Die Gesetzesreform der Rechnungslegungsvorschriften in Bezug auf Haushaltsinstitute begann im Jahr 2016. Mit Beschluss des Finanzministeriums vom 01.07.2013 Nr. 65n wurden eine Reihe von Änderungen an den Anweisungen zur Haushaltsklassifizierung vorgenommen, wobei einige Codes für die Klassifizierung von Operationen des Sektors Staat () geändert wurden. So wurden in den Haushaltsbuchhaltungsregistern analytische Konten aktualisiert, die die Entwicklung der gemeldeten Beträge widerspiegeln. Gleichzeitig wurden auch Änderungen der Abgabenordnung der Russischen Föderation aufgenommen.

Im Jahr 2017 nahm die Zentralbank Änderungen am Unterbericht vor , durch Verabschiedung des normativen Rechtsakts vom 19. Juni 2017 Nr. 4416-U, der wesentliche Änderungen der Anweisungen der Zentralbank der Russischen Föderation vom 11. März 2014 Nr. 3210-U vorgenommen hat. Die wichtigsten Änderungen betrafen Absatz 6.3, und ab dem 19. August wurde es einfacher, Meldebeträge auszugeben.

Neue Regeln für die Berichterstattung:

• es ist nur erlaubt, Geld an einen Arbeitnehmer auszugeben, mit dem der Arbeitgeber einen Arbeitsvertrag abgeschlossen hat (Artikel 15 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation) oder an eine Person, die im Rahmen eines Zivilrechtsvertrags arbeitet (Schreiben der Zentralbank der Russischen Föderation). Verband vom 02.10.2014 Nr. 29-RR-6/7859) ;
• Mitarbeiter müssen keinen Antrag auf Auszahlung stellen. Grundlage für die Zahlung des Vorschusses ist eine vom Leiter unterzeichnete Bestellung, Anordnung oder Entscheidung;
• die Ausgabe der erforderlichen Beträge erfolgt auch bei Vorliegen von Schulden auf früher ausgegebenen rechenschaftspflichtigen Geldern.

Was hat sich am Algorithmus zur Ausgabe von Fonds geändert?

Die neuen Unterberichtsregeln sind die folgende Reihenfolge:

1. Der Mitarbeiter reicht die vom Institutsleiter unterschriebene Buchhaltung in beliebiger Form ein.
2. An die verantwortlichen Personen, die Änderungen im Jahr 2017 haben diese Innovation jetzt genehmigt dürfen haben Schulden auf zuvor ausgegebene Vorschüsse. Machen Sie jedoch vor der Ausstellung einen vollständigen Abgleich der Siedlungen mit ihm.
3. Der Mitarbeiter legt spätestens 3 Werktage nach dem in der Bestellung angegebenen Datum einen Vorabbericht vor. Dem Vorbericht sind alle verfügbaren Belege über die Ausgaben beizufügen. Nicht ausgegebenes Geld (Buchhalter).
4. Der Buchhalter oder Kassierer prüft den erhaltenen Vorabbericht und die Primärdokumente auf ihre Richtigkeit. Der Überprüfungszeitraum wird von jeder Institution durch lokale Gesetze unabhängig festgelegt.

Wenn sich die Geschäftsführung einer Haushaltsorganisation vor einer Nichtrückgabe schützen möchte, genehmigen Sie ein Verbot der Ausgabe von Mitteln, wenn der Mitarbeiter eine aktive Schuld hat. Dafür wird die Verordnung über Abrechnungen mit verantwortlichen Personen genehmigt.

Bei den ausgewiesenen Beträgen gab es 2019 keine Veränderungen. Der Arbeitnehmer hat das Recht, einen beliebigen Geldbetrag im Voraus ohne Einschränkungen zu erhalten. Wenn ein Mitarbeiter als Vertreter einer Haushaltsorganisation bei Lieferanten, Auftragnehmern oder ausübenden Künstlern zahlt, ist der ihm ausgezahlte Barbetrag auf 100.000 Rubel im Rahmen eines Vertrages begrenzt.

Ist es möglich, die zu verrechnenden Beträge auf die Karte zu überweisen?

Aufsichtsrechtliche Vorschriften enthalten keine Verbote für den Transfer von Geldern auf eine Firmen- oder Debitkarte an einen Mitarbeiter. Auch das Finanzministerium spricht von der Möglichkeit, Vorschüsse auf eine Gehaltskarte zu überweisen (Schreiben vom 21. Juli 2017 Nr. 09-01-07 / 46781). Für die Legitimität solcher Maßnahmen muss die Haushaltsorganisation die Durchführbarkeit des bargeldlosen Zahlungsverkehrs in ihrer Rechnungslegungspolitik, in der Verordnung über Abrechnungen mit verantwortlichen Personen und in der Verordnung über die Entwicklung von Standardformularen für die Barüberweisung mit einem zusätzlichen Absatz.

Ist jetzt ein Antrag auf Ausstellung eines Teilberichts verpflichtend?

Ab dem 19.08.2017 müssen Sie keinen formpflichtigen Antrag auf Gewährung von Vorschussmitteln stellen. Die für den Bedarf des Unternehmens erforderlichen Beträge werden aufgrund einer Anordnung, Anordnung oder Entscheidung des Leiters oder auf schriftlichen Antrag der verantwortlichen Person in jeglicher Form ausgegeben. Eine solche Aufstellung muss Angaben über den Gesamtbetrag der ausgegebenen Barmittel und den Zeitraum, für den das Geld vorgestreckt wurde, enthalten. Das Dokument wird vom Institutsleiter unterschrieben und datiert.

Wenn der Mitarbeiter persönliches Geld ausgegeben hat

Wenn ein Mitarbeiter eigene Mittel aufgebracht hat, um den Bedarf der Organisation zu decken, erstellt er eine Meldebescheinigung. Der Mitarbeiter schreibt einen Antrag auf Rückerstattung des von ihm ausgegebenen Geldes, der Manager nimmt an, prüft und genehmigt. Dann wird ein Auftrag erteilt, das ausgegebene Geld zurückzuerstatten.

Wenn ein Mitarbeiter sein eigenes Geld ausgegeben hat, ist das keine Rechenschaftspflicht!

Der Erstattungsalgorithmus muss im Rechtsrahmen der Organisation registriert werden, indem ein lokales Gesetz mit einem Anhang in Form eines Musterberichts über die von den Mitarbeitern für den Bedarf der Institution ausgegebenen Gelder erstellt wird.

Die Buchhaltung sollte die zur Verfügung gestellten Primärdokumente sorgfältig auf die Erstattung prüfen. Wenn möglich, muss der Arbeitnehmer sie direkt an die Organisation ausstellen, um zusätzliche Einkommensteuern zu vermeiden. Das Schreiben des Finanzministeriums vom 08.04.2010 Nr. 03-04-06 / 3-65 erläutert solche Situationen wie folgt: Die Handlungen des Arbeitnehmers sind vom wirtschaftlichen Vorteil und dementsprechend von der Besteuerungsgrundlage ausgeschlossen.

Die Erstellung dieser Art von Berichten erfolgt auf Basis der Ergebnisse der Berichtsperioden und ist regelmäßig. Das Dokument bezieht sich auf die "Primary", wird einmal im Jahr erstellt und ist in einem beeindruckenden Jahresabschluss enthalten. Es zeigt alle finanziellen Einnahmen und ausgehenden Überweisungen sowie den Kontostand am Anfang und am Ende der Periode an.

Wozu dient dieser Bericht?

Das Dokument ist sozusagen verallgemeinernd und gibt eine klare Vorstellung von der Sicherheit des Unternehmens mit Bargeld. Dies ist wichtig, da das Unternehmen manchmal auch bei vollständiger Bestellung mit anderen Mitteln unter Geldmangel leidet, der beispielsweise für die Zahlung von Steuern und Sozialabgaben, die Zahlung von Gehältern, Überweisungen an Lieferanten usw. erforderlich ist. Darüber hinaus ist offensichtlich, dass das Fehlen eines klaren Bildes bei Bargeld immer auch die wirtschaftliche Komponente der Organisation betrifft, weshalb der Bericht von großer Bedeutung ist, um weitere Maßnahmen und Perspektiven in Bezug auf Finanzen zu bestimmen.

Dateien

Der Bericht spielt auch dann eine wichtige Rolle, wenn das Unternehmen an der Gewinnung von Investitionen interessiert ist, denn ein anspruchsvoller Investor fragt vor jedem Projekt nach diesem Bericht und studiert ihn mit Leidenschaft.

Darüber hinaus können die Adressaten der Kapitalflussrechnung sein:

• Steuerprüfung,
• Rosstat,
• Bankinstitute,
• Firmengründer usw.

Wer muss den Bericht erstellen

Diese Art der Berichterstattung liegt in der Verantwortung aller Unternehmen und Organisationen, mit Ausnahme von Kleinunternehmen sowie der Unternehmen, die vereinfachte Buchführungs- und Berichtsmethoden für Buchhaltung und Steuern verwenden.

Aufbau und Inhalt des Berichts

Für eine Person ohne besondere Ausbildung kann das Dokument ziemlich kompliziert erscheinen. Es besteht aus drei Abschnitten, in denen die Codewerte Geldtransaktionen in drei Hauptindikatoren der Aktivitäten der Organisation widerspiegeln:

• Strom,
• finanziell
• und Investitionen.

Es ist zu beachten, dass nicht alle Geldüberweisungen in dieses Dokument eingetragen werden müssen. Ausnahmen sind:

• Devisengeschäfte,
• Entgegennahme und Lieferung von Bargeld auf ein Bankkonto,
• Austausch von Zahlungsmitteln gegeneinander,
• Übertragung von einem Konto der Organisation auf ein anderes usw.

Eine vollständige Liste der Maßnahmen finden Sie in Abschnitt 6 der PBU 23/2011.

Wichtige Funktion: Alle Bartransaktionen des Unternehmens sind im Bericht enthalten. unter seine Qualifikationsanforderungen fallen, unabhängig davon, in welcher Währung sie hergestellt wurden, gleichzeitig werden jedoch alle Daten im Dokument nur in russischen Rubel und streng in der verwendeten Maßeinheit (Tausende, Millionen) eingegeben beim Erstellen der Bilanz ...

Ein Beispiel für die Erstellung einer Kapitalflussrechnung

Füllen Sie die Kopfzeile aus

Da das Dokument äußerst wichtig ist, müssen Sie bei der Erstellung sehr vorsichtig sein und alle erforderlichen Felder ausfüllen.

1. Erstens gibt der Bericht das Jahr an, für den er erstellt wurde.
2. Als nächstes wird der vollständige Name der Organisation (mit Entschlüsselung des Kürzels der Organisations- und Rechtsform) und folgende Daten eingetragen:
   • Datum der Vorbereitung,
   • OKPO-Code (Allrussischer Klassifikator von Unternehmen und Organisationen),
   • Art der wirtschaftlichen Tätigkeit (obligatorisch in Form von OKVED-Code und Entschlüsselung).
3. Darunter passen wiederum die Organisations- und Rechtsform sowie die Eigentumsform, und neben den Codes stehen OKOPF (Allrussischer Klassifikator der Organisations- und Rechtsformen) und OKFS (Allrussischer Klassifikator der Eigentumsformen).
4. Die letzte Zeile der "Kopfzeile" des Dokuments gibt die Codes des OKEI (Allrussischer Klassifikator der Maßeinheiten) an: d.h. Tausende oder Millionen im Bericht verwendet.

Abschnitt 1 ausfüllen

Erster Abschnitt des Dokuments enthält Informationen über aktuelle Cashflows.

• Hier passen sie erstmal rein Informationen zur "Ankunft": In Zeile 4110 werden Daten zum Gesamtbetrag der erhaltenen Mittel eingegeben, die dann gemäß den Buchführungsregistern auf die zugrunde liegenden thematischen Zeilen - von 4111 bis 4119 - verteilt werden. Es berücksichtigt Transaktionen aus dem Verkauf von Dienstleistungen und Inventar, Leasingzahlungen, Zinsen und anderen "eingehenden" Finanzmitteln.
• Zeile 4120 zeigt den Gesamtbetrag an für Zahlungen im Berichtszeitraum: Zahlung von Steuern und Beiträgen an Pensionskassen, Gehälter, Überweisungen an Auftragnehmer und Lieferanten usw. Dieser Betrag wird dann auf die gleiche Weise in die Zeilen 4121 bis 4129 gebucht.
• Als nächstes wird Zeile 4100 eingegeben aktueller Kontostand(dh der Betrag der "eingehenden" Finanzierung abzüglich der angefallenen Kosten).

Dieser Abschnitt enthält auch Informationen zu Geldüberweisungen und Quittungen das lässt sich nicht eindeutig einordnen.

Eine wichtige Nuance: Die Ausgaben in der Tabelle müssen in Klammern angegeben werden, und an Lieferanten und Auftragnehmer gezahlte Verbrauchsteuern müssen ebenso wie die Mehrwertsteuer hier nicht enthalten sein.

Abschnitt 2 ausfüllen

Der Abschnitt mit dem Titel „ Cashflows aus Investitionstätigkeit". Zeile 4210 wird zunächst mit " Gesamteinnahmen», Einschließlich aus dem Verkauf von Aktien, Darlehensrendite, Dividenden, Verkauf von Anlagevermögen usw., die dann in den erforderlichen Werten in den entsprechenden Zeilen (von 4211 bis 4219) gebucht werden.

Unten sind auch ausgefüllt " Zahlungen»Über Investitionstätigkeiten. In Zeile 4220 wird der Indikator „ Gesamt», die dann in voller Übereinstimmung mit den Buchführungsregistern in den folgenden Zeilen (von 4221 bis 4219) unterschreibt, einschließlich des Erwerbs und anderer kostspieliger Transaktionen mit langfristigen Vermögenswerten, Zinszahlungen, des Kaufs von Schuldverschreibungen usw.

Dann wird der Wert des Saldos der Zahlungsströme aus allen Aktionen mit Investitionscharakter (Einnahmen abzüglich Kosten) eingegeben.

Wir füllen Abschnitt 3 aus

Der letzte Abschnitt des Dokuments ist den Cashflows gewidmet. aus verschiedenen Arten von Finanztransaktionen... Hier ist alles dasselbe:

1. erste Zeile 4310 gibt den Wert an "Gesamt" Einnahmen, die dann auf das Endergebnis (von 4311 bis 4319) verteilt wird, einschließlich der Erträge aus der Ausgabe von Aktien und Anleihen, Darlehen, Darlehen usw.
2. Weiterhin werden, identisch zu den vorherigen Abschnitten, Indikatoren eingegeben "Gesamt" für finanzielle Zahlungen bis Zeile 4320 mit ihrer anschließenden Aufteilung in die Zeilen 4321 bis 4329.
3. Dann ist es angezeigt der Unterschied zwischen "eingehend" und "ausgehend" Cashflows der Berichtsperiode aus Finanztransaktionen.
4. Schließlich enthält das Dokument der Gesamtsaldo aller drei Cashflows für den Berichtszeitraum (kann sowohl mit einem Pluszeichen als auch mit einem Minuszeichen sein), Finanzsalden zu Beginn und am Ende des Zeitraums sowie die Wechselkursdifferenz zwischen den Währungseinheiten anderer Länder und dem russischen Rubel , die mit einer speziellen Formel berechnet wird (wird nur ausgefüllt, wenn die Organisation Abrechnungstransaktionen in Fremdwährung durchgeführt hat).

Nach der Erstellung des Berichts wird das Dokument dem Leiter der Organisation zur Genehmigung vorgelegt, der mit seiner Unterschrift die Echtheit der darin eingegebenen Informationen bestätigt.

AUF DER. Matsepuro, Rechtsanwalt

Fertige Anweisungen für den Buchhalter

WARNUNG MITARBEITER

Ob der Arbeitnehmer meldet die zu verrechnenden Beträge nicht fristgerecht, dann kannst du sie innerhalb eines Monats auf Anordnung des Leiters von seinem Gehalt abziehen Kunst. 137 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation.

Meldepflichtige bringen der Buchhaltung nicht immer ein ideales Paket von Belegen für die von ihnen ausgegebenen Beträge mit. Daher die Probleme bei der ertragsteuerlichen Erfassung von Aufwendungen und der Anwendung von Vorsteuerabzügen. Um Fehler zu minimieren, ist es besser, die Buchhalter mit schriftlichen Anweisungen auszustatten, welche Dokumente beim Kauf von Waren (Bauarbeiten, Dienstleistungen) oder für andere anrechenbare Ausgaben gesammelt werden sollen und wie diese Dokumente erstellt werden sollen.

Entgegennahme von Rechenschaftsbeträgen

Um Geld im Rahmen des Berichts zu erhalten, muss der Mitarbeiter eine Erklärung schreiben, diese mit dem Vorgesetzten bestätigen und dann der Buchhaltungsabteilung vorlegen. So kann es zum Beispiel aussehen.

Direktor der LLC "Promservice"
Ivanov D. V.
vom stellvertretenden Buchhalter
Kulikova E.A.

Problem für Bericht
3000 Rubel für einen Zeitraum von 10 Tagen
02.04.2012

Stellungnahme

Ich bitte Sie, Bargeld in Höhe von 3.000 Rubel auf das Konto auszustellen. für den Kauf von Schreibwaren.

E. A. Kulikov

Beispielanweisung für einen Hinweisgeber

Hier ist ein fertiges Muster einer Anleitung. Darin finden Sie Links zu regulatorischen Rechtsakten - dies dient Ihrer Bequemlichkeit. Es ist nicht erforderlich, sie in Ihrer Version der Anleitung zu duplizieren.

Genehmigt durch Auftrag Nr. 4 vom 11.01.2012

ANWEISUNG
für verantwortliche Personen

1. AUFTRAG ZUM ERHALT VON GELD AN DER BAR

1.1. Um bei Promservice LLC Bargeld zu erhalten, schreibt der Mitarbeiter einen an den Manager gerichteten Antrag mit Angabe des Verwendungszwecks, bestätigt ihn mit dem Manager und bringt ihn zur Buchhaltung.

1.2. Das an den Mitarbeiter überwiesene Geld wird für die Dauer der Dienstreise zur Rechenschaft gezogen, in anderen Fällen werden abrechnungsfähige Beträge für einen Zeitraum zur Verfügung gestellt 10 Tage. Die Laufzeit für die Bargeldausgabe wird von Ihnen festgelegt und Kunst. 22 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation; Klausel 4.4 des Reglements, genehmigt. Zentralbank 12.10.2011 Nr. 373-P... Es gibt keine Einschränkungen in der Gesetzgebung. Es kann 1 Tag, Monat oder länger sein. Wenn während dieser Zeit die Meldebeträge nicht ausgegeben werden, müssen sie an die Kasse der Organisation zurückgegeben werden.

1.3. Sie können Geld auf Rechnung nur unter der Bedingung der vollständigen Rückzahlung (Schuld) für den zuvor erhaltenen Vorschuss erhalten.

1.4. In Ermangelung von Bargeld in der Registrierkasse können Mitarbeiter mit Erlaubnis des Vorgesetzten persönliches Geld verwenden, um im Interesse der Organisation Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) zu kaufen, mit anschließender Entschädigung auf Antrag des Mitarbeiters.

2. ALLGEMEINE ANFORDERUNGEN AN DIE AUSGABE VON GELD

2.1. Geld im Rahmen des Berichts kann an einen Mitarbeiter für jeden Zweck im Zusammenhang mit den Aktivitäten von LLC "Promservice" ausgegeben werden.

2.2. Die anrechnungsfähigen Beträge sollten ausschließlich für den vorgesehenen Zweck ausgegeben werden: nur für die Zwecke, für die sie ausgegeben wurden (und im Falle der Verwendung eigener Mittel - für den zuvor mit dem Manager vereinbarten Bedarf). Andernfalls hat der Vorgesetzte das Recht, die Vorabmeldung des Mitarbeiters nicht zu genehmigen, und unangemessene Einkäufe werden dem Mitarbeiter nicht entschädigt.

2.3. Der maximale Barkauf von einer Organisation oder einem Unternehmer sollte 100.000 RUB nicht überschreiten. ein Vertrag mit S. 1 Anweisungen der Zentralbank vom 20. Juni 2007 Nr. 1843-U.

2.4. Der Arbeitnehmer muss alle Ausgaben mit Belegen bestätigen. In Ermangelung von Belegen wird der Vorabbericht vom Manager nicht genehmigt.

3. KOSTEN, DIE DEN MITARBEITERN ERSTATTET WERDEN

3.1. Im Falle einer Dienstreise werden dem Arbeitnehmer die Auslagen erstattet:

1) für die Fahrt zum Ort der Dienstreise und zurück (einschließlich Zahlung für Wäsche im Zug, Gepäcktransport, Versicherung der Passagiere während des Transports);

2) für Hotelunterkünfte (Anmietung eines Wohnraums);

3) sonstige Auslagen des Arbeitnehmers im Zusammenhang mit einer Dienstreise und mit Wissen des Vorgesetzten (für die Zahlung von Dienstleistungen zur Ausstellung eines Reisepasses, für die Ausstellung von Visa, obligatorische Krankenversicherung, andere obligatorische Gebühren und Zahlungen).

3.2. Für die Tage einer Geschäftsreise innerhalb des Territoriums der Russischen Föderation wird dem Arbeitnehmer ein Tagegeld in Höhe von 700 Rubel gezahlt. pro Tag, außerhalb des Territoriums der Russischen Föderation - in Höhe von 2500 Rubel. am Tag. Die Bedingung der Höhe des Tagegeldes für die Tage einer Dienstreise kann in der Dienstreiseordnung oder in anderen örtlichen normativen Gesetzen festgelegt werden

4. ERSTATTUNGSFÄHIGE VERTRETERKOSTEN

4.1. Bei der Organisation und Durchführung von Treffen und Verhandlungen mit Vertretern anderer Organisationen werden folgende Auslagen erstattet:

1) für Verpflegung der Beamten während dieser Veranstaltungen, einschließlich alkoholischer Getränke;

2) für die Zustellung von Offiziellen per Transport zum Veranstaltungsort und zurück;

3) die Dienstleistungen von Übersetzern zu bezahlen.

5. ANFORDERUNGEN AN UNTERSTÜTZENDE DOKUMENTE

5.1. Die Liste der vom Arbeitnehmer eingereichten Belege Kunst. 2, Punkt 1 der Kunst. 5 des Gesetzes vom 22.05.2003 Nr. 54-FZ:

1) beim Kauf in einem Einzelhandelsgeschäft - Kassenbon und Kassenbon (wenn der Kassenbon keine Liste der gekauften Waren enthält). Wenn die Mehrwertsteuer in der Kassenquittung angegeben ist, bitten Sie den Verkäufer auch um eine Rechnung (beachten Sie, dass der Verkäufer diese ausstellen kann, aber nicht verpflichtet ist);

2) beim Kauf in einem Einzelhandelsgeschäft, das keine Registrierkasse hat, ein Zahlungsdokument mit einer Warenliste (z. B. Kassenbon, Quittung usw.). Bitten Sie den Verkäufer, auf diesem Dokument den Grund für die Nichtverwendung des CCP zu vermerken (z. B. im Zusammenhang mit der Anwendung von UTII);

3) bei der Bezahlung von Dienstleistungen (Postdienste, Reisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Hotelübernachtungen usw.) - eine Kassenquittung, ein Gesetz über die Erbringung von Dienstleistungen oder ein strenges Meldeformular (SRF);

4) beim Kauf von Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) von einem Großhandelsverkäufer - eine Kassenquittung, ein Konnossement (ein Gesetz über die Erbringung von Dienstleistungen oder die Erbringung von Arbeiten), eine Rechnung (wenn die Mehrwertsteuer in der Quittung, Rechnung oder Akt), die Rückseite einer Vollmacht Form Nr. M-2 (sofern diese ausgestellt wurde);

5) bei einer Vorauszahlung für Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) - einen Kassenscheck und eine Vorausrechnung (wenn die Mehrwertsteuer im Scheck hervorgehoben ist);

6) beim Kauf von Waren (Bauarbeiten, Dienstleistungen) von einer natürlichen Person, die kein Unternehmer ist (z. B. bei Anmietung einer Wohnung während einer Geschäftsreise) - eine Vereinbarung und eine Quittung einer Person, die Geld erhält;

7) im Falle eines Währungsumtauschs - eine Bescheinigung über den Kauf oder Verkauf von Währungen;

8) bei Zahlungen an eine Organisation oder einen Unternehmer, die nicht im Zusammenhang mit Zahlungen für Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen stehen (z. B. wird er angewiesen, ein Darlehen an eine andere Organisation zurückzugeben, eine Spende zu leisten, Mitgliedsbeiträge an eine SRO zu zahlen), - a Quittung für einen Geldeingang (PKO).

5.2. Die vom Arbeitnehmer der Vorabmeldung beigefügten Belege sind wie folgt auszuführen.

Dokumentieren	Worauf ist in Dokumenten zu achten
Kassenbon	Der Scheck muss b . enthalten Satz 2 der Kunst. 9 des Gesetzes vom 21.11.96 Nr. 129-FZ: Name des Dokuments und Datum seiner Erstellung; Name der Verkaufsorganisation (vollständiger Name des Unternehmers); eine Liste der gekauften Waren, deren Menge, mit Angabe des Zählers und des Preises; Stellung der Person, die das Dokument ausgestellt hat und seine Unterschrift
Anstelle eines Kassenschecks ausgestellter Zahlungsbeleg	Es müssen die gleichen Angaben wie im Kaufbeleg enthalten sein, sowie: Seriennummer des Dokuments; TIN des Verkäufers; Name und Initialen der Person, die das Dokument ausgestellt hat
BSO	Es ist zu überprüfen, ob die sechsstellige Nummer und Serie des Formulars sowie ein Link zum Kurznamen der Druckerei, TIN, Standort, Auftragsnummer, Jahr der Ausführung, Auflage (wenn der BSO war gedruckt in der Druckerei) werden im SRF gedruckt. Darüber hinaus müssen BSO zusätzlich zu den bei der Beförderung von Passagieren und Gepäck ausgestellten (Tickets, Gepäckquittungen, Quittungen für die Zahlung von Taxidiensten usw.) vom Verkäufer abgestempelt werden
Frachtbrief (Gesetz über die Erbringung von Dienstleistungen oder die Ausführung von Arbeiten)	LLC "Promservice" sollte als Käufer und Empfänger (Kunde) aufgeführt sein
Rechnung	LLC "Promservice" sollte als Käufer und Empfänger aufgeführt werden Auf der Vorschussrechnung in Zeile 5 („Zum Zahlungs- und Abrechnungsbeleg ...“) müssen Datum und Nummer des Kassenbelegs oder der PKO an den Arbeitnehmer angegeben werden. Und in der Spalte "Name der Ware (Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, erbrachten Dienstleistungen), Schutzrechte" sollte der Name der Waren (Arbeiten, Dienstleistungen) angegeben werden, für die eine Vorauszahlung geleistet wird. Eine allgemeine Formulierung ist zwar möglich - zum Beispiel Lebensmittel, Baustoffe etc.
Eingang an PKO (einheitliches Formular Nr. KO-1)	Alle Spalten müssen ausgefüllt werden, es muss ein Siegel sowie ein Stempelabdruck vorhanden sein, der den Vorgang bestätigt (z. B. "Bezahlt")
Hilfe beim Kauf oder Verkauf von Währungen	Es ist notwendig, die Richtigkeit des Ausfüllens der Passdaten zu überprüfen. Bankstempel ist optional S. 4.10 der Anweisung der Zentralbank vom 16. September 2010 Nr. 136-I
Vereinbarung über den Kauf von Waren (Werke, Dienstleistungen) von einem natürlichen Nichtunternehmer	Der Vertrag muss angeben, f. und. Ö. eine Person, seine Passdaten, den Preis und den Vertragsgegenstand (im Kaufvertrag - der Name der gekauften Ware, im Vertrag über entgeltliche Dienstleistungen - die Art der Dienstleistung und der Zeitpunkt ihrer Erbringung, im Mietvertrag) - die Adresse der Räumlichkeiten und die Mietdauer Satz 1 der Kunst. 454, Art.-Nr. 606, Absatz 3 der Kunst. 607, Absatz 1 der Kunst. 779 des Bürgerlichen Gesetzbuches der Russischen Föderation)
Empfang einer natürlichen Person-Nicht-Unternehmer	Datum der Erstellung, erhaltener Betrag, Zweck (Link zur Vereinbarung), f. und. Ö. und Passdaten des Empfängers, seine Unterschrift

6. BEDINGUNGEN UND VERFAHREN FÜR DIE EINREICHUNG VON BERICHTEN

6.1. Über die erhaltenen Beträge hat der Arbeitnehmer innerhalb von 3 Werktagen nach Ablauf der in Ziffer 1.2 dieser Weisung genannten Frist oder ab dem Tag des Eintritts eine Vorabmeldung in Form von AO-1 an die Buchhaltung zu melden zur Arbeit (bei Dienstreise oder Ablauf gemäß Ziffer 1.2 dieser Belehrung, bei Abwesenheit eines Arbeitnehmers bei der Arbeit wegen Krankheit, Urlaub usw.).

6.2. In den in Ziffer 1.4 dieser Weisung genannten Fällen legt der Arbeitnehmer spätestens 10 Werktage ab Kaufdatum eine Vorabmeldung vor.

6.3. Auf der Vorderseite der Vorabmeldung gibt der Mitarbeiter seine f. und. Also, der erhaltene Vorschuss, sein Zweck usw. Und auf der Rückseite - schreibt der Reihe nach eine Liste der Dokumente auf, die die Ausgaben bestätigen, nummeriert sie in der gleichen Reihenfolge und fügt sie dem Bericht bei.

6.4. Die Vorabmeldung des Mitarbeiters wird innerhalb von 5 Werktagen geprüft. Wird die Meldung im gleichen Zeitraum genehmigt, erhält der Mitarbeiter eine Überschreitung aus der Kasse. Sie legen die Fristen für die Genehmigung der Vorabmeldung von Mitarbeitern fest sowie für die Erstattung von Mehrausgaben. Sie müssen selbstverständlich angemessen sein, andernfalls kann der Arbeitnehmer eine Entschädigung für die verspätete Erstattung von Kostenüberschreitungen verlangen.

Erstattung der ausgegebenen persönlichen Mittel an den Mitarbeiter

Wenn ein Mitarbeiter sein eigenes Geld für den Bedarf des Unternehmens ausgegeben hat, kann er einen Antrag auf Rückerstattung dieses Geldes an den Manager wie folgt stellen.

Direktor der LLC "Promservice"
Ivanov D. V.
vom stellvertretenden Buchhalter
Kulikova E.A.

Stellungnahme

Ich bitte Sie, den Vorbericht Nr. 11 vom 02.04.2012 zu genehmigen und die Mehrausgaben in Höhe von 3000 Rubel für den Kauf von Schreibwaren zu erstatten.

Ein Vorabbericht mit Belegen ist beigefügt.

E. A. Kulikov

Sie können die Weisungen für verantwortliche Personen in elektronischer Form herunterladen: → Rubrik "Formulare"

Selbstverständlich können Sie die Anleitung für Buchhalter um weitere Informationen ergänzen, die speziell für Ihre Organisation wichtig sind. Und dann - machen Sie die Arbeiter mit diesem Dokument vertraut. Dies kann auf beliebige Weise erfolgen. Geben Sie es zum Beispiel gegen Unterschrift aus, versenden Sie es per E-Mail oder stellen Sie es auf Ihrer Website ein.

Der Mitarbeiter hat die Materialien auf eigene Kosten gekauft und muss die Kosten erstatten. Entschädigung für persönliches Geld an einen Mitarbeiter. Dokumentenfluss. Buchhaltung.

Frage: Der Mitarbeiter gab sein eigenes Geld für die notarielle Beglaubigung von Kopien von Dokumenten aus. Den Kassenbon übergab ich der Buchhaltung. In der Buchhaltung, über welches Konto 71,73 müssen Sie das Geld an den Mitarbeiter zurückgeben? Welcher Bericht sollte für diese Operation verwendet werden?

Antworten:

Die Begründung für diese Position ist unten in den Materialien des Glavbukh-Systems angegeben

So erstatten Sie einem Mitarbeiter zu viel ausgegebene Gelder für den Bericht

Persönlicher Geldausgleich des Mitarbeiters

86.66990 (6,8,9)

Ein Mitarbeiter kann die notwendigen Güter (Arbeit, Dienstleistungen) für die Organisation auf Kosten seiner persönlichen Mittel kaufen. In diesem Fall muss der Vorabbericht nicht erstellt werden, da dieses Dokument nur von den Mitarbeitern erstellt werden muss, an die das Geld der Organisation ausgegeben wurde (Ziffer 6.3 der Richtlinie der Bank von Russland Nr. 3210-U vom 11. März 2014 ). In anderen Fällen kann der Arbeitnehmer eine Vorabmeldung ausstellen.

Um persönliche Ausgaben zu erstatten, muss der Mitarbeiter eine Abrechnung schreiben und den Kauf bestätigende Dokumente beifügen (Kassenbons, Rechnungen, strenge Berichtsformulare, Reisedokumente usw.).*

Verantwortliche Personen- Mitarbeiter, an die die Organisation Gelder zur Erfüllung offizieller Aufgaben ausgibt und die über deren Verwendung Bericht erstatten müssen. *

Der Mitarbeiter hat die Materialien auf eigene Kosten gekauft und muss die Kosten erstatten

Was ist, wenn ...

Der Mitarbeiter hat die Materialien auf eigene Kosten gekauft und muss die Kosten erstatten

N.G.Sazonova, Experte der Zeitschrift "Simplified"

Was soll ich machen? Wählen Sie eine der Optionen für die Gestaltung dieser Operation. Die erste besteht darin, Geld auf der Grundlage einer Bestellung oder eines Befehls des Kopfes zu bezahlen. Die zweite besteht darin, Materialien von einem Mitarbeiter im Rahmen eines Kaufvertrags zu kaufen. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl, auf wessen Namen die Belege zur Bestätigung der Ausgaben ausgestellt werden: ein Mitarbeiter oder eine Organisation.

Wenn Sie ein "vereinfachtes" Einkommensobjekt haben

Ihre Mitarbeiter können auch ihr eigenes Geld für die Bedürfnisse des Unternehmens ausgeben. Daher ist das Material für Sie vollständig relevant.

Ein Mitarbeiter kaufte Inventargegenstände für den Bedarf des Unternehmens, während ihm für diese Zwecke keine rechenschaftspflichtigen Mittel zur Verfügung gestellt wurden. Notwendig seien die Werte jedoch, und er sei sich sicher, dass das Unternehmen diese Kosten erstatten werde. Wie kann ein Buchhalter eine solche Operation arrangieren? Das erste, was einem in den Sinn kommt, ist, eine Null-Vorab-Kostenabrechnung des Mitarbeiters zu akzeptieren, bei der die Anschaffungskosten als Überschreitung im Unterbericht ausgewiesen werden. Aber eine solche Operation hat nichts mit Unterwerfung zu tun. Und hier gibt es keine Überschreitung. Diese Schlussfolgerung folgt aus Abschnitt 4.4 der Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 12.10.2011 Nr. 373-P (im Folgenden - Verordnung Nr. 373-P). Schließlich wurde das Geld nicht im Voraus ausgegeben, und der Verantwortliche sollte genau über das erhaltene Geld berichten und nicht über die selbstständig getätigten Käufe, von denen nicht bekannt ist, ob sie etwas mit der Tätigkeit des Unternehmens zu tun haben (mehr dazu in das Kästchen unten). Dementsprechend kommt hier die übliche Rechenschaftspflicht nicht in Frage und das Geld muss aus anderen Gründen bezahlt werden. Mögliche Auslegungsmethoden sind in der folgenden Tabelle dargestellt.

Tabelle So entschädigen Sie einen Mitarbeiter für den Einkauf von Materialwerten

Weg	Welche Unterlagen werden benötigt	Vorteil	Mangel
Die Auslagen des Mitarbeiters werden auf Anordnung oder Anordnung des Vorgesetzten erstattet	Antrag des Arbeitnehmers auf Kostenerstattung; Zahlungsdokumente (Kassen- und Kassenbelege, Zahlungsanweisungen); Anordnung oder Anordnung des Vorgesetzten auf Kostenerstattung; Allgemeinverfügung für das Unternehmen über das Verfahren der Kostenerstattung (Erstattungsfrist, Höchstbetrag Betrag usw.)	Ideal, wenn die "primäre" Kaufbestätigung an das Unternehmen ausgegeben wird. Das Unternehmen kann die Aufwandsentschädigung nach dem vereinfachten Besteuerungssystem unmittelbar nach der Zahlung an den Arbeitnehmer problemlos berücksichtigen (Artikel 346.16 Absatz 1 Absatz 1 und Artikel 346.17 Absatz 2 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Föderation). Und der Arbeitnehmer hat keine Steuerbemessungsgrundlage für die Einkommensteuer	Wenn die Primärdokumente der Verkäufer für den Arbeitnehmer ausgeschrieben werden, hat er bei Erstattung der Ausgaben eine Besteuerungsgrundlage für die Einkommensteuer (Artikel 226 Absatz 2 und Artikel 228 Absatz 2 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russische Föderation). Und das Unternehmen kann in diesem Fall die Kosten nicht anerkennen, da sie unangemessen sind (Artikel 346.16 Absatz 2 und Artikel 252 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).
Kauf- und Verkaufsvertrag abgeschlossen	Schriftlicher Kaufvertrag oder Kaufvertrag	Geeignet für den Fall, dass die Spesenbestätigungsdokumente nicht den Namen des Unternehmens, sondern den Namen des Mitarbeiters enthalten. Die Organisation kann die für den Kauf aufgewendeten Beträge bei den Kosten des vereinfachten Steuersystems berücksichtigen	Der Arbeitnehmer berechnet selbstständig die persönliche Einkommensteuer und reicht eine Erklärung beim IFTS ein. Das Einkommen des Arbeitnehmers entspricht dem gesamten Betrag des Kaufvertrags, kann jedoch um den Betrag der bestätigten Ausgaben gekürzt werden

Methodennummer 1 Der Mitarbeiter erhält eine Auslagenerstattung nach Anordnung des Leiters

Niemand verbietet einer Firma, einem Mitarbeiter seine Auslagen zu erstatten. Sie müssen jedoch verstehen, dass der Mitarbeiter bei der Zahlung des Kaufs mit persönlichen Mitteln im eigenen Namen und nicht im Namen des Unternehmens handelt (Artikel 183 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation). Und Sie können dem Arbeitnehmer die Ausgaben nur erstatten, wenn der Leiter sie genehmigt (Artikel 183 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs der Russischen Föderation). Hält der Direktor es für unzweckmäßig, die Auslagen des Arbeitnehmers zu erstatten, besteht kein Grund, das Geld zu zahlen.

Kern der Frage

Wenn der Mitarbeiter zuvor keinen Barvorschuss erhalten hat, kann das vom Mitarbeiter ausgegebene Geld nicht als Mehrausgaben auf der Vorschussabrechnung gebucht werden. Dies wäre ein Verstoß gegen die Order of Conducting Cash Operations, genehmigt durch die Verordnung Nr. 373-P.

Dementsprechend muss der Arbeitnehmer zunächst einen Antrag auf Kostenerstattung schreiben und diesem alle Dokumente beifügen, die die Zahlung bestätigen: Bargeld und Kassenbons, Rechnungen. In den Dokumenten müssen Name und Wert der erfassten Werte angegeben sein. Und wenn der "Primär" des Verkäufers für das Unternehmen registriert ist, hat der Arbeitnehmer keinen Besteuerungsgegenstand für die persönliche Einkommensteuer. Und Sie werden keine Probleme haben, Kosten abzuschreiben. Und sofort nach der Zahlung der Entschädigung können Sie diese im „vereinfachten“ Verfahren den Materialkosten zuordnen (Artikel 346.17 Absatz 1 Absatz 2 und Artikel 346.16 Absatz 1 Unterabsatz 5 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). . Dem stimmen Experten zu (siehe Kasten unten).

Nun zur Einkommensteuer. Beamte des Finanzministeriums glauben, dass der Einkauf für den Bedarf des Unternehmens kein Einkommen des Arbeitnehmers ist und er keine persönliche Einkommensteuer zahlen muss (Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 08.04.2010 Nr. 03-04- 06 / 3-65 und vom 25.07.2006 Nr. 03-05-01- 04/219). Gleichzeitig legen diese Schreiben nicht fest, dass die Dokumente an die Organisation ausgestellt werden müssen.

beachten Sie

Werden die Unterlagen, die den Materialeinkauf durch den Mitarbeiter bestätigen, im Namen der Organisation ausgestellt, gibt es keine Probleme mit der Anerkennung der Kosten.

Wir glauben, dass, wenn die Belege für den Arbeitnehmer ausgestellt werden, die Inspektoren die Möglichkeit haben, die Zahlung der Entschädigung als Gegenstand der Einkommensteuerbesteuerung zu betrachten (Artikel 226 Absatz 2 und Artikel 228 Absatz 2 Absatz 1 der Steuergesetzbuch der Russischen Föderation). Darüber hinaus können solche Dokumente Ihrem Unternehmen die Erfassung von Kosten erschweren. Wenn der "Primär" im Namen des Mitarbeiters ausgeschrieben ist, ist es daher sicherer, eine andere Methode zur Registrierung des Vorgangs zu verwenden - den Kauf- und Verkaufsvertrag. Mehr dazu weiter unten.

Kehren wir in der Zwischenzeit zur Entschädigung nach der Reihenfolge des Leiters zurück - sie kann in jeder Form ausgestellt werden. Auch eine Allgemeinverfügung für das Unternehmen, die die Grundsätze der Kostenerstattung an die Mitarbeiter regelt, wird nicht überflüssig. Es schreibt die Fähigkeit der Arbeitnehmer vor, auf eigene Kosten Materialien zu kaufen, eine spätere Kostenerstattung zu erhalten und das Verfahren zur Erstattung dieser Kosten festzulegen. Sie können auch die maximale Menge an Einkäufen festlegen, die ein Mitarbeiter auf eigene Kosten tätigen darf. Mit dieser Bestellung werden alle Mitarbeiter gegen Unterschrift vorgestellt. So können Sie Situationen vermeiden, in denen Mitarbeiter Werte erwerben, die für das Unternehmen unnötig sind. Ein Muster einer solchen Bestellung haben wir auf Seite 66 bereitgestellt.

Ein wichtiger Umstand

Einem Mitarbeiter kann der Einkauf von Materialien für das Unternehmen nur dann erstattet werden, wenn der Vorgesetzte einem solchen Einkauf zustimmt. Diese Zustimmung muss durch eine entsprechende Bestellung oder Bestellung bestätigt werden.

Berücksichtigen Sie in der Buchhaltung den Ausgleich von Ausgaben über das Konto 73 des Unterkontos "Abrechnungen mit Personal für andere Vorgänge". Die Postings werden wie folgt sein:

DEBIT 10 CREDIT 73 Unterkonto „Abrechnungen mit Personal für sonstige Tätigkeiten“

Die vom Mitarbeiter erworbenen Sachanlagen werden aktiviert;

DEBIT 73 Unterkonto "Abrechnungen mit Personal für sonstige Operationen" CREDIT 50 (51)

Dem Mitarbeiter wurden Auslagen erstattet.*

Methode Nummer 2 Das Unternehmen kauft Werte von einem Mitarbeiter im Rahmen eines Kaufvertrags

Es empfiehlt sich, einen Kaufvertrag abzuschließen, wenn die Belege über die Ausgaben nicht den Namen des Unternehmens, sondern den Namen des Arbeitnehmers enthalten. Sie müssen einen schriftlichen Kaufvertrag oder eine Kaufurkunde erstellen. Und den Mitarbeiter auszahlen.

Diese Registrierungsmethode hat jedoch einen Nachteil - der Mitarbeiter, der die Werte verkauft, wird mit der Einkommensteuer besteuert. Die Organisation ist beim Kauf von Materialien von einer natürlichen Person kein Steuervertreter (Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 07.12.2011 Nr. 03-04-06 / 3-339). Daher muss sie bei der Zahlung von Einkommen an einen Arbeitnehmer keine Einkommensteuer einbehalten. Der Arbeitnehmer selbst muss die Erklärung in Form von 3-NDFL (Artikel 226 Absatz 2 und Artikel 228 Absatz 2 Absatz 1 des Artikels 228 der Abgabenordnung der Russischen Föderation) bei der Aufsichtsbehörde einreichen. In diesem Fall können die erhaltenen Einnahmen um den Betrag der mit dem Kauf dieser Wertsachen verbundenen Kosten gekürzt werden (Artikel 220 Absatz 1 Unterabsatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation). Das heißt, die Steuer wird in der Tat null betragen.

Auf eine Notiz

Die Organisation ist kein Steuervertreter beim Kauf von Materialien von einer natürlichen Person. Daher muss der Arbeitnehmer bei der Zahlung von Einkommen keine Einkommensteuer einbehalten. Der Arbeitnehmer berechnet die Steuer unabhängig (Artikel 226 Absatz 2 und Artikel 228 Absatz 2 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Was die Kosten mit dem "vereinfachten" angeht, dann sollte es keine Schwierigkeiten geben. Unmittelbar nach der Bezahlung der vertraglich vereinbarten Wertsachen können Sie diese abschreiben. Der urkundliche Nachweis der Kosten ist ein Kaufvertrag oder eine Kaufhandlung. Berücksichtigen Sie in der Buchhaltung den Materialeinkauf durch Buchungen:

DEBIT 10 KREDIT 76

Von einem Mitarbeiter gekaufte Werte werden aktiviert;

SCHULD 76 KREDIT 50 (51)

Wertgegenstände wurden im Rahmen des Kaufvertrages (gemäß Kaufgesetz) bezahlt.

Tipps von der Website e.26-2.ru

So erstellen Sie einen Kaufvertrag mit dem elektronischen Magazin "Simplified"

In der elektronischen Zeitschrift „Vereinfacht“ finden Sie Informationen zu den Regeln für den Abschluss eines Kaufvertrages. Rufen Sie dazu die Website des Magazins auf. Wählen Sie im oberen Menü auf dem schwarzen Schild den Abschnitt "Rechtslexikon". Aus dem erscheinenden Menü benötigen Sie den Abschnitt "Transaktionen" und darin "Kauf und Verkauf". Eine Auswahl verwandter Artikel verrät Ihnen, welche Details in den Vertrag aufgenommen werden müssen. Es führt Sie auch in die Grundnuancen der steuerlichen Bilanzierung einer Transaktion ein.

Warum Spesenerstattungen nicht als anrechenbare Beträge gebucht werden sollten

Sergej Rjumin,
Wirtschaftsprüfer, geschäftsführender Gesellschafter
LLC "CAF" INVESTAUDITTRAST "

Der Mitarbeiter kaufte mit eigenem Geld Material für das Unternehmen und beantragte die Erstattung von Auslagen. Muss ich einen Vorabbericht erstellen, um sie zu bestätigen?

Nein, Sie müssen keine Spesenabrechnung ausfüllen. Denn dieses Dokument wird in der Regel nur erstellt, wenn die Arbeiter zuvor Geld für die Meldung erhalten haben. Das heißt, der Vorabbericht ist erforderlich, um zu zeigen, wofür die Mittel des Unternehmens ausgegeben wurden (Artikel 4.4 der Verordnung der Zentralbank der Russischen Föderation vom 12.10.2011 Nr. 373-P). Und die betrachtete Situation hat im Großen und Ganzen nichts mit Verantwortlichkeit zu tun. Folglich gibt es nichts zu verantworten.

Wie kann ein Buchhalter einen solchen Kauf arrangieren, welche Unterlagen werden benötigt?

Die örtlichen Finanzbehörden sind sich in der Regel einig, dass für die Auslagenerstattung eines Arbeitnehmers dessen Antrag auf Auslagenerstattung, eine Anordnung der Vorgesetzten auf Erstattung von Mitteln und Zahlungsbelege ausreichen. In diesem Fall ist es besser, dass der "Primary" im Namen des Unternehmens ausgeschrieben wurde - dies hilft dem Arbeitnehmer, die Zahlung der persönlichen Einkommensteuer zu vermeiden und die Gültigkeit der Kosten zu bestätigen. Manchmal verlangen Wirtschaftsprüfer aber auch eine Allgemeinverfügung für das Unternehmen über das Verfahren zur Erstattung solcher Kosten. Daher ist es besser, es zu veröffentlichen. So kann beispielsweise durch eine firmeninterne Bestellung sichergestellt werden, dass Mitarbeiter auf eigene Kosten Materialien für das Unternehmen einkaufen können. Und legen Sie auch den maximalen Einkaufsbetrag, die Rückgabefrist usw. fest. Alle Mitarbeiter sollten mit dieser Bestellung gegen Unterschrift vertraut gemacht werden.

Kann die an einen Arbeitnehmer gezahlte Vergütung den Ausgaben im „vereinfachten“ System zugerechnet werden?

Sicher. Unmittelbar nachdem alle Unterlagen erstellt und die Entschädigung gezahlt wurde, kann sie im vereinfachten Steuersystem in die Sachausgaben aufgenommen werden (Artikel 346.16 Absatz 1 Absatz 1 und Artikel 346.17 Absatz 2 Absatz 1 der Steuergesetzbuch der Russischen Föderation). Wenn es um den Materialeinkauf geht.

Wie zeige ich einem Mitarbeiter in der Buchhaltung eine Rückerstattung?

In der Buchhaltung sind die Beträge, die dem Mitarbeiter für die von ihm ausgegebenen Mittel zustehen, logischer, das Konto 73 des Unterkontos "Abrechnungen mit Personal für andere Vorgänge" zu verwenden. Gemäß den Anweisungen für die Anwendung des Kontenplans, genehmigt durch Erlass des russischen Finanzministeriums vom 31. Oktober 2000 Nr. 94n, ist das Konto 73 dazu bestimmt, Informationen über alle Arten von Abrechnungen mit Arbeitnehmern, mit Ausnahme von Zahlungen, zusammenzufassen für Löhne und Abrechnungen mit Buchhaltern. Somit ist für die Höhe der Entschädigung eine Buchung auf der Belastung des Kontos 73 des Unterkontos "Abrechnungen mit Personal für sonstige Tätigkeiten" entsprechend der Gutschrift von Konto 50 oder 51 vorzunehmen.

Die dem Mitarbeiter im Voraus gegebene Geldausgabe wird durch den primären Buchhaltungsbeleg - den Vorabbericht - bestätigt. Das ausgefüllte Muster des Vorausberichts ist ein einheitliches Formular Nr. AO-1, ​​in dem der Mitarbeiter in einem Teil Informationen eingibt, im zweiten der Buchhalter.

Der Spesenabrechnung sind Belege und Spesenbelege beigefügt. Ab dem 01.07.2019 traten Änderungen bezüglich der obligatorischen Angaben zur Prüfung in Kraft, wenn Waren (Dienstleistungen) von einer juristischen Person oder Einzelunternehmer oder einem Arbeitnehmer im Auftrag des Unternehmens bezogen werden. Damit die Steuerbehörden keine Beschwerden über Kontrollen haben, müssen diese unbedingt enthalten:

• Name und TIN des Käufers;
• die Höhe der Verbrauchsteuer;
• Nummer der Zollanmeldung;
• Ursprungsland der Waren;
• Aufschlüsselung nach Rubriken.

Denken Sie auch daran, dass SRFs jetzt praktisch nicht auf Papier ausgestellt werden, alle Verkäufer, mit Ausnahme von Einzelunternehmern im vereinfachten Steuersystem und PSN, waren verpflichtet, den Käufern vollwertige Schecks auszustellen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Um eine Erstattung von anrechenbaren Beträgen auf einer Vorabmeldung auszustellen, hat ein Mitarbeiter das Recht, einen per E-Mail oder SMS erhaltenen, ausgedruckten Beleg inklusive QR-Code mitzubringen. Elektronische und Papier-Kassenschecks sind gleichwertig, so dass es bei Schecks keine Probleme geben wird. Ausnahme sind weiterhin elektronische Tickets. Um für Einkommensteuerzwecke als Aufwand anerkannt zu werden, werden die Bordkarten ausgedruckt und zur Einsicht vorgelegt. Andernfalls können die Kosten der Transportleistungen nicht nachgewiesen werden. Oder Sie müssen bei der Fluggesellschaft eine Anfrage stellen, um die Erbringung der Dienstleistung für einen bestimmten Passagier zu bestätigen.

Erstattung von Meldebeträgen

Das Gesetz legt besondere Fristen für die Abgabe der Vorabmeldung durch die verantwortliche Person fest, in der der Arbeitnehmer verpflichtet ist, über die ausgegebenen Mittel zu berichten. Dies sind drei Werktage nach Ablauf des Zeitraums, für den die Mittel ausgegeben wurden, oder ab dem Tag der Arbeitsaufnahme (Ziffer 6.3 der Richtlinie Nr. 3210-U).

Wenn der Mitarbeiter das Geld nicht vollständig ausgegeben hat, wird für den gebrauchten Teil eine Vorabmeldung erstellt und der Restbetrag darin angegeben. Sie unterliegt auch der Rückführung der Meldebeträge auf die Vorabmeldung, und dies sollte gleichzeitig mit der Abgabe der Meldung erfolgen.

Es kommt nicht selten vor, dass ein Mitarbeiter sein eigenes Geld ausgibt, dann Dokumente mitbringt und die Erstattung der zu verrechnenden Beträge laut Vorabmeldung verlangt. In diesem Fall wendet er sich mit einem Antrag auf Erstattung der entstandenen Auslagen an die Buchhaltung und der Buchhalter führt diese Berechnungen auch anhand einer Vorabmeldung durch.

Wenn der Mitarbeiter nichts ausgegeben hat, gibt er den gesamten erhaltenen Rechnungsbetrag an die Kasse zurück und erstellt keinen Vorabbericht. Gleichzeitig wird die Frist für die Vorlage einer Vorabmeldung durch die verantwortliche Person nicht berücksichtigt, das Geld sollte jedoch spätestens drei Tage nach Ablauf der Frist, für die es ausgestellt wurde, zurückgegeben werden.

Befüllvorgang

Da ein einheitliches Formular entwickelt wurde, gelten auch die Regeln für die Erstellung einer Vorabmeldung über die gemeldeten Ausgaben des laufenden Jahres.

Zuerst wird es von dem Mitarbeiter ausgefüllt, der das Geld erhalten hat und darüber berichtet, dann der Buchhalter. Wenn das Dokument vollständig fertig ist, wird es dem Manager zur Kontrolle übergeben.

Sehen wir uns ein konkretes Beispiel für das Ausfüllen eines Vorausberichts zu den Haushaltsausgaben an und parallel werden wir Ihnen alle Nuancen erläutern.

Was der Mitarbeiter ausfüllt

Vorderseite.

Auf der Vorderseite des Formulars Nr. AO-1 muss der Mitarbeiter:

1. Geben Sie den Namen des Unternehmens und den OKPO-Code an.

2. Notieren Sie das Datum der Erstellung des Dokuments und vergeben Sie eine Nummer.

3. In der Spalte "Bericht in Höhe" geben wir den Betrag ein, den der Mitarbeiter für die Geschäfte des Unternehmens ausgegeben hat. Zum Beispiel erhielt er 12.000 Rubel und gab 10.000 aus, daher gibt er in dieser Spalte 10.000 an.

4. Wir geben den Namen und Code der Struktureinheit an.

5. Geben Sie danach den vollständigen Namen ein. Hinweisgeber, seine Personalnummer und Beruf (Stelle).

6. Geben Sie den Verwendungszweck des Vorschusses ein.

7. Geben Sie auf der linken Seite der Tabelle auf der Vorderseite des Formulars den Betrag an, den Sie von der Kasse des Unternehmens (oder einer Bankkarte) erhalten haben. Geben Sie gegebenenfalls den in Währung ausgegebenen Geldbetrag an.

8. Wir geben den Gesamtbetrag der erhaltenen Mittel an.

9. Geben Sie den Betrag ein, der für den wirtschaftlichen Bedarf des Unternehmens ausgegeben wird.

10. Wir geben die Restgröße an.

Rückseite.

Es gibt Informationen, die auf der Rückseite der Mitarbeiterkostenabrechnung angegeben werden müssen. Die verantwortliche Person listet in den Spalten 1-6 alle Belege (Kaufbelege, Kassenbelege usw.) auf, die die angefallenen Ausgaben bestätigen und die ausgegebenen Beträge angeben. Die Dokumente sind in der Reihenfolge nummeriert, in der sie im Vorbericht aufgeführt sind.

Das eingereichte ausgefüllte Muster des Vorabberichts zeigt deutlich, welche Informationen der Mitarbeiter in die entsprechenden Spalten eintragen sollte:

• 1 - p / p-Nummer, die dem Dokument zur Bestätigung der Ausgaben zugewiesen ist;
• 2 - Eingangsdatum;
• 3 - Schecknummer;
• 4 - Name des Dokuments, das die Ausgaben bestätigt;
• 5 - die Höhe der angefallenen Kosten in Rubel;
• 6 - ggf. auszufüllen, wenn Ausgaben in Fremdwährung angefallen sind.

Nachdem Sie die Details aller beigefügten Dokumente aufgelistet haben, füllen Sie die Zeile "Gesamt" aus, in der der Gesamtbetrag der Ausgaben angegeben ist.

Nachdem der Mitarbeiter die Pflichtfelder ausgefüllt hat, unterschreibt er das Formular mit einer Entschlüsselung. Anschließend wird das Dokument an die Buchhaltung übergeben, wo der Buchhalter die Richtigkeit der Befüllung überprüft.

Was der Buchhalter ausfüllt

Vorderseite.

Nach Erhalt des Formulars muss der Buchhalter sicherstellen, dass es korrekt ausgefüllt ist. Liegen keine Fehler vor, vermerkt der Buchhalter dies in der Spalte „Der Bericht wird geprüft“ und unterschreibt.

Der Buchhalter gibt Auskunft über das eingezahlte Guthaben oder Kostenüberschreitungen.

Danach fahren Sie mit dem weiteren Ausfüllen des Formulars fort.

Der abtrennbare Teil des Formulars wird ausgefüllt, unterschrieben und dem Mitarbeiter ausgehändigt.

Rückseite.

Der Buchhalter trägt die Informationen in den Spalten 7 und 8 ein. Die Beträge der für die Buchhaltung akzeptierten Ausgaben sind hier angegeben. Spalte 9 gibt die Nummern der Konten an, die mit dem Betrag der Ausgaben belastet werden. Die vom Arbeitnehmer und dem Buchhalter angegebenen Beträge müssen übereinstimmen.

Danach füllt der Buchhalter die Vorderseite des Formulars aus.

Vorderseite.

Auf der Vorderseite in der rechten Tabelle prüft der Buchhalter folgende Informationen:

• Saldo oder Mehrausgaben des vorherigen Vorschusses;
• die Höhe des von der Kasse des Unternehmens erhaltenen Vorschusses;
• der ausgegebene Geldbetrag;
• Saldo oder Überschreitung von Vorschussbeträgen.

In der linken Tabelle - einem Buchführungseintrag - werden Informationen aus den Daten der Spalte 9 auf der Rückseite eingetragen.

Der Buchhalter sendet das Dokument an den Hauptbuchhalter (falls vorhanden), der es auch prüft. Nach Prüfung des Vorabberichts unterzeichnet der Hauptbuchhalter diesen und sendet ihn zur Genehmigung an den Leiter des Unternehmens.

Der Direktor genehmigt das Dokument und gibt es an die Buchhaltung zurück.

Dies ist ein Beispiel für das Ausfüllen eines Vorausberichts über die Betriebsausgaben im Jahr 2019. Ein ähnliches Verfahren für die Registrierung gilt in allen anderen Situationen - wenn Reise- oder Bewirtungskosten zu melden sind.

Der erstellte Vorabbericht wird 5 Jahre in der Buchhaltung des Unternehmens aufbewahrt. Nach Ablauf dieser Frist wird das Dokument vernichtet.