Все про тюнінг авто

Як отримати звітні документи за проживання в готелі. Ділова поїздка за рахунок організації: звітні документи Які документи з готелю для відрядження

Будь-який співробітник організації при відправці у відрядження повинен зібрати певні документи для звітності. Звітні документи для відрядження повинні бути оформлені чітко за правилами, щоб їх могли прийняти. Дана стаття допоможе розібратися в цьому питанні.

Звітність потрібна в будь-якій справі, яка стосується роботи. Особливо, якщо передбачається службова поїздка.

Звітні документи для відрядження - перше, про що зобов'язаний потурбуватися працівник, якого відправляють у відрядження. Але, щоб точно розібратися в даному питанні, слід чітко розуміти, що собою являє відрядження. Отже, під нею мається на увазі поїздка співробітника за розпорядженням його роботодавця. Вона оформляється наказом і має чітко зазначені терміни. Метою подібної поїздки є виконання відповідальним співробітником певного службового завдання. Крім цього службова поїздка не передбачає скорочення, збільшення заробітної плати або втрату робочого місця. У звітні документи входять папери, які стосуються відрядження (різних її аспектів).

Оскільки все це підприємство передбачає певні витрати на потреби працівника, то для того, щоб вони були компенсовані, необхідна відповідна підтверджує документація. Ці документи, що підтверджують витрати відрядженого працівника, збираються їм на протязі всієї поїздки. Початком робочої поїздки вважається час і дата відправлення співробітника. Наприклад, це може бути час відправлення поїзда або автобуса. Закінченням вважається час і дата прибуття співробітника.

Відшкодування витрат, який зробив відряджений людина, регламентується трудовим законодавством РФ. У відшкодування включаються такі витрати:

  • на оплату проїзду в транспортних засобах;
  • знімання житла;
  • будь-які додаткові витрати, які можуть виникнути в зв'язку з проживанням поза місцем свого постійного проживання. Такі витрати можуть називатися добовими або польовим постачанням;
  • всі витрати, які були зроблені працівником з дозволу свого роботодавця.

Виконання умов відшкодування, згідного трудового кодексу, здійснюється тільки при наданні певної звітної документації. Причому їх зразок повинен бути повністю дотриманий. Які потрібні звітні документи, що підтверджують наявність витрат, можна дізнатися у співробітника відділу бухгалтерії або у свого безпосереднього роботодавця.

Слід пам'ятати, що всі умови робочої поїздки (хто може їздити, тривалість і інші тонкощі) повинні бути обумовлені колективним договором, іншими окремими угодами, а також деякими локальними нормативними актами.

Тепер давайте розберемося, які документи вважаються відрядними. До цих документів відноситься та документація, згідно з якою співробітника відправляють в службову поїздку. До них відносяться:

Крім цього в даний перелік може входити звіт про відрядження, який становить працівник компанії після свого повернення з поїздки. Так само як і службове завдання, яке складається керівником підрозділу.

Необхідно відзначити, що з кінця 2014 року (29 грудня) урядом було скасовано колишнє раніше актуальним вимога до оформлення посвідчення про відрядження, а також службового завдання. Тепер вони не обов'язкові і оформляються за бажанням. При цьому авансовий звіт залишився обов'язковим документом. Перед заповненням потрібно уважно вивчити зразок, тому що його треба оформляти в строго встановленому порядку. До звіту слід докласти всю документацію, що підтверджує факт піднесення працівником конкретних витрат.

Якщо авансовий звіт був оформлений належним чином або неналежним чином, то відшкодування витрат по ньому буде неможливо здійснити. Так само цей звіт не можна буде враховувати при підготовці податкової документації і включати її в базу з оподаткування.

До внутрішньої документації по відрядженню відносяться службове завдання, наказ і звіт про відрядження. Тому вони вважаються необов'язковими для визнання вчинених людиною відрядних витрат.

Отже, при оформленні відрядження у співробітника повинні бути взяті з місця роботи наступні звітні документи:

  • службове завдання. У ньому повинна міститися інформація про співробітника. ПІБ, посада та інші дані, а також місце відрядження, її терміни, причини. Тут же має бути зазначено найменування компанії, яка покриває всі витрати;
  • посвідчення на відрядження. Сюди заносяться відомості про початок і кінець відрядження. Посвідчення має бути завірено печаткою організації. На його підставі здійснюється виплата добових витрат. Чи не оформляється при необхідності поїздки за кордон або при поверненні з відрядження в той же день.

По поверненню, працівник оформляє і здає авансовий звіт. Він заповнюється лише в єдиному екземплярі і віддається в бухгалтерію.

У цьому звіті, перед відправленням в службову поїздку, слід вказувати орієнтовні суми, які пішли на проживання та транспорт. По поверненню з неї відбувається порівняння суми, виданої співробітнику з розміром реально здійснених ним витрат. У ситуації, якщо видана перед поїздкою сума була витрачена не повністю, співробітник залишок повертає в касу. Для цього необхідний видатковий касовий ордер, виходячи з якого і відбувається повернення.

Також, після повернення, працівник зобов'язується здати не тільки авансовий звіт, а й посвідчення про відрядження. Крім цього потрібно здати документи, що підтверджують розмір понесених працівником витрат.

До звітної документації по службовій поїздці, відносяться:

  • всі проїзні квитки, які були придбані на транспорт;
  • документ, правомочний підтверджувати проживання в готелі. Тут вказується кількість днів, які людина провела в готелі, а також сума оплати проживання;
  • роздруківка дзвінків, що ведуться у справах організації.

Всі чеки, які були оплачені співробітником за певні послуги, що входять в службову поїздку, він повинен складати і по поверненню додати до авансового звіту. Не варто забувати, що вони повинні мати нормальний і читабельний вигляд. Не варто їх комкать, а потім прасувати. На чеках не повинні бути плями від їжі або затерті ділянки. інформацію з яких неможливо буде вважати. Такі чеки не братимуться бухгалтерією і ви не отримаєте належну за законом компенсацію.

Оплата добових витрат відбувається за посвідченням про відрядження. Розмір добових визначається, виходячи з локальних актів компанії. Також їх розмір може визначатися колективним договором. При цьому максимальна і мінімальна сума виплат не є обмеженою, а визначається самостійно самою організацією. Так, обсяг добових при відрядженні за кордон буде приблизно в 3-и рази вище, ніж по країні.

Добові, які визначені законодавством як норма (700 руб. Для відряджень по країні і 2500 руб. - за кордон), не обкладаються ПДФО. Якщо організація встановлює розмір виплат вище встановленої законом планки, тоді вони обкладаються ПДФО.

Якщо людина в період відрядження може повертатися щодня на місце свого постійного проживання, тоді йому добові не покладаються.

Необхідно пам'ятати, що вся командировочная звітна документація повинна заповнюватися грамотно, тому що найменше відхилення від встановленого та уніфікованого зразка може спричинити за собою неможливість отримання працівником відшкодування своїх витрат на відрядження.

Якщо співробітник повернувся зі службової поїздки і не до кінця виконав отримане робоче завдання, то роботодавець має право йти на скорочення його середньої заробітної плати, не видавати працівникові добові та інші виплати. Якщо ж невиконання завдання сталося не через погану роботи співробітника (наприклад, через форс-мажорних обставин, з боку іншої організації), то штрафні санкції до працівника роботодавцем не застосовуються.

Таким чином, щоб правильно виконати службове завдання, а також отримати належну за законом компенсацію за супутні витрати, необхідно чітко знати, які відрядження звітні документи потрібно оформити. Пам'ятайте, що правильне і акуратне заповнення документації дозволить вам без труднощів повернути собі витрачені на відрядження кошти.

Відео «відрядження документи»

Подивившись запис, ви дізнаєтеся, які існують особливості оформлення документів, пов'язаних з відрядженням.

Форма облікового документа 3-Г давно недійсна. Готелям дозволено використовувати самостійно розроблений документ, що містить обов'язкові реквізити. Який документ може підтвердити проживання відрядженого працівника в готелі?

З різних готелів працівники привозять документи різної форми, вони не схожі на зразок бланка 3-Г, який діяв згідно зі старими інструкціями. Але всі вони містять обов'язкові реквізити, які регламентовані положенням про бухгалтерський облік, що пред'являються до первинних документів. Перелік таких реквізитів регламентується законодавством про ККТ, а не правилами бухгалтерського обліку. Тільки тоді документ може служити виправдувальною «первинкою».

власні бланки

Організація нагадала про раніше чинному бланку суворої звітності, що застосовується в якості форм первинного обліку для вітчизняних готелів. Однак форма облікового документа 3-Г, затверджена Наказом Мінфіну Росії від 13.12.1993 N 121, вже давно недійсна. Застосовувати її дозволялося лише до 1 грудня 2008 р

Згідно з Постановою Уряду РФ від 06.05.2008 N 359 «Про порядок здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки» бланки суворої звітності в певних видах послуг, що надаються населенню, стверджують федеральні органи виконавчої влади. У тих сферах послуг населенню, де форми первинних документів не затверджуються при здійсненні готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки, дозволено використовувати самостійно розроблений документ. Будь-якого додаткового затвердження на федеральному рівні форми такого документа при цьому не потрібно.

обов'язкові реквізити

зрозуміло, розроблений бланк повинен містити обов'язкові реквізити. У згаданому вище порядку розрахунків з населенням без застосування ККТ (Постанова Уряду РФ від 06.05.2008 N 359) перелік обов'язкових реквізитів бланків закріплений в п. 3.

У свою чергу, Федеральний закон від 21.11.1996 N 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» зобов'язує застосовувати в якості виправдувальних документів первинні облікові документи, складені за уніфікованими формами. І тільки, якщо уніфікованих форм немає, дозволено застосовувати власні форми первинки. Обов'язкові реквізити для таких документів встановлено в п. 2 ст. 9 Закону про бухгалтерський облік.

Однак одна справа дотримання законодавства про ККТ. Набагато проблематичніше буває обгрунтувати витрати, що зменшують оподатковуваний базу з податку на прибуток.

Порівняємо обидва переліку обов'язкових реквізитів, опустивши умови для ІП (див. Таблицю).

Федеральний закон
від 21.11.1996 N 129-ФЗ

Які документи повинна видати готель для підтвердження проживання у відрядженні для звіту

За будь-якого завдання від свого керівництва працівник повинен відзвітувати про його виконанні. Виїжджаючи за межі міста за дорученням керівництва, співробітник підприємства повинен заздалегідь подбати про те, щоб при поверненні надати документальне підтвердження свого проживання у відрядженні. Можна завантажити посвідчення про відрядження з авансовим звітом для РФ. Це правило діє в обов'язковому порядку для будь-якого співробітника організації.
Проживання в готелі
Виїжджаючи у службових справах до іншого населеного пункту, працівник вирішує важливі питання для своєї фірми. Тому він повинен подбати про місце свого перебування. При цьому необхідно зупинитися в такому районі міста, звідки було б зручно вирішувати всі службові питання. Найоптимальніший варіант в даному випадку - готель.
Які документи повинна видати готель відрядження для підтвердження факту їх знаходження в певний час в готелі? Як правило, це рахунок на оплату проживання. Рахунок з готелю для авансового звіту є бланк форми 3г, що містить конкретну інформацію:

  • реквізити готелю;
  • найменування, дату, номер оформлення бланка;
  • дані клієнта, що проживає в готелі, із зазначенням точного терміну перебування;
  • повний розрахунок вартості - підтвердження витрат проживання в готелі у відрядженні;
  • підпис відповідальної особи і печатка готелю.

Для бухгалтерії співробітник після повернення повинен надати документи з готелю, що підтверджують проживання, для авансового звіту також потрібен буде касовий чек. Саме цей чек, виданий після повного розрахунку, буде служити підтвердженням витрат співробітника, які йому необхідно відшкодувати. Рахунок готелю без касового чека не є документом, що підтверджує проживання. У цьому документі також може бути вказана вартість всіх додаткових послуг, наданих співробітнику під час проживання в готелі. Однак оплата телефонних переговорів, вартості сніданків або обідів, стоянка авто або оплата проїзду будуть відшкодовані працівникові лише в тому випадку, якщо це передбачено договором або з особистої згоди керівника компанії. Для цього знадобиться скласти авансовий звіт і посвідчення про відрядження рб.
Документообіг готелі для звітності
Для нормальної роботи будь-якого готелю в рамках закону, необхідно налагоджене оформлення документів в готелі. Вся робота в готелі заснована на наданні тієї чи іншої послуги клієнтам. Для усунення можливих конфліктів у взаєминах з клієнтами усі послуги повинні бути обов'язково зафіксовані в документах суворої звітності в готелі. Залежно від виду господарської діяльності готелю список цих бланків може відрізнятися.
Кожен готель може надати чеки і документи, що підтверджують проживання в готелі у відрядженні, в двох варіантах:

  • документи реєстрації організації;
  • внутреорганізаціонние документи готелю.

У внутреорганізаціонние бланки входять також документи, що підтверджують витрати на готель, проживання та додаткові послуги. Ця документація повинна відповідати вимогам до оформлення, встановленим в місцезнаходження готелю. Адже саме такі потрібні документи за проживання в готелі для бухгалтерії підприємства співробітника, щоб йому були відшкодовані всі витрати.
Як оформляють документи в готелі? Така документація може бути первинною і вторинною. Первинна включає бланки суворої звітності. Чеки повинні бути з офіційно зареєстрованими в податкових органах ККМ. Чек з готелю для звіту є найбільш важливим, в ньому відображається термін перебування в готелі, вартість додаткових послуг, найменування і т.д.
Вторинна документація - це різні бланки, форма яких може бути встановлена \u200b\u200bсамим керівництвом готелю.
Основне призначення чеків з готелю
В основному прибувають до міста у відрядження люди проживають в готелях. Однак хтось вважає за краще проживання в приватних знімних квартирах, при цьому не замислюючись, що потім потрібно буде підтвердити витрати на відрядження при оформленні авансового звіту. Зробити чек самому в даному випадку не дуже просто, оскільки бланк має певні особливості. Такий документ зазвичай складається з касового чека з готелю і форми 3г. У бланку обов'язково має бути вказана назва готелю, ІПН продавця послуг, підписи відповідальних осіб та друк закладу.
Квитанція готелі для відрядження на паперовому носії в основному затребувана серед службовців державних підприємств. Після прибуття необхідно здати в бухгалтерію авансовий звіт на відрядження, приклад заповнення якого є в кожній організації. Даний звіт буде підтверджено саме чеком з готелю, на підставі якого співробітнику будуть відшкодовані всі витрати на проживання та послуги готелю. Саме тому надати документи з готелю для відрядження 2016-2017 - це справа першої важливості.
Комерційні компанії можуть користуватися різними схемами звітності. Деякі заздалегідь виділяють співробітнику, який їде у відрядження, певну грошову суму, що передбачає витрати на проживання, сніданки, транспорт і т.д. Однак бувають випадки, коли термін звіту за витратами на відрядження 2016-2017 закінчується, а працівник не може знайти чеки з готелю. Тому за згодою з керівництвом співробітник компанії може скористатися послугами фірм, які роблять документи для звіту за готель, що підтверджують оплату послуг проживання.
Офіційну квитанцію і чек з готелю для відрядження можуть видати тільки службовці готелю. Але в разі втрати офіційних бланків можна звернутися в спеціалізуються на продажу чеків фірми. За невелику плату дані фірми пропонують справжні звітні документи для відрядження купити.
Перебуваючи у відрядженні, співробітник повинен подбати про подальше відшкодування всіх супутніх витрат. Тому слід заздалегідь уточнити, які документи надає готель за проживання. Крім цього, необхідно уточнити в бухгалтерії своєї компанії, чи є рахунок готелю бланком суворої звітності. У деяких фірмах можуть зажадати додаткові бланки. Це необхідно уточнити заздалегідь, щоб мати можливість запросити їх в готелі проживання.

Документи, що підтверджують проживання в готелі

Туристи, які відвідали якого міста, або люди, які приїхали в гості або у відрядження, потребують відпочинку, тому замислюються про те, щоб оселитися в готелі. Але не всі знають про те, що необхідно оформляти будь-які документи, що підтверджують проживання в готелі, крім стандартних процедур оформлення, які полягають у пред'явленні паспорта і роздрукування броні, яка найчастіше має електронний вигляд. Крім усього цього необхідно заповнити анкету гостя готелю.

Як заробити на відрядження?

Звітні документи відрядженим, офіційний чек готелю за проживання.

Але для людей, які прибули у відрядження, і вирішальних справи компанії або підприємства, дуже важливим є правильне оформлення документів, тому що, повернувшись до свого міста, вони повинні не пізніше, ніж через три доби скласти і принести в бухгалтерію свого підприємства розрахунок про те, які витрати понесли, перебуваючи у відрядженні.

Документи, які підтверджують витрати за проживання

Якщо компанія не має відповідального співробітника, який організовує службові поїздки, то людина, що відправляється в ділову поїздку, повинен самостійно шукати підходящий готель, бронювати собі номер і оплачувати. А для того, щоб повернути кошти, витрачені на проживання в готелі, співробітник пред'являє бухгалтеру документи, що підтверджують його проживання в готелі, в яких вказана дата прибуття та вибуття з готелю.

Якщо в готелі використовується контрольно-касова техніка, які проживають в ній людям видається касовий чек, до якого прикладається документ з даними про проживаючих осіб. Обов'язково потрібно перевіряти дату заїзду в готель і виселення з неї - дати повинні відповідати тим, які вказані в транспортних чеках.

Якщо в готелі не користуються контрольно-касовим апаратом, то її представники оформляють бланки суворої звітності за формою, яка розроблена в кожному готелі індивідуально. І називають ці бланки по-різному: готельними чеками, ваучерами, квитанціями.

Документ, який підтверджує проживання в готелі

Неважливо, як називається документ, головне - в ньому вказують наступне:

Як називається документ.

Його шестизначний номер.

Як називається організація, що надає послугу.

Адреса знаходження організації.

Внизу бланка обов'язково повинна стояти печатка відповідальної за його видачу організації.

Ще один важливий момент полягає в тому, що для виготовлення бланка не повинна використовуватися звичайний папір, і інформація не повинна бути роздрукована на принтері. Справжній документ виготовляється у друкарні на спеціальному папері, або паперовий носій бланка виготовляється автоматизованою системою, має відмітні знаки, завдяки яким справжні бланки захищені від підробки.

Перед тим, як вирушати у відрядження в незнайоме місто, знайдіть в інтернеті сайт підходящої готелі, ознайомтеся з усіма необхідними відомостями про неї. До того, як робити замовлення і оплачувати номер, можна зателефонувати адміністративному співробітнику, який поінформує вас про документах, які видаються в їх готелі і можуть підтвердити перебування в ній, а потім уточнити в бухгалтерії свого підприємства, чи достатньо буде для звіту даних документів.

Але не завжди можна попередньо ознайомитися з видаваної готелем документацією. Тому, якщо, виїжджаючи з готелю, ви стикаєтеся з небажанням персоналу видавати вам відповідні документи, то зробити нічого вже не можна.
Вам залишиться тільки попросити персонал, щоб переробили документ по потрібній формі і затвердили, в відповідністю з Постановою уряду РФ від 09.10.2015 р в якому наводяться нові Правила надання готельних послуг, і описані особливості, згідно з якими дана документація видається відвідувачам готелів.

Саме з цієї причини рекомендується відповідальне ставлення до відправлення у відрядження. Плануйте заздалегідь, в якому готелі краще оселитися, адже сьогодні, завдяки наявності інтернету, нескладно ознайомитися з умовами, запропонованими готелями, щоб вибрати оптимальний варіант.

Підтверджуючі документи проживання в готелі

Які документи повинна видавати готель, щоб підтвердити проживання у відрядженні для звіту?

За всіма завданнями від свого керівництва співробітник повинен звітувати про їх виконання. Виїжджаючи за межі міста за дорученням керівника, працівник компанії повинен завчасно подбати про те, щоб при поверненні підтвердити документально своє проживання в службовій поїздці. Можете скачати посвідчення про відрядження з авансовим звітом для Росії. Це правило діє обов'язково для будь-якого працівника компанії.

Проживання в готелі

Вирушаючи у справах фірми в інше місто, співробітник вирішує найважливіші питання для своєї організації. Отже, він повинен подумати про місце свого перебування. При цьому слід зупинятися в такому районі міста, звідки було б комфортно вирішувати всі службові справи. Найбільш оптимальний варіант в цьому випадку - готель.

Які документи повинна видавати готель відрядження, щоб підтвердити факт їх перебування в даний час в готелі? Зазвичай, це рахунок за оплату проживання.

Перелік документів

Рахунок з готелю для авансового звіту являє собою бланк форми 3г, який містить таку інформацію:

  • реквізити готелю;
  • дату, назву, номер складання бланка;
  • інформацію про клієнта, який проживає в готелі, вказуючи точний термін перебування;
  • розрахунок вартості повністю - підтвердження витрат на проживання в готелі в службовій поїздці;
  • друк готелю і підпис відповідальної особи.

Для бухгалтера, працівник після приїзду, повинен пред'явити документи з готелю, які підтверджують проживання, для авансового звіту також необхідний буде касовий чек. Саме цей чек, який виданий після повного розрахунку, послужить підтвердженням витрат працівника, які йому потрібно відшкодувати.

Рахунок готелю без касового чека

Рахунок готелю без касового чека не вважається документом, який підтверджує проживання. В даному документі також може вказуватися вартість всіх послуг додатково, які надані працівникові під час проживання в готелі. Втім, оплата переговорів по телефону, вартості обідів або сніданків, стоянка автомобіля або оплата проїзду відшкодовуються працівникові лише в тому випадку, якщо це передбачається договором або з особистої згоди директора організації. Для цього потрібно оформити посвідчення про відрядження, а також авансовий звіт.

Документообіг готелю для звітності

Для злагодженої роботи будь-якого готелю в рамках закону, потрібно правильне складання документів в готелі. Вся робота в готелі грунтується на наданні клієнтам певних послуг. Щоб усунути можливі конфлікти в стосунках з клієнтами, усі послуги повинні обов'язковим чином фіксуватися в готелі в документах суворої звітності. Перелік цих бланків може відрізнятися,
в залежності від типу господарської діяльності готелю. Кожен готель може показати документи і чеки, які підтверджують проживання в готелі в службовій поїздці, в 2-х варіантах:

  • документи реєстрації компанії;
  • внутрішньоорганізаційні документи готелі.

У внутрішньоорганізаційні бланки включаються також документи, які підтверджують витрати на готель, проживання і послуги додатково. Ці документи повинні відповідати вимогам до оформлення, які встановлені в місцезнаходження готелю. Адже конкретні такі, необхідні документи за проживання в готелі для бухгалтерії компанії працівника, щоб йому відшкодували всі витрати.

Як складаються документи в готелі?

Ця документація може бути первинною і вторинною. У первинну входять бланки суворої звітності. Чеки повинні бути з офіційно зареєстрованими в податкову службу ККМ. Чек з готелю для звіту вважається дуже важливим, в ньому відбивається термін перебування в готелі, вартість послуг додатково, найменування і так далі.

Вторинна документація - це різні бланки, форма яких встановлюється самим керівництвом готелю.

Головне призначення чеків з готелю

У більшості випадків, на відрядження люди, які приїжджають в інше місто, проживають в готелях. Втім, деякі вважають за краще жити в знімних приватних квартирах, при цьому, не думаючи, що пізніше потрібно буде підтверджувати відрядження витрати при складанні авансового звіту. Самому зробити чек в цьому випадку буде не просто, так як бланк має деякі особливості. Подібний документ, як правило, складається з готельного касового чека і форми 3г. У бланку обов'язковим чином має вказуватися назва готелю, ІПН продавця послуг, друк закладу і підписи осіб, які відповідальні.

Готельна квитанція для службової поїздки на паперовому носії зазвичай затребувана серед співробітників державних установ. Після приїзду треба здати бухгалтеру авансовий звіт на відрядження витрати, приклад складання якого, є в кожній компанії. Цей звіт підтверджується конкретно готельним чеком, на підставі якого працівнику відшкодовуються всі витрати на проживання та послуги готелю. Саме з цієї причини, надавати документи з готелю, для осіб, відправлених у відрядження 2016-2017 - це справа першочергової важливості.

Комерційні фірми можуть користуватися різними звітними схемами. Деякі завчасно виділяють працівникові, який їде в службову поїздку, певну суму грошей, що передбачає витрати на проживання, харчування, транспорт і так далі. Втім, трапляються ситуації, коли термін звіту по відрядження витрат 2016-2017 проходить, а працівник не може знайти чеки з готелю. Отже, за згодою з директором, працівник організації може користуватися послугами компаній, які надають документи для звіту за готель, для підтвердження оплати послуг проживання.

Чек з готелю і офіційну квитанцію для службової поїздки можуть видавати лише службовці готелю. Але, якщо офіційні бланки втрачені, можна звернутися у фірми, які спеціалізуються на продажу чеків. За невелику вартість ці фірми запропонують вам купити для відрядження справжні звітні документи.

Перебуваючи у відрядженні, співробітник повинен подумати про подальше відшкодування всіх супутніх витрат. Тому необхідно завчасно дізнатися, які документи дає готель за проживання. Крім цього, слід дізнатися в бухгалтерії своєї організації, вважається чи рахунок готелю бланком суворої звітності. У деяких компаніях можуть попросити додаткові бланки. Це все потрібно дізнатися заздалегідь, щоб встигнути запросити їх в готелі проживання.

Сьогоднішній успішний бізнес практично неможливий без відряджень співробітників організації. У поїздках вирішуються основні питання для роботи фірми. Оскільки відрядження у службових завдань здійснюється за рахунок компанії, то працівник, який відправляється в дорогу, зобов'язаний після своїм поверненням надати в бухгалтерію певні звітні документи. Саме цього питання буде присвячена ця стаття.

Будь-який сучасний бізнес важко уявити без періодичних відряджень. Мета для них може бути найрізноманітнішою:

  • зустріч з діловими партнерами;
  • особисте підписання договорів;
  • укладання вигідних угод;
  • прийняття участі у всіляких конференціях і виставках.

Для того щоб співробітника відправили у відрядження, необхідна відповідна документація. До неї відноситься наказ, що підтверджує направлення людини у відрядження, а також посвідчення про відрядження.

У цих документах вказано часовий період тривалості відрядження. При цьому, після повернення з неї, співробітник зобов'язаний пред'явити в бухгалтерію та відділ кадрів відповідні звітні документи. У даній ситуації для бухгалтерії необхідно принести всі звітні довідки, відомості та чеки, які підтверджують видаткову частину відрядження.

Тривалість службової поїздки за рахунок організації визначає витрати останньої на її проведення. Тому всі звітні документи повинні пред'являтися відрядженим співробітником в ідеальному стані. На них не повинно бути жирних плям, механічних пошкоджень, закреслень та власноручних написів, а також плям, через які неможливо прочитати документ.

Надані в бухгалтерію документи повинні містити такі відомості:

  • витрати на проживання в готелі, в знятої квартирі і т.д .;
  • витрати на харчування;
  • витрати на проїзд, побутові послуги;
  • оплата співробітником інтернету і телефонного зв'язку.

Також сюди слід включати витрати на використання особистого або службового транспорту. Це витрати людини на паливно-мастильні матеріали і бензин.

Крім цього співробітник, який повернувся зі службової поїздки, крім звітної документації, зобов'язаний надати свій звіт. На підставі цієї документації співробітники бухгалтерії проведуть розрахунок всіх витрат на відрядження і компенсують працівникові його витрати на службову поїздку.

До звітних документів, що стосуються видаткової частини, відносяться:

  1. чеки або рахунки за проживання в готелі, оформлення по форми 3Г;
  2. квитки на всі види транспорту, який людина використовувала під час відрядження;
  3. фіскальні чеки з заправних станцій;
  4. чеки на покупку їжі або харчування в їдальні;
  5. товарні чеки;
  6. проїзні документи.

Крім цього в перелік звітних документів, які співробітник може пред'явити бухгалтерії по своєму поверненню з службовій поїздці, можуть входити:

  • акт, складений в ході надання людині певного роду послуг. Вважається основним, якщо він відповідає меті поїздки або прописаний в наказі про призначення на відрядження;
  • договір, складений в ході оренди житлового приміщення. Подається в разі, якщо співробітник фірми проживав не в готелі, а знімав житло. Також він надається, якщо відрядження було тривалою.

Ці договори і акти в своєму тексті будуть містити конкретну суму, належну до сплати. Тому їх пред'явлення в бухгалтерію допоможе співробітнику відшкодувати свої витрати.

Саме ці документи можуть підтверджувати реальні витрати співробітника організації на службову поїздку і їх слід подати в бухгалтерію за своїм поверненню.

Важливо знати, що потрібно встигнути вкластися в строго відведені законом терміни пред'явлення звітної документації по відрядженні. Дані терміни регламентуються установчими документами кожної конкретної організації.

Тому бажано принести всі необхідні довідки, чеки та квитки в перший же день виходу на роботу.

Дуже часто співробітників різних організацій відправляють на спільні конференції з обміну новими технологіями, обміну знаннями та досвідом, а також на стажування з метою отримання вищої кваліфікації. У такій ситуації в бухгалтерію та відділ кадрів необхідно буде пред'явити:


Зазвичай термін подачі подібної документації становить рівно один тиждень з моменту повернення з конференції або стажування.

Оскільки бухгалтерія веде звітність документації, яка пов'язана з урахуванням всіх видів витрат компанії за поточний місяць, то надання співробітником звітної документації по поверненню з службової поїздки є обов'язковим дією і регламентується законом. Всі зазначені в ній витрати заносяться в щомісячний звіт організації за своїми витратами для податкової служби і невідповідність між реальними і зазначеними витратами може каратися санкціями.
Але іноді зустрічаються форс-мажорні ситуації, в яких людина може втратити або сильно пошкодити видатковий вид документації. Наприклад, порвався квиток або провідник його просто не повернув вчасно, загубився чек з готелю, їдальні або з заправної станції. У такій ситуації, та ще за короткий проміжок часу, в чужому місті відновити їх буде дуже проблематично. Для прискорення процесу відновлення втрати можна звернутися в спеціалізовані служби. Але вони працюють тільки в найбільших містах країни. Тому часто співробітник компанії не встигає вкластися в терміни з подачею всієї звітної документації.

Без реальних паперів підтвердити видаткову частину поїздки неможливо, так як бухгалтерія не має права вірити на слово. Будь-яка витрачена копійка повинна бути занесена в чек. Тільки таким чином ви зможете повернути собі кошти.
Слід знати, що оформлення всіляких варіантів звітних документів вимагає внесення в них реквізитів компанії, яка буде здійснювати оплату службових витрат своїх співробітників під час відрядження.

При дотриманні всіх вимог до звітної документації, по поверненню з службової поїздки ви зможете розраховувати на відшкодування своїх реальних витрат. В іншому випадку, особливо при втраті або пошкодженні звітної документації, ви отримаєте при найкращому збігу обставин тільки часткову компенсацію, так як бухгалтерія надалі буде зобов'язана пред'явити видаткову частину фірми податкову службу, а будь-які невідповідності караються адміністративним штрафом. У такій ситуації компанія, особливо якщо вона державна, може бути звинувачена в нецільовому використанні коштів. Тому завжди з належною увагою ставитеся до звітності на відрядження документації.

Відео «Як оформити відрядження»

На записі чоловік розповідає про те, як правильно оформити необхідні документи і як визначити фактичні терміни перебування співробітника у відрядженні.

Службові поїздки від організацій - це невід'ємна частина будь-якої трудової діяльності. Вони можуть мати різні цілі: укладання угод, придбання необхідних товарів, реалізація продукції, навчання та багато іншого. Однак будь-яка відрядження не обходиться без документального оформлення та обов'язкового обліку.

поняття відрядження

Визначення поняття «відрядження» розкрито в статті 166 ТК РФ і пункту 2 Положення, затвердженого Постановою Уряду РФ №749 від 13.10.2008 р «Про особливості направлення працівників у службові відрядження».

Службове відрядження - це переміщення співробітника за наказом роботодавця на обумовлений період для виконання службового доручення поза місцем постійного працевлаштування.

При оформленні працівника у відрядження йому виплачується певний дохід, який залежить від середньої заробітної плати, а також здійснюється компенсація всіх витрат в період поїздки (при цьому співробітник повинен документально підтвердити витрати, надавши, наприклад документи від готелю для звітності).

Співробітник, який був направлений у відрядження, має такі гарантії, встановлені ТК РФ:

  • збереження місця роботи і закріпленої посади;
  • збереження середньої зарплати під час здійснення виїзду;
  • компенсація витрат під час відрядження.

Необхідні документи

При направленні працівника у службове відрядження потрібно оформити пакет документів.

  1. Службове завдання (направлення у відрядження).
  2. Службова записка (при використанні автомобіля для пересування).
  3. Наказ (в ньому вказується: місце напрямки, мета відрядження, період виїзду, джерело фінансування, оформляється у формі Т9 і Т9а)
  4. Авансовий звіт (підтверджує витрати в період відрядження, оформляється у формі АТ-1)
  5. Табель обліку робочого часу (для обліку відпрацьованих днів, святкові та вихідні дні може стягуватися додаткова плата в подвійному розмірі).
  6. Посвідчення про відрядження (при направленні у відрядження по Росії і країнам СНД, оформляється у формі Т-10).

відрядження наказ

Відрядження наказ оформляється роботодавцем і реєструється в журналі. На кожному підприємстві існує своя затверджена форма даного документа. У ньому вказується наступна інформація:

  • ПІБ співробітника, якого направляють у відрядження;
  • мета поїздки;
  • місце призначення;
  • дата виїзду;
  • тривалість перебування в місці призначення.

Після заповнення відрядження наказу, він передається безпосередньо виконавцю поїздки.

Авансовий звіт

Після прибуття з відрядження співробітник повинен представити складений власноруч звіт про витрачені кошти (в одиничному екземплярі). З цією метою заповнюється авансовий звіт, до якого додаються чеки, квитанції на оплату житла, проїзду, харчування та інших можливих витрат. Даний документ повинен бути представлений співробітником протягом трьох днів з моменту повернення.

У документі вказується наступна інформація:

  • розмір спочатку виданого авансу;
  • номер документа;
  • дата видачі коштів;
  • особа, якій видано аванс (ПІБ та посада);
  • сума витрачених коштів;
  • розмір залишку (при наявності);
  • додаються документи, що підтверджують факт витрат.

Варто зазначити про важливість правильного заповнення документації. У разі якщо авансовий звіт буде оформлений неналежним чином, по ньому не можна буде зробити відшкодування витрат, а також його можна використовувати при зборі податкової документації.

витрати

Відшкодування витрат співробітника встановлюється трудовим законодавство РФ. У витрати, які організація зобов'язана компенсувати, входять:

  • оплата проїзду в будь-якому транспортному засобі;
  • знімання житла, готелі;
  • добові (всі види додаткових витрат, пов'язані з проживанням поза місцем постійної роботи);
  • всі витрати, здійснені з дозволу начальства.

Підтверджуючі документи

Оскільки по Трудовому кодексу РФ відшкодування витрат під час відрядження проводиться лише за наявності підтвердних документів, співробітник зобов'язаний надати звітну документацію.

Звітні документи для відрядження діляться на дві основні категорії: підтверджує проїзд і підтверджує проживання співробітника. До першої з них відносяться проїзні квитки і посадкові талони.

Для підтвердження здійснення витрат другого типу слід надати:

  • чеки на проживання в готелі;
  • касовий рахунок за продукти харчування та інших необхідних товарів;
  • рахунок-фактура;
  • договір оренди;
  • квитанція про надання різних послуг.

У разі якщо співробітник під час відрядження проживав у приватної особи (знімання квартири або кімнати), йому необхідно надати договір найму житла.

Про особливості оформлення відрядження дивіться відеосюжет:

Розмір добових

Оплата добових може здійснювати за наступними документами:

  • посвідчення про відрядження;
  • локальні акти організації;
  • колективний договір.

При цьому документальне підтвердження від співробітника не потрібно.

Сума виплат необмежена, вона визначається роботодавцем. На законодавчому рівні розмір добових досягає 700 рублів по Росії і 2500 в випадках відрядження за кордон. Дані виплати не обкладаються ПДФО. У разі виплат компенсації в розмірі, що перевищує встановлену, вони можуть обкладатися податками.

Варто окремо відзначити, що в разі можливості щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові не покладаються.

Інші витрати

У поїздках по справах організації нерідко виникає необхідність в додаткових витратах, які теж згодом компенсуються. До них відносяться:

  • ділові дзвінки (з питань організації);
  • оплата страховки на час перебування;
  • обмін валюти;
  • проїзд на громадському транспорті;
  • провезення багажу або вантажу.

Дані витрати також повинні підтверджуватися документально. Для відшкодування витрат співробітник може надати чеки, квитки і інші звітні документи по відрядженню.

Юрист відповість на ваші питання в коментарях до статті