Новые правила работы архивов: что изменилось? Архив организации: задачи, функции, требования Архивное дело пример

Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, обеспечения их сохранности и использования. Сориентироваться в данном комплексе официальных документов нам поможет к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова

В соответствии с существующими нормами в сфере архивного дела организация разрабатывает и утверждает свои локальные акты, направленные на регламентацию порядка работы с архивными документами в делопроизводстве и архиве или архивохранилище. Четкое выполнение требований инструкций и положений позволяет эффективно решать задачи по упорядочению архивных документов, обеспечению их сохранности и использования.

В базовый комплект входят:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об архиве (положение о службе ДОУ, если при ней создано архивохранилище), положение об архивной службе или регламент по работе с архивными документами;
• должностные инструкции;
• инструкция по охране труда для архивиста;
• приказ о составе экспертной комиссии;
• положение об экспертной комиссии;
• положения, инструкции и другие документы, устанавливающие отдельные виды работ или разовые мероприятия с архивными документами.

Следует иметь ввиду, что изобретать велосипед не придется: ряд документов (инструкция по делопроизводству, положение об архиве, положение об экспертной комиссии и др.) разработан в типовом варианте Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Эти документы доступны для скачивания из Интернета.

Инструкция по делопроизводству

В первую очередь в организациях должна быть разработана и утверждена Инструкция по делопроизводству . Данный документ регламентирует порядок работы с документами, в том числе определяет правила оперативного хранения документов, устанавливая границу между документом и архивным документом.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).

Положение об архиве

Разрабатывая Положение об архиве (архивной службе, работе с архивными документами) организации, можно взять за основу Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176) или воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Обратите внимание! Если в организации нет архива, а только архивохранилище, то основные направления его деятельности отражаются в Положении о структурном подразделении, в составе которого оно создано, но во всех случаях целесообразно разрабатывать Положение об архивной службе, работе с архивными документами и т.п.

Итак, Положение об архиве определяет порядок образования архива, его функциональные задачи с учетом специфики деятельности организации и специфики создаваемой ею документации, а также права, обязанности и ответственность работников архива.

В Основных правилах работы архивов организаций сказано, что в зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы ДОУ (как раз чаще всего в форме архивохранилища). Виды создаваемых архивов зависят от компетенций и функций самой организации.

Например, в акционерных обществах, где есть головная организация и ее дочерние предприятия, для хранения архивных фондов иногда создаются объединенные архивы. В данном случае, несмотря на то, что организация и дочки являются самостоятельными юридическими лицами, но между ними имеются соподчиненность, единая сфера деятельности и единство выполняемых задач, экономически выгодно создавать один объединенный архив.

Самым распространенным явлением остается создание архива организации, который может быть архивом одного вида документов: управленческой документации, научно-техническим архивом, архивом электронных документов и т.д.

Иногда в организации создают единый архив, который хранит и управленческую, и научно-техническую документацию, и документы на электронных носителях.

Также встречается такое сочетание: архив хранит научно-техническую документацию, а управленческая документация хранится в структурных подразделениях.

Таким образом, принимая решение о создании архива, в первую очередь мы определяем, какой документальный комплекс у нас есть или что мы собираемся хранить в архиве. В зависимости от этого заполняется первый раздел Положения об архиве, определяющий статус и вид архива, его назначение.

Во втором разделе указывается от кого и какие документы подлежат передаче в архив. Основными источниками поступления документов в архив (источниками комплектования) являются структурные подразделения организации и, крайне редко, другие организации и физические лица.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций структурные подразделения передают в архив документы со сроками хранения «постоянно» и «свыше 10 лет » (что реально означает сроки хранения 15 л., 25 л., 45 л., 50 л.) и документы по личному составу (75 л.).

Однако организация имеет право «понизить» границу между делопроизводственным и архивным хранением документов и установить, что документы со сроком хранения, например, 5 лет также подлежат передаче на архивное хранение.

В последнее время это стало очень распространенным явлением, т.к. связано с тем, что значительная часть первичной бухгалтерской документации имеет срок хранения «5 лет» и многие руководители, обеспокоенные ее сохранностью, требуют от архива своей организации принимать эти документы на хранение.

В этой ситуации в структурных подразделениях на хранение остаются лишь документы со сроками хранения один и три года.

Не запрещено при повышенной ответственности за сохранность документов или при отсутствии достаточного места в подразделениях для хранения документов устанавливать границу на уровне 1 года. В такой ситуации все законченные делопроизводством документы со сроками хранения 1 г., 3 г., 5 л. и 10 л. и т.д. поступают на хранение в архив или архивохранилище организации.

Конечно, при понижении границы между делопроизводственным и архивным хранением в организации обеспечивается лучшая сохранность документов, но при этом соответственно возрастает объем работ по их описанию, ибо все документы передаются в архив только по описям, составленным структурными подразделениями.

Установленная граница между делопроизводственным и архивным хранением документов обязательно прописывается в Инструкции по делопроизводству и в Положении об архиве.

В третьем разделе указываются основные задачи и функции архива (архивной службы). Формулировки можно взять из Основных правил работы архивов организаций.

К основным задачам относятся:

• принятие документов на хранение от структурных подразделений (комплектование) в соответствии видовой принадлежностью документов и сроками хранения, определенными в первом и втором разделах данного положения;
• учет и обеспечение сохранности документов в архиве или архивохранилище;
• создание и ведение справочно-поисковых средств к архивным документам (описи, картотеки, каталоги, историческая справка, базы данных и т.д.);
• организация использования документов, хранящихся в архиве или архивохранилище;
• подготовка и передача документов в государственный или муниципальный архив (для организаций с государственной или муниципальной формой собственности на документы или для организаций с частной формой собственности на документы, но заключивших договор о передаче документов).

Среди функций архива (архивной службы) наряду с функциями, непосредственно вытекающими из вышеперечисленных задач, есть и такие, которые непосредственно ориентированы на службу документационного обеспечения управления, но опосредованно влияют на качество, передаваемых на хранение материалов. Имеются в виду:

• проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
• работа по составлению номенклатуры дел организации;
• участие в разработке нормативных и методических документов не только по архивному делу, но и ДОУ.

В четвертом разделе Положения об архиве прописываются права работников архива (архивной службы):

• возможность требовать от структурных подразделений своевременной передачи документов в архив (архивохранилище), при этом в упорядоченном состоянии и обязательно по описи;
• контролировать выполнение работы с документами в структурных подразделениях.

В пятом разделе указывается ответственность работников архива (архивной службы), которую они несут совместно с руководителем организации за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное их уничтожение, нарушение правил использования документов и доступа к ним в соответствии с нормами законодательства.

Напомним , если в организации вместо архива созданы, например, архивно-информационный отдел, отдел корпоративного хранения документов, отдел архивного хранения и использования документов, центр хранения документации, но с такими же функциями, что и в архиве, то Положения об отделе, центре и пр., а также должностные инструкции на специалистов в этих структурах должны иметь «архивное» наполнение.

Должностные инструкции

Работа с персоналом, отвечающим за постановку архивного дела в организации, предполагает, прежде всего, подбор сотрудников в соответствии с квалификацией и деловыми качествами, требования к которым отражены в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 № 338н (зарегистрирован в Минюсте России 28.05.2012 № 24339).

Должностные инструкции заведующего архивом, архивариуса, как и других «архивных» должностей, составляются в соответствии с разделом «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов» выше указанного справочника.

В случае отсутствия в организации архива или архивохранилища, а соответственно заведующего архивом или архивариуса, необходимо предусмотреть, на кого будут возложены обязанности по организации работы с архивными документами и кто будет нести ответственность за этот участок. Чаще всего в таких ситуациях обязанности возлагаются на сотрудника службы ДОУ, и это должно найти отражение в его должностной инструкции.

Инструкция по охране труда для архивиста

Инструкцию по охране труда для архивиста разрабатывает служба охраны труда совместно с руководителем архивной службы, но если возникают сложности в ее составлении, то можно обратиться к разделам Основных правил работы архивов организаций, отражающих систему мер обеспечения сохранности документов, требования к помещению архива, режим хранения документов и т.д.

Приказ о составе экспертной комиссии

Приказ о составе экспертной комиссии (ЭК) издается в организации, когда назначается персональный состав или происходит ротация ее членов. Некоторые организации издают данный приказ ежегодно (в начале года), мотивируя это тем, что так удобнее. Но смысла в ежегодном издании указанного приказа нет, так как экспертная комиссия считается постоянно действующей.

В состав ЭК организации рекомендуют включать наиболее квалифицированных работников, в том числе обязательно работника, ответственного за архив. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства, затем в состав комиссии входят лица, ответственные за делопроизводство и архив (последний является и секретарем ЭК). Целесообразно включить в состав ЭК бухгалтера, юриста и других специалистов по основным направлениям деятельности организации. В последнее время все чаще стали включать в состав ЭК представителя кадровой службы, имея в виду важный социальный аспект документов по личному составу и срок их хранения (75 л. ЭПК). Организациям, которые передают свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, целесообразно в состав ЭК включить представителя (своего куратора) этого архива. В качестве экспертов к работе ЭК могут привлекаться представители сторонних организаций.

В небольших организациях, фирмах в состав ЭК включают, как правило, только секретаря, кадровика и бухгалтера.

ЭК в организации должна включать не менее трех человек, при большем количестве членов ее состав должен быть нечетным. Если организация имеет филиалы или отделения, расположенные вне центрального офиса, то в организации может быть образована Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) , а в филиалах или отделениях собственные ЭК.

Отношения между ЦЭК организации и ЭК филиалов или отделений строятся в соответствии с правовыми взаимоотношениями между организацией и ее структурами.

Возможны варианты:

1. ЭК отделений или филиалов на своих заседаниях только рассматривает проекты описей дел, номенклатур дел, актов на выделение к уничтожению документов и в установленном порядке направляет их на согласование с ЦЭК организации (центрального офиса).
2. ЭК филиала или отделения и его руководителям предоставлено право на утверждение данных документов без участия ЦЭК организации (головного офиса).

Обе эти позиции имеют право на существование.

Положение об экспертной комиссии

Положение о ЦЭК или ЭК организации - основной правовой документ, определяющий статус этого совещательного органа.

В соответствии со всеми действующими нормативными документами только экспертные комиссии выносят решения по таким важнейшим вопросам, как одобрение актов на выделение к уничтожению документов, номенклатур дел организации, инструкции по делопроизводству, описей дел постоянного, временного хранения и по личному составу, предложения об изменении сроков хранения документов.

Без документов, прошедших рассмотрение ЭК, без протоколов об их согласовании или одобрении ни один руководитель не вправе принимать решение по тому или иному вопросу, касающемуся организации работы с архивными документами в организации.

При разработке Положения об ЭК организации можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия , утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

О некоторых вопросах правильного хранения документов рассказала начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области Елена Шилова

После Кадрового клуба, который прошел в газете «Работай!» в минувший четверг, участникам стало ясно, кадровик или архивариус предприятия - это великий человек. Именно от них зависит порядок документооборота организации, в котором порой разобраться крайне сложно.

Как оказалось, говорить о том, как правильно вести архив в организации, можно вечно, такого большого количества нюансов сложно найти еще где-либо. О некоторых вопросах правильного хранения документов нам рассказала наш приглашенный эксперт Елена Шилова, начальник отдела комплектования и ведомственных архивов государственного архива Амурской области.

Настольные документы архивариуса

1. Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле». Он распространяет свое действие на любые организации и их архивные документы и все его требования обязательны к исполнению.

2. В вопросе, как вести любые архивные документы от нумерации до обложки, помогут основные правила работы ведомственных архивов 1985 г.

3. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

4. Для тех организаций, у которых существует научно-техническая документация, - «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

Инструкция по работе с документами

Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия - правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя. В инструкции должно быть прописано не только то, как составляются описи и номенклатуры, но и кто ответственный за работу архива. Лучше, чтобы это был не один человек, на которого скинут все дела, а поручать некоторые архивные функции отделам. Чтобы по прошествии определенного времени ответственный человек из отдела подготовил все документы и сдал ответственному за архив. И только потом архивариус делает сводную работу. Вопросов и проблем не будет с документами, если в инструкции будет все пошагово прописано.

Состав документов, подлежащих передаче в архив

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:

• документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

• документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

• документы постоянного (вечного) хранения.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Номенклатура

Должна быть в каждой организации. Этот документ позволяет вам учитывать заведенные дела, составлять описи и уничтожать документы с кратковременным сроком хранения, которые в описи не входят. В нее должны включаться все документы, которые заводятся в организации. Общие требования к составлению прописаны в правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций, а также в типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов. Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы. Номенклатура составляется на основе штатного расписания и структуры организации. Очередность заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать структуре организации. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

С архивным учреждением утверждается не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. Подробнее о том, что такое номенклатура и как ее вести, можно изучить в основных правилах работы ведомственных архивов и правилах работы архивов организаций.

Сохранность архивов

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Не допускается хранить архивные документы в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях. А также в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и т.д.

В случаях невозможности организации выделить помещение под архив желательно, чтобы хранящиеся документы находились в горизонтальном положении, в коробках, в железных шкафах. И доступ к ним был ограничен. Важно стараться сохранять световой и температурный режим. Темнота для документов в самый раз.

Многие организации сталкиваются с большим количеством трудностей и ошибок при организации архива документов. Поэтому рекомендуем ознакомиться с основами ведения архива, которые позволят избежать многих ошибок и помогут создать в вашей организации правильное архивное хранение.

Из данной статьи вы узнаете:

• как организовать ведение архива организации;
• основные правила ведения архива;
• наиболее распространенные ошибки при ведении архива.

Ведение архива организации

Зачастую в должностные обязанности секретаря вменяется работа с архивом организации. Как правило, работа по ведению архива возлагается на секретаря в небольшой компании, когда нанимать на работу архивариуса не представляется возможным либо сопряжено с большими затратами. В таком случае секретарю необходимо ознакомиться с основами ведения архива.

Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, призваны обеспечивать решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, а также организовывать их сохранность. Также каждая организация должна заняться разработкой и утверждением своих локальных актов, которые будут направлены на регламентацию работы архива. Причем локальные акты должны быть разработаны вне зависимости от размера организации и ее архива, в противном случае даже самый небольшой архив рискует превратиться в беспорядочную кучу бумаг.

В локальные акты организации должны войти такие документы, как:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об архиве (положение о службе ДОУ, если в организации имеется соответствующее подразделение), положение об архивной службе или регламент по работе с документами архива;
• должностные инструкции сотрудника архива;
• инструкция по охране труда для архивиста (сотрудника, который выполняет его обязанности);
• приказ о составе экспертной комиссии, которая должна будет осуществлять экспертизу ценности документов;
• положение об экспертной комиссии;
• положения, инструкции и прочие документы, которые регламентируют различные мероприятия, касающиеся архива.

Первоначально необходимо заняться разработкой инструкции по делопроизводству. Именно этот документ регламентирует правила работы с документами, в том числе и правила текущего (оперативного) хранения документов, которые устанавливают границу между документами и архивными документами.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).

Правила ведения архива

Правила ведения архива во многом зависят от его размера. Архив может быть как самостоятельным подразделением в составе организации, так и относиться к службе документационного управления. Так, при создании полноценного архива следует руководствоваться требованиями к помещению, в котором будут храниться документы. Если же возможность создания полноценного архива отсутствует либо в этом нет необходимости, то архивные документы могут храниться в специальных запирающихся шкафах или сейфе, при этом доступ к ним должен быть ограничен.

Также правила ведения архива подразумевают создание графиков для проведения основных мероприятий, касающихся архива. Необходимо позаботиться о разработке графика приема документов от подразделений организации. Даже при минимальном объеме документов данная мера позволит избежать многих ошибок. Также нужно составить график проведения экспертизы ценности документов. Данное мероприятие позволит своевременно отслеживать и уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Ошибки при ведении архива

Наиболее распространенные ошибки в ведении архива возникают из-за неправильного оформления дел, передаваемых в архив. Поэтому порядок передачи дел и документов должен быть строго регламентирован. Рекомендуем внимательно изучить порядок составления и оформления номенклатуры дел, чтобы свести к минимуму возможные ошибки.

Также причиной ошибок может стать неверное определение сроков хранения документов. Во избежание случайного уничтожения документов, сроки хранения которых еще не истекли, можно создать перечень документов с их сроками хранения. Соответственно и хранить архивные документы рекомендуется в соответствии с их сроками. Недопустимо хранение постоянных документов с бумагами временного хранения, так как это может стать причиной случайного уничтожения документов. А это в свою очередь может стать причиной многих неприятностей с контролирующими органами.

Следует помнить, что архив должен обеспечивать сохранность документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому следует уделить пристальное внимание организации хранения, ведь это и является основной задачей архива организации.

Если вы решили приступить к созданию архива в своей компании, то вам нужно выполнить ряд последовательных операций самостоятельно, либо же обратиться за помощью к профессиональному архивариусу. Раскроем порядок действий, если вы склоняетесь к самостоятельной работе.

Законодательная подготовка

Это первый и очень важный, которым ни в коем случае не стоит пренебрегать. На данной стадии вам нужно тщательно изучить законодательную базу, касающуюся норм и правил создания и работы архивов. Речь идет о всевозможных нормативно-правовых документах, начиная с Федерального закона « Об архивном деле…» и заканчивая Основными правилами работы архивов и ГОСТами, имеющими отношение к делу.

На этом же этапе обычно создается локальный документ компании, в котором фиксируются общие положения, состав документов, задачи, ответственные лица и другие вопросы, связанные с работой будущего архива.

Архивариус

На втором этапе руководитель принимает решение о том, нужно ли ему выделять отдельную штатную единицу архивариуса или эти обязанности возьмет на себя кто-то из имеющихся сотрудников (обычно они падают на кадровика или бухгалтерию). В любом случае, не лишним будет составить должностные инструкции, прописать права и обязанности сотрудников.

Подготовка помещения

Если вы отказались от идеи отправить документы на внеофисное хранение в профессиональное архивохранилище , то на данной стадии нужно позаботиться о том, чтобы выбрать подходящее помещение и создать в нем необходимые для хранения условия.

Это должно быть отдельное помещение с системами охранной и пожарной сигнализации и средствами пожаротушения. В нем не должны проходить водопроводные и канализационные трубы и другие подобные коммуникации. Кроме того, комната должна быть оснащена техническими средствами для поддержания нужного температурно-влажностного режима.

Так как бумагу полагается хранить в затемненных условиях, то во-первых листы размещают в специальных коробах на металических стеллажах, а во-вторых, если в комнате есть окна, то нужно затемнять их, используя жалюзи, плотные шторы или окраску.

Очень важно поддерживать в таких помещениях чистоту и циркуляцию воздуха для того, чтобы не завелись жучки, грызуны, плесень и другие биологические вредители.

Оборудование и мебель

На четвертом этапе нужно закупить необходимую мебель, в частности металлические стеллажи. В помещениях с окнами их размещают перпендикулярно окна, ни в коем случае нельзя ставить их у наружных стен.

На этом же этапе составляется план или схема размещения дел в архиве. Это очень важно, так как именно на данной стадии вы создаете условия, в которых вам потом нужно будет легко и быстро ориентироваться.

Подготовка документов для передачи в архив

И, наконец, наступает этап, который многие считают единственным в процессе создания архива - подготовка документов к передаче и непосредственная организация архива. На данной стадии важно отобрать все то, что подлежит хранению, рассортировать в соответствии с выбранным методом, разместить в папки, короба и поставить на стеллажи. Кроме того, на этой стадии очень важно создавать каталог, который должен храниться как в бумажном, так и в электронном виде.

Понятие архива организации:

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования и подготовки к передаче документов на государственное хранение в организации создается АРХИВ.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных законодательством.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

• - архив управленческой документации
• - научно-технический архив
• - аудиовизуальный архив
• - архив документации на электронных носителях

Основными задачами архива организации являются:

• - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• - учет и обеспечение сохранности документов
• - создание научно-справочного аппарата к документам архива
• - использование хранящихся в архиве документов
• - подготовка и передача документов на государственное хранение

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: архив государственный фонд

• - ведет списки структурных подразделений организации - источников комплектования архива
• - принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации
• - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов
• - создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива
• - организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам граждан, ведет учет и анализ использования
• - проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на государственное хранение
• - осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации
• - организует работу по составлению номенклатуры дел организации
• - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами
• - участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и делопроизводству

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов
• - утрату и несанкционированное уничтожение документов
• - необоснованный отказ в приеме на хранение документов при ликвидации организации или изменении форм собственности
• - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством

Управление архивом:

Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению его работниками задач и функций архива. Управление архивом осуществляется на основе законодательных актов Российской Федерации и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативных документов.

Основными нормативными документами по организации деятельности архива являются устав (положение) архива, положения о его структурных подразделениях, структура и штатное расписание архива, смета расходов, должностные инструкции работников.

Устав (положение) архива разрабатывается на основе примерного устава (положения) архива, утвержденного Федеральной архивной службой России. В уставе (положении) определяются задачи, функции, права и организация деятельности архива, состав (профиль) хранящихся в нем документов. Устав (положение) архива утверждается вышестоящим органом управления архивным делом.

Структура архива разрабатывается с учетом условий и особенностей работы архива на основе примерной структуры архива, утвержденной Федеральной архивной службой России. В архивах, не имеющих структуры, могут создаваться группы работников по направлениям деятельности.

Планирование и отчетность архива

Работу по планированию и отчетности в архиве организуют директор или его заместитель; непосредственное участие в этой работе принимают руководящие работники и специалисты архива.

Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно, на основе анализа результатов деятельности, с учетом федеральных и региональных программ (планов) развития архивного дела, рекомендаций Федеральной архивной службы России, органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные программы (планы) работы архива и/или развития отдельных направлений его деятельности.

Создание и работа экспертной комиссии:

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.

К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

• 1) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• 2) организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
• 3) организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 5.

Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

• - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
• - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• - подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
• - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, решения принимаются коллегиально большинством голосов. Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем организации Положений о постоянно действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Комплектование архива:

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем.

Комплектование архива включает:

• 1. Определение источников комплектования архива;
• 2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив;
• 3. Прием-передачу документов в архив.

Источниками комплектования архива являются организации и физического лица, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, подлежащее передаче на постоянное хранение в архив в обязательном порядке или на основании соглашения. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования архива.

Составление и ведение списков комплектования архива осуществляется работниками архива.

Уточнение списков комплектования архива проводится по мере необходимости. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности.

Обеспечение сохранности документов архива:

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

• - комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
• - комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Дела выдаются из хранилищ:

• - для использования работниками организации;
• - для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;
• - во временное пользование для других организаций;
• - для проведения архивных работ с документами;
• - для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

Определение фондовой принадлежности архивных документов и образование архивного фонда.

Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получёны; фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.

Документы учреждения и его первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей его функций вновь созданному учреждению, законченные производством дела включаются в фонд учреждения-предшественника, а незаконченные дела, переданные для окончания производством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включённые документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения подлежат передаче в соответствующие фонды делопроизводственные документы государственных учреждений. Эти документы могут быть оставлены в фонде, если фонды, в которые они должны быть переданы, отсутствуют в архиве, или если эти документы вошли в широкий научный оборот и их передача в другие фонды затруднит использование.

Каждому архивному фонду учреждения присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращённое) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

Организация документов в пределах архивного фонда:

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов передаче в государственные архивы.

Распределение дел внутри фонда по делениям систематизации проводится с учетом следующих признаков:

• - структурного
• - хронологического
• - функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного
• - номинального
• - корреспондентского
• - географического
• - авторского

Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующих организаций и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой. По этой схеме дела группируются прежде всего по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организации, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой структурной группы - времени их создания.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

• - деда относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации;
• - планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; многолетние планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;
• - дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);
• - в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Учет документов в архиве:

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

• - архивный фонд, архивная коллекция;
• - единица хранения.

Документы личного происхождения, не прошедшие научного описания, учитываются, как правило, по документам и листам.

Необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.

Единица хранения документов на бумажной основе (дело) - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве организации строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета.

В архиве организации ведется централизованный учет документов, осуществляемый специально выделенным сотрудником. При наличии нескольких хранилищ ведется учет документов в каждом хранилище.

Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных архива организации определяется приказом руководства организации. Все учетные документы архива организации должны храниться в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Основными учетными документами в архиве организации являются:

• 1. книга учета поступления и выбытия документов (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
• 2. список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
• 3. лист фонда (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);
• 4. опись дел (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
• 5. реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
• 6. паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
• 7. опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
• 8. книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));
• 9. опись страхового фонда (для единичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));
• 10. дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
• 11. лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.

Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации - фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации - фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

Учетные базы данных (БД) ведутся для:

составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета, - фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, - в традиционных учетных документах.

Научно-справочный аппарат (НСА) - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

Организация документов архива:

Использование архивных документов - применение информации архивных документов культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа.

Основными формами использования документов архива являются:

• - Информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;
• - Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
• - Использование документов в средствах массовой информации;
• - Подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;
• - Выдача документов во временное пользование.

Информирование и исполнение запросов руководителей организации и структурных подразделений, а также других организаций осуществляется архивом по определенной тематике по запросу или в инициативном порядке в форме информационного письма или справки о наличии в архиве соответствующих документов.

Информирование руководителей организации может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности по хронологии событий, по вопросам, по видам или значимости документов в зависимости от запроса.

Информирование руководителей может производиться также в форме тематической подборки копий документов. Копии располагаются в логической последовательности, к подборке копий прилагается титульный лист, а также при необходимости историческая справка, перечень и другие материалы.

Перечень, письмо, справка, направляемые внутри организации, подписываются заведующим архивом; при выполнении запроса другой организации письмо, справка, перечень, тематическая подборка копий документов подписываются заведующим архивом и направляются с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации.

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере оправдывающая вложение средств в его организацию. В зависимости от целей использования (политические, управленческие, научные, культурно-просветительские, учебные, экономические, юридические и т.д.) состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

В государственных архивах формы использования документов более разнообразны по сравнению с ведомственным архивом, но многие из них присущи всем архивам без исключения. Так, все архивы, независимо от их ведомственной подчиненности, обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан. К таким законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, трудовых правах и по другим вопросам.

Архивные справки организациям выдаются на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам на основе личных заявлений выдаются архивные справки, а также справки о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои; паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простым письмом, а подлинных документов - ценным. Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности, как правило, на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, то она высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка. Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивных справок социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Кроме того, указывается номер фонда, если таковой имеется. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Архивные справки составляются на основании подлинных (или заверенных копий) документов, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий должно быть оговорено в справке. Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в организации служебных печатных материалов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, и оговариваются в справке («так в тексте»).

В том случае, если запрос не соответствует профилю архива, а также при отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная, печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации - с ее разработчиками. Полное копирование документов фонда допускается по разрешению Росархива. При фотокопировании негативы остаются в архиве. Для вывоза копий за рубеж должно быть получено разрешение держателей документов,

Изготовление копий документа является платной услугой архива, наряду сисполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера тематическим выявлением документов расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала; составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений); проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

В связи со знаменательными событиями, юбилейными датами, презентациями, участием в выставках государственные, ведомственные архивы, экономические архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными под-; разделениями и организациями культурно-просветительскую работу.

По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения использованных документов, а авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В архиве могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях.

Государственные архивы, крупные ведомственные архивы, отраслевые центры и архивы общественных организаций издают тематические книжные, аудио - видеосборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.. Достаточно распространенной формой использования документа в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным Правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством.

Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При продлении срока должно быть проведено соответствующее его переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Для улучшения условий поиска требуемых архивов, фондов, дел и документов архивы разрабатывают и предоставляют пользователям, в том числе публикуют, различные справочники, путеводители, указатели, обзоры, а также картотеки. Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Создание тайных архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.