Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. По Приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правовой акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3, и с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Новые правила подотчета:

• выдать деньги подотчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета представляют собой следующий порядок последовательных действий:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетным лицам, изменения 2017 года утвердили это нововведение, теперь разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей произведите полную сверку взаиморасчетов с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3 рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, утвердите запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма ограничена 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств подотчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике, в Положении о расчетах с подотчетными лицами, и в приказе о разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил личные деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек собственные средства, он составляет отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Если работник потратил собственные деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных деньгах.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. П исьмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.

Составление данного вида отчетов происходит по итогам отчетных периодов и носит регулярный характер. Документ относится к «первичке», делается один раз в год и входит во внушительный комплект годовой бухгалтерской отчетности. Он показывает все финансовые поступления и исходящие перечисления, а также фиксирует остаток денежных средств на момент начала и конца периода.

Для чего нужен данный отчет

Документ является, можно сказать, обобщающим и дает четкое представление об обеспеченности компании наличностью. Это важно, поскольку иногда, даже имея полный порядок с и прочими фондами, компания может страдать от недостатка денег, необходимых, например, для уплаты налогов и социальных взносов, выплаты заработной платы, перечислений поставщикам и т.п. Ко всему прочему, очевидно, что отсутствие ясной картины с наличными средствами всегда отражается на экономической составляющей организации, именно поэтому отчет имеет большое значение для определения дальнейших действий и перспектив по части финансов.

ФАЙЛЫ

Важную роль отчет играет и тогда, когда компания заинтересована в привлечении инвестиций, поскольку перед тем как включиться в какой-либо проект, требовательный инвестор всегда просит предоставления данного отчета и с пристрастием его изучает.

Кроме того, адресатами отчета о движении денежных средств могут выступать:

• налоговая инспекция,
• Росстат,
• банковские учреждения,
• учредители компании и т.д.

Кто обязан составлять отчет

Данный вид отчетности вменен в обязанность всех предприятий и организаций, за исключением субъектов малого предпринимательства, а также тех компаний, которые используют упрощенные методы ведения учета и отчетности по бухгалтерии и налогам.

Структура и содержание отчета

Для человека, не имеющего специального образования, документ может показаться довольно сложным. Он состоит из трех разделов, в которых в кодовых значениях отражаются денежные операции по трем основным показателям деятельности организации:

• текущей,
• финансовой
• и инвестиционной.

При этом необходимо иметь ввиду, что не все денежные перемещения нужно вносить в данный документ. К исключениям относятся :

• обменные операции с валютой,
• получение и сдача кассовой наличности на счет в банке,
• обмен денежных эквивалентов друг на друга,
• перевод с одного счета организации на другой и т.п.

Полный список действий можно найти в п.6 ПБУ 23/2011.

Важная особенность : в отчет включаются любые денежные операции компании. подпадающие под его квалификационные требования, независимо от того, в денежных единицах какой страны они были произведены, но при этом все данные в документ вносятся только в российских рублях, и строго в той единице измерения (тысячи, миллионы), которая использовалась при составлении бухгалтерского баланса.

Пример составления отчета о движении денежных средств

Заполняем «шапку»

Поскольку документ носит крайне важный характер, к его составлению надо относится очень внимательно и заполнять все необходимые ячейки.

1. Вначале в отчете указывается год, за который он был составлен.
2. Далее вписывается полное наименование организации (с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса) и следующие данные:
   • дата составления,
   • код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
   • вид экономической деятельности (обязательно в виде кода ОКВЭД и расшифровки).
3. Ниже опять же вписывается организационно-правовая форма и форма собственности, а рядом коды ОКОПФ (Общероссийский классификатор организационно-правовых форм) и ОКФС (Общероссийский классификатор форм собственности).
4. В последней строке «шапки» документа указываются коды ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения): т.е. тысячи или миллионы, используемые в отчете.

Заполняем раздел 1

Первый раздел документа содержит информацию о текущих денежных потоках .

• Первым делом сюда вписываются сведения о «приходе» : в строку 4110 вносятся данные об общей сумме поступивших денежных средств, которая затем разбрасывается по ниже лежащим тематическим строкам, — от 4111 до 4119 — в соответствии с бухгалтерскими регистрами. Здесь учитываются операции от реализации услуг и товарно-материальных ценностей, арендных платежей, процентов, и других «входящих» финансов.
• В строке 4120 указывается общая сумма по произведенным в отчетный период платежам : оплате налогов и взносов в пенсионные фонды, заработной плате, перечислениях подрядчикам и поставщикам и т.д. Затем эта сумма точно также разносится в строки от 4121 до 4129.
• Далее в строку 4100 вносится показатель сальдо от текущих операций (т.е. сумма «входящих» финансов за минусом произведенных расходов).

В этот же раздел вписываются сведения о денежных перечислениях и поступлениях , которые нельзя однозначно классифицировать.

Важный нюанс: расходы в таблице необходимо указывать в круглых скобках, а акцизы, оплаченные поставщикам и подрядчикам, ровно как и НДС включать сюда не надо.

Заполняем раздел 2

Аналогичным образом заполняется раздел под названием «Денежные потоки от инвестиционных операций ». Перво-наперво в строку 4210 вписывается «всего поступлений », в том числе от реализации акций, возврата по займам, дивидендам, продажи внеоборотных активов и т.д., которое затем разносится в нужных значениях по соответствующим строкам (от 4211 до 4219).

Ниже точно также заполняются «платежи » по инвестиционным операциям. В строку 4220 вписывается показатель «всего », который потом в полном соответствии с бухгалтерскими регистрами расписывается по находящимся ниже строкам (от 4221 до 4219), в том числе по приобретению и прочим затратным операциям с внеоборотными активами, выплатой процентов, приобретением долговых бумаг и т.д.

Затем вписывается значение сальдо денежных потоков от всех действий инвестиционного характера (поступление за минусом затрат).

Заполняем раздел 3

Последний раздел документа посвящен денежным потокам от различного рода финансовых операций . Здесь все аналогично:

1. сначала в строке 4310 указывается значение «всего» поступлений , которое затем распределяется по нижним строкам (от 4311 до 4319), в том числе сюда вписываются доходы от выпуска акций и облигаций, кредитов, займов и т.п.
2. Далее идентично предыдущим разделам вносятся показатели «всего» по финансовым платежам в строку 4320 с последующим их разнесением в строки от 4321 до 4329.
3. Затем указывается разница между «входящими» и «исходящими» денежными потоками за отчетный период по финансовым операциям.
4. В завершение в документ включается общее сальдо всех трех денежных потоков за отчетный период (может быть как со знаком плюс, так и со знаком минус), остатки финансов на начало и конец периода, а также разница курса между денежными единицами других стран и российским рублем, которая рассчитывается по специальной формуле (заполняется только тогда, когда организация производила расчетные операции в валюте).

После составления отчета документ передается на визирование руководителю организации, который своей подписью удостоверяет подлинность внесенных в него сведений.

Н.А. Мацепуро, юрист

Готовая инструкция для подотчетника

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководител яст. 137 ТК РФ .

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтери ю. Выглядеть оно может, например, так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Выдать под отчет
3000 рублей на срок 10 дней
02.04.2012

Заявление

Прошу выдать под отчет денежные средства в размере 3000 руб. на покупку канцелярских товаров.

Е.А. Куликов

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты - это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Утверждено приказом № 4 от 11.01.2012

ИНСТРУКЦИЯ
для подотчетных лиц

1. ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДЕНЕГ В КАССЕ

1.1. Для получения наличных денег в ООО «Промсервис» в подотчет работник пишет заявление на имя руководителя с указанием целей их расходования, визирует его у руководителя и приносит в бухгалтерию.

1.2. Командированному сотруднику деньги выдаются в подотчет на время командировки, в остальных случаях подотчетные суммы предоставляются на срок 10 дней.Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сам ист. 22 ТК РФ ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П . Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период Если в течение этого времени подотчетные суммы не израсходованы, они должны быть возвращены в кассу организации.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.

1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К РАСХОДОВАНИЮ ДЕНЕГ

2.1. Деньги под отчет могут выдаваться работнику на любые цели, связанные с деятельностью ООО «Промсервис».

2.2. Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств - на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику.

2.3. Максимальная сумма покупки у организации или у предпринимателя за наличный расчет не должна превышать 100 000 руб. по одному договор уп. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 № 1843-У .

2.4. Все расходы работник должен подтвердить оправдательными документами. При отсутствии подтверждающих документов авансовый отчет не будет утвержден руководителем.

3. РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ

3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:

1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);

2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);

3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

3.2. За дни командировки в пределах территории РФ работнику выплачиваются суточные в размере 700 руб. в день, за пределами территории РФ - в размере 2500 руб. в день. Условие о размере суточных за дни командировки можно прописать в положении о командировках или ином локальном нормативном акте

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ

4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:

1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;

2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;

3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работнико мст. 2 , п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ :

1) при покупке в розничном магазине - кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);

2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, - любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т. п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);

3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т. п.) - кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);

4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца - кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2 (если она оформлялась);

5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) - кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);

6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) - договор и расписка физлица в получении денег;

7) при обмене валюты - справка о покупке или продаже валюты;

8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), - квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).

5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

Документ	На что обратить внимание в документах
Товарный чек	Чек обязательно должен содержат ьп. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ : наименование документа и дату его составления; наименование организации-продавца (ф. и. о. предпринимателя); перечень купленных товаров, их количество с указанием измерителя и цены; должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об оплате, выдаваемый взамен кассового чека	Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а также: порядковый номер документа; ИНН продавца; фамилия и инициалы лица, оформившего документ
БСО	Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг такси и др.), должна стоять печать продавца
Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ)	В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика) должно значиться ООО «Промсервис»
Счет-фактура	В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться ООО «Промсервис» В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-расчетному документу...») должны быть указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в графе «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» должно быть указано наименование товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Хотя возможна и общая формулировка - например, продукты питания, строительные материалы и т. д.
Квитанция к ПКО (унифицированной формы № КО-1)	Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать, а также оттиск штампа, подтверждающего проведение операции (например, «Оплачено»)
Справка о покупке или продаже валюты	Нужно проверить правильность заполнения паспортных данных. Печать банка не обязательн ап. 4.10 Инструкции ЦБ от 16.09.2010 № 136-И
Договор о приобретении товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя	В договоре должны быть указаны ф. и. о. физлица, его паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре купли-продажи - наименование покупаемого товара, в договоре возмездного оказания услуг - вид услуги и сроки ее оказания, в договоре аренды - адрес помещения и срок аренд ып. 1 ст. 454 , ст. 606 , п. 3 ст. 607 , п. 1 ст. 779 ГК РФ )
Расписка физлица-непредпринимателя	Должны быть указаны дата ее составления, полученная сумма, ее назначение (ссылка на договор), ф. и. о. и паспортные данные получателя, его подпись

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т. п.).

6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.

6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои ф. и. о., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной - записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

6.4. Авансовый отчет работника проверяется в течение 5 рабочих дней. В случае утверждения отчета в этот же срок работнику выдается из кассы перерасход.Сроки утверждения авансового отчета работников, а также возмещения им перерасхода вы устанавливаете сами. Естественно, они должны быть разумными, иначе работник может потребовать выплатить ему компенсацию за задержку возмещения перерасхода

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Директору ООО «Промсервис»
Иванову Д.В.
от помощника бухгалтера
Куликова Е.А.

Заявление

Прошу утвердить авансовый отчет № 11 от 02.04.2012 и возместить перерасход в сумме 3000 руб., истраченных на покупку канцелярских товаров.

Авансовый отчет с оправдательными документами прилагается.

Е.А. Куликов

Скачать инструкцию для подотчетных лиц в электронном виде вы можете: → раздел «Формы»

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после - ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы. Компенсация личных денег сотруднику. Документооборот. Бухучет.

Вопрос: Работник потратил собственные денежные средства на удостоверение нотариусом копий документов. Кассовый чек сдал в бухгалтерию. В бухгалтерском учете через какой счет 71,73 нужно произвести возврат денежных средств работнику? каким отчетом оформить данную операцию?

Ответ:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

86.66990 (6,8,9)

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Оформить авансовый отчет сотруднику предется в других случаях .

Для возмещения личных расходов сотруднику нужно написать заявление и приложить к нему подтверждающие покупку документы (кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д.).*

Подотчетные лица – сотрудники, которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.*

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Как быть, если...

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Н.Г.Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»

Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый - выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй - приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы. Поэтому материал актуален для вас в полной мере.

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит. Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, - это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом - во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

Способ	Какие документы потребуются	Преимущество	Недостаток
Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя	Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.)	Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ	Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). А фирма в таком случае не сможет признать затраты, поскольку они будут необоснованны (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ)
Заключен договор купли-продажи	Письменный договор купли-продажи или акт закупки	Подходит на случай, если в подтверждающих расходы документах записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Организация сможет учесть в расходах при УСН суммы, истраченные на покупку	Работник самостоятельно исчисляет НДФЛ и сдает в ИФНС декларацию. Доходом сотрудника будет вся сумма по договору купли-продажи, однако ее можно уменьшить на сумму подтвержденных расходов

Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя

Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.

Суть вопроса

Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П .

Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ. А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).

Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.

Обратите внимание

Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.

Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции - договором купли-продажи. Об этом - чуть ниже.

А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя - его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.

Важное обстоятельство

Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.

В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)

Возмещены расходы работнику.*

Способ № 2 Фирма покупает ценности у сотрудника по договору купли-продажи

Оформлять договор купли-продажи целесообразно, если в документах, подтверждающих расходы, записано не наименование фирмы, а имя сотрудника. Вам потребуется составить письменный договор купли-продажи или закупочный акт. И расплатиться по нему с сотрудником.

Но у данного способа оформления есть один минус - у работника, продающего ценности, возникает доход, облагаемый НДФЛ. Организация же при покупке материалов у физлица не является налоговым агентом (письмо Минфина России от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339). Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода сотруднику ей не нужно. Работнику придется самому сдать декларацию в инспекцию по форме 3-НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). При этом полученный доход ему можно уменьшить на сумму расходов, связаных с покупкой этих ценностей (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ). То есть фактически налог будет равен нулю.

На заметку

Организация не является налоговым агентом при покупке материалов у физлица. Поэтому удерживать НДФЛ при выплате дохода работнику не нужно. Сотрудник рассчитывает налог самостоятельно (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Что касается расходов при «упрощенке», то тут сложностей быть не должно. Сразу после оплаты ценностей по договору вы сможете их списать. Документальным подтверждением затрат будет договор купли-продажи или закупочный акт. В бухучете покупку материалов отразите проводками:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 76

Оприходованы купленные у сотрудника ценности;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 (51)

Оплачены ценности по договору купли-продажи (по акту закупки).

Подсказки от сайта e.26-2.ru

Как оформить договор купли-продажи при помощи электронного журнала «Упрощенка»

В электронном журнале «Упрощенка» вы найдете информацию о том, по каким правилам нужно заключать договор купли-продажи. Для этого зайдите на сайт журнала. В верхнем меню на черной плашке выберите раздел «Правовая энциклопедия». Из появившегося меню вам потребуется раздел «Сделки», а в нем «Купля-продажа». Подборка статей по теме расскажет вам, какие реквизиты нужно включить в контракт. А также познакомит вас с основными нюансами налогового учета по сделке.

Почему возмещение расходов не надо проводить как подотчетные суммы

Сергей Рюмин,
аудитор,управляющий партнер
ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»

Сотрудник купил на свои деньги материалы для фирмы и обратился за компенсацией расходов. Нужно ли для их подтверждения оформлять авансовый отчет?

Нет, заполнять авансовый отчет не нужно. Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет. То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А рассматриваемая ситуация по большому счету никакого отношения к подотчету не имеет. Следовательно, и отчитываться не за что.

Как бухгалтеру оформить такую покупку, какие документы потребуются?

Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате. При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, - это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать. Например, внутрифирменным приказом можно закрепить возможность приобретать сотрудниками материалы для фирмы за счет своих средств. А также оговорить максимальную сумму покупки, срок возврата денег и т. п. Ознакомить с этим приказом следует всех работников под роспись.

Можно ли компенсацию, выплаченную сотруднику, отнести на расходы при «упрощенке»?

Конечно. Сразу после того, как все документы составленв, а компенсация выплачена, ее можно включить в состав материальных расходов при УСН (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Если речь идет о покупке материалов.

Как отразить возмещение средств сотруднику в бухучете?

В бухучете суммы, причитающиеся работнику в возмещение потраченных им средств, логичнее отразить с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Согласно Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н , счет 73 предназначен для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетниками. Таким образом, на сумму возмещения нужно сделать запись по дебету счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 50 или 51.

Расходование денег, выдаваемых сотруднику авансом, подтверждается первичным учетным документом — авансовым отчетом. Заполненный образец авансового отчета представляет собой унифицированную форму № АО-1, в одну часть которой вносит сведения сотрудник, во вторую — бухгалтер.

Приложением к авансовому отчету идут чеки и квитанции, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 вступили в силу поправки, касающиеся обязательных реквизитов чеков, если товары (услуги) приобретает юридическое лицо или ИП либо работник от имени компании. Чтобы у налоговиков не было претензий к чекам, они должны обязательно содержать:

• наименование и ИНН покупателя;
• сумму акциза;
• номер таможенной декларации;
• страну происхождения товара;
• разбивку по товарным позициям.

Помните также, что БСО на бумаге сейчас практически не выдают, всех продавцов, за исключением ИП на УСН и ПСН, обязали выдавать покупателям полноценные чеки.

Еще один важный момент: чтобы оформить возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, работник вправе принести распечатанный чек, полученный по e-mail или SMS, в том числе с QR-кодом. Электронный и бумажный кассовые чеки равноценны, поэтому проблем при проверках не возникнет. Исключение по-прежнему составляют электронные билеты. Чтобы принять их в состав расходов в целях налогообложения прибыли, посадочные талоны распечатывают и предъявляют для проставления отметки о досмотре. В противном случае доказать расход на транспортные услуги не получится. Либо вам придется делать запрос в компанию-перевозчик, чтобы она подтвердила оказание услуги конкретному пассажиру.

Возврат подотчетных сумм

Законом установлены конкретные сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом, в которые работник обязан отчитаться об израсходованных средствах. Это три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы денежные средства, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Если работник не полностью израсходовал денежные средства, на использованную часть составляется авансовый отчет, а в нем указывается оставшаяся сумма. На нее и распространяется возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, и сделать это следует одновременно с подачей отчета.

Нередки ситуации, когда работник тратит собственные денежные средства, потом приносит документы и просит возмещение подотчетных сумм по авансовому отчету. В этом случае он обращается в бухгалтерию с заявлением о возмещении понесенных расходов, и бухгалтер проводит такие расчеты тоже с помощью авансового отчета.

Если сотрудник ничего не потратил, он возвращает в кассу всю полученную подотчетную сумму, а авансовый отчет не составляет. При этом срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом не учитывается, но вернуть деньги следует не позже чем в трехдневный срок по истечении периода, на который они выданы.

Порядок заполнения

Поскольку разработана унифицированная форма, действуют и правила, как оформляется авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах в текущем году.

Сначала его заполняет сотрудник, который получил деньги и отчитывается по ним, затем бухгалтер. Когда документ полностью готов, его отдают руководителю на контроль.

Посмотрим конкретный пример заполнения авансового отчета по хозяйственным расходам и параллельно расскажем обо всех нюансах.

Что заполняет сотрудник

Лицевая сторона.

На лицевой стороне формы № АО-1 работнику необходимо:

1. Указать наименование фирмы и код по ОКПО.

2. Проставить дату составления документа и присвоить номер.

3. В графу «Отчет в сумме» вносим сумму, которую работник потратил на хознужды предприятия. Например, ему было выдано 12 000 рублей, а он потратил 10 000. Поэтому в этой графе он указывает 10 000.

4. Указываем наименование и код структурного подразделения.

5. После этого указываем Ф.И.О. подотчетного лица, его табельный номер и профессию (должность).

6. Вписываем назначение аванса.

7. В левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы, указываем размер суммы, полученной из кассы предприятия (либо на банковскую карту). При необходимости указываем размер выданных в валюте денег.

8. Указываем итоговую сумму полученных денежных средств.

9. Вписываем сумму, потраченную на хозяйственные нужды предприятия.

10. Указываем размер остатка.

Оборотная сторона.

Есть информация, которая должна быть указана на оборотной стороне документа авансовый отчет работником. Подотчетное лицо в графах 1-6 перечисляет все документы (товарные, кассовые чеки и т. д.), подтверждающие произведенные расходы, с указанием затраченных сумм. Документы нумеруют по порядку их перечисления в авансовом отчете.

Представленный заполненный образец авансового отчета наглядно демонстрирует, какие сведения следует внести работнику в соответствующие графы:

• 1 — номер п/п, присвоенный документу, подтверждающему траты;
• 2 — дата составления чека;
• 3 — номер чека;
• 4 — наименование документа, подтверждающего расходы;
• 5 — сумма произведенного расхода в рублях;
• 6 — заполняется при необходимости, если были расходы в иностранной валюте.

После перечисления реквизитов на все приложенные документы заполняют строку «Итого», где указывают общую величину расходов.

После того, как сотрудник заполнил необходимые поля, он ставит в бланке свою подпись с расшифровкой. Затем документ передает в бухгалтерию, где бухгалтер проверяет правильность заполнения.

Что заполняет бухгалтер

Лицевая сторона.

Бухгалтер после получения бланка должен убедиться в правильности его заполнения. Если ошибок нет, в графе «Отчет проверен» бухгалтер делает запись об этом и ставит свою подпись.

Бухгалтер указывает информацию о внесенном остатке или перерасходе средств.

После этого переходит к дальнейшему заполнению бланка.

Заполняется отрывная часть бланка, подписывается и передается работнику.

Оборотная сторона.

Бухгалтер записывает информацию в графы 7 и 8. Здесь указываются суммы расходов, принятых к учету. В графе 9 указываются номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов. Суммы, которые указали работник и бухгалтер, должны совпадать.

После этого бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка.

Лицевая сторона.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер проверяет следующие сведения:

• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• размер аванса, полученного из кассы предприятия;
• количество потраченных денежных средств;
• остаток или перерасход авансовых сумм.

В таблицу слева — бухгалтерская запись — вносят информацию из данных графы 9, которая находится на оборотной стороне.

Бухгалтер направляет документ главбуху (если он есть), который тоже его проверяет. После проверки авансового отчета главбух подписывает его и направляет на утверждение к главе предприятия.

Директор утверждает документ и возвращает его в бухгалтерию.

Так выглядит образец заполнения авансового отчета в 2019 г. по хозяйственным расходам. Аналогичный порядок оформления действует и в любых других ситуациях — когда надо отчитаться о командировочных или представительских расходах.

Оформленный авансовый отчет хранится в бухгалтерии фирмы 5 лет. По истечении этого срока документ уничтожают.