даними військового квитка без будь-яких доповнень. Необхідно відзначити, що такий спосіб ведення особової картки характерний не тільки для пересічних, але і для матросів, прапорщиків, мічманів і сержантів.
Про призовників
Особисті навпочіпки на громадян, які повинні бути покликані до складу ВС, заповнюються на загальних підставах. Призовником вважається громадянин, верхній віковий поріг якого не досяг 27 років. Працевлаштування цієї категорії громадян часто зустрічається, якщо була отримана відстрочка від армії.
Перше поле, яке відповідає за категорію запасу, зі зрозумілих причин не заповнюється. Якщо співробітник має намір працювати в організації тривалий час, то запис можна робити ручкою, так як після досягнення нею віку 27 років він отримає військовий квиток і буде вважатися військовозобов'язаним в запасі з категорією 2.
Замість військового звання слід написати «Підлягає призову». Часто трапляється таке, що після служби громадянин повертається на попереднє місце роботи. Щоб не робити зайвих виправлень, поля зі змінною інформацією, що не дозволяють вносити доповнення, слід заповнити олівцем. Після вилучення картки з картотеки обов'язково все записи дублювати ручкою.
Ще однією відмінною особливістю заповнення особової картки для призовника є те, що пункт №7 не заповнюється.
Заповнюються працівником кадрової служби на осіб, прийнятих на роботу, на основаніі: наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1a); паспорта або іншого документа, що посвідчує особу; трудової книжки або документа, що підтверджує трудовий стаж; страхового свідоцтва державного пенсійного страхування; документів військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу; документа про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки, а також відомостей, викладених про себе працівником. В окремих випадках з урахуванням специфіки роботи відповідно до чинного законодавства Російської Федерації може передбачатися необхідність пред'явлення додаткових документів.
Особова картка державного (муніципального) службовця (форма N Т-2ГС (МС)) застосовується для обліку осіб, що заміщають державні (муніципальні) посади державної служби.
При заповненні п. 5 "Знання іноземної мови" розділу 1 форм вказується ступінь знання мови: "володію вільно", "читаю і можу порозумітися", "читаю і перекладаю зі словником".
Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені в організації та ін.) Розраховується на підставі записів у трудовій книжці і (або) інших підтверджують відповідний стаж документів.
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом працівника кадрової служби.
Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II "Відомості про військовий облік", є:
військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають в запасі;
посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу, - на громадян, які підлягають призову на військову службу.
На громадян, які перебувають в запасі:
п. 1 "Категорія запасу" на офіцерів запасу не заповнюється;
п. 3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "командний", "медичний" або "солдати", "матроси" і т.п.);
п. 4 "Повне кодове позначення ВУС" - записується повне позначення (шість цифр, наприклад, "021101" або шість цифр і буквений знак, наприклад, "113194А");
п. 5 "Категорія придатності до військової служби" - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби ). При відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія "А";
в п. 7 "Складається на військовому обліку" заповнюється (простим олівцем):
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного приписи і (або) штампа про видачу і вилучення мобілізаційних розпоряджень;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу:
пункти: п. 1 "Категорія запасу", п. 3 "Склад (профіль)", п. 4 "Повне кодове позначення ВУС" і п. 7 "Складається на військовому обліку" не заповнюються;
п. 2 "Військове звання" - робиться запис "підлягає призову";
п. 5 "Категорія придатності до військової служби" - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби ) або Д (не годні до військової служби). Заповнюється на підставі запису в посвідченні громадянина, що підлягає призову на військову службу;
Заповнення пунктів, спеціально не обумовлених в Інструкції, проводиться на підставі інформації з перерахованих документів.
У пункті 8 розділу II особової картки громадянина, яка досягла граничного віку перебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка "знятий з військового обліку за віком" або "знятий з військового обліку за станом здоров'я ".
У розділі "Прийом на роботу, переклади на іншу роботу" з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1a) і наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу ( форма N Т-5), адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку в графі 6 форм.
У розділі "Відпустка" ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи в організації.
Розділ "Додаткові відомості" заповнюється для повноти обліку відомостей про співробітників, які навчаються в навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів та ін.
Згідно з практикою діловодства особиста картка співробітника необхідний для обліку роботи співробітника, а також фіксації змін на період співпраці (нагороди, відгули і т. Д.). Зокрема, проводиться і кадровий облік звільнення з використанням особистої картки форми Т-2, що передбачає достовірність даних про співробітника, а також його звільнення.
оформлення картки
Згідно ч. 4 ст. 9 ФЗ від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» в комерційних організаціях не є обов'язковим використання уніфікованих документів. Роботодавець може оформляти картки співробітників на свій розсуд, залишаючи або додаючи блоки даних, які необхідні саме для його роботи.
При цьому наказом Мінстату України від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати затверджена універсальна форма Т-2, яка може бути застосована до будь-якій сфері діяльності.
Вона складається з 4 сторінок, на якій розподіляються 11 тематичних блоків: від прийому співробітника до припинення трудових відносин. Заповненням бланка займає фахівець кадрової служби або керівник підприємства.
Для складання записів необхідні документи:
- посвідчення особи;
- трудова книжка;
- диплом про закінчення навчального закладу (або інший документ);
- СНІЛС;
- військовий квиток (для чоловіків);
- наказ про прийом на роботу.
Існують певні особливості при використанні бланків цього виду:
- Перші дві сторінки необхідно заповнювати на момент прийняття людини на посаду, а решта - в період роботи.
- Для зручності роботи можна заповнювати за допомогою комп'ютерних програм. При цьому на кожне внесення даних співробітник повинен ставити свій підпис. Тому наявність паперової версії обов'язково.
- Картка оформлюється на підставі оригіналів документів, наданих самим співробітником.
Читайте також: Остаточний розрахунок при звільненні. Що робити, якщо не видають зарплату
Правила заповнення форми № Т-2
Існує ряд правил, яких необхідно дотримуватися при заповненні кодувань:
- Якщо неправильно заповнити поле кодування (помилки в записах або запис не належить до даного блоку), документ вважається зіпсованим і його потрібно переписати. Рекомендуємо звертати уваги на що вносяться коди або залишити поля порожніми до моменту здачі картки в архів.
- Якщо запис відсутній або відповідь негативна (не маю, не перебуваю і т. Д.) Залиште кодованих частина порожній.
- При вказівці дат місяць пишеться повністю, а рік складається з 4 цифр 5 травня 2018 р
- Дати потрібно кодувати арабськими цифрами в порядку день / місяць / рік: 02.05.2018.
- При кожному записі в трудовій книжці, наприклад, про переведення, роботодавець зобов'язаний продублювати запис в особовій справі та ознайомити співробітника під підпис (
Особова картка працівника - це документ уніфікованої форми № Т-2, який заповнюється на підставі всіх категорій.
Форма особової картки Т-2 затверджена наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».
Правила заповнення особової картки працівника Т-2
Заповнення особової картки виробляє працівник кадрової служби. Працівник, на якого заповнювалася особова картка, підтверджує справжність викладених в картці відомостей підписом в кінці розділу II, на другій сторінці особової картки.
Для заповнення особової картки Т-2 необхідні наступні документи працівника:
- укладений з працівником трудовий договір;
- наказ про прийом на роботу;
- паспорт (або інший документ посвідчення особи);
- трудова книжка;
- військовий квиток;
- документ про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних звань;
- страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
- свідоцтво про постановку на облік в податковому органі.
Решта інформації вноситься на підставі відомостей, наданих про себе працівником. У деяких випадках, в залежності від специфіки роботи, роботодавець може запросити від особи, що надходить на роботу, додаткові документи, передбачені чинним законодавством РФ.
Правила заповнення форми № Т-2
1) Найменування організації вказується повністю. Скорочене найменування вказується в тому випадку, якщо воно закріплене в установчих документах.
2) Табельний номер працівника повинен включати не більше шести цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючій і не змінюється при будь-яких переміщеннях працівника всередині організації аж до його звільнення.
3) Ідентифікаційний номер платника податків та номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування вказується відповідно до свідоцтва про присвоєння ІПН та страховим свідоцтвом державного пенсійного страхування.
4) У стовпці «Алфавіт» вказується перша буква прізвища працівника.
5) характер роботи вказується: «постійно», «тимчасово».
6) Вид праці (Основна, за сумісництвом) записується повністю.
7) Підлога позначається буквою «М» або «Ж».
8) Прізвище ім'я по батькові записуються повністю.
9) дата народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, і записується повністю в текстовій зоні, наприклад: «10 листопада 1975 г.». При вказівці місця народження потрібно враховувати наступне:
- довжина запису, включаючи пропуски і розділові знаки, не повинна перевищувати 100 символів;
- райони і області пишуться в родовому відмінку, без ком, з наступними скороченнями: місто - гір., Село - дер., Край - кр., Округ - окр., Область - обл., Селище - сел., Район - рн. , станція - ст .; слова аул, кишлак, село, станиця пишуться повністю.
10) Код місця проживання визначається за ЄДРПОУ об'єктів адміністративно-територіального поділу 0ДО 019-95, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 413 (ОКАТО).
11) громадянство записується без скорочень. Запис громадянства і її кодування здійснюється за ЄДРПОУ інформації про населення 0ДО 018-95, затвердженим постановою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 412 (ОКИН). Громадянство РФ позначається кодом 1, подвійне громадянство вказується кодом 2, іноземне громадянство позначається кодом 3, відсутність громадянства позначається кодом 4.
12) мови, Якими володіє працівник, вказуються повністю без скорочень. Ступінь знання мови в текстовій формі вказується наступним чином:
читаю і перекладаю зі словником - код 1;
читаю і можу порозумітися - код 2;
володію вільно - код 3.
При кодуванні графи «Знання іноземної мови» зазначається два коду, при цьому перший позначає код мови, другий - ступінь його знання.
13) Освіта записується і кодується відповідно до ОКИН і ЄДРПОУ спеціальностей за освітою, затвердженого постановою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 296 (оксо).
Згідно ОКИН освіту кодується таким чином:
- початкова (загальне) освіта - код 02;
- основне середню освіту - код 03;
- середню (повну) загальну освіту - код 07;
- професійно-технічну освіту - код 10;
- середню професійну освіту - код 11;
- неповну вищу освіту - код 15;
- вища освіта - код 18;
- фундаментальну наукову освіту - код 19.
Як правильно записувати відомості про незакінченому освіті?
|
Запис про освіту працівника, якщо воно не закінчено |
Вид освіти за класифікацією |
|
Закінчив п'ять-шість класів середньої школи Навчається у вищому навчальному закладі, але не закінчив його Навчається в середньому спеціальному навчальному закладі (технікумі, коледжі), але не закінчив його Закінчив середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію Закінчив професійно-технічне училище або прирівняна до нього навчальний заклад |
Початкову освіту Неповна середня освіта Основне загальну або середню професійну освіту (в залежності від того, яку освіту було на момент вступу до вищого навчального закладу) Неповна вища освіта Середнє (повну) загальну або неповну середню професійну освіту (в залежності від того, яке було освіту на момент надходження в середній спеціальний навчальний заклад) Середнє (повну) загальну освіту Професійно-технічну освіту |
При внесенні запису про найменування навчального закладу вирішуються скорочення слів, що не спотворюють сенс назви.
У разі коли в найменування навчального закладу входить слово «імені», слід писати «ім.»; якщо за цим йде слово «професора», «академіка» або інше, то слід писати «ім. професора »,« ім. академіка »і т. д.
Ордена в назвах навчальних закладів не вказуються. Всі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок або спеціальність) встановлюються на підставі диплома або іншого документа про освіту.
Вільні рядки в розділі про освіту призначені для назви і дати закінчення другого освітнього закладу вищого чи середнього професійної освіти. Якщо працівник закінчив два середніх або два вищі навчальні заклади з різних спеціальностей, записуються обидва навчальні заклади.
14) Кваліфікація за дипломом вказується в наступному порядку:
для які закінчили вищий навчальний заклад - «бакалавр», «магістр», «спеціаліст». Для кваліфікації «бакалавр» і «магістр» вказується напрямок, а для кваліфікації «спеціаліст» - спеціальність;
для закінчили середній навчальний заклад - «технік», «товарознавець», «бухгалтер», «менеджер» і ін.
15) професія (Основна і додаткова) вказується повністю на підставі і наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Вона кодується відповідно до Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР). Додатковою професією вважається така, яка не збігається з основною професією, але може становити інтерес для організації.
16) Стаж роботи (Загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, а також право на інші пільги, встановлені в організації, і ін.) Розраховується на підставі записів у трудовій книжці і (або) в інших підтверджують відповідний стаж документах.
17) Стан у шлюбі записується і кодується відповідно до ОКИН.
Відомості про стан в шлюбі:
- ніколи не перебував (а) в шлюбі - код 1;
- складається в зареєстрованому шлюбі - код 2;
- складається в незареєстрованому шлюбі - код 3;
- вдівець (вдова) - код 4;
- розлучений (а) - код 5.
18) У складі сім'ї вказуються тільки члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості. Найближчими родичами вважаються: батько, мати, син, дочка, рідний брат, рідна сестра, особа, на вихованні якого перебував працівник, і інші найближчі родичі, які проживають разом з працівником.
19) Паспортні дані вказуються в суворій відповідності з паспортом.
Адреса місця проживання записується за правилами запису місця народження. Необхідно заповнювати обидві графи: і адресу місця проживання за паспортом, і фактична адреса місця проживання, а також номер телефону працівника або найближчих родичів.
Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II «Відомості про військовий облік» особової картки Т-2, є:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка), посвідчення військовослужбовця запасу для громадян, які перебувають в запасі;
- посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу.
У разі якщо працівник є офіцером запасу, інформація для даного розділу береться з військового квитка:
Пункт 1.«Категорія запасу» - на офіцерів запасу позначки в даному пункті не робляться.
Пункт 3. «Склад (профіль)» - записується повна назва складу (без скорочень) відповідно до пункту 7 «Найменування профілю» третьої сторінки військового квитка.
Пункт 4. «Повний кодове позначення ВУС» - записується повне кодове позначення військово-облікової спеціальності, відповідно до пункту Б «ВУС №» третьої сторінки військового квитка.
пункт 5. «Категорія придатності до військової служби» - заповнюється на основі запису пункту 15 «Відомості про медичні опосвідченнях» сторінок 10-13 військового квитка. Категорії мають наступні буквені позначення: А - придатні до військової служби, Б - придатні до військової служби з незначними обмеженнями, В - обмежено придатні до військової служби, Г - тимчасово не придатні до військової служби. Якщо у військовому квитку не вказана категорія придатності, тоді в 5 пункті 2 розділу особової картки ставиться категорія А.
Пункт 7. «Складається на військовому обліку»: (всі дані в пункті оформляються простим олівцем) рядок А заповнюється, якщо є мобілізаційне розпорядження або штамп про видачу і вилучення мобілізаційних розпоряджень (в картці працівника вказуються дані з пункту 16 сторінки 14-21 військового квитка); рядок Б заповнюється, якщо працівник заброньовано за організацією на період мобілізації та на воєнний час (в картку заносяться серія і номер посвідчення про відстрочку, номер переліку посад і професій, а також дата оформлення відстрочки військовим комісаріатом).
У разі якщо співробітник підлягає призову на військову службу, пункти 1, 3, 4 і 7 розділу 2 не заповнюються.
Пункт 2. «Військове звання» - робиться відмітка «підлягає призову».
пункт 5. «Категорія придатності до військової служби» - робиться запис на підставі даних з «приписного свідоцтва» громадянина (на 1 сторінці в розділі 1 «Загальні відомості» після слова «визнаний») у вигляді літери відповідної категорії (А, Б, В або Г) .
пункт 8 заповнюється, якщо працівник досяг граничного віку перебування в запасі або визнаний не придатним до військової служби за станом здоров'я. В цьому випадку в графі пишеться «знятий з військового обліку за віком» або «знятий з військового обліку за станом здоров'я».
при заповненні розділу IV «Атестація» особової картки заповнюються всі стовпці і графи. У них вказуються:
дата проходження атестації;
- рішення комісії, наприклад: «перевести на посаду», «відправити на підвищення кваліфікації» і т. д .;
- посилання на конкретний документ (як правило, це протокол результатів атестації) із зазначенням його номера і дати.
Графа «Підстава» може бути незаповнена. Як варіант, в ній може бути вказаний і / або наказ про затвердження результатів атестації.
Дані про підвищення кваліфікації записуються на підставі документів, що подаються працівником.
В розділі V«Підвищення кваліфікації» вказуються:
- дати початку і закінчення навчання;
- вид підвищення кваліфікації;
- найменування навчального закладу (інститут підвищення кваліфікації міністерства (відомства), факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві (відомстві), курси підвищення кваліфікації при підприємствах, науково дослідних і проектно-конструкторських організаціях, вищих і середніх навчальних закладах професійної освіти, інститутах підвищення кваліфікації та їх філіях);
- вид документа (свідоцтво, посвідчення);
- графа «Підстава» може бути незаповнена, або в ній може бути вказаний наказ організації про направлення співробітника на підвищення кваліфікації.
Аналогічним чином в розділ VI вносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням, спеціальності (напряму, професії), по якій відбувається перепідготовка. При заповненні розділу VII «Заохочення і нагороди» необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств і відомств), а також перерахувати державні нагороди.
У розділі VIII «Відпустка» ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи в організації. Підставою для внесення записів є.
При заповненні таблиці по відпустках на підставі наказу вноситься тільки дата початку відпустки. Дата закінчення відпустки вноситься після повернення працівника з відпустки. Це пов'язано з тим, що в разі виклику співробітника з відпустки або його переривання в графі «Дата закінчення» буде проставлена \u200b\u200bдата виходу співробітника на роботу, а не запланована дата закінчення відпустки за наказом.
У цій же таблиці обов'язково зазначається відпустку без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, оскільки згідно зі ст. 121 ТК РФ в нього не включається час надання працівникові відпустки без збереження заробітної плати, якщо їх загальна тривалість перевищує 14 календарних днів протягом робочого року.
У розділі IX «Соціальні пільги» слід вказувати перелік пільг і їх підстав, що надаються працівникові федеральними законами, підзаконними актами і локальними нормативними актами організації (трудовим договором, колективним договором, галузевими угодами).
У розділі «Додаткові відомості» для повноти обліку в необхідних випадках зазначаються:
- відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатної відділеннях установ вищої та середньої професійної навчання (слід проставляти дати -надходження і закінчення навчального закладу);
- відомості про працюючому інваліда із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
- висновок експертної комісії про умови та характер праці.
Після звільнення співробітника з організації вносяться записи в розділ IX «підстави звільнення», де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точними формулюваннями, наведеними в ТК РФ, дата звільнення, номер.
При закритті особової картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис з її розшифровкою та зазначенням посади. Таким же чином розписується сам працівник. Підпис працівника в цьому випадку підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними в його особисту картку.
Порядок внесення змін відомостей про працівника
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться до розділів «Загальні відомості» і «Відомості про військовий облік», то і підписом самого працівника.
Зміни вносяться за тією ж схемою, що і в трудову кніжку.Прі зміні прізвища стара закреслюється і замість неї записується нова відповідно до представлених в відділ кадрів документами.
Далі всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін.) Відображаються в особовій картці працівником відділу кадрів. Повна заміна особистої картки небажана з тієї причини, що в подальшому буде складно відновити всю інформацію про даному співробітнику. Що стосується зміни паспортних даних і стану в шлюбі, то може застосовуватися та ж схема - з зачеркиванием.
Правила кодування
При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися поруч правил щодо заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем керування кадрами:
- Якщо в поле кодування будуть внесені неправильні записи або не належать до даного заповнення відомості, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписування. Тому рекомендується або вносити точні коди, або не вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.
- При відсутності записів або при негативних відповідях ( «не маю», «не перебуваю») кодується частина даного реквізиту залишається порожньою.
- При вказівці дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами; наприклад: «14 лютого 2006 г.».
- Дати кодуються арабськими цифрами в такому порядку: число-місяць-рік; наприклад: «03.10.1998».
- В організаціях та на підприємствах, які не планують введення АСУ кадрової діяльністю, допускається не проводити кодування реквізитів.