Довіреність на отримання ТМЦ. Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей. Зразок для заповнення

Здійснення підприємницької діяльності в Російській Федерації, так і в будь-якій країні, передбачає здійснення низки функцій.

У випадках відчуження товарів, в рамках підписаних договорів, бізнесмени, а також звичайні громадяни вправі довіряти виконання окремих дій іншим особам.

Як правило, керівники організацій довіряють отримання або передачу товарів (товарно-матеріальних цінностей) працівникам своїх організацій, або іншим особам, яким вони довіряють.

Способи передачі повноважень

В рамках чинного законодавства Російської Федерації, юридичні особи мають право уповноважувати повірених (особами яким видається довіреність) за допомогою видачі останньому довіреності на отримання товару. Даний документ може бути посвідчений нотаріусом або виданий довірителем (особою, що видав довіреність) в простій письмовій формі. Звертаємо увагу на те, що посвідчення документа нотаріальним способом не обов'язково і носить добровільний характер.

Довіреність може бути оформлена на будь-який термін, але не більше трьох років з моменту видачі. Обсяг повноважень, на свій розсуд, визначає довіритель. Якщо довіреність на отримання товару оформляється в порядку передоручення, то даний документ, в обов'язковому порядку, засвідчується нотаріусом. Терміни та повноваження в рамках документа, виданого в порядку передоручення, не можуть перевищувати обсягів і термінів початкового документа.

Відповідно до цивільним правом, довіреність видається тільки фізичній особі, якщо необхідно уповноважити, наприклад, керівника організації, то все одно, пишуться його паспортні дані, а також вказується його посада і реквізити організації.

Документальне оформлення отримання товару за дорученням

В також необхідно вказати місце її видачі довіреності, термін на який вона видається, дата видачі, а також реквізити організації-довірителя, в деяких випадках доцільно вказувати банківські реквізити. Даний документ підписується уповноваженою особою, і засвідчується печаткою юридичної особи.

Важливо звернути увагу на дійсність повноважень особи, яка підписала довіреність. Його повноваження можуть бути підтверджені випискою з реєстру юридичних осіб, установчими документами, наказами про призначення, трудовим договором. У разі, якщо після буде встановлено, що особа, яка підписала довіреність на отримання товару не було на те уповноважена, то такий документ буде визнаний недійсним. Його недійсність поставить під сумнів всі наступні вчинені дії (в рамках доручення).

Нижче, розташований один з варіантів оформлення довіреності, реквізити сторін змінені, будь-які збіги, є випадковістю.

Довіреність на отримання товару

Довіритель: товариство з обмеженою відповідальністю «Дружок і К», свідоцтво про Державну 1045964484, ІПН 03584755, КПП 32372910, юридична та поштова адреса: м Москва, вул. Червоний Жовтень д. 2, корпус 16, в особі керівника організації, генерального директора Мальцева А.А., що діє на підставі Статуту довірителя,

справжнім документом уповноважує повіреного: громадянина Росії Надійного В.К., паспорт 88 09, 546 783, виданого Відділом внутрішніх справ № 33 УВС Краснопресненського району м Москви 12.12.1993 року, код підрозділу 111-573, представляти інтереси Довірителя з питань отримання, в рамках затвердженого раніше договору купівлі-продажу № 345 від 16 березня 2013 року, Товару, відповідно до Товарної накладної, (або іншого обумовленого сторонами договору документом) у ТОВ «Райські острови».

Якщо організація отримує товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) за місцем знаходження постачальника або грошові кошти з каси контрагента, то на ім'я співробітника, який буде їх отримувати, виписується відповідна довіреність. Видача документа особам, які не працюють в організації, не допускається.

Довіреність на отримання ТМЦ має типові уніфіковані бланки: форми № М-2 і № М-2а.

Якщо отримання товару у постачальника регулярно здійснюється представниками організації, то в якості бланка використовується форма № М-2а, якщо немає - то форма № М-2.

Форма № М-2 має корінець, який заповнюється бухгалтером, підшивається і зберігається в хронологічному порядку. Інша форма довіреності корінців не має, тому її реєструють в спеціальному журналі.

Довіреність на отримання товару та інших цінностей виписується бухгалтером в одному екземплярі.

Одним з основних і обов'язкових реквізитів документа є дата його складання. Якщо вона не вказана - довіреність вважається недійсною. Також необхідно вказати номер документа і термін його дії.

За законодавством РФ довіреність може видаватися на термін до трьох років. На практиці ж організація-одержувач визначає термін дії виходячи зі своїх можливостей по оплаті одержуваного товару і його подальшого вивезення відповідно до рахунка, нарядом або іншим документом, на підставі якого проводиться операція. Виходячи з цього, термін дії документа зазвичай не перевищує 15 днів, але якщо отримання товару відбувається регулярно у одного і того ж постачальника, то довіреність зазвичай виписують на один календарний місяць.

Нижче вказуються реквізити розрахункового рахунку, найменування та адресу банку платника, паспортні дані співробітника, оскільки для отримання товару він повинен буде пред'явити паспорт.

Також прописується повне найменування постачальника і найменування документа, на підставі якого постачальником видаються ТМЦ. Такий документ може бути відсутнім, наприклад, в разі невеликої номенклатури, невисокій вартості одержуваних матеріальних цінностей.

Зворотний бік бланка довіреності представляє собою перелік ТМЦ, які отримує представник покупця, з їх нумерацією по порядку, повним найменуванням кожного товару (вироби), одиниць виміру товару і їх кількості прописом (пишеться з великої літери, з початку графи, незаповнений залишок графи прокреслюється) . Якщо на лицьовій стороні бланка в документі на відпустку вказані найменування цінностей, що підлягають отриманню, і їх кількість, то на зворотному боці перелік прокреслюється.

Якщо в таблиці залишилися незаповнені рядки, то в них необхідно поставити прочерк.

Корінець довіреності дозволяє врахувати всі основні моменти, пов'язані з її видачею та використанням: номер, дату видачі та строк дії, посаду і прізвище особи, яка отримала доручення, найменування постачальника, номер і дату документа, на підставі якого постачальником видаються матеріальні цінності (графа 7) , номер і дату документа, що підтверджує виконання доручення.

Завіряється довіреність печаткою організації, підписом працівника (на корінці форми № М-2 або в журналі обліку, якщо працівникові видається форма № М-2а), а також підписами керівника та головного бухгалтера.

Якщо з яких-небудь причин довіреність на отримання товару не була використана працівником, він повинен повернути її в бухгалтерію на наступний день після закінчення терміну дії, де вона буде зберігатися до кінця поточного року, у особи, відповідальної за їх реєстрацію. В цьому випадку довіреність погашається написом "не використано" на корінці книжки довіреностей або в журналі їх обліку (в графі "Відмітки про виконання доручень").

Термін зберігання довіреностей, за якими організація отримала товарно-матеріальні цінності, становить 5 років.

Оформлення довіреності на отримання ТМЦ

Довіреності на отримання товару, незалежно від того, від чийого імені складаються, мають звичайну письмову форму, яка потребує нотаріального посвідчення.

Наприклад, довіреність для отримання товару або ТМЦ, видана від імені фізичної особи, складається у довільній формі та засвідчується тільки особистим підписом довірителя. Цей документ, відповідно до статті 185 Цивільного кодексу Російської Федерації, може бути виданий як безпосередньо третій особі, яке буде здійснювати відвантаження (поставку і т. П.) Товару, так і представнику для пред'явлення за місцем вимоги.

Довіреності від юридичних осіб зазвичай складаються, відповідно до постанови Держкомстату Росії № 71а від 30.10.1997, за уніфікованими формами М-2 і М-2а. Детальніше про ці формах ми поговоримо пізніше. Крім уніфікованих форм, юридичні особи можуть використовувати і звичну для себе форму довіреностей - за умови, що будуть вказані всі необхідні реквізити, - це не суперечить закону.

Слід сказати, що довіреність на отримання ТМЦ обов'язково повинна містити вказівку на конкретні товари або інші цінності із зазначенням їх кількості, які покладається отримати довіреній особі. Якщо отримання товару проводиться за рахунком-фактурою, специфікації до договору або іншого документа, який містить повний перелік тих товарів, які слід отримати, допустимо не перераховувати всі цінності, що підлягають отриманню, в самій довіреності. Але в цьому випадку в ній обов'язково має бути вказівка ​​на такий документ.

Важливо відзначити також, що, незалежно від того, в якій формі складається довіреність на отримання товару (вільної або уніфікованої), обов'язковою умовою дійсності довіреності є зазначення дати її складання. При невиконанні цієї вимоги довіреність вважається нікчемною - а значить, не тягне за собою настання прав або обов'язків сторін.

Існують дві міжгалузеві форми довіреностей.

М-2складають з двох частин: відривного талона (корінця) і основної частини. Корінець заповнюється, підшивається і зберігається у бухгалтера протягом часу, встановленого законодавством РФ і внутрішніми нормативно-правовими актами організації.

Термін дії цього разового акту зазвичай не перевищує двох тижнів, але іноді подовжується до одного місяця, в випадках відстрочки надходження або отримання одного і того ж товару у одного і того ж постачальника.

Спробуйте програму для магазинів бизнес.Ру, яка дозволить вам заповнювати бланки в пару кліків. Автоматизувати бухгалтерську і податкову звітність, завжди бути в курсі всіх взаєморозрахунків зі співробітниками, контролювати грошові потоки в компанії, а особистий календар вчасно нагадає про важливі події.

М-2авідривного талона не має, тому він в обов'язковому порядку реєструється в журналі обліку виданих довіреностей. Робить це зазвичай діловод, секретар або працівник, відповідальний за облік документів в організації.

Цей акт застосовується тоді, коли отримання товарно-матеріальних цінностей носить масовий характер, тобто відбувається на постійній договірній основі.

Термін його дії, відповідно до законодавства, може досягати трьох років, але на практиці такі випадки рідкісні. Зазвичай роботодавці видають його на короткий термін і потім продовжують або замінюють на новий.

У відривному талоні вказуються всі необхідні для видачі дані:

• номер;
• Дата складання;
• тривалість дії;
• посада та ПІБ співробітника, який отримує товар;
• найменування постачальника;
• дані документа, на підставі якого постачальник видає цінності;
• номер і дата акта, що підтверджує виконання доручення.

У бланку вказують:

1. найменування організації, що видала документ, її код за ЄДРПОУ;
2. номер і дату складання документа;
3. період дії документа;
4. найменування споживача і платника, їх адреса; якщо це одна і та ж організація, в рядку «Платник» пишуть «він же»;
5. банківські реквізити платника (р / с і найменування банку);
6. посада, ПІБ, дані паспорта довіреної особи;
7. від кого і на основі чого довірена особа отримує товар;

У табличній частині вказуються товарно-матеріальні цінності, їх кількість і одиниця виміру. Нижче ставиться підпис довіреної особи, обов'язково завірена підписом директора підприємства, головного бухгалтера, та печаткою організації.

Решта порожніми графи форми перекреслюються.

Якщо з яких-небудь причин акт не був використаний, працівник повинен повернути його в бухгалтерію на наступний день після припинення дії.

Документ відзначають написом «не використано» і зберігають у відповідального за реєстрацію довіреностей особи, найчастіше в сейфі у головного бухгалтера.

Особливості оформлення довіреності на отримання ТМЦ за формою М-2, М-2а в 2019 році

Документ оформляється тільки на конкретного співробітника даного підприємства. Не припустимо видавати і використовувати цей акт стороннім особам, які не працюють в компанії-довірителя.

Всі бланки і зразки документів за 2019 рік >>>

У формі обов'язково вказується термін її дії; зазвичай терміни оплати за документами, на підставі яких видаються ТМЦ, передбачають тривалість дії 15 днів або місяць, якщо відвантаження цього постачальника регулярні (планові).

Довіреність в одному екземплярі оформляє працівник бухгалтерії та видає її довіреній особі під розписку. Цей акт пред'являють разом з паспортом, щоб підтвердити свою особу. Дані (номер, ПІБ довіреної особи і т.д.) вписуються в відповідні графи документів, супроводжуючих товар (товарна накладна ТОРГ-12, ТТН 1 Т)

Цей вид акта можна заповнювати вручну або автоматизовано. Другий варіант дозволяє не робити помилок, прискорює і спрощує процес, в цілому має безліч переваг.

Довіреність на отримання товару виписується в тих випадках, коли довіритель не має можливості в силу зайнятості або з інших причин отримати товар особисто.

ФАЙЛИ

На кого виписати документ

Довіреність на отримання товару всередині організації зазвичай виписується на співробітників, уповноважених отримувати товарно-матеріальні цінності від імені компанії: менеджерів із закупівель, керівників відділу поставок, логістів, експедиторів тощо

Така довіреність може бути оформлена з правом передоручення, але надається це право довірителями вкрай рідко. По-перше, оскільки проконтролювати особа, на яку оформляється передоручення значно складніше, а по-друге, довіреності, за якими представникам дається таке право, необхідно обов'язково завіряти у нотаріуса. Для довірителів набагато більш краще варіант оформлення відразу кілька доручень на різних осіб.

При виписуванні довіреності слід знати про те, що вони діляться на три види:

• генеральні (тобто по суті необмежені),
• спеціальні (з певним терміном дії),
• одноразові (для якогось одного конкретного справи).

Хто оформляє довіреність

У невеликих фірмах розробкою таких документів можуть займатися або самі керівники, або сторонні фахівці, в великих організаціях виконання обов'язки з оформлення довіреностей зазвичай покладається на юриста або секретаря. Після оформлення вони передають її підпис начальнику (директору). До 2016 року довіреність потрібно завіряти печаткою організації, але з січня 2016 року наявність печаток і штампів у юр. осіб, як раніше і у ІП, перестало бути обов'язковою нормою, тому документ можна і не проштамповувати.

Як скласти документ правильно

На доручення повинні бути два підписи: від того, хто довіряє товар і того, кому його довіряють.

Обов'язкового до застосування зразка щодо заповнення такої довіреності не існує. Організації можуть писати даний документ у вільному вигляді або на свій розсуд розробляти його шаблон. Довіреність можна оформляти як на фірмовому бланку компанії, так і на порожньому аркуші стандартного формату.

При складанні довіреності на отримання товару потрібно дотримуватися рекомендацій і норм, встановлених для написання таких паперів правилами юриспруденції і діловодства, щоб згодом документ не викликав сумнівів у зацікавленої сторони. Тут потрібно внести особисті дані представника (по паспорту), а також ретельно і детально прописати всі функції, які покладаються на представника і список документів, який він уповноважений підписувати.

Крім того, слід обов'язково вказати період дії довіреності, який за законом нічим не обмежений (тобто виписувати довіреність можна хоч на 10, хоч на 100 років). При відсутності такої інформації термін дії документа автоматично дорівнює одному року з моменту його підписання.

Інструкція щодо заповнення довіреності на отримання товару

1. У «шапці» треба написати найменування документа з коротким позначенням його суті (в даному випадку «на отримання товару»). У рядок нижче вноситься місто, в якому зареєстрований довіритель, а також дата оформлення довіреності.
2. Потім вписуються повна назва компанії-довірителя, його свідоцтво про Державну, ІПН (взяти можна з установчої документації), фактична адреса.
3. Потім вноситься інформація про співробітника, від імені якого складається документ (це зазвичай один з керівників), його прізвище, ім'я, по батькові. Далі пишеться документ, на підставі якого діє довіритель ( «Положення», «Устав» і т.п.).
4. Після цього вказуються службові та особисті дані представника: його посаду, прізвище, ім'я, по батькові, відомості з паспорта.
5. Наступна частина є основною і стосується безпосередньо тих функцій і доручень, які має право виконувати представник від імені підприємства. Якщо доручень багато, то їх бажано вказувати чітко формулюючи, окремими пунктами. Якщо довіреність виконана на виконання зобов'язань по якомусь конкретному договору, то потрібно вказати його номер і дату укладення.
6. На завершення треба внести термін дії довіреності (рік, два роки, три роки і т.д.) або конкретну дату, після якої вона перестане діяти.
7. Після внесення всіх необхідних відомостей, довірена особа ставить під документом свій підпис з обов'язковою розшифровкою. Потім її засвідчує довіритель, про що і розписується нижче.

Після написання довіреності

Буває, що після оформлення довіреності, в період її дії, довіритель хоче анулювати її. Це можна зробити шляхом простого письмового повідомлення організації на надання в яку вона виписувалася про анулювання документа. При цьому оригінал довіреності бажано отримати назад на руки.