Come redigere un inventario interno degli atti del caso. Elenco interno dei casi. Quali organizzazioni sono tenute a conservare i file personali

Il dipendente aiuta a mantenere i record correttamente, trovare facilmente e rapidamente documenti richiesti tra gli altri se necessario. L'inventario consente di fornire informazioni sulla documentazione per la revisione senza la necessità di esaminare ogni volta le unità documentarie stesse.

Lo stesso dipendente che è responsabile o mantiene i file personali dei dipendenti dell'organizzazione compila l'inventario interno e controlla la pertinenza delle informazioni.

Il modulo di inventario viene avviato nello stesso momento in cui la cartella personale del dipendente viene inviata per la registrazione.

Questo modulo deve essere allegato al fascicolo personale. L'inventario viene compilato gradualmente con le informazioni sui documenti, poiché i documenti indicati vengono ricevuti nella cartella personale del dipendente. La numerazione delle pagine del modulo differisce dalla numerazione delle pagine dei fogli del singolo fascicolo del dipendente. Di solito vengono presi in considerazione documenti con una durata di conservazione superiore a dieci anni o documenti di valore speciale.

Quali documenti sono inclusi in un fascicolo personale?

Il fascicolo personale di un dipendente include tutto documenti del personale, che sono necessari per l'assunzione e nel processo di lavoro nell'organizzazione. Questo elenco include:

Una domanda di lavoro scritta da un dipendente.
o accordo.
Istruzioni che il dipendente conosce e segue. Per esempio, descrizione del lavoro e istruzioni di sicurezza durante il funzionamento.
Scheda con i dati anagrafici del dipendente.
Copie di documenti sulla formazione del dipendente, inclusi diplomi, certificati, certificati di completamento di corsi di formazione avanzata o corsi aggiuntivi e così via.
Autobiografia.
e riferimenti dal luogo o luoghi di lavoro precedenti.

Come viene compilato l'inventario interno?

Il formato della descrizione è una tabella informativa. Durante la compilazione, è necessario compilare tutte le celle della tabella:

La prima colonna della tabella è il numero di serie del comma.
Quindi viene fornito l'indice del documento.
Data di inclusione dell'unità documentaria nel fascicolo personale.
Il titolo del documento è leggibile e chiaro. Se necessario, in questa sezione è possibile indicare brevemente il contenuto del documento.
La lunghezza del documento in pagine.
Numero del documento nel sistema di numerazione dei fogli di fascicolo personale. Si prega di notare che la numerazione continua deve essere conservata nel fascicolo personale.
Note: segni e commenti che non si applicano ad altre sezioni della tabella. Tra l'altro, in questa sezione è possibile notare il fatto che il documento descritto viene consegnato al dipendente, se per questo non è prevista un'apposita colonna.

A seconda del sistema di record del personale nell'organizzazione, nell'inventario interno possono essere indicati dati aggiuntivi. Ad esempio, la data di emissione del documento, il nome completo del titolare, la data di restituzione del documento, la firma del dipendente che ha inserito il documento nel fascicolo personale e il titolare del documento. Il modulo è firmato dal membro del personale che lo ha compilato.

Un inventario è un elenco di documentazione raccolta in un caso comune o un elenco di casi combinati caratteristica comune(inventario dei casi con dichiarazioni, inventario dei casi su personale eccetera.). Questo tipo di inventario viene solitamente redatto quando si inviano file per la conservazione negli archivi.

Cos'è il fascicolo personale di un dipendente

Un fascicolo personale è una raccolta di tutta la documentazione relativa a certa persona. Di norma, questi documenti sono rilegati in una custodia separata o raccolti in una cartella. L'elenco dei titoli in esso inclusi non è regolamentato (ad eccezione di istituzioni pubbliche), quindi la società ha il diritto di determinarlo e installarlo autonomamente. Inoltre, l'elenco dei documenti dipende dalle specifiche del lavoro o dalla categoria del dipendente.

Il fascicolo personale è costituito dai seguenti documenti, originali o copie:

copie dei principali documenti (passaporto, TIN, SNILS, diploma, ecc.);
documenti con i quali viene effettuata l'ammissione alla posizione (domanda di ammissione, copie degli ordini per il personale, contratto di lavoro eccetera.);
documenti generati durante attività lavorativa(ordini di punizione, incoraggiamento, alta formazione, ecc.);
altri documenti (visite mediche, certificati che danno diritto a benefici, ecc.)
documenti di cessazione rapporti di lavoro(dichiarazione, copia dell'ordinanza, indagine ufficiale, ecc.).

Importante! Il libretto di lavoro non può essere conservato insieme ad altre carte di un fascicolo personale, poiché le regole e il luogo della sua conservazione sono determinate a livello legislativo.

È necessario un inventario interno di un file personale?

Negli atti legislativi e nelle norme non si fa menzione dell'obbligo di tenere gli inventari dei documenti inseriti negli archivi personali.

È menzionato solo nelle Regole per il lavoro degli archivi delle organizzazioni. In questa parte (documentazione) sono obbligatori per l'esecuzione solo per organizzazioni governative, per tutti gli altri datori di lavoro, queste sono solo raccomandazioni.

Pertanto, le imprese decidono autonomamente se tenere inventari di documenti. Ciò è stabilito nella politica contabile o in un altro atto normativo locale.

Tenere un inventario per ogni personale consente di controllare la composizione della documentazione in essi contenuta e di proteggerla da sequestri non autorizzati. L'inventario può iniziare a formarsi durante la compilazione di un fascicolo personale, oppure redigerlo immediatamente prima dell'invio delle carte all'archivio.

Inventario interno dei fascicoli personali e inventario dei fascicoli personali dei dipendenti: differenze

Oltre all'inventario della documentazione contenuta in un fascicolo personale, nel lavoro d'ufficio si può trovare anche il concetto di inventario dei fascicoli personali.

Se il primo tipo contiene un elenco di documenti che si trovano all'interno di un fascicolo personale, il secondo è un elenco dei casi stessi.

Ad esempio, potrebbe esserci un inventario di file personali dei dipendenti del dipartimento economico o un inventario di file personali consegnati archiviazione d'archivio nel 2017.

L'elenco delle carte del fascicolo personale è infatti direttamente. L'elenco dei file personali è archiviato separatamente, è conservato dal dipendente responsabile di questi casi o è venuto da lui per la conservazione.

Inventario dei documenti nella cartella personale del dipendente: modulo

Nella misura in cui atti legislativi non obbligare i datori di lavoro a conservare tale documento come inventario in un fascicolo personale, il modulo può essere sviluppato da loro in modo indipendente. Oppure puoi utilizzare il modulo, che si trova nell'Appendice 10 alle Regole per il lavoro degli archivi.

Contiene le seguenti informazioni:

Numero in ordine;
Indice del documento, può essere preso nella nomenclatura dei casi. Questo attributo non è richiesto per i titoli di organizzazioni ordinarie, pertanto questa colonna potrebbe essere assente in un campione autosviluppato;
Data del documento, indicare la data in cui è entrato nel fascicolo personale;
nome del documento;
Numeri di foglio. Indica quale foglio occupa questa o quella carta nella custodia. Ad esempio, una copia del diploma - foglio 1, una copia del passaporto - fogli 2-4, una copia dell'ordine di risoluzione del contratto - foglio 5, ecc.
Nota. In questa colonna vengono annotate le caratteristiche del documento (la visita medica scade nel 2018) o i suoi spostamenti (il tesserino personale T-2 è stato ritirato per verifica).
Alla fine si dice totale documenti (con i loro nomi) e quanti fogli ci sono nel file.

L'inventario completato è certificato dalla firma del dipendente che lo ha compilato, in singoli casi, è inoltre apposto il timbro di approvazione della direzione.

Inventario del campione di documenti personali

Di seguito è possibile scaricare il modulo approvato con delibera del Collegio del Rosaarchive del 06.02.2002.

Inventario dei casi da parte del personale: riempimento dei campioni

Come l'inventario dei documenti nella cartella personale del dipendente, anche un inventario campione per le pratiche personali è presente nel Regolamento per il funzionamento degli archivi (Appendice 3) (è possibile scaricare il campione approvato di seguito). Oppure puoi creare tu stesso questo documento.

il nome dell'organizzazione che trasmette i documenti all'archivio;
timbro di approvazione del capo;
numero in ordine;
indice dei casi;
nome del caso;
data del documento. Sono apposte la data di apertura della pratica e la data del suo completamento;
il numero di fogli in ogni caso. Ad esempio, il fascicolo personale di Nikitenkov A.N. - 25 fogli; scheda personale Alexandrova V.V. - 31 fogli;
Nota. Ciò include le specificità del caso. Ad esempio, manca il 5° foglio, la numerazione dei fogli è raddoppiata, ecc.;
alla fine indicare il numero delle casse inserite nell'inventario, il primo e l'ultimo numero riportati nel documento. Immettere anche le informazioni sui fogli mancanti e sulla numerazione non funzionante.

I casi di custodia permanente, temporanea (oltre 10 anni) e il personale sono soggetti a registrazione completa.

Il deposito completo include:

deposito o vincolante del caso;

La numerazione dei fogli della pratica;

Stesura di un foglio di certificazione (depositato a fine causa);

Redazione in casi necessari inventario interno dei documenti (cucito dopo il frontespizio);

Apportare i necessari chiarimenti nei dettagli sulla copertina del caso (chiarimento del nome dell'organizzazione, l'indice di registrazione del caso, le ultime date del caso, il titolo del caso).

I casi di custodia temporanea (fino a 10 anni compresi) sono soggetti a registrazione parziale: è consentito non sistemare documenti nella pratica, non numerare i fogli della pratica, non redigere note di certificazione.

Se nel caso sono presenti documenti personali non reclamati (carte d'identità, libri di lavoro, biglietti militari) questi documenti sono racchiusi in una busta, che viene archiviata nel fascicolo. Se esiste un numero elevato di tali documenti, questi ultimi vengono ritirati dagli archivi e per essi viene redatto un inventario separato.

Numerazione delle cartelle cliniche.

1. Al fine di garantire la sicurezza e fissare l'ordine di sistemazione degli atti inclusi nella causa, tutti i suoi fogli (tranne il foglio dei testimoni e l'inventario interno) sono numerati in numeri arabi in numerazione lorda nell'angolo in alto a destra di il foglio con una semplice matita o numeratrice. I fogli dell'inventario interno dei documenti del caso sono numerati separatamente.

2. I fogli di cassa, costituiti da più volumi o parti, sono numerati per ciascun volume o per ciascuna parte separatamente.

3. Fotografie, disegni, schemi e altri documenti illustrativi che rappresentano un foglio indipendente del fascicolo sono numerati sul retro nel margine superiore del foglio.

4. Il foglio piegato (formato A3, A2) viene aperto e numerato sul lato destro del margine superiore del foglio. In questo caso, un foglio di qualsiasi formato, orlato su un bordo, è numerato come un foglio; un foglio piegato e orlato al centro è soggetto a ricucitura ed è numerato come un unico foglio.

5. Un foglio con documenti ben incollati (fotografie, ritagli, estratti, ecc.) è numerato come un unico foglio. Se altri documenti (inserimenti di testo, traduzioni, ritagli, ecc.) sono incollati al documento con un bordo, ogni documento viene numerato separatamente.

6. Le buste con gli allegati depositati nella causa sono numerate; allo stesso tempo, la busta stessa viene numerata per prima, quindi ogni allegato nella busta viene numerato con il numero successivo.

7. Documenti archiviati con una propria numerazione dei fogli (incluso edizioni stampate) può essere numerato ordine generale oppure mantieni la tua numerazione se corrisponde all'ordine dei fogli nel file.

8. Se durante la preparazione dei documenti da parte dell'archivio dell'ente per il trasferimento alla custodia statale nei casi vengono rilevati singoli errori nella numerazione dei fogli, d'accordo con l'archivio di stato, è consentito l'uso della numerazione dei fogli per lettera.

Nei casi in cui si riscontrano un numero elevato di errori nella numerazione dei fogli della pratica, questi vengono rinumerati. Quando si rinumerano i fogli, i vecchi numeri vengono cancellati e accanto ad esso viene posizionato un nuovo numero di foglio; al termine della causa viene redatto un nuovo foglio dei testimoni, mentre il vecchio foglio dei testimoni viene barrato, ma conservato nel fascicolo.

Compilazione di un foglio di verifica.

1. Il foglio di certificazione del caso è redatto nella forma prescritta, nella quale sono indicati in numeri e in lettere:

Numero di fogli numerati della pratica;

Numero di fogli dell'inventario interno;

La presenza nel caso di copie cartacee di opuscoli con il numero di fogli al loro interno, qualora non fossero contrassegnati nella numerazione generale lorda della pratica.

Specifica inoltre le caratteristiche della numerazione dei numeri di caso (la presenza numeri di lettere astucci, numeri mancanti, numero di fogli con fotografie incollate, numero di fogli grandi, buste con allegati e numero di fogli in essi allegati).

2. Il foglio di certificazione del caso è firmato dal suo compilatore. Tutte le successive variazioni della composizione e dello stato della pratica (danneggiamento, sostituzione dei documenti originali) sono annotate nel foglio di certificazione con riferimento all'atto di riferimento.

3. È vietato estrarre il foglio di certificazione sulla copertina della pratica o sul retro bianco del foglio dell'ultimo documento. Se il fascicolo è archiviato o rilegato senza un modulo del foglio di certificazione, viene incollato sulla parte superiore del foglio all'interno del coperchio della custodia - una striscia di colla o nastro adesivo viene applicata sulla parte superiore del foglio di certificazione lungo il tutta la larghezza e incollato al bordo superiore della copertina.

Preparazione di una descrizione interna del caso.

1. Viene compilato un inventario interno dei documenti del caso per registrare i documenti di conservazione permanente e temporanea (oltre 10 anni), la cui contabilità è causata dalle specificità di questa documentazione (in particolare file di valore, personali, giudiziari, investigativi, ecc.) , nonché per registrare casi di conservazione permanente e temporanea (oltre 10 anni), formati secondo le tipologie di documenti, i cui titoli non rivelano lo specifico contenuto del documento.

2. L'inventario interno è redatto su un foglio separato nella forma prescritta e contiene informazioni sui numeri di serie dei documenti del caso, i loro indici, le date, le intestazioni e i numeri dei fogli del caso. Per l'inventario interno viene effettuata un'ultima registrazione, che indica - in numeri ea parole - il numero di documenti e fogli dell'inventario interno in esso contenuti.

3. L'inventario interno è firmato dal suo compilatore. Se la causa è rilegata o archiviata senza la forma dell'inventario interno dei documenti, l'inventario redatto nella forma prescritta viene incollato all'interno della copertina anteriore della causa.

4. Le modifiche nella composizione degli atti (ritiri, inclusione di documenti, loro sostituzione con copie, ecc.) si riflettono nella colonna "Note" con collegamenti a atti rilevanti. Se necessario, viene redatta una nuova iscrizione definitiva all'inventario interno e un'iscrizione attestante la pratica.

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