Gir organisasjonen og riktig gjennomføring av kontorarbeid. Organisering av arbeid med dokumenter kontorarbeid. Prosedyren for å utføre kontorarbeid i organisasjonen. Prinsipper for dokumenthåndtering. fra _____________________________

Kontorarbeid er en aktivitet som dekker dokumentasjon og organisering av arbeid med dokumenter.

Et dokument er et skriftlig sertifikat for juridisk oppfyllelse eller bekreftelse på den faktiske gjennomføringen av en forretningstransaksjon, der de nødvendige detaljene fylles ut.

Organisering av kontorarbeid i LLC "Household Chemistry" er et av de viktigste øyeblikkene i virksomheten. Tross alt inkluderer ledelsesprosessen planlegging, organisatoriske spørsmål, personalspørsmål, finansiering. Alt dette samles, behandles og overføres til en enorm mengde informasjon, bæreren som er et dokument. Alle stadier av arbeidet bør reguleres, i individuelle instruksjoner for hvert foretak for kontorarbeid. Grunnleggende om kontorarbeid inkluderer følgende hovedpunkter:

Arbeid med innkommende og utgående korrespondanse (mottak, behandling og sortering av innkommende brev (inkludert via e-post), registrering og sending av utgående dokumenter);

Arbeid med intern dokumentflyt (notater, rapporter for rapport til ledelsen, ordre, brev angående løsning av tjenesteproduksjonsspørsmål, regler for bruk av bedriftseiendom, etc.);

Innsamling, dannelse, systematisering og videre lagring av filer (dette bør omfatte dokumenter som direkte støtter virksomheten i virksomheten (charter, forskrifter, regler, instruksjoner, protokoller, organisasjons- og administrative dokumenter);

Utskrift og kopiering;

Organisering av kontroll over utførelsen av saker (plassering av dokumenter for kontroll, kontroll av rettidig levering av dokumenter til utførere, informere ledere om brudd på frister);

HR -administrasjon.

Utarbeidelse av et dokument i "Husholdningskjemi" begynner med utarbeidelsen av utkastet, som godkjennelse som regel tar mye tid. For å fremskynde prosessen med å forberede et dokument multipliseres det, og de resulterende kopiene overføres samtidig til alle forekomster (tjenestemenn) som deltar i godkjenningen.

Entreprenøren samler bekreftede kopier, rapporterer om endringer, kommentarer, presiseringer til dem. Fremgangsmåten for godkjenning og godkjenning av dokumenter er som regel tydelig regulert av instruksjonene for kontorarbeid i organisasjonen. Da er entreprenøren forpliktet til å kontrollere at forberedelsen og utførelsen er korrekt, om de nødvendige visumene og søknadene er tilgjengelige.

De utarbeidede utkastene til utgående dokumenter, sammen med materialene på grunnlag av hvilke de ble utarbeidet, sendes for signering til direktøren eller lederne for strukturelle divisjoner som har rett til å signere de relevante dokumentene.

De signerte dokumentene sendes for forsendelse. Behandlingen av sendt korrespondanse består i å sortere den etter adresser og typer utsendelser, feste adressen på konvolutten, brette dokumenter og legge dem i konvolutter, forsegle konvolutter, bestemme kostnadene for å sende, lage en liste for registrert post.

Dokumenter må sendes til kontoret fullstendig utført med opphavsmerket på typen postforsendelse. Kontoret kontrollerer korrektheten av registrering av korrespondanse, tilstedeværelsen av vedlegg spesifisert i hoveddokumentet.

Feil utførte dokumenter returneres til entreprenøren for å eliminere manglene.

Dokumentene behandles og sendes samme dag som de sendes for forsendelse.

Dokumenter sendt til høyere myndigheter, initierte utgående dokumenter, så vel som dokumenter som krever utførelse av et svar, må registreres. Dokumentene registreres i utgående dokumentlogg.

Etter registrering sendes interne dokumenter for utførelse. Kopier av dokumenter lagres i filen. De henrettede dokumentene blir også arkivert i filen etter at merket er festet. Ordrer og andre administrative dokumenter, protokoller som inneholder instruksjoner til forskjellige tjenestemenn eller divisjoner i organisasjonen, overføres til adressatene i form av dupliserte kopier eller utdrag fra dem.

Adskilt fra pålegg om hovedaktiviteten, utstedes pålegg om personell. Ordren må inneholde følgende obligatoriske detaljer: navn på organisasjonen som utsteder dokumentet, organisasjonskode, navn på dokumenttype, dato og registreringsnummer, publikasjonssted, tittel på teksten, tekst, visum, signatur.

Bestillinger til personalet på "Husholdningskjemikalier" utarbeides i personalavdelingen av en spesialist på personell.

Leieordren er korrekt utarbeidet (vedlegg 6). Det angir det fulle navnet på den ansatte, navnet på stillingen som den ansatte er godtatt for, navnet på den strukturelle enheten som den aksepterte arbeidstakeren skal arbeide i, datoen for opptak, innleggelsestype, tariffsats eller lønn. Registrering av dokumenter - tildeling av en indeks (nummer) og festing til et dokument, etterfulgt av en oversikt over korte data om det i journalen. Registrering er nødvendig for raskt søk av dokumenter, regnskap og kontroll. Det er forbudt å sende dokumenter til strukturelle avdelinger som omgår registrering.

I registeret over innkommende dokumenter fester entreprenøren underskriften og datoen for mottak av dokumentet.

Etter registrering overføres de viktigste dokumentene knyttet til aktivitetsområdet til organisasjonen som helhet til hodet for vurdering. Hastende, spesielt viktige dokumenter overleveres lederen før registrering. Dokumentene bør som hovedregel behandles av sjefen den dagen de mottas av organisasjonen. Hodet bestemmer utføreren av dokumentet, gir klare instruksjoner i form av en resolusjon. Informasjon om oppløsningen er registrert i loggboken. Etter behandling av hodet overføres dokumentene for utførelse til de strukturelle divisjonene. Etter utførelsen av dokumentene under kontroll, blir det notert om utførelsen i registreringsloggen.

For at dokumentene skal komme inn i arkivet, utføres full eller delvis registrering av saker. Midlertidig (over 10 år), permanent lagring og personalfiler er underlagt full registrering.

Organisering av regnskap i en organisasjon

Hovedformålet med å organisere regnskap i virksomheten "Husholdningskjemi" er dannelse av informasjon, gruppering av data for videre analyse, utarbeidelse, begrunnelse og vedtakelse av passende ledelsesbeslutninger, fastsettelse av taktikk og strategi for virksomheten i en markedsøkonomi. Samtidig bør det bemerkes at regnskap for øyeblikket er en veldig forgrenet vitenskap, som kombinerer en rekke områder. Blant dem: - regnskapets historie, som innebærer bekjentskap med utviklingen av regnskapstanken og dannelsen av regnskapsyrket; - teorien om regnskap, som etablerer de grunnleggende konseptene, prinsippene, metodene for regnskap; - økonomisk regnskap, vurderer prosedyren for regnskap for individuelle objekter i samsvar med kravene i gjeldende lovgivning og forskrifter innen regnskap; - regnskapsledelse, dedikert til å studere metoder og teknikker. Ifølge rapporteringsdataene rapporterer lederne for organisasjonen til arbeidskollektiver, offentlige etater. Rapporteringsindikatorer brukes til å analysere økonomisk aktivitet på visse produksjonsområder, for å identifisere positive og negative arbeidsresultater, årsakene til avvik fra planen, for å identifisere interne reserver for å forbedre organisasjonens effektivitet.

Korrekt og rettidig utarbeidet rapportering bidrar til bevaring av eiendom, søk etter måter å redusere kostnader, styrker organisasjonens økonomiske tilstand, rettidig innkreving av fordringer og tilbakebetaling av leverandørgjeld.

Hovedoppgaven med rapportering er å finne reserver for ytterligere vekst og forbedring av organisasjonens aktiviteter, stabilitet i markedet.

I samsvar med lovgivningen i Republikken Hviterussland "Om regnskap og rapportering" og resolusjonen fra Finansdepartementet i Republikken Hviterussland "Om godkjenning av årsregnskap" er hovedkravene som må oppfylles av regnskapet følgende:

dannelse av fullstendig og pålitelig informasjon om filialens virksomhet, eiendomsstatus, mottatte inntekter og påløpte utgifter, nødvendig for operativ ledelse og ledelse;

gi interne og eksterne brukere rettidig informasjon om tilgjengelighet og bevegelse av eiendom og forpliktelser, samt om bruk av materiale, arbeidskraft og økonomiske ressurser i samsvar med godkjente normer, standarder og estimater, når filialen utfører forretningsdrift;

forebygging av negative resultater av filialens økonomiske aktiviteter og identifisering av reserver for finansiell stabilitet.

Alt ansvar for regnskapsførere er fordelt mellom dem. Hver regnskapsfører jobber med sine egne kontoer.

Plikten til å opprettholde "Kasserer" -kontoen i dette "Husholdningskjemikalier" -foretaket tildeles kassereren. I samsvar med stillingsbeskrivelsen inkluderer kassererens oppgaver:

Utføre operasjoner for mottak, regnskap, utstedelse, lagring av midler og verdipapirer med obligatorisk overholdelse av reglene som sikrer deres sikkerhet;

Å føre en kassa på grunnlag av innkommende og utgående kontantordre;

Utstedelse av midler til kontoen;

Utarbeidelse av kontoutskrifter;

Overføring av midler til samlere i samsvar med den etablerte prosedyren.

Ved salg av beholdningsartikler utsteder husholdningskjemifirmaet fakturaer for salg av beholdningsartikler på skjemaene TTN-1 (vedlegg 7) eller TN-2. De angir mottakeren, avsenderen, grunnlaget for permisjonen. Skjemaer TTN-1 og TN-2 er strenge rapporteringsskjemaer.

Etter gjennomføring av forretningstransaksjonen overføres behørig utførte og signerte dokumenter til regnskapsavdelingen. Regnskapsavdelingen fastslår også en bestemt rekkefølge for behandling av dokumenter. Her sjekkes dokumenter i form og innhold, gruppert etter homogene egenskaper og fungerer som grunnlag for oppføringer i regnskapsregistre.

De viktigste regnskapsregistrene er:

· Hovedbok;

· Bestill blader;

· Omsetningsoppgaver;

· Gruppering av uttalelser.

Regnskapsregistre er beregnet på systematisering og akkumulering av informasjon i hoveddokumentene som er godtatt for regnskap, for å reflektere det i regnskapet og i regnskapet.

Forretnings suksess avhenger i stor grad av riktig organisering. Både ledere og vanlige arbeidere følger det geistlige arbeidet. Hva er funksjonene, hvilke typer er det, og hvilke reguleringsdokumenter bør tas i betraktning når du organiserer dokumentflyt?

Hva er kontorarbeid

Enhver organisasjon, uavhengig av eierform og egenskaper, lager en rekke papirer i løpet av sin virksomhet. Dette kan være bestillinger, brev og protokoller. Alle relaterer seg til organisatorisk og administrativ dokumentasjon.

Papirarbeid er aktiviteten med å lage dokumenter for en organisasjon, utført i henhold til visse regler og krav. Oftest tildeler virksomheter spesialmedarbeidere som bare er ansatt i dette området. I små firmaer kan sekretærfunksjonen tildeles nesten alle ansatte.

Hvis du forstår essensen av terminologi (hva er kontorarbeid), vil opprinnelsen til ordet bli tydelig. Dette er først og fremst fiksering på materialbæreren av offisiell informasjon. Under denne prosessen blir den opprettet som videre starter visse handlinger.

Selve begrepet "kontorarbeid" dukket opp for ganske lenge siden, men først i midten av forrige århundre ble det formalisert og ble nedfelt i reguleringsdokumenter på statlig nivå.

Kontorarbeid og arbeidsflyt - hva er det?

En organisasjon kan ikke eksistere uavhengig av lovgivning. Det har alltid kontorarbeid og arbeidsflyt. Hva er det, hva er funksjonene ved overføring av papirer, hvordan du skal tegne dem riktig? Disse spørsmålene er løst av spesialister: sekretærer, arkivarer, personalavdeling ansatte.

Kontorarbeid innebærer å fikse informasjon på et håndfast medium, lage papir eller elektronisk handling. På grunnlag av dette er dokumentflyten til organisasjonen bygget - bevegelsen av en ordre eller et brev, som starter fra opprettelsen og slutter med utførelse og sending til arkivet eller ødeleggelsen.

Avhengig av opprettelsesstedet for forretningspapirer i forhold til ansatte og ledelsen i organisasjonen, er arbeidsflyten delt inn i eksternt og internt. Den videre banen til ordren, instruksjonen, brevet vil avhenge av kilden.

Organisasjonens interne dokumentflyt innebærer følgende stadier:

Stadiene av ekstern arbeidsflyt er generelt like, men det er noen forskjeller:

• Dokumenter kommer til virksomheten utenfra. Dette kan være papirer fra høyere og lavere organisasjoner, filialer, forskrifter fra offisielle myndigheter, rettskjennelser, borgersbrev.
• Alle forretningsdokumenter mottatt av organisasjonen går uten problemer gjennom registreringsprosedyren. Hun bekrefter at de er under kontroll.
• Det neste trinnet er arbeid med dokumentet, fortrolighet eller utførelse av instruksjoner.
• Om nødvendig blir det gitt et offisielt svar.
• Den siste fasen er registrering for langtids- eller arkivlagring, og mulig ødeleggelse.

I tillegg skilles følgende typer arbeidsflyt i forhold til ledelsen av organisasjonen:

Alle stadier av dokumentets bevegelse må registreres i spesialjournaler. De kan utføres på flere måter:

• flytting av dokumenter;
• dokumentkort;
• elektronisk dokumentbehandling er mest vanlig i de aller fleste organisasjoner.

Funksjoner i rettssaker

Mange lurer på hva det er og hvordan det skiller seg fra det generelle. En rettssak er et litt annet sett med dokumenter og materielle bevis. Korrekt lagring og bevegelse av det sikrer åpenhet i arbeidet med det rettshåndhevende systemet. Dommerarbeid, i motsetning til organisatorisk, kan ikke være frivillig. Det utføres av autoriserte personer og er strengt kontrollert. For ham er alle stadier normativt og strengt definert, opp til ødeleggelse.

Sekretær fungerer

De fleste av selskapets ansatte har en veldig vag ide om hva papirarbeid og arbeidsflyt er. For en sekretær er dette en profesjonell aktivitet.

Virksomhetens sekretariat utfører hovedfunksjonen i henhold til arbeidets form og egenskaper, organisasjonen av kontorarbeidstjenesten til virksomheten er delt inn i følgende typer:

• Sentralisert - alle sekretærer er i en avdeling og rapporterer til overordnet kontorist eller seniorsekretær.
• Desentralisert - sekretærer og ansatte som utfører sine oppgaver er spredt på tvers av organisasjonsenheter og rapporterer til forskjellige sjefer.
• Blandet - oftest funnet i store organisasjoner.

Funksjoner i dokumentflyten i virksomheten vil direkte avhenge av hvilken form for sekretariatet som er vedtatt.

Instruksjon for kontorarbeid

Uavhengig av størrelse og eierform, må enhver organisasjon ha en normativ handling som regulerer flyttingen av dokumenter. Hva er det og hvordan er det sammensatt? Denne saken bekymrer ikke bare sekretærer, men også ledere.

En journalføringsinstruksjon er en intern normativ handling av organisasjonen, godkjent av en ordre eller pålegg fra ledelsen, med ubegrenset gyldighet. Det stavet ut alle stadier av passering av dokumentet, lister over stillinger hvis signaturer kan bekrefte ektheten til offisielle papirer, gis eksempler på registrering, skjemaer og skjemaer.

Journalføring

I små organisasjoner med et lavt arbeidsflyt (mindre enn 200 per år) oppstår ikke spørsmålet om hva som er journalføring. Alt avgjøres av innsatsen til de ansatte selv eller til og med lederen.

Hvis pliktene til å utføre kontorarbeid ikke er direkte for den ansatte og ikke er angitt i arbeidskontrakten, bør det gis et dekret om tildeling av disse funksjonene. Dette dokumentet bør inneholde ytterligere ansvar, ansvar og kompensasjon.

Funksjoner ved HR -administrasjon

Hvis minst én ansatt jobber i organisasjonen, vil arbeidsdokumenter bli opprettet. Spørsmålet om hva som er HR -administrasjon er spesielt relevant for virksomheter med et lite antall ansatte.

HR -administrasjon er levering av spesifikke dokumenter knyttet til arbeidsaktiviteten til ansatte i foretaket. Vanligvis utføres disse oppgavene av ansatte i en spesiell enhet - personalavdelingen. Deres funksjoner inkluderer mottak, behandling og lagring av personaldokumentasjon. Inkludert behandling av personopplysninger som er klassifisert.

Personalarbeidsflyten holdes vanligvis atskilt fra det generelle, i samsvar med reglene om taushetsplikt og lagringsfunksjoner.

Optimalisering av kontorarbeid

Til tross for den raske utviklingen av digital teknologi, sliter mange organisasjoner med å optimalisere arbeidsflyten. De fortsetter å føre papirkorrespondanse på gammeldags måte og beholder de vanlige registreringsbøkene.

Dette skyldes to faktorer:

• motstand mot innovasjoner av ansatte i bedriften;
• mangel på økonomi.

Ledere bør huske at optimalisering av dokumentflyt med betydelige investeringer gir en merkbar økonomisk effekt.

Suksessen til enhver bedrift ligger i dens kompetente organisasjon. Både ledelsen og resten av de ansatte trenger å vite hva kontorarbeid er. Hva er funksjonene og hvilke dokumenter anses som viktige i organisasjonens aktiviteter?

Konsept

Hva er kontorarbeid? Ethvert selskap, uansett eierform det måtte ha, jobber på grunnlag av forskjellige verdipapirer. De er ordrer, brev, protokoller. De kalles organisatoriske og administrative dokumenter. Kontorarbeid er arbeidet med å lage papirer, som utføres i henhold til allment aksepterte standarder.

Vanligvis har bedrifter spesielle ansatte som jobber i dette området for dette. I små organisasjoner kan sekretærens oppgaver være for enhver ansatt. Hvis du tyder essensen av konseptet (hva er kontorarbeid), vil opprinnelsen til begrepet være tydelig. Dette er bevaring av offisiell informasjon om et håndfast medium.

I denne prosessen opprettes et organisasjons- og administrasjonsdokument, takket være at ytterligere handlinger er klare. Selve ordet "kontorarbeid" dukket opp for lenge siden, men først fra midten av 1900 -tallet ble det offisielt.

Det grunnleggende

Det er et grunnleggende papirarbeid og papirarbeid for nybegynnere. Takket være dem vil det være mulig å lære å organisere en juridisk enhet av alle typer. Dette er en kompleks prosess som involverer alle ansatte ved avdelingen. I den ene avdelingen fylles papirene ut og tegnes, og i den andre overvåkes bevegelsen.

Nå er det et enhetlig statlig system for kontorarbeid, som angir alle normene for gjennomføring av dette området. Det er viktig å kontrollere alle stadier som dokumenter må gå gjennom. Den statlige standarden brukes også, som skisserer reglene for å utføre slikt arbeid.

Det grunnleggende om kontorarbeid og arbeidsflyt for nybegynnere er nødvendig for å forene fyllingen av papirer. Dette er nødvendig for å sikre sammenlignbarhet av informasjon i ett land og internasjonalt. Takket være standardisering og forening vil det være mulig å ikke bruke mye tid på rapporter, siden prosedyren for bekjentskap med papirer er forenklet. Et eksempel er et skjema med krav. De er utviklet for en enkelt institusjon, land eller for flere stater. Skjemaer vitner om firmaets ansvar. Før masseutskrift er det nødvendig å kontrollere at dataene skrives korrekt.

Dokumentflyt innebærer obligatorisk registrering av papirer som er nødvendige i produksjonsaktiviteter. En ansattes leseferdighet er knyttet til riktig distribusjon av dokumenter, registrering og gruppering. Nå arrangeres forskjellige seminarer, hvor de snakker om teknikkene og hemmelighetene til dette yrket. Et etterspurt område er HR -kontorarbeid, siden dette området innebærer å jobbe med mange dokumenter.

Kompetente spesialister kreves på dette området. I tillegg til grunnutdanning må de regelmessig forbedre sine kvalifikasjoner, gjennomgå sertifisering. Ansatte må også jobbe i det analytiske feltet. De ansatte lager personlige filer til personalet, supplerer og tydeliggjør informasjonen.

Deres viktige funksjon er å kontrollere overholdelse av verdipapirer med juridiske normer. Spesialister må sende utdaterte dokumenter til arkivet i tide, der de lagres i den nødvendige perioden, vanligvis minst 5 år. Ansvaret inkluderer å fylle ut spørreskjemaer som brukes for ansettelse, forberede spørsmål som er nødvendige for å organisere et intervju.

Kontorarbeid og dokumentflyt

På et hvilket som helst foretak kan du høre ord som "kontorarbeid" og "arbeidsflyt". Hva det er? Sekretærer, arkivarer, ansatte i personalavdelingen er engasjert i dette arbeidet. Opptak kalles fiksering av informasjon, produksjon av papir og elektroniske dokumenter.

Dokumentflyt utvikles på den. Dette konseptet kalles bevegelse av en ordre, et brev fra opprettelsen til utførelsen. Papirer kan sendes til arkivet eller ødelegges. På stedet for opprettelsen er arbeidsflyten ekstern og intern. Kilden bestemmer banen til ordren, instruksjonen, bokstaven.

Stadier

Registerhåndtering og dokumenthåndtering er basert på egne regler. De må følges for at selskapets virksomhet skal være lovlig. Intern arbeidsflyt utføres på grunnlag av følgende trinn:

• Utførelse av utkastet til dokument.
• Koordinasjon.
• Signerer prosjektet.
• Dato og nummer tildeling.
• Registrering og utførelse.
• Kommunikasjon av informasjon til utøvere og kontroll.
• Overholdelse av forskrifter.
• Registrering og lagring.
• Ødeleggelse eller overføring til arkivet.

Etter trinn er den eksterne arbeidsflyten nesten den samme, men litt annerledes. Papirene overføres til organisasjonen utenfra. De utstedes av upline- og downline -selskaper, tilknyttede selskaper, myndigheter, domstoler og borgere. De må være registrert, noe som bekrefter deres kontroll. Dette etterfølges av bekjentskap med dem og utførelse. Om nødvendig genereres et svar. På slutten blir papiret sendt til arkivet eller ødelagt.

Visninger

Det finnes andre typer dokumentflyt:

• Stigende - fra ansatte til sjefer.
• Top -down - fra ledere til ansatte.
• Horisontal - med like posisjoner.

Bevegelsen av papirer er registrert i spesielle tidsskrifter. De kan utstedes i forskjellige former, men nå er den mest populære elektronisk dokumentbehandling.

Prosedyre, rettstvist

Hva er rettssaker? Rettssaken presenterer en annen liste over dokumenter og materielle bevis. Takket være den riktige lagringen og bevegelsen fungerer lovhåndhevelsessystemet i samsvar med loven.

Juridisk journalføring, i sammenligning med organisatorisk, er ikke frivillig. Det ledes av autoriserte personer og deres arbeid er under tilsyn. Det har også stadier, inkludert ødeleggelse av papirer.

Sekretærarbeid

Mange ansatte kjenner ikke det grunnleggende i papirarbeid og arbeidsflyt. Men sekretæren har faglige plikter. Disse arbeiderne utfører hovedaktiviteten på dokumentasjonsstøtte fra ledelsen.

Når det gjelder form og arbeid, er en institusjon:

• Sentralisert - sekretærer er lokalisert i en avdeling og er underordnet en seniorspesialist.
• Desentralisert - ansatte er fordelt på divisjoner i selskapet, derfor er de underordnet sjefene sine.
• Blandet.

Prinsippene for dokumentsirkulasjon i institusjonen bestemmes av sekretariatets form. Disse ansatte er ansvarlige for papirarbeid.

Bruksanvisning

Det grunnleggende om kontorarbeid fastslår at hvert foretak må ha en normativ handling som regulerer dokumentets bevegelse. En intern regulering av foretaket, basert på en ordre fra ledelsen, kalles en papirarbeidsinstruksjon.

Papiret har en ubestemt gyldighet. Den angir dokumentets opprinnelse, viser posisjonene hvis signaturer er offisielle. Instruksjonen inkluderer designprøver, skjemaer, skjemaer.

Journalføring

Grunnleggende om kontorarbeid og arbeidsflyt i bedriften lar deg utføre denne aktiviteten på riktig måte. I små bedrifter utføres dette arbeidet vanligvis av ansatte eller en leder. Hvis en slik plikt ikke anses som direkte for den ansatte og ikke er angitt i arbeidskontrakten, må det gis en ordre om å legge til slike funksjoner. Dokumentet må beskrive plikter, ansvar og kompensasjon.

HR -ledelsesprinsipper

Hvis institusjonen sysselsetter minst en ansatt, må du lage arbeidsdokumenter. Personalledelse kalles levering av offisielle papirer knyttet til menneskers virksomhet. Ansvaret utføres av ansatte ved personalavdelingen. De godtar, behandler og lagrer papirer.

Det er deres ansvar å behandle personopplysninger som anses som konfidensielle. I personalarbeidsflyten er hemmelighold og overholdelse av reglene for oppbevaring av papir viktig. Grunnleggende om kontorarbeid lar deg effektivt tilpasse arbeidet til menneskene i selskapet.

Selv om digital teknologi utvikler seg aktivt nå, bruker de fleste organisasjoner praktisk talt ikke arbeidsflytoptimalisering. Dette innebærer bruk av papirkorrespondanse og vanlige tidsskrifter. Årsaken til dette er motviljen til innovasjon og mangel på penger. Men ledelsen må ta hensyn til at optimalisering med små investeringer lar deg få en betydelig økonomisk effekt.

Så nå kjenner du det grunnleggende i papirarbeid. Vi håper denne informasjonen var nyttig for deg.

Dokumentflyt eller dokumentasjonsstøtte er flytting av dokumenter fra opprettelse eller mottak til utførelse eller sending til en annen institusjon. Ulike kilder definerer forholdet mellom arbeidsflyt og kontorarbeid er beskrevet på forskjellige måter. Noen kilder sier at papirarbeid er en del av papirarbeid, i andre tvert imot er papirarbeid en del av papirarbeid. Som regel kontorarbeid- Dette er styringen av geistlige saker i institusjonen. Og hvis vi vurderer arbeidsflyten og kontorarbeidet, kan vi konkludere med at noen arbeidsflytprosesser i organisasjonen i noen tilfeller ikke faller inn under kravene til organisering av kontorarbeid (for eksempel elektronisk korrespondanse mellom ansatte i foretaket). I papiret foreslår forfatterne å vurdere kontorarbeid som et regelverk for dokumenthåndtering med mulig implementering av en desentralisert prosess for dokumentregnskap.

Dokumentasjonsstøtte i institusjonen er hovedaktiviteten. Formålet med arbeidsflyten er å implementere informasjonshåndtering når du tar ledelsesbeslutninger. Informasjon kan være annerledes, det kan være i e-postmeldinger, i dokumenter som kom fra en annen strukturell enhet, administrasjonsordre og mer. Slik informasjon kan inneholde bestillinger, instruksjoner, varsler om visse endringer i institusjonen. Informasjonen som kommer til institusjonen blir behandlet og deretter formalisert i samsvar med kravene i standardene, som kan være nedfelt i instruksjoner eller forskrifter for dokumentasjon.

Som regel dokument- dette er informasjon som er registrert på et håndfast medium med detaljer som gjør det mulig å gjenkjenne den. Det er en flerdimensjonal klassifisering av dokumenter. Alle dokumenter er delt inn i følgende dokumentstrømmer:

· Innkommende dokumenter;

· Utgående dokumenter;

· Interne dokumenter.

Innkommende dokumenter- dette er dokumentene som kommer fra overordnede ledelsesorganer, fra underordnede organisasjoner, fra andre avdelinger, fra andre organisasjoner, og selvfølgelig fra innbyggere. Slike dokumenter kan omfatte pålegg, pålegg, brev, klager fra borgere og andre. Innkommende dokumenter logges og registreres vanligvis i den innkommende dokumentjournalen.

Utgående dokumenter- dette er dokumentene som sendes fra institusjonen. Slike dokumenter kan inneholde ordre, instruksjoner til underordnede organisasjoner, rapporter, for eksempel til overordnede ledelsesorganer, brev og andre. Utgående så vel som innkommende registreres og registreres i journalen for utgående dokumenter.

Interne dokumenter- dette er dokumentene som ikke forlater institusjonen. Slike dokumenter kan inneholde en ordre, en ordre fra en overordnet til en underordnet, forklarende notater, rapporter og andre.

Denne artikkelen diskuterer klassifisering av dokumenter avhengig av dokumentflyten. Nedenfor vil vi analysere varianter av hver av bekkene.

Først vil følgende klassifisering av innkommende dokumenter bli vurdert:

· Dokumenter som ikke krever svar;

· Dokumenter som krever svar;

· Dokumenter som kommer fra underordnede institusjoner og organisasjoner;

· Personlig korrespondanse;

· Appeller til innbyggerne.

Nå bør du analysere de utgående dokumentene. Klassifiseringen av utgående dokumenter inkluderer følgende komponenter:

· Svar på innbyggernes klager;

· Svar på innkommende dokumenter som ble sendt fra andre institusjoner.

Den siste dokumentstrømmen som ennå ikke er klassifisert, er interne dokumenter. Interne dokumenter inkluderer følgende typer:

· Ordrene;

· Ordrene;

· Notater på kontoret;

· Oppgaver.

I henhold til presentasjonsformen kan følgende klassifisering vurderes:

· På elektroniske medier, særlig brev sendt via e-post;

· På papir;

· Dokumenter som sendes med elektronisk digital signatur. En elektronisk digital signatur lar deg kontrollere om signaturen tilhører eieren av nøkkelsertifikatet.

I henhold til vilkårene for behandling og utførelse kan dokumenter klassifiseres i følgende deler:

· Lovgivende;

· Uregulert.

Reguleringsdokumenter er dokumenter som må utføres innen en viss tidsperiode.

Ikke-regulatoriske dokumenter er dokumenter som ikke har hensyn og gjennomføring.

Følgende klassifisering av dokumenter etter omfang:

· Organisatorisk og administrativt dokument;

· Referansedokument;

· Vitenskapelig og teknisk dokument;

· Økonomisk dokument;

· Rapportering og statistisk dokument.

Avhengig av strukturen er det følgende dokumenter:

· Kompleks-strukturert dokument;

· Et enkelt dokument.

I henhold til graden av opptak til dokumenter, er det følgende dokumenter:

· Åpne dokumenter;

· Dokumenter med et tilgangsbegrensningsstempel.

Avhengig av opprinnelsen er det følgende dokumenter:

· Tjeneste eller offisielle dokumenter;

· Personlige dokumenter.

Offisielle eller offisielle dokumenter er dokumenter som er utarbeidet av en person eller juridisk enhet i en bestemt rekkefølge, som gjenspeiler institusjonens interesser.

Personlige dokumenter er dokumenter som gjenspeiler interessene til en bestemt person. De kalles også personlige dokumenter.

Følgende dokumenter er juridisk gyldige:

· Originaldokumenter;

· Ferie;

· Sertifiserte kopier;

· Duplikater;

· Ekstrakter.

Originaldokumenter er dokumenter som ble opprettet først eller produsert i en enkelt kopi, signert av forfatteren.

En kopi av dokumenter er dokumenter som inneholder fullstendig informasjon om originaldokumentet og dets type, men denne typen dokumenter har ingen rettskraft.

Utgivelse av dokumenter - en kopi av et dokument, som er laget for en karbonkopi under utførelsen av det originale dokumentet og som forblir i institusjonen.

Sertifiserte kopier er kopier som er juridisk bindende.

Duplikater er kopier av originaldokumentet som har samme juridiske kraft som originaldokumentet.

Utdrag er en del av et dokument, sertifisert av en tjenestemann og et segl, som angir dokumentet det ble utstedt fra.

I form av presentasjon er det følgende dokumenter:

· Individuell;

· Stencil;

· Typisk;

· Omtrentlig;

· Samlet.

Individuelle dokumenter er dokumenter som presenteres i hvilken som helst form.

Sjablongdokumenter - dokumenter der strukturen og en del av innholdet ble utarbeidet på forhånd, og andre deler fylles ut når de kompileres.

Modeldokumenter er dokumenter som beskriver visse fenomener og prosesser. Disse inkluderer typiske instruksjoner.

Eksempeldokumenter - dokumenter som brukes til utarbeidelse av dokumenter for lignende dokumenter.

Forenede dokumenter er dokumenter som er en del av et enhetlig system.

I henhold til vilkårene for utførelse er det følgende dokumenter:

· Uten å spesifisere ytelsen;

· Haster.

I henhold til lagringsperioden er det følgende dokumenter:

· Dokumenter om midlertidig lagring (opptil 10 år);

· Dokumenter for permanent lagring;

· Dokumenter for langtidsoppbevaring (over 10 år).

Ovenstående er en fullstendig klassifisering av dokumenter.

Dokumentene som er vurdert ovenfor, deres bevegelse kalles dokumentflyt.

I den teknologiske kjeden for behandling og flytting av dokumenter skilles følgende stadier:

· Mottak og primær behandling av dokumenter mottatt av organisasjonen;

· Foreløpig behandling og distribusjon av dokumenter;

· Registrering av dokumenter;

· Utførelseskontroll;

· Informasjons- og oppslagsverk;

· Utførelse av dokumenter, utarbeidelse, godkjenning, utførelse;

· Sende eller sende til virksomheten.

Nå er det tilrådelig å vurdere hvert trinn mer detaljert.

Mottak og primær behandling av dokumenter mottatt av organisasjonen utføres av kontorarbeidere. E -post kommer vanligvis til hver ansatt, og derfor utføres behandlingen ikke bare av kontorpersonalet, men også av individuelle ansatte.

Stadium av foreløpig behandling og distribusjon av dokumenter. Dette stadiet sørger for distribusjon av dokumenter til individuelle ansatte som har ansvaret for dette eller det problemet, eller til hvem dokumentet er adressert.

Registrering av dokumenter spiller en viktig rolle. Denne fasen er nødvendig for at ethvert dokument ikke skal gå tapt og for å spore utførelsen av dette dokumentet.

Utførelseskontroll er neste trinn. Det innebærer kontroll over aktualitet og kvalitetskjøring av dokumenter.

Oppslagsverk innebærer plasseringen av dokumentet, hvem som har dette dokumentet og i hvilke dokumenter det er informasjon om ethvert problem.

Utførelse av dokumenter, utarbeidelse, godkjenning og utførelse er det nest siste stadiet av dokumentbehandling.

Innlevering eller henvisning er det siste trinnet. Etter at dokumentet er utført, ser de på dokumentets varighet og sender det med vedlagte dokumenter om dette problemet til saken.

Klassifiseringen av dokumenter ble diskutert ovenfor. I denne forbindelse skilles følgende typer arbeidsflyt:

· Ekstern;

· Intern.

Ekstern arbeidsflyt er en arbeidsflyt der dokumenter kommer fra andre institusjoner.

Intern arbeidsflyt er en arbeidsflyt der flytting av dokumenter bare skjer innenfor en gitt institusjon.

Avhengig av organisasjonstype, skilles følgende arbeidsflyter:

· Sentralisert - dette er en arbeidsflyt, der det er et enhetlig system for registrering og regnskap av dokumenter;

· Desentralisert - dette er en arbeidsflyt der det ikke er et enhetlig system for registrering og regnskap av dokumenter;

· Mixed er en arbeidsflyt der både desentraliserte og sentraliserte arbeidsflyter finner sted. Denne typen dokumentflyt brukes i store virksomheter der det oppstår et stort volum dokumenter.

Dokumentflyten er foreløpig ikke ideell, selv om det sies mye om det og skrevet i litteraturen ikke er nok. I mange organisasjoner er det uløste problemer som hindrer forbedring av institusjonell ledelse. Derfor er flytting av dokumenter i institusjonen ikke gjennomtenkt effektivt nok, noen dokumenter går langt til adressaten, operasjoner med dette dokumentet er duplisert. Ofte er veien som et dokument tar mye lengre enn tiden det tar å jobbe med det.

Utførelse av dokumenter i samsvar med standarder er en grunnleggende del i korrespondanse med andre organisasjoner, institusjoner, bedrifter. Bare kontorarbeid er ment for korrekt skriving av dokumenter av forskjellige typer på forskjellige mottakssteder. Det er følgende statlige standarder for papirarbeid:

· GOST R 7.0.8 - 2013. Kontorarbeid og arkivarbeid. Begreper og definisjoner;

GOST R ISO 15489-1-2007. Standardsystem for informasjon, bibliotekarskap og publisering. Dokumentbehandling. Generelle Krav;

GOST R 6,30-2003. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid;

GOST 7.70-2003. Standardsystem for informasjon, bibliotekarskap og publisering. Beskrivelse av databaser og maskinlesbare informasjonsarrayer. Sammensetning og betegnelse av egenskaper.

Standard GOST R 7.0.8 - 2013. Kontorarbeid og arkivering. Begreper og definisjoner gir termer og definisjoner innen arkivering og journalføring. Begrepene og definisjonene som er registrert i denne statlige standarden, bør gjenspeiles i alle typer dokumentasjon og litteratur om kontorarbeid og arkivering.

GOST R ISO 15489-1-2007. Standardsystem for informasjon, bibliotekarskap og publisering. Dokumentbehandling. De generelle kravene gjelder for håndtering av poster i alle organisasjoner. Det utvider sin innflytelse til alle dokumentformater og alle medier. Standarden inneholder bestemmelser om prosesser som er relatert til institusjonens dokumenter, bestemmelser om ansvar, prosedyrer, retningslinjer, den inneholder retningslinjer for implementering og utforming av dokumenthåndteringssystemer.

Statens standard for Den russiske føderasjonen GOST 6.30-2003 "Samlede dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til papirarbeid "(vedtatt og satt i kraft ved dekretet fra Gosstandart fra Den russiske føderasjon 3. mars 2003 N 65-st.) Det enhetlige systemet for organisatorisk og administrativ dokumentasjon inkluderer ordre, pålegg, brev, handlinger, protokoller, Den statlige standarden gir: krav til dokumentformer, sammensetningen av detaljene i dokumenter og krav til registrering, korrekt arrangement av detaljer. Kravene i denne statlige standarden anbefales, men samtidig obligatorisk, fordi en feil utført dokument kan forårsake forsinkelse i arbeidet til en organisasjon, en statlig institusjon, siden et feil utført dokument kan misforstå og sende til revisjon til den strukturelle enheten han kom fra. Korrekt papirarbeid er en viktig del av arbeidet til en organisasjon, en institusjon med andre strukturelle enheter, spesielt når det gjelder offentlige etater som du jobber med eller til oss eren på jobb.

GOST 7.70-2003. Standardsystem for informasjon, bibliotekarskap og publisering. Beskrivelse av databaser og maskinlesbare informasjonsarrayer. Sammensetningen og betegnelsen på egenskaper er utdannet. Land som har vedtatt denne standarden: Armenia, Aserbajdsjan, Hviterussland, Georgia, Kasakhstan, Kirgisistan, Moldova, Russland, Tadsjikistan, Turkmenistan, Usbekistan og Ukraina. Denne standarden fastslår detaljene, det vil si innholdet, presentasjonen, sammensetningen, elektroniske ressurser som er en database.

Kontorarbeid i en organisasjon eller institusjon er en informasjonsflyt som må utarbeides korrekt, tas i betraktning og reguleres.

Hver aktivitet har både fordeler og ulemper.

Fordelene med kontorarbeid inkluderer først og fremst rask tilgang til nødvendige dokumenter. Online tilgang til de nødvendige dokumentene definerer en organisasjon som en velorganisert, strukturert organisasjon som det er lett å samarbeide med. Det er følgende fordeler med kontorarbeid:

· Effektivitet av dokumentflytkontroll;

· Lagring av dokumenter for én type aktivitet på ett sted;

· Dannelse av et arkiv med dokumenter.

Det er både fordeler og ulemper ved kontorarbeid. Nå er det tilrådelig å vurdere følgende ulemper ved kontorarbeid:

· En utdatert base av normative dokumenter som regulerer aktiviteter for dokumentasjonsstøtte og journalføring;

· Dårlig systematisering i tilnærminger til implementering av standardprosedyrer, noe som ikke tillater rask utførelse eller oppretting av dokumenter;

· Utilstrekkelig utstyr for avdelinger med moderne datateknologi, som er relatert til organisasjons- og personalarbeid;

· Utilstrekkelig eller fravær av et enkelt kommunikasjons- og transportnettverk, som forener lagre av dokumenter fra forskjellige avdelinger i en organisasjon eller institusjon;

· Bruk av utilstrekkelig kompatible elektroniske teknologier, som fører til bruk av feil beslutninger i ulike dokumentoperasjoner (opprettelse, behandling, lagring og utføringskontroll);

· Svak effektivitet i kontrollsystemet og rask respons på endrede regelverk for dokumentasjonsstøtte.

Klassifiseringen av dokumenter er variert og anses å være stor i volum. Sammenhengen mellom dokumentflyten er særegen, og mange kilder spesifiserer den på forskjellige måter. Dokumentflyt, så vel som kontorarbeid, er uavhengige deler i en institusjon. Dokumentflyt er flytting av dokumenter i en institusjon, og kontorarbeid er å lage eller utføre dokumenter i samsvar med kravene eller, med andre ord, standarder. Hver aktivitet har både fordeler og ulemper. Når det gjelder arbeidsflyten, er det ikke noe ideal, men det er noen forbedringer i den raske passering av stien til adressaten. Fordelene og ulempene ved kontorarbeid vurderes.

Organisering av dokumentflyt (generelle bestemmelser). Registrering og regnskap for dokumenter som kommer inn i organisasjonen. Utarbeidelse og registrering av dokumenter som skal sendes. Passering av interne dokumenter. Regnskap for volumet av arbeidsflyt. Kontroll over utførelsen av dokumenter

Journaler i en organisasjon, institusjon.

Kirsanova M.V.

1. Organisering av dokumentflyt (generelle bestemmelser).

1. Dokumentflyt er flytting av dokumenter i en organisasjon fra det tidspunktet de mottas eller opprettes, til utførelsen eller sending er fullført. Korrekt organisering av dokumentflyt bidrar til rask passering av dokumenter i styringsapparatet, ensartet arbeidsmengde for divisjoner og tjenestemenn, og har stor positiv innvirkning på ledelsesprosessen som helhet.

2. Dokumentsirkulasjon i institusjonen utføres i form av dokumentstrømmer som sirkulerer mellom informasjonsbehandlingspunkter (institusjonsledere og strukturelle divisjoner, spesialister og kvalifiserte ansatte) og tekniske behandlingspunkter for selve dokumentene (maskinskriving, kopieringstjeneste, etc.).

I forhold til styringsapparatet skilles det mellom innkommende, utgående og interne dokumenter. I institusjonen er innkommende dokumenter på sin side delt inn i de som sendes til ledere, til strukturelle divisjoner og individuelle utøvere. I tillegg opprettes det dokumenter på avdelingene, hvorav noen sendes utenfor institusjonen - sendte dokumenter, og de andre sirkulerer innenfor institusjonen - intern dokumentasjon.

3. Når de designer og rasjonaliserer arbeidsflyten, blir de guidet av bestemmelsene som er utviklet ved bruk av kontorarbeid og bedre organisering av lederarbeid.

Når du flytter dokumenter, bør du bli styrt av prinsippet om engangsopphold av dokumentet i en strukturell enhet eller med en utøver.

Forskjellige dokumentbehandlingsoperasjoner bør utføres parallelt for å redusere tiden som brukes i kontorarbeidet og øke effektiviteten i utførelsen. For eksempel kopiering av et dokument, der flere personer må utføre, og samtidig overføring av kopier til alle utøvere.

Kopier av dokumentet blir fjernet etter at hodet har gjennomgått det og brukt en resolusjon. Antall eksemplarer tilsvarer antall utøvere; originalen overføres til den ansvarlige bobestyrer (som regel er etternavnet det første i resolusjonen). Regnskaps- og informasjonsdata om fremdriften i utførelsen av dokumentet kan overføres via telefon eller på en annen måte, men uten retur av dokumentet.

4. Flytskjemaene for alle dokumenter i organisasjonen er utviklet av lederen for kontorarbeidet (generell avdeling, kontor, sekretariat, etc.) for ulike kategorier av dokumenter: innkommende til organisasjonen, sendt fra organisasjonen og interne dokumenter ( pålegg om hovedaktiviteter, personell, protokoller, handlinger, skriftlige og muntlige søknader fra borgere, etc.). Flytting av dokumenter i en organisasjon, en institusjon der det er enneste, for eksempel et kontor, er vist i diagram 3.1.

Ordning 3.1. Flytting av dokumenter i institusjonen

Innkommende dokumenter,

Dokumenter sendt fra organisasjonen

* * * * * * - interne dokumenter.

2. Registrering og regnskap for dokumenter som kommer inn i organisasjonen.

Alle dokumenter mottatt av organisasjonen, uavhengig av mottaksmetode (post, telegraf, feltkommunikasjon, spesialkommunikasjon, faks, sprintkommunikasjon, etc.) blir overført til en bestemt tjenestemann i kontorledelsestjenesten.

Ved mottak av et dokument per post, før konvolutten åpnes, kontrolleres riktigheten av leveransen til adressen, konvoluttens integritet, emballasje, samt dokumenter og vedlegg. Feil adresserte eller ødelagte dokumenter returneres til avsenderne. Konvolutter med korrespondanse mottatt av en bestemt ansatt merket "personlig" blir overlevert til den ansatte uten å åpne. Hvis konvolutten inneholder et servicedokument, returnerer adressaten den etter registrering etter å ha lest den. I noen tilfeller (det er ingen dato på dokumentet, avsenderens adresse) må konvolutter oppbevares sammen med dokumentet. Konvoluttene med innbyggernes appeller lagres alltid.

Før du registrerer et dokument, må du først gå gjennom det. Foreløpig behandling av dokumenter fra en ansatt i kontorledelsestjenesten øker effektiviteten i administrasjonsprosessen som helhet betydelig. Hovedformålet med den foreløpige gjennomgangen av dokumentet er å bestemme avdelingen eller tjenestemannen som må sende dokumentet for vurdering. Det må alltid tas i betraktning at det ikke er nødvendig å overføre alle dokumenter til instituttlederen. I mange institusjoner mottar ledere 80-90% av alle innkommende dokumenter, og sender dem deretter til sine varamedlemmer. I dette tilfellet tas avgjørelsen på 2-3% av dokumentene. Påfølgende resolusjoner gir ikke noe nytt for utøveren. 90-95% av sendte dokumenter overføres også for signatur. Denne prosedyren reduserer gyldigheten av avgjørelser og deres effektivitet (ventetiden for behandling er 2-3 ganger lengre enn arbeidet med dokumentet), initiativet og ansvaret til utførerne.

Under den foreløpige undersøkelsen av dokumentet er det nødvendig å ta hensyn til viktigheten av innholdet, kompleksiteten og nyheten i spørsmålene, forfatterskap og dokumenttype.

Basert på vurderingen av dokumentet og i samsvar med funksjonene til strukturelle inndelinger, fordeles innkommende dokumenter. Dokumenter som er adressert til bestemte tjenestemenn, blir som regel overlevert dem etter registrering. Det er tillatt, i fravær av hodet, å overføre et dokument for henrettelse til en tjenestemann med påfølgende informasjon om hodet.

Foreløpig behandling av dokumenter utføres av sekretærer-assistenter, kontorsjefer, sekretariater, generelle avdelinger, assisterende ledere, etc. Etter forhåndsbehandling blir dokumentene sendt for registrering eller registrert av samme tjenestemann.

På alle registrerte dokumenter nederst til høyre på første side er det registrert et registreringsstempel:

Navn på firma I. Nei. __________________ Fra_____________________

Stempling, dato, registreringsnummer (i rekkefølge etter tall som starter fra kalenderåret) gjøres på dagen for mottak av dokumentet.

Ikke alle dokumenter er registreringspliktig. Det er nødvendig å registrere dokumenter mottatt fra høyere myndigheter, offentlige organisasjoner, viktige brev fra andre organisasjoner, borgerklager, etc. Det er ikke nødvendig å registrere: gratulasjonstelegrammer, brosjyrer, invitasjoner, programmer, varsler, samt dokumenter mottatt i kopier for informasjon. I hver organisasjon er en liste over slike dokumenter utviklet av lederen for kontorledelsestjenesten og er gitt i instruksjonene for kontorledelsen som er godkjent av organisasjonssjefen.

Alle dokumenter (innkommende, utgående, interne) i organisasjonen registreres sentralt. Desentralisert registrering av dokumenter er tillatt i institusjoner som har geografisk separate strukturelle enheter og spesielle arbeidsforhold.

I institusjoner med en årlig dokumentopplag på 100 tusen dokumenter eller mer, der det er umulig å utføre sentralisert registrering, må de viktigste dokumentene registreres på kontoret, resten - i strukturelle avdelinger.

Dokumenter registreres på kort (se vedlegg 3.1-3.2). (Programmet på datamaskinen gir alle dataene på kortet.)

I den første registreringsfasen fylles delene av kortet ut (maskinskrevet eller håndskrevet):

innkommende nummer og registreringsdato. For eksempel: nr. 150 15. januar 2000 (nr. 150 er serienummeret på det innkommende dokumentet, som starter fra 1. januar i inneværende år, 15. januar 2000 er datoen for mottak av det registrerte dokumentet). Dette nummeret og datoen må også angis på registreringsstempelet på dokumentet;

fra hvem dokumentet ble mottatt (Kemerovo -foreningen "Oxide");

antall ark og kopier (2 ark i 1 kopi);

dato for mottatt dokument og utgående nummer (12/20/2000 nr. 259/10);

Etter den første registreringsfasen, sendes dokumentene til behandling for instituttlederen eller lederne for strukturelle enheter.

Antall kopier av registreringskortet bestemmes av antall kort: kontroll, referanse, på spørsmål, om geografi, etc. For visuell distinksjon kan kort være laget av papir i forskjellige farger eller med fargede striper langs øvre margen. Du kan bruke dem som følger: innkommende - en farge, sendt - en annen, intern - den tredje fargen; eller: kommer til navnet på det første hodet - en farge, til strukturelle enheter - en annen, kontroll - den tredje, ikke -kontroll - den fjerde, sendt - den femte, interne - den sjette fargen.

Når dokumentene overleveres til hodet, blir kortene etter første registreringsfase midlertidig plassert i referansekortindeksen i delen "Dokumenter om rapporten".

Lederen må vurdere dokumentene den dagen de mottas (som et uønsket unntak - neste dag) og returnere dem til assisterende sekretær eller assistent med en resolusjon. Dokumenter må komme til hodet og returnere til assisterende sekretær på et strengt definert tidspunkt, resolusjonen må være spesifikk. For eksempel:

G.V. Ivanov

Vennligst forbered et svar

______________________

Lederen bør ikke forsinke dokumentene, enn si la dem stå på kontoret for en viss tid. Hvis det er nødvendig å bruke dokumentet i fremtiden, blir det tatt en kopi av dokumentet for lederen. I tillegg bør lederen selv ikke godta dokumenter fra besøkende, underordnede, dette utføres som regel av assistenten (eller kontoret, generell avdeling, sekretariat, etc.).

I henhold til resolusjonen blir dokumentet overført til utøveren, hvis det er flere av deres oppløsninger, blir originalen overført til hovedutøveren (navnet hans er det første i oppløsningen) og fotokopier til andre utøvere. Teksten i resolusjonen overføres umiddelbart til registreringskortet i delen "Hvem som sendte dokumentet" når dokumentet returneres fra hodet. Vedtak". For eksempel:

I.P. Kirsanov, G.V. Ivanov

Vennligst forbered et svar

_______________________

Veilederens signatur

På baksiden fylles deretter følgende deler av kortet ut: “Dato for overføring for utførelse” - 15/01/2000; "Hvem dokumentet ble sendt til" - G.V. Ivanov; “Kvittering for kvittering” - GV Ivanovs signatur, dato.

I samsvar med forskriften i statsregistreringssystemet for dokumenter (RGSD), blir dokumentet, etter behandling av hodene, sendt til kontoret, som overfører resolusjonen, og deretter overfører dokumentet sammen med ett kort til mottaket av strukturell enhet, de resterende kopiene av kortene forblir på kontoret i kortindeksene: 1. - referanse (i numerisk rekkefølge); 2. - kontroll (når det gjelder gjennomføringstid); Tredje - organisasjonens hovedspørsmål; Fjerde - korrespondanse med organisasjoner etter territorier eller spesifikke institusjoner. Bruken av slike kortfiler lar deg raskt gi nøyaktig informasjon om ethvert dokument mottatt av organisasjonen. Denne søkemotoren kan også brukes til å lage dataprogrammer.

Fra det er mottatt av entreprenøren til arbeidet er fullført, må dokumentet være i arbeidsmappen. Dokumentet og alt materiale knyttet til det sendes til saken når arbeidet med dem er fullført og entreprenøren anser det fullført. Når du overfører et dokument for signatur, bør det ledsages av materialet som det ble utarbeidet på grunnlag av. Dette letter lederens arbeid, unngår å ringe utøvere osv.

Ved mottak av dokumentet kan det være flere alternativer for utførelsen av dem.

På grunnlag av det mottatte initiativdokumentet, utarbeides et svar. For eksempel: et brev fra Kunnskapsdepartementet i Den russiske føderasjon til Komiteen for initial yrkesopplæring fra administrasjonen i Novosibirsk -regionen om informasjon om organisering av varme måltider for studenter på yrkesskoler i regionen. Komiteens svar er grunnlaget for å fjerne dokumentet fra kontroll.

På grunnlag av det mottatte dekretet fra sjefen for Novosibirsk regionadministrasjon datert 20. januar 2000 nr. 205, utarbeides programmet for komiteen for grunnskoleutdanning, som godkjennes etter komiteens ordre. Denne ordren er grunnlaget for utførelsen av dokumentet.

På grunnlag av et brev fra Utdanningsdepartementet i Den russiske føderasjon om prosedyren for finansiering av fagskoler i 1998, ble det organisert et møte med direktører for fagskoler, der forklaringen spesifisert i dette brevet ble gitt. Det mottatte dokumentet fjernes fra kontrollen med et sertifikat.

Dokumentene som kommer til bruk i arbeid er ikke kontrolldokumenter og oppbevares av bobestyrer, og deretter i filen til konstruksjonsenheten eller på kontoret.

Etter utførelsen av dokumentet er det derfor nødvendig å legge inn de nyeste dataene på registreringskortene, som inkluderer:

Et notat om kontroll og utførelse (de registrerer et sammendrag, dato og nummer for svardokumentet, posisjon og etternavn til personen som signerte det. I mangel av et skriftlig svar, angi av hvem, når og hvordan problemet er beskrevet i initiativdokumentet ble løst).

For eksempel:

Det ble sendt et sertifikat om organisering av varme måltider for studenter på fagskoler i regionen;

En indikasjon på når og av hvem dokumentet ble fjernet fra kontrollen (angi stillingen, lederens navn og datoen for fjerning fra kontrollen).

For eksempel:

Leder av komiteen Ya.Ya. Borgeno 01/01/2000;

Returdato, mottak av godkjent dokument. For eksempel:

20.01.2000____________________

Saksnummeret som dokumentet er lagret i, eller et tegn på ødeleggelse.

For eksempel:

Her er et eksempel på et ferdig utfylt registreringskort for innkommende dokumenter:

Registreringsdato og innkommende nummer	Fra hvem dokumentet kom		Dato for mottatt dokument, utgående nummer
10.01.2000 №35	Kunnskapsdepartementet i Den russiske føderasjon	2 s. i 1 eksemplar.	25.12.1999 № 2054-02/5
Send informasjon til departementet om organisering av varme måltider for studenter ved yrkesskoler i regionen. Hvem som sendte dokumentet. Vedtak. Kirsanova M.V. Forbered et svar. 01/01/2000

Ulempen

Innleveringsdato for gjennomføring	Hvem er dokumentet sendt til?	Kvittering for kvittering	Returdato, mottak av godkjent dokument	Nummeret på saken der dokumentet er lagret, eller et tegn på ødeleggelse
	Kirsanova N.V.
Kontroll- og utførelsesmerke: Et sertifikat om organisering av varme måltider er sendt rekommandert. Signert av: Formann Ya.Ya. Borgeno Når og av hvem dokumentet ble fjernet fra kontroll: formann i komiteen I. Ya. Borgeno 20.0 1.2000

3. Utarbeidelse og registrering av dokumenter som skal sendes.

Dokumenter sendt av en organisasjon går gjennom flere stadier: utarbeidelse av et dokument, lage det, samtykke, godkjenning (om nødvendig), signering (godkjenning), registrering og sending.

I begynnelsen utarbeides en håndskrevet versjon av prosjektet, og deretter en trykt versjon. Det utarbeidede utkastet til dokumentet sendes for signering til instituttleder eller strukturell enhet. Før han sender inn for signatur, kontrollerer entreprenøren riktigheten av innholdet, utarbeidelsen og utførelsen av dokumentet, tilgjengeligheten av visum og vedlegg, samt materialet på grunnlag av hvilket han ble utarbeidet. Disse materialene overføres til hodet sammen med utkastet til dokumentet, eller de er hos bobestyrer og overført til hodet på forespørsel hans. For eksempel er et brev fra en overordnet organisasjon alltid vedlagt utkastet til svar på det, som sendes for signatur til hodet. Samtidig kan et utkast til brev til en høyere institusjon med en forespørsel om å tydeliggjøre rekkefølgen for utførelse av ordren sendes til underskrift uten vedlegg av denne ordren.

Etter at hodet har signert dokumentet sendt av organisasjonen, settes avreisedato og registreringsnummer på det første arket i dokumentet, som er tegnet på skjemaet. (I svarbrev angir skjemaet også nummeret og datoen for dokumentet som svaret er gitt til.) For eksempel:

20.01.2000 №259-02/36

På nr. 2054-02/5 datert 01/05/2000

Den første kopien av dokumentet sendes til adressaten, den andre - med godkjenningsvisumene forblir i organisasjonens virksomhet.

Et registreringskort plasseres på dokumentet som sendes, som inkluderer elementer som: serienummer og dato; antall ark og kopier; til hvem dokumentet ble sendt; kvittering for kvittering eller registreringsnummer - dato; et sammendrag av dokumentet; av hvem dokumentet ble signert; innkommende nummer og dato for det utførte dokumentet; saksnummer, som inneholder en kopi av det sendte dokumentet og originalen av initiativdokumentet; antall ark; et merke ved mottak av svar, dato.

Her er et eksempel på riktig registrering av det sendte dokumentet:

Dato og serienummer	Antall ark og kopier	Hvem er dokumentet sendt til?	Kvittering for kvittering eller registreringsnummer, sendt, dato
20.01.2000 № 259-02/36	2 s. i 1 eksemplar.	Kunnskapsdepartementet i Den russiske føderasjon	Bestillingsnummer 36 datert 20.01. 2000
Informasjon om organisering av varme måltider for elever ved yrkesskoler i regionen. Hvem signerte dokumentet: Styreleder Ya.Ya. Borgeno

4. Passering av interne dokumenter.

Passering av interne dokumenter i stadiene av utarbeidelse og utførelse er organisert i samsvar med den generelle prosedyren for håndtering av utgående dokumenter, og på utførelsesstadiet (bruk) av innkommende dokumenter. Interne dokumenter registreres etter behandling (signering) av ledelsen.

Etter avtale med de relevante strukturelle avdelingene og den juridiske tjenesten, blir utkast til forskriftsdokumenter signert av instituttlederen og registrert på kontoret eller en annen strukturell avdeling, kopier av dokumentene er sertifisert eller originalen sendes til en dupliseringstjeneste for reproduksjon. Bekreftede (dupliserte) kopier av dokumenter sendes til de aktuelle strukturelle avdelingene i institusjonen, og om nødvendig utenfor den.

Protokoller som inneholder instruksjoner til tjenestemenn eller avdelinger ved institusjonen, overleveres til adressatene i form av kopier eller sertifiserte utdrag fra protokollen.

Notater adressert til lederen av institusjonen eller strukturelle enheten, sammendrag, sertifikater og andre lignende interne dokumenter blir vurdert av tjenestemannen som de blir sendt til og overført til strukturelle enheter eller plassert i den aktuelle filen.

Rekkefølgen for registrering, registrering, regnskap for interne dokumenter bestemmes av instruksjonene om organisasjons kontorarbeid (se vedlegg 1.2).

Her er et eksempel på registrering av en resolusjon eller pålegg fra lederen for den regionale administrasjonen:

Registreringskort for dekretet til administrasjonssjefen i regionen (distrikt, etc.)

________________ №________

_____________________________________________________

Hvem bidro med prosjektet

Om saken______________________________________________

Signert av __________________________________________

5. Regnskap for volumet av arbeidsflyt.

Volumet av arbeidsflyt er antall dokumenter mottatt og opprettet av en organisasjon over en viss periode, vanligvis et år. Regnskapet for arbeidsmengden i en institusjon er organisert for å fastslå det betingede volumet av behandlet informasjon og lasteavdelinger og individuelle ansatte, innhente data for utforming av tiltak for å forbedre kontorarbeid og velge de mest passende tekniske metodene for å mekanisere den.

Ved fastsettelse av arbeidsflytmengde blir alle dokumenter tatt i betraktning, uavhengig av innhold, forfatterskap, volum, kopier, faktum ved registrering, antall forekomster av deres vurdering osv. Innkommende, utgående og interne dokumenter telles separat. Kopier av dokumenter som er laget ved operasjonell gjengivelse, telles også separat.

6. Kontroll over utførelsen av dokumenter.

1. Kontroll over utførelsen av dokumenter og fattede beslutninger er en integrert funksjon av ledelsen, et nødvendig element i organisering av ledelsesaktiviteter og en viktig del av kontorprosessen. Formålet med kontrollen er å lette rettidig og korrekt utførelse av beslutninger, oppgaver og instruksjoner fra ledelsen, for å sikre at informasjonen som er nødvendig for å vurdere avdelingers og utøvendes aktiviteter blir innhentet.

2. Kontrollaktivitet forutsetter på den ene side kontroll over utførelsen av dokumenter på grunnlag av spørsmålene som stilles i dem, og på den andre siden om formen på dokumentene som opprettes, er i samsvar med innholdet og aktualiteten. av henrettelse. Den første gruppen av kontrolloperasjoner utføres av ledere i alle rekker, den andre - av kontorledelsestjenesten til institusjonen med utførelseskontrolltjenesten som er en del av den.

Hovedoppgavene til kontrolltjenesten er å kontrollere tidspunktet for utførelsen av innkommende, utgående og interne dokumenter og muntlige instruksjoner fra ledelsen; generalisering av data innhentet som et resultat av kontrollaktiviteter, og å gjøre dem oppmerksom på ledelsen; utvikling av forslag til akselerasjon og forbedring av dokumentsirkulasjon, styrking av utøvende disiplin.

3. En viktig forutsetning for kontrollens effektivitet er dens sentralisering. Kontrolloperasjoner bør konsentreres til en strukturell enhet eller en ansatt. Kontrollfunksjoner bør angis i journalføringsinstruksjonene; plikter, rettigheter og ansvar knyttet til kontrollaktiviteter - i stillingsbeskrivelsen.

4. Institusjonen utarbeider en liste over dokumenter som er gjenstand for gjennomføringskontroll i samsvar med gjeldende forskrifter og instruksjoner. Sammen med direktivene og høyere myndigheter og institusjonens administrative dokumenter, inneholder listen viktige spesifikke dokumenter som ligger i dette styringssystemet. Listen er utviklet av kontorets tjeneste ved institusjonen med deltagelse av en advokat, inkludert i instruksjonen for geistlig arbeid eller godkjent av instituttlederen.

5. Informasjon om resultatene av kontrollen med utførelsen bør mottas av de lederne som fastslår behovet for kontroll av dokumenter og tidspunktet for utførelsen av dem. Dette kravet må overholdes uavhengig av kontrollinstansens plass i institusjonens struktur. For eksempel sender kontrollgruppen informasjon om utførelse av dokumenter og oppgaver direkte til institusjonens ledelse, selv om gruppen kan være en del av kontoret, og sistnevnte - til sekretariatet for institusjonen.

6. En dyp og tydelig arbeidsdeling i apparatet, korrekt utformet forskrift om inndelinger og stillingsbeskrivelser som sikrer utpekingen av en ansvarlig bobestyrer bidrar til å øke effektiviteten av kontroll over prestasjoner og utøvende disiplin; klare og utvetydige formuleringer av beslutninger fastsatt i resolusjoner og implementeringsfrister fastsatt i institusjonen; høy kvalitet på utarbeidelse av dokumenter.

Fristene for utførelse av dokumenter fastsettes som følger:

Hvis vilkårene ikke er spesifisert i dokumentet og resolusjonen, er fristen for utførelse av dokumentet 1 måned fra datoen for mottak av dokumentet i organisasjonen.

Hvis dokumentet angir fristen for å sende informasjon, blir denne tiden tatt i betraktning under kontrollen. For eksempel mottok organisasjonen et brev fra Utdanningsdepartementet i Den russiske føderasjon 01.20.2000, men i brevet heter det: Send inn informasjon 03.15.2000, noe som betyr at fristen er 1 måned 15 dager.

Resolusjonen angir fristen. For eksempel:

G.V. Ivanov

Send inn informasjon innen tre dager.

Veilederens signatur

En kortfil lagres for kontrolldokumenter i henhold til vilkårene og utøverne. Bare utførte dokumenter blir fjernet fra kontrollen. Bare lederne som skrev resolusjonen om utførelsen av dokumentet kan forlenge løpetiden, utførelsen av dokumenter. Ved manglende gjennomføring av dokumentet innen en eller to måneder, får hodet retten til å sette dokumentet under ytterligere kontroll.

I følge GOST R 6.30-97 er alle dokumenter som er underlagt kontroll stemplet “Kontroll” eller på venstre margin - kontrollskilt “K”. Kort i kontrollkortindeksen og i den tilhørende delen av referansekortindeksen er nummerert i henhold til forfallsdatoer og er ordnet i henhold til datoene for utførelse av dokumenter, dvs. hver utførelsesdag (innen en måned) tilsvarer en celle i kortindeksen. Forfallsdatoen er markert på en kalenderskala.

Det anbefales å dele kontrollkortindeksen i 33 celler (overskrifter): 31 celler tilsvarer det maksimale antall dager i en måned; i den 32. cellen plasseres kort for dokumenter, forfallsdatoen kommer neste måned; i den 33. cellen - kort som tilsvarer dokumenter som ikke ble utført i tide, og nye frister for utførelsen av en eller annen grunn ikke ble satt i tide. Den angitte rekkefølgen for å plassere kort i kortindeksen brukes i de fleste institusjoner, selv om det ikke er den eneste mulige eller obligatoriske.

Personen som utøver kontroll daglig undersøker kortene i den tilhørende delen av kortindeksen. Kortene til de utførte dokumentene flyttes til den tilsvarende kortindeksen. Utøverne blir varslet om utløpet av fristen for utførelse av de resterende dokumentene via telefon. På slutten av dagen flyttes kortene som tilsvarer utestående dokumenter til cellene som tilsvarer de nye datoene for utførelsen, eller plasseres i cellen "Dokumenter som ikke er utført i tide".

Kortene som tilsvarer de utførte dokumentene fjernes fra kontrollkortindeksene og plasseres i en enkelt kortindeks for de utførte dokumentene, systematisert i henhold til emnespørsmålskriteriet, noen ganger i henhold til det strukturelle eller i henhold til eksekutørene. Navnene på overskriftene til en slik kortindeks tilsvarer temaene (spørsmålene) i organisasjonens aktiviteter, navnene på strukturelle divisjoner eller navnene på de ansvarlige.

I institusjoner, i henhold til dataene til kortene som er lagret i cellen "Dokumenter ikke fullført i tide", fyller de med jevne mellomrom (1-2 ganger i uken eller ti dager) lister over dokumenter som ikke er utført i tide, sender dem til strukturelle divisjoner, og etter å ha fylt ut de tilsvarende kolonnene der, returnerer du dem til kontrolltjenesten. I noen tilfeller kan informasjon om dokumenter som ikke er utført i tide, overføres direkte til institusjonens ledelse. Lederens beslutninger registreres i kolonnen "Merk".

Hver dag utarbeider de geistlige tjenestene et arbeidsbevis med dokumenter på følgende skjema:

Hjelp til å arbeide med dokumenter

_____________________________________________________________

Navn på firma

fra ___________________________ 2000

Totalt overførte dokumenter	Totalt satt under kontroll		Er i henrettelse	Gjelder også	Totalt antall dokumenter sendt
Fullført i begynnelsen av året	Inkl. Mva. utdatert	Utdatert	Ekstra kontroll

Her er et eksempel på hvordan du utarbeider et slikt sertifikat av en avdeling på kontoret på kontoret:

Totalt overførte dokumenter	Totalt satt under kontroll		Er i henrettelse	Gjelder også	Totalt antall dokumenter sendt
Fullført siden begynnelsen av året	Inkl. Mva. utdatert	Utdatert	Ekstra kontroll

I følge denne rapporten kan adminispore hvordan hver strukturelle enhet jobber med dokumenter. Og når det er vanskelig for en leder å bestemme bidraget til bestemte ansatte til å løse generelle spørsmål, kan han se på kvaliteten på arbeidet med dokumenter, utøvende disiplin. Slik informasjon hjelper lederen med å ta de riktige avgjørelsene om vurderingen av de ansattes arbeid.

Bibliografi

For utarbeidelsen av dette arbeidet ble det brukt materialer fra site-u.ru/