Kako doći do računovodstvenih dokumenata za hotelski smještaj. Poslovno putovanje na trošak organizacije: računovodstveni dokumenti Koji dokumenti iz hotela za poslovne putnike

Svaki zaposlenik u organizaciji, kada je poslan na službeno putovanje, mora prikupiti određene dokumente za izvještavanje. Izvještajni dokumenti za poslovne putnike moraju biti sastavljeni jasno u skladu s pravilima kako bi bili prihvaćeni. Ovaj članak će vam pomoći da shvatite ovo pitanje.

Odgovornost je potrebna u svakom poslu koji uključuje rad. Pogotovo ako planirate poslovno putovanje.

Izvještaji o poslovnim putnicima prva su stvar o kojoj zaposlenik koji je poslan na službeno putovanje mora brinuti. No, kako biste točno razumjeli ovo pitanje, trebali biste jasno razumjeti što je poslovno putovanje. Dakle, to znači putovanje zaposlenika po nalogu poslodavca. Sastavlja se po nalogu i ima jasno naznačen rok. Svrha takvog putovanja je ispunjavanje određenog posla od strane odgovornog zaposlenika. Osim toga, službeno putovanje ne podrazumijeva smanjenje, povećanje plata ili gubitak posla. Dokumenti za izvještavanje uključuju radove koji se odnose na službeno putovanje (njegovi različiti aspekti).

Budući da cijelo ovo preduzeće uključuje određene troškove za potrebe zaposlenika, kako bi se oni nadoknadili, potrebna je odgovarajuća prateća dokumentacija. Ove dokumente, koji potvrđuju troškove upućenog radnika, on prikuplja tokom putovanja. Vrijeme i datum odlaska zaposlenika smatraju se početkom radnog putovanja. Na primjer, ovo bi moglo biti vrijeme polaska vlaka ili autobusa. Kraj je vrijeme i datum dolaska zaposlenika.

Naknada troškova upućenog lica regulisana je radnim zakonodavstvom Ruske Federacije. Nadoknada uključuje sljedeće troškove:

• za plaćanje putovanja vozilima;
• iznajmljivanje stanova;
• sve dodatne troškove koji mogu nastati u vezi sa životom izvan mjesta stalnog boravka. Takvi se troškovi mogu nazvati dnevnicama ili terenskim dodacima;
• sve troškove koje je zaposlenik napravio uz dozvolu poslodavca.

Ispunjavanje uslova naknade, prema zakonu o radu, vrši se samo uz dostavljanje određene izvještajne dokumentacije. Štaviše, njihov uzorak mora se u potpunosti poštovati. Koji su izvještajni dokumenti potrebni za potvrdu postojanja troškova, možete saznati od zaposlenika računovodstva ili od vašeg direktnog poslodavca.

Treba imati na umu da svi uslovi radnog putovanja (ko može putovati, trajanje i druge suptilnosti) moraju biti utvrđeni kolektivnim ugovorom, drugim posebnim ugovorima, kao i nekim lokalnim propisima.

Sada shvatimo koji se dokumenti smatraju putnim dokumentima. Ovi dokumenti uključuju dokumentaciju prema kojoj se zaposlenik šalje na službeno putovanje. Ovo uključuje:

Osim toga, ova lista može uključivati ​​i izvještaj o službenom putovanju, koji sastavlja zaposlenik kompanije nakon povratka sa putovanja. To uključuje dodjelu usluga, koju sastavlja načelnik jedinice.

Treba napomenuti da je od kraja 2014. godine (29. decembra) vlada otkazala ranije relevantan zahtjev za izdavanje putne isprave, kao i dodjelu usluge. Sada su opcionalne i mogu se prilagoditi. U isto vrijeme, prethodni izvještaj ostao je obavezan dokument. Prije popunjavanja, morate pažljivo proučiti uzorak, jer mora biti sastavljen na strogo utvrđen način. Sva dokumentacija treba biti priložena uz izvještaj koji potvrđuje činjenicu da je zaposlenik platio određene troškove.

Ako je izvještaj o troškovima sastavljen pogrešno ili nepropisno, nadoknada troškova za njega neće biti moguća. Također, ovaj izvještaj se ne može uzeti u obzir prilikom pripreme poreskih dokumenata i uključiti u poresku osnovicu.

Interna putna dokumentacija uključuje dodjelu usluge, narudžbu i izvještaj o putovanju. Stoga se smatraju neobaveznima za priznavanje putnih troškova koje je napravio čovjek.

Stoga, prilikom prijave poslovnog putovanja, zaposlenik mora imati sljedeća izvještajna dokumenta uzeta s mjesta rada:

• dodeljivanje usluge. Trebalo bi da sadrži podatke o zaposlenom. Puni naziv, položaj i drugi podaci, kao i mjesto službenog putovanja, njegovi uslovi, razlozi. Ovdje treba navesti i naziv kompanije koja pokriva sve troškove;
• potvrda o službenom putu. Ovdje se unose podaci o početku i završetku putovanja. Identifikacija mora biti ovjerena pečatom organizacije. Na osnovu toga se vrši plaćanje dnevnih troškova. Ne izdaje se ako je potrebno putovati u inozemstvo ili kada se istog dana vraćate sa službenog putovanja.

Po povratku zaposlenik priprema i podnosi prethodni izvještaj. Ispunjava se samo u jednom primjerku i daje se računovodstvu.

U ovom izvještaju prije odlaska na službeno putovanje trebate navesti približne iznose koji su otišli na smještaj i prijevoz. Po povratku s nje, iznos koji se daje zaposleniku uspoređuje se s iznosom troškova koje je on stvarno imao. U situaciji kada iznos izdat prije putovanja nije potrošen u cijelosti, zaposlenik vraća stanje blagajniku. Da biste to učinili, potreban vam je troškovni nalog, na osnovu kojeg dolazi do povrata.

Također, nakon povratka, zaposlenik se obvezuje podnijeti ne samo izvještaj unaprijed, već i putnu potvrdu. Osim toga, potrebno je dostaviti dokumente koji potvrđuju iznos troškova koje zaposleni ima.

Izvještajna dokumentacija za službeno putovanje uključuje:

• sve karte kupljene za prijevoz;
• dokument ovlašten za potvrdu hotelskog smještaja. Označava broj dana koje je osoba provela u hotelu, kao i iznos plaćanja smještaja;
• ispis poziva koji se vode o poslovanju organizacije.

Sve čekove koje je zaposlenik platio za određene usluge uključene u službeno putovanje, on mora dodati i po povratku priložiti izvještaju o troškovima. Ne zaboravite da bi trebali imati normalan i čitljiv izgled. Nemojte ih gužvati, a zatim ih peglati. Čekovi ne bi trebali imati mrlje od hrane ili trljana područja. informacije iz kojih će biti nemoguće pročitati. Računovodstvo neće prihvatiti ove provjere i nećete dobiti pravnu naknadu.

Dnevni troškovi se plaćaju prema putnom listu. Dnevnica se utvrđuje na osnovu lokalnih akata kompanije. Također, njihova veličina može se odrediti kolektivnim ugovorom. Istodobno, maksimalni i minimalni iznos plaćanja nije ograničen, već ga neovisno određuje sama organizacija. Dakle, iznos dnevnica za službeno putovanje u inozemstvo bit će oko 3 puta veći nego u zemlji.

Dnevnice, koje su zakonom definisane kao norma (700 rubalja za službena putovanja po zemlji i 2500 rubalja za inostranstvo), ne podliježu porezu na dohodak građana. Ako organizacija postavi iznos plaćanja iznad zakonom propisanog praga, tada se na njih plaća porez na dohodak fizičkih lica.

Ako se osoba tokom službenog putovanja može svakodnevno vraćati u mjesto svog stalnog boravka, onda nema pravo na dnevnice.

Mora se zapamtiti da se sva dokumentacija o putnim izvještajima mora ispravno popuniti, jer najmanje odstupanje od utvrđenog i jedinstvenog uzorka može rezultirati nemogućnošću zaposlenika da primi naknadu svojih putnih troškova.

Ako se zaposlenik vratio sa službenog putovanja i nije u potpunosti izvršio primljeni radni zadatak, poslodavac ima pravo smanjiti njegovu prosječnu plaću, a zaposleniku ne isplatiti dnevnice i druga plaćanja. Ako neuspjeh u izvršavanju zadatka nije bio posljedica lošeg rada zaposlenika (na primjer, zbog više sile, iz druge organizacije), tada poslodavac ne primjenjuje kazne na zaposlenika.

Dakle, kako bi se pravilno izvršilo dodjeljivanje usluge, kao i kako bi se prema zakonu primila naknada za povezane troškove, potrebno je jasno znati koje dokumente o putnim izvještajima je potrebno sastaviti. Zapamtite da će vam ispravno i tačno popunjavanje dokumentacije omogućiti da lako povratite novac potrošen na službeno putovanje.

Video "Putne isprave"

Gledajući unos, saznat ćete koje su karakteristike papirologije vezane za poslovno putovanje.

Obrazac računovodstvenog dokumenta 3-G odavno je nevažeći. Hoteli mogu koristiti samorazvijeni dokument koji sadrži potrebne detalje. Koji dokument može potvrditi smještaj poslovnog putnika u hotel?

Zaposleni donose dokumente različitih oblika iz različitih hotela, ne liče na uzorak obrasca 3-G, koji je radio po starim uputstvima. Ali svi oni sadrže obavezne detalje koji su regulirani računovodstvenim propisima za primarne dokumente. Spisak takvih detalja regulisan je zakonodavstvom CCP -a, a ne računovodstvenim pravilima. Tek tada dokument može poslužiti kao oslobađajuća "primarna".

Sopstveni memorandumi

Organizacija se prisjetila ranije postojećeg obrasca za strogo izvještavanje koji se koristio kao primarni obračunski obrazac za domaće hotele. Međutim, obrazac računovodstvenog dokumenta 3-G, odobren Nalogom Ministarstva finansija Rusije od 13.12.1993. N 121, dugo je bio nevažeći. Bilo je dozvoljeno prijaviti se samo do 1. decembra 2008.

Prema Uredbi Vlade Ruske Federacije od 05/06/2008 N 359 "O postupku izvršenja gotovinskih poravnanja i (ili) poravnanja platnim karticama bez upotrebe blagajni" strogi obrasci izvještavanja savezne izvršne vlasti odobravaju određene vrste usluga koje se pružaju stanovništvu. U onim područjima pružanja usluga stanovništvu u kojima obrasci primarnih dokumenata nisu odobreni pri gotovinskom plaćanju i (ili) plaćanju platnim karticama bez upotrebe blagajni, dopušteno je korištenje nezavisno razvijen dokument... U ovom slučaju nije potrebno dodatno odobrenje forme takvog dokumenta na saveznom nivou.

Potrebni detalji

Naravno razvijeni obrazac mora sadržavati potrebne podatke... U gore navedenom postupku za naselja sa stanovništvom bez upotrebe CCP-a (Uredba Vlade Ruske Federacije od 05/06/2008 N 359), popis obaveznih detalja obrazaca fiksiran je u klauzuli 3.

S druge strane, Savezni zakon od 21.11.1996. N 129-FZ "O računovodstvu" obavezuje da kao izvorne dokumente koristi primarne računovodstvene dokumente sastavljene prema objedinjenim obrascima. I samo ako nema jedinstvenih obrazaca, dopušteno je koristiti vlastite primarne obrasce. Obavezni detalji za takve dokumente postavljeni su u klauzuli 2 čl. 9 Zakona o računovodstvu.

Međutim, poštivanje zakona o KPK je jedno. Mnogo je problematičnije opravdati troškove koji umanjuju oporezivu osnovicu poreza na dohodak.

Uporedimo obje liste potrebnih detalja, izostavljajući uslove za individualne preduzetnike (vidi tabelu).

savezni zakon
od 21.11.1996. N 129-FZ

Koje dokumente hotel treba izdati da potvrdi smještaj na poslovnom putu radi izvještaja

Za bilo koji zadatak iz svog rukovodstva, zaposlenik mora izvještavati o njegovom izvršavanju. Prilikom napuštanja grada u ime uprave, zaposlenik preduzeća mora se unaprijed pobrinuti da dostavi dokumentarne dokaze o svom prebivalištu na službenom putu po povratku. Možete preuzeti putnu kartu s prethodnim izvještajem za Rusku Federaciju. Ovo pravilo je obavezno za svakog zaposlenog u organizaciji.
Hotelski smeštaj
Ostavljajući službene poslove na drugom mjestu, zaposlenik rješava važna pitanja za svoju kompaniju. Stoga mora voditi računa o svom mjestu stanovanja. Istovremeno, potrebno je ostati u takvom dijelu grada, odakle bi bilo zgodno rješavati sva poslovna pitanja. Najbolja opcija u ovom slučaju je hotel.
Koje dokumente hotel treba izdati poslovnim putnicima kako bi potvrdio činjenicu da su prisutni u određeno vrijeme u hotelu? U pravilu je ovo račun za plaćanje smještaja. Faktura hotela za avansni izvještaj je obrazac 3d, koji sadrži posebne podatke:

• detalji hotela;
• naziv, datum, broj registracije obrasca;
• podatke o klijentu koji boravi u hotelu, s naznakom tačne dužine boravka;
• potpuni obračun troškova - potvrda troškova hotelskog smještaja na poslovnom putu;
• potpis odgovorne osobe i pečat hotela.

Za računovodstvo, zaposlenik nakon povratka mora dostaviti dokumente iz hotela koji potvrđuju smještaj; za prethodni izvještaj trebat će vam i blagajnički ček. Ovaj ček koji se izdaje nakon potpunog izmirenja poslužit će kao potvrda troškova zaposlenika koje mora nadoknaditi. Račun za hotel bez blagajničkog čeka nije dokument koji potvrđuje smještaj. U ovom dokumentu se takođe mogu navesti troškovi svih dodatnih usluga koje se pružaju zaposlenom tokom boravka u hotelu. Međutim, plaćanje telefonskih poziva, troškovi doručka ili ručka, parkiranje automobila ili vozarina bit će vraćeni zaposleniku samo ako je to predviđeno ugovorom ili uz lični pristanak čelnika kompanije. Da biste to učinili, morat ćete sastaviti prethodni izvještaj i putni list Republike Bjelorusije.
Tok hotelske dokumentacije za izvještavanje
Za normalan rad bilo kojeg hotela u okviru zakona potrebno je imati dobro uspostavljenu dokumentaciju u hotelu. Sav hotelski posao temelji se na pružanju specifičnih usluga klijentima. Kako bi se uklonili mogući sukobi u odnosima s klijentima, sve usluge moraju biti zabilježene u dokumentima za strogo izvještavanje u hotelu. Popis ovih obrazaca može varirati ovisno o vrsti poslovanja hotela.
Svaki hotel može dostaviti račune i dokumente koji potvrđuju hotelski smještaj na poslovnom putu na dva načina:

• dokumenti o registraciji organizacije;
• interne organizacione dokumente hotela.

Unutarorganizacijski obrasci također uključuju dokumente koji potvrđuju troškove hotela, smještaja i dodatnih usluga. Ova dokumentacija mora biti u skladu sa projektnim zahtjevima utvrđenim lokacijom hotela. Uostalom, ovo su dokumenti potrebni za hotelski smještaj za računovodstvo preduzeća zaposlenika, tako da mu se nadoknađuju svi troškovi.
Kako se sastavljaju dokumenti u hotelu? Takva dokumentacija može biti primarna i sekundarna. Primarni uključuje oblike strogog izvještavanja. Čekovi moraju biti u KKM -u koji je službeno registriran kod poreznih vlasti. Ček iz hotela za izvještaj je najvažniji, prikazuje period boravka u hotelu, troškove dodatnih usluga, ime itd.
Sekundarna dokumentacija ima različite oblike, čiji oblik može postaviti sama uprava hotela.
Glavna svrha hotelskih provjera
U osnovi, ljudi koji u grad dolaze na poslovno putovanje žive u hotelima. Međutim, neki radije žive u privatnim iznajmljenim stanovima, ne misleći da će kasnije biti potrebno potvrditi putne troškove prilikom sastavljanja prethodnog izvještaja. U ovom slučaju nije lako sami provjeriti, jer obrazac ima određene značajke. Takav dokument obično se sastoji od blagajničkog računa iz hotela i 3d obrasca. Obrazac mora sadržavati naziv hotela, TIN prodavača usluga, potpise odgovornih osoba i pečat objekta.
Hotelski račun za službeno putovanje na papiru uglavnom je tražen među zaposlenima u državnim preduzećima. Nakon dolaska potrebno je računovodstvu podnijeti avansni izvještaj o putnim troškovima, primjer popunjavanja koji je dostupan u svakoj organizaciji. Ovaj izvještaj će biti potvrđen čekom iz hotela, na osnovu kojeg će zaposlenom biti nadoknađeni svi troškovi smještaja i hotelskih usluga. Zato je od prve važnosti pružiti dokumente iz hotela za poslovne putnike 2016-2017.
Komercijalna preduzeća mogu koristiti različite šeme izvještavanja. Neki ljudi unaprijed dodjeljuju određeni iznos zaposleniku koji odlazi na službeno putovanje, uključujući troškove smještaja, doručka, prijevoza itd. Međutim, postoje slučajevi kada izvještaj o troškovima putovanja za period 2016-2017 istekne i zaposlenik ne može pronaći priznanice iz hotela. Stoga, u dogovoru s upravom, zaposlenik kompanije može koristiti usluge firmi koje izrađuju dokumente za hotelski račun, potvrđujući plaćanje usluga smještaja.
Službeni račun i hotelski račun za službeno putovanje mogu izdati samo zaposlenici hotela. No, u slučaju gubitka službenih obrazaca, možete se obratiti tvrtkama specijaliziranim za prodaju čekova. Uz male naknade, ove firme nude poslovne računovodstvene dokumente za kupovinu.
Za vrijeme službenog putovanja zaposlenik se mora pobrinuti za naknadnu naknadu svih povezanih troškova. Stoga biste trebali unaprijed pojasniti koja dokumenta hotel pruža za smještaj. Osim toga, potrebno je u računovodstvu vaše kompanije razjasniti da li je hotelski račun strogi obrazac za izvještavanje. Neke firme mogu zahtijevati dodatne obrasce. To morate unaprijed razjasniti kako biste ih mogli zatražiti u hotelu vašeg boravka.

Dokumenti koji potvrđuju hotelski smještaj

Turistima koji su posjetili grad ili ljudima koji su došli u posjetu ili na poslovno putovanje potreban je odmor pa razmišljaju o smještaju u hotel. No, ne znaju svi da je potrebno sastaviti bilo koji dokument koji potvrđuje hotelski smještaj, osim standardnih procedura registracije, koje se sastoje od predočenja pasoša i ispisa rezervacije, koja najčešće ima elektronički obrazac. Uz sve ovo, morate popuniti i upitnik za goste hotela.

Kako zaraditi na poslovnom putu?

Računovodstveni dokumenti za poslovne putnike, službena potvrda hotela o smještaju.

No, za ljude koji su doputovali na poslovno putovanje i koji odlučuju o poslovima neke kompanije ili poduzeća, vrlo je važno pravilno sastaviti dokumente, jer se, nakon što su se vratili u svoj grad, moraju najkasnije tri dana kasnije, sastaviti i računovodstvu svog preduzeća donijeti obračun koliko su troškovi nastali na službenom putu.

Dokumenti koji potvrđuju troškove života

Ako kompanija nema odgovornog zaposlenika koji organizira poslovna putovanja, tada osoba koja ide na poslovno putovanje mora samostalno tražiti odgovarajući hotel, rezervirati sobu i platiti. A kako bi vratio novac potrošen na hotelski smještaj, zaposlenik predočava računovođi dokumente koji potvrđuju njegov boravak u hotelu, a koji ukazuju na datum dolaska i odlaska iz hotela.

Ako hotel koristi blagajne, ljudima koji žive u njemu izdaje se blagajnički račun, uz koji je priložen dokument sa podacima o stanovnicima. Obavezno provjerite datum dolaska u hotel i odjavu iz njega - datumi moraju odgovarati onima navedenim u potvrdama o prijevozu.

Ako hotel ne koristi blagajnu, njegovi predstavnici sastavljaju stroge obrasce izvještavanja u obliku koji se razvija pojedinačno u svakom hotelu. I ti se oblici drugačije nazivaju: hotelski čekovi, vaučeri, priznanice.

Dokument koji potvrđuje hotelski smještaj

Nije važno kako se dokument zove, važno je da on ukazuje na sljedeće:

Kako se zove dokument.

To je šestocifreni broj.

Kako se zove organizacija koja pruža uslugu.

Adresa lokacije organizacije.

Na dnu obrasca mora postojati pečat organizacije odgovorne za njegovo izdavanje.

Druga važna stvar je da se običan papir ne bi trebao koristiti za izradu memoranduma, a informacije se ne bi trebale ispisivati ​​na pisaču. Originalni dokument se proizvodi u štampariji na posebnom papiru ili je nosač papira obrasca izrađen automatizovanim sistemom, sa prepoznatljivim oznakama, zahvaljujući kojima su originalni obrasci zaštićeni od falsifikovanja.

Prije nego što odete na poslovno putovanje u nepoznati grad, na internetu pronađite web stranicu odgovarajućeg hotela, pročitajte sve potrebne informacije o tome. Prije rezervacije i plaćanja sobe možete nazvati administrativnog službenika koji će vas obavijestiti o dokumentima koji se izdaju u njihovom hotelu i koji može potvrditi vaš boravak u njemu, a zatim provjeriti u računovodstvu vaše kompanije da li će ti dokumenti biti dovoljno za izveštaj.

No nije uvijek moguće upoznati se s dokumentacijom koju izdaje hotel. Stoga, ako se, napuštajući hotel, suočite s oklijevanjem osoblja da vam izda odgovarajuće dokumente, tada se ništa ne može učiniti.
Vi samo trebate zatražiti od osoblja da prepravi dokument u traženom obliku i odobri ga, u skladu s Uredbom Vlade Ruske Federacije od 09.10.2015., Koja sadrži nova Pravila pružanja hotelskih usluga i opisuje karakteristike prema kojima se ova dokumentacija izdaje posetiocima hotela.

Iz tog razloga se preporučuje odgovoran odnos prema poslovnim putovanjima. Planirajte unaprijed u kojem hotelu je bolje odsjesti, jer se danas, zahvaljujući dostupnosti interneta, lako upoznati sa uslovima koje nude hoteli kako biste odabrali najbolju opciju.

Prateća dokumentacija o hotelskom smještaju

Koje dokumente hotel mora izdati kako bi potvrdio smještaj na službenom putu radi izvještaja?

Za sve zadatke iz svog rukovodstva zaposlenik mora izvještavati o svom učinku. Napuštajući gradske granice u ime čelnika, zaposlenik kompanije mora se unaprijed pobrinuti da po povratku dokumentuje svoje boravište na službenom putu. Možete preuzeti putnu kartu s prethodnim izvještajem za Rusiju. Ovo pravilo je obavezno za svakog zaposlenog u kompaniji.

Smeštaj u hotel

Odlazeći poslovno u drugi grad, zaposlenik rješava najvažnija pitanja za svoju organizaciju. Stoga mora razmisliti o svojoj lokaciji. U isto vrijeme, trebali biste stati u takvom dijelu grada odakle bi bilo ugodno rješavati sva službena pitanja. Najbolja opcija u ovom slučaju je hotel.

Koje dokumente hotel treba izdati poslovnim putnicima kako bi potvrdili činjenicu njihovog boravka u hotelu u određenom trenutku? Obično je ovo račun za plaćanje smještaja.

Spisak dokumenata

Faktura hotela za avansno izvješće je obrazac 3d koji sadrži sljedeće podatke:

• detalji hotela;
• datum, naziv, broj pripreme obrasca;
• podatke o klijentu koji boravi u hotelu, sa naznakom tačne dužine boravka;
• potpuni obračun troškova - potvrda troškova boravka u hotelu na službenom putu;
• pečat hotela i potpis odgovornog lica.

Za računovođu, zaposlenik nakon dolaska mora predočiti dokumente iz hotela koji potvrđuju prebivalište; za prethodni izvještaj bit će potrebna i blagajnička potvrda. Ovaj ček, koji se izdaje nakon potpunog izmirenja, poslužit će kao potvrda troškova zaposlenika koje treba nadoknaditi.

Hotelski račun bez blagajničkog čeka

Račun za hotel bez čeka na blagajni ne smatra se dokumentom koji potvrđuje boravak. U ovom dokumentu mogu se naznačiti i troškovi svih dodatnih usluga koje se zaposleniku pružaju tokom boravka u hotelu. Međutim, plaćanje telefonskih pregovora, troškovi ručkova ili doručka, parkiranje automobila ili putni troškovi vraćaju se zaposleniku samo ako je to predviđeno ugovorom ili uz lični pristanak direktora organizacije. Da biste to učinili, morate izdati potvrdu o putovanju, kao i prethodni izvještaj.

Tok rada hotela za izveštavanje

Za dobro koordiniran rad bilo kojeg hotela u okviru zakona potrebna vam je pravilna priprema dokumenata u hotelu. Sav rad u hotelu temelji se na pružanju određenih usluga klijentima. Kako bi se uklonili mogući sukobi u odnosima s klijentima, sve usluge moraju biti zabilježene u hotelu u dokumentima strogog izvještavanja. Spisak ovih obrazaca može varirati,
ovisno o vrsti ekonomske djelatnosti hotela. Svaki hotel može pokazati dokumente i račune koji potvrđuju hotelski smještaj na poslovnom putu, u 2 verzije:

• dokumenti o registraciji preduzeća;
• interne organizacione dokumente hotela.

Unutarorganizacijski obrasci također uključuju dokumente koji potvrđuju troškove hotela, smještaja i dodatnih usluga. Ovi dokumenti moraju ispunjavati uslove za registraciju, koji se postavljaju na lokaciji hotela. Uostalom, takvi su i specifični, dokumenti za hotelski smještaj potrebni su računovodstvu kompanije zaposlenika, tako da će mu biti nadoknađeni svi troškovi.

Kako se sastavljaju dokumenti u hotelu?

Ova dokumentacija može biti primarna ili sekundarna. Primarni uključuje stroge obrasce izvještavanja. Čekovi moraju biti službeno registrirani u poreznoj upravi KKM -a. Ček iz hotela smatra se vrlo važnim za izvještaj, odražava period boravka u hotelu, troškove dodatnih usluga, naziv itd.

Sekundarna dokumentacija je različitih oblika, čiji oblik postavlja uprava samog hotela.

Glavna svrha hotelskih provjera

U većini slučajeva poslovni putnici koji dolaze u drugi grad žive u hotelima. Međutim, neki radije žive u iznajmljenim privatnim stanovima, ne misleći da će kasnije morati sastaviti putne troškove prilikom sastavljanja prethodnog izvještaja. U ovom slučaju neće biti lako sami provjeriti, jer obrazac ima neke posebnosti. Takav dokument, po pravilu, sastoji se od računa hotelske blagajne i obrasca 3d. Obrazac mora sadržavati naziv hotela, TIN prodavača usluga, pečat objekta i potpise odgovornih osoba.

Papirnati hotelski račun za službeno putovanje obično je tražen među zaposlenicima državnih agencija. Nakon dolaska morate računovođi predati avansni izvještaj o putnim troškovima, čiji je primjer dostupan u svakoj kompaniji. Ovaj izvještaj posebno je potvrđen potvrdom hotela, na osnovu koje se zaposleniku nadoknađuju svi troškovi smještaja i hotelskih usluga. Iz tog razloga, pružanje dokumenata iz hotela za osobe upućene na službeno putovanje 2016-2017. Pitanje je od primarne važnosti.

Komercijalne kompanije mogu koristiti različite sheme izvještavanja. Neki daju određenu svotu novca zaposleniku koji odlazi na službeno putovanje unaprijed, uključujući troškove smještaja, hrane, prijevoza itd. Međutim, postoje situacije kada rok za izvještaj o putnim troškovima 2016-2017 prođe, a zaposlenik ne može pronaći priznanice iz hotela. Stoga, u dogovoru s direktorom, zaposlenik organizacije može koristiti usluge kompanija koje pružaju dokumente za izvještavanje za hotel, kako bi potvrdio plaćanje usluga smještaja.

Hotelski ček i službenu potvrdu o poslovnom putovanju mogu izdati samo zaposlenici hotela. No, ako su službeni obrasci izgubljeni, možete se obratiti tvrtkama specijaliziranim za prodaju čekova. Za male troškove, ove kompanije će vam ponuditi da kupite originalne računovodstvene dokumente za poslovne putnike.

Za vrijeme službenog putovanja zaposlenik bi trebao razmisliti o naknadnoj naknadi svih povezanih troškova. Stoga je potrebno unaprijed saznati koja dokumenta hotel daje za smještaj. Osim toga, trebali biste provjeriti u računovodstvenoj službi vaše organizacije da li se hotelski račun smatra oblikom stroge odgovornosti. Neke kompanije mogu zatražiti dodatne obrasce. Sve se to mora unaprijed saznati kako biste imali vremena zatražiti smještaj u hotelu za smještaj.

Današnje uspješno poslovanje praktično je nemoguće bez službenih putovanja zaposlenih u organizaciji. Tokom putovanja rješavaju se temeljna pitanja za rad kompanije. Budući da se službeno putovanje obavlja na trošak preduzeća, zaposlenik koji ide na put dužan je po povratku računovodstvu dostaviti određene računovodstvene dokumente. Ovaj će članak biti posvećen ovom pitanju.

Bilo koje moderno poslovanje teško je zamisliti bez povremenih poslovnih putovanja. Njihov cilj može biti vrlo raznolik:

• sastanak sa poslovnim partnerima;
• lično potpisivanje ugovora;
• zaključivanje profitabilnih poslova;
• sudjelovanje na svim vrstama konferencija i izložbi.

Za slanje zaposlenika na službeno putovanje potrebna je odgovarajuća dokumentacija. Uključuje narudžbu koja potvrđuje smjer osobe na poslovnom putu, kao i potvrdu o putovanju.

Ovi dokumenti ukazuju na vremensko razdoblje trajanja putovanja. U isto vrijeme, zaposlenik koji se vrati iz njega dužan je dostaviti odgovarajuću izvještajnu dokumentaciju računovodstvu i odjelu za kadrove. U ovoj situaciji, potrebno je da računovodstvo donese sve potvrde o izvještavanju, izvode i čekove, koji potvrđuju rashodnu stranu putovanja.

Trajanje službenog putovanja na teret organizacije određuje troškove potonjeg za njeno provođenje. Stoga, svi prijavljeni dokumenti moraju biti prezentirani od strane zaposlenog u savršenom stanju. Na njima ne bi trebalo biti masnih mrlja, mehaničkih oštećenja, precrtanih i rukom ispisanih natpisa, kao ni mrlja koje onemogućuju čitanje dokumenta.

Dokumenti dostavljeni računovodstvenoj službi moraju sadržavati sljedeće podatke:

• troškove života u hotelu, iznajmljenom stanu itd .;
• troškovi hrane;
• putni troškovi, usluge domaćinstva;
• plaćanje od strane zaposlenika internetske i telefonske komunikacije.

Takođe, ovo bi trebalo uključiti troškove korišćenja ličnih ili korporativnih vozila. To su ljudski troškovi za gorivo i maziva i benzin.

Osim toga, zaposlenik koji se vraća sa službenog putovanja, osim izvještajne dokumentacije, mora dostaviti i svoj izvještaj. Na osnovu ove dokumentacije, računovodstveno osoblje će izračunati sve putne troškove i nadoknaditi zaposleniku njegove putne troškove.

Računovodstveni dokumenti koji se odnose na rashodnu stranu uključuju:

1. čekovi ili računi za hotelski smještaj, izdani u obliku 3G;
2. karte za sve vrste prevoza koje je osoba koristila tokom službenog putovanja;
3. fiskalni računi sa benzinskih pumpi;
4. računi za kupovinu hrane ili obroke u kafeteriji;
5. potvrde o prodaji;
6. putne isprave.

Osim toga, popis izvještajnih dokumenata koje zaposlenik može predočiti računovodstvu nakon povratka sa službenog putovanja može uključivati:

• akt sastavljen u toku pružanja određene vrste usluga osobi. Smatra se osnovnim ako ispunjava svrhu putovanja ili je navedeno u naredbi o rasporedu na službeno putovanje;
• ugovor sklopljen tokom zakupa stana. Služi se ako zaposlenik kompanije nije živio u hotelu, već je iznajmio kuću. Takođe se obezbeđuje ako je poslovni put bio dug.

Ovi sporazumi i akti u svom tekstu sadržavat će određeni iznos koji treba platiti. Stoga će njihovo predstavljanje računovodstvenoj službi pomoći zaposleniku da nadoknadi svoje troškove.

Upravo ti dokumenti mogu potvrditi stvarne troškove zaposlenika organizacije na poslovnom putu i trebaju se dostaviti računovodstvu po povratku.

Važno je znati da morate imati vremena za ulaganje u rokove za podnošenje izvještaja o službenom putu koji su strogo propisani zakonom. Ovi uvjeti regulirani su osnivačkim dokumentima svake određene organizacije.

Stoga je preporučljivo ponijeti sve potrebne potvrde, račune i karte već prvog dana odlaska na posao.

Vrlo često se zaposlenici različitih organizacija šalju na zajedničke konferencije radi razmjene novih tehnologija, razmjene znanja i iskustva, kao i stažiranja radi stjecanja viših kvalifikacija. U takvoj situaciji bit će potrebno računovodstvu i odjelu za osoblje predočiti:

Obično je rok za podnošenje takve dokumentacije tačno nedelju dana od trenutka povratka sa konferencije ili stažiranja.

Budući da računovodstvo vodi evidenciju dokumentacije koja se odnosi na uzimanje u obzir svih vrsta troškova preduzeća za tekući mjesec, dostavljanje dokumentacije za izvještavanje o povratku sa službenog putovanja od strane zaposlenika je obavezna radnja i regulirano je zakonom. Svi troškovi navedeni u njoj unose se u mjesečni izvještaj organizacije o njihovim troškovima za poreznu službu, a nesklad između stvarnih i navedenih troškova može se kazniti sankcijama.
No, ponekad postoje situacije više sile u kojima osoba može izgubiti ili ozbiljno oštetiti rashodovnu dokumentaciju. Na primjer, karta je pocepana ili kondukter jednostavno nije vratio na vrijeme, izgubljen je račun iz hotela, kantine ili benzinske pumpe. U takvoj situaciji, pa čak i u kratkom vremenskom periodu, bit će vrlo problematično vratiti ih u strani grad. Da biste ubrzali proces vraćanja gubitka, možete se obratiti specijaliziranim službama. Ali oni rade samo u najvećim gradovima u zemlji. Stoga često zaposlenik kompanije nema vremena ispuniti rokove s podnošenjem sve izvještajne dokumentacije.

Nemoguće je potvrditi rashodnu stranu putovanja bez pravih papira, jer računovodstvo nema pravo vjerovati im na riječ. Svaki potrošeni novčić treba evidentirati na čeku. Samo na ovaj način možete vratiti svoj novac.
Morate biti svjesni da je za registraciju svih vrsta izvještajnih dokumenata potrebno unijeti podatke o kompaniji koja će platiti kancelarijske troškove zaposlenih tokom službenog putovanja.

Ako ispunjavate sve zahtjeve za prijavu dokumentacije, po povratku sa službenog putovanja možete računati na nadoknadu vaših stvarnih troškova. U suprotnom, posebno u slučaju gubitka ili oštećenja računovodstvenih dokumenata, dobit ćete, u najboljim okolnostima, samo djelomičnu naknadu, jer će računovodstvo naknadno biti u obavezi predočiti troškove kompanije poreznoj službi i sve nedosljednosti se kažnjavaju administrativnom kaznom. U takvoj situaciji preduzeće, posebno ako se radi o državnom preduzeću, može se optužiti za zloupotrebu sredstava. Stoga uvijek obratite dužnu pažnju na prijavljivanje putnih dokumenata.

Video "Kako dogovoriti poslovno putovanje"

Zapisnik govori o tome kako pravilno sastaviti potrebna dokumenta i kako odrediti stvarno trajanje boravka zaposlenika na službenom putu.

Poslovna putovanja iz organizacija sastavni su dio svake radne aktivnosti. Oni mogu imati različite ciljeve: pregovaranje o sporazumima, kupovinu potrebne robe, prodaju proizvoda, obuku i još mnogo toga. Međutim, svaki poslovni put nije potpun bez dokumentacije i obaveznog računovodstva.

Koncept poslovnog putovanja

Definicija pojma "službenog putovanja" objavljena je u članku 166. Zakona o radu Ruske Federacije i klauzuli 2 Uredbe koju je odobrila Vlada Ruske Federacije br. 749 od 13. listopada 2008. "O specifičnostima slanje radnika na službena putovanja. "

Poslovno putovanje je kretanje zaposlenika po nalogu poslodavca na određeni period radi obavljanja poslovnog zadatka izvan mjesta stalnog zaposlenja.

Prilikom prijavljivanja zaposlenika na službeno putovanje isplaćuje mu se određeni prihod, koji ovisi o prosječnoj plaći, te se vrši naknada za sve troškove za vrijeme putovanja (u ovom slučaju zaposlenik mora dokumentirati troškove, pružajući npr. , dokumenti iz hotela za prijavljivanje).

Zaposlenik koji je poslan na službeno putovanje ima sljedeće garancije utvrđene Zakonom o radu Ruske Federacije:

• očuvanje mjesta rada i dodijeljenog radnog mjesta;
• održavanje prosječne plate tokom odlaska;
• naknada troškova tokom službenog putovanja.

Potrebna dokumentacija

Prilikom slanja zaposlenika na poslovno putovanje potrebno je sastaviti paket dokumenata.

1. Dodjela usluge (slanje na službeno putovanje).
2. Podsjetnik (kada koristite automobil za kretanje).
3. Nalog (u njemu se navodi: mjesto upućivanja, svrha službenog putovanja, period odlaska, izvor finansiranja, sastavljen u obrascima T9 i T9a)
4. Prethodni izvještaj (potvrđuje troškove tokom službenog putovanja, sastavljen u obliku AO-1)
5. Tabelarni raspored (za obračun radnih dana, praznici i vikendi se obično plaćaju u dvostrukom iznosu).
6. Potvrda o službenom putu (kada se šalje na službeno putovanje u Rusiju i zemlje ZND-a, izdaje se u obliku T-10).

Putni nalog

Putni nalog sastavlja poslodavac i evidentira ga u dnevniku. Svako preduzeće ima svoj odobreni obrazac ovog dokumenta. Sadrži sljedeće podatke:

• Puno ime zaposlenika koji je poslan na službeno putovanje;
• svrha putovanja;
• odredište;
• datum odlaska;
• dužina boravka na odredištu.

Nakon popunjavanja putnog naloga, on se prenosi direktno izvođaču putovanja.

Prethodni izvještaj

Nakon dolaska sa službenog putovanja, zaposlenik mora podnijeti izvještaj o utrošenim sredstvima (u jednom primjerku) sastavljen vlastitom rukom. U tu svrhu se popunjava avansni izvještaj, na koji se prilažu računi, računi za smještaj, put, hranu i druge moguće troškove. Ovaj dokument zaposleni mora dostaviti u roku od tri dana od povratka.

Dokument sadrži sljedeće podatke:

• iznos prvobitno izdatog avansa;
• Broj dokumenta;
• datum izdavanja sredstava;
• lice kome je avans izdat (puno ime i prezime);
• iznos utrošenog novca;
• iznos salda (ako postoji);
• priloženi dokumenti koji potvrđuju činjenicu troškova.

Vrijedi napomenuti važnost pravilnog popunjavanja dokumentacije. Ako avansni izvještaj nije pravilno izvršen, neće biti moguće nadoknaditi troškove i neće se moći koristiti za prikupljanje poreskih dokumenata.

Troškovi

Naknada troškova zaposlenih utvrđena je radnim zakonodavstvom Ruske Federacije. Troškovi koje je organizacija dužna nadoknaditi uključuju:

• plaćanje putovanja u bilo kojem vozilu;
• iznajmljivanje stanova, hotela;
• dnevnice (sve vrste dodatnih troškova povezanih sa životom izvan mjesta stalnog rada);
• svi troškovi nastali uz dozvolu pretpostavljenih.

Propratni dokumenti

Budući da se, prema Zakonu o radu Ruske Federacije, naknada troškova tokom službenog putovanja vrši samo uz prateću dokumentaciju, zaposlenik je dužan dostaviti izvještajnu dokumentaciju.

Izvještajni dokumenti za poslovne putnike podijeljeni su u dvije glavne kategorije: dokaz o putovanju i dokaz o prebivalištu zaposlenika. Prvi od njih uključuje putne karte i karte za ukrcaj.

Da biste potvrdili provedbu druge vrste troškova, morate navesti:

• čekovi za hotelski smještaj;
• gotovinski račun za hranu i drugu potrebnu robu;
• faktura;
• ugovor o zakupu;
• račun za pružanje različitih usluga.

Ako je zaposlenik živio s privatnom osobom tokom poslovnog putovanja (iznajmljivanje stana ili sobe), mora priložiti ugovor o najmu.

Za značajke registracije službenog putovanja pogledajte video:

Dnevnica

Dnevnice se mogu isplaćivati ​​prema sljedećim dokumentima:

• putni list;
• lokalni akti organizacije;
• kolektivni ugovor.

U tom slučaju nije potrebna dokumentarna potvrda zaposlenika.

Iznos plaćanja je neograničen, određuje ga poslodavac. Na zakonodavnom nivou, dnevna naknada dostiže 700 rubalja u Rusiji i 2500 u slučaju službenih putovanja u inostranstvo. Ove isplate ne podliježu porezu na dohodak građana. U slučaju da je naknada plaćena više od utvrđenog iznosa, može se oporezivati.

Posebno treba napomenuti da u slučaju mogućnosti svakodnevnog povratka u mjesto stalnog boravka, dnevnice nisu potrebne.

ostali troškovi

Kada poslovno putujete za organizaciju, često postoji potreba za dodatnim troškovima, koji se također naknadno nadoknađuju. Ovo uključuje:

• poslovni pozivi (o pitanjima organizacije);
• plaćanje osiguranja za vrijeme vašeg boravka;
• mjenjačnica;
• putovanje javnim prevozom;
• prevoz prtljaga ili tereta.

Ovi troškovi se takođe moraju dokumentovati. Za nadoknadu troškova zaposlenik može dostaviti račune, karte i druge evidencije službenih putovanja.

Advokat će odgovoriti na vaša pitanja u komentarima na članak.