Зарубежная командировка: особенности отражения расходов. Командировка в Казахстан и Беларусь: суточные Командировочные расходы в литву
В основе величины командировочных расходов, осуществляемых на территории республики, лежат установленные Минфином Республики Беларусь нормы расходов (суточные, расходы на проживание, проезд). Изменится ли порядок их применения с учетом деноминации? Повлияет ли последнее событие на расчеты с подотчетными лицами? Предлагаем ознакомиться с рекомендациями автора по данной теме.
Как установлено Указом Президента Республики Беларусь от 04.11.2015 № 450 «О проведении деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь», с 1 июля 2016 г. проводится деноминация белорусского рубля путем замены денежных знаков образца 2000 г. на денежные знаки образца 2009 г. в соотношении 10 000:1.
Безусловно, деноминация касается и расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам. В первую очередь возникают вопросы именно по расчетам, связанным с командировками на территории Республики Беларусь. Что касается зарубежных командировок, то, как известно, нормы расходов по ним установлены в валюте и в большинстве своем расчеты производятся либо в валюте, либо в белорусских рублях в привязке к установленному официальному курсу Нацбанка Республики Беларусь.
В соответствии с пунктом 1 Разъяснений Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь по порядку расчета заработной платы работников, денежного довольствия военнослужащих, сотрудников, имеющих специальные звания, суворовцев, воспитанников воинских частей, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, установленных законодательством, в связи с проведением деноминации официальной денежной единицы Республики Беларусь (письмо от 15.03.2016 № 1-2-12/525) с 1 июля 2016 г. выплаты, установленные нормативными правовыми актами, в т.ч. локальными, в абсолютных (цифровых) размерах, подлежат уменьшению в 10 000 раз.
Обращаем внимание, что размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в республике Минфином. Именно это ведомство наделено правом устанавливать новые размеры возмещения расходов при служебных командировках. В настоящее время нормы возмещения командировочных расходов определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 08.08.2013 № 53.
Справочно: по имеющимся в редакции данным, Минфин готовит документ, устанавливающий новые нормы командировочных расходов с 1 июля 2016 г.
Их величина составит:
Проживание вне места жительства (суточные) - 7 руб.;
Проживание вне места жительства (суточные при однодневных командировках) - 3 руб. 50 коп.;
Оплата расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов - 2 руб. 50 коп.
Измененные размеры возмещения расходов при служебных командировках следует применять с 1 июля 2016 г.
Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь производят в порядке и размерах, установленных соответствующей инструкцией, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35.
Рассмотрим порядок расчетов по командировочным расходам, возникающим в организации в июне - июле 2016 г. (см. таблицу).
Период командировки |
Порядок расчетов по командировке |
Оформление авансового отчета |
---|---|---|
1. Командировка начинается в июне, заканчивается в июле, отчет составлен в июле |
За дни командировки, приходящиеся на июнь, применяем «старые» нормы и деноминируем суммы расходов; |
|
2. Командировка начинается и заканчивается в июне, отчет составлен в июле |
За все дни командировки применяются «старые» нормы и деноминируем суммы расходов. Сумму выданного аванса деноминируем |
Авансовый отчет утверждается в деноминированной сумме |
3. Командировка начинается и заканчивается в июне, отчет составлен в июне, окончательный расчет с работником произведен в июле |
За все дни командировки применяются «старые» нормы. Окончательный расчет с работником производим в деноминированной сумме |
Авансовый отчет утверждается в неденоминированной сумме |
4. Командировка начинается и заканчивается в июле |
За все дни командировки применяются «новые» нормы |
Авансовый отчет утверждается в деноминированной сумме |
Пример. Командировка переходного периода июнь - июль 2016 г.
Согласно приказу нанимателя работник организации направляется в служебную командировку из г. Березы в г. Минск с 27 июня по 4 июля 2016 г. Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 2 670 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными подтверждающими расходы документами:
- проезд: г. Береза - г. Минск - 33 800 руб.; г. Минск - г. Береза - 3 руб. 38 коп.;
- проживание в гостинице - 160 руб. 32 коп. (в т.ч. НДС 20 %).
В данном случае авансовый отчет будет утвержден в деноминированной сумме, поскольку он составлен в июле 2016 г., т.е. после деноминации.
В бухгалтерском учете будут иметь место следующие записи:
Д-т 71 - К-т 50
- 2 670 000 руб.
- отражена сумма выданного аванса на командировочные расходы (26.06.2016);
Д-т 26 и др. - К-т 71
- 192 руб. 36 коп. (52 + 6,76 + 160,32 - 26,72)
- включена в затраты сумма командировочных расходов;
Д-т 18 - К-т 71
- 26 руб. 72 коп. (160,32 × 20 / 120)
- отражена сумма «входного» НДС.
Материал доступен для подписчиков электронного журнала "Главный Бухгалтер"
Работа многих граждан связана с командировками. Организация обязана оплачивать их в соответствии со ст. 167 НК РФ. Кроме среднего заработка, командированный сотрудник вправе претендовать на оплату проезда, проживания и суточных. Закон не устанавливает конкретные размеры данных выплат. Поэтому, они могут утверждаться индивидуально в каждой организации.
Что такое суточные по России в 2018 году
Под суточными подразумевается оплата расходов командированного лица во время поездки. Они выплачиваются с учетом двух основных правил:
Фиксированной суммой за каждый день командировки, включая суточные в выходные дни в командировке и праздничные.
День отъезда – дата отправления транспортного средства из города постоянного места труда в населенный пункт, куда направляется работник. День возвращения – дата прибытия сотрудника в город постоянного места труда.
Если транспорт прибывает до 0 часов включительно, в расчет берутся текущие сутки. При прибытии после 0 часов, сотруднику оплатят еще одни сутки.
Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году производится сотруднику за день до направления в командировку авансом.
Такие выплаты положены сотруднику, если командировка занимает больше одних суток. Когда работник утром уезжает, а вечером уже возвращается, суточные ему не положены.
Что входит в суточные командировочные расходы
Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2018 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.
Размер суточных в 2018 году
Законодательство не устанавливает пределы выплат суточных сумм работникам. Работодатель вправе самостоятельно локальным актом определить размер суточных командировочных расходов в 2018 году. При этом, они могут быть отличны для руководителя и простого служащего.
На законодательном уровне существуют ограничения для начисления налогов и взносов. Согласно ст. 217 НК не подлежат налогообложению нормы суточных в командировке 2018 г.:
- командировка по РФ – 700 руб.;
- командировка за рубеж – 2500 руб.
Также согласно Постановлению Правительства РФ №729 от 02.10.2002 г. суточные при командировках в 2018 году в коммерческих организациях не могут быть меньше величины, установленной для бюджетных учреждений. Минимальный размер суточных составляет 100 рублей в день.
Получается, размер суточных при командировках в 2018 году работодатель устанавливает самостоятельно. Но, забывать о начислении налогов не стоит.
Если командированному сотруднику на территории РФ за сутки выплачивается, к примеру, 500 рублей, налоги платить не нужно. А при выплате суточных сумм по РФ, предположим 1400 руб., с суммы (1400 – 700) = 700 рублей, придется заплатить страховые взносы в ПФ и ФСС, а также НДФЛ 13 %. Поэтому, как рассчитать суточные, напрямую зависит от размера выплачиваемых сумм.
Как посчитать суточные при командировке, пример
Предположим, сотрудник был направлен в командировку по России на срок 14 дней: на 1 июля 2018 г. 13 - 00 у него куплен билет на поезд, 14 июля в 17- 00 он прибывает назад. Размер ежедневных суточных в организации составляет 650 рублей. Получаем следующий расчет:
- 14 х 650 = 9100 рублей – суточные.
За 14 дней у командированного лица в любом случае будут выходные дни. Оплата суточных в выходные дни в командировке производится также в полном объеме, поэтому дни отдыха выкидывать из расчета нельзя.
Пример, как считаются суточные в командировке при превышении лимита.
Если, допустим, сотрудник отправляется в командировку на тот же срок, но сумма командировочных расходов суточных в 2018 году составит 800 рублей, расчет будет несколько иным:
- С разницы (800 – 700) = 100 рублей, работодатель удержит НДФЛ 13 %:
- 100 – (100 х 13 %) = 87 руб.
- Сумма суточных составит тогда:
- (700 + 87) х 14 = 11018 руб., а в бюджет надо перечислить 13 руб. х 14 дней = 182 руб. НДФЛ
- Дополнительно с суммы превышения лимита организация за счет собственных средств заплатит страховые взносы в ПФ и ФСС.
Также, сотруднику будут оплачены билеты на поезд и каждый день на оплату жилья, в зависимости от потраченных сумм. Заработная плата на время пребывания в командировке выплачивается по среднему заработку.
Норма суточных командировочных расходов в 2018 году не установлена законом. Организации вправе утверждать такие суммы самостоятельно специальными локальными актами. При этом, существуют минимальные суточные по РФ – 100 руб. Выплата суточных при командировках в 2018 году сверх установленных законом норм, подразумевает удержание НДФЛ 13 %. Оплата положенных сумм производится до отъезда в командировку. Если такое условие не исполнено, сотрудник вправе не ехать в командировку.
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году вызывает много вопросов у бухгалтеров. О том, как это сделать правильно и избежать ошибок, расскажем в данной статье.
Нормативы суточных выплат
Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.
Однако для налоговых целей придется применять нормативы - верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 2500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5000 руб., то с оставшихся 2500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.
Особенности расчета суточных при загранпоездках
Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:
Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных
Но на практике есть особенности. Так, если в 2018 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.
Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.
Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.
- Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
- Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).
Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте .
Дни начала и окончания командировки
Особое внимание при расчете суточных по загранпоездкам следует уделить числу дней командировки. В 2018 году это зависит от фактически проведенных работником дней за пределами России.
Согласно пп. 17 и 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, день пересечения границы при отправке в командировку считается по зарубежному тарифу, а день прибытия - по тарифу внутри страны.
Пример расчета суточных по командировке за рубеж
Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.
В марте 2018 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 6 по 13 марта. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни - с 8 по 11 марта 2018 года - на работу не выходил.
Внимание! дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому, несмотря на то, что, находясь командировке, сотрудник в выходной или праздничный день отдыхал, за этот день ему равно выплачиваются суточные.
Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 26 по 30 марта.
В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 2500 руб. для Сидорова и Петрова и 3000 руб. - для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.
Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:
- Для Сидорова: 6 марта - день пересечения границы, 7 марта - рабочий день, 8–11 марта - выходные и праздничные дни, 12 марта - рабочий, 13 марта - день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:
2 500 руб. × 7 дней + 1000 руб. × 1 день = 18 500 руб.
- Для Петрова: все дни рабочие, с 26 по 29 марта по тарифу 2500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:
2 500 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 8 500 руб.
- для Иванова: с 26 по 29 марта по тарифу 3000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:
3 000 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 10 000 руб.
Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову - 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(3 000 – 2 500) × 3 дня + превышение по РФ 300 руб.).
Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции. В ней проверяющий увидит, как рассчитана сумма превышения, облагаемая НДФЛ и взносами.
Для вашего удобства приведем образец заполнения такой справки:
Итоги
Несмотря на кажущуюся сложность расчета суточных по заграничным служебным поездкам, обычно бухгалтеры быстро «набивают руку» и практически не допускают ошибок. Главное - правильно зафиксировать необходимые нормы выплат, корректно рассчитывать суммы к выдаче и аккуратно вести документацию. В этом случае налоговикам будет не к чему придраться.
За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.
Порядок выплаты суточных работникам
Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.
Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):
- за каждый день, пока он находится в командировке;
- за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.
Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.
Пример расчета суточных работнику
- за 9 дней — 40 евро за каждый день;
- за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.
Курс (условно) евро:
- на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
- на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.
Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:
- 40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.
- Суточные по России = 700 руб.
- Итого : 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб.
Размер суточных при командировках по России и за границу
Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ).
Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.
Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше.
Можно, например, закрепить суточные 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).
По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:
- 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
- 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.
Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Если работник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Ее работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования).
В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.
Суточные в иностранной валюте
Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.
Суточные при однодневной командировке
По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).
После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?
Выплаты при однодневных командировках взамен суточных
Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.
Суточные по однодневным командировкам:
- за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
- по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:
- Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
- Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Суточные при командировке в страны СНГ
Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).
Отчет по суточным в командировке
Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
- окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).
В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.
902 683 просмотра
Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.