Все о тюнинге авто

Создание эффективной системы контроля исполнения поручений. Организация контроля исполнения поручений

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

    контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

    контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

    отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;

    обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

    выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

    постановку документов на контроль;

    проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

    предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

    снятие документов с контроля;

    учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19 ). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. 5

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя .

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения , результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28 ).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться , то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Дополнительная информация:

    документооборот;

    формы контроля за исполнением документов;

    сроки исполнения документов;

    регистрация документов;

    прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

    предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

    информационно-справочная работа по документам организации;

    обработка исполненных и отправляемых документов.

Управлять компанией тяжело: нужно искать подходы, выстраивать структуру поощрений и взысканий, системы контроля за сотрудниками. Но сложнее всего - здраво оценивать работу подчиненных, опираясь на их исполнительность в задачах. Проблема контроля поручений больше проблемой не является, мы за это ручаемся!

Как работает система контроля поручений ЛидерТаск?

Давайте разберемся пошагово; сразу скажу - система поручений будет работать именно так, как ВЫ этого хотите. Благодаря уникальной гибкости встроенных инструментов:

  1. Прямо в ЛидерТаске создайте поручение одному из своих сотрудников из левого меню или просто перетащив задачу на имя сотрудника.
  2. Назначьте срок исполнения и количество часов/минут на решение задачи.
  3. Вы точно будете знать, прочитал ли сотрудник ваше поручение: его аватар окрасится в нормальный цвет , избавившись от полупрозрачности (в случае непрочитанности ).
  4. По каждой задаче вы можете общаться с исполнителем в отдельно созданном чате , а в теле задания - хранить все файлы и документы.
  1. Сотрудник выставляет статус у задачи. То может быть “В работе ”, “На паузе ”, “Отклонено ” и т.д.
  2. Как только исполнитель выставит “В работе”, начнется отсчет времени во встроенной функции Хронометража . Таким образом, вы всегда будете в курсе, сколько времени сотрудник затратил на ту или иную задачу. И сможете выстраивать работу организации в зависимости от компетенций и скоростей ваших подчиненных.
  3. Когда работа над задачей будет завершена, сотрудник выставит соответствующий статус. Она мгновенно появится у заказчика в разделе “Готово к сдаче ”, и он сможет принять задачу или отправить ее на доработку.

Самое интересное, что ни одна задача не потеряется, если вы ее самостоятельно не удалите. Т.е. даже спустя год или 2 вы сможете найти ее среди завершенных задач.

Таким образом, организация контроля поручения - проще простого в ЛидерТаске. Ну а что же с точки зрения подчиненного?

Как не пропустить поручение от руководителя?

Безусловно, большая загруженность сотрудников может повлиять на их внимание и контроль поручений руководителя. Но ЛидерТаск не позволит этому произойти: благодаря синхронизации!

Как только менеджер отправит новую задачу, это отобразится на заблокированном экране исполнителя, будь то iPhone или девайс на базе Android . Даже на часах под управлением Android Wear и Apple Watch - для ценителей оных.

Будучи даже крайне загруженными людьми, мы все равно сохраняем привычку раз в час заглядывать в экран смартфона, так что пропустить поручение точно не выйдет. Посмотрите короткое видео о том, как контролировать ваши задачи в ЛидерТаске:

Как организовать контроль исполнения поручений с ЛидерТаском

Чтобы система заработала, нужно подумать об организации контроля исполнения поручений. У нас есть пара идей (из собственного опыта), как это реализовать:

  1. Внесите в правила компании требование выставлять статусы задачам.
  2. Туда же отправьте условие обязательной установки ЛидерТаска на смартфоны .
  3. На смартфонах ваших сотрудников должны быть разрешены уведомления от сервиса.

Вот так просто организовать контроль за поручениями в своей компании. Руководитель будет всегда знать, на какой стадии находится его задача, а исполнитель не пропустит поручение и не потеряет ни один файл. И все - благодаря ЛидерТаску!

Организация работы с документами предусматривает создание системы контроля исполнения документов (поручений). Система контроля нужна для обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся в документах, получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Контроль исполнения документов (поручений) в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.

Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, поскольку для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учетные данные о документах, которые вводятся в систему (в электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации. Инструкция должна определять:

кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях; какие документы ставятся на контроль; этапы контроля исполнения документов; типовые сроки исполнения документов; формирование и использование массива данных, необходимых для контроля; отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД); ведение (основные этапы) контроля исполнения документов; порядок работы исполнителя с документами; обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).

На контроль ставятся документы, требующие исполнения, то есть содержащие просьбы, запросы, поручения вышестоящих органов и руководства организации и др. Как правило, это поступившие в организацию (входящие) документы и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы и др.).

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Перечень типовых сроков исполнения документов включается в Инструкцию по делопроизводству организации. Типовой срок исполнения документа может быть изменен руководителем организации только в сторону его уменьшения.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Продление срока исполнения документа должно быть серьезно обосновано, что входит в обязанности ответственного исполнителя.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях (исключая нерабочие праздничные дни):

внутренних - с даты подписания (утверждения) или регистрации документа, поступивших из других организаций - с даты их поступления, обращений граждан – с даты их регистрации в организации, на которую законом отведено три дня с момента поступления обращения.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его исполнение имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Служба контроля периодически обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации.

Данные контроля исполнения должны содержать сведения ходе и сроках выполнения документов и быть средством обратной связи (исполнитель - руководитель) в управлении. Эти данные необходимы для повышения исполнительской дисциплины, для принятия решений руководством о поощрении работников, не допускающих неисполнения документов в установленные сроки, и, в свою очередь, для принятия мер по наказанию работников, систематически допускающих такие нарушения.

Контроль сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в несколько этапов:

  • постановка документов на контроль;
  • проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;
  • предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
  • снятие документа с контроля;
  • направление исполненного документа в дело;
  • учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
  • информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

На контроль поступают только зарегистрированные документы. Контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль, поэтому служба делопроизводства должна, прежде всего, обеспечить доведение документа до исполнителя, что осуществляется под роспись работника, а также в электронном виде - по системе электронного документооборота. Если у документа несколько исполнителей, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии документа.

Как правило, за 3-5 дней до срока исполнения служба делопроизводства напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа, для этого исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документа (документов).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до окончания этого срока направляет руководителю обоснование в форме докладной или служебной записки о необходимости продления срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ считается неисполненным. Решение руководителя о продлении срока исполнения сообщается в службу делопроизводства.

После исполнения документы снимаются с контроля. Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело и составляют единый комплекс документов.

Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года). Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и др.

Данные о результатах контроля используются руководством для принятия решений, направленных на совершенствование деятельности организации.

В.Ф. ЯНКОВАЯ, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД

"Именно в тот единственный за весь день момент, когда вы откинулись в кресле и расслабились, через контору пройдет с обходом босс."
Теория выборочного контроля

Система контроля исполнения ESCOM.BPM

Назначение автоматизированной системы контроля исполнения

Одной из важнейших задач, которые ставятся перед системами электронного документооборота это автоматизация контроля исполнения документов. Переход на автоматизированное решение обеспечивает повышение исполнительской дисциплины и сокращение срывов сроков исполнения за счёт внедрения эффективных методов управления контролем. Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) на базе обеспечивает качественное повышение исполнительской дисциплины за счет применения комплекса автоматизированных процедур мониторинга и контроля исполнения документов и поручений.

Наше решение является не только одним из наиболее мощных, комплексных и полнофункциональных среди аналогичных программ для контроля исполнения поручений, но и одним из самых доступных с точки зрения финансовых затрат: систему контроля исполнения поручений можно приобрести в редакции " " на 21 подключение всего за 33 600 рублей . При этом лицензии не имеют срока действия и приобретать дополнительное программное обеспечение не требуется.

Система контроля исполнения документов и поручений (заданий) является готовым комплексным адаптируемым решением для автоматизации процессов работы с поручениями, автоматического исполнения, оперативного уведомления участников процессов о событиях и сроках, рассылки напоминаний, автоматизированного мониторинга и контроля исполнения.

Программа содержит отчёты по исполнительской дисциплине и , которые позволяют оперативно представить текущую ситуацию по исполнению поручений в организации, как в разрезе подразделений, так и по каждому исполнителю.

Особенностью Системы контроля исполнения поручений является то, что работа с поручениями в автоматизированной системе чётко регламентирована. Например, нельзя удалить задание находящееся на исполнении, нельзя скорректировать задание, не уведомив об этом исполнителя, задание можно отправить только подчинённому сотруднику, а не кому либо и т.д.

Важным преимуществом системы контроля исполнения является возможность расчёта по каждому исполнителю коэффициента исполнительской дисциплины, который можно использовать при расчётах мотивационной составляющей сотрудника (премии).

Система контроля исполнения может поставляться как самостоятельное решение (), так и в составе с (редакции " -ДЕЛО, Стандартная-ДОГОВОРЫ, Стандартная-ПРОФ, Большой бизнес и Корпоративная").

Функции системы контроля исполнения

Система контроля исполнения поручений содержит следующие автоматизированные функции:

Система контроля исполнения содержит справочник оргштатной структуры организации. До начала работы с системой контроля исполнения его необходимо заполнить. В справочник вносятся организация и её филиалы, подразделения, сотрудники и штатные единицы. Данные из этого справочника используются при актуализации ролей – при заполнении полей в карточках заданий, а так же при формировании отчётов по исполнению поручений, например, в разрезе подразделений.

Справочник оргштатной структуры также позволяет задать отношение Руководитель - Подчинённые.

Система контроля исполнения использует данное отношение при заполнении карточки поручения - список исполнителей будет ограничен для каждого руководителя.

Для каждой штатной единицы предусмотрена возможность настройки одного или нескольких заместителей.

Заместители в системе контроля исполнения

Система контроля исполнения поддерживает режим замещения сотрудников. Это позволяет заместителям выполнять в системе контроля исполнения действия за других сотрудников - согласовывать задания, отмечать исполнение, выполнять проверку и т.д. Однако, при выполнении действий в карточке поручения автоматически фиксируется, кто конкретно и когда выполнил данное действие.

Для любого сотрудника в системе контроля исполнения документов можно создать одного или нескольких заместителей. Замещение может быть постоянным или на указанный период времени.

Заместителю может быть дано право согласовывать за Руководителя поручения и отправлять их исполнителям, проверять, отклонять и подтверждать исполнение поручения.

Заместителю Исполнителя может быть дано право на формирование отчётов по исполнению задания. Для заместителя можно настроить дублирование уведомлений, поступающих сотруднику, которого он замещает.

Персональное задание

Персональное задание является основным средством формализации и контроля поставленной задачи в системе контроля исполнения документов . Все о
тчёты об исполнении строятся на информации из карточек персональных поручений. В карточке поручения автоматически ведётся журнал событий, в который записываются всё, что происходило от момента создания до завершения.

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет создавать персональные задания в «ручном» режиме или автоматически в контексте исполнения документов (публикация и исполнение резолюций). При создании поручения из карточки документа (например, Приказа) происходит автоматическое создание карточки поручения и заполнение её полей. Созданные карточки заданий система контроля исполнения автоматически связывает с карточкой документа.

В карточке документа на странице "Ход исполнения" отображаются созданные подчинённые задания и их статусы, а так же информация об оставшемся времени до срока исполнения. Если задание просрочено, то выводится время, на которое задание просрочено. Такое задание отображается специальным значком.

Если у задания есть подзадания, то они также отображаются в карточке документа, создавая вместе с главным заданием иерархический список поручений. Такая структура с динамическим отображением статусов и времени позволяет наглядно отобразить ход исполнения документа.

Персональное задание в системе контроля исполнения может быть назначено только одному Исполнителю. Каждый исполнитель отвечает за выполнение назначенных ему персональных заданий.

Для обеспечения возможности назначить поручение сразу нескольким сотрудникам в система контроля исполнения содержит Групповое задание.

Для отображения персональных заданий в системе контроля исполнения предусмотрен настраиваемый набор журналов «Персональные задания». Журналы содержат настраиваемые фильтры, которые отбирают из базы данных карточки заданий по заданным критериям и отображают их в виде списка - журнала. Система контроля исполнения также позволяет создавать новые журналы поручений и настраивать имеющиеся в ней журналы.

Групповые задания

Одно из применений группового задания является сокращение времени на создание однотипных карточек персональных поручений с общим текстом поручения и сроком. Ещё Групповое задание можно использовать как некую задачу верхнего уровня, исполнение которой разбивается на несколько подзадач, каждая из которых в свою очередь может быть разбита на подзадачи.

В отличие от персонального задания, групповое задание содержит список исполнителей, который можно быстро заполнить, используя шаблоны. Когда групповое задание отправляется в работу, то оно автоматически разбивается на персональные поручения по числу исполнителей. В поля карточек персональных поручений будут занесены значения из соответствующих полей карточки группового задания. В карточке группового задания отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход исполнения общей задачи. Групповое задание будет завершено после того как все созданные персональные задания будут завершены.

Для отображения групповых заданий Система контроля исполнения документов содержит настраиваемый журнал «Групповые задания».

Задание с расписанием

Система контроля исполнения ESCOM.BPM позволяет автоматически создавать персональные поручения по графику - расписанию. Для этого в системе предназначен специальный процесс "Задание с расписанием". Например, Вам нужно, чтобы подчиненные сотрудники 25 числа каждого месяца представляли Вам месячный отчет о выполнении плана работы. Задание с расписанием позволяет реализовать данную задачу. По настроенному расписанию система контроля исполнения автоматически будет создавать и доставлять исполнителям персональные задания. По своей сути, задание с расписанием – это групповое задание, к которому добавлено расписание запуска.

При наступлении заданного в расписании срока система контроля исполнения документов автоматически создаст карточки персональных заданий для каждого исполнителя. В карточке задания с расписание отображаются созданные персональные задания и их статусы, что позволяет отслеживать ход их исполнения. Задание с расписанием не завершается после исполнения персональных заданий, а будет автоматически запущено вновь при наступлении следующего срока запуска. При необходимости задание с расписанием можно остановить, а потом запустить вновь.

Для отображения заданий с расписанием в системе контроля исполнения документов предусмотрен журнал «Задания с расписанием».

Подготовка персонального задания

В карточке задания указывается заголовок задания, который кратко описывает суть задачи и отображается в журналах задания. В системе контроля исполнения документов существует возможность выбрать тип задачи из классификатора типовых задач. При этом поле заголовка будет заполнено автоматически, а так же задан типовой срок исполнения задания. Так же можно указать подробное описание задачи, указать её важность, указать соисполнителей, прикрепить к карточке файлы вложений.

Назначение РОЛЕЙ исполнителя и руководителя

После создания карточки персонального задания в роли Автор и Руководитель автоматически заносится сотрудник создавший карточку. Роль Автор изменить нельзя. Система контроля исполнения ESCOM.BPM автоматически заносит в журнал истории задания информацию о том, кто и когда создал карточку персонального задания, а так же информацию о других событиях.

Выбор Исполнителя задания осуществляется из диалогового окна, содержащего список сотрудников, подчиненных указанному Руководителю. Если требуется дать задание сотруднику, которого нет в списке исполнителей, то сначала нужно очистить поле «Руководитель», затем выбрать нужного исполнителя (система отобразит список всех сотрудников). После того, как исполнитель указан, нужно указать руководителя задания из диалогового окна выбора сотрудника, которое будет содержать список руководителей для данного исполнителя.

Срок и исполнения и контроля

У персонального задания обязательно должен быть указан срок исполнения. В системе контроля исполнения поручений поле «Срок исполнения» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах с даты начала задания, указанной в поле «Дата начала».

Поле «Дата контроля» может быть задано как абсолютным значением даты, так и относительным, указанным в рабочих днях или часах от даты срока исполнения. Если контрольный срок и срок исполнения задан в относительных единицах (рабочих днях и часах), то конкретные даты будут вычислены автоматически при отправке задания в работу. Для корректного вычисления сроков исполнения используется подсистема " ".

На карточке задания также отображается вычисленная информация о плановой длительности задания, плановом объёме трудозатрат и объеме просроченного времени (для просроченных заданий). Объём трудозатрат вносится Руководителем или рассчитывается системой контроля исполнения поручений автоматически.

  • Включение флага «Доставить задание немедленно» приведет к немедленной доставке задания Исполнителю после опубликования задания. Если флаг выключен, то задание будет доставлено системой контроля исполнения поручений после наступления срока, указанного в поле «Дата начала».
  • Включение флага "Задание не актуально после наступления срока исполнения" приводит к тому что система контроля исполнения автоматически присваивает такому заданию статус "Аннулировано", если по заданию, до наступления указанного в карточке срока исполнения, не будет внесена отметка о его выполнении.

ФАЙЛЫ ВЛОЖЕНИЙ ЗАДАНИЯ

Система контроля исполнения документов позволяет прикреплять к карточке задания несколько файлов вложений произвольных типов. Редактировать файл вложения может только его владелец. Другие сотрудники могут создавать .

Важность задания

В карточке задания можно указать степень важности задания. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM заданиям с высокой важностью присваивается максимальный коэффициент важности. Если задание просрочено или не выполнено, то ему присваивается максимальный коэффициент важности.

В зависимости от статуса задания (выполнено в срок; выполнено не в срок – просрочено; не выполнено) и указанного коэффициент важности при формировании отчёта по исполнительской дисциплине будет рассчитан коэффициент исполнительской дисциплины от 0 до 1 для каждого исполнителя. Чем выше коэффициент, тем лучше показатель исполнительской дисциплины сотрудника. Данные об исполнительской дисциплине можно использовать при начислении премий.

Отправка задания в работу В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

При отправке задания в работу система контроля исполнения документов проверяет заполнение полей карточки. Если будет обнаружена ошибка, то система контроля исполнения выдаст сообщение. Система контроля исполнения поручений так же проверяет, может ли сотрудник, отправляющий задание, назначить задание Исполнителю. Если нет, то задание будет направлено на согласование сотруднику, указанному в поле «Руководитель». Перед непосредственной отправкой задания Исполнителю система контроля исполнения поручений проверяет флаг «Доставить задание немедленно» и если он включен, то задание доставляется немедленно. Иначе, заданию присваивается статус «Отложенная доставка» и задание будет доставлено исполнителю при наступлении срока, указанного в поле «Дата начала».

Удаление ПОРУЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

В системе контроля исполнения поручений карточку персонального задания можно удалить, только если она не была отправлена в работу. Администратор может удалить завершённые и аннулированные задания. Если поручение находиться на исполнении, то его нужно отозвать и только после этого можно удалить.

Согласование задания В СИСТЕМЕ КОНТРОЛЯ

Система контроля исполнения документов ESCOM.BPM информирует Руководителя о поступившем на согласование задании с помощью уведомления. Доставку уведомлений в ESCOM.BPM обеспечивает " ". В ходе согласования Руководитель может:

  • Согласовать задание и отправить его исполнителю. При этом исполнитель получит уведомление о назначении задания.
  • Отклонить задание и вернуть его инициатору. При этом инициатор получит уведомление об отклонении задания.

Руководитель так же может:

  • Скорректировать поля карточки задания (сроки, важность и др.)
  • Изменить исполнителя

Для отображения карточек заданий находящихся на согласовании в системе контроля исполнения имеется журнал «Задания –> Согласование».

Отложенная доставка

Если в карточке задания выключен флаг «Доставить задание немедленно», то после публикации задание будет находиться в состоянии «Отложенная доставка». При наступлении срока указанного в поле «Дата начала» задание будет автоматически доставлено Исполнителю. Для отображения карточек заданий в состоянии «Отложенная доставка» в системе контроля исполнения поручений предназначен журнал «Задания –> Ожидают доставки».

Исполнение задания

Доставка заданий исполнителям

В системе контроля исполнения поручений для своевременного доведения назначенных заданий до исполнителей доставка задания сопровождается автоматической доставкой уведомления Исполнителю. Уведомление так же дублируется на электронную почту исполнителя.
Карточка уведомления «всплывает» поверх открытых окон на мониторе исполнителя.

Уведомление содержит текст, дату отправки, дату доставки, гиперссылку на задание и кнопку «Подтвердить прочтение». При нажатии на кнопку подтверждения прочтения или при открытии карточки задания через гиперссылку, происходит автоматическая фиксация даты прочтения уведомления. Уведомление нельзя удалить.

Прочитанные уведомления в системе контроля поручений помещаются в специальный журнал. Когда сотрудник нажимает в карточке уведомления кнопку «Подтвердить прочтение» или нажимает на гиперссылку, то автоматически записывается дата прочтения уведомлении. В карточке задания можно вызвать форму, содержащую список всех отправленных в контексте задания уведомлениях. Список содержит заголовки уведомлений, информацию о статусах уведомлений, датах отправки и датах прочтения.

В комплексе все эти средства обеспечивают гарантированное уведомление сотрудника о назначенном ему задании и обеспечивают контроль доставки задания исполнителю. Доставленные исполнителю задания имеют статус «В работе».

Для отображения заданий, находящихся в работе в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрен журнал «Задания -> Исполнение».

Для удобства исполнителей в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрена группа журналов «Назначенные задания», которая включает в себя журналы, отбирающие задания, назначенные исполнителю с определённым сроком исполнения:

  • Задания высокой важности
  • Срок исполнения сегодня
  • Срок исполнения текущая неделя
  • Срок исполнения текущий месяц
  • Срок исполнения следующая неделя
  • и другие.

Регистрация заданий

Доставленным заданиям в системе контроля исполнения поручений автоматически присваивается уникальный порядковый номер. Номер отображается в карточке задания и в журналах. Номер задания позволяет ссылаться на задание и отличать его от других заданий с одинаковым заголовком. У связанных заданий автоматически добавляется через точку к номеру главного задания индивидуальный номер, например 012.1 или 012.1.2

Распределение работы над заданием

Исполнитель может непосредственно из карточки назначенного ему задания создать персональные задания своим подчиненным, которые в свою очередь также могут создать задания для своих подчиненных. Между такими заданиями в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически создается связь, которая позволяет наглядно отследить ход выполнения всей цепочки заданий в виде иерархической (древовидной) структуры.

Ход исполнения заданий отображается в карточке главного задания или документа. Исполнители подчинённых заданий вносят в карточки своих заданий информацию о фактических трудозатратах и формируют отчёты об исполнении. После подтверждения Руководителем исполнения подчинённого задания в карточку главного задания переносится из подчинённого задания итоговая информация по фактическим трудозатратам и отчёт исполнителя.

При включении в карточке задания специального флага, задание может быть завершено автоматически, после завершения исполнения подчинённых заданий. Таким образом, Исполнителю задания достаточно проверить и подтвердить исполнение подчинённых задач. Как только он это сделает, его задание будет системой контроля исполнения поручений автоматически отмечено как исполненное.

Делегирование задания

Для активизирования резервов организации благодаря оптимальному использованию компетенции сотрудников и высвобождению времени руководителей в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM предусмотрена возможность делегирования задания.

При выполнении делегирования указывается сотрудник из числа подчиненных исполнителю, которому будут делегированы права по исполнению задания. Система контроля исполнения поручений автоматически информирует нового исполнителя о назначенном задании. Сотрудник, которому делегировано задание, работает с ним так, как если бы он был назначен Исполнителем задания.

Контроль исполнения задания

При отправке задания Исполнителю в системе контроля исполнения документов ESCOM.BPM автоматически инициализируется таймер контроля, который будет отслеживать контрольный срок исполнения задания. При наступлении контрольного срока система контроля исполнения отобразит на экране монитора Исполнителя окно с напоминанием об оставшемся времени.

Если при наступлении планового срока исполнения поручение будет оставаться в состоянии «В работе», то система контроля исполнения внесет в карточку задания отметку «Просрочено». При этом система контроля исполнения поручений ESCOM.BPM автоматически отправит уведомления Исполнителю и Контролеру, и с этого момента ежедневно будет напоминать им о просроченном задании.

В карточке поручения, а так же в журналах заданий отображается время, оставшееся до срока исполнения, а если поручение просрочено, то время, на которое оно просрочено. Если в форме поручения включен флаг «Считать задание не выполненным если оно просрочено на указанное число дней», то просроченное поручение система контроля исполнения поручений автоматически отметит как не выполненное после указанного в карточке числа дней.

Поручения со статусом «Просрочено» отображаются в журнале «Задания -> Просроченные». Поручения, находящиеся на контроле отображаются в системе контроля исполнения ESCOM.BPM в журнале «Задания -> На контроле».

Перенос срока исполнения

При необходимости Исполнитель может направить запрос Руководителю с просьбой изменить срок исполнения или скорректировать задание. Руководитель может сам инициировать процесс корректировки задания. В этом случае поручение будет отозвано с этапа «Исполнение» и будет переведено на этап «Проверка руководителем». Изменение срока исполнения фиксируется системой контроля исполнения в разделе «Перенос сроков» карточки поручения и учитывается при формировании отчетов по исполнению заданий.

Руководитель может отклонить просьбу Исполнителя. При этом срок исполнения поручения не изменится.

Поручения, находящиеся на проверке (корректировке), отображаются в журнале «Задания -> На проверке». Задания с переносом срока отображаются в журнале «Задания -> с переносом срока»

Учёт фактических трудозатрат

В ходе работы над заданием Исполнитель может внести в раздел «Фактические трудозатраты» информацию о фактически затраченном на исполнение задания времени. Внесённая информация о затраченном времени автоматически суммируется системой контроля исполнения документов ESCOM.BPM, и вычисленная сумма записывается в поле карточки поручения «Объём фактических трудозатрат».

Если у главного поручения есть подчинённые задания, то при их завершении в раздел «Фактические трудозатраты» главного поручения автоматически вносится итоговая информация о фактических трудозатратах из карточек подчинённых заданий. Таким образом в карточке главного поручения собираются все трудозатраты по исполнению.

Отчет исполнителя

В системе контроля исполнения документов Исполнитель задания имеет возможность вносить в карточку поручения промежуточные отчеты о ходе работы, в которых можно указать текущий процент выполнения задания. При создании отчёта в него автоматически подставляется текущий объём фактических трудозатрат.
Отчёты об исполнении отображаются в карточке поручения, в соответствующем разделе. Исполнитель должен указать процент исполнения поручения, заполнить содержание отчета и сохранить отчет по заданию, нажав на кнопку «ОК».

Система контроля исполнения поручений автоматически уведомляет Руководителя об отчете.

В карточке поручения отображается текущий процент исполнения задания, объём фактических трудозатрат, и время, оставшееся до срока исполнения.

Итоговый отчёт формируется так же, как и промежуточный. В карточке итогового отчета необходимо указать процент выполнения 100% и поставить флаг «Отметить задание как выполненное».

Для отображения исполненных, но не проверенных персональных заданий в системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM предусмотрен специальный журнале «На проверке».

Проверка исполнения

Если Контролер и Руководитель - разные сотрудники, то в системе контроля исполнения документов исполненное задание сначала поступает на проверку Контролеру. В этом случае поручение переходит на этап «Проверка контролером».
При проверке выполненного задания Контролер просматривает карточку поручения на предмет корректности заполнения отчета исполнителя и при необходимости возвращает задание Исполнителю для доработки. Если у Контролера нет замечаний, то он пересылает поручение Руководителю для рассмотрения и принятия решения. Заданию, отправленному на проверку руководителю, присваивается статус «Проверка руководителем».

Если в результате проверки Руководителем поручения, он принял решение вернуть задание Исполнителю на доработку, прежде чем это сделать от него требуется указание нового срока исполнения.

Система контроля исполнения документов автоматически информирует Исполнителя о необходимости доработать задание с помощью уведомления. Руководитель и Контролёр могут внести свои замечания в раздел «Замечания» карточки задания. При доработке задания Исполнитель должен будет внести отметки об устранении замечаний.

Руководитель может подтвердить выполнение задание, при этом автоматически записывается дата фактического завершения работ. В тех случаях, когда поручение не может быть выполнено по каким-либо причинам либо при проверке выполнения задание выявилось плохое качество, Руководитель может отметить поручение как невыполненное.

Для отображения невыполненных заданий система контроля исполнения документов содержит журнал «Не выполненные».

Наличие таких поручений негативно отражается на коэффициенте исполнительской дисциплины исполнителя.

Поручения, требующие доработки, в системе контроля исполнения ESCOM.BPM отображаются в журнале «Задания –> На доработке».

Если продолжение работ по поручению не требуется, то Руководитель может отметить задание, как «Аннулированное». Такие поручения не влияют на коэффициент исполнительской дисциплины. В системе контроля исполнения поручений ESCOM.BPM выполненные задания отображаются в журнале «Задания –> Исполненные».

ОТЧЁТЫ ПО ИСПОЛНЕНИЮ поручений

Данные о ходе и результатах контроля исполнения должны учитываться и анализироваться. Итогом данной работы являются отчеты об исполнении
документов и заданий, которые предоставляются руководителям.

В системе контроля исполнения документов предусмотрена возможность формирования различных отчетов по исполнению поручений и по исполнительской дисциплине. Отчеты позволяют оценить уровень исполнительской дисциплины за определенный период времени, предоставляя информацию об исполненных, неисполненных и просроченных заданиях как по организации в целом, так и в масштабах деятельности отдельно взятого подразделения или сотрудника.

Для целей мониторинга система контроля исполнения содержит настраиваемые журналы заданий, которые отображают карточки документов и поручений за определенный период времени, с определённым статусом (в работе, проверка, доработка и т.д.).

Журналы системы контроля исполнения документов имеют возможность представлять информацию в разных информационных срезах, например:

По текущему статусу поручения; - По исполнителям; - По руководителям; - По подразделению; - По сроку исполнения; - По просроченным и другим атрибутам заданий; - По составным группировкам, например, по исполнителям и статусу, по руководителям и исполнителям и т.д.

В журнале системы контроля исполнения автоматически подсчитывается итоговое количество поручений, а так же количество заданий в каждой группе. Кроме того в журналах имеются возможности сортировки по нескольким колонкам, фильтрация данных в колонках, подсветка записей с нужными значениями, поиск данных, настройки порядка следования и состава колонок.

  • Сформированный таким образом отчет можно вывести на печать или экспортировать в файл.
  • Система контроля исполнения позволяет формировать графики и диаграммы по данным из журналов заданий, что обеспечивает оперативность и наглядность анализируемой информации.
  • Для руководителей имеются специальные отчёты, позволяющие быстро оценить состояние дел по исполнению поручений

АТРИБУТНЫЙ И ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК ЗАДАНИЙ

Кроме журналов заданий система контроля исполнения содержит специальные формы для атрибутного и полнотекстового поиска карточек поручений. Формы поиска позволяют быстро отобрать нужные карточки по произвольным критериям отбора. При выполнении поиска

учитываются права доступа пользователя, выполняющего поиск. Пользователь может увидеть только те задания, в карточках которых он указан – то есть является ролью. Отобранные карточки поручений выводятся в виде журнала заданий.

Как купить решение "Система контроля исполнения поручений"

Решение "Автоматизированная система контроля исполнения" доступно во всех редакциях ESCOM.BPM.

Купить данное решение Вы можете самостоятельно в нашем интернет-магазине Для этого нужно поместить в корзину одну серверную лицензию выбранной редакции, например, и нужное число клиентских лицензий, например . Затем сформировать заказ.

Вы так же можете написать нам письмо на с указанием основных параметров Вашей задачи автоматизации и мы подготовим для Вас оптимальное коммерческое предложение.