Das System des Dokumentenmanagements in der Organisation, der Hauptwesen, der Bühnen und ihrer Typen. Organisation des Büroarbeits- und Dokumentenmanagements in der Organisationserklärung des Workflows im Unternehmen

Der Dokumentfluss ist die Bewegung von primären Rechnungslegungsdokumenten in der Rechnungslegung, deren Erstellung oder Erhalt von anderen Organisationen unter Berücksichtigung, Verarbeitung, Übertragung an das Archiv. Werke im Zusammenhang mit der Vorbereitung des Zeitplans der Dokumentenverwaltung, organisiert den Chefbuchhaltung des Unternehmens. Die rechtzeitige und qualitativ hochwertige Registrierung von primären Rechnungslegungsdokumenten, die rechtzeitig überträgt, um in der Rechnungslegung nachzudenken, sowie die Genauigkeit der in ihnen enthaltenen Daten, die diesen Dokumenten auch unterzeichnet haben. Wie in Randnummer 15 der Vorschriften zur Durchführung von Rechnungswesen und Abschlüssen in der Russischen Föderation festgelegt, wird die Erstellung von primären Rechnungslegungsdokumenten, das Verfahren und das Timing ihrer Übertragung zum Nachdenken in der Rechnungslegung gemäß dem zugelassenen Dokumentenmanagement-Zeitplan durchgeführt in der Organisation.

Der Dokumentenverwaltungszeitplan wird von der Reihenfolge des Leiters der Organisation genehmigt, es muss rational sein, d. H. Um die optimale Anzahl von Einheiten und Künstlern bereitzustellen, die jedem primären Rechnungslegungsdokument unterzogen werden sollten, um den Mindestaufenthalt in der Division zu ermitteln. Es kann in Form eines Schemas oder einer Liste von Werken (Erstellung, Überprüfung und Verarbeitung von Dokumenten) dekoriert werden, die von jedem Division der Organisation sowie von allen Künstlern erfolgt, die ihre Beziehung und Arbeitszeit angeben.

Mitarbeiter der Organisation (Köpfe von Workshops, Master, Tablers, Angestellten von Planung und Wirtschaft, Finanzabteilungen, Arbeits- und Löhne, Angebot, Ladenbesitzer, Rechenschaftspersonen, Buchhaltungsarbeiter usw.) Erstellen und übermitteln Dokumente, die sich auf das Gebiet ihrer Aktivitäten beziehen gemäß der Zeitplan-Dokumentenverwaltung. Jeder Performer wird aus dem Zeitplan des Dokumentenmanagements auszugleichen, in dem Dokumente in Bezug auf den Bereich seiner Aktivitäten aufgeführt sind, der Zeitpunkt ihrer Einreichung und Abteilung der Organisation, auf die sie eingereicht werden.

Die ordnungsgemäße Zusammenstellung des Zeitplans der Dokumentenverwaltung und der Compliance trägt zur optimalen Verteilung der offiziellen Aufgaben zwischen den Mitarbeitern, der Stärkung der Kontrollfunktion der Rechnungslegung und sorgen schließlich sicher, dass die Ziellinesse der Berichterstattung ist. Die Verantwortung für die Einhaltung des Zeitplans des Dokumentenmanagements sowie für die rechtzeitige und qualitative Erstellung von Dokumenten, der rechtzeitigen Übertragung zur Reflexion in Rechnungswesen und Berichterstattung wird die Genauigkeit der in den Datendokumenten enthaltenen Daten von Personen getragen von Personen, die erstellt und unterzeichnet haben diese Dokumente.

Unter Berücksichtigung der Zwecke des Zwecks und des Umweltumfelds ist es möglich, das Dokument speziell auf das interne und externe zu teilen. Das erste Formular-interne Dokumente sowie die eingehenden Dokumente, die das Unternehmen empfangen und nicht der Adresse des Absenders zurückerstattet werden. Der zweite besteht aus ausgehenden Dokumenten - ihre Nummer umfasst auch diese wenigen eingehenden und internen Dokumente, die aus irgendeinem Grund zurückgegeben werden (Abb. 1.3).

Abbildung 1.3. Dokumentenfest Enterprise.

In Übereinstimmung mit der Skalierung der Bewegung von Dokumenten, dokumentierender Dokumentenfluss eines bestimmten Beamten, einer strukturellen Einheit, einer Organisation als juristische Person, ein Unternehmen mit einer Reihe von Niederlassungen, Niederlassungen der Regierung oder einem Gesamtstaat. Regulierungsakte und methodische Handbücher, insbesondere das staatliche System des Dokumentationshilfemanagements (GHSDou), gelten als grundlegendes Objekt der Organisation der Organisation als rechtlich unabhängiges, unabhängiges Verwaltungselement, das vollständige technologische Prozesse hat und ist ganz einfach, um diese Prozesse zu beschreiben.

Das Verfahren für die Bewegung von Dokumenten in der Organisation ist sekundär zur Struktur der Organisation und der internen Verteilung der Verantwortlichkeiten, einschließlich des informellen Systems der Unterordnungsbeziehungen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass das System des Dokumentenmanagements nicht für die Selbstregulierung und Normalisierung geeignet ist.

Für jedes Dokument in der Rechnungslegung gibt es einen Bewegungsweg, d. H. Dokumentennachweis. Fünf Hauptstufen sind jedoch für alle Dokumente obligatorisch:

1. Erstellen eines Dokuments zum Zeitpunkt des wirtschaftlichen Betriebs gemäß den Anforderungen an Papierkram;

2. Übertragung eines Dokuments in die Rechnungslegungsabteilung, in der sie die Aktualität und Vollständigkeit der Rechnungslegung kontrollieren;

3. Überprüfen Sie die akzeptierten Dokumente von einem Buchhalter. Die Prüfung erfolgt in Form (Vollständigkeit und Richtigkeit der Papierkram, Ausfüllen ihrer obligatorischen Angaben), inhaltlich (die Rechtmäßigkeit des dokumentierten Betriebs, der logischen Verknüpfung einzelner Indikatoren) und zusätzlich eine arithmetische Prüfung einschließt;

4. Verarbeitung eines Dokuments in der Rechnungslegung: Besteuerung oder Rassen sorgt für die Übersetzung von Natur- und Arbeitszählern an ein Verallgemeinerungsgeldmessgerät; Gruppierung - Auswahl der Dokumente, homogenen wirtschaftlichen Inhalten (die Ankunft des TMC und des Verbrauchs von TMC); Angebot - Ein Hinweis im Hauptdokument der Korrespondenzrechnung für einen bestimmten wirtschaftlichen Betrieb, der sich aus dem Inhalt des Dokuments ergibt;

5. Geben Sie die Dokumente nach den Berechnungsregistern an das Archiv für die Speicherung an.

Die Anforderungen des Hauptbuchhalters an das Verfahren zur Registrierung des Betriebs und der Einreichung der Rechnungslegungsabteilung oder bei den Rechenanlagen der erforderlichen Unterlagen und Informationen sind für alle Einheiten und Dienstleistungen der Organisation obligatorisch. Ziffer 3 des Artikels 9 des Gesetzes "In Accounting" fand die Liste der Personen mit dem Recht, die primären Rechnungslegungsdokumente zu unterzeichnen, den Leiter der Organisation, um mit dem Chief Accountant zu koordinieren. Dokumente, die wirtschaftliche Transaktionen mit Bargeld erlassen, werden vom Leiter der Organisation und des Chief Accountants unterzeichnet oder von ihnen autorisiert.

Laut Ziffer 14 der Vorschriften über die Durchführung von Rechnungswesen und Abschlüssen in der Russischen Föderation, ohne Unterzeichnung des Chief Accountants oder der von ihm genehmigten Bargeld- und Abrechnungsdokumenten, werden finanzielle und Kreditverpflichtungen als ungültig betrachtet und sollten nicht zur Ausführung ergriffen werden (Mit Ausnahme von Dokumenten, die dem Kopf abonniert, der den Bundeskörper der Federal Executive, der Merkmale, deren Merkmale, von den einzelnen Anweisungen des Finanzministeriums Russlands bestimmt wird). Nach Finanz- und Kreditverbindlichkeiten sind die Dokumente, die die Finanzinvestitionen der Organisation, Darlehensvereinbarungen, Darlehensvereinbarungen und Vereinbarungen, die auf einem Rohstoff- und Geschäftskredit abgeschlossen sind, ausgeben.

Alle von der Institution durchgeführten wirtschaftlichen Operationen sollten von exklusiven Dokumenten ausgestellt werden. Explizite Dokumente dienen als primäre Rechnungslegungsdokumente, auf deren Grundlage Buchhaltungsdatensätze durchgeführt werden. Das primäre Rechnungslegungsdokument muss zum Zeitpunkt des Betriebs erstellt werden, und wenn nicht möglich ist - unmittelbar nach dem Ende.

Die in der Buchhaltungsabteilung eingegangenen primären Rechnungslegungsdokumente werden notwendigerweise sowohl in Form (Vollständigkeit und Richtigkeit der Registrierung von primären Rechnungslegungsdokumenten, Abfülldetails) als auch in den Inhalten (der Rechtmäßigkeit der dokumentierten Vorgänge, der logischen Verknüpfung einzelner Indikatoren, inhaltlich) inspiziert ).

Der Dokumentenfluss gewährleistet eine rationale Trennung von Rechnungslegungsarbeit, Einheitlichkeit der Arbeitsbelastung der Buchhaltungsarbeitnehmer, der Aktualität der Buchhaltung. Ein gut funktionierender Dokumentenfluss gewährleistet die Kontrolle über die Gestaltung von Dokumenten, legt die persönliche Verantwortung der Executors zur Erstellung, Übertragung und Verarbeitung von Dokumenten auf und gewährleistet daher die Aktualität der Vorbereitung der Rechnungslegungsberichte. In direkter Abhängigkeit von der Funktionsweise von Dokumentenströmen befindet sich auch die operative Rechnungslegung.

So implementieren Sie den Dokumentfluss beim Unternehmen

Produktion, organisatorische und soziale Aktivitäten des Unternehmens begleiten und bestätigen die Dokumente. Die Organisation der Bewegung von Dokumenten aus dem Moment der Schöpfung bis zum Tod des Todes (Fertigstellung der Ausführung, der Zerstörung oder Inbetriebnahme des Archivs) wird als Dokumentenfluss bezeichnet.

★ Dokumentlaufwerk - Dies ist ein System zur Erstellung, Verarbeitung, Erhalt, Übertragung, Lagerung und Archivierung von Dokumenten im Unternehmen.

Der Workflow in der Firma ist je nach Anwendungsbereich in mehrere Arten unterteilt:

• personal;
• industriell;
• administrativ und wirtschaftlich;
• managerial;
• buchhaltung.

Das Konzept der Dokumentenverwaltung ist mit dem Konzept der Büroarbeit miteinander verbunden, das alle Prozesse der Arbeit mit Dokumenten umfasst. Daher wird die Bewegung von Dokumenten auch in Archiv- und geheimen und vertraulichen Büroarbeit überwacht.

Wenn es kein Dokumentenverwaltungssystem im Unternehmen gibt, ist es unmöglich:

• effizientes, kompetentes und zeitnahes Personal-, Steuer-, Führungs- und Rechnungswesen;
• betriebsorganisation mit höheren Organisationen, Aufsichts- und Regierungsbehörden, Tochtergesellschaften, öffentlichen Formationen;
• unternehmensführung und Wechselwirkung zwischen Struktureinheiten;
• personalmanagement, Mitarbeiterproduktionskontrolle, faire und rechtzeitige Vergütung.

Die Grundlagen der Dokumentenverwaltung in Organisationen werden durch lokale Regulierungsakte - Bestimmungen, Anweisungen konsolidiert.

Grundprinzipien der Dokumentenverwaltung

Die Regeln für die Organisation des Dokumentenmanagements müssen den Aufgaben einhalten, die das System löst. Dies ist eine ununterbrochene Bewegung von Dokumenten nach den kürzesten Wegen mit minimalen Arbeits- und Zeitausgaben.

Beobachten Sie die Prinzipien von PapierkramUm einen ununterbrochenen Systembetrieb zu gewährleisten und den Verlust von Papieren zu beseitigen:

1. Klares Routing. Installiert für verschiedene Arten von Dokumenten des Bewegungsschemas, die den operativen und ungehinderten Durchgang von Dokumenten in der richtigen Richtung bereitstellen.
2. Kontinuität. Es wird erreicht, indem das Zeitpunkt der Verarbeitung des Dokuments durch Darsteller und die gleichmäßige Verteilung der Last zwischen ihnen überwacht wird.
3. Regulierung aller Dokumentenausführungsverfahren. Alle Verfahren aus der Erstellung oder Erstellung, Registrierung und anschließende Verarbeitung von Dokumenten werden reguliert. Dadurch wird der notwendige Rhythmus und die Kontinuität gewährleistet.
4. Ausnahme der Duplizierung.. Dies ist die Entwicklung optimaler Routen, wodurch die Ausführung doppelter Operationen während der Verarbeitung und Ausführung von Dokumenten beseitigt wird.

Tabelle. Die Rollen der Teilnehmer in der Dokumentenverwaltung und -prozesse, in denen sie teilnehmen

Dokumentenverwaltungssystem in Organisationen

Die Struktur der Dokumentenverwaltung im Unternehmen ist drei Kategorien von Dokumenten:

• eingehendvon außen über Kommunikationskanäle, einschließlich Telefon und E-Mail, kommend.
• ausgehenvon der Organisation entwickelt und an Drittanbieteradressen gesendet;
• inneninterne Nutzungsdokumente, die im Unternehmen erstellt wurden, die erstellt wurden: Organisations- und Verwaltungsbehörden, Anlös, Regulierung usw.

Dokumentenflusskreis im Inneren des Unternehmens hat eine vertikale und horizontale Orientierung. Vertikale Dokumentenunterstützungen bieten:

• Übergeben Sie Steuersignale von oben nach unten
• feedback,
• verschieben von Dokumenten zwischen den strukturellen Abteilungen verschiedener Ebenen.

Horizontale Dokumente werden zwischen Einheiten mit demselben organisatorischen Niveau bewegt.

Dokumentflussschema in der Organisation

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In welchem \u200b\u200bFormular, um den Dokumentfluss im Unternehmen zu organisieren

Die Organisation der Dokumentenverwaltung im Unternehmen kann auf einem von drei Formen entwickelt werden:

• zentralisiert: Alle Dokumente werden in einer Einheit gespeichert - normalerweise ist es in der Funktionalität des Büros oder in das Sekretariat enthalten.
• dezentral:die Dokumentation ist auf diese Struktureinheiten verteilt, die ihre Verarbeitung, Ausführung und Lagerung durchführen;
• gemischt:dies ist eine Kombination der ersten beiden Formen.

Die Organisationsstruktur des Unternehmens und der Lautstärke des Dokumentenmanagements sind die Hauptfaktoren, die die Wahl der Formular bestimmen. Eine zentralisierte Form wird häufig in einer kleinen Organisation mit eingeschränkter Dokumentation verwendet. Die Funktionen des Recorders zur gleichen Zeit vertrauen den Rechnungswesen, den Personaldienst, den Sekretär des Referenzierenden an.

Das Unternehmen, dessen Struktureinheiten geografisch auf der Entfernung voneinander liegen, verwenden eine dezentrale Form der Dokumentenmanagementorganisation.

In großen Unternehmen ist es ratsam, die Bewegung von Dokumenten auf gemischter Form zu organisieren. Speichert eine spezialisierte Einheit, und die aktuelle Dokumentation ist in der Arbeit von Darsteller. Gleichzeitig sollten Künstler den Anforderungen an den Dokumentenfluss sowie die Anforderungen an die Büroarbeit vertraut sein, neue GOST R 7.0.97-2016..

Anweisungen zur Büroarbeit: Grundsätze der Dokumentenverwaltung

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Dokumentenflussschema im Unternehmen

Das Schema der Dokumentenverwaltung wird erstellt, unter Berücksichtigung, welche der Abteilungen an dem Umsatz der Dokumentation beteiligt sind und was sein Volumen ist.

Das Lautstärke der Dokumentenverwaltung wird in der Anzahl der Dokumente ausgedrückt, die in Zeitschriften der eingehenden, ausgehenden und internen Dokumentation oder in einem automatisierten Rechnungslegungssystem registriert sind. Bei der Rechnungslegungseinheit wird bei der Registrierung eines Papierdokuments ein Exemplar empfangen, während es egal ob das Original ist oder eine Kopie als ankommend empfangen wird.

Unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Dokumentation von mehreren Abteilungen gebildet werden kann, kann das gesamte Dokumentenmanagementsystem ziemlich schwierig sein, es ist ratsam, diese Verordnung für jede der Abteilungen zu entwickeln.

Dokumentenfluss beim Unternehmen: Musterschema für ein kleines Unternehmen mit einer zentralisierten Dokumentation

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Was ist der Unterschied zwischen der elektronischen Dokumentenverwaltung von Papier?

Je höher der Standardisierungsgrad von Operationen und Prozessen, die die Grundlage der Dokumentenverwaltung ausmachen, desto einfacher ist es, die Hauptprinzipien - Optimierung und Kontinuität zu erfüllen. Die vier Hauptprinzipien der Büroarbeit sind leicht zu Algorithmus, sodass alle Prozesse automatisiert werden können.

Heute verwenden die überwältigende Mehrheit der Unternehmen bereits elektronische Dokumentenverwaltungssysteme. Wenn Sie es mit Papier vergleichen, können Sie sofort fünf wichtige Vorteile unterscheiden.

1. Schnellsuche und Übertragung von Dokumenten. Wie schnell der Performer das erforderliche Dokument erhält, hängt nicht davon ab, wo dieses Dokument gespeichert ist. Sie können es finden und den Performer in Echtzeit senden, das ist sofort. Der Performer kann auch nach den erforderlichen Dokumenten mithilfe von Keywords oder anderen angegebenen Auswahlkriterien suchen.
2. Dokumente können lange Zeit ohne Qualitätsverlust und Informationsverlust aufbewahrt werden.. Wenn ein Papierdokument im Laufe der Zeit das ursprüngliche Erscheinungsbild, ein Fading, Pause, dann verlieren kann, wird er in elektronischer Form in seiner ursprünglichen Form gespeichert, solange er erforderlich ist.
3. Der Zugriff auf das elektronische Dokument kann leicht zu begrenzen. Im Gegensatz zu Papierworkflow können vertrauliche elektronische Dokumente leicht verschlüsselt werden, was den nicht autorisierten Zugriff begrenzt. Sie können sie auch durch geschützte Kommunikationskanäle mit speziellen Codes und Tasten übertragen. Der Zugriff auf die gespeicherten Dokumente kann mit den Rechten der Benutzer einfach und schnell angepasst werden.
4. Elektronische Dokumentenverwaltungssysteme bieten strikte Kontrolle über die Untersuchung der Dokumentation. Dadurch ist es möglich, den menschlichen Faktor bei der Überwachung der Ausführung zu beseitigen und die rechtzeitige Ausführung von Anweisungen und Verpflichtungen garantiert, was der Zustand für die erfolgreiche Tätigkeit des Unternehmens ist.
5. Erhebliche Einsparungen des Unternehmens. Einmal durch den Kauf einer Lizenz für ein Programm oder sogar kostenlos erhielt das Unternehmen das Recht auf Schulungen und Aktualisierungsversionen. Mit der Automatisierung der Dokumentenverwaltung können Sie die Humanressourcen freisetzen, den Fehler bei der manuellen Verarbeitung unvermeidlich beseitigen. Mit der Einführung von speziellen Programmen können Sie die Produktivität steigern und die Zeit der Durchführung und Durchführung von Managementlösungen reduzieren.

Der Dokumentfluss ist die Bewegung von Dokumenten aus dem Moment ihrer Schöpfung bis zum Ende der Arbeit mit ihnen.

Die Organisation des Dokumentenmanagements hat viel mit der Organisation des mechanischen Förderers gemeinsam. Zu einem Zeitpunkt führte die Einführung der Fördereranordnung zusammen mit der Vergabe von Produkten und der Normung von Teilen zu einem erheblichen Anstieg der Arbeitsproduktivität, ein Rückgang der Kosten des Produktionsprozesses und markierte den Beginn der Massenproduktion. True, während der durch den Förderer definierte Rhythmus zu einer Erhöhung der Intensität der Arbeitskräfte und der Nervenspannung von Arbeitnehmern führte.

Dokument gehen im Unternehmen fort

Die Dbasiert auf denselben Prinzipien wie ein mechanischer Förderer: Die Bewegung von Dokumenten sollte minimale Renditen zu früheren Schritten haben, dürfen Dokumente entsprechend ihrer Verantwortung an die Darsteller gesendet werden, um Vervielfältigung von Vorgängen zu vermeiden.

Dokumentenflussschema.

Dokumentenflussschema.

Es gibt externe und innere Konturen von Dokumentennüssen.

Der Außenkreis beginnt mit eingehenden (externen) Dokumenten, die von außen an das Unternehmen erfolgen. Dies kann die Entsorgung höherer Behörden, Bestellungen, Entscheidungen, Briefe von Kundenpartnern usw. sein. Die empfangenen Dokumente sind in den Sekretären registriert und kommen dann zur Hinrichtung.

Incoming-Dokumentation ist eine Dokumentation, die an ein Unternehmen aus anderen Organisationen kommt. Ausgehende Dokumente sind Dokumente, die das Unternehmen (Organisation) andere Unternehmen sendet. Ausgehende Dokumentation sind Dokumente, die im Unternehmen entwickelte Informationen tragen, um sie an andere Organisationen zu übertragen: Buchstaben, Referenzen, Berichte, Bestellungen, Telegramme, Telefone usw.

Dokumentlaufwerk– die Bewegung von Dokumenten in der Organisation aus dem Moment, in dem sie empfangen oder veröffentlicht werden, bevor sie die Ausführung oder das Senden abschließen.

Es gibt drei Hauptflussmenge:

- Dokumente, die von anderen Organisationen (Incoming) kommen;

- Dokumente an andere Organisationen gesendet (ausgehend);

-Documents erstellt in der Organisation und verwendete Mitarbeiter der Organisation im Managementprozess (intern).

Document Proof ist ein wesentlicher Bestandteil des Dow, dessen Zweck eine Informationserweiterung der Aktivitäten der Institution, ihrer Dokumentation und der Speicherung zuvor erstellter Verwaltungsinformationen ist. Dow hängt direkt von den Managementlösungen ab, der Dokumentationsunterstützung, für die der Prozess drei Komponenten umfasst: Informationsunterstützung für Entscheidungen, dh die Entscheidungsfindung (Dokumente), Dokumentation der Lösung und Kontrolle über seine Umsetzung. Die Hauptkomponenten dieses Prozesses sind: Erhalten von Quelleninformationen, setzen Sie das Ziel (Task), suchen Sie nach den erforderlichen Informationen (Referenzarbeiten), der Erschließung der erforderlichen Informationen (Referenzarbeit), der Entwicklung einer Lösung (Ausarbeitung eines Entwurfs des Dokuments), deren Koordination, Bearbeitung, Herstellung, Zertifikat, Senden ( Übertragen eines Empfängers), Ausführungskontrolllösungen. Das Lautstärke der Dokumentenverwaltung wird durch die Anzahl der ankommenden, ausgehenden und internen Dokumente der Institution für einen bestimmten Zeitraum (Jahr, Quartal, Monat, Tag) bestimmt. Die rationale Dokumentenmanagementorganisation sorgt für die Buchhaltung der folgenden Prinzipien: direkte Genauigkeit, Kontinuität, Rhythmus, Parallelität, Verhältnismäßigkeit. Das Prinzip des direkten Flusses von Dokumentendokumenten erfordert, dass die Bewegung von Dokumenten in kürzester Pfad durchgeführt wird. Die einfachste Bewegungsform von Dokumenten entspricht dem linearen Standort der Struktureinheiten. Das Prinzip der Kontinuität im Dokumentfluss ist eine kontinuierliche Einreichung von Dokumenten auf der Ebene der Entscheidung über sie. Dieses Prinzip ist mit der "Abdichtung" von Dokumenten, ihrer Anhäufung in einem Fall nicht kompatibel. Das Prinzip des Rhythmus des Dokumentenmanagements bedeutet die Einheitlichkeit des Dokumentenstroms. Das Prinzip der Parallelität bedeutet, separate Vorgänge zur Bearbeitung des Dokuments im Prozess seiner Bewegung durchzuführen. Der Hauptzweck dieses Prinzips besteht darin, die Zeit für den Durchgang des Dokuments zu reduzieren. Parallelführende Einzelpersonen beschleunigen sowohl dokumentierende Nachweis als auch Ausführung des gesamten Dokuments erheblich. Das Prinzip der Verhältnismäßigkeit nimmt ein proportional einheitliches Laden der Kanäle der Bewegung von Dokumenten voraus. Wichtig ist der Grundsatz der Unabhängigkeit und Verantwortung bei der Arbeit mit Dokumenten. Dieses Prinzip bedeutet, dass mit allen Aktionen - Richtung, Verbreitung, Koordination, Unterzeichnung usw. - es ist notwendig, strikt an den Funktionen der Institution und ihrer Teile, der Kompetenz der Mitarbeiter geleitet zu werden. Ein erheblicher Einfluss auf den Dokumentennachweis ist die bestehende Struktur und Funktionen der Institution, Form und Methoden der Managementaktivitäten. Daher behindert der operative Passage und die Durchführung von Dokumenten neben rein Bürogründen, die organisatorische Nachteile behindern, das Fehlen einer klaren Unterscheidung zwischen den Aufgaben zwischen Beamten, unzureichendem Gewissheit der Funktionen einiger Institutionen und ihren einzelnen strukturellen Abteilungen.

Der Umfang des Managements, der auf dem wissenschaftlichen und technologischen Fortschritt basiert, erfordert die Mechanisierung der Büroarbeit in allen ihren Bühnen. Die Mechanisierung von Büroprozessen besteht darin, technische Werkzeuge zur Durchführung von Dokumentations- und Verarbeitungsvorgängen anzuwenden. Elektronische Geräte sind zu einer echten Notwendigkeit geworden, wenn Sie die Aufgaben der Dokumentenmanagementunterstützung für das Unternehmen lösen. In der Ära von Computern muss die traditionelle Definition des Dokuments geklärt werden, da aktuell Dokumente Nachrichten von E-Mails, Sounddateien, Filmen erhalten werden können. Daher kann das Dokument die folgende Definition erhalten: das Dokument ist eine Kombination von Informationen, die der menschlichen Wahrnehmung zur Verfügung stehen. . Es gibt viele Programme zum Erstellen und Bearbeiten von Serviceunterlagen. Trotz der schnellen Entwicklung elektronischer Dokumente glauben Spezialisten, dass einige organisatorische und technische Schwierigkeiten sie in absehbarer Zeit nicht zulassen, um traditionelle Dokumente aus der Beschwerde vollständig zu ersetzen und auszuschließen.

Fragen zur Diskussion.

1 Von welchen Abschnitten die Steuerdatei ist?

2 Was sind die Fristen zur Ausführung von Dokumenten, die Sie kennen?

3 Welcher Beamte nimmt das Dokument von der Steuerung aus?

4 Was ist das Ziel, die Ausführung von Dokumenten zu steuern?

5 Welche Elemente ist der Dokumentregistrierungsindex?

6 Abonnieren Sie die Details der Anforderung "Kontrollmarke".

7 Von welchem \u200b\u200bPunkt ist die Frist für die Ausführung und Kontrolle über die Ausführung des Dokuments?

8 Wie hoch ist das Verfahren zum Ausdehnen des Datums der Ausführung des Dokuments?

9 Was ist der Zweck der Dokumentenverwaltung?

10 Welche Dokumente treffen eine Analyse und Verbesserung der Dokumentenverwaltung?

11 Was ist ein Dokumentfluss?

12 Beschreiben Sie das Konzept der "Nomenklatur der Angelegenheiten".

13 Beschreiben Sie das Konzept des "Falls".

14 Was ist die Registrierung von Dokumenten?

15 Geben Sie die Hauptstufen der Büroarbeit an.

16 Nennen Sie die Stadien der Arbeit mit Dokumenten, die für das Dokumentmanagement charakteristisch sind.

17 Was beinhaltet das Konzept der "Formation von Fällen"?

18 Wer bietet eine vorläufige Berücksichtigung von Dokumenten?

19 Nach welchem \u200b\u200bPrinzip der Auswahl der Dokumente zur Lagerung oder Zerstörung?

20 Für welche Eigenschaften sind die Nomenklaturen von Fällen?

21 Geben Sie die Bestimmung des Wertes von Dokumenten an.

22 Was sind die Aufgaben der Untersuchung von Dokumenten?

23 Welche Arten von Nomenklässern werden von Institutionen entwickelt?

24 Welche Gruppen können durch die Speicherzeit der von der Liste festgelegten Dokumente unterteilt werden?

25 Was sind die Anforderungen, die beim Binden oder Treppenhaus ein dauerhafter Geschäft, vorübergehender (über 10-jähriger) Lager- und persönliche Komposition beobachtet werden?

26 Wie ist die Nummerierung von Blättern im Fall?

27 Welche Daten werden auf der Titelseite des Inventarspeicherns angezeigt?

Berichtsplan:

1. Organisation des Workflows .............................. 2

2. Registrierung von Dokumenten ........................................ 5

3. Kontrolle der Ausführung von Dokumenten ........................ ...... .8

4. Planen der Arbeit an der Verbesserung der Büroarbeit ... 11

5. Liste der gebrauchten Literatur .......................... .14

Organisation von Dokumenten

Dokumentlaufwerk - Dies ist die Bewegung von Dokumenten aus dem Moment, in dem sie empfangen oder erstellt werden, bevor sie die Ausführung, das Senden oder Durchlaufen in den Fall abschließen. Es gibt drei Hauptflussmenge:

Dokumente, die von anderen Organisationen (Incoming) kommen;

Dokumente, die an andere Organisationen gesendet wurden (ausgehend);

Dokumente, die in der Organisation und verwendeten Mitarbeiter im Managementprozess (intern) erstellt wurden.

Dokumente, die in der Organisation eintreten, sind:

Primärverarbeitung;

Vorläufige Überlegung;

Anmeldung;

Rücksichtnahme durch das Management;

Übertragung zur Ausführung.

Service der Dokumentationsunterstützung (dou), die der Organisation als unabhängige Struktureinheit (Büro, General Division, Secretariat) und einen separaten Mitarbeiter (Sekretariat-REFEREGT) eingereicht werden kann, sollte nur korrekt ausgeführte Dokumente verarbeiten, die legal sind Bindung und in vollem Set gesendet (wenn Anwendungen vorhanden sind). Andernfalls werden die eingereichten Dokumente mit dem entsprechenden Begleitschreiben an den Autor zurückgegeben, in dem die Gründe für die Rendite angegeben sind.

Umschläge aus eingehenden Dokumenten bleiben in Fällen, in denen Sie nur die Adresse des Absenders ermitteln können, die Zeit und das Datum des Erhalts von Dokumenten. Öffnen und übertragene Dokumente nicht mit einer Note "persönlich" und in der Adresse öffentlicher Organisationen.

Die vorläufige Berücksichtigung von Dokumenten erfolgt von einem Mitarbeiter des Dow Service, um die von eingegangenen Dokumente zu verteilen:

> auf den Kopf der Organisation gerichtet,

\u003e Direkt direkt an Struktureinheiten oder bestimmte Darsteller gesendet.

Ohne Rücksicht vom Manager werden Dokumente, die aktuelle Betriebsinformationen enthalten, oder an bestimmte Einheiten adressiert, übertragen. Auf diese Weise können Sie den Leiter der Organisation aus der Berücksichtigung kleiner aktueller Fragen freigeben, für die Lösungen, für die verantwortliche Darsteller erhalten können.

Dokumente an die Führung der Organisation und Dokumente, die Informationen zu den wichtigsten Fragen der Organisation enthalten, werden an das Management übertragen.

Alle von der Ausführung unterliegenden Dokumente werden erfasst und anschließend in Übereinstimmung mit der vorläufigen Verteilung oder dem Kopf oder an die Struktureinheiten (verantwortliche Darsteller) übertragen.

Die vom Manager berücksichtigten Dokumente werden an den Dienst des Dow zurückgegeben, in dem der Registrierungsrat in das Anmeldeformular verschoben wird, um eine vom Kopf angenommene Verwaltungsentscheidung in diesem Dokument auszudrücken. Nach Abschluss des Anmeldeformulars werden diese Dokumente an die Struktureinheiten (verantwortliche Darsteller) übertragen. Der Durchführungsverlauf wird vom dou-Service kontrolliert.

Die Verarbeitung und Übertragung von Dokumenten an Darsteller werden am Tag ihrer Quittung zum dou-Service durchgeführt. Wenn das Dokument von mehreren Einheiten oder Beamten ausgeführt werden muss, wird sie in der gewünschten Anzahl von Kopien propagiert.

Ausgeführte Dokumente werden zusammen mit den Antworten der Antworten in Fälle eingespeist.

Die Arbeit mit ausgehenden Dokumenten beginnt mit der Vorbereitung eines verantwortlichen Vollstreckers des Entwurfs des Dokuments des Dokuments, der dann mit interessierten Beamten vereinbart wird und von ihren Kommentaren abgeschlossen wird. Die endgültige Version des Dokuments nach dem Ausdruck wird vom Manager unterzeichnet, registriert und an den Adressaten gesendet. Eine zertifizierte Kopie des ausgehenden Dokuments wird in den Fall eingespeist.

Dokumente, die an eine andere Organisation gesendet werden sollen, sind sortiert, verpackt, verpackt, als Postabbruch und Weitergabe an die Kommunikationsabteilung. Vor dem Verpacken von Dokumenten muss der DOW-Dienst die Richtigkeit der Papierkram, das Vorhandensein aller Anwendungen, der Einhaltung der Anzahl der Instanzen der Anzahl der Adressaten usw. überprüfen, die Richtigkeit der Untersuchung der Anzahl der Adressen usw. Falsch ausgeführte Dokumente unterliegen dem Auftragnehmer zurück. Die eingetragene Korrespondenz besteht aus dem Vertriebsinventar, der von einem Angestellten des dou-Servicesignals unterzeichnet wird und datiert.

Ausgehende Dokumente sollten am Tag der Registrierung verarbeitet und gesendet werden.

Interne Dokumente der Organisation werden von demselben Schema als ausgehend erstellt: Ein Entwurf des Dokuments des Dokuments wird erstellt, seine Koordinierung mit interessierten Beamten und Abschluss von Kommentaren wird durchgeführt. Die endgültige Version des Dokuments wird vom Kopf gedruckt und unterzeichnet. Nach der Registrierung multipliziert das Dokument in der gewünschten Menge an Instanzen (durch die Anzahl der Darsteller). Kopien des Dokuments werden an die Struktureinheiten (verantwortliche Darsteller) zugewiesen und übermittelt. Das Originaldokument wird in den Fall eingespeist.

Dokumente in der Organisation sollten an die Auftragnehmer für den Erhalt übermittelt werden.

Der dou-Service sollte die Anzahl der zu verarbeitenden Dokumente systematisch aufzeichnen, einschließlich all ihrer Typen und multiplizierten Exemplare, d. H. Berücksichtigen Sie das Volumen der Dokumentenverwaltung. Informationen zu der Anzahl der Dokumente sind praktisch, um zu dem entsprechenden Buchhaltungsformular beitragen, das von der Organisation selbst entwickelt wurde, täglich, monatlich, vierteljährlich und jährlich in den Struktureinheiten und DOW-Diensten auszufüllen.

Die Ergebnisse der Dokumentenverwaltung sind zusammengefasst und auf die Aufmerksamkeit des Leiters der Organisation mitgebracht, um Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten zu entwickeln und das Personal des dou-Service zu ermitteln.

Registrierung von Dokumenten

Die Registrierung von Dokumenten fixiert die Fakten der Erstellung oder Eingabe eines Dokuments durch Vereinfachung des Index und des Datums, gefolgt von der Aufzeichnung der erforderlichen Informationen zum Anmeldeformular.

Die Registrierung von Dokumenten ist erforderlich, um die folgenden Aufgaben zu lösen:

> Buchhaltung für die Anzahl der Dokumente;

\u003e Sicherstellung der Konservierung von Dokumenten, die den Verlust von Dokumenten beseitigt;

> Sicherstellung der Möglichkeit der Überwachung der Leistung

unterlagen;

\u003e Bereitstellung von Dokumenten in Informations- und Referenzzwecken.

Die Registrierung unterliegt allen Dokumenten, die für Rechnungswesen, Ausführung und weitere Verwendung zu Referenzzwecken (organisatorisch und administrativ, geplant, Berichterstattung, Buchhaltung und Statistik, Buchhaltung, Finanzen usw.) erfordern. Incoming-, Ausgehende und interne Dokumente werden aufgezeichnet.

Nicht alle Dokumente der Organisation registrieren jedoch den dou-Service. Dokumente von speziellen (funktionalen) Dokumentationssystemen (geplant, Buchhaltung, Finanzen usw.) sind in den relevanten Einheiten registriert. Im Dow-Service wird nur das Datum der Quittung auf diese Dokumente gestellt. Der DW-Dienst wird eine Liste von Dokumenten entwickelt, die in Struktureinheiten aufgezeichnet wurden.

Die Dokumentenregistrierung sollte nur einmal sein. Die eingehenden Dokumente sind am Tag des Erhalts und der internen Tag registriert - am Tag der Unterzeichnung oder Genehmigung. Beim Übertragen eines registrierten Dokuments von einer Einheit in einen anderen sollte es nicht wieder registriert werden.

Incoming-, Ausgehende und interne Dokumente werden separat registriert. Der Registrierungsindex der eingehenden und ausgehenden Dokumente umfasst:

\u003e die Sequenznummer innerhalb der registrierten Anordnung von Dokumenten;

\u003e Index für die Nomenklatur der Fälle.

Zum Beispiel: 218/08-17, wo

218 - Serielle Registrierungsnummer;

08-17 - Die Fallnummer, in der das Dokument gelegt oder seine Kopie (für ausgehende Dokumente) erfolgt.

Der Index kann zusätzlich die Zahlen (Codes) von den Klassifizierern von Korrespondenten, strukturellen Abteilungen, Aktivitäten usw. eingeben.

Interne Dokumente während der Registrierung sind nach Art von Dokumenten in Gruppen unterteilt, von denen jedes separat registriert ist, beispielsweise: Aufträge für Hauptaktivitäten, Bestellungen für Personal, Revisionsakte, Meetings, Berichte, Berichte, Berichte usw. Die Sequenz-Registrierungsnummern (Indizes) werden Dokumente in jeder registrierten Gruppe zugewiesen. Bei internen Dokumenten wird in der Regel einfache Ordinalnummerierung angewendet, beispielsweise: Bestell-Nr. 28, Protokoll Nr. 3, Act Nr. 7.

Registrierungsindizes werden innerhalb des Kalenderjahres eingehende, ausgehende und interne Dokumente zugewiesen

Als Anmeldeformulare verwenden Sie je nach Volumen der aufgezeichneten Anordnungen von Dokumenten Registrierungsprotokolle oder Registrierungs- und Steuerkarten (RSC). Magazine sind praktisch mit einer relativ kleinen Anzahl von aufgezeichneten Dokumenten, da die Suche nach Informationen, aber das Magazin ist ziemlich langwierig. Beobachtung der Regeln für die Indexierungsregeln ist es notwendig, mehrere Registrierungsprotokolle getrennt für eingehende, ausgehende und interne Dokumente aufrechtzuerhalten, die letztere und nach Art der Dokumente trennen. Darüber hinaus ist es unmöglich, die Ausführung von Dokumenten nicht zu steuern, um die Ausführung von Dokumenten zu steuern, müssen die Dokumente auf den zur Steuerung gelieferten Steuerkarten wiederholt werden.

Diese Mängel sind ohne RCC, die schneller Informations- und Referenzarbeit ermöglichen, und überwachen die Ausführung von Dokumenten ohne Neuanmeldung. RKK wird in mehreren Kopien gedruckt, mit denen Sie verschiedene Referenzdateien (zu Aktivitäten, entsprechend den Korrespondenten usw.) und die Steuerdatei erstellen können. Eine der Kopien der Karte kann zusammen mit dem Dokument in die Struktureinheit übertragen werden, in dem das Dokument ausgeführt wird, mit dem Sie die erneute Registrierung in den Bereichen beseitigen können. Karten sind praktisch, wenn es große Arrays von Dokumenten verschiedener Typen gibt.

Bei der Durchführung eines Kartensystems-Registrierungssystems in dem dou-Service muss durch den Beginn des neuen Kalenderjahres ein spezielles Nummern-Checker-Wellen für Markierungen bei der Verwendung der nächsten Sequenznummer beim Registrieren von Dokumenten vorbereitet werden.

Der folgende obligatorische Bestandteil der Angaben zur Registrierung von Dokumenten wird festgelegt:

> Name des Dokuments;

> Datum des Dokuments;

> Dokumentindex;

\u003e Datum des Erhalts des Dokuments (für eingehende Dokumente);

\u003e Dokumenteneindex (für eingehende Dokumente);

\u003e Dokumentkopf oder seine Zusammenfassung;

> Auflösung (Performer, Inhaltssicherung, Autor, Datum);

\u003e Ausführungstermin;

\u003e Die Markierung der Leistung (ein kurzer Aufzeichnung der Lösung des Problems der Essenz, dem Datum der tatsächlichen Ausführung und des Dokumentindex - eine Antwort);

\u003e Unternehmensnummer.

Bei Bedarf kann die Zusammensetzung der obligatorischen Details folgendermaßen ergänzt werden:

Künstler;

Erfassung des Künstlers bei der Erlangung eines Dokuments;

Fortschritt;

Anwendungen und andere.

Formen des Registrierungsprotokolls und -karten werden nicht reguliert, d. H. Das Verfahren für den Standort der Details in diesen Formularen wird vom Service Dow Enterprise Service bestimmt.

Die Registrierung von Dokumentenantworten sollte auf den Registrierungsformen von Initiativkörpern durchgeführt werden. Das Antwortdokument ist eine unabhängige serielle Registrierungsnummer innerhalb des entsprechenden Anmeldearrays zugewiesen.

Kontrolle der Ausführung von Dokumenten

Die Steuerung unterliegt der Erfüllung aller registrierten Dokumente. Die Ausführungskontrolle umfasst:

Formulierung eines Dokuments zur Kontrolle;

Überprüfung der rechtzeitigen Erbringung des Dokuments an den Auftragnehmer;

Überprüfung und Regulierung des Fortschritts;

Buchhaltung und Verallgemeinerung der Ergebnisse der Steuerung der Ausführung von Dokumenten, der den Kopf informiert.

Der Hauptziel der Organisation der Durchführung der Ausführung besteht darin, die rechtzeitige und qualitative Ausführung von Dokumenten sicherzustellen. Die Steuerung erfolgt von Managern, Service Dou und Verantwortlichen. Der dou-Service steuert organisatorische und administrative Dokumente. Dokumente anderer Systeme werden von relevanten Einheiten oder Mitarbeitern überwacht.

Die Fristen werden in Kalendertagen ab dem Datum der Unterzeichnung (Zulassung) des Dokuments und für das empfangene - ab dem Datum des Erhalts berechnet.

Typische Fristen für die Durchführung von Dokumenten werden von Handlungen von höheren Stellen von Regierungs- und Management sowie zentraler Funktions- und Industrieorgane festgelegt.

Die individuelle Zeit wird vom Unternehmensleiter eingerichtet. Das endgültige Ausführungsdatum ist im Text des Dokuments oder in der Kopfauflösung angegeben.

Die Änderung des Ausführungszeitraums erfolgt nur in der Richtung des Managers in der folgenden Reihenfolge: Typische Begriffe - Die Annahme eines neuen Handlungen, dem Einzelnen - der Manager, der sie installiert hat.

Übertragen der Frist für die Ausführung des Dokuments auf Antrag des Darstellers, eine motivierte Verfügbarkeit von guten Gründen, wird von dem Leiter des Unternehmens nach Erhalt eines Berichtsnotiks vom Auftragnehmer durchgeführt. Die Entscheidung über die Übertragung der Ausführungszeitraum spiegelt sich in der Auflösung des Kopfes wider und wird von der Auflösung zur Prüfkarte übertragen.

Bei der Organisation der Ausführungssteuerung werden die RSC-Kopien verwendet, die beim Registrieren von Dokumenten gefüllt werden.

| Karten von kontrollierten Dokumenten (Steuerkartendatei) werden in Bezug auf die Ausführung von Dokumenten entsprechend den Darstellungsgruppen, Gruppen von Dokumenten systematisiert.

Die folgenden Vorgänge werden vom Steuerungsdienst ausgeführt:

\u003e Bildung von Kartendateien von kontrollierten Dokumenten;

\u003e Richtung des kartengesteuerten Dokuments (Punkt der Aufgabe) in der Exekutiveinheit;

\u003e Klarstellung in der strukturellen Division des Nachnamens, des Namens, des Patronomieses und des Telefons des Künstlers;

\u003e Erinnerung des Auftragnehmers an den Leistungsbegriff;

\u003e Erhalten Sie Informationen über den Fortschritt und die Ergebnisse der Ausführung;

\u003e Aufzeichnen des Fortschritts und Ergebnissen der Ausführung in dem kartengesteuerten Dokument;

\u003e Regelmäßige Informationsmanager über den Status und die Ergebnisse der Ausführung;

\u003e die Fortschritte und Ergebnisse der Durchführung von Dokumenten in operativen Treffen, Treffen von kollegialen Körpern;

\u003e Entfernen von Dokumenten von der Kontrolle in Richtungen;

\u003e Bildung von Kartendateien ausgeführte Dokumente.

Die Überprüfung der Umsetzung der Ausführung erfolgt in allen Schritten bis zum Ablauf der folgenden Reihenfolge:

Die Aufgaben der folgenden Jahre - mindestens einmal im Jahr;

Die Aufgaben der nächsten Monate des laufenden Jahres - mindestens einmal im Monat;

Aufgaben, Anweisungen des aktuellen Monats - alle zehn Tage und fünf Tage vor Ablauf.

Dow Service muss nicht nur formal-kurze, sondern auch vorbeugende Steuerung führen, d. H. Nicht nur darin, den Darsteller über den Ansatz der Durchführung der Ausführung zu erinnern, sondern auch, um den Ausführungszustand herauszufinden, die Gründe für den möglichen Zusammenbruch zu ermitteln und Maßnahmen zu ergreifen, um sie zu beseitigen, um sie zu beseitigen, den Anleitung zu informieren und zur Organisation der Ausführung des Dokuments zu informieren und zu helfen .

Das Dokument gilt als ausgeführt und wird nach der Ausführung von Aufgaben, den Ergebnissen der Ergebnisse an interessierte Organisationen und Personen oder andere dokumentierte Bestätigung der Ausführung von der Steuerung angesehen. Die Ausführungsergebnisse werden in der Steuerkarte und im erfüllten Dokument angegeben.

Die Ergebnisse der Arbeit der Künstlern mit kontrollierten Dokumenten sollten periodisch (z. B. monatlich) sein, um mit dem dou-Service zu kommunizieren und zu analysieren und mit dem Leiter des Unternehmens zu kommunizieren, um die Leistungsdisziplin zu erhöhen.

Arbeitsplan zur Verbesserung der Büroarbeit

Ein großer Beitrag zur Verbesserung der Arbeit mit Dokumenten des Unternehmens kann ein referenzierter Sekretär sein, da ein erheblicher Teil des Workflows an seinem Arbeitsplatz durchgeführt wird. Eine solche Zentralisierung ermöglicht Ihnen, alle Operationen mit qualifizierteren dokumenten und häufiger verwendeten Dokumenten durchzuführen, die für die Ein-Wege-Arbeit von Office-Geräten häufig verwendet werden. Einer der Funktionen des Sekretärs referentiell ist die methodische Anleitung und Kontrolle der Organisation der Büroarbeit in den strukturellen Divisionen des Unternehmens und seiner Niederlassungen.

Es war die Sekretärausweise, die die Wirksamkeit der im Unternehmen angenommenen Büroarbeit objektiv objektiv einschätzen kann, und zwar, da er Erfahrungen gewonnen haben, wichtige Kommentare und Vorschläge für seine Änderung vornehmen.

Die Verbesserung der Büroarbeit im Unternehmen kann nach dem ungefähren Plan durchgeführt werden:

1. Dokumentation

1.1. Bestimmung der wichtigsten Arten von Dokumenten des Unternehmens notwendig und ausreichend für seine Arbeit. Reduktion und Ausscheidung vom Umsatz von veralteten Dokumentenarten.

1.2. Studieren und Analysen der Vorbereitung und Gestaltung von Unternehmensdokumenten (Regeln für Design, Stil der Präsentation, logischer Textbau).

1.3. Die Überarbeitung der Haupttypen von Dokumenten zu den Empfehlungen von GOST 6.38-96.

1.4. Entwicklung von Branded-Leerzeichen von zwei Typen (leer für Buchstaben, Faxe und interne Dokumente).

1.5. Erstellen der Beispieldatei der Haupttypen von Unternehmensdokumenten mit Bildschirmtexten.

1.6. Mitarbeiterschulung durch die Ausführungsregeln des Unternehmens mithilfe der Beispieldatei.

2. Organisation der Arbeit mit Dokumenten

2.1. Studie und Analyse der Arbeit mit Dokumenten.

2.2. Studieren der Praxis der Bildung und Registrierung von Fällen, dem Verfahren für ihre Verwendung. 2.3. Erstellung einer Nomenklatur der Fälle.

2.4. Ernennung, die für die Bildung und Durchführung von Fällen in Struktureinheiten verantwortlich ist.

2.5. Studieren des Verfahrens zur Registrierung von Dokumenten und Vorbereitung von Vorschlägen für die Verbesserung mit dem PC.

2.6. Die Einführung der jährlichen Verarbeitung von Unternehmensdokumenten zur späteren Übertragung von Teil davon in das Archiv und die andere bis zur Zerstörung.

2.7. Einführung von Bürogeräten (PCs, Faxe, Kopierer, Ziffernräume usw.).

2.8. Die Einführung moderner Info-Technologien basierend auf der elektronischen Technologie (Computerabschluß, E-Mail).

2.9. Anweisungen für die Dokumentationsunterstützung des Unternehmens erstellen.

2.10. Schulung von Mitarbeitern der Unternehmensfähigkeiten der rationalen Arbeit mit Dokumenten und modernen Info-Technologien.

Der Sekretär-Referent kann einen zufriedenstellenden Beitrag zur Lösung eines Problems des Kopfes leisten. Einige Sekretäre betrachten ihre Position zu unbedeutend, um den Entscheidungsprozess zu beeinflussen, wodurch der Rahmen ihrer Arbeit und der Karriere gleichzeitig eingeschränkt wird. Mit der Suche und der Auswahl von Informationen zu jeder Frage müssen Sie jedoch die meisten Sekretäre stellen. Manager können den Sekretär anfragen, basierend auf der Wurzelidee, die der Sekretär "alles wissen sollte!". Natürlich ist das unmöglich. Durch die Angabe dieser Anforderungen können Sie die allgemeinen Informationsrahmen für den Sekretär festlegen.

Der Sekretär braucht:

Kenne die wichtigsten Richtungen der Arbeit des Kopfes und der Firma;

Wissen, wo Sie Informationen finden und Informationsquellen speichern können;

Das Bedürfnis eines Managers in einer Information oder anderen Informationen voraussehen;

Verdienen Sie das Selbstvertrauen vom Manager in Ihrer Fähigkeit, die erforderlichen Daten zu finden.

Referenzenliste:

1. Andreeva V.I. Entwicklung: Praktische Zulage / Ausgabe 5., recycelt und ergänzt. - M.: CJSC "Business School" Intel-Synthesis ", 1998. - 192 p.
2. Sekretariatsgeschäft - M.: "Publisher vor", 1998. 192c.

Die Essenz der Dokumentenverwaltung besteht darin, die operative Ausführung aller Betriebsstadien der Arbeit mit Dokumenten sicherzustellen. Es ist die Klarheit der Verarbeitung und eine Dokumentenbewegung, die die Geschwindigkeit der Erzielung von Informationen ermittelt, die zur Entwicklung einer Lösung erforderlich sind. Daher wird eine rationale Organisation von Dokumentenmanagement, Geschwindigkeit und Klarheit der Verarbeitung und Übermittlung von Dokumenten zur Ausführung immer sehr aufmerksam gemacht.

Die Bewegung von Dokumenten in der Organisation aus dem Moment ihrer Erstellung oder Quittung vor der Ausführung oder Abreise wird als Dokumentenfluss bezeichnet.

In der klassischen Präsentation ist der Workflow die Informationströme, dass die Organisation einerseits mit der Umwelt (Staat, Gesellschaft, Bürger) interagiert, andererseits, - mit Hilfe der Dokumentenverwaltung, der Organisation als einzelne zentrale Das Unternehmen führt die interne Wechselwirkung zwischen seinen Führungskörpern, strukturellen Divisionen und individuellen Arbeitern durch.

Die gesamte Dokumentation der Institution ist in drei Dokumente unterteilt:

• - eingehende (eingehende) Dokumente;
• - ausgehende (gesendete) Dokumente;
• - interne Dokumente.

Jeder Dokumentenfluss hat seine eigenen Merkmale in der Zusammensetzung, Menge

verarbeitung und Bewegung.

Das eingehende Dokument ist ein Dokument, das von der Institution eingegeben wird. Die meisten eingehenden Dokumente sollten pünktlich angemessen ausgehend generieren. Das Timing kann von regulatorischen Handlungen eingerichtet werden, die diese oder diese Reaktionszeit in das entsprechende eingehende Dokument verschreiben oder direkt im eingehenden Dokument angegeben werden können.

Das ausgehende Dokument ist ein offizielles Dokument, das von der Institution gesendet wird. Die meisten ausgehenden Dokumente sind eine Organisationsantwort auf eingehende Dokumente. Einige der ausgehenden Dokumente werden auf der Grundlage der internen Dokumente der Organisation vorbereitet. Eine kleine Anzahl ausgehender Dokumente erfordert möglicherweise eingehende Dokumente (z. B. Anforderungen an andere Organisationen).

Internes Dokument ist ein offizielles Dokument, das nicht über die zubereitete Organisation hinausgeht. Diese Dokumente werden verwendet, um die Arbeit der Institution zu organisieren, da sie eine gezielte Lösung von Managementaufgaben in derselben Organisation bieten. Interne Dokumente umfassen organisatorische und rechtliche, organisatorische und administrative Dokumente. Unabhängige Gruppen der internen Dokumentenverwaltung sind Protokolle und Handlungen, geplant, geplant und melden Dokumente, Dokumente zur Buchhaltung von Material und Bargeld, Ausrüstung, internen Service-Korrespondenz (Berichte, Erläuterung), Personal usw.

Die Anzahl der Dokumente aller Flüsse pro Jahr ist der Betrag der Revolution der Institution. Dieser Wert ist erforderlich, um die notwendige Anzahl von Engrad-Personal zu berechnen, um die Wirksamkeit der Verwendung von Mechanisierungsmitteln und Automatisierung der Büroarbeit zu berechnen. Im Allgemeinen zeigt es die Arbeitslast des gesamten Führungsapparats.

Auch die horizontalen und vertikalen Richtungen von Strömen werden unterschieden.

Die Organisation der Dokumentenverwaltung im Unternehmen soll die Abteilungen von einer Ebene, untergeordneten Einheiten mit der Verwaltung aller Ebenen sowie separate kammart gelöschte Niederlassungen des Unternehmens verbinden. Bei der Organisation der Dokumentenverwaltung in der Organisation wird die Wechselwirkung aller Arten von Strömungen, einschließlich des internen Teils, für den der Austausch von Dokumenten zwischen den äquivalenten Abteilungen ausgetauscht wird.

Der Dokumentfluss zeichnet sich durch folgende Basisparameter aus:

• - Inhalt oder funktionale Zugehörigkeit;
• - Struktur;
• - Regime oder cyclisch;
• - Richtung;
• - Volumen.

Die Struktur des Dokumentenstroms wird durch die Anzeichen beschrieben, gemäß der die Klassifizierung von Dokumenten und ihrer Indexierung durchgeführt werden kann, ein System der wissenschaftlichen und Referenzvorrichtung für Dokumente der Organisation gebildet wurde. In hohem Maße entspricht die Struktur der Dokumentenströme dem funktionalen Zielzweck der Komponenten seiner Dokumente.

Der Modus oder die Zyklizität des Dokumentenstroms wird durch die Änderung der Zeit seiner Informationslast bestimmt. Solche Änderungen sind in der Regel mit der zyklischen Planung und summierenden Arbeiten verbunden, ein saisonaler Rückgang der Wirtschaft, der politischen und leitenden Tätigkeit, der internen Rhythmen der Organisation der Organisation.

Die Richtung der Dokumentenströme hängt vom Inhalt des spezifischen technologischen Niveaus der Dokumentenverarbeitung ab: die aufgezeichneten und nicht registrierten Dokumente, den Dokumenten, auf denen die Leistung des dou-Dienstes durchgeführt wird und nicht durchgeführt wird. Die Richtung des Dokumentenablaufs beeinflusst auch die Methode der Beurteilung und Zertifizierung der Komponenten dieses Dokumentenflusss: Koordination, Genehmigung, Einarbeitung und Andere.

Der Betrag des Dokumentenstroms wird anhand der physikalischen Anzahl von Dokumenten (Original und Kopien) gemessen, die durch den in den Dokumenten enthaltenen Informationen angegeben oder ergänzt werden kann, die in Blättern, Anzeichen, Anzahl der Anweisungen, Darsteller usw. ausgedrückt werden.

Es gibt eine große Gruppe von Dokumentenmanagementsystemen, die bestimmte Arten von Aktivitäten aufrechterhalten:

• - Archivgeschäft (ein Satz von Verfahren des Archivierungsworkflows);
• - Personaldokumentfluss (Rekrutierungsverfahren);
• - Buchhaltungsbeleg;
• - geheime und vertrauliche Büroarbeit;
• - technischer und technologischer Dokumentenfluss;
• - Dokumentenverwaltungssystem des Qualitätsmanagementsystems.

Dokumentenmanagementsysteme können so viel sein, wie es Aktivitäten gibt.

Normalerweise basiert die Organisation der Dokumentenverwaltung im Unternehmen auf bestimmten Regeln, die zur Erfüllung aller Mitarbeiter erforderlich sind.

Die Zeit, die für die Arbeit mit jedem Dokument ausgegeben wird, sollte minimal sein, so ist es notwendig, über den Weg der Bewegung der im Dokumentenverwaltungsschema im Unternehmen festgelegten Unterlagen vorsichtig zu denken. Die Anzahl der Links, für die jedes Dokument innerhalb des Systemsystems übergibt, sollte auch streben, um zu minimieren.

Die folgenden Grundprinzipien werden unterschieden, was auf kürzester Zeit den Betriebsdurchgang von Dokumenten mit minimalen Zeitkosten bereitstellt:

• - Zentralisierung von Vorgängen für den Empfang, Primärverarbeitung und Senden von Dokumenten ist, dass alle Dokumente, die in die Organisation in allen Bereitstellungsmitteln (per E-Mail, Fax, E-Mail usw.) eingeben und in der Organisation gesendet werden, im DOW-Service verarbeitet werden
• - Maximale Verringerung der Anzahl der Instanzen, um die Rückkehrbewegungen des nicht durch die Geschäftsnotwendigkeit verursachten Dokumenten zu übergeben und zu beseitigen (eine solche Bewegung des Dokuments wird betrachtet, in dem er zurückgegeben wird, in dem es in die Instanz eintritt, in dem die Verarbeitung bereits bestanden hat)
• - Routing bestimmter Arten von Dokumenten (Entwicklung von Dokumenten von Dokumenten)
• - Präsentation der Registrierung von Dokumenten (Dokumente, die in die Organisation eingehen, und die in der Organisation erstellten Organisationen sind einmal registriert: Incoming - Während der Zulassung, internen und ausgehend - Beim Erstellen können die Registrierung von Dokumenten im Dienst der Institution oder in der strukturellen Division)
• - Organisation der vorläufigen Berücksichtigung von Dokumenten (die Verteilung der in der Organisation eingeschriebenen Dokumente, Dokumente, die an die Entschließung an den Kopf, seine Abgeordneten gesendet und direkt in der Division auf die Ausführung übertragen wurden; vorläufige Überlegung wird von einem Spezialisten des dou-Service durchgeführt ( Sekretäränderung oder Assistant-Manager)
• - Bereitstellung spezifischer Auflösungen, wenn möglich, genau das Auftragnehmer, der Auftragnehmer, der Ausführung der Ausführung festlegen
• - Ausnahme der unvernünftigen Koordinierung, der Organisation der parallelen Koordinierung von Dokumenten gleichzeitig von mehreren Mitarbeitern (Kopieren des Entwurfs des Dokuments oder übertragen Sie es per E-Mail an alle interessierten Personen)
• - Reduzierte Dokumentenunterzeichnung.

Alle derzeit in den Aktivitäten des Unternehmens verwendeten Dokumente können in die folgenden Grundzeichen unterteilt werden:

• - In Bezug auf das Unternehmen sind Dokumente in externe und interne Innere unterteilt. Externe Dokumente werden Korrespondenten des Unternehmens erstellt, die aus Organisationen von Drittanbietern kommen und die Beziehung zwischen dem Unternehmen mit ihren Kontrahenten (Zahlungsanforderungen) widerspiegeln. Inländische Dokumente werden auf dem Unternehmen selbst, seinen Mitarbeitern und Administratoren für die Registrierung des internen Wirtschaftsbetriebs (Erhalt der Cash-Order) erstellt.
• - In Bezug auf reflektierte wirtschaftliche Operationen - primäre und zusammenfassende Dokumente. Primärdokumente enthalten Informationen zu einem Geschäftsbetrieb (rentabel und Verbrauchsmaterial, Rechnungen). Konzernunterlagen sollen Informationen über die gesamte Gesamtheit derselben ökonomischen Operationen für einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen (Bericht des Kassierer, Handelsberichts, der Zeitschriftenregistrierung der Tatsachen des wirtschaftlichen Lebens).
• - Gemäß der Anzahl der zu berücksichtigten Elemente können Dokumente einzeilig und mehrzeilig sein. Einzeilige Dokumente enthalten ein Konto. Mehrzeilige Dokumente enthalten zwei oder mehr Rechnungsstellungspositionen (Abrechnung).
• - Nach Ernennung sind Dokumente in administrative, Begründung, Bilanzierungsdokumente und kombiniert. Regulierungsdokumente enthalten die Erlaubnis, einen bestimmten wirtschaftlichen Betrieb (der Reihenfolge des Kopfes auf der Ausgabe von Fonds unter dem Bericht, Bestellungen) zu begehen. Diese Dokumente reduzieren den Betrieb, aber die in ihnen enthaltenen Informationen werden in den Rechnungslegungsregistern nicht gespiegelt. Mestimual-Dokumente enthalten Informationen zur Ausführung der Bestellung (ein Bericht über den Kassierer, den Aufwand, den Anforderungen, einen Erhaltreihenfolge). Diese Dokumente spiegeln den tatsächlichen Betrieb der Operation wider, und die in ihnen enthaltenen Informationen werden in Kontoregister eingegeben. Accounting-Dokumente sind für Rechnungslegungsaufzeichnungen für die weitere Verwendung im Rechnungslegungsverfahren (Berechnung der Abwertung des Anlagevermögens) ausgelegt. Kombinierte Dokumente kombinieren die Anzeichen von administrativen (zulässigen), Freizeit- und Rechnungslegungsdokumenten (ergreifbarer Cash-Order, eine Abrechnungsabrechnung für die Arbeitsbezahlung).
• - Entsprechend dem Inhalt des wirtschaftlichen Betriebs sind Dokumente in Material, Bargeld und Abrechnung unterteilt. Materialdokumente dienen zur Gestaltung von Vorgängen auf der Bewegung von Rohstoff- und Materialwerten (Annahmeakte und Übertragung von Anlagevermögen). Cash-Dokumente sind für die Registrierung von Vorgängen mit Bargeld- und Nicht-Cash-Fonds des Unternehmens (Zahlungsanforderung) bestimmt. Geschätzte Dokumente dienen zur Gestaltung einer Abrechnungsbeziehung mit ihren Kontrahenten für externe Verbindlichkeiten (Rechnung).
• - Gemäß dem Füllungsverfahren können Dokumente manuell oder mit elektronischen Rechenmitteln ausfüllen.
• - Primärabzugsdokumente sind mit einem Buchhalter gefüllt. Dazu gehören: Verschiedene Zertifikate, Berechnungen, Entwicklungsanweisungen usw. Informationen in diesen Dokumenten reflektiert werden ebenfalls in Rechnungslegungsregister eingereicht. Dokumente, die die Fragen der allgemeinen Verwaltung des Unternehmens widerspiegeln, werden von den Verwaltungsstellen der Organisation erstellt.

Somit sind die Hauptfunktionen der Dokumentenverwaltung:

• - Kommunikativ - ist, um die interne und externe Interaktion der Information sicherzustellen;
• - Richtlinie - ist, die direkte Steuerung sicherzustellen, indem Sie Aufgaben einstellen und ihre Ausführung steuern.