Как написать служебку на имя директора. Как написать правильно служебную записку — образец. Что это такое

О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке - докладные записки путают со служебными и составляют неверно. Это нарушает выполнение основной функции таких документов - официальное общение внутри коллектива, что приводит к невозможности слаженной работы. Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.

Терминология

Средство общения между должностными лицами, структурными подразделениями. Иногда определяется как документ о выполнении какого-либо задания/работы, хотя она может иметь и другой характер. Образцы, которые будут рассмотрены в этой статье, как раз и отображают возможное содержание служебной записки.

Официально классификатор управленческих документов не содержит информации о такой бумаге, как служебная записка. Пример, как ее писать, не предоставляется, но это не отменяет того, что подобный документ широко распространен в рабоче-трудовой сфере по ряду причин.

Причины необходимости использования

Служебная записка известна как часто используемый вспомогательный документ. На нее ложится ответственность обеспечить связь между элементами рабочей системы, то есть сотрудниками. Почему же такой документ так популярен? Многие рабочие моменты можно и нужно решить без вмешательства руководящих постов - это доказывает самостоятельность и работоспособность отделов автономно и как системы в целом.

Особенности

Отличие от вышеназванной докладной записки состоит в том, что последняя подразумевает обращение к вышестоящим чинам, а служебная записка, пример которой будет рассмотрен ниже, образует связь на горизонтальном уровне. Это может быть обращение к администратору другого отдела или руководителю иного подразделения. В любом из случаев, пока упоминаемые лица имеют равнозначные должности, можно говорить о служебной записке. Когда возникает неравенство, должна быть составлена Некоторые из примеров, представленных здесь, могут носить неоднозначный характер определения, причины этого будут рассмотрены позже.

Тематика служебных записок

Обычно служебные записки пишутся по вопросам обеспечения: информационного, хозяйственного, материально-технического или организационного. Нередко записка может содержать какую-то просьбу или предложение. У каждого из структурных элементов обычно какая-то из тематик приоритетна и соотносится с областью, в которой работает сам элемент.

Оформление

Оформление служебной записки выполняется так же, как и оформление докладной. Следовательно, меняется лишь содержание. Оформление служебных записок регулируется ГОСТом. Это позволяет поддерживать единство оформления всех управленческих документов.

Пример того, как писать служебную записку:

Информационно-технический отдел (вверху страницы, с левой стороны )

Начальнику службы охраны (вверху, с правой стороны ) Любченко Р. Л.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.09.2015 № 11

В пятницу 17. 09. 2015 будет произведена замена материально-технической базы. В связи с этим прошу предоставить доступ следующих работников организации ЧП “АМИР” для выполнения этих работ:

1. Андеенко Сергей Геннадиевич.
2. Мишков Лев Георгиевич.

Начальник отдела (с левой стороны ) _роспись_ Антипов Р. Д. (с правой стороны)

Оформление служебной записки предполагает типичный формат листа - А4.

Преимущества

По существу, аналог речевого сообщения, служебная записка имеет ряд преимуществ перед привычным рабочим общением:

• сохранение в письменном виде;
• официальное документирование;
• удобство в случае передачи сложной информации;
• возможность передачи одного сообщения сразу нескольким лицам.

Логично вытекающие отсюда последствия:

• возможность подтвердить/опровергнуть какое-то утверждение;
• четкая постановка задачи и четкое ее выполнение;
• своевременность выполнения;
• эффективность работы.

Характер

Написание служебной записки может иметь следующий характер:

• информационный (сообщение, извещение, инструктаж и т. д.);
• инициативный (запрос);
• отчетный.

Служебная записка, пример которой был предоставлен выше, носит информационный характер, так как начальник одного отдела извещает другого о предстоящем выполнении работ, кроме того, дает простой инструктаж о том, что тот обязан сделать.

Последние два пункта нередко соседствуют: отчетная записка является ответом на инициативную (запрос).

Структура

Рассмотрим, как правильно написать служебную записку на основе приведенного примера. Итак, этот документ обязан содержать:

• реквизит адресата (в данном случае роль этого исполнил начальник охраны);
• наименование документа (соответствующая надпись была непосредственно перед текстом);
• дата документа;
• текст;
• реквизит и подпись адресанта (начальник информационного отдела).

Текст, в свою очередь, тоже можно распределить по структуре. Правда, гораздо более условно:

1. Первая часть определяет основание и мотив написания. Служебная записка, образец которой был представлен выше, объясняет просьбу в первом же предложении.
2. Вторая часть отображает суть: в примере она идет после слов “в связи...”.
3. Третья часть - заключительная. Она может содержать констатацию факта, предложение или просьбу.

Служебная записка, пример которой помогает нам разобраться в правилах оформления, соединяет вторую и третью часть в одну. Разделение становится более заметно в сложных служебных записках. Третья часть обязательно появляется и в ответных документах.

Стилизация

Хотя для этой бумаги позволяется вольный формат, равно как и для всех остальных управленческих бумаг, чтобы знать, как правильно написать служебную записку, необходимо свободно излагать свои мысли в деловом стиле, ведь при составлении любого рода документации используется именно он.

Виды

Служебные записки не имеют четкой классификации, но в то же время их можно условно поделить на виды.

Например, бывает служебная записка:

• о повышении;
• на приобретение;
• о списании и т. д.

Каждый из видов имеет свою спецификацию написания. Для лучшего понимания того, как написать служебную записку, будут приведены также и примеры.

О повышении

Служебная записка об увеличении заработной платы может понадобиться работникам, считающим, что они получают недостаточное денежное вознаграждение за свой труд. Логично, что прежде всего они обратятся к своему начальнику - напишут докладную записку.

Служебную записку такого типа пишет начальник отдела работника на имя главы управления. Иногда этим занимается также и отдел кадров. Тогда изначально идет речь об общении отдела сотрудника, желающего получать больший оклад, и отдела кадров. Причины увеличения заработной платы (изменение объемов труда, квалификации сотрудника и прочее) обязательно должна содержать служебная записка.

Образец представлен ниже.

Отдел учета материальных средств

Генеральному директору ЧП “Агро Дарина” Анинникову Г. Л.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

09.04.2013 № 45

Санкт-Петербург

Об увеличении заработной платы Фурманец Г. В.

Фурманец Галина Викторовна работает в ЧП “Агро Дарина” с 4 марта 2011 года в должности ведущего специалиста отдела учета материальных средств. Она квалифицированный мастер своего дела, показывающий высокую результативность труда, пунктуальна, обязательна и исполнительна. За время работы не получила ни одного дисциплинарного взыскания. В связи с вышеперечисленным прошу Вас увеличить заработную плату Фурманец Галине Викторовне с 23 000 рублей до 25 000 рублей.

Начальник отдела учета материальных средств_подпись_Галкин С. А.

Повышение не означает только увеличение оплаты труда, также может подразумеваться переход на более высокую должность. Служебная записка о повышении в должности пишется также начальником отдела.

Это важное замечание: такая же служебная записка директору, то есть записка от подчиненного начальнику считается докладной.

• повышения его квалификации;
• получения высшего образования (первого/второго);
• стажа и опыта работы;
• за выдающиеся заслуги.

Причины должны быть указаны непосредственно в служебной записке. Например, следующей.

Отдел материально-технического обеспечения

Генеральному директору ПП “Нетфликс” Ляшенко С. Ю.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

19.02.2001 № 15

О повышении в должности Белоусовой Ю. О.

Белоусова Юлия Олеговна работает в ПП “Нетфликс” с 7 января 1999 года в должности администратора отдела материально-технического обеспечения. Она квалифицированный специалист своего дела. Сотрудница исполнительна и ответственна, отличается высокой работоспособностью и выдержкой в стрессовых ситуациях. 15 февраля 2001 года получила диплом магистра по специальности “Учет и аудит”. В связи с указанным рекомендую Белоусову Юлию Олеговну к повышению до должности старшего администратора.

Начальник отдела материально-технического обеспечения_подпись_Ельчанинов П. Л.

На приобретение

Под приобретением подразумевается ремонт или замена какого-либо оборудования. Служебная записка на приобретение пишется отделом, который нуждается в обновлении материально-технической базы.

Служебная записка, образец которой представлен ниже, составлялась для приобретения компьютера.

Отдел кадров

Начальнику отдела IT ООО “Епам” Пенькову Д. М.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

12.11.2009 № 4

О ремонте (замене) компьютера

Уведомляю, что начиная с 6 ноября 2009 года у сотрудницы отдела кадров Машкиной Татьяны Евгеньевны, старшего администратора, на персональном компьютере происходят регулярные сбои.

В связи с вышеуказанной причиной прошу произвести ремонт или замену данного ПК как можно быстрее.

Начальник отдела кадров _подпись_ Чистенко В.Т.

Отпуск

Служебная записка отпуск здесь подразумевает не в смысле выхода на заслуженный отдых, а вызова сотрудника из отпуска, пишется начальником отдела, в котором соответствующий работник числится. В ней указывается причина отзыва. Документ подается начальнику компании/организации, он, в свою очередь, должен написать ответ - согласие или отказ.

Ниже приводится пример такой служебной записки вместе с ответом.

Не возражаю

Отделу кадров подготовить необходимые документы__Сергеев 21.03.2014

Генеральному директору ЧП “Аукро” Сергееву В. П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

21.03.2014 № 1

Учитывая болезнь старшего бухгалтера отдела учета и аудита Морозовой Татьяны Викторовны, вношу предложение вызвать бухгалтера Матвейчук Павлу Сергеевну из отпуска с 22.03.2014 г.

Начальник отдела учета и аудита _подпись_ Маринина Р. А.

Следует учесть, что кроме написания и получения резолюции на служебную записку требуется еще получить согласие самого сотрудника на отзыв из отпуска. Это необходимо также официально задокументировать. Следовательно, служебная записка - лишь первый этап данного процесса.

О премировании

Служебная записка о премировании пишется, когда начальник желает поощрить сотрудника за производительный труд. С точки зрения работника, процесс премирования простой, для начальника же, особенно если организация не имеет положения о премировании и предпочитает обходиться без него, он становится гораздо более трудоемким. Но одним из этапов данного процесса в любом случае будет написание служебной записки.

В первую очередь нужно изучить спецификацию предприятия в этом плане - каждая из компаний имеет свои условия премирования. Это могут быть оговоренные случаи, когда сотрудник не может быть премирован (дисциплинарные взыскания, административные нарушения и т. д.), источники премий и тому подобное. После тщательного изучения можно приступать непосредственно к написанию.

Служебная записка о премировании должна обязательно содержать причины, по которым начальник отдела считает, что работник должен быть поощрен. Если положение о премировании имеет четкие пункты, в которых обозначено, какое поощрение за что полагается, процесс гораздо упрощается. Начальнику остается только оповестить директора о выполнении такого-то и такого-то пунктов. Тогда это извещение. В другом случае начальник отдела только предлагает поощрить сотрудника и сам определяет размер премии - опять же, учитывая систему материального поощрения организации.

Интересно, что служебные записки о премировании нередко относят к докладным - так как они пишутся на имя вышестоящего чина. Подобная же дилемма возникает и с записками об отзыве из отпуска, о повышении и т. д.

На списание

Служебные записки на необходимы, когда имущество испорчено или материально-техническая база устарела. Этот вид документов тесно связан с записками о приобретении и похож по спецификации: так, например, аналогично записку пишет начальник отдела с вышеуказанной проблемой отделу, который работает с испорченным имуществом (как в примере про компьютер: обращение шло к информационному отделу).

Ниже - образец такой служебной записки.

Информационно-технический отдел

Начальнику контрольно-ревизионного отдела ООО “Троянда” Сухорукову Д. Д.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

22.01.2006 № 42

О списании ЭВМ

Уведомляю, что на настоящее время электронно-вычислительная машина, которой владеет информационно-технический отдел, устарела и не способна производить вычисления мощностей, достаточных для полной работоспособности данного отдела.

В связи с вышеуказанной причиной прошу списать вышеуказанное имущество как устаревшее и уведомить о потребности пополнения материально-технической базы.

Начальник информационно-технического отдела _подпись_ Чащенко В.Т.

Разделение служебных записок по типу

Все вышеперечисленные примеры можно разделить на два типа:

• служебная записка на работника, директору;
• служебная записка какому-либо отделу.

Насчет того, какую дилемму вызывает первый пункт, уже упоминалось в этой статье. Несмотря на то что информации, как писать служебную записку директору, предостаточно, равно как и примеров и образцов написания, по существу, это не совсем верно. Действовать такой принцип может только в корпоративных организациях, где все отделы равны, а главного начальника нет. Тогда написание записок между отделами автоматически становится служебным, а не докладным. Во всех остальных случаях настоятельно рекомендуется при написании записок об отзыве сотрудника из отпуска, о его премировании, увольнении, повышении в должности употреблять название документа “Докладная записка”. Прочие требования к написанию остаются прежними.

К служебным запискам отделам относят все остальные образцы - о списании, о приобретении и т. д. Они дают более правильное представление о сути служебных записок: общение между равнозначными отделами, не требующее вмешательства руководства.

Хранение

Служебные записки, относящиеся непосредственно к отдельным сотрудникам, хранятся в их личных делах. Все остальные отправляются в архивы фирмы.

Оригиналы служебных записок могут понадобиться при проверке организации вышестоящими инстанциями: они дают подробную информацию о внутренней деятельности фирмы, взаимодействии структурных элементов.

Также служебные записки, как официальные документы, могут быть доказательством или опровержением при разбирательстве какого-либо дела.

Подобно прочим вспомогательным документам, служебные записки можно считать неким приложением к внешней документации компании.

Частое использование служебных записок служит критерием для оценки общего настроения фирмы и ее сотрудников для социологов, маркетологов, психологов рабочей организации кадров.

Наполовину деловой, наполовину вольный стиль составления служебных записок четко отображает ситуативные взаимоотношения внутри рабочего коллектива. Особенно интересна документация не между отделами, а между конкретными сотрудниками отделов - она встречается реже и потому более наглядна.

Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок
*
*
*
*
*
*
*
* Отвлекись от работы -

Оформить докладную, служебную и объяснительную записку

Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок

На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками. Действительно, эти бумаги близки по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее мы имеем дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам. Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них.
Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*.
Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила. Каждый из этих документов должен иметь:
- указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
- наименование адресата (кому направляется документ);
- наименование вида документа (например, Докладная записка", "Служебная записка");
- дату составления;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту (например, О" нарушении трудовой дисциплины", "О приобретении трудовых книжек");
- текст;
- подпись составителя (с указанием должности).
Помните, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.
Докладываем о ситуации
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно.
Докладные записки, адресованные руководителю организации, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, - это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.
Информируем по горизонтали
Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п. Например, в бухгалтерии сломался принтер. Главный бухгалтер может в служебной записке проинформировать об этом начальника отдела системного обеспечения и попросить отремонтировать прибор. Оформляется служебная записка так же, как и докладная.
Объясняем причины
Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица. В основном объяснительные пишутся по факту совершения дисциплинарного проступка, а наличие такой записки является непременным требованием для наложения на сотрудника дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме, но нередко в организациях используются и специальные бланки.
Рекомендуем кадровику всегда иметь под рукой несколько образцов различных записок или разработать для них унифицированные формы. Ведь информационный обмен в организации происходит непрерывно, и сотрудники часто обращаются в отдел кадров за помощью в составлении того или иного документа. В инструкции по кадровому делопроизводству организации можно изложить требования к запискам, описать их необходимые реквизиты и привести образцы.
На практике часто возникает вопрос, обязательно ли регистрировать служебные, докладные и объяснительные записки в рамках организации. По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения в виде резолюции руководителя, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в справочных целях. Если же вопрос может быть решен устно, регистрировать такую записку не обязательно.

Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.

Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.

Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.

Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.

Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Требования к внешнему виду

Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.

По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.

Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).

С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).

Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.

ВАЖНО: Заголовок должен отражать основную суть текста СЗ, говорить, о чем бумага.

Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.

Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:

• он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
• Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
• Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
• Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
• Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.

СПРАВКА: так как СЗ направляется внутри одной компании, то нет необходимости проставлять на ней печать.

Пример документа на фото ниже:

Когда служебная записка не соответствует правилам?

Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.

Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.

В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:

1. не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
2. Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
3. Не поддающиеся прочтению;
4. Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
5. Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
6. И другие.

Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» .Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.

В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев. После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.

В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.

Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:

1. Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
2. Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
3. Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
4. Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:

• Номер строки;
• Наименование предмета;
• Количество;
• Инвентарный номер;
• Балансовая стоимость.

Обратите внимание! Также в таблице могут быть другие графы. Например, код материала, направление расходования и другие.

1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.

Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;

1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
3. Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;

Обратите внимание! Оценить возможность дальнейшего использования вещи или её ремонта может только специалист. Однако вещь может быть списана из-за морального и материального устаревания, если вышел срок её нормативной эксплуатации.

1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.

Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.

Образец текста

Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

№ 03-64/85 Директору ООО «ТехАртГрупп»

от ДД.ММ.ГГГГ Подольскому М.Е.

Служебная записка

О списании материальных средств

Прошу разрешить списание следующих материальных ценностей за период с ДД.ММ.ГГГГ по ДД.ММ.ГГГГ:

Номер	Наименование	Количество	Ед. изм.	Инв. ном.	Причина списания	Стоимость за 1 ед.	Общая стоимость
1	Конверт А4 немаркированный без окна	80	шт.	б/н	Использованы для отправки корреспонденции.	10 руб.	800 руб.
2	Сканер HP SсanJet 200	1	шт.	79633	Общая неисправность. Моральное и материальное устаревание.	4000 руб.	4000 руб.
3	Компьютерное кресло Метта ВК-8.	1	шт.	83923	Поломка механизма регулировки высоты, деформация сидений. Восстановление экономически нецелесообразно.	5000 руб.	5000 руб.

Подразделение: юридическое бюро.

Материально ответственный:

ведущий юрисконсульт _________ Сергеенко С.К.

Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.

Приложения:

1. Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
2. Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.

Начальник бюро Степанов Д.В.

Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.

Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка . В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.

Это могут быть также , докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.

Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).

Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.

Служебные записки в зависимости о ее вида и характера написания должны храниться в определенное количество лет (сроки могут быть от 1 года, 3-х, 5-ти лет или же хранятся постоянно).

Требования к оформлению служебной записки

Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь :

1. указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
2. название адресата (конкретно кому направлен документ);
3. название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
4. номер регистрации служебной записки;
5. дату написания;
6. заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
7. сам текст;
8. дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);

При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:

• правильное указание всех реквизитов;
• строго придерживаться официального стиля написания;
• составлять документ в правильной последовательности;

Кто может написать служебную записку

Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении .

Электронный документооборот

Основные цели написания служебных записок это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.

Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.

Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:

• автоматически присваивается номер документа (его карточка);
• все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
• для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
• экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;

Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.

В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.

Порядок рассмотрения служебной записки

После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).

Жестких требований со стороны законодательной базы нет к написанию служебных записок, но все же нужно указывать все пункты правильно (согласно общим требованиям документооборота).

Пример написания служебной записки

Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
(можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.
№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)

Служебная записка

В связи с продлением командировки в г. Москва, согласно данных документа № 27 от 15.12.2014: длительности командировки должна была быть от 17 декабря 2014 года по 20 декабря 2014 года, но фактическая длительность командировки: с 17 декабря 2014 года по 23 декабря 2014 года, в связи с решением соответствующих организационных вопросов. Отчет о проделанной работе предоставлен руководителю отдела продаж ООО «Росток» Крамару Николаю Николаевичу.
Билеты об отправлении и прибытии прилагаются. Прошу выделить соответствующую сумму командировочных — в размере 10 тыс. руб.

25.12.2014
менеджер отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой О. И. (и личная подпись).

Если служебная записка занимает несколько листов А4, то каждый из них нумеруются.

Отступы

Оформляя служебную записку на бумажном носителе, нужно придерживаться следующих отступов:

• левый отступ (поле) - от 2,5 до 3,5 см (место подшивки документа);
• правый отступ - от 1,25 до 2,5 см;
• верхний отступ - не менее 2 см;
• нижний отступ - не менее 2 см;

Если рассматривать общие принципы написания служебной записки, то этот документ носит исключительно вспомогательный характер, конкретную информацию и тем самым инициирует определенное управленческое решение.