Журнал реєстрації відряджень зразок. Журнал реєстрації відряджень. Зразок журналу обліку посвідчень про відрядження

Розповімо, як заповнити і вести книгу обліку відряджень співробітників підприємства. Навчимо оформляти такий журнал в електронному вигляді.

Скачайте документи по темі:

Для чого вести журнал реєстрації посвідчень про відрядження

З 2015 року обов'язок оформляти посвідчення про відрядження і службові завдання скасували. Тепер службову поїздку співробітника за завданням роботодавця підтверджує тільки наказ про направлення у відрядження.

Зразок наказу про направлення працівника у відрядження

Багато роботодавців до сих пір використовують при оформленні службових поїздок поряд з наказом і другий документ - посвідчення про відрядження. З ним легше контролювати початок і завершення відрядження, факт того, що працівник виконав доручення. Наявність посвідчення про відрядження полегшує і самому працівникові пересування по території підприємства, куди його направили до службового завдання.

Незалежно від того, видає організація співробітникам посвідчення про відрядження чи ні, службову поїздку треба зафіксувати. Для цього на підприємстві ведуть спеціальний журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження, або журнал реєстрації посвідчень про відрядження.

Зручніше об'єднати всю інформацію про відрядження в одному журналі. Тоді не доведеться піднімати всі накази, щоб отримати потрібну інформаціюпро деталі відрядження. Роботодавець, відповідно до діючим законодавством, Може сам вирішувати, чи використовувати в діловодстві організації такої журнал.

Вести журнал обліку реєстрації посвідчень про відрядження, як правило, доручають співробітнику, в функціонал якого входить оформлення документів на службові поїздки, - кадровику або секретарю. Відповідального призначають наказом керівника. Головне, щоб цей обов'язок був прописала в посадової інструкціївиконавця.

Форма журналу реєстрації посвідчень про відрядження

До 2015 року компанії використовували форму журналу обліку відряджень, затверджену наказом Міністерства охорони здоров'я від 11.09.2009 №739н. Зараз наказ скасований, але багато організацій до цих пір використовують цю форму.

Журнал реєстрації посвідчень про відрядження, зразок, який ви використовуєте в діловодстві у вашій компанії, потрібно затвердити локальним актом або, наприклад, інструкцією з діловодства. розробляючи власну формуобліку такої книги, продумайте, які відомості потрібно в неї внести, щоб інформацію про службові поїздки була максимально повною.

Журнал зручніше вести в табличній формі. Усередині передбачити такі графи:

• номер і дата наказу про направлення працівника у відрядження;
• підставу для направлення у відрядження (реквізити службової записки, Номер і дата договору);
• номер та дата посвідчення про відрядження;
• ПІБ співробітника, який їде у відрядження;
• посаду командируемого і структурний підрозділ, В якому він числиться;
• населений пункті найменування організації, куди направляють співробітника;
• тривалість відрядження - дата початку і завершення;
• мета службової поїздки.

Зразок журналу обліку посвідчень про відрядження

Журнал обліку відряджень зручно вести в електронному вигляді. Для цього підійде, наприклад, Excel.

Приклад електронного журналу обліку відряджень

Як оформити журнал реєстрації посвідчень про відрядження в паперовому вигляді

Якщо журнал реєстрації посвідчень про відрядження в організації вирішили вести на папері, оформити документ потрібно за стандартними правилами. Пронумеруйте і прошнуруйте всі його сторінки, опломбує його паперової пломбою з написом: «В журналі пронумеровано та прошнуровано ___ сторінок». Поставте підпис із зазначенням посади та дату.

Журнал повинен мати титульний аркуш або ж відповідний заголовок на обкладинці. У заголовку або титульному аркуші вкажіть назву компанії і назва журналу, а також рік, протягом якого він буде вестися. Такі журнали ведуться протягом одного року і, по його завершенні, передаються на зберігання в архів організації.

У великих компаніях, співробітники яких часто відправляються у відрядження, доцільно забезпечити журнал твердою палітуркою, забезпечивши його цілісність протягом усього терміну використання.

Як і скільки зберігати журнал реєстрації посвідчень про відрядження

Поточне зберігання журналу здійснює відповідальний виконавець. спеціальних умовзберігання для цього виду документів не передбачено, але все ж краще зберігати журнал в закривається на ключ шафі, обмеживши доступ до нього сторонніх осіб.

Відповідно до чинного сьогодні Переліку типових управлінських архівних документів із зазначенням термінів зберігання , Затвердженим наказом № 558 Міністерства культури РФ, зберігати журнал обліку відряджень потрібно 3 роки.

Після закінчення терміну зберігання, журнали утилізують в установленому порядку. Утилізацію компанія організувати своїми силами, наприклад, спалити документ, використовувати різак. Можна укласти договір з спеціалізованою організацією, Яка займається знищенням документів.

З 2019 року спростилися процедура ведення документації, пов'язаної зі службовими відрядженнями.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, Але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтеся до консультанта:

ЗАЯВКИ ТА ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО і БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

Ще в минулому році були скасовані окремі документи, Що оформляються з урахуванням прибуття та вибуття працівників по робочих справах. Наприклад, скасовано посвідчення про відрядження і відрядні журнал.

Що це за документ?

Журнал обліку працівників, які вибувають у службові відрядження - це документ, який веде роботодавець або призначений ним співробітник (за розпорядженням керівника) на підприємстві для фіксування інформації про співробітників, які вирушають у службові відрядження, а так само про посвідченнях про відрядження, про час прибуття і вибуття.

У цьому акті відображається така інформація:

• порядкове число;
• ПІБ відрядженого співробітника;
• дата видачі та реквізити посвідчення, що видається відрядженим працівника;
• локалізація відрядження (місце і пункт призначення);
• додаткова інформація (посаду відрядженого, дата вибуття і прибуття);
• примітка.

З урахуванням ФЗ № 129 «Про бухгалтерський облік», а також податкового законодавства дані документи не приймаються в якості первинних облікових актів для здійснення бухгалтерського і податкового обліку.

Але при появі розбіжностей в податкових справах вони застосовуються в ролі підтверджують матеріалів при прийнятті в податковому обліку контрагентами витрат за угодою возмездного надання послуг, виконання робіт і іншим документам.

Журнали також застосовуються для наступних цілей:

• підтвердження факту перебування працівника у відрядженні;
• джерело інформації про місце дії службових відряджень, зокрема поїздок і відряджених співробітників, а також про тривалість поїздки;
• отримання відомостей про кількість сторонніх професіоналів, частоті ділових контактів.

Отже, ключове значення журналу обліку відряджень - ведення на підприємстві статистичного, управлінського і кадрового обліку.

Нормативна база

порядок заповнення спеціальної формижурналу обліку відряджень був визначений в Наказі Міністерства охорони здоров'я Росії від 11.09.2009 № 739н.

З 2009 року роботодавці при оформленні наказу про службові відрядження повинні були здійснювати облік своїх працівників. Також вони відзначали в даному документітих, хто прибував до них у робочих справах. Для здійснення обліку у роботодавця повинні бути в наявності дві книги - журнал вибуття і журнал прибуття.

Таке положення діяло аж до 2019 року.

В даний час на законному рівні скасовано обов'язок вести журнал обліку відряджень.

З 19 вересня 2019 року набули чинності зміни, які скасували дію Наказів, які затвердили форми відповідних документів.

Нагадуємо, що роботодавці були звільнені від обов'язку здійснювати облік таким чином з 9 серпня 2019 року.

В даний час в багатьох організаціях продовжують діяти дані журнали, вони використовуються при направленні у відрядження або прийнятті відповідного працівника.

Однак за відсутності такої книги роботодавець не буде покараний.

Хто веде?

Журнал обліку відряджених працівників веде відповідальна особа, яка була призначена керівником підприємства або він сам особисто виконує дані функції.

В період дії Наказів, які стверджували форму журналу обліку, виникало протиріччя між правилами чинного законодавства.

Так, відповідно до ТК РФ в якості роботодавців можуть розглядатися як фізичні особи- ІП, так і організації. І в тому, і в іншому випадку працівники можуть бути спрямовані у відрядження. Проте, форма журналів передбачає внесення відомостей тільки по організаціям- роботодавцям.

Таким чином, діяло протиріччя між положеннями трудового законодавстваі розглядаються нами Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ.

Представники даної служби у відповідь на питання про колізії відзначили, що дійсно ІП можуть не вести відповідний журнал. Нібито в законі не було помилки і це зроблено навмисно.

Насправді ж, з цією точкою зору не можна погодитися, так як вона не узгоджується з ТК РФ.

терміни зберігання

Законом була передбачена обов'язок зі зберігання журналу відряджень протягом 5 років.

Дана норм діяла в силу пунктів 5 і 6 Порядку обліку працівників, які вибувають у службові відрядження, прийнятого наказом Міністерства охорони здоров'я України № 739н.

якщо мова йдепро закордонні відрядження, то даний період збільшується вдвічі і становить 10 років.

Як ведеться журнал обліку працівників, які вибувають у службові відрядження?

Журнал обліку відряджень заповнюється відповідно до правил, прийнятих наказом Міністерства охорони здоров'я України № 739н.

Вимоги до документу

У журнал обліку відряджень вносяться відомості по відрядженнях тривалістю більше 1 дня в інші населені пункти.

Інформація заноситься в спеціальні документи. В організації повинні бути заведені 2 журналу - вибуття і прибуття. Будь-яких специфічних вимог законодавець не пред'являв.

Заповнює журнал керівник або уповноважена ним особа. Документ повинен зберігатися не менше 5 років.

У продажу є готові прошиті журнали. Також можна самостійно зробити його, якщо завантажити і роздрукувати готові форми.

В цілому, вимоги до заповнення такі ж, як і інших документів, наприклад, він повинен бути пронумерований, будь-які виправлення повинні бути завірені особою, яка їх допустило.

Форма і графи

Журнал вибуття складається з наступних розділів:

• порядкове число записи;
• дата і реквізити посвідчення про відрядження;
• локалізація відрядження (населений пункт і найменування організації).

Це основна інформація. Вона повинна бути в обов'язковому порядкувнесена в журнал.

Крім того, його можна доповнити наступними даними (за бажанням роботодавця):

• посаду співробітника, що направляється у відрядження;
• номер і дата;
• дата вибуття і прибуття;
• відмітка про здачу.

Додаткова інформація дозволяє отримати допоміжні відомості, які можуть знадобиться в цілях ведення обліку на підприємстві.

Журнал прибуття в обов'язковому порядку містить наступну інформацію:

• порядкове число записи;
• ПІБ відрядженого працівника;
• організація, яка направила працівника у відрядження;
• дата прибуття, вибуття.

Під заголовком журналу містяться відомості про роботодавця. Потім вже вносяться записи по відрядженим працівникам.

Наочно документ був представлений таким чином:

нюанси заповнення

Отже, в даний час не діє законодавча норма, Яка б закріплювала порядок заповнення журналу. Якщо роботодавець планує надалі використовувати журнал обліку, то йому необхідно прийняти локальний акт.

Саме в ньому він визначить зразок заповнення і форму документа.

Оформлення кожної відрядження передбачає випуск наказу і нарахування відрядних. У той же час, в організаціях ведуть і загальний документпо всіх робочих поїздок - журнал їх обліку. Журнал обліку відряджень в 2017 році повинен містити інформацію як про поїздки власних працівниківфірми, так і про візити в компанію чужих співробітників, які приїхали у відрядження.

Давайте розглянемо докладніше:

• обов'язково є ведення журналу обліку відряджень;
• внесення інформації до журналу обліку відряджень;
• зразки журналів обліку відряджень.

Чи є обов'язковим ведення журналу обліку відряджень

Самі відрядження регламентуються наказами керівника. Тому логічним буде запитання, чи обов'язково ведення журналу обліку відряджень? Чи потрібно дублювати інформацію з наказів в загальному журналі? З недавнього часу вести журнал обліку відряджень необов'язково. Вимога до наявності такого журналу було скасовано Постановою Уряду РФ № 771 від 29 липня 2015 року.

Однак, багато компаній зберегли такі журнали добровільно. Таке право, як і раніше є у всіх роботодавців, і в деяких випадках облік відряджень може допомогти. Для чого може стати в нагоді журнал обліку робочих поїздок? Він може служити непрямим доказому вирішенні спірних питань:

• У податковій сфері, якщо потрібно підтвердити витрати на відрядження співробітників
• При розрахунках з співробітниками, а також між філіями і головним підрозділом компанії, якщо потрібно перевірити обгрунтованість витрат
• У роботі з фірмами-партнерами, замовниками та підрядниками: для підтвердження витрат на виконання тієї чи іншої роботи, перевірки присутності співробітника в місці, куди він поїхав у відрядження

Вся ця інформація міститься і в інших документах. Терміни і місце відрядженьвказуються в наказах, підтвердити їх можуть проїзні документи і чеки з готелів. Але журнал обліку відряджень дозволяє узагальнити ці дані. При необхідності можна буде швидко зробити вибірку даних по конкретним співробітникам, обраному періоду або по компанії-партнеру.

Внесення інформації до журналу обліку відряджень

Форма журналу з обліку робочих поїздок була встановлена ​​наказом Міністерства охорони здоров'я України № 739н від 11.09.2009. Тоді він передбачався як обов'язковий. Зараз немає необхідності мати журнал встановленого зразка. Якщо підприємство хоче узагальнити дані по поїздкам, внесення інформації до журналу обліку відряджень можна організувати у вільному порядку. Але, щоб журнал міг використовуватися як документ в спірних випадках, краще вести його за раніше встановленим зразком. Що потрібно відзначати в журналі:

• Прізвище, ім'я та по батькові співробітника
• Номер і дату видачі посвідчення про відрядження
• Місце відрядження (назва організації та населений пункт, де вона знаходиться)
• Підрозділ і посаду співробітника, направленого у відрядження
• Номер і дату наказу про відрядження
• Дати від'їзду та повернення
• Дату подання звіту про відрядження
• Додаткову інформацію в графі «Примітка»

Потрібно пам'ятати, що зараз скасовані і деякі документи, дані яких раніше потрібно було вказувати в журналі обліку. Це посвідчення про відрядження і звіт про відрядження. Якщо організація відмовилася від їх оформлення, то в відповідних графах журналу можна ставити прочерки. Так фахівці з кадрів надходили з січня по серпень 2015 року, коли посвідчення про відрядження, службові завдання, звіти вже були скасовані, а журнали обліку відряджень все ще були обов'язковими.

Нагадаємо, такі журнали можна вести як для обліку відряджень своїх співробітників, так і для обліку прибулих відряджених з інших організацій.

Зразки журналів обліку відряджень

У формі журналу, встановленої в Постановою № 739н, було передбачено 11 стовпців для внесення різних даних. Далі представлені зразки журналів обліку відряджень.

	Прізвище, ім'я та по батькові відрядженого працівника	Дата і номер посвідчення про відрядження	Місце відрядження
			Найменування організації	Пункт призначення
	Андрєєв Антон Сергійович	01.03.2016 № 116	ТОВ «Запчастини для обладнання»	Санкт-Петербург
	Бахметьева Аліна Антонівна		Центр семінарів для бухгалтерів

додаткова інформація					Примітка
Підрозділ і посаду відрядженого	Дата і номер наказу	Дата вибуття	дата прибуття	звіт зданий
Відділ комплектуючих, менеджер із закупівель	№ 101 від 20.02.2016
Бухгалтерія, бухгалтер по зарплате	№ 102 від 25.02.2016

Зберігати такі журнали потрібно було протягом п'яти років. Зараз терміни зберігання залишаються на розсуд керівництва організації в зв'язку зі скасуванням обов'язкового ведення журналів. Заповнювати журнали зручніше співробітникам відділу кадрів, відповідальним за оформлення робочих поїздок.

вкладені файли

• Журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені (зразок) .doc
• Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження (зразок) .doc

Доступно тільки передплатникам

• Журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені (бланк) .doc
• Журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження (бланк) .doc

Порядок оформлення відряджень змінювався неодноразово. Нові правила значно спростили роботу компаніям. У статті ми розберемо документальне оформленнявідрядження в 2017 році і розповімо, які документи є обов'язковими для складання, а які - ні.

Див. Також: Витрати на відрядження в 2017 році: зміни, свіжі новини

Розпорядження керівника про відрядження в 2017 році

Направити працівника у відрядження можна тільки за письмовим розпорядженням керівника. З цього і починається документальне оформлення відрядження в 2017 році.

Таке розпорядження можна зробити у вигляді наказу про призначення відрядження. Необхідність в цьому документі продиктована нормами трудового і суміжного законодавства (ч. 1 ст. 166 ТК РФ і абз. 2 п. 3 Положення про службові відрядження, затв. Постановою Уряду РФ від 13.10.08 № 749).

Як випливає із зазначених норм, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівництва. В даному випадкусвоїм розпорядженням, керівник компанії підтверджує службовий характер відрядження.

Оформити наказ про відрядження можна за допомогою уніфікованої форми № Т-9 (затв. Постановою Держкомстату РФ від 05.01.04 № 1) або розробити свій бланк. Як це зробили наші експерти, подивіться зразок нижче.

Нагадуємо, що з 1 січня 2013 року компанії більше не зобов'язані застосовувати уніфіковані формидокументів. Це стало можливим після вступу в силу пункту 4 статті 9 федерального законувід 06.12.11 № 402-ФЗ.

Чи треба складати посвідчення про відрядження в 2017 році

Не вимагає в обов'язковому порядку складання (подп. «В», п. 2 Постанови Уряду РФ від 29.12.14 № тисячу п'ятсот дев'яносто п'ять). Але компанія може оформляти його за своїм бажанням (зразок нижче).

До цього часу про необхідність оформлення посвідчення про відрядження було прямо написано в пункті 7 Положення. Посвідчення підтверджувало термін перебування працівника у відрядженні. У ньому вказувалися дата приїзду до місця призначення і дата виїзду звідти.

Крім посвідчення про відрядження ні Трудовий кодекс, Ні Положення про відрядження не вимагають обов'язкового складання.

Але не варто забувати, що роботодавець має право приймати локальний нормативні акти(ЛНА) в рамках своєї компетенції, в яких може прописати необхідність оформлення даних документів (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

У своїх ЛНА роботодавець також може прописати порядок складання відрядних документів, Визначити їх форму і зміст. І такі нормативні акти роботодавця обов'язкові для застосування (ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

Не допустити помилок при оформленні кадрових документів, Вам допоможе журнал «Зарплата». При зараз Ви отримуєте відразу кілька бонусів. Оберіть .

Не вимагає від роботодавця ведення спеціального журналу по вибулим у відрядження працівникам. Але він має право це зробити самостійно.

Відповідні положення також можуть бути передбачені у відповідному локальному акті. Але ось, що роботодавець точно зобов'язаний робити, так це вести облік відпрацьованого часу кожним працівником, у тому числі і відрядженим (п. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для цього можна використовувати (форма № Т-13), час, відпрацьований відрядженим працівником заноситься в табель на підставі наказу про відрядження. При заповненні відповідних граф в табелі відрядження дні відзначаються буквою - До чи цифровим кодом - 06.