ویژگیهای بایگانی اسناد در سازمان. سند نظارتی جدید: قوانین سازماندهی ذخیره ، اکتساب ، حسابداری و استفاده از اسناد در بایگانی سازمانها نگهداری آرشیو در یک شرکت

بسیاری از سازمانها هنگام سازماندهی آرشیو اسناد با مشکلات و اشتباهات زیادی روبرو می شوند. بنابراین ، ما توصیه می کنیم که خود را با اصول بایگانی آشنا کنید ، که از بسیاری از اشتباهات جلوگیری می کند و به شما کمک می کند ذخیره سازی بایگانی صحیح را در سازمان خود ایجاد کنید.

در این مقاله یاد خواهید گرفت:

• نحوه سازماندهی بایگانی یک سازمان ؛
• قوانین اساسی برای نگهداری آرشیو ؛
• رایج ترین اشتباهات هنگام نگهداری آرشیو.

نگهداری آرشیو از سازمان

اغلب ، وظیفه منشی کار با آرشیو سازمان است. به عنوان یک قاعده ، کار نگهداری از بایگانی به منشی در یک شرکت کوچک واگذار می شود ، در حالی که امکان استخدام بایگانی وجود ندارد یا با هزینه های زیادی همراه است. در این مورد ، منشی باید با اصول بایگانی آشنا شود.

مقررات محلی حاکم بر کار بایگانی سازمان برای اطمینان از حل وظایف مدیریتی در امور سفارش اسناد بایگانی سازمان و همچنین سازماندهی ایمنی آنها طراحی شده است. همچنین ، هر سازمان باید در توسعه و تأیید اقدامات محلی خود ، که با هدف تنظیم کار بایگانی انجام می شود ، مشارکت داشته باشد. علاوه بر این ، اقدامات محلی باید صرف نظر از اندازه سازمان و بایگانی آن تدوین شود ، در غیر این صورت حتی کوچکترین بایگانی با خطر تبدیل شدن به یک توده کثیف از کاغذ مواجه می شود.

اقدامات محلی سازمان باید شامل اسناد زیر باشد:

• دستورالعمل برای کار در دفتر ؛
• مقررات مربوط به بایگانی (مقررات مربوط به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی ، اگر سازمان دارای زیرمجموعه مربوطه باشد) ، مقررات مربوط به خدمات بایگانی یا مقررات مربوط به کار با اسناد بایگانی ؛
• شرح شغل یک کارمند بایگانی ؛
• دستورالعمل حفاظت از کار برای بایگانی (کارمندی که وظایف خود را انجام می دهد) ؛
• دستور در مورد ترکیب کمیسیون تخصصی ، که باید ارزش اسناد را بررسی کند.
• مقررات کمیسیون تخصصی ؛
• مقررات ، دستورالعمل ها و سایر اسناد که بر فعالیت های مختلف مربوط به بایگانی حاکم است.

در ابتدا ، شما باید دستورالعمل هایی را برای کارهای اداری شروع کنید. این سند است که قوانین کار با اسناد را تنظیم می کند ، از جمله قوانین ذخیره (عملیاتی) اسناد ، که مرز بین اسناد و اسناد بایگانی را تعیین می کند.

گاهی اوقات ، غالباً در غیاب بایگانی در یک سازمان ، بخشهای موضوعی دستورالعملهای ثبت پرونده با مفاد مربوط به تنظیم بایگانی اسناد تکمیل می شود. اما برای این طرح ها ، مقررات مربوط به بایگانی (کار با اسناد بایگانی) مناسب تر است.

قوانین بایگانی

قوانین نگهداری آرشیو تا حد زیادی به اندازه آن بستگی دارد. آرشیو می تواند یک زیرمجموعه مستقل در سازمان باشد یا متعلق به سرویس مدیریت اسناد باشد. بنابراین ، هنگام ایجاد یک بایگانی کامل ، باید با الزامات اتاقی که اسناد در آن ذخیره می شود ، راهنمایی شوید. اگر امکان ایجاد آرشیو کامل وجود ندارد یا نیازی به آن نیست ، اسناد بایگانی را می توان در کابینت های مخصوص قفل دار یا گاوصندوق ذخیره کرد ، در حالی که دسترسی به آنها باید محدود باشد.

همچنین قوانین حفظ آرشیو مستلزم ایجاد برنامه برای رویدادهای اصلی مربوط به بایگانی است. لازم است از برنامه زمانبندی دریافت اسناد از بخشهای سازمان مراقبت شود. حتی با وجود حداقل تعداد اسناد ، این اقدام از بسیاری از اشتباهات جلوگیری می کند. شما همچنین باید یک برنامه برای بررسی ارزش اسناد تهیه کنید. این رویداد به شما این امکان را می دهد تا اسناد را با دوره ذخیره سازی منقضی شده به موقع ردیابی و از بین ببرید.

خطاها هنگام حفظ آرشیو

رایج ترین اشتباهات در بایگانی به دلیل ثبت نادرست پرونده های منتقل شده به بایگانی بوجود می آید. بنابراین ، روش انتقال پرونده ها و اسناد باید به شدت تنظیم شود. توصیه می کنیم روش تدوین و پردازش نامگذاری پرونده ها را به حداقل برسانید تا خطاهای احتمالی به حداقل برسد.

همچنین ، اشتباهات می تواند ناشی از تعیین نادرست زمان ذخیره اسناد باشد. به منظور جلوگیری از تخریب تصادفی اسنادی که دوره ذخیره آنها هنوز به پایان نرسیده است ، می توانید فهرستی از اسناد با دوره های ذخیره سازی آنها ایجاد کنید. بر این اساس ، توصیه می شود اسناد بایگانی را مطابق با شرایط آنها ذخیره کنید. ذخیره اسناد دائمی با کاغذهای ذخیره موقت غیرقابل قبول است ، زیرا ممکن است باعث تخریب تصادفی اسناد شود. و این به نوبه خود می تواند مشکلات زیادی را برای مقامات نظارتی ایجاد کند.

لازم به یادآوری است که بایگانی باید از حفظ اسناد برای سالها یا حتی دههها اطمینان حاصل کند. بنابراین ، شما باید به سازمان ذخیره سازی توجه زیادی داشته باشید ، زیرا این وظیفه اصلی بایگانی سازمان است.

وظیفه مدیریت و کارکنان سازمان برای سرپرست جدید سرویس بایگانی چیست؟ بیشتر اوقات این یک فریاد از قلب است: "کاری با این اسناد لعنتی انجام دهید!" در ابتدا ، این دقیقاً همان کاری است که باید انجام شود ، و بهتر است این کار را طبق یک برنامه خاص انجام دهید و آن را در صورت لزوم تنظیم کنید.

در اینجا چند نکته احتمالی برای چنین طرحی آمده است.

the سازماندهی ذخیره سازی بایگانی اسناد تا ایجاد واحد بایگانی ویژه را ارزیابی کنید.

■ ایجاد یک سیستم استاندارد واحد برای پذیرش اسناد از واحدهای سازمانی برای ذخیره سازی.

the پذیرش را برای ذخیره اسناد و مدارکی که برای کارهای عملی ضروری نیستند ، در اتاق زیر شیروانی ، زیرزمین ، گنجه ، گنجه و سایر مکانهای غیر منتظره پراکنده کنید.

■ فهرست تمام اسناد موجود در سازمان را تهیه کنید.

a فهرستی از موارد تهیه کنید.

access محدود کردن دسترسی به مخزن اسناد سازمان ، ایجاد حسابداری برای دریافت و صدور اسناد.

files فایل ها و اسناد گم شده را پیدا کنید.

the حل مساله سازماندهی صحت پرونده ها.

accounting سازماندهی حسابداری کلیه کارهایی که بایگانی انجام می دهد.

در سازمانهایی که از فناوریهای اطلاعاتی مدرن در کارهای اداری استفاده می کنند ، علاوه بر مرتب کردن بقایای کاغذ ، ممکن است لازم باشد که یک کار حتی دشوارتر برای تجزیه بقایای اطلاعات و اسناد الکترونیکی نیز حل شود.

همچنین مهم است که اطلاعاتی راجع به سیستم های اطلاعاتی سازمان در کار با اسناد مورد استفاده قرار گیرد و آنها چیست. شاید بتوان رایج ترین آنها را تسلط داشت تا بتوانید کار بایگانی را تا حد ممکن خودکار کنید.

اجازه دهید نکات برنامه کار را با جزئیات بیشتری در نظر بگیریم.

ارزیابی سازمان ذخیره اسناد بایگانی تا ایجاد واحد بایگانی ویژه

اگر سازمان شما قبلاً اتاقی با افتخار به نام "بایگانی" دارد ، حتماً آن را به دقت بررسی کنید ، به خصوص اگر در زیرزمین یک ساختمان باشد. هنگام انجام این کار ، به نکات زیر توجه ویژه ای داشته باشید:

● این که اسناد مرطوب یا رطوبت روی دیوارها وجود دارد.

● این که آیا اسناد در نزدیکی سیمهای برهنه یا در نزدیکی وسایل انباشته شده اند.

● آیا اسنادی پوشیده از گرد و غبار از جعبه ها وجود دارد.

the در طاق چیست ، چگونه قفل شده است ؛

alarm آیا هشدار آتش و تجهیزات اطفاء حریق وجود دارد.

● آنچه در محل مجاور انبار وجود دارد (زباله ، مخازن رنگ ، مخازن سوخت ، سیلندر پروپان و غیره) ؛

● آیا یک اتاق سیگار کشیدن در کنار درب انبار وجود دارد.

هنگام بازدید از اتاق های کار ، باید نحوه ذخیره سازی اسناد را بررسی کنید. آیا پوشه هایی وجود دارد که در گنجه ها ذخیره نمی شوند ، بلکه در شمع های روی زمین ، در جعبه های پایانه ذخیره می شوند؟ آیا تعداد زیادی کاغذ وجود دارد که به صورت پوشه مرتب نشده اند ، روی طاقچه های پنجره ، صندلی ها جمع نشده اند یا حتی گرد و خاک را در گوشه جمع نکرده اند؟

همه این لحظات به سریع ترین اقدام نیاز دارند.

ایجاد یک سیستم واحد و استاندارد برای پذیرش اسناد از واحدهای سازمانی برای ذخیره سازی

الزامات مربوط به سیستم پذیرش و اسناد مورد نیاز برای بایگانی در بایگانی به شرح زیر است.

1. پذیرش اسناد فقط با اعمال انجام می شود.

2. اسناد اسناد دریافتی را ترجیحاً به شکل الکترونیکی نگه دارید.

3. هر مورد به عنوان یک واحد ذخیره سازی مستقل وارد عمل می شود. نام دقیق هر مورد با توجه به نامگذاری در قانون وارد می شود. اگر نام پرونده ها هنوز در دسترس نیست ، از عنوانی که روی خود پوشه نوشته شده است استفاده می شود (این امر ضروری است به طوری که بعداً ترسیم مواردی برای تخریب اسناد با دوره های انقضای ذخیره سازی آسان تر می شود).

4. هنگام پذیرش موارد ، بررسی ارزش اسناد انجام می شود. به عنوان مثال ، اگر پوشه حاوی اسناد دوره های مختلف نگهداری است یا پوشه یکی از فرم های گزارش دهی چندین سال را دارد ، باید تصمیم بگیرید که چه تعداد و چه مواردی باید از این پوشه ایجاد شود (مطابق با استانداردها و قوانین کار )

در اولین مرحله کار ، ارزش آن را دارد که روز کاری خود را با بازدید از یکی از بخشهای سازمان آغاز کنید. وظایف اصلی چنین بازدیدهایی:

the کارکنان سازمان را بهتر بشناسید.

documents شفاف سازی کنید که چه اسنادی در اختیار دارند و چه چیزی را می خواهند / می توانند به بایگانی ارائه دهند.

the سیستمی را که برای دریافت اسناد در بایگانی ایجاد کرده اید توضیح دهید. به س questionsالاتی مانند: "آیا ممکن است صبح - تجارت ، و عصر - موجودی داخلی؟" - جسورانه پاسخ دهید: "همه چیز ممکن است ، اما موجودی داخلی - پیش بروید." هیچ استثنائی نباید وجود داشته باشد ، در غیر این صورت استثنا تبدیل به یک قاعده می شود. حتی تنبل ترین کارمندان مجبور خواهند شد که در برابر خطر ریزش قفسه طبق قوانین شما عمل کنند.

■ یک سخنرانی کوتاه در مورد نامگذاری مورد ارائه دهید. شاید بیشتر کارکنان در مورد آن چیزی شنیده باشند ، اما این چه نوع جانوری است و برای چیست ، آنها هیچ نظری ندارند. تأکید اصلی بر این واقعیت است که بدون کمک آنها و اطلاع از اسناد سازمان ، نمی توانید با وظیفه ای که مدیریت برای شما تعیین کرده است کنار بیایید. به ما بگویید که چگونه می خواهید این کار را انجام دهید و هشدار دهید که با هر کارمند اسناد و مدارکی را که مسئول آن است ، مورد بحث قرار می دهید. بپرسید در چه ساعتی می توانید مزاحم آنها شوید. همیشه باید یک دفترچه یادداشت همراه خود داشته باشید تا بتوانید نکات مهم برای شما را مشخص کنید.

پذیرش اسناد غیر ضروری برای کارهای عملیاتی برای ذخیره سازی

شما باید هر آنچه داده می شود را بپذیرید. اسناد دریافتی باید بر اساس سال و بخش تجزیه شوند و با اعمال پذیرش رسمی شوند.

نگران نباشید اگر در اعمال سالهای گذشته کاملاً ترکیب اسناد را نشان نداده اید. پرونده ها باید تحت بررسی ارزش اسناد قرار گیرند و ممکن است نیاز به تشکیل مجدد داشته باشند. اما اینها برنامه هایی برای آینده است. اسناد منتظر نوبت خود برای پردازش خواهند بود ، زیرا نکته اصلی ایجاد کار عملیاتی با اسناد جاری است.

دریافت مستند اسناد برای ذخیره سازی به همه کارکنان سازمان که با اسناد و مدارک سروکار دارند نشان می دهد که یک سرویس واقعاً کارآمد ظاهر شده است که می تواند میزها و کمدهای آنها را از "خوب" انباشته شده و بسیار نگران کننده پاک کند.

اگر اسناد پذیرفته شده به تفکیک تقسیم بندی ها و سال ها مرتب شده باشند ، جستجوی مقالات لازم در بایگانی به زمان بسیار کمتری نیاز دارد و بیشتر اوقات با موفقیت در مقایسه با جستجوی تعداد زیادی مقاله در محل کار تکمیل می شود. پس از اطمینان از این امر ، کارکنان در سپرده گذاری پرونده ها فعال تر خواهند شد. فقط افراد اسناد خود را تا آخرین بار نگه می دارند و معتقدند که با تحویل آنها به بایگانی ، برای همیشه از آنها جدا می شوند و دیگر هرگز آنها را نخواهند دید. و صادقانه بگویم ، آنها کاملاً درست می گویند! تجربه نشان می دهد که اسناد یک سازمان بزرگتر از دو سال عملاً توسط خود کارکنان مورد نیاز نیست ، و بهتر است انجام کارهای مرجع را به سرویس بایگانی بسپاریم.

هنگام پذیرش اسناد حسابداری برای ذخیره سازی ، ابتدا باید تقویمهای سالهای گذشته را ذخیره کنید (می توانید از قابلیتها و / یا نرم افزارهای مناسب استفاده کنید). شما باید دقیقاً بدانید که در هر سال کدام روزها روزهای کاری بوده است. با استفاده از این تقویم ها ، به عنوان مثال ، می توان کامل بودن مجموعه های سالانه بخیه ها را بررسی کرد و مشخص کرد که چه چیزی وجود ندارد.

اگر برخی از اسناد در حال حاضر در مخزن هستند ، بنابراین آنها نیز باید طبق قانون پذیرفته شوند. فقط از این لحظه مسئولیت کامل اسناد و مدارک سازمان را بر عهده می گیرید.

انجام فهرست تمام اسناد سازمان و تنظیم نام پرونده ها

تهیه فهرست اسناد و مدارک یک کار بسیار مهم است که باید هنگام تنظیم نام پرونده ها شروع کنید. موجودی مجموعه ای از داده ها در مورد اسناد یک سازمان است. شما باید بدانید که دقیقاً چه چیزی در دست دارید تا بتوانید آن را مدیریت کنید.

فهرست اسناد باید نکات مهم زیر را نشان دهد:

● چه کسی این سند را نگه می دارد (نام بخش و کارمند مسئول ، نام و موقعیت وی) ؛

● چند سند از این نوع در سال ایجاد می شود (تعداد پوشه ها ، تعداد مترهای در حال اجرا اسناد) ؛

● نحوه تشکیل پرونده (بر اساس تاریخ ، حروف الفبا ، موضوع و غیره) ؛

● تعداد زیادی از این گونه اسناد در حال حاضر و محل نگهداری آنها وجود دارد.

● آیا این سند به عنوان محرمانه طبقه بندی شده است ، و در صورت وجود ، با چه معیارهایی ؛

● آیا این سند برای سازمان دارای ارزش تاریخی است یا خیر.

● اینکه آیا سند به عنوان ضروری طبقه بندی شده است ؛

● مدت زمان نگهداری سند ؛

● آیا سازمان دارای اسنادی است که فقط به شکل الکترونیکی وجود دارد و در کدام سیستم های اطلاعاتی سازمان ذخیره شده است.

اگر در اولین تلاش لیست ناقص بود نگران نباشید. در طول کارهای بیشتر ، این فرصت را خواهید داشت که آن را به میزان قابل توجهی گسترش دهید. این فهرست به شما این امکان را می دهد که ترکیب پرونده ها را با دقت بیشتری تعیین کنید و همچنین پیگیری کنید که انواع خاصی از اسناد از پرونده "بخار شده" و در کجا اکنون زندگی می کنند. نتایج این کار در آینده می تواند مبنایی برای تنظیم نامگذاری امور سازمان باشد.

باید توجه ویژه ای به موجودی اسناد الکترونیکی داشته باشید. همچنین مهم است که بدانید کدام اسناد ، مطابق با الزامات قانون ، نیازی به نگهداری روی کاغذ ندارند ، اما با این وجود در سازمان شما چاپ می شوند ، و فراموش نکنید که آنها را در لیست پرونده ها قرار دهید.

محدود کردن دسترسی به مخزن اسناد یک سازمان

از همان روز اول ، قانونی را وضع کنید که هیچ کارمندی از سازمان بدون همراهی شما نمی تواند وارد انبار شود ، نمی تواند بدون اجازه شما اسناد را بگیرد ، و حتی بیشتر آنها را بدون ثبت این واقعیت به محل کار خود ببرید. فقط ثبت دقیق تحویل پرونده ها به شما کمک می کند تا سریعاً بدانید چه کسی آنها را دارد ، و اگر اسناد صادر نشده است ، سریعاً جستجوی آنها را در مخزن سازماندهی کنید.

هیچ یک از کارکنان نباید اسنادی را که مربوط به حوزه کاری وی نیست دریافت کنند. در صورت وجود چنین نیازی ، کارمند باید مجوزی را که به درستی صادر شده است ارائه دهد ، که باید ضمیمه عمل صدور پرونده باشد.

محدود کردن دسترسی به مخزن و کنترل دسترسی به اسناد یک ابزار ساده ، اما بسیار م ofثر برای حفظ محرمانه بودن اطلاعات محدود است.

برنامه نویسان معمولاً در محدود کردن دسترسی به اسناد الکترونیکی مشارکت دارند. ارزش پرسیدن نحوه انجام این کار و در عین حال درخواست نظر سرویس امنیتی را دارد.

فایلها و اسناد گم شده را جستجو کنید

در فرآیند انتقال اسناد از بخش ها ، ممکن است بلافاصله مشخص شود که چیزی کم است. یک دفترچه حسابداری برای خود تهیه کنید و تمام موارد و اسنادی را که هنوز به شما تحویل داده نشده است بنویسید. اگر از رایانه استفاده می کنید ، بهتر است داده های موارد گم شده را فوراً در آن وارد کنید. نگران نباشید وقتی به جای 250 مورد اسناد حسابداری یا قراردادهای تعیین شده در سال ، واحد فقط 240 مورد را به شما تحویل می دهد. نکته اصلی این است که هنگام تنظیم سند پذیرش اسناد به طور واضح ثبت کرده اید بایگانی ، چه اسنادی را پذیرفتید و برای چه تاریخی در اکثریت قریب به اتفاق سازمان ها ، موارد ناپدید نمی شوند ؛ گاهی اوقات یافتن آنها بسیار ساده است. آنها به احتمال زیاد در میز شخصی یا صندوق امانات هستند.

در عمل من مواردی وجود داشت که مجموعه کاملی از بخیه های حسابداری بانک برای سالهای "پیش بایگانی" در مدت شش ماه جمع آوری شد. در همان زمان ، بخیه ها خود به آرشیو نیامد - من مجبور شدم شخصاً به هر یک از صاحبان احتمالی این اسناد نزدیک شوم و آنها را متقاعد کنم که همه مکانهای مورد علاقه خود را بررسی کنند. آخرین بخیه (در حین حرکت بعدی بخشهای داخل بانک) در میز معاون حسابدار اصلی ، در کشوی پایین پیدا شد.

همه موارد فوق در مورد اسناد الکترونیکی نیز صدق می کند ، اما پیدا کردن آنها بسیار مشکل تر است. اگر این فایل ها در رایانه هستند ، می توانید با برنامه نویسان تماس بگیرید. اما اگر نیاز به یافتن یک نسخه پشتیبان از هر پایگاه داده دارید - گاهی اوقات این کار برای شرلوک هلمز است.

توجه داشته باشید

ایجاد روابط تجاری خوب با کارکنان سازمان بسیار مهم است. بایگانی این اختیار را ندارد که کارکنان را از کار منع کند و آنها را مجبور به نمایش کابینت و گاوصندوق خود کند. وظیفه شما این است که آنها را متقاعد کنید تا این کار را انجام دهند و نیاز به این جستجوها را به وضوح توضیح دهید. گاهی اوقات "ترفندهای نظامی" کوچک نیز ضرری نخواهد داشت. گاهی به کارکنان می گفتم: "نایب رئیس هیئت مدیره امروز علاقه مند بود که چگونه پرونده های اسناد در بایگانی پیش می رود و آیا همه بخشها همه چیز را پشت سر گذاشته اند." (و در اینجا فریب وجود نداشت. من واقعاً پیشرفت کار در بایگانی را با مدیران ارشد بحث کرده بودم ، البته در سطح کمی متفاوت).

حل مسئله سازماندهی صحت پرونده ها

اگرچه بیشتر اسناد بایگانی سازمان (حداکثر 90)) اسنادی هستند که مدت نگهداری آنها موقت است و طبق قوانین کار اداری کلاسیک ، صحافی چنین اسنادی مورد نیاز نیست ، من اکیداً توصیه می کنم که با دقت وزن کنید مزایا و معایب. در حال حاضر ، سازمانها از دو گزینه اصلی برای ذخیره اسناد کاغذی استفاده می کنند:

1. اخذ و ذخیره اسناد در پوشه هایی از نوع "تاج".راحتی اصلی این است که مورد نیازی به درهم تنیده شدن ندارد. در مورد انواع تشنج ، به راحتی می توان اسناد لازم را از پرونده دریافت کرد. با این حال ، معایب بسیار بیشتری وجود دارد:

■ اگر کسی تا به حال دیده باشد که چگونه اسناد این پوشه ها در صورت تصادفی و ناموفق از هم پاشیده می شوند و چقدر زمان می برد تا همه اسناد دوباره جمع آوری و مرتب شوند ، می فهمد که چرا من ترجیح می دهم پرونده ها را ضمیمه کنم.

■ اندازه پوشه ها معمولاً بسیار بالاتر از حجم آرشیو 150-200 برگ است. وزن پوشه سند 3 کیلوگرم است. هنگام کار ، باید حداقل 4 بار آن را بلند کنید (آن را از قفسه به گاری بردارید ، آن را از گاری به میز بردارید ، آن را از روی میز به گاری بردارید ، آن را روی قفسه بگذارید) ، یعنی. شما باید 12 کیلوگرم را بلند کنید - دو برابر بیشتر از هنگام کار با یک قاب استاندارد با حجم 250 ورق.

■ برای ذخیره سازی بایگانی ، پوشه ها فضای بیشتری را اشغال می کنند.

■ با ذخیره سازی آرشیو در گنجه ها ، امکان ذخیره اسناد در پشته ها و ایجاد بسته نرم افزاری وجود نخواهد داشت. با این هزینه نمی توان تعداد کابینت های ذخیره سازی بایگانی را کاهش داد.

■ کلیپ ها در پوشه های Crown دائماً خراب می شوند و تهدید واقعی از بین رفتن اسناد وجود دارد که حتی با بستن قفل به سادگی می توانند از پوشه خارج شوند.

■ هنگام صدور پرونده برای استفاده موقت ، یا باید اسناد را بازگو کنید یا مسئولیت از دست دادن اسناد را در صورتی که کسی فراموش کرد آنها را در محل قرار دهد ، بر عهده بگیرید.

2. اخذ و نگهداری اسناد در موارد مقید.این بدان معناست که اسناد را در روکش های مقوایی قرار داده و آنها را در چهار سوراخ بخیه بزنید. نکته منفی چنین ذخیره سازی این است که شخصی باید پرونده ها را وصل کند ، و توقیف اسناد بسیار دشوارتر می شود. با این حال ، به نظر من ، مزایای بیشتری وجود دارد:

■ حتی با سرگیجه آورترین سقوط ، احتمال آسیب به پرونده و "پراکندگی" اسناد در سراسر طاق بسیار اندک است.

case وزن کیس 250 صفحه ای 1.25 کیلوگرم است.

■ با ذخیره سازی آرشیو در گنجه ها ، می توانید دو برابر موارد را داخل کمد فرو کنید ، و هنگام ذخیره موارد در قفسه های باز در انبار ، همچنین صرفه جویی در فضا ایجاد می شود.

هنگام صدور پرونده برای استفاده موقت ، احتمال ضبط ناخواسته یک سند عملاً به صفر می رسد. در عمل ، من کسی را ندیده ام که کل پرونده را برای تهیه یک نسخه از سند بدوزد: باید دوباره بخیه بخورد ، و کدام یک از کارکنان می توانند به تنهایی این کار را انجام دهند؟ البته تهدید به دستگیری عمدی اسناد همچنان ادامه دارد ، اما بیرون آوردن سند از یک پرونده دوخته شده بسیار دشوارتر است.

البته انتخاب با شما و رهبری سازمان شماست. من ترجیح می دهم با اسناد بسته کار کنم. اگر صحافی انجام نشد و مدیریت با استدلال های شما موافقت کرد ، بایگانی باید با دستگاه های صحافی (دستگاه اتصال دهنده ، سوراخ های قوی 4 سوراخ ، سوزن های بزرگ برای دوخت موارد) و مواد مصرفی (مقوا ، چسب) ارائه شود. ، کاغذ ، ریسمان). یک کارمند بایگانی می تواند 25-30 فایل از 150-200 ورق در روز بدوزد. علاوه بر این ، در حال حاضر نیز فرصتی برای استفاده از خدمات سازمان های تخصصی وجود دارد.

سازماندهی حسابداری کلیه کارهای انجام شده توسط بایگانی

همه موارد فوق تقریباً باید به طور همزمان انجام شود. این دشوار است ، اما برای یک حرفه ای کاملاً قادر است. نکته اصلی پیشرفت مداوم و مداوم است.

با این حال ، لازم است یک نکته مهم دیگر را به خاطر بسپارید: شما باید بتوانید نه تنها به طور شایسته و ماهرانه با اسناد بایگانی سازمان کار کنید ، بلکه نتایج کار خود را به مدیریت سازمان "بفروشید" و تیمش ، که سخت ترین کار خواهد بود. برای انجام این کار ، لازم است از روز اول مراقبت از جمع آوری و حفظ "شواهد مادی" باشد.

اول از همه ، اگر شما مخزن شلوغی از اسناد را به ارث برده اید ، این واقعیت را با دقت مستند کنید. یک راه خوب این است که از کل آشفتگی عکس بگیرید. با انجام هرگونه پیشرفت و بهبود در کار با اسناد بایگانی ، از نتایج کار خود عکس بگیرید. دو عکس را مقایسه کنید - "قبل" و "بعد" - و حتی مهمترین مدیر می تواند تفاوت را مشاهده کند.

از روز اول ، تمام کارهای انجام شده را با دقت ثبت کنید: چند مورد برای ذخیره پذیرفته می شود ، چند مورد صادر می شود ، چند مورد بسته یا پردازش می شوند. شما باید آمادگی گزارش کار خود را در هر زمان داشته باشید و کلماتی مانند "خیلی" ، "زیاد" به شما کمک چندانی نمی کند. قوی ترین استدلال ها اعداد و حقایق هستند.

حتی در یک سازمان کوچک ، سازماندهی ذخیره اسناد در یک یا دو ماه دشوار است. بنابراین ، شما باید کار خود را به گونه ای سازماندهی کنید که طی یک ماه پیشرفت تدریجی به سمت تعالی نه تنها برای شما بلکه برای همه کارکنان سازمان و بیش از همه برای رهبران آن با چشم غیر مسلح قابل مشاهده باشد.

بر. خرمتسوفسایا ،
کارشناس برجسته در مدیریت اسناد شرکت "EOS" ، عضو اتحادیه مدیران اسناد و ARMA International

مقررات محلی حاکم بر کار بایگانی سازمان ایجاد می شود و راه حلی هدفمند برای وظایف مدیریتی در امور سفارش اسناد بایگانی سازمان ، اطمینان از ایمنی و استفاده از آنها ارائه می دهد. نامزد علوم تاریخی ، دانشیار ، رئیس گروه علوم بایگانی IAI RGGU E.M. بورووا

مطابق با هنجارهای موجود در زمینه بایگانی ، سازمان اقدامات محلی خود را با هدف تنظیم روش کار با اسناد بایگانی در کارهای اداری و بایگانی یا ذخیره سازی آرشیو تهیه و تصویب می کند. رعایت واضح الزامات دستورالعمل ها و مقررات به شما امکان می دهد تا مشکلات سازماندهی اسناد بایگانی را به طور م solveثر حل کنید ، از ایمنی و استفاده از آنها اطمینان حاصل کنید.

کیت اصلی شامل موارد زیر است:

• دستورالعمل برای کار در دفتر ؛
• مقررات مربوط به بایگانی (مقررات مربوط به خدمات موسسه آموزشی پیش دبستانی ، اگر ذخیره سازی بایگانی با آن ایجاد شده باشد) ، مقررات مربوط به خدمات بایگانی یا مقررات مربوط به کار با اسناد بایگانی ؛
• شرح شغل؛
• دستورالعمل حفاظت از کار برای بایگانی ؛
• دستور در مورد ترکیب کمیسیون تخصصی ؛
• مقررات کمیسیون تخصصی ؛
• مقررات ، دستورالعمل ها و سایر اسناد که انواع خاصی از کار یا رویدادهای یکباره را با اسناد بایگانی ایجاد می کند.

باید در نظر داشت که نیازی به اختراع مجدد چرخ نخواهید داشت: تعدادی از اسناد (دستورالعمل های مربوط به کارهای اداری ، مقررات مربوط به بایگانی ، مقررات کمیسیون تخصصی و غیره) در نسخه معمولی توسط All تهیه شده است. -موسسه تحقیقات اسناد و امور بایگانی روسیه (VNIIDAD). این اسناد برای بارگیری از اینترنت در دسترس هستند.

دستورالعمل کارهای اداری

اول از همه ، سازمانها باید توسعه داده و تأیید کنند دستورالعمل کارهای اداری ... این سند روش کار با اسناد را تنظیم می کند ، از جمله تعیین قوانین ذخیره عملیاتی اسناد ، ایجاد مرز بین یک سند و یک سند بایگانی.

گاهی اوقات ، غالباً در غیاب بایگانی در یک سازمان ، بخشهای موضوعی دستورالعملهای ثبت پرونده با مفاد مربوط به تنظیم بایگانی اسناد تکمیل می شود. اما برای این طرح ها ، مقررات مربوط به بایگانی (کار با اسناد بایگانی) مناسب تر است.

مقررات بایگانی

هنگام تدوین آیین نامه بایگانی (خدمات بایگانی ، کار با اسناد بایگانی) سازمان ، می توانید اساسنامه تقریبی آرشیو یک نهاد دولتی ، سازمان ، شرکت (تأیید شده به دستور Roskomarkhiv No. 176 مورخ) را اساس قرار دهید. 18.08.1992) یا از قوانین اساسی برای آرشیو سازمانها استفاده کنید (با تصویب کالج Rosarkhiv از 06.02.2002).

توجه داشته باشید! اگر سازمان دارای بایگانی نیست ، بلکه فقط ذخیره سازی بایگانی دارد ، جهت اصلی فعالیتهای آن در مقررات مربوط به واحد ساختاری که در آن ایجاد شده است منعکس می شود ، اما در همه موارد توصیه می شود که مقررات مربوط به خدمات بایگانی ، کار با اسناد بایگانی و غیره

بنابراین ، مقررات مربوط به بایگانی روش تشکیل آرشیو ، وظایف عملکردی آن را با در نظر گرفتن ویژگیهای فعالیتهای سازمان و ویژگیهای اسناد ایجاد شده ، و همچنین حقوق ، وظایف و مسئولیتهای سازمان تعیین می کند. کارکنان بایگانی

قوانین اساسی برای بایگانی سازمانها می گوید ، بسته به حجم اسناد ، بایگانی به عنوان یک واحد ساختاری مستقل از سازمان یا به عنوان یک واحد در خدمات آموزشی پیش دبستانی ایجاد می شود (بیشتر اوقات در قالب یک ذخیره سازی بایگانی ) انواع بایگانی های ایجاد شده به شایستگی ها و عملکردهای خود سازمان بستگی دارد.

به عنوان مثال ، در شرکت های سهامی که سازمان مادر و شرکت های تابعه آن وجود دارد ، گاهی بایگانی مشترکی برای ذخیره وجوه بایگانی ایجاد می شود. در این مورد ، با وجود این واقعیت که سازمان و شرکتهای تابعه آن اشخاص حقوقی مستقل هستند ، اما بین آنها تابع ، حوزه فعالیت واحد و وحدت وظایف انجام شده وجود دارد ، ایجاد یک آرشیو متحد از نظر اقتصادی سودآور است.

شایع ترین پدیده ایجاد آرشیو سازمان است که می تواند آرشیو یک نوع اسناد باشد: اسناد مدیریت ، بایگانی علمی و فنی ، آرشیو اسناد الکترونیکی و غیره.

گاهی اوقات یک سازمان بایگانی واحدی ایجاد می کند که مدیریت ، اسناد علمی و فنی و اسناد را در رسانه های الکترونیکی ذخیره می کند.

چنین ترکیبی نیز وجود دارد: بایگانی اسناد علمی و فنی را ذخیره می کند ، و اسناد مدیریت در بخشهای ساختاری ذخیره می شود.

بنابراین ، هنگام تصمیم گیری برای ایجاد آرشیو ، اول از همه تعیین می کنیم که چه مجموعه مستندی داریم یا چه چیزی را در آرشیو ذخیره می کنیم. بسته به این ، پر می شود بخش اول مقررات بایگانی ، تعریف وضعیت و نوع بایگانی ، هدف آن.

که در بخش دوم نشان می دهد که از چه کسی و چه اسنادی باید به بایگانی منتقل شود. منابع اصلی دریافت اسناد در بایگانی (منابع کسب) تقسیمات ساختاری سازمان و به ندرت سایر سازمانها و افراد است.

مطابق با قوانین اساسی برای بایگانی سازمانها ، بخشهای ساختاری اسناد با دوره نگهداری را به بایگانی منتقل می کنند "دائما" و "بیش از 10 سال "(که در واقع به معنای ماندگاری 15 لیتر ، 25 لیتر ، 45 لیتر ، 50 لیتر است) و اسناد پرسنلی (75 لیتر).

با این حال ، این سازمان حق دارد مرز بین نگهداری سوابق و ذخیره بایگانی اسناد را "پایین" بیاورد و ثابت کند که اسناد با دوره ذخیره سازی ، به عنوان مثال ، 5 سال نیز مشمول انتقال به ذخیره سازی بایگانی می شوند.

اخیراً ، این امر از آن زمان بسیار متداول شده است با توجه به این واقعیت که بخش قابل توجهی از اسناد حسابداری اولیه دارای دوره ذخیره سازی "5 سال" است و بسیاری از مدیران ، که نگران ایمنی آن هستند ، بایستی از بایگانی سازمان خود این اسناد را برای ذخیره سازی بپذیرند.

در این وضعیت ، فقط اسناد با دوره های ذخیره سازی یک و سه ساله در واحدهای سازه ای برای ذخیره سازی باقی می ماند.

با افزایش مسئولیت ایمنی اسناد یا عدم وجود فضای کافی در زیرمجموعه ها برای ذخیره اسناد ، تعیین مرز در سطح 1 سال ممنوع نیست. در چنین شرایطی ، کلیه اسناد اداری تکمیل شده با دوره های ذخیره سازی 1 سال ، 3 سال ، 5 لیتر. و 10 لیتر و غیره. برای ذخیره در بایگانی یا ذخیره بایگانی سازمان دریافت می شوند.

البته ، با کاهش مرز بین دفتر کار و ذخیره سازی بایگانی در یک سازمان ، از نگهداری بهتر اسناد اطمینان حاصل می شود ، اما در عین حال ، حجم کار بر روی توصیف آنها بر این اساس افزایش می یابد ، زیرا همه اسناد به بایگانی فقط با توجه به موجودی های جمع آوری شده توسط تقسیمات ساختاری.

مرز تعیین شده بین نگهداری سوابق و ذخیره بایگانی اسناد باید در دستورالعمل های نگهداری سوابق و مقررات مربوط به بایگانی تعیین شود.

V بخش سوم وظایف و عملکردهای اصلی بایگانی (سرویس بایگانی) نشان داده شده است. جمله بندی را می توان از قوانین اساسی آرشیو سازمان ها گرفت.

وظایف اصلی عبارتند از:

• پذیرش اسناد برای ذخیره از بخشهای ساختاری (کسب) مطابق با نوع اسناد و دوره های ذخیره سازی مشخص شده در بخشهای اول و دوم این مفاد ؛
• حسابداری و اطمینان از ایمنی اسناد در بایگانی یا ذخیره سازی بایگانی ؛
• ایجاد و نگهداری ابزارهای مرجع و جستجو برای اسناد بایگانی (موجودی ، فهرست کارت ، فهرست ، اطلاعات تاریخی ، پایگاه داده و غیره) ؛
• سازماندهی استفاده از اسناد ذخیره شده در بایگانی یا ذخیره سازی بایگانی ؛
• تهیه و انتقال اسناد به بایگانی ایالتی یا شهرداری (برای سازمانهایی با مالکیت اسناد دولتی یا شهری یا برای سازمانهایی با شکل خصوصی مالکیت اسناد ، اما توافق نامه ای در مورد انتقال اسناد منعقد شده است).

در میان وظایف بایگانی (سرویس بایگانی) ، همراه با توابع مستقیماً ناشی از وظایف فوق ، مواردی نیز وجود دارند که مستقیماً بر خدمات اسناد مدیریت متمرکز هستند ، اما به طور غیر مستقیم بر کیفیت مواد منتقل شده برای ذخیره سازی تأثیر می گذارد. این به موارد زیر اشاره دارد:

• بررسی صحت تشکیل و ثبت موارد در بخشهای ساختاری ؛
• کار بر روی تنظیم نام امور سازمان ؛
• مشارکت در توسعه اسناد نظارتی و روش شناختی نه تنها در امور بایگانی ، بلکه در م institutionsسسات آموزشی پیش دبستانی.

V بخش چهارم مفاد بایگانی حقوق کارکنان بایگانی (خدمات بایگانی) را تعیین می کند:

• توانایی درخواست از بخشهای ساختاری انتقال به موقع اسناد به بایگانی (ذخیره بایگانی) ، در حالی که در وضعیت منظم و طبق فهرست موجود است.
• کنترل اجرای کار با اسناد در بخشهای ساختاری.

V بخش پنجمنشان دهنده مسئولیت کارکنان بایگانی (خدمات بایگانی) است ، که آنها به همراه رئیس سازمان برای عدم رعایت شرایط برای اطمینان از ایمنی اسناد ، از دست دادن و نابودی غیر مجاز آنها ، نقض قوانین مربوطه استفاده از اسناد و دسترسی به آنها مطابق قانون.

به خاطر آوردن، اگر سازمانی به جای آرشیو ، مثلاً بخش بایگانی و اطلاعات ، دپارتمان ذخیره اسناد ، بخش ذخیره سازی و استفاده از اسناد ، مرکز ذخیره اسناد ، اما با عملکردهای مشابه بایگانی ، سپس مقررات مربوط به بخش ، مرکز و غیره ، و همچنین شرح وظایف متخصصان این ساختارها باید دارای محتوای "بایگانی" باشد.

دستورالعمل های شغلی

کار با پرسنل مسئول ایجاد امور بایگانی در یک سازمان ، قبل از هر چیز ، شامل انتخاب کارکنان مطابق با صلاحیت ها و ویژگی های تجاری است که الزامات آن در دفترچه راهنمای صلاحیت واحد موقعیت های مدیران ، متخصصان و کارکنان ، تأیید شده توسط وزارت بهداشت ، درمان و توسعه اجتماعی روسیه مورخ 04/11/2012 شماره 338n (ثبت شده در وزارت دادگستری روسیه در 28 مه 2012 ، شماره 24339).

دستورالعمل های شغلی رئیس بایگانی ، بایگانی ، و سایر موقعیت های "بایگانی" ، مطابق با بخش "ویژگی های شایستگی موقعیت های کارکنان بایگانی دولتی ، مراکز نگهداری اسناد ، بایگانی شهرداری ها ، ادارات ، سازمان ها ، آزمایشگاه ها" تنظیم شده است. برای اطمینان از حفظ اسناد بایگانی "در بالای مرجع مشخص شده.

در صورت عدم وجود بایگانی یا بایگانی در سازمان ، و بر این اساس رئیس بایگانی یا بایگانی ، لازم است که مشخص شود چه کسانی مسئولیت سازماندهی کار با اسناد بایگانی را به عهده دارند و چه کسانی مسئول این حوزه خواهند بود. بیشتر اوقات ، در چنین شرایطی ، وظایف به کارمند موسسه آموزشی پیش دبستانی محول می شود و این باید در شرح شغل وی منعکس شود.

دستورالعمل حفاظت از کار برای بایگانی

دستورالعمل حفاظت از کار برای بایگانی توسط سرویس حفاظت از کار همراه با رئیس سرویس بایگانی توسعه داده می شود ، اما اگر در تهیه آن مشکلی ایجاد شود ، می توانید به بخشهای قوانین اساسی برای عملکرد آرشیو سازمانها مراجعه کنید ، که منعکس کننده سیستم اقدامات برای اطمینان است ایمنی اسناد ، الزامات محل بایگانی ، نحوه ذخیره اسناد و غیره.

دستور در مورد ترکیب کمیسیون تخصصی

دستور در مورد ترکیب کمیسیون تخصصی (EC) هنگامی که کارمندی منصوب می شود یا تغییر اعضای آن اتفاق می افتد در یک سازمان منتشر می شود. برخی از سازمانها این سفارش را سالانه (در ابتدای سال) صادر می کنند و معتقدند که این روش راحت تر است. اما صدور این دستور سالانه فایده ای ندارد ، زیرا کمیسیون کارشناسی دائمی تلقی می شود.

توصیه می شود واجد شرایط ترین کارکنان را در EC سازمان ، از جمله کارمند اجباری مسئول بایگانی ، قرار دهید. رئیس EC به عنوان یکی از کارکنان برجسته سازمان منصوب می شود ، که بر مسائل مربوط به کارهای اداری نظارت می کند ، سپس کمیسیون شامل افرادی است که مسئول کارهای اداری و بایگانی هستند (دومی همچنین دبیر EC است). توصیه می شود که یک حسابدار ، یک وکیل و سایر متخصصان در زمینه های اصلی فعالیت های سازمان در EC حضور داشته باشند. اخیراً ، بیشتر و بیشتر آنها با در نظر گرفتن جنبه اجتماعی مهم اسناد مربوط به پرسنل و مدت زمان ذخیره آنها (75 لیتر EPK) ، نماینده خدمات پرسنل را در EC وارد کردند. برای سازمان هایی که اسناد خود را برای ذخیره به بایگانی ایالتی یا شهری منتقل می کنند ، توصیه می شود که نماینده ای (سرپرست آنها) از این بایگانی را در EC قرار دهند. نمایندگان سازمانهای شخص ثالث ممکن است به عنوان کارشناس در کار EC مشارکت داشته باشند.

در سازمانها و شرکتهای کوچک ، EC معمولاً فقط یک منشی ، یک کارمند پرسنل و یک حسابدار را شامل می شود.

EC در یک سازمان باید حداقل شامل سه نفر باشد ؛ با تعداد بیشتری از اعضا ، ترکیب آن باید فرد باشد. اگر سازمان شعبه یا دپارتمانی دارد که خارج از دفتر مرکزی قرار دارد ، می توان سازمان را تشکیل داد کمیسیون تخصصی مرکزی (CEC)، و در شعب یا بخشها EC خود را دارند.

رابطه بین CEC سازمان و EC شعبه ها یا ادارات مطابق با رابطه حقوقی بین سازمان و ساختارهای آن ایجاد می شود.

گزینه ها عبارتند از:

1. شورای ادارات یا شعب در جلسات خود فقط پیش نویس فهرست پرونده ها ، نامگذاری پرونده ها ، اقدامات مربوط به تخصیص اسناد برای تخریب را در نظر می گیرد و به روش مقرر ، آنها را برای تأیید به CEC سازمان (دفتر مرکزی) ارسال می کند.
2. حق تصویب این اسناد بدون مشارکت CEC سازمان (دفتر مرکزی) به EC یک شعبه یا بخش و مدیران آن داده می شود.

هر دوی این موقعیت ها حق وجود دارند.

آیین نامه کمیسیون کارشناسی

مقررات مربوط به CEC یا EC سازمانها - اصلی ترین سند قانونی که وضعیت این نهاد مشورتی را مشخص می کند.

مطابق با تمام اسناد نظارتی فعلی ، فقط کمیسیون های تخصصی در مورد موضوعات مهمی مانند تصویب قوانین برای تخصیص اسناد برای تخریب ، نامگذاری پرونده های سازمان ، دستورالعمل های کار در دفتر ، موجودی موارد ذخیره دائمی ، موقت و پرسنل تصمیم گیری می کنند. ، پیشنهادات برای تغییر اسناد دوره ذخیره سازی.

بدون اسنادی که توسط EC بررسی شده است ، بدون پروتکل های موافقت یا تأیید آنها ، هیچ مدیری حق تصمیم گیری در مورد یک موضوع خاص مربوط به سازماندهی کار با اسناد بایگانی در سازمان را ندارد.

هنگام تدوین مقررات مربوط به EC یک سازمان ، می توانید از مقررات مدل در کمیسیون تخصصی دائمی یک موسسه ، سازمان ، شرکت استفاده کنید ، که به دستور Rosarkhiv مورخ 19 ژانویه 1995 شماره 2 تأیید شده است.

بورووا E.M.

نامزد علوم تاریخی ، دانشیار ، رئیس گروه علوم بایگانی ، IAI RSUH

در 21 سپتامبر 2015 ، فرمان وزارت فرهنگ فدراسیون روسیه از 31 مارس 2015 شماره 526 لازم الاجرا شد. وی "قوانین سازماندهی ذخیره ، جمع آوری ، حسابداری و استفاده از اسناد از صندوق بایگانی فدراسیون روسیه و سایر اسناد بایگانی در نهادهای دولتی ، دولتهای محلی و سازمانها" را تصویب کرد. در ادامه در متن مقاله ، برای اختصار ، آنها را "قوانین 2015" می نامیم.

شایان ذکر است که با انتشار Rules-2015 هیچ انقلابی در بایگانی ایجاد نشد. آیا قوانین جدید بیشتر با اسناد الکترونیکی دوستانه هستند ... ما در این مقاله در مورد وضعیت قوانین جدید و قدیمی بایگانی صحبت می کنیم. همچنین می توانید قوانین عملکرد بایگانی شرکتی 2015 را از اینجا بارگیری کنید.

قبل و بعد

بیایید به خاطر بسپاریم که قبل از اجرای دستور چگونه بود: سازمانها روی دو سند کار کردند.

اولین آنها قوانین اساسی برای کار با بایگانی بخش ها است (به تأیید بایگانی اصلی اتحاد جماهیر شوروی از 5 سپتامبر 1985 N 263). این تنها سند هنجاری (یعنی اجباری) در مورد بایگانی در روسیه تا 21/09/15 بود.

در نامه آژانس فدرال بایگانی مورخ 18 سپتامبر 2015 N 2/2133-A آمده است که از زمان لازم الاجرا شدن فرمان شماره 526 "قوانین اساسی برای کار بایگانی بخش ها قابل استفاده نیست." دیگر نمی توان از آنها استفاده کرد.

مورد دوم قوانین اساسی برای عملکرد آرشیو سازمانها (تصویب شده توسط تصمیم دانشکده روزارخیف در تاریخ 02/06/2002) است. این یک سند روشمند (اختیاری ، اما آموزنده) است که لغو نشده است ، اما می توانید و حتی باید از آن استفاده کنید ، زیرا در قوانین 2015 ، بسیاری از سوالات در مورد اقدامات عملی برای ذخیره اسناد در سازمانها در پشت صحنه باقی ماند.

بنابراین ، ما دو سند کار داریم: قوانین 2015 و قوانین اساسی. آنها وضعیت کاملاً متفاوتی دارند:

Rules-2015 یک سند هنجاری است. این امر برای همه سازمان ها ، صرف نظر از زمینه فعالیت و شکل مالکیت آنها الزامی است.به دستور وزارت فرهنگ تصویب شد.

قوانین اساسی - یک سند روش شناختی. استفاده از آن ضروری نیست ، اگرچه در این مورد ایجاد آرشیو در سازمان بسیار دشوار است. قوانین اساسی فقط با تصمیم کالج رزارخیف تأیید شده اند ، به این معنی که وضعیت آنها بسیار کمتر از Rules-2015 است.

در بایگانی سازمانها ، اسناد برای دوره های خاصی ذخیره می شوند ، پس از آن باید برای ذخیره دولتی به بایگانی ایالتی و شهرداری منتقل شوند. قوانین فدرال حداکثر دوره های ذخیره اسناد را که در نظم تعیین شده در صندوق بایگانی فدراسیون روسیه گنجانده شده است ، تعیین می کند:

• اسناد مربوط به پرسنل ، سوابق اسناد رسمی ، کتابهای خانگی و اسناد مربوط به خصوصی سازی سهام مسکن - 75 سال ؛
• اسناد طراحی برای ساخت و ساز سرمایه - 20 سال ؛
• مستندات تکنولوژیکی و طراحی - 20 سال ؛
• ثبت اختراع ، مدل کاربردی ، طراحی صنعتی - 20 سال:
• مستندات علمی - 15 سال ؛
• اسناد فیلم و عکاسی - 5 سال ؛
• اسناد ویدئویی و عکس - 3 سال.

در صورت انحلال سازمان ، اسناد دوره ذخیره دائمی و کارکنان تمام وقت به بایگانی دولتی (شهرداری) منتقل می شود. باید گفت که برای سازمان های غیردولتی ، که برخی از اسناد آنها به ترکیب صندوق بایگانی فدراسیون روسیه نسبت داده شده است ، برای چنین انتقال بسیار مهم است که با استقرار سیستم فدرال موافقتنامه ایجاد شود. سرویس آرشیو روسیه. اگر سازمان به موقع قراردادی با بایگانی منعقد نکرده باشد ، در این مورد بایگانی دولتی (شهرداری) موظف است فقط اسناد مربوط به پرسنل کارکنان سازمان را برای ذخیره بپذیرد. محل نگهداری اسناد باقیمانده توسط رئیس کمیسیون تصفیه یا کمیسیون ورشکستگی تعیین می شود.

تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی

در هر سازمان ، تعداد مشخصی از موارد در طول سال تشکیل می شود. برخی از آنها ، پس از مدت زمان ذخیره سازی ، باید به بایگانی برگردانده شوند. این موارد دارای اسناد و مدارک اجرایی ذخیره و موقت (بیش از 10 سال) و پرسنل است. پرونده ها یک سال پس از اتمام کار اداری به بایگانی تحویل داده می شود. تهیه اسناد برای انتقال به بایگانی توسط کارکنان موسسه آموزشی پیش دبستانی و دبیران بخشهای ساختاری انجام می شود. پرونده ها پس از تکمیل کامل به بایگانی تحویل داده می شوند.

ثبت موارد شامل عملیات زیر است:

• بررسی صحت گروه بندی اسناد در موارد ؛
• دوخت (بایگانی) ؛
• شماره گذاری برگه ها ؛
• تهیه کتیبه گواهی (برگه گواهی) ؛
• در صورت لزوم تهیه فهرست داخلی اسناد پرونده ؛
• ایجاد تعدیل در جزئیات جلد پرونده (روشن شدن نام سازمان ، فهرست ثبت نام ، تاریخ پایان مهلت پرونده ، عنوان پرونده) ؛
• تهیه و ثبت موجودی پرونده.

موارد با دوره ذخیره موقت (حداکثر 10 سال) مشروط به ثبت جزئی است ، در صورتی که مجاز باشد:

• عدم ساماندهی اسناد در پرونده ؛
• ورق های پرونده را شماره نگیرید ؛
• کتیبه های گواهینامه تهیه نکنید ؛
• دوختن (دوختن)

تأیید صحت گروه بندی اسناد به پرونده ها به منظور بررسی مجدد اسناد پرونده ، عنوان بر اساس نامگذاری ، ترتیب اسناد در پرونده با توجه به اصول خاصی انجام می شود: در مورد موضوعات مورد بررسی ؛ بر اساس زمان بندی ؛ از نظر جغرافیایی ؛ به ترتیب حروف الفبا توسط خبرنگاران و غیره

شکل شماره 6.2. فرم برگه شاهد

پس از اتمام کار ، بستن یا بستن کیس بسیار مهم است. پیش از این ، همه اشیاء فلزی از قاب خارج می شوند: گیره کاغذ ، سنجاق و غیره. اسناد از صحافی حذف می شوند. به دنبال آخرین سند ، یک برگه برای ثبت سند در پرونده قرار می گیرد "در ابتدای پرونده ، در صورت لزوم ، یک ورق یا ورق برای موجودی داخلی درج می شود (در صورت وجود ، سپس فرم های چاپ شده موجودی داخلی) قاب نباید از 250 برگ تجاوز کند. اگر در طول سال اسناد بیشتری در پرونده واریز شد ، باید آنها را به چندین جلد تقسیم کرد.

همه اسناد در یک گالینگور ثبت شده یا بسته شده اند. از آنجا که اسناد با فرمت های مختلف در پرونده ذخیره می شوند ، باید آنها را برای 4 سوراخ محکم کنید. این امر باعث می شود که همه اسناد به طور ایمن به هم چسبیده باشند.

شکل شماره 6.3. فرم موجودی داخلی اسناد پرونده

در موارد ماندگاری طولانی ، می توانید قاب را از طریق قسمت بالا و پایین کاور به هم وصل کنید. پرونده های دائمی با ورق زیر جلد ثبت می شوند. قسمت بالای جلد کج نشده است. یک روکش مقوایی نازک تا عرض 1 سانتی متر روی اولین ورق اعمال می شود و بدنه از طریق آن دوخته می شود. از آنجا که قرار است چنین موردی برای همیشه نگهداری شود ، چنین پرونده ای از نخ ها در برابر سایش محافظت می کند و ظاهر زیبایی تری به پرونده می بخشد.

هنگام تشکیل پرونده ، باید اطمینان حاصل کنید که کل متن اسناد قابل خواندن است. اسناد با ماندگاری کمتر از 10 سال ممکن است ثبت نشوند ، اما در صحافی باقی بمانند.

کلیه ورقها در مواردی که ذخیره دائمی و موقت وجود دارد شماره گذاری شده اند تا از ایمنی اسناد و سهولت استفاده اطمینان حاصل شود. ورقها با یک مداد گرافیت مشکی یا یک شمارشگر در گوشه بالا سمت راست فقط از طرف جلوی ورق شماره گذاری می شوند ، بدون اینکه به متن سند دست بزنید. استفاده از جوهر و مداد رنگی ممنوع است. یک ورق با فرمت بزرگتر از A4 ، با یک لبه پیچ خورده ، باز شده و شماره گذاری شده به عنوان یک ورق است. ورق تا شده و دوخته شده به صورت دو ورق شماره گذاری می شود. مطالب مصور ، عکسها در قسمت پشت در گوشه بالا سمت چپ شماره گذاری شده اند. پاکت هایی با کتیبه یا پیوست هایی که به داخل بدنه دوخته شده اند به طور مستقل شماره گذاری می شوند. محفظه موجود در پاکت با شماره بعدی پشت پاکت شماره گذاری می شود. هنگام ایجاد چندین جلد از یک مورد ، هر یک از آنها به طور مستقل شماره گذاری می شوند.

شکل شماره 6.4. فرم پوششی برای موارد نگهداری دائم و موقت (بیش از 10 سال)

نتایج شماره گذاری در یک پرونده محرمانه در آخرین برگه موردی که مخصوص او دوخته شده است ثبت می شود. این شماره را با اعداد و کلمات تعداد صفحات شماره گذاری شده اسناد و به طور جداگانه از طریق علامت "+" تعداد برگه های موجودی داخلی ، شماره های حروف و مفقود شده را نشان می دهد.

پرونده مجوز توسط شخصی که آن را تنظیم کرده است امضا می شود و موقعیت ، امضای شخصی ، نام خانوادگی و تاریخ تدوین را نشان می دهد. تهیه کتیبه گواهی بر روی جلد مورد یا پشت آخرین ورق ممنوع است.

فرم گواهی پرونده توسط قوانین اساسی بایگانی سازمانها تعیین می شود.

در مواردی که پرونده حاوی اسناد بسیار ارزشمندی است - در پرونده های شخصی ، موارد مربوط به اعطای مدرک دانشگاهی و پذیرش

استاندارد دولتی R 51141-98 تعریف زیر را از یک موجودی داخلی تصریح می کند: "موجودی داخلی اسناد پرونده - document یک سند حسابداری شامل لیستی از اسناد موردی که شماره سریال اسناد ، نمایه ها ، عناوین ، تاریخها ، شماره برگه آنها را نشان می دهد". 1

موجودی داخلی در مقابل اسناد پرونده ثبت شده و حاوی اطلاعات مربوط به هر یک از آنها است. ثبت نهایی موجودی داخلی تعداد اسناد موجود در آن و تعداد ورقه های موجودی را نشان می دهد.

هنگام استفاده از سیستم های ثبت خودکار اسناد ، می توان یک موجودی داخلی ایجاد کرد و به طور خودکار بر اساس اطلاعات وارد شده در کارت های ثبت اسناد موجود در پرونده ، چاپ کرد. پس از ثبت اسناد ، شماره گذاری ، کتیبه گواهی و فهرست داخلی اسناد پرونده ، طراحی اضافی جلد پرونده انجام می شود.

طراحی جلد موارد در روند ایجاد موارد در کارهای اداری انجام می شود و مطابق با الزامات استاندارد دولتی GOST 17914-72 انجام می شود. "قاب محافظ طولانی مدت را می پوشاند. انواع ، اندازه ها ، الزامات فنی ". در زمان شروع پرونده با توجه به نام پرونده ها ، تعدادی اطلاعات قبلاً روی جلد گذاشته شده بود:

• نام موسسه (سازمان) و تابع آن ؛
• نام واحد ساختاری ؛
• فهرست دفتری پرونده ؛
• عنوان پرونده ؛
• ماندگاری مورد

هنگام تهیه پرونده برای ارسال به بایگانی ، این جزئیات مشخص و تکمیل می شود. به عنوان مثال ، روی جلد آنها نوشته شده است:

• اگر جلد دارای چندین جلد باشد ، شماره جلد ؛
• مهلت رسیدگی به پرونده ؛
• تعداد ورق در مورد ؛
• شماره صندوق ، موجودی و موارد مطابق موجودی.

آخرین لوازم در بایگانی ذخیره می شود.

شکل 6.5. فرم موجودی موارد ذخیره دائمی ، موقت (بیش از 10 سال)

رعایت الزامات خاص هنگام طراحی پوشش بسیار مهم است. بنابراین ، نام سازمان در مورد نامگذاری نوشته شده است. اگر نام در طول سال تغییر کرده است ، هر دو نام روی جلد آمده است ، نام قبلی در داخل پرانتز و نام جدید در زیر آن نوشته شده است.

عنوان پرونده در ابتدای سال از نامگذاری پرونده به جلد منتقل می شود. اما پس از تجزیه و تحلیل محتوای اسناد ، ممکن است لازم باشد توضیحاتی در عنوان ارائه شود. در صورت بروز چنین نیازی ، باید به نام پرونده ها افزوده شود و عنوان و فهرست آن همراه با این افزودنی روی جلد قرار گیرد. ابتدا ، عنوان باید نوع پرونده (پرونده ، مکاتبات ، اسناد و غیره) یا نوع اسناد (پروتکل ها ، دستورات ، گزارشها ، اقدامات) را نشان دهد ، سپس نویسنده یا خبرنگار (در صورت ϶ᴛᴏ مکاتبات) و سپس سوال منعکس کننده محتوای اسناد ... اگر در یک مورد اسناد چند نویسنده یا خبرنگار وجود داشته باشد ، در صورتی که به یک س referال ارجاع داده شود ، ممکن است. اصالت اسناد در عناوین ذکر نشده است ، اما وجود اسناد کپی مذاکره می شود. روی جلد پرونده ، تاریخ اولین و جدیدترین اسناد و مدت زمان نگهداری پرونده باید قید شود. در پرونده هایی با اسناد ذخیره دائمی ، "برای نگهداری دائمی" ، در بقیه - یک دوره ذخیره سازی خاص در لیست ذکر شده است.

هنگام تعیین تعداد ورق ها ، برگه های موجودی داخلی و پرونده گواهینامه در نظر گرفته نمی شود.

یک فهرست برای همه موارد ذخیره دائمی و طولانی مدت تهیه می شود. شایان ذکر است که موجودی book یک کتاب مرجع بایگانی است که شامل یک لیست سیستماتیک از واحدهای ذخیره سازی است ، و همچنین برای حسابداری و تثبیت سیستماتیک آنها در نظر گرفته شده است. لازم به ذکر است که موجودی به عنوان دفترچه راهنمای اصلی حسابداری در کارهای اداری و بایگانی عمل می کند. موجودی ها به طور جداگانه برای موارد ذخیره دائمی ، موارد ذخیره موقت (بیش از 10 سال) ، موارد پرسنل جمع آوری می شوند. در برخی موارد ، بسته به ویژگی های سازمان ، می توان فهرست ها را برای دسته های خاصی از موارد (پرونده های قضایی و تحقیقی ، گزارش های علمی موضوعات و غیره) تنظیم کرد.

موارد از نظر میزان اهمیت در موجودی طبقه بندی می شوند. به عنوان مثال ، ترتیب می تواند به شرح زیر باشد: اساسنامه شرکت ، صورتجلسه مجمع عمومی سهامداران ، صورتجلسات هیئت مدیره ، دستورات مدیر برای فعالیتهای اصلی ، برنامه های سالانه و غیره. ذکر این نکته ضروری است که موجودی پرونده ها در هر واحد ساختاری توسط کارکنان سرویس کار دفتر جمع آوری می شود.

شکل 6.6. فرم بخش سالانه موجودی واحد موارد نگهداری دائمی

موجودی شامل بخشهای سالانه است. بخشهای سالانه به شکل تجویز شده تنظیم می شوند. اطلاعات مربوط به هر موردی که در فهرست موجود است ، ورودی توصیفی نامیده می شود. آن شامل:

• شماره سریال مورد (حجم) با توجه به موجودی ؛
• شاخص مورد (حجم) ؛
• عنوان مورد (جلد) ؛
• تاریخ پرونده (جلد) ؛
• تعداد ورق های پرونده (حجم) ؛
• دوره ذخیره سازی (برای پرونده های ذخیره شده بیش از 10 سال) ؛
• توجه داشته باشید.

شایان ذکر است که هر مورد موجودی دارای شماره سریال مستقل است.

اگر مورد شامل چندین جلد باشد ، هر جلد دارای یک عدد th است. موارد موجودی را به ترتیب بایگانی سازمان ترتیب می دهد. شایان ذکر است که او همچنین شماره هایی را به موجودی واحد سازه اختصاص می دهد.

هنگام انتقال پرونده ها به آرشیو برای چندین سال ، سیستم بندی آنها بسیار مهم است. ترتیب معمول سازماندهی امور در یک سازمان از نظر زمانی- ساختاری است. این بدان معناست که اولاً موارد به صورت سالانه سیستم بندی می شوند. ثانیاً ، پرونده ها با نام واحدهای ساختاری که در آنها ذخیره شده است ، سیستم بندی می شوند. همه موارد ماندگاری دائمی در سال از نظر اهمیت رتبه بندی می شوند. معمولاً of ترتیب ترتیب واحدهای ساختاری و سرفصل موارد را در نامگذاری موارد مشخص می کند.

شکل 6.7. فرم ثبت نام نهایی و امضای گواهینامه

بر اساس همه موارد فوق ، به این نتیجه می رسیم که یک لیست منسجم از همه موارد دوره ذخیره سازی یکساله به دست می آید. شایان ذکر است که برای راحتی جستجو ، نام واحدهای سازه ای را می توان قبل از اولین مورد واحد ساختاری بعدی در فهرست موجودی ذکر کرد.

در سازمانهایی که تعداد موارد تشکیل شده در سال اندک است ، تهیه فهرست جدید هر سال غیرممکن است. این امکان وجود دارد که یک موجودی تهیه کنید ، از جمله موارد چندین ساله.

شکل 6.8. فرم بخش سالانه موجودی واحد پرونده ها توسط پرسنل

شکل 6.9. فرم موجودی اسناد الکترونیکی ذخیره دائمی

در چنین سازمان هایی ، یک بخش سالانه از موجودی سالانه با ادامه شماره گذاری پرونده ها جمع آوری می شود. توجه داشته باشید که هر یک از بخشهای سالانه موجودی با نشان دادن سال بعد شروع می شود ، و سپس موارد با ساختار اتخاذ شده در یک قسمت قرار می گیرند.

شایان ذکر است که هر موجودی دارای یک عدد ϲʙᴏ است. معمولاً ، یک موجودی برای ذخیره دائمی دارای 1 ، برای موارد با ماندگاری بیش از 10 سال - N & 2 ، برای موارد برای پرسنل - 3 پوند با افزودن نمایه حرف "l / s" است.

موجودی با ثبت نهایی به پایان می رسد. این تعداد و کلمات را نشان می دهد تعداد موارد موجود در موجودی ، اولین و آخرین شماره مورد با توجه به موجودی ، مشخص کننده ویژگی های شماره گذاری (شماره های حروف و مفقود شده) تاریخ تدوین موجودی مهر شده است.

علاوه بر موجودی برای موارد ذخیره دائمی ، موارد ذخیره موقت (بیش از 10 سال) ، بخشهای پرسنلی سازمانها باید سالانه موجودی مواردی را توسط پرسنل تهیه کنند. اسناد پرسنلی دارای اهمیت اجتماعی خاصی هستند - آنها مبنایی برای تأیید طول خدمت ، موقعیت شغلی ، مدت کار در این سازمان و سایر حقایق روابط کار خواهند بود. شایان ذکر است که برای جلوگیری از گم شدن این اسناد ، بیشتر اسناد مربوط به پرسنل کارگران اخراج شده به بایگانی تحویل داده می شود و به مدت 75 سال ذخیره می شود.

در ارتباط با توسعه فناوری های رایانه ای ، افزایش حجم اسناد در رسانه های الکترونیکی ، سازمان ها نیاز به ذخیره اسناد و مدارک سمعی و بصری و الکترونیکی دارند. در بایگانی سازمان ، بسته به ترکیب و حجم ED ، موجودی اسناد الکترونیکی ذخیره دائمی تهیه می شود. اسناد الکترونیکی در موجودی مستقل گنجانده شده است.

تعداد نسخه های موجودی با دوره نگهداری موارد تعیین می شود. ذکر این نکته ضروری است که موجودی فایلهای ذخیره دائمی در چهار نسخه تنظیم شده است. توجه به این نکته ضروری است که یک نسخه در واحد ساختاری بعدی باقی می ماند ، نسخه دوم موجودی به موسسه آموزشی پیش دبستانی ، نسخه سوم به بایگانی سازمان منتقل می شود. نسخه چهارم به بایگانی ایالتی یا شهرداری بعدی ارسال می شود.

سازمانهایی که اسناد را به بایگانی دولت ارسال نمی کنند ، فهرست پرونده هایی را برای ذخیره دائمی ، پرونده هایی با دوره ذخیره 10 یا بیشتر از سال و پرسنل در سه نسخه تهیه می کنند.

موجودیها برای موارد با دوره ذخیره موقت تدوین نمی شوند "آنها با نامگذاری موارد جایگزین می شوند ، که در آن یادداشت مربوط به دوره ذخیره سازی در جلوی هر عنوان قرار می گیرد.

در هنگام آماده سازی موارد توسط واحد ساختاری برای انتقال به بایگانی سازمان ، کارمند بایگانی به طور اولیه صحت تشکیل ، ثبت و تعداد موارد موجود در فهرست موارد (واحد ساختاری) ، تعداد موارد را بررسی می کند. پرونده هایی که در ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii با نامگذاری پرونده های سازمان باز شده است. کارکنان واحد ساختاری موظفند کلیه نقایص موجود در تشکیل و اجرای موارد شناسایی شده در طول چک را برطرف کنند. در صورت کمبود موارد ، گواهی دیگری تهیه می شود.

هر مورد با حضور کارمند واحد ساختاری توسط مسئول بایگانی سازمان دریافت می شود. وقتی m ، در هر دو نسخه موجودی واحد سازه در برابر هر موردی که در آن گنجانده شده است ، در مورد وجود مورد یادداشت می شود. در پایان هر نسخه از موجودی ، تعداد پرونده های واقعاً دریافت شده در بایگانی ، تعداد پرونده های مفقود شده ، تاریخ پذیرش و انتقال پرونده ها و همچنین امضای مسئول مسئول بایگانی و شخص کسانی که پرونده را منتقل کرده اند با اعداد و کلمات نشان داده شده است. هنگام پذیرش موارد بسیار ارزشمند ، تعداد ورق ها در موارد بررسی می شود.

موارد مرتبط با بسته ها توسط کارکنان بخشهای ساختاری به بایگانی سازمان تحویل داده می شود. همراه با پرونده ها ، کارت های ثبت اسناد به بایگانی منتقل می شود. نام هر شاخص کارت در موجودی موجود است.