Як підготувати заявку на тендер. Участь у тендерах – покрокова інструкція. Подання заявки письмово

Стикається з проблемою: а як же зібрати заявку на конкурс, що цікавить? Насправді нічого складного в цьому процесі немає, головне – уважно прочитати і вкластися в термін подання заявок. Так, з першою заявкою доведеться повозитись, але потім буде легше. Наприклад, якщо ви братимете участь у конкурсах одного і того ж замовника, то зможете використовувати попередні заявки як шаблони, оскільки документацію замовник якщо і змінює, то незначно. Якщо замовники щоразу будуть різні, то доведеться розбиратися зі складанням заявки щоразу заново.

Потенційний постачальник повинен подати свою заявку так, щоб вона виявилася найкращою, тобто була б кращою серед інших як за ціною комерційної пропозиції, так і за іншими параметрами.

Отже, як зібрати заявку

Починаємо процес з того, що завантажуємо з ЕТП файл із конкурсною документацією та уважно читаємо як саму документацію, так і методику оцінки учасників (якщо вона є). На цьому етапі роботи необхідно з'ясувати, які замовник пред'являє до заявки, що має входити до її складу та як мають бути оформлені. необхідні документи.

Навіщо читати методику оцінки? Якщо такий документ є у документації, то переглянути його треба обов'язково, тому що вашу заявку оцінюватимуть саме за цією методикою. У ній можуть бути зазначені критерії, за якими вашу заявку можуть відхилити. Наприклад, часто замовник має право відхилити заявку, якщо комерційна пропозиціяпредставлено лише частину його запиту, якщо термін дії пропозиції менше, ніж необхідний замовником, якщо учасник заявці заздалегідь обумовлює терміни поставки, перевищують межі, встановлені замовником тощо.

Орієнтовний порядок дій

Кожен організовує процес підготовки до конкурсу, як йому зручно. Ми можемо запропонувати наступний порядокдій. Радимо почати з того, що при вивченні конкурсної документації складіть для себе зразковий перелікдокументів, які треба включити до заявки, наприклад :

1. Довідки за формою замовника : анкета, комерційна пропозиція, інформація про досвід поставок, інформація про наявність судових розглядів, відомості про наявність кадрових ресурсів та виробничих потужностей тощо.
2. Установчі документи : редакція статуту, що діє, рішення єдиного учасника і т.д.
3. Інші документи, що підтверджують правоздатність : виписка з ЄДРЮЛ, листи запису в ЄДРЮЛ, свідоцтва ОГРН та ІПН і т.д.
4. Бухгалтерські документи : звітність за останній звітний період, податкові декларації, розрахунки страхових внесків тощо.
5. : відомості про наявність товарів на складі, гарантійні листина відвантаження, копії чинних договорів та угод з постачальниками тощо.
6. Документи, що підтверджують позитивний досвід постачання : копії виконаних договорів, офіційні відгуки покупців / замовників та інше.
7. Документи, які надаються вашими постачальниками : ті самі гарантійні листи, довідки за формою замовника для субпостачальників (якщо ви залучаєте субпостачальників і вони повинні відповідно до вимог документації також подати деякі відомості про себе) та інше.

Коли списки будуть готові, розділіть усі документи на чотири групи:

1. «Є готові» (наприклад, у багатьох є під рукою копії установчих документівабо бухгалтерської звітності, оскільки вони часто потрібні під час поточної роботи);
2. "Треба робити самим" (Наприклад, самим треба буде заповнити довідки за формою замовника);
3. "Треба зробити копії" (наприклад, є чинні чи виконані договори, але з них необхідно зняти копії);
4. «Треба запитувати» (наприклад, вам доведеться запросити свіжу виписку з ЄДРЮЛ або гарантійні листи від постачальників).

• все, що потрібно запитати – запитуємо насамперед, оскільки на отримання цих документів піде час;
• все, що потрібно зробити – робимо, розподіливши обов'язки;

Наприклад, зробити копії документів може секретар, а заповнити довідку про кадровий склад – бухгалтер. Самі в цей час ви можете зайнятися опрацюванням комерційної пропозиції та іншими формами, які потрібно заповнити.

• все, що готове – перевіряємо та включаємо до складу заявки.

Тепер зупинимося на важливих елементах заявки окремо.

Комерційна пропозиція

Комерційна пропозиція – головна частина заявки. Так, у відкритих запитах пропозицій заявки учасників оцінюються як за ціновим, так і за неціновим критерієм. Але ціна заявки завжди має більшу вагу, і, якщо ви подали заявку з ціною вищою, ніж у інших учасників, ймовірність визнання вас переможцем дуже мала. Хто захоче платити більше, якщо є пропозиція дешевша?

Отже, як має бути складена комерційна пропозиція (КП) для заявки на участь у тендері? Почнемо з того що КП має бути складено за формою замовника, якщо ця форма є у документації . Якщо форма є – складайте КП лише за цією формою, займатися самовільною її зміною не варто. У формі КП необхідно заповнити всі поля, у тому числі: найменування учасника, перелік продукції, її технічні характеристики та обсяги, ціни без ПДВ, суму без ПДВ, суму ПДВ, суму з ПДВ, суму транспортних витрат, терміни постачання – це основні дані будь-якого КП.

Зверніть увагу на вимоги до заповнення КП, які вказані у документації. Якщо в ній є пункт про те, що транспортні витрати мають бути включені до вартості продукції, то ви повинні саме так і прорахувати своє КП. Якщо транспортні витрати потрібно виділити окремим рядком, то КП цю частину КП необхідно прописати окремо. Терміни постачання повинні відповідати вимогам замовника. Ви або погоджуєтесь з його термінами (якщо в документації є попередній графік поставок), або вказуєте свої терміни, які не повинні перевищувати межі періоду поставки, які встановив замовник. Наприклад, йому потрібно поставити товар у 1 кварталі 2016 року, у цьому випадку ви можете розписати графік поставок на січень, лютий та березень 2016 року.

Дуже важливо дотримуватись використання грошових одиниць: зазвичай конкурси проводяться в рублях, тому КП також має бути складено в рублях, навіть якщо в переліку продукції є імпортні позиції, які ви купуєте за валюту. Ви можете докласти до КП листа про те, що ціни в рублях діють за конкретного курсу валют тощо, але саме КП має бути в рублях.

До КП можна додати програми. До них можуть входити: згода виконати всі вимоги технічного завданняна поставку, офіційний лист, що містить уточнюючі / пояснюючі коментарі з вашого боку, копії сертифікатів відповідності на товар, а також копії ТУ, паспортів та іншої документації. Копії ТУ, паспортів та сертифікатів краще включити до складу заявки: ви покажете замовнику, що пропонуєте продукт, який відповідає його технічним завданням.

Зверніть увагу, що основу заявки складають комерційну пропозицію та лист про оферту – офіційний лист із висловленням вашої пропозиції укласти договір на поставку заявленої продукції. Термін дії оферти не повинен бути меншим, ніж той, що зазначений у конкурсній документації – дуже часто така помилка призводить до відхилення заявки учасника.

Інформація про учасника

У складі заявки на тендер потенційний постачальник має надати всю необхідну інформацію. В принципі ці відомості досить стандартні. Зазвичай потрібно заповнити анкету з основними відомостями про себе, надати інформацію про власників, обсяги поставок останніми роками, наявність поточних та завершених судових розглядів, наявність необхідних кадрових ресурсів та виробничих потужностей. Вся ця інформація найчастіше включається до складу заявки у вигляді довідок за формою замовника, які додаються до конкурсної документації.

Як заповнювати такі довідки? Тут можна дати кілька порад:

— вказуйте актуальну та правдиву інформацію в анкеті : ретельно перевіряйте юридичну та поштову адреси, телефони, адресу електронної пошти – помилки призведуть до того, що замовник не зможе з вами зв'язатися;

— заповнюйте документи максимально повно : якщо форма замовника передбачає розкриття обсягу постачання за останні три роки, то надати дані необхідно саме за три роки, не за два чи один. Чим повніші будуть заповнені ваші документи в заявці, тим більше балів вам може дати конкурсна комісія;

— не обов'язково розкривати відомості, що становлять комерційну таємницю . Якщо ви вважаєте будь-які відомості комерційною таємницею та показувати їх замовнику не хочете, то можете їх не надавати, але до складу заявки включити пояснення такого рішення. Наприклад, ті ж обсяги постачання за останні три роки ви можете вважати комерційною таємницею. У цьому випадку ви можете додати замість довідки за формою замовника офіційний лист про те, що дана інформаціяє конфіденційною. Іншим виходом із такої ситуації може бути такий варіант: ви заповнюєте обсяги поставок не у вартісному вираженні (рублях), а у фізичних показниках (тоннах, кг, штуках), а також прикладаєте лист, де пояснюєте таке подання форми;

— супроводжуйте довідки додатками у вигляді підтверджуючих документів . Наприклад, досвід постачання можна підтвердити копіями виконаних договорів, а позитивну репутацію – відгуками ваших клієнтів.

Правовстановлюючі документи

До правовстановлюючих документів належать установчі документи, виписка з ЄДРЮЛ, листи запису в ЄДРЮЛ, свідоцтва ОГРН та ІПН, бухгалтерська звітність. Копії цих документів повинні обов'язково бути присутніми у заявці. Зверніть увагу на їхню повноту та актуальність. Наприклад, статут має бути чинним ( остання редакція), - свіжою, отриманою в останньому місяці і т.д. Якщо з моменту реєстрації компанії відбулися будь-які зміни, їх необхідно підтвердити копіями рішень, листів записів в ЄДРЮЛ і свідоцтв про внесення змін.

Бухгалтерська звітність як мінімум надається за попередній рік та останній звітний період поточного року. ІП замість звітності можуть додати до заявки копії декларацій. Якщо ви проміжну звітність не формуєте, то найкраще цей момент також оформити офіційним листом, що пояснює, на адресу замовника.

Документи, що підтверджують можливість постачання

Серед таких документів:

• копії чинних договорів;
• копії дилерських/дистриб'юторських угод;
• гарантійні листи постачальників.

Тут важливо врахувати такі моменти.

Перевага завжди отримує учасник, який є виробником заявленої продукції. Як правило, саме виробник може запропонувати замовнику найменшу ціну. Другими «по рангу» йдуть офіційні представники/дилери/дистриб'ютори, які працюють безпосередньо з вітчизняними чи зарубіжними виробниками. Третє місце у цьому списку посідають учасники, яких можна класифікувати просто як «постачальників», тобто перекупники. Такі постачальники найчастіше беруть участь у конкурсах, де лоти є перемішаними, тобто містять позиції різних виробників – один виробник ніяк не зможе закрити потребу замовника у продукції, яку не виробляє. А перекупник може: він закуповує товар у кількох компаній і постачає його замовнику.

Документи, що підтверджують можливість постачання, ранжуються аналогічним чином. Найбільша вага матимуть діючі договори та гарантійні листи від виробників та офіційних дилерів.

Коли всі документи зібрані, кожен із них підписано керівником, а копії завірені за необхідності, заявку можна сканувати та завантажувати на ЕТП. Вимоги до сканів документів, їх форматів та назв прописуються у заявці. Якщо заявка подається у паперовому вигляді, то зібраний пакет документів оформляється в конверт та надсилається на адресу замовника. Зауважте, що іноді до паперової заявки необхідно додати її електронну копію на зовнішньому носії (диск, флеш).

Участь у тендерах є одним із найпоширеніших та найефективніших способів отримання замовлень різних державних та комерційних структур. Одним із важливих етапів, що багато в чому визначають успішність участі у конкурсі чи аукціоні, справедливо вважається грамотне складання заявки на тендер, виконане відповідно до зразка та вимог, що містяться у конкурсній документації.

супроводу тендеру

Форма заявки на участь у тендері та її зміст

Наразі проводиться два види тендерів – аукціони та конкурси. Переважна більшість закупівель для державних потребвиконується посередництвом аукціонів, саме тому подібна процедура використовується набагато частіше і різними комерційними замовниками. Форма заявки на участь у тендері залежить від способу подачі, тому що розрізняють паперовий (використовується все рідше) та електронний (прогресивний і найбільш часто застосовуваний) варіанти.

При першому способі подання заявки вона складається з:

• власне заявки на участь у тендері, що складається відповідно до розміщеного у конкурсній документації зразка або типових бланків;
• документів, що додаються;
• Описи.

При цьому використовуються стандартні процедури, пов'язані з оформленням – всі документи прошиваються, підписуються. уповноваженим представникомзаявника, а потім запечатують у щільний конверт.

При більш поширеному електронному варіанті подання заявки вона складається з двох частин.

Перша частина заявки на тендер містить згоду заявника на участь в аукціоні та відомості, що містять конкретні характеристики, що стосуються предмета аукціону (постачання товару, надання послуг або виконання робіт).

Друга частина складається з інформації, яка підтверджує відповідність учасника аукціону вимогам конкурсної документації та регулює процедуру проведення тендеру закону №44-ФЗ. Також у ній перераховуються наявні в компанії та пов'язані з можливістю постачання товару чи надання послуги сертифікати, допуски СРО, ліцензії та дозволи.

Якість та грамотність оформлення заявки багато в чому визначають ефективність участі у тендері. У переважній більшості випадків саме помилки чи неточності, знайдені аукціонною комісією у поданій заявці, є причиною, через яку організація не допускається безпосередньо до процедури аукціону.

Приклади та зразки заявок на участь у тендері

Бланк заявки на участь у тендері, який подається у письмовій формі, виглядає наступним чином.

Її заповнення не становить особливих труднощів. Головне при цьому – акуратно та ретельно занести всю необхідну інформацію. Інші документи складаються так само, як і при подачі в електронному вигляді.

Приклад заповненої першої частини заявки на участь у тендері (у електронної форми) виглядає наступним чином.

Особливу увагу завжди необхідно приділяти точному переліку робіт, що наводяться відповідно до наявної конкурсної документації, та, що найбільш важливо, точної вказівки властивостей та характеристик товару, послуги чи роботи, а також матеріалів, які використовуються під час їх виробництва.

Неточності та помилки у заповненні даного розділу першої частини заявки, який називається «Відомості про якість, технічні характеристикитовару….», стають найчастішою причиною відхилення заявки та викликаної цим неучасті організації у проведенні аукціону.

Друга частина заявки містить такі відомості про організацію:

• анкета учасника, що містить усі реквізити ІП чи організації;
• дані паспорта (для індивідуальних підприємців) або статутні документи (для юридичних осіб);
• свідоцтва про реєстрацію та постановку на облік;
• ІПН, поштові реквізити та інші контактні дані, необхідні для зв'язку;
• Повноваження керівника та рішення власників про схвалення великої угоди(якщо ціна аукціону належить до такої);
• декларація про відповідність організації-заявника вимогам, встановленим аукціонною документацією.

В останньому із наведених у переліку документі потрібно підтвердити відсутність введеної на підприємстві процедури банкрутства, заборгованостей з податків, а також те, що організація не належить до офшорних.

Крім перерахованих вище документів та відомостей, які вимагаються замовниками відповідно до №44-ФЗ, найчастіше запитується інформація про наявні допуски, дозволи та ліцензії. У кожному випадку ці вимоги розробляються індивідуально, виходячи з предмета аукціону, та зазначаються у тендерній документації.

Єдиної форми подання другої частини заявки на участь у тендері не існує, оскільки вона заповнюється відповідно до умов конкретної електронної торгового майданчиката наявного на ній програмного забезпечення.

Наші фахівці гарантують дотримання вимог закону на всіх стадіях супроводу тендеру. Врегулювання суперечок із замовниками, оскарження рішень ФАС, робота на всіх торгових майданчиках.

Заявка на участь у торгах – це документ, який підтверджує згоду учасника на участь у тендері (запит пропозицій, аукціон, запит котирувань). Вимоги до оформлення та змісту заявки встановлено у 44 та 223 Федеральні законив залежності від того, в рамках якого ФЗ проводиться закупівля.

Залежно від обраного способу проведення торгів, заявки поділяються на аукціонну та конкурсну.

2. Аукціонна заявка

Включає в себе:

1. Першу частину заявки.
2. Друга частина заявки.

Для того щоб ви мали найбільш повне уявлення про те, як має бути складена заявка на участь у торгах, ми підготували для вас зразки заявок, які пройшли перевірку і можуть використовуватися вами як шаблон.

При виникненні питань щодо складання заявки та участі у закупівлях, ви завжди можете скористатися БЕЗКОШТОВНОЮ ОНЛАЙН КОНСУЛЬТАЦІЄЮ наших спеціалістів за допомогою чату в нижньому правому кутку нашого сайту.

3. Відео-інструкція як підготувати документи для тендеру

Для гарантованого результату у тендерних закупівлях Ви можете звернутися за консультацією до експертів Центру Підтримки Підприємництва. Якщо ваша організація належить до суб'єктів малого підприємництва, Ви можете отримати низку переваг: авансування за державними контрактами, короткі терміни розрахунків, укладання прямих договорів і субпідрядів без тендера.

Якщо замовник організує закупівлю у формі відкритого конкурсу у цифровій формі, потенційний постачальник, який бере участь у процедурі, повинен скласти та подати свою пропозицію. Зразок заповнення заявки на участь у конкурсі в електронній формі має відповідати вимогам та умовам, наведеним у конкурсній документації замовника. Вимоги до структури та змісту пропозиції суворо регламентовані законом про Федеральну контрактної системи(ч. 4-6 ст. 54.4 44-ФЗ), отже, організація-замовник немає права застосовувати інші умови (ч. 7 ст. 54.4 44-ФЗ). Потенційний постачальник може оскаржити неприпустимі вимоги (ч. 1, 2 ст. 105 44-ФЗ).

Заявка учасника складається в електронній формі та складається з першої та другої частин та пропозиції про ціну контракту. Уся документація подається оператору ел. майданчики одночасно (ч. 2, 3 ст. 54.4 44-ФЗ).

Як підготувати першу частину заявки на електронний конкурс

Перша частина пропозиції учасника ел. конкурсної процедури має містити:

1. Згода потенційного постачальника на виконання об'єкта закупівлі відповідно до умов, встановлених документацією замовлення. Документ формується за допомогою програмно-апаратних засобів майданчика (п. 1 ч. 4 ст. 54.4 44-ФЗ).
2. Якщо за умов оцінки є пункт, відповідно до нормам п. 3 ч. 1 ст. 32 44-ФЗ, то учасник повинен надати якісні та функціональні характеристики пропонованих товарів, робіт чи послуг. Відсутність цих документів не є підставою для відмови у допуску такому виконавцю (п. 2 ч. 4 ст. 54.4 44-ФЗ).
3. Назва країни — виробника ТРУ, якщо у документації визначено обмеження чи заборони за ст. 14 44-ФЗ.
4. Якщо у конкурсній документації немає вказівки товарного знакуабо представлений аналог, постачальник вказує конкретні показники або певний товарний знак.
5. Зображення товару (ескізи, малюнки, фотографії та ін.) вносяться в першу частину за потребою.

Вказання конкретних даних про самого учасника або його цінову пропозицію категорично заборонено. Якщо інформацію буде надано, то конкурсна комісія встановить відмову у допуску до електронної процедури (ч. 5 ст. 54.4, п. 3 ч. 3 ст. 54.5 44-ФЗ).

Що потрібно вказати у другій частині заявки

Відповідно до ч. 6 ст. 54.4, до другої частини включають:

• найменування, адреса та реєстраційні дані потенційного постачальника;
• всі необхідні, відповідно до конкурсної документації, декларації, що подаються із застосуванням програмних можливостей електронного майданчика (приналежність до ШМД, СОНКО, відповідність вимогам з п. 3-9, 11 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ);
• документацію (у тому числі й необхідні копії), яку потрібно надати відповідно до умов закупівлі (кваліфікація виконавця, відповідність продукції, правовстановлюючі документи для надання переваг, дотримання обмежень за ст. 14 44-ФЗ та ін.);
• ліцензії, дозволи та інші регістри, що спрямовуються на вимогу замовника та дозволяють потенційному постачальнику вести діяльність, що відповідає об'єкту закупівлі (п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ).

Як подати заявку

Подати пропозицію щодо участі в електронній процедурі може учасник, який попередньо зареєструвався в ЄІС та акредитувався на ел. майданчику (ч. 1 ст. 54.4 44-ФЗ). Адреса майданчика вказана у повідомленні про закупівлю. Якщо виконавець раніше зареєструвався на майданчику (до 01.01.2019), то до 31.12.2019 йому не можна проходити окрему реєстрацію в ЄІС (ч. 48, 50 ст. 112 44-ФЗ).

Учасник може подати лише одну пропозицію. Подання запиту можливе лише у тому випадку, якщо постачальник надав забезпечення заявки на участь у конкурсі в електронній формі (якщо така вимога визначена у документації до замовлення – п. 7 ст. 42 44-ФЗ). Якщо учасник є державною чи муніципальною організацією, йому не потрібно направляти забезпечення.

Якщо замовником визначено необхідність такого перерахування, слід розібратися, куди перераховує забезпечення заявки учасник конкурсу в електронній формі. Існують 2 варіанти:

• шляхом внесення грошових коштівна спеціальний банківський рахунок – на цьому рахунку блокується необхідна сума;
• шляхом направлення замовнику банківської гарантії(Ч. 10, 18 ст. 44 44-ФЗ).

Коли учасник внесе забезпечення та надішле заявку оператору ЕП, він отримає повідомлення про присвоєння ідентифікаційного номераабо про повернення його пропозиції та про причини повернення (ч. 10, 12 ст. 54.4 44-ФЗ).

Якщо після розгляду перших частин комісія допустила постачальника до участі у відкритому ел. конкурсі, то він має право направляти свою остаточну пропозицію про ціну контракту на певну дату, яка зазначена у повідомленні замовлення. Час подачі визначає оператор ЕП (ч. 1, 2 ст. 54.6 44-ФЗ). У остаточному реченні ціна контракту має бути знижена. Якщо постачальник не направив пропозицію щодо зниження ціни, то остаточною вважатиметься ціна, наведена у запиті на участь (ч. 5, 6 ст. 54.6 44-ФЗ).

Заповнення заявки

Наведемо зразок заявки на конкурс в електронній формі на майданчику РТС-тендер та розглянемо покрокову інструкцію щодо її формування.

Крок 1. Заповнюємо розділ «Відомості про закупівлю».

Крок 2. Вносимо відомості про ціну розділу «Загальні відомості».

Крок 3. Заповнюємо першу частину, вказуючи всі необхідні дані: згоду, конкретні показники та пропозицію про якісні, функціональні та екологічні характеристики (при необхідності). Якщо потрібно, то прикріплюємо потрібну документацію.

Крок 4. За аналогією вносимо відомості у другу частину.

Прикріплюємо потрібні документипро відповідність вимогам, встановленим замовником у конкурсній документації (п. 3-9, 11 ч. 1 ст. 31), заборони та обмеження за ст. 14 44-ФЗ, а також вимоги до інформації та документів для надання учасниками та інших документів.

Крок 5. Підписуємо та відправляємо замовнику.

Як відкликати заявку

При необхідності потенційний постачальник має право відкликати свій запит на участь в електронних конкурсні процедури. Для цього йому потрібно надіслати повідомлення оператору ЕП у строк, що не перевищує дату закінчення подання заявок щодо конкретної держзакупівлі (ч. 14 ст. 54.4 44-ФЗ).

Що важливо знати

Заявка на тендер є пакетом документів, що подається в електронному вигляді або друкованому. Заявка включає дві частини:

Щоб правильно зібрати пакет документів, учаснику потрібно вдумливо ознайомитись з інформацією, яку розповсюджує організатор торгів.

1. Заява-згода на участь у тендері на умовах, оголошених організатором торгів. Тут же учасник надає всю інформацію, що стосується пропонованого товару, його якісних характеристик та цін.
2. Пакет документів, що надають інформацію про підприємство-учасника. Крім установчої документації, потрібні бухгалтерські звіти, а також запорука забезпечення угоди.

Оформлення заявки на участь у тендері неможливе без розуміння вимог замовника та критеріїв оцінки комісією. Тому обов'язково потрібно проаналізувати тендерну документаціюз цікавого конкурсу та отримати відповіді на наступні питання:

1. Як слід підготувати речення.
2. Які документи можуть підтвердити відповідність підприємства до всіх вимог учасника.
3. Як описувати характеристики товару, які потрібні сертифікати.

Також потрібно врахувати валюту правочину, офіційну мову документів, спосіб та місце подання заявки, терміни оформлення пропозиції та її розгляду.

У яких тендерах краще брати участь у старті. Відео

Види заявок на тендер:

Існує два види заявок на участь у тендері: електронний та паперовий. Розглянемо докладно кожен із них.

Електронна заявка

Завдяки інтернет-технологіям, що розвиваються, все більш поширеними стають електронні торги. Цей вид тендеру може бути представлений такими формами:

• запитом котирувань;
• відкритим конкурсом;
• електронний аукціон.

Остання форма – найпопулярніша для тендерів, що проводяться онлайн. Сьогодні існує багато інтернет-порталів, де різні замовники проводять аукціони для укладання договору на постачання товару чи послуг.

Підприємства, які бажають брати участь в електронному тендері, мають бути зареєстрованими користувачами, інакше їм не буде доступна функція подання заявки. Термін акредитації на сайті не повинен бути закінчений (не менше трьох місяців).

Щоб оформити електронну заявку, необхідно провести такі дії:

1. Заповнити спеціальну формуучасник торгового майданчика.
2. Відсканувати документи відповідно до списку, який вимагає замовник (основні довідки та реквізити учасника «підтягнуться» з особистого кабінету, де вони були вже оформлені під час реєстрації).
3. Завантажити у спеціальні онлайн-форми скановані документи.
4. Заповнити обидві частини заявки на тендер (вони надсилаються разом).
5. Підтвердити заявку електронним підписомвідповідальної особи, що становить інтерес компанії на аукціоні.

Строки подання заявки з моменту оголошення про проведення конкурсу варіюються в залежності від суми угоди:

• до 3 млн рублів - більше тижня;
• від 3 млн рублів - 3-4 тижні і більше.

Обов'язковою умовою розгляду електронної заявки є надання учасником фінансового забезпечення. Зазвичай потрібна грошова застава, що становить 5% від суми всієї угоди. Якщо електронний рахунок підприємства не містить зазначених коштів для участі у тендері, заявку буде відхилено автоматично.

Заявка у конверті

Заявка у друкованому вигляді подається з пакетом документів в оформленому спеціальним чином конверті. Перед тим, як формувати заявку, слід ознайомитись з офіційними умовами замовника:

• список документів, що додаються до заявки;
• зразок заявки.

Уточнити умови можна на офіційному сайті організатора або звернувшись до тендерної комісії.

Щодо переліку документів, список може мати різні варіації. Однак серед установчих документів обов'язково мають бути:

• виписка з Єдиного реєстру(оформлена не пізніше ніж за два тижні до подання заявки);
• довідки з податкової про постановку на облік, а також відсутність заборгованості;
• копія статуту організації та наказів про призначення відповідальних осіб.

Якщо на тендері інтереси компанії представляє посередник, потрібна довіреність, завірена у нотаріуса. Фінансова забезпеченістьможе бути надано документами на заставне майночи банківською гарантією.

Документи нумеруються та подаються з описом. Може знадобитися кілька копій до оригіналів. Це робиться для того, щоб членам комісії було зручно розглядати документ одночасно.

Зібрані документи упаковуються в конверт, на якому, крім реквізитів відправника та одержувача, вказують відомості про призначення конверта, номер лота та дату відкриття пакета.

Факт подання заявки відображається у журналі реєстрації тендерної комісії.

Підготувати фірму до участі зможе професійний спеціаліст, який надає допомогу в тендері, займається комплексом послуг: від аналізу документів для подання заявки до контролю за виконанням зобов'язань за договором.

Зразок заявки на участь у тендері

Заявка на участь обов'язково оформляється на фірмовому бланку організації-учасника тендеру. Типовий зразокпередбачає внесення таких даних:

• найменування тендеру;
• сайт, на якому розміщено інформацію про тендер;
• дата розміщення повідомлення;
• найменування організації;
• найменування та опис Товару, його технічні, кількісні та якісні характеристики;
• обов'язково - ціна Товару, а також що вона включає (доставка, податки, мита тощо).

Тендерний супровід

Тендерний супровід – це послуга, спрямована на забезпечення процесу участі підприємства у тендері. Головна мета тендерного супроводу – створити всі умови (на правовому рівні) для того, щоб клієнт-учасник здобув перемогу у конкурсі.

Тендерний супровід особливо актуальний, якщо ви:

• не маєте великого досвіду або зовсім не брали участі у державних конкурсах;
• не хочете ризикувати і діяти навмання;
• не бажаєте допустити осічку на відповідальному тендері.

Чи знаєте ви, що 90% учасників тендерів не допускаються до торгів через недоліки в документації чи неправильно оформлену заявку? Якщо ви не професіонал, припуститися помилки в документах – простіше простого. У такому разі допоможе лише тендерний супровід.

Супровід тендерів кваліфікованими юристами убереже вас від згубних недоліків, які можуть негативно вплинути на результати конкурсу.