Οργάνωση εργασιών γραφείου σε προσχολικό ίδρυμα. Μεθοδική ανάπτυξη «Εργασία γραφείου στο dhow. Σύμπλεγμα εγγράφων αναφοράς και πληροφοριών

Αγαπητοι αναγνωστες! Τα άρθρα μας αναφέρουν τυπικούς τρόπους επίλυσης νομικών ζητημάτων, αλλά κάθε περίπτωση είναι μοναδική.

Αν θέλεις να μάθεις πώς να λύσετε ακριβώς το πρόβλημά σας - επικοινωνήστε με τη φόρμα ηλεκτρονικού συμβούλου στα δεξιά ή καλέστε +7 (499) 703-35-33 εσωτ. 738 . Είναι γρήγορο και ειναι δωρεάν!

Υπάλληλος νηπιαγωγείου - υπάλληλος, υπεύθυνος γραφείου, εργασία γραφείου σε ίδρυμα. Με τον βαθμό του γραμματέα ορίζεται άτομο που έχει δευτεροβάθμια εξειδικευμένη ή ανώτερη οικονομική εκπαίδευση και εργασιακή εμπειρία τουλάχιστον 1 έτους σε παρόμοιες θέσεις εργασίας γραφείου.

Καθήκοντα υπαλλήλου

Ο υπάλληλος στο νηπιαγωγείο εκτελεί τα καθήκοντά του αυστηρά σύμφωνα με περιγραφή εργασίας... Ανάλογα με το καταστατικό του ιδρύματος, μπορούν να συμπληρωθούν ή να μειωθούν.

1. Η κύρια και προτεραιότητα λειτουργία είναι η διαχείριση εγγράφων (τακτική μετακίνηση εσωτερικών εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων κατά τη διαδικασία εργασίας μαζί τους από υπαλλήλους), έλεγχος εκτέλεσης, δημιουργία συστήματος ανάκτησης πληροφοριών για έγγραφα ενός οργανισμού (καταχώριση, ευρετηρίαση εγγράφων, σύστημα επιχειρησιακής αποθήκευσης, αναζήτησης και λογιστικής), δημιουργία ονοματολογίας υποθέσεων.
2. Ο υπάλληλος εργάζεται σε στενή επαφή με τον επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και τους αναπληρωτές του, παιδαγωγικούς εργαζόμενους, προϊσταμένους δομικών τμημάτων και ανώτερες αρχές, για παράδειγμα, το τμήμα εκπαίδευσης της πόλης.
3. Οργανώνει την προετοιμασία των απαραίτητων πράξεων για τη διαχείριση, είναι υπεύθυνος για την ποιότητα της προετοιμασίας τους, την ορθότητα της σύνταξης και της εκτέλεσής τους. Συντονίζει και προετοιμάζει έγγραφα που γεννιούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων νηπιαγωγείο;
4. Προετοιμάζει και αποστέλλει τεκμηρίωση αναφοράς υπηρεσιών, πιστοποιητικά και δηλώσεις για ανώτερα ιδρύματα και διοικήσεις.
5. Συντάσσει και εκτυπώνει παραγγελίες για τις κύριες δραστηριότητες και άλλες παραγγελίες του νηπιαγωγείου. Εισάγει τους εργαζόμενους στο περιεχόμενό τους την ημέρα της δημοσίευσης, λαμβάνει υπογραφή.
6. Δέχεται αλληλογραφία που φτάνει σε ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη μεταφέρει σύμφωνα με τις οδηγίες του επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος σε δομικά τμήματα ή εκτελεστές για χρήση στη διαδικασία εργασίας ή προετοιμασίας απαντήσεων.
7. Εκδίδει, κατόπιν αιτήματος, πληροφορίες για καταχωρημένα έγγραφα και τα καταχωρεί στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων.
8. Πραγματοποιεί εργασίες εγγραφής, αποθήκευσης και συμβάσεων εργασίας, βιβλιάρια εργασίας και προσωπικές κάρτες όλων των υπαλλήλων του νηπιαγωγείου.
9. Οδηγεί απαραίτητη τεκμηρίωση στρατιωτική εγγραφήκαι υποβάλλει έγκαιρα αναφορές στον τομέα αυτό στο στρατιωτικό ληξιαρχείο.
10. Συμμετέχει ως γραμματέας του προϊσταμένου του ιδρύματος παιδικής μέριμνας σε συνεδριάσεις, όπου τηρεί αρχείο με όσα συμβαίνουν και ειδοποιεί όλους τους συμμετέχοντες. Παρακολουθεί την έγκαιρη άφιξή τους.
11. 
    Εκτελεί αρχειακή γραφειοκρατία: αποθήκευση, λογιστική, συστηματοποίηση, εγγραφή και έλεγχος της έκδοσης όλων των εγγράφων του νηπιαγωγείου για υπογραφή. Φέρει ευθύνη για την πλήρη ασφάλειά του.
12. Ασχολείται με την παρακολούθηση του χρόνου άλλων εργαζομένων, η οποία περιλαμβάνει τα καθήκοντα του υπαλλήλου να παρακολουθεί τη συμμόρφωση με το πρόγραμμα εργασίας άλλων εργαζομένων. Παράδοση μέχρι την ημερομηνία λήξης του χρονοδιαγράμματος υπολογισμού ημερομισθίων στο λογιστήριο του νηπιαγωγείου (ο μισθός περιλαμβάνει μισθό και μπόνους). Και έγκαιρη ενημέρωση αλλαγών στο ωράριο προσωπικού, στο ωράριο του νηπιαγωγείου.
13. Στα όρια της αρμοδιότητάς του συμμετέχει στην ανάπτυξη προγράμματος ανάπτυξης εργασιών γραφείου και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Υποβάλλει τις προτάσεις του για βελτίωση.
14. Με τη βοήθεια προγραμματιστών, εκτελεί εργασίες για την επεξεργασία και τη συστηματοποίηση πληροφοριών, πραγματοποιεί τους απαραίτητους τεχνικούς υπολογισμούς, αναπτύσσει απλά έργα και απλά σχήματα, διασφαλίζει τη συμμόρφωσή τους τεχνικές προδιαγραφές, τρέχοντα πρότυπακαι κανονισμούς.
15. Συντάσσει τους προσωπικούς φακέλους των μαθητών του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, συμπληρώνει το αλφαβητάριο των μαθητών του εκπαιδευτικού ιδρύματος, επεξεργάζεται και καταχωρεί την παράδοση προσωπικών φακέλων στο αρχείο.
16. 
    Σε δεκάδες νηπιαγωγεία, η υπάλληλος εκτελεί άλλη μια λειτουργία - υποδοχή γονέων (νόμιμων εκπροσώπων) κάθε Τρίτη κατά τις εργάσιμες ώρες από τις 16:00 έως τις 18:00.
17. συντάσσει συμβάσεις, πρόσθετες συμφωνίεςμε τους γονείς (νόμιμους εκπροσώπους) και εγκαίρως εξοικειώνει τους γονείς (νόμιμους εκπροσώπους) των μαθητών του νηπιαγωγείου μαζί τους.
18. Το καθήκον του υπαλλήλου προσχολικής εκπαίδευσης περιλαμβάνει ένα σημαντικό σημείο - την αυστηρή εμπιστευτικότητα των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων στον κήπο και των μαθητών. Δεν επιτρέπει τη διάδοση πληροφοριών χωρίς επίσημη συναίνεση.
19. Υποβάλλεται σε προγραμματισμένη επαγγελματική κατάρτιση ή επανεκπαίδευση, βελτιώνει τα προσόντα, εάν απαιτείται από τα καθήκοντα εργασίας.
20. Συμμετέχει σε οργανωτικές και κοινωνικές εκδηλώσεις της ομάδας.
21. Τηρεί αυστηρά την περιγραφή της θέσης εργασίας και υποβάλλεται σε τακτικές ιατρικές εξετάσεις.
22. Μεριμνά για την εφαρμογή των «Οδηγιών για την προστασία της ζωής και της υγείας των παιδιών». Συμμορφώνεται με τους κανόνες και τους κανονισμούς για την προστασία της εργασίας, τις υγειονομικές και υγειονομικές απαιτήσεις, τα μέτρα ασφαλείας, πυροπροστασία, ηλεκτρική ασφάλεια και αντιτρομοκρατία.

συμπέρασμα

Το έργο οποιουδήποτε προσχολικού ιδρύματος συνδέεται με μια μεγάλη ροή διαφόρων ειδών εγγράφων. Ο υπάλληλος πρέπει να το ταξινομήσει και να το μετατρέψει σε μηχανισμό αδιάλειπτης ροής εγγράφων.

Μεθοδική ανάπτυξη "Εργασία γραφείου σε προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα"

Η γραφική εργασία είναι η διαδικασία δημιουργίας ενός εγγράφου και η επακόλουθη εργασία με αυτό. Αυτή είναι μια δραστηριότητα που καλύπτει την τεκμηρίωση και την οργάνωση της εργασίας με έγγραφα.

Ένα έγγραφο είναι ένα μέσο εξασφάλισης με διάφορους τρόπους σε ένα ειδικό υλικό πληροφοριών σχετικά με γεγονότα, γεγονότα, φαινόμενα αντικειμενικής πραγματικότητας και ανθρώπινη ψυχική δραστηριότητα. Οι ενέργειες της διοίκησης καταγράφονται σε έγγραφα. Τα έγγραφα είναι ένα μέσο υλοποίησης ρυθμιστικών ενεργειών διοικητικών οργάνων και μεμονωμένων υπαλλήλων, δηλ. διοικητική δραστηριότητα, η τεκμηρίωσή της σε πολλές περιπτώσεις ορίζεται από το νόμο και είναι υποχρεωτική.

Τα προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα σύμφωνα με το νόμο της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για την εκπαίδευση" έλαβαν ευρεία δικαιώματα για την ανεξάρτητη εφαρμογή της εκπαιδευτικής διαδικασίας, την επιλογή και τοποθέτηση προσωπικού, οικονομικών, οικονομικών και άλλων δραστηριοτήτων εντός των ορίων που καθορίζονται από τη νομοθεσία της Ρωσική Ομοσπονδία, οι Πρότυποι Κανονισμοί για ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται από τον επικεφαλής καταγράφονται με συγκεκριμένη σειρά σε συγκεκριμένες μορφές εγγράφων. Τα αποτελέσματα της εργασίας που καταγράφηκαν με μια συγκεκριμένη σειρά αντικατοπτρίζουν την πραγματική κατάσταση των πραγμάτων προσχολικός.

Όλες οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα χωρίζονται σε εξωτερικές και εσωτερικές.

Οι εξωτερικές πληροφορίες περιλαμβάνουν οδηγίες και κανονιστικά έγγραφα που έρχονται στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα από έξω.

Οι εσωτερικές πληροφορίες περιλαμβάνουν οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα, καθώς και έγγραφα προσωπικού, τα οποία το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, με επικεφαλής τον προϊστάμενό του, αναπτύσσει, δημοσιεύει και διατηρεί ανεξάρτητα.

Μπορεί να σημειωθεί με αρκετή σιγουριά ότι ο ρυθμός εργασίας και η κουλτούρα της διευθυντικής δραστηριότητας εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο οργάνωσης του γραφείου στο ίδρυμα.

ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΚΑΤΑ ΤΗΝ ΑΡΧΗ

Για κάθε υπάλληλο του εκπαιδευτικού ιδρύματος τηρείται προσωπικός φάκελος.

Ένα προσωπικό αρχείο είναι μια συλλογή εγγράφων που περιέχουν τις πιο πλήρεις πληροφορίες για έναν εργαζόμενο και την εργασιακή του δραστηριότητα. Καταρτίζεται ατομικός φάκελος μετά την έκδοση εντολής πρόσληψης. Η διαδικασία εργασίας με προσωπικά αρχεία δεν ρυθμίζεται από εθνικά πρότυπα, σε σχέση με τα οποία οι επιχειρήσεις επιλύουν τα ζητήματα σύστασης και διεξαγωγής επιχειρήσεων με διαφορετικούς τρόπους.

Η σειρά της τακτοποίησης των εγγράφων κατά τη δημιουργία προσωπικού αρχείου:

εσωτερική απογραφή εγγράφων υπόθεσης·

αίτηση για δουλειά·

απόσπασμα από την εντολή για απασχόληση·

φύλλο καταγραφής προσωπικού·

αντίγραφα εκπαιδευτικών εγγράφων·

αποσπάσματα από εντολές μετεγκατάστασης, συνδυασμού επαγγελμάτων, ανάθεσης κατηγορίας προσόντων, απόλυση.

φύλλο βεβαίωσης (αντίγραφο).

Ένας εσωτερικός κατάλογος εγγράφων που διατίθενται σε προσωπικό αρχείο πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τους αύξοντες αριθμούς των εγγράφων της υπόθεσης, τις ημερομηνίες δημιουργίας τους και τις επικεφαλίδες. Κατά την αρίθμηση των φύλλων της θήκης, τα φύλλα της εσωτερικής απογραφής αριθμούνται χωριστά.

Ο εσωτερικός κατάλογος συντάσσεται σε χωριστό φύλλο, υπογεγραμμένο από τον μεταγλωττιστή του που αναφέρει τη θέση, την αποκρυπτογράφηση της υπογραφής και την ημερομηνία σύνταξης του αποθέματος.

Η βάση του προσωπικού αρχείου είναι ένα προσωπικό φύλλο στα μητρώα προσωπικού, το οποίο είναι μια λίστα ερωτήσεων σχετικά με τα βιογραφικά στοιχεία των εργαζομένων, την εκπαίδευση, την εργασία που έκαναν από την αρχή της εργασιακής τους δραστηριότητας, την οικογενειακή κατάσταση κ.λπ. Το προσωπικό φύλλο είναι συμπληρώνεται με το χέρι από τον ίδιο τον εργαζόμενο κατά την είσοδό του στην εργασία. Δεν επιτρέπονται συντομογραφίες, παύλες, διορθώσεις και λεκέδες. Κατά τη συμπλήρωση ενός προσωπικού φύλλου, χρησιμοποιούνται τα ακόλουθα έγγραφα: διαβατήριο, βιβλίο εργασίας, δίπλωμα, πιστοποιητικά, πιστοποιητικά κ.λπ. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί σε ορισμένες στήλες του προσωπικού φύλλου, όταν συμπληρώνονται τα λάθη που γίνονται συχνά. Έτσι, στη στήλη "Εκπαίδευση", χρησιμοποιούνται οι ακόλουθες διατυπώσεις: "ανώτερη", "ελλιπής ανώτερη", "ειδικευμένη δευτεροβάθμια", "δευτεροβάθμια", "ημιτελής δευτεροβάθμια", "πρωτοβάθμια" - ανάλογα με ποιο εκπαιδευτικό έγγραφο έχει ο εργαζόμενος ...

Στη στήλη "Εργασία που εκτελείται από την αρχή της εργασιακής δραστηριότητας" αντικατοπτρίζονται πληροφορίες σχετικά με την εργασία σύμφωνα με τις εγγραφές στο βιβλίο εργασίας. Στη στήλη αυτή καταχωρούνται και πληροφορίες για διακοπές στην εργασία λόγω σπουδών, ασθένειας κ.λπ. Επιπλέον, εάν υπάλληλος σε ένα ίδρυμα στο διαφορετικές περιόδουςκατείχε διάφορες θέσεις, τότε θα πρέπει να αναφέρεται ο χρόνος που αφιερώθηκε σε καθεμία από αυτές.

Ο διευθυντής, αποδεχόμενος από τον αιτούντα ένα προσωπικό αρχείο του προσωπικού, πρέπει να ελέγξει την πληρότητα της ολοκλήρωσής του και την ορθότητα των καθορισμένων πληροφοριών σύμφωνα με τα υποβληθέντα έγγραφα.

Μαζί με τη συμπλήρωση ενός προσωπικού φύλλου στα αρχεία προσωπικού, ο αιτών γράφει μια αυτοβιογραφία - ένα έγγραφο που περιέχει μια σύντομη περιγραφή με χρονολογική σειρά των κύριων σταδίων της ζωής και των δραστηριοτήτων αυτού του ατόμου. Η αυτοβιογραφία συντάσσεται από τον υπάλληλο με το δικό του χέρι, σε οποιαδήποτε μορφή, χωρίς διορθώσεις και κηλίδες. Η αυτοβιογραφία πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες: επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο. ημέρα, μήνας, έτος και τόπος γέννησης· εκπαίδευση που έλαβε (πού, πότε, σε ποια εκπαιδευτικά ιδρύματα)· από ποια εποχή ξεκίνησε η ανεξάρτητη εργασιακή δραστηριότητα. πληροφορίες σχετικά με την οικογενειακή κατάσταση και τους στενούς συγγενείς, στοιχεία διαβατηρίου. διεύθυνση κατοικίας και αριθμός τηλεφώνου· ημερομηνία σύνταξης αυτοβιογραφίας, υπογραφή υπαλλήλου.

Απόσπασμα από την εντολή πρόσληψης συγκεκριμένου υπαλλήλου, ραμμένο σε προσωπικό αρχείο, πρέπει να επικυρωθεί από τον προϊστάμενο του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Ο αύξων αριθμός που έχει εκχωρηθεί στο προσωπικό αρχείο επικολλάται στο προσωπικό φύλλο. Κάτω από αυτόν τον αριθμό καταχωρείται προσωπικός φάκελος στο βιβλίο προσωπικών υποθέσεων. Μετά την απόλυση του υπαλλήλου αφαιρείται από το φάκελο ο προσωπικός του φάκελος και στο κενό εξώφυλλο τοποθετείται ο προσωπικός φάκελος του νέου υπαλλήλου, στον ίδιο αριθμό.

Για τη διασφάλιση της ασφάλειας των προσωπικών φακέλων, καταχωρούνται στο λογιστικό βιβλίο, όπου αναγράφονται οι ακόλουθες στήλες: αύξων αριθμός υπόθεσης, επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο του υπαλλήλου. Ημερομηνία εγγραφής της υπόθεσης, ημερομηνία διαγραφής.

Οι προσωπικοί φάκελοι δεν παραδίδονται στους υπαλλήλους στους οποίους έχουν συσταθεί.

Το φύλλο βεβαίωσης (αντίγραφο) πρέπει να φυλάσσεται στον προσωπικό φάκελο του παιδαγωγικού προσωπικού που έχει περάσει τη βεβαίωση.

Η βεβαίωση του διδακτικού προσωπικού πραγματοποιείται με βάση τους κανονισμούς σχετικά με τη διαδικασία πιστοποίησης παιδαγωγικών και ηγετικών υπαλλήλων κρατικών και δημοτικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων (εφεξής «Κανονισμοί», εγκεκριμένοι με εντολή του Υπουργείου Παιδείας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 26/06/2000. Αρ. 1908.

Σύμφωνα με τον Κανονισμό (ρήτρα 3.1), ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα έχει το δικαίωμα να πραγματοποιεί πιστοποίηση εργαζομένων μόνο για τη δεύτερη κατηγορία προσόντων. Για αυτό, δημιουργείται μια επιτροπή βεβαίωσης, κατά κανόνα, από τους πιο έγκυρους υπαλλήλους του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος. Ο πρόεδρος της επιτροπής είναι ο επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος. Υποχρεωτικά έγγραφαγια την πιστοποίηση των εργαζομένων είναι: μια εντολή για ένα προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα για τη διεξαγωγή της πιστοποίησης και το διορισμό επιτροπής βεβαίωσης · πρακτικά της συνεδρίασης της επιτροπής πιστοποίησης· φύλλο βεβαίωσης του καθορισμένου δείγματος.

Αφού περάσει επιτυχώς η πιστοποίηση, ο επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος υποχρεούται να εκδώσει εντολή (το αργότερο ένα μήνα μετά τη συνεδρίαση της επιτροπής πιστοποίησης) για την ανάθεση κατηγορίας προσόντων στον υπάλληλο και να κάνει αντίστοιχη εγγραφή στο ΤΕΤΡΑΔΙΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ. Η πληρωμή για μια νέα κατηγορία προσόντων γίνεται από την ημέρα ανάθεσης της κατηγορίας - την ημερομηνία της απόφασης από την επιτροπή πιστοποίησης.

Η πιστοποίηση του διδακτικού προσωπικού πραγματοποιείται με προσωπική του αίτηση και εντός του χρονικού πλαισίου που ορίζεται από τον Κανονισμό.

Ο προϊστάμενος του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος είναι υπεύθυνος έναντι του ιδρυτή και των οικονομικών αρχών για την ορθή τεκμηρίωση της πιστοποίησης και την έγκαιρη εκτέλεση των σχετικών εγγράφων.

Μαζί με τους προσωπικούς φακέλους, όλοι οι εργαζόμενοι διαθέτουν ειδικές προσωπικές κάρτες που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση του προσωπικού και την ανάλυση της σύνθεσης του προσωπικού. Οι προσωπικές κάρτες έχουν τυποποιημένη μορφή T-2, εγκεκριμένο από τις στατιστικές αρχές.

Η προσωπική κάρτα συμπληρώνεται χειρόγραφα, όλες οι συμμετοχές διατυπώνονται πλήρεις, χωρίς συντομογραφίες. Η βάση για τις εγγραφές είναι: διαβατήριο, βιβλίο εργασίας, εκπαιδευτικά έγγραφα. Οι προσωπικές κάρτες διατηρούνται χωριστά από τα προσωπικά αρχεία.

Το βιβλίο μητρώου εργασίας, σύμφωνα με τον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρο 66), είναι το κύριο έγγραφο σχετικά με την εργασιακή δραστηριότητα και την εργασιακή εμπειρία του εργαζομένου.

Τηρούνται βιβλία εργασίας για όλους τους εργαζόμενους που έχουν εργαστεί για περισσότερες από πέντε ημέρες, εάν η εργασία σε αυτόν τον οργανισμό είναι η κύρια.

Δεν επιτρέπεται η πρόσληψη χωρίς βιβλιάριο εργασίας. Κατά την εργασία με βιβλία εργασίας, ο επικεφαλής ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος θα πρέπει να καθοδηγείται από τους Κανόνες για τη διατήρηση και αποθήκευση βιβλίων εργασίας, τη δημιουργία μορφών βιβλίων εργασίας και την παροχή τους στους εργοδότες, που εγκρίθηκαν με Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 04.16. 2003 No. 225, καθώς και τις Οδηγίες για τη συμπλήρωση βιβλίων εργασίας (Παράρτημα Αρ. Υπουργείο Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 10.10.2003 No. 69).

Η ίδια Οδηγία προβλέπει την τήρηση λογιστικού βιβλίου για την κίνηση των βιβλίων εργασίας και τα ένθετα σε αυτά. Στο καθορισμένο βιβλίο καταχωρούνται όλα τα βιβλία εργασίας των υπαλλήλων όταν υποβάλλουν αίτηση για εργασία με καταγραφή της σειράς και των αριθμών των βιβλίων.

ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΗ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ

ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΧΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΣΤΟ DOW

Γενικές απαιτήσεις για τα κείμενα επίδοσης εγγράφων:

συντομία και ακρίβεια της παρουσίασης πληροφοριών, εξαίρεση διφορούμενης ερμηνείας·

αντικειμενικότητα και αξιοπιστία των πληροφοριών·

συντάσσοντας, εάν είναι δυνατόν, απλό, δηλαδή, που περιέχει μια ερώτηση, έγγραφα για τη διευκόλυνση και την επιτάχυνση της εργασίας μαζί τους.

τη δόμηση του κειμένου του εγγράφου, τη διαίρεση του σε σημασιολογικά μέρη όπως εισαγωγή, απόδειξη, συμπέρασμα·

ευρεία χρήση στένσιλ και τυπικών κειμένων κατά την περιγραφή επαναλαμβανόμενων καταστάσεων διαχείρισης. Τα έγγραφα διαφορετικών οργανισμών περιγράφουν συχνά επαναλαμβανόμενες καταστάσεις διαχείρισης του ίδιου τύπου, επομένως, οι ειδικοί εγγράφων προτείνουν τη χρήση ενοποιημένων κειμένων εγγράφων με μια ενιαία μορφή γλωσσικής έκφρασης που μεταφέρει με μεγαλύτερη ακρίβεια το περιεχόμενο συγκεκριμένων ενεργειών ή καταστάσεων.

Η εκπλήρωση μιας από τις πιο σημαντικές απαιτήσεις για το κείμενο των εγγράφων - μια ακριβής παρουσίαση της ουσίας του - εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη σωστή χρήση λέξεων και φράσεων, λαμβάνοντας υπόψη το νόημα και τη μορφή τους. Κατά τη σύνταξη των κειμένων των εγγράφων, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι κανόνες της ρωσικής γλώσσας.

Είναι σύνηθες να χωρίζετε κείμενα μεγάλου όγκου σε ενότητες, παραγράφους, υποπαραγράφους, χρησιμοποιώντας αρίθμηση σε αραβικούς αριθμούς με τελείες μετά από αυτές.

Τα οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα αποτελούν σημαντικό μέρος όλης της τεκμηρίωσης με την οποία πρέπει να εργάζεται συνεχώς ο επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Οι πιο σημαντικές έννοιες διαφόρων εγγράφων:

Η τεκμηρίωση αναφοράς περιέχει πληροφορίες σχετικά με την πραγματική κατάσταση των πραγμάτων στα ιδρύματα και χρησιμεύει ως βάση για την έγκριση διοικητικών εγγράφων. Τα έγγραφα αναφοράς περιλαμβάνουν: πιστοποιητικά, εκθέσεις και επεξηγηματικές σημειώσεις, πράξεις, επιστολές, τηλεγραφήματα και τηλεφωνικά μηνύματα. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτές ενδέχεται να προκαλέσουν δράση ή να ληφθούν υπόψη μόνο.

Οργανωτική τεκμηρίωση - έγγραφα που ρυθμίζουν τη δομή, τα καθήκοντα και τις λειτουργίες του ιδρύματος, την οργάνωση της εργασίας του, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του, την ευθύνη του διευθυντή και των εργαζομένων.

Κανονιστική τεκμηρίωση - έγγραφα που εκδίδονται από τον επικεφαλής, που περιέχουν πληροφορίες για υποχρεωτική εκτέλεση.

Η οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση χρησιμοποιείται κατά την εγγραφή των διοικητικών και εκτελεστικών δραστηριοτήτων ενός ιδρύματος.

Η οργανωτική και νομική υποστήριξη των δραστηριοτήτων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος περιλαμβάνει ένα σύνολο αλληλένδετων εγγράφων.

Τα οργανωτικά έγγραφα ενός ιδρύματος γενικής εκπαίδευσης περιλαμβάνουν:

Καταστατικό ενός ιδρύματος γενικής εκπαίδευσης.

συμφωνία με τον ιδρυτή·

κανονισμοί για τις υποδιαιρέσεις·

περιγραφές θέσεων εργασίας των εργαζομένων·

δομή και στελέχωση·

τραπέζι προσωπικού?

εσωτερικούς κανονισμούς εργασίας.

Εξετάστε τους τύπους των εγγράφων και τα κοινά προβλήματα που σχετίζονται με αυτά.

Καταστατικό προσχολικής εκπαίδευσης

Το καταστατικό είναι το κύριο οργανωτικό έγγραφο του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Χάρτης - ένα σύνολο κανόνων που διέπουν τις δραστηριότητες οργανισμών, ιδρυμάτων, τις σχέσεις τους με άλλους οργανισμούς και πολίτες, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις τους σε έναν συγκεκριμένο τομέα της κυβέρνησης ή της οικονομικής δραστηριότητας. Ο χάρτης είναι ένα οργανωτικό και νομικό έγγραφο, το οποίο καθορίζει τη δομή, τις λειτουργίες, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης που απορρέουν από το νόμο της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για την εκπαίδευση" και Πρότυπη παροχήσχετικά με ένα προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, τις εξουσίες που μεταβιβάζονται επιπλέον στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα από τον ιδρυτή, καθώς και άλλα απαραίτητα θέματα που δεν έρχονται σε αντίθεση με την ισχύουσα νομοθεσία και είναι απαραίτητα για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Ο χάρτης αναπτύσσεται από το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα ανεξάρτητα και εγκρίνεται από τον ιδρυτή του (άρθρο 13 του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για την εκπαίδευση"). Για κάθε προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα ο Χάρτης είναι ένα ατομικό έγγραφο που ισχύει για μεγάλο χρονικό διάστημα. Για τη συγγραφή της Χάρτας, ειδικές απαιτήσειςπου ορίζεται στο άρθρο 13 του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για την εκπαίδευση". Η προετοιμασία του Χάρτη είναι μια πολύ υπεύθυνη και χρονοβόρα εργασία, γιατί είναι σημαντικό να επικεντρωθούν σε αυτό όλες οι νομικές πτυχές που αντικατοπτρίζουν τις οργανωτικές, οικονομικές, οικονομικές δραστηριότητες και τα καθήκοντα του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των συμμετεχόντων στην εκπαιδευτική διαδικασία. Ως εκ τούτου, η σύνταξη του Χάρτη προτείνεται να γίνει με τη συμμετοχή δικηγόρου.

γενικές προμήθειες;

στόχοι και αντικείμενο δραστηριότητας·

οργάνωση της εκπαιδευτικής διαδικασίας·

συμμετέχοντες στην εκπαιδευτική διαδικασία·

διαχείριση ιδρύματος·

χρηματοπιστωτικές και οικονομικές δραστηριότητες·

ρύθμιση των δραστηριοτήτων·

αναδιοργάνωση και εκκαθάριση.

Το τελευταίο στάδιο των εργασιών για τον Χάρτη είναι η καταχώρισή του. Μετά την εγγραφή του Χάρτη ενός εκπαιδευτικού ιδρύματος στη διαπεριφερειακή επιθεώρηση της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας, εκδίδεται πιστοποιητικό κρατικής εγγραφής ενός γενικού εκπαιδευτικού ιδρύματος. Έτσι, θα πρέπει να περιλαμβάνονται τα καταστατικά όλων των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων προσχολικής ηλικίας Ενιαίο μητρώονομικά πρόσωπα.

Όλες οι περαιτέρω αλλαγές που αφορούν τη ζωή του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να αντικατοπτρίζονται στον Χάρτη με τη μορφή τροποποιήσεων και προσθηκών και να καταχωρούνται στο εδαφικό εφορία... Το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα πρέπει να έχει βεβαίωση εγγραφής στην εφορία. Θα πρέπει επίσης να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί για να ελέγξετε πώς ο Χάρτης του εκπαιδευτικού ιδρύματος αντιστοιχεί στην Επιστολή του Υπουργείου Παιδείας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 17.02.97 No. 150 / 14-12 "Σχετικά με τα ονόματα των κρατικών και δημοτικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων. "

Η παρουσία πιστοποιητικού εγγραφής επιτρέπει σε ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα να ανοίγει λογαριασμούς σε τραπεζικά ιδρύματα, συμπεριλαμβανομένων των ξένων νομισμάτων, να έχει ανεξάρτητο ισολογισμό, στρογγυλή σφραγίδα, σφραγίδες με το όνομά του και επιστολόχαρτα με λεπτομέρειες, δηλαδή να αποκτά τα δικαιώματα νομικό πρόσωπο (άρθρο 12 του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας «Σχετικά με την Εκπαίδευση»).

Συμφωνία με τον ιδρυτή

Η ανάγκη για ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα να έχει συμφωνία με τον ιδρυτή καθορίζεται από την παράγραφο 3 του άρθρου 11 του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για την εκπαίδευση", ο οποίος λέει: "Η σχέση μεταξύ του ιδρυτή και του εκπαιδευτικού ιδρύματος καθορίζεται από το συμφωνία μεταξύ τους σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας."

Συμφωνία μεταξύ του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και των γονέων του παιδιού (άτομα που τα αντικαθιστούν)

Με Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 12.09.2008. 666 ενέκρινε τον Πρότυπο Κανονισμό για το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα. Το άρθρο 39 της διάταξης αυτής ορίζει ότι η σχέση μεταξύ του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και των γονέων (προσώπων που τους αντικαθιστούν) διέπεται από τη γονική συμφωνία, η οποία περιλαμβάνει τα αμοιβαία δικαιώματα, τις υποχρεώσεις και τις ευθύνες των μερών που προκύπτουν στη διαδικασία της διδασκαλίας. ανατρέφοντας παιδιά, φροντίζοντας και φροντίζοντας τα...

Δομή και στελέχωση

Σύμφωνα με τον Χάρτη του ιδρύματος, αναπτύσσεται η δομή και η στελέχωση του, η οποία κατοχυρώνεται στο αντίστοιχο έγγραφο. Αυτό το έγγραφο υποδεικνύει όλα τα διαρθρωτικά τμήματα της επιχείρησης, που καταχωρούνται στην επιχείρηση της θέσης και τον αριθμό των μονάδων προσωπικού για κάθε μία από τις θέσεις. Το έγγραφο συντάσσεται στο επιστολόχαρτο της εταιρείας, υπογεγραμμένο από τον αναπληρωτή επικεφαλής της επιχείρησης, συμφωνημένο με τον επικεφαλής λογιστή, εγκεκριμένο από τον επικεφαλής. Αλλαγές στη δομή και το μέγεθος του προσωπικού γίνονται με εντολή του επικεφαλής του ιδρύματος. Σύμφωνα με το διάταγμα του Υπουργείου Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 21.04.1993 №88, καθορίζεται ο αριθμός προτύπων για τον προσδιορισμό και την αιτιολόγηση του απαιτούμενου αριθμού μισθοδοσίας των υπαλλήλων προσχολικών ιδρυμάτων, την ορθολογική οργάνωση της εργασίας τους. Τα πρότυπα για τον αριθμό των εργαζομένων που απασχολούνται σε προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα έχουν αναπτυχθεί λαμβάνοντας υπόψη την παροχή κανονικών συνθηκών για την ολοκληρωμένη ανάπτυξη και ανατροφή των παιδιών.

Τραπέζι προσωπικού

Το επίσημο προσωπικό και ο αριθμός των εργαζομένων της επιχείρησης με ένδειξη μισθοδοσίας καθορίζονται στον πίνακα προσωπικού. Ο πίνακας προσωπικού συντάσσεται στο επιστολόχαρτο της εταιρείας και περιέχει πληροφορίες για θέσεις, πληροφορίες για τον αριθμό των στελεχών, τους επίσημους μισθούς, τα επιδόματα και τους μηνιαίους μισθούς. Ο πίνακας προσωπικού υπογράφεται από τον προϊστάμενο του ιδρύματος, συμφωνείται με τον προϊστάμενο λογιστή και εγκρίνεται από τον προϊστάμενο του τμήματος εκπαίδευσης, ενώ ο τίτλος έγκρισης αναφέρει τη συνολική στελέχωση του ιδρύματος και τη μηνιαία μισθοδοσία. Σύμφωνα με την παράγραφο 46 του Πρότυπου Κανονισμού για ένα ίδρυμα προσχολικής εκπαίδευσης, καθορίζεται ότι κάθε προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα έχει πίνακα προσωπικού και θέσεις εργασίας. Ο επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος είναι ανεξάρτητος στην επιλογή και την τοποθέτηση προσωπικού (άρθρο 32 του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για την εκπαίδευση").

Ο πίνακας προσωπικού καταρτίζεται από το τμήμα προγραμματισμού του κεντρικού λογιστηρίου, συμφωνείται με τον προϊστάμενο του νηπιαγωγείου και εγκρίνεται από τον προϊστάμενο περιφερειακή διοίκησηεκπαίδευση. Ο πίνακας προσωπικού εγκρίνεται και από την προϊσταμένη του νηπιαγωγείου, σφραγίζεται και συμφωνείται με τον ιδρυτή.

Εσωτερικός κανονισμός εργασίας

Εσωτερικοί κανονισμοί εργασίας - μια κανονιστική πράξη που καθορίζει το χρονοδιάγραμμα εργασίας σε επιχειρήσεις, ιδρύματα, οργανισμούς. Εγκρίνεται από την εργατική συλλογικότητα με πρόταση της διοίκησης και της συνδικαλιστικής επιτροπής βάσει τυπικών κανόνων.

Πρόκειται για ένα από τα πιο σημαντικά έγγραφα που διέπουν τη ζωή ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, το οποίο πρέπει να συνδυαστεί με τις διατάξεις του Χάρτη του νηπιαγωγείου. Η οργάνωση της εργασίας του ιδρύματος, οι αμοιβαίες υποχρεώσεις εργαζομένων και διοίκησης, η παροχή start-ups, το εσωτερικό καθεστώς και άλλα θέματα αποτυπώνονται στον εσωτερικό κανονισμό εργασίας.

Η δομή αυτού του εγγράφου έχει ως εξής:

γενικές προμήθειες;

τη διαδικασία για την αποδοχή, τη μεταφορά και την απόλυση εργαζομένων ·

βασικές ευθύνες των εργαζομένων·

ο χρόνος εργασίας και η χρήση του·

ανταμοιβές για την επιτυχία στην εργασία?

κυρώσεις για παραβιάσεις της εργασιακής πειθαρχίας ·

επί τόπου λειτουργία?

οργάνωση εργασίας.

Το άρθρο 189 του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, που εγκρίθηκε το 2002, λέει ότι «ο εσωτερικός κανονισμός εργασίας είναι μια τοπική κανονιστική πράξη του οργανισμού που ρυθμίζει, σύμφωνα με τον παρόντα Κώδικα και άλλους ομοσπονδιακούς νόμους, τη διαδικασία πρόσληψης και απόλυσης εργαζομένων , τα βασικά δικαιώματα, τα καθήκοντα και τις ευθύνες των συμβαλλομένων, η σύμβαση εργασίας, το πρόγραμμα εργασίας, ο χρόνος ανάπαυσης, τα κίνητρα και οι ποινές που εφαρμόζονται στους εργαζόμενους, καθώς και άλλα θέματα ρύθμισης των εργασιακών σχέσεων στον οργανισμό.»

Σύμφωνα με το Καταστατικό ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, οι κανόνες του εσωτερικού προγράμματος εργασίας, καθώς και οι αλλαγές σε αυτούς, εγκρίνονται από τη γενική συνέλευση της ομάδας στην αρχή κάθε ακαδημαϊκού έτους και εγκρίνονται από τον προϊστάμενο του νηπιαγωγείου. Κατά την υποβολή αίτησης για εργασία, ο προϊστάμενος του νηπιαγωγείου υποχρεούται να εξοικειώνει κάθε εργαζόμενο αυτό το έγγραφοκάτω από την υπογραφή στη σειρά διορισμού. Αυτό το έγγραφο θα πρέπει να φυλάσσεται σε μέρος προσβάσιμο σε κάθε εργαζόμενο.

Οδηγίες

Η οδηγία είναι μια νομική πράξη που εκδίδεται από φορέα δημόσιας διοίκησης (ή εγκρίνεται από τον προϊστάμενό του) με σκοπό τη θέσπιση κανόνων που διέπουν οργανωτικές, επιστημονικές και τεχνικές, τεχνολογικές, οικονομικές και άλλες ειδικές πτυχές των δραστηριοτήτων ιδρυμάτων, οργανισμών, επιχειρήσεων (τμήματά τους και υπηρεσίες), υπαλλήλους και πολίτες.

Η οδηγία είναι μια ανεξάρτητη νομική πράξη που υπογράφεται ή εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Η έγκριση συντάσσεται με τη μορφή σφραγίδας ή με την έκδοση διοικητικού εγγράφου.

Η οδηγία καθορίζει τη διαδικασία για την άσκηση οποιασδήποτε δραστηριότητας ή την εφαρμογή των διατάξεων των νόμων και κανονισμών.

Το κείμενο παρουσιάζεται σε τρίτο πρόσωπο ενικό ή πληθυντικό. Το κείμενο χρησιμοποιεί τις λέξεις «πρέπει», «πρέπει», «απαραίτητο», «απαγορεύεται», «δεν επιτρέπεται». Η επικεφαλίδα στην οδηγία, που περιέχει τις απαιτήσεις εργασίας και τη διαδικασία εκτέλεσης της εργασίας (περιγραφή εργασίας), απαντά στην ερώτηση: "Σε ποιον;" Για παράδειγμα: "Περιγραφή εργασίας στον επικεφαλής ειδικό."

Το κείμενο της εντολής χωρίζεται σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο λογικό σχήμα σε ενότητες, ρήτρες και υποπαραγράφους. Η οδηγία ξεκινά, κατά κανόνα, με την ενότητα "Γενικές διατάξεις", η οποία υποδεικνύει τον σκοπό της δημοσίευσής της, την περιοχή διανομής, τη διαδικασία χρήσης και άλλες γενικές πληροφορίες. Είναι ένα μόνιμο μακροπρόθεσμο έγγραφο (μέχρι να αντικατασταθεί από νέα οδηγία).

Όλοι οι υπάλληλοι του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να εξοικειωθούν με τις οδηγίες τους έναντι της υπογραφής, το ένα αντίγραφο του οποίου βρίσκεται στον προσωπικό φάκελο, το άλλο - με τον υπάλληλο. Ένα από τα καθήκοντα του λειτουργικού ελέγχου του διευθυντή σε αυτήν τη διαδικασία είναι να ελέγχει την παρουσία της υπογραφής του υπεύθυνου σε κάθε εντολή. Τα καθήκοντα της διοίκησης θα πρέπει επίσης να τεθούν υπόψη του διδακτικού προσωπικού.

Το κείμενο των οδηγιών πρέπει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις.

Ο εργοδότης υποχρεούται να παρέχει σε κάθε εργαζόμενο οδηγίες για την προστασία της εργασίας (άρθρο 212). Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για την καταχώριση οδηγιών για «μη ηλεκτρικό» προσωπικό. Από αυτή την άποψη, ένα από τα κύρια καθήκοντα του διευθυντή μετά την ανάληψη των καθηκόντων του είναι η προετοιμασία αυτών των οδηγιών. Αναπτύσσονται για κάθε εργαζόμενο σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται στην προστασία της εργασίας

Περιγραφή εργασίας

Το νομικό καθεστώς του παιδαγωγικού, διοικητικού και υπηρεσιακού προσωπικού του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος ρυθμίζεται από την περιγραφή εργασίας, η οποία καθορίζει τα καθήκοντα, τις λειτουργίες, τα δικαιώματα, τα καθήκοντα και τις ευθύνες των υπαλλήλων.

Κατά την πρόσληψη ενός υπαλλήλου, ο επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να τον εξοικειώσει με την περιγραφή της θέσης εργασίας, να απαντήσει στις ερωτήσεις που προκύπτουν. Κάθε οδηγία πρέπει να επικυρώνεται με την υπογραφή του διευθυντή και την υπογραφή του υπαλλήλου.

Η περιγραφή της θέσης εργασίας συντάσσεται με βάση κανονιστικά έγγραφα. Αυτά περιλαμβάνουν τον νόμο της Ρωσικής Ομοσπονδίας "για την εκπαίδευση", τον Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τους Πρότυπους Κανονισμούς για τα προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα, τα τιμολόγια και τα χαρακτηριστικά προσόντων, τον Χάρτη του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και άλλα έγγραφα που διευκρινίζουν τα καθήκοντα και τα δικαιώματα των εργαζομένων. Σύμφωνα με αυτά τα έγγραφα, η οδηγία αποτελείται από τις ακόλουθες ενότητες:

γενικές προμήθειες;

λειτουργίες?

επαγγελματικές ευθύνες·

δικαιώματα·

μια ευθύνη?

σχέσεις, συνδέσεις ανά θέση.

Στην ενότητα «Γενικές Διατάξεις» καθορίζεται ο τομέας δραστηριότητας του υπαλλήλου αυτού, η διαδικασία διορισμού και απόλυσής του, αντικατάστασης από θέση. Απαριθμεί επίσης τις νομικές πράξεις και τους κανονισμούς με τους οποίους πρέπει να καθοδηγείται ο ειδικός στις δραστηριότητές του.

Στην ενότητα «Λειτουργίες» καθορίζονται οι κατευθύνσεις της δραστηριότητας του εργαζομένου.

Η ενότητα "Εργασιακές ευθύνες" υποδεικνύει τη μορφή της συμμετοχής του στις δραστηριότητες του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Στην ενότητα "Δικαιώματα" ορίζονται τα δικαιώματα που παρέχονται σε υπάλληλο προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος για την εκτέλεση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί.

Στην ενότητα «Ευθύνη» καθορίζονται τα είδη ευθύνης για μη εκπλήρωση από τον υπάλληλο των επίσημων καθηκόντων και μη χρήση των δικαιωμάτων που του παρέχονται.

Στην ενότητα «Σχέσεις, επικοινωνίες κατά θέση» καθιερώνεται ο κύκλος των υπαλλήλων με τους οποίους ο υπάλληλος συνάπτει υπηρεσιακές σχέσεις.

Η οδηγία εγκρίνεται και τίθεται σε ισχύ με εντολή για το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα.

Οργάνωση των δραστηριοτήτων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος στο επιτακτικόςπροβλέπει την παρουσία πολλών τύπων εγγράφων (σε ορισμένες περιπτώσεις, την ανάπτυξή τους), χωρίς τα οποία είναι αδύνατο να λυθεί το πρόβλημα της αποτελεσματικής διαχείρισης. Το κλειδί για την επιτυχία του επικεφαλής ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος στις δραστηριότητες διαχείρισης είναι η βαθιά γνώση των οργανωτικών εγγράφων του τμήματος, η επιδέξια χρήση τους στην πρακτική εργασία, καθώς και η συστηματική βελτίωση των προσωπικών δεξιοτήτων στην προετοιμασία υλικού τεκμηρίωσης.

ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΩΝ ΚΑΝΟΝΙΣΤΙΚΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΤΟΥ DOE

Οι διοικητικές δραστηριότητες του νηπιαγωγείου ρυθμίζονται κυρίως με την έκδοση διαταγών, καθώς και με εντολές του προϊσταμένου του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Μια εντολή είναι ένα κανονιστικό έγγραφο που επηρεάζει τα δικαιώματα και τα συμφέροντα των εργαζομένων. Η εντολή είναι μια νομική πράξη που εκδίδεται από τον επικεφαλής για την αντιμετώπιση βασικών και λειτουργικών θεμάτων. Όλες οι παραγγελίες καταγράφονται στο βιβλίο παραγγελιών.

Κατά την προετοιμασία μιας παραγγελίας, πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθες αρχές:

αξιοπιστία και αντικειμενικότητα της περιγραφόμενης κατάστασης.

πληρότητα των πληροφοριών που είναι απαραίτητες για την αιτιολόγηση των μέτρων που έχουν ληφθεί·

συντομία και συντομία·

συμμόρφωση του περιεχομένου του κειμένου και των εντολών του επικεφαλής με τους κανόνες δικαίου και τις αρμοδιότητές του, που καθορίζονται από το καταστατικό του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος ·

τήρηση των κανόνων του επίσημου επιχειρηματικού στυλ ομιλίας. Οποιαδήποτε παραγγελία, ανεξάρτητα από το περιεχόμενό της, περιλαμβάνει

τα ακόλουθα απαιτούμενα στοιχεία:

όνομα της νομικής οντότητας·

όνομα του τύπου του εγγράφου (παραγγελία)·

ημερομηνία δημοσίευσης·

αριθμός Μητρώου;

τίτλος;

κείμενο;

τη βάση για την έκδοση της εντολής·

ένα σημάδι εξοικείωσης με το περιεχόμενο της παραγγελίας ·

επίσημη υπογραφή.

Το βιβλίο παραγγελιών για προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα είναι ένας από τους σημαντικότερους τύπους τεκμηρίωσης ονοματολογίας. Αυτό είναι πρακτικά το μόνο έγγραφο με το οποίο, εάν χρειαστεί, είναι δυνατή η αποκατάσταση της εργασιακής εμπειρίας του εργαζομένου.

Σε ένα ίδρυμα προσχολικής ηλικίας, όλες οι παραγγελίες καταγράφονται στο βιβλίο παραγγελιών (ξεχωριστό τετράδιο), το οποίο πρέπει να είναι δεμένο, τα φύλλα είναι αριθμημένα και σφραγισμένα με τη σφραγίδα του προσχολικού ιδρύματος και την υπογραφή του προϊσταμένου. Στην τελευταία σελίδα, όπου τίθεται η σφραγίδα, γίνεται η καταχώριση: «Στο βιβλίο παραγγελιών αριθμούνται 96 (ενενήντα έξι) σελίδες, δεμένες και σφραγισμένες με σφραγίδα», την οποία υπογράφει ο προϊστάμενος του νηπιαγωγείου. εκπαιδευτικό ίδρυμα.

Όλες οι εντολές για διορισμό, απόλυση και διοικητική ποινήπρέπει να αντιστοιχεί ακριβώς στα άρθρα και τις ρήτρες του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα οποία πρέπει να αναφέρονται από τον επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος. Σε κάθε σειρά που αναφέρει τα ονόματα των εργαζομένων, πρέπει να υπάρχει λίστα με τον καθένα από αυτούς, που να δείχνει ότι είναι εξοικειωμένοι με την παραγγελία.

Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα και οι παραγγελίες για το προσωπικό επισημαίνονται. Καθένας από αυτούς τους τύπους παραγγελιών καταχωρείται σε ξεχωριστό βιβλίο παραγγελιών. Κατά την έκδοση οποιασδήποτε παραγγελίας, θα πρέπει να καθοδηγείται από τους Κανόνες Εργασίας με Έγγραφα σε Γενικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα, που δημοσιεύονται ως Κατευθυντήριες γραμμέςΥπουργείο Παιδείας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (Μ., 1992).

Οι παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα ρυθμίζουν το έργο του ιδρύματος, τους κανόνες ασφαλείας, τη δημιουργία διαφόρων ειδών επιτροπών κ.λπ.

Το κείμενο της εντολής για την κύρια δραστηριότητα αποτελείται από δύο λογικά αλληλένδετα μέρη: το διαπιστωτικό και το διοικητικό.

Το διαπιστωτικό μέρος υποδεικνύει τον λόγο έκδοσης της εντολής, αναφορά στην κανονιστική πράξη που χρησίμευσε ως βάση για τη δημοσίευσή της:

τρέχον νομοθετικό σώμα·

καταστατικό που διέπει τις δραστηριότητες ενός εκπαιδευτικού ιδρύματος·

τοπικές πράξεις γενικού εκπαιδευτικού ιδρύματος (αποφάσεις παιδαγωγικού συμβουλίου, συνεδριάσεις).

εκθέσεις επιθεώρησης.

Οι παραγγελίες τελειώνουν με τις λέξεις: «Σε σχέση με τα παραπάνω, παραγγέλνω: ...» ή τη λέξη «παραγγέλλω: ...».

Το διοικητικό μέρος του κειμένου της παραγγελίας, που αποτελείται από πολλά σημεία, αριθμείται με αραβικούς αριθμούς με τελείες. Κάθε παράγραφος ξεκινά με ένα ρήμα σε αόριστο τύπο που υποδεικνύει μια συγκεκριμένη ενέργεια του ερμηνευτή ή με το επίθετο, το όνομα, το πατρώνυμο του. Στη συνέχεια ορίζεται το περιεχόμενο της παραγγελίας.

Οι οδηγίες του επικεφαλής, που τοποθετούνται στο διοικητικό μέρος της παραγγελίας, πρέπει να είναι ελεγχόμενες, στοχευμένες, αναφέροντας συγκεκριμένους όρους και όγκους εργασίας που εκτελούνται.

V τελευταία παράγραφοςτης εντολής, ο επικεφαλής μπορεί να αναθέσει τον έλεγχο της εκτέλεσης της εντολής σε έναν από τους υπαλλήλους.

Ο κατάλογος παραγγελιών για την κύρια δραστηριότητα του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος περιλαμβάνει παραγγελίες:

«Σχετικά με την προστασία της εργασίας και τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς ασφαλείας».

«Σχετικά με την εισαγωγή εσωτερικού κανονισμού εργασίας».

«Περί κανονισμών του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος».

«Περί κατανομής αρμοδιοτήτων μεταξύ μελών της διοίκησης».

«Σχετικά με τη δημιουργία επιτροπών για την πρόληψη τραυματισμών. καταγραφή εμπορευμάτων; να διαγράψει περιουσία που έχει πέσει σε ερήμωση. για υλικά κίνητρα».

Εντολές εγγραφής και αποχώρησης παιδιών από το νηπιαγωγείο (συνιστάται η κατανομή των παραγγελιών αυτών σε ξεχωριστό βιβλίο παραγγελιών Νο. 3 κατά την κρίση του προϊσταμένου).

Οι εντολές προσωπικού ρυθμίζουν τον διορισμό εργαζομένων, τη μεταφορά τους σε άλλη θέση ή την απόλυση.

Οι εντολές αυτές δεν έχουν δηλωτικό μέρος και το ρήμα «παραγγέλλω», αλλά ξεκινούν αμέσως με διοικητική ενέργεια: «Αποδέχομαι», «Αναθέτω», «Μεταβίβαση», «Απόρριψη» κ.λπ. Το περιεχόμενο της παραγγελίας καθορίζεται από τις ιδιαιτερότητες της διοικητικής δράσης.

Διαταγές που αφορούν μετάθεση, απόλυση, επιβολή πειθαρχική ενέργειαπρέπει να έχει υποχρεωτικό σύνδεσμο με το αντίστοιχο άρθρο του Εργατικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Στη διατύπωση των εντολών για απόλυση υπαλλήλου, είναι απαραίτητο να δοθεί προσοχή στην ημερομηνία απόλυσης. Κατά τον καθορισμό της ημερομηνίας απόλυσης, δεν επιτρέπεται η χρήση της πρόθεσης «από». Για παράδειγμα: "Για να πυροβολήσετε από την 1η Δεκεμβρίου" είναι λάθος, πρέπει να γράψετε "Για να πυροβολήσετε την 1η Δεκεμβρίου". Σε αυτή την περίπτωση, η 1η Δεκεμβρίου θα είναι η τελευταία εργάσιμη ημέρα.

Κάθε στοιχείο της εντολής για το προσωπικό πρέπει να τελειώνει με τη βάση για τη δημοσίευσή του με την υποχρεωτική εξοικείωση του υπαλλήλου έναντι της υπογραφής. Η βάση για την παραγγελία μπορεί να είναι: μια δήλωση. αναρρωτική άδεια; συγκατάθεση της συνδικαλιστικής επιτροπής, αριθμός και ημερομηνία του πρωτοκόλλου· πράξη KRU, κ.λπ.

Η εντολή μπορεί να υπογραφεί από τον προϊστάμενο του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος ή από το πρόσωπο που ενεργεί ως προϊστάμενος σε περίπτωση απουσίας του τελευταίου.

Πίσω από την υπογραφή τοποθετείται: «Έχω διαβάσει τη σειρά: υπογραφή, ονοματεπώνυμο». Την υπογραφή και την ημερομηνία γνωριμίας βάζει ο υπάλληλος με το δικό του χέρι.

Η εντολή τίθεται σε ισχύ από την ημερομηνία υπογραφής της, εκτός εάν στο κείμενο της εντολής ορίζονται άλλοι όροι.

Η έκδοση διαταγής συνεπάγεται νομικές επιπτώσειςτόσο για τα πρόσωπα που αναγράφονται σε αυτό όσο και για τον επικεφαλής που το υπέγραψε. Σε περίπτωση παραβίασης των συμφερόντων του εργαζομένου, ο υπάλληλος που υπέγραψε την εντολή υποχρεούται, σε ορισμένες περιπτώσεις με δικαστική απόφαση, να τροποποιήσει την προηγουμένως εκδοθείσα εντολή προκειμένου να εξαλειφθούν οι παραβιάσεις της ισχύουσας νομοθεσίας με όλα τα συνακόλουθα ηθικά και, ενδεχομένως, , υλικές συνέπειες. Ο προϊστάμενος του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να έχει την απαραίτητη νομική κατάρτιση, να γνωρίζει και να εφαρμόζει στην πράξη τη μεθοδολογία προετοιμασίας παραγγελιών, η οποία προβλέπει την υποχρεωτική μελέτη από τον επικεφαλής των ιδιαιτεροτήτων μιας συγκεκριμένης κατάστασης που απαιτεί την έκδοση εντολής, τον έλεγχο τη διαθεσιμότητα του απαραίτητου παραστατικού υλικού και τη συμμόρφωσή τους με την κείμενη νομοθεσία. Ο επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να ελέγχει σχολαστικά τον χρόνο προετοιμασίας των παραγγελιών για τις δραστηριότητες που πραγματοποιούνται περιοδικά στο ίδρυμα: εξοικείωση των υπαλλήλων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος με τις τρέχουσες οδηγίες του τμήματος, διορισμός υπευθύνων για την πυρασφάλεια στις εγκαταστάσεις κ.λπ. .

ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΤΟΥ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΟΣ

ΚΑΙ ΑΤΟΜΙΚΗ ΟΝΟΜΑΤΟΛΟΓΙΑ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΩΝ DOE

Η ονοματολογία των υποθέσεων προορίζεται για την ομαδοποίηση των εκτελεσθέντων εγγράφων σε υποθέσεις, τη συστηματοποίηση και τη λογιστική τους, τον καθορισμό των περιόδων αποθήκευσης. Η ονοματολογία αποτελεί τη βάση για τη σύνταξη απογραφών περιπτώσεων μόνιμης (άνω των 10 ετών) αποθήκευσης, καθώς και τη λογιστική για προσωρινές περιπτώσεις (έως

Σε έναν οργανισμό οποιασδήποτε μορφής, ιδιοκτησία, ευθύνη για τη διατήρηση της εργασίας γραφείου ανατίθεται σε μια ειδική υπηρεσία που λειτουργεί ως ανεξάρτητη δομική μονάδα: διοίκηση επιχειρήσεων, γενικό τμήμα, προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης, γραφείο, γραμματεία. Στην περίπτωση αυτή, ο οργανισμός καταρτίζει Κανονισμό για την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος (γενικό τμήμα, διαχείριση επιχειρήσεων κ.λπ.). Μερικές φορές ο γραμματέας του επικεφαλής ή ένας υπάλληλος που διορίζεται από τον προϊστάμενο είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των εργασιών γραφείου - στην περίπτωση αυτή, ο κανονισμός για την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος δεν έχει καταρτιστεί.

Εάν ο γραμματέας εργάζεται σε εταιρεία όπου έχει δημιουργηθεί το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα και υπάρχει κανονισμός για την υπηρεσία αυτή, τότε πρέπει να γνωρίζει τι αναγράφεται σε αυτήν. Αυτό θα βοηθήσει τον γραμματέα να κατανοήσει με μεγαλύτερη ακρίβεια τη θέση του στη δομή διαχείρισης, τη σχέση και την αλληλεξάρτηση των επίσημων δικαιωμάτων και των ευθυνών του κατά την εργασία με επίσημα έγγραφα με το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα. Επιπλέον, ο γραμματέας πρέπει να αλληλεπιδρά με το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, εάν είναι στον οργανισμό: εάν ο γραμματέας είναι υφιστάμενος στο κεφάλι του σε διοικητικά ζητήματα, τότε στις αποχρώσεις της σύνταξης και επεξεργασίας επίσημων εγγράφων, της εγγραφής τους, της παρακολούθησης της εκτέλεσης, της οργάνωσης τρέχοντος αποθήκευσης, μορφοποίησης θηκών κλπ - δηλαδή για τεκμηρίωση γενικά - όλοι οι γραμματείς επικοινωνούν με την υπηρεσία ΔΟΕ. Μόνο υπό αυτήν την προϋπόθεση, η οργάνωση της εργασίας γραφείου θα αντιπροσωπεύει το σύστημα.

Οι Κανονισμοί για την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος εξηγούν με σαφήνεια τα καθήκοντα του γραμματέα και μπορείτε να απευθυνθείτε σε αυτόν σε περίπτωση που προκύψει επίσημη διαφωνία μεταξύ του γραμματέα και του προϊσταμένου του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος σχετικά με το τι πρέπει ή πρέπει ο γραμματέας μην κάνω. Επίσης, ο επικεφαλής μπορεί να δώσει εντολή στον γραμματέα να γνωμοδοτήσει για το προετοιμασμένο σχέδιο κανονισμού, επομένως ο γραμματέας πρέπει να γνωρίζει τη δομή και το περιεχόμενο αυτού του εγγράφου.

Ο κανονισμός για την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος συντάσσεται στο γενικό επιστολόχαρτο του οργανισμού (δεδομένου ότι αναφέρεται στο ORD). εγκρίνεται από τον αναπληρωτή επικεφαλής του οργανισμού που είναι υπεύθυνος για τις εργασίες γραφείου, τον επικεφαλής του τμήματος εργασίας και μισθών (εάν δημιουργηθεί τέτοιο τμήμα), τους επικεφαλής των δομικών τμημάτων με τα οποία καθορίζονται οι σχέσεις, ένας δικηγόρος. υπογεγραμμένο από τον επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος · εγκριθεί από τον επικεφαλής του οργανισμού.

Η δομή του κειμένου του Κανονισμού αποτελείται από ενότητες. Το κείμενο κάθε ενότητας αναφέρεται σε παραγράφους, οι οποίες είναι αριθμημένες με αραβικούς αριθμούς σε κάθε ενότητα.

Κατά την κατάρτιση των Κανονισμών για την υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσετε τους "Προσεγγιστικούς Κανονισμούς για την Υπηρεσία Υποστήριξης Τεκμηρίωσης για τη Διαχείριση", που τοποθετείται ως Παράρτημα 12 στο Κρατικό Σύστημα Υποστήριξης Τεκμηρίωσης για τη Διαχείριση (GSDOU). Έχει πέντε ενότητες:

1. Γενικές Διατάξεις. 2. Στόχοι και στόχοι. 3. Λειτουργίες. 4. Δικαιώματα και ευθύνη (στις Πρότυπες Διατάξεις συνδυάζονται σε ένα τμήμα, αλλά στην πράξη είναι πάντα ανεξάρτητες ενότητες). 5. Σχέσεις με άλλες δομικές μονάδες.

Η ενότητα 1 "Γενικές διατάξεις" καθορίζει την ακριβή ονομασία της υπηρεσίας - DOU, τη θέση της στη δομή του οργανισμού, τον βαθμό ανεξαρτησίας της υπηρεσίας.

Κατά τον προσδιορισμό του βαθμού ανεξαρτησίας, σας συνιστούμε να χρησιμοποιείτε πλήρως την ρήτρα 1.2 του Παραρτήματος 2 στο Κρατικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Εκπαίδευσης, δίνοντας έμφαση στην υποχρεωτική ανεξαρτησία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος: "Υπάρχει υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση σε οργανισμούς, ιδρύματα και επιχειρήσεις από ειδική υπηρεσία που ενεργεί ως ανεξάρτητη δομική μονάδα υπαγόμενη απευθείας στον επικεφαλής του οργανισμού».

Στη συνέχεια υποδεικνύεται το όνομα της θέσης του επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος (προϊστάμενος, διευθυντής, διευθυντής), η διαδικασία διορισμού και απόλυσής του από το αξίωμα, οι απαιτήσεις για τα προσόντα του και η διάρκεια της πρακτικής εργασίας.

Εάν το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα διαθέτει εξειδικευμένα τμήματα (εξόρμηση, ομάδα ελέγχου κ.λπ.), τότε η επόμενη ρήτρα της διάταξης παραθέτει όλους τους συνδέσμους στην οργανωτική δομή της υπηρεσίας.

Μια ξεχωριστή παράγραφος παρέχει μια λίστα με τα κύρια νομοθετικά, νομικά, κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα από τα οποία καθοδηγείται το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα στο έργο του.

Σύμφωνα με την ρήτρα 1.11 του Πρότυπου Κανονισμού, το προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα έχει τη δική του σφραγίδα, επομένως, ο κανονισμός παρέχει την περιγραφή του, τους όρους αποθήκευσης και χρήσης του.

Η Ενότητα 2 «Στόχοι και Στόχοι» διατυπώνει τον στόχο και τους κύριους στόχους του Γραφείου Διαχείρισης Αρχείων. Επιπλέον, ο κύκλος τους δεν μπορεί να περιοριστεί στα καθήκοντα του αρχηγού του.

Ο κύριος σκοπός του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος είναι η οργάνωση, η διαχείριση, ο συντονισμός, ο έλεγχος και η υλοποίηση των εργασιών στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα.

Η υπηρεσία προσχολικής εκπαίδευσης επιλύει τα ακόλουθα καθήκοντα: βελτιώνει τις μορφές και τις μεθόδους εργασίας με έγγραφα. παρέχει μια ενιαία διαδικασία για την τεκμηρίωση και την οργάνωση της εργασίας με έγγραφα· μειώνει τον όγκο της κυκλοφορίας των εγγράφων. αναπτύσσει και εφαρμόζει κανονιστικά έγγραφα (μπορείτε να τα απαριθμήσετε) σχετικά με την εργασία γραφείου και τις προοδευτικές τεχνολογίες στο έργο του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Η ενότητα 3 "Λειτουργίες" είναι βασική και περιλαμβάνει μια λεπτομερή περιγραφή όλων των λειτουργιών που εκτελούνται από την υπηρεσία διαχείρισης γραφείου, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν αυτόν τον οργανισμό. Για παράδειγμα: πραγματοποιεί εκστρατευτική επεξεργασία. καταχωρεί έγγραφα· οργανώνει την έγκαιρη εξέταση και προετοιμασία των εισερχόμενων εγγράφων για την έκθεση προς τη διοίκηση· ρυθμίζει την πορεία εκτέλεσης των εγγράφων · παρακολουθεί τις προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων· εκτελεί εργασίες πληροφόρησης και αναφοράς σε έγγραφα· καταρτίζει και διατηρεί συνοπτική ονοματολογία υποθέσεων· προετοιμάζει υποθέσεις για μεταφορά στο αρχείο του οργανισμού · εκτελεί εργασίες γραφείου κατόπιν αιτήματος πολιτών· ελέγχει τη διαχείριση της εργασίας γραφείου στα δομικά τμήματα του οργανισμού· παρακολουθεί την προηγμένη κατάρτιση των υπαλλήλων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος · συμβουλεύει για τη γραφειοκρατία· οργανώνει χώρους εργασίας και συνθήκες εργασίας για τους εργαζόμενους του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Η ενότητα 4 "Δικαιώματα" παραθέτει τα δικαιώματα που εκχωρούνται στην υπηρεσία στο σύνολό της για την εκτέλεση των εργασιών και των λειτουργιών που της έχουν ανατεθεί.

Για παράδειγμα, μια υπηρεσία γραφείου μπορεί να εξουσιοδοτηθεί να ελέγχει την οργάνωση της εργασίας με έγγραφα σε δομικά τμήματα, να απαιτεί από τους εκτελεστές να αναθεωρούν έγγραφα σε περίπτωση παραβίασης των κανόνων προετοιμασίας και εκτέλεσής τους, να ζητά από τα διαρθρωτικά τμήματα πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την εκτέλεση των καθηκόντων τους, και τα λοιπά.

Σε αυτήν την ενότητα, μπορούν να οριστούν τα προσωπικά δικαιώματα του επικεφαλής της υπηρεσίας διαχείρισης γραφείου.

Για παράδειγμα, υπογράψτε, εγκρίνετε, εγκρίνετε έγγραφα, εκδίδετε εντολές για μια συγκεκριμένη σειρά ζητημάτων, διορίζετε και απολύετε υπαλλήλους γραφείου (ή υποβάλλετε έγγραφα για αυτές τις διαδικασίες), εφαρμόζετε κίνητρα ή κυρώσεις κ.λπ.

Στην ενότητα 5 «Ευθύνη» περιλαμβάνονται οι κύριες θέσεις για τις οποίες είναι υπεύθυνη η υπηρεσία γραφείου.

Για παράδειγμα: για την κατάσταση της τεκμηρίωσης του οργανισμού, διασφάλιση της καθιερωμένης διαδικασίας για την οργάνωση εργασίας με έγγραφα, εκπλήρωση των οδηγιών και οδηγιών της διοίκησης, τήρηση των απαραίτητων συνθηκών εργασίας για τους υπαλλήλους του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Η ενότητα 6 "Σχέσεις" υποδεικνύει την παρουσία και τη φύση της σχέσης της εργασίας γραφείου με άλλες δομικές μονάδες που προκύπτουν κατά τη διάρκεια των καθηκόντων και των λειτουργιών της.

Κατά κανόνα, αυτή η ενότητα καταγράφει τις σχέσεις με το τμήμα προσωπικού, τη γραμματεία του συλλογικού οργάνου, τα λειτουργικά διαρθρωτικά τμήματα, το νομικό τμήμα, τις επιχειρηματικές δομές, τα κέντρα πληροφοριών (υπολογιστών).

Η αναθεώρηση της θέσης πραγματοποιείται όταν αλλάζει η δομή του οργανισμού, ανατίθεται η υπηρεσία διαχείρισης γραφείου ή αλλάζει η εσωτερική οργανωτική δομή της, εισάγονται νέες μορφές και μέθοδοι οργάνωσης της εργασίας, καθώς και όταν εισάγεται νέα τεχνολογία, αφού πρόκειται για ανακατανομή συναρτήσεων μεταξύ δομικών τμημάτων.

1. Βασικές έννοιες για το έγγραφο και την ορολογία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

Το έγγραφο μεταφράζεται από τα λατ. Σημαίνει «απόδειξη», «τρόπος απόδειξης.

Η λέξη "ντοκουμέντο" ήρθε στη ρωσική γλώσσα την εποχή του Πέτρου! και είχε αρχικά την αξία των γραπτών αποδείξεων. Στη συνέχεια εμφανίστηκε ο όρος "επιχειρηματικό έγγραφο", "επίσημο έγγραφο", "πράξη" και τονίζει τις αξίες του εγγράφου στη διαχείριση

ΕγγραφοΕίναι ένα υλικό αντικείμενο με πληροφορίες στερεωμένες σε αυτό για τη μετάδοσή του στο χρόνο και στο χώρο.

Ο ομοσπονδιακός νόμος "Περί Πληροφοριών και Προστασίας των Πληροφοριών" της 20ης Φεβρουαρίου 1995 δίνει την έννοια τεκμηριωτικές πληροφορίες- πρόκειται για πληροφορίες που έχουν καταγραφεί σε φορέα υλικού με λεπτομέρειες που επιτρέπουν την αναγνώρισή του.

Πληροφορίες- εξοικείωση, εξήγηση - ένα μήνυμα για την κατάσταση των πραγμάτων, πληροφορίες για κάτι που μεταδίδεται από τους ανθρώπους.

Η πηγή πληροφοριών- το αντικείμενο στο οποίο παράγονται οι πληροφορίες (τηλεόραση, ραδιόφωνο)

Το GOST R 51141-98 δίνει την ιδέα επίσημο έγγραφοΕίναι ένα έγγραφο που έχει το δικαίωμα να χρησιμοποιηθεί σε οργανισμό που δημιουργήθηκε από νομική οντότητα. και σωματική πρόσωπο εγγεγραμμένο και πιστοποιημένο σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία. Στηρίγματα - υποχρεωτικό στοιχείο ενός επίσημου εγγράφου (ημερομηνία, υπογραφή, σφραγίδα, κείμενο του εγγράφου κ.λπ.) Νομική ισχύς του εγγράφου- την περιουσία επίσημου εγγράφου, που του κοινοποιείται από την κείμενη νομοθεσία, την αρμοδιότητα του οργάνου που το εξέδωσε και την καθιερωμένη διαδικασία εγγραφής. Γνήσιο έγγραφο -ένα έγγραφο, πληροφορίες για τον συγγραφέα, του οποίου ο χρόνος και ο τόπος δημιουργίας, που περιέχονται στο ίδιο το έγγραφο ή προσδιορίζονται με άλλο τρόπο, επιβεβαιώνουν την αξιοπιστία της προέλευσής του. Πρωτότυπο (επίσημο) έγγραφο- το πρώτο ή ένα μόνο αντίγραφο επίσημου εγγράφου. Διπλότυπο έγγραφο -αντίγραφο του πρωτότυπου εγγράφου, το οποίο έχει νομική ισχύ.

Προσχολικός- κλάδος δραστηριότητας που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση της εργασίας με επίσημα έγγραφα.

Επίσημο έγγραφο - ένα έγγραφο που δημιουργήθηκε από τον Reed. Ή σωματική. πρόσωπο, που συντάσσεται και πιστοποιείται σύμφωνα με την καθιερωμένη διαδικασία.

Το DOE είναι ένας κλάδος δραστηριότητας που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση της εργασίας με επίσημα έγγραφα.

Η έννοια ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος σε έναν οργανισμό:

Η διαδικασία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος αποτελείται από τα ακόλουθα στάδια: δημιουργία εγγράφων και εκτέλεσή τους. παραλαβή και διαβίβαση εγγράφων· οργάνωση της διακίνησης εγγράφων εντός του οργανισμού· εγγραφή και έλεγχος εκτέλεσης· πληροφορίες και εργασίες αναφοράς· αποθήκευση εγγράφων.

Η έννοια ενός ενιαίου συστήματος τεκμηρίωσης - SDS: ένα σύστημα τεκμηρίωσης, που δημιουργήθηκε σύμφωνα με ενιαίους κανόνες και απαιτήσεις, που περιέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για τη διαχείριση σε έναν συγκεκριμένο τομέα δραστηριότητας.

Η ενοποιημένη μορφή του εγγράφου είναι -το αμετάβλητο μέρος των στοιχείων του εγγράφου, που περιέχει στη μορφή του εγγράφου, εφαρμόζεται κατά την κατασκευή του.

τυποποίηση εγγράφων -αυτή είναι μια μορφή νομικής ενοποίησης, που πραγματοποιείται ενοποίηση και το επίπεδο της υποχρέωσής της (κρατικό πρότυπο - GOST, βιομηχανικό πρότυπο - OST). Η εφαρμογή προτύπων βελτιώνει την ποιότητα των εγγράφων.

Εννοια αδημοσίευτο έγγραφο (ΝΔ)λειτουργεί ως το αντίθετο της έννοιας δημοσιευμένο doc-t, δημοσίευση. Η ΝΔδεν προορίζεται για ευρεία διανομή. Δημιουργήθηκε κατά τη διάρκεια της εργασίας των ιδρυμάτων, των ατόμων, αντικατοπτρίζει το αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων τους. Τα ND παραμένουν σε χειρόγραφη μορφή ή αντιγράφονται σε μικρό αριθμό αντιγράφων. Αυτά περιλαμβάνουν ερευνητικές εκθέσεις, διατριβές, χειρόγραφα μεταφράσεων, έργα, εκτιμήσεις. Η ΝΔ εμφανίστηκε ιστορικά νωρίτερα από τις δημοσιευμένες. Τώρα μόνο το 20% των πληροφοριών που λαμβάνονται κατά τη διαδικασία της έρευνας δημοσιεύεται, επομένως υπάρχει 4 φορές περισσότερη ND από τις δημοσιεύσεις. Εκθέσεις έρευνας και πειραματικής ανάπτυξης (Ε&Α).- πρόκειται για έγγραφα (χειρόγραφα, έντυπα) που περιέχουν λεπτομερή περιγραφή της προόδου και των αποτελεσμάτων της μελέτης. Οι αναφορές υπόκεινται σε υποχρεωτική εγγραφή στο Πανρωσικό Κέντρο Επιστημονικών και Τεχνικών Πληροφοριών. Κατατεθειμένο χειρόγραφο- τύπου ΝΔ, ολοκληρωμένη επιστημονική εργασία που ενδιαφέρει στενό κύκλο ειδικών. Άρθρα, περιλήψεις επιστημονικών εκθέσεων μπορούν να λειτουργήσουν ως DR. ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ- ειδικευμένη επιστημονική εργασία σε συγκεκριμένο τομέα της επιστήμης, η οποία έχει περάσει την εξέταση και παρουσιάζεται για υπεράσπιση για επιστημονικό πτυχίο. Υπάρχουν δύο είδη διατριβών: διδακτορική και μεταπτυχιακή. Περίληψη διατριβής- σκιαγραφεί τις κύριες ιδέες και συμπεράσματα της διατριβής. Προσωπική συμβολή του συγγραφέα στην ανάπτυξη του προβλήματος, ο βαθμός καινοτομίας. Προεκτύπωση- προκαταρκτικό έγγραφο. Στάλθηκε σε περιορισμένο αριθμό ατόμων για προκαταρκτική αξιολόγηση. Καταλαμβάνει μια ενδιάμεση θέση μεταξύ δημοσιευμένων και μη δημοσιευμένων εγγράφων. Το πλεονέκτημα της προέκδοσης είναι ότι προηγείται της επίσημης έκδοσης κατά αρκετούς μήνες και καλύπτει πληρέστερα τα υπό μελέτη θέματα. Η επιστημονική μετάφραση είναι το πιο σημαντικό μέσο ανταλλαγής επιστημονικών και τεχνικών πληροφοριών. Αναθεωρητικά και αναλυτικά έγγραφαχρησιμεύουν για συνεχή ενημέρωση παρακολούθησης της εξέλιξης του σχετικού τομέα της επιστήμης και της τεχνολογίας. Τύποι: επανεξέταση κατάστασης, ανασκόπηση πληροφοριών, ετήσια έκθεση, ετήσια αξιολόγηση.

58. Οι κύριοι τύποι επίσημων επαγγελματικών επιστολών.

Επιστολή υπενθύμισης- έχουν σταλεί. Εάν δεν υπήρχε απάντηση στην επιστολή - ειδοποίηση και δεν ήταν δυνατή η λήψη απάντησης μέσω τηλεφωνικών συνομιλιών. Η επιστολή ενημερώνει για την προσέγγιση ή τη λήξη της εκτέλεσης οποιασδήποτε ενέργειας, εκδήλωσης. Η επιστολή αποτελείται από την 1η παράγραφο - την πρώτη πρόταση - έναν σύνδεσμο προς την προηγούμενη κοινοποίηση, - τη δεύτερη πρόταση - μια δήλωση της ουσίας του θέματος, - την τρίτη πρόταση - πληροφορίες σχετικά με πιθανές κυρώσεις ελλείψει των απαιτούμενων ενεργειών . Επιστολή αιτήματος- συνεπής με τη χρήση του ρήματος ζητώ. Η στρατηγική της επιστολής αίτησης είναι να επιλυθεί το ζήτημα. Η τακτική για την επίτευξη του στόχου συνοψίζεται στα εξής: 1) πρώτα στείλτε μια υπενθύμιση 2) ​​μετά ειδοποιήσεις 3) μετά στείλτε μια επιστολή αιτήματος. Είναι γραμμένα σειριακά και θα πρέπει να αποστέλλονται έγκαιρα και τακτικά μέχρι να ικανοποιηθεί το αίτημα. Αίτηση -το ίδιο με ένα επίσημο αίτημα για κάτι. Ενημερωτικό ταχυδρομείο -αναφορά οποιωνδήποτε γεγονότων ή γεγονότων. Συνήθως, οι ενημερωτικές επιστολές χρησιμοποιούνται για την προώθηση των δραστηριοτήτων των οργανισμών. Από τις πρώτες γραμμές είναι απαραίτητο να προκαλέσει το ενδιαφέρον του παραλήπτη για την επιχειρηματική πρόταση, για να είναι πειστικό. Πρόσκληση- σκοπός - μια πρόσκληση σε μια επαγγελματική εκδήλωση (συνάντηση, συνάντηση κ.λπ.) Μπορείτε να την απευθύνετε σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Πρέπει να είναι σύντομο και σαφές. Το γράμμα υποδεικνύει τον σκοπό της πρόσκλησης. Δομή της επιστολής- 1η παράγραφος - βασική διατύπωση. 2η παράγραφος - πληροφορίες για την εκδήλωση. 3-4η παράγραφος - ο τύπος της ευγένειας, απαντήστε. Ευχαριστίες επιστολές- συντάσσονται με σκοπό την έκφραση ευγνωμοσύνης στον παραλήπτη για τις προσπάθειές του με αποτέλεσμα ο συγγραφέας να λαμβάνει όφελος, όφελος. Η επιστολή πρέπει να ξεκινά με τις φράσεις: "Ευχαριστώ πολύ .." Είναι σκόπιμο να στέλνετε επιστολές στις ακόλουθες περιπτώσεις - σε νέο συνεργάτη, - σε συνεργάτη για μεγάλη παραγγελία, - για καλωσόρισμα κ.λπ. Εγγυητική επιστολή- αποτελείται από 2 μέρη: 1) έκφραση του αιτήματος, 2) επιβεβαίωση της εγγύησης. Στον παραλήπτη παρέχονται εγγυήσεις πληρωμής για το έργο που εκτελείται ή την παροχή υπηρεσιών. Στην επιστολή, ο οργανισμός που απευθύνεται αναλαμβάνει ορισμένες υποχρεώσεις, επομένως η επιστολή έχει νομική ισχύ. Διαβιβαστική επιστολή -ενημερώνει τον παραλήπτη για την κατεύθυνση των εγγράφων που επισυνάπτονται στην επιστολή. Η ιδιαιτερότητα αυτού του τύπου γραμμάτων είναι η ενοποίηση του περιεχομένου και ο μικρός όγκος. Οι συνοδευτικές επιστολές αποτελούν, εάν χρειάζεται, επεξήγηση της φύσης της εκτέλεσης ή του σκοπού αποστολής του συνημμένου εγγράφου. Το κείμενο ξεκινά με τη φράση: "Στέλνουμε για έγκριση ..."

2. Η ιστορία της ανάπτυξης της τεκμηρίωσης πληροφοριών.

Η εμφάνιση των πρώτων εγγράφων, δηλ. που καταγράφονται σε διάφορα μέσα, αναφέρονται, για παράδειγμα, στον 30ο αιώνα π.Χ. Η αρχή της μεταφοράς δεδομένων ήταν η τεκμηρίωση του θέματος. Τα αντικείμενα που περιβάλλουν τον πρωτόγονο άνθρωπο συμβόλιζαν έννοιες και φαινόμενα. Για παράδειγμα, ένα βέλος είναι σύμβολο πολέμου. Ένα είδος θέματος είναι η γραφή με βότσαλο και κοχύλι, η οζώδης γραφή. Οι Ινδοί χρησιμοποιούσαν κορδόνια διαφόρων πάχους και χρωμάτων, καθώς και κόμπους και χάντρες. Μετά από αυτό, εμφανίστηκε ένα σχέδιο ή εικονογραφικό γράμμα. Αυτές ήταν εικόνες σε τοίχους σπηλαίων και βράχων, που απεικονίζουν κυρίως γεγονότα από τη ζωή της φυλής. Με την πάροδο του χρόνου, τα σχέδια απλοποιήθηκαν και αντικαταστάθηκαν από σημάδια που υποδηλώνουν λέξεις. Αργότερα, τα σημάδια άρχισαν να υποδηλώνουν συλλαβές και στη συνέχεια μεμονωμένα γράμματα. Σιγά σιγά, τα σχέδια έγιναν σχηματικά, εμφανίστηκε κουραστική γραφή.

Διάφοροι τύποι γραφής επικράτησαν στις χώρες της Ανατολής για τρεις χιλιετίες, αλλά στη συνέχεια αντικαταστάθηκαν από ένα απλούστερο και πιο βολικό σύστημα - το φοινικικό, το ανοδικό και το αραμαϊκό.

Οι Φοίνικες δημιούργησαν ένα συλλαβικό γράμμα αποτελούμενο από 22 χαρακτήρες. Οι Έλληνες μεταμόρφωσαν τη φοινικική γραφή και δημιούργησαν ένα αλφάβητο, όπου κάθε σημάδι δήλωνε έναν συγκεκριμένο ήχο. Το κυριλλικό (σλαβικό αλφάβητο) δημιουργήθηκε με βάση το ελληνικό αλφάβητο και στη συνέχεια αναμορφώθηκε κατά τη διάρκεια του 16-19ου αιώνα. Έτσι, όλα τα συστήματα γραφής χωρίζονται σε τρεις τύπους: Εικόνα ή εικονογραφικό σύστημα. Δεν περιείχε ακόμη κείμενα, αλλά σχέδια που απεικόνιζαν αυτό που διακυβευόταν.

Συμβολικό ή ιδεογραφικό σύστημα. Μια εικόνα δεν υποδηλώνει πλέον ένα γεγονός, αλλά μια λέξη. Ήχος, ή σύστημα γραμμάτων (για παράδειγμα, φοινικική ή ελληνική γραφή).

ΦΟΡΕΙΣ ΥΛΙΚΩΝ: Πέτρινες πλάκες, ξύλινες και πήλινες σανίδες, κόκαλα. Πάπυρος (Αίγυπτος) - τα φύλλα έγιναν από τους μίσχους των φυτών παπύρου. Τα έγγραφα παπύρου συνήθως τυλίγονταν σε κύλινδρο. Τον 3ο αιώνα π.Χ. εφευρέθηκε η περγαμηνή - ειδικά επεξεργασμένο δέρμα νεαρών ζώων

... Έγγραφα για τα πιο πρόσφατα μέσα

Διάτρητη αποβάθρα- πληροφορίες που καταγράφονται με διάτρηση (διάτρηση) οπών. Κάθε διάτρηση περιέχει μια μονάδα πληροφοριών και η ποσότητα των τρυπημάτων περιέχει πλήρεις πληροφορίες. Για να εφαρμόσετε πληροφορίες. σε διάτρητες αποβάθρες, ένας ορισμένος αριθμός οπών ανοίγεται σε διαφορετικούς συνδυασμούς σε μια δεδομένη σειρά. Το PD πήρε το όνομά τους. Χάρη σε διάτρητες ή κομμένες τρύπες, οι οποίες ονομάζονται. Διάτρηση. Τρυπημένα με το χέρι κάρτεςκαθιστούν δυνατή 10 φορές πιο γρήγορη την εκτέλεση εργασιών έντασης εργασίας, όπως η ταξινόμηση και η επιλογή πληροφοριών. Οι διάτρητες κάρτες μηχανικής ταξινόμησης έχουν διεθνές πρότυπο (187,4x82,5 mm). Διάτρητη ταινίαα-φορέας πληροφοριών με τη μορφή ταινίας (χαρτί, lavsan) στην οποία εφαρμόζονται δεδομένα με μια ορισμένη ακολουθία κωδικών συνδυασμών οπών. Κάθε συνδυασμός κωδικών κωδικοποιεί έναν χαρακτήρα και τοποθετείται στην ταινία κάθετα προς την κατεύθυνση της κίνησής του. Μικρογραφικό έγγραφο- το έγγραφο εκτελείται σε μικροφορέα με τη μορφή μικροαντιγράφου ή πρωτότυπου μικροέγγραφου. Αυτή η κατηγορία βάσης σύνδεσης αποτελείται από μικροφίλμ, μικροφωτογραφίες και μικροκάρτες. Τα μικρογραφικά έγγραφα παράγονται σε συμπαγή μορφή σε φωτογραφικό, φιλμ ή οπτικό δίσκο. Χαρακτηριστικά γνωρίσματα- μικρό φυσικό μέγεθος και βάρος, σημαντική ικανότητα πληροφόρησης. Μαγνητική αποβάθρα- οι πληροφορίες καταγράφονται αλλάζοντας την παραμένουσα μαγνήτιση μεμονωμένων τμημάτων του μαγνητικού στρώματος του φορέα. Μαγνητικός δίσκος- φορέας πληροφοριών σε μορφή δίσκου με σιδηρομαγνητική επίστρωση για εγγραφή. Χωρίζεται σε σκληρό (σκληρό δίσκο μέσα στον υπολογιστή) και δισκέτα (δισκέτα). Οπτικός δίσκος- ένα απτό μέσο στο οποίο καταγράφονται και διαβάζονται πληροφορίες χρησιμοποιώντας εστιασμένη δέσμη λέιζερ. CD ήχου- έναν οπτικό δίσκο με πληροφορίες ήχου (μουσική, ομιλία). Δίσκος βίντεο- δίσκος στον οποίο εγγράφονται σε ψηφιακή μορφή κείμενο, οπτικές και ηχητικές πληροφορίες. Ολόγραμμα- έγγραφο που περιέχει εικόνα, η εγγραφή και η αναπαραγωγή της οποίας πραγματοποιείται οπτικά με χρήση ακτίνας λέιζερ χωρίς τη χρήση φακών.

Εμπορική αλληλογραφία.

Η επίσημη επαγγελματική αλληλογραφία χωρίζεται σε επαγγελματική και εμπορική αλληλογραφία. Η αλληλογραφία με τη βοήθεια της οποίας επισημοποιούν οικονομικές, νομικές μορφές δραστηριότητας ονομάζεται επιχειρηματική αλληλογραφία. Οι επιστολές πωλήσεων και προμηθειών που συντάσσονται κατά την ολοκλήρωση των συναλλαγών ταξινομούνται ως εμπορική αλληλογραφία. Επιστολή πωλήσεων: αποστέλλεται σε συγκεκριμένους παραλήπτες, περιέχει το συγκεκριμένο περιεχόμενο των διαφημιζόμενων υπηρεσιών και αγαθών. Ο στόχος είναι να παρακινηθεί ο παραλήπτης να χρησιμοποιήσει τις προσφερόμενες υπηρεσίες, να παραγγείλει τα αγαθά. Το κείμενο περιέχει σαφείς, συγκεκριμένες πληροφορίες. Στο τέλος του κειμένου, μπορεί να αναφέρεται η διεύθυνση του οργανισμού και ο αριθμός τηλεφώνου για ερωτήσεις. Μια έρευνα- συμφωνεί με τη χρήση της διατύπωσης «Υποβάλλω αίτημα», «Στέλνω αίτημα». Επιστολή προσφοράς -είναι δήλωση του προμηθευτή για την πρόθεσή του να πουλήσει το προϊόν στον πελάτη. Η επιστολή έχει μια σαφή διαίρεση σε παραγράφους. Συνηθίζεται να γίνει πρόταση στην 1η παράγραφο, στη 2η να διευκρινιστούν οι λεπτομέρειες της πρότασης. Εκτός από τις υποχρεωτικές πληροφορίες, η επιστολή πρέπει περιλαμβάνω: - μια εισαγωγική έκφραση ευγνωμοσύνης για το αίτημα. - πληροφορίες σχετικά με το τι περιλαμβάνεται στην ανακοινωθείσα τιμή. - σχετικές πληροφορίες για άλλα αγαθά και υπηρεσίες· - την τελική έκφραση ελπίδας για την αποδοχή της προσφοράς από τον πελάτη.

Επιστολή αξίωσης(καταγγελία). Αποστέλλονται στη διεύθυνση ενός απρόσεκτου οργανισμού προμηθευτή. Είναι σημαντικό να στείλετε μια επιστολή αμέσως, να γράψετε στο σημείο. Η επιστολή υπογράφεται από τον επικεφαλής, αναφερόμενος στα έγγραφα. Είναι καλύτερα να τα επισυνάψετε με τη μορφή αντιγράφων, να αναφέρετε τι ώρα έχει ο παραλήπτης για να διορθώσει την κατάσταση. Κατά την αναφορά κυρώσεων, αναφέρετε ρυθμιστικές νομικές πράξεις ως βάση.

3. Παραγγελία εργασίας γραφείου 16-18 αιώνες.

Ο σχηματισμός τάξεων έγινε στα τέλη του 15ου αιώνα - αρχές του 16ου αιώνα. ο σχηματισμός του ρωσικού συγκεντρωτικού κράτους συνοδεύτηκε από την εισαγωγή της εργασίας γραφείου, η τάξη της οποίας κατοχυρώθηκε με συνέπεια στον Κώδικα Νόμων του 1497, 1550, από τον Καθεδρικό Κώδικα του 1649.

Το σύστημα παραγγελιών πέρασε από μια σειρά από στάδια στην ανάπτυξή του: η παραγγελία ως εφάπαξ εντολή - η παραγγελία ως πάγια εντολή - η παραγγελία - "καλύβα" (γραφείο) - η παραγγελία ως κρατική εντολή. φορέας με ανεξάρτητες δομικές διαιρέσεις.

Πρώιμο στάδιο ανάπτυξης Παλαιό ρωσικό κράτοςκαι ο πρώτος φεουδαρχικός κατακερματισμός (μέχρι τα τέλη του 15ου αι.) κράτος. ο θεσμός δεν υπήρχε ακόμη. Τα διοικητικά καθήκοντα εκτελούνταν τις περισσότερες φορές από μεμονωμένους υπαλλήλους ή φορείς, οι οποίοι ασκούσαν τις δραστηριότητές τους είτε χωρίς καθόλου υπαλλήλους είτε με ένα πολύ τεράστιο επιτελείο υπαλλήλων. Καθιερώθηκαν μέθοδοι πιστοποίησης εγγράφων και προετοιμασίας τους. Τα έγγραφα βρίσκονται στο στάδιο της γραφής - μαύρη γραφή, επεξεργασία, εκτύπωση, γέφυρα (υπογραφές σε κόλληση).

Τα γραφεία εκείνης της εποχής ονομάζονταν «καλύβες» ή «παραγγελίες». Η περίοδος συγκρότησης και ανάπτυξης του κράτους. Οι εργασίες γραφείου συνήθως ονομάζονται "περίοδος παραγγελίας" - με το όνομα της πρώτης πολιτείας. ιδρύματα – παραγγελίες. Αυτή η περίοδος εκτείνεται από τον 15ο έως τον 18ο αιώνα. Η διαδικασία προετοιμασίας εγγράφων στις εργασίες γραφείου παραγγελιών περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια: Υποβολή εγγράφου προς εξέταση. Προετοιμασία της υπόθεσης για την έκθεση. Εξέταση και απόφαση της υπόθεσης. Καταχώρηση του εγγράφου που περιέχει τη λύση. Η σύνθεση των ειδών των εγγράφων στη διαχείριση παραγγελιών δεν ήταν ιδιαίτερα διαφορετική, όλη η ύπαρξη εκείνη την εποχή ομαδοποιήθηκε σε διάφορους κύριους τύπους: γράμματα, προτάσεις, παραγγελίες, αναφορές, αναμνήσεις, επίσημες απαντήσεις. Ωστόσο, μέσα σε κάθε είδος, υπήρχαν πολλές ποικιλίες. Έτσι, η ιστορία της εργασίας γραφείου στους 16-17 αιώνες. δείχνει ότι σε σχέση με τη δημιουργία ενός συστήματος κεντρικών και τοπικών θεσμών, διαμορφώνεται επίσης ένα σύστημα εργασίας γραφείου, σχηματίζονται στελέχη υπαλλήλων, εμφανίζονται σταθερές μορφές εγγράφων, μέθοδοι προετοιμασίας, αποθήκευσης και λογιστικής τους.

Έγγραφα που δημιουργούνται σε μη παραδοσιακά μέσα.

Ταινίες, ταινίες, δίσκοι γραμμοφώνου ονομάζονται όλα. Κινηματογράφος-φωτογραφία-φωνο-ντοκουμέντα(QFFD). Περιέχει εικονογραφικές, ηχητικές πληροφορίες, οι οποίες αναπαράγονται με τη βοήθεια ειδικών τεχνικών μέσων (προβολέας, μαγνητόφωνο, πικάπ). Εξαίρεση αποτελεί η φωτογραφία, η πληροφορία για την οποία γίνεται αντιληπτή άμεσα, χωρίς τη βοήθεια τεχνικών μέσων. Το κύριο πλεονέκτημα του QFFD είναι η πολύπλοκη επίδρασή του σε διάφορους ανθρώπινους αναλυτές. Σύμφωνα με το κανάλι αντίληψης, οι πληροφορίες που καταγράφονται στο QFFD χωρίζονται σε τρεις τύπους: οπτικός(ρολόι) ταινίες, διαφάνειες, βουβές ταινίες. ακουστικός(ακουστοί) δίσκοι γραμμοφώνου. οπτικοακουστικό(οπτικά-ακουστικές) ταινίες ήχου, ταινίες βίντεο. Σύμφωνα με τη μέθοδο τεκμηρίωσης, το KFFD χωρίζεται σε τρεις τύπους: κινηματογραφικά έγγραφα. φωτογραφικά έγγραφα· phono έγγραφα. Τα περισσότερα QFFD είναι έγγραφα μήτρας. Φωτογραφία και φιλμ, ένας δίσκος είναι μια μήτρα στην οποία αναπαράγεται μια εικόνα ή ένας δίσκος. Κινηματογραφικό ντοκουμέντοΕίναι ένα εικονογραφικό ή οπτικοακουστικό ντοκουμέντο που δημιουργήθηκε με κινηματογραφικό τρόπο. Με μια γρήγορη αλλαγή μεμονωμένων εικόνων (24 καρέ ανά δευτερόλεπτο), το κινηματογραφικό έγγραφο σάς επιτρέπει να έχετε την εντύπωση της κίνησης των κινηματογραφημένων κινούμενων αντικειμένων. Ανάλογα με τον προορισμό τους υποδιαιρούνται σε: καλλιτεχνικά. Ντοκιμαντέρ, λαϊκής επιστήμης και εκπαιδευτικής. Photodoc-tείναι το αποτέλεσμα της τεκμηρίωσης μέσω φωτοχημικής καταγραφής των φαινομένων της αντικειμενικής πραγματικότητας με τη μορφή εικόνων. Διακρίνετε τη μυθοπλασία, το ρεπορτάζ-ντοκιμαντέρ, τη δημοφιλή επιστήμη. Phonodoc-t- μουσικό ηχητικό doc-t (ηχογράφηση φωνών ζώων, πτηνών, ανθρώπων, μουσικών οργάνων). Χωρίζονται σε ταινία (ταινία και μαγνητική ταινία) και δίσκο (σε μορφή δίσκου). Οι κύριοι τύποι φωτοδοκιμίων είναι σε JAV. δίσκοι γραμμοφώνου, φωνογραφήματα, δίσκοι συμπαγούς.

Καταχώρηση επιστολών που αποστέλλονται στο εξωτερικό.

5 βασικοί κανόνες που χρησιμοποιούνται σε ξένη εμπειρίαόταν γράφετε επαγγελματικές επιστολές 1) γράφετε σύντομες και απλές 2) γράφετε με απλά λόγια, μην βρίσκετε νέες λέξεις 3) απευθύνεστε σε ένα συγκεκριμένο άτομο και όχι σε μια συγκεκριμένη ομάδα ανθρώπων 4) για να εκφράσετε τις σκέψεις σας, χρησιμοποιήστε την αρχή: Προσοχή - Ενδιαφέρον - Αίτημα - Ενέργειες. ”5) χρησιμοποιήστε προφορική γλώσσα με γράμματα.

Επαγγελματική επιστολή στο εξωτερικόμπορεί να κατασκευαστεί σύμφωνα με το ακόλουθο σχήμα: ημερομηνία, σε ποιον, από ποιον Θέμα.

1) γνωριμία 2) δήλωση του αιτήματος 3) αιτιολόγηση του αιτήματος 4) λόγοι 5) συνέπειες 6) ευγνωμοσύνη για τη συνέπεια

Χαρακτηριστικά του σχεδιασμού μιας επαγγελματικής επιστολής στα γαλλικά.Για επαγγελματικές επιστολές, χρησιμοποιείται ευρέως η κανονική μορφή-210x297cm, fA4, φάκελος A 4. Στη θέση του παραλήπτη χρησιμοποιούνται συχνά φάκελοι με διαφανές παράθυρο, είναι πολύ βολικό. Ο φάκελος πρέπει να είναι επώνυμος. Το κείμενο εκτυπώνεται σε υπολογιστή ή γράφεται με στυλό. Συνιστάται να γράψετε τη φόρμουλα ευγένειας με το χέρι. Η αρίθμηση σελίδων πραγματοποιείται πάνω από το πρόσωπο με αραβικούς αριθμούς με τη σειρά. Το αριστερό περιθώριο του φύλλου πρέπει να είναι αρκετά φαρδύ, αυτό δείχνει σεβασμό για τον ανταποκριτή. Τμήμα επικεφαλίδας- περιλαμβάνει τα νομικά στοιχεία που απαιτούνται για την αποστολή επιστολών: 1) λογότυπο (εμπορική επωνυμία) 2) το όνομα της εταιρείας και τη νομική της μορφή 3) τον αριθμό εγγραφής στα μητρώα του τμήματος 4) τον ταχυδρομικό κώδικα 5) τους αριθμούς τηλεφώνου 6) τον τρεχούμενο λογαριασμό 7) τον αριθμό του εγγράφου που αποστέλλεται με φαξ (εάν του συνταχθεί έγγραφο απάντησης). Κατά τη συμπλήρωση ενός γράμματος, το όνομα του οργανισμού και η διεύθυνσή του αναγράφονται στην επάνω αριστερή γωνία. Η ημερομηνία στη γαλλική εργασία γραφείου υποδεικνύεται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου. Η ημερομηνία περιλαμβάνει τον Τόπο της επιστολής και μετά την ίδια την ημερομηνία. αριθμός με ψηφία, μήνας με γράμματα, τέσσερα ψηφία για το έτος. Έγγραφο χωρίς ημερομηνία δεν θεωρείται και δεν έχει νομικό πρόσωπο. δύναμη. Εάν η επιστολή απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο, τότε οι λέξεις "Mister" δεν είναι συντομογραφημένες για να απευθυνθούν σε αυτόν, το κείμενο βρίσκεται κάτω από τα απαραίτητα. Του επιβάλλονται ορισμένες απαιτήσεις. η σαφήνεια, η ακρίβεια, η συντομία, η ευγένεια, σημαντικά για την τήρηση της αλήθειας, το ψέμα μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια της εμπιστοσύνης των πελατών. Όταν αναφέρεστε σε ένα έγγραφο, θα πρέπει να το προσδιορίζετε ακριβώς. Γενικά αποδεκτοί κανόνες χειρισμού. 1) ένας άντρας που γράφει σε άλλον μπορεί να απευθυνθεί: «Αγαπητέ κύριε». 2) σε μια γυναίκα - "Ερωμένη". 3) η υψηλή θέση του παραλήπτη πρέπει να τονιστεί «Κύριε Υπουργέ». 4) to natarius - "Master" 5) όταν αναφέρονται οι λέξεις "Mistress" και "Mister" δεν συντομεύονται. Η υπογραφή βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία. Πρώτα, υποδείξτε τη θέση, μετά την υπογραφή και την αποκρυπτογράφηση της υπογραφής. Το PS τοποθετείται κάτω από την υπογραφή και υποδεικνύεται με δύο αρχικά P.S. Τα συνημμένα περιλαμβάνουν έγγραφα που συνοδεύουν την επιστολή, υποδεικνύεται στο κάτω αριστερό μέρος της πρώτης σελίδας του κύριου εγγράφου.

4 ... Ενοποίηση εγγράφων και τυποποίηση εγγράφων διαχείρισης

Η ουσία της ενοποίησηςπεριορίζεται στη μείωση της αδικαιολόγητης ποικιλίας εγγράφων, με αποτέλεσμα την ομοιομορφία των μορφών, της δομής, των γλωσσικών κατασκευών και των λειτουργιών επεξεργασίας, λογιστικής και αποθήκευσης. Η ουσία της τυποποίησηςσυνίσταται στην ανάπτυξη βέλτιστων κανόνων και απαιτήσεων για την προετοιμασία, την καταχώριση, τη λογιστική και την αποθήκευση επιχειρηματικών εγγράφων, που υιοθετήθηκαν με τον προβλεπόμενο τρόπο και συνιστώνται για τη γενική και επαναλαμβανόμενη χρήση τους σε εργασίες γραφείου. Ταυτόχρονα, το αποτέλεσμα της εργασίας επισημοποιείται με τη μορφή εθνικών προτύπων. Το αποτέλεσμα των εργασιών για την ενοποίηση και την τυποποίηση μπορεί να είναι τόσο πρότυπα για ορισμένους τύπους εγγράφων (για παράδειγμα, GOST 7.32-91. Έκθεση σχετικά με το ερευνητικό έργο. Δομή και κανόνες σχεδιασμού) όσο και για ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Το GOST R 6.30-2003 είναι το πιο σημαντικό ρυθμιστικό έγγραφο, το οποίο αποτελεί μέρος του ενοποιημένου συστήματος οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης (USORD). Επιπλέον, υπάρχουν: ένα ενιαίο σύστημα τραπεζικών εγγράφων. Χρηματοοικονομικά, λογιστικά και λογιστικά έγγραφα των δημοσιονομικών ιδρυμάτων και οργανισμών· ΑΠ της αναφοράς και της στατιστικής τεκμηρίωσης· Η.Π.Α Το Ταμείο Συντάξεων RF; Έγγραφο εξωτερικού εμπορίου των ΗΠΑ. Πλήρης λίσταΤα ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης και οι συστατικές μορφές εγγράφων αναφέρονται στον Πανρωσικό ταξινομητή της διοικητικής πράξης OK 011-931. Διεθνής Οργανισμόςγια τυποποίηση (ISO) (ιδρύθηκε το 1946) Καλύπτει σχεδόν όλους τους τομείς της ανθρώπινης δραστηριότητας: επιστημονική και τεχνική πρόοδο, ορθολογική χρήση πρώτων υλών και υλικών, ασφάλεια προϊόντων και προστασία του περιβάλλοντος. Έχει εγκρίνει πάνω από 9 χιλιάδες διεθνή πρότυπα που δεν έχουν νομική ισχύ, κάθε χώρα έχει το δικαίωμα να τα χρησιμοποιήσει πλήρως, σε ξεχωριστά τμήματα ή να μην τα αποδεχτεί καθόλου. Κρατικό σύστημα τυποποίησης- το κύριο κανονιστικό έγγραφο για την τυποποίηση στη χώρα, με την επιφύλαξη άνευ όρων εφαρμογής από τις εκτελεστικές αρχές, όλες τις επιχειρήσεις και τους πολίτες των οποίων οι δραστηριότητες καλύπτονται από το πρότυπο. Ένα από τα πιο σημαντικά υποσυστήματα τεκμηρίωσης διαχείρισης είναι το σύστημα οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων. Οι πιο κοινές σε δραστηριότητες διαχείρισης είναι οργανωτικές (κανονισμός, καταστατικό, κανόνες και οδηγίες) και διοικητικές (διάταγμα, διαταγή, διαταγή, απόφαση).

5 ... Εργασία γραφείου κολλεγίου (19ος αιώνας).

Στις αρχές του 18ου αι. στη Ρωσία κατά τη διάρκεια της βασιλείας του Πέτρου 1, υπάρχει μια μεταρρύθμιση του διοικητικού γραφείου. Σε αντικατάσταση του απαρχαιωμένου συστήματος παραγγελιών του 1717-1718. Δημιουργήθηκαν 12 κολέγια, καθένα από τα οποία ήταν επικεφαλής ενός συγκεκριμένου κλάδου ή σφαίρας διακυβέρνησης και υπαγόταν στη Γερουσία. Το 1720, ο Μέγας Πέτρος ετοίμασε και υπέγραψε τον «Γενικό Κανονισμό», ο οποίος καθόριζε τα καθήκοντα, τις λειτουργίες, τη δομή και τη διαδικασία για τις εργασίες των κολεγίων. Το έγγραφο αυτό περιείχε ένα κεφάλαιο για τη δομή και τη λειτουργία του γραφείου.Ο Γενικός Κανονισμός έδινε γενικοί κανόνεςπροετοιμασία εγγράφων, καθορίστηκαν απαιτήσεις για την υπογραφή ορισμένων λεπτομερειών. Για πολλά έγγραφα, δημιουργήθηκαν επίσημα έντυπα και αναπτύχθηκε ένα έντυπο - οι κανόνες για τη διάταξη των λεπτομερειών σε ένα φύλλο χαρτιού. Εμφανίστηκε η έννοια του σφραγισμένου χαρτιού, πάνω στο οποίο συντάχθηκαν έγγραφα για τα ανώτατα διοικητικά όργανα. Οι γενικοί κανονισμοί περιγράφουν λεπτομερώς τους κανόνες πιστοποίησης μεμονωμένα έγγραφα, για παράδειγμα, ότι τα πρωτόκολλα υπογράφονται από όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου. Καθιερώθηκε επίσης η διαδικασία για τη χρήση σφραγίδων. Έχουν εμφανιστεί αξιοπρεπή συστήματα εγγραφής. Η εγγραφή έγινε σε ειδικά περιοδικά. Κατά την περίοδο της συλλογικής εργασίας γραφείου, τέθηκαν οι βάσεις για την οργάνωση της λογιστικής και αποθήκευσης των εγγράφων, ήταν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου που εμφανίστηκε το όνομα ΑΡΧΕΙΟ. Στην εργασία γραφείου στο κολέγιο, εμφανίστηκαν εντελώς νέα ονόματα εγγράφων: συναλλαγματικές, ομολογίες, εκθέσεις, περιοδικά, πρακτικά, αλληλογραφία κ.λπ. Τα κολέγια αλληλογραφούσαν μεταξύ τους με ακρωτήρια, έστελναν διατάγματα στους κατώτερους χώρους, λαμβάνοντας αναφορές από αυτούς.

32. Το σύμπλεγμα των οργανωτικών και νόμιμα έγγραφα... Κύριοι τύποι και απαιτήσεις για σύνδεση.

Ο σκοπός της οργανωτικής και νομικής τεκμηρίωσης (OPD) είναι η οργάνωση του συστήματος και οι διαδικασίες διαχείρισης, οι οποίες περιλαμβάνουν: τη δημιουργία του οργανισμού. καθιέρωση της δομής του· καθορισμός του αριθμού του προσωπικού. Το OTP περιλαμβάνει τον χάρτη, τη λογιστική συμφωνία, τη θέση, το πρόγραμμα τεμαχίων, τους εσωτερικούς κανονισμούς, τις οφειλόμενες οδηγίες. Τα OTP είναι διαρκή και ισχύουν έως ότου ακυρωθούν ή εγκριθούν από νέα.

Ο οργανισμός που δημιουργήθηκε είναι σταθερός και η δομή του έχει εδραιωθεί. Για τη δομή μας, καθορίζουμε τις πολιτείες (τον πίνακα προσωπικού και ορίζουμε τους μισθούς για καθένα σύμφωνα με το ETS (Ενιαία τιμολογιακή κλίμακα σε κρατικούς θεσμούς). Στη συνέχεια, ρυθμίζουμε τις δραστηριότητες όλων των εργαζομένων (Κανονισμός Προσωπικού, Κανονισμοί Τμήματος, Περιγραφές Εργασίας). Δημιουργούμε συμβουλευτικά όργανα (σύμφωνα με τον Ομοσπονδιακό Νόμο (FZ), 2 φορές το χρόνο Συνέλευση των μετόχων). Επιλογή Διοικητικού Συμβουλίου. Ρυθμίζουμε τις δραστηριότητες του Γραφείου Διοίκησης (Διευθυντής, Προϊστάμενος Λογιστηρίου, Δικηγόροι). Κάνουμε Αδειοδότηση. Ώρες εργασίας - Οργανώνουμε την εργασία των εργαζομένων «Εσωτερικός Κανονισμός Εργασίας». Σύστημα ασφαλείας. Αναδιοργάνωση (κάθε 3-5 χρόνια) - μείωση, επέκταση, άνοιγμα υποκαταστήματος σε μια συγκεκριμένη περιοχή, όλα αυτά απαιτούν αλλαγές στην τεκμηρίωση που πρέπει να γίνουν). Εκκαθάριση επιχείρησης ως αποτέλεσμα πτώχευσης ή για άλλους λόγους. Σχεδιασμός σε τυπικό φύλλο Α4 1 ιδρύματα 2. όνομα της δομής, υποενότητα 3. όνομα του τύπου του εγγράφου 4. ημερομηνία 5. αριθμός 6. τίτλος του κειμένου 7. υπογραφή του συγγραφέα 8. συμφωνία 9. σφραγίδα έγκρισης 10. σφραγίδα. Σφραγίδα έγκρισης για εξωτερική έγκριση. Βίζα υπογεγραμμένη ή στο πίσω μέρος. Για τη σφραγίδα έγκρισης - ξεχωριστό φύλλο. Έγγραφο-τα-ημερομηνία έγκρισης. Η ημερομηνία έγκρισης και η ημερομηνία υπογραφής είναι διαφορετικά πράγματα.

61. Κανονιστική βάση για την οργάνωση της αρχειοθέτησης στη Ρωσική Ομοσπονδία.

Νόμος της ΕΣΣΔ "Για την προστασία και τη χρήση των μνημείων της ιστορίας και του πολιτισμού" // Δελτίο του Ανώτατου Σοβιέτ της ΕΣΣΔ. 1976. + Ψήφισμα του Ανώτατου Σοβιέτ της ΕΣΣΔ "Σχετικά με τη διαδικασία θέσπισης του νόμου της ΕΣΣΔ" για την προστασία και τη χρήση των μνημείων της ιστορίας και του πολιτισμού "// Δελτίο του Ανώτατου Σοβιέτ της ΕΣΣΔ. 1976. Ο Κανονισμός για το Κρατικό Αρχειακό Ταμείο, που εγκρίθηκε στις 4 Απριλίου 1980, νομιμοποίησε τη δημιουργία τομεακών ταμείων υπουργείων, τμημάτων και οργανισμών, που ξεκίνησε το 1945, που εκτελούν την κρατική αποθήκευση εγγράφων του Κρατικού Αρχειακού Ταμείου. Το 1994, καθορίστηκαν για αυτούς οι όροι προσωρινής αποθήκευσης και αποθήκευσης, που καθορίστηκαν σε συμφωνίες που συνήψαν ομοσπονδιακά όργανα και άλλους οργανισμούς, κατόχους αρχειακών εγγράφων, με την Κρατική Αρχειακή Υπηρεσία της Ρωσίας.
Διάταγμα της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 22ας Δεκεμβρίου 1992 αριθ. 1006 «Σχετικά με την έγκριση των κανονισμών για την Κρατική Αρχειακή Υπηρεσία της Ρωσίας».

Το GAS Russia (Rosarkhiv) σύμφωνα με τον Κανονισμό της 17ης Μαρτίου 1994 αριθ. υποθέσεις." Σύμφωνα με τις Βασικές αρχές της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τα αρχεία της 7ης Ιουλίου 1993, «ένα σύνολο εγγράφων που αντικατοπτρίζουν την υλική και πνευματική ζωή των λαών της, τα οποία έχουν ιστορικές, επιστημονικές, κοινωνικές , οικονομική, πολιτική ή πολιτιστική σημασία και αποτελούν μέρος της ιστορικής πολιτιστικής κληρονομιάς των λαών της Ρωσικής Ομοσπονδίας» αποτελούν το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Οι ειδικοί όροι και οι ορισμοί που χρησιμοποιούνται στην αρχειοθέτηση έχουν πολλές πηγές. Το κύριο είναι το GOST 16487-83 «Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί "GOST 17914-72" Καλύμματα θήκης με μεγάλη διάρκεια ζωής. Τύποι ποικιλίας και τεχνικές απαιτήσεις. "Βασικοί κανόνες για το έργο των κρατικών αρχείων της ΕΣΣΔ. Οι κύριοι κανονισμοί που διέπουν το έργο των τμηματικών αρχείων είναι οι Βασικοί κανόνες για την εργασία των αρχειοθηκών το 1986 και το Ενιαίο Κρατικό Σύστημα Εργασίας Γραφείου (USSD). Οι βασικοί κανόνες καθορίζουν τα κύρια καθήκοντα του τμηματικού αρχείου, σύμφωνα με τα οποία καθορίζονται οι κύριες λειτουργίες των αρχείων, η επέκταση των οποίων εξαρτάται από την κατηγορία του ιδρύματος - την πηγή απόκτησης και το προφίλ του αρχείου.

1. Εργασία υπουργικού γραφείου (19ος αιώνας αρχές 20ού αιώνα).

Υπουργεία από λατ. Sl. Ministro - Υπηρετώ, διαχειρίζομαι / στη Ρωσία ιδρύματα κεντρικού κλάδου, που δημιουργήθηκαν το 1812 από το Μανιφέστο της 8ης Σεπτεμβρίου 1802, οκτώ υπουργεία δημιουργήθηκαν στη Ρωσία, αντικαθιστώντας το κολέγιο του Πέτρου: στρατιωτικές χερσαίες δυνάμεις. 2 - ναυτικές δυνάμεις. 3- εξωτερικές υποθέσεις. 4- εσωτερικές υποθέσεις. 5- εξωτερικές υποθέσεις. 6- εμπόριο. 7- χρηματοδότηση; 8 - δημόσια εκπαίδευση.

κολέγια διατηρήθηκαν και ανατέθηκαν μεταξύ υπουργείων. Η γενική εγκατάσταση των υπουργών της 25ης Ιουνίου 1811 έγινε η κύρια νομοθετική πράξη που καθόρισε την οργάνωση και λειτουργία των κεντρικών θεσμών. Επικεφαλής του υπουργείου ήταν ο υπουργός, ερήμην του - ο μοναδικός αναπληρωτής (βοηθός υπουργός). Υπουργοί και συνυπουργοί διορίζονταν από τον αυτοκράτορα και ήταν υπεύθυνοι μόνο σε αυτόν. Ο μηχανισμός εργασίας των υπουργείων αποτελούνταν από τμήματα, χωρίζονταν σε τμήματα - σε πίνακες. Έλαβε την τελική και ενιαία δομή της καγκελαρίας ως ειδική μονάδα, όλο «γράφοντας» δηλ. δουλειά γραφείου. Ο γενικός φορέας των υπουργείων καθιέρωσε ενιαία διαδικασία για την προσκόμιση των υποθέσεων σε όλα τα ιδρύματα. Ολόκληρη η διαδικασία των εργασιών γραφείου άρχισε να υποδιαιρείται στα εξής στάδια: Η σειρά εισαγωγής των υποθέσεων Η μετακίνησή τους ή στην πραγματικότητα η λεγόμενη παραγωγή Αναχώρηση Αναθεώρηση. Αναφορές. Έτσι, επισημάνθηκαν τα κύρια στάδια εργασίας με έγγραφα. Οργάνωση αποδοχής εγγράφων Αποστολή για εκτέλεση και εκτέλεση Καταχώριση εγγράφων και έλεγχος εκτέλεσής τους Αποστολή εγγράφων

Οι νόμοι καθιέρωσαν ορισμένους κανόνες για την προετοιμασία όλων των τύπων εγγράφων. Ο τίτλος, το περιεχόμενο, οι ειδικές σημειώσεις, η υπογραφή, το επιστολόχαρτο και οι επιγραφές φακέλων επισημάνθηκαν στο έγγραφο. Τον 19ο αιώνα. έγγραφα άρχισαν να παράγονται σε επιστολόχαρτα. Το έντυπο ονομαζόταν ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ, στην επάνω αριστερή γωνία του οποίου γράφονταν τραπεζικές επιγραφές, ονόματα τμημάτων, ιδρυμάτων κ.λπ. από το οποίο προήλθε το έγγραφο, η ημερομηνία αποστολής του εγγράφου, ο αριθμός του σύμφωνα με το ημερολόγιο των εξερχόμενων εγγράφων, ο τίτλος του εγγράφου. Σε εργασίες υπουργικού γραφείου, ο έλεγχος των υποθέσεων κηρύχθηκε ειδικό στάδιο, δηλ. Καθιερώνεται επίσης επαλήθευση της εκτέλεσης των εγγράφων και σαφέστερη οργάνωση της αποθήκευσης των εγγράφων. V 20ος αιώναςτο 1911 δημιουργήθηκε ως βάση ο «Κανονισμός για τη διαχείριση γραπτών και αρχείων». Οι αλλαγές στο έργο δεν ήταν σημαντικές: για τη βελτίωση της γραφειοκρατίας στις 2 Μαρτίου 1918, εγκρίθηκε ένα ψήφισμα «για τη μορφή των κρατικών μορφών. Οι θεσμοί «ανέφερε τις υποχρεώσεις. Προϋποθέσεις εντύπων εγγράφων. Το προτεινόμενο νέο σύστημα αρχειοθέτησης βασίστηκε σε γενικές αρχές, σε πολλά παρόμοια και στο παρόν: Η οργάνωση των εργασιών γραφείου να είναι ενιαία για ολόκληρο το ίδρυμα. Η καταχώριση των εγγράφων πρέπει να είναι εφάπαξ και σε συντομευμένη μορφή.Ο αριθμός των περιπτώσεων διέλευσης του εγγράφου μειώνεται στο ελάχιστο.Η εποπτεία, η διαχείριση της οργάνωσης των εργασιών γραφείου ανατίθεται σε συγκεκριμένο άτομο. (όλα αναπτύχθηκαν από το Κρατικό Ινστιτούτο Μηχανικών Διοίκησης το 1926)

Σύμπλεγμα διοικητικών εγγράφων

Η διοίκηση οποιουδήποτε οργανισμού έχει το δικαίωμα έκδοσης διοικητικού εγγράφου (ΔΔ).

Ο κύριος σκοπός του RD είναι να ρυθμίζει δραστηριότητες που επιτρέπουν στο διοικητικό όργανο να διασφαλίζει την εκτέλεση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί. Το RD περιέχει αποφάσεις που πηγαίνουν από πάνω προς τα κάτω στο σύστημα διαχείρισης (Προϊστάμενος - δομική υποδιαίρεση - υπάλληλος).

Κάθε RD είναι ένα νομικό γεγονός που προκαλεί συγκεκριμένες διοικητικές και νομικές σχέσεις σε επίπεδο επιχείρησης. Οι σφαίρες δράσης χωρίζονται στις ακόλουθες υποομάδες: ΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΣΕ ΙΣΧΥ ΣΕ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑΚΟ ΕΠΙΠΕΔΟ (Δημοσιεύεται από τον Πρόεδρο, την Κυβέρνηση και τα Ομοσπονδιακά Εκτελεστικά Όργανα). ΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΙΣΧΥΟΥΝ ΣΕ ΕΠΙΠΕΔΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΗΣ ΡΩΣΙΚΗΣ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑΣ (Ομοσπονδιακό επίπεδο - krai, περιοχή, αυτόνομη περιφέρεια, ομοσπονδιακές πόλεις Μόσχα και Αγία Πετρούπολη).

ΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΣΕ ΕΠΙΠΕΔΟ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ, ΙΔΡΥΜΑΤΟΣ, ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΝΟΜΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΣΕ ΟΜΟΣΠΟΝΔΙΑΚΟ ΕΠΙΠΕΔΟ υποδιαιρούνται σε πράξεις που ρυθμίζουν τα δικαιώματα των πολιτών, πράξεις διυπηρεσιακής φύσης και επιμέρους ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές. Για τη λήψη αποφάσεων, όλοι οι τροχόδρομοι χωρίζονται σε δύο ομάδες: 1) έγγραφα που εκδίδονται υπό προϋποθέσεις Συλλογικότητες(Ψηφίσματα, Αποφάσεις). 2) έγγρ Ο ένας άνθρωποςλήψη αποφάσεων (εντολές, οδηγίες, οδηγίες) Δημοσίευση του RD: 1. Έναρξη της απόφασης (αιτιολόγηση της δημοσίευσης του RD) 2. Συλλογή και ανάλυση πληροφοριών. 3. Κείμενο του σχεδίου RD. 4. Συντονισμός. 5. Επανεξέταση από τη διοίκηση. 6. Υπογραφή. 7. Επικοινωνία με τον ερμηνευτή.

Η έννοια του «Αρχειακού εγγράφου» και του «Αρχείου».

Αρχειακές μελέτες- μια επιστήμη που μελετά την ιστορία, τη θεωρία και την πρακτική της αρχειοθέτησης. Στην ανάπτυξή του περάσματα εγγράφωνεξέλιξη από την καταγραφή πληροφοριών σε διάφορα μέσα έως την αρχειακή αποθήκευση. Αρχειοθέτηση- κλάδος δραστηριότητας που διασφαλίζει την οργάνωση αποθήκευσης και χρήσης αρχειακών εγγράφων. Αρχειακό έγγραφο- ένα έγγραφο που διατηρείται ή υπόκειται σε διατήρηση λόγω της σημασίας του για την κοινωνία, καθώς και της αξίας του για τον ιδιοκτήτη. Κρατικά αρχεία- το ίδρυμα είναι μέρος του ενοποιημένου συστήματος του Rosarkhiv. Ασκεί την εξουσία κατοχής, χρήσης μέρους των εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας και πραγματοποιεί αποθήκευση. Τα καθήκοντα του κρατικού αρχείου:απόκτηση, λογιστική, διατήρηση, συστηματοποίηση, διασφάλιση της χρήσης εγγράφων για επιστημονικούς και πρακτικούς σκοπούς· έλεγχος και διαχείριση των αρχείων των τμημάτων. Κοινόχρηστα αρχείααποθήκευση εγγράφων που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη περιοχή. Τα αρχεία χωρίζονται σε αξεσουάρ και μη (ιστορικά).Πραγματοποιείται προσωρινή αποθήκευση εγγράφων του κρατικού μέρους του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας κρατικούς φορείς Αρχέςπριν τη μεταφορά τους σε μόνιμη αποθήκευση στην πολιτεία. Αρχεία. Τμηματικό αρχείο- ένα αρχείο που υπάγεται στο τμήμα, που αποθηκεύει έγγραφα πριν τα μεταφέρει στο κρατικό αρχείο. Τα τμηματικά αρχεία αποτελούν το πρώτο στάδιο αποθήκευσης αρχειακών εγγράφων, μεταφοράς τους μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης στο κράτος. Αρχεία. Καθήκοντα του αρχείου του τμήματος:συμπλήρωση με έγγραφα (ολοκληρωμένα), λογιστική και διατήρηση, χρήση εγγράφων που αποθηκεύονται στο αρχείο, προετοιμασία και μεταφορά εγγράφων στο κρατικό αρχείο. Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας- ένα σύνολο εγγράφων που αντικατοπτρίζουν την υλική και πνευματική ζωή ιστορικής σημασίας. Αρχειακό ΤαμείοΗ Ρωσική Ομοσπονδία αποτελείται από κρατικά και μη κρατικά μέρη. Κρατικό μέρος- συγκροτούν αρχειακά ταμεία και αρχειακά έγγραφα, που είναι κρατικά. περιουσία, δημοτική περιουσία. Στο κράτος. μέρος του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει αρχειακά ταμεία και αρχειακά έγγραφα: κρατικοί φορείς, οργανισμοί, επιχειρήσεις, κρατικοί φορείς. αρχές, τοπική αυτοδιοίκηση, εισαγγελείς που δραστηριοποιούνται στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας, άλλοι δημόσιοι οργανισμοί. Μη κρατικό τμήμα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίαςσυντάσσει έγγραφα που βρίσκονται σε ιδιωτική ιδιοκτησία... Το μη κρατικό μέρος του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι αρχειακά ταμεία και αρχειακά έγγραφαδημόσιες ενώσεις και οργανώσεις, μη κυβερνητικές ενώσεις, ιδιώτες. ανάθεση εγγράφων στη σύνθεση του Αρχ. ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας γίνεται με βάση την εξέταση της αξίας τους. Μονάδα λογιστικής και ταξινόμησηςΤο Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι ένα αρχειακό ταμείο - ένα σύνολο αρχείων. έγγραφα που σχετίζονται ιστορικά ή λογικά.

1. Σχηματισμός και ανάπτυξη γραφείου στα σοβιετικά ιδρύματα.

Ως αποτέλεσμα των Οκτωβριανών γεγονότων του 1917, μαζί με την καταστροφή της κρατικής μηχανής Ρωσική Αυτοκρατορίαη προηγούμενη εργασία γραφείου εκκαθαρίστηκε επίσημα. Δημιουργήθηκε ο διοικητικός μηχανισμός. Το ανώτατο όργανο της διοικητικής εξουσίας ήταν το Πανρωσικό Συνέδριο των Σοβιέτ· στο διάστημα μεταξύ των συνεδρίων του, το Πανρωσικό Κεντρικό Εκτελεστική Επιτροπή- ένα όργανο που εκτελεί τα καθήκοντα της νομοθετικής και εκτελεστικής εξουσίας. Για να διαχειριστεί το παλιό, σχηματίστηκε μια κυβέρνηση - το Συμβούλιο των Λαϊκών Επιτρόπων. Στις 30 Οκτωβρίου 1917 η κυβέρνηση εξέδωσε διάταγμα «Περί διαδικασίας εγκρίσεως και δημοσιεύσεως των νόμων». Για τη βελτίωση της ποιότητας της γραφειοκρατίας, το ψήφισμα της 2ας Μαρτίου 1918 «Περί της μορφής των κρατικών εντύπων. ιδρύματα ". Αυτό το έγγραφο απαριθμούσε τις απαιτούμενες λεπτομέρειες των εντύπων εγγράφων. Το 1928 γρ. κρατικός θεσμόςτεχνικοί και διεύθυνση, μαζί με την αρχειακή υπηρεσία, δημιούργησαν κανόνες για την προετοιμασία του αρχειακού μέρους των εργασιών γραφείου, επαγγελματικά ιδρύματα, στα οποία δόθηκαν συστάσεις για τη σύνταξη καταλόγων εγγράφων σε υποθέσεις που κυκλοφορούν στα ιδρύματα, κανόνες για την καταστροφή τους. Το 1931 δημοσιεύτηκε ένα σχέδιο «γενικοί κανόνες για την τεκμηρίωση και τη ροή εργασίας». Η δικαιοδοσία ανέφερε: γενικοί κανόνες. οργάνωση της τεκμηρίωσης και της ροής εργασιών· παραλαβή, επαλήθευση, άνοιγμα και σήματα παραλαβής αλληλογραφίας· αποστολή αλληλογραφίας σε ιδρύματα· οργάνωση της αποστολής αλληλογραφίας· - αυτό το έργο δεν προοριζόταν να υλοποιηθεί, ήδη από τη στιγμή της δημοσίευσής του. Το 1932 το κράτος. το ινστιτούτο τεχνολογίας και διαχείρισης εκκαθαρίστηκε. Το 1966, στο πλαίσιο της αρχειακής υπηρεσίας, εγκρίθηκε το Πανενωσιακό Επιστημονικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Τεκμηρίωσης και Αρχειακών Υποθέσεων (VNIIDAD), στο οποίο ανατέθηκε η ανάπτυξη του Ενιαίου Κράτους. συστήματα γραφείου. Στο έργο EGSD συμμετείχαν: Ερευνητικό Ινστιτούτο Εργασίας, Πανρωσικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Εξοπλισμού Γραφείου, Πανρωσικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Τυποποίησης. Τα κρατικά πρότυπα (GOST) έπαιξαν κάποιο ρόλο στη βελτίωση της ποιότητας της προετοιμασίας των εγγράφων διαχείρισης και της γενικής κουλτούρας διαχείρισης. Τα πρώτα αναπτύχθηκαν το 1972 GOST 6.38-72 «Σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Βασικές διατάξεις "και GOST 6.39-72" Σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Δείγμα φόρμας». Το 1990, GOST 6.38-90 «Ενιαίο σύστημα εγγράφων. Απαιτήσεις για έγγραφα». Στη δεκαετία του '80 δημοσιεύτηκε το έγγραφο «Ενοποιημένο Κρατικό Σύστημα Υποστήριξης Τεκμηρίωσης για τη Διαχείριση (ΕΓΣΔΟΥ). Η ανάπτυξη της εργασίας γραφείου στη Σοβιετική περίοδο έθεσε τα θεμέλια για την περαιτέρω διαμόρφωση της σύγχρονης εργασίας γραφείου στη Ρωσική Ομοσπονδία. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι πολλά κανονιστικά έγγραφα που δημιουργήθηκαν και εγκρίθηκαν κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου ισχύουν και σήμερα.

34. Ένα σύμπλεγμα εγγράφων αναφοράς και πληροφοριών

Πληροφορίες για το πραγματικό κατάσταση πραγμάτων στο σύστημα διαχείρισης. περιέχεται σε διάφορες πηγές, αλλά τη σημαντικότερη θέση ανάμεσά τους έχουν τα sprav-inform και sprav-analytical έγγραφα. Αυτά είναι έγγραφα που πηγαίνουν από κάτω προς τα πάνω μέσω του συστήματος διαχείρισης: από τον υπάλληλο στον επικεφαλής της μονάδας. Αυτά τα έγγραφα δεν περιέχουν οδηγίες, δεν υποχρεώνουν να ενεργούν με αυστηρά καθορισμένο τρόπο, αυτά τα έγγραφα παρέχουν πληροφορίες που προτρέπουν να λάβετε ορισμένες αποφάσεις... Συμβατικά, ολόκληρο το σύνολο αυτών των εγγράφων μπορεί να χωριστεί σε αναφορά και πληροφορίες(πρακτικά, αναφορά, επόμενη σημείωση, φαξ, email) και αναφορά και αναλυτικά έγγραφα(πράξη, πιστοποιητικό, ανάκληση, συμπέρασμα) Καταχώριση της έκθεσης: το όνομα της δομής της υποενότητας. όνομα του τύπου του εγγράφου· ημερομηνία; εγγραφή.ονόματα; προορισμός; κατεύθυνση προς το κείμενο· κείμενο; Παράρτημα; υπογραφή. Πράξη - συντάσσεται από την επιτροπή, συντάσσεται σε κοινό έντυπο εάν πρόκειται για εσωτερικό έγγραφο, εάν είναι εξωτερικό, πρέπει να περιέχει τη νόμιμη διεύθυνση του οργανισμού. Λεπτομέρειες της πράξης: όνομα του οργανισμού. όνομα του τύπου αποβάθρας· ημερομηνία; αριθμός Μητρώου; τόπος σύνταξης ή δημοσίευσης του εγγράφου· κατεύθυνση προς το κείμενο· κείμενο; υπογραφές, εάν χρειάζεται, σφραγίδα έγκρισης και συνημμένα.

Εξέταση της αξίας των εγγράφων - η επιλογή εγγράφων για κρατική αποθήκευση ή ο καθορισμός όρων για την αποθήκευσή τους με βάση τα υιοθετούμενα κριτήρια... Στην πορεία προσδιορίζεται η αξία των εγγράφων, ανάλογα με την πολιτιστική, επιστημονική, οικονομική, πολιτική σημασία τους, καθορίζονται οι όροι αποθήκευσης και επιλέγονται έγγραφα που έχουν χάσει την αξία τους για καταστροφή. Η εξέταση της αξίας των εγγράφων σε έναν οργανισμό πραγματοποιείται σε διάφορα στάδια, ξεκινά από τις τρέχουσες εργασίες γραφείου και τελειώνει στο κρατικό αρχείο: Το πρώτο στάδιο - ο προσδιορισμός της αξίας των εγγράφων, μπορεί να θεωρηθεί η σύνταξη μιας ονοματολογίας των περιπτώσεων, όταν, κατά τα άλλα, είναι προκαθορισμένες οι περίοδοι αποθήκευσης των δημιουργούμενων εγγράφων. Τη δεύτερη φορά, η εξέταση της αξίας των ίδιων των εγγράφων πραγματοποιείται δύο χρόνια αργότερα, όταν τα έγγραφα εγκατέλειψαν τις επιχειρησιακές εργασίες, κατά την προετοιμασία εγγράφων για μακροχρόνια αποθήκευση ή παράδοση στο αρχείο του ιδρύματος.

Και για τρίτη φορά προσδιορίζεται ξανά η αξία των εγγράφων όταν μεταφέρονται στα Κρατικά Αρχεία για μόνιμη αποθήκευση των αρχείων τους του ιδρύματος. Η εξέταση της αξίας των ιδρυμάτων πραγματοποιείται υπό την καθοδήγηση επιτροπής εμπειρογνωμόνων (ΕΚ). Η ανάθεση εγγράφων στη σύνθεση του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας πραγματοποιείται με βάση τα αποτελέσματα της εξέτασης της αξίας βάσει των αρχών του ιστορικισμού, της συνέπειας και της ακεραιότητας μέσω της πολύπλοκης εφαρμογής κριτηρίων προέλευσης, περιεχόμενο και εξωτερικά χαρακτηριστικά του εγγράφου. Τα έγγραφα που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων ιδρυμάτων, οργανισμών, επιχειρήσεων, επιχειρήσεων περιέχουν πληροφορίες, η αξία των οποίων είναι διαφορετική. Τα καθήκοντα της εξέτασης της αξίας των εγγράφων περιλαμβάνουν: τον προσδιορισμό της πολιτικής, οικονομικής, κοινωνικο-πολιτιστικής, πρακτικής και άλλης σημασίας των εγγράφων για την επιλογή εγγράφων για το κράτος. αποθήκευση ή τον καθορισμό της περιόδου αποθήκευσης με βάση αποδεκτά κριτήρια. Ένα σημαντικό μέρος των εγγράφων φέρει πληροφορίες που έχουν μια εφάπαξ αξία, μετά τη χρήση των οποίων τα έγγραφα δεν επιστρέφονται πλέον. Άλλα περιέχουν πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν για χρόνια. (Για παράδειγμα, οι πληροφορίες για τους πολίτες, την εργασία τους, τις σπουδές τους κ.λπ. έχουν κοινωνική σημασία και πρέπει να διατηρούνται καθ' όλη τη διάρκεια της ζωής ενός ατόμου.) Και, τέλος, μια συγκεκριμένη ομάδα εγγράφων περιέχει πληροφορίες που είναι πολύτιμες για επιστημονικούς και πρακτικούς σκοπούς. Τέτοια έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται μόνιμα.

Κατά την εξέταση της αξίας των εγγράφων προσωπικής προέλευσης, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη: Η σημασία του δημιουργού κεφαλαίων και των εγγράφων του. Αντικειμενικότητα και υποκειμενικότητα των εγγράφων; Η σχέση μεταξύ των εγγράφων του δημιουργού κεφαλαίων με άλλα έγγραφα του ίδιου τύπου· Φυσική ασφάλεια εγγράφων. Τα αρχειακά ιδρύματα έχουν αναπτύξει τυπικούς καταλόγους. Καθορίζουν τις περιόδους διατήρησης της τεκμηρίωσης τυπικές για τα περισσότερα ιδρύματα, οργανισμούς, επιχειρήσεις και προβληματίζονται γενικές λειτουργίεςκαι θέματα των δραστηριοτήτων τους (διαχείριση, έλεγχος, προγραμματισμός, λογιστική, αναφορά, χρηματοδότηση, οργάνωση εργασίας, προμήθεια κ.λπ.

Κατά τη διάρκεια της εξέτασης, μπορούν να χρησιμοποιηθούν διάφοροι τύποι τυπικών λιστών: Ο κατάλογος των τυπικών εγγράφων διαχείρισης που δημιουργούνται στις δραστηριότητες των οργανισμών, που υποδεικνύει τις περιόδους αποθήκευσης. Κατάλογος εγγράφων που πρέπει να γίνουν δεκτά στα κρατικά αρχεία. Κατάλογος επιστημονικής και τεχνικής τεκμηρίωσης προς αποδοχή στα κρατικά αρχεία.

1. Διαχείριση εγγράφων σε έναν κύκλο συναφών κλάδων.

Η τεκμηρίωση είναικαταγραφή πληροφοριών σε διάφορα μέσα για διαπιστωμένους λόγους.

Μέσο τεκμηρίωσης πληροφοριών- ένα υλικό αντικείμενο που χρησιμοποιείται για τη στερέωση και αποθήκευση πληροφοριών ομιλίας, ήχου ή οπτικής σε αυτό.

Εργαλεία τεκμηρίωσης -εργαλεία που χρησιμοποιούνται από τον άνθρωπο για τη δημιουργία εγγράφων (απλά, μηχανικά, ηλεκτρομηχανικά). Τα μέσα τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν γραφομηχανές, εξοπλισμό υπολογιστή, μαγνητόφωνο, συσκευές εγγραφής φωνής, φωτογραφίες, κινηματογράφο, εξοπλισμό βίντεο.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι τεκμηρίωσης και η διαφορά τους είναι: Τεκμηρίωση κειμένου.Έγγραφο κειμένου: Έγγραφο που περιέχει ηχητικές πληροφορίες που έχουν καταγραφεί από οποιοδήποτε είδος γραφής ή οποιοδήποτε σύστημα ηχογράφησης. Το TD έχει γίνει το πιο διαδεδομένο. Με τη βοήθειά του τεκμηριώνονται οι δραστηριότητες του κράτους. Ιδρύματα, επιχειρήσεις και ιδιώτες. Τεχνικό εγχειρίδιο.Είναι ένας τρόπος σύλληψης τεχνικών ιδεών. Τα τεχνικά έγγραφα αντικατοπτρίζουν το αποτέλεσμα κατασκευής και τεχνολογικού σχεδιασμού, σχεδιασμού και άλλων εργασιών για την κατασκευή κτιρίων και κατασκευών. Τα τεχνικά τεκμηριωμένα υλικά τηρούν αρχεία εργασιακών διαδικασιών, μέσων παραγωγής (σχέδια, σχέδια, γραφήματα). Photocinema - τεκμηρίωση βίντεο. Φωτογραφικό ντοκουμέντο -ένα φωτογραφικό εικονογραφικό ντοκουμέντο. Η ιδιαιτερότητα των φωτογραφικών ντοκουμέντων προκύπτει την ώρα των γεγονότων, έχουν μεγάλη αξία και χρησιμοποιούνται ευρέως σε διάφορους τομείς: στην ιατρική, την επιστήμη, την τέχνη, τη δικαστική πρακτική, τη δημοσιογραφία κ.λπ. με τη βοήθεια μικροφωτοτυπίας, λαμβάνονται αντίγραφα εγγράφων. Κινηματογραφικό ντοκουμέντο -ένα εικονογραφικό και οπτικοακουστικό ντοκουμέντο που παράγεται με κινηματογραφικό τρόπο. Το ντοκιμαντέρ αντικατοπτρίζει γεγονότα στη δυναμική, την κίνηση. Φωνοντοκουμέντο -ένα έγγραφο που περιέχει πληροφορίες ήχου που έχουν εγγραφεί από οποιοδήποτε σύστημα εγγραφής ήχου. Έγγραφα σε μαγνητικά μέσα. Ηλεκτρονική τεκμηρίωση.Με τη βοήθεια ειδικών φορέων υλικού, στους οποίους καταγράφονται δεδομένα με ειδικά σύμβολα, δημιουργούνται έγγραφα με πληροφορίες σε μορφή κατανοητή μόνο από ένα μηχάνημα.

Έγγραφο μηχανής -ένα έγγραφο που δημιουργείται με χρήση μέσων και μιας μεθόδου εγγραφής που διασφαλίζει την επεξεργασία των πληροφοριών του από ηλεκτρονικό υπολογιστή.

. Μορφές οργάνωσης της εργασίας με έγγραφα.

Η υπηρεσία του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, ανάλογα με την κλίμακα του οργανισμού, ονομάζεται διαφορετικά για το υπουργείο - διαχείριση υποθέσεων, για οργανισμούς, εκπαιδευτικά ιδρύματα - το γραφείο. Στις μικρές επιχειρήσεις, ο γραμματέας εκτελεί τις λειτουργίες του γραφείου.

συγκεντρωτικό, αποκεντρωμένηή μικτόςμορφή. Στο κέντρο.μορφήόλη η επεξεργασία των εγγράφων πραγματοποιείται σε ένα ενιαίο κέντρο (στο γραφείο ή στη γραμματεία του αρ.). Αποκεντρωμένη μορφήαναλαμβάνει τη διανομή εγγράφων μεταξύ των δομικών τμημάτων του οργανισμού. Στο μικτή μορφήΚάποιες λειτουργίες εκτελούνται κεντρικά (παραλαβή, εγγραφή, έλεγχος) και κάποιες είναι αποκεντρωμένες (αποθήκευση εγγράφων, σχηματισμός υποθέσεων) Η πιο κοινή μορφή διαχείρισης γραφείου είναι το γραφείο. Δομή γραφείουμπορεί να περιλαμβάνει: αποστολή, γραμματεία, ομάδα ελέγχου, γραφείο αντιγραφής, αρχείο. Η σύνθεση του γραφείου και ο αριθμός των υπαλλήλων του εξαρτώνται από την κλίμακα του οργανισμού, την εδαφική κατανομή των δομικών τμημάτων.

Κάθε θέση πρέπει να έχει περιγραφή θέσης. Περιλαμβάνει μια γενική θέση, επαγγελματικές ευθύνες, τι πρέπει να γνωρίζει (κανονισμούς, οδηγίες ανάλογα με τη θέση) για το τι είναι υπεύθυνος. Προσόντα, εργασιακή εμπειρία.

Στόχοι και οργάνωση της εξέτασης της αξίας των εγγράφων

Εξέταση της αξίας των εγγράφων - η επιλογή εγγράφων για κρατική αποθήκευση ή ο καθορισμός των όρων αποθήκευσης τους με βάση τα υιοθετούμενα κριτήρια. Στην πορεία προσδιορίζεται η αξία των εγγράφων, καθορίζονται οι όροι αποθήκευσής τους και επιλέγονται έγγραφα που έχουν χάσει την αξία τους για καταστροφή. Χάρη στην εξέταση της αξίας των εγγράφων, σχηματίζεται το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας και η καταστροφή εγγράφων χαμηλής αξίας. Η ανάθεση εγγράφων στη σύνθεση του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας πραγματοποιείται με βάση τα αποτελέσματα της εξέτασης της αξίας βάσει των αρχών του ιστορικισμού, της συνέπειας και της ακεραιότητας μέσω της πολύπλοκης εφαρμογής κριτηρίων προέλευσης, περιεχόμενο και εξωτερικά χαρακτηριστικά του εγγράφου. Τα κριτήρια προέλευσης περιλαμβάνουν:Ο ρόλος και η θέση του οργανισμού στο σύστημα της δημόσιας διοίκησης ή σε έναν συγκεκριμένο κλάδο· Η σημασία των λειτουργιών που εκτελεί· Ο χρόνος και ο τόπος του σχηματισμού του εγγράφου· Η σημασία των γεγονότων που αντικατοπτρίζονται στο έγγραφο·

Η αξία ενός ατόμου στη ζωή της κοινωνίας. Τα κριτήρια περιεχομένου περιλαμβάνουν:Μοναδικότητα και τυπικότητα των πληροφοριών εγγράφων. Η επαναληψιμότητά του σε άλλα έγγραφα. Τύπος εγγράφου Αυθεντικότητα εγγράφου Τα κριτήρια για τα εξωτερικά χαρακτηριστικά περιλαμβάνουν:Έντυπο καταγραφής και μεταφοράς του περιεχομένου, πιστοποίησης και εκτέλεσης του εγγράφου. Νομική αξιοπιστία του εγγράφου. Η φυσική κατάσταση του εγγράφου. Η εξέταση της αξίας των εγγράφων πραγματοποιείται με βάση: την ισχύουσα νομοθεσία και νομικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας σχετικά με αρχειακές υποθέσειςκαι τεκμηρίωση διαχείρισης· Κανονισμοί για το αρχειακό ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τις απαιτήσεις του Κρατικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Εκπαίδευσης, εντολές της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας της Ρωσίας, κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα.

Για την οργάνωση και την εκτέλεση εργασιών σχετικά με την εξέταση της αξίας των εγγράφων, την επιλογή και την προετοιμασία για τη μεταφορά για μόνιμη αποθήκευση εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, δημιουργείται μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων (EC). Οι κεντρικές επιτροπές εμπειρογνωμόνων (CEC) δημιουργούνται σε υπουργεία και υπηρεσίες, σε άλλους οργανισμούς που έχουν υποδεέστερο δίκτυο. Το CEC (EK) δημιουργείται με εντολή του επικεφαλής του οργανισμού από τους πλέον καταρτισμένους σε έναν αριθμό τουλάχιστον 3 ατόμων.

Τα μέλη της ΕΚ, με τη συμμετοχή των ειδικών του οργανισμού, ελέγχουν την ορθότητα της επιλογής των εγγράφων για αποθήκευση και καταστροφή προβάλλοντας απογραφές, πράξεις και άλλα έγγραφα. Το αποτέλεσμα της δουλειάς της EC είναι η διανομή των εγγράφων σε 4 ομάδες ανάλογα με τις διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης: Μόνιμη αποθήκευση στο κράτος. αρχεία; Προσωρινή αποθήκευση στο αρχείο του τμήματος (πάνω από 10 χρόνια) Προσωρινή αποθήκευση (έως 10 χρόνια) Υπόκειται σε καταστροφή λόγω λήξης της περιόδου αποθήκευσης. Υποθέσεις μόνιμων και προσωρινών (άνω των 10 ετών) και προσωπικού μεταφέρονται στο αρχείο του τμήματος. Η μεταφορά τους γίνεται σύμφωνα με τις απογραφές. Θήκες για προσωρινή αποθήκευση (έως 10 έτη) αποθηκεύονται κεντρικά στον οργανισμό και μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης καταστρέφονται με άδεια του αρχειακού οργανισμού.

Η καταστροφή εγγράφων και φακέλων συντάσσεται σύμφωνα με πράξεις. Η καταστροφή θηκών με ληγμένο χρόνο αποθήκευσης, που φέρουν τις σφραγίδες «Μυστικό», «Για επίσημη χρήση», «Εμπιστευτικό», πραγματοποιείται σύμφωνα με ειδικές οδηγίες.

9 . Νομοθετική ρύθμισηδουλειά γραφείου

Στη Ρωσική Ομοσπονδία, η ρύθμιση της τεκμηρίωσης και η διαδικασία εργασίας με έγγραφα αναπτύσσεται, πρώτα απ 'όλα, προς την κατεύθυνση της νομοθετικής ρύθμισης. Ταυτόχρονα, τα κρατικά πρότυπα, τα κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα εθνικής δράσης ευθυγραμμίζονται με τη μεταβαλλόμενη νομοθεσία. Οι νόμοι της Ρωσικής Ομοσπονδίας έχουν την υψηλότερη νομική σημασία. Οι νομικές πράξεις έχουν επιβλητική λειτουργία και είναι υποχρεωτικές για εφαρμογή στον τομέα δραστηριότητας στον οποίο εφαρμόζονται. Η νομοθετική ρύθμιση της τεκμηρίωσης και της εργασίας με έγγραφα βρίσκεται επί του παρόντος στο στάδιο της διαμόρφωσης στη Ρωσική Ομοσπονδία. Ορισμένες άλλες νομοθετικές πράξεις αναφέρονται επίσης στην υποχρεωτική τεκμηρίωση. Το αστικό δίκαιο ρυθμίζει νομική θέσηνομικά και φυσικά πρόσωπα σε διαδικασίες επιχειρηματική δραστηριότητακαθώς και τεκμηρίωση των διαφόρων σχέσεων που προκύπτουν μεταξύ των συμμετεχόντων του. Η βάση του αστικού δικαίου είναι ο Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (εφεξής - ο Αστικός Κώδικας της Ρωσικής Ομοσπονδίας), ο οποίος καθόρισε τη νομική βάση για τις δραστηριότητες των νομικών προσώπων. και η σχέση νομικών και φυσικών προσώπων, η βάση των δικαιωμάτων ιδιοκτησίας. Ορισμένες νομοθετικές πράξεις περιέχουν κανόνες που λαμβάνονται υπόψη κατά την προετοιμασία και την εκτέλεση εγγράφων. Άρα, Τέχνη. 16 του νόμου της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25.10.1991 αριθ. 1807-1 "Σχετικά με τις γλώσσες των λαών της Ρωσικής Ομοσπονδίας" ορίζει: "στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας, επίσημες εργασίες γραφείου σε κρατικούς φορείς, οργανισμούς , σε επιχειρήσεις και ιδρύματα διεξάγεται στα ρωσικά ως την κρατική γλώσσα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. κρατικές γλώσσες"Η Ρωσική Ομοσπονδία έχει αναπτύξει ένα εθνικό σύστημα τυποποίησης που καθορίζει τη διαδικασία για την ανάπτυξη και χρήση προτύπων και ενώνει όλα τα κρατικά πρότυπα που λειτουργούν στη Ρωσία. Ο νόμος καθορίζει το καθεστώς του προτύπου, τις αρχές της τυποποίησης, τους τύπους έγγραφα για την τυποποίηση και τις αρχές της εφαρμογής τους Η θεμελιώδης διαφορά μεταξύ των σύγχρονων προτύπων έγκειται στον συμβουλευτικό χαρακτήρα τους - τα πρότυπα εφαρμόζονται σε εθελοντική βάση Σύμφωνα με το νόμο, καθορίζονται οι ακόλουθες κατηγορίες εγγράφων στον τομέα της τυποποίησης: · εθνικά πρότυπα; · Κανόνες τυποποίησης, κανόνες και συστάσεις στον τομέα της τυποποίησης. · Πανρωσικοί ταξινομητές τεχνικών, οικονομικών και κοινωνικών πληροφοριών. · Πρότυπα οργανισμών. Μεταξύ των εθνικών προτύπων, υπάρχει μια σειρά προτύπων που καθορίζουν τους κανόνες για την εκτέλεση των εγγράφων. Στη δεκαετία του 1990. καθιερωμένος νομική βάσηαποθήκευση εγγράφων. Στις Βασικές αρχές της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τα Αρχεία, η σύνθεση του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει δύο μέρη: κρατικό και μη κρατικό. Το κρατικό μέρος αποτελείται από έγγραφα ομοσπονδιακών κυβερνητικών φορέων, καθώς και ιδρυμάτων, οργανισμών και επιχειρήσεων που ταξινομούνται ως ομοσπονδιακή περιουσία... Το μη κρατικό μέρος του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας αποτελείται από αρχειακά ταμεία και αρχειακά έγγραφα που ανήκουν σε δημόσιους συλλόγους και οργανισμούς, θρησκευτικούς συλλόγους και οργανισμούς, καθώς και σε ιδιωτική περιουσία. Η ανάθεση εγγράφων στη σύνθεση του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας πραγματοποιείται από τα όργανα και τα ιδρύματα της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας της Ρωσίας (Rosarkhiv) μαζί με τον ιδιοκτήτη αυτών των εγγράφων βάσει συμφωνίας (σύμβασης) μετά από εξέταση, την αξία τους. Η Rosarchiv, σύμφωνα με τους Κανονισμούς σχετικά με αυτό, έχει το δικαίωμα να λαμβάνει από οργανισμούς, ανεξάρτητα από την υπαγωγή τους, το απαραίτητο υλικό για το έργο των αρχείων και την οργάνωση εγγράφων σε εργασίες γραφείου.

Υπηρεσίες γραφείου: δομή και οργάνωση της εργασίας.

Το DOE είναι ένας κλάδος δραστηριότητας που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση εργασιών με αποβάθρες. Τεκμηρίωση - καταγραφή πληροφοριών. Σε διάφορα μέσα (boom, e-mail) Οργάνωση της εργασίας με docks είναι η οργάνωση της ροής εργασιών, η αποθήκευση και η χρήση των εγγράφων στις τρέχουσες δραστηριότητες της επιχείρησης. Καθήκοντα του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος : 1.βελτίωση μορφών και μεθόδων εργασίας με έγγραφα 2.παροχή ενιαίας διαδικασίας τεκμηρίωσης, 3.οργανώσεις εργασίας με dock-mi. 4. κατασκευή συστημάτων ανάκτησης πληροφοριών, 5. έλεγχος της εκτέλεσης και προετοιμασίας εγγράφων για μεταφορά στο αρχείο σύμφωνα με τα ισχύοντα πρότυπα, 6. μείωση της ροής εγγράφων, 7. ενοποίηση μορφών εγγράφων, 8. ανάπτυξη και εφαρμογή ρυθμιστικό και μεθοδολογικό έγγραφο για τη βελτίωση της τεκμηρίωσης. προμηθεύω διαχείριση σε org-9.δομές. τμήματα· 10. εισαγωγή των τελευταίων πληροφοριών. τεχνολογία. για να εργαστείτε με αποβάθρες. Λειτουργίες του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματοςμπορεί να χωριστεί σε τεχνολογικός 1.αρχική (εκστρατευτική) επεξεργασία των εισερχόμενων αποβάθρων· 2.καταχώριση εισερχόμενων, εξερχόμενων και εσωτερικών αποβάθρων· 3.διεξαγωγή εργασιών πληροφοριών και αναφοράς στον οργανισμό ελλιμενισμού· κείμενο σε υπολογιστή· αντιγραφή, αντιγραφή και λειτουργική αναπαραγωγή εγγράφων, 4. ανάπτυξη και σχεδιασμός εντύπων, 5. προετοιμασία εγγράφων για αποστολή. οργανωτικός 1. προετοιμασία για την έκθεση. χέρι-woo βήμα. αποβάθρα· 2.όργανο. θα είμαστε επίκαιροι. σκεφτείτε. Η αποβάθρα είναι υπεύθυνη για το όργανο. 3.κανονίζω. πρόοδος εκτέλεσης εγγράφων, περαστικός και χρήση. βάση στην εγκατάσταση όρος 4.οργάνωση αποθήκευσης εγγράφων σε δομικές υποδιαιρέσεις 5. οργάνωση εργασιών. αρχείο λογ. με δικαιώματα και οδηγίες. και μέθοδος. συνιστώ. Rosarkhiv· 6. αύξηση. προσόν. σκλάβος σε δουλειά γραφείου και αρχειο.· 6.οργαν. χώρους εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των αυτοματοποιημένων σταθμών εργασίας (AWP), κατάσταση. εργατικούς συναδέλφους. 7.οργάνωση διαχείρισης υποθέσεων σύμφωνα με την έκκληση των πολιτών 8.ανάπτυξη (με τις αντίστοιχες δομές. Αρχή υποδιαίρεσης) δραστηριότητες. κατά την τελειότητα. μορφές και μέθοδος. εργαστείτε με το dock-mi. έλεγχος 1.έλεγχος. για το δεξιό έντυπο.doc-in, που υποβλήθηκε για υπ. διαχείριση (δηλαδή το αποτέλεσμα και η εσωτερική επιβεβαίωση)· 2. έλεγχος για την περίοδο. χρησιμοποιείται doc-in· 2.υπάρχον. μετρητής. για τα δικαιώματα. μορφή-Ι και μορφή-Ι στη δομή. υποδιαίρεση υποθέσεις που υποβάλλονται στο αρχείο· 3.έλεγχος. εργασία με αποβάθρες στη σελ. μεθοδικός 1.σχεδιασμός Ν.Δ., οδηγία. από το deloproiz-u, το tab-i σχηματίζει doc-v και φίλο. norm-x doc-v, 2.prov. εμπειρογνώμονας. επιστημονική πρακτική τιμή και μέχρι? Η σύνθεση του γραφείου και ο αριθμός των υπαλλήλων του εξαρτώνται από την κλίμακα του οργανισμού, την εδαφική κατανομή των δομικών τμημάτων. Κάθε θέση πρέπει να έχει περιγραφή θέσης. Περιλαμβάνει μια γενική θέση, επαγγελματικές ευθύνες, τι πρέπει να γνωρίζει (θέση, οδηγίες ανάλογα με τη θέση) για το τι είναι υπεύθυνος. Προσόντα, εργασιακή εμπειρία. Σε κάθε φορέα, υπάρχουν τμήματα ή τμήματα, για παράδειγμα, το γραφείο μπορεί να περιλαμβάνει: αποστολή, γραμματεία, ομάδα ελέγχου, γραφείο αντιγραφής, αρχείο). Κάθε υποδιεύθυνση να έχει θέση, σε κάθε υποδιεύθυνση υπάρχει προϊστάμενος τμήματος, ειδικός, υπάλληλος. Κάθε θέση πρέπει να έχει περιγραφή θέσης. Περιλαμβάνει γενική θέση, επαγγελματικές ευθύνες, τι πρέπει να γνωρίζει (κανονισμοί, οδηγίες ανάλογα με τη θέση) για το τι είναι υπεύθυνος, προσόντα, εργασιακή εμπειρία. Γενική θέση, σκοπός της θέσης, καθήκοντα, δομή, λειτουργίες. Αλληλεπίδραση με άλλα τμήματα και υπηρεσίες της επιχείρησης, ευθύνη. Υπεγράφη η αρχή του υποτμήματος, εγκρίθηκε. Γενικός διευθυντής αυτή η οργάνωση. Η επιτυχία των δραστηριοτήτων διαχείρισης στο σύνολό τους εξαρτάται από το πόσο επαγγελματικά διατηρείται η τεκμηρίωση.

Αρχειακός οδηγός - ένα αρχειακό βιβλίο αναφοράς που περιέχει σε συστηματοποιημένη μορφή χαρακτηριστικά ή σύντομες πληροφορίες για τα αρχειακά κονδύλια και έχει σκοπό να εξοικειωθεί με τη σύνθεση και το περιεχόμενό τους. Οδηγόςαποτελεί υποχρεωτική αναφορά και ενημερωτική έκδοση του αρχείου, δίνοντας γενική ιδέασχετικά με τη σύνθεση και το περιεχόμενο των εγγράφων του σε επίπεδο ταμείου. Ανάλογα με το επίπεδο πληροφοριών που περιέχονται στον οδηγό, μπορεί να είναι εσωτερικό και διααρχειακό. Οι οδηγοί υποδιαιρούνται σε: Οδηγός για τα αρχειακά κεφάλαια· Σύντομος οδηγός για τα αρχειακά κεφάλαια· Θεματικός οδηγός για τα αρχειακά ταμεία· Οδηγός αρχείων Οδηγός Αρχείων Κεφαλαίωνκαθορίζει τη σύνθεση του αρχείου σε επίπεδο ταμείου. Περιέχει έναν συστηματοποιημένο κατάλογο χαρακτηριστικών των αρχειακών ταμείων, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος, του αριθμού, του όγκου του ταμείου, των ημερομηνιών λήξης του, ιστορικών πληροφοριών, σχολιασμών, βιβλιογραφίας.

Μια γρήγορη αναφορά στα αρχειακά ταμείαπαρέχει πληροφορίες για αρχειακά ταμεία γενικότερου ή στενότερου θεματικού χαρακτήρα από τον οδηγό για τα ταμεία. Περιλαμβάνει τα ονόματα των ταμείων και σύντομες πληροφορίες σχετικά με αυτά. Αυτά περιλαμβάνουν τον αριθμό, τον όγκο και τις ημερομηνίες λήξης των κεφαλαίων. Οι κατάλογοι μπορούν να είναι σχολιασμένοι και χωρίς σχολιασμό. Θεματικός οδηγόςστα αρχειακά ταμεία αναφέρει πληροφορίες σχετικά με τα κεφάλαια, που καθορίζονται από ένα συγκεκριμένο θέμα. Σε αυτό, σύμφωνα με τα θέματα, αναφέρονται το όνομα, ο αριθμός ταμείου, οι ημερομηνίες προθεσμίας, οι αριθμοί απογραφής που περιέχουν έγγραφα σχετικά με το θέμα, η συσκευή επιστημονικής αναφοράς για το ταμείο, οι σχολιασμοί, η βιβλιογραφία. Επιπλέον, μπορούν να υποδεικνύονται πληροφορίες για το ιστορικό του δημιουργού κεφαλαίων και τις προϋποθέσεις πρόσβασης και χρήσης των εγγράφων.

Ο οδηγός για τα αρχεία περιλαμβάνει πληροφορίες για μια σειρά αρχείων, ξεκινώντας από το Ταμείο Αρχείων της Ρωσικής Ομοσπονδίας και συνεχίζοντας με μια ομάδα αρχείων. Καθορίζει τη σύνθεση του αρχείου, την ομάδα αρχείων, τη σύνθεση του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας σύμφωνα με τα αποθετήρια του συνόλου ή των επιμέρους τμημάτων του. Τα χαρακτηριστικά του αρχείου σε αυτόν τον οδηγό περιέχουν το όνομα και τη διεύθυνση του αρχείου, δεδομένα αναφοράς ανά τύπο τεκμηρίωσης, ιστορικές πληροφορίες και σχολιασμό. Ο οδηγός αποτελείται από ένα κύριο μέρος, το οποίο δίνει τα χαρακτηριστικά κεφαλαίων και εγγράφων και γραφείο βοήθειας, συμπεριλαμβανομένης σελίδας τίτλου, πίνακα περιεχομένων, πρόλογος, λίστα συντομογραφιών, ευρετήρια. Κατά τη σύνταξη οδηγών, η κύρια απαίτηση για αυτούς είναι η πληρότητα των ανακλώμενων πληροφοριών, η διαθεσιμότητα δεδομένων αναφοράς (αρχείο, ταμείο, απόθεμα, μονάδα αποθήκευσης). Επισκόπηση αρχειακών εγγράφων -ένα βιβλίο αρχειακής αναφοράς, το οποίο περιλαμβάνει συστηματοποιημένες πληροφορίες σχετικά με τη σύνθεση, το περιεχόμενο και τα δεδομένα αναζήτησης μεμονωμένων συμπλεγμάτων αρχειακών εγγράφων, συμπληρωμένα, εάν χρειάζεται, από την ανάλυση της πηγής τους. Οι κριτικές μπορεί να είναι στοκ και θεματικές. Επισκόπηση του αρχειακού ταμείουπεριλαμβάνει συστηματοποιημένες πληροφορίες για τη σύνθεση και το περιεχόμενο των εγγράφων του ταμείου και την ανάλυση της πηγής τους. Θεματική επισκόπηση εγγράφωνπεριλαμβάνει συστηματοποιημένες πληροφορίες σχετικά με τη σύνθεση και το περιεχόμενο εγγράφων ενός ή περισσοτέρων αρχειακών ταμείων για ένα συγκεκριμένο θέμα και την ανάλυση της πηγής τους. Το κύριο μέρος της ανασκόπησης είναι οι σχολιασμοί των αρχειακών εγγράφων, συνοδευόμενοι από τα δεδομένα αναζήτησής τους. Συνολικά, η ανασκόπηση αποτελείται από τα χαρακτηριστικά των ιδρυμάτων δημιουργίας κεφαλαίων, τα χαρακτηριστικά των εγγράφων, τη συσκευή αναφοράς. Η κύρια διαφορά μεταξύ της αναθεώρησης του αρχ. Έγγραφα από άλλους τύπους επιστημονικών εγγράφων και εγγράφων αναφοράς είναι η διεξαγωγή ανάλυσης πηγών. Η συσκευή αναφοράς της αξιολόγησης αποτελείται από: μια σελίδα τίτλου, έναν πίνακα περιεχομένων, έναν πρόλογο (που παρέχει πληροφορίες για το ταμείο και τον δημιουργό του ταμείου, τη δομή της αξιολόγησης, τη σύνθεση της συσκευής αναφοράς, μια λίστα συντομογραφιών , ένα ευρετήριο.).

10. Ρυθμιστική και μεθοδολογική υποστήριξη εργασιών γραφείου

Η κανονιστική και μεθοδολογική ρύθμιση της εργασίας γραφείου (ή η τεκμηρίωση της υποστήριξης της διαχείρισης) σάς επιτρέπει να οργανώνετε σωστά όχι μόνο τις δραστηριότητες του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, αλλά και ολόκληρο το σύστημα εργασίας γραφείου στο σύνολό του.

Αυτός ο κανονισμός πραγματοποιείται χρησιμοποιώντας την κανονιστική και μεθοδολογική βάση της εργασίας γραφείου, χωρίς γνώση της οποίας είναι αδύνατο:

1. να δημιουργεί και να εκτελεί σωστά έγγραφα, δίνοντάς τους νομική ισχύ.

2. Οργανώστε τη ροή εργασίας.

3. να διασφαλίζει την αποθήκευση και χρήση εγγράφων σε τρέχουσες δραστηριότητες.

Η κανονιστική και μεθοδολογική βάση της εργασίας γραφείου είναι ένα σύνολο νόμων, κανονιστικών νομικών πράξεων και μεθοδολογικών εγγράφων που διέπουν την τεχνολογία δημιουργίας εγγράφων, την επεξεργασία, αποθήκευση και χρήση τους στις τρέχουσες δραστηριότητες του ιδρύματος, καθώς και τις δραστηριότητες του γραφείου : δομή, λειτουργίες, προσωπικό, τεχνική υποστήριξη και ορισμένες άλλες πτυχές.

Το κανονιστικό πλαίσιο για τις εργασίες γραφείου είναι:

1. νομοθετικές πράξεις της Ρωσικής Ομοσπονδίας στον τομέα της τεκμηρίωσης και των πληροφοριών.

2. Διατάγματα και εντολές του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, διατάγματα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας στον τομέα των εργασιών γραφείου.

3. Κανονιστικές νομικές πράξεις ομοσπονδιακών εκτελεστικών οργάνων (υπουργεία, επιτροπές, υπηρεσίες, υπηρεσίες κ.λπ.), που ρυθμίζουν τα θέματα υποστήριξης τεκμηρίωσης.

4. Τεχνικοί κανονισμοί και εθνικά πρότυπα στον τομέα της τεκμηρίωσης διαχείρισης.

5. Πανρωσικοί ταξινομητές τεχνικών, οικονομικών και κοινωνικών πληροφοριών.

6. Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης.

7. Κανονιστικές νομικές πράξεις που εκδίδονται από τη διοίκηση φορέων, οργανισμών και επιχειρήσεων.

V κανονιστικό πλαίσιοΗ εργασία γραφείου περιλαμβάνει επίσης νομοθετικές πράξεις των συνιστωσών της Ρωσικής Ομοσπονδίας και νομικές πράξεις που εκδίδονται από τις εκτελεστικές αρχές των συστατικών οντοτήτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Αυτές οι πράξεις θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την οργάνωση εργασιών γραφείου, κυρίως από τις αντιπροσωπευτικές και εκτελεστικές αρχές των συστατικών οντοτήτων της Ομοσπονδίας, καθώς και από οργανισμούς, ιδρύματα και επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην επικράτειά τους.

37. Οριοθέτηση εργασίας των εργαζομένων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος

Το DOE είναι ένας κλάδος δραστηριότητας που παρέχει τεκμηρίωση και οργάνωση εργασιών με αποβάθρες. Καθήκοντα του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος : 1.βελτίωση μορφών και μεθόδων εργασίας με έγγραφα 2.παροχή ενιαίας διαδικασίας τεκμηρίωσης, 3.οργανώσεις εργασίας με dock-mi. 4. κατασκευή συστημάτων ανάκτησης πληροφοριών, 5. έλεγχος της εκτέλεσης και προετοιμασίας εγγράφων για μεταφορά στο αρχείο σύμφωνα με τα ισχύοντα πρότυπα, 6. μείωση της ροής εγγράφων, 7. ενοποίηση μορφών εγγράφων, 8. ανάπτυξη και εφαρμογή ρυθμιστικό και μεθοδολογικό έγγραφο για τη βελτίωση της τεκμηρίωσης. προμηθεύω διαχείριση σε org-9.δομές. τμήματα· 10. εισαγωγή των τελευταίων πληροφοριών. τεχνολογία. για να εργαστείτε με αποβάθρες. Λειτουργίες του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματοςμπορεί να χωριστεί σε τεχνολογικό, οργανωτικό, μεθοδικό. τεχνολογικός 1. αρχική (εκστρατευτική) μεταποιητική είσοδος. doc-in· 2. εγγραφή εγγραφή., exodus. και ενθ. doc-v· 3. Διεξαγωγή εργασιών πληροφοριών και αναφοράς στο dock-m org-i· 3.μηχανική γραφή παραγωγής dock-in (πληκτρολόγηση στον υπολογιστή). αντιγραφή, αντιγραφή και λειτουργική αναπαραγωγή εγγράφων, 4. ανάπτυξη και σχεδιασμός εντύπων, 5. προετοιμασία εγγράφων για αποστολή. οργανωτικός 1. προετοιμασία για την έκθεση. χέρι-woo βήμα. αποβάθρα· 2.όργανο. θα είμαστε επίκαιροι. σκεφτείτε. Η αποβάθρα είναι υπεύθυνη για το όργανο. 3.κανονίζω. πρόοδος εκτέλεσης εγγράφων, περαστικός και χρήση. βάση στην εγκατάσταση όρος 4.οργάνωση αποθήκευσης εγγράφων σε δομικές υποδιαιρέσεις 5. οργάνωση εργασιών. αρχείο λογ. με δικαιώματα και οδηγίες. και μέθοδος. συνιστώ. Rosarkhiv· 6. αύξηση. προσόν. σκλάβος σε δουλειά γραφείου και αρχειο.· 6.οργαν. χώρους εργασίας, συμπεριλαμβανομένων των αυτοματοποιημένων σταθμών εργασίας (AWP), κατάσταση. εργατικούς συναδέλφους. 7.οργάνωση διαχείρισης υποθέσεων σύμφωνα με την έκκληση των πολιτών 8.ανάπτυξη (με τις αντίστοιχες δομές. Αρχή υποδιαίρεσης) δραστηριότητες. κατά την τελειότητα. μορφές και μέθοδος. εργαστείτε με το dock-mi. έλεγχος 1.έλεγχος. για το δεξιό έντυπο.doc-in, που υποβλήθηκε για υπ. διαχείριση (δηλαδή το αποτέλεσμα και η εσωτερική επιβεβαίωση)· 2. έλεγχος για την περίοδο. χρησιμοποιείται doc-in· 2.υπάρχον. μετρητής. για τα δικαιώματα. μορφή-Ι και μορφή-Ι στη δομή. υποδιαίρεση υποθέσεις που υποβάλλονται στο αρχείο· 3.έλεγχος. εργασία με αποβάθρες στη σελ. μεθοδικός 1.σχεδιασμός Ν.Δ., οδηγία. από το deloproiz-u, το tab-i σχηματίζει doc-v και φίλο. norm-x doc-v, 2.prov. εμπειρογνώμονας. επιστημονική πρακτική τιμή και μέχρι?

66 Διαχείριση σε αρχεία

Διαχείριση - σύγχρονο σύστημαδιαχείριση επιχειρήσεων, που λειτουργούν σε μια οικονομία της αγοράς. Ο όρος «Management» είναι ουσιαστικά ανάλογος του όρου «management», του συνωνύμου του. Η διαδικασία διαχείρισης (management) έχει τέσσερις αλληλένδετες λειτουργίες: σχεδιασμό, οργάνωση, κίνητρο και έλεγχο.

Οι εργασίες του αρχείου οργανώνονται σύμφωνα με τους κανονισμούς για το αρχείο: οι κανονισμοί για το αρχείο περιλαμβάνουν τις ακόλουθες ενότητες: τις κύριες διατάξεις, τη σύνθεση των εγγράφων του αρχείου, τα καθήκοντα και τις λειτουργίες του αρχείου, τα δικαιώματα του αρχείου , την οργάνωση του αρχείου. Κεντρικό αρχείο ομοσπονδιακό όργανοαρχές ή κυβερνητικό όργανο μιας συστατικής οντότητας της Ομοσπονδίας μπορούν να οργανώσουν, να αναπτύξουν και να συμμετάσχουν στην προετοιμασία κανονιστικών και μεθοδολογικών εγγράφων για βιομηχανικούς σκοπούς (διάφοροι κατάλογοι κατηγοριών εγγράφων με τις περιόδους αποθήκευσης, τυπικές (κατά προσέγγιση) οδηγίες για προσχολική εκπαίδευση ιδρύματα και ονοματολογίες υποθέσεων) για εσωτερική χρήση στις δραστηριότητες του αρχείου και για χρήση στην εργασία με έγγραφα σε διαρθρωτικά τμήματα και υφιστάμενους οργανισμούς.

Σχεδίαση: Το αρχείο καταρτίζει: ένα ετήσιο πρόγραμμα εργασίας, ένα χρονοδιάγραμμα για την παραλαβή υποθέσεων στο αρχείο. Καταρτίζεται ετήσιο σχέδιο με ένδειξη συγκεκριμένων τύπων εργασιών. Το χρονοδιάγραμμα αποδοχής υποθέσεων στο αρχείο συντονίζεται με τα διαρθρωτικά τμήματα και εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Με βάση τα αποτελέσματα των εργασιών, το αρχείο συντάσσει έκθεση για την υλοποίηση του ετήσιου σχεδίου, χρονοδιαγράμματα, καθώς και πληροφορίες για την υλοποίηση δραστηριοτήτων που δεν περιλαμβάνονται στο ετήσιο σχέδιο. Τα αρχεία της εργασίας στο αρχείο τηρούνται στο φύλλο χρόνου στα ημερολόγια εργατικής λογιστικής. Κατά τον υπολογισμό των προτύπων χρόνου για τους κύριους τύπους αρχειακής εργασίας, τα αρχεία μπορούν να καθοδηγούνται από τα ενοποιημένα πρότυπα χρόνου για εργασία σε προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα της Διβιομηχανικής.

Η οργάνωση εργασιών του προσωπικού του αρχείου περιλαμβάνει: επιλογή και ορθολογική τοποθέτηση του προσωπικού. αποτελεσματική χρήση υλικών και τεχνικών πόρων· δημιουργία ευνοϊκών συνθηκών εργασίας για τους εργαζόμενους. Η επιλογή των υπαλλήλων πραγματοποιείται σύμφωνα με τον πίνακα προσωπικού του αρχείου. Αυτό λαμβάνει υπόψη τις προσωπικές και επιχειρηματικές ιδιότητες, τα προσόντα των εργαζομένων. Κατά την πρόσληψη, πραγματοποιείται ενημέρωση ασφαλείας και ασφάλεια φωτιάς, οι μελλοντικοί υπάλληλοι εξοικειώνονται με το χρονοδιάγραμμα εργασιών του αρχείου, τους κανονισμούς σχετικά με αυτό. Η πιστοποίηση Χ πραγματοποιείται μία φορά κάθε 4 χρόνια. Για τη βελτίωση των προσόντων των εργαζομένων με βάση τα αρχεία, τα μαθήματα, οι συναντήσεις, τα σεμινάρια πραγματοποιούνται περιοδικά. Ο αρχειονόμος μπορεί να θεωρηθεί υπεύθυνος για μη συμμόρφωση με τις προϋποθέσεις διασφάλισης της ασφάλειας των εγγράφων, απώλεια και μη εξουσιοδοτημένη καταστροφή εγγράφων, αδικαιολόγητη άρνηση αποδοχής εγγράφων και πρόσβαση του χρήστη σε αυτά.

Το μάρκετινγκ αρχειακών πληροφοριών είναι μια δραστηριότητα που στοχεύει στη μελέτη της αγοράς πληροφοριών και στον προσδιορισμό της ζήτησης για αναδρομικές πληροφορίες που περιέχονται σε αρχειακά έγγραφα, καθώς και για τις υπηρεσίες αρχειονόμων. Σύμφωνα με τις Βασικές αρχές της νομοθεσίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας για το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τα αρχεία, η χρηματοδότηση και η υλική και τεχνική υποστήριξη των αρχείων πραγματοποιείται σε βάρος των δημοσιονομικών και εξωδημοσιονομικών κονδυλίων. Αψίδα μάρκετινγκ. Οι πληροφορίες περιλαμβάνουν: τη μελέτη των αναγκών των χρηστών πληροφοριών τεκμηρίωσης, την πρόβλεψη της ανάγκης για αρχειακές υπηρεσίες, τον εντοπισμό πιθανών καταναλωτών ορισμένων αρχειακών υπηρεσιών. ανάπτυξη λίστας πληρωμένων υπηρεσιών, επέκταση της διαφημιστικής καμπάνιας με στόχο την προσέλκυση ευρύτερου φάσματος καταναλωτών. Η βάση του μάρκετινγκ είναι η σύμπτωση των συμφερόντων του πωλητή και του αγοραστή, η προσφορά σπάνιων πληροφοριών σε υψηλή τιμή, ο καθορισμός του τόπου και του χρόνου πώλησης των πληροφοριών.

Παροχή υπηρεσιών επί πληρωμή. Η ονοματολογία των αμειβόμενων έργων και υπηρεσιών που εκτελούνται από τα αρχεία εγκρίνεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Το αρχείο, με βάση την ονοματολογία, λαμβάνοντας υπόψη τις συνθήκες των δραστηριοτήτων του, μπορεί να αναπτύξει έναν κατάλογο αμειβόμενων έργων και υπηρεσιών, καθορίζοντας λεπτομερέστερα τους τύπους εργασίας, τις παραγωγικές λειτουργίες και τους εκτελεστές. Κατά την εκτέλεση έργων και υπηρεσιών επί πληρωμή, η σχέση του αρχείου με τρίτους οργανισμούς και καταναλωτές πρέπει να καθορίζεται με συμφωνία. (Arch. Marketing pr. - αντιγραφή εγγράφων πριν από τη σύνδεση στο διαδίκτυο, πώληση μικροφίλμ και μικροφωτογραφιών εγγράφων, δημοσίευση εκδόσεων εγγράφων σε υπολογιστή και βιβλίων αναφοράς)

11. Δομή, περιεχόμενο και πεδίο εφαρμογής του GOST 6.30-2003.

Αναπτύχθηκε από το Πανρωσικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Τεκμηρίωσης και Αρχειακών Υποθέσεων (VNIIDAD) από την Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία της Ρωσίας.

Παρουσιάστηκε από το επιστημονικό και τεχνικό τμήμα του Gosstandart της Ρωσίας. Εγκρίθηκε και τέθηκε σε ισχύ με το ψήφισμα του Gosstandart της Ρωσίας της 3ης Μαρτίου 2003 No. 65-st.

Αυτό το πρότυπο εφαρμόζεται σε οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται με ένα ενιαίο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης - διατάγματα, εντολές, εντολές, αποφάσεις, πρακτικά, επιστολές, πράξεις. Αυτό το πρότυπο καθορίζει: τη σύνθεση των λεπτομερειών του εγγράφου. απαιτήσεις για το σχεδιασμό των λεπτομερειών του εγγράφου· απαιτήσεις για έντυπα εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των εντύπων εγγράφων με αναπαραγωγή του κράτους. Εθνόσημο στη Ρωσική Ομοσπονδία 1.gos. Εθνόσημο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, 2- εθνόσημο μιας συστατικής οντότητας της Ρωσικής Ομοσπονδίας, 3-έμβλημα / εμπορικό σήμα του οργανισμού, 4-κωδικός του οργανισμού, 5- αριθμός εγγραφής νομικών προσώπων. προσώπων, 6- INN / KPP, 7- κωδικός εντύπου έγγρ. (OKUD), 8- τεμάχιο. Οργαν., 9-στοιχεία αναφοράς, 10- όνομα, όνομα εγγράφου., 11- ημερομηνία, 12-μητρώο. Νο. 13-σύνδεσμος για εγγραφή. Αρ., προετοιμασία 14 θέσεων, 15-παραλήπτης, 16- σφραγίδα έγκρισης, 19- σημάδι ελέγχου, 20- κείμενο, 21- σήμα αίτησης, 22-υπογραφή, 23-σφραγίδα έγκρισης, 24-θεώρηση έγκρισης, 25-σφραγίδα αποτύπωσης, 26-σημάδι για πιστοποίηση αντιγράφου, 27-σημείο κατά την εκτέλεση, 28-σημείο για την εκτέλεση και κατεύθυνση εγγράφου. στην περίπτωση, 29-μόρια για την εισαγωγή έγγρ. σε οργ., 30 - ηλεκ. αντίγραφα εγγράφων (επικεφαλίδα / σημάδι υποσέλιδου / κάτω αριστερή γωνία). Απαιτήσεις για έντυπα εγγράφων. 1. το έγγραφο συντάσσεται σε έντυπα, μορφές Α4 και Α5. θα πρέπει να έχει περιθώρια 20 mm - αριστερά, 10 mm - δεξιά, 20 mm - πάνω, 20 mm - κάτω. Οι φόρμες γίνονται σε ανοιχτόχρωμο λευκό χαρτί. Ανάλογα με τη θέση των λεπτομερειών, εγκαθίστανται 2 παραλλαγές μορφών - γωνιακές και διαμήκεις. Για οργάνωση και δομή. Υποπείραγμα. Ο επίσημος είναι έτοιμος να εντοπίσει. Τύποι εντύπων εγγράφων: γενική μορφή; επιστολόχαρτο, μορφή συγκεκριμένου τύπου εγγράφου. Ο αριθμός σελίδας τοποθετείται στη μέση του επάνω περιθωρίου του φύλλου.

Γενικοί κανόνες για την οργάνωση της ροής εγγράφων στον οργανισμό

Η ροή εγγράφων είναι η κίνηση των εγγράφων σε μια επιχείρηση από τη στιγμή που λαμβάνονται ή δημιουργούνται μέχρι την ολοκλήρωση της εκτέλεσης ή της αποστολής. Το κύριο καθήκον είναι η αποτελεσματικότητα και η ομοιομορφία της επεξεργασίας εγγράφων. Dokumen-toor. διεξήχθη με τη μορφή διαφορετικών. νήματα σύνδεσης ... Ενταση ΗΧΟΥδιαχείρηση αρχείων. εξαρτάται από 1.τη σημασία του οργανισμού 2.από τη λειτουργία του και το επίπεδο των καθηκόντων που πρέπει να επιλυθούν 3.από τις σχέσεις με το εξωτερικό. οργανισμών. Στην τεκμηρίωση, υπάρχει 3 γρ. Doc-v. Είσοδος, Έξω, Εσωτερ.

Inboxστο αρχικό στάδιο της διέλευσης 1. πρωτογενής επεξεργασία 2. προκαταρκτική εξεταζόμενη υπηρεσία. ... Εξερχόμενη και εσωτερική Κοινά σε όλες τις ομάδες είναι.1.αναθεωρήθηκε.doc-in hand-m, 2.register-I, 3.transfer per-m, 4.control of execution 5.execution, 6. αρχειοθέτηση σε υποθέσεις, 7.χρήση.έγγραφο σε αναφορά ενημερωτικούς σκοπούς, 8.προετοιμασία για μεταφορά στο αρχείο. Η λογιστική για τον όγκο του κύκλου εργασιών εγγράφων πραγματοποιείται για τη λήψη. στοιχεία για τον υπολογισμό της κατάστασης. ΑΡΙΘΜΟΣ ΑΤΟΜΩΝ. υπηρεσία γραφείου . Inbox 1.έγγρ. ανώτερη αρχή, εξουσία οργάνου· 2. υποτελείς όργανο, αποστολή εγγράφων αναφοράς και λογιστικής και διάφορα αιτήματα· 3. έγγραφα συμμαχικών οργανισμών και άλλων οργανισμών, ανταλλαγή πληροφοριών. για την επίλυση θεμάτων που απαιτούν κοινή δράση 4. Καταγγελίες και δηλώσεις πολιτών. Πρωτογενής επεξεργασία 1.έλεγχος του δικαιώματος πρόσβασης 2.αριθμός φύλλων.διαθέσιμων εγγράφων, 3.διαθεσιμότητα συνημμένων, γ) σημείωση. στο μητρώο περιοδικών (σημείωση). Δεν ανοίγουν γράμματα-Προσωπικό, Εμπιστευτικό ... Εισερχόμενα έγγραφαδιανέμεται σε εγγεγραμμένους και μη Εγγεγραμμένος-εισερχόμενος αριθμός, ημερομηνία παραλαβής. Η τακτική εγγραφή χρησιμοποιήθηκε σύμφωνα με το περιοδικό για περίοδο ενός έτους. Εσωτερικός

Οργάνωση εξαγοράς του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Απόκτηση αρχείου - συστηματική αναπλήρωση του αρχείου με έγγραφα σύμφωνα με το προφίλ του και την ισχύουσα νομοθεσία. Το προφίλ του αρχείου καθορίζεται από την Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Σκοπός της απόκτησης είναι η πληρέστερη συγκέντρωση σχετικών εγγράφων στο αρχείο. Πριν μεταφερθούν τα έγγραφα στα κρατικά αρχεία, φυλάσσονται από τους δημιουργούς κεφαλαίων σε νομαρχιακά ή ιδιωτικά αρχεία. Η εργασία για την απόκτηση του αρχείου με έγγραφα αποτελείται από: από το καθιερωμένο προφίλ του αρχείου: προσδιορισμό των πηγών απόκτησης· προσδιορισμός της σύνθεσης των εγγράφων που θα αποθηκευτούν στο αρχείο· οργάνωση συλλογής. Πηγή απόκτησης είναι νομικό ή φυσικό πρόσωπο του οποίου τα έγγραφα παραλαμβάνονται ή μπορούν να κατατεθούν στο αρχείο. Τα κριτήρια για την πρόσληψη πηγών είναι: ο λειτουργικός σκοπός του ιδρύματος. την κλίμακα των δραστηριοτήτων της· Τύπος οργανισμού; πληρότητα του προβληματισμού στα έγγραφά του με πολύτιμες πληροφορίες. Πηγές κτήσης του κράτους. Τα αρχεία που αποθηκεύουν μόνιμα έγγραφα είναι οργανισμοί και άτομα στις δραστηριότητες των οποίων τα έγγραφα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας σχηματίζονται για να μεταφερθούν στα κρατικά αρχεία. Διακρίνονται οι ακόλουθες ομάδες πηγών στρατολόγησης: ιδρύματα και οργανισμοί, τα έγγραφα των οποίων μεταφέρονται πλήρως στο κρατικό αρχείο. ιδρύματα και οργανισμοί που μεταφέρουν εν μέρει έγγραφα στο κρατικό αρχείο, καθώς είτε περιλαμβάνονται στα έγγραφα ανώτερων ιδρυμάτων και οργανισμών είτε δεν είναι ιδιαίτερα πολύτιμα. ιδρύματα και οργανισμούς από τους οποίους πραγματοποιείται ομαδική επιλεκτική παραλαβή εγγράφων που έχουν πολύτιμες ή ασυνήθιστες πληροφορίες, στο σύνολό τους, που αντικατοπτρίζουν τις δραστηριότητές τους· ιδρύματα και οργανισμούς από τους οποίους πραγματοποιείται κατά είδος η επιλεκτική παραλαβή εγγράφων που έχουν ιδιαίτερη σημασία ως τυπικά για αυτού του τύπου ιδρύματα και οργανισμούς. Στην πραγματική αρχειακή πρακτική, δημιουργούνται δύο λίστες πηγών απόκτησης: Η πρώτη λίστα περιλαμβάνει ιδρύματα και οργανισμούς στις δραστηριότητες των οποίων δημιουργούνται έγγραφα εθνικής σημασίας, τα οποία εισέρχονται πλήρως στο κρατικό αρχείο. Η δεύτερη λίστα γίνεται από ιδρύματα και οργανισμούς που δεν υποβάλλουν τα έγγραφά τους στα κρατικά αρχεία, τα οποία δεν βρίσκονται υπό τον έλεγχο των κρατικών αρχείων ως πιθανές πηγές απόκτησης. Εκτός από τους καταλόγους ιδρυμάτων και οργανισμών που υποβάλλουν έγγραφα σε έντυπη βάση στο κρατικό αρχείο, τηρούνται λίστες - πηγές απόκτησης, καθώς και κατά τη λήψη αυτών των εγγράφων στο αρχείο, κατάλογοι ιδρυμάτων και οργανισμών που αποτελούν πηγές απόκτηση εγγράφων φιλμ-φωτογραφία-φόντο-βίντεο και ηλεκτρονικά έγγραφα. Κατά την αποδοχή εγγράφων στο κρατικό αρχείο, μπορούν να ληφθούν πλήρως ή επιλεκτικά. Με την πλήρη παραλαβή των εγγράφων, ιδρύματα και οργανισμοί μεταφέρουν όλα τα αρχειακά τους έγγραφα στο αρχείο. Με την επιλεκτική αποδοχή, όλα τα πολύτιμα έγγραφα λαμβάνονται από μεμονωμένους οργανισμούς συγκεκριμένου τύπου ή μέρος πολύτιμων εγγράφων μεταξύ εκείνων που δεν επαναλαμβάνονται στα ταμεία άλλων οργανισμών από έναν συγκεκριμένο οργανισμό. Η μεταφορά των υποθέσεων στο αρχείο πραγματοποιείται με την πλήρη αρχειακή επεξεργασία των υποθέσεων σύμφωνα με την απογραφή τους. Μεταφορά στο αρχείο του τμήματος: μεταφέρονται αρχεία μόνιμης, προσωρινής (άνω των 10 ετών) αποθήκευσης και προσωπικού. η μεταφορά γίνεται ένα χρόνο μετά την ολοκλήρωση των εργασιών γραφείου. τα αρχεία γίνονται δεκτά στο αρχείο από τον επικεφαλής του αρχείου ένα προς ένα σύμφωνα με την απογραφή παρουσία εκπροσώπου της δομικής μονάδας του οποίου τα αρχεία μεταφέρονται στο αρχείο. κατά τη μεταφορά ιδιαίτερα πολύτιμων περιπτώσεων, γίνεται προβολή τους σελίδα προς σελίδα. ελλείψει περιπτώσεων, συντάσσεται πιστοποιητικό που εξηγεί αυτήν την απουσία· η μεταβίβαση καταγράφεται στο απόθεμα του παραλήπτη και στο απόθεμα του παραλήπτη, ενώ στο τέλος κάθε αντιγράφου σημειώνεται η παρουσία των υποθέσεων, ο πραγματικός αριθμός τους, οι αριθμοί των υποθέσεων που λείπουν, η ημερομηνία υποβολής των υποθέσεων. στο αρχείο υποδεικνύονται· στο τέλος της παραλαβής των περιπτώσεων το κεφάλι. Οι υπογραφές του αρχείου σε τρία αντίγραφα του αποθέματος θήκης μόνιμης αποθήκευσης και σε δύο αντίγραφα του αποθέματος μακροχρόνιας αποθήκευσης, τα δεύτερα αντίγραφα επιστρέφονται στον αποστολέα, τα υπόλοιπα παραμένουν στο αρχείο. Μετά τη λήξη των όρων τμηματικής αποθήκευσης, οι θήκες μεταφέρονται στο κρατικό αρχείο για μόνιμη αποθήκευση: η μεταφορά των υποθέσεων στο κρατικό αρχείο πραγματοποιείται ετησίως ή μία φορά κάθε 3-5 χρόνια, τα έγγραφα μεταφέρονται σύμφωνα με τις απογραφές και που συντάσσεται με πράξη αποδοχής και μεταφοράς υποθέσεων για κρατική αποθήκευση σε 2 αντίγραφα, τα έγγραφα μεταφέρονται σε τακτοποιημένη κατάσταση με κατάλληλη επιστημονική και συσκευή αναφοράς και ασφαλιστικά αντίγραφα για ιδιαίτερα πολύτιμα έγγραφα. κατά την παραλαβή των εγγράφων ελέγχονται τα φυσικά, υγειονομικά και υγειονομικά και τεχνικά τους. κράτη· η υποδοχή πραγματοποιείται μεμονωμένα, και ιδιαίτερα πολύτιμα φύλλα χαρτιού, κατά την πρώτη παραλαβή των εγγράφων του οργανισμού στο αρχείο, μαζί τους μεταφέρονται οι ιστορικές πληροφορίες του οργανισμού, τα έγγραφα των μη κυβερνητικών οργανώσεων γίνονται δεκτά στο κράτος αρχειοθέτηση σύμφωνα με τη συμφωνία που έχει συναφθεί μεταξύ τους· έγγραφα ιδιωτών εισέρχονται στο κρατικό αρχείο ως αποτέλεσμα δωρεάς, διαθήκης, αγοράς και πώλησης.

12. Η ουσία της έννοιας του "έγγραφου"

Εγγραφοδημιουργείται ως αποτέλεσμα τεκμηρίωσης - καταγραφής πληροφοριών σε διάφορα μέσα σύμφωνα με καθορισμένους κανόνες. Ένας φορέας είναι ένα υλικό αντικείμενο που χρησιμοποιείται για τη στερέωση και αποθήκευση πληροφοριών ομιλίας, ήχου ή οπτικής επαφής σε αυτό. Τεκμηρίωση διαχείρισηςυποδιαιρείται σε χωριστά συστήματα. Ένα σύστημα τεκμηρίωσης νοείται ως ένα σύνολο εγγράφων που διασυνδέονται ανάλογα με τα χαρακτηριστικά προέλευσης, τον σκοπό, τον τύπο, το πεδίο δραστηριότητας, τις ενιαίες απαιτήσεις για εγγραφή. Στη ρωσική γλώσσα, η λέξη έγγραφο ήρθε Vov την εποχή του Πέτρου 1 και αρχικά είχε την έννοια της γραπτής μαρτυρίας. Στη συνέχεια εμφανίστηκαν οι όροι: επισημαίνονται επιχειρηματικά έγγραφα, επίσημο έγγραφο, πράξη, λογιστικά και ιστορικά έγγραφα. Η έννοια του εγγράφου χρησιμοποιείται από τον Vov σε όλους τους τομείς της κοινωνικής δραστηριότητας. Σχεδόν κάθε κλάδος της γνώσης δίνει τη δική του ερμηνεία αυτού του όρου. Ανάλογα με τον κλάδο της γνώσης που δίνει αυτόν τον ορισμό, η ίδια η έννοια ενός εγγράφου ορίζεται με διαφορετικούς τρόπους: ένα έγγραφο είναι ένα υλικό αντικείμενο, ένα έγγραφο είναι ένας φορέας πληροφοριών, ένα έγγραφο είναι πληροφορίες τεκμηρίωσης. Η επίσημη ερμηνεία αυτού του σκοτεινού δίνεται από το GOST R 51141-98 «Εργασία γραφείου και αρχειοθέτηση. Οροι και ορισμοί. - Έγγραφο - πληροφορίες που καταγράφονται σε φορέα υλικού με λεπτομέρειες, που επιτρέπουν την αναγνώρισή του.Εξωτερικά σημάδια ενός εγγράφου -πινακίδες που αντικατοπτρίζουν το σχήμα και το μέγεθος του εγγράφου, φορέας πληροφοριών, μέθοδος εγγραφής, στοιχεία σχεδίασης. Λειτουργίες εγγράφου.Κάθε έγγραφο έχει ορισμένες λειτουργίες, η διευκρίνιση των οποίων είναι σημαντική για τον προσδιορισμό του σκοπού δημιουργίας ενός εγγράφου, για την ταξινόμηση και τη μελέτη του ρόλου σε μια δεδομένη κοινωνική δομή ή οικονομικό σύστημα. Το έγγραφο είναι λειτουργικό ή πολυλειτουργικό, δηλ. περιέχει διάφορες λειτουργίες.
Οι λειτουργίες είναι γενικές και ειδικές. Γενικά - αυτό είναι ενημερωτικό (που σχετίζεται με το παρελθόν, επιχειρησιακό - τρέχον, προοπτική - σχετίζεται με το μέλλον), κοινωνικό (δημιουργήθηκε για την κάλυψη διαφόρων αναγκών), επικοινωνιακό (έγγραφα - νόμοι, διατάγματα, εντολές, εντολές, καταγγελίες, αλληλογραφία, συμβατικά έγγραφα ) πολιτιστική (η ικανότητα διατήρησης και μετάδοσης παραδόσεων, τελετουργικών αποδεκτών στην κοινωνία - ταινία, φωτογραφία). Ειδικό - διαχειριστικό (ίδρυση, ενοποίηση νομικές ρυθμίσεις, έγγρ. που συνεπάγεται νομικά πρόσωπα ισχύς), νομική (αλλαγές νομικών κανόνων και αδικημάτων - νόμοι, διατάγματα), φ-θήμα ιστορικής πηγής, στ- λογιστική (στατιστική, λογιστική, επιχειρησιακή). Ιδιότητες εγγράφου.Είναι σύνηθες να επισημαίνονται πολλές ιδιότητες του εγγράφου: Η νομική ισχύς του εγγράφου, η περιουσία του -ιδιοκτησία να είναι γνήσια απόδειξη αυτών των γεγονότων, γεγονότων και ενεργειών που αντικατοπτρίζονται στο έγγραφο. Η νομική ισχύς ενός εγγράφου είναι ιδιοκτησία ενός επίσημου εγγράφου, που του κοινοποιείται από την κείμενη νομοθεσία, την αρμοδιότητα της αρχής έκδοσης και την καθιερωμένη διαδικασία για την εκτέλεσή του. Η πρωτοτυπία του εγγράφου.Η λέξη είναι πρωτότυπη από το λατ. "Originalis" - πρωτότυπο, πρωτότυπο. Τα πρωτότυπα των εγγράφων μπορεί να είναι λευκές βίβλοι και προσχέδια. Ένα προσχέδιο είναι ένα προσχέδιο εγγράφου. Ένα προσχέδιο εγγράφου είναι ένα χειρόγραφο ή δακτυλόγραφο έγγραφο που αντικατοπτρίζει το έργο ενός συγγραφέα ή συντάκτη στο κείμενό του. Το Belovik είναι η τελευταία αναθεωρημένη έκδοση του εγγράφου. Λευκό χαρτί - ένα χειρόγραφο ή δακτυλόγραφο έγγραφο, το κείμενο του οποίου αντιγράφεται από ένα προσχέδιο εγγράφου ή γράφεται χωρίς κηλίδες και διορθώσεις. Για επίσημα έγγραφα, το πρωτότυπο είναι λευκό χαρτί. Η γνησιότητα του εγγράφου -μεταφρασμένο από τα λατινικά σημαίνει αξιόπιστο. Το πρωτότυπο έγγραφο είναι ένα έγγραφο, πληροφορίες για τον συγγραφέα, τον χρόνο προέλευσής του. Αυτό μπορεί να είναι το πρώτο ή ένα μόνο παράδειγμα. Ένα αντίγραφο ενός εγγράφου είναι ένα αντίγραφο του πρωτοτύπου, το οποίο έχει νομική ισχύ. Αντίγραφα εγγράφων.Ένα αντίγραφο εγγράφων είναι ένα έγγραφο που αναπαράγει πλήρως τις πληροφορίες του αρχικού εγγράφου και όλα τα εξωτερικά χαρακτηριστικά ή μέρος του και δεν είναι νομικά δεσμευτικό. Μεταξύ των αντιγράφων διακρίνονται: Απόσπασμα - αντίγραφο μέρους του εγγράφου, πρέπει να περιέχει αναπαραγωγή του πλήρους κειμένου της απόφασης για ένα συγκεκριμένο θέμα. Ένα ιδιαίτερο είδος - φωτογραφίες και σχεδιαγράμματα.

Επεξεργασία των κύριων ροών εγγράφων

Η βάση για την οικοδόμηση μιας υπηρεσίας γραφείου είναι το jav. η αποδεκτή μορφή εργασίας με έγγραφα στον οργανισμό - συγκεντρωτικό, αποκεντρωμένηή μικτόςμορφή. Στο κέντρο.μορφή- όλα τα έγγραφα καταχωρούνται σε ένα μέρος (γραφείο, γραμματέας). Ένα τέτοιο σύστημα σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα ενιαίο κέντρο βοήθειας για σύνδεση. Αποκεντρωμένη - η εγγραφή πραγματοποιείται σε διαρθρωτικά τμήματα ή σε χώρους που συντάσσονται ή εκτελούνται έγγραφα). Μικτό - μέρος καταχωρείται κεντρικά, το άλλο μέρος σε δομικά τμήματα. Τα καταχωρημένα έγγραφα χωρίζονται σε διάφορες ομάδες, καθεμία από τις οποίες καταχωρείται χωριστά: in, out, ext. Inboxστο αρχικό στάδιο της διέλευσης 1. πρωτογενής επεξεργασία 2. προκαταρκτική εξεταζόμενη υπηρεσία. ... Εξερχόμενη και εσωτερικήστην αρχή του αποσπάσματος 1. συντάχθηκε το προσχέδιο του εγγράφου 2. ελέγχθηκε η σωστή σχεδίαση 3. εγκρίθηκε η συμφωνία του εγγράφου. Κοινά σε όλες τις ομάδες είναι.1 αναθεωρήθηκε. εγχειρίδιο dock-in-m, 2.register-I, 3.transfer per-m, 4.control of execution 5.execution, 6. αρχειοθέτηση σε περιπτώσεις, 7.χρήση του doc-in για σκοπούς πληροφόρησης αναφοράς, 8 . προετοιμασία για μεταφορά στο αρχείο. Inbox Πρωτογενής επεξεργασία Δεν ανοίγουν γράμματα-Προσωπικό, Εμπιστευτικό ... Εισερχόμενα έγγραφαδιανέμεται σε εγγεγραμμένους και μη Εγγεγραμμένος-εισερχόμενος αριθμός, ημερομηνία παραλαβής. Η τακτική εγγραφή χρησιμοποιήθηκε σύμφωνα με το περιοδικό για περίοδο ενός έτους. Εξερχόμενες - αποστέλλονται από τον οργανισμό. Κύρια βήματα: 1.stat.του εγγράφου του έργου, 2.έλεγχος των σχεδίων. 3. συμφωνία των έργων.· 4.υπογεγραμμένη διά χειρός· 5.καταχώριση· 6.αποστολή· 7. Αρχειοθέτηση αντιγράφων στο αρχείο. Εσωτερικόςστο πλαίσιο της οργάνωσης. Στα στάδια της προετοιμασίας και του σχεδιασμού, καθώς και με τα εξερχόμενα. Στο στάδιο της εκτέλεσης και της ολοκλήρωσης, η σειρά των πράξεων είναι όπως στην εισερχόμενη 1.pre-chan που χρησιμοποιείται· 2.έλεγχος χρήσης· 3.εκτέλεση 4.παρατήρηση σχετικά με τη χρήση· 5. κατάθεση της χρήσης στην περίπτ.

Εχεις αριθμούς εγγραφής... Για παράδειγμα: Νο. 03-05 / 145 (ευρετήριο 03 δομικής υποδιαίρεσης· αριθμός 05 σύμφωνα με την ονοματολογία· αριθμός μητρώου 145). Ή Νο. 02/55 (αριθμός εισαγωγής 02, υποδιαίρεση δομής γαλοπούλας στην οποία θα εκτελεστεί, αριθμός εγγραφής 55). Νο. 41 - για εσωτερική βάση σύνδεσης.Ψήφισμα για το doc-te(17 στηρίγματα): εφαρμόζεται στην αποβάθρα. χειρόγραφο εγχειρίδιο. ή οφείλονται από πρόσωπο. Είναι γραμμένο στο πρώτο φύλλο του εγγράφου σε οποιοδήποτε ελεύθερο χώρο, εκτός από τα πεδία. Περιλαμβάνει: σε ποιον; τι να κάνω; πότε; προσωπική υπογραφή του υπόχρεου · την ημερομηνία της απόφασης.

Οργάνωση εγγράφων και αρχείων στο Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας συνολικά .

Η οργάνωση των εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει την ταξινόμηση και τη συστηματοποίησή τους Ταξινόμηση - ανάπτυξη επιστημονικών ιδρυμάτων για την οργάνωση εγγράφων, δημιουργία λογικών και ιστορικών δεσμών μεταξύ τους. Συστηματοποίηση είναι η φυσική οργάνωση και παραγγελία των εγγράφων με βάση το σχήμα ταξινόμησής τους. Η οργάνωση των εγγράφων πραγματοποιείται: Μέσα στο Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, Εντός συγκεκριμένου αρχείου, Εντός συγκεκριμένου αρχειακού ταμείου. Οργάνωση εγγράφων - ένα σύνολο διοικητικών, νομικών και επιστημονικών και μεθοδολογικών λύσεων και τεχνικών λειτουργιών που εφαρμόζονται σε αυτά τα έγγραφα, λαμβάνοντας υπόψη την ανήκότητά τους, σε διάφορες μορφές ιδιοκτησίας, διαφορετικές ιστορικές περιόδους, τύπους μέσων και άλλα χαρακτηριστικά, προκειμένου να εξορθολογιστούν τους και την ορθολογική αρχειακή αποθήκευση σε μεμονωμένα αθροίσματα αρχειακών κεφαλαίων. Στο επίκεντρο της οργάνωσης των εγγράφων βρίσκεται το αρχειακό ταμείο - ένα σύνολο αρχειακών εγγράφων, ιστορικά ή λογικά συνδεδεμένα μεταξύ τους. Μέχρι πρόσφατα, τα κύρια κριτήρια για την οργάνωση της αποθήκευσης των αποβάθρων ήταν: Οι αποβάθρες ανήκουν σε ιστορικές εποχές· οι αποβάθρες ανήκουν σε πανενωσιακά, δημοκρατικά, τοπικά συγκροτήματα. Ανήκει εγγράφων σε διοικητικές-εδαφικές ενότητες. Ανήκει εγγράφων σε ορισμένους κλάδους κρατικής και δημόσιας δραστηριότητας. Ανήκει εγγράφων στη σύνθεση της τεκμηρίωσης αυτού του δημιουργού κεφαλαίων. Επί του παρόντος, τα κριτήρια για την οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων είναι: Μορφές ιδιοκτησίας - το κρατικό τμήμα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ομοσπονδιακή περιουσία υπό τη δικαιοδοσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας, δημοτική περιουσία, το μη κρατικό τμήμα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας· Τύποι μέσων, μέθοδοι και τεχνικές για την εξασφάλιση πληροφοριών - γραπτά και γραφικά έγγραφα σε χαρτί, φιλμ και φωτογραφικά έγγραφα, βιντεογράμματα, ηλεκτρονικά έγγραφα. Διάρκεια ζωής - μόνιμη αποθήκευση στο κρατικό αρχείο, μουσείο, βιβλιοθήκη, αρχείο μη κυβερνητικού ιδρύματος, προσωρινή αποθήκευση μέχρι τη μεταφορά των εγγράφων στο κρατικό αρχείο στο τμηματικό αρχείο, προσωρινή αποθήκευση και αποθήκευση σε αρχεία τμημάτων και τομεακά ταμεία, προσωρινή και αποθήκευση εγγράφων από το μη κρατικό τμήμα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας στα κρατικά αρχεία. Όλα τα κριτήρια εφαρμόζονται συλλογικά. Σύμφωνα με αυτούς, τα έγγραφα οργανώνονται στο Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Το αρχειακό ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι ένα σύνολο εγγράφων που αντικατοπτρίζουν την υλική και πνευματική ζωή των λαών της, με ιστορική, επιστημονική, κοινωνική, οικονομική, πολιτική, πολιτιστική σημασία, που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της ιστορικής και πολιτιστικής κληρονομιάς των λαών. της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Το αρχειακό ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας, ανάλογα με τη μορφή ιδιοκτησίας των εγγράφων του, αποτελείται από κρατικά και μη κρατικά μέρη. Το κρατικό τμήμα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας αποτελείται από αρχειακά κεφάλαια και αρχειακά έγγραφα που αποτελούν ομοσπονδιακή ιδιοκτησία (ομοσπονδιακά αρχεία), κρατική ιδιοκτησία των δημοκρατιών εντός της Ρωσικής Ομοσπονδίας, εδάφη, περιφέρειες, αυτόνομη περιφέρεια, αυτόνομες περιφέρειες, Μόσχα και Αγία Πετρούπολη (δημοκρατικά, περιφερειακά, περιφερειακά, αρχεία περιοχών), δημοτική περιουσία (αρχεία πόλεων (παράδεισος)) Το κρατικό τμήμα του Αρχειακού Ταμείου περιλαμβάνει αρχ. Θεμέλια και αρχ. Έγγραφα: Πολιτεία. ιδρύματα, οργανώσεις, επιχειρήσεις που λειτουργούν σε όλη την ιστορία της, ιδρύματα θρησκευτικών ομολογιών μέχρι τον διαχωρισμό της εκκλησίας από το κράτος. Κρατικοί φορείς αρχές, τοπική αυτοδιοίκηση, εισαγγελείς, κρατικά ιδρύματα, επιχειρήσεις, οργανώσεις, στρατιωτικές μονάδες που λειτουργούν στο έδαφος της Ρωσικής Ομοσπονδίας· Εγχώρια κρατικά ιδρύματα, στρατιωτικές μονάδες που βρίσκονται ή βρίσκονται στο εξωτερικό· Επιχειρήσεις, οργανισμοί και ενώσεις μεικτών μορφών ιδιοκτησίας, στο εγκεκριμένο κεφάλαιο των οποίων υπάρχει κυρίαρχο μερίδιο ομοσπονδιακής ή κρατικής περιουσίας. Φορείς ιδρυμάτων, οργανισμών και επιχειρήσεων του πρώην ΚΚΣΕ και της Komsomol Άλλοι δημόσιοι οργανισμοί και ενώσεις που σχηματίστηκαν κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους μέχρι τη στιγμή της εγγραφής σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας για τις δημόσιες ενώσεις, που εγκρίθηκε στο ίδρυμα της Ομοσπονδιακής Αρχειακή Υπηρεσία της Ρωσίας; Αντίγραφα αρχ. Έγγραφα ως πρωτότυπα, καθώς και αντίγραφα αρχ. Έγγραφα που αποκτήθηκαν νόμιμα από το κράτος από το εξωτερικό. Το μη κρατικό μέρος του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας αποτελείται από έγγραφα που βρίσκονται σε ιδιωτική ή άλλη μη κρατική περιουσία, τα οποία έχουν ιστορική, επιστημονική, κοινωνική, οικονομική, πολιτική και πολιτιστική σημασία. Το μη κρατικό μέρος του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας αποτελείται από αρχειακά κονδύλια και αρχειακά έγγραφα: Δημόσιοι σύλλογοι και οργανισμοί από τη στιγμή της εγγραφής τους σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας σχετικά με τις δημόσιες ενώσεις, συμπεριλαμβανομένων των συνδικάτων, φιλανθρωπικών και άλλα ιδρύματα, πολιτικά κόμματα και κινήματα· Θρησκευτικοί σύλλογοι και οργανώσεις (μετά τον διαχωρισμό της εκκλησίας από το κράτος). Μη κρατικές ενώσεις (εταιρίες, ενώσεις, μετοχικές εταιρείες), ιδρύματα, οργανώσεις και επιχειρήσεις της βιομηχανίας, της γεωργίας, άλλων τομέων της οικονομίας, της πολιτιστικής επιστήμης, της κοινωνικής σφαίρας, των μέσων μαζικής ενημέρωσης. Άτομα (έγγραφα προσωπικής καταγωγής, οικογένεια, κληρονομικά αρχεία, συλλογές εγγράφων) Η ανάθεση εγγράφων στη σύνθεση του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας γίνεται με βάση την εξέταση της αξίας. Η μονάδα λογιστικής και ταξινόμησης του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας είναι το αρχειακό ταμείο - ένα σύνολο αρχειακών εγγράφων που σχετίζονται ιστορικά ή λογικά μεταξύ τους.

1. Η έννοια της «πληροφορίας» και του «έγγραφου».

Η βάση της δραστηριότητας οποιασδήποτε επιχείρησης ή οργανισμού είναι η εργασία με πληροφορίες - η λήψη, η επεξεργασία τους, η έννοια οποιωνδήποτε αποφάσεων και η εφαρμογή τους. Πληροφορίες-είναι πληροφορίες για πρόσωπα, γεγονότα, γεγονότα και φαινόμενα, ανεξάρτητα από τη μορφή παρουσίασής τους. Η ενημέρωση έχει μεγάλη σημασία γιατί στη βάση του, λαμβάνονται αποφάσεις που εξαρτώνται από την πληρότητα των πληροφοριών, την αξιοπιστία και την έγκαιρη παροχή τους. Φορέας πληροφοριών- ένα αντικείμενο, ένα υλικό σώμα στο οποίο καταγράφονται πληροφορίες (τετράδιο, φύλλο χαρτιού, δίσκος, δισκέτα, υπολογιστής, πίνακας) Η πηγή πληροφοριών- ένα αντικείμενο στο οποίο παράγονται πληροφορίες (τηλεόραση, ραδιόφωνο, Διαδίκτυο). Το έγγραφο είναι από το λατ. Οι λέξεις "Documentum" - αποδεικτικά στοιχεία -είναι ένας φορέας υλικών δεδομένων με πληροφορίες καταγεγραμμένες σε αυτόν, που προορίζεται για τη μετάδοσή του στο χρόνο και στο χώρο. Τα έγγραφα μπορεί να περιέχουν εικόνες, κείμενα, ήχους και άλλες πληροφορίες. Τεκμηρίωση -η διαδικασία καταγραφής πληροφοριών σε διάφορα μέσα σύμφωνα με καθιερωμένους κανόνες. Τα έγγραφα διασφαλίζουν την ενοποίηση, συλλογή και επεξεργασία πληροφοριών, τη μεταφορά και χρήση πληροφοριών, καθώς και την αποθήκευσή τους.

Τεχνολογία καταχώρησης Dock-in

Η εγγραφή είναι η επιβεβαίωση του γεγονότος της δημιουργίας ή παραλαβής ενός εγγράφου με την τοποθέτηση αριθμού και ημερομηνίας σε αυτό, ακολουθούμενη από καταγραφή των απαραίτητων πληροφοριών σχετικά με το έγγραφο στις φόρμες εγγραφής. Καθήκοντα: λογιστική για τον αριθμό των εγγράφων. ασφάλεια εγγράφων, έλεγχος εκτέλεσης εγγράφων. αναζήτηση εγγράφων για σκοπούς πληροφόρησης και αναφοράς. Στην πράξη, επί του παρόντος χρησιμοποιούνται τρία συστήματα καταχώρισης εγγράφων: κεντρικό, αποκεντρωμένο και μικτό. Στο κέντρο.μορφή- όλα τα έγγραφα καταχωρούνται σε ένα μέρος (γραφείο, γραμματέας). Ένα τέτοιο σύστημα σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα ενιαίο κέντρο βοήθειας για σύνδεση. Αποκεντρωμένη - η εγγραφή πραγματοποιείται σε διαρθρωτικά τμήματα ή σε χώρους που συντάσσονται ή εκτελούνται έγγραφα). Μικτό - μέρος καταχωρείται κεντρικά, το άλλο μέρος σε δομικά τμήματα. Τα καταχωρημένα έγγραφα χωρίζονται σε διάφορες ομάδες, καθεμία από τις οποίες καταχωρείται χωριστά: in, out, ext. Μια σημαντική αρχή εγγραφής είναι η απλή εγγραφή. Κάθε έγγραφο καταχωρείται μία φορά. Είσοδος.εγγραφή την ημέρα της εισαγωγής, σχ. και ενθ. την ημέρα της υπογραφής. Είσοδος.έγγραφοδιανέμεται σε εγγεγραμμένους και μη Εγγεγραμμένος-εισερχόμενος αριθμός, ημερομηνία παραλαβής. Η τακτική εγγραφή χρησιμοποιήθηκε σύμφωνα με το περιοδικό για περίοδο ενός έτους. Εξερχόμενες - αποστέλλονται από τον οργανισμό. Κύρια βήματα: 1.stat.του εγγράφου του έργου, 2.έλεγχος των σχεδίων. 3. συμφωνία των έργων.· 4.υπογεγραμμένη διά χειρός· 5.καταχώριση· 6.αποστολή· 7. Αρχειοθέτηση αντιγράφων στο αρχείο. Εσωτερικόςστο πλαίσιο της οργάνωσης. Στα στάδια της προετοιμασίας και του σχεδιασμού, καθώς και με τα εξερχόμενα. Στο στάδιο της εκτέλεσης και της ολοκλήρωσης, η σειρά των πράξεων είναι όπως με την εισερχόμενη 1.μετάδοση στην εκτέλεση, 2.έλεγχος εκτέλεσης, 3.εκτέλεση. 4. σήμα σχετικά με τη χρήση. 5. κατάθεση της χρήσης στην περίπτ. Inboxστο αρχικό στάδιο της διέλευσης 1. πρωτογενής επεξεργασία 2. προκαταρκτική εξεταζόμενη υπηρεσία. ... Εξερχόμενη και εσωτερικήστην αρχή του αποσπάσματος 1. συντάχθηκε το προσχέδιο του εγγράφου 2. ελέγχθηκε η σωστή σχεδίαση. 3. συμφωνία του εγγράφου. Κοινά σε όλες τις ομάδες είναι.1.αναθεωρήθηκε.doc-in hand-m, 2.register-I, 3.transfer per-m, 4.control of execution 5.execution, 6. filement in case, 7.use.document in reference information .σκοποί , 8.προετοιμασία για μεταφορά στο αρχείο. Inbox 1.έγγρ. ανώτερη αρχή, εξουσία οργάνου· 2. υποτελείς όργανο, αποστολή εγγράφων αναφοράς και λογιστικής και διάφορα αιτήματα· 3. έγγραφα συμμαχικών οργανισμών και άλλων οργανισμών, ανταλλαγή πληροφοριών. για την επίλυση θεμάτων που απαιτούν κοινή δράση 4. Καταγγελίες και δηλώσεις πολιτών. Πρωτογενής επεξεργασία 1.έλεγχος του δικαιώματος πρόσβασης 2.αριθμός φύλλων Διαθέσιμων εγγράφων 3. διαθεσιμότητα συνημμένων Ελλείψει φύλλου -te, γ) σημείωση. στο μητρώο περιοδικών (σημείωση). Δεν ανοίγουν γράμματα-Προσωπικό, Εμπιστευτικό . Υπάρχει μητρώο περιοδικού(έως 1.000 έγγραφα ετησίως). Κάρτα(πάνω από 1.000 έγγραφα, μορφή A5, σε 2-3 αντίγραφα). εγγραφή υπολογιστή(είναι βολικό, εισάγεται μεγάλος όγκος πληροφοριών. Effect.control, πληροφορίες-αναφορά.) Dock-in ευρετηρίαση- επικόλληση της τακτικής τους ( αριθμούς εγγραφής). Απαιτούμενο (12) GOST R 6.30-2003. Τα έγγραφα έχουν αριθμούς εγγραφής. Για παράδειγμα: Νο. 03-05 / 145 (ευρετήριο 03 δομικής υποδιαίρεσης· αριθμός 05 σύμφωνα με την ονοματολογία· αριθμός μητρώου 145). Ή Νο. 02/55 (αριθμός εισαγωγής 02, υποδιαίρεση δομής γαλοπούλας στην οποία θα εκτελεστεί, αριθμός εγγραφής 55). Νο. 41 - για εσωτερική βάση σύνδεσης. Επιτρέπεται η εγγραφή l / s ή προσωπικού (k) στους δείκτες παραγγελιών κατά προσωπική σύνθεση.Οι εγγραφές ξεκινούν από 01, από 1 Ιανουαρίου. έως 31 Δεκεμβρίου Κάθε χρόνο συμπεριλαμβανομένου

1. Γενικές Διατάξεις

1.1. Αυτή η περιγραφή θέσης εργασίας υπαλλήλου σε προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα καταρτίζεται με βάση Επαγγελματικό πρότυπο: « 07.002 Ειδικός στην οργανωτική και τεκμηριωτική υποστήριξη διαχείρισης οργανισμών"(Εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Προστασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 6ης Μαΐου 2015 N 276n) λαμβάνοντας υπόψη τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 273 της 29ης Δεκεμβρίου 2012 " »Όπως τροποποιήθηκε στις 27 Δεκεμβρίου 2019, σύμφωνα με τον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλα Κανονισμοίρυθμίζοντας εργασιακές σχέσειςμεταξύ εργαζομένου και εργοδότη.

1.2. Αυτή η περιγραφή θέσης εργασίας ενός υπαλλήλου προσχολικής εκπαίδευσης καθορίζει τα λειτουργικά καθήκοντα, τα δικαιώματα και τις ευθύνες ενός υπαλλήλου που κατέχει τη θέση του υπαλλήλου σε ένα προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα.

1.3. Στη θέση του γραμματέα μπορεί να διοριστεί άτομο που έχει δευτεροβάθμια επαγγελματική εκπαίδευση και έχει ολοκληρώσει προγράμματα κατάρτισης ειδικευμένων εργαζομένων και υπαλλήλων.

1.4. Ο υπάλληλος διορίζει και απολύει τον επικεφαλής του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος με τον τρόπο που ορίζεται από τον Εργατικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τη σύμβαση εργασίας (σύμβαση) με τον εργαζόμενο.

1.5. Ο υπάλληλος ανήκει στην κατηγορία των τεχνικών εκτελεστών και υπάγεται άμεσα στον προϊστάμενο εκπαιδευτικού ιδρύματος προσχολικής ηλικίας.

1.6. Ένας υπάλληλος σε ένα προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, κατά την εκτέλεση των επίσημων καθηκόντων, καθοδηγείται από:

• Το Σύνταγμα της Ρωσικής Ομοσπονδίας·
• σειρά οργάνωσης και υλοποίησης εκπαιδευτικές δραστηριότητεςγια τα βασικά προγράμματα γενικής εκπαίδευσης·
• Ο Χάρτης και οι Εσωτερικοί Κανονισμοί Εργασίας, άλλες τοπικές νομικές πράξεις γενικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.
• διοικητική, εργατική και οικονομική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας ·
• Ομοσπονδιακό κρατικό εκπαιδευτικό πρότυπο γενικής δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης;
• SanPiN 2.4.1.3049-13 " Υγειονομικές και Επιδημιολογικές Απαιτήσεις για τη Δομή, το Περιεχόμενο και την Οργάνωση του Τρόπου Λειτουργίας των Γενικών Εκπαιδευτικών Οργανισμών«Όπως τροποποιήθηκε στις 27 Αυγούστου 2015·
• ψηφίσματα, εντολές, εντολές και άλλα καθοδηγητικά και κανονιστικά έγγραφα που σχετίζονται με τη διεξαγωγή των εργασιών γραφείου·
• πρότυπα ενός ενοποιημένου συστήματος οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης ·
• κανόνες ορθογραφίας και στίξης·
• κανόνες για την εργασία σε υπολογιστή και άλλο εξοπλισμό γραφείου·
• κανόνες και κανονισμούς προστασίας της εργασίας, βιομηχανική υγιεινήκαι πυρασφάλεια·
• αυτή η περιγραφή εργασίας και η σύμβαση εργασίας (σύμβαση)·
• Η Σύμβαση για τα Δικαιώματα του Παιδιού.

1.7. Ο υπάλληλος του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να γνωρίζει τα ακόλουθα:

• Κρατικό πρότυπο της Ρωσικής Ομοσπονδίας " Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση»;
• κανονιστικές νομικές πράξεις και κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα, κανονισμούς, οδηγίες και άλλα υλικά και έγγραφα σχετικά με τη διεξαγωγή εργασιών γραφείου σε προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα ·
• μοντέρνο ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ της ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣεργασία με έγγραφα·
• τη διαδικασία εργασίας με έγγραφα ·
• σχήματα ροής εργασίας·
• κανόνες για την εργασία με εισερχόμενα, εξερχόμενα και εσωτερικά έγγραφα·
• κανόνες οργάνωσης και μορφές ελέγχου της εκτέλεσης εγγράφων σε ένα ίδρυμα γενικής εκπαίδευσης ·
• τυπικές προθεσμίες για την εκτέλεση των εγγράφων ·
• αρχές εργασίας με αρχείο προθεσμίας·
• σκοπός και τεχνολογία του τρέχοντος και προληπτικού ελέγχου·
• κανόνες για την κατάρτιση αναλυτικών εκθέσεων σχετικά με την οργάνωση της εργασίας με έγγραφα και τον έλεγχο της εκτέλεσης των εγγράφων ·
• κανόνες για την τεκμηριωμένη υποστήριξη των δραστηριοτήτων ενός γενικού εκπαιδευτικού ιδρύματος ·
• είδη εγγράφων, ο σκοπός τους·
• απαιτήσεις για έγγραφα σύμφωνα με τις κανονιστικές νομοθετικές πράξεις και τα κρατικά πρότυπα·
• κανόνες για την προετοιμασία και την εκτέλεση πληροφοριών και εγγράφων αναφοράς, οργανωτικών, διαχειριστικών εγγράφων·
• κανόνες για τη δημιουργία και τη διατήρηση βάσεων δεδομένων επίσημων εγγράφων σε έναν εκπαιδευτικό οργανισμό ·
• ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων·
• κανόνες και όρους για την αποστολή εξερχόμενων εγγράφων·
• απαιτήσεις προστασίας της εργασίας και πυρασφάλειας στο χώρο εργασίας·
• μεθοδολογικές συστάσεις για την εφαρμογή της εργασίας με έγγραφα σε εκπαιδευτικά ιδρύματα.
• τη διαδικασία για τον έλεγχο της διέλευσης της τεκμηρίωσης και των υλικών υπηρεσίας·
• τη δομή του εκπαιδευτικού ιδρύματος και τη σύνθεση του προσωπικού·
• τύποι ονοματολογιών, γενικές απαιτήσεις για την ονοματολογία, μεθοδολογία για την προετοιμασία και τον σχεδιασμό της·
• τη διαδικασία σχηματισμού και καταχώρισης υποθέσεων, τις ιδιαιτερότητες του σχηματισμού ορισμένων κατηγοριών υποθέσεων·
• κανόνες για την αποθήκευση υποθέσεων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων με περιορισμένα έγγραφα·
• κανόνες για την έκδοση και χρήση εγγράφων από σχηματισμένες υποθέσεις ·
• κριτήρια για τη διαίρεση των εγγράφων σε ομάδες σύμφωνα με την αξία των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά·
• τη διαδικασία δημιουργίας, οργάνωσης και τεκμηρίωσης του έργου της επιτροπής εμπειρογνωμόνων·
• κανόνες για την κατάρτιση και την έγκριση του πρωτοκόλλου των εργασιών της επιτροπής εμπειρογνωμόνων·
• κανόνες για τη σύνταξη και την έγκριση πράξης για την κατανομή εγγράφων που δεν υπόκεινται σε αποθήκευση·
• κανόνες για την τεχνική επεξεργασία και την πλήρη καταγραφή των περιπτώσεων μόνιμης και προσωρινής αποθήκευσης·
• κανόνες για την κατάρτιση καταλόγου περιπτώσεων μόνιμης και προσωρινής αποθήκευσης σύμφωνα με τα ισχύοντα κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα·
• κανόνες για τη μεταφορά υποθέσεων στα αρχεία ενός γενικού εκπαιδευτικού ιδρύματος·
• κανόνες για τη χρήση τηλεφώνου, φαξ, φωτοαντιγραφικού, εκτυπωτή, σαρωτή, υπολογιστή.
• κανόνες για την εργασία με επεξεργαστές κειμένου και υπολογιστικά φύλλα, βάσεις δεδομένων, e-mail, προγράμματα περιήγησης στο Διαδίκτυο.
• τεχνολογία δημιουργίας, επεξεργασίας, μεταφοράς και αποθήκευσης διαφόρων εγγράφων.
• κανόνες για την επαγγελματική αλληλογραφία, τη σύνθεση και την πληκτρολόγηση επαγγελματικών επιστολών με τη χρήση τυπικών δειγμάτων·
• εργασίες γραφείου και τη διαχείρισή τους·
• απαιτήσεις για την ασφάλεια των επίσημων πληροφοριών, την προστασία των προσωπικών δεδομένων·
• βασικές αρχές ηθικής και αισθητικής·
• κανόνες επιχειρηματικής επικοινωνίας·
• σειρά του πρώτου πρώτες βοήθειες;
• σειρά ενεργειών σε περίπτωση πυρκαγιάς ή άλλης έκτακτης ανάγκης, εκκένωση.

1.8. Ο υπάλληλος του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να είναι σε θέση:

• εργαστείτε με ολόκληρο το σύνολο των πόρων πληροφοριών και τεκμηρίωσης ενός γενικού εκπαιδευτικού ιδρύματος:
• χρήση νομικών συστημάτων αναφοράς·
• απολαμβάνω αυτοματοποιημένα συστήματασυστήματα λογιστικής, εγγραφής, ελέγχου και πληροφοριών και αναφοράς κατά την εργασία με έγγραφα ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.
• να εφαρμόζουν σύγχρονες τεχνολογίες πληροφοριών και επικοινωνιών για την εργασία με έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της βελτιστοποίησης και της αύξησης της αποτελεσματικότητάς τους·
• να οργανώσει εργασίες για τη λογιστική, αποθήκευση και μεταφορά εγγράφων τρέχουσας εργασίας γραφείου στην κατάλληλη δομική μονάδα·
• χρησιμοποιούν την ονοματολογία των περιπτώσεων κατά τη μελέτη της δομής ενός ιδρύματος γενικής εκπαίδευσης, τη σύνταξη καταλόγων περιπτώσεων.
• να οργανώσει εργασίες για το σχηματισμό περιπτώσεων σύμφωνα με την εγκεκριμένη ονοματολογία περιπτώσεων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος ·
• σωστά και έγκαιρα να σχηματίσει έγγραφα στην υπόθεση, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητές τους·
• συστηματοποίηση εγγράφων εντός της υπόθεσης·
• διασφαλίζει την ασφάλεια και την προστασία των εγγράφων ενός γενικού εκπαιδευτικού ιδρύματος·
• χρησιμοποιήστε λίστες εγγράφων και αναλύστε πραγματικό περιεχόμενοέγγραφα που είναι διαθέσιμα στο αρχείο κατά τον καθορισμό των όρων αποθήκευσής τους·
• να συντάσσει τα καλύμματα των περιπτώσεων μόνιμης και προσωρινής αποθήκευσης σύμφωνα με τις απαιτήσεις των κρατικών προτύπων·
• να γίνει μια δομική συστηματοποίηση των υποθέσεων.
• διενεργεί τεχνική επεξεργασία και πλήρη καταγραφή περιπτώσεων μόνιμης και προσωρινής αποθήκευσης·
• συντάσσει απογραφή περιπτώσεων μόνιμης και προσωρινής αποθήκευσης σύμφωνα με τα ισχύοντα κανονιστικά και μεθοδολογικά έγγραφα.

1.9. Ο εργαζόμενος πρέπει να εξοικειωθεί με την περιγραφή της θέσης ενός υπαλλήλου σε ένα προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, λαμβάνοντας υπόψη το επαγγελματικό πρότυπο, με οδηγίες για την προστασία της εργασίας για υπάλληλο προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, με οδηγίες για μέτρα πυρασφάλειας σε προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα .

1.10. Ο υπάλληλος του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος πρέπει να συμμορφώνεται με τη Σύμβαση των Ηνωμένων Εθνών για τα Δικαιώματα του Παιδιού, να είναι εκπαιδευμένος και να διαθέτει τις δεξιότητες παροχής πρώτων βοηθειών στα θύματα.

2. Εργασιακές ευθύνες

Ο υπάλληλος στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα εκτελεί τα ακόλουθα καθήκοντα:

2.1. Οργανώνει την υλοποίηση, τη συντήρηση (συμπεριλαμβανομένων των αυτοματοποιημένων) και την ανάπτυξη συστημάτων τεκμηρίωσης, συμπεριλαμβανομένων ηλεκτρονικών εγγράφων.

2.2. Μαζί με τη διοίκηση του νηπιαγωγείου, συντάσσει έγγραφα αναφοράς για ανώτερους οργανισμούς, συντάσσει υπηρεσιακές επιστολές, πιστοποιητικά.

2.3. Λαμβάνει αλληλογραφία (e-mail) που φθάνει στο όνομα του προϊσταμένου του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, την καταχωρεί και την οργανώνει σύμφωνα με τη σειρά που εγκρίθηκε στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, μετά την εξέταση της, ο διευθυντής τη μεταφέρει στους διορισμένους εκτελεστές για χρήση κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους ή την προετοιμασία μιας απάντησης.

2.4. Τηρεί μόνιμο αρχείο, ευρετήριο καρτών διέλευσης εγγράφων, ελέγχει την εκτέλεσή τους, εκδίδει τα απαιτούμενα πιστοποιητικά για συστημένα έγγραφα.

2.5. Αποστέλλει ολοκληρωμένη αλληλογραφία στους παραλήπτες, τηρεί αρχεία της ληφθείσας και απεσταλμένης αλληλογραφίας, συστηματοποιεί και αποθηκεύει έγγραφα του τρέχοντος αρχείου.

2.6. Παρακολουθεί τις ώρες εργασίας των εργαζομένων σε προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, συμπληρώνει και υποβάλλει στο λογιστήριο εγκαίρως το χρονοδιάγραμμα των υπαλλήλων προσχολικής εκπαίδευσης. Παρακολουθεί τη συμμόρφωση των εργαζομένων με τα προγράμματα εργασίας, ενημερώνει τους εργαζομένους για αλλαγές στο πρόγραμμα εργασίας εκ των προτέρων, έναντι υπογραφής.

2.7. Ασχολείται με την εκτέλεση συμβάσεων εργασίας και προσωπικού φακέλων εργαζομένων που προσλαμβάνονται, επεξεργάζεται και επισημοποιεί τη μεταφορά των προσωπικών φακέλων των εργαζομένων στο αρχείο.

2.8. Σχηματίζει προσωπικούς φακέλους μαθητών που φοιτούν σε προσχολικά εκπαιδευτικά ιδρύματα.

2.9. Τηρεί βιβλίο για την κίνηση των μαθητών.

2.10. Πραγματοποιεί εγγραφές μαθητών προνομιούχων κατηγοριών.

2.11. Ετοιμάζει προσχέδια εντολών για τη μετακίνηση του τμήματος των παιδιών.

2.12. Τηρεί βιβλία παραγγελιών.

2.13. Εκτυπώνει παραγγελίες για την κύρια δραστηριότητα, άλλες παραγγελίες. Εισάγει τους υπαλλήλους του νηπιαγωγείου σε εντολές που υπογράφονται την ημέρα της δημοσίευσής τους.

2.14. Σύμφωνα με τις εντολές του προϊσταμένου του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, εκτυπώνει και συντάσσει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά για την εκπαιδευτική διαδικασία στο νηπιαγωγείο, για την υλοποίηση του ετήσιου σχεδίου.

2.15. Συμμετέχει στην επιλογή των εγγράφων που αποστέλλονται για αποθήκευση, στην οργάνωση της τρέχουσας αποθήκευσης, ασχολείται με την προετοιμασία και την υποβολή στο αρχείο υλικού τεκμηρίωσης που συμπληρώνεται από εργασίες γραφείου.

2.16. Εκτελεί εργασίες για τη δημιουργία μιας συσκευής αναφοράς για έγγραφα, παρέχει μια βολική και γρήγορη αναζήτηση για αυτά.

2.17. Ασχολείται με την προετοιμασία των γενικών συνελεύσεων των προσχολικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, συλλέγοντας το απαραίτητο υλικό, ενημερώνοντας τους συμμετέχοντες για την ώρα, τον τόπο, την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης και την εγγραφή τους.

2.18. Είναι γραμματέας της διοικητικής συνεδρίασης επικεφαλής προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

2.19. Στα όρια της αρμοδιότητάς του, συμμετέχει στην κατάρτιση προγράμματος ανάπτυξης εργασιών γραφείου προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, υποβάλλει προτάσεις για τη βελτίωση της εργασίας γραφείου ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

2.20. Παρέχει προστασία των δικαιωμάτων και ελευθεριών των παιδιών, των γονέων (νόμιμων εκπροσώπων) κατά την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων (εφεξής - ΠΔ).

2.21. Τηρεί αυστηρά το απόρρητο των προσωπικών δεδομένων και τις απαιτήσεις προστασίας και ασφάλειας των ΠΔ κατά την επεξεργασία τους, αποτρέποντας τη διάδοσή τους χωρίς τη συγκατάθεση του υποκειμένου του ΠΔ ή άλλη νομική βάση.

2.22. Τηρεί τη νομιμότητα των σκοπών και των μεθόδων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων εργαζομένων και μαθητών προσχολικής εκπαίδευσης.

2.23. Τηρεί αυστηρά τις διατάξεις της περιγραφής θέσης του υπαλλήλου στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, υποβάλλεται συστηματικά σε ιατρικές εξετάσεις.

3. Δικαιώματα

Η υπάλληλος του νηπιαγωγείου έχει κάθε δικαίωμα:

3.1. Συμμετέχουν στη διαχείριση του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος με τον τρόπο που ορίζει ο Καταστατικός Χάρτης.

3.2. Σε έναν χώρο εργασίας που πληροί όλες τις απαιτήσεις προστασίας της εργασίας και πυρασφάλειας.

3.3. Να υπερασπιστούν την επαγγελματική τους τιμή και αξιοπρέπεια.

3.4. Επί διαβίβασης εγγράφων προς εκτέλεση και κατόπιν αιτήματος των εκτελεστών της αρμόδιας και ορθής εκτέλεσης του απαιτούμενου παραστατικού υλικού.

3.5. Να ζητούν από τη διοίκηση του νηπιαγωγείου, να λαμβάνουν και να χρησιμοποιούν πληροφοριακό υλικό, κανονιστικά και νομικά έγγραφα απαραίτητα για την εκτέλεση των καθηκόντων τους.

3.6. Εξοικειωθείτε με όλα τα διαθέσιμα υλικά του προσωπικού του φακέλου, ανασκοπήσεις της δουλειάς του, καταγγελίες και άλλα έγγραφα που αντικατοπτρίζουν την αξιολόγηση της δουλειάς του, δώστε εξηγήσεις για αυτά.

3.7. Για ηθική και υλική ενθάρρυνση, καθώς και για την προστασία των δικών τους συμφερόντων και των συμφερόντων των εργαζομένων του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

3.8. Για έγκαιρη και πλήρη καταβολή των μισθών ανάλογα με τα προσόντα, την ποσότητα και την ποιότητα της εργασίας που εκτελείται.

3.9. Άρνηση εκτέλεσης εργασίας σε περίπτωση απειλής για τη ζωή και την υγεία λόγω παραβίασης των απαιτήσεων προστασίας της εργασίας.

3.10. Να βελτιώνουν συνεχώς τα επαγγελματικά τους προσόντα.

3.11. Περί μη αποκάλυψης πειθαρχικής (επίσημης) έρευνας, εκτός από τις περιπτώσεις που προβλέπονται από το νόμο.

3.12. Να υπερασπίζονται τα επαγγελματικά τους συμφέροντα ανεξάρτητα και (ή μέσω νομίμου εκπροσώπου, συμπεριλαμβανομένου δικηγόρου), σε περίπτωση πειθαρχικής ή επίσημης έρευνας που σχετίζεται με μη συμμόρφωση με τους κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας.

3.13. Να ενταχθούν στα συνδικάτα για να προστατεύσουν τα εργασιακά τους δικαιώματα, ελευθερίες και έννομα συμφέροντα.

3.14. Λάβετε κοινωνικές εγγυήσεις και παροχές που προβλέπονται από τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

4. Υπευθυνότητα

4.1. Για μη εκπλήρωση ή παράβαση χωρίς βάσιμο λόγο αυτής της περιγραφής θέσης του υπαλλήλου στο προσχολικό εκπαιδευτικό ίδρυμα, του Καταστατικού και των Εσωτερικών Κανονισμών Εργασίας, των νομικών εντολών του προϊσταμένου του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και άλλων τοπικών κανονιστικών πράξεων, καθώς και για λήψη αποφάσεων που συνεπάγονται παραβίαση της εκπαιδευτικής και εκπαιδευτικής διαδικασίας, ο υπάλληλος είναι πειθαρχικός σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζει η εργατική νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

4.2. Για τη χρήση, έστω και μία φορά, μεθόδων ανατροφής, συμπεριλαμβανομένης της σωματικής και (ή) ψυχολογικής κακοποίησης της προσωπικότητας του παιδιού, ο υπάλληλος μπορεί να απολυθεί από τη θέση του σύμφωνα με την εργατική νομοθεσία και τον ομοσπονδιακό νόμο ". Σχετικά με την εκπαίδευση στη Ρωσική Ομοσπονδία". Η απόλυση για μια τέτοια πράξη δεν λαμβάνεται ως μέτρο. πειθαρχική ευθύνη.

4.3. Φέρει πειθαρχική ευθύνη για την ασφάλεια των εγγράφων στο γραφείο του γραμματέα.

4.4. Υποβλήθηκε σε πειθαρχική ευθύνη για την αποκάλυψη επίσημων και εμπιστευτικών πληροφοριών, πληροφοριών σχετικά με προσωπικά δεδομένα εργαζομένων και παιδιών προσχολικής εκπαίδευσης.

4.5. Για παραβίαση των κανόνων πυρασφάλειας, προστασίας της εργασίας, υγειονομικών και υγειονομικών κανόνων και κανόνων, ένας υπάλληλος μπορεί να τεθεί σε διοικητική ευθύνη με τον τρόπο και τις περιπτώσεις που ορίζονται από τη διοικητική νομοθεσία.

4.6. Για οποιαδήποτε υπαίτια πρόκληση ζημίας (συμπεριλαμβανομένης της ηθικής) σε προσχολικό ίδρυμα ή συμμετέχοντες στην εκπαιδευτική διαδικασία σε σχέση με την εκπλήρωση (μη εκπλήρωση) των άμεσων υπηρεσιακών τους καθηκόντων, ο υπάλληλος του νηπιαγωγείου ευθύνεται οικονομικά με τον τρόπο και εντός τα όρια που θέτει η εργασία και (ή) αστικός νόμοςΡωσική Ομοσπονδία.

5. Σχέσεις. Σχέσεις ανά θέση

Υπάλληλος DOE:

5.1. Εκτελεί εργασίες σύμφωνα με χρονοδιάγραμμα που καταρτίζεται λαμβάνοντας υπόψη 40ωρη εβδομάδα εργασίας και εγκρίνεται από τον προϊστάμενο του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος.

5.2. Ανταλλάσσει συνεχώς πληροφορίες για θέματα αρμοδιότητάς του με τους διοικητικούς, λογιστικούς, παιδαγωγικούς και υπηρεσιακό προσωπικό του νηπιαγωγείου, με τους γονείς των παιδιών (άτομα που τα αντικαθιστούν).

5.3. Λαμβάνει πληροφορίες κανονιστικής και οργανωτικής φύσης από τον επικεφαλής ενός προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος, εξοικειώνεται με τα απαραίτητα έγγραφα κατά την παραλαβή.

5.4. Ενημερώνει εγκαίρως τον προϊστάμενο του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος και τους αναπληρωτές του για πληροφορίες, εντολές, οδηγίες και άλλα έγγραφα που έλαβε μέσω e-mail.

5.5. Κατά την απουσία του υπαλλήλου, τα καθήκοντά του εκτελεί υπάλληλος που διαθέτει όλες τις απαιτούμενες επαγγελματικές γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες, που ορίζεται με εντολή του προϊσταμένου του προσχολικού εκπαιδευτικού ιδρύματος. Αυτός ο υπάλληλοςαποκτά τα ανάλογα δικαιώματα και φέρει πλήρη ευθύνηγια την ποιοτική εκτέλεση των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί.

6. Διαδικασία έγκρισης και αλλαγής περιγραφών θέσεων εργασίας

6.1. Οι αλλαγές και οι προσθήκες στην τρέχουσα περιγραφή θέσης εργασίας γίνονται με την ίδια σειρά με την οποία γίνεται αποδεκτή η περιγραφή της θέσης εργασίας.

6.2. Η περιγραφή θέσης εργασίας τίθεται σε ισχύ από τη στιγμή που εγκρίνεται και ισχύει έως ότου αντικατασταθεί από νέα περιγραφή θέσης.

6.3. Το γεγονός της εξοικείωσης του εργαζομένου με αυτήν την περιγραφή εργασίας επιβεβαιώνεται με υπογραφή στο αντίγραφο της περιγραφής εργασίας που διατηρεί ο εργοδότης, καθώς και στο ημερολόγιο εξοικείωσης με τις περιγραφές θέσεων εργασίας.